Arbeits- und S · PDF file• GTD im Detail mit Beispielen und zur Diskussion • Verschiedene Umsetzungen von GTD-Systemen Papiervariante, mit Boardmitteln, On-/Offline,

Arbeits- und Selbstorganisation

Erfahrungen und Tipps zum Umsetzen der 'Getting Things Done'-Methode

Thomas HildmannIT Dienstleistungszentrum

der TU Berlin

Donnerstag, 22. April 2010

T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation

Ziel

• Mehr Kontrolle über... Projekte und Aufgaben Zusagen und Zusammenarbeiten Zeit- und Kräfteeinteilung.

• Reduzierung von... Blockaden versteckten Projekten Stress und Unsicherheit.

• Angemessene Reaktion auf neue Aufgabe• Klarer Fokus auf dem aktuellen Projekt• Effiziente Zeitnutzung• Wege aus Sackgassen



Inhalt

• Motivation Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation?

Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien

• Überblick: „Getting Things Done“ (GTD) Methode, D. Allen Die Zutaten

Das Rezept

Die zwei Haken ander Sache

• Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr

Kaffeetrinken, statt Meetings

Konzentration, Konzentration, Konzentration



Motivation



• Überblick über die „Getting Things Done“ (GTD) Methode Die Zutaten

Das Rezept










Das „Milchproblem“

• @Küche: Kühlschrank auf. „Oh, Milch wird knapp!“

• @Supermarkt: „Ei, Windeln im Sonderangebot!“

• @Küche: „Mist, ich wollte doch Milch mitbringen!“

Lösungsansatz

• Einkaufsliste schreiben• Einkaufsliste im Supermarkt

dabei haben!



„Mentalverschmutzung“

• Aufschreiben und auf aktuelle Aufgabe konzentrieren

• Später aufgreifen und abarbeiten

Lösungsansatz



Versteckte Projekte

• Aufgabe zu mehrteiligen Projekt machen• Gesprächspunkte sammeln• Abarbeiten

Webformular für Xyz erstellen.

Reicht dafür nicht auch ein Kommandozeilenbefehl? Das müsste ich mal mit ... besprechen.

Lösungsansatz



Inhalt




Das Rezept






T. Hildmann tubIT – Stammtisch 2009

Mülleimer

Kalender

Aufgaben

Projekte

Infomaterial

Eingang



Materialien

• Allgemeine Unterlagen und Nachschlagematerial• Projektliste

• Hilfsmaterial für Projekte• Terminabhängige Handlungen und Infos

Terminkalender Terminkartei (31 Tagesmappen, 12 Monatsmappen)

• „Nächste Schritte“ (Kontexte) @Anrufen, @Besorgen, @Besprechen, @Büro, @Daheim,

@Irgendwo, @Lesen/noch mal durchgehen

• „Warten auf“-Liste• „Vielleicht irgendwann“-Liste (Mañana)



Müll


InfomaterialAktionen Projekte

Eingang



Erfassen

• Alles in den Eingangskorb / die Eingangskörbe Nichts im Kopf halten („Psychisches RAM entleeren“) Berufliches und Privates erfassen (abgearbeitet wird getrennt) Alle Blockaden, die beim Abarbeiten auftreten auch z.B. persönliche Probleme oder organisatorische Missstände

als Aufgabe erfassen

• Eingangskörbe können sein (so wenig, wie möglich!) Eingangsbox E-Mail „inbox“ (evtl. mehrere Konten) OTRS-Queues Anrufbeantworter



"Zeug" Um was handelt es sich?

Ist etwas zu tun?

Ablegen

MüllVielleicht /

Irgend-wann

Referenz

Nein

< 2 min?

Ja

"Tue es"

Mehr als ein Schritt?

Ja

Nein

Ja

Besser jmd. anderes?

Delegieren "Warten auf"

Termin-aufgabe?

Kalender / Kalender-

kartei

Ja

"Nächste Schritte"

Nein

Nein

Nein

Ja

"Projektplan"

GTD-Prozess



Desktopbilder


Reden kocht keinen Reis.

~Chinesisches Sprichwort



Dinge erledigen!

• Liste abarbeiten nach folgenden Kriterien: Kontext: Bin ich am richtigen Ort zum Bearbeiten dieser Aufgabe?

Habe ich alle Werkzeuge dafür zur Verfügung?

Verfügbare Zeit: Ist diese Aufgabe bis zum nächsten Termin oder Kontextwechsel zu schaffen?

Verfügbare Kräfte: Habe ich im Moment noch die Energie dazu das zu erledigen?

Dringlichkeit / Wichtigkeit: Erst die Terminwaren, dann die wichtigen Aufgaben.

• Wenn nötig: Termin mit mir selbst vereinbaren!



Da muss man durch...

• Initialisierung des Systems Die Materialien werden beschafft bzw. korrekt eingerichtet Alles kommt in den Eingang Alles einmal durcharbeiten (Phase 1-2), nicht erledigen Neubewertung und Erstellung der Listen (Projekt, nächste Schritte,

Mañana, Termine)

• Wöchentliche Durchsicht Alles Sammeln (Papier, Notizen, Termine, Dinge aus dem Kopf) Projektlisten durcharbeiten (nächste Schritte ableiten) „nächste Schritte“ aktualisieren „Warten auf“ durchgehen und ggf. Aktionen ableiten Checklisten durchgehen und ggf. anpassen Mañana-Liste durchsehen - vielleicht jetzt interessant? schwebende Vorgänge und Hilfsmaterial



Inhalt




Das Rezept






When walking, walk. When eating, eat.

~Zen proverb



Ablenkung vermeiden

• Jede Unterbrechung kostet +15 Minuten.• Pausen steigern die Produktivität (Pausen einhalten)• „Sprechstunden“ einrichten

E-Mail, Telefon, IM, Chat, Büro

• Ablenkungen im Computer reduzieren Startseite im Browser, Hintergrundbilder, Gadgets, ...

• Ablenkung im Büro reduzieren Post-It Aufkleber durch Software oder eine Liste ersetzen Stifte und Büromaterial prüfen auf Funktion und Nützlichkeit Papier in Inbox oder Ablage Was gehört nicht hier her?

• Alles, was Du hast, kostet Dich auch etwas!





Vereinfachen und Fokussieren

• Konzentration vorbereiten Arbeitsplatz aufräumen. Ergonomie. Termin setzen. E-Mail etc.

schließen. Wecker stellen / Erinnerung (30min-Block).

• Software minimieren Texteditor benutzen: Notepad(++), TextMate, VIM, Emacs Word-Prozessor minimieren: Werkzeugleisten ausblenden,

Fullscreen, „Anpassen“ der Leisten, ... Spezialwerkzeuge: JDarkRoom, WriteRoom, q10, Scrivener, ...

• Hardware minimieren Stift (Bleistift / Füller) und Papier -> Scanner PDA / Smartphone / Minilaptop





Faul denken und fleißig handeln

• Faul denken Muss es erledigt werden? Gibt es einen einfacheren / schnelleren Weg? Bin ich die ideale Besetzung für den Job? Kann mir jemand oder etwas dabei helfen?

• Fleißig handeln Aufgabe klar machen und planen: Was ist das Ziel? Wo bin ich? Arbeit vorbereiten: Werkzeuge, Informationen, Berechtigungen, ... Abarbeiten: Wenn alles so weit ist, nur noch erledigen.



Die wichtigsten Produktivitätswerkzeuge

Wasser

Luft

Bewegung



Ausblick auf Teil 2

• GTD im Detail mit Beispielen und zur Diskussion

• Verschiedene Umsetzungen von GTD-Systemen Papiervariante, mit Boardmitteln, On-/Offline, Spezialsysteme, ...

• Organisation von Mailboxen und Synchronisation zwischen GTD-System und Mail (Ziel: INBOX-Zero!)

• Planung vom Ergebnis aus

• Vor- und Nachbereitung von Urlaub und Freizeit

• Informationen „richtig ablegen“ und wieder finden.

• Versteckte Projekte finden und abarbeiten

• Wie kommt man aus der „Keine-Zeit-Falle“ (busy trap)



Was ist nun zu tun?

• Mehr zum Thema lesen, testen, probieren

Einführung: http://www.zeitzuleben.de/artikel/persoenlichkeit/

getting-thins-done-david-allen.html

Startpunkt: http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Forum (deutsch): http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/

Meine Blogartikel: http://weblog.hildania.de/tag/gtd/

• GTD-Programme ansehen

http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php

• Anmelden zum Teil 2 des Workshops

• Um Mitgliedschaft bei moderierter Mailingliste bitten


http://www.zeitzuleben.de/artikel/persoenlichkeit/getting-thins-done-david-allen.html




http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/

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http://weblog.hildania.de/tag/gtd/

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