Auswirkungen der Pflege-Buchführungsverordnung auf … · Auswirkungen der Pflege-Buchführungsverordnung auf das Rechnungswesen der kommunalen Pflegeheime (abgeschlossen im Februar

Auswirkungen der Pflege-Buchführungsverordnungauf das Rechnungswesen der kommunalen Pflegeheime

(abgeschlossen im Februar 1996)

Verfasser: Gerhard Gruber

Inhaltsübersicht Seite

1. Rechtliche Grundlagen 194

1.1 Bundesrecht 194

1.2 Landesrecht , 196

2. Finanzierung der Pflegeheime 197

2.1 Pflegevergütung 197

2.2 Entgelt für Unterkunft und Verpflegung 198

2.3 Ersatz der Investitions- und Miet- und Pachtaufwendungen 198

2.3.1 Öffentliche Förderung 198

2.3.2 Gesondert berechenbare Aufwendungen 198

2.4 Erstattungen für Zusatzleistungen 199

2.5 Abgrenzung der Aufwendungen 200

3. Notwendige Überlegungen und Entscheidungen zur Umstellungdes Rechnungswesens 200

4. Vorbereitung der Eröffnungsbilanz 202

4.1 Aktiva 202

4.1.1 Sachanlagen und Immaterielle Vermögensgegenstände 203

4.1.1.1 Erfassung und Bewertung 203

4.1.1.2 Schlüsselung nach Finanzierungsarten 204

4.1.2 Finanzanlagen 204

4.1.3 Umlaufvermögen 204

192 Bayerischer Kommunaler Prüfungsvertand - Geschäftsbericht 1995

Seite

4.1.3.1 Erfassung und Bewertung 204

4.1.3.2 Vorräte 205

4.1.3.3 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 205

4.1.3.4 Kassenbestand, Guthaben beiKreditinstituten und Schecks 205

4.1.3.5 Forderungen an den Träger 205

4.1.3.6 Sonstige Vermögensgegenstände 206

4.2 Passiva 206

4.2.1 Eigenkapital 206

4.2.2 Sonderposten aus Zuschüssen und Zuweisungenzur Finanzierung des Sachanlagevermögens 207

4.2.3 Verbindlichkeiten 207

4.2.3.1 Verbindlichkeiten aus Lieferungenund Leistungen 208

4.2.3.2 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 208

4.2.3.3 Erhaltene Anzahlungen 208

4.2.3.4 Sonstige Verbindlichkeiten 209

4.2.3.5 Verwahrgeldkonto 209

Anhang: Zeitliche Reihenfolge der Vorbereitungsmaßnahmen zurUmstellung des Rechnungswesens 210

Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband - Geschäftsbericht 1995 193

1. Rechtliche Grundlagen

1.1 Bundesrecht

Die Bundesregierung hat mit Zustimmung des Bundesrates die Verordnung über dieRechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen (Pflege-Buchfüh-rungsverordnung - PBV) vom 22.11.1995 (BGBI l S. 1528) erlassen. Diese Verordnungregelt die Rechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen unab-hängig von ihrer Rechtsform.

Pflegeeinrichtungen im Sinne der PBV sind die ambulanten Pflegeeinrichtungen(Pflegedienste) und die teil- und vollstationären Pflegeeinrichtungen (Pflegeheime),mit denen ein Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI besteht (zugelassene Pfle-geeinrichtungen). Die ambulanten Pflegeeinrichtungen erbringen die Pflegesachleistung"Häusliche Pflegehilfe" (§ 36 i.V. mit § 71 Abs. 1 SGB XI), die Einrichtungen der Tages-oder Nachtpflege erfüllen den Anspruch der Pflegebedürftigen aufteilstationäre Pflege(§ 41 i.V. mit § 71 Abs. 2 SGB XI), die vollstationären Einrichtungen bieten zum einendie Kurzzeitpflege (beschränkt auf vier Wochen je Kalenderjahr) an und-zum anderendie ständige Pflege des Pflegebedürftigen, wenn häusliche oder teilstationäre Pflegenicht möglich ist oder wegen der Besonderheit des einzelnen Falles nicht in Betrachtkommt (§§ 42, 43 i.V. mit § 71 Abs. 2 SGB XI).

Stationäre Pflegeeinrichtungen (Pflegeheime) im Sinne des SGB XI sind selbständigwirtschaftende Einrichtungen, in denen Pflegebedürftige unter ständiger Ver-antwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft gepflegt werden und ganztägig(vollstationär) oder nur tagsüber oder nur nachts (teilstationär) untergebracht undverpflegt werden können (§ 71 Abs. 2 SGB XI).

In den gemeinsamen Empfehlungen der Spitzenverbände der Pflegekassen vom09.12.1994 (im Zusammenhang mit der Umsetzung des Bestandsschutzes nach § 73Abs. 3 SGB XI) ist zum Begriff "selbständig wirtschaftend" folgendes ausgeführt:

"Eine Pflegeeinrichtung, die ausschließlich Leistungen nach dem Pflege-Versiche-rungsgesetz erbringt, gilt als selbständig wirtschaftend. Einrichtungen, die über denBetriebsbereich 'Pflege' hinaus weitergehende Leistungen erbringen, sind selbständigwirtschaftende Einrichtungen, wenn sie die Finanzierungskreise und -Verantwort-lichkeiten sowie die Rechnungslegung für den Betriebsbereich 'Pflege' klar undeindeutig von den übrigen Betriebsbereichen abgrenzen."

Die Anforderung "Pflege unter ständiger Verantwortung einer ausgebildetenPflegefachkraft" ist bereits erfüllt, wenn die Verantwortung für die Pflegeleistungeneiner ausgebildeten Pflegefachkraft übertragen ist. Es ist nicht erforderlich, daß für diewirtschaftliche Leitung des Pflegeheimes (Heimleitung) eine Pflegefachkraft verant-wortlich ist.

Die Pflege-Buchführungsverordnung ist nur von Pflegeeinrichtungen im Sinne dieserVerordnung anzuwenden. Sofern die Pflegeeinrichtungen neben den Leistungen nachSGB XI andere Sozialleistungen im Sinne des SGB l erbringen, sind die Rechnungs-und Buchführungspflichten nach dieser Verordnung auf die Leistungen beschränkt,für die sie nach dem SGB XI als Pflegeeinrichtungen zugelassen sind (§ 1 Abs. 2

194 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband - Geschäftsbericht 1995

Satz 2 PBV). Derartige Einrichtungen werden als gemischte Einrichtungen bezeichnet.Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wäre es jedoch zweckmäßig, dasRechnungswesen einer gemischten (kommunalen) Einrichtung insgesamt (z.B. ein-schließlich Altenheim, Altenbetreuung) einheitlich nach der PBV zu gestalten. Eineentsprechende landesrechtliche Ausnahmegenehmigung vom kommunalen Haus-haltsrecht ist noch zu erwarten.

Die Rechnungs-, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die das Pflegeheimnach anderen Vorschriften hat, bleiben unberührt (§ 1 Abs. 1 Satz 2 PBV). WelcheBestimmungen des kommunalen Haushaltsrechts über die PBV hinaus für kommunalePflegeheime im einzelnen gelten werden, war bei Redaktionsschluß noch nicht bekannt(vgl. auch Abschnitt 1.2).

Das Rechnungswesen muß den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführungentsprechen. Für Buchführung und Inventar gelten die einschlägigen Vorschriften desHGB. Die Konten sind nach dem vorgeschriebenen Kontenrahmen zu führen (§ 3 PBV).Die Führung der Bücher nach kameralistischen Grundsätzen ist somit ausgeschlossen.Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr (§ 2 PBV).

Der Jahresabschluß besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)und dem Anhang einschließlich des Anlagen- und Fördemachweises; für die Aufstellungund den Inhalt des Jahresabschlusses gelten die einschlägigen Vorschriften des HGB.Die Bilanz ist in der durch die Verordnung vorgeschriebenen Gliederung, die GuV inder vorgeschriebenen Staffelform aufzustellen (§ 4 Abs. 1 PBV). Soweit ein Trägermehrere Pflegeeinrichtungen betreibt, kannfürdiese ein gemeinsamer Jahresabschlußerstellt werden! Dies gilt jedoch nicht für den Anlagen- und Fördernachweis nach denAnlagen 3 a und 3 b der PBV. Diese Nachweise sind für jede Pflegeeinrichtung gesondertzu erstellen (§ 4 Abs. 2 PBV).

Bei gemischten Einrichtungen (z.B. Alten- und Pflegeheim) besteht ein Wahlrecht beider Erstellung des Jahresabschlusses für die Pflegeeinrichtung(en). Entweder wirdein auf die Leistungen nach dem SGBXI begrenzter Jahresabschluß (Teil-Jahresabschluß)mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang erstellt oder die Erträge undAufwendungen der Pflegeeinrichtung(en) werden in einer nach Anlage 2 der PBV geglie-derten Teil-Gewinn- und Verlustrechnung mit gesondertem Anlage- und Fördermittel-nachweis so zusammengefaßt, daß sie von den anderen Leistungsbereichen derEinrichtung getrennt sind (§ 4 Abs. 3 PBV). Wie bereits ausgeführt, wird sich bei gemischtgenutzten Einrichtungen die Erstellung einer Teil-Gewinn- und Verlustrechnung empfehlen.

Zur Bewertung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens am Stichtag derEröffnungsbilanz sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten und die bis dahinangefallenen Abschreibungen zu ermitteln; anzusetzen sind die daraus abgeleitetenRestbuchwerte. Können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht ohneunvertretbaren Aufwand ermittelt werden, sind den Preisverhältnissen des vermutlichenAnschaffungs- und Herstellungszeitpunkts entsprechende Erfahrungswerte alsAnschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen (§ 5 Abs. 1 PBV).

Einzelvorschriften zum Jahresabschluß regelndie Bilanzierung von öffentlichen Förder-mitteln und sonstigen Zuwendungen Dritter und deren Einstellung in Sonderposten(§ 5 Abs. 2 PBV). Die Bilanzierung von Ausgleichsposten nach § 5 Abs. 4 und 5 PBV


kommt in Bayern nach dem derzeitigen Kenntnisstand nicht in Betracht, weil dielandesrechtlichen Vorschriften eine solche Förderung nicht vorsehen.

Beträge, die der Träger einer Pflegeeinrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit (Regie-oder Eigenbetrieb) zur Verfügung stellt, sind unter dem Eigenkapital als "gewährtesKapital" auszuweisen, wenn diese Mittel auf Dauer zur Verfügung gestellt werden; sonstigeEinlagen sind als Kapitalrücklagen zu bilanzieren (§ 5 Abs. 3 PBV). Die Bilanzierungder Gewinnrücklagen richtet sich nach § 272 Abs. 3 HGB.

Für die Aufbewahrung von Unterlagen, die Aufbewahrungsfristen und die Vorlegungvon Unterlagen gelten die §§ 257 und 261 HGB (§ 6 PBV). Schreibt das kommunaleHaushaltsrecht längere Aufbewahrungsfristen vor, bleiben diese für die kommunalenEinrichtungen verbindlich.

Die Pflegeeinrichtungen müssen eine Kosten- und Leistungsrechnung mit bestimmtenMindestanforderungen führen. Nach § 7 PBV sind u.a. die Kosten und Leistungenverursachungsgerecht nach Kostenstellen zu erfassen und den Kostenträgern zu-zuordnen. Als Anlagen 5 und 6 der PBV sind Muster für einen Kostenstellenplan undeine Kostenträgerübersicht veröffentlicht. Die Kosten- und Leistungsrechnung mußinsbesondere auch eine verursachungsgerechte Abgrenzung der Kosten und Erträgemit anteiliger Zuordnung auf die verschiedenen Pflege- und sonstigen Einrichtungen(z.B. bei gemischten Einrichtungen) gewährleisten.

Teilstationäre Pflegeeinrichtungen und Einrichtungen der Kurzzeitpflege mit bis zuacht Pflegeplätzen sowie vollstationäre Pflegeeinrichtungen mit bis zu zwanzigPflegeplätzen sind von den Vorschriften der PBV befreit. Entsprechende Einrichtungenmit neun bis zu fünfzehn Pflegeplätzen bzw. mit einundzwanzig bis zu dreißigPflegeplätzen können befreit werden. Die Entscheidung hierüber treffen auf Antragdes Trägers der Pflegeeinrichtung die Landesverbände der Pflegekassen im Einver-nehmen mit der zuständigen Landesbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen.Pflegeeinrichtungen, die von den Rechnungs- und Buchführungsvorschriften der PBVbefreit sind, haben eine vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung zu führen,die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§9 PBV). KommunalePflegeeinrichtungen, die von den Vorschriften der PBV befreit sind, haben ihrRechnungswesen weiterhin kameral zu führen.

Die PBV ist bei stationären Pflegeeinrichtungen erstmals für das am 1. Januar 1997beginnende Geschäftsjahr anzuwenden. Stationäre Pflegeeinrichtungen, die einenJahresabschluß erstellen müssen oder sich für die Erstellung eines Teil-Jahresabschlussesentschieden haben, müssen zum 1. Januar 1997 eine Eröffnungsbilanz erstellen (§ 11Abs. 3 PBV). Dies gilt auch für gemischte Einrichtungen, die nur eine nach Anlage 2gegliederte Teil-Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend § 4 Abs. 3 Nr. 2 PBV fürdie Pflegeeinrichtung erstellen werden. In diesem Fall ist die Eröffnungsbilanz zum1. Januar 1997 für die gesamte Einrichtung (z.B. Alten- und Pflegeheim) zu erstellen.

1.2 Landesrecht

In einer landesrechtlichen Verordnung über die Wirtschaftsführung der kommunalenPflegeheime wird (ähnlich wie in der Verordnung über die Wirtschaftsführung derkommunalen Krankenhäuser - WkKV - ) noch zu regeln sein, daß die dem SGB XI


unterliegenden Pflegeeinrichtungen wie ein Sondervermögen zu verwalten sind unddie Bestimmungen über die Gemeindewirtschaft, die Landkreiswirtschaft und die Bezirks-wirtschaft nicht gelten, soweit in der PBV und in den weiteren Bestimmungen der landes-rechtlichen Verordnung abweichende Regelungen getroffen sind.

In dieser Verordnung werden auch Regelungen über den Wirtschaftsplan (Erfolgs- undVermögensplan) einschließlich des Nachtrags zum Wirtschaftsplan, die Finanzpla-nung, das Kassenwesen, den Wegfall der Bildung von Rücklagen im kameralen Sinnsowie den Jahresabschluß des Pflegeheims enthalten sein.

2. Finanzierung der Pflegeheime

Die zugelassenen Pflegeheime erhalten nach § 82 SGB XI eine leistungsgerechteVergütung für die allgemeinen Pflegeleistungen (Pflegevergütung), ein angemes-senes Entgelt für Unterkunft und Verpflegung sowie die durch öffentliche Förderungnicht gedeckten betriebsnotwendigen Investitionsaufwendungen oder Aufwendungenfür Miete, Pacht, Nutzung oder Mitbenutzung von Gebäuden oder sonstigenabschreibungsfähigen Anlagegütern. Zusätzlich können gesondert ausgewieseneZuschläge für Zusatzleistungen, wie besondere Komfortleistungen bei Unterkunftund Verpflegung sowie zusätzliche pflegerisch-betreuende Leistungen, vereinbartwerden. Regelungen über die Vergütung der Behandlungspflege sind noch zu erwarten.

Die Pflegevergütung wird bis zu den in den §§ 41 bis 43 PflegeVG genanntenHöchstbeträgen von den Pflegekassen übernommen; darüber hinausgehende Beträgesowie das Entgelt für Unterkunft und Verpflegung hat der Pflegebedürftige selbst oderggf. bei Bedürftigkeit der Sozialhilfeträger zu übernehmen. Die betriebsnotwendigenInvestitionsaufwendungen und die Aufwendungen für Miete, Pacht, Nutzung oderMitbenutzung von Gebäuden oder sonstigen abschreibungsfähigen Anlagegütern werdenteilweise durch öffentliche Förderung finanziert. Den durch die Förderung nicht gedecktenTeil der Aufwendungen kann das Pflegeheim den Pflegebedürftigen oder ggf. beiBedürftigkeit den Sozialhilfeträgern nach bestimmten Grundsätzen gesondert berechnen.Die Zuschläge für Zusatzleistungen hat ausschließlich der Pflegebedürftige selbst zutragen.

2.1 Pflegevergütung

Die Pflegevergütung wird durch vereinbarte Pflegesätze abgegolten. Diese sind "nachdem Versorgungsaufwand, den der Pflegebedürftige nach Art und Schwere seinerPflegebedürftigkeit benötigt, in drei Pflegeklassen einzuteilen" (§ 84 Abs. 2 SGB XI).Bei der Zuordnung der Pflegebedürftigen zu den Pflegeklassen sind die Pflegestufengemäß § 15 SGB XI zugrunde zu legen, "soweit nicht nach der gemeinsamen Beurteilungdes Medizinischen Dienstes und der Pflegeleitung des Pflegeheimes die Zuordnungzu einer anderen Pflegeklasse notwendig oder ausreichend ist" (§ 84 Abs. 2 Satz 3SGB XI).

Art, Höhe und Laufzeit der Pflegesätzewerden zwischen dem Träger des Pflegeheimesund den Pflegekassen oder sonstigen Sozialversicherungsträgern sowie dem für denSitz des Pflegeheimes zuständigen überörtlichen Träger der Sozialhilfe (Bezirk) vereinbart.


Beteiligt sind die Kostenträger, auf die im Jahrvor Beginn der Pflegesatzverhandlungenjeweils mehr als 5 v.H. der Berechnungstage des Pflegeheimes entfallen (§ 85 Abs. 2SGBXI).

2.2 Entgelt für Unterkunft und Verpflegung

Das von den Pflegebedürftigen zu tragende Entgelt für Unterkunft und Verpflegungwird vom Träger des Pflegeheimes mit den als Pflegesatzparteien betroffenen Leistungsträ-gern vereinbart. Für das weitere Verfahren gilt das zu den Pflegesätzen zur Abgeltungder Pflegeleistungen Gesagte entsprechend.

2.3 Ersatz der Investitions- und Miet- und Pachtaufwendungen

2.3.1 Öffentliche Förderung

Der Freistaat Bayern hat im Gesetz zur Ausführung des SGB XI (AGPflegeVG) vom07.04.1995 (GVBI S. 153) die Landkreise, kreisfreien Gemeinden und Bezirke im Rahmenihrer Hinwirkungsverpflichtung zur Förderung der betriebsnotwendigen Investitions-aufwendungen von bedarfsgerechten Pflegeeinrichtungen verpflichtet. Der Staat beteiligtsich allerdings nach Maßgabe der im Staatshaushalt bereitgestellten Mittel an derFinanzierung der betriebsnotwendigen Investitionsaufwendungen von bedarfsgerechtenteil- und vollstationären Pflegeeinrichtungen sowie Einrichtungen der Kurzzeitpflegedurch die Gewährung von Zuwendungen. Die staatliche Förderung setzt jeweils eineBeteiligung der Kommunen an der Finanzierung in gleicher Höhe voraus (Art. 8AGPflegeVG).

In den §§ 27 bis 32 AVPflegeVG (als Abschnitt III eingefügt in die AVPflegeVG durchdie Verordnung zur Änderung der AVPflegeVG vom 19.12.1995, GVBI S. 884) hat dieBayerische Staatsregierung die Förderung von Pflegeeinrichtungen geregelt. Danachist die Förderung von Pflegeeinrichtungen teils durch Festbeträge und teils durch Anteils-finanzierung festgeschrieben.

2.3.2 Gesondert berechenbare Aufwendungen

In den §§ 33 bis 38 AVPflegeVG (neuer Abschnitt IV der AVPflegeVG, ebenfalls durcho.g. ÄndV eingefügt) wird durch Landesrecht das Nähere zu den gesondert be-rechenbaren Aufwendungen nach § 82 Abs. 3 SGB XI geregelt.

Im einzelnen können nach § 33 Abs. 2 AVPflegeVG folgende Aufwendungen gesondertberechnet werden:

a) Aufwendungen für Herstellung, Anschaffung, Wiederbeschaffung und Ergänzungder zum Betrieb der Pflegeeinrichtung gehörenden Anlagegüter, deren Nutzungzeitlich begrenzt ist (Abschreibungen); bei Gebäuden ist von einer Nutzungsdauervon mindestens 50 Jahren und bei den sonstigen Anlagegütern von einerbetriebsüblichen Nutzungsdauer auszugehen;


b) tatsächlich gezahlte Zinsen für Fremdkapital, getrennt nach Aufnahme für Ge-bäude und sonstige Anlagegüter, bis zur Höhe des während der Laufzeit desDarlehens jeweils marktüblichen Zinssatzes, wobei die Tilgungsdauer die Nutzungs-dauer der damit finanzierten Anlagegüter nicht übersteigen darf;

c) Zinsen für mit eigenem Kapital des Einrichtungsträgers finanzierte Auf-wendungen bis zur Höhe von 4 v.H. jährlich;

d) Aufwendungen für Instandhaltung und Instandsetzung der Anlagegüterbis zur Höhe von 1 v.H. der Anschaffungs- oder Herstellungskosten; diese sindjährlich an die prozentuale Veränderung des Preisindexes für gemischt genutzteWohngebäude in Bayern anzupassen und fortzuschreiben;

e) Aufwendungen für Miete, Pacht, Nutzung oder Mitbenutzung von Anlagegüternim Sinne der Nummer a, die nicht im Eigentum des Einrichtungsträgers stehen.

Bei der gleichmäßigen Verteilung der o.g. Aufwendungen auf die Zahl der Pflegeplätzeist bei Pflegeheimen von einer durchschnittlichen Auslastung von 95 v.H., beiEinrichtungen der Kurzzeitpflege von 75 v.H. und bei teilstationären Einrichtungen von60 v.H. auszugehen.

Für Pflegeeinrichtungen, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des AGPflegeVG bereitsbestehen, gelten die vorgenannten Ausführungen entsprechend. Aufwendungen, diebereits durch öffentliche Förderung oder durch die Berücksichtigung in Pflegesätzenund Entgelten abgegolten sind, können nicht gesondert berechnet werden.

DiegesonderteBerechnungder Aufwendungengegenüberden Pflegebedürftigen bzw.bei Bedürftigkeit gegenüber den Sozialhilfeträgern bedarf - auf Antrag der Pflegeein-richtung - der Zustimmung der örtlich zuständigen Regierung (§ 82 Abs. 3 Satz 3SGB XI i.V.mitArt. 12Abs.2AGPflegeVG). Einerneuter Antrag istnurzu stellen, soweitsich der gesondert berechenbare Betrag um mindestens 10 v.H. erhöhen soll (§ 36Satz 2 AVPflegeVG). Bei einer Verringerung des gesondert berechenbaren Betrages(z.B. nach Abfinanzierung eines Darlehens, Wegfall von Abschreibungen) ist keinZustimmungsverfahren notwendig. Der gesondert berechenbare Betrag ist ohne Mit-wirkung der zuständigen Regierung entsprechend zu verringern.

2.4 Erstattungen für Zusatzleistungen

Neben den Pflegesätzen für allgemeine Pflegeleistungen und den Entgelten für Unterkunftund Verpflegung darf das Pflegeheim mit den Pflegebedürftigen zusätzlich zu den imVersorgungsvertrag vereinbarten notwendigen Leistungen Zuschläge für Zusatzleistungenvereinbaren. Die Gewährung und die Berechnung dieser Zusatzleistungen sind nurdann zulässig, wenn die angebotenen Zusatzleistungen nach Art, Umfang, Dauer undZeitabfolge sowie die Höhe der hierfür zu leistenden Zuschläge und die Zahlungsbedin-gungen zwischen dem Pflegeheim und dem Pflegebedürftigen vor Erbringung schriftlichvereinbart worden sind. Das Leistungsangebot und die Leistungsbedingungen müssenden Landesverbänden der Pflegekassen und den überörtlichen Trägern der Sozialhilfevor Leistungsbeginn schriftlich mitgeteilt worden sein.


2.5 Abgrenzung der Aufwendungen

Sowohl zur Abgrenzung der Leistungsaufwendungen von den Investitionsaufwendungenals auch zur Abgrenzung der Leistungsaufwendungen untereinander, also zwischenden allgemeinen Pflegeleistungen, den Leistungen bei Unterkunft und Verpflegung undden Zusatzleistungen, beabsichtigt (nach unseren Kenntnissen bei Redaktionsschluß)die Bundesregierung, entsprechend der Ermächtigung nach § 83 Abs. 1 Nrn. 2 und 5SGB XI eine Pflege-Abgrenzungsverordnung zu erlassen.

3. Notwendige Überlegungen und Entscheidungen zur Umstellung desRechnungswesens

Die Umstellung des Rechnungswesens kommunaler Pflegeheime auf kaufmännischedoppelte Buchführung ab 01.01.1997 erfordert entsprechende Vorbereitungen. Es sindu.a. Entscheidungen über die künftige Verwaltungsorganisation, die Abgrenzung derZuständigkeiten, das zur Abwicklung der Buchführung anzuwendende DV-Verfahren,die einzurichtenden Buchungskreise und die Abwicklung der Kassengeschäfte zu treffen.

Die kaufmännische doppelte Buchführung berührt unmittelbar zwar nur den für dasRechnungswesen zuständigen Bereich der Gesamtverwaltung. Dennoch ist zuuntersuchen, ob und gegebenenfalls welche Auswirkungen ihre Einführung im Heim-bereich auf die Zuständigkeitenfürdie beider Betriebsführung des Heimes anfallendenAufgaben sowie auf die künftige Verwaltungsgliederung des Trägers hat. Teilweise sindHeimbetriebe einer Kommune bereits vor Inkrafttreten der Pflege-Buchführungsver-ordnung in die für die kommunalen Krankenhäuser geschaffenen Organisationseinheiteneingegliedert und führen das Rechnungswesen nach den Grundsätzen der kaufmännischendoppelten Buchführung. In diesem Fall sind keine Gründe ersichtlich, die bisherigenZuständigkeiten und die Verwaltungsgliederung zu ändern, falls sie sich bewährt haben.Auf eine Trennung der Aufgabengebiete "Krankenhaus" und "Heime" sollte in diesenFällen verzichtet werden.

Bei der Zuordnung von Zuständigkeiten zu den einzelnen Organisationseinheiten derGesamtverwaltung des Trägers sollten der Heimleitung im Rahmen der Möglichkeitennach den Kommunalgesetzen weitreichende Entscheidungsbefugnisse übertragenwerden. Dies ist grundsätzlich Voraussetzung dafür, den Betrieb eigenständig und flexibelden jeweiligen Erfordernissen entsprechend führen zu können.

Nach der PBV sind die Bücher einer Pflegeeinrichtung nach den Regeln der kaufmänni-schen doppelten Buchführung zu führen. Außerdem ist eine Kosten- und Leistungsrech-nung einzurichten. Die Abwicklung der Buchführung und der Kosten- und Leistungs-rechnung erfordert für die bisher kameral geführten Heime ein neues zusätzliches DV-Verfahren. Hier bieten sich entweder der Anschluß an eine zentrale Einrichtung mitzentraler oder dezentraler Verarbeitung oder die Beschaffung einer eigenen (ggf.zusätzlichen) DV-Anlage einschließlich heimspezifischer Software an.

Das Pflegeheim hat mindestens die im Kontenrahmen der Anlage 4 der PBV genanntenKonten zu führen, wenn darauf zu buchende Geschäftsvorfälle zu behandeln sind. Ausbetrieblichen Gründen wird das Heim den Kontenplan tiefer als den (Mindest-)Kontenrah-men untergliedern.


In § 4 Abs. 2 und 3 PBV werden die Rechnungs- und Buchführungspflichten von Trägemfestgelegt, die mehrere Pflegeeinrichtungen oder gemischte Einrichtungen betreiben(vgl. auch Abschnitt 1.1). Danach kann ein Träger mit mehreren Pflegeheimen für dieseeinen gemeinsamen Jahresabschluß erstellen. Entsprechend reicht dann auch eingemeinsamer Buchungskreis aus. Gemischten Einrichtungen ist ein Wahlrecht ein-geräumt: Sie können entweder einen auf die Leistungen des SGB XI begrenzten Teil-Jahresabschluß erstellen oder einen Jahresabschluß für die Einrichtung insgesamtvorlegen, wobei sie aber gleichzeitig die Erträge und Aufwendungen für Leistungennach SGB XI in einer Teil-Gewinn- und Verlustrechnung zusammenfassen müssen.Wird ein Jahresabschluß für die gemischte Einrichtung insgesamt erstellt - wasempfehlenswert ist -, ist für die gesamte Einrichtung nur ein Buchungskreis einzurichtea

Nach § 1 Abs. 2 der Verordnung über die Wirtschaftsführung der kommunalenKrankenhäuser (WkKV) sind die mit einem Krankenhaus wirtschaftlich verbundenenEinrichtungen, die nicht unmittelbar der stationären Krankenversorgung dienen, nichtals Sondervermögen zu behandeln, wenn sie getrennt vom Krankenhaus bewirt-schaftet werden können. Nach W Nr. 4 zu § 1 WkKV können allerdings die verbundenenEinrichtungen dann als Teil des Sondervermögens behandelt werden, wenn eineAbtrennung der Bewirtschaftung zu erheblichen Schwierigkeiten und in der Regel zuunwirtschaftlichen Aufwendungen führt. Es ist zu erwarten, daß es durch eineentsprechende landesrechtliche Regelung auch für Pflegeheime und die damitverbundenen Einrichtungen zulässig sein wird, unter den vorstehend genanntenVoraussetzungen als gemeinsames Sondervermögen (in einem Buchungskreis) geführtzu werden.

In diesen Fällen könnte auf die Anwendung von zwei verschiedenen Buchführungssyste-men (kameralistische Buchführung und kaufmännische doppelte Buchführung) ineiner Organisationseinheit verzichtet und ausschließlich die kaufmännische doppelteBuchführung angewendet werden. Dies wäre z.B. der Fall bei einer rechtsfähigen kom-munalen Stiftung, die neben einem Pflegeheim andere Stiftungseinrichtungen, wieWaldbesitz, Mietwohnungen u.a., hat und für die Verwaltung und Wirtschaftsführungaller Stiftungseinrichtungen eine gemeinsame Organisationseinheit eingerichtet hat.

Die Eigenbetriebe (einschließlich der Krankenhaus-Eigenbetriebe) sowie die alsRegiebetrieb geführten kommunalen Krankenhäuser sind als Sondervermögen zubehandeln; außerdem ist für das Sondervermögen eine Sonderkasse einzurichten. Esist davon auszugehen, daß durch Festlegung in der noch zu erwartenden landesrecht-lichen Verordnung zur Wirtschaftsführung der kommunalen Pflegeheime für diese mitEinführung der kaufmännischen doppelten Buchführung das Gleiche gelten wird.

Der für ein Heim einzurichtenden Sonderkasse obliegen grundsätzlich alle sonst derKasse des Trägers gemäß § 42 KommHV übertragenen Aufgaben. In der Verwaltungs-gliederung des kommunalen Heimträgers erscheint die Sonderkasse des Heimes nichtunter diesem Begriff als Organisationseinheit. Die Aufgaben der Sonderkasse werdenin der Regel von der Organisationseinheit wahrgenommen, die für die Wirtschaftsführungdes Heimes zuständig ist (nicht verbundene Sonderkasse). Bei verbundener Sonderkassewird dagegen ein Teil der Aufgaben der Sonderkasse der Kasse des Heimträgers über-tragen.


Der Heimträger hat zu entscheiden, ob die Sonderkasse mit der Kasse des Trägersverbunden werden soll oder ob die Sonderkasse alle Kassengeschäfte selbst erledigensoll.

4. Vorbereitung der Eröffnungsbilanz

Das im Rahmen des Sondervermögens auszuweisende Vermögen umfaßt alle Vermögens-gegenstände, die dem Heimbetrieb dienen, und alle Schulden, die dem Heimbetriebzuzurechnen sind. Falls weitere nicht unmittelbar der Versorgung der Heimbewohnerdienende Einrichtungen in das Sondervermögen einbezogen werden, gilt dies entspre-chend.

Die für die Eröffnungsbilanz benötigten Anfangsbestände sind nach den Vorschriftendes HGB (§ 4 PBV i.V. mit §§ 242 ff. HGB) zu ermitteln. Soweit Rechnungen oder andereBelege der bisherigen Buchführung für die Bewertung oder Bestandsfortschreibungnicht mehr zur Verfügung stehen, müssen die Wertansätze nach besonders vor-geschriebenen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 und 3 PBV) oder allgemein anerkanntenBewertungsgrundsätzen, ggf. durch Rückrechnung, festgestellt und in einem Anhangzur Eröffnungsbilanz erläutert werden.

Eine zum Bilanzstichtag durchzuführende Inventur und die zutreffende Bewertung desVermögens und der Schulden sind besonders wichtig, weil bestimmte Werte der Aktivamit bestimmten Werten der Passiva korrespondieren und die ermittelten Werte desAnlagevermögens und dessen Finanzierung die Grundlage für die Ermittlung dergesondert berechenbaren Investitionsaufwendungen nach der AVPflegeVG bilden.

Die Bilanz des Heimes ist nach der Anlage 1 zur PBV zu gliedern. Während die Aktivaund Passiva in der Bilanz zu bestimmten Bilanzposten zusammengefaßt werden, istfür deren Erfassung und Bewertung eine tiefere Gliederung erforderlich. Die hierfürzu leistenden Vorarbeiten werden nachfolgend entsprechend der Gliederung der Bilanzin groben Zügen erläutert. Die zeitlich zweckmäßige Reihenfolge dieser Vorberei-tungsmaßnahmen ist im Anhang dargestellt.

4.1 Aktiva

Als Aktiva wird die Summe der auf der linken Seite der Bilanz ausgewiesenen Werteder mit betrieblichen Mitteln beschafften Vermögensgegenstände (= betrieblichesVermögen) bezeichnet. Es handelt sich dabei um das dem Unternehmen dienende(aktive) Vermögen, das Gegenstände, Rechte oder sonstige wirtschaftliche Werteumfassen kann. In der Bilanz gliedert sich das Vermögen in Ausstehende Einlagenauf das Kapital, Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Ausgleichsposten und Rechnungs-abgrenzungsposten. Gegebenenfalls ist auf der Aktivseite zusätzlich ein "Nicht durchEigenkapital gedeckter Fehlbetrag" auszuweisen.


4.1.1 Sachanlagen und Immaterielle Vermögensgegenstände

4.1.1.1 Erfassung und Bewertung

Einer körperlichen Bestandsaufnahme (Inventur) der Vermögensgegenstände desSachanlagevermögens zum Zeitpunkt der Erstellung der Eröffnungsbilanz bedarf esnicht, wenn durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungentsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, daß der Bestand der Vermögensgegen-stände nach Art, Menge und Wert auch ohne körperliche Bestandsaufnahme für diesenZeitpunkt festgestellt werden kann (§ 241 Abs. 2 HGB). Bei Heimen mit bisherkameralistischer Buchführung treffen diese Voraussetzungen hinsichtlich der Anla-gegüter nach unseren Erkenntnissen häufig nicht zu. In diesem Fall sind deshalb allevorhandenen aktivierungsfähigen Vermögensgegenstände des Sachanlagever-mögens (= Gegenstände, die selbständig veräußerbar und bewertbar sind), dierechtlich oder wirtschaftlich Eigentum des Heimes sind, durch körperliche Bestands-aufnahme zu erfassen.

Nach§ 247 Abs. 2 HGB sind beim Anlagevermögen nur die Gegenstände auszuweisen,die dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Bei Vermögensgegen-ständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs-oder Herstellungskosten um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Der Abgrenzungzwischen Gebäude und Technischen Anlagen sollten die im Steuerrecht festgelegtenGrundsätze zugrunde gelegt werden.

Bei der Bewertung der Anlagegüter im Rahmen der Erstellung der Eröffnungsbilanzsind dieaktivierungspflichtigen Nebenkosten, sofern sie noch ermittelt werden können,den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des einzelnen Anlagegutes zuzurechnen.

Das auch handelsrechtlich zulässige Bewertungswahlrecht der Sofortabschreibungnach § 6 Abs. 2 EStG für "geringwertige Wirtschaftsgüter" mit Anschaffungs- oderHerstellungskosten ohne Umsatzsteuer bis zu 800 DM kann für die betreffendenAnlagegüter im Pflegeheim ebenfalls in Anspruch genommen werden. Bei Anschaffungs-kosten eines selbständig bewertungs- und nutzungsfähigen Anlagegutes bis zu100 DM (ohne Umsatzsteuer) sieht die kaufmännische Praxis entsprechend der Rege-lung in Abschnitt 40 Abs. 4 EStR von einer Aktivierung ab.

Wird von dem Bewertungswahlrecht nach § 6 Abs. 2 EStG Gebrauch gemacht, sindauch die Vorschriften des § 6 Abs. 2 Satz 4 und 5 EStG zu beachten, d.h. die aktiviertenund sofort abgeschriebenen geringwertigen Wirtschaftsgüter sind in einem be-sonderen Verzeichnis aufzuführen. Das Verzeichnis muß nicht geführt werden, wennsich die erforderlichen Angaben aus der Buchhaltung ergeben und die geringwertigenWirtschaftsgüter auf einem besonderen Konto gebucht werden. Abschnitt 40 Abs. 3EStR enthält dazu entsprechende Regelungen.

Geht ein Heim bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz, davon aus, daß die geringwertigenWirtschaftsgüter als voll abgeschrieben gelten, ist für diese bei der Bilanzposition"II. 5. Einrichtungen und Ausstattungen ohne Fahrzeuge" ein Erinnerungswert von1 DM auszuweisen. In der Anlagenbuchhaltung reicht für sämtliche geringwertigenWirtschaftsgüter eine Inventarnummer aus.


4.1.1.2 Schlüsselung nach Finanzierungsarten

Die im SGB XI festgelegte Finanzierung der Pflegeeinrichtungen bedingt, daß in derErfolgsrechnung des Pflegeheimes den Aufwendungen für Abschreibungen aufAnlagegüter teilweise keine über die Benutzungsentgelte erzielten Erträge gegenüber-stehen. In Höhe dieser Aufwendungen wird der sog. Sonderposten aus Zuschüssenund Zuweisungen zur Finanzierung des Sachanlagevermögens auf der Passivseiteder Bilanz ertragswirksam vermindert. Die Sonderposten, die jeweils den Restbuchwertender mit öffentlichen Fördermitteln oder sonstigen Zuwendungen Dritter finanziertenAnlagegüter entsprechen, müssen daher jährlich um die Abschreibungen auf dieseAnlagegüter vermindert werden. Die PBV trägt diesen Umständen durch besondereBilanzierungsvorschriften Rechnung (§ 5 Abs. 2 PBV). Darüber hinaus sind in § 33 Abs. 2AVPflegeVG die Aufwendungen, die zu den gesondert berechenbaren Aufwendungennach § 82 Abs. 3 Satz 1 SGB XI gehören, im einzelnen definiert. Um diese Aufwendungensachgerecht ermitteln zu können, muß bekannt sein, wie die einzelnen Anlagegüterfinanziert sind. Es sind daherjedemAnlagegutdieeinschlägige(n)Finanzierungsart(en)zuzuordnen und mit einem sog. Finanzierungsschlüssel in der Anlagenbuchhaltungzu kennzeichnen.

Im Rahmen einer tieferen Gliederung der Finanzierungsschlüssel ist auch derNutzungszweck (Pflegeeinrichtung, Altenheim usw.) jedes Anlagegutes zu erfassen.

4.1.2 Finanzanlagen

Als Finanzanlagevermögen sind im wesentlichen Beteiligungen, Wertpapiere desAnlagevermögens und Sonstige Finanzanlagen (z.B. Ausleihungen) auszuweisen.Beteiligungen und Wertpapiere des Anlagevermögens werden mit den Anschaffungs-kosten (Kaufpreis zuzüglich Anschaffungsnebenkosten) bewertet. Als Anschaffungs-kosten von Ausleihungen (hauptsächlich langfristige Darlehen, z.B. Arbeitgeber-darlehen) gilt der an den Darlehensnehmer ausgegebene Betrag. Bei voraussichtlichdauernder Wertminderung sind die Finanzanlagen nach § 253 Abs. 2 Satz 3 HGBaußerplanmäßig abzuschreiben.

4.1.3 Umlaufvermögen

4.1.3.1 Erfassung und Bewertung

Das Umlaufvermögen umfaßt jene Vermögensteile, die nicht zum Anlagevermögengehören und keine Ausgleichsposten oder Posten der Rechnungsabgrenzung darstellen.Im Umlaufvermögen sind daher die Vermögensgegenstände auszuweisen, die demGeschäftsbetrieb des Unternehmens nur vorübergehend dienen sollen. Im wesentlichenbesteht das Umlaufvermögen aus den verschiedenen Vorräten an Verbrauchsgütern,Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen an den Träger, Kassen-bestand, Guthaben bei Kreditinstituten sowie den sonstigen Vermögensgegenständen.

Das Umlaufvermögen kann im wesentlichen erst zum Bilanzstichtag aufgenommenund bewertet werden. Die Bewertung ergibt sich aus § 4 Abs. 1 Satz 3 PBV i.V. mit§ 253 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 3 HGB. Nach dem insoweit geltenden strengen Niederst-wertprinzip müssen Wertminderungen bei Gegenständen des Umlaufvermögens zumBilanzstichtag durch entsprechende Verminderung der Buchwerte auch dannberücksichtigt werden, wenn sie voraussichtlich nicht von Dauer sind. Der aus dem

204 Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband r Geschäftsbericht 1995

Börsen- oder Marktpreis abgeleitete Wert ist zwingend anzusetzen, falls er amBilanzstichtag unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten liegt.

4.1.3.2 Vorräte

Bei den Vorräten des Umlaufvermögens sind im wesentlichen Verbrauchsgüter zu er-fassen.

Die in einem Lager vorhandenen Bestände sind zum Bilanzstichtag aufzunehmen undunter Wahrung des strengen Niederstwertprinzips zu bewerten. Ob auch die Vorrätebei den Verbrauchsstellen zu erfassen und die Werte beim Umlaufvermögen nach-zuweisen sind, ist im Einzelfall zu entscheiden.

4.1.3.3 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Für Forderungen besteht grundsätzlich Aktivierungspflicht (§246 Abs. 1 Satzl HGB);sie müssen jedoch als solche zum Zeitpunkt der Bilanzierung bereits begründet sein.Bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich um Ansprüche ausgegenseitigen Verträgen (Leistungen aus Heimverträgen), die vom bilanzierenden Heimerfüllt, vom Schuldner aber noch nicht erfüllt sind. Die Forderungen sind unter Beachtungdes strengen Niederstwertprinzips grundsätzlich mit dem Nennbetrag anzusetzen.Zweifelhafte Forderungen sind mit ihrem wahrscheinlichen Wert zu bilanzieren;uneinbringliche Forderungen sind vollständig abzuschreiben.

Die bei der erstmaligen Eröffnungsbilanz ggf. zu aktivierenden Forderungen dieserArt können sich nur auf Leistungen des Heimes aus der Zeit bis zum Eröffnungsbilanz-stichtag beziehen. Für Heime, die bisher nach den Grundsätzen der Kameralistik gebuchthaben, entsprechen die Forderungen den Kasseneinnahmeresten der Kameralrechnung,die nur dann als Forderungen in der Eröffnungsbilanz zu aktivieren sind, wenn dieAbwicklung dem Heim übertragen wird. Es empfiehlt sich jedoch, die Kasseneinnahmere-ste nicht in die Eröffnungsbilanz zu übernehmen, sondern durch den Heimträger imKameralhaushalt abwickeln zu lassen.

4.1.3.4 Kassenbestand, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

Bestandskonten für Kasse und Guthaben bei Kreditinstituten werden geführt, wenndie Sonderkasse des Heimes nicht mit der Kasse des Heimträgers verbunden ist.Kassenbestände und Bestände aus Guthaben bei Kreditinstituten, die sich aus demAbschluß der kameralen Haushaltsrechnung ergeben, sind in die Eröffnungsbilanz nurvon kommunalen Heimen zu übernehmen, die bis zur Umstellung bereits eine eigeneBarkasse und ein eigenes Bankkonto geführt haben.

4.1.3.5 Forderungen an den Träger

Heime mit verbundener Sonderkasse haben bei dieser Bilanzposition neben densonstigen Forderungen an den Träger insbesondere Forderungen aus den von derKasse des Heimträgers durchgeführten Geldgeschäften nachzuweisen. Im Zuge derErstellung der Eröffnungsbilanz ergeben sich möglicherweise Forderungen aus derAbgrenzung der Fremdkapitalzinsen und Forderungen aus im Verwahrbuchnachgewiesenem Fremdvermögen (z.B. Taschengelder der Bewohner).


4.1.3.6 Sonstige Vermögensgegenstände

Bei der erstmaligen Eröffnungsbilanz dürfte der Nachweis von sonstigen Vermögens-gegenständen kaum vorkommen, weil die sie begründenden Vorgänge so weit wiemöglich durch den Heimträger abgewickelt werden sollten. Zweckverbände und rechtlichselbständige Stiftungen erfassen hier die im Kameralhaushalt ausgewiesenen ein-schlägigen Kasseneinnahmereste.

4.2 Passiva

Als Passiva wird die Summe der auf der rechten Seite der Bilanz aufgeführtenBestandskonten bezeichnet, die die dem Unternehmen zur Verfügung gestellten undnach ihrer Herkunft unterschiedenen Mittel ausweisen. Die Passivseite gibt Auskunftdarüber, aus welchen Quellen die betrieblichen Minel stammen. In der Bilanz gliedernsich die Passiva in Eigenkapital, Sonder- und Ausgleichsposten, Rückstellungen,Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungsposten.

4.2.1 Eigenkapital

Nach der Bilanzgliederung ist das Eigenkapital kommunaler Heime in Gewährtes Kapital,Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen, Gewinnvoitrag/Veriustvortrag und Jahresüber-schuß/Jahresfehlbetrag aufzuteilen.

Als gewährtes Kapital sind nach § 5 Abs. 3 Satz 1 PBV bei Pflegeheimen in einer anderenRechtsform als der Kapitalgesellschaft oder ohne eigene Rechtspersönlichkeit dieBeträge auszuweisen, die vom Heimträger auf Dauer zur Verfügung gestellt werden.Nach Satz 2 sind als Kapitalrücklagen sonstige Einlagen des Heimträgers auszuwei-sen; dies sind nach der Amtlichen Begründung zur PBV z.B. solche Beträge, die miteiner bestimmten Zweckbestimmung dem Heim vom Heimträger zurVerfügung gestelltwerden. Diese Zweckbindung kann etwa in der ausschließlichen Verwendung zurDeckung von Verlusten oder zur Finanzierung von nicht gefördertem Anlagevermögenbestehen.

Für Gewinnrücklagen gilt § 272 Abs. 3 HGB entsprechend (vgl. § 5 Abs. 3 Satz 3 PBV),d.h. als solche dürfen nur Beträge ausgewiesen werden, die im Geschäftsjahr oderin einem früheren Geschäftsjahr aus dem Ergebnis gebildet wurden.

Die Kapital- und Gewinnrücklagen auf der Passivseite der Bilanz eines kommunalenPflegeheimes sind begrifflich nicht identisch mit den Rücklagen im Sinne des kommu-nalen Haushaltsrechts. Während letztere die Ansammlung der aus der Haushaltswirt-schaft ausgeschiedenen und als besondere Deckungsmittel vorgesehenen Geldbeständedarstellen, handelt es sich bei den im kaufmännischen Rechnungswesen nach-gewiesenen Rücklagen um Eigenkapitalanteile, die wie die übrigen Passivposten derBilanz die Mittelherkunft des aktivierten Vermögens nachweisen.

Bei der Überleitung des Rechnungswesens von der Kameralistik zur kaufmännischendoppelten Buchführung ist hinsichtlich der kameralen Rücklagen folgendes zu beachten:


Nach kommunalem Haushaltsrecht (§ 20 KommHV) führen die Kommunen, vonSonderrücklagen für nichtrechtsfähige, kommunal verwaltete Stiftungen abgesehen,nur noch eine allgemeine Rücklage.

Um eine Entscheidung treffen zu können, ob und inwieweit Teile der allgemeinen Rücklageder Kommune in die erstmalige Eröffnungsbilanz zu übernehmen sind, wären folgendeFeststellungen zu treffen:

- Wurden vom Heimbetrieb erwirtschaftete Mittel der allgemeinen Rücklage zugeführt?

- Sollen die vom Heimträger aus allgemeinen Deckungsmitteln für Heimzweckeangesammelten Teile der allgemeinen Rücklage dem Heim zweckgebunden übertragenoder der Verwendungszweck zugunsten der allgemeinen Rücklage geändert werden?

Soweit Rücklagemittel vom Heimbetrieb erwirtschaftet worden sind, wären sie nachden Bestimmungen über die Gemeinnützigkeit (§§51 ff. A01977) zu verwenden unddem Heim (als Kapitalrücklagen) zu übertragen. Darüber hinausgehende Teile derallgemeinen Rücklage können als gewährtes Kapital oder als Kapitalrücklagen über-tragen werden. Die Festlegung steht im Ermessen der zuständigen Organe. Vor Erstellungder erstmaligen Eröffnungsbilanz haben diese die entsprechenden Beschlüsseherbeizuführen.

4.2.2 Sonderposten aus Zuschüssen und Zuweisungen zur Finanzierung desSachanlagevermögens

Nach § 5 Abs. 2 PBV sind zweckentsprechend verwendete öffentliche Fördermittel,die dem Pflegeheim für Investitionen zugewiesen wurden, als Sonderposten aus öf-fentlichen Fördermitteln für Investitionen auszuweisen. Hierunter fallen sowohl die bishervom Freistaat Bayern gewährten Zuschüsse nach Art. 10 FAG als auch Investitions-zuschüsse von einer anderen kommunalen Gebietskörperschaft sowie die künftigenFördermittel vom Freistaat Bayern und den nach Art. 5 bis 7 AGPflegeVG zuständigenkommunalen Aufgabenträgem für Investitionen im Sinne des SGB XI (Art. 8 AGPflegeVGi.V. mit §§ 27 bis 32 AVPflegeVG). Investitionszuschüsse, die ein Zweckverband vonseinen Mitgliedern erhalten hat, gelten nicht als öffentliche Fördermittel imvorgenannten Sinne, sondern sind als Eigenkapital auszuweisen.

Die bisher zugewiesenen Fördermittel für Investitionen sind in der erstmaligen Eröffnungs-bilanz, vermindert um die bis zum Bilanzstichtag angefallenen Abschreibungen aufdie mit diesen Mitteln finanzierten Anlagegüter, auszuweisen.

Nach § 5 Abs. 2 PBV ist auch für sonstige Zuwendungen Dritter (einschließlich Spenden)zur Anschaffung oder Herstellung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögensein Sonderposten aus nicht-öffentlicher Förderung für Investitionen auf der Passivseitezu bilanzieren. Dieser Sonderposten ist in gleicher Weise wie der Sonderposten ausöffentlichen Fördermitteln für Investitionen zu bilden und aufzulösen.

4.2.3 Verbindlichkeiten

Als Verbindlichkeiten sind alle am Bilanzstichtag der Höhe und der Fälligkeit nachfeststehenden Leistungsverpflichtungen (Geldzahlung, Lieferung von Produkten oderAusführung von Dienstleistungen) eines Unternehmens zu passivieren.


Verbindlichkeiten sind grundsätzlich mit dem Rückzahlungsbetrag zu bewerten (§ 253Abs. 1 Satz 2 HGB). Dies ist in der Regel der Betrag, mit dem die Verbindlichkeiteingegangen wird.

4.2.3.1 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich umVerpflichtungen, die darauf zurückzuführen sind, daß das Unternehmen Lieferungenoder Leistungen erhalten oder in Anspruch genommen hat, wobei die entsprechendeGegenleistung (bei Heimen in der Regel in Geld) noch geschuldet wird. Verbindlichkeitenaus Lieferungen und Leistungen sind mit dem Betrag, mit dem die Verbindlichkeiteingegangen worden ist, anzusetzen.

Für die erstmalige Eröffnungsbilanz dürften Bestände auf den Konten dieserVerbindlichkeiten im allgemeinen nicht in Betracht kommen. Soweit sich beimKameralabschluß Kassenausgabereste ergeben haben, sollten diese grundsätzlich nochvon der Kasse des Heimträgers abgewickelt werden.

4.2.3.2 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

Bei den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten ist zwischen den kurzfristigenKontokorrentkrediten, kurzfristigen Sonderkrediten zur Sicherstellung der Liquiditätusw. und den langfristigen Darlehensverbindlichkeiten, die für Investitionsmaßnahmenaufgenommen werden, zu unterscheiden.

Der Ausweis von kurzfristigen Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten in dererstmaligen Eröffnungsbilanz kommt nur für Heime in Frage, die bereits eigeneBankverbindungen hatten (z.B. Zweckverbände und rechtlich selbständigeStiftungen).

Die zum Zeitpunkt der Umstellung des Rechnungswesens auf die kaufmännischeBuchführung bestehenden Darlehen sind in Höhe der am Bilanzstichtag noch be-stehenden Rückzahlungsverpflichtungen als Verbindlichkeiten in der Eröffnungs-bilanz auszuweisen.

Besonders zu beachten ist - auch bei Erstellung der Eröffnungsbilanz - die bei denDarlehen notwendige periodengerechte Abgrenzung des Zinsaufwandes.

4.2.3.3 Erhaltene Anzahlungen

Anzahlungen von Kunden sind alle Zahlungen von Abnehmern für Lieferungen oderLeistungen, die noch nicht abgerechnet sind. Ob die Leistung schon vollständig odererst teilweise erbracht ist oder ob sie noch gar nicht begonnen wurde, ist nicht entschei-dend. Anzahlungen sind in Höhe des zugeflossenen Betrags zu passivieren.

Für die erstmalige Eröffnungsbilanz wäre festzustellen, ob für das abgelaufene, vordem Bilanzstichtag liegende Geschäftsjahr noch Leistungen abzurechnen sind, ob hierfürAnzahlungen geleistet wurden und obdie nachzuberechnenden Leistungen zugunstenneuer Rechnung dem Heim übertragen werden.


4.2.3.4 Sonstige Verbindlichkeiten

In der erstmaligen Eröffnungsbilanz des Heimes sind sonstige Verbindlichkeiten aus-zuweisen, wenn sich im vorausgegangenen Kameralabschluß einschlägige Kassen-ausgabereste ergeben haben. Solche Kassenausgabereste sollten aber grundsätzlichvon der Kasse des Heimträgers abgewickelt werden. Zweckverbände und rechtlichselbständige Stiftungen übernehmen Kassenausgabereste aus der bisherigenkameralen Buchführung als Verbindlichkeit in die erstmalige Eröffnungsbilanz.

4.2.3.5 Verwahrgeldkonto

Bei dieser Bilanzposition sind ggf. die von Bewohnern in Verwahrung genommenenZahlungsmittel als Teil der Verbindlichkeiten auszuweisen. Dies gilt auch für die vonDritten den Bewohnern zur Verfügung gestellten Mittel, wie z.B. Taschengelder, diedas Heim zunächst in Verwahrung nimmt und dann an die Bewohner in einer Summeoder in Teilbeträgen auszahlt.


Anhang

Zeitliche Reihenfolge der Vorbereitungsmaßnahmenzur Umstellung des Rechnungswesens

1. Maßnahmen, die spätestens am Stichtag der Umstellung abgeschlossensein müssen

1.1 Entscheidung über

- die Umstellung des Rechnungswesens auf die kaufmännische doppelte Buchführungzum 01.01.1997, soweit nicht - je nach Zahl der Heimplätze - die Befreiungsvorschriftender PBV zum Tragen kommen oder die Befreiung von der PBV beantragt werdenkann;

- das zur Abwicklung der Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnunganzuwendende DV-Verfahren:

» Anschlußan eine zentrale DV-Einrichtung mit zentraler oder dezentraler Verarbeitung,

» Beschaffung einer eigenen DV-Anlage einschl. erforderlicher Software,

» Beschaffung erforderlicher Software für vorhandene eigene Anlage;

- die zu führenden Hilfsbereiche des Rechnungswesens, wie

» Anlagenbuchhaltung (zwingend erforderlich),

» Kreditorenbuchhaltung,

» Debitorenbuchhaltung,

» Lagerbuchhaltung,

» Lohnbuchhaltung;

- die einzurichtenden Buchungskreise;

- die zentrale Bearbeitung bestimmter Verwaltungsaufgaben, insbesondere wenn einTräger mehrere Heime betreibt;

- die Bereitstellung der notwendigen Sachmittel (Räume, Einrichtungen);

- den notwendigen Personaleinsatz;

- die Abwicklung der Kassengeschäfte (Ein- und Auszahlungen, Verwaltung derKassenmittel) durch Einrichtung eigener Bankkonten und einer Barkasse (nichtverbundene Sonderkasse) oder durch Inanspruchnahme der Kasse des Trägers(verbundene Sonderkasse).


1.2 Aufgrund der getroffenen Entscheidungen Aufbau der erforderlichenOrganisation und Bereitstellen des notwendigen Personals

1.3 Schaffung von Grundlagen zur Führung des Rechnungswesens

a) Aufstellen des Heim-Kontenplanes

- unter Beachtung des Kontenrahmens der PBV,

- unter Berücksichtigung einer bereits bestehenden oder beabsichtigten integriertenBesoldungs- und Vergütungsberechnung sowie einer integrierten Leistungs-(Bewohner-)Abrechnung;

b) Aufstellen des Kostenstellenplanes

- nach den besonderen Gegebenheiten des Heimes unter Berücksichtigung derMusterkostenstellen nach der PBV;

c) Aufstellen des Heim-Wirtschaftsplanes;

d) Aufstellen der Übersicht über die zu bildenden Finanzierungsschlüssel für dieAnlagenbuchhaltung;

e) Ausarbeiten von Dienstanweisungen u.a. über

- die Befugnis zur Erteilung von Kassenanordnungen,

- die Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit der Kasse des Trägers, wenn diesefür die Abwicklung von Kassengeschäften des Heims in Anspruch genommenwird,

- die Führung einer eigenen Kasse und eigener Konten bei Kreditinstituten, Unter-schriftsberechtigung.

1.4 Erfassen und Bewerten des Umlaufvermögens und Feststellung der Finan-zierung


2. Maßnahmen, die rechtzeitig eingeleitet und spätestens zur Er-stellung der erstmaligen Eröffnungsbilanz abgeschlossen sein müssen

2.1 Schaffung von Vordrucken zur Durchführung der Anlagenerfassung und-bewertung (evtl. gleichzeitig DV-Eingabebeleg)

2.2 Erfassen und Bewerten der Anlagegüter und Vorarbeiten für die Aufstellungdes Anlagennachweises

- Erfassen der Anlagen durch körperliche Bestandsaufnahme oder Auswertunggeeigneter Unterlagen mit den Daten "Bezeichnung der Anlage" und "Menge",

- Ermitteln des Anschaffungs- oder Herstellungszeitpunktes bzw. Festlegen des ver-mutlichen Anschaffungszeitpunktes,

- Festlegen, welchen Kostenstellen die Abschreibungen auf die einzelnen Anlagegüterzuzuordnen sind,

- Ermitteln oder Schätzen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten,

- Festlegen der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer,

- Feststellen der bis zum Bilanzstichtag abgelaufenen Nutzungsdauer und der ent-sprechend aufgelaufenen Abschreibungen,

- Ermitteln der Restbuchwerte,

- Zuordnen der erfaßten Anlagen zu den Gruppen der Bilanz bzw. des Anlagennach-weises,

- DV-Erfassung der einzelnen Anlagegüter.

2.3 Aufstellen des Anlagennachweises

2.4 Feststellen der Struktur des für Investitionen eingesetzten Kapitals (Kapi-talquellen)

- Zuweisungen und Zuschüsse der öffentlichen Hand vor Inkrafttreten des SGB XIi.V. mit AGPflegeVG und AVPflegeVG, wie Zuweisungen und Zuschüsse vom Bund,vom Freistaat Bayern (überdie LABO), von Bezirken, von Landkreisen, von Gemeinden,

- Fördermittel nach Inkrafttreten des SGB XI i.V. mit AGPflegeVG und AVPflegeVGvom Freistaat Bayern und den nach dem AGPflegeVG für Investitionen zuständigenkommunalen Aufgabenträgern,

- Zuwendungen von Dritten (z.B. Spenden),


- Darlehensverbindlichkeiten mit Nennbetrag und Stand am Bilanzstichtag,

- Eigenkapital des Trägers (soweit Anlagegüter mit keiner der o.a. Kapitalquellenfinanziert worden sind, sind diese der Eigenkapitalfinanzierung zuzurechnen);wegen der Zuordnung zum gewährten Kapital und zu Kapitalrücklagen wird aufAbschnitt 4.2.1 verwiesen.

2.5 Zuordnen der Finanzierungsarten des Anlagevermögens zu den Anlagegütern

Es ist mindestens zwischen den folgenden Finanzierungsarten zu unterscheiden:

- Finanzierung von Pflegeeinrichtungen mit Eigenkapital,

- Finanzierung von Pflegeeinrichtungen mit Zuweisungen und Zuschüssen der öffent-lichen Hand,

- Finanzierung von Pflegeeinrichtungen mit Zuwendungen von Dritten,

- Finanzierung von Pflegeeinrichtungen mit Darlehen,

- Finanzierung von anderen Heimeinrichtungen (z.B. Altenheim, Altenbetreuung) mitEigenkapital,

- Finanzierung von anderen Heimeinrichtungen mit Zuweisungen und Zuschüssender öffentlichen Hand,

- Finanzierung von anderen Heimeinrichtungen mit Zuwendungen von Dritten,

- Finanzierung von anderen Heimeinrichtungen mit Darlehen.

Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband - Geschäftsbericht W95 213

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