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ALTANA Pharma Group Projektmanagement bei ALTANA Pharma Frankfurt, 30. Oktober 2006 Edgar Gerlacher

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ALTANA Pharma Group

Projektmanagement bei ALTANA Pharma

Frankfurt, 30. Oktober 2006 Edgar Gerlacher

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ALTANA Pharma Group

22

Agenda

Das Unternehmen

Der Entwicklungsprozess in der pharmazeutischen Industrie

Herausforderungen

Bisher Erreichtes

Situation 2006

Erfahrungen - Zusammenfassung

Nächste Schritte

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ALTANA Pharma Group

33

Das Unternehmen

ALTANA Pharma Group

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ALTANA Pharma Group

44

Innovative Therapeutika seit mehr als 130 Jahren

1873 Firmengründung durchDr. Heinrich Byk in Berlin

1907 Patentierung von Euphyllin (Atemwegserkrankungen)

1946 Neubeginn in Konstanz

1974 Patentierung von Ebrantil (Bluthochdruck)

1994 Markteinführung von Pantoprazol (Magen-Darm-Erkrankungen)

2002 Aus Byk Gulden Lomberg wird ALTANA Pharma

1938 Markteinführung von Optojod (weltweit erstes Kontrastmittel)

2005 Markteinführung von Alvesco (Asthma)

DAS UNTERNEHMEN

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ALTANA Pharma Group

55

Strategische Ziele

Konzentration auf das werthaltigste Geschäft Innovative Therapeutika

Konzentration auf relevante Märkte Europa, USA, Japan Partnerschaften sind unverzichtbar

Konzentration auf genau definierte und ausgewählte Forschungsfelder Magen-Darm-Erkrankungen Atemwegserkrankungen Onkologie

Internationalisierung von Forschung und Entwicklung

DAS UNTERNEHMEN

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ALTANA Pharma Group

66

Geschäftszahlen ALTANA Pharma 2005

* Nach Anpassung durch IFRS 2(„Anteilsbasierte Vergütungen“)

28,729,2 EBITDA in Prozent

24,825,5 EBIT in Prozent

+ 88.2008.832Mitarbeiter

+ 21165201Sachinvestitionen

+ 2410418Forschungsinvestitionen

+ 16524608Ergebnis vor Steuern (EBT)

+ 122.1092.365Umsatz

Veränderung in %2004*2005Millionen €

28,729,2 EBITDA in Prozent

24,825,5 EBIT in Prozent

+ 88.2008.832Mitarbeiter

+ 21165201Sachinvestitionen

+ 2410418Forschungsinvestitionen

+ 16524608Ergebnis vor Steuern (EBT)

+ 122.1092.365Umsatz

Veränderung in %2004*2005Millionen €

DAS UNTERNEHMEN

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ALTANA Pharma weltweit

Japan

ArgentinienAustralien

Brasilien

Europa

Indien

Kanada

Mexiko

Südafrika

USA

DAS UNTERNEHMEN

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88

Der Entwicklungsprozess

ALTANA Pharma Group

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99

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Jahre

4,7* 3,3* 1,5* 1,2* 1,0*

250 **

ca.5.000 bis 10.000 Substanzen**

Forschung

Wirkungstest im Reagenzglas

Präklinik

Versuche zu Wirksamkeit und Unbedenklichkeit, mit den letzten 10 bis 20 Substanzen auch im Tierversuch

Phase I

Prüfung bei gesunden Menschen auf Verträglichkeit

Phase II

Erprobung an wenigen Patienten

Phase III

Erprobung an meist mehreren tausend Patienten

Zulassungbeantragt

Prüfung der Unterlagen durch Zulassungs-behörden

Zugelassen

Nur wenige Substanzen erreichen das Ziel

* By J. Di Masi et al., Journal of Health Economics 22 (2003) , 151 - 185

** Schätzung des VFA (Verband Forschender Arzneimittelhersteller e.V.)

ENTWICKLUNGSPROZESS

Forschung Präklinische Phase Klinische Phase

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1010

Entwicklungskosten für ein neues Arzneimittel

1991

1993

0 200 400 600 800

802

231

In Millions US-Dollars

Quelle: Di Masi J. et al., Tufts University (1991); Office of Technology Assessment (1993); Myers and Howe (1997); Office of Health Economics & Lehman Brothers (1999); Tufts University (2001)

2001

1997

1999 610

429

359

ENTWICKLUNGSPROZESS

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ALTANA Pharma Group

1111

Herausforderungen

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ALTANA Pharma Group

1212

Situation bei ALTANA Pharma im Jahr 2002

Q3 2000: Beauftragung eines Beratungsunternehmens mehrere strategische und organisatorische Themen einschließlich Multiprojektmanagement zu adressieren

12/2000: Entscheidung ein Multiprojektmanagement Steuerungskomitee

eine dedizierte Projektmanagement-Funktion

zu etablieren

04/2001: Projektmanagement-Funktion aufgebaut, erste Sitzung des Steuerungskomitees

01/2002: Project Management Office etabliert

HERAUSFORDERUNGEN

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Herausforderungen

… in der Pharmaindustrie Lange Projekt- und Entwicklungszeiten hohe Projektabbruchrate

… speziell für ALTANA Pharma Änderung der Organisation von einem mittelständischen Unternehmen zu

einer weltweit agierenden Firma mit internationalen Projektteams und immer mehr Mitarbeitern

Ständige Informationszunahme (Informationsbedarf und Informationsfluss)

... für ALTANA Pharma´s Projektmanagement Sehr unterschiedliche Vorgehensweisen in der Projektplanung und fehlende

Transparenz (2002) Matrixorganisation sehr „linienlastig“

HERAUSFORDERUNGEN

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ALTANA Pharma Group

1414

Ziele des Projektmanagement bei ALTANA Pharma ...

Optimierung von “Time to Market”

Projekte wie geplant durchführen und zu Ende bringen

Pro-aktives Management von Risiken, Problemen und Änderungen

Die richtigen Planungsinformationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen

Mehr Transparenz von projektrelevanten Informationen im ganzen Unternehmen

HERAUSFORDERUNGEN

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ALTANA Pharma Group

1515

Erfolgsfaktoren ...

Reduzierte Abweichung Plan vs. Ist

Aussagekräftige Berichte mit aktuellen Informationen in kürzerer Zeit

Klare Vereinbarungen zwischen Projektleiter/Projektteam und Seniormanagement

Bessere Transparenz bezüglich Metriken

Reduktion der Anzahl von Planungswerkzeugen und damit weniger Doppel- und Dreifacheingaben in Systeme

Schnittstellen klar definiert

HERAUSFORDERUNGEN

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Bisher Erreichtes

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Project Management Office bei ALTANA Pharma

Organisatorisch in der Organisationseinheit Multiprojektmanagement untergebracht

Kompetenzzentrum für Projektmanagement

Klarer Fokus auf Projektmanagementqualifikation, Mitarbeiter des PMO sind keine Spezialisten für Medikamentenentwicklung

Bewährten Standards folgen (PMI®)

Über industrieweite “best practices” informiert sein, z.B. durch Benchmark-Daten

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

1818

Project Management Office – Kernaufgaben und InitiativenBISHER ERREICHTES

Prozessmanagement Definition eines Stage-Gate-Prozesses und eines „Decision Models“

Erstellung von Handbüchern und VorlagenErstellung des „Drug Development Process Guide“ (PM Handbuch) und Definition von Projektmanagement Dokumenten

Evaluierung und Implementierung von Werkzeugen

Implementierung und Support des Multiprojektmanagementsystems Primavera®

Definition von Kenntnissen und Fähigkeiten im Projektmanagement sowie Erstellung von Ausbildungsprogrammen

Erstellung eines Projektmanagement Curriculums

Benchmarking / Gap AnalysenErmittlung und Analyse von Benchmark-Daten über CMR (Centre for Medicines Research)

Organisation von Team-Initiativen Zweimal pro Jahr Organisation von PM-Klausurtagungen

Als projektunabhängiger Partner und Experte zur Verfügung stehen Facilitation

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ALTANA Pharma Group

1919

Drug Development Process Guide

Themen Organisatorische Aspekte Phasenmodell / Stage-Gate-Prozess Prozessbeschreibung Projektmanagement Dokumente und Vorlagen

Nicht als “Kochbuch” gedacht, aber um Anleitung zu geben

Integration von cross-funktionalen Produktentwicklungstätigkeiten (Schnittstellen), aber keine Beschreibung spezifischer funktionaler Aktivitäten und Verantwortlichkeiten

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2020

Projektmanagement Dokumente

Drei Schlüsseldokumente setzen den Rahmen: Project Charter - Übergang von der Projekt-Initiierung in die

“Planungsphase“ Integrated Project Plan (IPP) - Sammlung der Schlüsseldokumente Stage/Project Evaluation Report - “Lessons learned” Dokument

Klare Definition von Projektumfang, Projektziel und Verantwortlichkeit des Projektleiters (Charter)

Zusammenführung verschiedener Sub-Pläne der Teams und damit der funktionalen Einheiten (IPP)

Definition von Zuständigkeiten für die Erstellung der einzelnen Dokumente, Versionierung und Unterschriftenregelung

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2121

Integrated Project Plan (IPP)BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2222

Implementierung und Verwaltung desMultiprojekt Management Systems Primavera®

Roll-out im Januar 2004

Ca. 200 Primavera-Nutzer in DE und US

20+ Medikamentenentwicklungsprojekte und alle an der Entwicklung beteiligten Funktionen im System

Bisher nur Zeitplanung implementiert

Zeitrückmeldung für Kollegen in USA implementiert

Zeitrelevante Benchmarkdaten können aus dem System gezogen werden

Das PMO verteilt monatlich etwa 50 Reports an ungefähr 100 Empfänger

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2323

Projektmanagement Curriculum

Definition eines umfassenden Projektmanagement Trainingkonzepts (Novize bis Experte): Bietet die Möglichkeit alle notwendigen Methoden zu erlernen, um Projekte

erfolgreich zu managen Eröffnet dem Einzelnen die Möglichkeit eine Projektmanagement-Karriere

innerhalb von ALTANA Pharma einzuschlagen:

Project Manager Project Leader Senior Project Leader Program Leader

Unterstützung zur Project Management Professional (PMP®) Zertifizierung durch das Project Management Institute (PMI®)

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2424

Projektmanagement Curriculum

Who should attend?

Training Block B- Project Leaders- Core Team Members

All interested employees

Scheduling and Cost Control

Managing Projects(Project Management Basics)

Risk Management

Project Management Fundamentals*

PMP® Certification

Training Block CProject Leaders of major projects

Training Block A- Project Leaders- All Team Members

Proj

ect P

lann

ing

& C

ontr

ol*

(Prim

aver

a)

* Training provided by ALTANA Pharma’s Project Management Office

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2525

Sammlung und Analyse von Benchmark Daten durch CMR

CMR International ist der führende Anbieter von F&E- Leistungskennzahlen für die weltweite pharmazeutische Industrie

Global R&D Performance Metrics ProgramDie teilnehmenden Pharma-Firmen sammeln Informationen zur Dauer (cycle times) definierter Abschnitte in der Medikamentenentwicklung, leiten sie an CMR weiter und erhalten entsprechende industrieweite Vergleich-Reports

Industry Investment ProgramQuantifiziert die Kosten und den Ressourcenaufwand für F&E und setzt diese in Relation zu den weltweiten Umsätzen

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2626

Regelmäßige Off-site PM-Klausurtagungen

Um die Projektleiter zusammenzubringen und sie außerhalb des Projektalltags auf bestimmte Themen zu fokussieren, wurden zweimal jährlich stattfindende off-site PM-Klausurtagungen etabliert:

Umfasst die komplette Multiproject Management Abteilung einschließlich des PMO

Stellt eine Möglichkeit dar, Probleme, den aktuellen Status, Strategien und weitere Schritte außerhalb des Projektalltages und abseits des Schreibtisches zu diskutieren

Dient dazu, solide und robuste Teamstrukturen aufzubauen ... und diese Strukturen weiter zu verfestigen

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2727

Facilitation

Auszug aus dem “Product Development Guide”:

“The Project Facilitator is a resource ...

… available for the project leaders and teams … to provide guidance on effective use of the Product Development

Guide … to assist in establishing the relationship between team, functional

management and the steering committee”

BISHER ERREICHTES

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ALTANA Pharma Group

2828

Situation 2006

ALTANA Pharma Group

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ALTANA Pharma Group

2929

Situation 2006

Neuer Drug Development Process Guide im Review-Zyklus

Etwa 300 Mitarbeiter in Projektmanagement trainiert (intern und extern)

Primavera P3e in Betrieb, aber … Bisher nur Zeitplanung implementiert

In einigen Bereichen ist immer noch eine “schwache Matrixorganisation” vorzufinden einige Linienfunktionen dominant

SITUATION 2006

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ALTANA Pharma Group

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Erfahrungen - Zusammenfassung

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ALTANA Pharma Group

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Erfahrungen

Unterstützung durch das Top-Management ist DER Schlüssel zum Erfolg – “Wasche mir den Pelz, aber mache mich nicht nass” funktioniert nicht

Die besten Prozesse nützen nichts, wenn sie nicht gelebt werden

Zuerst Prozesse, dann Tools “a fool with a tool is still a fool”

Projektmanagement muss sinnvoll mit anderen Prozessen und Abläufen verzahnt und vernetzt sein, z.B. Portfolio Management, Pipeline Management, etc.

Die Notwendigkeit und der Aufwand für das “Change Management” darf nicht unterschätzt werden das Denken und Verhalten von Menschen zu beeinflussen bzw. zu verändern ist extrem schwierig und zeitaufwändig

Deutsche/Europäer tendieren zu endlosen Diskussionen

Gewisse Dinge müssen einforderbar sein (z.B. Dokumente) andernfalls müssen endlose Diskussionen geführt werden

Nur die besten bzw. geeignetsten Personen sollten für die Projektleiterlaufbahn ausgewählt werden

ERFAHRUNGEN

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ALTANA Pharma Group

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Zusammenfassung

Die Medikamentenentwicklung bei ALTANA Pharma wird durch definierte und verbesserte Prozesse, Methoden und Werkzeuge in einer weit strukturierteren Form durchgeführt

Projektrelevante Entscheidungen erfolgen schneller durch ein entsprechend ermächtigtes, cross-funktionales und cross-geographisches Komitee

Leistungsfähigere Core Project Teams durch reduzierte Größe

Verbesserte PM-Fähigkeiten der Projektleiter und Team-Mitglieder durch konsequente Aus- und Weiterbildung

Sprechen der “gleichen Sprache” durch Verbindliche Definitionen (Drug Development Process Guide) … und dem ständigen “Predigen” des Inhalts des Drug Development Process

Guide (durch das PMO in Core Project Team Meetings und bei anderen Gelegenheiten wie z.B. Abteilungsbesprechungen, PM-Seminaren, etc.)

ZUSAMMENFASSUNG

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Nächste Schritte

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ALTANA Pharma Group

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Nächste Schritte

Erneuerung des Top-Management Supports

Einführung der Projektzeiterfassung mit Primavera

Einführung der Ressourcenplanung mit Primavera

Einführung der Projektbudgetplanung (Primavera?) und eines verbesserten Projektkosten-Controllings

Fortsetzung des “Change Management” Prozesses

Ständige Verbesserung der Prozesse, Methoden und Werkzeuge

Verstärktes Projekt-Coaching (Facilitation)

NÄCHSTE SCHRITTE

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Edgar GerlacherProject Management Office

ALTANA Pharma AGByk-Gulden-Str. 2D-78467 Konstanz

Tel: +49 (0) 7531 84-30 22Fax: +49 (0) 7531 84-9 30 22E-Mail: [email protected]: www.altanapharma.com

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