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AIDA-Anwenderlösung für den öffentlichen Dienst

› Berücksichtigung der Regelungen des TVöD

› Fit für das Neue Kommunale Finanzmanagement

› Papierloser Workflow über Ihr Intranet

› Einzeln oder im Paket: Zeiterfassung, Zutrittskontrolle,

› Personaleinsatzplanung & Produktzeiterfassung

Einfach besser Bescheid wissen!

Herdecke

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Buchung am Terminal

Unternehmen Rathaus - bürgernah & effizient

Die Aufgaben von Städten und Gemeinden sind heute umfangreicher denn je, die Anforderungen wachsen ständig. Dabei steht die Verwaltung in einem besonderen Spannungsfeld: Auf der einen Seite sollen Leistungen für Bürger und Kunden verbessert, auf der anderen Seite Kosten gesenkt werden. Oder anders gesagt: Die Kommunen sollen immer mehr Service mit immer weni-ger Bediensteten leisten. Keine leichte Aufgabe – gleichzeitig jedoch eine besondere Herausforderung, die durch optimale Arbeitsorganisation gemeistert werden kann! Wo finanzielle und personelle Ressourcen begrenzt sind, muss die tägliche Arbeit so effizient und gleichzeitig so komfortabel wie möglich gestaltet werden. Die AIDA-Anwenderlösung für den öffentlichen Dienst setzt hier mit ihren vielfältigen Möglichkeiten an: Personalzeiterfassung Da unser System speziell auf die Bedürfnisse der Kommunen abgestimmt ist, verfügt es über zahlreiche verwaltungsspezifische Funktionen. Dabei berücksichtigt die AIDA-Personalzeiterfassung bereits den seit dem 01.10.2005 geltenden Tarifvertrag für den öffent-lichen Dienst (TVöD) und die darin festlegte Überleitung von früheren Regelungen. So be-herrschen Sie komplizierte Arbeitszeit- und Ver-gütungsmodelle sicher und zuverlässig. Zutrittskontrolle Die AIDA-Zutrittskontrolle erlaubt es Ihnen, den Publikumsverkehr im Gebäude praxisgerecht zu steuern und gleichzeitig den freien Zugang der Beschäftigten zu den Räumlichkeiten zu gewährleisten. Personaleinsatzplanung Die herkömmliche Dienstplanerstellung ist aufwändig, zeitintensiv und häufig feh-leranfällig. Unsere Software reduziert Ihren administrativen Aufwand bei der Per-sonaleinsatzplanung auf ein Minimum und bietet Ihnen gleichzeitig ein Maximum an Komfort. Produktzeitrückmeldung/ -erfassung Mit Hilfe der AIDA-Produktzeiterfassung haben Sie eine einfache und übersichtli-che Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Bediensteten den einzelnen Produkten oder Produktbereiche zuzuordnen und für die interne Leistungsverrechnung aufzu-bereiten. Gleichzeitig bieten wir alle Funktionen, die Sie benötigen um die Werte für die Bilanz zu erstellen (z.B. Aufteilung des Resturlaubs für die Urlaubs-Rückstellung). Papierloses Antragswesen (Workflow) Dank AIDA-Workflow bearbeiten Sie zahlreiche Vorgänge (z.B. Anträge für Urlaub, Dienstreise etc.) papierlos, bequem und effizient über Ihr vorhandenes Netzwerk.

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Passt perfekt - die maßgeschneiderte Lösung

Die AIDA-Anwenderlösung für den öffentlichen Dienst ist ein umfassendes System zur Organisation von Arbeitsabläufen, das speziell für die öffentliche Verwaltung konzipiert wurde. Dieses System bildet die Basis für Ihre indivi-duelle EDV-Lösung, die wir ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen konfigurieren.

>> Gut beraten – gut geplant

Unsere EDV-Lösung ist modular aufgebaut. Dies bietet Ihnen den Vorteil, die Software-„Bausteine“ einzeln oder aber im Zusammenspiel als umfassende, maß-geschneiderte Komplettlösung verwenden zu können. Sollten Sie zunächst nur einzelne Funktionen wünschen, Ihre Anforderungen aber später steigen, ist das System jederzeit ausbaufähig. Es umfasst die Module „Zeiterfassung“, „Zutrittskon-trolle“, „Personaleinsatzplanung“, „Produktzeiterfassung“ und „Workflow“:

Workflow / Selbstauskunft

Zutrittskontrolle

ProduktzeiterfassungMit der Zutrittskontrolle steuern Sie den Zugang von Bediensteten und Besuchern (nur ein Aus-weis für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung).

Der Workflow ermöglicht die Bearbeitung und Genehmigung von zahlreichen Vorgängen prob-lemlos und einfach übers Netz – ganz ohne Papier im Intranet. Im Zusammenspiel mit der Selbst- und Abteilungsauskunft können Bedienstete jederzeit z.B. auf Ihre Kontenstände , Journale etc. zugreifen.

Das Modul Produktzeiterfassungsorgt für Kostentransparenz in den Servicebetrieben von Städten und Gemeinden, aber auch für die interne Leistungsverrechnung in den Ämtern, Fachbereichen, De-zernaten etc.

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung unterstützt Sie bei der Aufgabe, den richtigen Be-schäftigten zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen (z.B. im Bauhof).

Mit der Personalzeiterfassung ermitteln Sie die Personalzeit gemäß den Anforderungen des TVöD.

Personalzeiterfassung

Personalzeiterfassung

Zutrittskontrolle Produktzeit-erfassung

Workflow /

Personaleinsatzplanung

Ihre individuelle AIDA-Lösung

Selbstauskunft

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Worauf Sie sich verlassen können:

› Modernste zuverlässige Technik

› Aktuelle Information am Terminal oder im Browser über Intranet abrufbar

› Hohe Sicherheit durch Passwortschutz

› Datenübergabe an Entgelt-Abrechnungsprogramm

Personalzeiterfassung – Zeit ist Geld

Wenn es um die Personalzeiterfassung geht, sind gerade in der Verwaltung zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen: Unterschiedliche Wochenarbeitszei-ten, Teilzeit, Brückentage, Gleitzeit, Beschäftigten- oder Beamtenstatus und vieles mehr. Nicht verwunderlich, dass ein hoher administrativer Aufwand nötig ist, um hier den Überblick zu behalten. Mit unserer AIDA-Anwenderlösung machen Sie sich das (Arbeits-)leben leichter, denn das System enthält alle Funk-tionen, die Sie benötigen: › Verwaltung und Abrechnung gemäß den Arbeitszeitregeln

des TVöD bei voller Berücksichtigung von individuellen Regelungen zu Rahmenarbeitszeiten oder Arbeitszeit-korridoren und Gleitzeit

› Automatische Berechnung und Verwaltung des Urlaubs-

anspruchs › Anwendung der Überleitungsregeln von vorherigen Tarifvereinbarungen in den

TVöD › Erfassung von angeordneten Überstunden, Sitzungsstunden, Nachtarbeit, usw. › Separates Konto für Sonderurlaubs-Anspruch bei besonderen Belastungen und

Arbeitsbefreiung bei besonderen Ereignissen ... sowie zahlreiche weitere Funktionen!

>> Einfach vielseitig

Mit der AIDA Anwenderlösung erfassen Sie die Personalzeit gemäß den Anforde-rungen des TVöD. So behalten Sie Ihre Personalkosten sicher im Blick – schließ-lich sind die Entgelte der Bediensteten in den Kommunen der weitaus größte Pos-ten in den Verwaltungshaushalten.

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>> Einfach bequem

Unsere EDV-Lösung zeichnet sich durch einfache Handhabung und beson-dere Benutzerfreundlichkeit aus.

Die Zeiterfassungs-Terminals werden einfach an das Netz-werk angeschlossen - und schon ist das System einsatz-bereit! Die Zeiterfassung erfolgt sicher und bequem dank berührungsloser Technik mit Schlüsselanhänger oder Scheckkartenausweis bzw. Buchung direkt über PC im Netzwerk oder vom Telefon aus. Die Software ist auf Grund der übersichtlichen Gestaltung und benutzerfreundlichen Oberfläche einfach zu bedienen. Sie erlaubt Ihnen nicht nur ein schnelles, bequemes und fehlerfreies Arbeiten, sondern liefert Ihnen per Mausklick zahlreiche aussagekräftige Auswertungen wie z.B. Monatsjournale für einzelne Beschäftigte, Anwesenheitsüber-sichten oder Gruppenkalender. Dies vereinfacht den Ar-beitsalltag in der Telefonzentrale, den Sachgebieten und der Personaldienststelle.

Sie sehen, dass Hr. Warawko ab 6.12.in Urlaub und ab 12.12. wieder anwe-send ist.

Gruppenkalender

Informationstableau als ideale Auskunft in Zentrale oder Sekretariat

Zeiterfassungsterminal mit berührungslosem Ausweisleser

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Die wichtigsten Eigenschaften im Überblick

› Mehr Sicherheit für Besucher, Bedienstete undGebäude

› Einfache Vergabe der Zutrittsberechtigungenund -zeiten

› Verlorene Ausweise werden einfach gesperrtund durch neue ersetzt, daher kein aufwändigerSchlossaustausch erforderlich

› Auch die kostengünstige Offline-Anbindung vonBürotüren ist möglich (ohne Kabelverlegung)

Zutrittskontrolle – Sicher ist sicher

In der Verwaltung sind alle Bürger jederzeit willkommen. Allein aus sicher-heitstechnischen Gründen ist es jedoch sinnvoll, den Zutritt zu den Räum-lichkeiten zu kontrollieren.

>> (K)ein Kommen und Gehen

Mit der AIDA Zutrittskontrolle steuern Sie den Zugang von Besuchern und Bediensteten sowohl zeitlich als auch räum-lich. Bestimmte Bereiche sind für Besucher gesperrt, wo-hingegen die Bediensteten freien Zugang erhalten, wenn sie mit ihrem Ausweis bzw. Schlüsselanhänger am Zu-gangsleser buchen. Ob Türen, Aufzüge oder Parkplätze: Problemlos können Sie jedem Bediensteten die notwendigen Berechtigungen zuweisen – flexibel und individuell für jede Tür/Bereich - und das ohne komplizierte Schlüsselverwaltung oder teure Ersatzschlüssel!

Leiterin allgemeine Verwaltung

„Die AIDA-Zutrittskontrolle bietet unserer Gemeinde ein Höchstmaß an Sicherheit, weil alle unsere Anforderungen erfüllt werden, jeder Bedienstete bzw. jede Gruppe erhält ihre maßgeschneiderte Berechtigung. Meine Albträume vom verlorenen Generalschlüssel sind passé.“

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Produktzeiterfassung/-rückmeldung – Alles im Griff

Vor dem Hintergrund der schwierigen finanziellen Situation von Städten und Gemeinden ist Kostentransparenz in allen Bereichen der Verwaltung heute unabdingbar. Vor allem die Leistungen der öffentlichen Servicebetriebe müssen dem Grundsatz der effektiven Mittelverwendung entsprechen. Und im Zuge der Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) steigen die An-sprüche an die Administration weiter: Jederzeit verfügba-re und nachvollziehbare Informationen über Kosten und Aufwände werden in Zukunft noch wichtiger. Mit der AIDA Produktzeiterfassung behalten Sie die Kosten im Griff und sind gleichzeitig immer aktuell über den Arbeitfortschritt informiert. Die Produktzeiter-fassung ist außerdem ein hervorragendes Instrument zur permanenten Verbesse-rung der Arbeitsqualität.

AIDA-Produktzeiterfassung: Tätigkeiten eines städtischen Bauhofs

Leiter Bauhof

„Die AIDA-Produktzeiterfassung bietet unserer Gemeinde ein Höchstmaß an Transparenz. Wir können jederzeit per Mausklick aus dem System aktuelle Zahlen über Auslastung, Aufgabenerfüllung und aufgelaufene Kosten ermitteln. Das schafft bei den Bürgern und bei der Politik Vertrauen in die Effizienz unserer Ar-beit.“

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Personaleinsatzplanung – Ganz schön clever

Den richtigen Beschäftigten zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu haben – eine sorgfältige Dienstplanung macht es möglich! Und dank der AIDA-Personaleinsatzplanung wird der Verwaltungsaufwand dabei auf ein Minimum reduziert.

>> So behalten Sie den Überblick

Die AIDA-Personaleinsatzplanung ist ein Instrument, mit dessen Hilfe Sie den Ein-satz Ihrer Beschäftigten noch effizienter planen können. Kostenintensiver Perso-nalüberhang oder unerwünschte Fehlbesetzungen werden somit vermieden. Be-stehen Vakanzen, erkennen Sie das sofort und können zeitnah reagieren. Dienst/-bereitschaftspläne lassen sich mit Hilfe unserer Software schnell und ein-fach erstellen. Dabei kann das System problemlos an die vorhandenen Dienst-planstrukturen angepasst werden. Es ermöglicht Ihnen gleichzeitig größte Flexibili-tät bei der Arbeitsorganisation.

In der Dienstplanübersicht erkennen Sie auf einen Blick, wer zu welchem Zeitpunkt fehlt und was der Fehlgrund ist. Darüber hinaus wird, wenn Sie es benötigen, so-wohl die Einplanung in die einzelnen Wochen-/Tagespläne, als auch in einzelne Fachbereiche der Beschäftigten dargestellt. die Einplanung der Beschäftigten dar-gestellt.

Dienstplanübersicht

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AIDA-Workflow – papierlos glücklich

Buchungen korrigieren, Kontenstände abrufen, Urlaub beantragen und sogar Zeitbuchungen durchführen – das alles und noch mehr erledigen Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft problemlos, fehlerfrei und nachvollziehbar in Ih-rem Netz. Der AIDA-Workflow macht’s möglich, denn er sichert die universel-le Verfügbarkeit von Informationen für jeden Bediensteten – zu jeder Zeit!

>> Moderne Arbeitsorganisation

Um den AIDA-Workflow zu nutzen, meldet sich die/der Bedienstete am PC mit ihrer/m/seiner/m Namen/ und seinem/ihrem Passwort an. Nun kann sie/er sich, abhängig von ihren/seinen individuellen Berechtigungen, ihre/seine persönlichen Daten anzeigen lassen oder bestimmte Vorgänge bearbeiten. AIDA-Workflow er-möglicht die Konfiguration umfangreicher Vertretungs-/Kollegen- und Vorgesetz-tenfunktionen und bietet ein per E-Mail automatisiertes Informationsmanagement. Ob im Büro oder auf Dienstreise – ein netzwerkfähiger PC genügt, um vom AIDA-Workflow zu profitieren. Was den Informationsfluss betrifft, werden Sie somit un-abhängig von Zeit und Ort, vor allem aber unabhängig von der Verfügbarkeit der jeweiligen Kollegen. Der Arbeitsaufwand des Hauptamtes wird verringert, Übertragungsfehler - wie sie bei der Verwendung von Papierformularen entstehen - entfallen und Rückfragen werden auf ein Minimum reduziert. Somit haben Sie wieder freie Personalressour-cen, die Sie für andere Aufgaben einplanen können. Und so einfach funktioniert es: Mit zwei Mausklicks zum Urlaubsantrag!

1. Schritt: Login Zur Anmeldung Name oder Personalnummer und persönli-ches Passwort eingeben.

2. Schritt: Urlaubsantrag stellen Fehlgrund (Urlaub) anklicken, Zeitraum/Bemerkung eintragen,fertig!

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Unterm Strich: Die Highlights unserer Software

Das solide Fundament

› Leistungsstarke Software für die effiziente und anwenderfreundliche Abwicklung von Verwaltungsvorgängen

› Robuste Technologie basierend auf bewährten Standard-SQL-Anwendungen und Reporting-Tools

› Hohe Datensicherheit

› Skalierbares, erweiterbares System, das mit Ihren Ansprüchen wächst

› Komplexe Filiallösungen zur kostengünstigen Anbindung externer Standorte (z.B. Büchereien, Schwimmbäder etc.)

› Mobile Datenerfassung per Telefon, Barcode-Scannerstift oder MDA/PDA

› Papierloser Workflow über Ihr Netzwerk spart Zeit und ersetzt Formulare

Leistungsfähige Komponenten

› Der modulare Aufbau erlaubt es Ihnen jederzeit, Komponenten / Module nach Ihrem Bedarf hinzuzufügen.

› Das System ist ausbaufähig bis hin zur Datenübergabe an HKR (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen).

› Die ständige Aktualisierung der Module stellt sicher, dass die jeweils aktuellen gesetzlichen oder tarifvertraglichen Vorgaben angewendet werden.

› Leistungsfähige Auswertungsfunktionen und übersichtliche Journale verschaffen Ihnen jederzeit Einblick, Überblick und Durchblick.

› Der beleglose Workflow spart Papier und reduziert den Zeitaufwand für eine Vielzahl von Vorgängen auf ein Minimum.

Fazit: Eine runde Sache!

Mit dem Einsatz unserer AIDA-Anwenderlösung setzen Sie konsequent auf die Optimierung Ihrer Orga-nisationsprozesse. Unser ständig aktualisiertes System gibt Ihnen die Sicherheit, stets auf der Grundlage der geltenden Vorschriften und Vereinbarungen zu arbeiten. So investieren Sie in eine zukunftssichere Lösung, die sich rechnet!

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Wir bieten Ihnen: › Ansprechpartner für zahlreiche Leistungen, › kompetente Beratung für alle Organisations-

bereiche, › neben dem Konzept auch eine realisierbare,

praxisorientierte Implementierung,

› permanente Betreuung in allen organisatorischen Fragen und nicht zuletzt:

› Produkte, die sich in zahlreichen AIDA ORGA Lösungen bewährt haben.

Wir für Sie: Unsere Partnerschaft - Ihr Gewinn!

Als langjähriger AIDA ORGA - Partner unterstützen wir öffentliche Einrich-tungen sowie Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe und Organisationsprozesse. Seither setzen mehr als 7.000 Kunden aus dem öffentlichen Bereich und der Privatwirtschaft unsere EDV-gestützten Lösungen erfolgreich ein. Wir verstehen uns als Partner für rationelle Unternehmensorganisation und strategisches Controlling. Auf der Basis einer umfangreichen Palette von Hard- und Software-Produkten bieten wir branchenspezifische An-wenderlösungen an, die optimal auf die jeweiligen Branchen-Anforderungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus entwickeln wir indivi-duelle, für Ihre Einrichtung maßge-schneiderte Organisationslösungen. Unser Leistungsspektrum reicht von der Analyse und Beratung über den Verkauf der notwendigen Organisationsmittel bis hin zur Einführung, Schulung und Umset-zung. So entwickeln und realisieren wir gemeinsam die für Sie optimale, umfas-sende Organisationslösung als Grundlage für Ihren langfristigen Erfolg! Gerne stellen wir Ihnen unsere Produkte und Dienstleistungen vor!

// AID

A Vertriebs- und Service-Partner //