Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld

Ablauf der Inventurbeim Landkreis Rhön-Grabfeld

Warum wird eine Inventur durchgeführt?Allgemeines zur Inventur

Die Verpflichtung zur Inventur ergibt sich aus §§ 70, 71 KommHV-Doppik, aus § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) i.V.m. §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO). Nach diesen Vorschriften sind aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen eine kommunale Eröffnungsbilanz und darauffolgende Abschlüsse zu erstellen. Die ordnungsgemäße Inventur ist eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

Wer ist von der Inventur betroffen?Allgemeines zur Inventur

Landratsamt Schulen Kreiseigene Galerien, Museum

Außenstellen des Landratsamtes Bauhöfe

VorarbeitenUnterlagen

Die Anlagenverwaltung muss im Vorfeld einer jeden Inventur folgende Unterlagen erstellen bzw. aktualisieren:

• Allgemeine Folgeinventurrichtlinie mit Bewertungsleitfaden für alle Verwaltungs-einrichtungen, Schulen und sonstige kommunale Einrichtungen des Landkreises Rhön-Grabfeld

• Sachplan

• Zeitplan

• Personalplan

• Zähllisten

Diese Unterlagen, Zähllisten nur als Blankovordruck, sind jederzeit im Intranet „www.rhoen-grabfeld.int“ unter „Intranet Landkreis und Kommunen“ - „Informationen“ - „Doppik Landkreis“ oder im Internet „www.rhoen-grabfeld.de“ - „Service und Einrichtungen“ - „Einrichtungen“ - „Bildung“ - „Schulen A-Z“ - „Doppik“ abrufbar.

SachplanUnterlagen

Im Sachplan werden die Inventurfelder nach örtlichen und/oder sachlichen Gesichts-punkten festgelegt.

Inventur-bereich

Inventur-Nr.

Verantwortlicher des Inventurbereiches (Aufnahmeleiter)

Ansprechpartner für die Anlagenverwaltung,

dieser bekommt sämtliche Unterlagen

genaue Bestimmung des Inventurbereichs

Auszug aus dem Sachplan

ZeitplanUnterlagen

Im Zeitplan wird der zeitliche Ablauf der körperlichen Inventur festgelegt und gemeinsam mit dem Personalplan an die Inventurbereiche verschickt.

Legt fest, bis wann der Personalplan zurückgegeben werden muss.Ganz wichtig ist der

INVENTURZEITRAUM! Die körperliche Inventur MUSS in

diesem Zeitraum durchgeführt werden.

Bis zu diesem Datum sind die bearbeiteten Zähllisten an die

Anlagenverwaltung zurückzugeben. Nach

Absprache ist eine Verlängerung möglich.

PersonalplanUnterlagen

Der Personalplan wurde bereits mit dem Informationsschreiben Mitte November verschickt. Hier werden die Aufnahmeteams eingeteilt.

Frau Müller Herr Meier Herr Kirchner

Erdgeschoss

Frau Huber Frau Schmitt Frau Huber

Zimmer 100 - 150

Tipps zum Einteilen der Aufnahmeteams:1. Teilen Sie nicht zu viele

Aufnahmeteams ein!2. Keine Einteilung nach Fach-

schaften!3. Nur 1 Team pro Raum!

Erst nach Abgabe des ausgefüllten Personalplans erhalten Sie rechtzeitig vor Beginn des Inventurzeitraumes die Zähllisten!!!

InventaraufkleberDurchführung

Die Anlagenverwaltung unterscheidet folgende Inventaraufkleber:

Rote Inventaraufkleber in der alten und neuen Version

12345 12345

Der Gegenstand ist in der AnBu aufgenommen. Der Aufkleber ist mit der Inventarnummer aus der AnBu beschriftet.

Blaue InventaraufkleberDer Gegenstand, der mit diesem Aufkleber versehen ist, wurde geprüft, fällt jedoch unter die Wertgrenze. Er ist in der AnBu nicht aufgenommen und ist für Inventuren nicht mehr relevant. Der blaue Aufkleber dient als Kennzeichnung hierfür.

142014Ein Gegenstand der Informationstechnik, der zwar im internen Verzeichnis der EDV-Stelle enthalten ist, jedoch nicht inventarisiert wurde.

Hinweis: Sind Inventaraufkleber nicht mehr lesbar, melden Sie sich bei der Anlagenverwaltung. Im Jahr 2013 wurde ein Etikettendrucker angeschafft, der gewährleistet, dass Inventaraufkleber nicht mehr verwischen oder verblassen!

Auftrag an die AufnahmeteamsDurchführung

1. Prüfen, ob die eingetragenen Vermögensgegenstände auf der Zählliste vorhanden sind.

2. Kontrolle, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden.

3. Erfassen von weiteren Vermögensgegenständen mit roten Inventaraufklebern in die Zählliste.

4. Erfassen von Gegenständen ohne Inventaraufkleber.

5. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern n i c h t in die Zähllisten erfassen.

Bitte darauf achten, dass auch Gegenstände der IT (Rechner, Wyse C10LE, Drucker, Scanner, Faxe etc.) geprüft und ggf. in die Zähllisten aufgenommen werden müssen!

Gegenstände, die nicht in die Zähllisten aufgenommen werden müssenDurchführung

Abfall, SchrottVerbrauchsmaterial

(Kreide, Papier, Stifte...)Leihgaben &

geleaste GegenständeSchülertische- &

stühle

Gebäudebestandteile(Aufzug, Klimaanlagen…)

selbstentwickelteSoftware

Kleinteilespeziell in Physik, Chemie,…

Klammern, Spulen, Kabel

Rollos, Gardinen... Kleine Sportgeräte Kleinere Werkzeuge Schaufel, Rechen, Besen…

Weitere Details finden Sie in der Folgeinventurrichtlinie unter Punkt 2.2.1.3.3, Seite 15

Fremdeigentum

Die ZähllisteDurchführung

1

Inventur-Nr. bzw. AOD-Nr.

Inventurbereich

Standort , Raum

Vorhandene Vermögensgegenstände in

der Anbu

Hier können weitere Vermögensgegenstände

eingetragen werden.

Zähllisten-Nr.

AblaufDurchführung

Das Aufnahmeteam erhält vom Aufnahmeleiter die entsprechenden Zähllisten der zugewiesenen Räumen. Das Aufnahmeteam betritt den Raum und verschafft sich einen Überblick.

Bevor Sie nun loslegen, denken Sie bitte an folgendes:1. Die Eintragungen in den Zähllisten sind

mit dokumentenechten, blauen Stift durchzuführen!

2. Eine Eintragung mit Bleistift ist unzulässig.

3. Die Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden.

4. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss.

AblaufDurchführung

1. Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind.

11516Regal, Aktenregal,224,5x80x42, 6 OH

11517

Regal, Aktenregal,224,5x80x42, 6 OH

PC, Wyse C10LE120432

Eintragung in die ZähllisteDurchführung

a) Wenn ja, ist der Gegenstand auf der Zählliste abzuhacken und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit zu prüfen.

1

X

X

XX

X XDie Funktionsfähigkeit

muss nur stichprobenartig kontrolliert werden, denn

bei Benutzung des Gegenstandes wird die

Funktionsfähigkeit vorausgesetzt.

AblaufDurchführung

1. Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind.

13865Handdiktiergerät,Grundig Sh 10

?

Das Handdiktiergerät war defekt und wurde zum 15.05.2014 ausgesondert.

Bitte auch in den Schränken prüfen, ob sich dort noch werthaltige Vermögensgegenstände befinden.


b) Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 1: Aussonderung

1

XX

XX

X X

Defekt, ausgesondert zum 15.05.14


b) Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 2: Verkauf

1

XX

XX

X X

Verkauf an Fr. Werner, 10 €, 15.05.14


Melden Sie den Abgang des Handdiktiergerätes bereits mit der nach Punkt 2.2.1.2 der Folgeinventurrichtlinie erforderlichen Halbjahresmeldung, erscheint das Gerät auf den Zähllisten nicht.

Die Halbjahresmeldung kann formlos per E-Mail an [email protected] oder mittels dem nun mit dem PC ausfüll- und speicherbaren Formular „Zu-Abgang u Standortwechsel_NEU “ gemeldet werden.

mailto:[email protected]


b) Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 3: Standortänderung

1

XX

XX

X X

Neuer Standort: Zimmer 208

Bei Angabe des Standortes bitte immer die Raumnummer angeben.

Sie erleichtern uns die Arbeit, wenn Sie bereits bei der Kontierung auf der Rechnung die Raumnummer angeben.

AblaufDurchführung

2. Prüfen, ob sich weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufkleber im Raum befinden.

140122Drucker, KyoceraFS-4100DN

16703

Stuhl, Bürodrehstuhlm. Armlehnen, Bezugschwarz


a) Weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufklebern in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen!

1

XX

XX

X X

Neuer Standort: Zimmer208

140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 09.03.14 545,02

16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 15.11.14 391,31

XX X

X

AblaufDurchführung

3. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern, die sich im Raum befinden.

festeingebauter Wandschrank wurde als Gebäudebestandteil bewertet

BesucherstuhlAKH unter 150,00 € netto

BeistelltischAKH unter 150,00 € netto

SchreibtischAnschaffung vor 2009. Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto.

BildschirmAKH unter 150,00 € netto

TelefonAnschaffung vor 2009. Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto.

Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern werden nicht in die Zähllisten eingetragen. Die Gegenstände wurden bereits durch die Anlagenverwaltung geprüft und fallen entweder unter die Wertgrenze oder die Nutzungsdauer ist überschritten.Der blaue Inventaraufkleber dient als Kennzeichnung dieser Gegenstände.

130456

AblaufDurchführung

4. Prüfen, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden.

2 StückRegal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH


XX

a) Gegenstände ohne Inventaraufkleber in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen!

1

XX

XX

X X




Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 23.07.14 343,95

Hinweis: Bei Gegenständen ohne Inventaraufkleber bitte

eine aussagekräftige Beschreibung und soweit

möglich Anschaffungsdatum, evtl. –wert, ggf. die

Seriennummer angeben.X X

XX

AblaufDurchführung

5. Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die gespendet oder geschenkt wurden.

Spenden und Geschenke müssen immer belegt werden! Daher bitte eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument beilegen aus dem der Wert des Gegenstandes und das Anschaffungsdatum hervorgehen.

Diese Gegenstände sind wie Vermögensgegenstände ohne Inventaraufkleber zu behandeln und in die Zählliste einzutragen.

AblaufDurchführung

6. Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die nicht Eigentum des Landkreises Rhön-Grabfeld sind.

Gegenstände, die Eigentum von Kollegen oder anderen Institutionen sind, sollten vom Eigentümer gekennzeichnet werden.

AblaufDurchführung

7. Wurden alle Gegenstände geprüft?

Zählliste abschließenDurchführung

XX

1

X

X

X

XX X




Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 23.07.14 343,95

Herr Straub

07.01.2015 Straub

Frau Werner

07.01.2015 Werner

Herr Miller

07.01.2015 Miller

Freie Zeilen sind zu entwerten.

Die Zählliste ist vom Aufnahmeteam sofort zu unterschreiben.

Die Aufnahmeleitung unterschreibt nur die

Zähllisten, die sie stichprobenartig geprüft

hat.

X XXX

Zählliste abschließenDurchführung

I50 Büro 1.0, 2.0, 3.0, 4.0, 2.1

2

NES, Landratsamt, Hauptgebäude, Zimmer 209, 1. OG

Herr Straub Frau Werner07.01.2015 Straub 07.01.2015 Werner

Auch leere Zähllisten sind zu entwerten und zu unterschreiben. Es müssen immer zwei Unterschriften pro Zählliste getätigt werden.

Sonderfall: ServerraumDurchführung

Nach Absprache mit der EDV-Stelle wurde eine „Inventarliste Serverraum“ entwickelt, die von den Kollegen der EDV-Stelle am Serverschrank oder Tür zum Serverraum angebracht wurde. Die EDV-Stelle trägt die Veränderungen während des Jahres in die Liste ein. Die Zählliste bitte mit der Liste abgleichen und unterschreiben und eine Kopie der „Inventarliste Serverraum“ den Inventurunterlagen beilegen.

Neuer RaumDurchführung

Nachdem der Raum fertig ist und die Zähllisten abgeschlossen wurden, erfolgt der Wechsel in einen neuen Raum.

Unklarheiten?Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung!

Herr Straub 09771 94-210Frau Werner 09771 94-205

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der

Inventur.

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