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schulen.em@ail Administration des Mailservers

Vorarlberger Standardschulinstallation

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2 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers | Version 2.2

Inhalt

1. Nutzungsvereinbarung ............................................................................................................................. 3

2. Vorbemerkung .......................................................................................................................................... 4 2.1. Umstellung Mailserver „alt“ auf Mailserver „neu“ ............................................................................ 4 2.2. Warum überhaupt ein „schuleigener“ zentraler Mailserver? ........................................................ 4 2.2.1. Möglichkeiten für die Schule ............................................................................................................. 4 2.2.2. Vorteile dieser zentralen Mailserverlösung ..................................................................................... 4 2.2.3. Welche Funktionalitäten stehen zur Verfügung? .......................................................................... 4 2.3. Zuständigkeiten ...................................................................................................................................... 5

3. Neue Mailserverfeatures .......................................................................................................................... 6 3.1. Webmailoberfläche ............................................................................................................................... 6 3.2. Groupware-Funktionalitäten ................................................................................................................ 6 3.3. MAPI-Konten ............................................................................................................................................ 6 3.4. Synchronisation mit Smart-Devices ..................................................................................................... 7

4. Administration ............................................................................................................................................ 7 4.1.1. Mit dem Internet-Explorer ................................................................................................................... 7 4.1.2. Mit Mozilla Firefox ................................................................................................................................. 8 4.1.3. Mit Google Chrome ............................................................................................................................ 9 4.2. Startseite ................................................................................................................................................... 9 4.2.1. Informationen zu den Mailkonten .................................................................................................... 9 4.2.2. Mailkonten erstellen .......................................................................................................................... 10 4.2.3. Standarddienste eines Mailkontos ................................................................................................. 11 4.2.4. Erweiterungen der Standarddienste .............................................................................................. 11 4.2.5. Konten aus einer Liste importieren ................................................................................................. 13 4.3. Gruppen erstellen ................................................................................................................................ 14 4.3.1. Mitglieder hinzufügen ....................................................................................................................... 15 4.3.2. Einstellungen ....................................................................................................................................... 15 4.4. Mailkonten löschen und umbenennen ........................................................................................... 15 4.4.1. Einzelnes Konto löschen oder umbenennen ............................................................................... 15 4.4.2. Konten aus einer Liste löschen ........................................................................................................ 16 4.5. Weitere Einstellungen .......................................................................................................................... 17 4.5.1. Konten.................................................................................................................................................. 17 4.5.2. Kontendetails ...................................................................................................................................... 17 4.5.3. Gruppen .............................................................................................................................................. 17

5. Anhang ..................................................................................................................................................... 18 5.1. Zertifikate hinzufügen........................................................................................................................... 18 5.2. Musterbrief an die Mailadministratoren ........................................................................................... 21 5.3. Nutzungsvereinbarung ........................................................................................................................ 21

schulen.em@ail: Administration des Mailservers | Version 2.2 3 / 22

1. Nutzungsvereinbarung

Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende Richtlinien an: Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht. Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber verantwortlich. Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der zuständige IT-Betreuer (=

Mailadmin) verantwortlich. Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer „Ihrer“ Kontoinhaber leeren; zu diesem Zweck sind sie berechtigt,

das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen Vorgang zu informieren.

Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung.

Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator des Mailservers fixiert werden.

Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach Ablauf eines Jahres zu löschen.


2. Vorbemerkung

2.1. Umstellung Mailserver „alt“ auf Mailserver „neu“

Durch die Umstellung auf die neue Hardwareplattform im Dezember 2012 entstehen den Mailadmins

der Schulen in der Regel keinerlei Zusatzarbeiten.

Alle Mailkonten inklusive ihrer ursprünglichen Einstellungen sind auf die neue Plattform übernommen

worden.

Lediglich durch (optionale) Nutzung der neuen Features bei Direktions- und LehrerInnen-Konten sind

„Nachjustie-rungen“ erforderlich.

2.2. Warum überhaupt ein „schuleigener“ zentraler Mailserver?

2.2.1. Möglichkeiten für die Schule

Anlegen von Mailadressen für interessierte Lehrpersonen, Schülerinnen und Schüler.

Zuweisen von Speicherplatz („Quotas“) für die angelegten Konten.

Einbinden externer Mailkonten (z.B. von derzeit verwendeten Verwaltungsadressen)

2.2.2. Vorteile dieser zentralen Mailserverlösung

kostenlos für alle Vorarlberger Schulen

zentraler Virenschutz

zentraler Spamschutz

landesweit einheitlich strukturierte Schul-Mailadressen

vorkonfigurierte Mailadressen für Direktionen, Sekretariate und Administratoren

Unabhängigkeit von unterschiedlichsten Providern (Qualität, Kosten, …)

2.2.3. Welche Funktionalitäten stehen zur Verfügung?


2.3. Zuständigkeiten

Die für die Schulen verantwortlichen Mailadmins übernehmen die Aufgaben …

Mailadressen anzulegen bzw. zu löschen,

gegebenenfalls Quotas zu erteilen und

Kolleginnen und Kollegen beratend zur Seite zu stehen.

Sollte eine Pflichtschule ohne Mailadmin auskommen müssen, so steht im Pflichtschulbereich

selbstverständlich der zuständige IT-Regionalbetreuer hilfreich zur Seite.

Sollten – wider Erwarten – trotz des vorliegenden Skriptums noch unlösbare Probleme auftreten, so

stehen für die Entgegennahme allfälliger Hilferufe die Mitarbeiter des Vorarlberger Bildungsservice

bereit.


3. Neue Mailserverfeatures

Die neu hinzugekommenen Funktionen sind: Groupware-Funktionalitäten für Direktionen und Lehrpersonen (siehe „Weitere Mailbox Funktionen“) neue Webmailoberfläche („Pronto“) MAPI-Connector für Outlook (zur Verwendung von Groupware-Funktionen – siehe unten) Synchronisation mit Smartphones und Tablets

3.1. Webmailoberfläche

Die in die Jahre gekommenen Layouts der alten Webmailoberfläche werden durch „Pronto“ ersetzt.

Die Bedienung ist sehr intuitiv, eine Umstellung dürfte keinem Benutzer schwer fallen.

Die Übersetzung ins Deutsche ist inzwischen vollständig erfolgt.

Die Verwendung von Pronto als Webmailoberfläche für alle Mailserverbenutzer ist obligatorisch.

Pronto benötigt den Adobe FlashPlayer

3.2. Groupware-Funktionalitäten

Verwendung von privaten und globalen (gemeinsam genutzten)

o Kalendern

o Adressbüchern

o Aufgabenlisten

o Notizen

Diese Funktionen stehen allen Lehrpersonen und DirektorInnen zur Verfügung.

Die Verwendung dieser Funktionalitäten ist optional.

Die Verwendung dieser Features funktioniert in der Webmailoberfläche standardmäßig, zur sinnvollen

Einbindung in Outlook ist die Verwendung eines MAPI-Kontos notwendig.

3.3. MAPI-Konten

Keine Kollegin, kein Kollege ist gezwungen, von seinem gewohnten POP3-Konto auf ein MAPI-Konto

umzusteigen! Die Verwendung ist optional, steht aber standardmäßig zur Verfügung. Für Schülerinnen und Schüler stehen auch weiterhin nur POP3-Konten zur Verfügung.

Bei MAPI-Konten verbleiben alle Daten (E-Mails, Kalendereinträge, Adressbücher, …) auf dem

Mailserver.

MAPI-Konten können in Outlook eingebunden sowie in der Webmailoberfläche und mittels Smart-

Devices abgefragt werden. Anleitungen und Downloads für BenutzerInnen finden sich im IT-

Supportbereich (http://www.vobs.at/rb schulen.em@ail Support)

Zur Einbindung in Outlook muss auf den verwendeten Rechnern der MAPI-Connector installiert

werden.

Alle Daten stehen immer und überall zur Verfügung.

Wenn das Postfach überzulaufen droht, können alte E-Mails in einen Outlook-Archivordner

verschoben werden.



3.4. Synchronisation mit Smart-Devices

Wenn KollegInnen ein MAPI-Konto auf Smartphones oder Tablets abfragen wollen, dann muss der

Mailadmin die entsprechenden Funktionen und Dienste (MAPI und AirSync) freischalten (siehe

Kapitel Erweiterungen der Standarddienste).

Anleitungen und Downloads für KollegInnen finden sich im IT-Supportbereich (http://www.vobs.at/rb

schulen.em@ail Support)

4. Administration

Die notwendigen Zugangsdaten zur Administration ihrer Mailserver-Domäne haben die verantwortlichen IT-Betreuerinnen und IT-Betreuer im Juni 2004 entweder persönlich oder mittels Brief erhalten. Ein Muster dieses Briefes ist (zur Erinnerung) im Anhang dieses Skriptums zu finden. Die Daten müssen unbedingt bereitgehalten werden, bevor mit der Arbeit fortgesetzt werden kann. Sollte das Passwort durch den Mailadmin geändert worden sein, so gilt auf dem neuen Mailserver selbstverständlich das neue Passwort.

Zugangsadresse über: http://www.vobs.at/rb schulen.em@ail Support Mailadmin

Benutzername: [email protected]

Kennwort: = Passwort des „alten“ Mailservers

4.1.1. Mit dem Internet-Explorer

Wenn Sie den Sicherheitshinweis nicht bei jedem Einstieg angezeigt bekommen wollen, installieren Sie das erforderliche Zertifikat. Wie das geht, ist im Anhang beschrieben.

Mit einem Klick auf beispielsweise Benutzer kommt man zum Anmeldebildschirm (es kann auch jeder andere Menüpunkt gewählt werden).



mailto:[email protected]


4.1.2. Mit Mozilla Firefox

Sollte der Internetbrowser eine Debug-

Fehlermeldung erzeugen:

Start Einstellungen Systemsteuerung

Internetoptionen Erweiterte Einstellungen

Skriptdebugging deaktivieren (aktivieren).


4.1.3. Mit Google Chrome

4.2. Startseite

Außerdem sind natürlich alle durch den Mailadmin bereits selbst angelegten Mailkonten hier sichtbar.

4.2.1. Informationen zu den Mailkonten

4.2.1.1. Art der Mailkonten

Multi-Mailbox Standard: Ordnerorientiertes Konto, das seinerseits verschiedene

Arten von Mailboxen enthalten kann. Automatisch ist eine INBOX

vorhanden, in der alle eingehenden Mails abgelegt werden.

Nur Text INBOX

Nur MailDir INBOX

Nur Sliced INBOX

Ein Konto, das nur eine einfache INBOX enthält. Diese Art der

Mailbox reicht aus, wenn der Kontoinhaber seinen Emailverkehr

ausschließlich mittels POP3-Clientsoftware abwickelt, also kein

Webmail, etc. verwendet.

SCHULKUERZEL.snv.at

vorkonfiguriert


4.2.1.2. Kontoname

Ein Kontoname (= Teil der Email-Adresse) darf keinesfalls Umlaute, „ß“, Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten; „.“, „-“ und „_“ sind erlaubt. Groß- und/oder Kleinschreibung spielt keine Rolle, Ziffern sind erlaubt.

erlaubt: vorname.nachname verboten: franz.künzl

Vnachname Meßner

vorname_nachname vorname@nachname

Vorname-Nachname name/schule

name4 vorname nachname

…

4.2.1.3. E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse (= Benutzername) setzt sich aus dem Kontonamen, dem Schulkürzel und der Endung „snv.at“ zusammen. z.B. [email protected]

4.2.1.4. Angezeigter Name

Der angezeigte Name wird in einer neuen E-Mail

als Absendername angegeben.

4.2.1.5. Kennwort

Die Kennwortvergabe unterliegt keinen besonderen Richtlinien; trotzdem sollten die Kontoinhaber

darauf hingewiesen werden, sichere Kennwörter zu verwenden; das heißt: mindestens 8 Zeichen,

Verwendung von Sonderzeichen, gemischte Groß-Kleinschreibung, Ziffern und Buchstaben. Die

voreingestellten Kennwörter können von den Kontoinhabern selbstverständlich geändert werden!

Achtung: Die Kennwörter des Mailadministrators und der Kontoinhaber dürfen nach der Änderung

(siehe entsprechender Hinweis auf der Seite) keine Umlaute und kein ß enthalten.

unsichere Kennwörter: mausi sichere Kennwörter: L9_lmuTx

Kater98 DiW1@sKw

direktion usw.

usw.

Wenn Passwörter aus einem Satz gebildet werden, merkt man sie sich leichter! Z.B. „Ihs2012esP“ „Ich habe seit 2012 ein sicheres Passwort“.

4.2.1.6. Postfachgröße

Standard (= SchülerInnen-

Konto)

30 MB

LehrerInnen-Konto 300 MB

Direktions-Konto 1000

MB

4.2.2. Mailkonten erstellen

1

2 3


4.2.3. Standarddienste eines Mailkontos

4.2.4. Erweiterungen der Standarddienste

Eine Erweiterung ist ausschließlich für Direktions- und LehrerInnen-Konten vorgesehen (siehe auch Nutzungsvereinbarung).

Für Lehrpersonen- und Direktions-Konten können die Speicher-Optionen angepasst werden.


4.2.4.1. MAPI

Outlook-Connector für Groupware-Funktionalitäten (Kontakte, Kalender, Notizen)

= Schnittstelle von Outlook zu schulen.em@ail

Auf einem Rechner, der mittels Outlook Groupware-Funktionalitäten zur Verfügung stellen soll, muss ein MAPI-Treiber installiert werden.

1

2

3 4

5

mailto:schulen.em@ail


4.2.4.2. AirSync

Protokoll von Microsoft ™, das zur Anbindung von Mobile Devices (Smartphones, Tablets, …) dient.

4.2.5. Konten aus einer Liste importieren

Damit das Importieren aus einer Liste auch funktioniert, muss diese ganz bestimmte Bedingungen erfüllen (siehe unten).

4.2.5.1. Notwendige Konventionen

Dateikriterium Textdatei (*.txt) mit tabulatorgetrennten Feldern

Feldüberschriften

Name

RealName

Password

Storage

der „vordere“ Teil der Email-Adresse

der Klartextname des Kontoinhabers

das voreingestellte Passwort; es kann vom Kontoinhaber geändert werden.

die voreingestellte Mailboxgröße, „Quota“.

Feldinhalt Name

Erlaubt: Groß- oder Kleinbuchstaben, Ziffern, „.“, „-“, „_“

Verboten: Sonderzeichen, Umlaute, ß, Leerzeichen

RealName

Optional

Keine Einschränkungen

Achtung: Bei Verwendung von Sonderzeichen, … kann es sein, dass der

Absendername beim Empfänger nicht richtig angezeigt wird und die Antwortmails

nicht richtig zugestellt werden können.

Password

Die Passwortvergabe unterliegt keinen besonderen Richtlinien; trotzdem sollten die

Kontoinhaber darauf hingewiesen werden, sichere Passwörter zu verwenden; das

heißt: mindestes 8 Zeichen, Verwendung von Sonderzeichen, gemischte Groß-

Kleinschreibung, Ziffern und Buchstaben (keine Umlaute, kein ß). Die voreingestellten

Passwörter können von den Kontoinhabern selbstverständlich geändert werden!

Achtung: Ist in der Liste kein Eintrag vorhanden, wird vom System ein (unbekanntes)

Passwort generiert.

Storage

Optional

Ist in der Liste kein Eintrag vorhanden, so wird vom System der Default-Wert (30 MB)

verwendet.

4.2.5.2. Anlegen der Liste mit Hilfe einer Excel-Datei

Beim Speichern ist darauf zu achten, dass die

Tabelle als Textdatei mit Tab-Stopps gespeichert

wird.

Ergebnis


4.2.5.3. Anlegen der Liste über eine Textdatei

Sollte z.B. kein Klartextname (RealName) in der Liste eingetragen werden, so ist darauf zu achten, dass

zwei Tab-Stopps in der Liste vorhanden sind.

4.2.5.4. Importieren der Liste

Wenn das Importieren der Datei mit dem Fehler fehl schlägt, dann hilft ein Zeilenumbruch nach der letzten Zeile (?!)

Ergebnis

4.3. Gruppen erstellen

Eine „Gruppe“ entspricht – in etwa - einer Mailingliste; d.h. schickt man ein E-Mail an eine

Gruppenadresse, erhalten alle Mitglieder dieser Gruppe diese E-Mail.

Der Absender muss nicht Mitglied dieser Gruppe sein; Kontoinhaber können sich nicht bei einer Gruppe

anmelden („subscribe“) bzw. sich nicht von einer Gruppe abmelden („unsubscribe“).

SCHULKUERZEL.snv.at

SCHULKUERZEL.snv.at

1

2

3

1 2


Die Gruppen- E-Mailadresse lautet in diesem Fall: [email protected]

4.3.1. Mitglieder hinzufügen

Jedes Gruppenmitglied muss einzeln eingetragen und aktualisiert werden!

4.3.2. Einstellungen

Auslieferungsbestätigung an

Gruppe

Der Absender erhält eine Zustellbestätigung aller Mitglieder der Gruppe bzw. eine

Meldung, wem das Mail nicht zugestellt werden konnte.

Mitgliedsgruppe erweitern Enthält eine Gruppe wiederum eine Gruppe als Mitglied, so werden Kontoinhaber, die in

beiden Gruppen enthalten sind, nur einmal in die Liste aufgenommen.

Gruppe als Antwortadresse … stellt sicher, dass ein Antwortmail an die Gruppe und nicht an den Absender gesendet

wird.

Automatische Nachrichten

ablehnen

Mails, die z.B. von einer Mailgenerierungssoftware erstellt wurden („Massenmails“)

werden nicht an Gruppenmitglieder übermittelt.

4.4. Mailkonten löschen und umbenennen

4.4.1. Einzelnes Konto löschen oder umbenennen

Im Eigenschaftsfenster eines geöffneten Kontos ganz unten gibt es die Möglichkeiten zum Umbenennen

oder Löschen eines Kontos.

muss „händisch“ eingetragen werden

mailto:[email protected]


4.4.2. Konten aus einer Liste löschen

Die Liste der zu löschenden Konten muss eigentlich denselben Konventionen wie die Liste der zu erstellenden

Konten entsprechen. Die Liste der zu löschenden Konten kann aber auch nur den Header (Name) und die die Kontennamen

beinhalten.

Liste zum Anlegen Liste zum Löschen

Ergebnis

Trotz des fehlenden Eintrags wurde auch das Konto thomas.mayer gelöscht.


4.5. Weitere Einstellungen

4.5.1. Konten

4.5.2. Kontendetails

4.5.3. Gruppen

SCHULKUERZEL.snv.at

SCHULKUERZEL.snv.at

SCHULKUERZEL.snv.at

1

2


5. Anhang

5.1. Zertifikate hinzufügen

Das Hinzufügen dieses Zertifikates wird „maschinenbezogen“, nicht „userbezogen“ ausgeführt.

Der Vorgang muss also an jedem Computer nur einmal ausgeführt werden.

Sollten Restriktionen bzgl. der Einstellung der Internetoptionen gesetzt sein, kann es sein, dass

Administratorenrechte notwendig sind.


Sollte die Installation des Zertifikats fehlschlagen,

kann es

gespeichert werden und

„händisch“ installiert werden



5.2. Musterbrief an die Mailadministratoren

Mailserver schulen.em@ail

Liebe Kollegin, lieber Kollege!

Der neue Mailserver schulen.em@ail hat auch einen integrierten Spamfilter. Dieser soll

dazu beitragen, dass Sie künftig weniger Zeit damit vergeuden müssen, Mails zu lesen,

die völlig ohne Belang für Sie sind.

Einen Spamfilter zu installieren - und zu pflegen - ist aber nur ein möglicher Ansatz, um

diesem immer „lästiger“ werdenden Problem ein wenig die Schärfe zu nehmen.

Entsprechendes Verhalten seitens der Benutzer wäre eine weitere Möglichkeit und ein

zusätzlicher Baustein, um dies zu erreichen. Ein paar Tipps sollen Ihnen zeigen, worauf

Sie achten sollten:

Seien Sie bitte sorgsam mit Ihrer neuen Mailadresse und veröffentlichen Sie sie

nicht auf Websites.

Posten Sie bitte nicht mit Ihrer neuen (Schul-)Mailadresse in Newsgroups. Wenn Sie

in Kontakt mit Unbekannten treten möchten (Firmen, Institutionen, etc.),

verwenden Sie bitte eine alternative Mailadresse. Sie erhalten eine solche

Alternativadresse bei Freemailern (z.B GMX, Hotmail, Freemail.de, usw.) kostenlos.

Wenn diese Adressen mit der Zeit von Spammern zu sehr missbraucht werden,

können Sie sich ja problemlos von ihnen trennen und sich eine neue (kostenlose)

Adresse für diese Zwecke zulegen.

Achten Sie bitte auch darauf, dass die Schul-Mailadresse nicht in

Mitgliederverzeichnissen von Chatforen veröffentlicht wird.

Wenn Sie die Mailadresse auf eine Webseite stellen möchten, dann tarnen Sie sie,

indem Sie sie beispielsweise in eine Grafikdatei einbinden oder auf andere Weise

maskieren (z.B. mit speziellen Tools wie „MailTo-Encrypter“).

Wenn in Bestellformularen nach einer Mailadresse gefragt wird, verwenden Sie,

wenn möglich, ebenfalls eine Alternativadresse.

Antworten Sie nie auf Spam-Mails.

Spammer versenden sehr oft ihre Mails an Adressen, von denen die meisten nicht

existieren. Es gibt dazu sogar Programme, die Mailadressen nach bestimmten

Kriterien „erfinden“.

Durch die Beantwortung von Spam-Mails können Spammer dann die tatsächlich

existierenden Adressen von nicht existierenden unterscheiden und später gezielt

weiterverwenden (oder verkaufen).

5.3. Nutzungsvereinbarung

Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende

Richtlinien an:

Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht.

Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber

verantwortlich.

Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der

zuständige IT-Betreuer (= Mailadmin) verantwortlich.


Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer „Ihrer“ Kontoinhaber leeren; zu diesem

Zweck sind sie berechtigt, das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie

sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen

Vorgang zu informieren.

Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie

Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und

Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung.

Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind

verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe

Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator

des Mailservers fixiert werden.

Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach

Ablauf eines Jahres zu löschen.

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