8 Tipps für einen optimierten ReisekostenprozessUnd einige Ressourcen, die Ihnen dabei helfen

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8 Tipps für einen optimierten Reisekostenprozess

Gute Kundenbeziehungen sind für Unternehmen wichtig - für wirtschaftlichen Erfolg und

nachhaltiges Wachstum. Das erklärt die 46,7 Milliarden Euro¹, die in Deutschland 2012 in

Geschäftsreisen investiert wurden.

Ohne den persönlichen Kontakt lassen sich Kundenbeziehungen eben nur einge-

schränkt pflegen. Für Unternehmen in denen viel gereist wird, ist es daher unerlässlich

einen effizienten und reibungslosen Reisekostenprozess zu etablieren, um langfristig

unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Dieser Ratgeber stellt Ihnen 8 erprobte Maßnahmen zur Optimierung des Reisekosten-

prozesses vor – von der Einreichung der Reisekostenabrechnung bis hin zur Rückerstat-

tung.

Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen beim Lesen.

Tipp 1. Eine gute Reisekostenrichtlinie ist das A und OEine faire, klar verständliche und vor allem eindeutige Reisekostenrichtlinie ist das Her-

zstück in jedem gut funktionierenden Reisekostenprozess. Unternehmen stehen sich

selbst und dem Finanzamt gegenüber in der Pflicht, eine Reisekostenrichtlinie aufzus-

tellen, die gewährleistet, dass gezahlte Reisekosten gerechtfertigt und angemessen

sind.

Häufig werden Reisekostenrichtlinien erst spät aufgestellt. Dadurch sind dann die

einzelnen Bestandteile der Richtlinie meist nicht individuell an die Unternehmens-

bedürfnisse angepasst. Die Richtlinie erfüllt dann zwar ihren Zweck, ist aber unter Um-

ständen nicht optimal passend, verständlich oder fair. Mal ehrlich, ein Mitarbeiter sollte

nicht erst ein mehrseitiges Dokument lesen müssen, um zum Beispiel ein Zugticket

buchen zu können.

Prüfen und aktualisieren Sie die Reisekostenrichtlinie regelmäßig. Und sorgen Sie

dafür, dass sie ihren Mitarbeitern verständlich erklärt und einfach zugänglich gemacht

wird. In einer aktuellen Studie2 hat Concur herausgefunden, dass gerade verständliche

Erklärungen in diesem Zusammenhang besonders wichtig sind, da durchschnittlich die

Hälfte aller Mitarbeiter die Reisekostenrichtlinien ihres Unternehmens nicht wirklich

verstehen! Auch eine aktuelle Umfrage3 von Amadeus bekräftigt dieses Ergebnis.

Unser Rat: Machen Sie den Test! Wissen Ihre Mitarbeiter wo sie die Richtlinien nachles-

en können? Werden die Richtlinien verstanden? Sollte dies nicht der Fall sein, empfe-

hlen wir Ihnen genau hier anzusetzen.

Tipp 2. Je einfacher desto besserBei der Reisekostenabrechnung gilt - halten Sie ihre Prozesse kurz, klar definiert und

so einfach wie nur möglich – Richtlinienverstöße werden so fast von selbst reduziert.

Versuchen Sie unnötigen Papierkram (z.B. durch mehrere Durchschläge und Kopien)

oder überzogene Sicherheitsvorkehrungen zu vermeiden. Das wirkt auf Mitarbeiter de-

Und einige Ressourcen, die Ihnen dabei helfenHalten Sie Ihre Prozesse kurz, klar definiert und so einfach wie nur möglich.

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motivierend und verschlingt außerdem wertvolle Arbeitszeit.

Vermeiden Sie unbedingt Komplexität. Fehler treten weitaus häufiger auf, wenn mit

schweren Prozessabläufen gearbeitet wird. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken

und nebenbei … auch das Risiko künstlich erhöhter Reisekostenabrechnungen wird da-

durch verringert.

Ein gutes Beispiel für zu viel Komplexität ist die Berechnung der rückholbaren Mehrw-

ertsteuer. Viele Mitarbeiter werden nicht verstehen, warum das für das Unternehmen

wichtig ist - zudem ist die Berechnung auch noch recht kompliziert.

Unser Rat: Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach und nutzen Sie entweder ein Sys-

tem, das die korrekte Mehrwertsteuerrückerstattung für Ihre Mitarbeiter berechnet oder

senden Sie die Belege und Quittungen an einen spezialisierten Dienstleister, der dies

für Ihr Unternehmen übernimmt.

Tipp 3. Auf das Wesentliche reduzierenVollständige Reisekostenabrechnungen mit allen relevanten Informationen helfen Un-

ternehmen bei der schnellen Bearbeitung und verhindern Zeitverzögerungen. Auch in

Punkto Konformität mit gesetzlichen Anforderungen und Vorgaben sind Sie so auf der

sicheren Seite.

Fragen Sie aber nur die Informationen ab, die Sie auch wirklich benötigen. Dazu ge-

hören neben dem Datum und dem genauen Betrag natürlich auch die Belege für die

Reisekosten. Diese werden von der Buchhaltung für die korrekte Ausweisung an das

Finanzamt benötigt.

Bedenken Sie dabei auch, dass unterschiedliche Ausgabenarten unterschiedliche Bel-

ege oder Nachweise erfordern. So sind zum Beispiel für Bewirtungskosten die Firma

und der Name von jeder bewirteten Person notwendig.

Auch die Kilometerangaben für die Rückerstattung von Fahrtkosten müssen genau an-

gegeben werden und nachvollziehbar sein (z.B. durch Angabe des Kilometerstandes im

Fahrzeug). Hier passieren viele Fehler und hier prüft das Finanzamt besonders gerne.

Tipp 4. Fristen für Einreichung und Freigabe von ReisekostenEine schnelle Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben ist wichtig für ein gutes Betrieb-

sklima. Das hängt natürlich aber auch davon ab, wie schnell Mitarbeiter die Reisekos-

tenabrechnung erstellen und einreichen. Reisekostenabrechnungen erst Wochen oder

gar Monate nach der Reise zu erstellen, schadet nicht nur der Liquidität des Mitarbeit-

ers – auch der Cash Flow des Unternehmens wird dadurch negativ beeinflusst und die

Buchhaltung unnötig aufgehalten.

Ein Verzug in der Freigabe der Reisekostenabrechnungen (und damit in der Zahlung)

führt nicht selten zu unangenehmen Verzugszinsen. Unternehmen sollten dem zu-

vorkommen, indem Vorgesetzte die Reisekostenabrechnungen schnell und ohne Zeit-

verlust freigeben. Aber: eine ordentliche Prüfung der Abrechnung darf deshalb natürlich

nicht ausbleiben.

Unser Rat: Definieren Sie einen festen Zeitraum für das Einreichen und gleichermaßen

das Freigeben von Reisekostenabrechnungen.

Tipp 5. Die Prüfung der ReisekostenabrechnungAuch wenn wir empfehlen Reisekostenabrechnungen schnell freizugeben, ist es trotz-

dem wichtig, dass unangebrachte oder nicht richtlinienkonforme Reisekostenabrech-

nungen abgelehnt werden bzw. konkrete Rückfragen erfolgen.

Unser Rat: Nehmen Sie Manager und leitende Angestellte in die Verantwortung, wenn

Fragen Sie nur die Informationen ab, die Sie auch wirklich benötigen.

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es um die Einhaltung der Reisekostenrichtlinie geht. Doch so, wie Mitarbeiter aussagen,

dass sie die Reisekostenrichtlinie nicht verstehen, gilt dies auch gleichermaßen für viele

Manager. Holen Sie also Manager und Mitarbeiter mit Personalverantwortung an Bord

und erklären Sie ihnen die Hintergründe und Zielabsichten der Reisekostenrichtlinie –

so können Sie auf ihre volle Unterstützung bauen.

Daraus resultieren nicht nur eine verbesserte Compliance, sondern auch positive

Veränderungen im Buchungsverhalten unter den Mitarbeitern. Auf lange Sicht gesehen

bewirkt dies eine Veränderung der Unternehmenskultur, Kosteneinsparungen und die

volle Einhaltung der Reisekostenrichtlinie.

Tipp 6. Vorhandene Technik nutzenOftmals ist es gar nicht so einfach an die Unterschrift des Managers für die Freigabe ein-

er Reisekostenabrechnung zu kommen. Wenn Mitarbeiter lange warten und Vorgesetzte

ständig an die Freigabe der Reisekosten erinnern müssen, führt das zu Verzögerungen

im Prozess und zugleich zu Frustration bei den Mitarbeitern.

Unser Rat: Wir leben im mobilen Zeitalter – Nutzen Sie die vorhandene Technik. Und er-

möglichen Sie es Managern auch von unterwegs Reisekostenabrechnungen zu prüfen

und freizugeben. Ein Tool für die mobile Prüfung und Freigabe von Reisekosten und

Zahlungen einzusetzen hilft, Verzugszeiten zu reduzieren.

Das Schöne an einer mobilen Lösung: Es hilft Mitarbeitern und Managern gleichermaßen,

denn Reisekostenabrechnungen können nicht nur schneller geprüft und freigegeben,

sondern auch schneller erstellt werden.

Tipp 7. Prozesse auditieren und Belege prüfen

Auditieren von Prozessen

Eine Prüfung der Reisekostenprozesse wird meist als unwillkommene Störung angese-

hen. Dennoch können regelmäßige Prüfungen dabei helfen, den Reisekostenprozess

zu optimieren. Ein Prozessaudit führt schlussendlich dazu, Schwachstellen in den opera-

tiven Prozessen zu erkennen und zu reduzieren und dabei gleichzeitig ein faires System

zu etablieren.

Prüfen von Belegen/Quittungen

Prüfen Sie, ob die Belege in der Reisekostenabrechnung auch den angesetzten Be-

trägen entsprechen? Werden bei Ihnen z.B. Tagespauschalen angesetzt für den Verp-

flegungsmehraufwand – sind Sie sicher, dass der eine oder andere Mitarbeiter nicht

doppelt abrechnet, also Tagespauschalen ansetzt und gleichzeitig Bewirtungskosten?

Oder gibt es vielleicht Mitarbeiter, die Belege und Kreditkartenrechnungen zweimal ein-

reichen und dann den Betrag doppelt einfordern? Auch wenn Betrugsfälle nicht häufig

vorkommen, so sollte die Möglichkeit nicht ganz ausgeschlossen werden.

Wir haben in den letzten Jahren schon vieles zu Gesicht bekommen: Von Papiertüten als

Beweis für gekauftes Obst für kranke Kollegen über Fotos von Zapfsäulen als Ersatz für

verschwundene Quittungen. Das sind natürlich keine einsetzbaren Belege.

Unser Steuerexperte, Matt Lewis, kommentiert: „In einer perfekten Welt hätten wir eine

Person, die sich ausschließlich darum kümmert, alle Belege und Quittungen auf ihren

Sinn und ihre Richtigkeit zu prüfen, aber das ist auch nicht immer möglich. Sie als Un-

ternehmen brauchen ein paar wenige, aber gute Vorgaben für stichprobenartige Prüfun-

gen in Ihrem Gesamtprozess. Sie können darüber hinaus z.B. Kostengrenzen oder Aus-

gabenarten definieren, die immer zu prüfen sind. Sofern Sie die Möglichkeit haben, sol-

lten Sie alles prüfen - aber realistisch betrachtet ist das oftmals gar nicht möglich.“ Eine

Alternative aber wäre es, diesen Prüfprozess an einen externen Anbieter auszulagern.

Verwenden Sie eine Mobile App: es geht schneller, die Ausgaben der Leute von unterwegs zu erfassen und für die Manager diese zu authorisieren..

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Tipp 8. Pünktliche AuszahlungHaben Sie schon mal auf Geld gewartet das Sie verliehen haben? Jeder weiß, dem

eigenen Geld hinterher laufen zu müssen macht keinen Spaß. Wenn Ihre Mitarbeiter

durch den gesamten Reisekostenprozess gegangen sind, alles korrekt abgerechnet ha-

ben und innerhalb der Richtlinien geblieben sind, ist es nur fair die Kosten ihrer Mitarbe-

iter schnellstmöglich zu erstatten.

Unser Rat: Vermeiden Sie Zeitverzögerungen. Wenn Zahlungen zum angekündigten

Zeitpunkt vorgenommen werden, können Mitarbeiter diese in ihrer persönlichen Finan-

zplanung einbeziehen und als netter Nebeneffekt: Schnelle Zahlungen führen zu einer

Verbesserung des Betriebsklimas und das wiederum wirkt sich positiv auf die Produk-

tivität aus.

Brauchen Sie Unterstützung? Ein Blick in unsere Bibliothek könnte sich lohnen:Concur veröffentlicht regelmäßig interessante Ressourcen, die für Sie hilfreich sein

könnten. Entdecken Sie hier eine Auswahl oder suchen über unsere Webseite

www.concur.com/de-de nach relevanten Themen.

1. Sie möchten eine Reisekostenrichtlinie aufsetzen oder eine bestehende über-

arbeiten? Dieser praktische Leitfaden für die Erstellung ihrer Reisekosten-

richtlinie kann Ihnen helfen.

2. Geschäftsreisereport 2013: Basierend auf den Reisekostenabrechnungsdaten

von 20 Millionen Concur Expense Nutzern, liefert dieser Report exklusive Ein-

blicke in die globalen und regionalen Geschäftsreiseausgaben.

3. Mehr Informationen zum Thema mobile Reisekostenabrechnung.

Zusammenfassung

Ein Best-Practice Reisekostenprozess ermöglicht eine effektive Ausgabenverwaltung

im Einklang mit der Reisekostenrichtlinie, den Unternehmenszielen und den Mitarbeit-

erbedürfnissen.

Dieser Effekt verstärkt sich mit dem Einsatz von automatisierten und mobilen Lösungen

für die Reisekostenabrechnung. Daten, die einmal erfasst wurden, ermöglichen aus-

sagekräftige Analysen und Reports. Die Ergebnisse hieraus können wiederum für eine

konstante Verbesserung der Reisekostenrichtlinie genutzt werden und um Einsparpo-

tentiale zu erkennen.

Pünktliche Auszahlungen sorgen für ein gutes Betriebsklima.

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Fußnoten / Quellen

¹VDR Geschäftsreiseanalyse 2013

²Concur Expense Trends Infografik 2012

³ Nur 51% der Befragten haben ausgesagt, dass sie die Richtlinie ihres Unternehmens komplett verstehen, 47% sagten, dass

die Reiseabteilung im Unternehmen weder hilfreich noch hinderlich ist aber 15% sehen eine Richtlinie als eine Behinderung.

Quelle: http://www.tnooz.com/2013/01/28/news/amadeus-finds-disgruntled-business-travellers-in-state-of-the-nation-study