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Anleitung SEPA-Lastschrifteinzug in der eBanking Business Edition Seite 1 von 25 Inhaltsverzeichnis 1 SEPA-Lastschriftvorlagen erstellen/importieren Seite 1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei 03 1.2 Datenimport aus einer DTA-Datei ( nur noch bis 31.01.2014 ) 06 1.3 Manuelle Erfassung von SEPA-Lastschriftvorlagen mit IBAN und BIC 07 1.4 Manuelle Erfassung von Lastschriftvorlagen mit Kontonummer, Bankleitzahl und Konvertierung in SEPA-Lastschrift-Vorlagen 09 2 SEPA-Lastschrift-Vorlagen bearbeiten 2.1 Änderung / Massenänderung 14 2.2 Löschung 15 2.3 Sicherung 16 3 Einzug von SEPA-Lastschriften 3.1 Erstellung einer SEPA-Sammellastschrift 17 3.2 SEPA-Sammellastschriften ausführen (Kontogutschrift) 21 3.3 Einreichung von selbsterstellten SEPA-Lastschriften-Datei über die eBanking Business Edition (z. B. aus Vereins- software ohne Bankingmodul) 24

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Anleitung SEPA-Lastschrifteinzug in der eBanking Business Edition

Seite 1 von 25

Inhaltsverzeichnis

1 SEPA-Lastschriftvorlagen erstellen/importieren

Seite

1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei

03

1.2 Datenimport aus einer DTA-Datei ( nur noch bis 31.01.2014 )

06

1.3 Manuelle Erfassung von SEPA-Lastschriftvorlagen mit IBAN und BIC

07

1.4 Manuelle Erfassung von Lastschriftvorlagen mit Kontonummer, Bankleitzahl und Konvertierung in SEPA-Lastschrift-Vorlagen

09

2 SEPA-Lastschrift-Vorlagen bearbeiten

2.1 Änderung / Massenänderung

14

2.2 Löschung

15

2.3 Sicherung

16

3 Einzug von SEPA-Lastschriften

3.1 Erstellung einer SEPA-Sammellastschrift 17

3.2 SEPA-Sammellastschriften ausführen (Kontogutschrift) 21

3.3 Einreichung von selbsterstellten SEPA-Lastschriften-Datei über die eBanking Business Edition (z. B. aus Vereins- software ohne Bankingmodul)

24

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Voraussetzungen: ü VR-NetKey/Alias mit PIN und aktivem TAN-Verfahren (mobile-/Sm@rt-TAN)

ü Freischaltung Ihres Kontos für die eBanking Business Edition

ü Freischaltung für das Lastschriftverfahren (Beantragung über den Berater)

ü Gläubiger-ID (Beantragung über Dt. Bundesbank - Kopie an Ihren Berater)

ü Sie haben mit uns eine SEPA-Inkassovereinbarung abgeschlossen (wird vom Berater nach Einreichung der Gläubiger-ID beauftragt)

Für Rückfragen steht das EBL-Team unter der Tel.-Nr. 0621 / 1282 – 11222 oder via eMail : [email protected] gerne zur Verfügung. Aufruf von eBanking Business Edition (https://www.vrbank.de)

Hier geben Sie Ihren VR-NetKey /Alias und den PIN ein dann auf „Anmelden“.

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SEPA-Lastschriftvorlagen erstellen/importieren

1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei

Vorbereitungsarbeiten Falls Sie bei uns den Service „Dauerlastschrift“ genutzt haben, können wir Ihnen Ihren Dauerlastschriftbestand als CSV-Datei zur Verfügung stellen. Die Kontonummer/BLZ haben wir bereits in IBAN/BIC gewandelt. Dafür übernehmen wir jedoch keine Haftung und bitten Sie, die Daten zu prüfen. Diese Felder sollten Sie vor dem Einlesen anpassen. Diese CSV-Datei bitte beim Berater beantragen. Anpassung der Datei: Die Datei mit einem geeigneten Programm (z.B. Excel, OpenOffice Calc) öffnen, die gewünschten Änderungen vornehmen und danach die Datei wieder im CSV-Format mit Trennzeichen abspeichern. Pflichteingabe: Gläubiger-ID in jeder Zeile. Pflichteingabe: auch die Mandatsreferenznummer und das Unterschriftsdatum

müssen gepflegt werden.

Das Feld „Unterschrieben am“ sollte von Ihnen mit dem Datum überschrieben werden, an dem Ihnen Ihre Mitglieder die Einzugsermächtigung erteilt haben bzw. mit dem Datum, an dem Sie Ihre Mitglieder von der Umstellung der Einzugsermächtigung auf das SEPA-Verfahren unterrichtet haben. Die Spalte Ausführungsart bitte leer lassen. In der Spalte Bezeichnung kann z.B. Nachname Vorname des Mitgliedes eingetragen werden. Gleichzeitig sollten Sie die Datei auf unzulässige Zeichen (z.B. Umlaute oder ein *) prüfen und diese Zeichen ändern, z.B. ein “ü“ auf „ue“.

Die Musterdatei (Kunden-Muster-SEPA-Lastschriftvorlagen-Import.csv ) mit den entsprechenden Feldern können wir gerne zur Verfügung stellen, Sie können dann die Felder mit den benötigten Daten versorgen und für den Import als Vorlagen verwenden.

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Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen

Vorlagen importieren über Schaltfläche auswählen und „OK“ drücken

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Durchsuchen auswählen und im Dateimanager den Speicherort der CSV-Datei auswählen. Danach den Button „Importieren“ drücken. Hinweis: Die übernommenen Lastschriftvorlagen werden angezeigt, wenn diese fehlerlos übernommen werden. Sollten Fehler auftreten, wird darauf hingewiesen. In diesem Fall ist die Übernahmedatei nochmals zu bearbeiten und vor dem Einlesen wieder abzuspeichern Fehler können z.B. fehlende Daten, falsche/unzulässige Zeichen, wie ein Umlaut (Ä,Ü,Ö) sein. Die Spalte Ausführungsart sollte leer sein.

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1.2 Datenimport aus einer DTA-Datei ( nur bis zum 31.01.2014 )

Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen

Durchsuchen auswählen und im Dateimanager den Speicherort der DTA-Datei auswählen. Danach den Button „importieren“ drücken.

Hinweis: Die übernommenen Lastschriftvorlagen werden angezeigt, wenn diese fehlerlos übernommen werden. Sollten Fehler auftreten, wird darauf hingewiesen.

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1.3 Manuelle Erfassung von SEPA-Lastschrift-Vorlagen

Für wiederkehrende Lastschriften (z. B. Vereinsbeiträge) empfiehlt sich das Anlegen von Vorlagen.

Für den Einzug von Vereinsbeiträgen erfassen Sie zunächst über Lastschrift – Lastschriftvorlagen eine neue Vorlage pro Vereinsmitglied. Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen

*****

Hinweis Falls Ihnen IBAN/BIC Ihrer Mitglieder nicht bekannt sind, können Sie unseren IBAN-Konverter nutzen. Download unter: http://www.vr-iban-konverter.de/downloads/VR-IK_setup.exe Zugangsdaten BLZ : 67090000 Passwort : hjZtf7fDj2 (Schreibweise bitte beachten)

***** Als Lastschriftart „SEPA-Basislastschrift“ auswählen Im Feld Bezeichnung sollte der Name des Mitglieds eingegeben werden. Außerdem sind die Felder Zahlungspflichtiger Kto. Nr. / IBAN, BLZ/BIC, Verwendungszweck, Mandatsreferenz (Empfehlung: Mitgliedsnummern verwenden) und „Unterschrieben am“ (Datum des Mandats/Einzugsermächtigung/ Umwidmung) zu füllen.

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„Eingaben prüfen“ mit „Speichern“ abschließen

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1.4 Manuelle Erfassung von Lastschriftvorlagen mit Kontonummer / Bankleitzahl mit Konvertierung in SEPA-Lastschrift-Vorlagen Beim Einstieg wählen Sie nicht „Neue SEPA-Vorlage“ sondern „Neue Vorlage“, um eine Vorlage mit Kontonummer und Bankleitzahl erfassen zu können.

Erfassen Sie alle Felder der Lastschrift und schließen Sie die Eingabe mit „Eingabe prüfen“ , wenn fehlerfrei beim Folgebildschirm mit „Speichern“ ab.

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Wenn Sie alle Lastschriften erfasst haben, markieren Sie alle Vorlagen einzeln oder mit „alle Einträge auswählen“. Danach wählen Sie unten rechts in der Maske im Klappmenü „Vorlagen“ durch Anklicken die Zeile „Exportieren ins SEPA-Format“.

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Danach wählen Sie am besten im Reiter über das Dreieck „speichern unter“ aus und speichern die Datei mit „OK“ an den gewünschten Speicherort.

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Danach wählen Sie am besten im Reiter über das Dreieck „speichern unter“ aus und speichern die Datei mit „OK“ an den gewünschten Speicherort Öffnen Sie die gespeicherte CSV-Datei (mit z. B. Microsoft Excel / OpenOffice Calc ) und ergänzen Sie die Spalten 1. Mandatsreferenz 2. Unterschrieben am 3. Glaeubiger ID

Danach speichern Sie die Datei wieder als CSV-Datei mit Trennzeichen. Anschließend importieren Sie mit eBanking Business Edition mit dem Menü „importieren“ wie unter

„1.1 Datenimport aus einer CSV-Datei“ beschrieben.

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SEPA-Lastschrift-Vorlagen ändern 2.1 Änderung/Massenänderung von Vorlagen Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen Falls Sie alle oder bestimmte Vorlagen ändern möchten z. B. weil sich der Vereinsbeitrag bzw. der Verwendungszweck ändert, ist dies ganz einfach per Massenänderung möglich. Markieren Sie zuerst entweder einzelne oder alle Vorlagen. Danach wählen Sie für die ausgewählten Vorlagen, welchen Wert (unten im Beispiel der Betrag) sie ändern möchten. Im Feld „in Vorlagen ersetzen durch“ geben Sie den gewünschten neuen Wert ein und schließen die Eingabe mit dem Button „OK“ ab. Danach erhalten Sie die Aufforderung die Massenänderung zu bestätigen.

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2.2 Löschen von Lastschrift-Vorlagen Über Lastschrift >> Lastschriftvorlagen auswählen

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2.3 Sicherungen von Vorlagen Sie sollten Ihre Vorlagen regelmäßig auf Ihrem PC oder einem USB-Stick sichern. Zuerst müssen Sie die gewünschten Vorlagen auswählen. Über den Button „Auswahl aller Einträge“ können Sie alle Einträge auf einmal auswählen. Hinweis: Dies funktioniert nur bei gleichen Vorlagearten. Man kann nicht gleichzeitig SEPA-Lastschriften und andere Lastschriften zusammen sichern. In diesem Fall müssten beide Gruppen einzeln ausgewählt und gesichert werden. Zur Sicherung wählen Sie im Arbeitsbereich Lastschriftvorlagen im Feld über den Auswahlknopf die Funktion „Exportieren“ aus und bestätigen mit „OK. Danach können Sie den gewünschten Speicherort bestimmen.

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Einzug von SEPA-Lastschriften 3.1 SEPA-Sammellastschrift anlegen

Nachdem Sie alle Vorlagen angelegt bzw. aktualisiert haben, müssen Sie für Ihren Beitragseinzug eine neue SEPA-Sammellastschrift anlegen.

Bitte vergeben Sie dazu eine passende Kurzbezeichnung z. B. „Beitragseinzug“.

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Außerdem müssen Sie bei der SEPA-Lastschrift folgende Felder füllen: Art: Bei Vereinen immer SEPA Sammellastschrift Fälligkeitsdatum: Achtung Einreichungsfristen beachten!! (Datum muss 7 Tage in der Zukunft liegen bei erstmalig - bei wiederholend 3 Tage ) Ausführungsart: beim 1. Einzug „erstmalig“ , später „wiederholend“ Anschließend können Sie die angelegte Sammellastschrift über „Neu / Ändern“ bearbeiten. Einzelposten hinzufügen

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Neue Daten eingeben oder über „aus Vorlage“ übernehmen

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3.2 SEPA-Sammellastschrift ausführen

Die gewünschte Bezeichnung auswählen, unter „Aktionen“ den Punkt „Ausführen“ anklicken

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Die erzeugte TAN eingeben und mit „OK“ bestätigen.

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Die Information zur Übertragung mit Anzeige der verwendeten TAN werden angezeigt, haben Sie das 4-Augenprinzip ( Vollmachtstufe A-Vollmacht ) zur Ausführung muss ein zweiter Bevollmächtigter sich mit seinen Daten anmelden und in der Auftragsfreigabe die Zweitunterschrift leisten.

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3.4 Einreichung von selbsterstellten SEPA-Lastschriften-Datei über die eBanking Business Edition (z. B. aus Vereinssoftware ohne Bankingmodul)

Um SEPA-Dateien, die Sie z. B. bereits in Ihrem Vereinsabrechnungsprogramm erstellt haben, an die Bank zu senden, wählen sie den Reiter Dateiverarbeitung / SEPA-Datei.

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Mit Datei übertragen können Sie die erstellte Datei einlesen, zur Ausführung an die Bank schicken und mit einer TAN bestätigen. Sofern die Datei fehlerlos ist, wird sie am Ausführungstag verbucht.