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Audatex Deutschland GmbH Kuhlenstraße 15 32427 Minden
Tel.: +49 (0) 571 805 01 Fax: +49 (0) 571 27 500 [email protected] www.audatex.de
AudaFusion Benutzerhandbuch
Stand: 07.2011 Programmversion: 2.2
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS ....................................................................................... 2
TEIL I EINLEITUNG.......................................................................................... 6
1 ÜBER DIESES HANDBUCH .......................................................................... 6
1.1 Welche Vorkenntnisse sollten Sie haben? ........................................................... 6
2 KONTAKT / SERVICE / HOTLINE ................................................................. 7
3 GRUNDLAGEN .............................................................................................. 8
3.1 Über AudaFusion ................................................................................................. 8
3.2 Begriffserklärungen .............................................................................................. 8
3.3 Listboxen ............................................................................................................ 12
3.3.1 Fest definierte Listboxen .......................................................................................... 12
3.3.2 Selbst erweiternde Listboxen ................................................................................... 12
3.4 Tabellengitter ...................................................................................................... 13
3.4.1 Tabellengitter ............................................................................................................ 13
3.4.2 Bearbeitungsmodus ................................................................................................. 13
3.4.3 Konfiguration der Tabellenspalten ........................................................................... 14
3.4.4 Erstellen einer druckfähigen Tabelle ........................................................................ 14
3.4.5 Drucklayout definieren ............................................................................................. 14
3.4.6 Eigenschaften des Tabellengitters ........................................................................... 15
3.4.7 Listen filtern .............................................................................................................. 15
3.5 Tastenkombinationen ......................................................................................... 16
TEIL II PROGRAMMINSTALLATION ............................................................. 17
4 INSTALLATION ............................................................................................ 17
4.1 Erster Programmstart ......................................................................................... 22
4.2 Erste Schritte ...................................................................................................... 23
4.3 Kurzeinweisung Auftragsbearbeitung ................................................................. 23
TEIL III PROGRAMMADMINISTRATION ...................................................... 25
5 STAMMDATEN VERWALTEN ..................................................................... 25
5.1 Adressbuch ........................................................................................................ 25
5.1.1 Stammadressen verwalten ....................................................................................... 25
5.1.2 Werkstattangaben .................................................................................................... 29
5.2 Honorartabelle .................................................................................................... 31
5.2.1 Honorarstufen anlegen ............................................................................................. 31
5.2.2 Honorarstufen mit Assistent ausfüllen...................................................................... 31
5.2.3 Honorarstufen manuell ausfüllen ............................................................................. 32
5.2.4 Honorarstufen kopieren ............................................................................................ 33
5.2.5 Honorartabelle ändern ............................................................................................. 33
5.3 Textstammdaten ................................................................................................. 35
5.3.1 Textstammdaten verwalten ...................................................................................... 35
5.3.2 Neue Textbausteine anlegen ................................................................................... 35
5.3.3 Textbausteine bearbeiten ......................................................................................... 36
5.3.4 Kombibausteine erstellen ......................................................................................... 36
5.3.5 Textbausteine löschen ............................................................................................. 37
5.4 Warengruppen und Artikel .................................................................................. 38
5.4.1 Warengruppen .......................................................................................................... 38
5.4.2 Artikel ....................................................................................................................... 38
5.5 Ausstattungen .................................................................................................... 39
6 SYSTEM EINRICHTEN ................................................................................. 40
6.1 Benutzerverwaltung ............................................................................................ 40
6.1.1 Benutzer einrichten .................................................................................................. 40
6.1.2 Neue Benutzer anlegen ........................................................................................... 40
6.1.3 Benuzterdaten ändern .............................................................................................. 41
6.1.4 Anwendergruppen zuordnen .................................................................................... 41
6.1.5 Passwortdialog ......................................................................................................... 41
6.2 Anwendergruppen .............................................................................................. 43
6.2.1 Anwendergruppen verwalten ................................................................................... 43
6.2.2 Anwendergruppen bearbeiten .................................................................................. 44
6.2.3 Neue Anwendergruppen anlegen ............................................................................ 44
6.3 Arbeitsplätze ....................................................................................................... 44
6.4 Firma und Büros ................................................................................................. 45
6.4.1 Firmen verwalten ...................................................................................................... 45
6.4.2 Büros verwalten ........................................................................................................ 46
6.4.3 Allgemeine Bürodaten definieren ............................................................................. 47
6.4.4 Bankverbindungen definieren .................................................................................. 47
6.4.5 Adressarten/Debitoren definieren ............................................................................ 47
6.4.6 Aktenzeichenstrukturen ............................................................................................ 48
6.5 Logfile ................................................................................................................. 51
6.6 Optionen ............................................................................................................. 52
6.6.1 Konfiguration individueller Einstellungen ................................................................. 52
6.6.2 Programm ................................................................................................................. 53
6.6.3 Auftragsbearbeitung ................................................................................................. 62
6.6.4 Datenim-, -export ...................................................................................................... 72
6.6.5 Debitoren .................................................................................................................. 77
6.6.6 Kalkulation, Bewertung ............................................................................................ 81
6.6.7 Restwertbörsen ........................................................................................................ 86
6.6.8 Schadennetze .......................................................................................................... 91
6.6.9 Prüfdienstleister ........................................................................................................ 97
TEIL IV BEDIENUNG ..................................................................................... 98
7 BENUTZEROBERFLÄCHE .......................................................................... 98
8 AUFTRAGSBEARBEITUNG ...................................................................... 100
8.1 Benutzeroberfläche der Auftragsbearbeitung ................................................... 100
8.2 Neuen Auftrag anlegen .................................................................................... 101
8.3 Auftragsnummer vergeben ............................................................................... 101
8.4 Anlegen weiterer Vorgänge oder Rechnungen ................................................ 101
8.5 Kopieren von Aufträgen / Vorgängen ............................................................... 101
8.6 Vorgangsdaten kopieren .................................................................................. 102
8.7 Vorgänge löschen ............................................................................................ 102
8.8 Rechnungen löschen ........................................................................................ 102
8.9 Aufträge löschen .............................................................................................. 103
8.10 Aufträge suchen ............................................................................................ 103
8.10.1 Suche innerhalb der Auftragsbearbeitung ............................................................. 103
8.10.2 Suche über Auftragsbuch ....................................................................................... 104
8.10.3 Suche über Sofortauskunft ..................................................................................... 104
8.11 Suchbaum ..................................................................................................... 104
8.12 Ausstattungsdialog ........................................................................................ 105
8.13 Besichtigungsangaben .................................................................................. 105
8.14 Profile verwalten ........................................................................................... 105
8.14.1 Profile anlegen ....................................................................................................... 106
8.14.2 Profile bearbeiten ................................................................................................... 106
8.14.3 Masken organisieren .............................................................................................. 107
8.14.4 Profile löschen ........................................................................................................ 108
8.15 Fotos ............................................................................................................. 108
8.15.1 Fotos_im_Vorgang_verwalten ............................................................................... 108
8.15.2 Fotos bearbeiten .................................................................................................... 110
8.15.3 Fotovorschau .......................................................................................................... 114
8.16 Rechnungen .................................................................................................. 115
8.16.1 Rechnungen erstellen ............................................................................................ 115
8.16.2 Rechnungen drucken ............................................................................................. 118
8.16.3 Rechnung manuell buchen .................................................................................... 118
8.16.4 Rechnungen stornieren .......................................................................................... 119
8.17 Textbausteine ............................................................................................... 119
8.17.1 Textbausteine bearbeiten ....................................................................................... 119
8.17.2 Textbausteine aktivieren/deaktivieren .................................................................... 119
8.17.3 Textbausteine verschieben .................................................................................... 119
8.17.4 Textbausteine löschen ........................................................................................... 119
8.17.5 Textbausteine nach Art anzeigen ........................................................................... 120
8.17.6 Bedingungen einfügen ........................................................................................... 120
8.17.7 Bedingungen löschen ............................................................................................. 120
8.18 Bereifung erfassen ........................................................................................ 122
8.18.1 Angaben zu den Reifen erfassen ........................................................................... 122
8.18.2 Bereifung: Standard - Erweitert .............................................................................. 122
8.18.3 Profilgrafik .............................................................................................................. 122
8.19 Restwertgebote ermitteln .............................................................................. 123
8.19.1 Restwertanfragen senden ...................................................................................... 123
8.19.2 Restwertbörsen Datenprüfung ............................................................................... 123
8.19.3 Restwertanfragen stornieren .................................................................................. 124
8.19.4 Gebote von Restwertbörsen abholen .................................................................... 124
8.19.5 Anfragen an regionale Aufkäufer senden .............................................................. 124
8.19.6 Restwertgebote drucken ........................................................................................ 125
9 DEBITOREN ............................................................................................... 127
9.1 Zahlungseingang/Mahnwesen ......................................................................... 127
9.1.1 Zahlungseingänge .................................................................................................. 127
9.1.2 Zahlungseingänge buchen ..................................................................................... 128
9.1.3 Mahnwesen ............................................................................................................ 129
10 KALENDER ............................................................................................. 132
10.1 Toolbar .......................................................................................................... 132
10.2 Kalender benutzen ........................................................................................ 132
10.3 Termine verwalten......................................................................................... 133
10.3.1 Neue Termine anlegen ........................................................................................... 133
10.3.2 Terminserien .......................................................................................................... 134
11 TEXTVERARBEITUNG ........................................................................... 136
11.1 Grundeinstellungen ....................................................................................... 136
12 TOOLS ..................................................................................................... 137
12.1 ChangeDokPrinter......................................................................................... 137
Teil I Einleitung
1 Über dieses Handbuch
Diese Hilfe beschreibt die Software AudaFusion sowie alle damit verbundenen Aufgaben. Damit Sie sich in dieser Hilfe schnell zurechtfinden, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zur Benutzung.
1.1 Welche Vorkenntnisse sollten Sie haben?
Anwender haben unterschiedliche Erfahrungen mit Computern und Software. Da in diesem Handbuch nicht alle erwähnten Themen ausführlich behandelt werden können, werden bestimmte Vorkenntnisse für den Umgang mit dem Programm vorausgesetzt. Diese Hilfe setzt voraus, dass Sie Kenntnisse besitzen über:
den Umgang mit der Windows-Oberfläche (Aufruf von Programmen, Umgang mit Fenstern, Symbolen und Menübefehlen)
die Anwendung der Audatex-Reparaturkalkulation und -Fahrzeugbewertung
2 Kontakt / Service / Hotline
Audatex Deutschland GmbH Kuhlenstraße 15 32427 Minden
Service-Telefone in Direktwahl (0571) 805
Durchwahl
Fax
Zentralanfrage
Auftragsannahme/ Ergebnisabfrage
442
8100
Manuelle/ Exotenkalkualtion
195*
Daten
Ersatzteile/Arbeitswerte
195*
8100
Anwendungen
PC-/PC-Systeme
155*
8100
AudaPad
388*
Werkstattanwendungen
474*
Datenfernübertragung
327*
IAD (Groß-EDV)
388*
Kunden-Service-Center
600*
8606
Seminarwesen
127
8127
*) Sammelrufnummer
EXSOFT GmbH Bahnhofstraße 25 04720 Döbeln
Service-Telefone in Direktwahl (0 34 31) 70 44-
Durchwahl
Fax
Zentrale
0
55
Hotline
51
55
Vertrieb
66
55
3 Grundlagen
3.1 Über AudaFusion
Das Aufgabengebiet des Kfz-Sachverständigen und die Möglichkeiten der modernen Informationstechnologien haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. So werden heute in einem KFZ-Sachverständigenbüro neben dem klassischen Schadengeschäft u. a. auch Verkehrs-, Gerichts- und Beweissicherungsgutachten, technische Überprüfungen, Fahrzeug-Bewertungen sowie allgemeine Haftpflicht- und Sachschadengutachten realisiert. Die dabei anfallenden Informationen müssen im Hinblick auf Qualitätssicherung, Kostenentlastung und Mehrfachnutzung effektiver erfasst, strukturiert und verwaltet werden. AudaFusion wurde entwickelt, um diese regelmäßig anfallenden Routinearbeiten ohne zeitraubende Mehrfacherfassung zu erledigen. Der Zugriff auf integrierte Stammdateien für Adress-, Fahrzeug-, Text- und Kalkulationsdaten ermöglichen die schnelle Zusammenstellung von Gutachten. AudaFusion bietet Ihnen alle Vorteile der grafischen Benutzeroberfläche von Windows XP/Vista und bedient sich, soweit möglich, der Windows-Konventionen. Das Programm ist intuitiv bedienbar, die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter erfreulich kurz. Der Einsatz von AudaFusion ist sowohl als Einzelplatzsystem, als Netzwerklösung für größere Kfz-Sachverständigenbüros als auch als Application Hosting im Internet möglich. AudaFusion ist gekennzeichnet durch:
moderne Programmarchitektur mit Trennung von Datenbank, Programm und Benutzeroberfläche sowie optionaler Erweiterbarkeit zum Client-Server System,
einfache, dem MS Windows-Standard entsprechende Programmbedienung und Integration einer neuen Benutzeroberfläche, bei der der Anwender immer den Überblick und den direkten Zugriff auf alle Auftragsbestandteile hat,
freie Konfiguration und Integration von Auftrags- und Vorgangsprofilen sowie durch Seitenregister gesteuerte Navigation im Auftrag,
vollständige Integration der Schnittstellen des Rechenzentrums Audatex und gemeinsame Verwaltung unter einer Programmoberfläche,
vollautomatischen Datenaustausch von Aufträgen, Dokumenten und Fotos über die Im- und Exportfunktion für die Anbindung von Außenbüros,
komfortable Textverarbeitung mit Autotextfunktion, Datenbankanbindung mit Feld- und Formelfunktionalität, Sammeldruck, Fotoseite, Seitenvorschau und komfortable Druckersteuerung (u. a. Fax-Versand),
eigenständiges Rechnungswesen mit erweiterbarer Artikel- und Leistungsdatenbank, Gebührentabelle, Zahlungseingang und Mahnwesen,
Statistikmodul für beliebig viele Statistiken und Exportschnittstelle,
Adressbuch für die einheitliche Verwaltung aller im Büro verwendeten Adressen. AudaFusion ist grundsätzlich netzwerkfähig und für die Bedienung durch mehrere Mitarbeiter konzipiert. Ein integriertes Passwortsystem gewährleistet nur berechtigten Zugang auf Ihre Daten. Systemeinstellungen können nur durch einen Mitarbeiter mit Administrator-Rechten vorgenommen werden. Im Programm steht Ihnen ein komplettes Textverarbeitungssystem für die Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs zur Verfügung. Ob Gutachten, Rechnung, Schätzungsformular oder Anschreiben, alle Dokumente können automatisch über die integrierte Feldfunktionalität mit der Datenbank verknüpft werden. Sollten Sie zu AudaFusion Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, teilen Sie uns diese bitte mit.
3.2 Begriffserklärungen
In diesem Hilfethema geht es um grundlegende Begriffe, deren Kenntnis bei der Arbeit mit
AudaFusion und der Dokumentation vorausgesetzt werden.
Adressart
Mit der Adressart wird im Adressbuch, der programminternen Verwaltung für Adressstammdaten, eine Adresse klassifiziert, um eine grobe Systematik zu erhalten, die zum besseren Suchen/Sortieren der Daten verwendet wird. Beispielsweise werden alle Versicherungen unter der Adressart "VE" abgespeichert. Über die Adressart können Sie für das Rechnungswesen Zahlungsziel und Mahncode allen Adressen zuordnen.
Adresstyp (Beteiligter)
Der Adresstyp (Beteiligter) im Vorgang gibt an, in welcher Form die zur Adresse gehörende Person/Firma oder der zur Adresse gehörende Ort am Vorgang beteiligt ist. Da eine Person/Firma auf mehrere Arten beteiligt sein kann, ist es durchaus sinnvoll, einer Adresse auch mehrere Adresstypen zuzuordnen (z.B. Werkstatt ist auch Besichtigungsort; Fahrzeughalter ist auch VN). Die Adresstypen werden durch entsprechende Kurzbezeichnungen ausgedrückt, deren Bedeutung dem Anhang zu entnehmen ist.
AudaNet
Mit der AudaNet-Anbindung ist es möglich, direkt durch die Versicherer Aufträge zu erhalten und wieder zurückzuschicken. Die Auftragsdaten werden auf dem AudaNet-Server auf Ihrem Konto gespeichert. Durch Abruf Ihres Kontos erhalten Sie eine Übersicht der Aufträge. Die einzelnen Aufträge können Sie sich in einem separaten Dialog anzeigen lassen und als Auftrag in Ihr System übernehmen. Nach der Fertigstellung des Auftrages können Sie diesen als GDVDatensatz über AudaNet an den Versicherer übermitteln. Beim Zurücksenden der vom Versicherer erteilten Aufträge ist die Versicherung fest eingestellt und kann nicht überschrieben werden. Bei Aufträgen, die nicht über AudaNet erteilt wurden, können Sie beim Versand die Versicherung auswählen.
Auftrag
Der Auftrag ist das grundlegende, zusammenfassende Element der Datenverwaltung und -bearbeitung in AudaFusion und besteht aus einer geordneten und gegliederten Ansammlung von Daten, die einen Geschäftsvorgang im Büro von der Annahme bis zum Zahlungseingang widerspiegeln. Ein Auftrag wird im Programmteil "Auftragsbearbeitung" erstellt und bearbeitet. Ein Auftrag umfasst mind. einen Vorgang. Zu einem Schadengutachten gehören z. B. ein Vorgang Haftpflichtschaden und eine Rechnung. Im AudaFusion können mehrere Vorgänge Bestandteil eines Auftrages sein. Beispielsweise kann der Auftraggeber einen Auftrag zur Bewertung mehrerer Fahrzeuge erteilen und dafür eine Sammelrechnung verlangen. Es ist auch möglich, unter einem Auftrag mehrere Rechnungen (Folgerechnungen) zu erfassen.
Auftrags-, Vorgangs- und Rechnungsnummer
Da immer mindestens ein Vorgang Bestandteil eines Auftrages ist, besteht die Vorgangsnummer nur aus einem zweistelligen fortlaufenden Zähler. Im Ausdruck kann die Vorgangsnummer als Feld neben die Auftragsnummer gesetzt werden. Das ist nur dann von Bedeutung, wenn sich die Vorgangsdokumente eines Auftrages voneinander unterscheiden müssen, z. B. in einem Auftrag über mehrere Kalkulationen/Bewertungen. Die Strukturen der Auftrags- und Rechnungsnummer können unabhängig voneinander in den Büroeinstellungen eingestellt werden. Damit ist es nicht nur möglich, Rechnungen über mehrere Vorgänge (Sammelrechnung) zu erstellen, sondern Rechnungen auch buchungstechnisch korrekt zu stornieren. Somit ist die exakte Datenübergabe an ein modernes Finanzbuchhaltungsprogramm möglich.
Auftragsprofil
Ein Auftragsprofil ist eine vordefinierte Zusammenfassung eines oder mehrerer Vorgänge und einer oder mehrerer Rechnungen unter einer eindeutigen Bezeichnung. Wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, werden alle installierten Auftragsprofile zur Auswahl angeboten, z. B.:
Schadengutachten
Kurzgutachten
Wohnwagen / Motorcaravan
Gerichtsgutachten
Textgutachten
Rechnungsprüfung
sonstige Rechnung
In diesen Auftragsprofilen dokumentieren sich somit die Tätigkeiten, die in einem Sachverständigenbüro im Wesentlichen durchgeführt werden. AudaFusion ist so konzipiert, dass beliebige Auftragsprofile angelegt werden können. So steuert ein Profil auch den Aufbau der Vorgangsmasken (es werden z.B. nur die im Profil definierten Reiter angezeigt). Bestehende Profile können geändert, erweitert oder auch wieder gelöscht werden. Haben Sie ein Auftragsprofil über "Datei | Neu | Auftrag" ausgewählt, wird der Auftrag mit dem entsprechenden Vorgang und einer Rechnung angelegt. Bestimmte Felder können bereits mit Daten aus dem gespeicherten Profil versehen sein. Je nach Vorgabe kann die Rechnung ebenfalls bereits die Positionen enthalten, die entsprechend dem Auftragsprofil berechnet werden. Somit können über die Definition der Auftragsprofile die gegenwärtigen und zukünftigen Tätigkeitsfelder des Kfz-Sachverständigenbüros auf AudaFusion abgebildet werden.
Bearbeiter
Der Bearbeiter ist im AudaFusion die Person, die zu einem Auftrag Daten erfasst. Sie muss nicht identisch mit dem Sachverständigen sein. Es ist die Person, die sich beim Programmstart durch Benutzername und gegebenenfalls Passwort angemeldet hat. An wichtigen Programmstellen wird der Benutzername abgespeichert, um Programmaktivitäten besser nachvollziehen zu können. Die Einstellung der Bearbeiter findet durch Auswahl des Menüpunktes "Verwaltung | Benutzer" statt und wird im Kapitel Benutzer einrichten und registrieren: Benutzereinrichtung und Registrierung, beschrieben.
Debitorennummer
Die Debitorennummer kennzeichnet in der Finanzbuchhaltung das Konto, auf dem der Umsatz des Kunden gebucht wird. Im AudaFusion wurde dieses Feld für den Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung integriert. Somit haben Sie die Möglichkeit, für die Adressarten in den Büros verschiedene Debitoren-Nummernkreise zu verwalten (siehe Büro einrichten).
Gebührenstufe
Über die Gebührenstufe werden beim Erstellen der Rechnung die Preise aus den Stammdaten gezogen. Dies betrifft
Grundhonorar und Auslagen aus der Honorartabelle sowie
Einzelpreise bei Artikeln, die aus Anzahl und Einzelpreis berechnet werden. Beim Erstellen der Rechnung muss eine Gebührenstufe ausgewählt werden.
Status
Der Status des Auftrages, Vorganges und der Rechnung ist eine Zeichenkombination. An dieser Zeichenkombination lässt sich der Bearbeitungsstand eines Auftrages, eines Vorganges oder einer Rechnung erkennen und es können mögliche weitere Arbeitsschritte ableitet werden. Folgende Bearbeitungsstände werden durch den Status beispielsweise angezeigt:
Kalkulation empfangen
Kalkulation fehlerhaft
an Restwertbörsen gesendet
Gutachten gedruckt
Gutachtenversand per E-Mail
Rechnung gedruckt
Auftrag abgeschlossen Eine komplette Auflistung der Bearbeitungszustände und ihrer Codierung befindet sich im Anhang. Über den Status können vom Programmsystem bei Bedarf Hintergrundprozesse aktiviert werden. So ist es z.B. möglich, dass einzelne Aufträge in anderen Programmteilen z.
B. dem Rechnungsdruck automatisch markiert sind.
Vorgang
Der Vorgang ist Bestandteil eines Auftrages. Innerhalb eines Auftrages können mehrere Vorgänge bearbeitet werden, z.B. Kalkulation, Fahrzeugbewertung und Nachbesichtigung. Der Vorgang wird im Programm in einem oder mehreren Seitenregistern dargestellt und enthält meist ein Dokument (z. B. Schadengutachten, Bewertungsurkunde). Im gleichen Auftrag können Sie auch jederzeit weitere Vorgänge hinzufügen. Jeder Vorgang kann, muss jedoch nicht zwangsläufig eine Rechnung enthalten. Sie können auch mehrere Vorgänge in einer Sammelrechnung zusammenfassen.
Vorgangsprofil
Ebenso wie das Auftragsprofil ist das Vorgangsprofil eine vom Anwender unter einem eindeutigen Namen gespeicherter Vorgang. Das Vorgangsprofil enthält eine Zusammenstellung von Registern, deren Art und Reihenfolge vom Ablauf der Vorgangsbearbeitung bestimmt wird. Ein Vorgangsprofil kann z. B. alle Register enthalten, die für die Bearbeitung eines Schadengutachtens erforderlich sind. Auf diese Vorgangsprofile wird zurückgegriffen, wenn innerhalb eines Auftrages ein weiterer Vorgang eingefügt wird oder wenn ein Auftragsprofil neu definiert werden soll. Das geschieht über den Menüpunkt "Datei | Neu | Vorgang".
Vorlage
Eine Vorlage ist eine Textdatei, auf die immer wieder zurückgegriffen werden kann. Im AudaFusion betrifft das im Wesentlichen alle druckbaren Dokumente (z. B. Gutachten, Rechnungen, Mahnungen, Versandanschreiben und sonstige Dokumente). Vorlagen können im Programmteil Textverarbeitung bearbeitet werden. Damit alle Systembenutzer auf erstellte Vorlagen einfach zurückgreifen können, sollten diese im Verzeichnis "\Vorlagen" auf der Festplatte zentral gespeichert werden. Über deren Zuordnung zu den Bereichen "GA_BEW - Gutachten und Bewertungen", "Mahnung", "Rechnung" und "Versand" wird eine Strukturierung nach Verwendungszweck erreicht. Z. B. werden Gutachtenvorlagen über die gewählte Vorgangsart zugeordnet. Zur Auswahl stehen nur diejenigen Vorlagen, die im Verzeichnis "\Vorlagen\GA_BEW" stehen.
3.3 Listboxen
Listboxen sind Eingabeelemente, die es ermöglichen, aus einer vorgegebenen Liste von Werten eine Auswahl zu treffen. Dabei muss unterschieden werden, ob die Auswahlliste selbst erweiternd ist oder nicht.
3.3.1 Fest definierte Listboxen
Fest definierte Listboxen enthalten Listeneinträge, die einem Nachschlagewert eindeutig zugeordnet sind. Diese Listen finden vorwiegend Verwendung, wenn Werte an andere Programmmodule oder Schnittstellen zu externen Programmen übergeben werden sollen. Die Zuordnung Nachschlagewert - Listeneintrag ist dabei fest vorgegeben und sollte nicht oder nur mit Rücksprache verändert werden. In Einzelfällen sind manuelle Ergänzungen außerhalb des Standardwertebereichs möglich.
3.3.2 Selbst erweiternde Listboxen
In selbst erweiternden Listboxen können eigene Werte definiert und in die Auswahlliste
übernommen werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schalter
der Listbox, erscheint in einem Dialog eine Auflistung der bereits vorgegebenen Werte. Hier Können Sie direkt die Liste der Standardwerte bearbeiten.
Option "Liste automatisch pflegen"
Aktive Option Neue Listeneinträge werden automatisch und ohne Nachfrage in die Liste übernommen.
Inaktive Option Werden unbekannte Einträge erkannt, erfolgt eine Abfrage, ob dieser Wert in die Liste übernommen werden soll.
3.4 Tabellengitter
3.4.1 Tabellengitter
Wichtige und häufig benutzte Elemente von ARGES II sind Tabellengitter. Sie werden zur Anzeige, Erfassung und Veränderung von Daten benutzt. Ein Tabellengitter sieht im allgemeinen wie folgt aus:
3.4.2 Bearbeitungsmodus
Der Modus des Tabellengitters wird in der linken Spalte der Tabelle angezeigt. Ein Tabellengitter kann folgende Modi besitzen:
- Browse-Modus zum Durchblättern der Tabelle
- Insert-Modus zum Einfügen eines neuen Datensatzes
- Edit-Modus zum Verändern der Daten in der aktuellen Tabellenzeile
Eingefügte bzw. veränderte Daten werden durch Wechsel der Tabellenzeile gespeichert. Anschließend wird der Browse-Modus wieder angezeigt.
3.4.3 Konfiguration der Tabellenspalten
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste aus eine beliebige Zeile der Tabelle. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt "Tabellenspalten".
Der Eigenschaftsdialog der Tabelle wird geöffnet. Dieser zeigt im linken Teil alle für diese Tabelle verfügbaren Felder an. Felder, die in der Tabelle bereits angezeigt werden, sind schon markiert.
3. Durch Klick auf die Checkboxen
bzw.
wählen Sie aus, welche Felder in der Tabelle angezeigt werden.
Alle mit
markierten Felder sind in der Tabelle sichtbar. Im Eigenschaftsdialog stehen diese Felder immer zuerst.
4. Auf der rechten Seite im Eigenschaftsdialog können Sie die Beschriftung, die Breite und die Position der Spalte ändern.
5. Durch Bestätigen des Eigenschaftsdialoges mit "OK" wird Ihre Auswahl in die Tabelle übernommen. Die Konfiguration wird für den aktuellen Benutzer als Standard für diese Ansicht gespeichert.
Die Reihenfolge der Spalten können Sie auch direkt im Tabellengitter bestimmen. Klicken Sie auf die Beschriftung der Spalte (Spaltenkopf), die verschoben werden soll, und ziehen mit gedrückter Maustaste die Spalte an die gewünschte Position.
Laden
Über einen Dateidialog können Sie für diese Tabelle selbst definierte Tabelleneigenschaften laden.
Speichern
Über einen Dateidialog können Sie selbst definierte Tabelleneigenschaften speichern. Wählen Sie die Dateinamen so, dass Sie anhand des Namens die Tabelle zuordnen können.
3.4.4 Erstellen einer druckfähigen Tabelle
Für einige Tabellengitter ist eine Druckfunktion vorgesehen. Diese können Sie wie folgt aufrufen:
über den Menüpunkt "Liste generieren" im Kontextmenü
oder durch Klick auf den Schalter
links oben im Tabellengitter .
3.4.5 Drucklayout definieren
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile der Tabelle. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt "Tabellenspalten".
Der Eigenschaftsdialog der Tabelle wird geöffnet. 3. Klicken Sie im unteren Teil des Dialogs auf den Schalter "Liste". Der Dialog
"Listeneigenschaften" wird geöffnet. 4. Hier besteht die Möglichkeit, für den Ausdruck folgende Einstellungen vorzunehmen:
Titel
Tragen Sie hier den Titel der beim Ausdruck verwendet werden soll ein.
Schriftart
Wählen Sie die Schriftart aus. Es stehen alle auf Ihrem Rechner installierten Schriftarten zur Verfügung.
Druckvorschau
Bei aktiver Option wird vor dem Druck eine Vorschau angezeigt.
Papierausrichtung
Bei Auswahl "automatisch" wird die günstigste Papierausrichtung automatisch eingestellt. Wählen Sie "Hochformat" oder "Querformat" so erfolgt der Ausdruck immer mit der gewählten Papierausrichtung.
Felder
Hier können Sie wählen, ob alle angezeigten oder alle in der Tabelle zur Verfügung stehenden Felder gedruckt werden sollen.
5. Bestätigen Sie die Konfiguration mit "OK".
3.4.6 Eigenschaften des Tabellengitters
Im Eigenschaftsdialog des Tabellengitters können Sie
die Tabellenspalten konfigurieren
und das Drucklayout definieren
3.4.7 Listen filtern
Einige Listen bzw. Module enthalte die Funktion "Filtern". Beim Filtern geben Sie einen Feldwert oder Wertebereich vor. Im Ergebnis erhalten Sie wieder eine Liste, deren Inhalt Ihren vorgegebenen Filterkriterien entspricht.
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Filterdialog durch Klick auf den Schalter . 2. Im linken Teil des Dialogfensters werden alle verfügbaren Felder angezeigt. Die
Sortierung dieser Felder kann logisch oder alphabetisch erfolgen. Zum Umstellen der Reihenfolge klicken Sie im Bereich "Sortierung" auf den entsprechenden Eintrag.
3. Nach Anklicken eines der Felder können Sie im rechten Teil des Dialogfensters Ihr Suchkriterium nach Wert oder Bereich eintragen. Durch Wechsel der Reiter "Nach Wert" und "Nach Bereich" können Sie für jedes Feld entscheiden wie gefiltert werden soll.
4. Entscheiden Sie im Bereich "Suche nach" wie gefiltert werden soll.
Genaue Übereinstimmung
Übereinstimmung am Anfang
Teilweise Übereinstimmung
Groß- / Kleinschreibung 5. Wählen Sie wie unter Punkt 3 und 4 beschrieben weitere Felder aus, um den Filter
nach verschiedenen Kriterien zu erstellen. Ein Klick auf "Übersicht" zeigt Ihnen eine Zusammenfassung Ihrer Filterkriterien an. klicken Sie im linken Teil des Dialogfensters auf "Suche" werden alle Felder, die für den Filter verwendet werden sollen, angezeigt.
6. Klicken Sie auf "OK" zum Start der Funktion. Ein Klick auf "Abbrechen" verwirft Ihre Angaben, es wird nicht gefiltert.
7. Zur Korrektur Ihrer Filterkriterien wählen Sie die Ansicht "Suche" im linken Teil. Durch Klick auf die angezeigten Felder, wird im rechten Teil der Feldwert oder Bereich wie zuvor angegeben angezeigt. Sie können diese Werte überschreiben oder durch Anklicken des Schalters "Löschen" den jeweiligen Wert löschen. Durch Klick auf den Schalter "Neue Suche" werden alle Angaben gelöscht.
3.5 Tastenkombinationen
In Ergänzung zu den Standard-Windows-Tastenkombinationen gelten folgende Tastenkombinationen für Tabellengitter:
Bewegung durch das Tabellengitter
Durch das Tabellengitter kann man sich mit den Cursortasten , ,
und
bewegen, wenn sich die Tabelle im Browse-Modus befindet.
Änderung des Zellinhaltes
Eine Zelle wird durch Anklicken mit der linken Maustaste selektiert. Wird die Maustaste ein zweites Mal gedrückt, so befindet sich die Zelle im Editier-Modus und der Inhalt der Zelle kann nun, falls die Tabelle eine Bearbeitung erlaubt, verändert werden. Die Bearbeitung von Zellen kann alternativ mit der Taste
gestartet werden. Das erfolgte Speichern des aktuellen Datensatzes durch Zeilenwechsel erkennen Sie daran, dass sich die Tabelle danach wieder im Browse-Modus befindet.
Einfügen neuer Datensätze
Einen neuen Datensatz können Sie mittels der Taste
oder, falls man sich in der letzten Zeile befindet, durch Drücken der Taste
einfügen. Der neue Datensatz wird ans der Tabelle angefügt. Ob ein eingefügter Datensatz nach dem Speichern an der ursprünglichen Position verbleibt, hängt davon ab, ob die Daten in der Tabelle sortiert dargestellt sind. Bei einer sortierten Ansicht wird ein neuer Datensatz nach dem Speichern entsprechend der Sortierreihenfolge angezeigt, unabhängig davon, wo er eingefügt wurde.
Entfernen von Datensätzen
Ein bestehender Datensatz kann durch Betätigen der Tastenkombination
+
gelöscht werden. Bevor der Datensatz gelöscht wird, erscheint eine Sicherheitsabfrage.
Sortierung von Tabellengittern
Um die Tabelle nach einer Spalte zu sortieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf oder positionieren Sie den Cursor innerhalb der Spalte und betätigen die Taste
. Ist für diese Spalte eine Sortierung möglich, so erscheint der Spaltenkopf tiefer gestellt und die Inhalte des Tabellengitters werden alphanumerisch sortiert. Eine Sortierung kann nur über ausgewählte Suchfelder erfolgen. Die Sortierung kann durch einen erneuten Klick mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf ausgeschaltet werden.
Suchen in Tabellengittern
Eine Suche ist nur in Spalten, die auch eine Sortierung zulassen, möglich. Ist ein Tabellengitter sortierbar, so kann auch direkt in der sortierten Spalte nach Werten gesucht werden. Tragen Sie die zu suchende Zeichenkette direkt ein. Sobald ein Zeichen eingegeben wurde, wird dieses im Spaltenkopf der sortierten Spalte angezeigt und das Tabellengitter entsprechend gefiltert. Wird der Suchbegriff nicht im Spaltenkopf angezeigt, so befindet sich der aktuelle Datensatz im Editier-Modus. Drücken Sie in diesem Fall die Taste
um die Änderung rückgängig zu machen.
Teil II Programminstallation
4 Installation Vorgehensweise:
1. Start Setup Sollte der Autostart für CD´s deaktiviert sein, über den Arbeitsplatz | CD-Laufwerk in der Ordner CD-ROM wechseln und die Datei AudaFusion.msi starten
2. Bestätigen Sie den Setup-Dialog mit "Weiter".
3. In diesem Dialog entscheiden Sie, welche Art der Installation durchgeführt werden
soll. a. Einzelplatz-Installation hier werden die Verbindungen zur Datenbank in der
ABS2.INI und in der BUMA.GDB auf localhost gestellt b. Netzwerk-Installation hier werden die Verbindungen zur Datenbank in der
ABS2.INI und in der BUMA.GDB über den Rechnernamen hergestellt
4. Nach Klick auf Weiter folgt der Auswahldialog des Installationsverzeichnisses. Dieser
ist mit c:\Audatex\AudaFusion\AudaFusion vorbelegt und kann bei Bedarf über die Schaltfläche Ändern verändert werden, wobei Sie in dem Folgedialog den entsprechenden Pfad wählen müssen.
5. Nach der Auswahl des Installationsortes müssen Sie den Ort der AudaFusion-
Lizenzdatei bestätigen, die zu installierende Systemnummer eintragen und diese über den Schalter Dongle prüfen auf Übereinstimmung prüfen.
Erst nach der Prüfung wird der Button Weiter aktiv und das Setup kann fortgeführt werden.
6. Jetzt erfolgt die Auswahl des Profils. Sollte der (Neu-)Kunde die Erstellung seines Layouts in Auftrag gegeben haben, muss hier die entsprechend zur Verfügung gestellte Profildatei ausgewählt werden. Auch dazu öffnet sich wieder ein entsprechender Auswahl-Dialog.
7. Nach dem alle Angaben getätigt wurden erfolgt nun die Installation des Programmes,
indem der Button Installieren betätigt wird.
Den Fortschritt der einzelnen Aktion können Sie in dem folgendem nachvollziehen.
Währende der Installation poppt insgesamt 3-mal diese schwarze DOS-Box auf. Dabei werden die 3 Datenbanken (BUMA.GDB; [4-stelligeSYSNR]0001.GDB und die neue PLZ.GDB) mittels des Firebird-Tools GBAK erstellt.
8. Die Installation ist, wenn Sie dieses Fenster sehen, erfolgreich abgeschlossen.
9. Abschließend werden Sie zu einem Neustart des Systems aufgerufen.
4.1 Erster Programmstart
1. Nach dem Neustart sehen Sie das neue Symbol für AudaFusion auf dem Desktop.
2. Durch anklicken können Sie das Programm starten, es öffnet sich der Login-Dialog.
Der Benutzer SV hat bei einer Neuinstallation kein Passwort. Logen Sie sich mit ENTER im AudaFusion ein.
3. Beim 1. Start muss die neue Managementlösung frei geschaltet werden.
Übermitteln Sie den Installationscode der Hotline. Anschließend erhalten Sie den Installationsschlüssel, den Sie in das entsprechende Feld eintragen.
4. Nach Eintragen des Installationsschlüssels können Sie AudaFusion benutzen.
4.2 Erste Schritte
Nachdem Sie AudaFusion erfolgreich installiert haben, können Sie das Programm über die Verknüpfung auf dem Desktop bzw. "Start | Programme | Audatex | AudaFusion | AudaFusion" starten. Bei jedem Programmstart muss ein Anmeldename und das zugehörige Passwort eingetragen werden. Durch diese Autorisierung ist es möglich, Daten vor unerlaubtem Zugriff zu schützen und sämtliche Vorgänge zur Bedienung transparent zu gestalten. Um eine fehlerfreie Funktion des Systems zu gewährleisten sind einige Einstellungen im Dialog "Modul |Verwaltung | Benutzer/Rechte" vorzunehmen. Für den Erstzugang in das Programm AudaFusion ist der Anmeldename "SV" ohne Passwort eingerichtet. Als einer der ersten Schritte ist zu empfehlen, ein Passwort für diesen Anmeldenamen zu vergeben.
Informationen zur Programmkonfiguration, Anlegen weiterer Benutzer, Pflege der Stammdaten usw. erhalten Sie im Kapitel 4. Programmadministration
4.3 Kurzeinweisung Auftragsbearbeitung
Neuen Auftrag anlegen
Vorgehensweise: 1. Starten Sie das Modul Auftragsbearbeitung. 2. Klicken Sie auf den Schalter oder wählen Sie den Menüpunkt "Datei | Neu | Auftrag". 3. Aus gespeicherten Auftragsprofilen wählen Sie das Profil, welches den
Anforderungen des neuen Auftrags entspricht. 4. Werden mehrere Büros in einem System verwaltet, beachten Sie bitte die Auswahl
des Büros oberhalb der Auftragsprofile. 5. Mit "OK" wird der neue Auftrag geladen.
Auftragsnummer vergeben
Neue Aufträge werden standardmäßig mit der Bezeichnung NEU und einer fortlaufenden automatischen Nummer generiert. Zur Vergabe der korrekten Auftragsnummer gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie den Schalter rechts neben der Auftragsnummer oder wählen Sie den Menüpunkt "Datei | Auftragsnummer ändern". Wurde die Struktur der Auftragsnummer so definiert, dass keine manuellen Eingaben erforderlich sind, wird die Nummer direkt vergeben. Andernfalls öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Auftragsnummer vervollständigen können. Ergänzen Sie bei Bedarf die Auftragsnummer und bestätigen Sie mit "OK".
Masken
Übersichtsmaske Die Übersichtsmaske liefert einen Überblick über den aktuellen Vorgang.
Beteiligte Vorgangsadressen werden in der Maske "Beteiligte" erfasst. Dabei können Sie Adressen aus dem Adressbuch auswählen oder neu erfassen. Vorgangsadressen sind alle Adressen, die in irgendeinem Zusammenhang mit dem Vorgang stehen und zum Vorgang erfasst werden. Über die Auswahl "Beteiligt als" wird jeder Adresse die Art der Beteiligung zugewiesen.
Fahrzeugdaten Hier erfassen Sie auf 3 Untermasken alle fahrzeugrelevanten Daten.
Kalk./Bew. Von der Faktorenmaske können Sie direkt in das Kalkulationsprogramm wechseln und alle Daten für Ihre Kalkulation und/oder Bewertung erfassen. In Abhängigkeit des Rechenanbieters sieht die Maske unterschiedlich aus. Auf den folgenden Masken sehen Sie dann das Ergebnis des Anbieters.
Ergebnisse Auf der Ergebnissmaske werden alles Daten des Kalkulationsanbieters in die entsprechenden Felder übersichtlich eingetragen. Zusätzliche können Sie hier weiteren Ergebissdaten (Totalschaden, Reparaturdauer, Wiederbeschaffungsdauer, Umbaukosten, ) erfassen.
Fotos Hier fügen Sie alle erfassten Bilder zu dem Vorgang hinzu. Zusätzlich steht Ihnen optional die Fotobearbeitung zur Verfügung, womit Sie die Fotos bearbeiten können. Weiterhin treffen Sie hier die Entscheidung, ob Sie die Bilder drucken, an die Restwertbörse senden oder nur zur weiteren Dokumentation ablegen wollen.
Restwert Hier treffen Sie die Entscheidung, ob in welche Restwertbörse das Fahrzeug eingestellt werden soll.
Dokumente Auf der Untermaske V/N-Texte können Sie Ihr Gutachten durch Textbausteine vervollständigen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, vorgefertigte Anschreiben im gleichnamigen Reiter auszuwählen und zu bearbeiten. Der Reiter Gutachten zeigt Ihnen das fertige Gutachten, wie es gedruckt werden würde. Weitere Dokumente jeglicher Art können Sie unter Zusätzliche Dokumente ablegen. Hier werden optional auch alle Versandten Dokumente abgelegt..
Rechnung Auf den 4 folgenden Masken erfassen Sie alle Angaben zu Rechnung. Im Reiter Rechungsadresse müssen alle Angaben zur Adresse erfasst werden. Die einzelnen Positionen stehen im gleichnamigen Rechnungsreiter. Auch eine Rechnung können Sie individuell mittels Rechnungsvor- und nachtexten anpassen. Die Rechnungsansicht beinhaltet das Drucklayout der Rechnung.
Teil III Programmadministration
5 Stammdaten verwalten
5.1 Adressbuch
5.1.1 Stammadressen verwalten
Das Modul "Adressbuch" dient der Verwaltung und Bearbeitung der Adressstammdaten. Sie können neue Adressen sowie zusätzliche Informationen zur Adresse, wie Bankverbindung oder Werkstattangaben, erfassen und bereits bestehende Daten ändern.
Definition der Stammadressen
Stammadressen sind Adressen, die wiederkehrend in mehreren Aufträgen verwendet werden können, z.B. Versicherungen, Reparaturfirmen usw. Über das Feld "Adressart" wird festgelegt, welche Adressen automatisch im Adressbuch gespeichert werden. Im Menüpunkt "Verwaltung | Büros" können Sie auf der Seite "Adressarten/Debitoren" durch Markierung in der Spalte "Stamm" die Stammadressarten kennzeichnen. Beim Erfassen neuer Adressen im Vorgang werden alle Adressen, deren Adressart als Stammadresse markiert ist, automatisch ins Adressbuch übernommen. Alle anderen Adressen werden nur im Vorgang gespeichert.
Programmaufruf:
1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Adressverwaltung". Das Adressbuch öffnet sich. Im oberen Teil des Fensters befindet sich die Liste aller bereits gespeicherten Stammadressen.
2. Suchen Sie die gewünschte Adresse: a. Durch Anklicken des Spaltenkopfes mit der linken Maustaste lässt sich dieser
bei Suchfeldern tief stellen und die Liste wird alphanumerisch nach dieser Spalte sortiert.
b. Zum Suchen innerhalb der gewählten Spalte geben Sie den Suchbegriff über die Tastatur ein. In Abhängigkeit davon, wie weit der Begriff vorgegeben wird, erhalten Sie eine nach dem Suchbegriff gefilterte Liste.
Haben Sie die gewünschte Adresse gefunden, wird diese im unteren Teil der Seite angezeigt und kann bearbeitet werden.
3. Angaben zur Adresse werden in folgenden Reitern erfasst: Adresse Debitor / persönliche Daten Merkmal / Jubiläum Ansprechpartner Notiz weitere Optionen Werkstattangaben
Adresse
Tragen Sie hier die Kontaktdaten der Adresse ein.
Suchwort
Geben das Suchwort zur Adresse möglichst eindeutig ein. Das Suchwort wird automatisch in Großbuchstaben erfasst, da eine Suche stets die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt.
Wird das Suchwort nicht manuell vorgegeben, wird beim Speichern der Adresse automatisch die erste Zeile des Adressfeldes als Suchwort eingetragen.
Adressart
Adressarten werden büroabhängig definiert. Wählen Sie aus der Liste der festgelegten Adressarten die zur Adresse passende aus. Gemäß dieser Auswahl erfolgt die Vergabe der Debitorennummer sowie die Zuordnung von Zahlungsziel und Mahncode.
Anrede
Als Eingabehilfe ist diesem Feld eine Listbox hinterlegt. Diese kann beliebig erweitert werden.
Statistik-Schlüssel
Der Statistik-Schlüssel ist zusätzlich zum Suchwort ein weiterer Suchbegriff.
Adresse
Das Adressfeld besteht aus insgesamt drei Textzeilen. Erfassen Sie hier den vollständigen Namen oder Bezeichnung der Adresse zum Ausdruck in den Dokumentvorlagen.
Briefanrede
Dieses Feld findet Verwendung in Dokumentvorlagen für Anschreiben bzw. Mahnungen. Wurde keine Briefanrede erfasst, wird in den Dokumentvorlagen automatisch "Sehr geehrte Damen und Herren" angedruckt. Als Eingabehilfe ist eine Listbox hinterlegt bzw. Sie können in den Programmoptionen einstellen, dass die Briefanrede automatisch erzeugt wird.
Straße
Erfassen Sie hier die Straße für die Postanschrift.
PLZ
Erfassen Sie hier die Postleitzahl für die Postanschrift.
Ort
Erfassen Sie hier den Ort für die Postanschrift.
Postfach
Erfassen Sie hier das Postfach.
PLZ PF
Erfassen Sie hier die zum Postfach gehörige Postleitzahl.
Ort PF
Erfassen Sie hier den zum Postfach gehörigen Ort.
Standard (Straße / Postfach)
Wählen Sie, ob Straße oder Postfach als Standardwert für diese Adresse angezeigt werden soll. Innerhalb der Auftragsbearbeitung kann individuell entschieden werden, ob Straße oder Postfach verwendet wird.
Kommunikationsarten
Folgende Kommunikationsarten können mit Angabe einer Nummer bzw. Adresse und Bemerkung erfasst werden:
DFÜ E-Mail; E-Mail, dienstlich; E-Mail, privat Fax; Fax, dienstlich; Fax, privat Handy; Handy, dienstlich; Handy, privat Messenger Telefon; Telefon, dienstlich; Telefon, privat URL
Ansprechpartner
Die Ansicht der Ansprechpartner ist wie folgt gegliedert:
Übersicht aller Ansprechpartner, die zur Adresse erfasst wurden
Detailansicht des aktuellen Ansprechpartners bzw. Erfassungsmöglichkeit für neue Ansprechpartner
Vorgehensweise zum Anlegen neuer Ansprechpartner:
1. Klicken Sie auf den Schalter . Anschließend wird in der Übersicht ein neuer Datensatz angelegt und im unteren Teil der Seite "Ansprechpartner" alle Felder geleert.
2. Erfassen Sie die Angaben zum Ansprechpartner: Anrede Wählen Sie aus der Auswahlliste die Anrede aus oder erfassen Sie direkt im Feld. Adresse Zur Eingabe der Namen stehen im Feld "Adresse" insgesamt 3 Zeilen zur Verfügung. Zeichen Erfassen Sie hier das Zeichen des Ansprechpartners. Zusatz Erfassen Sie hier eine Bemerkung zum Ansprechpartner. Anschrift, privat Erfassen Sie hier Straße bzw. Postfach, PLZ und Ort Kommunikationsarten Folgende Kommunikationsarten können mit Angabe einer Nummer bzw. Adresse und Bemerkung erfasst werden: DFÜ E-Mail; E-Mail, dienstlich; E-Mail, privat Fax; Fax, dienstlich; Fax, privat Handy; Handy, dienstlich; Handy, privat Messenger Telefon; Telefon, dienstlich; Telefon, privat URL
3. Klicken Sie auf den Schalter
um die Angaben zum Ansprechpartner zu speichern.
Debitor / persönliche Daten
Erfassen Sie hier Debitoren- und persönliche Daten.
Debitoren
Kundennummer
Die Kundennummer wird entsprechend der Zählereinstellungen zur Adressart automatisch vergeben und ist dadurch immer eindeutig. Manuelle Änderungen sind zulässig.
Bankname / Kontonummer / Bankleitzahl
Tragen Sie hier die Bankverbindung ein. Diese wird vorrangig für die Büroadressen verwendet.
Mahncode
Der Mahncode gehört zu den Pflichtangaben im Rechnungs- und Mahnwesen. Er steuert den zeitlichen Ablauf sowie die Auswahl der Dokumentvorlagen für das Mahnwesen. Über die zugewiesene Adressart wird der Mahncode automatisch zugeordnet. Manuelle Änderungen sind zulässig.
Zahlungsziel
Das Zahlungsziel gehört zu den Pflichtangaben im Rechnungs- und Mahnwesen,
Über die zugewiesene Adressart wird das Zahlungsziel automatisch zugeordnet. Manuelle Änderungen sind zulässig.
Pauschal / km / km-Zone
Entfernungsangaben zur Adresse werden momentan nur für SSH-Rechnungen ausgewertet.
Steuernummer
Die Steuernummer kann für Büroadressen eingetragen werden.
persönliche Daten
Geschlecht / Geburtsdatum / Staatsangehörigkeit
Diese Felder können in AudaNet-Beauftragungen enthalten sein und werden zur Adresse gespeichert. Ein Andruck in Dokumentvorlagen ist auf Wunsch möglich.
Merkmal / Jubiläum
Merkmal
Das Merkmal wird in folgenden Programmmodulen verwendet: regionale Restwertabfrage:
Durch Vorgabe des Merkmals können die Empfängeradressen ausgewählt werden. Adressliste:
"Suche nach Merkmalen" liefert eine Übersicht aller Adresse, die ein Merkmal haben. Die Eingabe ist alphanumerisch mit max. 32 Zeichen möglich.
Jubiläum
Sie können verschiedene Jubiläen eintragen.
Datum
Ihre Eingabe im Feld Datum wird automatisch in ein Datumsformat umgewandelt. Erkannt werden folgende Eingaben: ttmmjj und tt.mm.jjjj
Jubiläum
Erfassen Sie hier den Text zum Jubiläum. (alphanumerisch, max. 32 Zeichen)
Notiz
Erfassen Sie hier beliebige Notizen zur Adressen.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden die Notizen angezeigt.
Weitere Optionen
An dieser Stelle werden die Signatureinstellungen für gedruckte Rechnungen angegeben. Diese finden nur durch das Programmmodul "Digitale Signatur" Verwendung.
5.1.2 Werkstattangaben
Gruppen anlegen
Zur Unterteilung fabrikatabhängiger Angaben besteht die Möglichkeit, verschiedene Gruppen wie folgt anzulegen:
1. Klicken Sie auf den Schalter . 2. Ergänzen Sie den Namen der Gruppe. 3. Erfassen Sie die Lohnfaktoren und Randfahnencodes.
Gruppen ändern
Um bestehende Gruppenbezeichnungen zu ändern klicken Sie auf die bisherige Bezeichnung. Diese wird markiert und kann direkt überschrieben bzw. geändert werden.
Lohnfaktoren und Randfahnencodes können ebenfalls direkt überschrieben werden.
Gruppen löschen
Sollen Gruppen gelöscht werden, klicken Sie auf die gewünschte Gruppe und anschließend
auf den Schalter .
Es wird die Gruppe inkl. aller Lohnfaktoren und Randfahnencodes gelöscht.
Werkstattangaben Audatex
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie ggf. die Gruppe für die Werkstattangaben erfasst werden sollen. 2. Tragen Sie in die Felder die Lohnfaktoren bzw. Randfahnencodes ein:
Arbeitslohn Erfassen Sie in den Felder KL 1 bis KL 3 Löhne für Mechaniker bzw. Spengler und im Feld KL 5 Lohn für AudaHagel. Sie können durch Auswahl im Feld "Preis pro" angeben, ob die Löhne pro AW oder Stunde gelten. Bei Offline-Kalkulationen wird jedoch immer der in AudaStation vorgegebene Vergleichswert AW / Std. verwendet.
Lack Erfassen Sie die Lacklöhne für Hersteller bzw. AZT. Kennzeichnen Sie im Feld "Herst/AZT", ob der Lohn für Hersteller oder AZT als Standard in den Vorgang übernommen wird. Sie können durch Auswahl im Feld "Preis pro" angeben, ob die Löhne pro AW oder Stunde gelten. Bei Offline-Kalkulationen wird jedoch immer der in AudaStation vorgegebene Vergleichswert AW / Std. verwendet.
Randfanhnencodes in Abhängigkeit von der Lackart In Abhängigkeit von der Lackart können bis zu 3 verschiedenen Rahnfahnencodes erfasst werden. Die im Modul "Auftragsbearbeitung" erfassten Lackarten werden angezeigt.
weitere Randfahnencodes Zusätzlich können Sie weitere 6 Randfahnencodes erfassen.
Die Lohn- und Lackfaktoren werden in den Vorgang übernommen, wenn Sie die Adresse als "RF" bzw. "Reparaturfirma" auf der Seite "Vorgang | Beteiligte" kennzeichnen. Die Randfahnencodes werden erst, nachdem Sie die Lackart erfasst haben, übernommen.
Werkstattangaben NAK
Zum Erstellen von Kalkulationen anderer Datenanbieter (NAK = nicht Audatex-Kalkulation) können Sie ebenfalls Werkstattangaben erfassen. Hierbei gelten Die vom Datenanbieter vorgegebenen Richtlinien. Die Erfassung ist wie folgt gegliedert:
Arbeitslohnfaktoren Erfassen Sie hier bis zu 3 Lohngruppen für Mechanik, Karosserie bzw. Elektrik. Geben Sie im Feld "Preis pro" an, ob die erfassten Löhne pro ZE oder Stunde gelten.
Arbeitslohn - lackschadenfreie Reparatur Erfassen Sie hier den Arbeitslohn für lachschadenfreie Reparaturen. Geben Sie im Feld "Preis pro" an, ob die erfassten Löhne pro ZE oder Stunde gelten.
Ersatzteilfaktoren für Kleinersatzteile Tragen Sie hier die prozentualen Aufschläge für Kleinersatzteile bei Teilereparatur bzw. Reparatur mit RBK ein.
Lackfaktoren Erfassen Sie Lachfaktoren für die Lacksysteme Hersteller bzw. Eurolack. Geben Sie im Feld "Preise" an, ob Ihre Einträge pro ZE, Stunde oder Pauschal gelten.
5.2 Honorartabelle
Sie haben in AudaFusion die Möglichkeit, in Abhängigkeit der Reparaturkosten eines Vorgangs das Grundhonorar und die Auslagen automatisch berechnen zu lassen. Grundlage hierfür ist die Honorartabelle. Sie können verschiedene Honorartabellen anlegen. Die Kennzeichnung und Unterscheidung dieser Tabellen erfolgt über die Honorarstufe, jeder Honorarstufe ist genau eine Honorartabelle zugeordnet. Für jede Honorarstufe können Sie durch Markierung der entsprechenden Felder festlegen, ob
der Minderwert einbezogen wird
vom Bruttowert ausgegangen werden soll
bei Zwischenwerten interpoliert (lineare Interpolation) werden soll. Wird keine Interpolation gewünscht, so wird der nächstgrößere Betrag in die Rechnung gezogen.
Programmaufruf
Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Honorartabelle".
5.2.1 Honorarstufen anlegen
Vorgehensweise: 1. Legen Sie einen neuen Datensatz an. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Klicken Sie auf den Schalter
oder
Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs) auf den Menüpunkt "Neue Honorarstufe".
Betätigen Sie die Taste .
Bei aktueller Cursorposition auf der letzte Zeile wird durch
ebenfalls ein neuer Datensatz angelegt.
2. Erfassen Sie den Namen der Honorarstufe. Wählen Sie den Namen so, dass Sie beim Bearbeiten der Artikelstammdaten und Erfassen der Rechnungen die Honorarstufe leicht identifizieren können.
3. Ergänzen Sie ggf. in den Spalten Minderwert, Brutto bzw. Interpolation weiter Einstellungen
Minderwert
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Minderwert bei der Ermittlung der Schadenhöhe berücksichtigt werden soll.
Brutto
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Bruttowert der Schadenhöhe die Basis für die Ermittlung des Grundhonorars und der Auslagen bilden soll.
Interpolation
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn das Grundhonorar und die Auslagen interpoliert werden sollen. Die Interpolation erfolgt linear. Wird die Checkbox nicht aktiviert, so werden die Beträge der nächsthöheren Schadenhöhe übernommen.
4. Füllen Sie die Honorarstufe manuell oder mit Hilfe des Assistenten.
5.2.2 Honorarstufen mit Assistent ausfüllen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie im linken Teil auf den Schalter
oder alternativ im Kontextmenü (rechte Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs) auf den Menüpunkt "Honorarstufe ausfüllen (Assistent)".
2. Bestätigen Sie die Warnung, dass bereits vorhandene Honorareinträge in der
angegebenen Honorarstufe überschrieben werden können. Mit Klick auf "Nein" brechen Sie den Vorgang ab.
3. Tragen Sie die Startwerte und Intervalle in die entsprechenden Felder im Assistenten ein.
Schadenintervall
Startwert
Geben Sie hier den ersten Wert, der in die Spalte "Schaden bis" eingetragen werden soll, an. Ist die Honorartabelle leer, wird das entsprechende Feld in der Spalte "Schaden von" automatisch mit 0,00 belegt.
Endwert
Geben Sie hier den Endwert des Schadenintervalls an.
Intervall
Geben Sie hier die Schrittweite der Intervallschritte an.
Obere Intervallgrenze bis
Durch Ihre Auswahl bestimmen Sie, ob in die Spalte "Schaden bis" ganzzahlige Beträge (*,00) oder um einen Cent geringere Beträge (*,99) ausgewiesen werden. Die Beträge in der Spalte "Schaden von" werden immer berechnet, so dass das Schadenintervall fortlaufend ausgefüllt wird.
Honorar / Auslagen
Startwert
Geben Sie hier den ersten Wert, der in die Spalten "Honorar" bzw. "Auslagen" eingetragen werden soll, an. Wählen Sie den Startwert passend zum Startwert des Schadenintervalls.
Intervall
Geben Sie hier die Schrittweite der Intervallschritte an. 4. Starten Sie den Assistenten erneut, um weitere Schadenbeträge in größeren
Intervallschritten anzugeben. Achtung! Zum Fortsetzen der Honorartabelle sollte im Bereich Schadenintervall der neue Startwert größer sein als der Endwert, der bisher bereits angelegt wurde. Treten Überschneidungen auf, so werden diese Datensätze ohne Rückfrage überschrieben.
5.2.3 Honorarstufen manuell ausfüllen
Vorgehensweise:
1. Legen Sie durch Klick auf den Schalter
einen neuen Datensatz an. Alternative Möglichkeiten:
Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs) auf den Menüpunkt "Zeile einfügen".
Betätigen Sie die Taste .
Bei aktueller Cursorposition auf der letzte Zeile wird durch
ebenfalls ein neuer Datensatz angelegt.
2. Erfassen Sie in den Spalten "Schaden bis", "Grundhonorar" und "Auslagen" die Beträge. Die Spalte"Schaden von" beginnt im ersten Datensatz mit 0,00 und wird bei nachfolgenden Datensätzen berechnet, so dass sich ein fortlaufender Bereich "Schaden von ... bis" ergibt.
5.2.4 Honorarstufen kopieren
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf den Schalter
oder wählen Sie im Kontextmenü (rechte
Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs) auf den Menüpunkt "Honorarstufe kopieren".
2. Geben Sie den Namen der neuen Honorarstufe an und bestätigen mit "OK".
Beim Kopieren von Honorarstufen werden sowohl die Einstellungen zur Stufe (Minderwert, Brutto, Interpolation) als auch die Schadenintervalle mit Grundhonorar und Auslagen kopiert.
5.2.5 Honorartabelle ändern
Zum Ändern einer bestehenden Honorartabelle haben Sie folgende Möglichkeiten:
Honorarstufenassistent
Tabellenbereich bearbeiten:
Zusätzliche Funktionen im Kontextmenü
Tabellenbereich bearbeiten
Vorgehensweise: 1. Markieren Sie den Bereich, der geändert werden soll. 2. Öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle der
Honorartabelle das Kontextmenü. 3. Wählen Sie den Menüpunkt "Tabellenbereich bearbeiten". 4. Im Dialog "Markierten Bereich bearbeiten" geben Sie an, ob das Honorar
und/oder die Auslagen geändert werden sollen. Erfassen Sie dazu:
im ersten Feld den Betrag
im zweiten Feld wählen Sie aus, ob der Betrag in EURO oder Prozent gilt und
im dritten Feld wählen Sie, ob der in der vorhandenen Honorartabelle angezeigte Wert um den erfassten Betrag erhöht oder verringert werden soll.
5. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Zusätzliche Funktionen im Kontextmenü
Spalte leeren
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte "Grundhonorar" oder "Auslagen".
2. Wählen Sie den Menüpunkt "Spalte leeren". 3. Bestätigen Sie mit "Ja", um die angezeigte Spalte zu leeren. Mit "Nein" brechen
Sie den Vorgang ab.
Zeile einfügen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle innerhalb der Honorartabelle.
2. Wählen Sie den Menüpunkt "Zeile einfügen". 3. Erfassen Sie manuell die Werte in den Spalten "Schaden bis", "Grundhonorar"
und "Auslagen".
Zeile löschen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle innerhalb der
Honorartabelle.
2. Wählen Sie den Menüpunkt "Zeile löschen". 3. Bestätigen Sie mit "Ja", um die aktuelle Zeile zu löschen. Mit "Nein" brechen Sie
den Vorgang ab.
5.3 Textstammdaten
5.3.1 Textstammdaten verwalten
Das Programmmodul "Textstammdaten" dient zur Erstellung und Verwaltung von Text- und Kombibausteinen.
Wissenswertes
Textbausteine sind Standardtexte, die in mehreren Programmteilen und verschiedenen Aufträgen immer wieder genutzt werden können.
Kombibausteine sind Zusammenfassungen einzelner Textbausteine. Beim Einfügen eines Kombibausteins ins Gutachten ersetzen die Einzelbausteine den Kombibaustein.
Programmaufruf:
Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten". Nach dem Aufruf sehen Sie eine Übersicht über alle im System gespeicherten Textbausteine und Kombinationen:
Name Kurzbezeichnung des Bausteins. Der Name kann max. 10 Zeichen (alphanumerisch) lang und muss stets eindeutig sein. Art Kennzeichnung, ob der Text als Deckblatttext (D), Vortext (V) oder Nachtext (N) verwendet wird. Beschreibung Kurze Inhaltsangabe des Bausteins. Bedingung Hier können Sie eine Bedingung einfügen. Der Textbaustein wird nur aktiviert, wenn diese Bedingung erfüllt ist.
Unterhalb der Liste wird eine Vorschau des aktuellen Textbausteins angezeigt. Datenfelder oder Formeln werden in der Vorschau durch das Zeichen "%" ersetzt.
5.3.2 Neue Textbausteine anlegen
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten".
Eine Übersicht aller Texte erscheint.
2. Klicken Sie auf den Schalter
Textbaustein hinzufügen". Anschließend wird die Textverarbeitung geöffnet und Sie können mit der Erfassung beginnen.
3. Erfassen Sie den Text.
4. Zum Speichern und Schließen des Textes klicken Sie den Schalter
in der rechten oberen Ecke an.
5. Erfassen Sie im Dialog Speichern" - einen Namen (Pflichtangabe, 10-stellig, alphanumerisch) - eine Beschreibung (optional) - eine Kategorie (optional) - die Art (optional, "D" - Deckblatttext, "V"
Vortext, "N"
Nachtext) und bestätigen Sie mit Ja". Anschließend erscheint die Übersicht erneut.
Bausteine, die fest in ein Profil eingebunden werden sollen, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen gedruckt werden dürfen, können mit einer "Bedingung" ergänzt werden. Als Bedingungen lassen sich alle Formeln und Datenfelder verwenden.
5.3.3 Textbausteine bearbeiten
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten".
Eine Übersicht aller Texte erscheint. 2. Suchen Sie den gewünschten Textbaustein.
3. Öffnen Sie den Baustein durch Anklicken des Schalters
bzw. durch
Doppelklick auf den Textbaustein. 4. Ändern oder ergänzen Sie den Text.
5. Speichern und schließen Sie den Text durch Anklicken des Schalters
in der rechten oberen Ecke.
5.3.4 Kombibausteine erstellen
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten".
Eine Übersicht aller Texte erscheint.
2. Markieren Sie die einzelnen Textbausteine mit <
+ Mausklick>. Die Reihenfolge, in der die Bausteine markiert werden, bestimmt gleichzeitig deren Reihenfolge beim Aufruf der Kombination!
3. Durch Anklicken des Schalters
öffnen Sie einen Benutzerdialog zum Eintragen des Namens für die Kombination. Als Beschreibung stehen alle gewählten Bausteine durch Kommata getrennt in geschweiften Klammern.
Zur Steuerung einzelner Bausteine innerhalb der Kombination sind folgende Ergänzungen möglich:
Ergänzung
Beispiel
Beschreibung
""
{...,0011,...}
Die Art des Bausteins wird aus den Stammdaten bzw. wenn diese dort ebenfalls nicht angegeben ist, vom zuvor eingefügten Baustein übernommen.
":" + Kennbuchstabe für Art (D, V, N)
{...,1000:D,...,0001:V,...}
Die Art wird entweder aus den einzelnen Textbausteinen übernommen bzw. mit Doppelpunkt und Kennbuchstabe (D, V, N) hinter der Bausteinnummer erfasst. Bsp.: Der Textbaustein 1000 wird als Deckblatttext und der Baustein 0001 als Vortext eingefügt.
";I"
{...,0500:N;I,...}
Durch ";I" können Sie einzelne Textbausteine der Kombination deaktivieren. Bsp.: Der Textbaustein wird als Nachtext zum Vorgang eingefügt. Das Häkchen für "Aktiv" wird nicht gesetzt, kann aber vom Benutzer nachträglich eingetragen werden.
":;I"
{...,0501:;I,...}
Wenn Sie keine Art angeben, müssen Sie den Doppelpunkt und ";I" ergänzen, um den Textbaustein zu deaktivieren.
Beim Schließen des Dialoges erfolgt keine Überprüfung Ihrer Angaben.
5.3.5 Textbausteine löschen
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten". 2. Eine Übersicht aller Texte erscheint. 3. Suchen Sie den gewünschten Textbaustein.
4. Löschen Sie den aktuellen Textbaustein durch Klick auf den Schalter . Um Versehentliches Löschen zu vermeiden, müssen Sie in einem Folgedialog das Löschen nochmals mit "Ja" bestätigen bzw. mit "Nein" den Vorgang abbrechen.
5.4 Warengruppen und Artikel
Das Rechnungswesen in AudaFusion ist so aufgebaut, dass beim Erstellen der Rechnung Artikel verwendet werden, die in den Stammdaten gespeichert sind. Sie werden dort in Warengruppen gruppiert, die als Grundlage für die Erfassung von Rechnungen dienen. Über die Warengruppen lassen sich Statistiken erstellen. Vor der Erstellung der ersten Rechnung ist es notwendig Warengruppen und Artikel korrekt einzurichten.
Programmaufruf
Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Warengruppen / Artikel".
5.4.1 Warengruppen
Bei Installation des Programms sind bereits die wichtigsten Warengruppen angelegt. Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf eine Warengruppe) können Sie die aktuelle Warengruppe bearbeiten bzw. löschen oder auch eine neue Warengruppe anlegen.
5.4.2 Artikel
Ebenso wie die wichtigsten Warengruppen sind auch bereits Artikel eingerichtet und diesen Warengruppen zugeordnet.
Artikel bearbeiten
1. Klicken Sie den gewünschten Artikel mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten aus.
2. Anschließend wird der Artikeldialog geöffnet. 3. Im Reiter Artikel können Sie die Angaben zum Artikel, dessen Berechnungsart und
die darzustellenden Spalten kontrollieren und ggf. ändern.
Artikelnummer
Bei Standardartikeln wird die Artikelnummer immer aus der Nummer der Warengruppe und einer fortlaufenden Artikelnummer gebildet. Die Artikelnummer ist frei wählbar und kann beliebig geändert werden.
Einheit
Das Feld Einheit ist nur bei denjenigen Artikeln erforderlich, die mit Anzahl und Einzelpreis ausgewiesen werden. Die Einheit bezieht sich dabei auf das Feld Anzahl.
Kurzbezeichnung
Die Kurzbezeichnung wird beim Einfügen eines Artikels in eine Rechnung im Auswahldialog angezeigt.
Bezeichnung
Die Bezeichnung wird als solche in der Rechnung gedruckt.
Beschreibung
Die Beschreibung kann ebenfalls in der Rechnung gedruckt werden. Hierzu ist es erforderlich, dass unter Darzustellende Spalten das Feld Beschreibung aktiviert wird.
Anzahl * Einzelpreis
Gibt die Berechnungsart des Artikels an. Der Gesamtpreis wird aus Anzahl * Einzelpreis berechnet.
Berechnung aus Honorartabelle
Der Gesamtpreis wird gemäß Schadenhöhe aus der Honorartabelle ermittelt.
Pauschalpreis
Der Gesamtpreis wird als Pauschalbetrag vorgegeben. Dieser kann bereits im Artikel gespeichert werden.
Darzustellende Spalten
Wählen Sie hier die Felder aus, die in der Rechnung gedruckt werden sollen.
Preise
Für Rechnungsartikel, die aus Anzahl und Einzelpreis berechnet werden, können Sie hier die Einzelpreise eintragen. Beachten Sie dabei, dass die Steuerung innerhalb der Rechnung über die Gebührenstufe erfolgt, d. h. der Einzelpreis muss der gewählten Gebührenstufe entsprechen. In der Honorartabelle sind die Einzeltabellen über das Feld "Stufe" nummeriert. Diese Nummerierung finden Sie beim Erfassen der Einzelpreise wieder.
5.5 Ausstattungen
Als Hilfsmittel zur Erfassung der Fahrzeugausstattung können Sie unter Stammdaten /Ausstattung Standard- und zusätzliche Ausstattung definieren. Die Erfassung erfolgt immer mit Nummer und Text. Im Vorgang bei der Auswahl der Ausstattung kann direkt ausgewählt oder die erfasst Nummer in den zugehörigen Text umgewandelt werden.
neuen Eintrag erfassen
bestehenden Eintrag löschen
Standardausstattung verschieben in zusätzliche Ausstattung
zusätzliche Ausstattung verschieben in Standardausstattung
6 System einrichten
6.1 Benutzerverwaltung
6.1.1 Benutzer einrichten
Wissenswertes:
Bei jedem Programmstart muss ein Anmeldename und das zugehörige Passwort eingetragen werden. Durch diese Autorisierung ist es möglich, Daten vor unerlaubtem Zugriff zu schützen und sämtliche Vorgänge zur Bedienung transparent zu gestalten.
Um eine fehlerfreie Funktion des Systems zu gewährleisten, sind einige Einstellungen im Dialog "Verwaltung | Benutzer/Rechte" vorzunehmen. Dieser Dialog kann nur von dem Anwender aufgerufen werden, der das notwendige Recht besitzt.
Für den Erstzugang in das Programm AUDAFUSION ist der Anmeldename "SV" ohne Passwort eingerichtet. Als einer der ersten Schritte ist zu empfehlen, ein Passwort für diesen Anmeldenamen zu vergeben.
6.1.2 Neue Benutzer anlegen
Programmaufruf:
Menü ""Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwender".
Um einen neuen Benutzer anzulegen gehen Sie wie folgt vor:
Fügen Sie durch Klick auf den Schalter
einen neuen Datensatz in die Anwendertabelle ein.
Ergänzen Sie nachfolgend folgende Angaben: o Kürzel, Anmeldename, Name, Kennzeichnung Admin bzw. SV durch direktes
Eintragen in die Tabelle o Büro durch Auswahl aus der hinterlegten Listbox o sichtbare Büros durch Anklicken des Schalters "Büros" und Kennzeichnung der
sichtbaren Büros im Dialog "sichtbare Büros" o Passwort durch Anklicken den Schalters "Passwort" und Erfassen des
Passwortes und der zugehörigen Bestätigung (nochmaliges Erfassen des Passwortes)
o Gruppenzugehörigkeit durch Anklicken der Checkboxen der Gruppen (Anwendergruppen zuordnen)
o Adresse durch Anklicken des Schalters "Adresse" und Auswahl einer bestehenden Adresse aus der Adressliste Achtung! Die Adresse muss zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt werden. Wird eine zugewiesenen Adresse im Modul "Adressverwaltung" geändert, wird diese Änderung automatisch zum Anwender übernommen.
o Foto bzw. Unterschrift durch Einfügen
einer neuen bzw. Löschen
der vorhandenen Grafik
Zum Speichern Ihrer Eintragungen o wechseln Sie auf einen anderen Anwender, um weitere Änderungen
vorzunehmen oder o bestätigen den Dialog mit "OK".
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Eintragungen und schließen den Dialog.
6.1.3 Benuzterdaten ändern
Programmaufruf:
Menü ""Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwender".
Nach der Auswahl eines Benutzers aus der Liste durch Anklicken können Sie dessen Daten bzw. Rechte ändern. Sie können folgende Felder bzw. Zuweisungen ändern:
Kürzel, Anmeldename, Name, Kennzeichnung Admin bzw. SV durch direktes Eintragen in die Tabelle
Büro durch Auswahl aus der hinterlegten Listbox
sichtbare Büros durch Anklicken des Schalters "Büros" und Kennzeichnung der sichtbaren Büros im Dialog "sichtbare Büros"
Passwort durch Anklicken den Schalters "Passwort" und Erfassen des Passwortes und der zugehörigen Bestätigung (nochmaliges Erfassen des Passwortes)
Gruppenzugehörigkeit durch Anklicken der Checkboxen der Gruppen (Anwendergruppen zuordnen)
Adresse durch Anklicken des Schalters "Adresse" und Auswahl einer bestehenden Adresse aus der Adressliste Achtung! Die Adresse muss zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt werden. Wird eine zugewiesenen Adresse im Modul "Adressverwaltung" geändert, wird diese Änderung automatisch zum Anwender übernommen.
Foto bzw. Unterschrift durch Einfügen
einer neuen bzw. Löschen
der vorhandenen Grafik
Zum Speichern Ihrer Änderungen
wechseln Sie auf einen anderen Anwender, um weitere Änderungen vorzunehmen oder
bestätigen den Dialog mit "OK". Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Änderungen und schließen den Dialog.
6.1.4 Anwendergruppen zuordnen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwender".
Auf der rechten Seite können Sie den Benutzer zu verschiedenen Anwendergruppen zuordnen. Es ist möglich, einem Anwender mehrere Gruppen zuzuordnen. Die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Module des Programms ergeben sich aus der Summe der Zugriffsrechte in den einzelnen Gruppen. Somit ist es relativ einfach möglich, verschiedenen Benutzern differenzierte Zugriffsrechte zu verleihen und die Rechte zentral in den Gruppen zu verwalten.
6.1.5 Passwortdialog
In der Titelleiste des Dialogs wird der Name des Anwenders angezeigt, für den das Passwort geändert werden soll.
Das Passwort kann nur von Benutzern, die Administratorrechte besitzen, geändert werden.
Erfassen Sie im Feld "Neues Passwort" das Passwort des Anwenders. Im Feld "Bestätigung" ist dieses Passwort nochmals einzutragen. Die Änderung des Passwortes kann erst dann abgeschlossen werden, wenn
beide Angaben "Neues Passwort" und "Bestätigung" übereinstimmen.
Dieses Passwort ist bei jeder Programmanmeldung sowie bei Nutzung der zu AudaFusion bereitgestellten Tools erforderlich.
Bei der Programminstallation haben alle angelegten Anwender kein Passwort. Ausnahme ist Anwender mit dem Kürzel "XX", dieser wurde für den Support durch die Hotline angelegt.
6.2 Anwendergruppen
6.2.1 Anwendergruppen verwalten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwendergruppen".
Über Anwendergruppen erfolgt die Verwaltung der Programmrechte. Standardgruppen sind bereits bei der Programminstallation eingerichtet. Es ist möglich einzelne Benutzer mehreren Gruppen zuzuordnen (siehe "Anwendergruppen zuordnen"). Die Rechte im Programm ergeben sich immer als Summe der Berechtigungen der Gruppen, denen der Benutzer zugewiesen wurde.
Gruppen
In der Tabelle "Gruppen" können Sie eine Anwendergruppe auswählen und bearbeiten, neue Gruppen hinzufügen oder bestehende Gruppen löschen. Die Gruppen "DEFAULT" und "MANAGER" können nicht entfernt werden.
Mitglieder
Im Bereich "Mitglieder" werden alle Benutzer, die zur aktuellen Gruppe gehören, angezeigt. Die Zuordnung der Benutzer zu einer Gruppe erfolgt auf der Seite "Anwender".
Module
Hier sehen Sie alle Programmmodule. Das aktuell ausgewählte Modul ist farbig hinterlegt. Zu diesem Modul werden in den Bereichen "Formulare" und "Befehle" die im Rechtesystem eingebundenen Formulare und Befehle angezeigt.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung in diesem Modul zu arbeiten. Das Modul wird für diese Benutzergruppe als nicht aktiv angezeigt.
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung in diesem Modul zu arbeiten.
Formulare
Sind innerhalb des gewählten Moduls einzelne Formulare verfügbar, können diese ebenfalls für Benutzergruppen gesperrt oder aktiviert werden.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung dieses Formular zu öffnen.
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung dieses Formular zu öffnen.
Statistiken/Textbausteine
Zusätzlich zu den Formularen werden für das Modul "Statistik" die einzelnen Statistiken bzw. für das Modul "Textstammdaten" die einzelnen Textbausteine aufgelistet.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung diese Statistik/Textbaustein zu öffnen.
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung diese Statistik/Textbaustein zu öffnen.
Befehle
Über Befehle werden Funktionen, die innerhalb des Moduls zur Verfügung stehen, aufgerufen. Sie können einzelne Funktionen sperren, obwohl das Modul selbst verfügbar ist.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung diesen Befehl auszuführen
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung diesen Befehl auszuführen
6.2.2 Anwendergruppen bearbeiten
Um die Rechte einzelner Gruppen zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie durch Anklicken eine Gruppe aus. Daraufhin werden in den Bereichen "Modul", "Formulare", "Statistiken" bzw. "Textbausteine" sowie "Befehle" die momentan vergeben Berechtigungen angezeigt.
Durch Anklicken den Checkboxen ( , ) aktivieren bzw. deaktivieren Sie einzelne Module, Formulare, Befehle. Durch Klick mit der rechten Maustaste in einen Bereich können Sie im Kontextmenü wählen, ob alle Einträge aktiviert oder deaktiviert werden sollen.
Zum Speichern Ihrer Änderungen o wechseln Sie auf eine andere Gruppe, um weitere Änderungen vorzunehmen
oder o bestätigen den Dialog mit "OK".
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Änderungen und schließen den Dialog.
6.2.3 Neue Anwendergruppen anlegen
Um eine neue Gruppe anzulegen und die Rechte zu vergeben, gehen Sie wie folgt vor:
Fügen Sie durch Klick auf den Schalter
einen neuen Datensatz für die Gruppe ein.
Ergänzen Sie Kürzel und Name der Gruppe.
Durch Anklicken den Checkboxen ( , ) aktivieren bzw. deaktivieren Sie einzelne Module, Formulare, Befehle. Durch Klick mit der rechten Maustaste in einen Bereich können Sie im Kontextmenü wählen, ob alle Einträge aktiviert oder deaktiviert werden sollen.
Zum Speichern Ihrer Eintragungen o wechseln Sie auf eine andere Gruppe, um weitere Änderungen vorzunehmen
oder o bestätigen den Dialog mit "OK".
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Eintragungen und schließen den Dialog.
6.3 Arbeitsplätze
Programmaufruf:
Menü ""Verwaltung | Benutzer/Rechte | Arbeitsplätze".
In diesem Dialog sehen Sie welcher Nutzer an welchem Arbeitsplatz momentan angemeldet ist
Der aktuelle Benutzer wird fett angezeigt.
6.4 Firma und Büros
Aufträge werden immer bürobezogen verwaltet, d. h. jeder Auftrag ist einem Büro, dem Auftragsbüro, zugeordnet. Über das Auftragsbüro können Sie folgende Einstellungen individuell verwalten:
Programmeinstellungen, z. B. Zugangsdaten für Kalkulation, AudaNet und SSH-Net, E-Mail-Einstellungen, Mahntabelle
Steuerung verschiedener Layouts für Ihre Gutachten
Statistiken Über Firmen können die Büros noch einmal zusätzlich gruppiert werden. Die Zuordnung einer Firma zum Auftrag erfolgt immer über das Auftragsbüro.
6.4.1 Firmen verwalten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Firma".
Eine Firma kennzeichnet die den Büros übergeordnete Verwaltungsebene. Mehrere Büros können zu einer Firma zusammengefasst werden. Das Anlegen von Firmen kann optional geschehen. Um Firmen anzulegen bzw. zu verwalten, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:
Firma neu anlegen
1. Um einen neuen Datensatz für eine Firma anzulegen, klicken Sie auf den Schalter "Neu".
2. Erfassen Sie zunächst im Feld "Firma" eine Kurzbezeichnung. Diese kann maximal 32 Zeichen lang sein, die Eingabe ist alphanumerisch.
3. Eine Adresse können Sie an dieser Stelle entweder
neu erfassen, indem Sie die Adressfelder ausfüllen und anschließend den
Schalter
anklicken oder
eine bestehende Adresse einfügen, indem Sie den Schalter anklicken und eine Adresse, die zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt wurde, aus der Adressliste durch Doppelklick übernehmen.
Firma bearbeiten
1. Um eine bestehende Firma zu ändern, wählen Sie im Feld "Firma" die Firma aus, die Sie ändern wollen.
2. Die Adresse können Sie an dieser Stelle entweder
neu erfassen, indem Sie die bestehende Adresse durch Klick auf den Schalter
löschen und die Adressfelder neu ausfüllen und anschließend den Schalter
anklicken oder
eine bestehende Adresse einfügen, indem Sie den Schalter anklicken und eine Adresse, die zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt wurde, aus der Adressliste durch Doppelklick übernehmen.
6.4.2 Büros verwalten
Wird zur Installation ein Benutzerprofil bereitgestellt, sind darin die Büroeinstellungen bereits enthalten. Aus Sicherheitsgründen wird eine Kontrolle empfohlen. Fehlen die Büroeinstellungen, sollten Sie diese ergänzen. Die Angaben zum Büro inkl. der Bankverbindungen können in Dokumentvorlagen gedruckt werden.
Büro neu anlegen
Diese Funktion können Sie über den Menüpunkt "Verwaltung | Büros | Allgemein" durch Klick auf den Schalter "Neu" aufrufen.
Tragen Sie in den Dialog "Neues Büro anlegen" die neue Büronummer ein. In den Büroerfassungsmasken müssen anschließend die für Ihr Büro zutreffenden Felder ausgefüllt werden.
Bei Verwendung des Moduls "Zahlung / Mahnung" muss ebenfalls die Mahntabelle für das neue Büro angelegt werden.
Büro kopieren
Diese Funktion können Sie über den Menüpunkt "Verwaltung | Büros | Allgemein" durch Klick auf den Schalter "Kopieren" aufrufen.
Durch das Kopieren der Büroeinstellungen können Sie neue Büros ohne großen manuellen Aufwand anlegen. Es werden die Einstellungen des Büros kopiert, welches gerade angezeigt wird. Tragen Sie in den Dialog "Büro kopieren" die neue Büronummer ein. Es werden folgende zum Büro gehörende Einstellungen kopiert:
Strukturen für Auftrags-, Rechnungs- und Kalkulationsnummer inkl. der Einstellungen zum automatischen Zurücksetzen der laufenden Nummern
Adressarten und Debitoren
Mahntabelle
Nach dem Kopieren müssen die Angaben zur Adresse eingetragen und bei Bedarf kopierte Angaben geändert werden.
Büro löschen
Diese Funktion können Sie über den Menüpunkt "Verwaltung | Büros | Allgemein" durch Klick auf den Schalter "Löschen" aufrufen.
Durch das Löschen der Büroeinstellungen können Sie neue Büros ohne großen manuellen Aufwand anlegen. Es werden die Einstellungen des Büros kopiert, welches gerade angezeigt wird. Tragen Sie in den Dialog "Büro kopieren" die neue Büronummer ein. Es werden folgende zum Büro gehörende Einstellungen gelöscht:
Strukturen für Auftrags-, Rechnungs- und Kalkulationsnummer inkl. der Einstellungen zum automatischen Zurücksetzen der laufenden Nummern
Adressarten und Debitoren
Mahntabelle
6.4.3 Allgemeine Bürodaten definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Allgemein".
Auf dieser Seite erfassen Sie allgemeine Bürodaten. Dazu gehören folgende Angaben:
Standardbüro: Adressen, die direkt in Modul "Adressverwaltung" erfasst werden, werden zum Standardbüro angelegt, d. h. Adressart und Debitorennummern entsprechen den Einstellungen zum Standardbüro. Das Standardbüro wird beim Anlegen neuer Aufträge als Vorgabewert angezeigt, sofern o dem aktiven Benutzer kein Büro zugewiesen wurde oder o die Option "Eingabe des Büros erforderlich" nicht aktiviert wurde.
Abteilung: An dieser Stelle können Sie eine Abteilung eintragen. Diese Angabe dient nur zu Dokumentationszwecken.
Firma: Sofern Firmen definiert wurden, wählen Sie hier die zugehörige Firma aus.
Handelsregister, Handelsregister-Nr., USt-Id-Nr.: Zur Dokumentation und zum Ausdruck auf den Dokumentvorlagen können Sie diese Angaben erfassen.
Adresse: Die Büroadresse können Sie nach Anklicken des Schalter
aus der Adressliste auswählen bzw. an dieser Stelle neu erfassen. Zum Speichern der
erfassten Daten klicken Sie auf den Schalter .
6.4.4 Bankverbindungen definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Bankverbindungen".
Pro Büro können Sie bis zu drei Bankverbindungen erfassen. Füllen Sie dazu die Felder entsprechend der Bezeichnungen aus. Ihre Angaben werden beim Seitenwechsel oder Bestätigen des Dialogs mit "OK" automatisch gespeichert.
6.4.5 Adressarten/Debitoren definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Adressarten/Debitoren".
Auf dieser Seite werden in einer Tabelle die verwendeten Adressarten definiert. Über Adressarten werden in AudaFusion Adressen, sowohl Stammadressen als auch Vorgangsadressen, gruppiert. Debitorennummern sowie Zahlungsziel und Mahncode werden für die einzelnen Adressarten definiert und können beim Anlegen einer neuen Adresse und Zuweisen einer Adressart automatisch in die Adresse übernommen werden. Zähleranfang bzw. Zählerende bilden einen Nummernkreis für die Adressarten. Innerhalb dieser Angaben erhält jede Adresse, die neu angelegt wird, einen eindeutigen Zähler zur internen Verwaltung bzw. für ein Finanzbuchhaltungsprogramm. Beim Erfassen der Nummernkreise ist darauf zu achten, dass diese sich nicht überschneiden. Mahncode und Zahlungsziel können als Standardwerte vorgegeben werden. Beim Anlegen neuer Adressen werden diese Werte der neuen Adresse automatisch zugeordnet. Im Einzelfall können sie aber durch andere Werte ersetzt werden. In der Spalte "Stamm" definieren Sie, welche Adressarten nach Neuerfassung im Vorgang
automatisch im Adressbuch gespeichert werden. Somit können die Adressstammdaten auf wichtige Adressen, die in mehreren Vorgängen Verwendung finden, reduziert werden. Adressen, die nicht als Stammadresse gekennzeichnet werden, z. B. von Privatpersonen oder sonstigen Firmen usw., werden nur im Vorgang gespeichert. In der Spalte "signieren" definieren Sie, welche Adressarten signierte Rechnungen erhalten sollen. Diese Angabe ist nur in Zusammenhang mit dem Modul "Digitale Signatur" sinnvoll.
6.4.6 Aktenzeichenstrukturen
Auftragsnummer definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Auftrags-Nr.".
Die Auftragsnummer dient zur Kennzeichnung Ihrer Aufträge und sollte aus diesem Grund eindeutig sein. Sie kann bis zu 20 Zeichen lang sein und besteht aus einzelnen Feldern. Statistiken werden nicht auf Grundlage der Auftragsnummer erstellt. Zur Definition der Auftragsnummernstruktur gehen Sie wie folgt vor:
1. Definieren Sie die Einstellungen zur laufenden Nummer. 2. In der Tabelle auf dieser Seite fügen Sie die Felder wie folgt ein:
Legen Sie einen neuen Datensatz durch Anklicken des Schalters
an.
Durch Klick in die erste Spalte "Feld" öffnen Sie eine Auswahlliste, die alle zur Verfügung stehenden Felder anzeigt.
Wählen Sie durch Anklicken ein Feld (Übersicht der möglichen Felder) aus. Die Spalten "Feldbezeichnung", "Typ" und "Länge" werden passend zum gewählten Feld eingetragen.
Sie können bei Bedarf die Feldbezeichnung sowie die Länge des Feldes ändern.
In der Spalte "Änderbar" legen Sie fest, ob dieses Feld im Auftragsnummerndialog manuell geändert werden kann oder nicht. Tragen Sie eine o "1" ein, wenn manuelle Änderungen zulässig sind o "0" ein, wenn manuelle Änderungen nicht zulässig sind
Sobald mindestens ein Feld als änderbar gekennzeichnet wurde, kann die Auftragsnummer im Vorgang nicht automatisch vergeben werden. Zur Vergabe der Auftragsnummer wird ein entsprechender Dialog geöffnet.
In der Spalte "Vorgabe" können Sie Vorbelegungen für einzelne Felder bzw. das Separatorzeichen eintragen.
Rechnungsnummer definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Rechnungs-Nr.".
Die Rechnungsnummer dient zur Kennzeichnung Ihrer Rechnungen und sollte aus diesem Grund eindeutig sein. Sie kann bis zu 20 Zeichen lang sein und besteht aus einzelnen Feldern. Die Struktur der Rechnungsnummer kann unabhängig von der Auftragsnummer definiert. Die Auftragsnummer kann jedoch auch Bestandteil der Rechnungsnummer sein. Zur Definition der Rechnungsnummernstruktur gehen Sie wie folgt vor:
1. Definieren Sie die Einstellungen zur laufenden Nummer. 2. In der Tabelle auf dieser Seite fügen Sie die Felder wie folgt ein:
Legen Sie einen neuen Datensatz durch Anklicken des Schalters
an.
Durch Klick in die erste Spalte "Feld" öffnen Sie eine Auswahlliste, die alle zur Verfügung stehenden Felder anzeigt.
Wählen Sie durch Anklicken ein Feld aus. Die Spalten "Feldbezeichnung", "Typ" und "Länge" werden automatisch passend zum gewählten Feld eingetragen.
Sie können bei Bedarf die Feldbezeichnung sowie die Länge des Feldes ändern.
Manuell änderbare Felder sind für Rechnungsnummern nicht zulässig.
Kalkulationsnummer definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Kalkulations-Nr.".
Die Kalkulationsnummer wird nur für die Zuordnungen der Kalkulationen verwendet. Sie muss eindeutig und maximal 10-stellig sein. Zur Definition der Auftragsnummernstruktur gehen Sie wie folgt vor:
1. Definieren Sie die Einstellungen zur laufenden Nummer. 2. In der Tabelle auf dieser Seite fügen Sie die Felder wie folgt ein:
Legen Sie einen neuen Datensatz durch Anklicken des Schalters
an.
Durch Klick in die erste Spalte "Feld" öffnen Sie eine Auswahlliste, die alle zur Verfügung stehenden Felder anzeigt.
Wählen Sie durch Anklicken ein Feld (Übersicht der möglichen Felder) aus. Die Spalten "Feldbezeichnung", "Typ" und "Länge" werden passend zum gewählten Feld eingetragen.
Sie können bei Bedarf die Feldbezeichnung sowie die Länge des Feldes ändern.
Sind die ersten 10 Zeichen der Auftragsnummer eindeutig, so kann das Feld AU.AUNR verwendet werden, indem dessen Länge auf 10 Stellen eingeschränkt wird.
Nummernbereiche verwalten
Die Nummernbereiche für die fortlaufenden Auftrags- bzw. Rechnungsnummern dienen zur eindeutigen Kennzeichnung Ihrer Aufträge und Rechnungen. Sie können wie folgt verwaltet werden: Auf der Seite "Auftrags-Nr." treffen Sie Festlegungen für die laufende Auftragsnummer und analog dazu auf der Seite "Rechnungs-Nr." für die laufende Rechnungsnummer. laufende Nummer automatisch zurücksetzen: Sie können festlegen,
in welchem Zeitraum die Nummern zurückgesetzt werden sollen ("täglich", "monatlich", "jährlich") oder
dass die Nummern nicht zurückgesetzt werden ("nicht aktiv"). Startwert, Bereichsende: Beide Werte grenzen den zulässigen Bereich für die laufenden Nummern ein und sollten direkt nach der Installation definiert werden. nächster Wert: Dieser Wert zeigt die laufende Nummer, die beim nächsten Auftrag bzw. der nächsten Rechnung verwendet wird, an. Jetzt zurücksetzen: Unabhängig von den Einstellungen unter "laufende Nummer automatisch zurücksetzen" können Sie durch Anklicken dieses Schalters die laufende Nummer auf den Startwert zurücksetzen.
6.5 Logfile
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Logfile".
Im Logfile werden alle wichtigen Programmereignisse protokolliert. Dieses Protokoll kann zur Fehleranalyse genutzt werden, es können aber auch alle wichtigen Benutzeraktionen nachvollzogen werden. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Tabellengitter und Auswahl des Menüpunktes "Eigenschaften" können Sie die Grundeinstellungen vornehmen.
Eigenschaften von Logfile
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Logfile"
Kontextmenü "Eigenschaften".
Da gerade im Netzbetrieb eine Vielzahl von Einträgen anfallen, können Sie die Maximalzahl der Einträge einstellen sowie abgeben, wie viele Einträge der Liste bei Erreichen der Maximalanzahl gelöscht werden. Stellen Sie diese Werte so ein, dass bei normalem Bürobetrieb die Operationen über eine ausreichende Zeitspanne nachvollziehbar sind.
6.6 Optionen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen".
Im Dialog "Programmeinstellungen" erfolgt die Konfiguration der einzelnen Programmmodule. Im linken Teil des Dialogfensters werden Ihnen alle in Ihrer Lizenz frei geschalteten Module angezeigt. Durch Öffnen der Modulgruppen und Anklicken eines Moduls können Sie im rechten Teil die zugehörigen Einstellungen definieren. Die Module sind wie folgt zu Gruppen zusammengefasst:
1. Programm Allgemeine Einstellungen Kalender
2. Auftragsbearbeitung Allgemeine Einstellungen Textverarbeitung Adressbuch E-Mail-Versand Rechnungsprüfung
3. Dateim-, -export Büroaustausch Datenim-, -export
4. Debitoren Zahlungen, Mahnung Statistik Digitale Signatur EGUB-Import
5. Kalkulation, Bewertung AudaPad-Import Audatex Kalkulation/Bewertung NAK
6. Restwertbörsen AUTOonline car.casion car.tv RW regional WOM
7. Schadennetze AudaNet NAK-Net SSH-Net
6.6.1 Konfiguration individueller Einstellungen
In verschiedenen Modulen können Optionen individuell eingestellt werden. Individuelle Einstellungen können vorgenommen werden für:
Anwender Anwenderabhängige Einstellungen sind immer direkt mit den Anmeldenamen des Nutzers verknüpft und gelten für alle Büros und an allen Arbeitsplätzen.
Arbeitsplätze Arbeitsplatzabhängige Einstellungen berücksichtigen die am jeweiligen Arbeitsplatz
vorhandene Hardware (z. B. Drucker, Scanner) bzw. installierte Software (z. B. Outlook).
Büros Büroabhängige Einstellungen (z. B. Zugangsdaten für Restwertbörsen) gelten für alle Nutzer und an allen Arbeitsplätzen.
Standard
Der Standardeintrag gilt immer, wenn keine individuelle Konfiguration erfolgt. Legen Sie deshalb den Standardeintrag allgemeingültig an.
Individuelle Konfiguration
1. Legen Sie einen neuen Datensatz durch Klick auf den Schalter
an. Beim Anlegen des neuen Datensatzes wird automatisch ein Dialog "Auswahl Anwender", "Auswahl Arbeitsplatz", Auswahl Büro" bzw. "Auswahl Anwender/Arbeitsplatz" geöffnet.
2. Wählen Sie in diesem Dialog den gewünschten Eintrag durch Anklicken aus. 3. Ergänzen Sie die Einstellungen.
4. Bestehende Einträge können Sie durch Klick auf den Schalter
löschen.
6.6.2 Programm
Allgemeine Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen".
Hier können Sie durch Anklicken der einzelnen Seiten folgende Einstellungen definieren: Allgemein - allgemeine Einstellungen für die Darstellung und Handhabung des Programms sowie zum Kopieren von Fotos Aktuell - Konfiguration der Übersicht über offene Vorgänge E-Mail - Konfiguration der E-Mail-Einstellungen PDF-Einstellungen Interbase - Konfiguration zur Vorbereitung der Datensicherung Kommunikations-Einstellungen - Einstellungen zur Kommunikation mit Internet Autostart - Definition der Module, die automatisch beim Programmstart gestartet werden Schnellstart - Konfiguration der Schnellstartleiste
Allgemein
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Allgemein".
Auf dieser Seite werden allgemeine Einstellungen für die Darstellung und Handhabung des Programms sowie zum Kopieren von Fotos definiert.
Darstellung
Masken auf Bildschirmgröße skalieren Alle Erfassungsmasken werden auf Bildschirmgröße angepasst.
Schriften auf Bildschirmgröße skalieren Die Schriften (Feldbeschreibungen, Tabellen usw.) werden der Bildschirmgröße angepasst.
Terminal-Server: Anmeldedialog erzwingen Bei Terminal-Servern wird bei aktiver Option der AudaFusion-Anmeldedialog erzwungen. Wurde die Option nicht aktiviert, werden Benutzername und Passwort, die für die Anmeldung am Terminal-Server genutzt werden, gleichzeitig für die Anmeldung an AudaFusion verwendet.
Große Symbole verwenden Bei aktiver Option werden alle Schalter vergrößert angezeigt.
Pen-Funktionen aktivieren Bei Verwendung von Tablet-PCs wird mit dieser Option die Pen-Funktionalität aktiviert. AudaFusion kann mit Stift (Pen) bedient werden.
Tool-Tips oben links Die Tool-Tips werden standardmäßig rechts unten angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf einen Schalter positionieren. Bei aktiver Option erfolgt die Anzeige oben links.
Maus-Scrollrad in Comboboxen deaktivieren Bei aktiver Option kann mit der Maus nicht in Comboboxen gescrollt werden.
Kopieren von Fotos
Diese Option kann nutzer- und arbeitsplatzabhängig definiert werden.
Fotos automatisch kopieren Bei aktiver Option werden aus dem angegebenen Überwachungspfad die Fotos in den angegebenen Zeitintervallen in den Zielordner kopiert.
Überwachungspfad Im Überwachungspfad gespeicherte Fotos werden in den Zielpfad kopiert.
Zielpfad Der Zielpfad enthält die kopierten Fotos. Er kann als Fotopfad ins Modul "Auftragsbearbeitung" eingetragen werden.
Start-, Endzeit Mit Start- und Endzeit können Sie bis zu vier Zeitintervalle vorgeben. Innerhalb dieser Intervalle werden die Fotos kopiert.
Aktuell
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Aktuell".
Auf dieser Seite erfolgt die Konfiguration der Übersicht über offene Vorgänge. Die Konfiguration erfolgt nutzerabhängig.
Anzeige der offenen Vorgänge für
alle Bei aktiver Option werden alle offenen Vorgänge angezeigt. Die Gruppierung erfolgt nach - Vorgangs- bzw. Rechnungsdatum (gemäß Auswahl) und - Sachverständigen
Erfasser Bei aktiver Option werden alle offenen Vorgänge angezeigt, die vom aktuellen Benutzer erfasst wurden. aktueller Benutzer = Erfasser
Sachverständiger Bei aktiver Option werden alle offenen Vorgänge angezeigt, bei denen der aktuelle Benutzer als Sachverständiger eingetragen wurde aktueller Benutzer = Sachverständiger
Sortierung / Gruppierung
Vorgangsdatum Die Gruppierung der offenen Vorgänge erfolgt nach Vorgangsdatum.
Besichtigungsdatum Die Gruppierung der offenen Vorgänge erfolgt nach Besichtigungsdatum.
Rechnungsstatus anzeigen Abhängig vom Buchungsstatus wird angezeigt: - "keine Rechnung" - Rechnung noch nicht gebucht - Rechnungsnummer - Rechnung wurde gebucht
offene GDV-Aufträge anzeigen Die Anzahl der Aufträge, die über Schadennetze empfangen wurden, wird zusätzlich angezeigt. Die Anzeige erfolgt separat nach Schadennetzen.
Neuigkeiten von Webseite anzeigen Bei aktiver Option wird ein kurzer Newsletter angezeigt.
Anzeige offenen Vorgänge der letzten ... Tage Die Anzeige der offenen Vorgänge kann eingeschränkt werden, so dass nur die letzten ... Tage angezeigt werden.
Vorgangssperre automatisch setzen Die Übersicht der offenen Vorgänge zeigt alle Vorgänge, die nicht gesperrt wurden. Durch Klick auf den Schalter "Vorgangssperre automatisch setzen" werden alle Vorgänge, die eine gebuchte Rechnung aufweisen automatisch gesperrt.
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | E-Mail".
Konten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | E-Mail | Konten".
Auf dieser Seite erfolgt die Konfiguration der E-Mail-Konten.
Sie können arbeitsplatzabhängig das E-Mail-Programm auswählen. direkt (SMTP) Das Konto muss in AudaFusion konfiguriert werden, siehe nachfolgend beschriebene Arbeitsschritte. Outlook Der Versand erfolgt über das Standard-E-Mail-Konto von Outlook. Am betreffenden Arbeitsplatz muss Outlook installiert sein. Standard-E-Mail-Programm (MAPI) Der Versand erfolgt über ein MAPI-Standardprogramm. Dieses muss am betreffenden Arbeitsplatz installiert sein.
Konten konfigurieren: 1. Wählen Sie aus, ob die E-Mail-Konten büro- oder nutzerabhängig konfiguriert werden
sollen. Entsprechend Ihrer Kennzeichnung "Büro" oder "Anwender" gelten die E-Mail-Einstellungen für die angegebenen Büros bzw. Anwender. Der Standardeintrag gilt für alle Büros oder Anwender, denen keine individuellen Einstellungen zugewiesen wurden.
2. Ergänzen Sie die Angaben in den folgenden Feldern: Eigene E-Mail-Adresse Trgaen Sie hier Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein. Hostname Geben Sie hier den Hostnamen Ihres E-Mial-Providers an. Pop3-Check / Smtp-Auth. Aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung oder POP3-Check gemäß Provider durch Doppelklick auf die Checkbox. Timeout Tragen Sie hier die Zeit in Sekunden ein, die zum Herstellen einer Verbindung zum Provider benötigt werden kann. Konnte innerhalb dieser Zeit keine Verbindung hergestellt werden, wird der Versuch mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen. Nutzername Tragen Sie hier Ihren Nutzernamen ein. Das zugehörige Passwort erfassen Sie nach Klick auf "Passwort ändern".
3. Wiederholen Sie die Einstellungen für weitere Büros oder Anwender.
Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | E-Mail | Einstellungen".
Auf dieser Seite erfolgt die Einstellungen zum Erzeugen der Mails.
Export-Variante Dokumente, die als Anlage an die E-Mail angefügt werden, werden automatisch im PDF-Format erzeugt, wenn ein PDF-Drucker verfügbar ist (siehe PDF-Einstellungen).
automatisch RTF-Dokumente erzeugen, wenn kein PDF-Drucker verfügbar ist Bei aktiver Option werden, wenn kein PDF-Drucker verfügbar ist, RTF-Dokumente erzeugt. Wird die Option nicht aktiviert, wird der E-Mail-Versand abgebrochen, wenn kein PDF-Drucker vorhanden ist.
Kopf-/Fußzeilen von Seite
Da bei Kopf- und Fußzeilen in RTF-Dokumenten
keine Unterscheidung zwischen Deckblatt und Folgeseiten erfolgt, geben Sie hier bitte an, von welcher Seite Kopf- und Fußzeilen verwendet werden sollen. WinWord-Felder erzeigen (Seite, Seitenanzahl) Bei aktiver Optoin werden die Felder "Seite" bzw. "Seitenanzahl" durch WinWord-Felder ersetzt.
PDF-Dokumente nach Versand unter "zusätzliche Dokumente" speichern Bei aktiver Option werden die erzeugten PDF-Dokumente im Vorgang unter "zusätzliche Dokumente" gespeichert.
Bildung der Dateinamen für die zu erzeugenden RTF-/PDF-E-Mail-Anlagen Geben Sie an, wie die Dateinamen der E-Mail-Anhänge erzeugt werden sollen. Beispiele für die Dateinamen werden angezeigt.
Drucken per E-Mail
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Drucken per E-Mail".
Sollten bei Terminalserverbetrieb keine Drucker verfügbar sein, kann der Druckauftrag per E-Mail versendet werden. Die erforderliche Konfiguration erfolgt auf dieser Seite.
Versandeinstellungen
Die Versandeinstellungen sind nutzerabhängig.
Direkt per Mail drucken Aktivieren Sie diese Option durch Doppleklick auf die Checkbox, wenn der Druckauftrag per Mail versendet werden soll.
E-Mail-Adresse des Empfängers Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die der Druckauftrag gesendet werden soll.
Thema Hinterlegen Sie hier den Betreff der E-Mail, die den Druckauftrag enthält.
PDF-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | PDF-Einstellungen".
Die PDF-Einstellungen werden wie folgt unterteilt:
Allgemein Auswahl der PDF-Druckers, Qualität, Komprimierung
Schrifteneinbettung
Sicherheit (Verschlüsselung)
Allgemein
Auf dieser Seite erfolgt die nutzerabhängige Konfiguration der PDF-Einstellungen.
PDFWriter
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie den installierten PDF-Drucker aus.
Quality
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie die Qualität (Auflösung) aus.
Komprimierung Farbe
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie die Komprimierung der Farbbilder aus.
Komprimierung Mono
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie die Komprimierung der Schwarz/weiß-Bilder aus.
Schrifteneinbettung
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | PDF-Einstellungen" Seite "Schrifteneinbettung".
Auf dieser Seite erfolgt die Auswahl der Schriftarten, die in die PDF-Datei eingebettet werden sollen. Durch Klick in das zur Schriftart gehörende Kästchen können Sie Markierungen setzen.
Sicherheit
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | PDF-Einstellungen" Seite "Sicherheit".
Auf dieser Seite geben Sie an, ob PDF-Dateien verschlüsselt werden sollen.
Durch die PDF-Verschlüsselung werden folgende Optionen automatisch gesetzt:
PDF-Dokument wird für Änderungen gesperrt
Hinzufügen von Anmerkungen ist gesperrt
Druck des Dokuments ist erlaubt
Die PDF-Verschlüsselung erfolgt nur beim Versand via E-Mail oder Schadennetz. Beim Erzeugen von PDF-Dateien durch Auswahl der PDF-Druckers im normalen Druckmenü erfolgt keine Verschlüsselung.
Die PDF-Verschlüsselung kann nutzerabhängig aktiviert werden.
Verschlüsselung verwendet
Mit Doppelklick auf die Checkbox aktivieren Sie die Option.
Text/Grafik kopieren erlaubt
Aktivieren Sie diese Option durch Doppelklick auf die Checkbox, wenn dem Empfänger des PDF-Dokuments das Kopieren von Text bzw. Grafiken gestattet werden soll.
Interbase
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Interbase".
Zur Vorbereitung der Datensicherung können Sie beim Beenden des Programm am letzten Arbeitsplatz Backup-Dateien der Datenbank erstellen lassen. Die hierfür erforderlichen Einstellungen können Sie auf dieser Seite festlegen.
Vorbereitung zur Sicherung der Datenbank durchführen Bei aktiver Option erhält der Benutzer beim Beenden des Programms am letzten Arbeitsplatz eine Meldung, dass noch kein Backup erfolgt ist. Wird diese Meldung mit "Ja" bestätigt, wird ein Backup erzeugt. Mit "Nein" wird das Programm beendet und kein Backup erzeugt.
Während dieses Vorgangs darf sich niemand im Programm anmelden Diese Option
wird automatisch aktiviert, wenn die vorhergehende Option "Vorbereitung zur Sicherung der Datenbank durchführen" aktiviert wurde.
Nach Beendigung der Sicherungsvorbereitung Rechnung herunterfahren Da das Erzeugen der Backup-Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen kann, können Sie diese Option aktivieren, so dass der Rechner nach Beendigung des Backups automatisch herunter gefahren wird.
Die hier konfigurierte Vorbereitung zur Datensicherung ersetzt auf keinen Fall die Sicherung des Programms und der Datenbank auf einen externen Datenträger. Es erstellt von der Datenbank ein Offline-Backup, welches mit jeder Sicherungssoftware auf einen externen Datenträger gesichert werden kann.
Die erstellten Backup-Dateien (*.GBK) werden nach Beendigung des Backup-Vorgangs von keiner anderen Anwendung mehr verwendet. Die Datenbankdateien (*.GDB) sind immer in Gebrauch, so dass zur Sicherung dieser Dateien eine spezielle Sicherungssoftware mit Open-Files-Backup-Agent erforderlich wäre.
Kommunikationseinstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Kommunikationseinstellungen".
Die Kommunikationseinstellungen sind erforderlich, wenn für die Kommunikation mit dem Internet (z. B. Restwertanfragen, Schadennetz-Versand) ein ProxyServer verwendet werden soll.
Proxy-Einstellungen
ProxyServer verwenden Aktivieren Sie diese Option, wenn ein ProxyServer verwendet werden soll.
ProxyServer Tragen Sie hier den Namen des ProxyServers oder dessen IP-Adresse ein.
Port Tragen Sie hier den Port ein, über den die Internetverbindung hergestellt wird.
Nutzername Wenn die Proxy-Authentifizierung nicht automatisch erfolgt, tragen Sie hier Ihren Nutzernamen ein.
Passwort Wenn die Proxy-Authentifizierung nicht automatisch erfolgt, tragen Sie hier Ihr Passwort ein.
Http-Einstellungen
Sende-TimeOut Stellen Sie hier das TimeOut für Http-Rückmeldungen ein (z. B. Rückmeldungen der Restwertbörsen-Server).
Autostart
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Autostart".
Auf dieser Seite legen Sie die Module fest, die beim Programmstart automatisch gestartet werden.
Die Einstellungen können individuell für jeden Nutzer vorgenommen werden.
Es können maximal fünf Module im Autostart aktiviert werden.
Aktivieren Sie die Module durch Klick auf die Checkbox des Moduls.
Schnellstart
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Schnellstart".
Auf dieser Seite legen Sie die Module fest, die als Schalter in der Schnellstartleiste angezeigt werden.
Die Einstellungen können individuell für jeden Nutzer vorgenommen werden.
Übernehmen Sie häufig verwendete Module in den Schnellstart. Module, die nur selten benötigt werden, können jederzeit über "Module" gestartet werden.
Aktivieren Sie die Module durch Klick auf die Checkbox des Moduls.
Kalender
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Kalender".
Auf dieser Seite erfolgt die Konfiguration des Kalenders.
Auftragsprofil Sie können innerhalb eines Termins einen Auftrag anlegen und diesen mit dem Termin verknüpfen. Ist hier kein Profil angegeben, wird beim Speichern des Termins der Profildialog zur Auswahl des Auftragsprofils geöffnet. Wenn Sie hier ein Profil vorgeben, werden alle im Termin angelegten Aufträge mit diesem Profil angelegt. Büro-Nr. Tragen Sie nur dann eine Büronummer ein, wenn alle Aufträge, die innerhalb eines Termins angelegt werden, mit dieser Büronummer angelegt werden sollen. Wird hier keine Büronummer angegeben, werden neue Aufträge mit dem Bearbeiter- oder Standardbüro angelegt.
Kategorie
Sie können jeder Kategorie eine Farbe zuordnen. Alle Termine werden bei Zuordnung der Kategorie in der jeweiligen Farbe angezeigt. Vorgehensweise:
1. Legen Sie mit
einen neuen Datensatz an. 2. Tragen Sie den Namen der Kategorie ein. Die Namen können beliebig gewählt
werden. 3. Im Feld "Farbe" wird bereits eine Farbe angezeigt. Um diese zu ändern, klicken Sie in
das zugehörige Feld "Farbe". 4. Im Dialog "Farbe" können Sie aus den Grundfarben auswählen bzw. nach Klick auf
den Schalter "Farben definieren" eigene Farben festlegen. 5. Speichern Sie die Einstellungen durch einen Zeilenwechsel.
6.6.3 Auftragsbearbeitung
Allgemeine Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen".
Hier können Sie durch Anklicken der einzelnen Seiten folgende Einstellungen definieren: Allgemein - allgemeinen Einstellungen zur Auftragsbearbeitung Toolbar - Konfiguration der Toolbar Fotos - allgemeinen Einstellungen zur Behandlung der Fotos Rechnung - Rechnungseinstellungen Kommunikationsmanager - Konfiguration der Kommunikationseinstellungen Dokumentvorlagen/Vorgangsarten - Ansteuerung der Dokumentvorlagen in Abhängigkeit der Vorgangsart
Allgemein
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite "Allgemein".
Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Einstellungen zur Auftragsbearbeitung definiert.
Protokoll
"Wichtige Ereignisse protokollieren" Folgende Vorgangsereignisse werden im Ereignisprotokoll protokolliert: Kalkulation; Druck von Gutachten, Anschreiben, Rechnung; E-Mail Versand; Storno von Rechnungen; Export von Aufträgen; Löschen von Vorgängen, Rechnungen; Übergabe der Rechnung an eine Finanzbuchhaltung Um die Abläufe zum Vorgang nachvollziehbar zu protokollieren, wird empfohlen diese Funktion zu aktivieren.
"Ereignisse mit Uhrzeit protokollieren" Diese Option kann nur dann aktiviert werden, wenn zuvor die Option "wichtige Ereignisse protokollieren" aktiviert wurde. Zu den Ereignissen wird zusätzlich die Uhrzeit im Protokoll gespeichert.
Bearbeitung VND-Texte
"Abfrage vorm Speichern" Beim Bearbeiten der Vor-, Nach- bzw. Deckblatttexte wird durch Aktivieren dieser Option eine Abfrage, ob gespeichert werden soll, erzwungen. Wird diese Option nicht aktiviert werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert.
Aufträge anlegen
"Eingabe des Büros erforderlich" Diese Option sollte immer dann aktiviert werden, wenn mehrere Büros in AudaFusion verwaltet werden. Es wird dadurch beim Anlegen neuer Aufträge die bewusste Auswahl des Auftragsbüros erzwungen. Bei inaktiver Funktion wird das Standardbüro beim Anlegen neuer Aufträge vorgeschlagen. Wurde dem Benutzer ein Büro zugewiesen, wird diese anstelle des Standardbüros angezeigt.
"SV mit Anmeldenamen vorausfüllen" Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass der aktuelle Anwender beim Anlegen neuer Aufträge automatisch in das Feld "Sachverständiger" übernommen wird. Voraussetzung ist, dass der aktuelle Anwender in der Benutzerverwaltung als Sachverständiger angelegt wurde.
"Auftragsnummer sofort nach Anlegen des Auftrags vergeben" Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass nach Anlegen eines neuen Auftrags die Auftragsnummer sofort vergeben wird. D. h., wenn keine manuellen Eintragungen für die Auftragsnummer erforderlich sind, wird diese sofort eingetragen, andernfalls wird der Dialog zur
Vergabe der Auftragsnummer geöffnet.
"Besichtigungsdatum mit aktuellem Datum vorbelegen" Bei aktiver Option wird beim Anlegen des neuen Auftrags das Besichtigungsdatum mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
Aktive Seiten
"Auftrag" Wählen Sie hier durch Anklicken der gewünschten Seite die aktive Seite, die Ihnen nach dem Öffnen der Notizen angezeigt werden soll. Die Einstellung erfolgt anwenderbezogen, d. h. für jeden Anwender kann die Vorgabe individuell erfolgen. Die Standardeinstellung findet für alle Anwender, die keine individuelle Vorgabe haben, Anwendung.
"Beteiligte" Wählen Sie hier durch Anklicken der gewünschten Seite die aktive Seite, die Ihnen nach dem Öffnen der Beteiligtenmaske angezeigt werden soll. Die Einstellung erfolgt anwenderbezogen, d. h. für jeden Anwender kann die Vorgabe individuell erfolgen. Die Standardeinstellung findet für alle Anwender, die keine individuelle Vorgabe haben, Anwendung.
Automatische Feldzuweisungen
"Dokumentdatum mit Tagesdatum vorbelegen" Bei aktiver Option wird das Dokumentdatum beim Anlegen des Auftrags mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Beachten Sie dabei, dass die Bearbeitung von Gutachten auch mehrere Tage in Anspruch nehmen kann und dann evtl. das Dokumentdatum nochmals manuell angepasst werden muss. Erfolgt keine Vorbelegung des Dokumentdatums werden Sie vor dem Druck auf die fehlende Eingabe hingewiesen und können das Datum eintragen.
"Dokumentdatum nach erfolgter Kalkulation ändern" Bei aktiver Option wird das Dokumentdatum nach der Kalkulation mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Erfolgt keine Vorbelegung des Dokumentdatums werden Sie vor dem Druck auf die fehlende Eingabe hingewiesen und können das Datum eintragen.
Kennzeichenprüfung
"Fzg-Ident-Nr. - Anzahl zu prüfende Zeichen (von rechts)" Die letzten Zeichen der Fahrzeug-Ident-Nummer werden geprüft. Sie können Werte zwischen 6 und 17 eintragen.
Pfadeinstellungen Import beliebiger Dokumente
"Importpfad" An dieser Stelle können Sie den Standardpfad für den Import zusätzlicher Dokumente festlegen. Beim Einfügen solcher Dokumente in den Vorgang wird dieser Pfad im Dateidialog bereits geöffnet.
Dokumentvorlagen und Vorgangsarten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen | Dokumentvorlagen/Vorgangsarten".
Hier können Sie Dokumentvorlagen für den Druck der Gutachten den Vorgangsarten zuordnen. Damit stellen Sie sicher, dass auch beim Wechsel auf eine andere Vorgangsart die richtige Dokumentvorlage gezogen wird.
Vorgehensweise:
1. Legen Sie durch Klick auf
einen neuen Datensatz an. 2. Klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste in das leere Feld Vorgangsart ,
öffnen die Liste und wählen eine Vorgangsart aus.
3. Zur Auswahl der Dokumentvorlage verfahren Sie ebenso: Klick in das leere Feld
"Dokument", Liste öffnen und Vorlage auswählen. 4. Im Feld "Ausdruck" erfassen Sie den Text, der in der Dokumentvorlage als
Vorgangsart ausgewiesen werden soll. 5. Zum Speichern wechseln Sie die Zeile und schließen den Dialog.
Fotos
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite "Fotos".
Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Einstellungen zur Behandlung der Fotos definiert.
Bilder in der Datenbank
Parameter o Breite Vorschaufotos werden auf die hier vorgegebene Breite in Pixeln skaliert.
Das Verhältnis von Breite zu Höhe des Bildes wird beibehalten. o Kompression Geben Sie hier im Wertebereich zwischen 2 und 255 an, wie stark
die Vorschaufotos komprimiert werden sollen. Der Vorgabewert 32 erwies sich bei Tests als Optimum.
o Dateinamen speichern Wird dieser Parameter aktiviert, werden alle Bilder unter dem ursprünglichen Dateinamen gespeichert. Andernfalls wird der Dateinamen neu gebildet.
Datenreduzierung o Vorschaufotos löschen Da Vorschaufotos in der Datenbank gespeichert werden,
können Sie durch Löschen dieser die Größe Ihrer Datenbank reduzieren. Im Dialog "Vorschaufotos löschen" können Sie einen Datumsbereich vorgeben, wobei in allen in diesem Bereich liegenden Vorgängen die Vorschaufotos gelöscht werden. Innerhalb der Vorgänge können im Einzelfall die Fotos wieder hergestellt werden.
Bilder im DMS
Fotos skalieren Bei aktiver Option werden Fotos beim Einfügen in den Vorgang automatisch gemäß der unten stehenden Einstellungen skaliert.
Parameter
o Breite Eingefügte Fotos werden auf die hier vorgegebene Breite in Pixeln skaliert. Das Verhältnis von Breite zu Höhe des Bildes wird beibehalten.
o Kompression Geben Sie hier im Wertebereich zwischen 2 und 255 an, wie stark die Fotos komprimiert werden sollen. Der Vorgabewert 32 erwies sich bei Tests als Optimum.
Original des Fotos bearbeiten
Original bearbeiten Im Benutzerdialog beim Öffnen der Fotos ist der Eintrag "Original bearbeiten" als Standard bereits aktiviert. Diese Option kann nutzerabhängig definiert werden.
Original nach erfolgreichem Import löschen
Fotos Bei aktiver Option wird das Originalfoto nach dem Einfügen in den Vorgang gelöscht.
Dokumente Bei aktiver Option wird das Originaldokument nach dem Einfügen in die Vorgangsmaske "Zusätzliche Dokumente" gelöscht.
Beide Optionen können nutzerabhängig definiert werden.
Pfadeinstellungen
Fotopfad Geben Sie hier den an diesem Arbeitsplatz gültigen Pfad zum
Fotoverzeichnis, z. B. USB-Steckplatz für die Kamera, an.
Vorschau beim Öffnen Bei aktivierter Option werden im "Datei einfügen"-Dialog Vorschaubilder (Miniaturansicht ab Windows XP, Vorschaufoto unter Windows 2000) angezeigt.
Beide Optionen können arbeitsplatzabhängig definiert werden.
Vorschaufotos löschen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung" - Seite "Fotos" - Button "Vorschaufotos löschen"
Vorschaufotos werden in der Fotomaske, im Fotodialog und im Kennzeichendialog angezeigt. Die Datenmenge der Vorschaufotos kann bis zu 50 % des Speichervolumens in der Datenbank belegen. Mit dieser Funktion können Sie die Vorschaufotos aller Vorgänge zurückliegender Aufträge über Datumsbereich löschen. Nachdem die Vorschaufotos gelöscht wurden, muss ein Backup und Restore der Datenbank ausgeführt werden, damit die Reduzierung wirksam wird. Bei Bedarf können Sie die Vorschaufotos im betreffenden Vorgang jederzeit über den Schalter [Fotovorschau rekonstruieren] wieder herstellen.
Kommunikationsmanager
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen | Kommunikationsmanager".
Auf dieser Seite konfigurieren Sie die Kommunikationssteuerung mit:
Kommunikation über - Konfiguration des Kommunikationsweges
Erweiterte Drucksteuerung
Terminalserver-Einstellungen
Erweiterte Drucksteuerung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite "Kommunikations-Manager".
Auf dieser Seite werden die Einstellungen zum Kommunikations-Manager definiert.
Druck/Kommunikation über
Arbeitsplatz Der Druck bzw. die Kommunikation wird am jeweiligen Arbeitsplatz ausgeführt.
Kommunikations-Server Der Druck bzw. die Kommunikation wird an einem zentralen Arbeitsplatz ausgeführt. An diesem Arbeitsplatz muss der Kommunikations-Server gestartet sein.
Erweiterte Drucksteuerung
erweiterte Drucksteuerung aktivieren Mit Aktivierung der erweiterten Drucksteuerung können die Drucker über allgemeingültige, logische Druckernamen in die Dokumentvorlagen eingebunden werden. Die Zuordnung der physischen Druckerbezeichnungen zu den logischen Druckern erfolgt arbeitsplatzbezogen. Die erweiterte Drucksteuerung kann nur dann deaktiviert werden, wenn sicher gestellt werden kann, dass von allen Arbeitsplätzen die gleichen Druckerbezeichnungen verwendet werden.
Definition Dokumentdrucker
Abs.-Drucker aktualisieren
Logischer Drucker In den Abschnittswechseln der Dokumentvorlagen können die Drucker für Original. bzw. Kopiendruck ausgewählt werden. Logische Drucker sind allgemeingültige Druckerbezeichnungen, die in den Vorlagen gespeichert werden. Jedem logischen Drucker muss an jedem Arbeitsplatz ein physischer Drucker zugewiesen werden. Durch Klick auf den Schalter "Definition Dokumentdrucker" erstellen Sie die Bezeichnungen der logischen Drucker. Alle definierten logischen Drucker werden in der Zuordnungstabelle angezeigt.
Physischer Drucker Physische Drucker sind die Drucker, die an jedem Arbeitsplatz verfügbar sind. Die Zuordnung der physischen zu den logischen Druckern erfolgt arbeitsplatzbezogen. Es ist erforderlich, dass die Einstellung an jedem Arbeitsplatz separat durchgeführt wird. Durch Klick in die Spalte "physischer Drucker" können Sie als Eingabehilfe eine Listbox öffnen, die Ihnen alle an dem Arbeitsplatz eingerichteten Drucker anzeigt. Dem Standard-Arbeitsplatz kann nur der Standarddrucker zugewiesen werden.
Ausgabe-Fach Wurden physische Drucker, die eine Schachtauswahl ermöglichen, ausgewählt, können Sie das Ausgabefach angeben. Als Eingabehilfe wird ebenfalls eine Liste mit den möglichen Ausgabefächern angezeigt.
Faxdrucker Wählen Sie hier den Faxdrucker aus. Momentan wird nur FRITZfax unterstützt.
keine Passwortabfrage für E-Mail-Versand Durch Aktivieren dieser Option unterdrücken Sie die Passwortabfrage beim E-Mail-Versand.
Terminalserver-Einstellungen Terminalserver-Einstellungen werden nur bei TerminalserverBetrieb angezeigt
Kommunikations-Server
Der Kommunikations-Server übernimmt die zentrale Bearbeitung der Jobs für Druck, Fax, E-Mail-Versand und Versand an die Schadennetze.
Voraussetzungen
Der Netzwerkzugriff auf AudaFusion muss wie an allen anderen Arbeitsplätzen möglich sein.
Drucker, Internet sowie E-Mail- und Fax-Software müssen betriebsbereit verfügbar sein.
Das Programm A2COMSRV muss gestartet sein.
Einstellungen
Im Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite "Kommunikations-Manager" muss "Druck/Kommunikation über" auf "Kommunikations-Server" eingestellt sein.
Alle in AudaFusion definierten Optionen werden übernommen.
Arbeitsplatzabhängige Optionen müssen für den Kommunikations-Server angepasst werden. Öffnen Sie hierzu im Kommunikations-Server den Optionsdialog über den Menüpunkt "Optionen | Optionen anzeigen".
Terminalserver-Einstellungen
Wird ein Terminalserver verwendet können Sie hier die Drucklösung angeben.
Unterstützt werden zur Zeit:
Tricerat Simplify Printing
ThinPrint
Rechnung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite "Rechnung".
Auf dieser Seite werden allgemeine Rechnungseinstellungen definiert.
Einstellungen
Rechnung beim Drucken sofort buchen (keine Abfrage) nicht aktive Option Nach dem Drucken erfolgt eine Abfrage, ob die Rechnung den Buchungsstatus erhalten soll.
aktive Option Der Buchungsstatus wird automatisch nach dem Druck der Rechnung gesetzt.
Sobald der Buchungsstatus gesetzt ist, können Änderungen an der Rechnung erst nach Stornieren derselben vorgenommen werden
Rechnung beim Buchen ohne Drucken für Sammeldruck markieren Wird der Buchungsstatus ohne Drucken gesetzt, erfolgt bei aktiver Option automatisch die Markierung der Rechnung für den Sammeldruck. Dadurch können ohne manuellen Aufwand alle gebuchten Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt per Sammelfunktion gedruckt werden.
Vorgang beim Setzen des Buchungsstatus sperren Bei aktiver Option wird der Vorgang nach dem Setzen des Buchungsstatus gesperrt. In der Übersicht "Offene Vorgänge" wird der Vorgang nicht mehr angezeigt.
Rechnungs- und Mahnungsempfänger auch bei gesperrter Rechnung änderbar Bei aktiver Option können Sie auch nach dem Setzen des Buchungsstatus Rechnungs- bzw. Mahnungsempfänger ändern.
Aktive Seite der ersten Rechnungsmaske Wählen Sie durch Anklicken eines Maskenreiters die aktive Seite der ersten Rechnungsmaske. Diese Einstellung kann individuell für jeden Benutzer definiert werden.
Zeichen zwischen Anzahl und Einzelpreis An dieser Position können Sie ein Zeichen als Trennung zwischen Anzahl und Einzelpreis erfassen, z. B. á.
nicht darzustellende Zeilen
leere Zeilen Leere Zeilen innerhalb der Rechnungspositionen werden im Rechnungslayout nicht dargestellt
Zeilen mit Anzahl = 0 Rechnungspositionen, die mit Anzahl und Einzelpreis erfasst werden müssen, werden im Rechnungslayout nicht dargestellt, wenn keine Anzahl angegeben wurde.
Zeilen mit Gesamtpreis = 0 Rechnungspositionen werden im Rechnungslayout nicht dargestellt, wenn kein Gesamtpreis ermittelt werden konnte (Einzelpreis oder Anzahl wurde nicht angegeben).
aktive Seite der 1. Rechnungsmaske
Wählen Sie hier anwenderbezogen die aktive Seite zu den Adressen Rechnungs- bzw. Mahnungsempfänger. Klicken Sie zur Auswahl auf den entsprechenden Seitenreiter.
Textverarbeitung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Textverarbeitung".
Auf dieser Seite werden alle Einstellungen, die vom Modul "Textverarbeitung" genutzt werden, definiert.
Seitenvorschau-Zoomstufe
Diese Option kann nutzerabhängig definiert werden.
Ganze Seite "Ganze Seite" zeigt Ihnen unabhängig von Hoch- oder Querformat immer die ganze Seite an.
Seitenhöhe "Seitenhöhe" zeigt zoomt immer auf die Höhe der Seite. Bei Querformaten muss dadurch in der Breite gescrollt werden.
Seitenbreite "Seitenbreite" zeigt zoomt immer auf die Breite der Seite. Bei Hochformaten muss dadurch in der Höhe gescrollt werden.
100%
200%
Ansicht Grafiken in der Seitenvorschau
Diese Option kann nutzerabhängig definiert werden.
Einstellung aus der Bearbeitungsansicht übernehmen Beim Bearbeiten der Vorlagen kann eingestellt werden, ob die Grafiken als Rahmen oder Grafik dargestellt werden. Diese Einstellung wird bei Auswahl dieser Option auch für die Seitenvorschau verwendet.
immer als Grafik Bei Auswahl dieser Option werden Grafiken in der Seitenvorschau als Grafik angezeigt.
immer als Rahmen Bei Auswahl dieser Option werden Grafiken in der Seitenvorschau als Rahmen angezeigt.
Metagrafiken
Die Zuordnung der Metagrafiken erfolgt büroabhängig.
Definition Namen Durch Anklicken des Schalters "Definition Namen" öffnen Sie den Dialog zur Definition der logischen Namen für die Metagrafiken. Diese logischen Namen werden später in alle Abschnittswechsel der Vorlagen eingefügt.
logischer Name In der Spalte "logischer Name" werden alle zuvor über den Schalter "Definition Namen" definierten logischen Namen angezeigt. Diese logischen Namen werden später in alle Abschnittswechsel der Vorlagen eingefügt.
Dateiname In der Spalte "Dateiname" ordnen Sie den logischen Namen den Dateinamen der Metagrafik zu. Um die Dateinamen auswählen zu können, müssen die Metagrafiken im Verzeichnis Vorlagen\Metagrf im Mandantenordner gespeichert werden.
Grafiken verwenden bei Hier können Sie auswählen, ob die Metagrafiken beim Druck, E-Mail- oder Fax-Versand verwendet werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Beim Ausdruck kann im Druckdialog zusätzlich für den aktuellen Druckauftrag die Metagrafik aktiviert oder entfernt werden.
Format Textbausteine
kein Zeilenumbruch zwischen Textbausteinen Bei aktiver Option werden Textbausteine ohne Zeilenumbruch aneinandergefügt.
Qualität der Fotos in der Seitenvorschau
niedrig Anzeige der Fotos mit niedriger Qualität in der Seitenvorschau.
hoch Anzeige der Fotos mit hoher Qualität in der Seitenvorschau.
Größe der Bilder nach dem Einfügen
Geben Sie hier die Standardbreite der Fotos an. Beim Einfügen in Dokumente wird die Breite automatisch angepasst. Die Höhe wird bei konstantem Seitenverhältnis ebenfalls automatisch angepasst.
Adressbuch
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Adressbuch".
Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Einstellungen zum Adressbuch definiert.
Briefanrede automatisch ausfüllen Bei aktiver Option wird das Feld Briefanrede bei Adressen, die neu angelegt werden, automatisch eingetragen. Dies kann jedoch nur erfolgen, wenn als Anrede Herr oder Frau erfasst wurde. Um den Namen zur Briefanrede zu ergänzen, wird davon ausgegangen, dass Sie im Feld Adresse (erste Zeile) Vor- und Zunamen erfassen. Ihre Angaben, die nach dem ersten Leerzeichen folgen, werden als Name in die Briefanrede übernommen. Bei Adressen mit mehreren Vornamen kann eine korrekte Auswertung jedoch nicht erfolgen. Eine manuelle Korrektur der Briefanrede ist erforderlich.
Aktive Seite Wählen Sie durch Anklicken eines Maskenreiters die aktive Seite. Diese Einstellung kann individuell für jeden Benutzer definiert werden.
E-Mail-Versand
Persönliche Einstellungen
Diese Option kann nutzerabhängig definiert werden.
Betreff Geben Sie hier den Standardtext für die Betreffzeile der E-Mail an. Datenbankfelder können genutzt werden. Beim Versenden der E-Mail kann dieser Text bei Bedarf individuell geändert werden.
Text Geben Sie hier den Standardtext der E-Mail an. Datenbankfelder können genutzt werden. Beim Versenden der E-Mail kann dieser Text bei Bedarf individuell geändert werden.
Mail-Text nach Versand unter "zusätzliche Dokumente" speichern Bei aktiver Option wird der E-Mail-Text im Vorgang auf der Maske "zusätzliche Dokumente" gespeichert.
Verfügbare Datenbankfelder
Folgende Datenbankfelder können für E-Mails (Betreff und Text) genutzt werden:
Auftragsnummer
AU.AUNR
Schadennummer
VG.VS_SCHADEN_NR
Versicherungsnummer
VG.VERSSCHEINNR
amtliches Kennzeichen
VG_FZSCH.AMTLKENNZ
Fabrikat
VG_FZSCH.FABNAME
Typ
VG_FZSCH.TYPNAME
Untertyp
VG_FZSCH.UTYPNAME
Sachverständiger
ANW1.NAME
Adressdaten des Sachverständigen Diese können nur genutzt werden, wenn den Sachverständigen Adressbucheinträge zugeordnet wurden.
ANW1.NAME1 ANW1.NAME2 ANW1.ERGAENZUNG ANW1.STRASSE ANW1.PLZ ANW1.ORT
Bürosignatur Die Bürosignatur erfassen Sie wie folgt im Adressbuch:
1. Suchen Sie die Büroadresse, für die eine Signatur erfasst werden soll.
2. Erfassen Sie unter Notizen die Signatur. Diese kann aus mehreren Zeilen bestehen. Datenbankfelder können für die Bürosignatur nicht verwendet werden.
ABU.BEMERKUNG
Die Übersicht enthält häufig verwendete Datenfelder. Sollten Sie zusätzliche Felder benötigen, wenden Sie sich bitte an die Hotline.
Rechnungsprüfung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Rechnungsprüfung".
Auf dieser Seite werden alle Einstellungen, die vom Modul "Rechnungsprüfung" genutzt werden, definiert.
Ziel-Textbaustein Das Modul "Rechnungsprüfung" erzeugt im Ergebnis einen Textbaustein. Geben Sie hier den Namen des Textbausteins an. Es sind maximal 10 Zeichen zulässig.
Schriftart Wählen Sie hier die Schriftart für den Textbaustein aus.
Schriftgröße Wählen Sie hier die Schriftgröße für den Textbaustein aus.
Breite der Spalten beim Ausdruck Im Ergebnis der Rechnungsprüfung erhalten Sie eine Übersicht, die insgesamt auf vier Tabellenspalten gegliedert ist. Geben Sie hier die Spaltenbreite an. Bei Standardvorlagen können Sie von einer verfügbaren Seitenbreite von 17 cm ausgehen. Beim Druck des Gutachten wird der Textbaustein automatisch an die Randeinstellungen des Gutachtens angepasst. Bei einer tatsächlichen Seitenbreite
von 18 cm werden die Spalten automatisch verbreitert.
6.6.4 Datenim-, -export
Büroaustausch
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch".
Hier können Sie durch Anklicken der einzelnen Seiten folgende Einstellungen definieren: Pfade - Im- und Exportpfade Einstellungen - Original/Kopie, Autoimport Einschränkungen - Einschränkungen beim Export von Kopien
Pfade
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch | Pfade".
Auf dieser Seite werden alle Pfadeinstellungen, die vom Modul "Büroaustausch" genutzt werden, definiert.
Die Angaben der Pfade und Dateinamen erfolgen arbeitsplatzabhängig.
Exportpfad Optional können Sie den Exportpfad angeben. Dieser wird als Standard beim Export geöffnet. Wird kein Exportpfad angegeben wird das Verzeichnis BDFUE\AUSGANG im Mandatenordner geöffnet.
Exportdateiname Optional können Sie den Exportdateinamen angeben. Als Dateierweiterung ist .EXP anzugeben. Bei fehlendem Dateinamen wird beim Export ein Dateidialog geöffnet und ein Dateinamen mit folgender Struktur vorgeschlagen: EXttmmjj.EXP
Importpfad Optional können Sie den Importpfad angeben. Dieser wird als Standard beim Import geöffnet. Wird kein Importpfad angegeben wird das Verzeichnis BDFUE\EINGANG im Mandatenordner geöffnet.
Importdateiname Optional können Sie den Importdateinamen angeben. Als Dateierweiterung ist .EXP anzugeben. Bei fehlendem Dateinamen wird beim Import ein Dateidialog geöffnet.
Prüfsätze
Nur Prüfsätze des Außenbüros, Überschreiben ohne Abfrage Bei aktiver Option werden Prüfsätze (Eintragungen in die Kennzeichenprüfdatei) des Außenbüros ohne Abfrage überschrieben.
Alle Prüfsätze, Überschreiben mit Abfrage Bei aktiver Option werden alle Prüfsätze mit Abfrage überschrieben.
Alle Prüfsätze, Überschreiben ohne Abfrage Bei aktiver Option werden alle Prüfsätze ohne Abfrage überschrieben.
Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch | Einstellungen".
Auf dieser Seite werden alle Einstellungen, die vom Modul "Büroaustausch" genutzt werden, definiert.
Export von Aufträgen und Vorgängen (Gutachten)
Original Bei aktiver Option wird das Original exportiert. Die im Büro verbleibende Kopie des Auftrags bzw. Vorgangs ist gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
Kopie Bei aktiver Option wird eine Kopie exportiert. Das im Büro verbleibende Original des Auftrags bzw. Vorgangs kann bearbeitet werden.
Export von Rechnungen
Original Bei aktiver Option wird das Original exportiert. Die im Büro verbleibende Kopie der Rechnung ist gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
Kopie Bei aktiver Option wird eine Kopie exportiert. Das im Büro verbleibende Original der Rechnung kann bearbeitet werden.
Einstellungen für Export/Import aus Auftragsbearbeitung
Aufträge aus Auftragsbearbeitung exportieren Bei Aktivierung wird die Exportfunktion innerhalb der Auftragsbearbeitung gestattet. Es wird pro Auftrags eine Datei im Exportverzeichnis erzeugt. Der Dateiname setzt sich aus Auftragsnummer, Datum und Uhrzeit zusammen:
Aufträge bei erfolgreichem Export löschen (nur bei Export von Originalen) Bei aktiver Option wird nach dem Export von Originalen (Auftrag/Vorgang = Original und Rechnung = Original) die verbleibende Kopie des Auftrags gelöscht.
Importdatei löschen, wenn alle enthaltenen Aufträge importiert wurden Bei aktiver Option wird die Importdatei, nachdem alle enthaltenen Aufträge erfolgreich importiert wurden, gelöscht.
Beim Import Feld "SV" mit Anmeldenamen ausfüllen Beim Import wird der Anmeldename des aktuellen Benutzers als Sachverständiger (Feld "SV") eingetragen.
Vorgangsseite, die nach dem Import geöffnet werden soll Nach erfolgreichem Import wird sofort der importierte Auftrag geöffnet. Geben Sie hier an, welche Seite angezeigt werden soll.
Einschränkungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch | Einschränkungen".
Auf dieser Seite werden alle Einschränkungen, die vom Modul "Büroaustausch" bei Export von Kopien genutzt werden, definiert.
Nicht Exportieren
Nachfolgende Einschränkungen gelten ausschließlich für den Export von Kopien. Originale werden immer vollständig exportiert.
Anschreiben nicht exportieren
Vorgangsvor-/-nachtexte nicht exportieren
Kalkualtion nicht exportieren
Gutachtendokument nicht exportieren
Fotos und Archiv nicht exportieren
Datenim-, -export
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Datenim-, -export".
Hier können Sie durch Anklicken der einzelnen Seiten folgende Einstellungen definieren: Büroaustausch - Dateinamen für den Ex- bzw. Import
Einschränkungen - Einschränkungen beim Export von Kopien
Büroaustausch
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Datenim-, -export | Büroaustausch".
Auf dieser Seite werden die Dateinamen für den Ex- bzw. Import im Modul "Datenim-, -export" definiert.
Geben Sie hier Dateinamen (keine Pfade) für die Standard-Export- bzw. -importdatei an. Bei fehlenden Dateinamen erscheint beim Ex- bzw. Import ein Dateidialog.
Standard-Exportpfad
Beim Export wird das Verzeichnis BDFUE\AUSGANG im Mandatenordner geöffnet. Wurde kein Dateiname angegeben kann der Pfad manuell im Dateidialog geändert werden.
Standard-Importpfad
Beim Import wird das Verzeichnis BDFUE\EINGANG im Mandatenordner geöffnet. Wurde kein Dateiname angegeben kann der Pfad manuell im Dateidialog ausgewählt werden.
Standarddateiname
Wurden keine Dateinamen vorgegeben, wird ein Standarddateiname wie folgt erzeugt: "IE"+Datum+".EXP" Im Dateidialog kann der Dateiname manuell geändert werden. Die Dateierweiterung ".EXP" muss beibehalten werden, sodass diese beim Import als Exportdatei erkannt wird.
Einschränkungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Datenim-, -export| Einschränkungen".
Auf dieser Seite werden alle Einschränkungen, die vom Modul "Datenim-, -export" genutzt werden, definiert.
Nicht Exportieren
Nachfolgende Einschränkungen gelten für alle Aufträge/Vorgänge, die exportiert werden.
Anschreiben nicht exportieren
Vorgangsvor-/-nachtexte nicht exportieren
Kalkualtion nicht exportieren
Gutachtendokument nicht exportieren
Rechnungsvor-/-nachtexte nicht exportieren
Fotos und Archiv nicht exportieren
6.6.5 Debitoren
Zahlung / Mahnung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung".
Hier können Sie die Programmeinstellungen zum Modul "Zahlungseingang/Mahnwesen" definieren. Die Einstellungen werden auf folgenden Seiten erfasst: Allgemein Mahntabelle Bankverbindungen Zahlungsbedingungen
Allgemein
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Allgemein".
Legen Sie auf dieser Seite allgemeine Einstellungen zur Eingabe und Verwaltung von Zahlungen sowie dem Mahnungsdruck an.
Mahnungsdruck mit Büroauswahl Bei aktivierter Option können Sie vor dem Sammeldruck der Mahnungen angeben, für welches Büro die Mahnungen gedruckt werden sollen.
Überzahlungen erlauben Bei aktiver Optionen können Sie Zahlungseingänge buchen, die höher als der offene Posten sind. Dabei wird ein Zahlungseingang in Höhe des offenen Posten und ein weiterer in Höhe des Mehrbetrages angelegt.
Mahntabelle
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Mahntabelle".
Die Mahntabelle übernimmt im Mahnwesen die interne Steuerung aller Abläufe und muss für jedes Büro angelegt werden.
Mahncode
- beinhaltet für eine Gruppe von Mahnungsempfängern alle Informationen bezüglich des zeitlichen Ablaufs (Fristen), der Formularsteuerung (Texte) und evtl. der Mahnkosten. Über die Adressart wird bereits beim Erfassen der Adresse ein Mahncode zugeordnet (Einstellung über Menüpunkt "Verwaltung | Büros | Adressarten/Debitoren")
Mahnstufe
- charakterisiert die Abschnitte des Mahnlaufes, z.B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung usw.. Zur Mahnstufe gehören auch Informationen wie die Vorlage für den Druck der Mahnung, Mahnkosten und die Frist bis zur nächsten Mahnung.
Frist 0
- beginnt mit Ablauf des Zahlungsziels der Rechnung. Ist die Frist 0 verstrichen, wird die Rechnung automatisch zum Mahnen markiert.
Frist 1 usw.
- beginnt mit dem Druck der Zahlungserinnerung. Ist die Frist 1 verstrichen, wird die Rechnung automatisch zum Mahnen markiert. Folgende Friste beginnen ebenfalls jeweils nach dem Mahnlauf.
Text 1 usw.
- Dokumentvorlage zur Mahnstufe 1 usw.
Gebühr 1 usw.
- Mahnkosten pro Mahnstufe. Die Mahnkosten werden für jede Stufe berechnet aus der Summe der Mahnkosten vorheriger Mahnstufen und der aktuellen.
Abzug Tage von Mahnfrist
Dieses Feld dient zur Berechnung eines Zahlungsziels, welches in den Mahnschreiben gedruckt werden kann. Somit verbleibt ein Spielraum vom Ablauf des Zahlungsziels bis zur nächsten Mahnung.
Definieren Sie für alle im System eingerichteten Büros eine Mahntabelle. Nur so können Sie Mahnungen für alle Büros drucken.
Beim Anlegen einer neuen Büronummer durch Anklicken des Schalters im Dialog "Verwaltung | Büros" werden alle Einstellungen inklusive der Mahntabelle für das neue Büro kopiert.
Bankverbindungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Bankverbindungen".
Legen Sie auf dieser Seite alle Bankverbindungen an. Beim Erfassen von Zahlungseingängen können Sie die Zahlung auf eines dieser Konten buchen. Sie können auch Konten für Barzahlungen, Buchung uneinbringbarer Beträge usw. anlegen. Die Fibu-Konten werden nur benötigt, wenn Sie die Anbindung an eine Finanzbuchhaltungssoftware nutzen.
Zahlungsbedingungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Zahlungsbedingungen".
Die Mindestbezahlschwellen
geben an, in welcher Spanne sich der offenen Posten befinden muss, damit ein automatisches Buchen des Restbetrages möglich ist. Das Konto für Rundungsfehler wird benötigt, um Fehler, die durch das Umrechnen von Beträgen auf eine andere Währung entstehen können, ordnungsgemäß zu buchen.
Statistik
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik".
Hier können Sie die Reihenfolge und Bezeichnung der einzelnen Statistiken konfigurieren. Die Einstellungen sind unterteilt in Statistiken - Übersicht der Statistiken Export - Übersicht der Exportfunktionen
Statistikeinstellungen definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" - Seite "Statistik".
Über die Statistikeinstellungen können Sie die Bezeichnungen der Statistiken ändern, einzelne Statistiken hinzufügen oder löschen.
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie das Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" Seite "Statistik".
Hier werden alle bereits eingerichteten Statistiken angezeigt. In dieser Reihenfolge werden die Statistiken bei Aufruf des Moduls angezeigt.
2. Folgende Schalter stehen Ihnen zur Konfiguration der Statistiken zur Verfügung:
- Hinzufügen eines neuen Datensatzes
- Entfernen des aktuellen Datensatzes
bzw.
- Verschieben des aktuellen Datensatzes nach oben bzw. unten
3. Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch:
Die Bezeichnung ist frei wählbar, da sie ausschließlich für die Darstellung im Modulfenster verwendet wird.
Zur Auswahl der Reportdatei sollte immer die hinterlegte Liste verwendet werden. In dieser Liste sind alle für Sie verfügbaren Statistiken enthalten.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen durch Wechsel der Zeile. Der Datensatzzeiger muss
beim Schließen des Dialogs wieder den Browse-Modus
anzeigen.
Exporteinstellungen definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" - Seite "Export".
Über die Exporteinstellungen können Sie die Bezeichnungen der Exportfunktionen ändern, hinzufügen oder löschen.
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie das Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" Seite "Export".
Hier werden alle bereits eingerichteten Exportfunktionen angezeigt. In dieser Reihenfolge werden sie bei Aufruf des Moduls angezeigt.
2. Folgende Schalter stehen Ihnen zur Konfiguration zur Verfügung:
- Hinzufügen eines neuen Datensatzes
- Entfernen des aktuellen Datensatzes
bzw.
- Verschieben des aktuellen Datensatzes nach oben bzw.
unten 3. Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch:
Die Bezeichnung ist frei wählbar, da sie ausschließlich für die Darstellung im Modulfenster verwendet wird.
Zur Auswahl der Reportdatei sollte immer die hinterlegte Liste verwendet werden. In dieser Liste sind alle für Sie verfügbaren Statistiken enthalten.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen durch Wechsel der Zeile. Der Datensatzzeiger muss
beim Schließen des Dialogs wieder den Browse-Modus
anzeigen.
Digitale Signatur
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Digitale Signatur".
Hier können Sie Zugangsdaten für die digitale Rechnungssignatur (D-Trust) eintragen. Zusätzlich können die Option "Ermittlung der Signaturinformationen auch über Adressart auswerten" aktivieren.
EGUB-Import
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | EGUB-Import".
Hier können Sie die Einstellungen zum Modul "EGUB-Import" konfigurieren.
EGUB-Übergabe-Pfad Sie können ein Verzeichnis angeben, aus dem die Übergabedateien gelesen werden. Dadurch entfällt eine Suche im Dateidialog. Der Übergabepfad kann arbeitsplatzabhängig angegeben werden.
Angaben zum Auftrag
Büro Geben Sie hier an, auf welches Büro der EGUB-Import erfolgen soll. Wählen Sie die Bürokennung aus der Liste aus.
Pflichtangaben der Rechnung
Auftragsart Wählen Sie das Auftragsprofil aus, mit dem die EGUB-Aufträge angelegt werden sollen. Rechnungsart Wählen Sie die Rechnungsart für die EGUB-Rechnungen aus. Vorgangsart Wählen Sie die Vorgangsart für die EGUB-Rechnungen aus. Adressart Wählen Sie die Adressart für die EGUB-Rechnungen aus. Zahlungsziel Geben Sie das Zahlungsziel der importierten EGUB-Rechnungen an. Ausgehend vom Rechnungsdatum (wird aus EGUB übernommen) wird nach Ablauf des Zahlungsziels und Verstreichen der Frist 0 (Eintrag in Mahntabelle) gemahnt. Mahncode Geben Sie hier den Mahncode für die importierten EGUB-Rechnungen an. In den Standardeinstellungen wurde hierfür der Mahncode 11 vorgesehen.
6.6.6 Kalkulation, Bewertung
AudaPad-Import
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | AudaPad-Import".
Um Daten aus dem AudaPad-Programm übernehmen zu können, müssen die Installationspfade eingerichtet sein. Hier können Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen.
Alle Pfadangaben werden arbeitsplatzabhängig angegeben. Pfad (DSNSATO-Übergabedatei oder Pfad zur DSNSATO oder Pfad zum Archiv) Erfassen Sie hier den Pfad für die Übernahme von AudaPad-Vorgängen. Je nach Einrichtung des Systems ist entweder der Pfad zum AudaPad-Verzeichnis oder zu einem Archivverzeichnis einzutragen. Pfad zu AudaStation Diese Angabe ist nur erforderlich, wenn mit der AudaStation-Integration gearbeitet werden soll, d. h. AudaStation kann direkt aus der Faktorenmaske geöffnet werden. Die Datenübernahme erfolgt automatisch. Audatex Offline-Pfad Für Offline-Kalkulationen wird dieser Pfad gelesen. TRagen Sie hier den Standard "\audatex\offinout\" ein.
Archivdateien nach Import löschen Durch Aktivieren dieser Option werden nach dem Import die Archivdateien des importierten Datensatzes gelöscht. Auftragsprofile für Kalkulation, Wohnwagen bzw. Bewertungen Die hier angegebenen Profile werden benutzt, wenn bei der Übernahme kein Auftrag zugewiesen wurde. Adressen übernehmen "JA": Adressen werden ins AUDAFUSION übernommen. Achtung! Die Adressen werden in Großschreibung übernommen, bei Korrekturen an der Adresse des Fahrzeughalters kann eine weitere Kalkulation nicht als Doppelabruf gezählt werden. Achtung: bei jeder Adressänderung im AudaStation wird im AudaFusion eine neue Adresse angelegt! "NEIN": Adressen werden nicht übernommen. Sie müssen neu erfasst oder aus dem Adressbuch ausgewählt werden. Adressart Fahrzeughalter, Reparaturfirma Wenn die Option "Adressen übernehmen" aktiviert haben, legen Sie hier die Adressarten für Fahrzeughalter bzw. Reparaturfirma fest.
Audatex Kalkulation / Bewertung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew.".
Hier können Sie die Audatex-Einstellungen für Kalkulationen und Bewertungen erfassen. Ergänzen Sie dazu die Angaben auf den Seiten:
DFÜ Audatex allgemeine Einstellungen
DFÜ Audatex
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew." Seite "DFÜ Audatex".
Hier richten Sie u.a. die Online-Verbindung zum Audatex-Großrechner ein.
Der Einstellungsdialog des Moduls "Kalkulation Audatex" kann nur von Benutzern mit Supervisorrechten geöffnet und bearbeitet werden.
Pfad Audacomm-Installation Pfad zum Audatex DFÜ-Programm AUDACO32.EXE. Dieses befindet sich im Terminal-Verzeichnis des Arbeitsplatzes. Ein entsprechender Eintrag erfolgt bei der Programm- bzw. Arbeitsplatzinstallation. Kalkulation online/offline Stellen Sie hier ein, wie Sie überwiegend kalkulieren online oder offline. Im Einzelfall können Sie im Vorgang noch einmal auswählen. Entsprechend Ihrer Eintragung wird der Standard gesetzt. Land-Code Die Anmeldung am Audatex-Rechner setzt sich zusammen aus dem Land-Code und Ihrer Audatex-Kundennummer. Tragen Sie "DE" für Deutschland ein. Reparaturfirma-Adresse nicht senden Wird diese Option aktiviert, erfolgt keine Übermittlung der Adresse zum Rechenzentrum. Zuordnung Audatex-KundennummerStandard: Eine Kundennummer, ID und Alpha-ID gilt für alle Benutzer und Büros des Systems. Büro: Verwalten Sie mehrere Büros in einem System, können verschiedene Kundennummern vergeben werden. Anwender: Verschiedene Kundennummern können den Sachverständigen zugewiesen werden. Bei Auswahl "Büro" oder "Anwender" können Sie auf einer zusätzlichen Seite die Kundennummern erfassen. Audatex-Kundennummer Kundennummer und ID's werden bei der Installation eingetragen. Bei der Zuordnung der Kundennummer zum Büro oder SV tragen Sie die Kundennummern auf den jeweils angefügten Seiten des Einstellungsdialoges ein. Anzahl zu entfernende Kopfzeilen Kalkulationen von Audatex werden immer mit Kopfzeilen übertragen. Um eine einheitliche Gestaltung des Gutachtens bzgl. Kopfzeilen zu ermöglichen, werden diese in der hier vorgegebenen Anzahl aus der Kalkulation entfernt. Zeilen pro Blatt Beim Einlesen der Kalkulation wird nach der vorgegebenen Anzahl Zeilen ein Seitenumbruch eingefügt. Der optimale Wert kann nur durch wiederholtes Kalkulieren und Einlesen ermittelt werden. Wert zu klein: Seiten der Kalkulation werden nicht vollständig beschrieben. Wert zu groß: unerwünschte Seitenumbrüche befinden sich in der Kalkulation.
Allgemeine Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew." Seite "allgemeine Einstellungen".
Hier definieren Sie allgemeine Einstellungen rund um Kalkulation und Bewertung.
bei Deaktivierung der Reparaturfirma-Adresse bzw. Wahl einer neuen Reparaturfirma alle Verrechnungssätze und Randfahnencodes löschen Bei aktiver Option werden bei Aushebung der Beteiligung "Reparaturfirma" die eingetragenen Verrechnungssätze und Randfahnencodes gelöscht. Damit soll sichergestellt werden, dass bei Auswahl einer anderen Reparaturfirma auch deren Verrechnungssätze verwendet werden.
Importeinstellungen
200er Codes aus der VIN-Abfrage übernehmen Bei aktiver Option werden die Schwackecodes in die Bewertung übernommen. Vorschäden, Sonstiges übernehmen Angaben zu "Vorschäden" und "Sonstiges" werden bei aktiver Option übernommen.
Kurzbewertung wird eingelesen zu
Kontrollblatt Die Kurzbewertung wird als Bestandteil des Kontrollblattes eingelesen. Kalkulation Die Kurzbewertung wird als Bestandteil der Kalkulation eingelesen.
Fahrzeugangaben in Großschreibung / Ausstattung importieren
immer Fahrzeugangaben und Ausstattung werden immer übernommen, auch dann, wenn auf den Feldern bereits Angaben erfasst wurden. nur in leere Felder Fahrzeugangaben und Ausstattung werden nur in leere Felder übernommen. Bereits erfasste Angaben werden nicht überschrieben nie Fahrzeugangaben und Ausstattung werden nie übernommen. Ausstattung der Bewertung nur in leeres Feld übernehmen Ausstattungen, die mit der Bewertung übermittelt werden, werden bei aktiver Option nur in das leere Feld übernommen. Wurden bereits Ausstattungen erfasst, werden diese Angaben nicht überschrieben. Ausstattungstexte der VIN-Abfrage nur in leeres Feld der Fahrzeugangaben übernehmen Ausstattungen, die mit der VIN-Abfrage übermittelt werden, werden bei aktiver Option nur in das leere Feld übernommen. Wurden bereits Ausstattungen erfasst, werden diese Angaben nicht überschrieben. Ausstattung ohne automatische Groß-/Kleinschreibung Da die Ausstattungen in Groß-/Kleinschreibung konvertiert werden (jedes Wort beginnt mit einem Großbuchstaben) können Sie hier Begriffe vorgeben, die auch weiterhin in Großschreibung erscheinen sollen (z. B. ESP, APS usw.). Trennen Sie beim Erfassen die Begriffe durch Semikolon.
DFÜ-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew." Seite "DFÜ Audatex" Schalter "DFÜ-Einstellungen".
Hier wählen Sie aus, wie die Online-Verbindung zum Audatex-Großrechner aufgebaut wird.
NAK
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | NAK".
Hier können Sie die Einstellungen für Kalkulationen und Bewertungen von Fremdanbietern (NAK = nicht Audatex-Kalkulation) erfassen. Ergänzen Sie dazu die Angaben auf den Seiten: NAK-Übernahme IDS-Einstellungen
NAK-Übernahme
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | NAK" Seite "NAK-Übernahme".
Hier tragen Sie die Einstellungen zum Import der Kalkulationen bzw. Bewertungen ein.
SZF-Dateiname mit Pfad Tragen Sie arbeitsplatzabhängig den SZF-Dateinamen mit Pfadangabe, die importiert werden soll, ein. Beim Export im Kalkulationssytem können Sie die bestehende Datei immer wieder aufrufen. Neue Datensätze werden immer angefügt (es wird nicht überschrieben). Beim Import wird sofort die SZF-Datei geöffnet und Sie können den gewünschten Auftrag importieren. Zeilen pro Blatt Beim Einlesen der Kalkulation wird nach der vorgegebenen Anzahl Zeilen ein Seitenumbruch eingefügt. Der optimale Wert kann nur durch wiederholtes Kalkulieren und Einlesen ermittelt werden. Wert zu klein: Seiten der Kalkulation werden nicht vollständig beschrieben. Wert zu groß: unerwünschte Seitenumbrüche befinden sich in der Kalkulation. Auftragsprofil Kalkulation, Bewertung, Kalkulation und Bewertung Die hier angegebenen Profile werden benutzt, wenn bei der Übernahme kein Auftrag zugewiesen wurde. Adressen übernehmen "Nein" - Adressen werden nicht importiert. Sie müssen nochmals erfasst werden. "Ja" - Adressen werden importiert, Sie können Adressart, Mahncode und Zahlungsziel angeben. WBWert übernehmen Übernahme
Kalkulation UND Optimierung Übernimmt sowohl die Kalkulation als auch die Bewertung. Kalkulation ODER Optimierung Übernimmt wahlweise die Kalkulation oder die Bewertung.
IDS-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | NAK" Seite "IDS-Einstellungen".
Hier erfolgt die Konfiguration zur Integration der Kalkulationssoftware.
Pfad zum NAK-Programm Tragen Sie arbeitsplatzabhängig den SZF-Dateinamen mit Pfadangabe, die importiert werden soll, ein. NAK-Fenster maximiert Bei aktiver Option wird die Kalkulationssoftware maximiert gestartet. direkte Bewertung Bewertungen werden bei aktiver Option nicht im Kalkulationssystem gespeichert nur in AudaFusion. Anzahl Versuche Serverstart Falls der Serverstart nicht erfolgreich durchlief, wird in der angegebenen Anzahl neu versucht, zu starten.
Einrichtung Kalkulationssystem
Die hier beschriebenen Einstellungen sind direkt im NAK-Kalkulationssystem vorzunehmen.
Weitergabe von Kalkulationen
In der FI-Hauptmaske aktivieren Sie unter dem Menüpunkt Verwalten | Einstellungen die Option "erweiterter Export".
Der "erweiterte Export" muss aktiviert werden, bevor Vorgänge kalkuliert und übernommen werden.
NAK-Integration
Im Hauptmenü aktivieren Sie unter "Datei | IDS-Parameter einstellen" den Eintrag "FAp.Server | COM" für FI und GS.
In der Benutzerverwaltung weisen Sie jedem Benutzer das Recht "Schnittstellenserver starten" für FI und GS zu:
6.6.7 Restwertbörsen
AUTOonline
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | AUTOonline".
Hier können Sie die Zugangsdaten sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Die folgenden Angaben können benutzerabhängig erfasst werden: Kundennummer Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein. Diese erhalten Sie direkt von AUTOonline. Durch Klick auf "Passwort ändern" können Sie das zugehörige Passwort erfassen. Abteilung, Ansprechpartner, Telefon Diese Angaben können optional erfasst werden. Regionalgebots-PDF Bei aktiver Option erhalten Sie ein zusätzliches Gebotsblatt für die regionalen Testwertgebote.
Vorgabeuhrzeit "gültig bis" Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, die standardmäßig im Feld "gültig bis" das ausgewählte Datum ergänzt. Anzahl abzuholender Gebote Sie können die Anzahl der Restwertgebote, die abgeholt werden einschränken auf mindestens 3 Gebote. Tragen Sie eine "0" ein, wenn alle Gebote abgeholt werden sollen, oder eine beliebige Zahl größer/gleich "3", wenn Gebote eingeschänkt angebolt werden sollen. Gebotsblatt über alle Restwertgebote Es ist möglich eine Gebotsauswertung über alle Restwertgebote, unabhängig von den Restwertbörsen, zu drucken. Für diese Gebotsauswertung können Sie hier die Anzahl der zu druckenden Gebote angeben. Pro Seite können ca. 5 Gebote gedruckt werden. Regionalgebote Hier legen Sie den Radius für Regionalgebote fest. Die angegebenen Radien sind Vorgaben von AUTOonline und können nicht geändert werden.
Als Auftragsnummer ... übergeben Es ist möglich, die Schadennummer als Auftragsnummer an die Restwertbörse zu übermitteln. Hier wählen Sie, ob im Feld "Auftragsnummer" die Auftragsnummer, die Schadennummer oder eine Kombination beider Nummern übertragen werden soll.
car.casion
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | car.casion".
Hier können Sie die Zugangsdaten sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Die folgende Angabe können Sie benutzerabhängig erfassen: Anmeldename Tragen Sie hier Ihren Anmeldenamen ein. Dieser entspricht im Allgemeinen Ihrer E-Mail-Adresse. Durch Klick auf "Passwort ändern" können Sie das zugehörige Passwort erfassen. Dieses erhalten Sie durch car.casion.
FZG-Zulassungsland Tragen Sie hier die Standardbelegung für das Feld FZG-Zulassungsland ein. Vorgabeuhrzeit "gültig bis" Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, die standardmäßig im Feld "gültig bis" das ausgewählte Datum ergänzt. Anzahl abzuholender Gebote Sie können die Anzahl der Restwertgebote, die abgeholt werden einschränken auf mindestens 3 Gebote. Tragen Sie eine "0" ein, wenn alle Gebote abgeholt werden sollen, oder eine beliebige Zahl größer/gleich "3", wenn Gebote eingeschänkt angebolt werden sollen. Gebotsblatt über alle Restwertgebote Es ist möglich eine Gebotsauswertung über alle Restwertgebote, unabhängig von den Restwertbörsen, zu drucken. Für diese Gebotsauswertung können Sie hier die Anzahl der zu druckenden Gebote angeben. Pro Seite können ca. 5 Gebote gedruckt werden. Schadennummer als Auftragsnummer übergeben Es ist möglich, die Schadennummer als Auftragsnummer an die Restwertbörse zu übermitteln. Aktivieren Sie die Option, wenn anstelle der Auftragsnummer die Schadennummer übergeben werden soll.
car.tv
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | car.tv".
Hier können Sie die Zugangsdaten sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Die folgende Angabe können Sie benutzerabhängig erfassen: Anwender, Name, Firma Diese Angaben können optional erfasst werden. Kundennummer Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein. Diese erhalten Sie direkt von car.tv. Schlüssel Tragen Sie hier den Schlüssel zu Ihrer Kundennummer ein. Diesen erhalten Sie zusammen mit der Kundennummer von car.tv.
FZG-Zulassungsland Tragen Sie hier die Standardbelegung für das Feld FZG-Zulassungsland ein. Vorgabeuhrzeit "gültig bis" Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, die standardmäßig im Feld "gültig bis" das ausgewählte Datum ergänzt. Gebotsblatt über alle Restwertgebote Es ist möglich eine Gebotsauswertung über alle Restwertgebote, unabhängig von den Restwertbörsen, zu drucken. Für diese Gebotsauswertung können Sie hier die Anzahl der zu druckenden Gebote angeben. Pro Seite können ca. 5 Gebote gedruckt werden. Als Auftragsnummer ... übergeben Es ist möglich, die Schadennummer oder eine Kombination aus Schaden- und Auftragsnummer als Auftragsnummer an die Restwertbörse zu übermitteln. Anzahl Stellen PLZ Geben Sie hier an, mit wie vielen Stellen die PLZ an car.tv übermittelt wird. Regionalgebote Hier legen Sie den Radius für Regionalgebote fest. Die angegebenen Radien sind Vorgaben von car.tv. Durch Klick auf "Regionalcodes aktualisieren" werden die Vorgaben von car.tv aktualisiert.
regionale Restwertabfrage
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | RW regionale".
Hier können Sie die Einstellungen für die E-Mail-Anfrage an die Restwertaufkäufer sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Thema, Text Tragen Sie hier nutzerabhängig Betreff und Text der E-Mail ein. Die Angaben für "Standard" werden immer dann verwendet, wenn keine individuellen Einstellungen erfasst wurden. Vorgabeuhrzeit "gültig bis" Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, die standardmäßig im Feld "gültig bis" das ausgewählte Datum ergänzt. Gebotsblatt über alle Restwertgebote Es ist möglich eine Gebotsauswertung über alle Restwertgebote, unabhängig von den Restwertbörsen, zu drucken. Für diese Gebotsauswertung können Sie hier die Anzahl der zu druckenden Gebote angeben. Pro Seite können ca. 5 Gebote gedruckt werden.
WOM
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | WOM".
Hier können Sie die Zugangsdaten sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Die folgende Angabe können Sie benutzerabhängig erfassen: Login Trgaen Sie hier Ihr Login ein. Dieses erhalten Sie zusammen mit dem Passwort direkt von W.O.M. Durch Klick auf "Passwort ändern" können Sie das zugehörige Passwort erfassen. Veröffentlichen Bei aktivierter Option wird Ihre Restwertanfrage sofort veröffentlicht. Bei nicht aktivierter Option können Sie Ihre Anfrage im WOM-Webservice noch einmal kontrollieren und danach freigeben. 2. PDF W.O.M. bietet die Möglichkeit, die Höchstgebote oder ein bestimmtes Gebot in einem separaten PDF zu übermitteln. Bei aktivierter Option können Sie entweder die Anzahl der Gebote oder die Gebotsnummer auf diesem Gebotsblatt separat angeben. Anzuzeigende Gebotsnummer für Einzelgebots-PDF Sie können von WOM ein Gebotsblatt über ein einzelnes Gebot anfordern. Tragen Sie hier die Gebotsnummer ein. Wählen Sie "-1", wenn Sie kein Einzelgebots_PDF wünschen. Wahlweise kann auch ein PDF mit festgelegter Anzahl an Geboten angefordert werden. Anzahl der anzuzeigenden Gebote Sie können von WOM ein Gebotsblatt mit einer festgelegten Anzahl an Geboten anfordern. Tragen Sie hier ein, wie viele Gebote im 2. PDF übermittelt werden sollen. Wahlweise kann auch ein Einzelgebots-PDF angefordert werden.
Vorgabeuhrzeit "gültig bis" Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, die standardmäßig im Feld "gültig bis" das ausgewählte Datum ergänzt. Schadennummer als Auftragsnummer übergeben Es ist möglich, die Schadennummer als Auftragsnummer an die Restwertbörse zu übermitteln. FZG-Zulassungsland Tragen Sie hier die Standardbelegung für das Feld FZG-Zulassungsland ein. Gebotsblatt über alle Restwertgebote Es ist möglich eine Gebotsauswertung über alle Restwertgebote, unabhängig von den Restwertbörsen, zu drucken. Für diese Gebotsauswertung können Sie hier die Anzahl der zu druckenden Gebote angeben. Pro Seite können ca. 5 Gebote gedruckt werden. Codetabelle aktualisieren Vor dem Senden der Restwertanfrage an WOM sind zusätzliche Angabe für die korrekte Einstellung bei WOm erforderlich. Diese können durch Klick auf "Codetabelle aktualisieren" neu heruntergeladen und somit aktualisiert werden.
6.6.8 Schadennetze
AudaNet
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet".
Hier können Sie die Zugangsdaten sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Einstellungen AudaNet
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet".
Die AudaNet-Einstellungen werden wie folgt unterteilt: Kommunikationseinstellungen Importeinstellungen GDV2003 tragen Sie hier die Dienstleisterkennung zum Senden der Vorgänge ein.
Empfängerliste
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | Empfängerliste".
Hier werden alle AudaNet-Empfänger angezeigt. Nach der Installation beschränken sich die Empfänger auf Versicherungsunternehmen, die Aufträge via AudaNet empfangen können. Diese Angaben sollten nicht geändert werden. Sie können manuell weitere Empfänger, z. B. Werkstätten, erfassen. Voraussetzung ist, dass die Empfänger ebenfalls AudaNet-Zugänge besitzen.
Empfänger-Nr./Benutzername Tragen Sie hier die Empfängernummer bzw. den Benutzernamen ein. Sie können die Angaben bei dem jeweiligen Empfänger erfragen. Empfängeradresse Ihr Eintrag in diesem Feld wird beim Versand des Auftrages als Empfänger angezeigt. Bilder separat Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger die Bilder zusätzlich als separate Dateien erhalten möchte. Ist die Option nicht aktiv, sind die Bilder im Gutachten-PDF enthalten. Anzeigen Aktivieren Sie diese Option für alle Empfänger, die Ihnen beim Versand angezeigt werden sollen. Größe Im Allgemeinen ist der Versand via AudaNet auf eine Größe von 4096 kB beschränkt. Im Einzelfall sind jedoch auch 8192 kB möglich. Sie können dies im Support erfragen.
Importeinstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | Einstellungen AudaNet | Importeinstellungen".
Hier können Sie den Import von Beauftragungen konfigurieren.
Autoimport verwenden Bei aktiver Option werden nach den Akzeptieren der Beauftragung entsprechend der nachfolgenden Einstellungen sofort Aufträge (ohne weitere
Benutzerdialoge) angelegt. Bei nicht aktiver Option können Auftragsbüro, -profil und Auftragsnummer in Dialogfenstern ausgewählt werden.
Auftrags-, Vorgangsprofil Geben Sie hier Auftrags- und Vorgangsprofil für den Autoimport an. Vorgangsprofile werden benötigt, wenn z. B. in einer Beauftragung mehrere Kalkulationen enthalten sind. Büro-Nummer Beim Autoimport werden die Aufträge immer für die angegebene Büronummer angelegt. Bei leerem Feld wird das Standardbüro bzw. Bearbeiterbüro verwendet. Auftragsnummer erzeugen aus Sie können entscheiden, wie die Auftragsnummer erzeugt werden soll: Standard - die Auftragsnummer wird wie in den Büroeinstellungen definiert erzeugt; "AUR_" + Standard - die Auftragsnummer wird wie in den Büroeinstellungen definiert erzeugt, jedoch mit dem Präfix "AUR_"; amtl. Kennzeichen - als Auftragsnummer wird das amtliche Kennzeichen verwendet; Schadennummern - als Auftragsnummer wird die Schadennummer verwendet.
AG, VE und SB beim Import zuweisen Bei aktiver Option werden die Beteiligungen AG (Auftraggeber), VE (Versicherung) und SB (Sachbearbeiter) werden beim Import automatisch zugewiesen.
Kommunikationseinstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | Einstellungen AudaNet | Kommunikationseinstellungen".
Hier erfolgt die Konfiguration der grundlegenden Kommunikation via AudaNet.
Server Adresse des AudaNet-Servers bei Audatex, über den Sie via AudaNet kommunizieren. Falls noch nicht erfasst, erfragen Sie die Adresse bitte in der Audatex-Hotline. sichere Verbindung aktivieren (https) Diese Option sollte stets aktiv sein. Zu Testzwecken kann sie durch Supportmitarbeiter auch deaktiviert werden. Saxifversion Diese Angabe sollte stets leer sein. Im Einzelfall kann nach Absprache eine konkrete Saxifversion eingetragen werden.
Die Zugangsdaten können büro- oder nutzerabhängig eingetragen werden: Username Tragen Sie hier den Benutzernamen ein. Dieser wird Ihnen durch Audatex mitgeteilt. Das zugehörige Passwort können Sie durch Klick auf "Passwort" erfassen. Geschäftsstelle Diese Angabe kann optional erfolgen.
PDF-Dokumente nach Versand unter "zusätzliche Dokumente" speichern Bei aktiver Option werden alle versendeten PDF-Dokumente zum Vorgang auf der Seite "zusätzliche Dokumente" gespeichert. Testmodus Der Testmodus kann zur Fehlersuche nach Rücksprache mit Supportmitarbeitern aktiviert werden. Dabei werden im angegebenen Pfad die übertragenen Dateien gespeichert. Bestätigungsmail für Weiterleiten/Ablehnen ist Pflicht Bei aktiver Option muss beim Weiterleiten bzw. Ablehnen einer Beauftragung eine Bestätigungsmail versendet werden.
RulesCheck-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | RulesCkeck-Einstellungen".
Hier können Sie für Regelprüfungen die Empfängernummer und Empfängeradresse
eintragen und diese durch Aktivieren der Anzeige in der Auftragsbearbeitung verfügbar machen. Die Regeln, nach denen geprüft wird, können Sie selbst definieren und bei Audatex hinterlegen lassen. Die Empfängernummer wird Ihnen nach Bereitstellung von Audatex mitgeteilt. Die Empfängeradresse wird Ihnen im Modul "Auftragsbearbeitung" angezeigt.
NAK-Net
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | NAK-Net".
Pfad NAK-Programm Tragen Sie hier arbeitsplatzabhängig den Pfad zum NAK-Programm ein (NAK = nicht Audatex-Kalkulation). NAK E-Mail-Adresse Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des NAK-Servers ein.
SSH-Modul
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul".
Allgemeine Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | Allgemeine Einstellungen".
Hier legen Sie die Pfade für Im- und Export sowie die Zuordnung der Sachverständigen fest.
Importpfad Tragen Sie hier den Pfad für den Import von Aufträgen aus dem SSH-Modul ein. Dieser entspricht dem Exportpfad im SSH-Modul. Exportpfad Tragen Sie hier den Pfad für den Export von Aufträgen aus AudaFusion ein. Dieser entspricht dem Importpfad im SSH-Modul. Sachverständiger für Vorgang und Rechnung Im SSH-Modul wird der Sachverständige mit komplettem Namen im Vorgang gespeichert. Da die Schreibweise in AudaFusion und im SSH-Modul nicht zwangsläufig übereinstimmen müssen, ist es erforderlich, den SV-Kürzeln in AudaFusion den SV-Namen aus dem SSH-Vorgang zuzuweisen.
Einstellungen für den Rechnungsimport aus dem SSH-Modul
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | Einstellungen Rechnungsimport | Allgemeine Einstellungen".
Da nach Fertigstellung und Versand des Gutachtens die statistische Verwaltung der Aufträge sowie das Zahlung- und MAhnwesen in AudaFusion erfolgen, ist es erforderlich, die Rechnungen aus dm SSH-Modul in AudaFusion zu importieren.
Prozentsatz Honorar entspricht dem im SSH-Modul angegebenen Honorar-prozentsatz. Honorarstufe entspricht der Honorarstufe in AudaFusion.
Mapping Rechnungsartikel
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | Einstellungen Rechnungsimport | Mapping Rechnungsartikel".
SSH-Artikel Hier werden alle SSH-Rechnungsartikel angezeigt. zugeordnete AudaFusion-Artikel Hier werden bereits zugeordnete AudaFusion-Artikel angezeigt.
Zuordnung Rechnungsartikel
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | Einstellungen Rechnungsimport | Mapping Rechnungsartikel".
Vorgehensweise zum Zuordnen der Artikel:
1. Klicken Sie den SSH-Artikel an, dem Sie einen AudaFusion-Artikel zuordnen möchten.
2. Klicken Sie auf , um den Dialog "Positionen erfassen" zu öffnen. Oderhalb der Artikelübersichten wird der aktuelle SSH-Artikel angezeigt. Im linken Teil des Dialogs werden die AudaFusion-Warengruppen angezeigt. Durch Klick auf
oder Doppelklick auf die Warengruppe werden unterhalb dieser Warengruppe die Artikel angezeigt. Im rechten Teil des Dialogs wird der bereits ausgewählte Artikel oder ein leeres Feld angezeigt
3. Durch Doppelklick auf einen Artikel bzw. Klick auf
erfolgt die Zuordnung. Jedem SSH-Artikel kann genau ein AudaFusion-Artikel zugewiesen werden.
4. Die Zuordnung von Artikeln kann durch Klick auf
wieder aufgehoben werden. 5. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte 1 bis 3 für jeden SSH-Artikel.
VUNR-Zuordnung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | VUNR-Zuordnung".
Die statistische Auswertung über die SSH-Aufträge erfolgt in AudaFusion. Hierfür muss das Feld "Statistikschlüssel" zur Versicherungsadresse bekannt sein. Jedem SSH-Versicherer ist eine VUNR zur Identifikation zugewiesen worden.
In der Übersicht "VUNR - Statistikschlüssel" kann die Eintragung in der Spalte Statistikschlüssel manuell angepasst werden. Dabei ist die feste Zuordnung zur VUNR beizubehalten.
6.6.9 Prüfdienstleister
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | Prüfdienstleister".
Versand per AudaNet
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | 3C-Deutschland".
1. Wählen Sie die Option 3C-Versand über AudaNet. 2. Die Empfängerliste wird bereitgestellt. Durch Aktivieren der Checkbox in der Spalte
"Anzeigen" konfigurieren Sie die Empfängerliste, die beim Versand der Gutachten angezeigt wird.
3. Die grundlegenden Kommunikationseinstellungen tragen Sie bitte im Modul AudaNet ein.
Versand per E-Mail
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | 3C-Deutschland".
1. Wählen Sie die Option 3C-Versand per E-Mail. 2. Geben Sie die E-Mail-Adresse, über die die Aufträge gesendet werden sollen, an. Sie
können büroabhängig die E-Mail-Adresse erfassen. Der Standard-Eintrag gilt für alle Büros, denen keine individuellen Einstellungen festgelegt wurden.
Teil IV Bedienung
7 Benutzeroberfläche
Titelleiste / Hauptmenü
Titelleiste
In der Titelleiste werden angezeigt:
Produktlogo
Produktname
aktives Modul Wurde noch kein Modul geöffnet, werden nur Produktlogo und -name angezeigt.
Hauptmenü
Das Hauptmenü ist fest verankert und kann durch den User nicht verändert werden. Die Menüpunkte "Datei" und "Hilfe" werden immer angezeigt. In Abhängigkeit des aktiven Moduls werden weitere Menüpunkte hinzugefügt.
Toolbar
Dynamischer Bereich
In diesem Bereich finden Sie Schalter zum Aufruf der Hauptfunktionen des aktiven Moduls. Zusätzliche Funktionen des aktiven Moduls stehen im Hauptmenü zur Verfügung. Für das Modul "Auftragsbearbeitung" können Sie die Toolbar individuell für jeden Nutzer einrichten.
Statischer Bereich
Durch Anklicken des Audatex-Logos rufen Sie die Audatex-Webseite auf.
Modulauswahl
Über die Modulauswahl haben Sie Zugriff auf alle verfügbaren Module.
Aufruf der Modulauswahl
Werden beim Programmstart keine Module über die Autostartfunktion geladen, wird links die Modulauswahl angezeigt. Sind Module gestartet, muss die Modulauswahl durch Klick auf
in der Statuszeile aufgerufen werden.
Auswahl einzelner Module
Klicken Sie auf die Gruppe, um diese zu Öffnen, und anschließend auf das gewünschte Modul. Es kann immer nur eine Gruppe geöffnet werden. Durch Klick auf eine andere Gruppe wird die geöffnete Gruppe geschlossen und die neue angezeigt.
Statusleiste
Die Statusleiste ist wie folgt gegliedert:
Modulauswahl starten
Klicken Sie hier, um die Modulauswahl zu starten.
Schnellstartleiste
Die Schnellstartleiste ist nutzerabhängig konfigurierbar. Sie enthält vom Anwender häufig verwendete Module, die als Symbol dargestellt werden. Sie erhalten eine kurze Beschreibung, wenn Sie den Mauszeiger auf ein Symbol ziehen. Durch Klick auf ein Symbol wird das Modul geöffnet.
Status Pen-Funktion
Die Pen-Funktionalität können Sie durch Klick auf diesen Bereich der Statusleiste aktivieren bzw. deaktivieren. Der jeweilige Status wird angezeigt.
8 Auftragsbearbeitung
8.1 Benutzeroberfläche der Auftragsbearbeitung
Gliederung der Ansicht
Im Modul "Auftragsbearbeitung" besteht im Wesentlichen eine Zweiteilung des mittleren Programmfensters:
im linken Teil der Maskenbaum
im rechten Teil die aktuelle Erfassungsmaske
Aufruf der Masken
Die Erfassungsmasken können Sie aufrufen durch:
Anklicken im Maskenbaum
- lädt die vorherige Maske
- lädt die folgende Maske
Navigation innerhalb der Masken
Innerhalb der Erfassungsmasken können Sie mit:
- zum nächsten Feld wechseln
, ,
oder
- innerhalb von Tabellengittern navigieren.
Per Schalterklick werden zusätzliche Funktionen ausgeführt.
Maskenbaum
Der Maskenbaum bildet in einer Baumstruktur die Vorgänge des Auftrags und Erfassungsmasken des Vorgangs ab.
Durch Klick auf
öffnen Sie den Vorgang oder Maskengruppierungen. Klick auf
schließt Vorgang oder Gruppierung.
Durch Klick auf
wird der aktuelle Vorgang gesperrt bzw. die Vorgangssperre
durch Klick auf
wieder aufgehoben.
8.2 Neuen Auftrag anlegen
Vorgehensweise: 1. Starten Sie das Modul Auftragsbearbeitung.
2. Klicken Sie auf den Schalter
oder wählen Sie den Menüpunkt "Datei | Neu | Auftrag".
3. Aus gespeicherten Auftragsprofilen wählen Sie das Profil, welches den Anforderungen des neuen Auftrags entspricht. Werden mehrere Büros in einem System verwaltet, beachten Sie bitte die Auswahl des Büros oberhalb der Auftragsprofile.
4. Mit "OK" wird der neue Auftrag geladen.
8.3 Auftragsnummer vergeben
Neue Aufträge werden standardmäßig mit der Bezeichnung NEU und einer fortlaufenden automatischen Nummer generiert. Zur Vergabe der korrekten Auftragsnummer gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie den Schalter
rechts neben der Auftragsnummer oder wählen Sie den Menüpunkt "Datei | Auftragsnummer ändern".
2. Wurde die Struktur der Auftragsnummer so definiert, dass keine manuellen Eingaben erforderlich sind, wird die Nummer direkt vergeben. Andernfalls öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Auftragsnummer vervollständigen können. Ergänzen Sie bei Bedarf die Auftragsnummer und bestätigen Sie mit "OK".
8.4 Anlegen weiterer Vorgänge oder Rechnungen
Vorgehensweise: 1. Über den Menüpunkt "Datei | Neu" können Sie Vorgänge bzw. Rechnungen in einen
bestehenden Auftrag einfügen. 2. Aus den gespeicherten Vorgangs- und Rechnungsprofilen wählen Sie das
gewünschte Profil aus.
Aus dem ersten Vorgang werden keine Daten übernommen! 3. Der neue Vorgang wird neben den bestehenden Vorgängen angefügt. Die neue
Rechnung wird zum aktuellen Vorgang angefügt.
8.5 Kopieren von Aufträgen / Vorgängen
Vorgehensweise: 1. Über den Menüpunkt "Datei | Neu | Auftrag/Vorgang kopieren" öffnen Sie den Dialog
"Datensatz anlegen". 2. Beim Kopieren von Aufträgen können Sie auswählen, für welches Büro die Kopie
angelegt und ob die Auftragsnummer beibehalten werden soll.
3. Die Kopie des Auftrags/Vorgangs werden mit dem gleichen Profil wie der Original-
Auftrag/-Vorgang angelegt, d.h. wurde der Auftrag als "Schadengutachten" angelegt, ist die Kopie ebenfalls ein "Schadengutachten".
4. Wählen Sie, welche Daten in die Kopie übernommen werden sollen. 5. Mit "OK" wird die Kopie entsprechend Ihrer Angaben erzeugt und sofort geöffnet.
8.6 Vorgangsdaten kopieren
Beim Kopieren von Vorgangsdaten kann im Unterschied zum Kopieren eines Vorgangs das Vorgangsprofil ausgewählt werden. Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Neu | Vorgangsdaten kopieren" öffnen Sie den Dialog "Datensatz anlegen".
2. Wählen Sie das Vorgangsprofil des neuen Vorgangs aus. 3. Wählen Sie, welche Daten in die Kopie übernommen werden sollen. 4. Mit "OK" werden die Vorgangsdaten entsprechend Ihrer Angaben in den neuen
Vorgang kopiert.
8.7 Vorgänge löschen
Vorgänge können nur dann gelöscht werden, wenn
sie keine Rechnung mit offenem Posten enthalten bzw.
sie keine Rechnung, die an eine Fibu exportiert wurde, enthalten.
Vorgehensweise: 1. Über den Menüpunkt "Datei | Löschen | Vorgang" wird der aktuelle bzw. erste
Vorgang gelöscht.
Enthält der Auftrag mehrere Vorgänge wird: o der aktuelle Vorgang gelöscht, wenn dieser zuvor angeklickt wurde. o der erste Vorgang gelöscht, wenn Sie keine der Vorgänge angeklickt
haben. 2. Nach Bestätigen der Abfrage wird der Vorgang gelöscht. Im Dialog wird die
Vorgangsnummer angezeigt.
8.8 Rechnungen löschen
Rechnungen können nur dann gelöscht werden, wenn
sie keinen offenen Posten haben
sie nicht an eine Fibu exportiert wurden.
Vorgehensweise: 1. Über den Menüpunkt "Datei | Löschen | Rechnung" wird die aktuelle bzw. erste
Rechnung gelöscht.
Enthält der Vorgang nur eine Rechnung wird diese gelöscht.
Enthält der Vorgang mehrere Rechnungen wird: o die aktuelle Rechnung gelöscht, wenn diese zuvor angeklickt wurde. o die erste Rechnung des Vorgangs gelöscht, wenn Sie aktuell auf
einer Vorgangsmaske (keine Rechnung) stehen. 2. Nach Bestätigen der Abfrage wird die Rechnung gelöscht
8.9 Aufträge löschen
Aufträge können nur gelöscht werden, wenn
deren Rechnungen keine offenen Posten mehr enthalten bzw.
Rechnungen bzw. Zahlungen / Mahnungen nicht an eine Fibu übergeben wurden.
Vorgehensweise: 1. Über den Menüpunkt "Datei | Löschen | Auftrag" öffnen Sie das Modul "Aufträge
löschen". 2. Markieren Sie einen oder mehrere Aufträge:
durch Doppelklick,
+ Mausklick oder
+ Leertaste 3. Besteht ein Auftrag aus mehreren Vorgängen, wird eine entsprechende Warnung
angezeigt und Sie wählen, ob der Auftrag inklusive aller zugehörigen Vorgänge gelöscht werden soll oder nicht.
4. Klicken Sie auf den Schalter
um die markierten Aufträge zu löschen. 5. Bestätigen Sie die Abfrage, ob der Auftrag gelöscht werden soll:
"Ja" - der im Dialog angezeigte Auftrag wird gelöscht. Wurden mehrere Aufträge markiert, wird mit dem nächsten Auftrag fortgesetzt. Das Löschen muss für jeden Auftrag bestätigt werden.
"Nein" - der im Dialog angezeigte Auftrag wird nicht gelöscht. Wurden mehrere Aufträge markiert, wird mit dem nächsten Auftrag fortgesetzt.
"Abbrechen"- das Löschen wird abgebrochen.
"Alle" - es werden alle markierten Aufträge ohne nochmalige Rückfrage gelöscht. 6. Beim Löschen werden alle zugehörigen Auftrags-, Vorgangs- und Rechnungsdaten
gelöscht. Stammdaten können mit diesem Modul nicht gelöscht werden.
Der Löschvorgang ist endgültig und nicht umkehrbar. Sie sollten deshalb genau prüfen, welche Aufträge gelöscht werden sollen.
Kann ein Auftrag nicht gelöscht werden, erscheint ein Hinweis mit dem verantwortlichen Grund.
8.10 Aufträge suchen
Um einen bestimmte Auftrag bzw. Vorgang zu suchen, können Sie folgende Module nutzen:
Sofortauskunft
Auftragsbearbeitung
Auftragsbuch In den einzelnen Modulen stehen Ihnen unterschiedliche Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
8.10.1 Suche innerhalb der Auftragsbearbeitung
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der Toolbar auf den Schalter , um den Suchdialog zu öffnen. 2. Tragen Sie anschließend in die Felder Ihre Suchkriterien ein. Eine kombinierte Suche
ist möglich.
3. Um den Suchvorgang zu starten, klicken Sie auf den Schalter .
4. Die gefundenen Aufträge werden im unteren Teil des Dialoges angezeigt. Mit
Doppelklick auf den gewünschten Auftrag wird dieser geöffnet.
5. Mit Klick auf den Schalter
leeren Sie alle Suchfelder. Eine neue Such ist
möglich.
8.10.2 Suche über Auftragsbuch
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie das Modul "Auftragsbuch". 2. Folgende Suchmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Suche im Tabellengitter
Suchen:
Filtern
3. Mit Klick auf den Schalter
wird der aktuelle Auftrag in der Auftragsbearbeitung geöffnet.
8.10.3 Suche über Sofortauskunft
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie das Modul Sofortauskunft. 2. Im Reiter "Vorgänge" können Sie über alle gelb hinterlegten Felder suchen. Eine
kombinierte Suche über mehrere Felder ist möglich.
3. Um den Suchvorgang zu starten, klicken Sie auf den Schalter . 4. Werden bei der Suche mehrere Vorgänge gefunden, so können Sie diese im Reiter
"Suchergebnis" einsehen. Der aktuelle Auftrag wird jeweils im unteren Teil im Detail angezeigt.
5. Um erneut zu suchen, klicken Sie auf den Reiter "Suche". Sie können durch ergänzen weiterer Felder Ihre Suche verfeinern bzw.
durch Klick auf den Schalter
die Suchfelder leeren, um einen neuen Suchvorgang zu starten.
6. Durch Anklicken des Schalters
öffnen Sie den aktuellen Auftrag im
8.11 Suchbaum
Vorgehensweise:
Öffnen Sie den Suchbaum durch Klick auf . Je nachdem neben welchem Feld Sie den Schalter anklicken, ergibt sich ein anderer Einsprungpunkt:
Hersteller: Suche über Hersteller-Baureihen
KBA-Nummer bzw. Hersteller-/Typschlüssel: Suche über KBA-Nummer
Fahrzeug-ID: Vin-Abfrage
8.12 Ausstattungsdialog
Standardausstattungen
Wählen Sie Standardausstattungen durch aktivieren der entsprechenden Checkboxen aus.
Weitere Ausstattungen
Weitere Ausstattungen werden durch Anklicken im Feld "zusätzliche Ausstattungen" und
anschließenden Klick auf
ausgewählt. Um eine weitere Ausstattung wieder zu entfernen, klicken Sie auf diese und anschließend auf
. Durch Bestätigen des Dialogs mit "OK" werden die ausgewählten Ausstattungen übernommen.
8.13 Besichtigungsangaben
Beim Erfassen der Besichtigungsangaben wird zwischen der ersten und den weiteren Besichtigungen unterschieden.
Erste Besichtigung
Alle Angaben werden wie in der Erfassungsmaske eingetragen im Gutachten angedruckt.
Weitere Besichtigungen
Zum Erfassen weiterer Besichtigungstermine können Sie wahlweise die Tabelle oder das unterhalb der Tabelle vorhandenen Memo-Feld (siehe rote Markierung in nachfolgender Abbildung) nutzen, wobei das Memo-Feld in den Standardvorlagen bereits enthalten ist.
8.14 Profile verwalten
Grundlage für die Arbeiten innerhalb der Auftragsbearbeitung sind Profile. Es gibt
Auftragsprofile - können einen oder mehrere Vorgänge und Rechnungen enthalten.
Vorgangsprofile - umfassen alle Seiten, die zur Bearbeitung eines Vorgangs benötigt werden.
Rechnungsprofile - umfassen alle Seiten, die zur Erstellung einer Rechnung erforderlich sind.
In Profilen können
Erfassungsmasken entsprechende der Bearbeitungsreihenfolge zusammengestellt und gruppiert werden
Datenfelder und Dokumentvorlagen vorbelegt werden.
Standardprofile sind Bestandteil der Installation von AudaFusion. Zur besseren Bedienbarkeit sind zusammgehörende Auftrags- und Vorgangsprofile einheitlich benannt.
8.14.1 Profile anlegen
Ausgangspunkt für die Erstellung eines neuen Profils ist immer ein bereits bestehenden Profil, welches geändert und unter neuem Namen gespeichert wird.
Vorgehensweise: 1. Legen Sie einen neuen Auftrag an. Wählen aus den bestehenden Profilen das aus,
das Ihren Vorstellungen zum neuen Profil an besten entspricht. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste links in den Maskenbaum. Im Dialog "Masken
organisieren" können Sie die Erfassungsmasken auswählen und deren Reihenfolge im Vorgang bestimmen.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf Feldbelegungen und Dokumentvorlagen. 4. Kontrollieren Sie, dass nur solche Daten und Dokumentvorlagen eingefügt wurden,
die allgemeingültigen Bezug zum Profil haben. 5. Speichern Sie das Profil unter neuem Namen über den Menüpunkt "Datei |
Speichern als ..."
Auftragsprofil - wenn das Profil zum Anlegen neuer Aufträge verwendet werden soll.
Vorgangsprofil - wenn das Profil auch als weiterer Vorgang in einen bestehenden Auftrag eingefügt werden soll.
Rechnungsprofil - wenn die Rechnungsmasken konfiguriert wurden und diese als separates Rechnungsprofil ausgewählt werden sollen.
Tipp: Speichern Sie Profile immer sowohl als Auftrags-, Vorgangs- und Rechnungsprofil.
8.14.2 Profile bearbeiten
Vorgehensweise: 1. Legen Sie einen neuen Auftrag an. Wählen aus den bestehenden Profilen das aus,
das geändert werden soll. 2. konfigurieren Sie bei Bedarf die Erfassungsmasken. Klicken Sie dazu mit der rechten
Maustaste links in den Maskenbaum. Im Dialog "Masken organisieren" können Sie die Erfassungsmasken auswählen und deren Reihenfolge im Vorgang bestimmen.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf Feldbelegungen und Dokumentvorlagen. 4. Kontrollieren Sie, dass nur solche Daten und Dokumentvorlagen eingefügt wurden,
die allgemeingültigen Bezug zum Profil haben. 5. Speichern Sie das Profil unter gleichem Namen über den Menüpunkt "Datei |
Speichern als ..."
Auftragsprofil - wenn das Profil zum Anlegen neuer Aufträge verwendet werden soll.
Vorgangsprofil - wenn das Profil auch als weiterer Vorgang in einen bestehenden Auftrag eingefügt werden soll.
Rechnungsprofil - wenn die Rechnungsmasken konfiguriert wurden und diese als separates Rechnungsprofil ausgewählt werden sollen.
Tipp: Speichern Sie Profile immer sowohl als Auftrags-, Vorgangs- und Rechnungsprofil.
8.14.3 Masken organisieren
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Maskenbaum. 2. Der Dialog "Masken organisieren" wird daraufhin geöffnet.
"Im Auftrag ausgewählte Masken" - Anzeige der zum Auftrag gehörenden Vorgänge und Masken "Verfügbare Masken" - alle noch verfügbaren Masken. Beachten Sie bitte, dass die verfügbaren Masken in Vorgang und Rechnung unterschiedlich sind. "Vorschau" - Maskenvorschau
3. Sie können die Masken wie folgt organisieren:
Gruppen innerhalb des Vorgangs anlegen:
o Klicken Sie dazu auf . Vor der aktuellen Vorgangsmaske wird der Ordner für die neue Gruppe angelegt.
o Tragen Sie den Namen der Gruppe ein. o Fügen Sie Masken zur Gruppe hinzu.
Masken hinzufügen: o Markieren Sie in "verfügbare Masken" eine oder mehrere
(Umschalt+Mausklick) Masken, die Sie in den Vorgang übernehmen möchten.
o Übernehmen Sie die markierten Masken durch Klick auf
oder per Drag&Drop an die gewünschte Position im Vorgang oder der Gruppe.
Masken verschieben: o Masken können nur in "Im Auftrags verfügbare Masken" verschoben werden.
Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. o Klicken Sie die Maske an, die Sie verschieben möchten. Durch Klick auf
bzw.
können Sie die Maske schrittweise verschieben. o Ziehen Sie die Maske per Drag&Drop an die gewünschte Position.
Masken löschen: o Masken oder Gruppen können nur in "Im Auftrags verfügbare Masken"
gelöscht werden. o Klicken Sie die Maske oder Gruppe an, die Sie Löschen möchten, und
klicken Sie anschließend auf
oder doppelklicken Sie auf die Maske oder Gruppe.
4. Mit Klick auf "OK" schließen Sie den Dialog und im aktuellen Auftrag werden die soeben konfigurierten Masken angezeigt.
8.14.4 Profile löschen
Vorgehensweise: 1. Löschen Sie Profile über den Menüpunkt "Datei | Löschen ..."
Auftragsprofil
Vorgangsprofil
Rechnungsprofil
2. Bestätigen Sie die Abfrage, ob das Profil gelöscht werden soll.
8.15 Fotos
8.15.1 Fotos_im_Vorgang_verwalten
Symbolleiste
Auf den Fotomasken innerhalb des Vorgangs stehen Ihnen folgende Schalter zur Verfügung:
Einfügen eines oder mehrerer Fotos
Foto bearbeiten. Diese Funktion kann nur genutzt werden, wenn das Modul "Fotobearbeitung" in Ihrer Lizenz frei geschaltet wurde.
Löschen eines oder mehrerer Fotos
Foto speichern unter ...
Fotos scannen
Scannerquelle wählen. Verfügbare Scanner werden Ihnen in einem zusätzlichen Dialog zur Auswahl angeboten.
Aktuelles Foto nach oben verschieben
Aktuelles Foto nach unten verschieben
alle Vorschaubilder rekonstruieren
Vorschau Foto
Aktuelles Foto drucken
Beschreibung zum Foto vergrößern
Vorschaubilder verkleinern
Vorschaubilder vergrößern
Fotoindex
Fotos in einen Vorgang einfügen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie im Vorgangsreiter Fotos" auf das Symbol
Fotos hinzufügen".
2. Es öffnet sich ein Dateidialog, in dem aus dem Fotoverzeichnis die gewünschten Fotos ausgewählt werden können.
3. Das Fotoverzeichnis kann in den Optionen des Moduls Auftragsbearbeitung" als Standard hinterlegt werden.
4. Wählen Sie die gewünschten Fotos aus:
Um einzelne Fotos einzufügen, klicken Sie auf das gewünschte Foto.
Um mehrere Fotos einzufügen, halten Sie die <STRG>-Taste gedrückt und klicken auf die gewünschten Fotos.
5. Klicken Sie auf Öffnen". Die ausgewählten Fotos werden in den Vorgang übernommen.
6. Zum Ändern der Reihenfolge der Fotos stehen die Schalter ,
am rechten Rand zur Verfügung.
Eine weitere Möglichkeit, Fotos zu verschieben ist, bei gedrückter Maustaste das Bild an die gewünschte Position ziehen (drag & drop).
Fotos per drag & drop einfügen
Aus einem Dateiordner werden die zuvor markierten Dateien bei gedrückter, linker Maustaste auf die Seiten \Vorgang | Fotos/ bzw. \Vorgang | Restwertbörse | Allgemein/ gezogen (drag & drop). Als Alternative hierzu können die Fotodateien auch über die Zwischenablage kopiert werden.
Fotokennzeichnung
Je nach Verwendungszweck können Sie die Fotos wie folgt kennzeichnen: "GA" - Diese Fotos werden im Gutachten gedruckt und zusammen mit dem Gutachten über die Schadennetze versendet. "RWB" - Diese Fotos werden nur an die Restwertbörsen und die regionale Restwertanfrage übermittelt.
Vorgehensweise:
Klicken Sie auf die jeweilige Checkbox ("GA" bzw. "RWB") direkt unterhalb des Vorschaubildes oder
klicken Sie auf die jeweilige Checkbox ("Drucken" bzw. "Restwertbörse") im Bereich "Informationen zum gewählten Bild".
Durch Klick auf den Schalter "Alle" (im Bereich "Informationen zum gewählten Bild") werden alle Gutachtenfotos ("GA") auch für die Restwertbörsen markiert.
Vor dem Bearbeiten eines Fotos können Sie bestimmen, ob o eine Kopie bearbeitet und das Original gesichert werden soll - Das Originalfoto
wird daraufhin ohne Kennzeichnung im Vorgang gespeichert und die erzeugte Kopie mit den zuvor bestehenden Kennzeichnungen angelegt.
o eine Kopie bearbeitet und diese für die Restwertbörsen markiert wird - Das Originalfoto verbleibt mit der bestehenden Kennzeichnung im Vorgang und die erzeugte Kopie wird bearbeitet und erhält automatisch die Kennzeichnung "RWB".
o das Originalfoto bearbeitet wird - Sie bearbeiten das Originalfoto, die Kennzeichnungen bleiben erhalten.
Entsprechend der Kennzeichnung werden die Fotos auf den einzelnen Fotomasken wie folgt angezeigt:
"Alle Fotos" - Unabhängig von der Kennzeichnung werden alle zum Vorgang gespeicherten Fotos angezeigt. "Gutachtenfotos" - Alle Fotos mit der Kennzeichnung "GA" werden angezeigt. "Restwertbörsenfortos" - Alle Fotos mit der Kennzeichnung "RWB" werden angezeigt. "Weitere Fotos" - Alle Fotos ohne Kennzeichnung werden angezeigt.
Fotos löschen
Vorgehensweise: 1. Markieren Sie ein oder mehrere Fotos (<STRG> + Mausklick).
2. Klicken Sie auf . 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Alternativ zum Löschen können Sie auch die Fotomarkierung "GA" bzw. "RWB" durch Anklicken aufheben. Dadurch verbleiben die Fotos im Vorgang, werden aber weder im Gutachten gedruckt noch an Restwertbörsen oder Schadennetze versendet. Fotos ohne Markierung werden auf den Masken "Alle Fotos" bzw. "Weitere Fotos" angezeigt.
Fotoindex drucken
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf den Fotomasken unten rechts auf . 2. In Abhängigkeit der Maske, aus der Sie den Fotoindex aufrufen, enthält dieser alle,
die Gutachten-, die Restwertbörsen- oder sonstigen Fotos. 3. Der Standard-Fotoindex zeigt 18 Bilder pro Seite (3 x 6 Fotos). 4. Wurden für Sie weitere Fotoindizes erstellt, so können Sie in einem zusätzlichen
Dialog den gewünschten Fotoindex auswählen.
8.15.2 Fotos bearbeiten
Die Fotobearbeitung kann sowohl direkt aus der Hauptauswahl (zur Bearbeitung von Fotos außerhalb der Auftragsbearbeitung) als auch innerhalb der Auftragsbearbeitung von den Seiten Vorgang | Fotos" bzw. Vorgang | Restwertbörse | Allgemein" gestartet werden.
Vorgehensweise:
1. Mit Klick auf
oder Doppelklick auf das Foto starten Sie die Fotobearbeitung. 2. Entscheiden Sie, wie das Foto bearbeitet werden soll. 2. Gemäß Ihrer Auswahl wird eine Kopie erzeugt oder das Original zum Bearbeiten
geöffnet. 3. Die Fotobearbeitung bietet eine Grundfunktionalität:
Pfeile zeichnen
Kennzeichen abdecken
Text erfassen
Freihand zeichnen
Linien zeichnen
Polygone zeichnen
Rechtecke bzw. Ellipsen zeichnen
Fotos drehen
Helligkeit/Kontrast
Bildausschnitte
Größe ändern
Bildausschnitte
Vorgehensweise: 1. Um Bildausschnitte zu erstellen, sollten Sie immer Kopien bearbeiten, da die
Ausschneiden-Funktion nicht über die Rückgängig-Funktion zurückgesetzt werden kann.
2. Klicken Sie auf . 3. Legen Sie mit dem ersten Mausklick den Startpunkt und mit dem zweiten Mausklick
den kompletten Bereich fest. 4. Bestätigen Sie die Warnung:
"Ja" - der Bildausschnitt wird erstellt
"Nein" - die Funktion wird abgebrochen. 5. Wird der Ausschnitt erstellt, wird dieser automatisch auf die Höhe bzw. Breite des
Originals angepasst. Das Seitenverhältnis entspricht dem des Bildausschnitts.
Definition Vorder- und Hintergrundfarbe
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie durch Klick mit der linken Maustaste auf eine Farbe die
Vordergrundfarbe aus. 2. Wählen Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine Farbe die
Hintergrundfarbe aus.
3. Das Feld
steht zur Auswahl eines transparenten Hintergrunds zur Verfügung.
Wenn kein Objekt ausgewählt bzw, markiert ist, definieren Sie die Standardfarben, indem Sie die Vorder- und Hintergrundfarbe wie beschrieben auswählen.
Fotos drehen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf
bzw. , um das Foto um 90° nach links oder rechts zu drehen.
2. Klicken Sie erneut, wenn Sie das Foto um 180° drehen möchten.
Freihand zeichnen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf . 2. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Freihandlinien. 3. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ist die Freihandlinie abgeschlossen.
Größe ändern
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf . 2. Geben Sie die Breite vor. Die Höhe des Bildes wird bei konstantem Seitenverhältnis
automatisch angepasst. 3. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Helligkeit/Kontrast
Vorgehensweise:
1. Durch Klick auf
öffnen Sie den Dialog "Helligkeit, Kontrast". 2. Zusätzlich können Sie in diesem Dialog die Intensität, Gammawerte und Farbwerte
(rot, gelb, grün) ändern. 3. Ziehen Sie die entsprechenden Regler um de Änderungen vorzunehmen. 4. Im oberen Teil sehen Sie links das Original und rechts das bearbeitet Bild. 5. Mit "OK" übernehmen Sie die Änderungen.
Kennzeichen abdecken
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf . 2. Klicken Sie nacheinander auf die Eckpunkte des Kennzeichens. Die Funktion
"Kennzeichen abdecken" zeichnet immer ein Viereck.
Linien zeichnen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf . 2. Klicken Sie in das Foto:
erster Klick, um den Startpunkt der Linie festzulegen,
zweiter Klick auf den Endpunkt und Abschluss der Linie oder
ziehen Sie die Linie mit gedrückter Maustaste. Dabei müssen Sie, um die Linie anzuschließen, einen Mausklick auf dem Endpunkt ausführen.
Linienarten und -stärken
Folgende Linienarten stehen zur Verfügung:
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie links neben der Farbpalette auf die Linienauswahl. 2. Wählen Sie durch Anklicken die gewünschte Linienart. 3. Die Stärke (Dicke) der Linie können Sie im benachbarten Feld festlegen.
Objekte nachträglich ändern
Vorgehensweise: 1. Doppelklicken Sie auf das Bild, um es erneut zu bearbeiten. 2. Wählen Sie die Option "Original bearbeiten". 3. Um ein Objekt nachträglich zu ändern, klicken Sie in der linken Symbolleiste auf
. 4. Anschließend klicken Sie auf das Objekt. Dieses wird markiert (die Eckpunkte des
Objekts sind durch schwarze Kästchen markiert). 5. Durch Ziehen der Eckpunkte mit gedrückter Maustaste können Sie die Form des
Objekts verändern. 6. Durch Ziehen des Objekts selbst (nicht auf Eckpunkte) wird das Objekt verschoben. 7. Bei markierten Objekten können Sie jederzeit die Farben (Vordergrund- oder
Hintergrundfarbe), Linien und Text ändern.
Pfeile zeichnen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf . 2. Klicken Sie in das Foto:
erster Klick, um den Startpunkt des Pfeils festzulegen,
zweiter Klick auf den Endpunkt und Abschluss des Pfeils oder
ziehen Sie den Pfeil mit gedrückter Maustaste. Dabei müssen Sie, um den Pfeil anzuschließen, einen Mausklick auf dem Endpunkt ausführen.
Polygone zeichnen
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf:
(offenes Polygon - Vieleck, wobei nicht alle Seiten geschlossen sind) oder
(geschlossenes Polygon - Vieleck, wobei alle Seiten geschlossen sind) 2. Klicken Sie in das Foto:
erster Klick, um den Startpunkt festzulegen,
zweiter und alle folgenden Klicks definieren jeweils Eckpunkte des Polygons 3. Um das Polygon abzuschließen, führen Sie einen Doppelklick auf dem Endpunkt aus.
Rechtecke bzw. Ellipsen zeichnen
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf:
, um Rechtecke zu zeichnen oder
, um Ellipsen zu zeichnen. 2. Klicken Sie in das Foto:
erster Klick, um den Startpunkt festzulegen,
zweiter Klick um das Rechteck bzw. die Ellipse abzuschließen.
Schriftart und -größe
Vorgehensweise: 1. Klicken Sie unten rechts neben der Farbpalette auf den Schalter "Schriftart" oder auf
das Menü "Bearbeiten | Schriftart". 2. Wählen Sie im Dialog Schriftart, -schnitt (standard, fett, kursiv) und -größe. Sie
können aus allen auf Ihrem Rechner installierten Schriftarten auswählen.
Text erfassen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf . 2. Wählen Sie Schriftart und -größe sowie die Vordergrundfarbe. 3. Klicken Sie im Foto aus die Position, an der Sie den Text erfassen möchten. 4. Erfassen Sie den Text.
Zoom in Auswahl
Mit dieser Funktion können Sie den markierten Bildbereich auf Fenstergröße zoomen.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf . 2. Klicken Sie in das Foto:
erster Klick, um den Startpunkt festzulegen,
zweiter Klick um das Rechteck bzw. die Ellipse abzuschließen.
8.15.3 Fotovorschau
In der Auftragsbearbeitung, beim Bearbeiten von Anschreiben und Textbausteinen und in der Sofortauskunft haben Sie die Möglichkeit, alle Fotos des Vorgangs anzeigen zu lassen. Die Fotovorschau kann mit der Funktionstaste F6 bzw. über den Menüpunkt Bearbeiten gestartet werden. Größe und Position des Vorschaufensters werden gespeichert, damit bei wiederholtem Aufruf der Dialog in gleicher Größe und Position geöffnet wird. Wenn Sie bei geöffnetem Vorschaudialog die Kalkulationsprogramme der Datenanbieter aufrufen, bleibt dieser im Vordergrund geöffnet. Sie können somit jederzeit die zum Vorgang gespeicherten Fotos einsehen.
Symbolleiste
zeigt die Bildinformationen an
vergrößert einen Bildausschnitt
druckt das aktuelle Foto
Zoom ... %
zeigt die Vregrößerungsstufe des aktuellen Fotos an
GA, RW, SO
über die Schalter werden entsprechende Filter ausgeführt: GA - zeigt alle Fotos, die im Gutachten gedruckt werden RW - zeigt alle Restwertbörsenfotos SO - zeigt alle sonstigen Fotos
Es muss mindestens ein Filter aktiv sein. Durch Kombination der Filter können auch alle Vorgangsfotos angezeigt werden.
,
Fensteranordnung wechseln
,
Vorschaubilder verkleinern bzw. vergrößern
8.16 Rechnungen
8.16.1 Rechnungen erstellen
Die Rechnung ist Bestandteil des Vorgangs. In den Stammdaten können Sie Honorartabellen und Warengruppen mit Rechnungsartikeln hinterlegen, die Ihnen das Erstellen von Rechnungen vereinfachen.
Wissenswertes:
Als Rechnungsanschrift wird standardmäßig die Auftraggeber-Adresse übernommen.
Die Rechnungsnummer wird erst beim Druck der Rechnung generiert. Wenn Auftragsnummer und Rechnungsnummer identisch sind und Sie mehrere Rechnungen zum Vorgang drucken, können Sie über das Feld RG-NR-Zusatz" die Rechnungsnummer ergänzen (z.B. durch eine Nummerierung). Dies ermöglicht die Unterscheidung der einzelnen Rechnungen.
Rechnungsstatus: Beim Drucken der Rechnung können Sie festlegen, ob die Rechnung in den Status gedruckt" gesetzt werden soll. o Status gedruckt": Die Rechnung gilt als gebucht, wird im Rechnungswesen als
offener Posten geführt. Sie kann nicht mehr geändert werden. o Status nicht gedruckt": Die Rechnung ist noch nicht in das Rechnungswesen
übernommen worden und kann noch geändert werden.
Sie können eine Rechnung auch manuell buchen (auch ohne Ausdruck).
Pflichtangaben für Rechnungen
Adresse Rechnungsempfänger
Adresse Mahnungsempfänger
Zahlungsziel
Mahncode
Sachverständiger
Die Erfassung der Rechnung erfolgt auf den Masken
Rechnungsadresse
Rechnungspositionen
Rechnungsbeträge
Rechnungsansicht
Rechnungsadressen
Mahnungsempfänger
Nach Klick auf den Reiter "Mahnungsempfänger" erscheint die Abfrage "Mahnungsempfänger gleich Rechnungempfänger setzen".
Mit "Ja" wird der Rechnungsempfänger als Mahnungsempfänger übernommen.
Mit "Nein" kann der Mahnungsempfänger ausgewählt (aus Adressbuch oder Beteiligten) oder neu erfasst werden.
Rechnungsempfänger
Den Rechnungsempfänger können Sie
aus dem Adressbuch auswählen: Klicken Sie dazu auf den Schalter .
aus den Beteiligtenadressen auswählen: Klicken Sie dazu auf den Schalter
manuell neu erfassen: Füllen Sie dazu die Adressfelder aus.
Rechnungspositionen
Erfassen der Beträge
Nach dem Öffnen der Maske können Sie mit "Enter" alle editierbaren Felder der Rechnungspositionen der Reihe nach aufrufen. Der Wechsel auf den nächsten Artikel wird automatisch ausgelöst, sobald im Beschreibungsfeld "Enter" gedrückt wird.
Einstellungen
Der Schalter "Einstellungen"
öffnet einen Dialog, in dem Sie für die Felder Einzel- bzw. Gesamtpreis die Reihenfolge "Währung - Betrag" oder "Betrag - Währung" für den Ausdruck der Rechnung festlegen können.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf . 2. Wählen Sie im Feld "Einzelpreis" entweder Betrag oder Währung aus. 3. Ändern Sie die Reihenfolge durch Klick auf einen der nebenstehenden Schalter
bzw. . 4. Wiederholen Sie dies im Feld "Gesamtpreis".
Beachten Sie bitte, dass sich die getätigten Einstellungen nur auf die aktuelle Rechnung beziehen. Um die Einstellungen generell für diese Rechnugs- bzw. Auftragsart zu übernehmen, muss das Rechnungs- bzw. Auftragsprofil entsprechend geändert und gespeichert werden (siehe Profile bearbeiten).
Rechnungspositionen aktualisieren
Durch Klick auf
können Sie die erfassten Rechnungspositionen aktualisieren. Dabei werden alle Positionen neu berechnet.
Rechnungspositionen anfügen
1. Klicken Sie auf den Schalter
um eine neue Rechnungsposition am End
anzufügen. 2. Wählen Sie "Artikel aus Stammdaten". 3. Anschließend können Sie im Warengruppendialog die Warengruppe und den Artikel
auswählen. 4. Mit "Enter", Doppelklick oder "OK" übernehmen Sie den ausgewählten Artikel in die
Rechnung.
5. Durch Klick auf die Schalter
bzw.
können Sie die aktuelle Rechnungsposition nach oben oder unten verschieben und so an der gewünschten Stelle positionieren.
Rechnungspositionen bearbeiten
Durch Klick auf den Schalter
wird der Warengruppendialog geöffnet. Hier können Sie die aktuelle Rechnungsposition durch einen beliebigen Rechnungsartikel ersetzen.
Text anfügen
Anstelle von Rechnungsartikeln können Sie auch Textzeilen an die Rechnungspositionen anfügen.
1. Klicken Sie auf den Schalter
um eine neue Rechnungsposition am End anzufügen.
2. Wählen Sie "nur Text". 3. An die Rechnungspositionstabelle wird ein leerer Artikel angefügt. 4. Erfassen Sie den Text im Beschreibungsfeld.
5. Durch Klick auf die Schalter
bzw.
können Sie die aktuelle Rechnungsposition nach oben oder unten verschieben und so an der gewünschte Stelle positionieren.
Rechnungsbeträge
Rechnungsbeträge werden durch Addition der einzelnen Rechnungspositionen automatisch ermittelt.
Sie können einen prozentualen Rabatt auf den Netto-Betrag erfassen. Anschließend werden die Rechnungsbeträge (Netto nach Rabatt, MwSt. und Brutto) neu berechnet.
Im Feld "Brutto gerundet" wird der Bruttobetrag auf voll 10 Cent gerundet angezeigt. Dieser Wert dient zur Angabe auf Gerichtsrechnungen.
Erfasste Anzahlungen werden beim Drucken der Rechnung und Setzen des Buchungsstatus automatisch als Zahlungseingang gebucht. Der Anzahlungsbetrag kann direkt auf der Rechnung ausgewiesen werden.
Anzahlungen erfassen
Vorgehensweise:
1. Tragen Sie auf der Seite "Rechnungsbeträge" den Anzahlungsbetrag ein. Dieser
Betrag kann auf der Rechnung ausgewiesen werden. 2. Beim Drucken und anschließendem Buchen der Rechnung wird die Anzahlung als
Zahlungseingang gebucht.
8.16.2 Rechnungen drucken
Vorgehensweise: A. Druck aus Rechnungsansicht
1. Klicken Sie auf die Maske "Rechnungsansicht".
2. Nachdem die Rechnungsansicht geladen wurde, können Sie mit Klick auf
den Druckdialog öffnen und die Rechnung drucken. B. Druck aus Maske "Rechnungsadresse"
1. Klicken Sie auf die Maske "Rechnungsadresse".
2. Mit Klick auf
öffnen Sie den Druckdialog und können die Rechnung drucken.
C. Druck über Kommunikationsmanager
1. Starten Sie den Kommunikationsmanager durch Klick auf
in der Toolbar. 2. Wählen Sie die Rechnung aus.
D. Druck über Menü 1. Über das Menü "Datei | Druck | Rechnung" können Sie innerhalb der
Auftragsbearbeitung aus jeder beliebigen Maske die Rechnung drucken. 2. Verwalten Sie z. B. durch Stornos mehrere Rechnungen im Vorgang, werden in
einem Auswahldialog alle Rechnungen des Vorgangs zum Druck angeboten. 3. Mit "OK" oder Doppelklick auf eine Rechnung öffnen Sie den Druckdialog und
können die Rechnung drucken.
8.16.3 Rechnung manuell buchen
Falls Sie nach dem Drucken der Rechnung diese nicht in den Status gedruckt" gesetzt haben, gilt die Rechnung noch nicht als gebucht" und erscheint im Zahlungs-/Mahnwesen nicht als offener Posten. Die weitere Bearbeitung der Rechnung ist möglich. Durch manuelles Buchen der Rechnung wird der "gedruckt"-Status gesetzt auch ohne dass die Rechnung wirklich gedruckt wurde.
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Rechnung im Modul "Auftragsbearbeitung".
2. Auf der Maske "Rechnungsadresse" können Sie durch Klick auf
"Rechnung buchen ohne drucken" die Rechnung buchen.
3. Es folgt die Frage Rechnung ohne zu drucken verbuchen"?
Ja" - die Rechnung wird gebucht. Der Status der Rechnung ändert sich, die Schaltfläche Stornieren" wird eingeblendet. Die Rechnung wird in das Rechnungswesen übernommen.
Nein" bleibt die Rechnung im Status nicht gedruckt" und kann weiter bearbeitet werden.
4. Manuell gebuchte Rechnungen können automatisch zum Sammeldruck markiert werden und später über die Sammeldruckfunktion gedruckt werden.
8.16.4 Rechnungen stornieren
Gebuchte Rechnungen können nachträglich nicht mehr geändert werden. Um dennoch Änderungen zu erfassen, müssen Sie die Rechnung stornieren. Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf der Maske "Rechnungsadresse"auf den Schalter "Stornieren". 2. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die aktuelle Rechnung stornieren möchten,
beantworten Sie die anschließende Frage mit "Ja". (Wenn Sie auf "Nein" klicken, wird der Vorgang abgebrochen, d.h. die Rechnung wird nicht storniert.)
3. Wählen Sie anschließend, ob eine Kopie der ursprünglichen Rechnung angelegt werden soll oder nicht.
Die Originalrechnung bleibt mit der Original-Rechnungsnummer erhalten, die stornierte Rechnung erhält die Kennung -s".
Die Kopie enthält alle Angaben der stornierten Rechnung und eine neue Rechnungsnummer. Änderungen können in die Kopie eingetragen werden. Wenn Sie keine Kopie der Rechnung wünschen, können Sie anschließend über den Menüpunkt "Datei | Neu | Rechnung" eine neue Rechnung anlegen.
8.17 Textbausteine
8.17.1 Textbausteine bearbeiten
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Baustein durch
Doppelklick auf den Baustein oder
Klick auf
(rechts im Feld Vorschau) 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 3. Gemäß Einstellungen erfolgt beim Schließen des Textes eine Abfrage, ob
gespeichert werden soll, oder es wird automatisch, ohne Abfrage gespeichert.
8.17.2 Textbausteine aktivieren/deaktivieren
Alternativ zum Löschen können Sie Textbausteine durch Doppelklick auf die Checkbox "Aktiv" deaktivieren. Nicht aktive Textbausteine verbleiben im Vorgang/Rechnung, werden jedoch nicht gedruckt.
8.17.3 Textbausteine verschieben
Durch Klick auf die Schalter
bzw.
können Sie den aktuellen Textbaustein nach oben oder unten verschieben und so an der gewünschten Stelle positionieren.
8.17.4 Textbausteine löschen
Klicken Sie auf
um den aktuellen Textbaustein zu löschen. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
Achtung! Der Baustein wird ohne Sicherheitsabfrage sofort gelöscht.
Alternativ zum Löschen können Sie Textbausteine durch Doppelklick auf die Checkbox "Aktiv" deaktivieren. Nicht aktive Textbausteine verbleiben im Vorgang/Rechnung, werden jedoch nicht gedruckt.
8.17.5 Textbausteine nach Art anzeigen
Sie können für mehr Übersichtlichkeit die in den Vorgang bzw. Rechnung eingefügten Textbausteine entsprechend der Art anzeigen lassen.
Durch Aktivieren der Checkboxen
werden die entsprechenden Textbausteine angezeigt. (Im angegebenen Beispiel sind alle Deckblatttexte ausgeblendet, die Vor- und Nachtexte werden in der Reihenfolge wie sie erfasst wurden angezeigt.)
8.17.6 Bedingungen einfügen
Durch Bedingungen zum Textbaustein wird gesteuert, dass dieser nur dann gedruckt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. Bedingungen können in den Formelstammdaten nachgeschlagen bzw. erstellt werden.
1. Nach Klick auf
werden die Formelstammdaten geöffnet. 2. Mit Doppelklick übernehmen Sie die ausgewählte Formel als Bedingung in den
Textbaustein.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden Bedingungen nur für den jeweiligen Vorgang bzw. Rechnung eingefügt. Soll die Bedingung permanent mit dem Textbaustein verknüpft werden, muss diese im Modul "Textstammdaten" zum Baustein gespeichert werden.
8.17.7 Bedingungen löschen
Durch Bedingungen zum Textbaustein wird gesteuert, dass dieser nur dann gedruckt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. Bedingungen können in den Formelstammdaten nachgeschlagen bzw. erstellt werden.
Nach Klick auf
wird die vorhandene Bedingung gelöscht.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden Bedingungen nur für den jeweiligen Vorgang bzw. Rechnung gelöscht. Soll der Baustein generell ohne Bedingung verwendet werden, muss diese im Modul "Textstammdaten" gelöscht werden.
8.18 Bereifung erfassen
8.18.1 Angaben zu den Reifen erfassen
In diesem Dialog können Sie die Bereifung achsenbezogen erfassen.
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Dialog durch Doppelklick in ein Erfassungsfeld für Profiltiefen. 2. Erfassen Sie die Profiltiefe. Sie können Werte nur in Feldern erfassen, die zur
Fahrzeugart freigeschaltet sind.
3. Mit Klick auf
wird die selektierte Profiltiefe in alle Profiltiefen dieses Dialogs übernommen. Bereits eingetragene Werte werden dabei überschrieben.
4. Erfassen Sie den Code für Winter- bzw. Sommerbereifung durch Auswahl aus der hinterlegten Listbox. Sie können Werte nur in Feldern erfassen, die zur Fahrzeugart freigeschaltet sind.
5. Mit Klick auf
wird die selektierte Sommer-/Winterkennung in alle Profiltiefen dieses Dialogs übernommen. Bereits eingetragene Werte werden dabei überschrieben.
6. Erfassen Sie Dimension und Fabrikat.
Angaben in alle leeren Profile übertragen
1. Im unteren Teil des Dialogs können Sie angeben, in welche leeren Felder Ihre Angaben ebenfalls übernommen werden sollen.
2. Aktivieren Sie zur Übernahme die entsprechenden Checkboxen. Die Werte werden in alle leeren Felder aller zur Fahrzeugart freigeschalteten Achsen übernommen.
3. Profiltiefen und Code können pro Rad übernommen werden: LA = links außen LI = links innen RI = rechts innen RA = rechts außen
4. Mit "Übernehmen" schließen Sie die Erfassung ab. Gemäß Ihrer Auswahl werden die Werte übertragen.
Angaben zum Ersatzrad sind immer separat vorzunehmen.
8.18.2 Bereifung: Standard - Erweitert
Standard
Die Standard-Maske dient zur Erfassung der Reifendimension, Bereifungsart und Fabrikat für PKW (Unterscheidung nur zwischen Vorder- und Hinterachse).
Erweitert
Die Erweitert-Maske dient zur Erfassung der Reifendimension, Bereifungsart und Fabrikat für max. 2 Vorder- und 4 Hinterachsen. Über die Fahrzeugart werden mögliche Achsen freigeschaltet.
8.18.3 Profilgrafik
Die Profilgrafik zur Erfassung der Profiltiefen wird über das Feld "Fahrzeugart" gesteuert. Entsprechend der ausgewählten Fahrzeugart werden die Achsen und Räder aktiviert. Sie können Profiltiefen direkt in den Feldern erfassen oder per Doppelklick einen Dialog zur Erfassung der Bereifung öffnen.
Mit Klick auf
wird die aktuelle Profiltiefe in alle leeren Felder übernommen.
Wurden keine Profiltiefen erfasst, kann die Profilgrafik beim Druck unterdrückt werden, durch:
Entfernen der Profileinheit (bei älteren Dokumentvorlagen)
bei neueren Dokumentvorlagen wird die Grafik automatisch weggelassen.
8.19 Restwertgebote ermitteln
8.19.1 Restwertanfragen senden
Vorgehensweise: 1. Wählen Sie die Restwertbörsen, an die Sie senden wollen, durch Anklicken der
Checkbox links neben dem Logo der jeweiligen Restwertbörse aus. 2. Ergänzen Sie für die Restwertbörsen spezifischen Felder. 3. Durch Klick auf "Anfrage senden" wird eine Datenprüfung ausgelöst. 4. Wurden alle Pflichtangaben erfasst, werden die Versandprotokolle der gewählten
Restwertbörsen angezeigt. 5. Mit Klick auf "Senden" wird die Anfrage an die gewählten Börsen gesendet.
8.19.2 Restwertbörsen Datenprüfung
Über die Datenprüfung werden alle Pflichtangaben vor dem Senden geprüft. Sollten Angaben fehlen, wird der Datenprüfungsdialog angezeigt. Neben den Reiterbezeichnungen wird
bereits angezeigt, ob alle Angaben vorhanden sind , fehlende Angaben
noch
erfasst werden müssen oder sonstige Hinweise
vorliegen. In diesem Dialog können Sie fehlende Angaben erfassen. Erst, wenn alle Pflichtangaben plausibel sind, kann die Anfrage gesendet werden.
Die Pflichtangaben sind wie folgt markiert:
- Pflichtfeld vorhanden
- fehlende Angabe
- Hinweis, dass Angaben fehlen. Diese verhindern ein versenden der Anfrage jedoch nicht.
Soll an mehrere Restwertbörsen gesendet werden, wird für jede ein Reiter im Datenprüfdialog angezeigt.
Versandprotokolle
Nachdem die Datenprüfung mit "OK" abgeschlossen wurde, werden die Versandprotokolle
angezeigt. Diese enthalten alle Angaben, die auch an die Restwertbörsen übermittelt werden. Für jeder Börse, an die gesendet werden soll, wird ein Reiter angezeigt. Bitte prüfen Sie die Protokolle nochmals auf Vollständigkeit, da in der Datenprüfung nur die Pflichtfelder geprüft werden. Mit Klick auf "Senden" erfolgt die Übermittlung an die Restwertbörsen. Nach dem Versand werden die Protokolle unter "zusätzliche Dokumente" gespeichert.
8.19.3 Restwertanfragen stornieren
Bei den Restwertbörsen AUTOonline und W.O.M. können Sie gesendete Anfragen stornieren.
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Maske "Restwert - Senden/Empfangen". 2. Klicken Sie auf "Anfrage stornieren". Die Schalter sind nur für die Restwertbörsen
AUTOonline und W.O.M. verfügbar. 3. Bestätigen Sie die Abfrage, ob wirklich storniert werden soll. 4. Anschließend wird nochmals das Protokoll angezeigt. Bestätigen Sie dieses mit "OK",
um das Storno zu senden.
Um die Anfrage erneut zu senden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Kopieren Sie den Vorgang über "Datei | Neu | Vorgang kopieren". 2. Wählen Sie die Vorgangsdaten, die kopiert werden sollen. (Beim Kopieren des
Vorgangs werden die Status, dass bereits gesendet wurde, nicht in den neuen Vorgang übernommen.)
3. Korrigieren Sie ggf. Vorgangsdaten. Senden Sie die Anfrage erneut.
8.19.4 Gebote von Restwertbörsen abholen
Um Restwertgebote abzurufen haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sobald die Gültigkeit der Anfrage abgelaufen ist, erhalten Sie bei erneutem Aufruf der Restwertseiten einen Hinweis, dass die Gültigkeit der Anfrage abgelaufen ist. Sie können direkt in diesem Dialog entscheiden, ob die Gebote sofort oder später abgerufen werden sollen.
Auf der Maske "Restwert - Senden/Empfangen" können Sie durch Klick auf "Gebote abrufen" die Gebote zum aktuellen Vorgang abrufen.
In den gestarteten Restwertmoduln können Sie durch Klick auf
o - Sammelabruf, vorgangsübergreifend werden alle Gebote abgerufen
- Gebote zum aktuellen Vorgang werden abgerufen. Der aktuelle Vorgang muss vorab ausgewählt werden.
8.19.5 Anfragen an regionale Aufkäufer senden
Mit geringem Arbeitsaufwand können Sie bei regional ansässigen Firmen, Restwerte abfragen ohne Inanspruchnahme der Restwertbörsen. Der Versand der Anfrage erfolgt per E-Mail.
Vorgehensweise: 1. Auswahl der Empfänger über Adressliste oder Merkmal
Alle Empfänger werden als "Bcc" eingetragen. Zur Kontrolle wird eine E-Mail an Ihre eigenen E-Mail-Adresse
2. Das Feld "Vorlage" ist ein Pflichtfeld.
Die Standardvorlage RW_ANFRAGE.RTF wird Ihnen bei Installation des Moduls zur Verfügung gestellt und im Auftrags- und Vorgangsprofil gespeichert.
3. Ergänzen Sie das Gültigkeitsdatum der Anfrage. 4. Klicken Sie auf "Angebot senden". 5. Fehlende Angaben werden Ihnen über die Restwertbörsen Datenprüfung angezeigt.
Auswahl der Empfänger
Zur Auswahl der Empfänger bestehen folgende Möglichkeiten: 1. Auswahl über die Adressliste
Nach Anklicken des Schalters Adressliste werden aus dem Adressbuch alle Adressen, die eine E-Mail-Adresse haben, in einer Liste angezeigt.
Auswahl mehrerer einzelner Empfänger erfolgt durch
+ Mausklick.
Auswahl mehrerer auf einander folgender Empfänger erfolgt durch
+ Mausklick.
2. Auswahl über ein Merkmal Über eine Listbox können ein oder mehrere Merkmale gewählt werden. Die Auswahl mehrerer Merkmale kann nur nacheinander erfolgen. Die E-Mailadressen der Empfänger werden an die evtl. bestehende Liste angefügt.
Definieren der Merkmale
Vorgehensweise: 1. Um Merkmale zu definieren, klicken Sie auf der Maske "Restwert - Regionale" im
Feld "Auswahl Merkmal" mit der rechten Maustaste auf , um so die Listbox zu öffnen.
2. Erfassen Sie alle Merkmale ein. 3. Ergänzen Sie im Modul "Adressbuch" das Merkmal zu den Adressen Ihrer regionalen
Restwertaufkäufer bzw. legen Sie für diese neue Adressen an. Achten Sie darauf, dass für die regionale Restwertabfrage die E-Mail-Adresse des Aufkäufers benötigt wird.
Beachten Sie bitte, dass die Einträge für Merkmal in beiden Moduln, "Auftragsbearbeitung" und "Adressverwaltung", identisch erfasst werden müssen.
Regionale Restwertgebote erfassen
Vorgehensweise: 1. Wenn Sie die Empfänger der Restwertanfrage über die Adressliste oder das Merkmal
ausgewählt haben, werden die Adressen in die Gebotstabelle sofort übernommen. 2. Gebote, die Sie per Fax oder E-Mail erhalten, erfassen Sie manuell in der
Gebotstabelle
8.19.6 Restwertgebote drucken
Alle Restwertbörsen übermitteln beim Abrufen der Gebote Gebotsblätter in Form von PDF-Dateien. Diese werden im Vorgang unter "zusätzliche Dokumente" gespeichert.
Für den Ausdruck regionaler Restwertgebote steht die Dokumentvorlage RW_GEBOTE.RTF zur Verfügung. Diese können Sie über die Maske "Anschreiben" drucken.
Die Dokumentvorlage GEBOTSAUSWERTUNG.RTF dient dazu, börsenübergreifend die höchsten Restwertgebote auszudrucken. Dabei wird zu jedem Gebot die Restwertbörse, über die das Gebot abgegeben wurde, angedruckt.
In den Programmeinstellungen (Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen) können Sie die Anzahl der Gebote, die standardmäßig im Gebotsblatt über alle Börsen gedruckt werden sollen, einstellen. Das zugehörige Feld finden Sie auf allen Restwerteinstellungen. Es ist dabei ausreichend dieses Feld in einem Dialog zu ändern, da Ihre Eingabe dann automatisch für alle anderen Börsen übernommen wird. Diese Einstellung bewirkt, dass nach dem Abholen der Restwertgebote die fünf Höchstgebote bereits zum Druck markiert sind. Durch manuelles Eintragen weiterer oder entfernen bestehender Druckmarkierungen können Sie im Einzelfall das Gebotsblatt anpassen.
9 Debitoren
9.1 Zahlungseingang/Mahnwesen
9.1.1 Zahlungseingänge
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Das Modul "Zahlung/Mahnung" dient zur Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen und offenen Posten sowie zum Druck der Mahnungen. Dabei werden zu jedem Vorgang Zahlungen und Mahnungen chronologisch in einer Liste angelegt, so dass immer nachvollziehbar ist, wann welche Zahlung bzw. Mahnung erfolgte. Im oberen Teil der Modulmaske erfolgt das Mahnwesen. Grundlage hierfür ist eine Übersicht über alle Rechnungen. Anhand der farbigen Markierung können Sie optisch bereits den Status der Rechnung erkennen. Im unteren Teil der Modulmaske buchen Sie Zahlungseingänge. Zur aktuellen Rechnung (aktueller Datensatz im oberen Teil) werden chronologisch alle Zahlungseingänge und Mahnungen angezeigt.
Toolbar
Die Schalter der Toolbar des Moduls Zahlung/Mahnung:
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Druckt die Mahnung zur aktuellen Rechnung.
Mahnungssammeldruck. Es werden alle Mahnungen der "zu mahnend"-markierten Rechnungen gedruckt. Der Sammeldruck ist mit Büroauswahl möglich.
OP und Mahnungen
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung Schalter: OP und Mahnungen
Durch Anklicken des Schalters "OP und Mahnungen" werden die Rechnungen mit offenen Posten sowie zu mahnende Rechnungen ermittelt. Je nach Anzahl der Rechnungen im System und Rechnerleistung kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend können Sie folgende Ansichten auswählen:
alle Rechnungen Zeigt ungefiltert die komplette Übersicht.
offene Posten Filter: offene Posten. Alle Rechnungen mit offenen Rechnungsbeträgen werden angezeigt.
zu Mahnende Filter: Mahndatum überschritten. Angezeigt werden Rechnungen, die gedruckt bzw. gebucht wurden (Status Q7R7), die einen offenen Posten aufweisen und deren Mahndatum überschritten wurde.
Notizen
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung Schalter: Notizen
Durch Klick auf den Schalter "Notizen" werden die Rechnungsnotizen angezeigt.
Ergänzungen bzw. Änderungen der Notizen sind möglich. Mit Klick auf "OK" wird gespeichert und der Dialog geschlossen.
Rechnungsansicht
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung Schalter: Rechnungsansicht
In einem separaten Fenster werden die Rechnungspositionen der aktuellen Rechnung angezeigt. Änderungen sind nicht möglich. Mit Klick auf "OK" wird der Dialog geschlossen.
9.1.2 Zahlungseingänge buchen
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Das regelmäßige und ordnungsgemäße Buchen der Zahlungseingänge ist Voraussetzung für ein korrektes Mahnwesen.
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie das Modul "Zahlung/Mahnung". 2. Öffnen Sie den Dialog "Zahlungseingang" durch Klick auf den Schalter
"Zahlungseingang". 3. Suche
a. Sie können die gewünschte Rechnung wahlweise über die Felder Auftrags-, Rechnungs- oder Schadennummer suchen.
b. Tragen Sie Ihre Vorgabe in das entsprechende Feld ein und klicken Sie
anschließend den Schalter . Die Übersicht rechts neben der Suche zeigt die Suchergebnisse an.
c. Klicken Sie hier auf die gewünschte Rechnung. Wurden bereits Teilzahlungen gebucht oder Mahnungen gedruckt, werden diese in der Übersicht direkt unter dem Suchfeld angezeigt.
d. Zahlungseingang a. In Abhängigkeit vom Status der Rechnung und eines evtl. bereits angelegten
Zahlungseingangs sind die Schalter "Anlegen" (neuer Zahlungseingang) und/oder "Bearbeiten" (Bearbeiten eines bestehenden Zahlungseingangs) aktiv.
b. Durch Anklicken eines der beiden Schalter werden die nachfolgenden Felder aktiviert.
c. Wenn eine Zahlung angelegt werden soll, wird das Feld "Zahlbetrag" mit dem offenen Posten vorbelegt. Überschreiben Sie diesen Zahlbetrag, um eine Teil- oder Überzahlung zu buchen. Wenn ein Zahlungseingang bearbeitet werden soll, werden die Werte des oben gewählten Datensatzes übernommen. Danach kann man die entsprechenden Änderungen vornehmen.
d. Wählen Sie "Datum", "Bank" und "Zahlart" aus. Das Feld "Belegnummer" kann optional ausgefüllt werden.
e. Klicken Sie auf "Speichern", um den Zahlungseingang zu buchen bzw. "Abbrechen", um Ihre Angaben zu verwerfen. Beim Speichern des Zahlungseingangs wird der offene Restbetrag berechnet. Entspricht dieser dem Mehrwertsteuerbetrag, wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt. Im Bereich "Mahnungseinstellungen" können Sie für die Anforderung der ausstehenden Mehrwertsteuer den Mahnungsempfänger und den Mahncode ändern.
5. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte 3 und 4, um weitere Zalhungseingänge zu
buchen. Zur Arbeitserleichterung werden beim Erfassen mehrerer Zahlungseingänge die Felder "Datum", "Bank", "Konto", "Zahlart" und "Belegnummer" mit den zuletzt eingetragenen Werten ausgefüllt. Diese Werte können überschrieben werden.
Überzahlungen
Um Überzahlungen buchen zu können, muss zuvor in den Moduleinstellungen die Option "Überzahlungen erlauben" aktiviert werden. Danach können Sie Zahlbeträge buchen, die größer als der offene Posten sind.
Beim Speichern des Zahlungseingangs wird die Zahlung auf zwei Zahlungseingänge gebucht. Beim ersten Zahlungseingang entspricht der Zahlbetrag dem offenen Posten, so dass kein offener Posten verbleibt. Der Mehrbetrag wird im zweiten Zahlungseingang automatisch auf das dafür vorgesehene Konto gebucht. Der OP wird negativ.
Wurden Überzahlungen nicht erlaubt, wird die Zahlung nicht gebucht. Sie erhalten den Hinweis "Der Eingangswert darf nicht höher als der offene Posten sein!"
9.1.3 Mahnwesen
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Im oberen Teil der Modulmaske "Mahnwesen" ist eine Übersicht über alle Rechnungen. Anhand der farbigen Markierung können Sie optisch bereits den Status der Rechnung erkennen:
Blau
offene Posten
Rot
zu mahnende Rechnungen
Grün
bezahlte Rechnungen
Weiß
Rechnungen, die noch nicht gedruckt und gebucht wurden, stornierte und Stornorechnungen
Nach dem Druck der Rechnung und Ablauf des Zahlungsziels wird der Mahnrhythmus durch die Mahntabelle gesteuert. In dieser wurden sowohl die zeitliche Abfolge des Mahnverfahrens als auch die zu den einzelnen Stufen gehörenden Dokumentvorlagen sowie evtl. anfallende Kosten definiert.
Mahnstufe
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung Schalter: Mahnstufe
Öffnet einen Dialog mit Informationen zum Mahnstatus (Mahnstufe, Mahncode, letztes und nächstes Mahndatum, Ausschluss vom Mahnlauf) der aktuellen Rechnung. Diese Angaben können ggf. geändert werden. Mit Klick auf "OK" werden die Angaben gespeichert und der Dialog geschlossen.
Mahnungen drucken
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Mahnungen können Sie als
Einzeldruck oder
Sammeldruck
drucken.
Einzeldruck
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Schalter: Drucken oder in Toolbar
Mit Klick auf den Schalter "Drucken" bzw.
in der Toolbar wird die Mahnung zur aktuellen Rechnung gedruckt. Im Druckdialog können Sie die Einstellungen zum Druck anpassen. Der Druck ist auch möglich, wenn die Frist bis zur nächsten Mahnung noch nicht abgelaufen ist. Nach dem Druck erfolgt eine Abfrage, ob die Mahnstufe erhöht werden soll. Bestätigen Sie die Abfrage mit
"Ja" - Der Mahnlauf wird korrekt abgeschlossen und die Frist bis zur nächsten Mahnung beginnt ab diesem Zeitpunkt.
"Nein" - Der Mahnlauf wird verworfen. Beim nächsten Mahnlauf wird dieselbe Mahnung noch einmal gedruckt.
Sammeldruck
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Schalter:
in Toolbar
Zur Vereinfachung des Arbeitsablaufes können Sie alle zur Mahnung markierten
Rechnungen als Sammeldruck durch Klick auf
drucken.
Markierung der zu mahnenden Rechnungen
Rechnungen können
automatisch Nach den Druck der Rechnung und Ablauf des Zahlungsziels erfolgt die weitere Verwaltung der Rechnungen über die Mahntabelle. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Rechnungen für den Mahnungsdruck automatisch markiert. oder
manuell Durch Doppelklick auf eine Rechnung können Sie diese unabhängig von den Einstellungen der Mahntabelle für den Mahnungsdruck markieren.
für den Mahnungsdruck markiert werden.
Sammeldruck mit Büroauswahl
Verwalten Sie mehrere Büros können Sie den Mahnungsdruck separat für die einzelnen Büros starten. Aktivieren Sie die Option "Mahnungsdruck mit Büroauswahl".
Nach Klick auf
erscheint der Dialog "Einschränkung Mahnungsdruck". tragen Sie hier die Nummer des Büros, für das die Mahnungen gedruckt werden sollen, ein und bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Geben Sie keine Büronummer an, werden alle markierten Rechnungen gemahnt.
Wurde der Sammeldruck beendet, erfolgt eine Abfrage, ob die Mahnstufe erhöht werden soll. Bestätigen Sie die Abfrage mit
"Ja" - Der Mahnlauf wird korrekt abgeschlossen und die Frist bis zur
nächsten Mahnung beginnt ab diesem Zeitpunkt.
"Nein" - Der Mahnlauf wird verworfen. Beim nächsten Mahnlauf wird dieselbe Mahnung noch einmal gedruckt.
Mahnung bearbeiten
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung Schalter: Mahnung bearbeiten
1. Mit Klick auf "Mahnung bearbeiten" wird zur aktuellen Rechnung das Mahnschreiben, welches lt. Mahntabelle beim nächsten Mahnlauf gedruckt wird, zum Bearbeiten geöffnet.
2. Sie können die Vorlage beliebig ändern. Beachten Sie bitte, dass mahnungsrelevante Beträge (Mahnkosten, offener Posten, Zahlungsziel usw.) erst beim Druck der Mahnung aktualisiert werden können.
3. Die Bearbeitung schließen Sie ab, indem Sie mit Klick auf den Schalter
den Dialog schließen.
4. Beantworten Sie die Frage, ob gespeichert werden soll mit
"Ja", so wird das geänderte Mahnschreiben zur Rechnung gespeichert.
"Nein", so werden die Änderungen verworfen.
"Abbrechen", so bleibt der Dialog geöffnet und Sie können weiter Änderungen vornehmen.
Beim nächsten Mahnlauf wird die geänderte Mahnung gedruckt. Mahnungseinstellungen Hier sehen Sie die aktuellen Angaben zu:
Rechnungsempfänger (RE) Mahnungsempfänger (ME) Mahnstufe, Mahncode und Mahndatum Angezeigt werden die Einstellungen für den nächsten Mahnlauf.
Mahnungsempfänger ändern
Wurde der Nettobetrag der Rechnung beglichen, können Sie zur Anforderung der Mehrwertsteuer den Mahnungsempfänger ändern. Klicken Sie dazu auf den Schalter "Mahnungsempfänger ändern". Im Dialog "Auswahl Mahnungsempfänger" werden alle Beteiligten des Vorgangs angezeigt. Wählen Sie eine Adresse durch Anklicken aus oder nutzen Sie die Option "Rechnungsempfänger verwenden" und bestätigen anschließend mit "OK". Mahncode und Mahnstufe müssen manuell angepasst werden. Beachten Sie bitte, dass bei Mahnstufe 0 die Zahlungserinnerung gedruckt wird.
10 Kalender
10.1 Toolbar
Die Schalter der Kalender-Toolbar:
Zeigt den Kalender in der Tagesansicht
Zeigt den Kalender in der Wochenansicht
Zeigt den Kalender in der Monatsansicht
Zeigt in Abhängigkeit der Ansicht den vorhergehenden Tag, Woche oder Monat
Zeigt in Abhängigkeit der Ansicht den folgenden Tag, Woche oder Monat
Legt einen neuen Termin an
Löscht den aktuellen Termin. Die Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Termin angeklickt wurde.
Erstellt Druckvorschau der aktuellen Ansicht. Der Druck kann innerhalb der Vorschau gestartet werden.
Freigabe des Kalenders
10.2 Kalender benutzen
Jedem Anwender steht ein eigener Kalender zur Verfügung. Dieser kann in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht geöffnet werden. Erfasste Termin können direkt mit Vorgängen in der Auftragsbearbeitung verknüpft werden.
Programmaufruf: Menü "Extras | Kalender"
Kalender freigeben
Sie können Ihren Kalender freigeben, so dass andere Mitarbeiter Ihren Kalender einsehen können. Die Freigabe eines Kalenders kann nur vom jeweiligen Eigentümer des Kalenders vorgenommen werden.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der Toolbar auf den Schalter . 2. Im Dialog "Kalender freigeben" werden alle Benutzer, die im Programm eingerichtet
wurden, angezeigt. 3. Wählen Sie einen Namen aus und aktivieren Sie mit Doppelklick die Berechtigungen.
Lesen: Der Benutzer kann Ihren Kalender einsehen jedoch keine Termin erfassen oder ändern. Schreiben: Der Benutzer kann Ihren Kalender einsehen und Termine erfassen oder
ändern. Schreibrechte können nur in Kombination mit den Leserechten erteilt werden.
Wiederholen Sie Punkt 3 für alle Benutzer, die eine Freigabe auf Ihren Kalender erhalten sollen.
Kalendergruppen verwalten
Sie können zur Verwaltung freigegebener Kalender Gruppen wie folgt anlegen:
1. Klicken Sie im Modul Kalender auf den Schalter
um eine neue Gruppe
anzulegen bzw.
um die aktuelle Gruppe zu bearbeiten. 2. Im Dialog "Kalendergruppen" werden im linken Teil die Besitzer aller freigegebenen
Kalender und im rechten Teil die Besitzer der ausgewählten Kalender angezeigt. 3. Durch Anklicken der Schalter wählen Sie Kalender aus bzw. heben Sie die Auswahl
auf:
Alle freigegebenen Kalender werden der Gruppe hinzugefügt.
Der markierte Kalender wird der Gruppe hinzugefügt.
Der markierte Kalender wird aus der Gruppe entfernt.
Alle Kalender werden aus der Gruppe entfernt.
4. Mit Klick auf "OK" bestätigen Sie die Auswahl und schließen den Dialog. Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Einstellungen und schließen den Dialog.
5. Um eine bestehende Gruppe zu löschen, klicken Sie auf den Schalter . Die Gruppe "Alle" kann nicht gelöscht werden.
10.3 Termine verwalten
10.3.1 Neue Termine anlegen
Neue Termine können Sie wie folgt anlegen:
Innerhalb der Auftragsbearbeitung
Über Schalter im Kalender
Über Auswahl des Zeitraums im Kalender
Terminserien anlegen
Termine Anlegen - Innerhalb der Auftragsbearbeitung
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie in der Auftragsbearbeitung den Notiz-Dialog durch Klick auf des Schalter
. 2. Klicken Sie auf die Seite "Termine".
3. Klicken Sie anschließend auf den Schalter , um einen neuen Termin anzulegen.
4. Erfassen Sie im Dialog "Termin" die erforderlichen Daten.
Termine anlegen - über Auswahl des Zeitraums im Kalender
Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Kalender und markieren mit gedrückter Maustaste den Zeitraum des
Termins. 2. Sobald Sie die Maus loslassen, erscheint ein Schnellerfassungsdialog.
Beginn und Ende des Termins sind durch Ihre Markierung bereits eingetragen.
Erfassen Sie einen kurzen Betreff zum Termin.
Im Feld "Zuständig" ist der Eigentümer des Kalender, in dem Sie die Markierung vorgenommen haben, eingetragen. Durch Auswahl eines anderen Eigentümers, wird der Termin in dessen Kalender eingetragen. Im Feld "Zuständig" werden nur diejenigen Kalender angezeigt, die mit Schreibrechten für Sie freigegeben wurden.
3. Klicken Sie auf den Schalter
um den Termindialog zu öffnen. Hier können Sie weitere Angaben zum Termin erfassen und bei Bedarf den Termin mit einem Auftrag verknüpfen.
4. Mit "OK" wird der Termin gespeichert bzw. mit "Speichern und in Vorgang wechseln" nach dem Speichern die Auftragsbearbeitung geöffnet und der mit dem Termin verknüpfte Auftrag angezeigt.
Termine anlegen - über Schalter im Kalender
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Kalender und klicken auf den Schalter . 2. Der Termindialog wird geöffnet. Hier können Sie Angaben zum Termin erfassen und
bei Bedarf den Termin mit einem Auftrag verknüpfen. 3. Mit "OK" wird der Termin gespeichert bzw. mit "Speichern und in Vorgang wechseln"
nach dem Speichern die Auftragsbearbeitung geöffnet und der mit dem Termin verknüpfte Auftrag angezeigt.
10.3.2 Terminserien
Terminserien anlegen
Terminserien können nicht mit Vorgängen verknüpft oder innerhalb der Auftragsbearbeitung erfasst werden.
Vorgehensweise: 1. Legen Sie im Kalender einen neuen Termin an. 2. Terminserien erfassen Sie in linken Teil des Dialogs "Termin" durch Klick auf
"Wiederholung". 3. Hier können Sie das Serienmuster auswählen. 4. Entsprechend Ihrer Auswahl "täglich", "wöchentlich", "monatlich" der "jährlich" können
Sie das Serienmuster definieren.
Geben Sie das Enddatum der Serie vor.
Sie können Terminserien, die wöchentlich bzw. monatlich wiederholt werden sollen, mit Vorgabe eines Intervalls anlegen. Es ist dadurch möglich Terminserien anzulegen, die sich zum Beispiel alle zwei Wochen wiederholen.
5. Mit "OK" speichern Sie die Terminserie.
Terminserie ändern
Vorgehensweise: 1. Mit Doppelklick auf einen Termin der Serie erfolgt eine Abfrage, ob die Änderung für
den gewählten Termin und alle folgenden Termine der Serie,
die gesamte Serie oder
den Einzeltermin
erfolgen soll. 2. Unabhängig Ihrer Auswahl wird der Termindialog geöffnet und Se können die
Änderung eintragen. 3. Durch Bestätigen mit "OK" werden die Änderungen entsprechend Ihrer Auswahl
gespeichert.
Erfassen Sie hier alle Daten, die zum Termin erforderlich bzw. bekannt sind.
Im Feld "Zuständig" wählen Sie den Kalender aus, in den der Termin eingetragen werden soll. Zur Auswahl stehen alle Kalender, in denen Sie Schreibrechte besitzen.
Um den Termin in mehrere Kalender einzutragen, klicken Sie auf "Teilnehmer". In einem Dialog werden wieder alle freigegebenen Kalender angezeigt, in denen Sie Schreibrechte besitzen.
Alle Angaben im linken Teil des Dialogs werden im Kalender angezeigt. Wobei über das Feld "Kategorie" dem Termin eine Farbe zugeordnet werden kann.
Sie können Termine als Serienelement anlegen.
Im rechten Teil des Dialogs können Sie den Termin mit einem Vorgang in der Auftragsbearbeitung verknüpfen.
Mit Klick auf den Schalter "Auftrag anlegen" wird ein neuer Auftrag angelegt. Die Felder im Termin-Dialog werden in den Vorgang übernommen.
Mit Klick auf den Schalter "Vorgang zuordnen" können Sie aus der Vorgangsliste einen bestehenden Vorgang auswählen. Dieser wird mit dem Termin verknüpft. Bereits erfasste Vorgangsdaten werden angezeigt.
Ein bestehende Zuordnung wird durch Klick auf den Schalter "Zuordnung aufheben" aufgehoben.
Der Besichtigungsort kann entweder als komplette Adresse oder einfache Ortsangabe erfasst werden.
Die Besichtigungsadresse kann durch Klick auf den Schalter
aus dem Adressbuch ausgewählt werden. Wurde im linken Teil kein Ort angegeben, können beim Speichern des Termins Straße, PLZ und Ort aus der Besichtigungsadresse übernommen werden.
Der Besichtigungsort kann durch Klick auf den Schalter
aus dem linken Teil übernommen werden.
11 Textverarbeitung
11.1 Grundeinstellungen
Die Grundeinstellungen werden als Standardwerte beim Anlegen neuer bzw. beim Öffnen bestehender Vorlagen bzw. Textbausteine verwendet. Die Grundeinstellungen umfassen folgende Vorgaben:
Seitenränder
Farbpalette
Schriftart, -größe, -stil
Ansichtsgröße (Zoom)
Ansicht: Sonderzeichen, Feldfunktionen, Formatierungsleiste, Statuszeile, Gitternetzlinien, Lineal
Grundeinstellungen ändern
Die Grundeinstellungen können Sie wie folgt ändern: 1. Öffnen Sie eine neue Dokumentvorlage (Menü "Datei | Neu"). 2. Passen Sie die folgende Einstellungen an:
Seitenränder
Farbpalette
Schriftart, -größe, -stil
Ansichtsgröße (Zoom)
Ansicht: Sonderzeichen, Feldfunktionen, Formatierungsleiste, Statuszeile, Gitternetzlinien, Lineal
3. Speichern Sie die Einstellungen über den Menüpunkt "Extras | Grundeinstellungen speichern".
12 Tools
12.1 ChangeDokPrinter
Das Tool ChangeDokPrinter dient dazu folgende Einträge in einzelne oder alle Dokumentvorlagen eines Verzeichnisses bzw. deren Abschnittswechsel einzufügen:
Druckerzuweisung für Original- und Kopiendruck
Anzahl der Kopien
Randeinstellungen
Farbtabelle
Aufruf des Tools
Sie können ChangeDokPrinter wie folgt aufrufen:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite "Kommunikations-Manager" - Schalter "Abs.-Drucker aktualisieren"
Programmverzeichnis AudaFusion\Tools\CHANGEDOKPRINTER.EXE Beim Start der CHANGEDOKPRINTER.EXE ist eine Anmeldung an der Datenbank erforderlich. Geben Sie hierzu Ihren Benutzernamen und Passwort wie bei der Anmeldung im AudaFusion-Startdialog an.
Auswahl der Dokumentvorlagen
Im linken Teil des geöffneten Toolfensters wird das Vorlagenverzeichnis inklusive aller Unterverzeichnisse angezeigt. Ihre Dokumentvorlagen sind wie folgt in Unterverzeichnisse gegliedert:
GA_BEW - Dokumentvorlagen für Gutachten, Bewertungen etc.
Mahnung - Mahnschreiben
Rechnung - Rechnungsvorlagen
Versand - Versandanschreiben, Abtretungserklärung, sonstige Schreiben An der Verzeichnisstruktur und Benennung der Unterverzeichnisse sollten keine Änderungen vorgenommen werden, da in AudaFusion feste Programmverknüpfungen auf diese Unterverzeichnisse verweisen.
Nach dem Öffnen eines Verzeichnisses werden alle darin gespeicherten Vorlagen angezeigt. Durch Auswahl einer Vorlage werden die eingetragenen Abschnittsdrucker im mittleren Teil des Fensters angezeigt. Im unteren Teil des Fensters werden beide Schalter
"Einstellungen in Vorlage '...' schreiben" In die geöffnete Dokumentvorlage werden die aktuellen Einstellungen gespeichert. Der Name der aktuellen Vorlage wird in der Beschriftung des Schalters angezeigt.
und
"Einstellungen in alle Vorlagen von '...' schreiben" Die aktuellen Einstellungen werden in alle Dokumentvorlagen des Verzeichnisses gespeichert. Der Name des aktuellen Verzeichnisses wird in der Beschriftung des Schalters angezeigt.
aktiviert. Öffnen Sie ein Verzeichnis und wählen keine Vorlage, so können Sie die Einstellungen in alle Vorlagen des Verzeichnisses schreiben. Der Schalter "Einstellungen in Vorlage '...' schreiben" ist nicht aktiv.
Auswahl der Druckereinstellungen
Aufgrund der möglicherweise unterschiedlichen Layouts der Briefbögen für Deckblatt und Folgeseiten sowie der unterschiedlichen Ansteuerung der Drucker für Text- bzw. Fotodruck werden folgende Abschnitte angezeigt:
1. Abschnitt
Folgeabschnitte
Fotoabschnitt
Für jeden der Abschnitte können Sie Drucker für Original- bzw. Kopiendruck sowie das Ausgabefach auswählen. Ihre Auswahl im 1. Abschnitt / Original wird automatisch für die Kopien sowie alle Folgeabschnitte übernommen. Bei Bedarf wählen Sie für die Kopien oder einen anderen Abschnitt den Drucker oder das Ausgabefach neu aus.
Anzahl der Kopien
Die Anzahl der Kopien kann in den Abschnittswechseln der Dokumentvorlagen gespeichert werden. Bei Dokumenten mit mehreren Abschnittswechseln ist darauf zu achten, dass die Anzahl der Kopien in allen Abschnitten eingetragen werden muss. Tragen Sie in das Feld "Kopien" die gewünschte Anzahl ein. Dadurch wird die Option "in Abschnitte eintragen" automatisch aktiviert. Nur bei aktiver Option wird die Anzahl der Kopien auch in den Abschnittswechseln gespeichert. Ähnlich wie bei der Auswahl der Druckereinstellungen wird die Anzahl Kopien vom 1. Abschnitt in "Folgeabschnitte" und "Fotoabschnitt" automatisch übernommen.
Anpassung Randeinstellungen:
Die Randeinstellungen können ebenfalls geändert werden. Tragen Sie einfach die Werte für den rechten, linken, oberen und unteren Rand ein. Dadurch wird die Option "in Abschnitte eintragen" automatisch aktiviert. Nur bei aktiver Option werden die Randeinstellungen im ersten Abschnittswechsel gespeichert.
Anpassung Farbeinstellungen
In jeder Vorlage wird eine Farbtabelle gespeichert. Durch Anpassungen der Farbauswahl zum Beispiel im Geschäftslayout kann es erforderlich werden, die Farbeinstellungen in den Dokumentvorlagen anzupassen. Nach dem Start des Tools werden die Farben entsprechend der festgelegten Grundeinstellungen angezeigt. Im Einzelfall können Sie auch an dieser Stelle die Farben anpassen. Beachten Sie bitte, dass diese Anpassung keine Auswirkungen auf die Grundeinstellungen in AudaFusion hat sondern nur in den gewählten Vorlagen gespeichert wird. Aktivieren Sie die Option "Farben ersetzen" um die gewählten Farbeinstellungen in den Vorlagen zu speichern.
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![INDEX [application.wiley-vch.de] · Asynchrone Verarbeitung 371 attachEvent() 255, 290 Browserübergreifende Lösung 570–571.attr() (jQuery-Methode) 320, 498, 512–513 Attribute](https://img.pdfslide.org/doc/110x75/5f7a868ff9e3cf7bf9571090/index-asynchrone-verarbeitung-371-attachevent-255-290-browserbergreifende.jpg)
