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Anwendbarkeit des Kerndatensatzes Forschung am
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung - UFZ
21.06.2016, Martin Sand
Das UFZ
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung – UFZ
1100 Mitarbeiter an 3 Standorten
37 Department + Verwaltung + Stäbe
Zentrale Stelle für Berichtswesen (bezogen auf KDSF)
Zentrale IT
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ANWENDBARKEIT
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Allgemeiner Aufbau (technische Sicht)
SAP-Business Intelligence (zentral)
SAP Finanz
SAP Personal Doktorandenverwaltung
Publikationsdatenbank
Drittmitteldatenbank Vertragsmanagement
Stab Zentrumsentwicklung und Controlling
Datenerfassung
Datenaufbereitung /
-zusammenführung
Berichtserstellung
SAP Business Intelligence (BI)
Data Warehouse + Auswertungstools von SAP
Definition von
Kennzahlen (≙ Kerndatum) und
Merkmalen (≙ Ausdifferenzierung)
Datencubes
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SAP Business Intelligence (BI)
Hierarchisierung von Merkmalen möglich
Merkmale können auf verschiedenen Berichten mit Ihren
Eigenschaften verwendet werden
Verknüpfung / Beziehungen abbildbar
Zugriff über Excel-Tool oder Web-Portal
Am UFZ:
Paralleler Aufbau der Berichte für KDSF
(unter Verwendung bestehender Merkmale)
Perspektivisch SAP BW on HANA / Business Objects
Umfangreiche, Detaillierte Betriebsvereinbarung
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Publikationsdatenbank
Zentrale Erfassung aller Publikationen des UFZ
durch Bibliothek
Eigenentwickelte Webapplikation
Unter anderen erfasste Daten
Stammdaten (Titel, Publikationstyp etc.)
Autoren
Organisatorische Zuordnung / Projektzuordnung
Volltext
Impact Factor
Generierung von Publikationslisten
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Doktorandenverwaltung
Pflege von Doktorandeninformationen durch eigenen
Stab (zentral) und Doktoranden selbst (dezentral)
Eigenentwickelte Webapplikation
Unter anderen erfasste Daten
Stammdaten (Name, Geburtsdatum etc.)
Organisatorische Zuordnung / Projektzuordnung
Betreuer
Leistungen
Kurse
Hochschulinformationen
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Drittmitteldatenbank
Zentrale Erfassung aller Drittmittelprojekte durch
zentrale Fachabteilung
Eigenentwickelte Webapplikation
Von der Skizze bis zum bewilligten Projekt
Unter anderen erfasste Daten
Stammdaten (Projektbezeichnung, Laufzeit etc.)
Beteiligte Organisationseinheiten
Informationen zum Projektpartner
Beträge
Art der Beteiligung (Koordination, Partner etc.)
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Zusammenfassung
SAP BI als zentrales Auswertungssystem und als
Datenquelle für Auswertungen
Zentrale Datenbasis
Eigenentwickelte Speziallösungen Gut erweiterbar
„Standardsoftware“ (SAP, Vertragsmanagement)
(meist) zentrale Datenerfassung
Kerndatensatz technisch mit Hilfe von BI gut abbildbar
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Inhaltliche Abbildbarkeit
Je Bereich unterschiedlich
Mapping von Internen Bezeichnungen / Abbildungen
auf Kerndatensatz an vielen Stellen notwendig
z.B. Personalkategorie anhand u.a. Mitarbeiterkreis
oder Publikationstyp anhand u.a. „Referenztyp“
Informationen zum Teil aktuell nicht erfasst (gering)
Genaue Prüfung mit den einzelnen Fachabteilung
ausstehend
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DER „PAKTBERICHT“ ALS
ANWENDUNGSFALL
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Der „Paktbericht“ als Anwendungsfall?
Pakt für Forschung und Innovation
Vereinbarung über forschungspolitische Ziele des Bundes und der Länder mit der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), der Fraunhofer-Gesellschaft (FhG), der Max-Planck-Gesellschaft (MPG), den Zentren der Helmholtz-Gemeinschaft (HGF) und den Einrichtungen der Leibniz-Gemeinschaft (WGL)
Die Gemeinsame Wissenschaftskonferenz (GWK) überprüft und bewertet erzielte Fortschritte in einem jährlichen Monitoring-Bericht auf Basis einer entsprechender Berichterstattung durch die Wissenschaftsorganisationen
Die Monitoring-Berichte werden veröffentlicht:
http://www.gwk-bonn.de/themen/wissenschaftspakte/pakt-fuer-forschung-und-innovation/
http://www.pakt-fuer-forschung.de/
Das Berichtssystem selbst unterliegt einem Prozess der Fortentwicklung
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Der „Paktbericht“ als Anwendungsfall?
Monitoring-Bericht (jährlich)
1. Zusammenfassung wesentlicher Entwicklungen und Fortschritte seit dem letzten Monitoring (Bewertung, Sachstand und Rahmenbedingungen)
2. Anhang: Tabellen
3. Anhang: Einzelberichte der Wissenschaftsorganisationen mit ausführlichen Darstellungen
Anhang Tabellen:
In den Tabellenteil fließen Indikatoren und Kennzahlen ein, die durch die
Wissenschaftsorganisationen gemeldet werden
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Der „Paktbericht“ als Anwendungsfall?
Passfähigkeit des Kerndatensatzes zum Monitoring-Bericht
Abgleich der im Monitoring-Bericht 2015 aufgeführten Kennzahlen auf Tabellenebene mit der Spezifikation des Kerndatensatzes
Anhang enthält 36 Tabellen, davon 9 mit organisationsspezifischen Kennzahlen (vorwiegend für DFG) -> diese wurden nicht betrachtet
Übrige Tabellen entweder mit Daten aller 5 Wissenschaftsorganisationen oder zumindest mit Daten der FhG, HGF, MPG und WGL
Qualifizierte Einschätzung, KEINE 100%-ige Überprüfung der Definitionen:
Abgleich der Stichtage / Berichtszeiträume http://www.kerndatensatz-forschung.de/version1/Berichtszeitraum_KDSF_v1.pdf
Abgleich der Personalkategorien / Personalgruppen http://www.kerndatensatz-forschung.de/version1/Konkordanz_Personalkategorie.pdf
Abgleich der betriebswirtschaftlichen Definitionen (z.B. Zuflüsse, Erträge, Einnahmen, Gesamtbudget, Zuwendungen)
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Der „Paktbericht“ als Anwendungsfall?
Passfähigkeit des Kerndatensatzes zum Monitoring-Bericht
14 der 27 betrachteten Tabellen lassen sich mit der „Kern“-Spezifikation des KDSF ohne bzw. mit geringen Anpassungen bedienen
Eine der 27 betrachteten Tabellen läßt sich mit der „Schale“ des KDSF bedienen (Erträge aus Schutzrechten)
Fünf der 27 betrachteten Tabellen enthalten Daten, die teilweise im KDSF abgebildet sind
Sechs der 27 betrachteten Tabellen sind nicht mit dem KDSF addressierbar
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Der „Paktbericht“ als Anwendungsfall?
Passfähigkeit des Kerndatensatzes zum Monitoring-Bericht
Größte Differenzen zwischen Monitoring-Bericht und Spezifikation KDSF:
PostDocs und Nachwuchsgruppen im Monitoring-Bericht, derzeit nicht im KDSF berücksichtigt (aber für Weiterentwicklung empfohlen)
EU-Drittmittel werden im Monitoring-Bericht differenziert dargestellt (ERC und Rahmenprogramm)
Keine Differenzierung im KDSF unterhalb der Ebene „Drittmittel EU“
Teilweise Aufschlüsselung im Monitoring-Bericht nach Entgelt-/Vergütungsgruppe & nach Führungsebenen
KDSF differenziert nicht nach Eingruppierung (lediglich Besoldung/Vergütung von Professoren) bzw. nach Führungsebenen
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Der „Paktbericht“ als Anwendungsfall?
Fazit
Substantieller Teil der Daten für Monitoring-Bericht passfähig zur Spezifikation KDSF
Zukünftige Entwicklung/Anpassung sowohl des Pakt-Monitorings als auch des KDSF ermöglichen höheren Anteil an KDSF-konformen Daten im Monitoring-Bericht (teilweise bereits für Weiterentwicklung durch WR empfohlen)
Planung UFZ: Pakt-Monitoring nach IT-seitiger Implementierung des KDSF als Testfall für die Bedienung von Berichtspflichten
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Kontakt
Inhaltlich (ab August):
Dr. Charles Junghanns
Technisch:
Martin Sand
