→ Handout zum Vortrag am 04. Mai 2017

Johannes WoithonGründer & Geschäftsführer orgavision GmbH

Agile Führung – ScrumWie agile Vorgehensweisen unseren Arbeitsalltag flexibler und effizienter gestalten können

Seite 2 // Handout zum Workshop »Agile Führung – Scrum«

VUCAVolatile · Uncertain · Complex · AmbiguousUnbeständig · Ungewiss · Komplex · Unklar

Der Begriff »VUCA« fasst die Herausforderungen zusammen, denen sich Organisationen in der heutigen, zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stellen müssen:

Volatilität (Volatility)Volatilität bezeichnet Unberechenbarkeit und Unbeständigkeit. Unberechenbarkeit bedeutet: Das Umfeld zeigt sich immer weniger stabil. Große und kleine Veränderungen treten ein, ohne berechenbar zu sein.

Unsicherheit (Uncertainty)Betrachten wir den Arbeitsmarkt: Früher konnten sich Arbeitgeber die besten Mitarbeiter aus einem Bewerber-Pool aussuchen, heute ist es umgekehrt. Wir befinden uns in einem Arbeit-nehmermarkt. Es besteht bei vielen – insbesondere mittelständischen Unternehmen – große Unsicherheit darüber, ob die Arbeitgeberattraktivität ausreicht, dringend benötigte Fachkräf-te und Talente zu rekrutieren. Das lässt sich kaum absehen oder berechnen. Es ist ungewiss und unvorhersehbar.

Komplexität (Complexity)Wer ein IT-System installiert hat weiß: Technische Systeme sind kompliziert, die Inbetrieb-nahme ist eine Herausforderung – und mit dem richtigen Knowhow durchaus machbar. Bei komplexen Systemen sieht es anders aus. Je mehr wir wissen, umso herausfordernder wird es – es droht Verlust der Übersicht. Die schiere Menge macht es beinah unmöglich, alle Infor-mationen zu gewichten und miteinander ins Verhältnis zu setzen. Rückbezüge, Zirkelschlüsse, wechselseitige Abhängigkeiten sind typisch für komplexe Systeme. Das uns vertraute Denken in Ursache-Wirkungsbeziehungen wird der Komplexität nicht gerecht.

Ambivalenz (Ambiguity)Ambivalenz bezieht sich auf die Bewertung einer Situation: Viel-, Mehrdeutigkeit, Informatio-nen sind nicht eindeutig interpretierbar. Die Missverständnisse aus der Vielzahl der Rollen, Aufträge und Schnittstellen haben sich erhöht und Interessenkoalitionen werden vielschichtiger.

Quelle: https://blog.yourfirm.de/beruf-und-karriere/vuca-4-buchstaben-die-die-welt-erklaeren/

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VISION (Vision)→ An sein Produkt glauben

und ein starkes Team aufbauen

UNCERTAINTY (Ungewissheit)→ Immer weniger Zukunftssicherheit

COMPLEXITY (Komplexität)→ Vielfalt an

Entscheidungsfaktoren

AMBIGUITY (Unklarheit)→ Es gibt nicht „DIE“ richtige Antwort

VOLATILITY (Unbeständigkeit)→ Zunehmende Anzahl an

Veränderungen

UNDERSTANDING (Verständnis)→ Den Kunden und dessen Be-dürfnisse verstehen

CLARITY (Klarheit)→ Verringern von

Komplexität und Konzentration auf das Wesentliche

AGILITY (Agiliät)→ Aus Fehlern lernen und Prozesse schnell anpassen

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Das agile Manifest

Individuen & Interaktionen

Funktionierende Software/Prozesse

Zusammenarbeit mit Kunden

Reagieren auf Veränderung

Prozesse & Tools

Umfangreiche Dokumentation

Vertrags-verhandlungen

Folgen eines festen Plans

hat mehr Bedeutung als

Was können agile Vorgehensweisen

bewirken?

Flexibilität

Schnelles Erkennen von Fehlern

Direktere Kommunikation mit dem Kunden

Schnelle Reaktion auf Veränderungen

Effizientes Bearbeiten von Aufgaben

Risikominimierung

Kontinuierliches Lernen

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Scrum - Ein Überblick

Was ist Scrum?

Scrum ist ein agiler Prozess für das Projektmanagement oder die Softwareentwicklung. Hinter der Idee von agilen Vorgehenweisen steckt der Gedanke, dass man viele kleinere Aufgaben deutlich besser einschätzen und verarbeiten kann, als ein großes Projekt. Ein Vorhahaben wird also zunächst in mehrere Einzelprojekte zerlegt, welche dann gemäß einer getroffenen Priorisierung abgearbeitet werden. Dieses inkrementelle Vorgehen erlaubt es, dass auch während der Bearbeitung eines laufenden Projekts noch Änderungen (z.B. neue Erkenntnisse oder neue Kundenanforderungen) aufgenommen werden können.

Die Rollen

Scrum kennt vier Rollen:

- Product Owner (stellt fachliche Anforderungen und priorisiert diese)- Scrum Master (organisiert den Scrumprozess und beseitigt Hindernisse)- Scrum Team (verantwortlich für die Entwicklung des Produkts)- Stakeholder (Marktsicht bzw. Kundensicht / Ratgeber & Beobachter)

Sprint-Dauer: 2-4 Wochen

Produkt-Backlog

Sprint-Backlog

Daily Scrum

Auslieferbares (Teil-)Produkt

Sprint-Planning Review

Retro-spektiveGrooming

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Der Scrum-Zyklus

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Der Scrum-Zyklus → Methoden

Sprint-Dauer: 2-4 Wochen

Produkt-Backlog

Sprint-Backlog

Daily Scrum

Auslieferbares (Teil-)Produkt

Sprint-Planning Review

Retro-spektiveGrooming

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Planning-Poker Task-Board & Burn-Down-Chart

Feedback-runde

Planning Poker

Wir nutzen Planning Poker zur Aufwandsschätzung unserer Aufgaben. Dazu erhält jedes Team-Mitglied ein Set an Karten mit Zeitangaben in Stunden.Die Karte mit der eigenen Schätzung wird von jedem in der Runde gleichzeitig aufgedeckt.Die Person mit der niedrigsten und die Person mit der höchsten Schätzung erklären Ihre Wahl.

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Taskboard

Jedes Team pflegt ein Taskboard – gut sichtbar auch für alle anderen Teams. Hier gleichen wir in unseren tägli-chen Meetings – auch Daily genannt – unsere Arbeits-fortschritte ab. Das Daily dauert ca. 10 - 15 Minuten.

Jeder beantwortet dabei diese Fragen:

→ Was habe ich seit dem letzten Daily getan?→ Was plane ich bis zum nächsten Daily?→ Was hat mich bei der Arbeit behindert?

Beispiel für den Aufbau eines Task-Boards:

In Planung

Wird gerade bearbeitet

Fertiggestellt

Tom Julia Hannah

TEAM MARKETING

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Burndown-Chart

Das Burndown-Diagramm zeigt den Aufwand im Ver-hältnis zur verbleibenden Zeit.Jeden Tag tragen wir hier den Fortschritt ein und haben so eine visuelle Darstellung, wo wir gerade im Sprint stehen.

Sind wir schneller, als gedacht?Haben wir uns zu viel vorgenommen?

Feedbackrunde

Nach Abschluss eines Sprints trifft sich das gesamte Team zur Feedbackrunde. Diese dauert ca. 1 Stunde.

Wir sammeln das Feedback in den Kategorien:

One Word – Ein Wort zum Sprint.Keep – Das sollten wir wieder so machen.Change – Hier müssen wir besser werden.

→ Daraus entstehen die Maßnahmen für unsere künftige Arbeit

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Scrum - Unser Fazit → Bessere und frühzeitige Einbindung aller Beteiligten

→ Mehr Verpflichtung, mehr Verantwortung des Teams auf Zielerreichung

→ Mehr Transparenz im Team, teamübergreifend und innerhalb des Gesamtunternehmens

→ Die Arbeit macht mehr Spaß → Erfolgserlebnisse werden vom Team verantwortet

→ Höhere Flexibilität

→ Mehr Spontanität

→ Höhere Erfolgswahrscheinlichkeit bei komplexen Aufgabenstellungen

→ Kurze Iterationszyklen, eher höhere Geschwindigkeit → Ergebnisse schnell sichtbar

→ Lernen erfolgt permanent

→ Rituale helfen

Aber...

Tipps aus der Praxis

→ Ziel muss eindeutig sein, aber Produkt ist eher „uneindeutig“

→ Kultur und Führung müssen darauf ausgerichtet sein → »Agile Führungskompetenz!?«

→ Nicht jeder will mehr Verantwortung

→ Team muss gut zusammenpassen und eher aus »High Performern« bestehen

→ Vertrauen in das Team und seine Kompetenz ist notwendig

→ Selbstorganisierende und verantwortliche Teams brauchen selbstorganisierende und verantwortliche Teammitglieder

→ Disziplin und Spaß an der Leistung ist nicht jedermann Sache

→ Permanentes Austauschen und Kommunikation kosten Energie und Zeit

→ Unser Experiment: Wie bzw. wann funktionieren führungslose Teams?

→ Dem Team Vertrauen schenken. Selbstorganisierende Teams setzen ein hohes Maß an Verantwortung voraus. Klare Rahmenbedingungen sind trotzdem unverzichtbar.

→ Nicht entmutigen lassen. Zu Beginn glaubt man, dass agile Methoden mehr Zeit kosten, als sie am Ende bringen. Es ist ein »Anfangsschmerz«.

→ Es gibt nicht DIE Methode. Jedes Team muss seinen eigenen Weg finden. Oft macht es Sinn, sich die besten Elemente herauszugreifen, als einer Methode dogmatisch zu folgen.

→ Transparenz heißt: Gesehen werden. Jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet. Ruhige Kollegen, die viel leisten, erhalten so nun die richtige Wertschätzung. »Blender« werden hingegen schnell ent-tarnt.

Seite 10 // Handout zum Workshop »Agile Führung – Scrum«

Eine Alternative zu Scrum: Kanban

Beide Vorgehensweisen...

→ helfen dabei, die Erledigung von Aufgaben effizienter zu gestalten

→ Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen

→ Fortschritte zu visualisieren

Und die Unterschiede?

Scrum Kanban

Fokus auf mehreren Methoden, die in ineinan-der greifen

Fokus fast ausschließlich auf Taskboard

Optimal zum Schaffen von etwas Neuem Kann auch bei Routine-Aufgaben angewandt werden

Begrenzt die Menge an Arbeit pro Sprint Hat einen gleichmäßigen Durchlauf von Aufga-ben im Fokus

Arbeitet Projekt-basiert Arbeitet Aufgaben-basiert

Welche Methode ist die bessere?

Eher Scrum Eher Kanban

→ Wenn der Prozess UND das Ergebnis verbes-sert werden soll.

→ Wenn Kunden und andere Stakeholder intensiv in die Entwicklung eingebunden werden sollen.

→ Wenn das Endprodukt bei Projektstart noch nicht klar definiert ist bzw. eher als Vision existiert.

→ Wenn eine Kultur von selbstorganisieren-den Teams besteht oder eingeführt werden soll.

→ Wenn Veränderungen im Unternehmen auf viel Widerstand stoßen.

→ Wenn das Endprodukt schon beim Start klar definiert ist.

→ Wenn das Projektteam aus vielen Spezialis-ten besteht.

→ Wenn die Führungskultur wenig Eigenver-antwortung von Einzelnen fordert.

→ Wenn das Hauptproblem im Projektma-nagement ist: „viel anfangen – wenig fertig-stellen“

→ Stellen Sie sich die Frage: Wie tickt meine Organisation und wo wollen wir hin?

Seite 11 // Handout zum Workshop »Agile Führung – Scrum«

Lesenswertes

Willkommen in der Vuca-Welt – Wann Teams gut funktionieren» Link

Neue Führungskultur – Wie Chefs die Anforderungen der Mitarbeiter erfüllen» Link

Moderne Personalführung – Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter richtig, dann ziehen alle mit» Link

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Über orgavision

Als integriertes Managementsystem (IMS) ist orgavision ein wahres Multitalent, das Sie dabei unterstützt, Qualität, Strukturen und Prozesse in Ihrer Organisation zu verankern.

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