Abschlussbericht AG Datenqualit t Oktober 2008.doc)€¦ · Version 8.0 vom 01.10.2008 Seite 6 von 34 3.3 Vorgehensweise Bei sämtlichen Arbeitsschritten lag der Fokus der Arbeitsgruppe

Arbeitsgruppe „Datenqualität“

Abschlussbericht

Niedersachsen, Oktober 2008

Version 8.0 vom 01.10.2008 Seite 2 von 34

1 Inhaltsverzeichnis

1 Inhaltsverzeichnis ................................................................................................ 2 2 Abkürzungsverzeichnis........................................................................................ 3 3 Die Arbeitsgruppe „Datenqualität“ ....................................................................... 4

3.1 Anlass........................................................................................................... 4 3.2 Ziele.............................................................................................................. 5 3.3 Vorgehensweise........................................................................................... 6 3.4 Ausgewählte Ergebnisse und Empfehlungen............................................... 7 3.5 Übersicht 3: Statistiken................................................................................. 9 3.6 Offene Punkte und weitere Aufgaben......................................................... 10

4 Anmerkungen, Erklärungen und Hinweise zu bestimmten Statistiken............... 12 4.1 Studierende ................................................................................................ 12

4.1.1 Schnellmeldung................................................................................... 13 4.1.2 Kleine Hochschulstatistik (Vorbericht) ................................................. 13 4.1.3 Studierendenstatistik (Haupterhebung) ............................................... 14 4.1.4 Bewerber- und Einschreibstatistik ....................................................... 17 4.1.5 Outgoing-Students .............................................................................. 17 4.1.6 Besonderheiten und Informationen zu einzelnen Datenmerkmalen .... 18 4.1.7 Software- und Formatsfragen.............................................................. 21

4.2 Absolventen und Promotionen ................................................................... 23 4.2.1 Weitere Verwendung der Absolventendaten ....................................... 26 4.2.2 Prüfungsstatistik.................................................................................. 26

4.3 Beschäftigte................................................................................................ 29 4.3.1 Personal- und Personalstellenstatistik................................................. 29 4.3.2 Berufungsstatistik................................................................................ 30

4.4 Finanzen..................................................................................................... 31 5 ICE – Information, Controlling, Entscheidung .................................................... 32 6 Anlagen ............................................................................................................. 34


2 Abkürzungsverzeichnis

AG Arbeitsgruppe „Datenqualität“

AvH Alexander von Humboldt Stiftung

BA Bachelor

BVZÄ Beschäftigtenvollzeitäquivalente

HIS HIS Hochschul-Informations-System GmbH

HKS Hochschulkennzahlensystem

HS Hochschule(n)

Kapaz Kapazitätsberechnung

LM Leistungsbezogene Mittelzuweisung

LSG Langzeitstudiengebühren

LSKN Landesbetrieb für Statistik und Kommunikationstechnologie Nieder-sachsen (vormals: Niedersächsisches Landesamt für Statistik (NLS))

MA Master

MWK Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur

NHG Niedersächsisches Hochschulgesetz

RSZ Regelstudienzeit

SS Sommersemester

StBA Statistisches Bundesamt

VZÄ Vollzeitäquivalent

WS WS


3 Die Arbeitsgruppe „Datenqualität“

An der Arbeitsgruppe „Datenqualität“ waren Vertreter und Vertreterinnen der Hoch-schulen Göttingen, Hannover, Hildesheim und Oldenburg/Ostfriesland/Willhelms-haven, der HIS Hochschul-Informations-System GmbH (HIS), des Landesbetriebes für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen (LSKN) und des Minis-teriums für Wissenschaft und Kultur (MWK) beteiligt. Im Einzelnen waren dies in wechselnder Zusammensetzung folgende Personen:

• Hr. Dölle (HIS Hochschul-Informations-System GmbH)

• Hr. Dr. Elspaß (Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover)

• Fr. Erlach (Fachhochschule Oldenburg/Ostfriesland/Wilhelmshaven)

• Hr. Flechtner (Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover)

• Fr. Harms (Fachhochschule Oldenburg/Ostfriesland/Wilhelmshaven)

• Hr. Henniges (Stiftung Universität Hildesheim)

• Fr. Dr. Kalbitzer (Georg-August-Universität Göttingen)

• Hr. Klenke (HIS Hochschul-Informations-System GmbH)

• Hr. Müßig-Trapp (HIS Hochschul-Informations-System GmbH)

• Hr. Dr. Niermann (Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur)

• Hr. Schlimme (Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover)

• Hr. Struckmeier (Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur)

• Fr. Tanneberger (Landesbetrieb f. Statistik u. Kommunikationstechnologie Nds.)

• Fr. Westphal (Stiftung Universität Hildesheim)

• Fr. Wien (HIS Hochschul-Informations-System GmbH)

• Hr. Winkelmann (HIS Hochschul-Informations-System GmbH)

Die Arbeitsgruppe traf sich zu ihrer konstituierenden Sitzung am 21. August 2007. Bis zur Verabschiedung des vorliegenden Abschlussberichtes am 26. August 2008 kam die Arbeitsgruppe insgesamt elf Mal zusammen. Zur administrativen Absiche-rung wurde die Arbeitsgruppe an der Landeshochschulkonferenz Niedersachsen an-gesiedelt und erfuhr durch Herrn Dr. Callies, Frau Maser und Herrn Renze umfang-reiche Unterstützung bei ihrer Arbeit.

3.1 Anlass Seit Einführung einer leistungsorientierten Mittelzuweisung für die Universitäten in Niedersachsen zum Haushaltsjahr 2006 werden für alle Hochschulen des Landes Teile des Haushaltes über indikatorgesteuerte Verfahren verteilt. Im Haushaltsjahr 2008 gingen 10 Prozent der jeweiligen Zuführungen bzw. Zuschüsse für laufende Zwecke (abzüglich Nutzungsentgelten bzw. Mitteln für die Bauunterhaltung) in das Verfahren ein. Dies entspricht einem Volumen von 74,4 Millionen Euro.


Mit der Einführung der leistungsorientierten Mittelzuweisung haben die durch die amtliche Statistik ausgewiesenen Leistungskennzahlen der Hochschulen direkte Auswirkungen auf die Finanzausstattung der Hochschulen. Die Qualität der Daten der amtlichen Statistik ist dadurch von herausgehobener Bedeutung.

Die Notwendigkeit der Verbesserung der Qualität der Daten, der Abstimmung der Erhebungskriterien zwischen den Hochschulen und der Erhöhung der Transparenz der Prozesse hat mit der Implementierung eines Hochschulkennzahlensystems Nie-dersachsen als einem Instrument des umfassenden Hochschulmonitorings im Jahr 2008 einen weiteren Impuls erhalten.

Vor diesem Hintergrund sollte mit der Errichtung einer Arbeitsgruppe unter Einbezug aller maßgeblich an der Hochschulstatistik beteiligten Akteure (Hochschulen, LSKN, HIS und MWK) die Chance ergriffen werden, die Qualität der Hochschuldaten zu verbessern.

3.2 Ziele Es war Ziel der Arbeitsgruppe, die Wege der Daten und deren Aufbereitung für die amtliche Statistik zu analysieren und Möglichkeiten aufzuzeigen, die Transparenz und Validität der Daten für die Hochschulen zu verbessern.

Im Einzelnen waren zu erreichen:

• Verbesserung des Datenflusses (Abstimmung der internen und externen Be-richtspflichten der Hochschulen, des LSKN und des MWK)

• Verbesserung der Möglichkeit des Abgleichs und der Nachvollziehbarkeit der amtlichen Daten durch die Hochschulen

• Verkürzung der Zeiträume von der Erhebung bis zur Bereitstellung der Daten für eine zeitnahe Dokumentation/Präsentation der Leistungsdaten

• Verbesserung der Nutzbarkeit der vom LSKN gelieferten Daten bzw. Statisti-ken für die Hochschulen (siehe Übersicht 1)

Übersicht 1: Dokumentation des Datenflusses am Beispiel der Studierendendaten

Daten-erfassung

Datenübermittlung/-austausch

Daten-aufbereitung

Daten-präsentation

Datennutzung

Studieren-dendaten in den Hoch-schulen

Plausibili-tätsprüfung vor Versen-dung

Elektronische Über-mittlung der Einzel-datensätze mit Merkmalen mittels BSOS (HIS)

Plausibilitäts-prüfungen und Rückmeldung der Fehler an die Hochschu-len.

Ggf. erneute Versendung der Daten durch die Hoc-hschulen

Amtliche Studie-rendenstatistik aggregiert nach 1. Studienfach (entspricht Per-sonenzählung) nach Fächern der amtlichen Statistik nach Geschlecht und Staatsangehö-rigkeit

MWK: Daten der amtl. Studieren-denstatistik für die LM

Hochschulen: z.Zt. für interne Qualitätssiche-rung nicht nutz-bar (fehlende Inhaltstiefe und Detaillierung)


3.3 Vorgehensweise Bei sämtlichen Arbeitsschritten lag der Fokus der Arbeitsgruppe auf den für die leis-tungsbezogene Mittelzuweisung und das Hochschulkennzahlensystem Niedersach-sen relevanten Daten aus den Bereichen Studierende, Absolventen, Personal und Finanzen (siehe Übersicht 2). Hierbei lag der Schwerpunkt auf den nicht monetären Daten.

Die Arbeitsgruppe widmete sich insbesondere einer Bestandsaufnahme der Prozes-se und Schnittstellen bei der Erhebung von Hochschuldaten in den Hochschulen (Termine, interne Schnittstellen, eingesetzte Software, betraute Stellen, verwendete Formate etc.) und Übermittlung bzw. Weiterverarbeitung der Daten im LSKN und dem MWK (Termine, Definitionen, Umgang mit Fehlern, Rückkopplung). Kritisch be-trachtet wurden außerdem die Funktionalität der verwendeten HIS-Produkte bzw. Datenträger bei der Übermittlung der Daten an die amtliche Statistik. Ein weiterer Punkt war die Präsentation der Daten durch die amtliche Statistik (Differenzierung und Inhaltstiefe der amtlichen Statistiken) und die Verwendung der Daten durch die Hochschulen und das MWK besonders für die leistungsbezogene Mittelzuweisung des Landes der Grunddaten und Ergänzungsvorschläge für die amtlichen Statistiken.

Übersicht 2: Relevante Daten und Datenbereiche für LM und HKS

Datenbereich Daten/Kennzahl Datenherkunft

Studierende Studierende insgesamt amtl.Stat./MWK;

Studierendenstatistik (4.1.3.)

Studierende Studienanfänger im ersten HS-Semester

amtl.Stat./MWK


Studierende Annahmequote Kapaz/MWK

Studierende Auslastungsquote Kapaz/MWK

Studierende Bildungsausländer amtl.Stat/MWK


Studierende Outgoings HS

Studierende AvH-Stipendien Alexander von Humbold-Stiftung

Absolventen Absolventen insgesamt amtl.Stat./MWK;

Prüfungsstatistik (4.2.1.)

Absolventen dar. Absolventinnen amtl.Stat./MWK

Absolventen Erfolgsquote amtl.Stat./MWK

Absolventen RSZ-gew. Absolventen HS/amtl.Stat

Absolventen Promotionen HS/amtl.Stat.



Absolventen dar. von Frauen HS/amtl.Stat.


Personal nichtwissenschaftliches Personal HS/amtl.Stat.;

Beschäftigtenstatistik (4.3.1)

Personal wissenschaftliches Personal HS/amtl.Stat.


Personal dar. weibliches wiss. Personal HS/amtl.Stat.


Personal dar. Professoren HS/amtl.Stat.


Personal dar. Professorinnen HS/amtl.Stat.


Personal neu berufene Professorinnen/ Professoren

HS/MWK

Finanzen Haushaltsmittel HS/MWK

Finanzen Drittmittel HS

3.4 Ausgewählte Ergebnisse und Empfehlungen Die Arbeitsgruppe konnte durch folgende Arbeitsschritte und -ergebnisse zu einer Verbesserung der Datenqualität, des Datenaustauschs und der Datenaufbereitung zwischen den beteiligten Institutionen (niedersächsische Hochschulen, MWK, HIS und LSKN) beitragen:

• Datenerhebungsprozesse wurden erstmalig erfasst und für alle beteiligten In-stitutionen transparent dargestellt. Hierbei wurden Redundanzen und Paralleli-täten festgestellt und bereinigt (vgl. 3.5).

• Zur Erhöhung der Datenqualität und zur Verkürzung der Zeitspannen bis zur Veröffentlichung der Daten der amtlichen Statistik wurden Vereinbarungen über einheitliche Erhebungszeitpunkte und Liefertermine an die Bundesstatis-tik getroffen (vgl. 4.1.3.1).

• Definitorische Fragen wurden geklärt und Datenbereiche abgegrenzt. So konnte z.B. die Zuordnung der abgelegten Prüfungen zu den Semestern ein-deutig festgelegt werden. Die damit verbundene einheitliche Ermittlung der Fachsemester kann die einheitliche Berechnung der Regelstudienzeiten der Absolventen und Absolventinnen gewährleisten (vgl. 4.2.2.6).

• Die Studierendendaten der Schnellmeldung sind nur als vorläufige Daten zu verwenden und entsprechend zu kennzeichnen (vgl. 4.1.1).


• Mit dem LSKN konnte abgestimmt werden, dass die Kleine Hochschulstatistik (Vorbericht zur Studierendenstatistik) ab der Erhebung zum SS 2008 dieselbe Gliederungstiefe und -breite wie die Erhebung im WS aufweist.

• Die AG spricht sich dafür aus, das Merkmal Regelstudienzeit in den Datensatz der amtlichen Statistik aufzunehmen. Dadurch würde z.B. die Berechung des Indikators „mit der Regelstudienzeit gewichtete Absolventen“ erleichtert.

• Es wird empfohlen, für die Nachvollziehbarkeit der amtlichen Prüfungs- und Studierendendaten zusätzlich zu den bisherigen Kopfzahlen auch Fachfall-auswertungen verfügbar zu machen. Dies könnte entweder durch einen Son-derbericht des LSKN oder im ICE-Portal erfolgen.

• Durch Änderung des § 19 (5) NHG sollen zukünftig die Daten der externen Prüfungsämter direkt an die Hochschulen geliefert werden dürfen (vgl.4.2).

• Eine Neuorganisation des Datenflusses, inklusive notwendiger Plausibilitäts- und Korrekturläufe, wurde angestoßen. So wird z.B. empfohlen, dass die an den LSKN gelieferten Daten vor der Übersendung an den LSKN in den Hoch-schulen dem gleichen Plausibilisierungsverfahren unterzogen werden, das auch im LSKN durchgeführt wird. Insbesondere sollten die in der Software hin-terlegten Plausibilitätsmöglichkeiten genutzt werden. Festgestellte Muss-Fehler müssen in den Studierendendatenbanken der HS korrigiert werden (vgl. 4.1.3).

Datum der "Stichtagsangabe" PeriodeDatengenerierung im BSOS (Sem.)

4.1 Studium und Lehre4.1.1 Schnellmeldung zur

Studentenstatistik (WS)Hochschule Verarbeitung im LSKN,

Weiterleitung der Daten an StBA

Empfehlung: 01.11. t 02.11. lt. Vorgabe LSKN (Aufforderungserlass)

HIS-SOS Excel-Datei

4.1.2 Vorbericht der Studentenstatistik (Kleine Hochschulstatistik) (WS und SS)

Hochschule Verarbeitung im LSKN, Weiterleitung der Daten im WS an StBA und MWK, SS nur an MWK

Empfehlung: 15.05./15.11.

t 23.05./23.11 lt. Vorgabe LSKN (Aufforderungserlass)

HIS-SOS Excel-Datei

4.1.3 Studentenstatistik (Haupterhebung im WS und SS - "Amtliche Hochschulstatistik")

Hochschule Verarbeitung im LSKN, Weiterleitung der Daten an StBA

variabel t 15.06./15.12. in Auswerteroutine implementiert HIS-BSOS txt-Datei StudierendeBildungsausländer

Studierende im 1.HS/FS

ja

Bewerberstatistik Hochschule 15.01./15.07. 01.03./01.09. HIS-ZULEinschreibstatistik Hochschule 15.05./15.11. 15.06./15.12. HIS-SOSStudienbeitragszahler Hochschule MWK 15.01./15.07. t-1 NHG HIS-SOS SchriftformStudienausfallfond HochschuleKapazitäten Hochschule MWK 15.11./15.05 t-1

t-201.03 KapVo, Aufforderungserlass

FF/VZÄ Sonderauswertung für Schwundquote (Beurlaubungen bleiben unberücksichtigt bei der FSem-Zahl)

WinKap (gespeist aus HIS-SOS)

Access

4.1.5 Outgoings Hochschule MWK Semester HS interne Lösung Outgoings ja4.2

4.2.2 Prüfungsstatistik (WS und SS) hochschuleigenePrüfungsämter undexterne Prüfungsämter

LSKN t-1 15.06. fürs WS / 15.12. fürs SS

Bestanden: erfolgreiche letzte mündliche PrüfungZuordnung zum Semester:letzte mündliche Prüfung;Differenzierung PhD (eigener Schlüssel)?

HIS-BSOS txt-Datei Absolventen gewichtet mit der

RSZ

ja RSZ vom LSKN an das MWK

Promotionen hochschuleigenePrüfungsämter

LSKN 01.10.-31.03.01.04.-30.09.

t-1 15.6. und 15.12. angelehnt an die Bundesstatistik (Individual-Meldebogen Prüfungen), um Hochschulspezifika erweitert

Abfrage bei den Fakultäten/ Umsetzung eigene Acess-Lösung

xls-Datei (Datenbank)

Anzahl der Promtionen

ja

Habilitationen LSKN Kalenderjahr 1.1. bis 31.12.

März des Folgejahres

Fächer und Fachgruppen? Abfrage in den DekanatenEigene Access_Lösung

Habilitationsstatistik eigene Statistik4.3 Beschäfitgte

4.3.1 Personal- und Personalstellenstatistik

LSKN 1.12. 02.04. des Folgejahres

lt. Vorgabe LSKN SAP_HR weibl. wiss Personal ja

4.3.2 Beschäftigtenstatistik eigene Statistik 1.12. Abfrage in den DekanatenEigene Access_Lösung

4.3.3 "Berufungsstatistik" Hochschule MWK HS interne Lösung neu berufene Professorinnen

ja

4.4. Finanzen4.4.1 Finanzstatistik LSKN lt. Vorgabe LSKN SAP

Drittmittel eigene Statistik/MWK Kalenderjahr lt. Formeldefinition Anteil der Drittmittel gem.

Jahresabschluss

ja

Lieferform Formeldaten formelrelevant AnmerkungLiefertermin Definition Datenquelle

4.1.4 HIS / MWK

Statistik Datenlieferant Adressat

Absolventen und Habilitationen

t Online-Erhebung (Internet)

3.5 Übersicht: StatistikenAG "Datenqualität"

Anforderungen des MWK

lfd. Nr.: Bericht


3.6 Offene Punkte und weitere Aufgaben Mittels der Vorschläge der AG Datenqualität erhöht sich generell die Datenqualität und die Prozesse des Datenaustauschs werden vereinfacht. In Zusammenhang mit der zunehmenden Bedeutung der Daten für Steuerungsprozesse an den Hochschu-len konnten im Rahmen der Arbeitsgruppe nicht alle Fragen und Probleme gelöst werden. Da sich die Ergebnisse in erster Linie auf die formelrelevanten Statistiken bzw. Daten beziehen, mussten weiterführende Fragen zurückgestellt werden. Hier ist zu klären, ob die AG Datenqualität in folgenden Bereichen ihre Arbeit fortsetzen soll-te oder ob diese an anderer Stelle geklärt werden können.

In Hinblick auf das Steuerungsinstrument der leistungsorientierten Mittelzuweisung des Landes Niedersachsen ist besonders auf folgende Punkte hinzuweisen:

• Soweit die Berechnung zur LM auf der Grundlage amtliche Daten erfolgt, fin-det in der Regel keine Korrektur dieser Daten statt. Dies gilt auch für die RSZ, sobald sie als Merkmal der amtlichen Statistik etabliert ist. Um die Transpa-renz des Verfahrens sicherzustellen, trägt das MWK dafür Sorge, dass die Hochschulen, unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, ei-ne Aufstellung erhalten, in welche studiengangsbezogen die Zahl der Absol-venten und Parameterwert „regelstudienzeitgewichtete Absolventen“ aufge-führt ist. Diese Aufstellung soll zukünftig Bestandteil des HKS sein.

• Die Anzahl der Outgoing-Students werden von den Hochschulen unterschied-lich erhoben. Die AG hält eine einheitliche Erhebung und Verarbeitung der Da-ten durch alle niedersächsischen Hochschulen für erforderlich. Es ist zu prü-fen, ob die Daten der Outgoings mit Hilfe der amtlichen Statistik erhoben wer-den können. Gleichzeitig wird untersucht, inwiefern HISSOS die Möglichkeit bietet, die Daten in der geforderten Detailtiefe zu generieren sowie nach Fach-fällen/VZÄ auszuweisen.

• Die Darstellungen der amtlichen Statistik gehen vielfach an den Bedürfnissen der Hochschulen vorbei (z.B. keine Ausweisung von Fallzahlen). Die AG er-achtet es für sinnvoll, zusätzliche Angebote auszuarbeiten und beispielsweise auf dem Wege eines Online-Portals bereit zu stellen.

• Es wird jeder HS angeraten, die internen Plausibilitätsprüfungen, die z.B. mit der HIS-Software angeboten werden, mit denen des LSKN abzugleichen, um bereits vor Lieferung an die amtliche Statistik erkennbare Fehler in den Da-tensätzen zu vermeiden. Insbesondere individuelle Änderungen an den Plau-sibilitätsroutinen seitens der HS können zu Problemen führen. Sollten sich hierbei jedoch Muss-Fehler eindeutig als Kann-Fehler herausstellen, ist dies in den Prüfungsroutinen des LSKN anzupassen.

• Durch hochschulübergreifende Studienangebote können Studierenden an mehreren HS eingeschrieben sein. Dies führt wiederholt zu Mehrfachmeldun-gen in die amtliche Statistik, was die Gesamtzahl der Studierenden auf Lan-desebene verfälscht. Die AG empfiehlt ein klärendes Gespräch der beteiligten Hochschulen unter Leitung des MWK.

• Die von MWK und LSKN festgelegten landesinternen Studienfachschlüssel sind für die Statistikmeldungen an das LSKN und für die Kapazitätsberech-


nung zu verwenden. Wünschenswert ist eine Verwendung auch im Tagesge-schäft der Immatrikulations- und Prüfungsämter. Hier ist es jedoch notwendig, zusätzlich hochschulinterne Schlüssel zu verwenden, wenn die landesinternen Schlüssel innerhalb einer HS mehrfach durch unterschiedliche Fachbezeich-nungen belegt sind. Die Vertreter des MWK weisen darauf hin, dass die Ver-gabe neuer Schlüssel nur in Ausnahmefällen möglich ist, da der Schlüssel 3-stellig bleiben muss (theoretisch mögliche alpha-numerische Kombinationen werden von dem zur Berechnung der Aufnahmekapazitäten verwendeten Programm WinKap nicht unterstützt). Die Vertreter der HS befürworten die Ausschöpfung der möglichen zu vergebenen Schlüssel, um eine durchgängi-ge Verwendung (HS – MWK – LSKN) zu erreichen. Um die Aussagekraft zu wahren, sollten Auswertungen auf Studiengangsebene auch landesintern nur über die aggregierten Bundesschlüssel erfolgen (vgl. 4.1.6.6).


4 Anmerkungen, Erklärungen und Hinweise zu bestimm-ten Statistiken

Im Folgenden werden die von der Arbeitsgruppe festgestellten Probleme und Lö-sungsvorschläge zu einzelnen Erhebungsverfahren und Statistiken im Detail darge-stellt. Dabei wird insbesondere tiefergehend auf Fragen der Erhebungstermine und der Datendarstellung ebenso wie auf die Besonderheiten der HIS Software einge-gangen.

Abschnitt 4.1 befasst sich mit den Studierendenstatistiken, 4.2 mit Absolventen und Promotionen. In 4.3 werden Fragen zur Personalstatistik behandelt. Abschnitt 4.4 betrifft die Finanzstatistik. Unter 5. sind die Verbindungen zum HIS Informationssys-tem ICE dargestellt.

4.1 Studierende Für die leistungsbezogene Mittelzuweisung und das Hochschulkennzahlensystem sind die Daten der Studierendenstatistik relevant. Da zwischen den beteiligten Insti-tutionen unterschiedliche Datenbedarfe zu Studierendendaten vorliegen, war es not-wendig, die Statistiken Schnellmeldung, Kleine Hochschulstatistik und die Studieren-denstatistik einzubeziehen. Zudem hat sich gezeigt, dass in den Hochschulen die Erstellung der Kleinen Hochschulstatistik und der Studierendenstatistik sehr unter-schiedlich gehandhabt wird. Während die Universität Hannover in der Vergangenheit die Kleine Hochschulstatistik und die Studierendenstatistik zum selben Stichtag er-stellt hat, wurde an der Universität Göttingen die Kleine Hochschulstatistik wie vorge-sehen zu Beginn des Semesters gemeldet, die Studierendenstatistik meist zum Ende der Vorlesungszeit (31.1. oder 31.7.) erstellt und versendet. Dies hat zur Folge, dass für die Universität Hannover die Studierendendaten in den beiden Statistiken in der Regel nicht abweichen, die Studierendendaten der Universität Göttingen hingegen schon.

Um eine zeitnahe Bereitstellung der Studierendendaten zu ermöglichen, müssen Stichtag, Tag der Datengenerierung und Liefertermine abgestimmt sein.

Das Datum der Generierung (Bezugsdatum für Statistiklauf) einer Studierendensta-tistik sollte nahe zum Stichtagsdatum (Stichtag der Statistiklieferung) liegen, sofern hochschulinterne Besonderheiten (wie z.B. Immatrikulationen nach dem Stichtag) nicht dagegen sprechen.

In der Vergangenheit haben die Hochschulen Daten teilweise Monate nach dem offi-ziellen Liefertermin gemeldet, was zu erheblichen Verzögerungen in der Generierung der amtlichen Statistik und Probleme mit der Vergleichbarkeit der Daten zwischen den Hochschulen führt. Um eine möglichst große Genauigkeit und Verwendbarkeit der Statistiken sicherzustellen, müssen die Liefertermine an den LSKN eingehalten werden.


4.1.1 Schnellmeldung

4.1.1.1 Datenlieferung: Stichtage und Liefertermine Die Schnellmeldung der Studierendendaten durch die Hochschulen soll zum Liefer-termin (in der Regel der 02.11. des jeweiligen Kalenderjahres) an den LSKN gelie-fert werden. Um den Datenaustausch zu vereinfachen, soll die Schnellmeldung zeit-gleich an das MWK versendet werden. Damit würden die Einzelanfragen des MWKs an die Hochschulen nach aktuellen Studierendendaten des laufenden Semesters zu Beginn des Semesters entfallen.

4.1.1.2 Nutzung der Daten des LSKN durch die Hochschulen Die gemeldeten Studierendendaten gelten als vorläufig und sollten als solche be-zeichnet (beispielsweise bei Anfragen des Parlaments) werden.

4.1.1.3 Plausibilitätsprüfungen und Fehlerkorrektur der Datenlieferung an den LSKN

Die Schnellmeldung wird keiner umfassenden Plausibilitätsprüfung seitens des LSKNs unterzogen. Die Daten der HS werden den Vorjahreszahlen gegenüberge-stellt. Unstimmigkeiten werden mit den HS beseitigt.

4.1.2 Kleine Hochschulstatistik (Vorbericht) Die Kleine Hochschulstatistik wird jedes Semester vom LSKN erhoben. In der Ver-gangenheit wurden für die jeweiligen Semester unterschiedlich detaillierte Berichte von Hochschulen an den LSKN gemeldet. Da der ausführlichere Bericht in den Hoch-schulen für interne Auswertungen verwendet wird, wird dieser Bericht in den Hoch-schulen jedes Semester erstellt. In den Sommersemestern wurde zusätzlich noch der „kürzere“ Bericht für den LSKN erstellt. Diese Zusatzarbeit entfällt zukünftig, denn im Rahmen der AG Datenqualität konnte mit dem LSKN abgestimmt werden, dass die Kleine Hochschulstatistik (Vorbericht zur Studierendenstatistik) ab der Er-hebung im SS 2008 dieselbe Gliederungstiefe und -breite wie die Erhebung im WS aufweist.

Zeitgleich wurde das Erhebungskonzept überarbeitet. Die Angleichung erfolgte auf Anregung des Niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur. Das MWK benötigt die in der Kleinen Hochschulstatistik erhobenen Daten im Rahmen der quantitativen Hochschulplanung, sowie für Fragen der Studentenwerksfinanzierung und Belange des Studienbeitragsfonds. Um die Wege der Datenübermittlung nicht unnötig zu verlängern, empfiehlt die AG Datenqualität, dass die Kleine Hochschulsta-tistik nicht mehr vom LSKN an das MWK weitergeleitet, sondern zukünftig (möglichst ab dem WS 2008/2009) von den Hochschulen gleichzeitig an den LSKN und das MWK zu versenden.

4.1.2.1 Datenlieferung: Stichtage und Liefertermine Gemäß den Vorgaben des LSKN hat die Lieferung für das SS am 23.05. bzw. für das WS am 23.11. zu erfolgen. Die AG empfiehlt, die Daten am 15.05. bzw. am 15.11. zu generieren, da erst zu diesem Zeitpunkt die Daten in den Hochschulsystemen wegen der Rücktrittsfrist der Studierenden aussagekräftig sind.


4.1.2.2 Nutzung der Daten des LSKN durch die Hochschulen Die Daten der Kleinen Hochschulstatistik werden im Allgemeinen nicht als offizielle Studierendendaten in den Hochschulen verwendet. In die leistungsbezogene Mittel-zuweisung und HKS gehen die Daten der Studierendenstatistik ein.


Die Kleine Hochschulstatistik wird keiner umfassenden Plausibilitätsprüfung seitens des LSKN unterzogen. Die Daten der HS werden den Vorjahreszahlen gegenüber-gestellt. Unstimmigkeiten werden mit den HS beseitigt.

4.1.3 Studierendenstatistik (Haupterhebung)

4.1.3.1 Datenlieferung: Stichtage und Liefertermine Für die Haupterhebung der Studierenden soll die Datenlieferung an das LSKN für das laufende Sommersemester am 15.06. und für das laufende Wintersemester am 15.12. erfolgen (vormals bis 2007: 31.07. und 31.01.). Der Stichtag, an dem die Da-ten generiert werden, kann von Hochschule zu Hochschule variieren. Die AG emp-fiehlt, die Daten frühestens am 15.05. bzw. am 15.11. zu generieren, da erst zu die-sem Zeitpunkt die Daten in den Hochschulsystemen wegen der Rücktrittsfrist der Studierenden aussagekräftig sind. Die AG empfiehlt, dass alle amtlichen Hochschul-daten spätestens 3 Monate nach dem Liefertermin der HS an das Statistische Bun-desamt übermittelt werden. Die Hochschulen sind angehalten, ihre Daten terminge-recht an den LSKN zu übermitteln. Die Rücksendetermine sind verbindlich und Frist-verlängerungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen und in Absprache mit dem LSKN gestattet.

4.1.3.2 Nutzung der amtlichen Daten des LSKN durch die Hochschulen Die Daten der amtl. Studierendenstatistik sind für die Hochschulen bislang nur be-grenzt nutzbar. Zum einen weisen sie nicht die für die Hochschulen nötige Detaillie-rung auf; z.B. weisen sie nur das 1. Studienfach aus. Darüber hinaus werden die Da-ten vom LSKN bisher nur in Papierform geliefert.

Die AG empfiehlt, dass die Hochschulen für die Formel und das HKS Studierenden-daten als Fachfälle zur Verfügung stellen. Dies könnte entweder durch einen Son-derbericht des LSKN oder im ICE-Portal erfolgen.

Die AG empfiehlt, die Studierendenzahlen nach 1. und 2. Studienfach in einem für die Hochschulen elektronisch auswertbaren Format zu liefern.

4.1.3.3 Nutzung der intern erfassten Daten durch die Hochschulen

Sofern Hochschulen die HIS-Software SOS im Einsatz haben, können die er-forderlichen Studierendenstatistiken entweder mittels BSOS (Amtliche Hoch-schulstatistik) bzw. mit dem HIS-Auswertungsprogramm HIS-ISY (Schnellmel-dung, kleine Hochschulstatistik) generiert werden. Weitere Hinweise zu BSOS / Amtliche Statistik finden sich auf der HIS-Homepage unter:


http://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Amtliche_Statistik

Da einige HS die mit BSOS erzeugten Daten vor Versendung an den LSKN nicht lesen und nach der Versendung somit nicht für hochschulinterne Zwecke weiterver-wenden könnten, folgender Hinweis: Eine Kopie der mit BSOS erzeugten Datenbank kann auf einfache Weise mit Bordmitteln der verwendeten Datenbanken erzeugt werden. Unter Informix wird DB-Export/DB-Import verwendet, unter PostgreSQL steht zu diesem Zweck pg_dump/pg_restore zur Verfügung. Der durch BSOS er-zeugte Datensatz ist mit einer Spaltenbezeichnung zu versehen.


Die AG empfiehlt den Hochschulen, die Datensätze vor ihrer Versendung einer Plau-sibilitätsprüfung zu unterziehen.

In der Vergangenheit ist gelegentlich das Problem aufgetreten, dass die Datenbe-stände in den Hochschulen nicht mit der amtlichen Statistik kompatibel waren. Eine mögliche Ursache sieht die AG darin, dass Korrekturen der Daten durch den LSKN nicht ausreichend mit den Hochschulen koordiniert waren oder nicht in die Datenbe-stände der Hochschulen übernommen wurden. Grundsätzlich ist anzustreben, dass die an den LSKN gelieferten Daten möglichst wenig Fehler enthalten und eine ggf. erforderliche Korrektur sowohl beim LSKN als auch bei den Hochschulen durchge-führt wird.

Ab der Erhebung und Aufbereitung der Studierendenstatistik WS 2007/08 ist es erst-mals möglich, den Hochschulen eine Datei mit fehlerhaft gemeldeten Datensätzen zur Verfügung zu stellen. In dieser Datei wird pro Zeile ein Studierendendatensatz mit Matrikelnummer aufgelistet, sowie die in diesem Satz enthaltenen Fehler und Fehlerschlüssel. (siehe Anregung zur Änderung der Fehlermeldung unter 4.2.)

Weiterhin steht den Hochschulen eine Datei „Dokumentation der Plausibilitätsprüfun-gen“ zur Verfügung, in der die Fehlerschlüssel ausführlich beschrieben sind. Unter dem Link http://www.nls.niedersachsen.de/html/downloads.html (zukünftig www.lskn.niedersachsen.de) ist das aktuelle Schlüsselverzeichnis mit Definitionen und Datensatzbeschreibung kostenlos herunter zu laden. Zusätzlich erhalten die Hochschulen eine Fehlerstatistik, in der die Häufigkeit der aufgetretenen Fehler er-kennbar ist.

Den Hochschulen wird ab der Erhebung (Studierendenstatistik) im SS 2008 eine Bearbeitungs- und Korrekturzeit eingeräumt. In dieser Zeit besteht die Möglichkeit, die Daten der Studentenstatistik zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren und erneut dem LSKN zu übermitteln.

Im Rahmen der Prüfungsstatistik werden die Hochschulen ab der Erhebung WS 2007/08 diese Unterlagen erhalten.

Die AG empfiehlt, dass die an den LSKN gelieferten Daten vor der Übersendung dem gleichen Plausibilisierungsverfahren unterzogen werden, welches auch im LSKN durchgeführt wird. Damit sollten die gelieferten Daten fehlerfrei sein.


Sollten die dem LSKN gelieferten Daten wider Erwarten dann noch Fehler aufweisen, empfiehlt die AG, dass zur Fehlerbereinigung eines der zwei nachfolgend beschrie-benen Verfahren praktiziert wird:

• LSKN liefert Excel-Dateien (keine Einzeldatensätze) mit den Fehlerlisten an die betroffene Hochschule. Die Hochschule korrigiert die Fehler im eigenen Datenbestand und meldet die Korrekturen unter Verwendung der Excel-Datei an den LSKN zurück.

• Die Hochschulen archivieren eine Kopie der versendeten Daten. Die durch den LSKN übermittelten Fehlerlisten werden verwendet, um den Grunddaten-bestand und den archivierten Datensatz zu korrigieren. Letzterer wird nach Korrektur erneut an den LSKN übersandt.

Wünschenswert wäre eine Lieferung des LSKN in Form einer Excel-Datei mit den Fehlerlisten an die betroffene Hochschule. Dabei sind die betroffenen Fälle durch die Matrikelnummer identifizierbar. Die Hochschule korrigiert die Fehler im Grunddaten-bestand. Anschließend werden als Teillieferung nur diejenigen Datensätze an den LSKN übersandt, die Fehler enthielten.

Die Hochschulen benennen für jede Statistik den zuständigen Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen (mit E-Mail-Adressen). Diesen werden mögliche Fehler ge-meldet.

Bei der Plausibilitätsprüfung der HS mittels BSOS vor Versendung der Daten an den LSKN soll sichergestellt werden, dass es keine Abweichungen zur Plausibilitätsprü-fung des LSKN gibt. Um dies zu erreichen müssen die systemischen Prüfungsein-stellungen der Organisationen identisch sein.

Die HIS GmbH hat die Plausibilitätsbedingungen bei der Programmierung auf der Grundlage der Plausibilitätsvorgaben des Statistischen Bundesamtes angelegt. So-bald eine neue Routine programmiert wurde, informiert die HIS die Hochschulen dar-über. Hierfür ist es erforderlich, dass die Hochschulen stets die aktuellen Ansprech-partner und -partnerinnen benennen. Vor Kontrolle der Daten mit Hilfe der Plausibili-tätsprüfung muss die Hochschule sicherstellen, dass die aktuellste Version auf dem ausführenden Rechner installiert ist. Die AG empfiehlt, die Einspielung der neuen Routinen auf den einzelnen Rechnern zu protokollieren.


4.1.4 Bewerber- und Einschreibstatistik Im Vorfeld der jährlichen Zulassungszahlenverordnung ist die Erstellung einer Be-werber- und Einschreibstatistik unabdingbar. Zur Vereinfachung des Verfahrens steht seit 2002 unter der Adresse http://mwk-niedersachsen.his.de ein Formular in Form einer Webseite zur Verfügung. Das vorbereitete Formular enthält bereits die Auf-nahmekapazitäten bzw. Zulassungszahlen der an den jeweiligen Hochschulen ange-botenen Studiengänge. Nach Anmeldung des jeweiligen Benutzers mit seinem Na-men und dem vom MWK (Ref. 21 B, Herr Struckmeier) vergebenen Passwort öffnet sich ein Zeitfenster zur Eingabe von Bewerber- oder Einschreibzahlen. Über das Jahr verteilt gibt es vier Zeitfenster:

• ab 15.07. zur Erfassung der Bewerbungen für das anstehende WS, • ab 01.11. zur Erfassung der Einschreibungen für das aktuelle WS, • ab 15.01. zur Erfassung der Bewerbungen für das anstehende SS, • ab 01.05. zur Erfassung der Einschreibungen für das aktuelle SS.

Die AG empfiehlt, die Eingabemaske den aktuellen Erfordernissen anzupassen. Ü-bergangsweise ist für jeden Studiengang stets nur die Summe der betr. Bewerbun-gen oder Einschreibungen in der Spalte „Deutsche männlich“ einzutragen. Die übri-gen Spalten sind nicht mehr zu füllen.

Die Kapazitäten für die einzelnen Studiengänge der HS werden seit nunmehr drei Jahren gänzlich in Form von Vollzeitäquivalenten berechnet. Dementsprechend sind bei Eintrag der Bewerber- oder Einschreibzahlen die Fachfälle im 2-Fach-Bachelor-Master-System entsprechend des anzuwendenden Anrechnungsfaktors (Anlage 3 zur ZZ-VO) vorher in Vollzeitäquivalente umzurechnen.

Die HIS GmbH könnte die Auswertung der VZÄ mit Hilfe der Algorithmen der einzel-nen Hochschulen durchführen, wenn diese vorliegen. Eine Umsetzung bedarf aber einer Programmierung im System.

Die AG vertritt die Auffassung, dass bei einem Studierenden im Doppelstudium das VZÄ gleich „2“ zu setzen ist, da dieser Studierende mehr HS-Ressourcen in An-spruch nimmt als ein Studierender, der ausschließlich einen Studiengang belegt. Hierbei wird ein Abweichen von der allgemeinen Definition der Vollzeitäquivalente in Kauf genommen.

4.1.5 Outgoing-Students Die Anzahl der Outgoing-Students werden von den Hochschulen unterschiedlich er-hoben. Von den Hochschulen wird die Anzahl der Outgoings als Indikator für die In-ternationalisierung im Rahmen der Leistungsorientierten Mittelzuweisung an das MWK gemeldet. Nur die Studenten, die über Hochschulprogramme vermittelt werden und mindestens drei Monate im Ausland sind, werden in der Formel wirksam. Die Daten der Outgoings müssen den Formelfächergruppen zugeordnet werden.

Die AG hält eine einheitliche Erhebung und Verarbeitung der Daten durch alle nie-dersächsischen Hochschulen für erforderlich. Es wird zurzeit geprüft, ob die Daten der Outgoings mit Hilfe der amtlichen Statistik erhoben werden können. Gleichzeitig wird untersucht, inwiefern HISSOS die Möglichkeit bietet, die Daten in der geforder-ten Detailtiefe zu generieren sowie nach Fachfällen/VZÄ auszuweisen.


4.1.6 Besonderheiten und Informationen zu einzelnen Datenmerk-malen

4.1.6.1 Erhebung der Studiensemester und Berechungen der Langzeitstu-diengebührenpflicht

Verweis: Zur Zählung von Fachsemestern und Hochschulsemestern (z.B. zur Erhe-bung der Langzeitstudiengebühren) liegt ein Schreiben des MWK vom 04.06.2007 vor, das die Zählung eindeutig regelt (siehe Anlage).

Laut Schlüsselverzeichnis für die Studenten- und Prüfungsstatistik gelten folgende Definitionen (Auszug):

Hochschulsemester: Anzahl der Hochschulsemester insgesamt, d.h. die gesamte Studienzeit (einschl. ehem. DDR) mit dem laufenden Berichtssemester (Ausnahme ist eine Exmatrikulation, die zum Ende des Vorsemesters erfolgte und im Folgese-mester gemeldet wird), Urlaubs- und Praxissemestern an deutschen Hochschulen bei Studiengängen, in die kein Auslandsstudium integriert ist und Semestern an aus-ländischen Hochschulen, sofern die Einschreibung an einer deutschen Hochschule bei einem Auslandsaufenthalt fortbesteht.

Fachsemester: In Hinblick auf die angestrebte Abschlussprüfung im Studiengang verbrachte Semester (einschl. des Berichtssemesters). Soweit von der Hochschule bereits anerkannt, zählen auch die angerechneten Fachsemester mit, die im Rahmen des jetzigen Studiums im Ausland verbracht wurden und aus möglicherweise ande-ren Studien- oder Ausbildungsgängen im In- und Ausland stammen.

Berechung der Langzeitstudiengebührenpflicht: Ein Studierender der in einem Ba-chelor mit 6 Semestern studiert, zahlt ab dem 11. Semester Langzeitstudiengebüh-ren (LSG). Ist er dann ab dem 12. Hochschulsemester in einem 4-semestrigen Mas-ter-Studiengang eingeschrieben, wird neu gerechnet: RSZ 6 + 4 = 10 Semester zzgl. Karenz von 4 Semestern nach § 11 Abs. 1 Satz 2 NHG = 14 Semester studienbei-tragspflichtige Zeit.

Überschreitet er diese Zeit (es zählen die Hochschulsemester), fallen LSG an, also ab dem 15. Hochschulsemester. Dass dies dann noch in der RSZ des MA-Studiengangs liegt, ist ohne Belang, denn diese wird in Fachsemestern bemessen, im Gegensatz zu den bei der Berechnung der Studienbeiträge zugrunde liegenden Hochschulsemestern.


4.1.6.2 Studierende an kooperierende Hochschulen Für den Fall, dass Studiengänge durch kooperierende Hochschulen gemeinsam an-geboten werden, empfiehlt die AG, dass die Studierenden dieser Studiengänge nur an einer Hochschule eingeschrieben und gezählt werden. Entstehender Aufwand, Studienbeiträge und Formelerträge sind bilateral zwischen den Hochschulen zu ver-rechnen. Sofern die Studierenden an beiden Hochschulen eingeschrieben werden ist darauf zu achten, dass sie an einer der beiden Hochschulen als Nebenhörer einge-schrieben werden.

Laut Schlüsselverzeichnis der amtlichen Statistik gelten folgende Definitionen (Aus-zug):

Haupthörer: Sind nur an einer Hochschule eingeschrieben oder – bei Mehrfachein-schreibung im selben Studiengang – derjenigen Hochschule als Haupthörer zuge-ordnet, an der sie schwerpunktmäßig studieren.

Nebenhörer (Zweithörer): Sind als Haupthörer an einer anderen Hochschule und zu-sätzlich an einer meldenden Hochschule eingeschrieben, die sie als „Nebenhörer“ oder (bei vollgültiger Einschreibung) intern als „Haupthörer“ führt.

Mit der Implementierung des Hochschulkennzahlensystems werden die Vorausset-zungen dafür geschaffen, dass über die Dienstleistungsverflechtung die Lehrleistung und Absolventen auch lehreinheits- und damit letztlich hochschulübergreifend abge-bildet werden können.

4.1.6.3 Ausweisung als Fachfälle Für die leistungsbezogene Mittelzuweisung und das Hochschulkennzahlensystem werden (sowohl bei den Studierenden als auch bei den Absolventen) zukünftig In-

Anzahl Hochschulsemester

14 13

4-Sem.-MA Karenz

1 12 11

Übersicht 4: Langzeitstudiengebühren

Beispiel: Keine Zahlung von Langzeitstudiengebühren

7 8 9 10 6 2 3 4 5

6-Sem.-BA

LSG LSG

Anzahl Hochschulsemester

15 14 13

4-Sem.-MA Karenz

1 12 11

Beispiel: Zahlung von Langzeitstudiengebühren (LSG) im 11. und 15 Semester

7 8 9 10 6 2 3

4 5

6-Sem.-BA


formationen über Fachfälle benötigt. Die AG spricht sich dafür, aus die Studieren-denzahlen nach dem 1. und jedem weiteren Fach in einem für die HS auswertbaren Format zu liefern. Dies könnte entweder durch einen Sonderbericht des LSKN oder im ICE-Portal erfolgen.

4.1.6.4 Stichtagsfunktion bei BSOS und HIS-ISY Sofern BSOS verwendet wird, ist das Stichtagsdatum in das Feld „stistat“ in der Ta-belle „sossys“ für das jeweils aktuelle Semester einzutragen.

Zu welchem Datum (in BSOS: Bezugsdatum für Statistiklauf) eine Generierung der Studierendenstatistik mittels BSOS durchgeführt wird, hat prinzipiell keinen Einfluss auf die Erstellung der Statistik. Die Eingabe des Datums bei der Erstellung einer Auswertung in BSOS löst keine Stichtagsfunktion aus. Sie wird lediglich zur Ermitt-lung des Meldesemesters verwendet und ist vorbelegt mit dem aktuellen Tagesda-tum. Das Datum der Generierung hat höchstens Einfluss darauf, ob noch neue Fälle von Exmatrikulationen mit Exmatrikulationsdatum vor dem Stichtag hinzukommen.

Bei Einsatz von HIS-ISY-Routinen ist das Feld „exmdat“ im Sinne eines Stichtagsda-tums zu verwenden und daher entsprechend anzupassen.

4.1.6.5 Immatrikulationsstatus bei SOS Hinweis zur Erfassung des Immatrikulationsstatus in SOS:

Studierende erhalten schon mit dem Datum der Antragstellung auf Exmatrikulation (Feld: exmandat) hinsichtlich des Status in der Tabelle SOS die Ausprägung „X“. Für Auswertungszwecke zum Immatrikulationsstatus ist daher nicht auf das Feld „status“ sondern auf das Feld „exmdat“ unter Berücksichtigung des Stichtagsdatums zurück-zugreifen. Die Felder „exmandat“ und „exmdat“ sind zwei verschiedene Felder, dass erste bezeichnet das Datum des Antrags auf Exmatrikulation, das zweite Feld das Wirksamwerden der Exmatrikulation. Für die Statistik-Auswertungen ist das Wirksam werden der Exmatrikulation wichtig. Sofern Hochschulen die HIS-Software SOS im Einsatz haben, können die erforderlichen Studierendenstatistiken entweder mittels BSOS (Amtliche Hochschulstatistik) bzw. mit dem HIS-Auswertungsprogramm HIS-ISY (Schnellmeldung, kleine Hochschulstatistik) generiert werden. Die betroffenen Hochschulen müssen für eine korrekte Auswertung die Funktionalität „Stichtag“ bei der Meldung der Exmatrikulierten wählen. Mit „Stichtag“ ist dabei gemeint, dass Stu-dierende, die bis zu diesem Stichtagsdatum exmatrikuliert worden sind, in dem zu betrachtenden Semester nicht als Studierende sondern als Exmatrikulierte gezählt werden. (Sofern BSOS verwendet wird, ist das Stichtagsdatum in das Feld „stistat“ in der Tabelle „sossys“ für das jeweils aktuelle Semester einzutragen.)

Sollten die Hochschulen stattdessen „ab Semesterbeginn“ wählen, werden auch Ex-matrikulierte als Studierende ausgezählt, die sich vom Semesterbeginn bis zum Stichtag exmatrikuliert haben. Außerdem ist zwischen dem Antrag auf Exmatrikulati-on und dem Datum des Wirksamwerdens der Exmatrikulation zu unterscheiden. Letzteres ist für die statistischen Auswertungen wichtig. Es ist zudem darauf zu ach-ten, dass alle vorliegenden Anträge zum Zeitpunkt der Statistiklieferungen eingear-beitet sind. Ansonsten werden fälschlicherweise noch reguläre Studierende als Ex-matrikulierte gezählt (vgl. auch Anlage 5 Exmatrikulationsdatum in BSOS.doc).


Da es sich bei der SOS-Datenbank um ein dynamisches System handelt, das fortlau-fenden Änderungen unterworfen ist, sollte zum Zwecke der Reproduzierbarkeit der Ergebnisse in jedem Fall die Möglichkeit genutzt werden, eine Kopie der Datenbank anzulegen. Dies kann man auch als Stichtagsfunktion verwenden/bezeichnen. Unter Informix wird DB-Export/DB-Import verwendet, unter PostgreSQL steht zu diesem Zweck pg_dump/pg_restore zur Verfügung.

4.1.6.6 Studiengangsschlüssel Über die Verwendung der Schlüssel gibt es eine Vereinbarung zwischen dem MWK, den niedersächsischen HS und dem LSKN. Die Studierenden- und Prüfungsdaten werden an die Bundesstatistik mit Hilfe der Bundesschlüssel gemeldet. Für alle Mel-dungen der Hochschulen an das LSKN bzw. MWK sind die Landesschlüssel zu ver-wenden. Das gültige Schlüsselverzeichnis für die Studienfächer und Studienab-schlüsse (sog. „vorgabe.mdb“) wird etwa zweimal jährlich vom MWK, Referat 21 B (Hochschulcontrolling), aktualisiert und allen Hochschulen per Mail zugeschickt. Die-se Schlüssel sind in der Kapazitäts-Berechnung und identisch bei der Lieferung der Daten der Immatrikulations- und Prüfungsämter zu verwenden.

Wenn ein neuer Studiengang eingerichtet wird, ist von der Hochschule zu prüfen, ob dieser Studiengang mit schon vorhandenen Fach- und Abschlussschlüsseln genau definiert werden kann. Ist die neue Studienfachbezeichnung nah an einem bereits eingerichteten Studienfachbegriff, kann die Aufnahme des neuen Begriffs beim MWK bei dem betr. Fachschlüssel beantragt werden. Ist bei der Neueinrichtung eines Stu-diengangs keinerlei begriffliche Zuordnung/Annäherung möglich, ist die Vergabe ei-nes neuen Fach-Länderschlüssels beim MWK zu beantragen. In Abstimmung mit der HS ist dann festzulegen, auf welchen Bundesschüssel der neue Landesfachschlüs-sel überführt werden soll. Jeder Bundes-Fachschlüssel ist in der amtlichen Statistik genau einem Studienbereich und damit einer Fächergruppe zugeordnet. Diese Zu-ordnung wird in der Regel auch bei den Berechnungen zur Leistungsbezogenen Mit-telzuweisung zugrunde gelegt.

4.1.7 Software- und Formatsfragen

4.1.7.1 Nutzung der Daten durch die Hochschulen Die meisten niedersächsischen Hochschulen verwenden zur Verwaltung Ihrer Stu-dierendendaten HIS-SOS. Allen Nutzern von SOS stellt HIS auch das Programm BSOS zur Verfügung (SOS Batch Verarbeitung). Mit BSOS lassen sich auf einfache Weise u. a. die Datenlieferverpflichtungen der Hochschulen an die amtliche Statistik befriedigen. BSOS extrahiert die hierfür erforderlichen Daten aus der SOS-Datenbank und stellt eine Ausgabedatei zur Verfügung, die nur noch an die amtliche Statistik übermittelt werden muss.

Viele Hochschulen möchten diese für die Erfordernisse der Weiterverarbeitung in den statistischen Landesämtern optimierte Datei auch für eigene Analysezwecke bzw. für das hochschuleigene Controlling/Reporting verwenden. Die Informationen in dieser Datei sind hierfür aber zunächst wenig geeignet, da sie für die maschinelle Weiterverarbeitung optimiert wurden.

HIS bietet daher die Möglichkeit, mit Hilfe von HISISY, einem weiteren allen SOS-Nutzern zugänglichen Programmpaket, diese Informationen umzuarbeiten, um sie


leichter, z. B. mit einer Tabellenkalkulation wie Openoffice.org oder Microsoft Excel, weiterverarbeiten zu können. Mit Hilfe einer speziellen HISISY-Routine kann die Ta-belle "stat_neu", die die Statistikdaten der Studierenden enthält, in eine neue Tabelle mit beschrifteten Spaltennamen kopiert werden. Diese Tabelle kann dann mit Excel gelesen und verarbeitet werden. Die Routine steht zum Download auf dem HIS-FTP-Server (sun1.his.de) im Verzeichnis "hisisygx" unter dem Namen "stat_neu_umwandl.zip" zur Verfügung.


4.2 Absolventen und Promotionen Die Prüfungsdaten aller Studierenden liegen in den Hochschulen im Allgemeinen nicht zentral vor, da einige Abschlussprüfungen von externen Prüfungsämtern1 (Staatsexamen Jura, Staatsexamen Lehramt (auslaufend), Staatsexamen Medizin, Kirchliches Examen Theologie) betreut werden und die Daten direkt an den LSKN gemeldet werden. Ein Ablaufplan der Erstellung der Prüfungsstatistik von der Daten-erfassung bis zur Statistikerstellung ist in Abbildung 1 dargestellt.

Vom LSKN werden alle Hochschulabsolventen zentral erfasst und ausgewertet. Al-lerdings können die Prüfungsdaten den Hochschulen im Rahmen der amtlichen Prü-fungsstatistik aus rechtlichen Gründen nicht in der für eine interne Qualitätssicherung notwendigen Differenzierung zur Verfügung gestellt werden. Somit stehen den Hoch-schulen keine angemessen detaillierten Daten über ihre Absolventen zur Verfügung, die als Grundlage zur Verbesserung der Leistungen dienen (könnten).

Vor dem Hintergrund gestiegener Datenbedarfe in Hinblick auf hochschulinternes Qualitätsmanagement und leistungsbezogene Mittelzuweisung schlägt die AG vor, dass die externen Prüfungsämter die Daten direkt an die HS liefern. Im Anschluss an ein gemeinsames Treffen der AG Datenqualität mit Vertretern der externen Prü-fungsämter und dem niedersächsischen Datenschutzbeauftragten empfiehlt die AG, den § 19 (5) NHG wie folgt zu ergänzen: "Die hochschulexternen Prüfungsämter lie-fern den Hochschulen die für die Exmatrikulation erforderlichen personenbezogenen Daten." Nach einer solchen Änderung des NHG stünden den Hochschulen die Ab-solventendaten in einer Form zur Verfügung, um die neuen Leistungsanforderungen angemessen erfüllen zu können. Der Datenaustausch zwischen den externen Prü-fungsämtern und den Hochschulen müsste nach der Gesetzesänderung noch im De-tail abgestimmt werden (siehe Abb. 2 Empfehlung 1) Im Falle einer Gesetzesände-rung empfiehlt die AG, dass die externen Prüfungsämter die Absolventendaten mit Hilfe eines Erhebungsbogens an die HS melden. Dieser Erbebungsbogen erhebt alle Daten die für die Hochschulen von Relevanz sind.

Die Lieferung der externen Prüfungsämter zur amtlichen Statistik an den LSKN bleibt davon unberührt. Die Lieferung der externen Prüfungsämter an die Hochschulen er-folgt zusätzlich.

1 Niedersächsisches Landesprüfungsamt f. Studierende der Medizin, Pharmazie und Zahn-medizin, Niedersächsisches Justizministerium -Landesprüfungsamt-, Prüfungsamt der Kon-föderation Ev. Kirchen in Niedersachsen, Niedersächsischer Zweckverband zur Approbati-onserteilung, Apothekerkammer Niedersachsen -Landesprüfungsamt-, Niedersächsisches Landesamt für Lehrerbild. u. Schulentwicklung

LHK

LSKN

(vorm

. NLS)

Universitäten

und

Fachhochschulen

externe

Prüfungsämter

MWK

LHK

LSK

(vorm

. NLS)

Universitäten

und

Fachhochschulen

externe

Prüfungsämter

MWK


4.2.1 Weitere Verwendung der Absolventendaten Die Absolventenzahlen der amtlichen Statistik finden via ICEnds Eingang in die leis-tungsbezogene Mittelzuweisung und werden bei dem Hochschulkennzahlensystem Niedersachsen auf der Ebene der Lehr- und Forschungseinrichtungen ausgewiesen. Dabei erfolgt eine Berücksichtigung der Dienstleistungsverflechtung und eine Auftei-lung des Parameterwertes „RSZ-gewichtete Absolventen“ auf das erste und das zweite Fach in 2-Fach-Studiengängen. Um die Formelergebnisse und die Werte der Leistungsparameter überprüfen und nachvollziehen zu können, ist eine Sonderaus-wertung der Daten der amtlichen Statistik erforderlich, bei der für jede Hochschule die Zahl der Fachfälle in 2-Fach-Studiengängen nach Semestern und Fächern (=Studiengänge) ausgewiesen wird.

4.2.2 Prüfungsstatistik

4.2.2.1 Datenlieferung: Stichtage und Liefertermine Für die Erhebung der Prüfungsstatistik soll die Datenlieferung an den LSKN am 15.06. für das letzte WS und zum 15.12. für das zurückliegende SS erfolgen. Der Stichtag an dem die Daten generiert werden, kann von Hochschule zu Hochschule variieren. Die AG empfiehlt, die Daten spätestens zu den oben genannten Terminen zu liefern, um die Zeitspanne bis zur Veröffentlichung der offiziellen Absolventen- bzw. Prüfungsstatistik nicht von Seiten der Hochschulen zu verlängern. Die AG emp-fiehlt, dass alle amtlichen Hochschuldaten spätestens 3 Monate nach dem Lieferter-min der Hochschulen an das Statistische Bundesamt übermittelt werden.

4.2.2.2 Nutzung der Daten des LSKN durch die Hochschulen Alle Absolventen der Hochschulen werden vom LSKN zentral erfasst. Die Hochschu-len und externen Prüfungsämter melden pro Semester die Daten (Einzeldatensätze in elektronischer Form) an den LSKN. In der vom LSKN erstellten Prüfungsstatistik werden die Absolventen pro 1. Studienfach nach Geschlecht und Staatsangehörig-keit (deutsch/ausländisch) abgebildet. Die Prüfungsstatistik wird den Hochschulen in Papierform übersandt.

Die AG empfiehlt, die Prüfungsstatistik in elektronischer Form an die HS zu versen-den, damit sie diese im Folgenden für weitere Auswertungen verwenden können. Die seit 2 Jahren von LSKN versendete PDF-Version der Prüfungsstatistik ist nicht aus-reichend (siehe Abb. 2 Empfehlung 3).

4.2.2.3 Erscheinen der Prüfungsstatistik Die amtliche Prüfungsstatistik ist in der Vergangenheit mit erheblicher Zeitverzöge-rung erschienen. Die Prüfungsstatistiken wurden einmal pro Jahr für ein Sommer- und ein WS zusammen an die HS versendet. Um den Zeitraum bis zur Versendung der Prüfungsstatistik zu verkürzen, erhalten die Hochschulen ab dem WS 2007/2008 auf Empfehlung der AG für Winter- und SS getrennt die Prüfungsstatistiken.



Zur Verbesserung der Datenqualität werden vom LSKN nach Lieferung der Absol-ventendaten Plausibilitätsprüfungen vorgenommen. Ab der Erhebung im WS 2007/08 erhalten die Hochschulen vom LSKN eine Fehlerdatei und entsprechende Unterla-gen analog den Unterlagen in der Studentenstatistik.

Damit die Fehler in den Datensätzen im LSKN und Hochschulen gleichermaßen nachvollziehbar korrigiert werden können, muss ein Schriftverkehr zwischen den In-stitutionen (möglichst in elektronischer Form) die Fehlerkorrekturen dokumentieren. Die AG Datenqualität empfiehlt, zukünftig auf telefonische Rück- und Absprachen über Datenänderungen in den gemeldeten Datensätzen zu verzichten.

Die AG Datenqualität empfiehlt, den Prozess der Fehlerkorrektur zwischen dem LSKN und den HS bzw. externen Prüfungsämtern in folgenden Punkten zu verbes-sern:

• Die mit Einführung einer neuen Software ab 2008 zur Verfügung stehenden neuen Möglichkeiten der Fehlerkorrektur müssen genutzt werden, um mittel-fristig eine bessere Datenqualität zu erlangen. Wie auch für die Studierenden-statistik wird den Hochschulen für die Prüfungsstatistik ab der Erhebung WS 2007/2008 eine Datei mit den fehlerhaften Datensätzen zur Verfügung ge-stellt.

• Die AG begrüßt die Versendung der Fehlermeldungen pro Person (Matrikel-nummer) sowie die in diesem Satz enthaltenen Fehler und Fehlerschlüssel ab Sommer 2008 für die Meldung zum WS 2007/2008. Nach Prüfung der Feh-lermeldung wird zur weiteren Vereinfachung der Bearbeitung der Fehlermel-dungen vorgeschlagen, dass neben der Auflistung aller Fehler pro Matrikel-nummer auch eine Liste nach Fehlerfällen (mit Matrikelnummer) zur Verfü-gung gestellt wird. Zudem sollte die Fehlermeldung nach Fehlerfällen wie bis-her nach Kategorien wie Muss-Fehlern und Kann-Fehlern differenziert wer-den, um die Korrektur von nicht tolerierbaren Fehlern mit erster Priorität zu ermöglichen.

• Die PDF-Datei „Dokumentation der Plausibilitätsprüfungen“ kann unter www.lskn.niedersachsen.de/html/downloads.html heruntergeladen werden. Hier regt die AG Datenqualität nach der Durchsicht des Dokuments an, die Fehlerdokumentation nicht nur als PDF-Dokument, sondern als Dokument mit Datenbankfunktionen bereitzustellen.

• Der LSKN liefert für die Berechnung der leistungsorientierten Mittelzuweisung die aggregierten Datensätze der Absolventen als Personenzählung an das MWK. Zur Ermittlung des Formelparameters „mit der RSZ gewichtete Absol-venten“ werden von den Hochschulen die RSZ der einzelnen Studiengänge an das MWK übermittelt. Zur Ermittlung des Formelparameters „mit der RSZ gewichtete Absolventen“ empfiehlt die AG Datenqualität, nicht mehr von den Hochschulen die RSZ der einzelnen Studiengänge, sondern vom LSKN die RSZ an das MWK zu übermitteln (siehe Abb. 2 Empfehlung 4).


• Es wird empfohlen, dass in den Hochschulen und Prüfungsämtern offizielle Ansprechpartner plus Vertretungen benannt werden, die in einer Liste allen beteiligten Institutionen zugänglich gemacht wird.

• Die Einzelmeldungen der Absolventen (Promotionen) durch die Hochschulen erfolgen bisher sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform (Melde-bögen). Zur Vereinfachung des Datenaustauschs empfiehlt die AG Datenqua-lität, dass die Meldung der Absolventen (Promotionen) durch die Hochschulen zukünftig elektronisch erfolgen sollte.

4.2.2.5 Identische Plausibilitätsprüfungen in Hochschulen und LSKN Die HIS hat Plausibilitätsprüfungen erstellt, die mit den Plausibilitätsprüfungen des LSKN übereinstimmen sollten. (Siehe Abb. 2 Empfehlung 2).

Zum Vorgehen wird vorgeschlagen, dass vor Versendung der Datensätze an den LSKN zunächst die Plausibilitätsprüfung in den Hochschulen bzw. externen Prü-fungsämtern erfolgt. Die nicht tolerierbaren Fehler (Muss-Fehler) müssen und die tolerierbaren Fehler (Kann-Fehler) können in der Datenbank direkt korrigiert werden. Nach der Fehlerkorrektur werden die Prüfungsdaten erneut generiert (ggf. nochmals einer Plausibilisierung unterzogen) und an den LSKN versendet. Eine Kopie der ver-sendeten Prüfungsdaten und der Fehlermeldung wird in den Hochschulen archiviert. Die vom LSKN versendete Fehlermeldung wird mit der Fehlermeldung verglichen und ebenfalls archiviert.

Zur Sicherstellung der Identität der Plausibilitätsprüfungen muss jede einzelne Hoch-schule mit dem LSKN folgendes Verfahren durchlaufen. Vor Versendung der Daten-sätze an den LSKN wird zunächst die Plausibilitätsprüfung in den Hochschulen bzw. externen Prüfungsämtern durchgeführt. Sowohl der an den LSKN versendete Daten-satz als auch die Fehlermeldungen werden archiviert. Der LSKN plausibilisiert die gelieferten Datensätze und übersendet die Fehlermeldungen an die Hochschulen. Durch den Vergleich der Fehlermeldungen wird sichergestellt, dass l in den Hoch-schulen identische Plausibilitätsprüfungen vorliegen. Sollten nicht die gleichen Feh-lermeldungen vorliegen müsste wieder die doppelte Fehlerkorrektur - in der Kopie des gelieferten Datensatzes und in der Datenbank - erfolgen.

4.2.2.6 Zuordnung der Abschlussprüfungen zum Semester Die Diskussion in der AG hat ergeben, dass es bei Prüfungen, die zu Beginn eines Semesters abgelegt werden, bislang keine einheitliche Vorgehensweise der Zuord-nung der Abschlussprüfungen zum Semester gab. Da die Zuordnung der Abschluss-prüfung zum Semester für die Ermittlung der Fachstudiendauer und besonders für die Ermittlung des Formelparameters „Mit der RSZ gewichtete Absolventen“ von be-sonderer Bedeutung ist, empfiehlt die AG, dass das Datum der letzten Prüfungsleis-tung für die Zuordnung zum Semester entscheidend ist (siehe Übersicht 5).


Übersicht 5:

Datum der letzten Prüfung

Semesterzuordnung

Zwischen 01.10. und 31.3.

WS

Zwischen 01.04. und 30.09.

SS

Die Regelung des Wissenschaftsrates (Drs. 6825/05, S. 128, Köln, 29.08.2005) zur Semesterzuordnung bei Abschlussprüfungen ist in diesem Punkt eindeutig (siehe Anlage 3)

Verweis:

Nähere Informationen hierzu finden sich im HIS-Wiki:

http://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Amtliche_Statistik

In der Anlage 5 ist die Verwendung des Exmatrikulationsdatums in BSOS beschrie-ben.

4.3 Beschäftigte

4.3.1 Personal- und Personalstellenstatistik Für die Formel zur Berechnung der leistungsorientierten Mittelzuweisung werden die Personaldaten der amtlichen Statistik entnommen. Der Stichtag für die Erhebung ist der 01.12. des jeweiligen Jahres. Für Hochschulen, die ihre Daten mittels Papierbö-gen an den LSKN schicken, gilt als Rücksendetermin der 15.2. des folgenden Jah-res. Hochschulen, die elektronische Datenträger nutzen schicken diese bis 14.3. im folgenden Jahr an den LSKN.

Das Schlüsselverzeichnis mit Definitionen und Datensatzbeschreibungen ist unter folgendem Link kostenlos erhältlich:

http://www.nls.niedersachsen.de/html/downloads.html .

Bei der Personalstatistik ist es erforderlich, dass dieselben Definitionen zu den ein-zelnen Stellen durch alle Hochschulen genutzt werden. Definitionen zur Personalsta-tistik finden sich unter folgendem Link:

https://www-ec.destatis.de/csp/shop/sfg/bpm.html.cms.cBroker.cls?cmspath=struktur,vollanzeige.csp&ID=1021185

Die AG empfiehlt, die Daten für die Statistiken nach Lehr- und Forschungseinheiten auszuweisen, um Einheitlichkeit in den Bereichen Personal, Studierende und Be-schäftigte herzustellen.


Auch für das HKS werden die Personaldaten in der Untergliederung nach Lehr- und Forschungseinheiten – erstmalig für die Personaldaten des Jahres 2007 - benötigt. Hierbei ist darauf zu achten, dass es keine Abweichungen zu den Daten der amtli-chen Statistik gibt. Perspektivisch hält die AG eine Ausweisung von VZÄ für sinnvoll.

Die AG kritisiert, dass die Lieferung an die Bundesstatistiken sehr spät im Jahr er-folgt (August des Folgejahres). Dies liegt u. a. daran, dass die Hochschulen noch bis März des Folgejahres Umbuchungen vornehmen. Die AG empfiehlt eine landesinter-ne Veröffentlichung der Statistiken zum 1.Juni, um den HS und dem MWK die Daten früher als bisher zur Verfügung zu stellen. Die HS werden gebeten, ihre Datensätze rechtzeitig an den LSKN zu melden, um die Veröffentlichung zum 1.Juni nicht zu ge-fährden.

4.3.2 Berufungsstatistik Die Daten der Berufungsstatistik werden direkt von den HS an das MWK geliefert. Die Datenerhebung erfolgt an den einzelnen Hochschulen auf unterschiedliche Art und Weise.


4.4 Finanzen In diesem Bereich ist die Finanzstatistik von wesentlicher Bedeutung. Für die leis-tungsbezogene Mittelzuweisung werden für die Formelfächergruppen und den Be-reich „Zentrales“ Angaben zu den Haushaltsansätzen und den Drittmitteln benötigt. Für das HKS erfolgt eine weitere Differenzierung in Lehr- und Forschungseinheiten. Maßgeblich für die zu verwendenden Haushaltsansätze ist der Haushaltsplan, maß-geblich für die Drittmittel ist die Modellbeschreibung des MWK zur leistungsorientier-ten Mittelzuweisung.

Die AG hält es für erforderlich, dass die für die leistungsbezogene Mittelzuweisung maßgeblichen Drittmittel auch in den Jahresabschlüssen der Hochschulen enthalten sind. Hierzu ist eine Änderung der Bilanzierungsrichtlinie oder der Betriebsanweisung erforderlich.

Unter folgenden Links finden sich weitere Informationen zur Hochschulfinanzstatistik:

http://www.destatis.de/jetspeed/portal/cms/Sites/destatis/SharedContent/Oeffentlich/AZ/ZD/Rechtsgrundlagen/Statistikbereiche/FinanzenSteuern/505__HStatG.psml

http://www.destatis.de/jetspeed/portal/cms/Sites/destatis/Internet/DE/Content/Publikatio-nen/Qualitaetsberichte/BildungForschungKultur/Hochschulen/Hochschulfinanzen.psml

Die Erhebung der Statistik wird an den Hochschulen, die mit SAP arbeiten und durch das Kompetenzzentrum CCC unterstützt werden.


5 ICE – Information, Controlling, Entscheidung

ICE ist ein web-gestütztes Informationssystem für die Entscheidungsvorbereitung in Hochschulplanung und Hochschulpolitik. Es kann prinzipiell eine unbegrenzte Menge Daten verwalten, die gezielt wieder abgerufen und beliebig miteinander kombiniert werden können. ICE ist das Langzeitgedächtnis für statistische Daten und ideal für die Erstellung von Zeitreihen. Aktualisierungsrhythmen können bedarfsgerecht fest-gelegt werden. Ältere Daten bleiben dabei stets verfügbar. Es kann jederzeit auf die Historie zurückgegriffen und diese mit neuen Zahlen verglichen werden.

Herzstück der Auswertungsinstrumente ist die flexible Tabellengenerierung, mit de-ren Hilfe aus dem vorhandenen Datenbestand interaktiv beliebige Tabellen zusam-mengestellt werden können. Darüber hinaus können die mit der flexiblen Tabellen-generierung erstellten Tabellen als so genannte ICE-Standardtabellen abgespeichert werden, deren Inhalte nach dem Import neuer Datenbestände automatisch aktuali-siert werden können.

Auf Basis der ICE-Technologie werden mehrere Informationssysteme zur Verfügung gestellt: ICEland - Das Datenangebot für den bundesweiten Vergleich in der Hoch-schulpolitik (http://iceland.his.de).

ICEland wurde ursprünglich für den Informationsbedarf der Länder aufgebaut. Es wird derzeit von allen Wissenschaftsministerien, vom Wissenschaftsrat, von der KMK und einigen weiteren Institutionen genutzt. Die 2007 erweiterte Datenstruktur von ICEland erlaubt inzwischen auch fachlich gegliederte Auswertungen auf Hochschul-ebene und macht so bundesweite Vergleiche unter Hochschulen möglich. Damit ist ICEland nicht nur ein wichtiges Instrument für den Ländervergleich, sondern wird att-raktiv für alle Einrichtungen des Hochschulbereichs und insbesondere auch für Hochschulen. Zurzeit sind folgende Daten in ICEland enthalten: Hochschulstatisti-sche Basisdaten der amtlichen Statistik, Studierendenstatistik, Prüfungsstatistik, Per-sonalstatistik, Finanzstatistik, Kennzahlen; geplant sind auch Flächendaten.

ICEniedersachsen ist das erste ICE eines Bundeslandes und wurde im Auftrag des MWK entwickelt. ICEniedersachsen ist seit 2002 im produktiven Betrieb und ermög-licht es dem MWK und dem LSKN, ad-hoc tief gegliederte niedersächsische Hoch-schuldaten auszuwerten. ICEniedersachsen enthält einerseits umfangreiche Daten-bestände der amtlichen Statistik und andererseits Daten aus eigenen Erhebungen des MWK (Bewerbungen, Zulassungen). Im ICEniedersachsen werden auch landes-spezifische Besonderheiten abgebildet, es kann z. B. auf die landesspezifischen Fä-cherschlüssel zugegriffen werden (diese werden als vierte Hierarchieebene abgebil-det: Studienfächer Land � Studienfächer Bund � Studienbereiche � Fächergrup-pen). Es können nicht nur Köpfe gezählt (wie in der Bundesstatistik), es können auch Studienfälle ausgewertet werden. Auch die Durchführung von Analysen für Organisa-tionseinheiten einer Hochschule (Lehreinheiten bzw. Lehr- und Forschungseinheiten) ist möglich. ICEniedersachsen steht aus Datenschutzgründen nicht öffentlich zur Verfügung und ist nur über das Landes-Intranet von MWK und statistischem Lan-desamt nutzbar.

Das HKS-Portal Niedersachsen wird im Auftrag des MWK Niedersachsen derzeit von HIS für das Hochschulkennzahlensystem Niedersachsen als weitere ICE-Installation


entwickelt, die in der ersten Jahreshälfte 2009 als niedersächsisches HKS-Portal al-len niedersächsischen Hochschulen für Auswertungen zur Verfügung steht. Im HKS werden die Kennzahlen des Hochschulkennzahlensystems in tabellarischer und gra-fischer Darstellung angeboten, um für die leistungsbezogene Mittelzuweisung ein hohes Maß an Transparenz herzustellen.


6 Anlagen

Anlage 1

Erlass zum Master und zu Langzeitstudiengebühren (Gewährung von Studienbei-tragsdarlehen, MWK, AZ 22 B.5-70006-59 vom 04.06.2007)

Anlage 2

Entwurf: Erhebungsbogen für Absolventendaten

Anlage 3

Wissenschaftsrat Fachstudiendauer Zählweise letztes Semester (Auszug: Seite 128)

Anlage 4

Tabelle der Daten für Formel und Hochschulkennzahlensystem

Anlage 5

Erhebung von Studierendenstatistiken für die amtliche Statistik in BSOS

Georg-August-Universität Göttingen: Stabsstelle DV/ Stabsstelle Controlling 01.10.2008

Erhebungsbogen für Absolventendaten

Externes Prüfungsamt:

Matrikel-Nr. Nachname VornamePrüfungs-Semester

Prüfungs-Datum

Prüfungs-Note

Prüfungs-Status Abschluss AbschlNr 1.Fach

Fach-Nr 2.Fach Fach-Nr H/N m/w Geb.datum

Staats-Ang.

Fach-Sem.

1 2 3 4 5 6 7 8 8a 9 9a 10 11 12 13 14

123456 Mustermann Max 20081 05.05.2008 1,72 1 Master 007 Evang. Theologie 053 Mathematik 105 H m 05.05.2008 D 10

Legende:

Spaltennr. Erläuterung Status1 Matrikelnr.: notwendig2 Name notwendig3 Vorname notwendig4 Semester mit Zahenschlüssel angeben notwendig

z.B.: WS 07/08 = 20072; SS 08 = 20081; WS 08/09 = 20082; SS 09 = 20091 usw.5 Prüfungsdatum: Feld formatiert notwendig6 Prüfungsnote als Gesamtnote notwendig7 Prüfungsstatus: bestanden = 1/nicht bestanden = 0 notwendig8 Abschluß notwendig

8a Schlüsselnummer wie in angefügter Tabelle (HISSOS) notwendig9 Fach notwendig

9a Schlüsselnummer wie in angefügter Tabelle (HISSOS) notwendig10 Hauptfach =H/ Nebenfach = N notwendig11 männlich = m; weiblich = w optional12 Geburtsdatum: Feld formatiert optional13 Staatsangehörigkeit optional14 Fachsemester optional

Erhebungsdatum:

Anlage 2 Entwurf_Erhebungsbogen_Absolventendaten.xls Seite 1 von 1dv24 Walloschke

CO2 Kalbitzer

Drs. 6825/05 Köln, 29.08.2005

Entwicklung der Fachstudiendauer an Universitäten von 1999 bis 2003

2005

- 128 -

Die vorliegende Auswertung bezieht sich auf die Fachstudiendauer. Die Fachstu-diendauer gibt die Anzahl der Fachsemester wieder, die in dem abgeschlossenen Fach bis zur Erreichung eines ersten Hochschulabschlusses studiert wurden. Bei Studiengangwechslern werden Semester aus anderen Studiengängen in dem Um-fang mitgezählt, wie sie für den neuen Studiengang anerkannt worden sind. Auch die im Ausland verbrachten Studienzeiten und sonstigen Urlaubssemester werden mit-gezählt.19) Prüfungssemester und Zeiten für die Diplom- oder Magisterarbeit werden entsprechend der Festlegungen in den Studienordnungen ebenfalls mitgezählt.

I.3. Zeitpunkt des Studienabschlusses

Bislang wird davon ausgegangen, dass als Studienende der Zeitpunkt der Feststel-lung des Prüfungsergebnisses gewertet wird. Es wird eine einheitliche Zählweise der Fachsemester für die Berechnung der durchschnittlichen mittleren Fachstudiendauer unterstellt. In der Realität dürfte jedoch abweichend verfahren werden. So wird das Studienende an den Hochschulen häufig mit dem Ende der mündlichen und schriftli-chen Prüfungen gleichgesetzt, auch wenn nach Maßgabe der Prüfungsordnung die Diplomarbeit nach den mündlichen und schriftlichen Prüfungen angefertigt werden kann.20)

In Kombinationsstudiengängen gilt ein Studium erst dann als abgeschlossen, wenn sämtliche Prüfungen abgelegt sind. Die von der Statistik gemessene Studienzeit läuft weiter, auch wenn das Studium des ersten Faches bereits abgeschlossen wurde. Die ausgewiesene Studienzeit für das erste Fach wird so von der Studiendauer im Zweit- oder Drittfach bestimmt.

I.4. Zählweise des letzten Semesters

Prüfungszeiten sind definitionsgemäß Teil des Studiums, Prüfungssemester werden entsprechend mitgezählt. In den hier verwendeten Statistiken werden ganzzahlige Angaben über die Anzahl der studierten Semester in dem betreffenden Fach ver-wendet. Bei der Umrechnung des letzten Semesters auf ganzzahlige Angaben wird der seit dem Prüfungsjahr 1993 geänderten Konvention der Statistischen Ämter ge-folgt. Danach wird das Semester, in dem die Prüfung abgeschlossen wird, voll zur Fachstudiendauer gezählt. Dieses Verfahren weicht von der Berechnung in den bis-herigen Veröffentlichungen über die Fachstudiendauer durch den Wissenschaftsrat ab. In früheren Analysen wurde das Prüfungssemester nur dann zur Fachstudien-dauer gezählt, wenn die letzte Prüfung in der zweiten Hälfte des Semesters oder in der ersten Hälfte des darauf folgenden Semesters stattgefunden hatte. Die geänder-te Gewichtung des letzten Semesters kann dazu führen, dass die Werte für die Fachstudiendauer nach der neuen Abgrenzung etwas höher ausfallen. Dies ist bei dem Zeitvergleich der Medianwerte zu berücksichtigen.

19) In den Fachstudienzeiten der Diplom-II-Studiengänge an den ehemaligen Universitäten-

Gesamthochschulen sind zudem auch mögliche Zeiten für Praxissemester (im Rahmen eines vo-rangegangenen Diplom-I-Studiums) enthalten.

20) Nach einer früheren Umfrage bei den Hochschulen durch das Statistische Bundesamt zusammen mit den Länderressorts, die dem Ziel eines einheitlichen Verfahrens zur Erfassung der Fachsemes-ter bis zum Examen diente, bestand bei gut 46 % der Hochschulen die rechtliche Möglichkeit einer Exmatrikulation vor dem Prüfungsende, von der aber nur wenig Gebrauch gemacht wurde.

Co2_Kalbitzer _080527 1 von 2

Tabelle: Daten für die Leistungsorientierte Mittelvergabe des Landes (Formel) und das Hochschulkennzahlensystem NDS (HKS)

lfd. Nr. Berichte

Kennzahl Formel oder HKS

Daten herkunft

Daten übermittelung

Daten adressat

Empfehlungen

1 Studium und Lehre Studierende Studienanfänger im 1.

Hochschulsemester (Erststudium)

Formel/HKS HS LSKN MWK Die Arbeitsgruppe empfiehlt, dass die Hochschulen für die Formel und das HKS Informationen über Fachfälle zur Verfügung stellen, damit diese die Ergebnisse auch prüfen können. Dies könnte entweder durch einen Sonderbericht oder durch eine Veröffentlichung im Auswertungsportal des HK-Systems erfolgen. Hierzu ist eine Meldung des Erst- und Zweitfachs erforderlich

Studierende insgesamt HKS HS LSKN MWK Annahmequote HKS HS Onlineverfahren MWK Die Kapazitätsberechung soll auf Grundlage von VZÄ erfolgen. Auslastungsquote HKS Kapaz/MWK In den aktuellen und auslaufenden Studiengängen müssen alle

Studierenden, die innerhalb der Regelstudienzeit studieren erfasst werden.

Bildungsausländer Formel HS LSKN MWK Outgoings Formel HS -- MWK 2 Absolventen Absolventen insgesamt Formel/HKS HS

Externe Prüfungs -ämter

LSKN MWK Die Absolventendaten können aus Datenschutzgründen bisher nicht als Einzeldatensätze überprüft werden. Die HS haben keinen detaillierten Zugriff auf Daten der externen Prüfungsämter. Empfehlung: Eine Änderung des §19 NHG im Rahmen der NHG-Novelle sollte mit dem Ziel erfolgen, daß die Daten als Einzeldatensätze von den Prüfungsämtern zur Verfügung gestellt werden können (Vorlage siehe Anlage 2: „Entwurf_Erhebungsbogen_Absolventendaten“)

darunter Absolventinnen Formel/HKS HS Externe Prüfungs -ämter

LSKN MWK Die Absolventendaten können aus Datenschutzgründen bisher nicht als Einzeldatensätze überprüft werden. Die HS haben keinen detaillierten Zugriff auf Daten der externen Prüfungsämter. Empfehlung: Eine Änderung des §19 NHG im Rahmen der NHG-Novelle sollte mit dem Ziel erfolgen, daß die Daten als Einzeldatensätze von den Prüfungsämtern zur Verfügung gestellt werden können (Vorlage siehe Anlage 2: „Entwurf_Erhebungsbogen_Absolventendaten“)

Co2_Kalbitzer _080527 2 von 2

lfd. Nr. Berichte

Kennzahl Formel oder HKS

Daten herkunft

Daten übermittelung

Daten adressat

Empfehlungen

Regelstudienzeit (zur Gewichtung der Absolventen)

Formel HS -- MWK Die HS haben bisher die RSZ der Studiengänge an das MWK per Exceltabelle geliefert. Im MWK wurden diese dann mit den Absolventendaten verknüpft. Empfehlung: Zukünftig soll das LSKN die RSZ als Merkmal in die amtliche Statistik aufnehmen und so dem MWK direkt zur Verfügung stellen.

Erfolgsquote HKS Promotionen Formel/HKS HS LSKN MWK Die Datenlieferung erfolgt z.T. noch anhand von Einzelmeldungen in

Papierform. Empfehlung: Umstellung der Meldungen auf elektronische Form.

davon Frauen Formel/HKS HS LSKN MWK Die Datenlieferung erfolgt z.T. noch anhand von Einzelmeldungen in Papierform. Empfehlung: Umstellung der Meldungen auf elektronische Form.

3 Personal nichtwissenschaftliches

Personal HKS HS LSKN MWK

wissenschaftliches Personal

HKS HS LSKN MWK

dar. weibliches wiss. Personal

Formel/HKS HS LSKN MWK

dar. Professoren HKS HS LSKN MWK

dar. Professorinnen Formel/HKS HS LSKN MWK

neu berufene Professorinnen

Formel/HKS HS -- MWK

Weitere AvH-Stipendien Formel AvH -- MWK Empfehlung: Parallele Meldung der AvH-Stiftung an die HS ???

winkelmann Seite 1 01.10.2008

\\Ug-uzdv-fs2\transfer\CO_LHK\Datenqualität_MWK_NLS_UNIS\Abschlussbericht\Anlage 5 Exmatrikulationsdatum in BSOS.doc

Beispielhafte Erläuterungen zur Erhebung von

Studierendenstatistiken für die amtliche Statistik

Maske von BSOS für den Statistiklauf

An Hand des Eingabefeldes "Bezugsdatum für Statistiklauf" wird das Semester, für das die Daten geliefert werden sollen, ermittelt (die

Vorbelegung erfolgt mit dem Tagesdatum). Das ermittelte Semester wird

als "Berichtssemester für die Studentenstatistik" angezeigt.

Der Stichtag zur Behandlung der Exmatrikulierten findet sich im Fenster

"Parameter" und wird aus der Tabelle "sossys" aus dem Feld "stistat"

gelesen.



Studierende, die sich VOR dem Stichtag - aber im Berichtssemester –

exmatrikuliert haben, werden im Berichtssemester NICHT gezählt:

• Studierende, die sich zunächst in das Berichtssemester

zurückgemeldet haben, anschließend aber mit einem

Exmatrikulationsdatum VOR dem Stichtag exmatrikuliert wurden,

werden als Exmatrikuliert zum Ende des vergangenen Semesters

gemeldet.

• Erst- und Neueinschreiber im Berichtssemester, die mit einem

Exmatrikulationsdatum VOR dem Stichtag exmatrikuliert wurden,

werden NICHT gemeldet, da sie als "nicht anwesend" gelten.

Studierende, die NACH dem Stichtag - aber im Berichtssemester –

exmatrikuliert wurden, werden im Berichtssemester mit dem Studierendenstatus gemeldet, der unmittelbar vor der Exmatrikulation

galt (Rückmeldung, Erst- bzw. Neueinschreibung, Beurlaubung). Diese

Personen werden im kommenden Berichtssemester als "Exmatrikuliert im

vorhergehenden Semester" gemeldet.



Beispielhafter Auszug aus dem Statistikprotokoll:

Modulstand bsos : 28.01.2008

Amtliche Statistik ausführen 23.05.2008 09:53:28

Berichtssemester: 20081

Semesteranfang: 01.04.2008

Semesterende: 30.09.2008

Stichtag der Statistiklieferung: 01.05.2008

Vorsemester: 20072

VorSemesteranfang: 01.10.2007

VorSemesterende: 31.03.2008

Stichtag der Statistiklieferung Vorsem: 01.11.2007

Das Programm hat 12 Fälle bearbeitet

Es werden 12 Datensätze geschrieben

In nachfolgender Tabelle sind verschiedene Testläufe mit 12

Studierendendatensätzen dargestellt. Links dargestellt ist das jeweilige Antragsdatum auf Exmatrikulation (exmandat) sowie das

Exmatrikulationsdatum (exmdat). Rechts dargestellt sind verschiedene

Läufe mit Veränderung des Stichtages (Tabelle sossys, Feld stistat).

Stichtag Antragsdatum

der Exmatriku-

lation (exmandat)

Exmatriku-

lationsdatum

(exmdat)

Matrikel-

nummer 24.05.08 25.05.0

8

26.05.0

8

27.05.0

8

Ohne

Stichtagsdatum

07.05.2008 25.05.2008 1600 3 3 5 5 3

07.05.2008 26.05.2008 1612 3 3 3 5 3

07.05.2008 27.05.2008 1614 3 3 3 3 3

25.05.2008 25.05.2008 1619 3 3 5 5 3

25.05.2008 26.05.2008 1623 3 3 3 5 3

25.05.2008 27.05.2008 1645 3 3 3 3 3

26.05.2008 25.05.2008 1760 3 3 5 5 3

26.05.2008 26.05.2008 1814 3 3 3 5 3

26.05.2008 27.05.2008 1815 3 3 3 3 3

27.05.2008 25.05.2008 1673 3 3 5 5 3

27.05.2008 26.05.2008 1726 3 3 3 5 3

27.05.2008 27.05.2008 1731 3 3 3 3 3

3 = Rückmeldung

5 = Exmatrikulation

Systemdatum hat keinen Einfluss auf die Amtliche

Statistik

Jede Spalte stellt einen Statistiklauf mit einem bestimmten Stichtagsdatum dar. Es zeigt sich, dass das Datum, an dem die Daten

generiert worden sind (Bezugsdatum), keinen Einfluss auf die Daten hat



bzw. zu keinerlei Veränderung geführt hat. Führt man also den

Statistiklauf bspw. mit dem Bezugsdatum 23.05.08 am 23.05., 24.05.,

25.05., 26.05. oder 27.05. aus, so kommt es zu keinerlei Veränderung

des Datenbestandes. Das Antragsdatum auf Exmatrikulation hat ebenfalls keinen Einfluss auf

die Daten. Entscheidend ist allein das Exmatrikulationsdatum.

Hinweise zum Stichtagsdatum

Alle Studierenden besitzen schon ein Exmatrikulationsdatum, werden also

im laufenden Semester abhängig vom Stichtag zu Exmatrikulierten (statistisch betrachtet). Dabei zählt das Programm nur diejenigen als

exmatrikuliert, deren Exmatrikulationsdatum (exmdat) vor dem Stichtag

liegt.

Stichtagsdatum 24.05.2008:

Für alle Matrikelnummern liegt das Exmatrikulationsdatum nach dem

Stichtag. Somit sind alle Studierende zum Stichtagsdatum 24.05.2008

noch keine Exmatrikulierten.


Das Programm zählt nur Studierende mit Exmatrikulationsdatum vor dem

25.05.2008 als Exmatrikulierte. Somit sind alle Studierende zum

Stichtagsdatum 25.05.2008 noch keine Exmatrikulierten.


Für 4 Matrikelnummern liegt das Exmatrikulationsdatum vor dem

Stichtagsdatum 26.05.08, für 4 Fälle zu diesem Tag und 4 nach diesem Tag. Hier werden also 4 Fälle als exmatrikuliert und 8 als rückgemeldet

gezählt.

Hinweis zum Stichtagsdatum 27.05.2008:

Für 8 Matrikelnummern liegt das Exmatrikulationsdatum vor dem Stichtagsdatum 27.05.08 und für 4 Fälle zu diesem Tag. Hier zählen also 8

Fälle als exmatrikuliert und 4 als rückgemeldet.

Hinweis zum Stichtagsdatum „ohne Stichtagsdatum“:

Ist kein Stichtagsdatum eingetragen oder die Option "ab Semesterbeginn"

aktiv, werden alle 12 Fälle nicht als Exmatrikulierte gezählt.

Allgemeiner Hinweis:

Erst- und Neueinschreiber, die sich während des Semesters beurlauben lassen, bekommen den Status "Beurlaubt".

Documents

Abschlussbericht AG Datenqualit t Oktober 2008.doc)€¦ · Version 8.0 vom 01.10.2008 Seite 6 von 34 3.3 Vorgehensweise Bei sämtlichen Arbeitsschritten lag der Fokus der Arbeitsgruppe