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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde Autor : PL Version 1.0 Seite 1 von 125 Projekt VEMAGS Verfahrensmodul Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungs- behörde Autor: Projektleitung VEMAGS Dokument : Benutzerhandbuch_gekürztdoc.doc

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

Autor : PL Version 1.0 Seite 1 von 125

Projekt VEMAGS

Verfahrensmodul

Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungs-

behörde

Autor: Projektleitung VEMAGS

Dokument : Benutzerhandbuch_gekürztdoc.doc

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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1.0 22.10.07 Ersterstellung PL

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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Inhaltsverzeichnis 1 Rechtliche Informationen und weitere Hinweise .............................................................10 2 Zweck des Dokuments....................................................................................................11 3 Generelle / Vorrausetzungen VEMAGS..........................................................................12 4 Allgemeine Übersicht / Erklärungen................................................................................13

4.1 Seitenaufbau............................................................................................................14 4.1.1 Aufbau der Login Seite .....................................................................................14 4.1.2 Aufbau der Registrierungsseite ........................................................................15 4.1.3 Startseite...........................................................................................................16

4.1.3.1 Genereller Aufbau der Gesamtansicht ......................................................16 4.1.3.2 Hauptmenüfläche - links ............................................................................17 4.1.3.3 Startseite – mitte........................................................................................18

4.1.3.3.1 Navigationsleiste....................................................................................18 4.1.3.3.2 eAkte......................................................................................................19 4.1.3.3.3 Aufbau der Informationsleiste in der Arbeits- / Informationsfläche.........20 4.1.3.3.4 Aufbau einer Informationsleiste .............................................................21

4.1.3.4 Startseite - rechts ......................................................................................23 4.2 Begrifflichkeiten........................................................................................................24

4.2.1 Anwender..........................................................................................................24 4.2.2 Benutzer ...........................................................................................................24 4.2.3 Primärbenutzer .................................................................................................24 4.2.4 Antragsteller......................................................................................................24 4.2.5 Faxantragsteller ................................................................................................24 4.2.6 Erlaubnis-/ Genehmigungsbehörde (EGB) .......................................................24 4.2.7 Anhörungsbehörde (AB) ...................................................................................24 4.2.8 Anzuhörende Stelle (AZH)................................................................................24 4.2.9 Kontrollbehörde ................................................................................................25 4.2.10 Verwaltungshelfer .............................................................................................25 4.2.11 Landesadministrator .........................................................................................25 4.2.12 Bundesadministrator.........................................................................................25

4.3 Allgemein wiederkehrende Symbolik .......................................................................26 4.4 GIS Symbolik ...........................................................................................................27 4.5 Statussymbole .........................................................................................................28

5 Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde .................................................................................29 5.1 Login-Seite...............................................................................................................30 5.2 Registrierung............................................................................................................31

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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5.3 Passwort anfordern..................................................................................................32 5.4 Anträge und Anhörungen bearbeiten.......................................................................33

5.4.1 Anhörungen ......................................................................................................33 5.4.2 Zuständigkeiten zuweisen ................................................................................34 5.4.3 Zuständigkeiten übernehmen ...........................................................................35 5.4.4 Rückfragen .......................................................................................................35 5.4.5 Anhörungen stellen...........................................................................................35 5.4.6 Anhörung weiterleiten .......................................................................................40 5.4.7 Anhörung Stornieren.........................................................................................40 5.4.8 Anhörung Abschließen .....................................................................................40 5.4.9 Anhörung löschen.............................................................................................41 5.4.10 Stellungnahme..................................................................................................41

5.4.10.1 Stellungnahme hinzufügen ........................................................................41 5.4.10.2 Stellungnahme bearbeiten.........................................................................43 5.4.10.3 Stellungnahmen löschen ...........................................................................43 5.4.10.4 Stellungnahme freigeben...........................................................................43 5.4.10.5 Stellungnahme drucken.............................................................................43 5.4.10.6 Stellungnahmen widerrufen.......................................................................43

5.4.11 Unteranhörung..................................................................................................43 5.4.11.1 Unteranhörungen hinzufügen ....................................................................43 5.4.11.2 Unteranhörung weiterleiten .......................................................................44 5.4.11.3 Unteranhörung sortieren............................................................................44 5.4.11.4 Unteranhörung stornieren..........................................................................44 5.4.11.5 Unteranhörung abschließen ......................................................................45

5.4.12 Aktenvermerke..................................................................................................45 5.5 Antrag ......................................................................................................................46

5.5.1 Antrag erfassen ................................................................................................46 5.5.1.1 GIS (Kartensystem) ...................................................................................51

5.5.1.1.1 Routenplanung über Adresseingabe .....................................................51 5.5.1.1.2 Routenplanung über Haltepunkte setzen...............................................57

5.5.2 Majorantensuche ..............................................................................................60 5.5.2.1 Übernahme von Majoranten ......................................................................61

5.5.3 Antrag speichern...............................................................................................63 5.5.4 Anhang hinzufügen...........................................................................................63 5.5.5 Antragsfunktionen.............................................................................................65

5.5.5.1 Stellen........................................................................................................65

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5.5.5.2 Löschen .....................................................................................................65 5.5.5.3 RGST – Formularansicht...........................................................................66 5.5.5.4 Antragsdaten ändern .................................................................................66 5.5.5.5 Antrag als Vorlage speichern ....................................................................66 5.5.5.6 Antragsdaten kopieren ..............................................................................66 5.5.5.7 Antragsstatus abfragen .............................................................................67 5.5.5.8 Drucken .....................................................................................................67 5.5.5.9 Antrag stornieren .......................................................................................67 5.5.5.10 Gestellten Antrag ändern...........................................................................68 5.5.5.11 Änderungsantrag Vergleichen ...................................................................68 5.5.5.12 Änderungsantrag löschen..........................................................................69

5.6 Bescheid ..................................................................................................................70 5.6.1 Bescheid erstellen ............................................................................................70 5.6.2 Bescheid freigeben ...........................................................................................75 5.6.3 Bescheid zustellen............................................................................................75 5.6.4 Bescheid signiert zustellen ...............................................................................76 5.6.5 Bescheid aufheben ...........................................................................................79 5.6.6 Neue Bescheidversion hinzufügen ...................................................................80 5.6.7 Bescheid (für die Zustellung) drucken ..............................................................80

5.7 Vorlagenverwaltung .................................................................................................82 5.7.1.1 Suchen ......................................................................................................82

5.7.1.1.1 Bearbeiten..............................................................................................83 5.7.1.1.2 Löschen .................................................................................................83 5.7.1.1.3 Kopieren.................................................................................................83

5.7.1.2 Suchen und direkt bearbeiten....................................................................84 5.7.1.3 Suchen und direkt kopieren.......................................................................84 5.7.1.4 Neu ............................................................................................................84 5.7.1.5 Markierte Vorlagen löschen.......................................................................85 5.7.1.6 Vorlagen in der Antragsbearbeitung..........................................................85

5.7.1.6.1 Vorlagen aus speicherten Anträgen erstellen ........................................85 5.7.1.6.2 Vorlagenaufruf aus der Antragserfassung .............................................86

5.7.2 Sortierung der Startseite...................................................................................87 5.8 Benutzerdaten pflegen.............................................................................................89

5.8.1.1 Bearbeiten .................................................................................................89 5.8.1.2 (De) Aktivieren...........................................................................................90 5.8.1.3 Passwort ändern........................................................................................90

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5.8.1.4 Rolle zuordnen ..........................................................................................91 5.8.1.5 Markierte Rollen entfernen ........................................................................92

5.9 Anwenderdaten Pflegen...........................................................................................93 5.9.1 Grenzwertprofile ...............................................................................................93

5.10 Faxantragsteller anlegen......................................................................................95 5.11 Benutzer anlegen .................................................................................................96 5.12 Rolle anlegen .......................................................................................................97 5.13 Anwender suchen.................................................................................................98 5.14 Benutzer suchen ................................................................................................100 5.15 Gebührendaten exportieren ...............................................................................101 5.16 Nutzungsbedingungen lesen..............................................................................103 5.17 Abmelden ...........................................................................................................105 5.18 Anwender freischalten........................................................................................106

6 Anlagen.........................................................................................................................108 6.1 Fehlermeldungstexte .............................................................................................109 6.2 Feldlängen und Pflichtfelder ..................................................................................114 6.3 Fachliche Plausibilitätsregeln.................................................................................118

6.3.1 Antrag stellen..................................................................................................118 6.3.2 Bescheid freigeben .........................................................................................118

6.4 Rollen-Rechte-Mapping .........................................................................................120

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Aufbau der Login-Seite ...............................................................................................14 Abb. 2 Registrierungsseite .....................................................................................................15 Abb. 4 Navigationsleiste – eAkte............................................................................................18 Abb. 5 eAkte in der Gesamtansicht........................................................................................19 Abb. 6 Arbeits-/ Informationsfläche ........................................................................................20 Abb. 7 Informationsleisten auf Startseite................................................................................21 Abb. 8 Einzelne Informationsleiste .........................................................................................21 Abb. 9 Bearbeiterdaten ..........................................................................................................23 Abb. 10 Arbeitsbuttons ...........................................................................................................23 Abb. 72 Login-Bildschirm .......................................................................................................30 Abb. 73 Passwort anfordern...................................................................................................32 Abb.74 neues Passwort nach Ablauf der Gültigkeit eingeben ...............................................32

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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Abb. 75 Anträge zuweisen .....................................................................................................33 Abb. 76 Behördenbenutzer ....................................................................................................34 Abb. 77 Zuweisen über eAkte ................................................................................................34 Abb. 78 Rückfrage erstellen ...................................................................................................35 Abb. 79 Anhörungspartnerwahl..............................................................................................36 Abb. 80 Übersichtskarte mit Menü im GIS ............................................................................37 Abb. 81 gezoomte Karte im GIS.............................................................................................38 Abb. 82 Anzeige Behörden in GIS .........................................................................................39 Abb. 83 Anhörung weiterleiten ...............................................................................................40 Abb. 84 Stellungnahme erfassen (Ausschnitt 1) ....................................................................41 Abb. 85 Stellungnahme erfassen (Ausschnitt 2) ....................................................................42 Abb. 86 (Unter-)Anhörung erstellen .......................................................................................44 Abb. 87 Objektfunktionen der Unteranhörungen....................................................................44 Abb. 88 Antrag für Fax-Antragsteller erfassen .......................................................................47 Abb. 89 Suche Fax-Antragsteller ...........................................................................................47 Abb. 90 "Vorlagen Suchen" Maske ........................................................................................48 Abb. 91 Ergebnisliste "Vorlagen suchen"...............................................................................49 Abb. 92 Auswahl Kraftfahrzeug und Anhängerart ..................................................................50 Abb.93 multiple Kennzeicheneingabe ....................................................................................50 Abb. 94 Starseite GIS Routenplanung ...................................................................................52 Abb. 95 Aufruf Via-Punkte......................................................................................................52 Abb. 96 Eingabemaske Via Punkte........................................................................................53 Abb. 97 Ergebnisliste Via Punkte ...........................................................................................54 Abb. 98 Routenplanung mit Via Punkten ...............................................................................55 Abb. 99 GIS - Routenergebnis ...............................................................................................56 Abb. 100 GIS - Fahrtwegübernahme .....................................................................................57 Abb. 101 Auswahl Haltepunkte setzen...................................................................................58 Abb. 102 Adressauswahl aus Zielgebiet ................................................................................59 Abb. 103 Route prüfen ...........................................................................................................60 Abb.104 Aufruf Majorantensuche...........................................................................................61 Abb.105 Ergebnisliste Majorantensuche................................................................................61 Abb. 106 Majorantenübernahme............................................................................................62 Abb.107 Aufruf "hinzufügen von Anhängen" .........................................................................63 Abb.108 Anhang hinzufügen ..................................................................................................63 Abb.109 Beschreibung Anhang..............................................................................................64 Abb.110 Antragsfunktionen ....................................................................................................65

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Abb.111: Antrag stellen ..........................................................................................................65 Abb.112 Vorlage speichern ....................................................................................................66 Abb.113 Menüstruktur gestellter Antrag.................................................................................67 Abb.114 Maske Änderungsantrag..........................................................................................68 Abb.115 Änderungsantrag stellen ..........................................................................................68 Abb.116 Vergleichen Änderungsantrag .................................................................................69 Abb. 117 Bescheid erstellen...................................................................................................71 Abb. 118 Genehmigung und Gebühren .................................................................................72 Abb. 119 Ansicht vollständige eAkte 1/2 ................................................................................73 Abb. 120 Ansicht vollständige eAkte 2/2 ................................................................................74 Abb. 121 Bescheid freigeben .................................................................................................75 Abb. 122 Bescheid zustellen ..................................................................................................75 Abb. 123 Bescheid signieren..................................................................................................76 Abb.124 Start Governikus Signer...........................................................................................76 Abb.125 fehlende Signaturkarte.............................................................................................77 Abb.126 Signaturmaske .........................................................................................................78 Abb.127 Eingabe Pin zur Signatur .........................................................................................78 Abb. 128 Aufhebungsbescheid hinzufügen............................................................................79 Abb. 129 Aufhebungsbescheid erstellen................................................................................79 Abb.130 Anzeigemaske eines generierten Bescheides .........................................................80 Abb. 131 Auswahl Vorlagenart...............................................................................................82 Abb. 132 Ergebnisliste Vorlagensuche ..................................................................................83 Abb. 133 Weiterverarbeitung der Vorlage ..............................................................................83 Abb. 134 Antragsvorlage leer.................................................................................................84 Abb. 135 Vorlagenspeicherung über Antrag ..........................................................................85 Abb. 136 Eingabe Bezeichnung Vorlage................................................................................86 Abb. 137 Vorlagenverwendung über Antragserfassung.........................................................87 Abb. 138 Sortiertabelle...........................................................................................................88 Abb. 139 Pflege der Benutzerdaten .......................................................................................89 Abb. 140 Rechte des Primärbenutzers ..................................................................................89 Abb. 141 Benutzerdaten ändern ............................................................................................90 Abb. 142 Passwort ändern .....................................................................................................90 Abb. 143 Rolle Benutzer zuordnen ........................................................................................91 Abb. 144 Rollen entfernen......................................................................................................92 Abb. 145 Aufruf Grenzwertprofil .............................................................................................94 Abb. 146 Eingabemaske Grenzwertprofil...............................................................................94

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Abb. 147 Benutzer anlegen....................................................................................................96 Abb. 148 Rolle anlegen..........................................................................................................97 Abb. 149 Anwender suchen ...................................................................................................98 Abb. 150 Benutzer suchen ...................................................................................................100 Abb. 151 Gebührendaten Startmaske..................................................................................101 Abb. 152 Auswertungsergebnis Gebührendaten .................................................................101 Abb. 153 Nutzungsbedingungen lesen ................................................................................104 Abb. 154 Freischaltung ........................................................................................................106 Abb. 155 Anwender Aktivieren, Registrierung ablehnen, Beziehungsdaten ........................107 Abb. 156 Beziehungsdaten zum Anwender .........................................................................107

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

Autor : PL Version 1.0 Seite 10 von 125

1 Rechtliche Informationen und weitere Hin-weise

Obwohl dieses Anwenderhandbuch nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt erstellt wurde, können Fehler und Ungenauigkeiten nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine juristische Verantwortung oder Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen wird nicht übernommen.

Die in diesem Anwenderhandbuch enthaltenen Angaben spiegeln den aktuellen Entwick-lungsstand wider. Künftige Auflagen können zusätzliche Informationen enthalten. Technische und typografische Fehler werden in künftigen Auflagen korrigiert.

Diese Produktinformation sowie sämtliche urheberrechtsfähigen Materialien, die mit dem Produkt vertrieben werden, sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind der Steria Mummert Consulting AG vorbehalten. Alle urheberrechtsfähigen Materialien dürfen ohne vorherige Einwilligung der Steria Mummert Consulting AG weder ganz noch teilweise kopiert oder auf sonstige Art und Weise reproduziert werden. Für rechtmäßige Nutzer des Produkts gilt diese Einwilligung im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen als erteilt. Jegliche Ko-pien dieser Produktinformation bzw. von Teilen daraus müssen den gleichen Hinweis auf das Urheberrecht enthalten wie das Original.

Sofern in dem vorliegenden Produkt für Personen ausschließlich die männliche Form benutzt wird, geschieht dies nur aus Gründen der besseren Lesbarkeit und hat keinen diskriminie-renden Hintergrund.

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

Autor : PL Version 1.0 Seite 11 von 125

2 Zweck des Dokuments Dieses Handbuch für VEMAGS, dem Verfahrensmanagement für Großraum- und Schwer-transporte, erklärt, wie das Onlinesystem zu bedienen ist.

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

Autor : PL Version 1.0 Seite 12 von 125

3 Generelle / Vorrausetzungen VEMAGS Um VEMAGS nutzen zu können, wird Seitens der Steria Mummert Consulting AG ein aktuel-ler Browser mit Java Script (Internet Explorer 7 bzw. Firefox 2.0 aufwärts) empfohlen. Weiter benötigt man Idealerweise einen DSL Anschluss, sowie einen ungehinderten Internetzugang als auch einen PDF Reader.

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Autor : PL Version 1.0 Seite 13 von 125

4 Allgemeine Übersicht / Erklärungen

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

Autor : PL Version 1.0 Seite 14 von 125

4.1 Seitenaufbau Da im weiteren Verlauf dieses Dokuments die Oberflächen eine zentrale Stelle einnehmen, werden in diesem Teil die wesentlichen Seiten und deren Aufbau bzw. Funktionsbereiche zum besseren Verständnis und Zurechtfinden erläutert.

4.1.1 Aufbau der Login Seite Die Login Seite erreicht man über die Webadresse https://applikation.vemags.de.

Nach Eingabe der persönlichen Anwenderkennung, Benutzerkennung und des Passworts gelangt man zur VEMAGS Anwendung.

Abb. 1 Aufbau der Login-Seite

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Autor : PL Version 1.0 Seite 15 von 125

4.1.2 Aufbau der Registrierungsseite

Abb. 2 Registrierungsseite

Angaben zum Anwender

Angaben zum Primärbenutzer

Nutzungsbedingungen

Registrierung

Auswahl der zuständigen Erlaubnis-und Genehmigungsbehörde

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4.1.3 Startseite

4.1.3.1 Genereller Aufbau der Gesamtansicht Nach dem Login gelangt man auf die Startseite, die sich grob in einen rechten, mittleren und einen linken Teil aufteilen lässt.

Administration

Hauptfunktionen

Abmeldung

Legende

Navigations-leiste

Arbeits- / Informations-fläche

Abb.3 Startseite nach dem Login

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4.1.3.2 Hauptmenüfläche - links Die einzelnen Buttons haben folgende Funktion:

Startseite → zur Startseite springen aktualisieren → Startseite aktualisieren Antrag erfassen → Anzeige des Formulars zum Erfassen von Anträgen

Antrag/Bescheid → Anträge / Bescheide mit Hilfe diverser suchen Optionen suchen

Vorlagenverwaltung → Verwaltung der erstellten Vorlagen Sortierung der → Startseite nach bestimmten Kriterien Startseite sortieren Benutzerdaten → eigene Daten einsehen/ändern pflegen Anwenderdaten → eigene Anwenderdaten einsehen/ändern pflegen Fax-Antragsteller → Antragsteller anlegen, der nicht mit anlegen VEMAGS arbeitet Benutzer anlegen → einen weiteren Benutzer für seinen Anwender anlegen Rolle anlegen → eigene Rollen mit ausgewählten Rech-

ten erstellen Anwender suchen → bestimmte Anwender suchen Benutzer suchen → bestimmte Benutzer suchen Gebührendaten → Gebührendaten einer Zeitspanne nach Excel exportieren Nutzungsbed. lesen → Nutzungsbedingungen einsehen und lesen

hier nicht abgebildet: Anwender anlegen → einen weiteren Anwender anlegen

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Abmelden → vom Programm abmelden Legende → dient zur Erklärung der Symbole

4.1.3.3 Startseite – mitte

4.1.3.3.1 Navigationsleiste

Abb. 4 Navigationsleiste – eAkte

Im oberen mittleren Block wird die so genannte „Navigationsleiste“ angezeigt. Über diese Leiste erhält der Benutzer jederzeit die Information, in welchem Dialogteil er sich derzeit be-findet, und wie er dort hingekommen ist.

Die Navigationsleiste kann weiter auch genutzt werden, um in die einzelnen vorausgegange-nen Bereiche zu gelangen, über die man in die derzeitige Maske gekommen ist. Hierbei funktionieren alle angezeigten Bereiche, mit Ausnahme des letzten aktuellen Eintrags als Link. Mit einem Klick auf einen Bereich gelangt man dort hin.

ACHTUNG: Zuvor nicht gespeicherte Daten gehen bei diesem Schritt verloren!

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Autor : PL Version 1.0 Seite 19 von 125

4.1.3.3.2 eAkte Bei der eAkte handelt es sich um eine virtuelle Akte für einen Antrag oder eine Anhörung, in der alle Daten des jeweiligen Antrags gespeichert werden. Hierüber laufen auch alle Trans-aktionen, die mit dem Antrag zu tun haben. Ebenfalls hier zu finden sind die Bescheide für den Transport.

Abb. 5 eAkte in der Gesamtansicht

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4.1.3.3.3 Aufbau der Informationsleiste in der Arbeits- / Informationsfläche Unter der Liste zur Navigation befindet sich die Arbeits- / Informationsfläche mit einer Über-sicht über Anträge, die der Benutzer bzw. der Anwender in Bearbeitung hat. Unterteilt wer-den Ihre Zustände in die folgenden Kategorien:

• Neu • Gestellt • In Bearbeitung • Beschieden • In Überarbeitung • Storniert • Änderung beantragt • Storno beantragt • Zurückgewiesen • Weitergeleitet • In Änderung • Erledigt • In Aufhebung

Neben den Anträgen werden Mitteilungen/Rückfragen weiterverarbeitender Behörden zu noch nicht abgeschlossenen Anträgen oder Anhörungen angezeigt.

In zwei weiteren separaten Rubriken werden zusätzlich alle Anträge und Mitteilungen oder Rückfragen zu weiteren Anträgen der Organisation angezeigt.

Abb. 6 Arbeits-/ Informationsfläche

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Die Arbeits-/Informationsfläche kann über „Alle aktualisieren“ auf den neusten Stand ge-bracht werden. Dies ist notwendig, da sich die einmal aufgebaute Seite nicht selbständig aktualisiert. Desgleichen kann eine Rubrik für sich über einen Klick auf Ihre Überschrift aktu-alisiert werden.

Als Hilfsmittel zur übersichtlichen Gestaltung dient die Möglichkeit „Sortierung anpassen“. Der Benutzer kann sich so seine persönliche Ansicht angleichen. Die Einstellungen werden dauerhaft mit dem Benutzerprofil abgespeichert.

4.1.3.3.4 Aufbau einer Informationsleiste

Abb. 7 Informationsleisten auf Startseite

Der Aufbau einer Informationsleiste zu einem Antrag ist immer der gleiche und stellt sich wie folgt von links nach rechts dar:

Abb. 8 Einzelne Informationsleiste

Bezeichnung Ausprägung Beispiel Antrags-ID 2007000003 Vorgangsart A V = Voranfrage A = Antrag H = Anhörung R = Rückfrage B = Bescheid B01 = Bescheid 1 B02 = Bescheid 2

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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Status besc neu = neu inBe = in Bearbeitung weit = weitergeleitet stor = storniert über = in Überarbeitung zuge = zugestellt frei = freigegeben besc = beschieden erle = erledigt gest = gestellt faxB = in Faxbearbeitung abge = abgelehnt änbe Änderung beantragt Stbe =Storno beantragt zurü = zurückgewiesen Antragsteller (max 9 Zeichen) Kurz Test Zur Verfügung von (max 9 Zeichen) genannte Sender/von (max 9 Zeichen) - Empfänger/an (max 9 Zeichen) Wiesbaden Eingangsdatum(Antrag) (max 10 Ziffern) 28.09.2007 Gültig ab (max 10 Ziffern) 28.09.2007 Signaturstatus S S = digital signiert - = keine digitale Signatur verwendet aktueller Bearbeiter (max 9 Zeichen) Pimärben Auf die weitergehenden Zeichenerklärungen wird im Kapitel 4.5 näher eingegangen.

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4.1.3.4 Startseite - rechts

Auf der Startseite rechts oben werden Daten des jeweiligen angemeldeten Benutzers ange-zeigt. Neben Informationen zum Benutzer und seiner Organisation wird, sofern gepflegt, das Anwenderlogo angezeigt.

Abb. 9 Bearbeiterdaten

Unter den Daten des Benutzers / Anwenders finden sich Arbeitsbuttons. Diese werden grundsätzlich oben rechts als auch links unten am Ende der jeweiligen Arbeits- und Informa-tionsfläche eingeblendet. Die Funktion, die über diese Buttons zur Verfügung gestellt wer-den, bezieht sich immer auf die im „Hauptteil“ dargestellten Daten.

Abb. 10 Arbeitsbuttons

Alle aktualisieren → Startseite aktualisieren

Sortierung anpassen → Wechsel zu Maske mit Sortierkriterien der Startseite

dynamische Daten des Be-arbeiters

Bearbeitungsteuerung zur Arbeits- / Informationsfläche

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4.2 Begrifflichkeiten

4.2.1 Anwender Organisation, die in VEMAGS Verfahrensbeteiligter (Antragsteller, Erlaubnis-/ Genehmi-gungsbehörde, Anhörungsbehörde, anzuhörende Stelle, Polizei als Kontrollinstanz, Verwa-tungshelfer) ist.

4.2.2 Benutzer Einzelne Person, die für ihre Anwender (Unternehmen, Behörde, Polizei) entsprechend ihrer Rolle im System VEMAGS arbeiten kann.

4.2.3 Primärbenutzer Spezieller Benutzer (Administrator) eines Anwenders, der über seine zugeordneten Rollen per default alle funktionalen Rechte seines Anwenders besitzt.

Der Primärbenutzer hat das Recht, Berechtigungen an Benutzer zu vergeben, weitere Be-nutzer seiner Organisation anzulegen, etc.

4.2.4 Antragsteller Transporteure, Speditionsunternehmen, Bundeswehr, Privatpersonen, Landwirte etc. und Serviceunternehmen, die lediglich die Transporteure unterstützen

4.2.5 Faxantragsteller Transporteure, Speditionsunternehmen, Bundeswehr, Privatpersonen, Landwirte etc. und Serviceunternehmen, die lediglich die Transporteure unterstützen und ausschließlich über Fax kommunizieren können.

4.2.6 Erlaubnis-/ Genehmigungsbehörde (EGB) Örtlich zuständige Verkehrsbehörde, die die Federführung bei der Bearbeitung eines Antrags übernimmt. Anhörungen werden von ihr initiiert und koordiniert und Bescheide erstellt.

4.2.7 Anhörungsbehörde (AB) Örtlich zuständige Verkehrsbehörde, durch deren Zuständigkeitsbereich der beantragte Transportweg geht / deren Gebiet in einen Flächenantrag fällt. Sie wird eingeschaltet, wenn sie durch eine EGB aus einem anderen Bundesland oder eine eigene AB (in Baden-W.) angehört wird. Weitere Anhörungen werden von ihr initiiert und koordiniert und deren Ergebnis zu einer Ge-samtstellungnahme aggregiert.

4.2.8 Anzuhörende Stelle (AZH) Weitere Behörden und Organisationen, die im Rahmen des Anhörungsverfahrens zur Abga-be einer Stellungnahme aufzufordern sind. Dazu zählen u.a. Straßenbaulastträger (SBLT): Straßenbauverwaltungen, die Deutsche Bahn, Wasser- und Schifffahrtsdirektionen, Straßen-verkehrsbehörden (StVB) nach StVO oder Zuständigkeitsverordnung, Polizei, Feuerwehr etc.

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4.2.9 Kontrollbehörde hier nur Polizei in ihrer Rolle als Kontrolleur des ruhenden und fließenden Verkehrs.

4.2.10 Verwaltungshelfer Privatunternehmen, das die Aufgaben einer EGB im Rahmen des Genehmigungsverfahrens übernimmt, ohne das Recht, einen Bescheid rechtswirksam zuzustellen.

4.2.11 Landesadministrator Fachlicher Administrator eines Bundeslandes oder der Bundesrepublik. Freischaltung von Anwendern, Benutzern, sonst Überwachung fachlicher Prozesse etc.

4.2.12 Bundesadministrator Backup für den fachlichen Systemadministrator zur Freischaltung von Anwendern, Benut-zern, sonst Überwachung fachlicher Prozesse, Freischaltung von Auswertungen etc.

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4.3 Allgemein wiederkehrende Symbolik Auswahl über eine Liste (z.B. EGB) Auswahl über Karte (z.B. zuständige EGB) Löschen eines Eintrages / einer Zeile Hinzufügen einer Zeile Eintrag um eine Zeile nach oben verschieben Eintrag um eine Zeile nach unten verschieben Sprung zehn Seiten vor Sprung zur letzten Seite Sprung zur ersten Seite Sprung 10 Seiten zurück Sprung zur nächsten Seite Sprung zur vorherigen Seite

Anfrage an das Zentralsystem gestellt, Benutzer muss auf Antwort warten

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4.4 GIS Symbolik

= Gesamtgebiet / Deutschlandkarte

= Karte verschieben

= Neu zentrieren

= Ausschnitt vergrößern

= Ausschnitt verkleinern

= Behördenauswahl

= auf die Route zoomen

= Haltepunkt setzen

= drucken

= Route löschen

= Startpunkt

= Zielpunkt

= Via-Punkt

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4.5 Statussymbole Stellungnahme wurde abgelehnt / Behörde ist nicht zuständig / RGST Auflage

12 wurde gewählt und somit fand eine Fahrtwegsänderung statt Alle von der bearbeitenden Behörde ein- und weitergeleiteten Anhörungen / Un-

teranhörungen zu einem Antrage wurden erledigt oder eine Anhörung ohne Un-teranhörungen ist erledigt.

Eine Stellungnahme wurde nach Bescheidzustellung widerrufen Die entsprechende Option wurde gewählt Die entsprechende Option kann ausgewählt werden

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5 Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde

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5.1 Login-Seite Mittels der URL https://applikation.vemags.de kann die Login-Seite zu VEMAGS auf-gerufen werden. Die Eintrittsmaske dient unter anderem dazu sich in das System einzuloggen. Hierzu werden die Anwenderkennung, die Benutzerkennung und das Passwort in die jeweiligen Felder eingegeben und „Login“ gedrückt.

Abb. 11 Login-Bildschirm

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5.2 Registrierung Eine Erlaubnis- /Genehmigungsbehörde kann als Anwender nur über den fachlichen Sys-temadministrator des zugehörigen Bundeslandes oder den zentralen fachliche Administrator angelegt werden.

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5.3 Passwort anfordern

Abb. 12 Passwort anfordern

Wenn das Passwort drei Mal hintereinander falsch eingegeben wurde, wird der Zugang ge-sperrt. Ein neues Passwort kann über den Button „Passwort anfordern“ auf der Login Seite angefordert werden.

Nach der Eingabe der Anwenderkennung und Benutzerkennung wird dem Benutzer das neue Passwort nach Bearbeitung per Email zugesandt. Das Ganze geht nur, wenn der Be-nutzer seine Email Adresse in seinem Profil hinterlegt hat. Sofern die Email Adresse nicht gespeichert ist muss sich der Benutzer außerhalb von VEMAGS an seinen Landesadminist-rator wenden.

Ein ähnlicher Dialog erscheint nach einem korrekten Login, wenn das Passwort abgelaufen ist:

Abb.13 neues Passwort nach Ablauf der Gültigkeit eingeben

Erst wenn der Benutzer ein neues Passwort (inkl. Wiederholung) eingegeben hat, ist ein wei-teres Arbeiten mit VEMAGS möglich.

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5.4 Anträge und Anhörungen bearbeiten

5.4.1 Anhörungen Anhörungen sind Anfragen an die besonderen Auflagen der jeweilig zuständigen Behörde von anderen Behörden, die feststellen, dass der Fahrtweg des Transports auch durch das Zuständigkeitsgebiet anderer Behörden geht. Genau wie bei Anträgen gibt es immer zwei Anwender, die an einer Anhörung beteiligt sind: der Auftraggeber der Anhörung und eine Empfänger, der Angehörte. Zudem ist im Laufe der Anhörungsbearbeitung bei beiden An-wendern jeweils ein zuständiger Benutzer beteiligt, der für die Anhörung verantwortlich (auf Seiten des Auftraggebers) oder zuständig ist (auf Seiten des Angehörten).

Die Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde kann nicht nur Anhörungen stellen sondern auch in Funktion einer anzuhörenden Stelle tätig werden.

Der Empfänger einer Anhörung kann dabei nicht nur zu empfangenen Anhörungen Stellung-nahmen abgeben, sondern er kann seinerseits auch weitere Behörden in ihrem Zuständig-keitsbereich durch das Versenden von Unteranhörungen einbeziehen. VEMAGS beschränkt dabei nicht die Tiefe von Unteranhörungen, d.h. zu einer Unteranhörung kann eine weitere Unteranhörung verschickt werden und zu dieser dann wieder eine Unteranhörung usw.. Au-ßerdem prüft das System nicht, ob eine Behörde in diesem Antrag bereits angehört wird.

Sollte die empfangende Behörde einer (Unter-) Anhörung als Faxempfänger gekennzeichnet sein, so wird eine Anhörung vom System per Fax verschickt. Die Anhörung geht dann direkt in den Status „in Bearbeitung“ über.

.

Abb. 14 Anträge zuweisen

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Im Arbeitsbereich auf der Startseite werden die an den Anwender gestellte Anträge oder Anhörungen kategorisiert nach Benutzer und Anwender getrennt dargstellt.

Übernommene oder zugewiesene Aufgaben erscheinen unter dem eigenen Benutzer, noch nicht zugewiesen oder gestellte bei der Behörde.

5.4.2 Zuständigkeiten zuweisen

In der Dialogmaske sind die einzelnen Anträge vorne mit einem leeren Kästchen versehen worden. Sofern eine oder mehrere Anhörungen oder Anträge einem anderen Benutzer zu-geordnet werden sollen, müssen diese im dem Kästchen markiert und über die Schaltfläche „Zuweisen“ übergeben werden.

In der daraufhin erschienenen Maske werden alle Benutzer der Behörde angezeigt. Mit ei-nem Doppelklick auf die ausgesuchte Person werden die Aufgaben der entsprechenden Per-son zugewiesen.

Abb. 15 Behördenbenutzer

Eine Alternative besteht indem der Antrag oder die Anhörung direkt aufgemacht wird und über das erscheinende Menü der eAkte auf der rechten Seite zugewiesen wird.

Abb. 16 Zuweisen über eAkte

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5.4.3 Zuständigkeiten übernehmen

Die Zuständigkeit kann auf zwei Arten übernommen werden. Zum einen kann man sich sel-ber die Aufgaben zuweisen ( siehe „Zuständigkeiten zuweisen“) oder aber einzeln über die eAkte und den Button „Übernommen“ in den eigenen Aufgabenbereich übernommen wer-den.

5.4.4 Rückfragen Um eine Rückfrage an den Antragsteller zu senden klickt man in der Rubik „Rückfragenliste“ der eAkte auf den „Hinzufügen“ Knopf.

Es folgt ein Eingabefenster in dem der Rückfragetext eingegeben werden kann.

Abb. 17 Rückfrage erstellen

Ein Druck auf „Speichern“ führt zu einer Übermittlung der Rückfrage an die Gegenstelle.

5.4.5 Anhörungen stellen

Seitens der EGB kann eine Anhörung an eine Anzuhörende Stellen im eigenen Bundesland bzw. eine Anhörungsbehörde gestellt werden. Sofern die Erlaubnis- und Genehmigungsbe-hörde auch in der Funktion einer AZH tätig ist kann sich diese selbst auch eine Anhörung stellen.

Um eine Anhörung zu stellen gelangt man über den bei sich in arbeit befindlichen Antrag in die eAkte. Dort klickt man in der Kategorie „Anhörungen“ rechts auf „Hinzufügen“.

Ein Dialogfenster mit den Antrags-Kurzinformationen bietet noch einmal eine Zusammenfas-sung der wichtigsten Informationen des Antrags.

Ergänzend zu diesen Antragsdaten muss ein Anhörungspartner ausgewählt werden.

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Abb. 18 Anhörungspartnerwahl

Vorgehen bei der Wahl eines Anhörungspartners:

1. Auswahl des Anhörungspartners über ein Dialogfenster

Über können komfortabel die gewünschte AB bzw. AZH aus Katalogwerten ausgewählt werden. Hierzu klickt man auf die Kästchen, der entsprechenden Behörde und übernimmt anschließend diese über „Übernehmen“.

2. Auswahl der zuständigen EGB über eine Landkarte

Die zweite Alternative eröffnet die Möglichkeit mittels eines Kartensystems die entsprechen-den Anhörungspartner auszuwählen.

Über einen Klick auf das Symbol öffnet sich eine Übersichtskarte mit Menü in einem neuem Fenster. Dieses Fenster ist in der Größe beliebig veränderbar.

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Abb. 19 Übersichtskarte mit Menü im GIS

Bei gedrückter linker Maustaste kann ein Kartenausschnitt im Bereich der Deutschlandkarte ausgewählt und näher herangezoomt werden kann.

Dieser Schritt ist beliebig oft wiederholbar bis der gewünschte Kartenausschnitt genügend Details zur Auswahl bietet.

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Abb. 20 gezoomte Karte im GIS

Über einem Druck auf und einem Klick auf das gewünschtes Zielgebiet in der Karte, werden auf der rechten Seite die für den Bereich zuständigen Erlaubnis-/Genehmigungsbehörden angezeigt.

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Abb. 21 Anzeige Behörden in GIS

Um Behörden in das Registrierungsformular zu übernehmen ist wie folgt vorzugehen:

• Markierung der gewünschten Behörde/n

• Druck auf „übernehmen“

• Druck auf „schließen“

Das aktuelle GIS-Fenster schließt sich und man kehrt zurück in den Dialog des Antragsfor-mulars, in dem die Behörde übernommen wurde.

Ergänzend zu dem Anhörungspartner kann angegeben werden bis wann die Anhörung erle-digt sein sollen. Zur Datumsauswahl kann über das Symbol und dem erscheinendem Ka-lender bequem das Datum auswählt werden.

Weiterhin können geänderte Fahrtweg manuell oder durch Klicken des Symbols eingetra-gen werden. Die Bestimmung des geänderten Fahrtwegs über das Weltkugelsymbol rechts erfolgt nach dem gleichen Prinzip, welches weiterführend in Kapitel 5.5.1.1 beschrieben wird.

„Sonstige Hinweise“ werden abschließend in das dafür vorgesehen Feld geschrieben und mittels „Speichern“ gesichert.

Mit dem Speichern springt der Benutzer automatisch wieder in die eAkte.

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5.4.6 Anhörung weiterleiten

Abb. 22 Anhörung weiterleiten

Entweder direkt nach dem Speichern einer Anhörung oder dem Aufruf der eAkte zu einem Antrag ist eine Anhörung weiterzuleiten. Die Anhörung muss über ein Markieren ausgewählt werden und wird erst mit anschließendem Druck auf „Weiterleiten“ dem Anhörungspartner zugestellt.

5.4.7 Anhörung Stornieren Über das Menü der eAkte sind Anhörungen auch zu stornieren. Hierzu wählt man die zu stornierenden Anhörungen aus und bestätigt die Stornierung mit „Stornieren“. Mit einer Bes-tätigung der Warnmeldung wird der Vorgang abgeschlossen.

5.4.8 Anhörung Abschließen Sofern eine Anhörung über das System an einen Behörde ohne VEMAGS Anbindung (Fax-anwender) weitergeleitet wurde, so erhält diese die Anhörung per Fax. Auf gleichem Wege

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wird die Anhörungsbehörde bzw. Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde nach Bearbeitung per Fax wieder zurücksenden.

Da im System Anhörungen nur auf den Status erledigt gesetzt werden sofern diese im Sys-tem selber bearbeitet wurden, besteht mit dem Button „Abschließen“ manuell die Möglichkeit entsprechend abgeschlossenen Anhörungen auf den Status abgeschlossen/ erledigt zu setz-ten.

5.4.9 Anhörung löschen Anhörungen können, sofern sie noch nicht weitergeleite wurden, mit „Löschen“ aus dem Sys-tem entfernt werden.

5.4.10 Stellungnahme 5.4.10.1 Stellungnahme hinzufügen Hier können Sie Stellungnahmen an die Behörden abgeben, von denen Sie eine An-hörung bzw. Unteranhörung bekommen haben. Als erstes können Sie auswählen ob Sie den Transport „genehmigen“, „ablehnen“ oder ob sie „nicht zuständig“ sind.

Abb. 23 Stellungnahme erfassen (Ausschnitt 1)

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Danach kommen die Bereiche zur Erfassung von besonderen Auflagen und Stre-ckenauflagen. Zusätzlich kann die Stellungnahme durch Anhänge ergänzt werden. Für alle Bereiche gilt, dass ich eigene Auflagen bzw. Anhänge erfassen kann, außer-dem bekomme ich die Auflagen und Anhörungen anderer Behörden angezeigt1, de-nen ich in diesem Zusammenhang Unteranhörungen übermittelt habe und die bereits Stellungnahmen erstellt und freigegeben haben. Bei den Auflagen und Anhängen der anderen Behörden kann ich als Ersteller der zusammenfassenden Stellungnahme entscheiden, ob diese für meine Stellungnah-me relevant sind oder nicht, indem ich die Haken vor den Auflagen/Anhängen setze oder entferne. Beim erstmaligen Anlegen der Stellungnahme sind alle fremden Auf-lagen und Anhänge standardmäßig angehakt.

Abb. 24 Stellungnahme erfassen (Ausschnitt 2)

Beim Erfassen der eigenen Auflagen kann problemlos auf Vorlagen zurückgegriffen werden. Mit dem Klicken auf „Speichern“ wird die Stellungnahme inklusive der hinzugefügten Aufla-gen und Anhänge im System gespeichert. Zudem merkt sich das System, welche fremden Auflagen und Anhänge angehakt wurden, d.h. beim nächsten Bearbeiten der Stellungnahme bekommt der Benutzer seine getroffene Auswahl wieder präsentiert.

Die Stellungnahme ist nach dem Speichern im Status „neu“ und ist nur für den Benutzer, der die Stellungnahme angelegt hat und für die anderen Benutzer seines Anwenders sichtbar. In der Detailansicht der Stellungnahme stehen nun weitere Objektfunktionen zur Verfügung.

1 In der Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. etwa die fremden besonderen Auf-lagen von Bad Salzuflen.

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5.4.10.2 Stellungnahme bearbeiten Solange die Stellungnahme im Status „neu“ ist, kann der zuständige Benutzer diese beim Auswählen der Funktion „Bearbeiten“ abändern bzw. durch neue Auflagen und Anhänge ergänzen.

5.4.10.3 Stellungnahmen löschen Eine noch nicht freigegeben Stellungnahme kann vom zuständigen Benutzer gelöscht wer-den. Das Löschen entfernt die angelegte Stellungnahme inklusive der zugehörigen Auflagen und Anhänge aus dem System, die Auflagen und Anhänge der freigegebenen Stellungnah-men zu den Unteranhörungen bleiben im System erhalten.

5.4.10.4 Stellungnahme freigeben Wenn die Stellungnahme abschließend bearbeitet wurde, so kann der zuständige Benutzer diese über die Funktion „freigeben“ dem Auftraggeber der zughörigen Anhörung zur Verfü-gung stellen, vorher ist dieser für den Auftraggeber nicht sichtbar. Mit der Freigabe kann die-se Stellungnahme nicht mehr durch den zuständigen Benutzer bearbeitet werden. Die Stel-lungnahme ist dann im Status „freigegeben“ und die Anhörung ist im Status „erledigt“.

5.4.10.5 Stellungnahme drucken Mit dieser Funktion wird die Stellungnahme als PDF-Formular generiert und kann dann über einen PDF Viewer angesehen und ausgedruckt werden.

5.4.10.6 Stellungnahmen widerrufen Eine freigegeben Stellungnahme kann nicht mehr gelöscht werden, sie kann aber jederzeit von dem zuständigen Benutzer widerrufen werden, d.h. sie kann dann durch eine neue Stel-lungnahme ersetzt werden (sollte der Antrag bereits beschieden sein, so wird der EGB die-ser Widerruf durch ein rotes Kreuz am Antrag im Startbildschirm kenntlich gemacht).

In der Detailansicht einer freigegebenen Stellungnahme gibt es neben der Funktion „Dru-cken“ die Schaltfläche „Widerrufen“. Nach dem Widerruf geht die Anhörung in den Status „in Aufhebung“ über und in der eAkte der Anhörung kann eine neue Stellungnahme wie in Ab-schnitt 5.4.10.1 beschrieben erstellt und freigegeben werden. Wenn die Freigabe erfolgt ist, so ist die Anhörung wieder im Status „erledigt“ und der oben erwähnte Marker am Antrag verschwindet wieder. Daher ist es ratsam, einen Widerruf durch eine Rückfrage an den Auf-traggeber der Anhörung zu begleiten, um diesen noch einmal explizit auf die geänderte Stel-lungnahme aufmerksam zu machen.

5.4.11 Unteranhörung 5.4.11.1 Unteranhörungen hinzufügen Um eine Unteranhörung zu Stellen, klicken Sie in der eAkte unter „Unteranhörungen“ auf „Hinzufügen“. Im Auswahldialog für die Anhörungspartner bekommt eine AB alle ABen und alle AZHen in ihrem Bundesland zur Auswahl, während eine AZH nur wei-tere AZHen in ihrem Bundesland auswählen kann. Ebenso kann hierfür auch das GIS verwendet werden. Die übrigen Felder müssen nicht ausgefüllt werden, sollte sich der Fahrtweg (in Bezug auf den beantragten) bereits geändert haben, so kann dieser hier eingetragen werden. Der Merker „Dringend“ und das Datum „Fertigstel-lung bis“ ist nur eine informative Vorgabe, es sind keinerlei Prüfungen, Widervorla-gen oder ähnliches daran geknüpft.

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Abb. 25 (Unter-)Anhörung erstellen

In der eAkte werden alle zu dieser Anhörung angelegten Unteranhörungen angezeigt, wobei die Objektfunktionen neben der Unteranhörungsliste Massenfunktionen darstellen, d.h. durch Anhaken von einer oder mehreren Unteranhörungen und Auswahl einer Funktion (z.B. Wei-terleiten) wird diese Funktion auf alle ausgewählten Unteranhörungen ausgeführt (Ausnah-me: „Hinzufügen“ und „Sortieren“). Hierbei kann es vorkommen, dass die Funktion nicht für alle ausgewählten Unteranhörungen möglich ist (z.B. falscher Status). Das System führt die Funktion dann bei allen Unteranhörungen aus und listet danach diejenigen auf, bei denen die Ausführung gescheitert ist.

Abb. 26 Objektfunktionen der Unteranhörungen

5.4.11.2 Unteranhörung weiterleiten Nachdem die Unteranhörung angelegt ist, kann sie durch Auswählen der Funktion „Weiterlei-ten“ in der eAkte an den Empfänger übermittelt werden. Die Unteranhörung wechselt danach in den Staus „weitergeleitet“. Solange dies nicht geschehen ist, so ist die Unteranhörung für den Empfänger nicht sichtbar.

5.4.11.3 Unteranhörung sortieren Über die Funktion „sortieren“ in der eAkte der Anhörung kann die Reihenfolge mehrerer Un-teranhörungen verändert werden. Die Reihenfolge der Unteranhörungen legt fest, in welcher Reihenfolge die Stellungnahmen bzw. deren Auflagen beim Erfassen der Stellungnahme zur Anhörung aufgelistet werden. Die Anhörungen sollten im Regelfall anhand des Fahrtwegs sortiert werden, das steht dem Sachbearbeiter aber frei.

5.4.11.4 Unteranhörung stornieren Sollte eine bestimmte Stellungnahme nicht mehr erforderlich sein, so kann die entsprechen-de Unteranhörung in der eAkte ausgewählt und storniert werden, sobald sie sich mindestens im Status „weitergeleitet“ befindet und noch nicht storniert ist. Die Unteranhörung geht dann

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in den Status „storniert“ über. Nach dem Storno kann die Anhörungen nicht mehr durch den Empfänger der Unteranhörung bearbeitet werden.

5.4.11.5 Unteranhörung abschließen Wie weiter oben bereits angesprochen wird eine Unteranhörung an eine als Faxanwender gekennzeichnet Behörde per Fax zugestellt. Die Stellungnahme wird i.d.R. per Fax zurück-kommen, unter keinen Umständen wird eine automatisierte Übernahme der Stellungnahme in VEMAGS erfolgen. Daher kann unter anderem für diesen Fall die Unteranhörung nach Eingang der Stellungnahme durch den Auftraggeber über die Funktion „abschließen“ in der eAkte manuell abgeschlossen werden. Die Unteranhörung geht dann direkt in den Status „erledigt“ über.

5.4.12 Aktenvermerke Über die eAkte können zu einem Antrag in der Antragskurzansicht Bemerkungen zum Vor-gang hinterlegt werden.

Dazu gelangt man über „Hinzufügen“ unter dem Punkt „Aktenvermerke“ in eine neue Maske in der der Auskunftsgeber, das Datum sowie einen Vermerk eintragen werden kann. Mit „Speichern“ wird der Vorgang abschlossen.

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5.5 Antrag

5.5.1 Antrag erfassen Um Anträge als EGB für dem Antragsteller zu erfassen ruft man nach erfolgreichem Login über die Hauptfunktion „Antrag erfassen“ den Dialog auf in dem ein neuer Antrag erfasst werden kann.

Die Antragsmaske lässt sich in sechs Blöcke einteilen die im Weiteren näher erläutert wer-den.

1. Block

2. Block

3. Block

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Abb. 27 Antrag für Fax-Antragsteller erfassen 1. Block Zunächst muss der Antragsteller/Disponent ausgewählt werden. Über das Symbol kann dieser über ein Dialogfenster geändert oder ausgewählt werden.

Abb. 28 Suche Fax-Antragsteller

In Suchendialog kann ein Antragsteller händisch eingegeben und über „suchen“ gesucht werden. Sofern kein Suchbegriff eingegeben wurde werden alle der EGB zugehörigen An-tragsteller als Ergebnis gelistet, ansonsten nur die dem Suchbegriff gleichen oder Ähnlichen.

Im nächsten Schritt werden sämtliche dem Anwender zugeordneten Benutzer gelistet. Ein Klick auf den Benutzer und auf Übernehmen überträgt diesen in das Antragsformular

4. Block

5. Block

6. Block

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Neben einer Verfügungsperson, einem Geschäfts- und/ oder Aktenzeichen kann ein Verwal-tungshelfer ausgewählt werden.

Standardmäßig wird ein Antrag ein EGB zugewiesen die diesen erfasst. Aus diesem Grund besteht hier keine Möglichkeit die EGB aktiv selber zu bestimmen

Über das werden die entsprechenden Felder gelöscht.

2.Block

Der zweite Block bietet die Möglichkeit festzulegen welche Art von Antrag gestellt werden soll. Hierbei stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Einzel- oder Dauer-

• Erlaubnis und/oder Ausnahmegenehmigung

• Auswahl ob der Antrag nur als Voranfrage gestellt werden soll

Neben der Festlegung der Antragsart werden in diesem Block die Möglichkeiten angeboten auf zuvor abgespeicherte Antragsvorlagen oder aber Majoranten zuzugreifen und diese zur Weiterverarbeitung zu nutzen.

Auf die Benutzung der Antragsvorlagen wird hier nur kurz eingegangen, auf die Majoranten-suche wird in diesem Kapitel nicht näher eingegangen. Ausführlicher wird dies im Kapitel 5.5.2 ff erläutert.

Antragsvorlage:

Eine Antragsvorlage ist ein kompletter oder aber auch partiell gefüllter Antrag, der vorher einmal als Vorlage gespeichert wurde. Gespeicherte Vorlagen von Anträge sucht man über „Vorlage Antrag“

Die folgende Maske wird angezeigt.

Abb. 29 "Vorlagen Suchen" Maske

Im Feld „Vorlagen Name“ kann ein Suchbegriff eingegeben werden der anschließend mit „suchen“ bestätigt werden kann. Wird hier kein Suchbegriff eingegeben werden alle als Vor-lage gespeicherten Anträge aufgelistet.

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Abb. 30 Ergebnisliste "Vorlagen suchen"

Aus der Liste kann per Doppelklick der Antrag aufgerufen werden und anschließend in der Folgemaske mit „Übernehmen und ersetzten“ in den Bearbeitungsmodus genommen wer-den.

Auf den Menüpunkt „Suchen und direkt bearbeiten“ sowie das Bearbeiten und Löschen von Vorlagen wird im Kapitel der „Vorlagenverwaltung“ 5.7 ff noch näher eingegangen.

3.Block Im dritten Block ist der Zeitraum des Transportes, die Anzahl der Fahrten und die, Anzahl der Fahrzeuge festzulegen. Des Weiteren muss eine Auswahl getroffen werden ob es sich um eine Konvoifahrt handelt oder nicht.

Außerdem wird hier der Start- und Zielort eingetragen. Dieser kann entweder manuell einge-tragen oder über das Kartensystem automatisch eingefügt werden (vgl. Kap. 5.5.1.1).

Sofern der Fahrtweg über das Kartensystem / GIS bestimmt und ausgewählt wird, füllt sich der Feld „Fahrtweg/Geltungsbereich“ in Block 5 automatisch mit dem Fahrtweg bei Über-nahme der Start- und Zieladresse.

4.Block Der vierte Block dient zur Erfassung der Fahrzeug und Transportdaten.

Zunächst wird auf die manuelle Eingabe eingegangen, bevor abschließend etwas näher auf das Verwenden von Vorlagen eingegangen wird.

Manuelle Eingabe Neben einer manuellen Eingabe zur Kraftfahrzeug- und Anhängerart kann auf Katalogwerte über das Fernglas und das damit verbundene Menü zugegriffen werden. Nach Auswahl über einen einfachen Klick auf den Katalogwert kann dieser mit „Übernehmen“ in die Maske übertragen werden.

Möchten Sie keine Katalogwerte, dann klicken Sie einfach auf „Abbrechen“.

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Abb. 31 Auswahl Kraftfahrzeug und Anhängerart

Zum Kraftfahrzeug als auch zum Anhänger müssen Kennzeichen eingetragen werden. Es können eine oder mehrere Kennzeichen eingetragen werden. Über das erhält der Benut-zer ein weiteres Eingabefeld. Einzelne Zeilen können über auch wieder entfernt werden.

Abb.32 multiple Kennzeicheneingabe

Die Symbole dienen zur Sortierung der Kenzeichenliste nach eigenen Wünschen.

Im Textfeld „Ladung“ kann die Ladung näher beschrieben werden, bevor weitere Informatio-nen zum Transport und zur Ladung gemacht werden können bzw. müssen.

Neun Achsen werden standardmäßig angezeigt. Sollten weitere Achsangaben benötig wer-den können diese über das hinzu oder über das auch wieder entfernt werden.

Verwendung von Vorlagen Anträge oder Teilbereiche aus Anträgen können aus bereits angelegten Anträgen als Vorla-gen abgespeichert werden.

Diese Vorlagen können von jedem Benutzer eines Anwenders aufgerufen und angezeigt, als auch als Vorlage dienen, um diese als Ausgangsdaten für den neu zu erfassenden Antrag zu benutzen. Nach Übernahme einer Vorlage ist eine Modifikation der übernommenen Daten weiterhin möglich.

Auf die Vorlagen und Ihre Verwaltung wird näher im Kapitel 5.7 der Vorlagenverwaltung ein-gegangen.

! Achtung:

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Auf die Daten im Antrag findet beim Stellen des Antrags eine Plausibilitätsprüfung statt. So-fern fehlerhafte Eingaben vorgenommen wurden, werden diese erst an dieser Stelle ange-zeigt.

Die Plausibilitätsregeln sind im Kap.6.3 zu finden.

5.Block Sofern der Fahrtweg bzw. Geltungsbereich noch nicht über das GIS eingefügt wurde (vgl. Block 3) kann hier manuell der Fahrtweg frei eingetragen werden.

Neben den o.g. Möglichkeiten kann auch hier wieder das GIS genutzt werden um den Fahrt-weg zu bestimmen (vgl. Kap. 5.5.1.1) Hierbei werden aber ggf. im Block 3 eingegebenen Daten überschrieben.

6.Block Antragsabschließend sind in diesem Block Angaben zur Bescheinigung betreffend der Grenzwerte nach Nr. V.4/Nr. III.4 VwV zu 29 Abs. 3/ 46 Abs. 1 Nr. 5 StVO gefordert.

Mit den Auswahlbuttons ist hier ein Ja oder Nein zu wählen. Sofern die Bescheinigungen nicht vorliegen ist im Textfeld eine Begründung einzugeben.

Weiterhin besteht die Möglichkeit antragsrelevante Mitteilungen in einem separaten Textfeld einzugeben.

5.5.1.1 GIS (Kartensystem) Das GIS dient einer erleichterten Routenplanung. Das GIS wird bei der Antragserfassung über das Fernglas mit der Weltkugel gestartet.

ACHTUNG:

Der Fahrtweg wird vom GIS derzeit noch nicht nach Parametern des Großraum- und Schwertransports ermittelt, sondern nach reinen PKW-Kriterien. Eine durchgängige Befahr-barkeit mit einem Großraum- und Schwertransport kann daher nicht gewährleistet werden!

5.5.1.1.1 Routenplanung über Adresseingabe

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Nach dem Start des GIS erscheint zunächst die Startmaske in der Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort sowohl für den Startpunkt, als auch den Zielort eingegeben werden kön-nen.

Abb. 33 Starseite GIS Routenplanung

Optional können auch Via-Punkte über den Button „Adresse“ im „via optional“-Feld angege-ben werden.

Abb. 34 Aufruf Via-Punkte

Als Eingabeparameter für die Via-Punkte können wieder Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort eingegeben werden.

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Abb. 35 Eingabemaske Via Punkte

Die Prüfung der eingegebenen Daten erfolgt über „Adresse prüfen“. Als Ergebnis dieser Prü-fung erhält man eine Ergebnisliste, aus welcher der entsprechend passende Eintrag markiert und mit „auswählen“ übernommen wird.

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Abb. 36 Ergebnisliste Via Punkte

Die Auswahl der Via-Punkte lässt sich beliebig oft wiederholen und muss immer wieder wie oben beschrieben durchlaufen werden.

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Abb. 37 Routenplanung mit Via Punkten

Start- und Zieladresse, sowie Via Punkte stellen die Basis für die Routenplanung dar und werden mit „Eingaben prüfen“ gecheckt.

Unter Umständen gibt es auch hier mehrere passende Ergebnisse.

Diese werden wieder in einem Auswahlmenü auf der linken Seite angezeigt und können über die Auswahl der Orte ausgewählt werden.

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Über den Button „Route“ wird die Auswahl bestätigt und das Routenergebnis als Zusammen-fassung der Eingaben angezeigt.

Abb. 38 GIS - Routenergebnis Sofern die angezeigten Daten nicht korrekt sind besteht die Möglichkeit diese über die Funk-tion „Route ändern“ zu korrigieren.

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Ein Drücken des Buttons „Fahrtweg“ führt dazu, dass der Fahrtweg detailliert gelistet wird.

Abb. 39 GIS - Fahrtwegübernahme

Der angezeigte Fahrtweg kann jetzt mit dem Knopf der „übernehmen“ Button betätigt und das GIS-Fenster über „schließen“ geschlossen werden. Die Start- und Zielpunkte, sowie die Route sind abschließend in den entsprechenden Felder des Antrags übernommen.

5.5.1.1.2 Routenplanung über Haltepunkte setzen

Alternativ zur Adresseingabe kann die Route über ein setzen von Haltepunkten bestimmt werden.

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Abb. 40 Auswahl Haltepunkte setzen

Alternativ zur Adresseingabe kann die Route über ein Setzen von Haltepunkten bestimmt werden.

Mittels in der Menüleiste verändert sich der Mauszeiger in ein Fadenkreuz, mit dem ein Punkt auf dem gewähltem Kartenausschnitt bestimmt werden kann. Hierzu muss an ge-wünschter Stelle nur einmal mit der linken Maustaste geklickt werden.

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Abb. 41 Adressauswahl aus Zielgebiet

Mit Bestimmung des Gebiets wird an der rechten Seite ein Menüfenster zur Adressbestim-mung im Zielgebiet angeboten. Aus der Auswahlliste ist der entsprechend gewünschte Ein-trag mit einem Klick zu markieren. Abschließend wird unter der Auswahlliste über ein einfa-ches markieren bestimmt ob es sich bei der Auswahl um einen Start-, Ziel- oder Via- Punkt handelt, und mittels auswählen auf die linke Seite in die entsprechenden Felder übernom-men.

Gleichartig ist der Ziel-Punkt und ggf. die Via-Punkte auszuwählen.

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Abb. 42 Route prüfen

Nach Bestimmung der Adressdaten werden analog zu dem im Kapitel „Routenplanung über Adresseingabe“ die Eingaben geprüft. Das weitere Vorgehen entspricht dem im vorherigen Kapitel Vorgehen.

5.5.2 Majorantensuche

Bei der Majorantensuche werden die eingegebenen Fahrzeugdaten sowie die Route als Suchparameter genommen, um nach eigenen bestehenden Anträgen zu suchen, die genau diese Kriterien enthalten.

Die Majorantensuche wird mittels „Majorantensuche“ in der Antragserfassung aufgerufen.

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Abb.43 Aufruf Majorantensuche

Das Ergebnis der Suche wird in Form einer Liste dargestellt.

Die Qualität der gefundenen Treffer bestimmt sich über die Anzahl der zuvor eingegebenen Daten die als Suchkriterien dienen.

Abb.44 Ergebnisliste Majorantensuche

Ein Klick auf den gewünschten Antrag öffnet diesen.

5.5.2.1 Übernahme von Majoranten

Der ausgewählte Antrag öffnet sich mit der Option einzelne Blöcke durch Markierung (hier mit roten Pfeilen markiert) auszuwählen, die anschließend exakt so mit der „markierte Ab-schnitte kopieren“ (unten links oder oben rechts auf der Seite) in den neuen Antrag über-nommen werden können.

Die übernommenen Blöcke sind danach weiter editierbar.

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Abb. 45 Majorantenübernahme

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5.5.3 Antrag speichern Anträge können zu jeder Zeit gespeichert und somit gesichert werden. Gespeicherte Anträge können zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden. Gespeichert werden kann mittels „Speichern“ unten links oder oben rechts auf der Seite der Antragserfassung.

5.5.4 Anhang hinzufügen Einem gespeicherten Antrag können Anhänge hinzugefügt werden. Anhänge können direkt nach dem Seichern oder mittels eines Aufrufs der eAkte über die Startseite hinzugefügt wer-den.

In beiden Fällen wird der Dialog hierzu mit „Hinzufügen“ unter der Rubrik Anhang aufgerufen.

Abb.46 Aufruf "hinzufügen von Anhängen"

Abb.47 Anhang hinzufügen

Zunächst wird das anzuhängende Dokument oder Bild auf dem jeweiligen System oder Speichermedium mit der „Durchsuchen“ Funktion gesucht.

Die Navigation entspricht hier dem allgemeinen Vorgehen unter einem Windows Betriebs-system.

Unterstützt werden nur die Formate PDF, JPG und PNG.

Nach Auswahl der entsprechenden Datei muss diese in den Antrag hochgeladen werden. Hierzu bitte „Hochladen“ drücken.

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Abb.48 Beschreibung Anhang

Der Anhang wird hochgeladen (Bilder werden sofort dargestellt) und die Maske um den Be-reich hochgeladene Datei erweitert. In das Feld „Beschreibung“ kann einen Beschreibung erfolgen. Der Dateityp muss mittels angebotenen Katalogwerten im Drop Down Menü be-stimmt werden.

Der Anhang wird zum Antrag hinzugefügt nachdem „Speichern“ gedrückt wurde

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5.5.5 Antragsfunktionen Im Kapitel 5.5.1 wurde zunächst beschrieben, wie ein Antrag erfasst wird. In diesem Kapitel werden die weiteren Antragsfunktionen näher beschrieben, die sich mit der Speicherung oder dem Aufruf eines gespeicherten Antrags über die Startseite eAkte ergeben.

Abb.49 Antragsfunktionen

5.5.5.1 Stellen

Ein Antrag ohne qualifizierte elektronische Signatur wird über den Menübutton „Stellen“ ge-stellt.

Im ersten Schritt erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die mit „OK“ bestätigt oder mit „Abbrechen“ abgebrochen wird.

Abb.50: Antrag stellen

Sofern „OK“ gewählt wurde wird der entsprechende Antrag an die zuständige EGB übermit-telt. Der Bescheid wird abschließend postalisch zugestellt oder bei der Behörde hinterlegt.

5.5.5.2 Löschen Solange der Antrag noch nicht gestellt ist, kann dieser nach einer Sicherheitsabfrage und einer Bestätigung mit „OK“ gelöscht werden.

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5.5.5.3 RGST – Formularansicht Bei Benutzung von „RGST – Formularansicht“ wird der ausgewählte Antrag in der klassi-schen RGST Ansicht angezeigt. Die Ausgabe erfolgt als PDF Dokument, ein entsprechender Reader (z.B. Adobe Reader) ist zum Lesen der PDF Datei notwendig.

Ggf. erscheint ein Fenster das zur Toolauswahl auffordert, mit dem das PDF Dokument ge-öffnet werden soll.

5.5.5.4 Antragsdaten ändern Änderungen gespeicherter, noch nicht gestellter Anträge werden mit ein „Antragsdaten än-dern“ eingeleitet. Der Antrag erscheint in der Art und Weise wie er schon bei der Erfassung auf der Maske erscheint. Alle Felder sind wieder editier- und damit auch änderbar.

Der geänderte Antrag muss erneut gespeichert werden da ansonsten alle vorgenommenen Änderungen wieder verloren gehen.

5.5.5.5 Antrag als Vorlage speichern Anträge können in jedem Status herangezogen werden, um sich Vorlagen aus diesen zu erstellen.

Sinn der ausgefüllten Vorlagen ist es, bei immer wiederkehrenden gleichen oder ähnlichen Anträgen auf diese zurückgreifen zu können. Eine komplette Neuerfassung ist somit nicht mehr nötig.

Vorlagen können jederzeit wieder aufgerufen und verwendet werden.

Abb.51 Vorlage speichern

Nach Betätigen von „Antrag als Vorlage speichern“ muss der Vorlage ein Name oder eine Bezeichnung gegeben und mit „Speichern“ gesichert werden. Der ausgewählte Name muss bezogen auf einen Vorlagentyp innerhalb des Anwenders eindeutig sein.

Unter diesen Namen ist sie später mittels der Suchenfunktion auch wieder zu finden.

5.5.5.6 Antragsdaten kopieren Parallel zur Vorlagenverwendung können Antragsdaten auch kopiert werden. In diesem Fall werden alle Antragsdaten exakt aus dem Original übernommen und in die Antragserfas-sungsmaske übernommen.

Der Benutzer hat nach Übernahme die Möglichkeit die gesamten übernommenen Daten zu überarbeiten.

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Der Zugriff zu dieser Funktion erfolgt wie über die eAkte oder dem in der eAkte enthaltendem Antrag.

5.5.5.7 Antragsstatus abfragen Hier können Sie den Verlauf Ihres Antrages verfolgen und sehen in welchem Status sich die Anhörungen befinden.

5.5.5.8 Drucken Dieser Button „druckt“ Ihren Antrag in einer Entwurfsansicht. Die Ausgabe erfolgt als PDF Dokument, ein entsprechender Reader (z.B. Adobe Reader) ist zum Lesen der PDF Datei notwendig.

Ggf. erscheint ein Fenster, das zur Toolauswahl auffordert, mit dem das PDF Dokument ge-öffnet werden soll.

5.5.5.9 Antrag stornieren Um einen Antrag zu stornieren, muss der gestellte Antrag über die Startseite aufgerufen werden. Über die eAkte des Antrags gelangt man über den Link unter dem Reiter „Antrag gem. §§44,46 und 47 StVo“ in die Antragsdaten.

Abb.52 Menüstruktur gestellter Antrag

Auf der rechten Seite befindet sich der Menüpunkt „stornieren“ über den die Stornierung ein-geleitet wird. Eine abschließende Sicherheitsabfrage kann bestätigt oder abgebrochen wer-den. Sofern mit „OK“ bestätigt wurde, wird der gestellte Antrag storniert und die entspre-chenden Behörden benachrichtigt.

Hinweis: Der Antragsteller kann nur Anträge, die im Status „gestellt“ sind, direkt stornieren. Sind die Anträge nicht in diesen Status, wird die Stornierung beantragt und ist dann ggf. mit Kosten verbunden.

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5.5.5.10 Gestellten Antrag ändern Um einen bereits gestellten Antrag zu ändern, muss ein Änderungsantrag erstellt /gestellt werden.

Wie schon bei der Stornierung muss über die eAkte der zu ändernde Antrag aufrufen wer-den. Mittels „Ändern“ auf der rechten Menüleiste öffnet sich der Antrag als Änderungsantrag.

Abb.53 Maske Änderungsantrag

Der Benutzer hat nun die Option alle Antragsdaten mit Ausnahme der EGB zu ändern.

Die neu eingegebenen Daten werden mit „Speichern“ gesichert und „Antragsdaten stellen“ in der neuen Maske an die entsprechenden Behörden übermittelt.

Abb.54 Änderungsantrag stellen

5.5.5.11 Änderungsantrag Vergleichen Über den Antrag in der eAkte wird die Funktion „Vergleichen“ angeboten. Es besteht so die Möglichkeit den ursprünglichen Antrag mit dem Änderungsantrag zu vergleichen und die Änderungen darzustellen.

Mit Betätigung der Auswahl „Vergleichen“ werden die beiden Anträge optisch gegenüberge-stellt. Die rot hervorgehobenen Positionen sind die, welche abweichend von dem anfängli-chen Antrag sind.

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Abb.55 Vergleichen Änderungsantrag

Über „Zurück“ ist der Vergleich wieder zu verlassen.

5.5.5.12 Änderungsantrag löschen Sofern ein Änderungsantrag gespeichert, jedoch noch nicht gestellt wurde kann dieser über die Funktion „Änderungsantrag löschen“ wieder entfernt werden. In diesem Fall werden die Änderungen die vorgenommen wurden wieder Rückgängig gemacht und der Antrag liegt wieder in der ursprünglichen Form vor.

Der Zugriff zu dieser Funktion erfolgt wie zuvor auch schon beim Änderungsantrag über die eAkte und den darin enthaltenen Antrag.

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5.6 Bescheid Liegen alle oder einzelne Stellungnahmen zu den beauftragten Anhörungspartner (AZH, AB) vor, so kann die EGB die Stellungnahmen ergänzen, überarbeiten, ordnen (Fahrtreihenfol-ge), Auflagen hinzufügen und schließlich den Gebührenbescheid (als Teil des Bescheides) erstellen (Gebühren manuell eingeben).

Mit der Freigabe des Bescheides wird dieser als PDF-Datei qualifizierter digitaler Signatur erstellt und kann damit zugestellt werden.

5.6.1 Bescheid erstellen

Um einen Bescheid zu erstellen zu können geht man über die Startseite / Antrag / eAkte ei-nes Antrags unter dem Punkt „Bescheide“ auf „Hinzufügen“. Sollte in dem Antrag noch ein nicht zugestellter Bescheid vorhanden sein, so kann kein weiterer Bescheid hinzugefügt wer-den.

Die in der eAkte können die Bescheinigungen bzw. die Erklärung markiert und mit Speichern übernommen werden.

Sofern die folgenden vier Punkte nicht markiert wurden, erfolgt bei der Bescheiderstellung eine Warnmeldung mit dem Hinweis auf Unvollständigkeit.

• Unteilbarkeit

• Transportweg

• Genehmigung

• Haftungserklärung

In der eAkte werden zusätzlich vorherige Anhörungen angezeigt.

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Abb. 56 Bescheid erstellen

Im folgenden Dialog kann zunächst die Genehmigung erteilen oder verweigern, eine kurze Beschreibung hinzugefügt, sowie die Kosten und der Geltungszeitraum eingetragen werden.

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Abb. 57 Genehmigung und Gebühren

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Abb. 58 Ansicht vollständige eAkte 1/2

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Abb. 59 Ansicht vollständige eAkte 2/2

Im Bearbeitungsmodus des Erlaubnis-/Genehmigungsbescheids werden von allen Anhö-rungspartnern die „Besonderen Auflagen“, „Streckenauflagen“ und „Anhänge“ sortiert nach Bundesland und EGB bzw. AZH mit angezeigt.

Defaultmäßig werden alle diese markiert. Hintergrund ist, dass nur markierte Bereiche in einen Bescheid übernommen werden. Sofern etwas nicht mit übernommen werden soll muss das Häkchen vorne einfach nur entfernt werden.

Neben den Bescheiddaten können dem Bescheid eigene und fremde besondere Auflagen, Streckenauflagen sowie Anhänge durch Drücken von „Hinzufügen“ eingefügt werden (vgl. Kap 5.4.10, Stellungnahme hinzufügen).

Mit „Speichern“ wird dies abgeschlossen.

Nach dem Speichern befindet man sich im Erlaubnis– /Genehmigungsbescheid.

Der Bescheid ist erstellt.

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5.6.2 Bescheid freigeben

Abb. 60 Bescheid freigeben

Ein Bescheid kann nach Erstellung oder über den Zugriff über die eAkte freigegeben werden.

Mittels Druck auf „Freigeben“ bekommt der Bescheid den Status „Freigegeben“. Mit der Frei-gabe des Bescheides ist die inhaltliche Bearbeitung des Antrages abgeschlossen. Er muss danach über die Funktion "Zustellen" dem Antragsteller zur Verfügung gestellt werden.

Eine Änderung des Bescheides ist nach der Freigabe nicht mehr möglich. Im Bedarfsfall muss der Bescheid aufgehoben und ein neuer Bescheid erstellt werden.

Mit der Freigabe wird noch einmal geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben vorhanden sind und der Benutzer wird ggf. auf Fehler und Warnungen hingewiesen. Sollten diese Plausibili-tätsprüfung nur Warnungen hervorbringen, so können diese vom Benutzer ignoriert und eine Freigabe erzwungen werden.

Neben der Möglichkeit der Freigabe kann der Bearbeiter an dieser Stelle den Bescheid be-arbeiten, löschen oder in der Entwurfsansicht drucken. Die Druckausgabe erfolgt als PDF mit dem Wasserzeichen Entwurf.

5.6.3 Bescheid zustellen

Abb. 61 Bescheid zustellen

Mit Freigabe des Bescheids gelangt man wieder auf die Hauptseite des Erlaubnis-/ Geneh-migungsbescheids. Hier kann man jetzt auf „Zuweisen“ klicken und der Bescheid wird dem

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Antragsteller zugestellt. Über die Zustellung wird der Antragsteller per Email informiert. Die-ser kann den Antrag aber nicht selbst über VEMAGS ausdrucken2, sondern die EGB muss das entsprechende Bescheidformular unter der Rubrik „Generierte Bescheide“ auswählen und das PDF zur Ansicht bringen und ausdrucken. Die Zustellung erfolgt dann wie bisher auch per Fax, Post oder per Abholung durch den Antragssteller bei Barzahlern.

5.6.4 Bescheid signiert zustellen

Sofern ein Bescheid mit qualifizierter elektronischer Signatur gestellt werden soll, muss der Menüpunkt „Signiert stellen“ gewählt werden.

Der Menüpunkt erscheint nur dann, wenn der angemeldete Benutzer in den Stammdaten als Signaturnutzer gekennzeichnet ist.

Wie schon beim normalen Stellen eines Bescheids erfolgt zunächst auch hier eine Sicher-heitsabfrage.

Nachdem die Frage mit „OK“ bestätigt wurde öffnet sich ein neuer Dialog. Bevor der Antrag zugestellt wird muss dieser erst einmal signiert werden.

Abb. 62 Bescheid signieren

Mit einem Druck auf „ Signieren“ startet der Service „Governikus Signer“ in einem eigenstän-digen Fenster.

Abb.63 Start Governikus Signer

2 Dies geht nur nach signierter Zustellung des Bescheids.

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Für die weiteren Schritte ist eine gültige Signaturkarte erforderlich, die in das entsprechend passende Lesegerät eingeführt wird oder wurde.

Sollte die Karte sich nicht im Lesegerät befinden erfolgt ein Hinweis im Fenster mit der Bitte die Signaturkarte einzulegen.

Abb.64 fehlende Signaturkarte

Sofern die Signaturkarte eingelegt und erkannt wurde kann der Antrag Signiert werden. Hier-zu erfolgt nach druck auf „Signieren“ die Aufforderung zur Pin-Eingabe.

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Abb.65 Signaturmaske

Abb.66 Eingabe Pin zur Signatur

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Eine Eingabe des richtigen Pins führt dazu, dass sich das Fenster selbstständig wieder schließt.

Das weitere Vorgehen entspricht dem der unsignierten Zustellung. Der Bescheid wird mit „Signiert stellen“ dem Antragsteller übermittelt.

Bescheide können mit digitaler Signatur direkt an den Antragsteller zugestellt werden, d.h. er kann vom Antragsteller geöffnet und ausgedruckt werden. Über die Zustellung wird der An-tragsteller bei aktivierter Benachrichtigung per Email informiert.

5.6.5 Bescheid aufheben Ursache für eine Bescheidaufhebung können Änderungen in der Beschaffenheit des Fahrt-weges (neu eingerichtete Baustellen) etc. sein. Diese Änderungen werden bei Einsatz nur des Verfahrensmoduls VEMAGS von den EGB und/oder Anhörungspartnern als aktives Wissen eingebracht.

Um einen Bescheid aufzuheben muss ein Aufhebungsbescheid erstellt werden. Hierzu klickt man in der eAkte unter Bescheide auf den Button „Aufhebungsbescheid hinzufügen“.

Abb. 67 Aufhebungsbescheid hinzufügen

Nach einer Sicherheitsabfrage, die mit „OK“ zu bestätigen ist gelangt man zur Eingabemaske des Aufhebungsbescheids.

Abb. 68 Aufhebungsbescheid erstellen

Hier kann man Daten zum Aufhebungsbescheid eingeben und mit „Speichern“ bestätigen.

Der nun erstellte Aufhebungsbescheid muss in gleicher Weise wie ein normaler Bescheid zugestellt werden. ( vgl. Kap. 5.6.3).

Der Antrag befindet sich nach dem Anlegen des Aufhebungsbescheids im Status „in Überar-beitung“. Zu beachten ist hier, dass der Antragssteller weiterhin einen gültigen Bescheid vor-liegen hat und die Überarbeitung des Antrags u.U. nicht mitbekommt. Erst nach Freigabe und Zustellung des Aufhebungsbescheids ist dies auch für den Antragssteller definitiv sicht-bar.

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5.6.6 Neue Bescheidversion hinzufügen

Neben der Möglichkeit einen Bescheid aufzuheben biete die eAkte an gleicher Stelle wie beim „Bescheid aufheben“ (vgl. Kap. 5.6.5) die Möglichkeit einen neue Bescheidversion zu erstellen. Da die Erstellung einer neuen Bescheidversion nur auf einem genehmigten Antrag, d.h. mit einem zugestellten Genehmigungsbescheid erfolgen kann, muss streng genommen für diesen immer vorher ein Aufhebungsbescheid erstellt und zugestellt werden. Das System erzwingt dies aber nicht.

Nach einer Sicherheitsabfrage gelangt man in die Maske der Bescheiderstellung. Erhalten und Vorausgefüllt bleiben an dieser Stelle die Informationen zum Gültigkeitszeitraum und der Gebühren und Auslagen. Die Werte werden aus dem vorherigen Genehmigungsbescheid übernommen.

Die neue Bescheidversion wird im Folgenden analog zum Kap. 5.6.1 bearbeitet und erstellt, freigegeben und zugestellt werden.

5.6.7 Bescheid (für die Zustellung) drucken

Um einen Bescheid zu drucken muss der gewünschte Bescheid über die eAkte aufgerufen und werden.

In der Detailansicht des Bescheids steht zunächst die Funktion „Entwurf drucken“ zur Verfü-gung. Diese Funktion generiert temporär aus den Bescheiddaten eine PDF Formular und kann dann lokal gespeichert oder in einem PDF Viewer angezeigt und wahlweise auch aus-gedruckt werden. Dieser Ausdruck enthält immer ein Wasserzeichen „Entwurf“. Nach dem Schließen des PDF Viewers in VEMAGS ist das Dokument nicht mehr vorhanden. Ein erneu-tes Aufrufen der Funktion erzeugt immer wieder ein neues temporäres Dokument.

Sobald ein Bescheid freigegeben oder zugestellt ist, so hat das System ein Bescheid als PDF Dokument generiert und im Archiv von VEMAGS abgelegt. Dieses Dokument ist in der Langansicht des jeweiligen Bescheides unter der Rubrik „Generierte Bescheide“ zu finden. Durch Klicken auf das Dokument wird die Maske zur Ansicht von Anhängen geöffnet

Abb.69 Anzeigemaske eines generierten Bescheides

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Bei zugestellten Bescheiden kann durch das Anklicken der Funktion „Datei öffnen“ im PDF-Viewer der Bescheid zur Ansicht gebracht werden. Dieses Dokument ist der fertige Be-scheid, der ausgedruckt und dem Antragsteller auf herkömmlichen Weg zugestellt werden kann.

Solange der Bescheid nur freigegeben ist, so kann über diesen Weg auch das Dokument zur Ansicht und zum Ausdrucken gebracht werden, allerdings enthält das Dokument weiterhin ein Wasserzeichen „Entwurf“.

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5.7 Vorlagenverwaltung Anträge oder Teilbereiche aus Anträgen können aus bereits angelegten Anträgen als Vorla-gen abgespeichert werden.

Diese Vorlagen können von jedem Benutzer eines Anwenders aufgerufen und angezeigt, als auch als Vorlage dienen, um diese als Ausgangsdaten für den neu zu erfassenden Antrag zu benutzen. Nach Übernahme einer Vorlage ist eine Modifikation der übernommenen Daten weiterhin möglich.

Zur Verwaltung von schon oder noch zu erstellenden Vorlagen öffnet man über die Vorla-genverwaltung im Bereich der Administration auf der linken Startseite.

In der Arbeits- und Informationsfläche erscheint ein Dialog bei dem über ein Drop Down Me-nü die Art der Vorlagen aus den Katalogwerten ausgewählt werden kann.

Abb. 70 Auswahl Vorlagenart

5.7.1.1 Suchen Nachdem die Vorlagenart ausgewählt wurde kann zusätzlich neben der Art ein Name als Suchparameter eingegeben werden.

Sofern kein Name eingegeben wird, werden als Suchergebnis alle Vorlagen des Anwenders bzw. seiner Benutzer angezeigt die dem ausgewählten Typ entsprechen.

Die Suche ist Wildcard basiert. Es können so genannte Wildcard-Zeichen (*,?,#) verwendet werden

Eine Suche mit dem weiteren Suchkriterium des Namens grenzt das Suchergebnis ein. Wenn die Suche genau einen Treffer ermittelt, dann wird diese Vorlage direkt im An-sichstmodus angezeigt.

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Abb. 71 Ergebnisliste Vorlagensuche

Sofern Ergebnisse vorhanden sind, werden diese in tabellarischer Form dargestellt.

Mit einem Klick auf eine Vorlage aus der Ergebnisliste öffnet sich diese mit der Option zur Bearbeitung, zum Löschen oder zum Kopieren.

Abb. 72 Weiterverarbeitung der Vorlage

5.7.1.1.1 Bearbeiten Mit „Bearbeiten“ wird die Vorlage in den Bearbeitungsmodus genommen. Mit einer Speiche-rung wird die bestehende Vorlage überschrieben und durch die geänderte ersetzt.

Im Bearbeitungsmodus sind alle Felder editierbar. Sofern ein anderer Name als vorher in das Feld „Name“ eingetragen wurde, wird diese unter dem neuen Namen gespeichert.

5.7.1.1.2 Löschen Die geöffnete Vorlage kann über diesen Menüpunkt gelöscht werden. Vor einer endgültigen Löschung steht eine Sicherheitsabfrage die mit „OK“ bestätigt werden muss. Danach ist die-se unwiderruflich gelöscht.

5.7.1.1.3 Kopieren Das Kopieren der Vorlage führt dazu, dass diese bis auf den Namen eins zu eins in den Be-arbeitungsmodus übernommen wird. Alle Felder sind frei editierbar. Ein neuer Name muss vergeben werden.

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5.7.1.2 Suchen und direkt bearbeiten Die Funktion „Suchen und direkt bearbeiten“ bietet die Möglichkeit, eine namentlich bekannte Vorlage direkt in den Bearbeitungsmodus zu nehmen, ohne diesen vorher erst über eine Liste herauszusuchen.

Das direkte Bearbeiten funktioniert natürlich nur, wenn die Suche nur einen Treffer aufweist. Bei mehreren Treffern wird das Ergebnis wieder in Tabellenform dargestellt.

Die Suche ist auch hier Wildcard basiert.

Die weiteren Funktionen sind die gleichen wie unter „Bearbeiten“ schon genannt.

5.7.1.3 Suchen und direkt kopieren Die Funktion „Suchen und direkt kopieren“ bietet die Möglichkeit, einen namentlich bekannte Vorlage direkt zu kopieren, ohne diesen vorher erst über eine Liste herauszusuchen.

Das direkte Kopieren funktioniert natürlich nur, wenn die Suche nur einen Treffer aufweist

Die weiteren Funktionen sind die gleichen wie unter „Kopieren“ schon genannt.

5.7.1.4 Neu Nach Auswahl einer Vorlagenart und Betätigung des Buttons „Neu“ wird passend zu der Vor-langenart eine leere Erfassungsmaske aufgeblendet.

Abb. 73 Antragsvorlage leer

Die Masken stellen die jeweiligen Teilbereiche der Antragserfassung dar und sind entspre-chend wie in dieser zu befüllen.

Um eine neue Vorlage zu speichern muss ein eindeutiger Vorlagenname vergeben werden.

Der ausgewählte Name muss bezogen auf einen Vorlagentyp innerhalb des Anwenders ein-deutig sein.

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5.7.1.5 Markierte Vorlagen löschen Der Benutzer bekommt grundsätzlich alle Vorlagen des eigenen Anwenders angezeigt

Um eine über das Kästchen markierte Vorlage zu löschen, muss der Button „markierte Vor-lagen löschen“ gedrückt werden. Die Vorlage wird nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Alternative kann die Vorlage über ein Doppelklick geöffnet und hier über das Menü gelöscht werden.

Jeder Benutzer des Anwenders darf alle Vorlagen, unabhängig davon, wer diese erstellt hat, löschen

5.7.1.6 Vorlagen in der Antragsbearbeitung

5.7.1.6.1 Vorlagen aus speicherten Anträgen erstellen Um Vorlagen aus bereits gespeicherten Anträgen zu erstellen, muss ein Antrag über die Startseite / eAkte aufgerufen werden, oder der Antrag gerade in der Bearbeitung und ge-speichert sein.

Abb. 74 Vorlagenspeicherung über Antrag

Mit dem Speichern bzw. dem Aufrufen des Antrags stehen folgende Möglichkeiten zur Vorla-generstellung zur Verfügung:

• Antrag als Vorlage speichern

• Kennz. Fahrzeug als Vorlage speichern

• Kennz. Anhänger als Vorlage speichern

• Ladung als Vorlage speichern

• Achskonfiguration als Vorlage speichern

• Fahrtweg / Geltungsbereich als Vorlage speichern

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In allen Fällen wird über den jeweiligen Button eine Maske geöffnet die zur Eingabe einer Bezeichnung für die Vorlage auffordert. Die Maske variiert u.U., ähnelt aber immer der un-tern gezeigten.

Abb. 75 Eingabe Bezeichnung Vorlage

Unter dem eingegebenen Namen ist die Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt aufruf- oder wieder findbar.

5.7.1.6.2 Vorlagenaufruf aus der Antragserfassung Neben der Erstellung von Vorlagen aus Anträgen bietet VEMAGS die Möglichkeit, erstellte Vorlagen als Arbeitserleichterung zu nutzen.

Prinzipiell kann nur auf Arbeitsvorlagen zugegriffen werden, die von Benutzern der eigenen Organisation schon einmal angelegt wurden. ( vgl. Kap. 5.7.1.4 und 5.7.1.6.1)

Sofern sich ein Antrag im Bearbeitungsmodus befindet, werden der Maske Buttons angebo-ten, die eine Nutzung der Muster ermöglichen.

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Abb. 76 Vorlagenverwendung über Antragserfassung

Über die entsprechende Schaltfläche gelangt der Benutzer immer in einen Suchdialog, in dem er über eine Namenseingabe eine bestimmte oder aber defaultmäßig alle Vorlagen der Kategorie sucht. (näheres in Kap. 5.7.1.1 ff ).

Die Vorlagen können direkt in den Antrag übernommen werden.

5.7.2 Sortierung der Startseite

Durch Drücken des Links „Sortierung der Startseite“ gelangt man in eine Maske in der sich der Benutzer die Ansicht im Arbeitsbereich der Startseite individuell anpassen und sortieren kann

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Abb. 77 Sortiertabelle

Die im Fenster angezeigte Liste zeigt wie die Sortierung derzeit eingestellt ist. In unserem Beispiel ist die Antrags-ID das erste, die Vorgangsart das zweite Sortierkriterium, der Status das Dritte usw.

Neben dem primären kann als sekundäres Kriterium mitgegeben werden, ob absteigend oder aufsteigend sortiert werden soll.

Um die Reihenfolge der primären Kriterien zu ändern, kann man über die Pfeile die ein-zelnen Attribute oben oder unten verschieben.

Mit einem Klick auf den Pfeil nach unten wird das Attribut der Zeile um genau eine Zeile nach unten verschoben. Das Attribut darunter rückt eine Stelle weiter nach oben. Umgekehrt kön-nen Attribute auch nach oben verschoben werden.

Als weitere Einstellmöglichkeit hat der Benutzer die Wahl über die Knöpfe zu bestimmen, ob das einzelne primäre Attribut aufsteigend oder Ab-

steigend sortiert werden soll.

Mit dem Speichern der Einstellungen werden diese dem Benutzerprofil hinzugefügt und blei-ben bei eine Ab- und Anmeldung erhalten.

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5.8 Benutzerdaten pflegen Über die Funktion „Benutzerdaten pflegen“ kann jeder Benutzer seine eigenen Benutzerda-ten pflegen.

Abb. 78 Pflege der Benutzerdaten

Jeder Benutzer, der kein Primärbenutzer ist, darf nur seine Benutzerdaten sowie sein Pass-wort ändern.

Abb. 79 Rechte des Primärbenutzers

Der Primärbenutzer kann zusätzlich Benutzer (de-) aktivieren, Rollen zuordnen, sowie Rollen entfernen. Dies kann der Primärbenutzer auch für andere Benutzer seines Anwenders durch-führen, hierfür muss er allerdings über die Funktion „Benutzer suchen“ auf den zu ändernden Benutzer zugreifen. Dort öffnet sich dann aber die gleiche Maske wie in der Fehler! Ver-weisquelle konnte nicht gefunden werden. gezeigt.

Die einzelnen Funktionalitäten werden im Folgenden beschrieben.

5.8.1.1 Bearbeiten Über die Punkt „Bearbeiten“ erhält der Benutzer/Primärbenutzer in einer Maske die Möglich-keit die Benutzerdaten zu ändern und abzuspeichern.

Der Primärbenutzer bekommt in der Maske zusätzlich die Möglichkeit einen anderen Benut-zer zum Primärbenutzer zu machen indem er das entsprechende Häkchen setzt.

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Abb. 80 Benutzerdaten ändern

5.8.1.2 (De) Aktivieren Dieses Recht hat ausschließlich der Primärbenutzer!

Mit dem Betätigen des Buttons „Deaktivieren“ wird der angezeigte Benutzer nach Bestätigten der Sicherheitsabfrage deaktiviert. Der Benutzer wird darüber per Email informiert, sofern eine Email-Adresse in seinen Benutzerdaten hinterlegt ist (unabhängig davon, ob er die E-mailbenachrichtigung aktiviert hat oder nicht). Nach dem Deaktivieren kann sich der Benut-zer nicht mehr anmelden.

Bei einem deaktivierten Benutzer steht analog die Funktion „Aktivieren“ zur Verfügung, die den Benutzer wieder frei schaltet und er sich somit anmelden kann, auch hierüber wird der Benutzer per Email benachrichtigt.

Es ist nicht möglich, dass sich ein Primärbenutzer selbst deaktiviert, wenn in seinem Anwen-der kein weiterer Primärbenutzer existiert.

5.8.1.3 Passwort ändern Die Funktion „Passwort ändern“ ermöglicht dem Benutzer/Primärbenutzer das Passwort des zuvor angezeigten Benutzers zu ändern

Abb. 81 Passwort ändern

Das neue Passwort ist zwei Mal einzugeben und dann zu speichern. Mit dem Speichern ist das neue Passwort sofort aktiv. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben und muss mind. einen Buchstaben und eine Zahl enthalten.

Ein leeres Passwort wird an dieser Stelle nicht akzeptiert.

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Passwortkriterien

Das eingegebene Passwort muss eine Länge von mindestens 8 Zeichen besitzen, wobei mindestens ein Buchstabe und eine Zahl enthalten sein müssen.

Der Gültigkeitszeitraum für das Passwort ist auf 30 Tage beschränkt. Mit Ablauf dieses Zeit-raums muss ein neues Passwort vergeben werden

5.8.1.4 Rolle zuordnen Dieses Recht hat ausschließlich der Primärbenutzer!

Für den Primärbenutzer besteht die Möglichkeit jeden einzelnen Benutzer definierte Rollen, und somit auch Rechte zu vergeben.

Abb. 82 Rolle Benutzer zuordnen

Mit Auswahl einer Rolle über das Drop Down im Bereich der Rollenauswahl wird die Seite aktualisiert und die mit der Rolle verbundenen Rechte unter „Funktionale Rechte“ angezeigt“.

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Zur Auswahl stehen ihm dabei die Standardrollen seines Anwenders sowie von ihm (oder einem anderen Primärbenutzer seines Anwenders) neu angelegte frei definierte Rollen, d.h. frei definierte Rollen stehen immer nur dem Anwender des Primärbenutzers zur Verfügung, der diese Rolle angelegt hat.

5.8.1.5 Markierte Rollen entfernen Dieses Recht hat ausschließlich der Primärbenutzer!

Auf der Startseite der „Benutzerdaten pflegen“ oder über die Suche nach einem Benutzer werden die Rollen des jeweiligen Benutzers angezeigt.

Rollen können entzogen werden, indem die entsprechenden Rollen vorne angehakt und über „Markierte Rollen entfernen“ gelöscht werden.

Abb. 83 Rollen entfernen

Ein Primärbenutzer kann sich oder einem anderen Primärbenutzer seines Anwenders die Standardrollen nicht entfernen.

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5.9 Anwenderdaten Pflegen Dieses Recht hat ausschließlich der Primärbenutzer!

Anwenderdaten können über den Menüpunkt „Anwenderdaten pflegen“ auf der linken Seite der Startseite aufgerufen und geändert werden.

Nach Betätigung der Schaltfläche werden die aktuellen Anwenderdaten angezeigt. Mit „Be-arbeiten“ können diese im Editiermodus geändert und gespeichert werden.

5.9.1 Grenzwertprofile Zusätzlich zur eigentlichen Anwenderdatenpflege wird dem Primärbenutzer über die „An-wenderdaten pflegen“ die Möglichkeit geboten, zu der Behörde ein Grenzwertprofil zu hinter-legen.

Ein Grenzwertprofil ist ein aus dem Landesprofil abgeleitetes spezifisches Profil mit Maxi-maldaten, die ein Transport haben darf. Anträge können gegen das Grenzwertprofil geprüft werden.

Es enthält die folgenden Daten:

• Höhe

• Länge

• Breite

• Gesamtgewicht

• Achslast

• Gültigkeitsdauer (in Monaten)

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Abb. 84 Aufruf Grenzwertprofil

Abb. 85 Eingabemaske Grenzwertprofil

Nach Pflege des Profils kann dieses mit „Speichern“ abgeschlossen werden.

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5.10 Faxantragsteller anlegen Die Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde hat das Recht und die Möglichkeit einen Faxan-tragsteller anzulegen. Ein Faxantragsteller ist ein Anwender der seine Anträge nicht im VEMAGS System erfasst, sondern der EGB auf dem Fax/ Postweg zukommen lässt.

Die gefaxten Anträge können von der EGB stellvertretend ins System eingegeben. Auf diese Art können diese mit VEMAGS weiterbearbeitet werden. Voraussetzung zur stellvertretenden Erfassung ist jedoch das der Faxantragsteller im System angelegt wurde.

Die Maske zur Erfassung eines Antragstellers kann über das Administrationsmenü links auf der Startseite aufgerufen werden. Die Berechtigung hierzu haben alle Benutzer einer EGB.

Bei der Maske zur Erfassung des Antragstellers handelt es sich im Wesentlichen um die Maske die auch bei der Registrierung über die Login-Seite erscheint (s. Kap. Fehler! Ver-weisquelle konnte nicht gefunden werden. ). Vorausgefüllt ist das Feld EGB mit der EGB für die der Benutzer tätig und angemeldet ist. Die Anwenderdaten und Primärbenutzerdaten sind auszufüllen und mit „Speichern“ zu bestätigen.

Alle mit „*“ gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

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5.11 Benutzer anlegen Dieses Recht hat ausschließlich der Primärbenutzer!

Durch Drücken des Buttons „Benutzer anlegen“ gelangt man zu Maske in ein neuer Benutzer angelegt werden kann. Der Primärbenutzer kann dabei nur Benutzer für seinen Anwender anlegen.

Mit einem Haken bei Primärbenutzer wird festgelegt, dass der Benutzer ein weiterer Primär-benutzer ist. Im Gegensatz zu normalen Benutzern bekommen Primärbenutzer beim Anle-gen die Standardrollen ihres Anwenders automatisch zugeordnet.

Abb. 86 Benutzer anlegen

Wenn der Mailempfang aktiviert wurde, erhält der Benutzer über Statusänderungen der An-träge Mails.

Sofern der Benutzer im Besitz einer Signaturkarte ist, kann hier das entsprechende Feld ak-tiviert werden. Anträge können somit qualifiziert signiert gestellt werden.

Sollte die EGB auch mit einer Signatur arbeiten, können Beschiede auch signiert zugestellt werden.

Die Benutzerkennung und das Passwort sind frei zu wählen.

Passwortkriterien: Ein leeres Passwort wird an dieser Stelle nicht akzeptiert.

Das eingegebene Passwort muss eine Länge von mindestens 8 Zeichen besitzen, wobei mindestens ein Buchstabe und eine Zahl enthalten sein müssen.

Der Gültigkeitszeitraum für das Passwort ist auf 30 Tage beschränkt. Mit Ablauf dieses Zeit-raums muss ein neues Passwort vergeben werden.

Abgeschlossen wird das Anlegen über den Vorgang des Speicherns.

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5.12 Rolle anlegen Dieses Recht hat ausschließlich der Primärbenutzer!

Rollen mit funktionalen Rechten können individuell zusammengestellt und angelegt werden.

Durch Drücken auf „Rolle anlegen“ im Navigationsmenü der Startseite kommt man zur Mas-ke für die Rollenerstellung.

In das Feld „Rollenname“ ist der entsprechend neue Rollenname einzutragen.

Dieser Name muss innerhalb des Anwenders eindeutig sein

Durch Markieren der einzelnen Rechte auf der linken Seite werden diese markiert und mit einem Druck auf die Pfeiltaste nach rechts in das Feld „ausgewählt“ übernommen.

Mit der Pfeiltaste nach links können einzelne Rechte aus dem Feld wieder entnommen wer-den.

Mit Drücken des Buttons „Speichern“ wird der Vorgang abgeschlossen und die neue Rolle ist angelegt.

Erstellte Rollen werden direkt dem Anwender des erstellenden Primärbenutzers zugeordnet und sind auch nur für diesen Anwender sichtbar

Abb. 87 Rolle anlegen

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5.13 Anwender suchen

Durch Klicken von „Anwender suchen“ im Navigationsmenü der Startseite gelangt man auf die folgende Auswahlmaske:

Abb. 88 Anwender suchen

In der Suchmaske stehen verschiedene Suchparameter zur Verfügung.

Die auswählbaren Anwendertypen variieren mit dem Anwendertyp des angemeldeten Benut-zers.

Zusätzlich kann die Anwenderkennung, der Name, die Straße, die Hausnummer, die Post-leitzahl, der Ort oder die Telefonnummer als Suchkriterium bzw. Filter mitgegeben werden.

Der Anwendertyp kann nach Markierung mittels der Pfeiltaste nach rechts in das „ausge-wählt“ Feld übernommen, oder aber mit der Pfeiltaste nach links aus diesem wieder entfernt werden.

Das Suchergebnis wird bei der EGB eingeschränkt:

Anwendertyp Sichtbarkeit

Antragssteller wo die EGB Standard-EGB ist und alle AS, die irgendwann einen Antrag bei der EGB gestellt haben

EGB nur die aus dem eigenen Bundesland

AB alle

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AZH die aus dem eigenen Bundesland

Kontrollbehörde die aus dem eigenen Bundesland

Verwaltungshelfer nur die in ihrem Bundesland zugelassenen

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5.14 Benutzer suchen Die Benutzersuche kann über „Benutzer suchen“ im Navigationsmenü der Startseite erreicht werden.

Abb. 89 Benutzer suchen

In der Suchmaske ist die Anwenderkennung bereits vorgegeben und man als weiteren Pa-rameter noch den Nachnamen zur Suche eingeben. Gibt man nichts ein werden alle Benut-zer dieses Anwenders gesucht und angezeigt.

Durch Drücken des Buttons „Suchen“ wird der Suchvorgang gestartet und in einer Ergebnis-liste dargestellt.

Sofern mehr Treffer gefunden werden als auf eine Seite passen wird am Ende der Liste eine Navigationsleiste eingeblendet mit der man zwischen den Seiten navigieren kann (näheres hierzu auch Kap. 4.3 ).

Mit Doppelklick auf den einzelnen Benutzer der Ergebnisliste werden die zu dem Benutzer hinterlegten Daten angezeigt.

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5.15 Gebührendaten exportieren VEMAGS stellt der Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde über die Startseite eine Exportfunktion für die Gebühren von zugestellten Bescheiden zur Verfügung.

In dem sich öffnenden Dialog muss hierzu zunächst der Genehmigungszeitraum eingegeben oder über den Kalender ausgewählt werden.

Abb. 90 Gebührendaten Startmaske

Mit „starte Auswertung“ werden für den Zeitraum über alle Bescheide die angefallenen Ge-bühren zusammengestellt und als CSV Datei unter exportierte Gebührendaten zur Verfü-gung gestellt.

Mit einem Klick kann die Datei geöffnet oder lokal gespeichert werden.

Abb. 91 Auswertungsergebnis Gebührendaten

Um die CSV-Datei formatgerecht in Excel zu überführen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Excel starten und (wenn noch kein leeres Blatt angezeigt wird) Menü Datei-->Neu-->leere Arbeitsmappe

2. Menü Daten-->Externe Daten importieren-->Daten importieren

3. Dateityp auf Textdateien (u.a. mit .csv) umstellen

4. erzeugte reporting.csv lokalisieren und <Öffnen> klicken

5. im Dialog Option <Getrennt> auswählen, drop-down-box <Dateiursprung> <65001: Uni-code (UTF-8)> anwählen und <weiter> klicken

6. dann als Trennzeichen <Semikolon> wählen (in der Vorschau sollten nun schon die ein-zelnen Felder mit Längsstrichen getrennt angezeigt werden - wenn nicht, Drop Down Box <Texterkennungszeichen> auf <{Kein}> stellen)

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7. <weiter> Klicken und in der Tabelle bei gedrückter <Shift> Taste alle Spalten markieren und dann Option Button <Text> auswählen

8. <Fertig stellen> drücken und <OK> drücken

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5.16 Nutzungsbedingungen lesen

Durch Drücken von „Nutzungsbedingungen lesen“ im linken Navigationsmenü öffnet sich ein neues Fenster mit den aktuellen Nutzungsbedingungen von VEMAGS im PDF-Format. Die Ausgabe erfolgt als PDF Dokument, ein entsprechender Reader (z.B. Adobe Reader) ist zum Lesen der PDF Datei notwendig.

Ggf. erscheint ein Fenster, das zur Toolauswahl auffordert, mit dem das PDF Dokument ge-öffnet werden soll.

Um die Nutzungsbedingungen lesen zu können ist es notwendig einen PDF Reader auf dem Rechner installiert zu haben.

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5.17 Abmelden Über „Abmelden“ auf der Startseite meldet man sich vom System ab. Dies sollte nach jedem Gebrauch von VEMAGS gemacht werden, ein direktes Schließen des Browser führt aber beim Neuanmelden zu keinem Fehlerverhalten.

Nach dem Abmelden wird man zur VEMAGS Login-Seite umgeleitet.

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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5.18 Anwender freischalten Auf der Startseite werden unter dem Punkt „Freischaltungen“ die neu registrierten und noch Freizuschaltenden Anwender als Aufgabe angezeigt.

Abb. 93 Freischaltung

Um den Anwender Freizuschalten klickt man auf den Anwender. Über den hinterlegt Link wir ein Fenster mit den Antragstellerdaten geöffnet.

Es bestehen nun für die zwei Möglichkeiten mit diesem Anwender weiter zu verfahren.

Die Registrierung kann aktiviert und oder abgelehnt werden.

Mittels Druck auf „Aktivieren“ schaltet man den Benutzer für das System VEMAGS frei. Der Anwender erhält per Mail die Bestätigung, dass er fortan das System nutzen kann.

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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Abb. 94 Anwender Aktivieren, Registrierung ablehnen, Beziehungsdaten

Die Registrierung des Anwenders kann auch abgelehnt werden. In diesem Fall ist der Button „Registrierung ablehnen“ zu betätigen.

Eine Begründung zur Ablehnung kann im Folgefenster eingegeben werden, welche dann per Mail zugestellt wird.

Sofern der Anwender aktiviert wurde können diesem Beziehungsdaten hinterlegt werden. Hierzu wird ein Feld in der o.g. Maske angeboten.

Im erscheinenden Dialog kann ein Debitorennummer, sowie Information zur Zahlweise und dem Haftungserklärungszeitraum eingegeben und mit „Speicher“ gesichert werden.

Abb. 95 Beziehungsdaten zum Anwender Mit Aktivierung oder Ablehnung verschwindet nach Aktualisierung der Startseite die Aufgabe unter „Freischaltungen“

man zur VEMAGS Login Seite umgeleitet.

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6 Anlagen

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6.1 Fehlermeldungstexte

Nr. Fehlermeldungstext 1000 der übergebene Wert für den Status der Anhörung ist ungültig 1001 der übergebene Wert für den Status des Antrages ist ungültig 1002 der übergebene Wert für den Status des Bescheides ist ungültig 1003 der übergebene Wert für den Typ des Antrages ist ungültig 1004 die Widerstandsart ist unbekannt 1005 die Organisation ist keine Behörde

1006 eine Stellungnahme zu einem Bescheid kann nicht in Bearbeitung genommen werden, den Bescheid bitte direkt in Bearbeitung nehmen

1007 ein persistentes Objekt kann nicht erneut erstellt werden 1008 der übergebene Wert für den Objektyp beim fachlichen Logging ist ungültig 1009 der übergebene Wert für den fachlichen Attachmenttyp ist ungültig 1010 der übergebene Wert für den Status der Organisation ist ungültig

1011 das Anhangsformat <{0}> wird nicht unterstützt. Das System unterstützt folgende Forma-te : jpg, png und pdf

1012 das Anhangsformat ist nicht gesetzt

1013 ein Benutzer kann ein Anhang nur dann löschen, wenn er von seiner Organisation hoch-geladen wurde

1014 der übergebene Wert {0} für das Ergebnis des Stellungnahme ist ungültig 1200 der übergebene Wert für den Typ des Benutzers ist ungültig 1201 der übergebene Wert für den Typ der Behörde ist ungültig 1202 zur ID <{0}> existiert kein Benutzer

1203 der übergebene Wert <{0}> für den Typ der Organisation mit dem Namen {1} ist ungültig

1204 der übergebene Wert <{0}> für den Typ der Geschlechtszugehörigkeit ist ungültig 1205 der übergebene Benutzer-Login <{0}> ist schon in DB vorhanden 1206 der Benutzer ist schon gesperrt 1207 der Benutzer ist schon frei geschaltet 1208 der Benutzer ist kein Primärbenutzer 1209 der Anwender ist bereits deaktiviert 1210 der Anwender ist bereits aktiviert 1211 beim Anlegen eines Benutzers muss eine Organisation gesetzt sein

1212 der Benutzer darf diese Operation nur für einen Benutzer ausführen, der zu seiner Orga-nisation gehört

1213 die Passwortwiederholung stimmt nicht mit der Ersteingabe überein 1214 es wurde keine Organisation zu diesem Identen gefunden

1215 es wurde mehr als eine Organisation zu diesem Identen gefunden, bitte wenden sie sich an ihren Administrator

1216 die Rolle <{0}> ist dem Benutzer <{1}> bereits zugeordnet 1217 die Rolle <{0}> gehört nicht zu dem Anwender <{1}> 1218 der Benutzer <{0}> ist kein Primärbenutzer 1219 die Rolle <{0}] ist dem Benutzer <{1}> nicht zugeordnet 1220 beim Antragssteller muss eine zuständige EGB ausgewählt werden 1221 die ausgewählte Behörde als zuständige EGB besitzt nicht die Rolle EGB 1222 beim Anlegen einer Organisation muss ein Bundesland ausgewählt werden 1223 der ausführende Benutzer ist kein Primärbenutzer der Organisation 1224 der ausführende Benutzer ist kein fachlicher Administrator

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Nr. Fehlermeldungstext 1225 der ausführende Benutzer hat keine Berechtigungen zur Pflege dieser Beziehungsdaten

1226 es existiert bereist ein Anwender mit der eingegebenen Anwenderkennung, bitte geben sie eine andere ein

1227 der Anwender ist ein Pflichtfeld 1229 Das Anwenderzertifikat existiert nicht. 1230 Unbekannter Fehler beim Einlesen des Zertifikats.

1231 Das Zertifikat wurde nicht für den angegebenen Zweck (Verschlüsselung oder Signatur) ausgestellt.

1232 Das angegebene Zertifikat existiert nicht oder ist nicht für den geforderten Zweck ausge-stellt (Verschlüsselung oder Signatur).

1233 Die Rolle kann nicht aktualisiert werden, da sie nicht zur Organisation des ausführenden Benutzers gehört.

1234 Die Rolle ist nicht frei definiert, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden.

1235 Die Suche nach Benutzern ist nur Primärbenutzern oder fachlichen Administratoren er-laubt.

1236 Wenn die Organisation ein Faxanwender ist, dann muss eine Faxnummer erfasst wer-den.

1237 Eine frei definierte Rolle muss einen Namen bekommen. 1238 Der Name der Rolle muss innerhalb der Organisation eindeutig sein. 1239 Der Benutzer ist kein fachlicher Administrator in dem ausgewählten Bundesland 1240 Eine EGB darf nur Antragssteller anlegen. 1241 Eine EGB darf nur Antragssteller deaktivieren die per Fax arbeiten.

1242 Eine Vorsystem bzw. ein Verwaltungshelfer darf nur vom zentralen Vemags Beauftragten administriert werden.

1243 Der Antragssteller kann nicht deaktiviert werden, da er noch laufende Anträge aufweist.

1244 Ihr Anwender ist derzeit nicht aktiviert, ein neues Passwort kann nicht angefordert wer-den.

1245 Sie sind als Benutzer von VEMAGS derzeit deaktiviert, ein neues Passwort kann nicht angefordert werden.

1246 Es gibt in dem Anwender keinen weiteren Primärbenutzer, das Deaktivieren des Primär-benutzers ist daher nicht möglich.

1247 Die eingegebene Emailadresse <{0}> ist ungültig. 1248 Einem Primärbenutzer darf keine Standardrolle entzogen werden.

1249 Die Organisation <{0}> ist nicht im Status <neu registriert>, die Funktion kann daher nicht ausgeführt werden.

1250 Der Primärbenutzer darf die Zuständigkeiten des Anwenders nicht ändern.

1251 Bei der Umstellung eines Anwenders von Fax- auf VEMAGS-Anwender muss der An-wender mindestens einen Primärbenutzer haben, bitte erfassen sie vorher diesen.

1400 der Benutzer ist für den Antrag nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1401 der Anwender ist für den Antrag nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1402 der Benutzer ist für die Anhörung nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1403 der Anwender ist für die Anhörung nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1404 der Benutzer ist für den Bescheid nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1405 der Anwender ist für den Bescheid nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1406 der Benutzer ist für die zugehörige Anhörung nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

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Nr. Fehlermeldungstext

1407 der Anwender ist für die zugehörige Anhörung nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1408 die Operation <{0}> ist in dem aktuellen Status <{1}> auf dem Objekt <{2}> nicht erlaubt 1409 der Antragssteller hat in dem Antrag keinen Verwaltungshelfer ausgewählt

1410 der Benutzer ist für den Anhang nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1411 der Anwender ist für den Anhang nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

1600 Im aktuellen <{0}> Status <{1}> ist es nicht erlaubt, die Operation <{2}> durchzuführen 1601 folgende Regeln sind verletzt: {0} 1602 folgende fachliche Regeln sind verletzt:{0} 1603 Klasse {1}: {0} Methode nicht gefunden (Reflection) 1800 das übergebene Objekt ist null 1801 kein passender Konverter für die Klasse <{0}> gefunden 1802 interner Fehler im Konverter 1803 der Typ der Organisation ist nicht korrekt gesetzt 2000 Benutzer <{0}> ist für die Anmeldung gesperrt 2001 Obergrenze von <{0}> Loginfehlversuchen ist erreicht 2002 falsches Password für die Benutzerkennung <{0}> 2003 Login <{0}> in der Organisation <{1}> nicht bekannt 2004 Session ist um {0} abgelaufen 2005 Keine aktive Session für Benutzer <{0}> vorhanden 2006 Session wurde offenbar manipuliert, kein weiterer Zugriff mehr möglich 2007 Benutzer besitzt Recht <{0}: {1}> nicht, Funktionsausführung verweigert 2008 Algorithmus zur Hashberechnung des Sessiontickets nicht gefunden 2009 Benutzer <{0}> besitzt derzeit keine Sitzungsrechte. 2010 Ohne Algorithmus kann das Userpassword nicht codiert in der DB abgelegt werden.

2011 die Organisation {0} befindet sich nicht im Status AKTIVIERT, eine Anmeldung ist daher nicht möglich

2012 die Organisation {0} ist als Faxanwender gekennzeichnet, eine Anmeldung ist daher nicht möglich

2200 Das Durchführen der Methode ist in diesem Antragsstatus nicht möglich, zuerst muss die Vorprüfung abgeschlossen sein.

2201 Diese Funktion ist noch nicht implementiert. 2202 Beim Stellen des Antrags muss eine EGB als Empfänger eingetragen sein. 2203 Beim Weiterleiten der Anhörung muss eine empfangende Behörde eingetragen sein. 2204 Beim Stellen des Antrags muss ein Antragssteller eingetragen sein. 2205 Beim Stellen des Antrags muss ein Disponent eingetragen sein. 2206 mehr als eine Stellungnahme pro Anhörung bzw. Bescheid ist nicht möglich 2207 der Antrag muss eine Antragsversion beinhalten 2208 beim Anlegen eines Antrags darf nur genau eine Antragsversion vorhanden sein 2209 keine eingefrorene Antragsversion im Antrag {0} vorhanden 2210 kein Änderungsantrag im Antrag {0} vorhanden

2211 in dem Antrag ist bereits ein Änderungsantrag vorhanden, warten Sie bitte, bis dieser bearbeitet ist

2212 der Antrag ist nicht im Status <{0}>, eine weiterer Bescheid kann daher nicht angelegt werden

2213 zwischen diesen beiden Organisationen existieren bereits Beziehungsdaten

2214 das Anlegen einer Stellungnahme ist nicht möglich: es ist bereits eine Stellungnahme vorhanden und die Anhörung ist nicht im Status <{0}>

2215 der ausgewählte Empfänger wird in diesem Antrag bereits angehört 2216 eine Stellungnahme kann nur widerrufen werden, wenn sie zu einer Anhörung gehört

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Nr. Fehlermeldungstext

2217 das Anlegen einer Stellungnahme ist nicht möglich: es ist bereits eine noch nicht freige-gebene Stellungnahme vorhanden

2218 das Anlegen eines Bescheids ist nicht möglich: es ist bereits ein noch nicht freigegebener Bescheid vorhanden

2219 der Antrag verstö\u00DFt in den folgenden Werten gegen das Grenzwertprofil: \n{0} 2220 der Antrag besitzt keinen Bescheid 2221 Sie besitzen nicht die Rolle EGB, daher können Sie keine Abrechnungsdaten erstellen 2222 der Bescheid wird ihnen postalisch zugestellt, daher haben Sie keinen direkten Zugriff 2223 Das Freischalten eines Antragsstellers darf nur die zuständige EGB 2224 der Antrag {0} besitzt keine Antragsdaten 2225 ein Bundesland kann nicht deaktiviert werden 2400 der Archiv-Service konnte nicht erreicht werden 2401 Infrastruktur-Fehler beim Aufruf des Archiv-Service 2402 das angegebene Dokument existiert nicht oder konnte nicht gefunden werden 2403 es wurde versucht ein bereits signiertes Dokument zu signieren 2404 der Inhalt des Dokumentes ist leer, ein Anlegen im Archiv ist daher nicht möglich 2600 InputXML-File fuer die PDF-Generierung konnte nicht erstellt werden 2601 die PDF-Datei konnte nicht generiert werden 2602 der Antrag ist unvollständig, daher kann kein Formular erzeugt werden 3000 Der Anwender darf im Rahmen dieser Anhörung keine Unteranhörung erstellen.

3001

Weder die Behörde noch das zugehörige Bundesland besitzt ein Grenzwertprofil. Navi-gieren Sie zu den Daten ihres Anwenders (z.B. über Administration / Benutzerdaten pfle-gen / Link zum Anwender folgen) und benutzen Sie dort im Bereich des Grenzwertprofils die Funktion <Bearbeiten>.

3002 kein Sessionticket übergeben 3003 das Aufheben einer Stellungnahme zu einem Bescheid ist nicht möglich

3004 der {0} ist noch nicht ordnungsgemä\u00DF elektronisch signiert und kann daher noch nicht signiert zugestellt werden

3200 der Benutzer ist für den Antrag nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

3201 der Benutzer ist für die Anhörung nicht zuständig, die Operation <{0}> kann daher nicht ausgeführt werden

3202 im aktuellen Status des Antrags kann keine Rückfrage angelegt werden 3203 im aktuellen Status der Anhörung kann keine Rückfrage angelegt werden

3204 die Rückfragenliste ist bereits abgeschlossen, eine weitere Rückfrage kann nicht ange-legt werden

3205 das Erstellen von Rückfragenliste zu einem Bescheid ist nicht erlaubt

3206 der Anwender besitzt in seinem Profil keine Faxnummer, die {0} kann nicht per Fax ver-sendet werden

3400 Die Email konnte aus technischen Gründen nicht zugestellt werden.

3401 Der Anwender besitzt in seinem Profil keine Faxnummer, ein Fax konnte daher nicht versendet werden.

3402 Der Anwender bzw. Benutzer besitzt in seinem Profil keine eMailadresse, eine Mail konn-te daher nicht versendet werden.

3403 Der Email Server ist nicht korrekt konfiguriert 3500 Weder Telefon- noch Faxnummer des Disponenten sind gesetzt.

3501 Der Abgangsort ist gar nicht oder unzureichend angegeben (PLZ, ORT und Strasse oder Zusatz müssen gefüllt sein).

3502 Der Empfangsort ist gar nicht oder unzureichend angegeben (PLZ, ORT und Strasse oder Zusatz müssen gefüllt sein).

3503 Der angegebene Antrag existiert nicht oder der Antragsteller ist für diesen nicht zustän-dig.

3504 Der angegebene Verwaltungshelfer existiert nicht.

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Nr. Fehlermeldungstext 3505 Der angegebene Antragsteller existiert nicht. 3506 Die angegebene Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde existiert nicht. 3507 Die angegebenen Antragsteller (in Nachricht und Antragsdaten) sind nicht identisch. 3508 Das zum Signieren verwendete Zertifikat ist ungültig oder 3598 Fehler beim Senden einer OSCI-Nachricht an Governikus. 3599 Fehler beim der Konfiguration des Governikus-Zugriffs.

3600 der Bescheid ist nicht signiert, eine Entgegennahme direkt über VEMAGS ist nicht mög-lich

3600 Validierungsfehler 3602 unbekannte XVemags-Fehler

3700 Es existiert bereits eine Vorlage mit diesem Namen, geben sie bitte einen anderen Na-men ein.

3701 Die Vorlage gehört nicht zu ihrem Anwender, ein Zugriff ist daher nicht möglich. 3702 Bitte geben sie einen Namen für die Vorlage ein. 3800 technischer Fehler beim Anlegen einer Organisation 3801 Das System konnte keine Verbindung mit dem Pop-Server aufbauen 3802 Fehler bei Faxen 3803 Fehler bei der Verarbeitung von Fax-Rückmeldungen 9001 ServiceLocator: Einfache Klasse nicht gefunden 9002 ServiceLocator: EJB-Klasse nicht gefunden

9005 Das Zertifikat wurde nicht für den angegebenen Zweck (Verschlüsselung oder Signatur) ausgestellt.

9006 Unbekannter Fehler beim Einlesen des Zertifikats.

9007 Das angegebene Zertifikat existiert nicht oder ist nicht für den geforderten Zweck ausge-stellt (Verschlüsselung oder Signatur).

9008 Der aktuelle Benutzer ist kein technischer Administrator und hat daher keinen Zugriff auf die VEMAGS- und Intermediär-Zertifikate.

9009 Das angegebene Zertifikat existiert nicht. 99994 Suche nach Objekt von Typ {0} liefert Mehrfachtreffer statt eindeutigem Ergebnis 99995 Objekt von Typ {0} zu Identifier {1} nicht gefunden 99996 Parameter {0} fehlt 99997 Parameter {0} hat nicht zulässigen Wert {1} 99998 Fehler bei der Benutzung von Hibernate 99999 die Fehlerursache konnte nicht ermittelt werden

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Autor : PL Version 1.0 Seite 114 von 125

6.2 Feldlängen und Pflichtfelder Da im VEMAGS System die Pflichtfelder alle mit einem“*“ gekennzeichnet sind, werden an dieser Stelle auf eine weitere Kennzeichnung verzichtet und stattdessen nur die Feldlängen aufgezeigt.

Eingabebereich

Feldbezeichnug

Datentyp höchste erlaubte

Zahl

max Zeichen

Achsabstand Achsabstand Gleitkommazahl 10000 Achslast Achslast Gleitkommazahl 10000 Achslast Anz. Reifen Ganze Zahl 10000 Aktenvermerk FREETEXT Zeichenkette 255Aktenvermerk Informant Zeichenkette 255Aktenvermerk Informationszeit Datumsfeld 0 Anhang Metadaten Antragsart AttachmentTy-

peEnum 255

Anhang Metadaten FILEITEMTECHID Zeichenkette 255Anhang Metadaten Dateigröße Ganze Zahl 10000 Anhang Metadaten Hinweise Zeichenkette 255Anhang Metadaten Hinweise Zeichenkette 255Anhang Metadaten MIMETYPE Zeichenkette 255Anhang Metadaten NAME Zeichenkette 255Anhang Metadaten UPLOADEDONAT Datumsfeld 0 Anhörung Fertigstellung bis Datumsfeld 0 Anhörung geänderter, zu prüfen-

der Fahrtweg Zeichenkette 1000

Anhörung Hinweise Zeichenkette 512Anhörung sonstige Hinweise Zeichenkette 512Anhörung Versionsadatum Datumsfeld 0 Anhörung Versonsnummer Ganze Zahl 10000 Antrag Aktenzeichen Zeichenkette 255Antrag Antragsart RequestTypeE-

num 0

Antrag Antragsnummer Zeichenkette 255Antrag Antragsteller Ganze Zahl 10000000

0

Antrag Antragszeitraum bis Datumsfeld 0 Antrag Antragszeitraum von Datumsfeld 0 Antrag Begründung Zeichenkette 255Antrag Disponent Ganze Zahl 10000000

0

Antrag Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde

Ganze Zahl 1000000000

Antrag Fahrten (Anzahl) Ganze Zahl 10000 Antrag Hinweise Zeichenkette 255Antrag Antragsmitteilung Zeichenkette 255Antrag Zahl der Fahrzeuge Ganze Zahl 999 Antrag zur Verfügung von Zeichenkette 255Benutzer E-Mail Zeichenkette 255Benutzer Faxnummer Zeichenkette 255Benutzer Vorname Zeichenkette 255

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Eingabebereich

Feldbezeichnug

Datentyp

höchste erlaubte

Zahl

max Zeichen

Benutzer Geschlecht GenderTypeE-num

0

Benutzer Login Zeichenkette 255Benutzer Neues Passwort Zeichenkette 255Benutzer Passwort Zeichenkette 255Benutzer Telefonnummer Zeichenkette 255Benutzer Nachname Zeichenkette 255Benutzer Titel Zeichenkette 255Besondere Auflagen CONDITION Zeichenkette 4000Besondere Auflagen Geltungsbereich Zeichenkette 255Besondere Auflagen KEYWORD Zeichenkette 255Besondere Auflagen RGST-Nummer Zeichenkette 255Fahrzeugdaten Anhänger - Art Zeichenkette 255Fahrzeugdaten Gesamtgewicht Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Kraftfahrzeug - Art Zeichenkette 255Fahrzeugdaten Ladung Zeichenkette 255Fahrzeugdaten Lastfahrt-Gesamthöhe Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Lastfahrt-Gesamthöhe Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Lastfahrt-Gesamtlänge Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Leerfahrt-Gesamtbreite Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Leerfahrt-Gesamthöhe Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Leerfahrt-Gesamtlänge Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Leergewicht Anhänger Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Leergewicht Zugfahr-

zeug Gleitkommazahl 10000

Fahrzeugdaten Reifenbreite Gleitkommazahl 1000000 Fahrzeugdaten Spurweite Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Transporthöhe absenk-

bar auf Gleitkommazahl 10000

Fahrzeugdaten Überhang hinten Gleitkommazahl 10000 Fahrzeugdaten Überhang vorne Gleitkommazahl 10000 Genehmigungsbescheid Auslagen Gleitkommazahl 10000 Genehmigungsbescheid Gebühren Gleitkommazahl 10000 Genehmigungsbescheid Gültig bis Datumsfeld 0 Genehmigungsbescheid Gültig von Datumsfeld 0 Kennzeichen Kraftfahr-zeug

Kennzeichen Kraftfahr-zeug

Zeichenkette 255

Kennzeichen Anhänger Kennzeichen Anhänger Zeichenkette 255Organisation E-Mail Zeichenkette 255Organisation Faxnummer Zeichenkette 255Organisation Langname Zeichenkette 255Organisation Hausnummer Zeichenkette 255Organisation MIMETYPE Zeichenkette 255Organisation Kurzname Zeichenkette 255Organisation OFFICIALKEY Zeichenkette 255Organisation Postleitzahl Zeichenkette 255Organisation Stadt Zeichenkette 255Organisation Straße Zeichenkette 255Organisation Telefonnummer Zeichenkette 255Route Abgangsort Zeichenkette 255Route Abgangsort Zeichenkette 255Route Empfangsort Zeichenkette 255Route Empfangsort Zeichenkette 255

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Eingabebereich

Feldbezeichnug

Datentyp

höchste erlaubte

Zahl

max Zeichen

Route Geltungsbereich Zeichenkette 1000Route Geltungsbereich Zeichenkette 1000Rückfrage COMPOSEDON Datumsfeld 0 Rückfrage Text Zeichenkette 255Rückfrageliste CREATEDONAT Datumsfeld 0 Rückfrageliste Titel Zeichenkette 255Stellungnahme RELEASEDONAT Datumsfeld 0 Stellungnahme VERSIONEDONAT Datumsfeld 0 Stellungnahme Versionsnummer Ganze Zahl 10000 Stellungnahme Zustimmung erteilt ResultKindEnum 0 Streckenauflagen Widerstandsart Zeichenkette 255Streckenauflagen Bauwerks-Nr. Lokalisa-

tion Ganze Zahl 10000

Streckenauflagen Abstand in m Gleitkommazahl 10000 Streckenauflagen Km von Gleitkommazahl 10000 Streckenauflagen Km bis Gleitkommazahl 10000 Streckenauflagen max. km/h Ganze Zahl 10000 Streckenauflagen Bauwerks-Nr. Lokalisa-

tion Zeichenkette 255

Streckenauflagen Fahrauflage Ganze Zahl 10000 Streckenauflagen WVZ / Polizei Zeichenkette 255Streckenauflagen Straße Zeichenkette 255Streckenauflagen Hinweise Zeichenkette 255

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6.3 Fachliche Plausibilitätsregeln Schwarz= Error

blau= Warnung

6.3.1 Antrag stellen 1. Die Datumsangabe "Antragszeitraum bis" darf nicht in der Vergangenheit liegen. 2. Entweder das Feld "Erlaubnis" oder das Feld "Genehmigung" muss ausgewählt wer-

den. 3. Der "Antragszeitraum bis" muss größer oder gleich dem "Antragszeitraum von" sein. 4. Es muss begründet werden, warum keine Bescheinigung(en) dem Antrag bei-

liegt/liegen. 5. Es müssen entweder die Werte (Gesamtlänge, Gesamtbreite und Gesamthöhe) für

die Leerfahrt oder die Lastfahrt angegeben werden. 6. Die Spurweite muss kleiner als die Lastfahrt-Gesamtbreite sein. 7. Die Eingabe für "Gesamtgewicht der Lastfahrt" muss gleich der Summe der Einzel-

achslasten sein. 8. Die Anzahl der Achsabstände muss gleich der Anzahl der Achsen minus 1 sein. 9. Die Anzahl der Achslasten muss größer oder gleich 2 sein. 10. Die Lastfahrt-Gesamthöhe muss größer oder gleich der Leerfahrt-Gesamthöhe sein. 11. Die Lastfahrt-Gesamtbreite muss größer oder gleich der Leerfahrt-Gesamtbreite sein. 12. Die Lastfahrt-Gesamtlänge muss größer als die Summe der Achsabstände sein. 13. Die Lastfahrt-Gesamthöhe muss größer oder gleich der absenkbaren Transporthöhe

sein. 14. Die Lastfahrt-Gesamtlänge muss größer oder gleich der Leerfahrt-Gesamtlänge sein. 15. Die Anzahl Kennzeichen muss größer oder gleich 1 sein. 16. Entweder das Feld "Einzel" oder das Feld "Dauer" muss ausgewählt werden. 17. Bei Füllung des Feldes "Anhänger-Art" muss zusätzlich mindestens ein Anhänger-

Kennzeichen eingegeben werden. 18. Wenn eines der Felder (Gesamtlänge, Gesamtbreite und Gesamthöhe) bei Lastfahrt

gefüllt ist, dann müssen alle gefüllt werden. 19. Wenn eines der Felder (Gesamtlänge, Gesamtbreite und Gesamthöhe) bei Leerfahrt

gefüllt ist, dann müssen alle gefüllt werden. 20. Sie müssen entweder einen Disponenten per Suche eintragen oder das Eingabefeld

"Disponent Name" händisch angegeben. 21. Bei einer Lastfahrt muss die Eingabe für "Gesamtgewicht" angegeben werden. 22. Bei einer Lastfahrt muss die Eingabe für "Gewicht Zugfahrzeug" angegeben werden. 23. Bei Füllung des Feldes "Anhänger-Art" muss zusätzlich die Eingabe für "Gewicht An-

hänger" angegeben werden. 24. Der Wert von Feld "Achsenlast" muss mindestens 0 und höchstens 100 betragen. 25. Bei einer Einzel/Dauer-Erlaubnis müssen die Achsangaben angegeben werden. 26. Die Anzahl der Achslasten stimmt nicht mit der Anzahl der Räder je Achse überein.

6.3.2 Bescheid freigeben 27. Die Datumsangabe: "Gültig von" darf nicht in der Vergangenheit liegen. 28. Das Datum "Gültig bis" muss größer oder gleich dem Datum "Gültig von" sein. 29. Das Häkchen "Die Haftungserklärung liegt vor" wurde nicht angekreuzt.

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30. Das Häkchen "Bescheinigung auf Unterteilbarkeit der Ladung liegt vor" wurde nicht angekreuzt.

31. Das Häkchen "Bescheinigung, dass ein alternativer Transportweg unmöglich ist, liegt vor" wurde nicht angekreuzt.

32. Das Häkchen "Die erforderliche Ausnahmegenehmigung gem. § 70 StVZO liegt vor" wurde nicht angekreuzt.

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Anwenderhandbuch Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde

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6.4 Rollen-Rechte-Mapping

Nummer Name im Client AS EGB AB AZH Techn. Admin.

Fachl. Admin.

Verw.- Helfer

Kontroll-behörde

2000 Antrag anlegen X X

2001 Antrag stellen X X

2002 Antrag zuweisen X

2003 Antrag entziehen X

2004 Antrag lesen X X X X X X

2005 Antrag bearbeiten X X X

2006 Anhörung anlegen X X

2007 Unteranhörung an-legen X X

2008 Anhörung lesen X X X X

2009 Bescheid anlegen X X

2010 Anhörung weiterlei-ten X X X X

2011 Anhörung zuweisen X X X X

2012 nach überschnei-denden Anträgen suchen X X

2013 Vorprüfungsstatus setzen X

2014 Antrag in Bearbei-tung nehmen X X X

2015 Stellungnahme an-legen X X X X

2016 Stellungnahme in Bearbeitung neh-men X X X X

2017 Stellungnahme be-arbeiten X X X X

2018 Stellungnahme frei-geben X X

2019 Bescheid lesen X X X X X X

2020 Stellungnahme le-sen X X X X

2021 Anhang lesen X X X X X X

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Nummer Name im Client AS EGB AB AZH Techn. Admin.

Fachl. Admin.

Verw.- Helfer

Kontroll-behörde

2022 Anhang hochladen X X X X X

2023 Anhang löschen X X X X X

2024 Anhörung bearbei-ten X X X X

2025 Bescheidzustellung vorbereiten X X

2026 Bescheid bearbei-ten X X

2027 Bescheid signieren und freigeben X

2028 Bescheid zustellen X

2029 Bescheid freigeben X X

2030 Anhörung in Bear-beitung nehmen X X

2031 Anhörung in Bear-beitung nehmen X X

2032 Bescheid in Bear-beitung nehmen X X

2033 Bescheid entge-gennehmen X

2034 Antragliste für Be-nutzer laden X X X

2035 Antragliste für An-wender laden X X X

2036 Aufgabenliste für Anwender laden X X X X X X

2037 Aufgabenliste für Benutzer laden X X X X X X

2038 Beziehungsdaten laden X X X X

2039 Aktenvermerk anle-gen X X X X

2040 Aktenvermerk lesen X X X X

2041 Antrag löschen X X X

2042 Anhörung löschen X X X X

2043 Anhörung stornieren X X X

2044 Stellungnahme lö-schen X X X X

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Verw.- Helfer

Kontroll-behörde

2045 Bescheid löschen X X

2046 Aktenvermerk bear-beiten X X X X

2047 Aktenvermerk lö-schen X X X X

2048 Rückfragenliste anlegen X X X X X

2049 Rückfrage hinzufü-gen X X X X X

2050 Rückfrage lesen X X X X X

2051 Rückfragenliste schließen X X X X

2052 Stornierung des Antrags beantragen X X X

2053 Antrag stornieren X X X

2054 Antrag einem Ver-waltungshelfer zu-weisen X

2055 Antrag zurückwei-sen X

2056 Änderungsantrag beantragen X

2058 Änderungsantrag stellen X

2059 Änderungsantrag annehmen X

2060 Änderungsantrag ablehnen X

2061 Änderungsantrag löschen X

2062 Antrag überarbeiten X

2063 Dokument drucken X X X X X

2064 Stellungnahme auf-heben X X

2065 Antrag suchen X X X

2066 Änderungsantrag aktualisieren X

2068 Bescheid suchen X

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Kontroll-behörde

2069 Antrag gegen das Grenzwertprofil prü-fen X X X

2070 Anhörung abschlie-ßen X X X X

2071 Majorantensuche X X

2072 Antragsstatus an-zeigen X

2073 Antragsstatus lesen X X X X

2074 Anhänge für den Bescheid auswäh-len X X

2075 Anhänge für den Bescheid lesen X X

2076 signierten Ände-rungsantrag stellen X X

2077 signierten Antrag stellen X X

2078 Bescheid zum Sig-nieren kopieren X

2079 signierten Bescheid zustellen X

2080 digitale Signatur hinzufügen X X

2081 freigegebenen Be-scheid in Bearbei-tung nehmen X X

2082 Rechnungsdaten exportieren X

2083 Antrags-/Bescheiddaten exportieren X

2300 Benutzer aus der Session entfernen X

2301 Antrag prüfen X X X X X X X X

2302 Funktionale Rechte zur Benutzersession ermitteln

2303 anmelden X X X X X X X X

2304 abmelden X X X X X X X X

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Kontroll-behörde

2305 Passwort ändern X X X X X X X X

2306 Anwender aus der Session entfernen X X X X X X X X

2500 Rollenrechte laden

2501 Rolle erstellen X X X X X X X

2502 Rolle löschen X X X X X X X

2503 Funktional Rechte des Benutzers lesen X X X X X X X

2504 Rolle ändern X X X X X X X

2505 Rolle laden X X X X X X X

2600 Benutzer laden X X X X X X X X

2601 Benutzer aktivieren X X X X X X X X

2602 Benutzer deaktivie-ren X X X X X X X X

2603 Anwender aktivieren X X X

2604 Anwender deaktivie-ren X X X

2605 Anwender über Or-gaident suchen X X X X X X X

2606 Anwender laden X X X X X X X

2607 EGBen eines Land-kreises lesen X X X X X X

2608 Benutzer erstellen X X X X X X X

2609 Anwender erstellen X X

2610 Benutzer aktualisie-ren X X X X X X X

2613 Anwender über Name und Orgai-dent suchen X X X X X X X

2614 Benutzer über Na-me und Orgaident suchen X X X X X X X

2615 Anwender aktuali-sieren X X X X X X X X

2616 Beziehungsdaten erstellen X

2617 Beziehungsdaten aktualisieren X

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Verw.- Helfer

Kontroll-behörde

2618 Beziehungsdaten löschen X

2619 Beziehungsdaten lesen X

2620 Rolle zuordnen X X X X X x

2621 Rolle entfernen X X X X X x

2622 Organisation regist-rieren X

2623 Benutzer suchen X X X X X X

2624 Anwender suchen X X X X X X X

2625 Haftungserklärung abgeben X

2626 Faxanwender AS anlegen X

2627 Registrierung ab-lehnen X X

2628 Landesadministrator erstellen X