Access Einfuehrung

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MS Access

AccessDas Datenbankprogramm von Microsoft

Access / Engelsberger

ThemenbersichtWas ist eine DB? Vorteile einer DB Grundlagen - Datenmodellierung Planung einer DB Objekte von Access Einstieg ins Programm

MS Access

Access / Engelsberger

ThemenbersichtWas ist eine DB? Vorteile einer DB Grundlagen - Datenmodellierung Planung einer DB Objekte von Access Einstieg ins Programm

MS Access

Access / Engelsberger

Was ist eine Datenbank?

MS Access

Eine DB ist ein System zur Verwaltung groer Datenmengen, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen, wie bspw.Personaldaten der Mitarbeiter / Schler n Telefonbuch n

Die Daten werden in Tabellenform hinterlegt bzw. gespeichert. DB bieten zahlreiche Werkzeuge zur Auswertung, Analyse, Bearbeitung und Prsentation der Daten.Access / Engelsberger

Drei Grundfunktionen

MS Access

Die in einer relationalen DB gespeicherten Daten lassen sich (fast) beliebig auswerten. SelektionIst die Auswahl von Tabellenzeilen

ProjektionIst die Auswahl von Tabellenspalten

RelationIst die Verknpfung der Informationen aus zwei Tabellen.Access / Engelsberger

Beispiele fr eine DB

MS Access

Adressenliste der Freunde und Bekannte Personaldaten der Mitarbeiter eines Betriebes Personaldaten der SchlerInnen einer Schule Lieferanten- & Kundenlisten ArtikelstammdatenAccess / Engelsberger

Relationale Datenbank

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In einer relationalen DB arbeitet man mit mehreren Tabellen, welche mit sog. Schlsselfelder verknpft sind.

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Definition des Primrschlssels

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Primrschlssel sind zur Definition von Beziehungen zwischen Tabellen erforderlich! In einem Datenfeld mit Primrschlssel ist zu jedem Datensatz ein Eintrag erforderlich! Wird eine Tabelle geffnet, so ist diese immer nach den Kriterien des PS geordnet! Ein Primrschlssel kann nur einmalig je Tabelle vergeben werden! Wurde beim Anlegen einer neuen Tabelle kein Primrschlssel vergeben, fragt Access automatisch beim Speichern bzw. Schlieen der Tabellenstruktur, ob ein Primrschlssel von Access erzeugt werden soll. Wird der Schlssel nicht manuell definiert, so definiert Access das Schlsselfeld als AutoWert-Datenfeldtyp.Access / Engelsberger

Beispiel

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Wren die Daten in der Tabelle Eingnge organisiert, so msste man die Adresse eines Lieferanten, der mehrere Artikel liefert, mehrfach eingeben und auch etwaige nderungen mssten mehrfach vorgenommen werden.Access / Engelsberger

Vorteile einer DB

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Reduzierung des Mehraufwandes beim Eingeben und Pflegen der Daten (keine Dateninkonsistenz) keine Doppelfhrung der Datenstze (keine Redundanzen!) Schreibfehlern kann vorgebeugt werden Geringhaltung der Datenmenge bzw. des Speicherplatzes schnelles Suchen und Finden sowie eine gute Auswertung und Analyse der gespeicherten DatenAccess / Engelsberger

Architektur einer Access-DBBenutzerSicht Logische Sicht

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stellt die Sicht des Anwenders dar, der nur mit einem Teil der Daten arbeitet verknpft die Daten, um sie der Benutzer Ebene gebrauchsadquat zur Verfgung zu stellen

Interne oder beschftigt sich mit der physikalischen Anordnung der Daten auf den physik. Sicht Datentrgern

Lagerbestand (Formular 1) Lagerbestand (Abfrage 1)

Umstze (Formular 2) Umsatz / Kunde (Abfrage 2)

Top 10-Kunden (Bericht) Top 10-Kunden (Abfrage 3)

Artikeltabelle (Access DB)

Rechnungen (Excel-Mappe)

Kundentabelle (Access DB)

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Logischer & physischer DBEntwurf

MS Access

Beschreibt die Daten und die Tabellenstruktur: Logischer DB-Entwurf Welche Daten sollen gespeichert werden? Wie sollen die Daten strukturiert werden? Physischer Legt die Art der Speicherung fest: DB-Entwurf Welche Zugriffspfade werden eingerichtet? Wie viele Speichereinheiten stehen zur Verfgung? Welche Informationen treten idR als Suchkriterium auf?

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Planungsprozess einer DB

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Zu Beginn einer DB-Anwendung steht das Planen und Anlegen einer DB in ihrer Grundstruktur.(Die Daten werden sozusagen modelliert!)

Anschlieend folgt die Erstellung aller Datentabellen. Danach knnen Daten eingegeben werden, wie bspw. in Form von Formularen. Mittels Abfragen knnen die Daten nach speziellen Kriterien ausgewertet werden. Die Resultate der Abfragen lassen sich anschaulich am Monitor oder als Ausdruck in Form eines Berichtes anzeigen.

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Datenmodellierung

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In relationalen Datenbanken werden die Daten bzw. Informationen so gespeichert, dass einzelne Informationen nicht mehrfach vorkommen bzw. keine leeren Felder mitgefhrt werden. Diese Vorgehensweise wird in der Fachsprache als Normalisierung bzw. Normalisieren bezeichnet. Die wichtigsten Vorschriften hierzu:n n n n

die in einem Feld gespeicherten Informationen drfen nicht weiter zerlegbar sein, (Name: Vorname, Familienname) in einer Tabelle muss am Schnittpunkt von Zeile und Spalte immer ein Wert stehen, (keine leeren Felder!) in einer Tabelle sollten alle Felder vom Primrschlssel abhngig sein, bei Verknpfen von Informationen aus zwei Tabellen spielt die mengenmige Beziehung zwischen den Tabellen eine entscheidende Rolle!Access / Engelsberger

Beziehungen zwischen Tabellen

MS Access

Nachdem die DB in verschiedene Tabellen aufgeteilt wurde, mssen zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknpfungen = Relations) hergestellt werden. Beziehungen sind bspw. notwendig, umn n n

Daten aus unterschiedlichen Tabellen mit Abfragen auszuwerten Berichte aus mehreren Tabellen bzw. Abfragen auszufertigen Datenstze verschiedener Tabellen in einem Formular zu bearbeiten

Damit ein DB-Programm erkennt, dass zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknpfungen) bestehen, muss zunchst fr jede Tabelle ein Primrschlssel definiert worden sein!

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Die 3 BeziehungsartenEins-zu-Eins-Beziehung (1:1)Tanzschler 1besitzt

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1

Mitgliedsausweis

Eins-zu-Viele-Beziehung (1:n; n:1)Tanzschler ngehrt

1Altersstufe

Viele-zu-Viele-Beziehung (m:n)Tanzschler mbeteiligt

n

Tanzkurs

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Eins-zu-Eins-BeziehungTanzschler 1besitzt

MS Access 1Mitgliedsausweis

Ein Tanzschler besitzt einen Mitgliedsausweis und ein Mitgliedsausweis ist genau einem Schler zugeordnet. Das bedeutet, dass genau ein Datensatz aus der ersten Tabelle, genau einem Datensatz aus der zweiten Tabelle zugeordnet ist. IdR sind die Datenstze somit auch in einer Tabelle zusammengefasst, auer aufgrund zu umfangreicher Datenstze, empfiehlt es sich die Tabelle zu teilen.

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Eins-zu-Viele-BeziehungTanzschler ngehrt

MS AccessAltersstufe

1

Ein Tanzschler ist genau einer Altersstufe zugeordnet und einer Altersstufe wiederum gehren mehrere Tanzschler an. Diese Art von Beziehung ist die am hufigsten definierte Beziehung. Fr jeden Datensatz der ersten Tabelle knnen mehrere zugeordnete Datenstze aus der zweiten Tabelle existieren. Andererseits ist ein Datensatz der zweiten Tabelle genau einem Datensatz der ersten Tabelle zugewiesen.Access / Engelsberger

Viele-zu-Viele-BeziehungTanzschler mbeteiligt

MS AccessTanzkurs

n

Ein Tanzschler ist an mehreren Tanzkursen beteiligt. Ein Tanzkurs setzt sich wiederum aus mehreren Tanzschlern zusammen. Das bedeutet, dass jedem Datensatz in einer Tabelle mehrere Datenstze aus einer anderen Tabelle zugeordnet sein knnen und genauso umgekehrt. Diese Beziehung kann nur durch eine zustzliche Tabelle hergestellt werden, in der der Primrschlssel aus dem Schlssel beider Tabellen zusammengesetzt ist.Access / Engelsberger

Einfaches ER-Modell - Bsp

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1Abteilung

besteht aus

nMitarbeiter

n

arbeiten in

mProjekte

Abteilungs-Nr

Bezeichnung

Projekt-Nr

Beschreibung

Personal-Nr

Nachname

Vorname

Abteilungs-Nr

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Standardbeziehungen

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Eine relationale Beziehung besteht automatisch, wenn die Tabellen nach den Grundstzen der relationalen DB erstellt werden. Probleme bei Standardbeziehungen sind lose Verbindungen zwischen den Tabellen. Bspw. der gelschte Kurs A1 aus der Tabelle Tanzkurs, scheint weiterhin in der Tabelle Kursbelegung auf!

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Referentielle IntegrittR.I. bedeutet, dass zwischen den betreffenden Tabellen eine feste Beziehung eingerichtet wird.

MS Access

Damit wird gewhrleistet, dass bei jeder Vernderung von Inhalten der Schlsselfelder quergeprft wird, ob die Beziehung der Tabellen durch diese Vernderungen verletzt wird!

Bspw. wird der Kurs A1 der Tabelle Tanzkurs gelscht, so wird dies auch in Tabelle Kursbelegung aktualisiert.

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Beziehungen erzeugen

MS Access

Zur Definition von Standardbeziehungen und Beziehungen mit referentieller Integritt stellt Access ein besonderes Beziehungsfenster zur Verfgung.

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Unterdatenblatt bei RI

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ProgrammfensterTitelleiste Menleiste

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Symbolleiste

Startdialog

Arbeitsflche

Statusleiste

.mdb = Microsoft DatenbankAccess / Engelsberger

Wiederholungsfragen!

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Was versteht man unter einem Datenbankprogramm? Was bedeutet eine relationale Datenbank? Welche Prozesse durchlauft eine Datenbankplanung? Was versteh