6 VOR DER HV

Fristen und Termine

Für die Berechnung von Fristen undTerminen gelten folgende Grund -sätze:

� Alle Fristen und Termine werdenvom Tag der Hauptversammlung zu -rückgerechnet.

� Alle Fristen werden nach Kalen der -tagen bemessen.

� Bei der Rückrechnung ist der Tagder Hauptversammlung nicht mit-zuzählen.

� Auch der Tag, an dem ein Erfolgbewirkt oder eine Handlung vorge-nom men werden muss, also z.B. derTag der Einberufung, ist nicht mit-zurechnen.

� Das zurückberechnete Fristendewird theoretisch nicht von einemSonnabend, Sonn- oder Feiertag auf

einen vorhergehenden oder nach-folgenden Werktag verlegt.

Nur bei nicht börsennotierten Gesell -schaften kann die Satzung gemäߧ 121 Abs. 7 Satz 4 AktG eine andereBerechnung der Frist, etwa einenFeier tagsschutz, bestimmen; existierteine entsprechende Satzungs bestim -mung, ist diese vorrangig zu beachten.

Einberufungsfrist

Die Hauptversammlung muss nach§ 123 Abs. 1 Satz 1 AktG mindestens30 Tage vor der Versammlung einberu-fen werden. Der Versammlungstag undder Einberufungstag sind nicht mitzu-rechnen (§§ 121 Abs. 7, 123 Abs. 1 Satz 2AktG). Die Einberufung muss demnachspätestens um 24 Uhr am 31. Tag vorder HV erfolgen. Zwar kommt nach § 121Abs. 7 AktG eine Verlegung von einem

Sonntag, einem Sonnabend oder ei-nem Feiertag auf einen zeitlich vor-ausgehenden oder nachfolgendenWerk tag nicht in Betracht. Zu beach-ten ist allerdings, dass der elektroni-sche Bun des anzeiger derzeit amWochen ende und an Feiertagen nichterscheint, so dass faktisch doch vor-verlegt werden muss.

Bei börsennotierten Gesellschaften istregelmäßig, bei nicht börsennotiertenGesellschaften häufig in der Satzungeine Anmeldefrist vorgesehen. Dannwird die Einberufungsfrist von (min-destens) 30 Tagen um die Anmel de -frist verlängert, das heißt bei einerAnmeldefrist von 6 Tagen verlängertsich die Einberufungsfrist auf (mindes -tens) 36 Tage und die Einberufung hatin diesem Fall spätestens um 24 Uhram 37. Tag vor der HV zu erfolgen.

Einladen – aber richtig

Was müssen Unternehmen bei der Einladung zur Hauptversammlungbeachten?

Von Dr. Matthias Schüppen und Dr. Alexandra Tretter, beide Partner, Graf Kanitz, Schüppen & Partner

Dr. Alexandra Tretter

alexandra.tretter@grafkanitz.com

Immer wieder müssen sich auch großeAktiengesellschaften von den Instanz -gerichten sagen lassen, dass ihre Einbe -rufung der Hauptver samm lung man-gelhaft ist. So hielt der 5. Senat des OLGFrankfurt aufgrund eines Einladungs -mangels sämtliche Beschlüsse auf derHV 2008 der Deutschen Bank für nichtig;andere Senate des OLG Frankfurt sehendas anders und ließen die Revision zumBGH zu. Zu dieser Konfusion trägt dieKakophonie der Fachleute im Schrift tumebenso bei wie die in den letzten Jahrenhäufigen Änderungen des Aktien rechts.Nach Auslaufen der ihrerseits kompli-zierten Übergangsvorschriften kommtnun in der HV-Saison 2011 das durchARUG geschaffene Regime zur Einberu -fung der Hauptversammlung vollum-fänglich zur Anwendung.

Dr. Matthias Schüppen

matthias.schueppen@grafkanitz.com

VOR DER HV 7

Im Fall einer Verkürzung der 6-Tages-Anmeldefrist ist allerdings fraglich,wie sich die Einberufungsfrist berech-net. Nach dem Wortlaut des § 123 Abs. 2Satz 5 AktG verlängert sich dieEinberufungsfrist von (mindestens)30 Tagen um die Anmeldefrist desSatzes 2, also die 6-Tagesfrist. Hierbeidürfte es sich um ein Redaktions -versehen handeln: Gemeint sein dürfte,dass sich im Fall einer kürzerenAnmelde frist auch die Einbe ru fungs -frist von (mindestens) 30 Tagen nurum die kürzere Anmeldefrist verlän-gert, denn es geht ja nur darum, dassdie Aktionäre nach der Einberufung je-denfalls 30 Tage Zeit haben sollen, umüber ihre Teilnahme zu entscheidenund die Bedingungen zu erfüllen.Formuliert hat es der Gesetzgeberaber leider anders. Der sicherste Weg –um ein etwaiges Anfechtungsrisiko zuvermeiden – ist derzeit daher für denFall, dass ein Anmeldeerfordernisbesteht, von einer Einberufungsfristvon (mindestens) 36 Tagen auszugehen.

Anmeldefrist

Die gesetzliche Anmeldefrist beträgtsechs Tage, sie kann durch Sat zungs -regelung verkürzt, aber nicht verlängertwerden. Bei einer Anmel defrist von sechsTa gen muss die Anmeldung der Gesell -schaft spätestens um 24 Uhr am siebtenTag vor der Versammlung zugehen.

Soweit eine Satzungsregelung nichtmehr mit der neuen Regelung vereinbarist, zum Beispiel weil die Übergangsvor-schrift des § 20 Abs. 3 EGAktG nur für dieerste ordentliche HV nach Inkrafttretendes ARUG galt und die Satzungsregelung

noch auf Werk- statt auf Kalendertageabstellt, ist diese unanwendbar und esgilt die gesetzliche Regelung.

Nachweisstichtag (Record Date)

Nachweisstichtag ist der 21. Tag vorder HV; er spielt allerdings nur für diederzeit noch verbreiteten börsenno-tierten Gesellschaften mit Inhaber ak -tien eine Rolle. Klargestellt ist nun-mehr, dass dieser Tag auch auf einenFeiertag fallen kann.

Ergänzungsverlangen und

Gegenanträge

Ein Verlangen von Aktionären auf Ergän -zung der Tagesordnung (§ 122 AktG)muss nur berücksichtigt werden, wennes der Gesellschaft spätes tens bis 24Uhr am 31. Tag (bei börsennotierten)bzw. am 25. Tag (bei nicht börsennotier-ten Gesellschaften) vor der Ver samm -lung zugeht. Hier durch soll sicher -gestellt werden, dass die Ergänzung derTagesordnung direkt in die Mitteilungan Kredit ins ti tute und Aktionärs ver -einigungen gemäß § 125 AktG eingehenund ein erneuter Versand der Mit tei -lungen mit später ergänzter Tagesord -nung vermieden werden kann.

Gegenanträge und Wahlvorschlägevon Aktionären (§§ 126, 127 AktG)müssen von der Gesellschaft nur ver-öffentlicht werden, wenn sie ihr spätes -tens um 24 Uhr des 15. Tages vor derHV zugehen.

Angaben in der

Hauptversammlungseinladung

Nach § 121 Abs. 3 Satz 1 und 2 AktGmuss die Einberufung die Firma, den

Gesellschaftssitz, Zeit und Ort derHauptversammlung sowie die Tages -ordnung enthalten.

Nicht börsennotierte Gesellschaftenmüssen keine weiteren Angaben mehrmachen. Soweit allerdings die Satzungzusätzliche Angaben vorsieht und da-bei nicht gegen die aktuellen gesetzli-chen Regelungen verstößt, sind dieseSatzungsregelungen zu beachten.Auch freiwillige Angaben müssen rich-tig und vollständig sein.

Bei börsennotierten Gesellschaftenmüssen nach § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 1bis 4 AktG weitere Angaben in denEinberufungstext aufgenommen wer-den. Fehler hierbei können zurAnfechtbarkeit der Beschlüsse führen.Es zählen dazu:

a) Angaben zu den Voraussetzungen

für die Teilnahme und die Ausübung

des Stimmrechts sowie ggf. Angabe des

Nachweisstichtags und dessen Bedeu -

tung

Die gesetzlichen Regelungen zurAnmeldung und Legitimation und diediesbezüglichen Satzungs bestim mun -gen müssen richtig und vollständigwiedergegeben werden.

Bei Inhaberaktien ist bei der Angabedes Nachweisstichtages das kon -krete Datum zu nennen. Es ist derHinweis aufzunehmen, dass nur die-jenigen Personen berechtigt sind, ander Hauptversammlung teilzuneh-men und ihr Stimmrecht auszuüben,die am Nachweisstichtag Aktionäresind.

Zeitschiene für den Anmeldezeitraum zur Hauptversammlung nach ARUG

Voting cut-off RiskMetrics und Broadridge

HV

-44 -43 -42 -41 -40 -39 -38 -37 -36 -35 -34 -33 -32 -31 -30 -29 -28 -27 -26 -25 -24 -23 -22 -21 -20 -19 -18 -17 -16 -15 -14 -13 -12 -11 -10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 +2 +3 +4 5 6 7 8 9 10

Zahlung der

Dividende

Frist zur Veröffentlichung mind. 30 Tage vor HV gem. AktG §123 Abs. 1 bzw. bei Anmeldeerfordernis Verlängerung der Frist gem. AktG §123 Abs. 2

42 - 44 Tage vor HV hat sich als positiver Termin bewährt, um mögliche „Tippfehler“ im eBundesanzeiger Fristen unschädlich zu bereinigen.

(nur Inhaberpapiere)

Neuer Versandtermin

der HV Unterlagen

Fristablauf für

Gegenanträge

Zeitraum für die papierhafte Anmeldung

Record Date

letzter

Anmeldetag

Deadline für die

Einstellung der

Ergebnisse ins Internet

Veröffentlichung im

eBundesanzeiger

(42-44 Tage vor HV)

alte 12-Tage-Frist entfällt

(Versandtermin für Banken)

alte 10 Tage Frist für

Ergänzungsanträge

zur Tagesordnung entfällt

Neue Frist für das

Minderheitsverlangen

(Ergänzungen zur

Tagesordnung)

mindestens 30/24 Tage vor HV

Veröffentlichung RMG Vote Recommendation

und BVI Analyse & Research Report

Quelle: registrar services GmbH

8 VOR DER HV

b) Angaben zum Verfahren für die

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

oder durch Briefwahl oder im Wege

elektronischer Kommunikation

Bei der Darstellung des Verfahrens derStimmabgabe durch einen Bevoll mäch -tigten ist ein Hinweis auf die For mulareerforderlich, die für eine Stimm rechts -vollmacht zu verwenden sind, und zubeschreiben, wie der Vollmachts -nachweis der Gesellschaft elektro-nisch übermittelt werden kann.

Bei börsennotierten Gesellschaftenbe darf die Vollmachtserteilung nunnicht mehr der Schriftform, sondernfür die Erteilung der Vollmacht, ihrenWiderruf und den Voll machts nach -weis ist die Textform ausreichend.Börsennotierte Gesellschaften könneneine strengere Form als die Textform

nicht mehr vorsehen. Unklar ist, obauch für die Vollmachtserteilung anein Kreditinstitut oder geschäftsmäßigHandelnde nach § 135 AktG die gesetz-lichen oder satzungsmäßigen For m -erfordernisse gelten können. Es emp-fiehlt sich daher, einen Hinweis in dieEinladung aufzunehmen, dass § 135AktG unberührt bleibt bzw. für diesePersonen Besonderheiten gelten kön-nen und die Aktionäre gebeten wer-den, sich in einem solchen Fall mitdem Bevollmächtigten rechtzeitig ab-zustimmen.

c) Angaben zu den Aktionärsrechten

Die Einladung muss eine kurze Be schrei -bung zur Wahrnehmung der Aktio närs -rechte gemäß § 122 Abs. 2 AktG (Ergän -

zung der Tagesordnung), § 126 Abs. 1AktG (Gegenanträge), § 127 AktG (Wahl -vor schläge) und § 131 Abs. 1 AktG (Aus -kunfts recht) enthalten. Die Gesellschaftkann sich in der Ein berufung auf dieAngabe der maßgeblichen Fristen für diejewei ligen Rechte beschränken, wennsie auf ihrer Internetseite weitergehendeErläu te rungen bereithält und hierauf inder Einberufung hinweist. Auch wennman hiervon Ge brauch macht, emp-fiehlt es sich, in der Einladung eineknappe Erläu te rung vorzusehen, um eintheoretisches Anfechtungsrisiko wegeneiner etwaigen Unterbrechung der Inter -net verbindung weiter zu mini mieren. Injedem Fall sind die konkreten Fristen so-wie das genaue Datum des letzten Tagesfür den Zugang des jeweiligen Antragsbzw. Dokuments bei der Gesellschaft an-zugeben.

d) Angabe der Internetseite der Gesell -

schaft

Die Einberufung muss die Internet seiteder Gesellschaft angeben, über die dieIn formationen nach § 124a AktG zugän -glich sind, sprich der Inhalt der Ein be -rufung, eine Erläu te rung, wenn zu einemTagesord nungs punkt kein Beschluss ge -fasst werden soll, die der Ver samm lungzugänglich zu machenden Unter la gen,die Gesamt zahl der Aktien und der Stimm -rechte im Zeit punkt der Ein berufung so -wie etwaige bei der Stimm abgabe durchBevoll mächtigte oder mittels Brief wahlzu verwendende For mulare, soweitdiese den Aktionären nicht direkt über -mittelt werden, und ggf. ein nach derEin berufung eingegangenes Ergän -zungs ver langen sowie Gegenanträge.

Sonstige Angaben

Durch die jüngere BGH-Recht spre -chung ist geklärt, dass bei Namens ak -tien Umschreibungen im Aktien re gis terfür einen an der Anmeldefrist orien-tierten Zeitraum vor der HV ausge-setzt werden dürfen. Wird ein solcherUmschreibungsstopp vorgesehen, soll -te darauf in der Einladung hingewie-sen werden.

Nach § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG müssenbörsennotierte Gesellschaften dieGesamt zahl der Aktien und Stimm -rechte im Zeitpunkt der Einberufungder Hauptversammlung im elektro -nischen Bundesanzeiger veröffentli-chen, weshalb diese Angaben eben-falls in den Einberufungstext aufzu-nehmen sind.

Europaweite Verbreitung

Börsennotierte Gesellschaften müssendie Einberufung durch „Medien mitEU-weiter Verbreitung“ veröffentlichenlassen (§ 121 Abs. 4a AktG). Hierfürhat der Elektronische Bundesanzeigereinen speziellen Service eingerichtet.Ein Verstoß führt allerdings nicht zurAnfechtbarkeit der Beschlüsse (§ 243Abs. 3 Nr. 2 AktG).

Ausblick

Zwar erscheint die selbstverständ -liche Sorgfalt bei der Vorbereitung derHauptversammlungseinladung oft läs -tig und zu teuer. Erfolgreiche Anfech -tungsklagen oder gar notwendig wer-dende außerordentliche Hauptver -samm lungen sind jedoch noch weitkostspieliger. Grundsätzlich ermög-licht der aktuelle Stand des Aktien ge -setzes die rechtssichere Einberufungvon Hauptversammlungen. Streit an -fällig und gefährlich sind jedochAltregelungen in der Satzung, die mitgeltendem Recht nicht vereinbar sindoder deren Vereinbarkeit zweifelhaftist. Deshalb empfiehlt es sich drin-gend, die Satzung bei nächster Gele -genheit zu ändern und an die aktuelleGesetzeslage anzupassen, selbst wennsich durch die derzeit anlaufendeAktienrechtsreform 2011 voraussicht-lich erneut Änderungsbedarf ergebenwird.

Einberufungstexte können umfangreich sein. Auch Gesamt zahl der Aktien und Stimm rechte im Zeitpunkt der Einberufungder Hauptversammlung muss bei börsennotierten Gesellschaften angegeben werden.