Act FaxSer ver Benut zer handbuch Sechste erweiterte Ausgabe ActFax Communication-Software GmbH http://www.actfax.com office@actfax.com Hinweis Copyright ActFax Communication-Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. DiesesProduktoderTeiledavondrfenlediglichentsprechenddenBestimmungenderLi-zenzvereinbarung kopiert und eingesetzt werden. Jede andere Nutzung ist untersagt. Kein Teil dieses Handbuchs darf ohne die vorherige schriftliche Zustimmung von ActFax Communica-tionreproduziert,bertragen,bersetzt,abrufbarineinemMediumgespeichertoderineine gesprochene Sprache oder Computersprache bersetzt werden. nderungen des Inhalts dieses Handbuchs bleiben vorbehalten. Der Inhalt dieses Handbuchs begrndet keinerlei Ansprche von Seiten des Kufers. Laut Gesetz ist es Ihnen gestattet, eine Sicherungskopie des Programms zum Zwecke der Ar-chivierung anzufertigen. Jede weitere Kopie dieser Software gleich zu welchem Zweck ist gesetzwidrig und wird strafrechtlich und zivilrechtlich verfolgt. Warenzeichen Microsoft und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. UNIX istein eingetragenesWarenzeichen der American Telephone and Telegraph Compa-ny. Pentium ist in den USA ein eingetragenes Warenzeichen der Intel Corporation. Hewlett-Packard ist ein eingetragenes Warenzeichen der Hewlett-Packard Company. IBM ist ein eingetragenes Warenzeichen der International Business Machine Corporation. ZyXEL ist ein eingetragenes Warenzeichen der ZyXEL Communication Corporation. DieVerwendungeineshiernichtexplizitaufgefhrtenWaren-oderFirmenzeichensistkein Hinweis auf die freie Verwendbarkeit desselben. Copyright ActFax Communication-Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Part.No. 2511-S02-G 2ActiveFax Benutzerhandbuch Software Lizenzvereinbarung SOFTWARE NUTZUNGS- UND GEWHRLEISTUNGSBEDINGUNGEN BITTELESENSIEDIEFOLGENDENSOFTWARE-NUTZUNGSBEDINGUNGENVOR DEMEINSATZDERSOFTWARESORGFLTIGDURCH.DASRECHTZURNUT-ZUNG DER SOFTWARE WIRD IHNEN NUR BERTRAGEN, WENN SIE DEN NACH-FOLGENDENNUTZUNGSBEDINGUNGENZUSTIMMEN.DURCHDENEINSATZ DERSOFTWAREERKLRENSIESICHMITDIESENBEDINGUNGENEINVER-STANDEN. FALLSSIEMITDENNUTZUNGSBEDINGUNGENNICHTEINVERSTANDENSEIN SOLLTEN,MSSENSIEENTWEDERDIESOFTWAREVONIHRERFESTPLATTE LSCHEN ODER DIE SOFTWARE KOMPLETT GEGEN EINE VOLLE ERSTATTUNG DES KAUFPREISES ZURCKGEBEN. SOFTWARE-NUTZUNGSBEDINGUNGEN Gegen Zahlung der entsprechenden Lizenzgebhr erhlt der Lizenznehmer ein Nutzungsrecht an der Software zu folgenden Bedingungen: VERWENDUNG: Die Software darf lediglich auf der dem Lizenzvertrag zugrunde liegenden AnzahlvonComputernbenutztwerden.Esistnichtgestattet,dieSoftwarezuzerlegen,zu dekompilieren oder eine Rckbersetzung vorzunehmen, es sein denn, dies ist durch den Ge-setzgeber ausdrcklich gestattet. KOPIEN UND ANPASSUNGEN: Kopien und Anpassungen der Software drfen vom Kun-den fr Archivzwecke angefertigt werden oder aber wenn das Kopieren bzw. Anpassen einen frdenEinsatzderSoftwareaufeinemComputernotwendigenArbeitsschrittdarstellt.Die Kopien bzw. Anpassungen drfen zu keinem anderen Zweck angefertigt werden. EIGENTUM: Der Kunde erklrt, dass er keine Rechte oder Eigentumsansprche an der Soft-ware hat, die ber das Nutzungs- und Eigentumsrecht an dem physischen Datentrger hinaus-gehen. Der Kunde wei und akzeptiert, dass die Software urheberrechtlich geschtzt ist.Bei einer Verletzung des Urheberrechts kann der Kunde vom Hersteller haftbar gemacht werden. BERTRAGUNG DER SOFTWARENUTZUNGSRECHTE: Der Kunde darf das Nutzungs-recht an der Software an einen Dritten bertragen, wenn jener die Nutzungsbedingungen an-erkennt.MitderbertragungerlschenalleNutzungsrechtedesKunden,undzwarauchan etwaigen Kopien und Anpassungen. Diese sind dem Dritten zu bergeben; soweit der Kunde Kopien dem Dritten nicht bergibt, hat er sie zu vernichten. UNTERLIZENZEN UND WEITERGABE: Der Kunde darf die Software nicht verleihen, an DrittelizenzierenoderKopienundAnpassungen derSoftwareaufDatentrgeroderanderen Medien verteilen. Jede Weiterverteilung der Software oder Anpassungen davon bedrfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Herstellers. ERLSCHEN DER VEREINBARUNG: Bei einem Versto gegen diese Nutzungsbedingun-gen kann der Hersteller den Kunden auffordern, den Versto gegen die Nutzungsbedingungen ActiveFax Benutzerhandbuch3 rckgngig zu machen. Kommt der Kunde dieser Aufforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach, kann der Hersteller dem Kunden das Nutzungsrecht entziehen. AKTUALISIERUNGEN UND ERWEITERUNGEN: Der Kunde erkennt an, dass kein Recht aufdenErhaltvonAktualisierungenundErweiterungenbesteht,diederHerstellereventuell im Rahmen separater Untersttzungsvereinbarungen zur Verfgung stellt. SOFTWARE-GEWHRLEISTUNGSBEDINGUNGEN GEWHRLEISTUNGSFRIST: Der Hersteller gewhrleistet fr einen Zeitraum von 6 Mona-tenabKauf,dassdieSoftwareihreProgrammfunktionenerfllt,sofernalleDateienord-nungsgem installiert wurden.Dennoch ist nach dem jetzigen Stand der Technik der vllige Ausschluss von Fehlern in der Software nicht mglich. Falls die Software innerhalb der Ge-whrleistungsfrist ihre Programmfunktionen nicht erfllt, kann der Kunde Ersatz oder Repara-turfordern.KannderHerstellerinnerhalbeinesangemessenenZeitraumskeineErsatzliefe-rung leisten, kann der Kunde gegen Rckgabe der Software und aller eventuell angefertigter Kopien kostenfrei vom Vertrag zurcktreten. DATENTRGER:DerHerstellergewhrleistetfreinenZeitraumvon6MonatenabKauf, dass eventuell mitgelieferte auswechselbare Datentrger frei von Material- und Fabrikations-fehlernsind.SollteninnerhalbdesGewhrleistungszeitraumsFehleramDatentrgerauftre-ten, kann der Kunde Ersatz fordern. Kann der Hersteller innerhalb eines angemessenen Zeit-raums keine Ersatzlieferung leisten, kann der Kunde gegen Rckgabe der Software und Zer-strungallereventuellangefertigterKopienaufnichtauswechselbarenDatentrgernkosten-frei vom Kauf zurcktreten. ANMELDUNGVONGEWHRLEISTUNGSANSPRCHEN:DerKundemussdenHer-stellersptestens30TagenachAblaufdesGewhrleistungszeitraumsschriftlichvonseinen Gewhrleistungsansprchen in Kenntnis setzen. EINSCHRNKUNGDERGEWHRLEISTUNG:Gewhrleistungsansprchegegenden Hersteller, die ber die oben genannten Gewhrleistungen hinausgehen, sind ausgeschlossen. MndlicheoderschriftlicheAbsprachenbestehennicht.Gewhrleistungsansprchesindauf denGewhrleistungszeitraumvon6Monatenbegrenzt,soferndieseBegrenzunggesetzlich zulssig ist. Neben der hier beschriebenen Gewhrleistung gelten die vom Gesetzgeber vorge-schriebenen Gewhrleistungsansprche. SCHADENERSATZANSPRCHEUNDHAFTUNGSBESCHRNKUNG:SCHADENER-SATZANSPRCHEGEGENDENHERSTELLERSOWIEDESSENERFLLUNGS-O-DERVERRICHTUNGSGEHILFEN,GLEICHAUSWELCHEMRECHTSGRUND(Z.B. AUSBERATUNG,POSITIVERVERTRAGSVERLETZUNGODERUNERLAUBTER HANDLUNG),INSBESONDEREAUCHFRINDIREKTEUNDFOLGESCHDEN, SIND AUSGESCHLOSSEN. DieseLizenzvereinbarungenunddieGewhrleistungsbedingungenregelnabschlieenddie Bedingungen zwischen dem Hersteller und dem Kunden. Eventuell in der Verpackung mitge-lieferteVereinbarungenundGewhrleistungsbedingungenandererSoftwareherstellerkom-men nicht zur Anwendung. 4ActiveFax Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis 1. Einfhrung9 1.1. Benutzung dieses Handbuchs.........................................................9 1.1.1. Hilfesystem......................................................................................... 9 1.1.2. Hinweissymbole................................................................................ 10 1.2. Was ist ActiveFax? ......................................................................10 1.3. Systemanforderungen ..................................................................11 1.3.1. Hardwareanforderung Fax Server..................................................... 11 1.3.2. Hardwareanforderung Fax Client ..................................................... 11 1.4. Konzeption...................................................................................12 1.4.1. Faxversand ........................................................................................ 13 1.4.2. E-Mail Versand................................................................................. 13 1.4.3. Faxempfang....................................................................................... 14 1.4.4. Faxabruf (Fax-On-Demand) ............................................................. 14 1.5. Bildschirmerklrung ....................................................................15 2. ActiveFax installieren17 2.1. Programmbersicht ......................................................................17 2.2. Installation durchfhren...............................................................18 2.3. Einstellungen anpassen ................................................................21 2.4. Client Verbindung herstellen .......................................................21 3. Wie kann ich ...23 3.1. eine neue Faxnachricht erstellen..................................................23 3.1.1. Faxen aus Windows Anwendungen.................................................. 23 3.1.2. Kurz-Faxnachrichten......................................................................... 24 3.1.3. Dateisystem....................................................................................... 25 3.1.4. Named Pipes...................................................................................... 25 3.1.4.1. Beispiel in der Programmiersprache C................................................... 26 3.2. eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen ....................................28 3.2.1. Fax Client installieren....................................................................... 28 ActiveFax Benutzerhandbuch5 3.2.2. Client Verbindung herstellen ............................................................ 28 3.3. eine Faxnachricht von UNIX / Linux senden ............................. 30 3.3.1. LPD Drucker in UNIX einrichten..................................................... 30 3.3.1.1. IBM RS/6000 (AIX) ...............................................................................30 3.3.1.2. HP-9000 (HP/UX) ..................................................................................30 3.3.1.3. Andere UNIX Derivate...........................................................................31 3.3.2. Faxnachrichten ber LPD/LPR senden............................................. 31 3.3.3. Alternativen zu LPD/LPR................................................................. 31 3.3.3.1. FTP, TFTP und RAW Sockets ...............................................................32 3.3.3.2. Serielle Verbindung................................................................................32 3.3.3.3. Dateisystem (NFS, Samba).....................................................................32 3.3.3.4. Formatierung (HP-LaserJet PCL, Epson-LQ, Postscript, PDF) .............32 3.3.3.5. Datenfelder .............................................................................................33 3.4. eine Faxnummer korrekt eingeben.............................................. 34 3.4.1. Beispiele fr Faxnummern................................................................ 34 3.5. einen Eintrag in der Faxliste auswhlen...................................... 35 3.5.1. Markieren .......................................................................................... 35 3.5.2. Sortieren ............................................................................................ 35 3.5.3. Suchen ............................................................................................... 36 3.6. eine Faxnachricht automatisch drucken...................................... 37 3.6.1. Sendebericht drucken........................................................................ 37 3.6.2. Komprimierter Druck........................................................................ 37 3.6.3. Allgemeine Einstellungen ................................................................. 38 3.6.4. Benutzerbezogene Einstellungen ...................................................... 38 3.7. die Daten vor unbefugtem Zugriff schtzen ............................... 40 3.7.1. Benutzerverwaltung .......................................................................... 40 3.7.2. Sicherheitseinstellungen.................................................................... 41 3.8. einen Faxabruf durchfhren........................................................ 42 3.8.1. Faxabruf durchfhren (Polling)......................................................... 42 3.8.2. Faxabruf Dokument erstellen............................................................ 43 3.9. ein Deckblatt oder Overlay erstellen........................................... 45 3.9.1. Was ist ein Deckblatt / Overlay?....................................................... 45 3.9.2. Deckblatt / Overlay erstellen............................................................. 45 3.9.3. Deckblatt / Overlay verwenden......................................................... 46 4. Einstellungen47 4.1. Benutzerverwaltung .................................................................... 47 6ActiveFax Benutzerhandbuch 4.1.1. Benutzer Berechtigungen.................................................................. 48 4.1.2. Alias Namen...................................................................................... 49 4.1.3. Voreinstellungen ............................................................................... 50 4.1.4. Automatischer Druck ........................................................................ 51 4.1.5. Faxweiterleitung................................................................................ 51 4.1.6. Benutzerzuordnung fr Faxempfang ................................................ 52 4.1.6.1. Zuordnung ber Durchwahl (MSN, DDI, DID, DTMF)........................ 52 4.1.6.2. Zuordnung ber CSID (Absender ID).................................................... 53 4.1.6.3. Zuordnung ber Modem......................................................................... 54 4.1.6.4. Manuelle Benutzerzuordnung ................................................................ 54 4.1.6.5. Reihenfolge der Benutzerzuordnung...................................................... 55 4.2. Telefonbuchverwaltung ...............................................................56 4.2.1. Telefonbuch importieren................................................................... 57 4.2.1.1. Import aus ASCII Datei.......................................................................... 57 4.2.1.2. Import von Datenbank ber ODBC ....................................................... 58 4.2.2. Telefonbuch exportieren ................................................................... 58 4.3. Sende-/Empfangsprotokoll ..........................................................59 4.3.1. Protokoll drucken.............................................................................. 59 4.3.1.1. Layout..................................................................................................... 60 4.3.1.2. Automatischer Druck ............................................................................. 60 4.3.1.3. Sendebericht drucken ............................................................................. 60 4.3.2. Protokoll exportieren......................................................................... 61 4.3.3. Protokoll archivieren......................................................................... 61 4.4. Kostenoptimierung.......................................................................62 4.4.1. Zeitversetzter Versand ...................................................................... 62 4.4.2. Least Cost Routing............................................................................ 63 4.5. Modem & ISDN...........................................................................65 4.5.1. Vorzge eines ISDN Adapters.......................................................... 66 4.5.2. Modem konfigurieren ....................................................................... 66 4.5.3. Statusanzeige..................................................................................... 68 4.6. E-Mail ..........................................................................................70 4.6.1. SMTP Server (Mail Server) einrichten............................................. 70 4.6.2. E-Mail Optionen ............................................................................... 71 4.7. ODBC Datenbank........................................................................73 4.7.1. Datenquelle whlen........................................................................... 73 4.7.2. Telefonbuch importieren................................................................... 74 4.7.3. Sende-/Empfangsprotokoll exportieren ............................................ 75 4.8. Netzwerk Scanner ........................................................................77 4.8.1. Installation......................................................................................... 77 ActiveFax Benutzerhandbuch7 5. Datenfelder79 5.1. Wozu werden Datenfelder bentigt?........................................... 79 5.2. Wie sind Datenfelder aufgebaut?................................................ 79 5.2.1. Maskieren von Datenfeldern............................................................. 80 5.3. bersicht der Datenfelder ........................................................... 80 5.3.1. Absenderfelder .................................................................................. 81 5.3.2. Empfngerfelder................................................................................ 81 5.3.3. Allgemeine Felder ............................................................................. 82 5.3.4. Spezielle Datenfelder ........................................................................ 86 5.4. Beispiele fr Datenfelder ............................................................ 86 5.5. Grafiken in ein Dokument einbinden.......................................... 87 5.6. Datenfelder in eine Anwendung einbinden................................. 89 5.6.1. Windows Anwendungen................................................................... 89 5.6.1.1. Datenfelder in externer Datei bergeben................................................89 5.6.1.2. Druckauftrag aufteilen (Seriendrucke) ...................................................90 5.6.1.3. Beispiel in der Programmiersprache C...................................................90 5.6.2. UNIX, Linux und andere Betriebssysteme ....................................... 91 5.6.2.1. Beispiel in der Programmiersprache C...................................................91 5.6.2.2. Beispiel in der Programmiersprache INFORMIX 4GL..........................91 6. Anhang93 6.1. Glossar ........................................................................................ 93 6.2. Tastenkombinationen - Hotkeys ................................................. 99 6.3. Hufig gestellte Fragen - FAQ.................................................. 101 6.4. Problemlsungen....................................................................... 105 6.5. Programmbeispiele ................................................................... 109 6.5.1. Windows Applikation (WinApp.exe) ............................................. 109 6.5.1.1. Programmablauf ...................................................................................110 6.5.1.2. Programmcode......................................................................................110 6.5.2. Socket Applikation (Socket.exe)..................................................... 112 6.5.2.1. Programmablauf ...................................................................................113 6.5.2.2. Programmcode......................................................................................113 6.6. Index ......................................................................................... 117 8ActiveFax Benutzerhandbuch 1. Einfhrung 1.1. Benutzung dieses Handbuchs Dieses Handbuch beschreibt die Installation, Konfiguration und Benutzung von ActiveFax. Der Inhalt des Handbuchs ist in mehrere Kapitel unterteilt. DieerstenbeidenKapitelbeschftigensichmiteinemallgemeinenber-blicksowiederInstallationderSoftware.DieweiterenKapitelenthalten InformationenberKonfigurationseinstellungenundalltglicheFallbei-spiele. Der Anhang am Ende dieses Handbuchs wird aus dem Glossar, ei-ner bersicht der verfgbaren Tastenkombinationen, hufig gestellten Fra-gen (FAQ), sowie hufigen Fehlerbehandlungen, Programmbeispielen und dem Index gebildet. 1.1.1. Hilfesystem Zustzlich zu den in diesem Handbuch enthaltenen Informationen kann das Hilfesystem von ActiveFax verwendet werden. ber die integrierte Online HilfewirdzuallenThemenbereicheneinekontextbezogeneHilfestellung angezeigt.DerAufrufdiesesHilfesystemserfolgtentwederberdenMe-npunkt Hilfe / Inhalt und Index oder ber die Schaltflche Hilfe. ActiveFax Benutzerhandbuch9 1.1.2. Hinweissymbole In diesem Handbuch werden grafische Symbole eingesetzt, um Textstellen hervorzuheben. Im Allgemeinen weisen diese Hinweissymbole auf weiter-fhrendeInformationen,kritischeEinstellungenoderandereBesonderhei-ten hin. Das InformationSymbol wird verwendet, um auf weiterfhrende InformationenoderartverwandteThemen,sowieaufntzliche Tipps fr den tglichen Gebrauch der Software hinzuweisen. DasAchtungSymbolwirdverwendet,umaufhufigeIrrtmer oder kritische Einstellungen aufmerksam zu machen. 1.2. Was ist ActiveFax? ActiveFaxisteinederleistungsfhigstenderzeitamMarkterhltlichen Netzwerk Faxlsungen. Mit ActiveFax erwerben Sie eine Software, die es Ihnenermglicht,IhrgesamtesFaxaufkommenbersichtlichundohne groenadministrativenAufwandzubewltigen.DerVersandeinerNach-richt erfolgt wahlweise als Fax oder als E-Mail. Ein ausgeklgeltes Benut-zer-undSicherheitskonzeptgewhrleistetdiebersichtlicheVerwaltung derFaxauftrgeundschtztdieDatenvorunauthorisiertemZugriff.Der netzwerkweite Zugang zu den einzelnen Faxnachrichten wird ber den Fax Client durchgefhrt. Selbstverstndlich verfgt ActiveFax ber alle Leistungsmerkmale, die von einerprofessionellenNetzwerkFaxlsungerwartetwerdenknnen.Dazu zhlen unter anderem ein detailliertes Sendeprotokoll, zentrale und private Telefonbcher, Deckbltter und Overlays, sowie eine automatische Sende-zeitoptimierung und Least Cost Routing. Weiters kann ActiveFax auch als Faxabruf Server (Fax-On-Demand) eingesetzt werden. NebenderMglichkeit,FaxnachrichtenmitWindowsAnwendungenzu erstellen, eignet sich ActiveFax darber hinaus hervorragend fr die Integ-rationinNicht-Windows-Betriebssysteme,wiebeispielsweiseUNIXoder Linux. Die Untersttzung des Netzwerk Druckerprotokolls LPD/LPR so-wiederDruckersteuerzeichen von HP-LaserJet(PCL), Epson-LQundop-tionalPostscriptundPDFerlaubeneinerascheundeinfacheEinbindung des Faxdienstes in UNIX und Linux. 10ActiveFax Benutzerhandbuch 1.3. Systemanforderungen UmActiveFaxausfhrenzuknnen,mssenzumindestfolgendeVoraus-setzungen erfllt sein: Sie bentigen einen Computer mit Windows 95 / 98 / ME, Windows NT (Server oder Workstation) oder Windows 2000 / XP / 2003/Vista/2008(32-bitoder64-bit),sowieeinFaxmodem,einen ISDN Adapter, oder eine Faxkarte von Brooktrout oder Intel/Dialogic. Fr den sinnvollen Betrieb des Fax Servers sollte auerdem ein Netzwerk zurVerfgungstehen.DerverwendeteRechnersolltemindestensein 80486 Modell mit 66 MHz und 64 MB Arbeitsspeicher sein. Die Grafikan-zeige sollte auf mindestens 800x600 und 256 Farben eingestellt werden. BittebeachtenSie,dassdieseAngabenlediglichRichtwertesind.Active-FaxlsstsichauchbeigeringererHardwareausstattungausfhrendie PerformancederAnwendungsinkthierbeijedochuntereinvertretbares Ma. 1.3.1. Hardwareanforderung Fax Server RessourceMindestausstattungEmpfohlene Ausstattung Prozessor (CPU)80486 / 66 MHzPentium / 300 MHz Arbeitsspeicher (RAM)64 MB512 MB Festplattenspeicher80 MB1000 MB Grafikanzeige640x480, 16 Farben1024x768, 65536 Farben BetriebssystemWindows 95 Windows 98/ME, 2000/XP/2003/Vista/2008 NetzwerkTCP/IP oder NetBeuiTCP/IP 1.3.2. Hardwareanforderung Fax Client RessourceMindestausstattungEmpfohlene Ausstattung Prozessor (CPU)80846 / 33MHz80486/ 66 MHz Arbeitsspeicher (RAM)32 MB256 MB Festplattenspeicher10 MB100 MB Grafikanzeige640x480, 16 Farben800x600, 256 Farben BetriebssystemWindows 95 Windows 95/98/ME, NT/2000/XP/2003/Vista/2008 NetzwerkTCP/IP oder NetBeuiTCP/IP ActiveFax Benutzerhandbuch11 1.4. Konzeption DemGrundgedankenvonActiveFax,einerweitestgehendenAutomatisie-rungallerVorgnge,wirdkonsequentRechnunggetragen.Diesbeginnt bereits bei der Installation der Software. Frei nach dem Motto Auspacken und loslegen wird die angeschlossene Hardware automatisch erkannt und konfiguriert.ImlaufendenBetriebreduziertsichderadministrativeAuf-wand daher gegen Null. Um eine grtmgliche Flexibilitt zu gewhrleis-ten,knnenalleBereichederSoftwarebeiBedarfmittelsbersichtlicher MensindividuellkonfiguriertundandiejeweiligenBedrfnisseange-passt werden. Das Kernstck von ActiveFax, der Fax Server, ist fr die Speicherung der Faxdaten und smtliche Kommunikationsaufgaben (sei es nach auen ber ModemsodernachinnenberdasNetzwerk)zustndig.Frdienetz-werkweiteVerwaltungdereinzelnenFaxnachrichtenwirdderFaxClient verwendet. Im Wesentlichen lassen sich die von ActiveFax bereitgestellten Dienste in drei Gruppen unterteilen: den Faxversand, den Faxempfang und den Faxabruf (Fax-On-Demand). 12ActiveFax Benutzerhandbuch 1.4.1. Faxversand DokumentefrdenFaxversandknnenunterActiveFaxaufvielfltige Weise erstellt werden. Die einfachste Methode ist sicher der Druck aus ei-ner Windows Anwendung (z.B. WinWord). Dank zahlreicher Kommuni-kationsserver gestattet ActiveFax aber auch den Faxversand aus UNIX und Linux und anderen Betriebssystemen. Speziell unter UNIX und Linux bie-tetsichderEinsatzvonLPD/LPRan,dahierderFaxServerinderglei-chen Art und Weise wie ein normaler Netzwerkdrucker angesteuert werden kann. SpeziellbeimFaxversandausinternenAnwendungen,vondenenSieden Programmcode kennen (z.B. Bestellprogramm) bietet sich die Mglichkeit, den Empfnger einer Faxnachricht bereits direkt in der Anwendung zu de-finieren.AufdieseWeiseerfolgtderFaxversandvollautomatisch,ohne dass der Anwender den Empfnger der Faxnachricht hndisch einzugeben braucht. Bei dieser Methode werden die einzelnen Daten ber so genannte Datenfelder an den Fax Server bergeben. Da diese Datenfelder direkt in denTextderFaxnachrichtoderindenDokumentennameneingefgtwer-denknnen,bestehtkeineNotwendigkeitsichmitkompliziertenPro-grammierverfahren, wie DDE oder hnlichem, zu beschftigen. Der Faxversand selbst wird vom Fax Server voll automatisch durchgefhrt. AbhngigvomgewnschtenSendezeitpunktundderPrioritteinerFax-nachrichtwerdendieeinzelnenFaxauftrgeentsprechendihrerReihung versendet.BeinichterreichbarenEmpfngern(z.B.Besetztzeichen)wird derFaxversandinregelmigen-freidefinierbaren-Abstndenwieder-holt.SolltedasFaxnacheinerbestimmtenAnzahlvonWahlversuchen nichtzugestelltwerdenknnen,wirddasFaxalsunzustellbargekenn-zeichnet.SolcherartmarkierteFaxnachrichtenwerdenvonActiveFaxge-trennt ausgewiesen. Der Fax Server kann ferner derart konfiguriert werden, dassabhngigvonBerechtigungeinesBenutzersdieZustimmungeines Vorgesetzten fr den Faxversand notwendig ist. 1.4.2. E-Mail Versand DerVersandvonE-MailserfolgtaufdiegleicheWeisewiederVersand von Faxnachrichten. Es wird lediglich anstelle der Faxnummer die E-Mail AdressedesgewnschtenEmpfngersangegeben.JenachKonfiguration desFaxServerswirdversucht,dasDokumentindasTextformatzukon-vertieren. Sollte die Konvertierung einer Nachricht in das Textformat nicht ActiveFax Benutzerhandbuch13 mglichsein,wirddasDokumentalsDateianhangderE-MailimPDF, TIFF oder GIF Format bertragen. Die bermittlung ber das Internet er-folgtvollautomatischentwederbereinedirekteVerbindungzueinem SMTP Server (Mail Server) oder ber eine Whlverbindung mittels RAS (DF-Netzwerk). 1.4.3. Faxempfang Eine der Hauptaufgaben des Fax Servers beim Empfang von Faxnachrich-ten ist die Verteilung an die betreffenden Benutzer. ActiveFax bietet hierzu mehrereunterschiedlicheMethoden.DiezuverlssigsteMethodeistdie VerwendungeinereigenenDurchwahlproBenutzer.AufdieseWeise knnen die Faxnachrichten direkt an einen Benutzer gesendet werden - die WahrscheinlichkeitvonIrrtmernundfehlgeleitetenFaxnachrichtenwird dadurchweitestgehendausgeschlossen.AustechnischenGrndensteht dieses Verfahren jedoch nur bei der Verwendung eines ISDN Adapters o-der durchwahlfhiger Modems und Faxkarten zur Verfgung. Eine weitere MglichkeitderBenutzerzuordnungbestehtberdiesogenannteCSID (Absender Kennung). Hierbei wird jedem Absender ber das Telefonbuch einBenutzerzugeordnet.DiedritteVariantederBenutzerzuordnungbe-stehtberdieModemkonfiguration.BeidiesemVerfahrenwirdjedem Modem (Faxnummer) ein Benutzer zugeordnet. DieBenachrichtigungberneueFaxnachrichtenerfolgtinActiveFaxauf mehrere Arten. ber den Fax Client kann der Empfang neuer Faxnachrich-tendurchAnzeigeeinesHinweisfensterssignalisiertwerden.Weitersbe-stehtdieMglichkeit,empfangeneFaxnachrichtenautomatischauszu-drucken.HierbeikannproBenutzereinunterschiedlicherDruckerkonfi-guriertwerden,sodassdasbetreffendeFaxdirektamArbeitsplatzdes Empfngersgedrucktwird.ActiveFaxbietetzustzlichdieMglichkeit, Faxnachrichten in komprimierter Form auszudrucken. Bei dieser Druckva-riantewerdenmehrereSeiteneinerFaxnachrichtaufeinemBlattPapier gedruckt. Weiters besteht die Mglichkeit, die Faxnachrichten automatisch perE-MailaneineodermehrereE-MailAdressenweiterzuleitenoderin ein vordefiniertes Verzeichnis zu exportieren. 1.4.4. Faxabruf (Fax-On-Demand) Im Lieferumfang von ActiveFax ist ein so genannter Faxabruf Server, auch Fax-On-DemandServergenannt,enthalten.UnterFaxabrufverstehtman dasBereitstellenvonDokumentenfrdenAbrufdurchandereFaxgerte. 14ActiveFax Benutzerhandbuch AufdieseWeiseknnenbeliebigeDokumente(z.B.Preislisten,Techni-sche Daten, usw.) fr den Abruf zur Verfgung gestellt werden. Ein Faxab-rufDokumentkannhierbeientwedereinembestimmtenModem,oderbei der Verwendung eines ISDN Adapters einer bestimmten Durchwahl zuge-ordnetwerden.DieErstellungvonFaxabrufDokumentenerfolgtinder gleichen Art und Weise wie die Erstellung einer normalen Faxnachricht. Neben der Mglichkeit, Dokumente fr den Faxabruf bereitzustellen, kann ActiveFaxauchzumAbrufenvonFaxabrufDokumentenverwendetwer-den. Hierbei wird eine Faxnachricht durch Anwahl eines Faxabruf Servers empfangen. 1.5. Bildschirmerklrung ODie Faxliste zeigt eine Liste aller verfgbaren Faxnachrichten. Durch Auswahl eines Eintrags der Faxliste, wird das Dokument automatisch angezeigt. Durch einen Doppelklick bzw. ber das Men Faxliste kn-nen die Einstellungen des Eintrags gendert werden. ActiveFax Benutzerhandbuch15 O Das Faxauswahlfenster wird verwendet, um die Art der Faxnachrich-ten in der Faxliste einzuschrnken. ber das Faxauswahlfenster wird auerdem der Papierkorb und das Archiv verwaltet. O Das Benutzerauswahlfenster wird verwendet, um die Faxnachrichten in der Faxliste auf einen bestimmten Benutzer oder eine Benutzergrup-pe einzuschrnken. O Das Kommunikationsfenster zeigt den Status aller von ActiveFax verwalteten Kommunikationsdienste. Durch einen Doppelklick auf ein Symbol bzw. ber das Men Kommunikation lassen sich die Einstel-lungen der einzelnen Dienste konfigurieren. O Die Faxanzeige zeigt die aktuell ausgewhlte Faxnachricht an. Die Gre der Darstellung kann ber die linke bzw. rechte Maustaste und ber die Zoom-Auswahl in der Symbolleiste angepasst werden. O Das Seitenauswahlfenster wird verwendet, um zwischen den einzel-nen Seiten einer Faxnachricht zu blttern. O Die Symbolleiste enthlt fr alle wichtigen Funktionen eine eigene Schaltflche. Dadurch knnen hufig bentigte Funktionen rasch an-gewhlt werden.O Die Statusleiste enthlt neben dem aktuellen Datum und der Uhrzeit Statusinformationen zum Programm. 16ActiveFax Benutzerhandbuch 2. ActiveFax installieren 2.1. Programmbersicht ActiveFaxbestehtimWesentlichenauszweiProgrammteilen,demFax Server und dem Fax Client. Die Installation des Fax Servers braucht in der Regel nur einmal durchgefhrt zu werden, da alle anderen Computer ber denFaxClientaufdieDatendesFaxServerszugreifen.DerFaxClient sollteaufalljenenArbeitspltzeninstalliertwerden,aufdenenFaxnach-richten verwaltet oder erstellt werden sollen. Eswirdempfohlen,denFaxServeraufeinemmglichstleistungsstarken Rechnerzuinstallieren.SpeziellbeiderNutzungdeszeitversetztenFax-versandsistauerdemdaraufzuachten,dassderRechnerauchinder Nacht nicht abgeschaltet wird. DentypischenAufbaueinerInstallationmitActiveFaxzeigtdieobenab-gebildeteMusterkonfiguration.DieseKonfigurationbestehtimWesentli-chen aus einem zentral installierten Fax Server und mehreren Fax Clients. ZustzlichwurdeeinUNIXServerberdasUNIXDruckprotokoll LPD/LPR an ActiveFax gekoppelt. Die Verarbeitung von Vorlagen in Pa-pierformwirdindiesemBeispielvoneinemNetzwerkscannerHPDigital Sender durchgefhrt. ActiveFax Benutzerhandbuch17 2.2. Installation durchfhren BevorSiemitderInstallationvon ActiveFax beginnen, sollten Sie sich berlegen,aufwelchenRechnern derFaxdienstzurVerfgungstehen sollundwelcherRechneralsFax Serververwendetwird.Installieren SiezuerstdenFaxServerundda-nachdieeinzelnenFaxClients.Um dieInstallationderSoftwaredurch-zufhren, gehen Sie folgendermaen vor: 1)LegenSiedieProgrammCDin den Computer ein und fhren Sie dasSetupProgrammaus.Bitte beachten Sie, dass das Setup Pro-grammbeivielenComputern durchdasEinlegenderCDauto-matisch gestartet wird. Folgen Sie denAnweisungendesSetupPro-gramms um Schritt fr Schritt die InstallationderSoftwaredurch-zufhren. 2)GebenSieIhrenNamenunddie Seriennummerein.SolltenSie berkeinegltigeSeriennummer verfgen,kannberdieSerien-nummer00000-00000einevoll funktionsfhigeDemoversion von ActiveFax registriert werden. BittebeachtenSie,dassdieDe-moversionimFunktionsumfang keinerleiEinschrnkungenunter-liegt. 3)WhlenSiedasVerzeichnisfr dieInstallationderSoftwareaus. AlsVorgabewertwirdhierdas StandardProgrammverzeichnis 18ActiveFax Benutzerhandbuch vonWindowsvorgeschlagen. berdieSchaltflcheDurchsu-chen wird bei Bedarf ein anderes VerzeichnisoderLaufwerkein-gestellt.4)WhlenSiedasgewnschteIn-stallationsverfahrenaus.Ent-scheidenSiehierzwischeneiner komplettenInstallation(Server und Client), einer Server Installa-tion oder einer Client Installation. BittebeachtenSie,dassderFax Serverblicherweisenureinmal imNetzwerkinstalliertwerden muss.InallenanderenFllen reichtdieInstallationdesFax Clients aus. 5)Whlen Sie die zu installierenden Programmkomponentenaus.Ent-sprechenddemzuvorgewhlten Installationsverfahrenisthierbe-reitsdiekorrekteAuswahlvor-eingestellt.BitteachtenSiedar-auf,dassaufdemInstallations-laufwerknochausreichendFest-plattenkapazittzurVerfgung steht. 6)Whlen Sie die Programmgruppe, diefrdieErstellungderPro-grammsymbole(Icons)verwen-det werden soll. 7)Definieren Sie, ob der Fax Server bzw. Fax Client beim Booten des Rechnersautomatischgestartet werdensoll.SpeziellunterWin-dowsNT/2000/XP/2003/ Vista/2008empfiehltsichder automatischeStartdesFaxSer-vers,daindiesemFallderFax ServeralseigenerDienst(Servi- ActiveFax Benutzerhandbuch19 ce) gestartet wird und dadurch so-fortnachdemHochstartendes Computers aktiv ist. 8)Schalten Sie alle angeschlossenen ModemseinundstartenSieden FaxServer.ActiveFaxdurch-suchtnundasSystemnachver-fgbarenModemsundISDNA-daptern und konfiguriert diese. 9)GebenSiedenAbsendernamen (Firmennamen)unddieAbsen-der-Faxnummer,sowiediefr IhrenStandortgltigeVorwahl ein.DieseDatenwerdenfrdie KopfleistederFaxnachrichten bentigt. Sollten Sie vorhaben, E-Mailzuverwenden,tragenSie auchIhreeigeneE-MailAdresse ein.StellenSieweitersein,ob bzw.welcheAmtskennzahlzum Whlenerforderlichist.Speziell beimBetriebaneinerTelefonan-lageistblicherweiseeine Amtskennzahl zu verwenden. Nachdem das Setup Programm erfolgreich ausgefhrt wurde, ist ActiveFax fertiginstalliertundstehtfreinerstesTestfaxzurVerfgung.Umein Testfax zu erstellen, starten Sie eine beliebige Windows Anwendung (z.B. WinWord oder WordPad) und drucken ein Dokument auf dem ActiveFax Drucker aus. Nachdem das Dialogfenster zur Eingabe des Empfngers er-scheint,gebenSiedieFaxnummerdesEmpfngers(gelbesEingabefeld) einundbesttigendieEingabe.DasFaxwirddaraufhinumgehendvom Fax Server versendet. Bitte beachten Sie, dass nach der Installation von ActiveFax kein Neustart desComputerserforderlichist.AlleEinstellungensindsofortnachdem Beenden des Setup Programms aktiv. BeiderVerwendungvonBrooktroutFaxkarten(z.B.ModelleTR114, TR1034oderTrufax),solltendieentsprechendenTreibervorderInstalla-20ActiveFax Benutzerhandbuch tion von ActiveFax installiert werden. Da Brooktrout selbst keine Treiber-softwareanbietet,stehendieTreiberfrBrooktroutFaxkartenauf www.actfax.com fr den freien Download zur Verfgung. 2.3. Einstellungen anpassen VieleParameterdesFaxServerswerdendurchdasSetupProgrammmit Standardwertenbelegt.DieseVoreinstellungenentsprechendenblicher-weiseverwendetenEinstellungenundbraucheninderRegelauchnicht gendert werden. Sollte es dennoch erforderlich sein, einige dieser vorein-gestellten Werte zu ndern, kann dies jederzeit am Fax Server ber die ent-sprechendenMenpunktedurchgefhrtwerden.DiefolgendeAufstellung zeigt einen kurzen berblick der am hufigsten bentigten Einstellungen: EinstellungMenpunkt ModemkonfigurationKommunikation Modem E-Mail KonfigurationKommunikation E-Mail AbsenderExtras Voreinstellungen FaxauflsungExtras Optionen Modem ArchiveinstellungenExtras Optionen Archiv Automatischer DruckExtras Optionen Druck Fax TitelleisteExtras Optionen Fax Titelleiste Nchste Fax ID-NummerExtras Optionen Allgemein Automatischer ProgrammstartDatei Automatischer Start BittebeachtenSie,dassdieseAufstellungnureinenkleinenAuszugder am hufigsten bentigten Konfigurationsmglichkeiten von ActiveFax wi-derspiegelt. Eine detaillierte Beschreibung aller Einstellungsmglichkeiten kann in den entsprechenden Kapiteln dieses Handbuchs bzw. in der integ-rierten Online Hilfe von ActiveFax nachgelesen werden. 2.4. Client Verbindung herstellen Beim ersten Start des Fax Clients bzw. des ActiveFax Druckertreibers wird versucht,eineVerbindungzumFaxServerherzustellen.ActiveFaxbietet mehrere Mglichkeiten, eine Verbindung zum Fax Server herzustellen. ActiveFax Benutzerhandbuch21 blicherweisewirddieVerbindungzwischendemFaxServerunddem Fax Client ber eines der Netzwerkprotokolle TCP/IP oder NetBeui (Win-dows Netzwerk) aufgebaut. Sollten der Fax Server und der Fax Client auf demgleichenRechnerinstalliertsein,kannaucheineDirektverbindung (ohneNetzwerk)gewhltwerden.DaderFaxClientdasNetzwerkauto-matisch nach allen verfgbaren Fax Servern durchsucht, brauchen Sie sich keineNetzwerkadressenzumerken.WurdebeimDurchsuchendesNetz-werkes ein Fax Server gefunden, wird dieser automatisch vorgeschlagen. 22ActiveFax Benutzerhandbuch 3. Wie kann ich ... 3.1. eine neue Faxnachricht erstellen ActiveFaxbietetmehrereMglichkeiten,umFaxnachrichtenzuerstellen. Die einfachste Variante zur Erstellung einer Faxnachricht besteht ber die DruckfunktioneinerWindowsAnwendung.Darberhinausknnenauch so genannte Kurz-Faxnachrichten verwendet werden. berNamedPipesoderRAWSocketswerdenFaxnachrichtenunterUm-gehungdesWindowsDruckertreibers(ohneGDIInterface)direktausei-ner Anwendung erstellt.3.1.1. Faxen aus Windows Anwendungen StartenSiedieWindowsAnwendung,mitderdieFaxnachrichterstellt wird (z.B. WinWord) . O O O O WhlenSiedieDruckfunktionderAnwendungundgebenSiedasDo-kument auf dem ActiveFax Drucker aus. Es erscheint ein Dialogfenster zur Eingabe des Empfngers. Geben Sie hier die Faxnummer des Empfngers (gelbes Eingabefeld) ein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. ActiveFax Benutzerhandbuch23 Nachdem das Dokument auf diese Weise gedruckt wurde, wird die Fax-nachrichtandenFaxServerweitergeleitet.DiesersorgtinAbhngigkeit vomgewnschtenSendezeitpunktundderPriorittfrdenautomatischen Versand der Faxnachricht. 3.1.2. Kurz-Faxnachrichten HufigbestehenFaxnachrichtennurauseinigenwenigenTextzeilen.Um frsolcheFaxnachrichtennichtjedesMaleineexterneTextverarbeitung startenzumssen,bietetActiveFaxfrdiesenZwecksogenannteKurz-Faxnachrichten.EineKurz-Faxnachrichtbestehtauseinemoptionalen Deckblatt und dem eigentlichen Text der Nachricht. NichtgeeignetsindKurz-Faxnachrichten,wennderTextmehralseine SeiteumfasstoderwenngehobeneAnsprcheandieFormatierungdes Textesgestelltwerden.IndiesemFallsolltedasFaxmiteinerkonventio-nellen Textverarbeitung verfasst und dann ber den ActiveFax Drucker er-stellt werden. DieFormatierungvonKurz-FaxnachrichtenbeschrnktsichimWesentli-chen auf die Wahl der zu verwendeten Schriftart. ber ein Vorschaufenster wirdbereitsbeimSchreibendieSeitenaufteilungderFaxnachrichtinver-kleinerter Form angezeigt. ZumErstelleneinerneuenKurz-Faxnachricht,gehenSienachfolgendem Schema vor: Whlen Sie den Menpunkt Datei / Neue Kurz-Faxnachricht erstellen.O O O O O Whlen Sie optional ein Deckblatt. Schreiben Sie den Text der Faxnachricht. Geben Sie den Empfnger der Faxnachricht ein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. EinweitererVorteilvonKurz-Faxnachrichtenist,dassderTextderFax-nachrichtjederzeitnachtrglichberdenFaxDialoggendertwerden kann. Dadurch muss das Fax nicht neuerstelltwerden, wennnachtrglich ein Fehler im Text entdeckt wird.24ActiveFax Benutzerhandbuch 3.1.3. Dateisystem EinesehreinfacheMglichkeitumFaxauftrgeanActiveFaxzuberge-ben, besteht auch ber das Dateisystem. Auf diese Weise mssen die Fax-dateienlediglichineinemvordefiniertenVerzeichnisgespeichertwerden undActiveFaxliestdieseautomatischefrdieweitereVerarbeitungein. BeiderVerwendungderDatei-System-MethodebestehtauchdieMg-lichkeit, Datenfelder direkt um Dateinamen zu verwenden. Auf diese Wei-sekanndieEmpfnger-Faxnummersehreinfachbermitteltwerden.Die Datei System Methode kann ber das Men Kommunikation / Dateisystem am Fax Server konfiguriert werden. 3.1.4. Named Pipes ber so genannte Named Pipes lassen sich Faxnachrichten auf einfache WeisedirektauseinerApplikationunterUmgehungdesWindowsDru-ckertreiberserstellen.ImGegensatzzumWindowsDruckertreiberwird hierdieFaxnachrichtinTextformundnichtimGrafikformatgesendet. hnlichwiebeimFaxversandausUNIXundLinuxSystemenknnen hierbei Druckersteuerzeichen von HP-LaserJet (PCL), Epson-LQ und opti-onalPostscriptzurFormatierungverwendetwerden.DieEinbindungvon Datenfeldern erfolgt - auf die gleiche Weise wie die Verwendung von Dru-ckersteuerzeichen-direktimDokument.DieErstellungvonFaxDoku-menten ber Named Pipes wird vor allem dann eingesetzt, wenn das Gra-fiksubsystem (GDI) von Windows nicht verwendet werden soll. ActiveFax Benutzerhandbuch25 BittebeachtenSie,dassderEinsatzvonNamedPipesdieInstallationdes Fax Servers unter Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 voraus-setzt. UmeineFaxnachrichtbereineNamedPipezuerstellen,isteserforder-lich,dieAnwendungentsprechendanzupassen.GehenSiehierbeinach folgendem Schema vor: KonfigurierenSiezuerstamFaxServereineNamedPipe.WhlenSie hierzudenMenpunktKommunikation/RAWServerunderstellenei-nen neuen Eintrag fr eine NetBeui Verbindung. Der Name der Named Pipe kann frei gewhlt werden (z.B. ActiveFax). O O O O ffnenSieinIhrerAnwendungdieNamedPipezumSchreiben.Dies kannmitdenblichenDateifunktionendurchgefhrtwerden.DerDa-teiname wird im Format \\servername\pipe\pipename angegeben (z.B. \\pcjoe\pipe\activefax). Verwenden Sie beispielsweise die API-Funktion CreateHandle() um eine Named Pipe zu ffnen. SendenSienundieFaxnachrichtdirektandiezuvorgeffneteDatei. VerwendenSiebeispielsweisedieAPI-FunktionWriteFile()umdie Daten zu schreiben. Bitte beachten Sie, dass auch Druckersteuerzeichen und Datenfelder verwendet werden drfen. Schlieen Sie die Named Pipe. Verwenden Sie hierzu beispielsweise die API-Funktion CloseHandle(). Durch das Schlieen der Datei wird dem Fax Server signalisiert, dass die Faxnachricht komplett ist. BittebeachtenSie,dassdieFunktionenzumffnen,Schreibenund SchlieenvonDateienjenachverwendeterProgrammierspracheunter-schiedlicheBezeichnungentragen.ZustzlicheInformationenberden Umgang mit Dateien und Named Pipes entnehmen Sie bitte der Dokumen-tation des von Ihnen verwendeten Entwicklungswerkzeugs (z.B. Visual-C, Visual Basic, Delphi, Power Builder, ...). 3.1.4.1. Beispiel in der Programmiersprache C #include HANDLEhFile; DWORD dwError; BYTEszText[1024]; BYTEszFax[128]; DWORD dwWritten; 26ActiveFax Benutzerhandbuch int main(void) { hFile = CreateFile("\\\\pcjoe\\pipe\\activefax", GENERIC_READ | GENERIC_WRITE, FILE_SHARE_READ | FILE_SHARE_WRITE, NULL, OPEN_EXISTING, 0, NULL); if (hFile == INVALID_HANDLE_VALUE) { dwError = GetLastError(); return 1; } lstrcpy(szFax, "+49 89 1234567"); wsprintf(szText, "Das ist ein Testfax@F211 %s@", szFax); WriteFile(hFile, szText, lstrlen(szText), &dwWritten, NULL); CloseHandle(hFile); return 0; } ActiveFax Benutzerhandbuch27 3.2. eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen Um Faxnachrichten von einem beliebigen Computer im Netzwerk abzufra-gen,wirdderFaxClientverwendet.bereineVerbindungmitdemFax ServerknnenaufdieseWeisesmtlicheFaxnachrichtenvonjedemAr-beitsplatz im Netzwerk eingesehen und verwaltet werden. 3.2.1. Fax Client installieren Installieren Sie den Fax Client auf allen Computern, auf denen die Verwal-tungvonFaxnachrichtendurchgefhrtwerdensoll.DieInstallationdes Fax Clients erfolgt mit dem gleichen Setup Programm wie die Installation desFaxServers.AchtenSiebeiderInstallationdarauf,dassSienurdie ClientInstallationauswhlen,daeinekompletteInstallationnurunntig Speicher verbrauchen wrde. 3.2.2. Client Verbindung herstellen Beim ersten Start des Fax Clients wird das Netzwerk automatisch nach al-len verfgbaren Fax Servern durchsucht. Whlen Sie den gewnschten Fax Server(blicherweiseexistiertohnehinnureineinzigerFaxServer)aus, um die Verbindung zum Fax Server herzustellen. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung eines Routers unter Umstn-dennichtalleFaxServerautomatischerkanntwerden,daRouterhufig 28ActiveFax Benutzerhandbuch BroadcastDatenfiltern.IndiesemFallmussdieServerAdressemanuell eingetragen werden. Die Verbindung zwischen dem Fax Server und einem Fax Client kann ber einesderbeidenNetzwerkprotokolleTCP/IPoderNetBeui(Windows Netzwerk)hergestelltwerden.BittebeachtenSie,dasseineVerbindung berNetBeuinurmglichist,wennderFaxServerunterWindowsNT/ 2000/XP/2003/Vista/2008installiertwurde.SolltenSiebeideNetz-werkprotokolle zur freien Auswahl haben, sollten Sie das TCP/IP Protokoll bevorzugen,daTCP/IPsparsamermitdenSystemressourcenumgehtund auch etwas schneller arbeitet. BittebeachtenSie,dassdieVerbindungsparameternachtrglichjederzeit berdenMenpunktKommunikation/NetzwerkEinstellungengendert werden knnen. Die Aktualisierung der Faxdaten erfolgt automatisch. Sobald die Konfigu-rationdesFaxServersgendertodereineFaxnachrichtmodifiziertbzw. erstelltwird,werdendiesenderungensofortaufdeneinzelnenFaxCli-ents aktualisiert. Die Anzeige der einzelnen Fax Clients ist dadurch immer auf dem aktuellsten Stand. BittebeachtenSie,dassdieAnzahlderFaxClientsdiegleichzeitigmit demFaxSerververbundenseindrfen,vonderregistriertenLizenzab-hngigist.ActiveFaxerlaubtzwardasberschreitendesBenutzerlimits, SiewrdendadurchjedochgegendenLizenzvertragverstoenundsich strafbar machen. Das berschreiten des Benutzerlimits wird am Fax Server durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt.ActiveFax Benutzerhandbuch29 3.3. eine Faxnachricht von UNIX / Linux senden Neben der Mglichkeit, Faxnachrichten ber den ActiveFax Druckertreiber von beliebigen Windows Anwendungen zu erstellen, bietet ActiveFax eine einfacheMethode,umFaxnachrichtenauchvonUNIXSystemenzu versenden.blicherweisewirddieAnbindungdesFaxServersandenU-NIXRechnerberdasProtokollLPD/LPR(LinePrinterDaemon)durch-gefhrt.DadiesesProtokollaufdemTCP/IPStandardbasiertundBe-standteilallerUNIXDerivateist,eignetsichLPD/LPRhervorragendfr den Faxversand. Bei der Verwendung von LPD/LPR wird ActiveFax in der gleichen Weise wieeinganznormalerNetzwerkdruckerangesteuert.DieKonfiguration des UNIX Servers erfolgt hier nach exakt demselben Schema wie die Kon-figurationeinesPrinterServers(z.B.ExtendedSystems,AXIS,Emulex, usw.).AlsHostnamewirdbeiderEinrichtungdesNetzwerkdruckersdie Adresse jenes Computers angegeben, auf dem der ActiveFax Server instal-liertwurde.DerQueue-NamedesNetzwerkdruckersist,sofernnichtdie Druckweiterleitung von ActiveFax verwendet wird, ohne Bedeutung. bli-cherweise wird der Queue-Name fax verwendet. 3.3.1. LPD Drucker in UNIX einrichten 3.3.1.1. IBM RS/6000 (AIX) Loggen Sie sich als Benutzer root ein.O O O O O O Starten Sie den Systemadministrator smit . Whlen Sie die Menoptionen Devices, Printer/Plotter, Manage Remo-tePrinter,ClientServices,RemotePrinterQueuesundAddaRemote Queue. FllenSiedasDialogfensteraus.TragenSiebeiDestinationHostden Hostnamen jenes Rechners ein, auf dem der ActiveFax Server installiert wurde.ImFeldQueueNametragenSieeinenbeliebigenNamen(z.B. fax) ein. 3.3.1.2. HP-9000 (HP/UX) Loggen Sie sich als Benutzer root ein. Starten Sie den Systemadministrator sam. 30ActiveFax Benutzerhandbuch WhlenSiedieMenoptionenPrintersandPlotters,ActionsundAdd Remote Printer. O OFllenSiedasDialogfensteraus.TragenSiebeiRemotePrinterName denHostnamenjenesRechnersein,aufdemderActiveFaxServerin-stalliertwurde.ImFeldQueueNametragenSieeinenbeliebigenNa-men (z.B. fax) ein. Aktivieren Sie zustzlich die Option Remote Prin-ter is on a BSD System. 3.3.1.3. Andere UNIX Derivate Schlagen Sie in diesem Fall in der UNIX Dokumentation nach. In der Re-gelwirdeinLPD/LPRDruckerdurcheinenEintraginderDatei /etc/printcapgeneriert.Druckereintrgein/etc/printcapsindnachfol-gendem Schema aufgebaut: druckername:\fax:\ :rm=hostname:\:rm=89.1.0.1:\ :rp=queuename::rp=fax: BeieinigenUNIXDerivaten(z.B.SCOUNIX)kanneszustzlicherfor-derlich sein, dass Sie das LPD/LPR Protokoll zuvor aktivieren mssen. Im Falle von SCO UNIX wird dies ber das Kommando mkdev rlp durchge-fhrt. 3.3.2. Faxnachrichten ber LPD/LPR senden NachdemderNetzwerkdruckerunterUNIXkonfiguriertwurde,knnen berdaslpKommandoDruckauftrgeanActiveFaxgesendetwerden. Um einen Druckauftrag mit lp zu erstellen, verwenden Sie eines der fol-genden Kommandos: lp ddruckername dateiname cat dateiname | lp ddruckername berdasUNIXKommandolpstattbzw.lpstatodruckernamelt sich der aktuelle Status des Druckers abfragen. 3.3.3. Alternativen zu LPD/LPR UmFaxnachrichtenvonUNIXSystemenzusenden,istLPD/LPRsicher dieambestengeeignetsteMethode.SollteausirgendeinemGrunddieses ActiveFax Benutzerhandbuch31 Protokollnichtverwendetwerdenknnen,untersttztActiveFaxzahlrei-che Alternativen zum LPD/LPR Protokoll. 3.3.3.1. FTP, TFTP und RAW Sockets berdasTCP/IPNetzwerkknnenFaxnachrichtenberFTPbzw.TFTP undbersogenannteRAWSocketsgesendetwerden.BeimFTPbzw. TFTPProtokollwirddieFaxdateieinfachandenentsprechendenServer vonActiveFaxbertragen.DerVorgangistdabeiexaktdergleichewie beimKopiereneinerDatei.WeitereInformationenbezglichFTPund TFTP finden Sie in der Online Hilfe von ActiveFax und in der Dokumenta-tiondesBetriebssystems.BeiderVerwendungvonRAWSocketswird mittelsTCP/IPbereinenzuvordefiniertenPorteinedirekteVerbindung zum Fax Server aufgebaut. Die Faxdaten werden hierbei direkt, also ohne spezielles Protokoll, an den Fax Server gesendet. Das Ende einer Faxnach-richt wird durch das Schlieen der Verbindung signalisiert. 3.3.3.2. Serielle Verbindung SolltekeineNetzwerkverbindungzurVerfgungstehen,kannderDaten-austauschmitActiveFaxauchberdieSerielleSchnittstelleerfolgen. HierbeiwerdenderUNIXRechnerundderRechneraufdemActiveFax installiertist,bereinseriellesKabelverbunden.UnterUNIXmussbei dieser Methode lediglich ein Drucker fr die serielle Schnittstelle konfigu-riert werden. 3.3.3.3. Dateisystem (NFS, Samba) EineweitereMethode,dieFaxdatenanActiveFaxzubergeben,besteht ber das Dateisystem. Hierbei wird ein bestimmtes Verzeichnis des UNIX RechnersaufdemActiveFaxRechnergemountet(freigegeben),was-ber NFS bzw. mittels Samba auf relativ einfache Weise zu bewerkstelligen ist.DiesesVerzeichniswirdvonActiveFaxinregelmigenAbstnden nach neuen Faxauftrgen durchsucht.3.3.3.4. Formatierung (HP-LaserJet PCL, Epson-LQ, Postscript, PDF) BittebeachtenSie,dassFaxauftrgedieberUNIXerstelltwerden,mit denDruckersteuerzeichenvonHP-LaserJet(inklusiveHPGL),Epson-LQ und optional Postscript und PDF formatiert werden knnen. Dadurch muss die Druckausgabe nicht speziell fr die Faxausgabe angepasst werden und die Formatierung der Faxnachricht bleibt dadurch erhalten. Fr die direkte 32ActiveFax Benutzerhandbuch VerarbeitungvonPostscriptundPDFDaten,isteserforderlich,dassdie Zusatzsoftware Ghostscript am Fax Server installiert ist. 3.3.3.5. Datenfelder UmdenEmpfngeroderandereDatenderFaxnachricht(z.B.Betreff) gleichdirektinnerhalbderAnwendungdefinierenzuknnen,empfiehlt sichderEinsatzvonDatenfeldern.hnlichwieDruckersteuerzeichen, werden Datenfelder direkt in die Faxnachricht eingebunden. WeitereInformationenberdieVerwendungvonDatenfeldernundderen Einbindung in eigene Anwendung knnen in diesem Handbuch im Kapitel Datenfelder, sowie in der integrierten Online Hilfe von ActiveFax gefun-den werden. ActiveFax Benutzerhandbuch33 3.4. eine Faxnummer korrekt eingeben ActiveFaxistbeiderEingabevonFaxnummernsehrtolerant.Faxnum-mern drfen in ActiveFax zur optischen Trennung beliebige Sonderzeichen (Leerzeichen,Schrgstriche,usw.)enthalten,dadiesebeimWhlenigno-riertwerden.GenerellknnenFaxnummernsowohliminternationalen FormatalsauchimnationalenFormateingegebenwerden.Anhandder frIhrenStandortgltigenLandesvorwahlundOrtsvorwahloptimiertder FaxServerbeimWhlenautomatischdiezuwhlendeFaxnummer.Es spieltdaherkeineRolle,obSiebeiFaxnummernimeigenenOrtsnetzdie kompletteNummer(mitLandes-undOrtsvorwahl)odernurdieRufnum-mer selbst eingeben. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewhrleis-ten,wirdempfohlendieFaxnummernimmerimgleichenFormatein-zugeben. BittebeachtenSie,dassActiveFaxauchdieVerwendungvoninternen Faxnummernuntersttzt.BeiinternenFaxnummernwirdkeineAmtsho-lungdurchgefhrt.StandardmigwerdeninterneFaxnummerndurchein X am Beginn der Nummer gekennzeichnet. Bitte beachten Sie, dass ber die Modemkonfiguration die Kennzeichnung fr Internrufnummern indivi-duell gendert werden kann. 3.4.1. Beispiele fr Faxnummern Eigene Landesvorwahl:0049 Eigene Ortsvorwahl:089 Eingegebene FaxnummerGewhlte Faxnummer +49 40 102030-4004010203040 +43 1 987650043198765 0043/1/987-650043198765 0049 89 102030-4010203040 089/102030-4010203040 07250/315200725031520 102030-4010203040 +43-89-102030-4000438910203040 X125125 (keine Amtsholung!) 34ActiveFax Benutzerhandbuch 3.5. einen Eintrag in der Faxliste auswhlen 3.5.1. Markieren EintrgeinderFaxlisteknnenentwedermitderlinkenMaustasteoder berdieTastaturmitdenCursorTastenausgewhltwerden.Umeinebe-stimmteFunktion(z.B.SperrenoderLschen)gleichzeitigfrmehrere EintrgederFaxlisteauszufhren,bestehtdieMglichkeit,mehrereEin-trgeaufeinmalzumarkieren.HierzuknnendieStrg-Tasteunddie Shift-Taste verwendet werden. Bei der Verwendung von Strg werden ge-zielt einzelne Eintrge markiert, whrend mit Shift immer ein Von/Bis Be-reichausgewhltwird.ZumMarkierenallerFaxlisteneintrgestehtdie Menoption Faxliste / Alle Faxeintrge markieren zu Verfgung. 3.5.2. Sortieren StandardmigwirddieFaxlistenachdemErstellungsdatumundderEr-stellungszeitinabsteigenderReihenfolgesortiert.DieseSortierungkann individuellandiejeweiligenErfordernisseangepasstwerden.Sowohldie Feldauswahl als auch die Reihenfolge (absteigend oder aufsteigend) lassen sich hierbei frei definieren, so dass jede denkbare Sortierreihenfolge reali-siertwerdenkann.UmdiebestehendeSortierungderFaxlistezundern, gehen Sie nach folgendem Schema vor: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Spaltenberschrift in der Faxliste. Die Faxliste wird daraufhin nach dieser Spalte sortiert. O O O DurchnochmaligesKlickenaufdieSpaltenberschriftwirddieSortie-rung in umgekehrter Reihenfolge vorgenommen. UmeinweiteresSortierkriteriumhinzuzufgen(z.B.zuerstnachDa-tum, danach nach Uhrzeit sortieren), halten Sie die Shift-Taste gedrckt und whlen die nchste Spalte fr die Sortierung aus. Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der Felder, die fr die Sortierung ver-wendetwerden,nichtlimitiertist.DieaktuelleSortierreihenfolgewird durchentsprechendeSymboleindenbetreffendenSpaltenberschriften angezeigt. Die zuletzt eingestellte Sortierung wird beim Beenden des Pro-gramms automatisch gespeichert. ActiveFax Benutzerhandbuch35 3.5.3. Suchen DasWiederfindeneinerbestimmtenFaxnachrichtkannbeieinemFaxvo-lumenvonmehrerentausendFaxnachrichtenproblematischwerden.Acti-veFax bietet daher zahlreiche Funktionen, um Faxnachrichten rasch wieder finden zu knnen. Um ein bestimmtes Fax rasch zu finden, gehen Sie nach folgendem Schema vor: GebenSieinderSuchzeileeinenIhnenbekanntenSuchbegriff(z.B. Betreff, Name, Faxnummer, ...) ein. Es ist auch mglich, mehrere Such-begriffe, getrennt durch ein Pipe-Zeichen (|), einzugeben. O O O O Grenzen Sie die Anzeige durch Auswahl des Benutzers ein. Grenzen Sie die Anzeige durch Auswahl des Faxstatus (Versendet, Un-versendet, ...) ein. ndernSiedurchKlickenaufdieSpaltenberschriftendieSortierrei-henfolge der Faxliste. InderRegelwirddurchdieEingabeeinesSuchbegriffsdieAnzeigeauf einigewenigeTreffereingeschrnkt.DieseMethodeistdahersicherdie schnellste Art, um ein Fax wieder zu finden. BittebeachtenSie,dassinderSuchzeilenichtderkompletteSuchbegriff eingegeben werden muss. In der Regel ist die Eingabe eines Bruchteils des Suchbegriffesausreichend.UmbeispielsweiseeineFaxnachrichtmitdem EmpfngerGeorgSchmidtzusuchen,reichtdieEingabevonSchmi oderorgschm.EswirdkeineUnterscheidungzwischenGro-und Kleinschreibungvorgenommen.AuerdembestehtdieMglichkeitnach mehreren Wrtern in unterschiedlichen Feldern zu suchen. Hierfr mssen dieeinzelnenSuchbegriffedurcheinsogenanntesPipeZeichen(|)ge-trenntwerden.UmbeispielsweisenachdenWrternSchmidtund Hamburg zu suchen geben Sie Schmidt|Hamburg ein. 36ActiveFax Benutzerhandbuch 3.6. eine Faxnachricht automatisch drucken ActiveFax bietet die Mglichkeit, Faxnachrichten nach dem Empfang bzw. nachdemVersandautomatischzudrucken.DerAusdruckkannhierbei entweder fix auf einem bestimmten Drucker erfolgen oder in Abhngigkeit vom Benutzer auf unterschiedlichen Druckern durchgefhrt werden. 3.6.1. Sendebericht drucken BeiderautomatischenDruckfunktionkanneingestelltwerden,obdie kompletteFaxnachrichtinOriginaldarstellungodernureinSendebericht gedrucktwerdensoll.DerSendeberichtenthltdenStatusderFax-bertragungsowiedieerstenSeitenderFaxnachrichtinverkleinerter Form,aufeinemeinzelnenBlattPapiergedruckt.DieAnzahlderSeiten, dieaufdemSendeberichtgedrucktwerdensollen,kannberdenMen-punkt Extras / Optionen und die Karteikarte Drucken eingestellt werden.3.6.2. Komprimierter Druck DerkomprimierteDruckvonFaxnachrichtenisteinaktiverBeitragzum UmweltschutzundhilftdarberhinausKostenzusparen.Hierbeiwerden mehrereSeiteneinerFaxnachrichtinverkleinerterFormaufeinemeinzi-genBlattPapierausgegeben.DieAnzahlderSeiten,dieaufeinemBlatt Papier gedruckt werden sollen, kann frei definiert werden. ActiveFax Benutzerhandbuch37 3.6.3. Allgemeine Einstellungen UmdieautomatischeDruckfunktionvonActiveFaxzukonfigurieren,ge-hen Sie wie folgt vor: Whlen Sie den Menpunkt Extras / Optionen.O O O O O O Whlen Sie das Karteiblatt Drucken. AktivierenSiedieOptionFaxnachrichtnachdemEmpfangautoma-tisch drucken und geben den gewnschten Drucker an. StellenSieoptionaldieKomprimierungfrdenAusdruckein,umPa-pier zu sparen. AktivierenSieoptionaldieAuswahlBerichtdruckenumeinenSende-bericht anstelle der kompletten Faxnachricht auszudrucken. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. BittebeachtenSie,dassberdieseKarteikarteauchderautomatische Druck des Sende-/Empfangsprotokolls konfiguriert werden kann. 3.6.4. Benutzerbezogene Einstellungen Die automatische Druckfunktion kann auch in Abhngigkeit des Besitzers einerFaxnachrichterfolgen.GehenSienachfolgendemSchemavor,um die benutzerabhngige Druckfunktion zu konfigurieren: 38ActiveFax Benutzerhandbuch Whlen Sie den MenpunktExtras /Benutzerverwaltung oder verwen-den Sie die entsprechende Schaltflche in der Symbolleiste. O O O O O O O Markieren Sie den gewnschten Benutzer und whlen Sie die Schaltfl-che Bearbeiten. Whlen Sie das Karteiblatt Automatischer Druck. AktivierenSiedieBenutzerdefiniertenEinstellungenundgebenden gewnschten Drucker an. StellenSieoptionaldieKomprimierungfrdenAusdruckein,umPa-pier zu sparen. AktivierenSieoptionaldieAuswahlBerichtdruckenumeinenSende-bericht anstelle der kompletten Faxnachricht auszudrucken. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. BittebeachtenSie,dassdieZuordnungvonBenutzernzuempfangenen FaxnachrichteninActiveFaxaufmehrereArtendurchgefhrtwerden kann.WeitereInformationenzudiesemThemaknnenindiesemHand-buch im Kapitel Benutzerverwaltung nachgelesen werden. ActiveFax Benutzerhandbuch39 3.7. die Daten vor unbefugtem Zugriff schtzen Faxnachrichten enthalten mitunter sensible Daten, die nicht von jedermann gelesenwerdensollten.ActiveFaxbietetzahlreicheEinstellungsmglich-keiten, um den Zugriff auf die Faxnachricht und die Programmkonfigurati-on wirkungsvoll gegen unbefugte Zugriffe zu schtzen. 3.7.1. Benutzerverwaltung Die Basis eines wirkungsvollen Zugriffsschutzes sollte eine gut durchdach-te Benutzerverwaltung sein. Legen Sie fr jede Person, die Zugriff auf den Fax Server erhalten soll, ein eigenes Benutzerkonto an. Vergeben Sie hier-beinurjeneBerechtigungen,diefrdentatschlichenAufgabenbereich notwendigsind.VersehenSiezustzlichjedesBenutzerkontomiteinem Kennwort, das nur der jeweiligen Person selbst bekannt sein sollte. blicherweisebildenmehrerePersoneneineArbeitsgruppe.OrdnenSie dieeinzelnenBenutzerkontendahereinerBenutzergruppe(z.B.Einkauf, Verkauf,...)zu.DadurchkanneinBenutzerauchaufdieFaxnachrichten der anderen Mitglieder der Gruppe zugreifen. Bitte beachten Sie, dass eine Person durchaus Mitglied mehrerer Gruppen sein darf. 40ActiveFax Benutzerhandbuch 3.7.2. Sicherheitseinstellungen UmdieZugangskontrollezuaktivieren,mssendieSicherheitseinstellun-genvonActiveFaxaktiviertwerden.GehenSiehierzunachfolgendem Schema vor: Whlen Sie den Menpunkt Extras / Sicherheitseinstellungen oder ver-wenden Sie die entsprechende Schaltflche in der Symbolleiste. O O O Stellen Sie die gewnschte Sicherheitsstufe sowohl fr den Fax Server, als auch fr die Fax Clients ein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. BittebeachtenSie,dassdieSicherheitseinstellungenfrdenFaxServer unddenFaxClientgetrennteingestelltwerdenknnen.Umeinhchst mgliches Ma an Sicherheit zu garantieren, wird empfohlen, den Zugriff aufdenFaxServernurfrBenutzermitAdministratorBerechtigungund denClientZugangnurfrangelegteBenutzerzuerlauben.Dadurchwird gewhrleistet, dass der Zugriff auf die Faxdaten ohne die Kenntnis des ent-sprechenden Kennworts unmglich ist. ActiveFax Benutzerhandbuch41 3.8. einen Faxabruf durchfhren ActiveFaxbietetzweiMglichkeiten,denFaxabruf(Fax-On-Demand)zu nutzen. Zum einen kann ActiveFax dazu verwendet werden, um Faxnach-richten von einem Faxabruf Server zu empfangen, zum anderen besteht die Mglichkeit,ActiveFaxselbstalsFaxabrufServerzuverwendenundda-durch Dokumente fr den Abruf bereit zu stellen. 3.8.1. Faxabruf durchfhren (Polling) Um einen Faxabruf durchzufhren, also eine Faxnachricht von einem Fax-abruf Server zu empfangen, gehen Sie nach folgendem Schema vor: WhlenSieMenpunktKommunikation/Faxabrufdurchfhren(Pol-ling). O O O GebenSiedieFaxnummerdesFaxabrufServerseinoderverwenden Sie das Telefonbuch um eine bestehende Faxnummer zu bernehmen. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. DerFaxabrufwirddurchgefhrt,sobaldeinModemverfgbarist.Nach-demderFaxabruferfolgreichausgefhrtwurde,stehtdasabgerufeneDo-kument als empfangene Faxnachricht zur Verfgung. 42ActiveFax Benutzerhandbuch 3.8.2. Faxabruf Dokument erstellen ActiveFaxbietetdieMglichkeit,DokumentefrdenFaxabrufbereitzu-stellen.HierbeikanneinDokumententwedereinembestimmtenFaxmo-demoderbeiderVerwendungeinesISDNAdapterseinerbestimmten Durchwahl (MSN) zugeordnet werden. Speziell bei der Verwendung eines ISDN Adapters ist die Anzahl der fr den Abruf zur Verfgung gestellten FaxabrufDokumentenichtbegrenzt,dahierjedesDokumentdurcheine eigeneFaxdurchwahlidentifiziertwerdenkann.UmeinneuesFaxabruf Dokument zu erstellen, gehen Sie nach folgendem Schema vor: ErstellenSiedasFaxabrufDokumentmiteinerWindowsAnwendung Ihrer Wahl. O O O O O O WhlenSiedieDruckfunktionderAnwendung(z.B.inWinWordden Menpunkt Datei / Drucken). Whlen Sie den Drucker ActiveFax aus und starten Sie den Druck. Whlen Sie die Karteikarte Weitere Einstellungen und aktivieren Sie die Option Faxabruf Dokument erstellen. TragenSieinderKarteikarteEinstellungendasgewnschteModem ein,bzw.gebenSiebeiderVerwendungeinesISDNAdaptersdie Durchwahlnummer (MSN) fr den Abruf des Dokuments ein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. Nachdem das Dokument auf diese Weise gedruckt wurde, wird die Fax-nachricht an den Fax Server bergeben und steht ab nun fr den Abruf be-reit.BittebeachtenSie,dasseineventuellzuvorvorhandenesFaxabruf Dokument fr dasselbe Modem bzw. die selbe Faxdurchwahl (MSN) durch das Erstellen eines neues Faxabruf Dokuments automatisch archiviert wird. ActiveFax Benutzerhandbuch43 WieofteinFaxabrufDokumentbereitsabgerufenwurdebzw.vonwem dasDokumentabgerufenwurdekannberdenFaxdialogbzw.berdas Sende-/Empfangsprotokoll festgestellt werden. 44ActiveFax Benutzerhandbuch 3.9. ein Deckblatt oder Overlay erstellen 3.9.1. Was ist ein Deckblatt / Overlay? DeckbltterundOverlayswerdeninActiveFaxgrundstzlichgleichbe-handelt.UntereinenDeckblattverstehtmaneineeigeneSeiteamBeginn einerFaxnachricht.DeckbltterenthalteninderRegeldenAbsenderund EmpfngereinerFaxnachricht,sowiezustzlicheDatenwieDatumund Uhrzeit, Betreff und Seitenanzahl. ImGegensatzzuDeckbltternwirdeinOverlaynichtamBeginneiner Faxnachrichtangezeigt,sonderndirektaufdieeinzelnenSeiteneinesFa-xes projiziert. Das Overlay berlagert also eine Faxseite. Auf diese Weise lassen sich auf einfache und elegante Weise Grafiken (z.B. Firmenlogos) in eine Faxnachricht einbinden. 3.9.2. Deckblatt / Overlay erstellen Prinzipiell wird bei der Erstellung nicht zwischen Deckblttern und Over-laysunterschieden.BeideArtenwerdenmitdemDeckblattDesignervon ActiveFax erstellt. Einzig die Art, wie ein Deckblatt bzw. Overlay in eine Faxnachrichteingebundenwird,entscheidetdarberobesalsDeckblatt oderalsOverlayangezeigtwird.ZumErstelleneinesneuenDeckblatts bzw. Overlays gehen Sie nach folgendem Schema vor: Starten Sie den Deckblatt Designer ber den Menpunkt Extras / Deck-blattdesigner oder die entsprechende Schaltflche in der Symbolleiste. O O O WhlenSieausdenzurVerfgungstehendenWerkzeugen(z.B.Text, Grafik, Datenfeld, usw.) und gestalten Sie das Deckblatt bzw. Overlay. SpeichernSiedasDeckblattundverlassenSiedenDeckblattDesigner ber den Menpunkt Datei / Deckblattdesigner beenden. Bitte beachten Sie, dass bei Overlays ber den Menpunkt Extras / Seiten-formatzustzlicheingestelltwerdenkann,aufwelchenSeiteneinerFax-nachrichtdasOverlayeingeblendetwerdensoll.AufdieseWeiselassen sich Overlays beispielsweise nur auf der ersten oder nur auf der letzten Sei-te einer Faxnachricht einblenden. ActiveFax Benutzerhandbuch45 3.9.3. Deckblatt / Overlay verwenden ActiveFaxbietetmehrereMglichkeiten,wieeinDeckblattoderOverlay einerFaxnachrichtzugeordnetwerdenkann.SieknnenDeckbltterbzw. Overlays ber den Faxdialog eingeben, ber den Menpunkt Extras / Vor-einstellungenbzw.Extras/Benutzerverwaltungkonfigurierenoderber eigeneDatenfelderdefinieren.WeitereInformationenberDeckbltter, Overlays und Datenfelder knnen in der integrierten Online Hilfe von Ac-tiveFaxbzw.ineinemeigenenKapiteldiesesHandbuchsnachgelesen werden. 46ActiveFax Benutzerhandbuch 4. Einstellungen 4.1. Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung dient der Zuordnung einzelner Faxnachrichten zu einem Benutzer, sowie zur gezielten Vergabe von Berechtigungen. Mehre-re Benutzer knnen dabei zu einer Benutzergruppe zusammengefasst wer-den,wobeieinBenutzerdurchausauchMitgliedmehrererGruppensein darf. ActiveFax verwaltet zwei vordefinierte Benutzer (Administrator und Unbekannt), welche nicht gelscht werden knnen. Jeder Eintrag in der Benutzerverwaltung wird durch einen eindeutigen Be-nutzernamenidentifiziert.UmdenBenutzernamenmglichstkurzzuhal-ten, wird blicherweise der Vorname oder ein Spitzname verwendet. JedemBenutzereintragkannoptionaleineeigeneFaxdurchwahl(MSN) zugeordnetwerden.berdieseFaxdurchwahlknneneingehendeFax-nachrichtendirekteinerPersonzugeordnetwerden.BittebeachtenSie, dassdieMglichkeiteinerFaxdurchwahlnurmiteinemISDNAdapter oderdurchwahlfhigenModemundFaxkartenzurVerfgungsteht.Bei der Verwendung von normalen Faxmodems ist aus technischen Grnden keine Durchwahlinformation verfgbar. ActiveFax Benutzerhandbuch47 Damit die Faxnachrichten eines Benutzers bei lngerer Abwesenheit nicht unerledigtbleiben,bestehtdieMglichkeit,eineUrlaubsvertretungzu bestimmen. Die Urlaubsvertretung erhlt dadurch Zugriff auf alle Faxnach-richtendeszuvertretendenBenutzers.DieBerechtigungenwerdendurch die Urlaubsvertretung jedoch nicht bertragen. UmbeiumfangreichenInstallationdieKompetenzenklarverteilenzu knnenundumdieDatensicherheitzusteigern,wirdempfohlen,denein-zelnenBenutzernnurjeneBerechtigungeneinzurumen,diefrdieErle-digung der jeweiligen Aufgaben auch tatschlich erforderlich sind.4.1.1. Benutzer Berechtigungen BerechtigungBeschreibung Administrator BerechtigungBerechtigung zum ndern aller Systemeinstellungen. Zugriff auf Benutzer der eigenen GruppeBerechtigung zum Zugriff auf Faxnachrichten von Benutzern der eigenen Gruppe (Ausnah-me: Private Faxnachrichten). Zugriff auf alle BenutzerBerechtigung zum Zugriff auf alle Faxnachrichten (Ausnah-me: Private Faxnachrichten). Zugriff auf Zentrales TelefonbuchZugriffsberechtigung auf das Zentrale Telefonbuch. nderungsrecht auf Zentrales Telefonbuchnderungsberechtigung auf das 48ActiveFax Benutzerhandbuch Zentrale Telefonbuch. Zugriff auf Sende-/EmpfangsprotokollZugriffsberechtigung auf das Sende-/Empfangsprotokoll. Eigenstndiger Faxversand (ohne Freigabe)Berechtigung zum eigenstndi-gen Faxversand ohne die Zu-stimmung eines Vorgesetzten. Sendefreigabe fr andere Benutzer erteilenBerechtigung zur Erteilung der Sendefreigabe fr andere Be-nutzer. Faxversand an Internationale EmpfngerBerechtigung zum Versand von Faxnachrichten an Empfnger mit Internationaler (auslndi-scher) Faxnummer. Faxabruf durchfhrenBerechtigung zur Durchfhrung von Faxabrufen. Faxabruf Dokumente verwaltenBerechtigung zum Verwalten (Erstellen) von Faxabrufdoku-menten. Berechtigung zur OrdnerverwaltungBerechtigung zum Erstellen, Umbenennen und Lschen von individuellen Benutzerordnern. 4.1.2. Alias Namen Viele Benutzer sind unter verschiedenen Namen bekannt oder haben meh-rere unterschiedliche Logins (UNIX). In diesem Fall knnen die einzelnen NamendesBenutzersberdieKarteikarteAliasNameneingetragenwer-den.ActiveFaxerkenntdadurchautomatischdenrichtigenBenutzer,egal welcher der Alias Namen verwendet wird. ActiveFax Benutzerhandbuch49 4.1.3. Voreinstellungen berdieKarteikarte Voreinstellungen besteht die Mglichkeit, jedem Be-nutzerunterschiedlicheAbsenderdatenzuzuordnen.EntscheidenSiehier-bei,obderStandardabsenderoderderbenutzerdefinierteAbsenderver-wendet werden soll. Zustzlich zu den Absenderdaten lassen sich ein Stan-dard Deckblatt und Overlay definieren. DieStandardeinstellungenfrdieAbsenderdaten(ohneBenutzerbezug) knnenberdenMenpunktExtras/Voreinstellungenkonfiguriertwer-den. 50ActiveFax Benutzerhandbuch 4.1.4. Automatischer Druck DieautomatischeDruckfunktionlsstsichinActiveFaxbenutzerbezogen konfigurieren.AufdieseWeiselassensichFaxnachrichtenbzw.einSen-deberichtdirektamArbeitsplatzdruckerdesjeweiligenBenutzersausge-ben.StellenSiehierbeiein,obSiedieStandardeinstellungenfrdenau-tomatischen Druck verwenden sollen, oder ob die benutzerdefinierten Ein-stellungen zum Einsatz kommen sollen. DieStandardeinstellungenfrdenautomatischenDruck(ohneBenutzer-bezug) knnen ber den Menpunkt Extras / Optionen ber die Karteikarte Drucken konfiguriert werden. 4.1.5. Faxweiterleitung Die Faxweiterleitung wird benutzt, um empfangene Faxnachrichten fr ei-nenBenutzerautomatischaneinanderesFaxgerteodereineE-MailAd-resseweiterzusenden.AufdieseWeiseknnenbeilngererAbwesenheit dieFaxnachrichtenautomatischaneinebestimmteFaxnummeroderE-Mail Mailbox nachgesendet werden. UmeineKostensparendeNachsendungderFaxnachrichtenzuerreichen, kanndiePriorittderFaxweiterleitungaufUnwichtigeingestelltwerden. Dadurch werden bei entsprechender Konfiguration der Kostenoptimierung die Faxnachrichten erst zum gnstigen Nachttarif weitergeleitet. ActiveFax Benutzerhandbuch51 4.1.6. Benutzerzuordnung fr Faxempfang Die Zuordnung von Benutzernamen zu empfangenen Faxnachrichten kann inActiveFaxaufmehrereArtendurchgefhrtwerden.Abhngigvonder technischenAusstattungdesModemsoderISDNAdaptersstehenaller-dingsnichtimmeralleMethodenderBenutzerzuordnungzurVerfgung. DieAnwendungdereinzelnenVerfahrenwirdvonActiveFaxinderhier genannten Reihenfolge geprft. 4.1.6.1. Zuordnung ber Durchwahl (MSN, DDI, DID, DTMF) Diese Methode der Benutzerzuordnung ist die zuverlssigste, da hier jedem Benutzer eine eigene eindeutigeDurchwahlnummerzugeordnetwird.Aus technischenGrndenstehtdasDurchwahlverfahrenallerdingsnurbeider VerwendungeinesISDNAdaptersoderdurchwahlfhigerModemsund Faxkarten zur Verfgung. Fr normale Faxmodems ist keine Durchwahlin-formationverfgbar.UmdieDurchwahlfunktionalittdesISDNAdapters nutzenzuknnen,mussfrdenISDNAnschlussauerdemeinerder Dienste MSN (Multiple Subscriber Number) oder DDI (Direct Dial In) ak-tiviert sein. Die Aktivierung dieser Dienste wird blicherweise direkt vom Netzbetreiber durchgefhrt. DieDurchwahldesBenutzerswirddirektinderBenutzerverwaltungein-getragen.GebenSieimFeldFaxdurchwahl(MSN)dieentsprechende Nummerein.BittebeachtenSie,dassindiesemFeldnurdieDurchwahl (nicht die komplette Rufnummer) eingegeben werden muss. 52ActiveFax Benutzerhandbuch BeiderVerwendungeinerTelefonanlage,kannesjenachKonfiguration desISDNAnschlusses(S0Bus)erforderlichsein,dassdieTelefonanlage frdieVerwendungvonDurchwahlnummernentsprechendkonfiguriert werdenmuss.NhereInformationenhierzuerhaltenSievomBetreuerIh-rer Telefonanlage. 4.1.6.2. Zuordnung ber CSID (Absender ID) Diese Methode der Benutzerzuordnung verwendet die Absender ID (CSID) umeineeingegangeneFaxnachrichteinemBenutzerzuzuordnen.Beidie-serVariantederBenutzerzuordnungwirdeinemTelefonbucheintragein bestimmterBenutzerfixzugeordnet.UmdieZuordnungeinesBenutzers zu einem Telefonbucheintrag durchzufhren, gehen Sie wie folgt vor: ffnen Sie das Telefonbuch ber den Menpunkt Extras / Telefonbuch oder die entsprechende Schaltflche in der Symbolleiste. O O O O O O ErstellenSieeinenneuenEintragimTelefonbuchoderwhlenSieei-nen bereits bestehenden Eintrag aus. Bearbeiten Sie den Telefonbucheintrag ber die Schaltflche Bearbeiten oder durch einen Doppelklick. Tragen Sie im Feld CSID die Absender ID ein. Bitte beachten Sie, dass die CSID nicht eingetragen werden muss, wenn sie mit der Faxnummer identischist.SonderzeichendiezurFormatierungderFaxnummerver-wendet wurden, werden hierbei ignoriert. Whlen Sie den Benutzer fr den Telefonbucheintrag aus. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. ActiveFax Benutzerhandbuch53 4.1.6.3. Zuordnung ber Modem BeidieserArtderBenutzerzuordnungwirdjedemModem(Faxnummer) ein bestimmter Benutzer zugeordnet. Diese Variante eignet sich daher nur fr die Zuordnung einer begrenzten Anzahl von Benutzern. Um die Benut-zerzuordnungfreinModemfestzulegen,gehenSienachfolgendem Schema vor: WhlenSiedenMenpunktKommunikation/Modemoderdoppelkli-cken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster. O O O O Selektieren Sie das gewnschte Modem und bearbeiten Sie den Eintrag ber die Schaltflche Bearbeiten oder durch einen Doppelklick. Tragen Sie den Benutzernamen im Feld Standard Benutzer fr Faxemp-fang ein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. 4.1.6.4. Manuelle Benutzerzuordnung Die manuelle Benutzerzuordnung wird verwendet, wenn keine der anderen MethodenzurBenutzerbestimmunganwendbarist.Hierbeiwirdanhand des Inhalts oder des Absenders einer Faxnachricht der Benutzer einer Fax-nachricht manuell eingetragen. Gehen Sie hierbei wie folgt vor: MarkierenSiediegewnschteFaxnachrichtmitderMausundversu-chen Sie anhand des Inhalts oder des Absenders den Benutzer herauszu-finden. O 54ActiveFax Benutzerhandbuch Doppelklicken Sie auf den Faxlisteneintrag und geben Sie im Fax Dia-log den Benutzernamen ein. O O O O O Besttigen Sie die Eingabe mit OK. 4.1.6.5. Reihenfolge der Benutzerzuordnung ActiveFaxversuchtdenBenutzereinerempfangenenFaxnachrichtnach folgender Reihenfolge zu bestimmen: PrfungobfrdieDurchwahl(fallsvorhanden)einBenutzereingetra-gen ist. KonnteanhandderDurchwahlkeineZuordnungdurchgefhrtwerden, wird ber die Faxnummer bzw. CSID (Absender ID) geprft, ob ein Te-lefonbucheintrag mit einer Benutzerzuordnung vorhanden ist. KonnteberdasTelefonbuchkeineZuordnungdurchgefhrtwerden, wirdderStandardbenutzerdesModemsverwendet(blicherweiseAd-ministrator).ActiveFax Benutzerhandbuch55 4.2. Telefonbuchverwaltung DieTelefonbuchdatenwerdeninActiveFaxinzweiBereicheunterteilt. Das Zentrale Telefonbuch steht allen Benutzern zur Verfgung und wird zentral am Fax Server gespeichert. Das Private Telefonbuch steht nur auf demeigenenComputerzurVerfgungundwirdlokalgespeichert.Je nachdem,obeinEintragimTelefonbuchfralleBenutzerinteressantist odernicht,knnenSiewahlweisedaszentraleoderdasprivateTelefon-buch verwenden. UmdiebersichtlichkeitdereinzelnenEintrgeimTelefonbuchzuge-whrleisten, wird empfohlen, die Eintrge in unterschiedlichen Gruppen zu organisieren.AufdieseWeiselassensichbestimmteFaxnummernspter raschwiederfinden.bereinenSuchbegriffkannzustzlichgezieltnach Stichwrtern gesucht werden. BittebeachtenSie,dassunterZuhilfenahmederTastenStrgundShift mehrereTelefonbucheintrgegleichzeitigausgewhltwerdenknnen. SpeziellbeiMassensendungen(Mailings)knnenaufdieseWeisekom-plette Gruppen bernommen werden. ber das Kontextmen, welches mit derrechtenMaustasteaktiviertwerdenkann,bestehtdieMglichkeitalle Eintrge des Telefonbuchs auszuwhlen. 56ActiveFax Benutzerhandbuch 4.2.1. Telefonbuch importieren ActiveFaxbietetzweiMglichkeiten,umdieDatendesTelefonbuchszu importieren. Zum einen knnen die Telefonbuchdaten aus einer beliebigen ASCIIDateibernommenwerden,zumanderenbestehtdieMglichkeit, dieTelefonbuchdatenautomatischberODBCauseinerexternenDaten-bank zu bernehmen. 4.2.1.1. Import aus ASCII Datei Um die Telefonbuchdaten aus einer ASCII Datei zu importieren, gehen Sie nach folgendem Schema vor: Whlen Sie die Schaltflche Importieren.O O O O O GebenSiedenDateinamenderImportdateianoderwhlenSiedie Schaltflche Durchsuchen. Konfigurieren Sie den Zeichensatz und den Feldtrenner fr die Import-datei. Legen Sie die Reihenfolge der Felder in der Importdatei fest. Felder, die in der Datei nicht enthalten sind, werden von ActiveFax leer bernom-men. Prfen Sie die Eingaben - vor allem die Feldreihenfolge - ber das Vor-schaufenster und starten Sie den Datenimport. BeimImportierenderTelefonbuchdatenwerdendasFeldID-Nummer (blicherweiseKunden-oderLieferantennummer),sowiedieFelderNa-ActiveFax Benutzerhandbuch57 me 1undFaxnummerverglichen.IstbereitseinTelefonbucheintragmit einemdieserWertevorhanden,wirdderEintragaktualisiert.Andernfalls wird ein neuer Eintrag im Telefonbuch erstellt. 4.2.1.2. Import von Datenbank ber ODBC EineweitereMglichkeitumTelefonbuchdatenzuimportieren,besteht berdieODBCSchnittstelle.HierbeiwirddasTelefonbuchinregelmi-genAbstnden von einerexternenDatenbankbernommen.DieKonfigu-rationdesDatenimportsberODBCistineinemeigenenKapiteldieses Handbuchs beschrieben. 4.2.2. Telefonbuch exportieren DerExportderTelefonbuchdatenkannberdieSchaltflcheExportieren durchgefhrtwerden.HierbeiwerdenalleTelefonbucheintrgeineine ASCIIDateigeschrieben.DerDateinamesowiederFeldtrennerfrden Export knnen hierbei individuell angepasst werden. 58ActiveFax Benutzerhandbuch 4.3. Sende-/Empfangsprotokoll Das Sende-/Empfangsprotokoll enthlt alle Eintrge ber den Versand und Empfang von Faxnachrichten, sowie ber den Faxabruf. Im Sendeprotokoll werdenalleEintrge,alsoauchfehlerhafteoderunvollstndigebertra-gungenprotokolliert.BeiderVerwendungeinesISDNAdaptersunddes ISDN Dienstes AOC (Advice of Charge), steht zustzlich die Gebhrenin-formationdereinzelnenbertragungenzurVerfgung.BeiderVerwen-dung von Kostenstellen lassen sich auf diese Weise die aufgelaufenen Kos-ten genau zuordnen. Durch Doppelklicken auf einen Protokolleintrag bzw. ber die Schaltflche Details knnen die Einzelheiten zu einem Eintrag auf bersichtliche Weise angezeigt werden. 4.3.1. Protokoll drucken Der Druck des Sende-/Empfangsprotokolls kann mit ActiveFax auf mehre-re Arten durchgefhrt werden. ActiveFax Benutzerhandbuch59 DruckoptionBemerkung Alle Eintrge druckenEs werden alle aktuell in der Liste angezeigten Protokolleintrge gedruckt. Nur neue Eintrge druckenEs werden nur jene Protokolleintrge gedruckt, die bisher noch nicht gedruckt wurden. Nur Auswahl druckenEs werden nur die ausgewhlten Protokolleintr-ge gedruckt. 4.3.1.1. Layout berdieKarteikarteOptionenlassensichdieSortierungunddasLayout desSende-/Empfangsprotokollseinstellen.EsstehenzweiLayouts-ein-zeilig und zweizeilig - zur Auswahl. 4.3.1.2. Automatischer Druck DasSende-/Empfangsprotokollkannauchautomatischgedrucktwerden. ber den Menpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte Drucken kn-nen die Einstellungen fr den automatischen Druck konfiguriert werden. 4.3.1.3. Sendebericht drucken ZustzlichzumDruckdesSende-/Empfangsprotokollbestehtauchdie Mglichkeit zum automatischen Druck eines eigenen Sendeberichts. Hier-bei wird pro Faxnachricht ein eigener Bericht ausgegeben. Die Konfigura-tion des Sendeberichts erfolgt ber den Menpunkt Extras / Optionen und die Karteikarte Drucken bzw. ber die Benutzerverwaltung. 60ActiveFax Benutzerhandbuch 4.3.2. Protokoll exportieren DieDatendesSende-/EmpfangsprotokollsknnenaufmehrereArtenex-portiertwerden.JenachAnforderungverwendenSieeinederfolgenden Methoden: VerwendenSiedieSchaltflcheExportierenumdieaktuellenEintrge des Protokolls in eine ASCII Datei zu exportieren. O O O Verwenden Sie den Datenaustausch ber ODBC, um die Protokolldaten automatisch an eine externe Datenbank zu exportieren. Verwenden Sie den FTP Server, um die Protokolldaten von einem an-deren Computer im Netzwerk (UNIX) zu empfangen. 4.3.3. Protokoll archivieren Umzuverhindern,dassdasSende-/EmpfangsprotokollimLaufederZeit zu umfangreich wird, kann ber den Menpunkt Extras / Optionen und die KarteikarteArchivdieautomatischeArchivierungkonfiguriertwerden. Standardmig werden Protokolleintrge nach 14 Tagen archiviert. ActiveFax Benutzerhandbuch61 4.4. Kostenoptimierung 4.4.1. Zeitversetzter Versand Abhngig vom Volumen und der geographischen Lage der einzelnen Emp-fnger, werden durch den Versand von Faxnachrichten mitunter erhebliche Kosten verursacht. Der zeitversetzte Versand birgt hier ein groes Potential zurKostensenkung.HierbeiwirdinAbhngigkeitvonderPrioritteiner FaxnachrichtunddemTarifmodelldesTelefonanbietersautomatischder gnstigste Sendetermin berechnet. Um die automatische Kostensenkung zu aktivieren, gehen Sie nach folgen-dem Schema vor: WhlenSiedenMenpunktExtras/Kostenoptimierungoderverwen-den Sie die entsprechende Schaltflche in der Symbolleiste. O O O O O Aktivieren Sie die Automatische Kostenoptimierung. Passen Sie die maximalen Verzgerungszeiten fr die einzelnen Priori-tten an Ihre Erfordernisse an. Tragen Sie ber der Karteikarte Tarife die Kosten fr die jeweilige Ta-geszeit bzw. die einzelnen Wochentage ein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. 62ActiveFax Benutzerhandbuch BittebeachtenSie,dassdieKostenoptimierungprimrberdiePrioritt einer Faxnachricht gesteuert wird. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass unwichtige Faxnachrichten auch tatschlich mit einer niedrigen Prioritt versendetwerden.NebenderMglichkeitderautomatischenSendeverz-gerung kann der Sendetermin fr jede Faxnachricht selbstverstndlich auch individuell festgelegt werden. So wre es beispielsweise denkbar, dass eine umfangreicheMassensendungerstzueinerbestimmtenUhrzeitinder Nacht oder am Wochenende versendet wird. 4.4.2. Least Cost Routing EineweitereMglichkeitderKostenreduktionistdassogenannteLeast Cost Routing. Hierbei wird je nach Tageszeit und Vorwahlnummer auto-matisch zwischen verschiedenen Netzanbietern ausgewhlt. UmdasLeastCostRoutingzuaktivieren,gehenSienachfolgendem Schema vor: Whlen Sie den Menpunkt Extras / Modem oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster. O O O O Whlen Sie die Karteikarte Least Cost Routing. AktivierenSiedieAuswahlLeastCostRoutingbeimWhlenverwen-den. ErstellenSiefrjedeVorwahl/ZeitKombinationeinenneuenEintrag. GebenSiedieVorwahlnummer,denWochentag,dieUhrzeitunddie Netzzugangsnummer ein. ActiveFax Benutzerhandbuch63 Besttigen Sie die Eingabe mit OK.O BittebeachtenSie,dassbeiderEingabederVorwahlnummernnichtdie kompletteVorwahlnummereingegebenwerdenmuss.DieEingabe08 decktbeispielsweisealleNummerndiemit08beginnenab(z.B.089, 08771, ...).64ActiveFax Benutzerhandbuch 4.5. Modem & ISDN ActiveFaxuntersttztFaxmodemsallerderzeitstandardisiertenModem-klassen,sowieaktiveundpassiveISDNAdapterdiedemCAPI2.0Stan-dardentsprechenundBrooktroutundDialogicFaxkarten.Diefolgende TabellezeigteinebersichtderModemklassenundderkorrespondieren-den Standards: ModemklasseStandardBeschreibung Fax Class 1TIA/EIA 578Wird von nahezu allen Modemherstel-lern untersttzt. Fax Class 2SP-2388, TR-29.2Wird vor allem von lteren Modems untersttzt. Wurde von Fax Class 2.0 abgelst. Fax Class 2.0TIA/EIA 592Wird vor allem von modernen Modems untersttzt. ISDNCAPI 2.0Wird von nahezu allen ISDN-Adapter Herstellern untersttzt. Achtung: Der ISDN-Adapter muss zustzlich den Dienst Fax Gruppe 3 (T.30) unterstt-zen. BFAXBrooktrout Fax and Voice API (BfvAPI) Dieser Standard untersttzt Brooktrout TR114 und Trufax Faxkarten. GFAXIntel/Dialogic Gam-malink APIDieser Standard untersttzt Intel / Dia-logic Faxkarten der CPi Serie. DieAnzahlderModems,ISDNAdapterbzw.Faxkarten,dievonActive-Faxuntersttztwerden,istnichtbegrenzt.Esistauerdemmglich,Fax-modems,ISDNAdapterundFaxkartengleichzeitig(gemischt)zubetrei-ben. BittebeachtenSie,dassindiesemHandbuchderBegriffModemim allgemeinen als Sammelbegriff sowohl fr Faxmodems also auch fr ISDN Adapter und Faxkarten verwendet wird. Wird nicht ausdrcklich zwischen Faxmodems und ISDN Adaptern bzw. Faxkaten unterschieden, bezeichnet der Begriff Modem alle diese Gertearten. ActiveFax Benutzerhandbuch65 4.5.1. Vorzge eines ISDN Adapters Ein ISDN Adapter bietet im Vergleich zu herkmmlichen Faxmodems ei-nige wesentliche Vorzge. Zudem ist ein ISDN Adapter (speziell in passi-ver Technologie) oft gnstiger in der Anschaffung als ein Faxmodem. Mglichkeit der direkten Faxdurchwahl (eigene Faxnummer pro Benut-zer).ErforderlicherISDNDienst:MSN(MultipleSubscriberNumber) oder DDI (Direct Dial In). O O O MglichkeitzurAufzeichnungderbertragungskosten.Erforderlicher ISDN Dienst: AOC (Advice of Charge). GleichzeitigesSendenundEmpfangenaufmehrerenTelefonleitungen (B-Kanlen). Bei BRI (Basic Rate Interface) 2 Leitungen, bei PRI (Pri-mary Rate Interface) bis zu 30 Leitungen. 4.5.2. Modem konfigurieren Whrend der Installation von ActiveFax werden alle angeschlossenen Mo-demsundISDNAdapterautomatischerkanntundkonfiguriert.Umnach-trglich neue Modems anzulegen oder bestehende Modems zu konfigurie-ren,whlenSiedenMenpunktKommunikation/Modemoderdoppelkli-cken auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster. VerwendenSiedieSchaltflchenNeuoderBearbeiten,umeinneues Modem anzulegen oder einen bestehenden Eintrag zu ndern. O 66ActiveFax Benutzerhandbuch StellenSiedenCOM-Port(Schnittstelle)desModemsein(z.B. COM01,COM02,ISDN,usw.).VerwendenSiegegebenenfallsdie Schaltflche Einstellungen um die Konfiguration der Schnittstelle anzu-passen. O O O O O Stellen Sie die Modemtype ein oder verwenden Sie die Schaltflche Au-tomatischeErkennungumdieModemtypeautomatischvonActiveFax ermitteln zu lassen. BeiISDNAdapternsolltenSieimFeldMSNdiegewnschteMSN (Durchwahl)eintragen.ProISDNAdapterknnenbiszudreiunter-schiedliche MSN definiert werden. Zustzliche MSN knnen in der Be-nutzerverwaltungproBenutzerangelegtwerden.BittebeachtenSie, dassActiveFaxalleAnrufe(auchGlobalCalls)entgegennimmt,wenn weder in der Modemkonfiguration, noch in der Benutzerverwaltung ei-ne MSN eingetragen wurde. JenachAnforderungkanndieKonfigurationweitererParameter(z.B. Amtskennzahl, Wahlverfahren, usw.) erforderlich sein. Besttigen Sie die Eingabe mit OK. Bei lteren Telefonanschlssen, sowie bei manchen lteren Telefonanlagen kanndieVerwendungdesPulswahlverfahrenserforderlichsein.Bitte achtenSiedarauf,dassindiesemFalldieentsprechendeAuswahlinder Modemkonfiguration korrekt eingestellt wird, da anderenfalls der Versand von Faxnachrichten nicht mglich ist. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Verwendung eines ISDN Adapters eineMSN(Durchwahl)entwederinderModemkonfigurationoderinder ActiveFax Benutzerhandbuch67 BenutzerverwaltungbeizumindesteinemBenutzereintragen.Wirdein ISDNAdapterohneMSNkonfiguriert,werdenalleAnrufe(auchGlobal Calls) entgegengenommen. berdieKarteikarteLeastCostRoutingbestehtdieMglichkeit,inAb-hngigkeitderVorwahleinerFaxnummerundderaktuellenUhrzeit,au-tomatisch den gnstigsten Netzanbieter zu ermitteln. Nhere Informationen zum Thema Least Cost Routing knnen in diesem Handbuch im Kapitel Kostenoptimierung gefunden werden. berISDNstehenblicherweisemehrereLeitungen(B-Kanle)pro Adapter zur Verfgung. Um zu vermeiden, dass ActiveFax alle Leitungen frdenFaxversandverwendet,kanndieSchaltflcheEinstellungenver-wendetwerden.TragenSiehierbeiein,wievieleLeitungeninsgesamt, bzw. wie viele Leitungen fr der Faxversand verwendet werden sollen. Auf dieseWeiseknnenLeitungenfrandereZwecke(z.B.Telefon,Internet, usw.) freigehalten werden. 4.5.3. Statusanzeige KlickenSiemitderlinkenMaustasteaufdasModemsymbolimKommu-nikationsfenster,umdenaktuellenStatuseinesModemsanzuzeige