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Automatisierung als Voraussetzung zur Digitalisierung
Ulrich Engel Director Procurement Carl Zeiss Industrial Metrology
Thomas Dieringer Managing Director JAGGAER
2 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Agenda
1 2 3
4 5
6
Digital Roadmap
Vorgehensweise bei der Automatisierung von Prozessen
Einbindung der Lieferanten
Kritische Erfolgsfaktoren und Lessons Learnt
Der nächste Schritt zum digitalen Einkauf
Carl Zeiss
7 Ideen
8 Fragen und Diskussion
3 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Vorstellung der ZEISS Gruppe Kennzahlen 2016/17
Stichtag: 30. September 2017
5,348 Mrd. Euro Umsatz
770 Mio. Euro Ergebnis (EBIT)
26.945 Mitarbeiter (weltweit)
4 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Vorstellung der ZEISS Gruppe Kennzahlen 2016/17
Stichtag: 30. September 2017
ca.500 Patent-Erstanmeldungen
10% Umsatzanteil Forschung & Entwicklung
11% Mitarbeiter (weltweit) in Forschung & Entwicklung
5 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Sparten der ZEISS Gruppe 2016/17
Semiconductor Manufacturing Technology 2.879 Mitarbeiter 1,212 Mrd. € Umsatz
Research & Quality Technology 1,538 Mrd. € Umsatz 6.303 Mitarbeiter
Medical Technology* 1,427 Mrd. € Umsatz 4.535 Mitarbeiter
Vision Care / Consumer Optics 9.771 Mitarbeiter 1,108 Mrd. € Umsatz
6 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
ZEISS Industrial Metrology Lösungen für eine Vielzahl von Anwendungsgebieten
AV I AT I O N
A U T O M O T I V E
M I C R O - E L E C T R O N I C S
E N E R G Y
groß
klein
7 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
ZEISS Industrial Metrology Erfolgsfaktor: Engagierte Mitarbeiter
Aufteilung nach Regionen / GJ 15/16 31. Juli 2017
ASIA 21,5%
DEUTSCHLAND 47%
AMERIKAS 18,5%
EUROPA 13%
8 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
JAGGAER ist Partner von Zeiss bei der Digitalisierung im Einkauf
Wer ist JAGGAER ?
JAGGAER ist 2017 durch den Zusammenschluss von POOL4TOOL, BravoSolution und SciQuest entstanden
JAGGAER ist der weltweit größte, unabhängige Anbieter von Procurement-Lösungen mit über EUR 250 mio Umsatz, 1.200 Mitarbeitern und 2.000 Kunden
JAGGAER ist der weltweit einzige Anbieter, der alle Prozesse im direkten und indirekten Einkauf, sowohl im strategischen als auch im operativen Bereich, abdeckt
JAGGAER betreut in der DACH-Region mit 150 Mitarbeitern über 400 Kunden aus fast allen Branchen
JAGGAER ist der einzige Anbieter, der als Leader im Gartner Magic Quadrant (MQ) für „Strategic Sourcing Application“ als auch im MQ für „Procure-to-Pay Suites“ geführt wird
JAGGAER begleitet Carl Zeiss seit 2009 im Bereich Einkaufsoptimierung mit IT-Lösungen und Beratungsleistungen
9 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Chance für den Einkauf, der Forderung nach seiner strategischen Rolle gerecht zu werden Die digitale Transformation hat gestartet
Quelle: Vorstudie Einkauf 4.0 Digitalisierung des Einkaufs © 2016 Fraunhofer IML und BME e.V.
10 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Carl Zeiss Einkaufsorganisation Klare Verantwortung und globale Aufstellung
Einkauf Indirektes Material
Tools & Prozesse
Konzern
Einkauf Direktes Material
Spartenübergreifendes
Commodity-Management
Sparten / SBUs
11 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
ZEISS Industrial Metrology Einkaufskennzahlen global
400400400 2.000 Lieferanten
20.000 Materialnummern
50 Konsignationslager
300.000 Bestellpositionen
500 Mio. € Einkaufsvolumen
12 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Understand customer needs, translate them into supply chain requirements and ensure correspondent supplier performance
Support customer service (e.g. spare parts availability and delivery time)
Create one functional ZEISS team spirit
Share good practices across BGs and sites
Make ZEISS procurement attractive to the best buyer’s worldwide
Build procurement competence for digital solutions
Improve information transparency and availability
Digitize supply chain processes
Commit and realize ambitious total cost targets
Integrate supplier innovations early in product generation process
Strive for effective/ efficient transactional and strategic processes and setup
Agenda 2020 @ Procurement
Focus procurement activities on customer success
Realize best fit supply chain for ZEISS businesses Go digital in
procurement
Global team to add value and innovation
13 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
2017
Mobile Solutions z.B. Reports, Freigabe etc.
2018 2019 2020
Sprachsteuerung / KI Systeme
SAP Rollenstrategie
Concur 2.0* JAGGAER Online-Shop International
JAGGAER OS für Invest
Ebene 3 operativer Beschaffungsprozess
Ebene 1 Beschaffungs-Strategie
SSO für EK Systeme
* Projektfreigabe ist bereits erfolgt
Reengineering der Einkaufsprozesse
PuRe intern. Rollout*
Ebene 2 strategischer Beschaffungsprozess
JAGGAER Lieferantenselbstauskunft
Lieferanten- / Einkäuferportal – Datenkonsolidierung in JAGGAER
SAP S/4 Hana
JAGGAER UI Upgrade
Innovationsplattform
JAGGAER Supplier Lifecycle & Commodity Strategy incl. TCO (incl. Digital Category Management)
JAGGAER RFQ 2.0
Auditmanagement
Riskmanagement
Roadmap der Einkaufsprozesse Themen für die Automatisierung/Digitalisierung des Einkaufs
14 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Erhöhung der Effektivität, Effizienz und Performance in der EK-Prozesswelt
Dashboard Übersicht für Einkaufssysteme
Weiterentwicklung vorhandener Tools mit Hinblick auf Einkauf 4.0
Treiber und Vorreiter intelligenter Lösungsansätze für globale Einkaufsprozesse und Standards
Nutzung von Standard SaaS-Tools für die schnellere Umsetzung der Digitalisierungsstrategie (statt Eigenentwicklungen der IT-Abteilung)
Einkauf muss Einkaufsstandards und Digitalisierung vorantreiben
15 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
JAGGAER-Prozesse bei Carl Zeiss
SUPPLIER MANAGEMENT • Supplier Registration, Qualification & Classification • Certificate Management • Supplier Cockpit | 360° View • Supplier Development • Contract Management • Supplier Scorecard
DATA INTELLIGENCE • Digital Category Management • Digital Assistant • Data Analytics • Master Data Management • Spend Management • Savings Tracking DATA INTEGRATION • Financial Risk • Corporate Social Responsibility • Supply Chain Risk Management • Compliance / Diversity Integration • Should Costing Integration • ERP Integration
STRATEGIC SOURCING • Easy Sourcing • Multi-Round Sourcing with Envelopes • Sourcing with Cost Breakdowns • Raw material and process cost benchmarks • Global Price Management • Reverse Auctions • Advanced Sourcing Optimization (Expressive Bidding)
ePROCUREMENT • Multi Channel Source2Pay • eCatalog • eForms • Amazon Integration • Federated Search
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT • Purchase Order Management • Advance Shipping Notification • Logistic Service Provider (3PL) Integration • Delivery Schedule & Call-Off • Vendor Managed Inventory • Long-Term Supplier Declaration • Invoice / Credit Note • Tool Inventory Management • JAGGAER EDI Network
QUALITYMANAGEMENT • Complaint Management • Quality Audit Management • Initial Sample Inspection Report (PPAP) • Deviation Request
PROJECT MANAGEMENT • New Product Development - Collaboration • BOM Management • APQP / PPAP
16 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Ebene 1: Beschaffungs-Strategie Strategische Analyse Strategiedefinition/-auswahl Strategieimplementierung
Ebene 2: strategischer Beschaffungsprozess
Vorbereitung / Lieferantenausw. Anbahnung Vereinbarung
Ausschreibung SAP, JAGGAER eSourcing / RFQ
Ebene 3: operativer Beschaffungsprozess
Bedarfsermittlung Bestellung Abwicklung
VMI / Kanban Lieferabrufe SAP R/3, JAGGAER
Lieferavis / Labeldruck SAP R/3; JAGGAER
Bestellung / Auftragsbestätigungen SAP R/3, JAGGAER
Bestellüberwachung / Freigabe SAP R/3, JAGGAER
Lieferantenbewertung SAP ACS
Einkaufscontrolling (Finanz-, Beschaffungs-, Maßnahmen- und Stücklistencontrolling)
Inte
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form
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h z
wis
chen
den
Pro
zess
en
Reklamationsmanagement SAP R/3, JAGGAER QDX
Online Shop JAGGAER ePrcourement
Reise Concur
Mail Center SAP R/3
Dokumenten Transfer JAGGAER Web FTP
PuRe SharePoint
Vertragsmanagement LCM
Intern: Einkaufscockpit 360°-Sicht
Stammdatenmanagement SAP R/3, JAGGAER SRM
Einkaufsprozesse Viele Prozesse sind systemseitig verfügbar
17 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Prozess Betrachtung in den BGs durchführen
Erfassung der BG Anforderungen
Lastenheft Erstellung
Abstimmung Lastenheft mit Projektteilnehmer
Abgestimmtes Lastenheft und ein einheitliches Anforderungsprofil über den Anfrageprozess hinweg
Übergabe Lastenheft an externen Systemprovider
Abstimmung der Anforderungen und technische Umsetzung
Bewertung der Angebote und erste Nachverhandlung
Lösungsvorschlag Angebotsvergleich
Prüfung der Angebote im Projektteam
Priorisierung der Anforderungen im Projektteam
Übergabe Anforderungsumfang an Lieferant
Bewertung des Projektumfangs
Abstimmung der umzusetzenden Punkte
Entscheidungsvorlage
Analyse Abstimmung Bewertung
Aufgaben:
Ergebnisse:
Vorgehensweise in der Analyse- und Konzeptphase Anforderungen werden in der Analyse- und Konzeptphase mit den SBUs definiert und priorisiert
18 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Ein einheitliches, globales Lieferantenportal stärkt die digitale Ausrichtung des Einkaufs
= automatisches Anfordern
= strategischer Dialog
JAGGAER Lieferanten- datenbank
Lieferantenmanagement
Fremdfirmenrichtlinie
ISO-Zertifikate
Lieferantenselbstauskunft durch Lieferanten
Finanzrating und Risikomanagement
Kunden- und Gesetzesanforderungen (RoHs, Conflict Minerals, …)
Online Lieferantenbewerbungsprozess
19 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Einbindung der Lieferanten in die Digitalisierung
Kriterien vereinbaren Welche und wie viele?
Definition von wer und wie Onboardingprozess
Manual, Videos, Konferenzen, Webinare Hilfsmittel
Vorgehensweise/Eskalationsszenario definieren Widerstand
eCommerce-Fähigkeit als Muss-Kriterium Neue Lieferanten
20 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Ergebnis der Automatisierung
Zeiss hat rund 90% der operativen Beschaffungsprozesse im direkten und indirekten Einkauf automatisiert
Zeiss hat die Prozesskosten um rund 80% reduziert und damit wichtige Ressourcen freigespielt
Zeiss hat Sourcing- und Qualitätsprozesse automatisiert und kann alle Daten transparent auswerten
Zeiss hat ein einheitliches Lieferantenmanagement etabliert als Basis für die strategische Lieferantenentwicklung
Zeiss hat mit JAGGAER ein zentrale Datenbasis geschaffen, die derzeit rund 70% der wichtigsten KPIs beinhaltet
Zeiss ist nun optimal für den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung vorbereitet
21 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Kritische Erfolgsfaktoren & Lessons Learned
1. Kapazität und Know How in der IT- & Einkaufsabteilung
2. Auswahl der richtigen eProcurement-Lösung (zukunftsorientiert)
3. Digitalisierungs-Roadmap & Prioritäten (übergeordnet und pro BU)
4. Datenstrategie (welche Daten werden benötigt, woher kommen diese)
5. KPIs und Fortschrittskontrolle (agile Implementierung)
6. Definition des Leistungsumfangs
7. Internes (Projekt-) Marketing (bei den Stakeholdern und Usern)
8. Internationaler Rollout
9. Systemverfügbarkeit (bei der Abbildung unternehmenskritischer Prozesse)
22 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Automatisierung als Voraussetzung für Digitalisierung
Automatisierung
Manuelle Prozesse automatisieren,
Daten strukturiert erheben
Digitalisierung
Nutzung der Daten für digitale Assistenten unter Verwendung von
“machine learning” Algorithmen
Transformation
Adaptierung der Prozesse, und der Geschäftsmodelle
und Einbeziehung aller Partner
23 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Zeiss Procurement Umsetzung der Digitalisierungsstrategie
SAP Daten
Externe Datenquellen (Risikodaten)
Zentraler Daten-Hub
Daten
Machine Learning (AI)
Algorithmus f(x)
Entscheidung
Maßnahme
Empfehlung
Digitaler Assistant
24 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
JAGGAER Digital Category Management Digitaler Assistent triggert Empfehlungen
Category Strategy KPIs Strategy Execution
Digitaler Assistant triggert Empfehlungen
Benefit für Zeiss:
Lieferantenstrategie, KPIs und Verbesserungs-maßnahmen stehen auf einen Blick zur Verfügung
Durch die Integration mit dem SRM- und Sourcing-Modul von JAGGAER sind Strategieänderungen im Sourcing-Modul sofort für jeden sichtbar
Das Tool triggert automatisiert Empfehlungen auf Basis der verfügbaren Daten
Vorhandenes Know How wird global verfügbar
Warengruppenstrategien werde global einheitlich umgesetzt
Alle Stakeholder (Einkauf, Qualität, Logistik, Finanz) haben einen einheitlichen Blick auf die Optimierungsmaßnahmen
25 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Der digitale Assistent Beispiele für Handlungsempfehlungen
Benefits für Zeiss:
Bessere Umsetzung von Warengruppenstrategien
Globales Wissens-management zur Verteilung von Know How an alle Mitarbeiter und Standorte alle Mitarbeiter können darauf vertrauen, dass der Kollege das richtige tut
Keine aufwändige, manuelle Überprüfung und Verknüpfung mehrerer Datenquellen sowie manuelle Ausführung von Maßnahmen
Basierend auf AI (Artificial Intelligence) lernt das Tool selbstständig, welche Maßnahme auf Basis von Daten die richtigen sind
Das Wissen von Experten und externer Consulting-Partner kann so optimal langfristig genutzt werden
Beispiel für Trigger
26 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Implementierungs-Roadmap Die Implementierung erfolgt in 3 Phasen
Phase 1 1. Make the existing strategy visible 2. Add existing KPIs 3. Add existing supplier development
processes 4. Define awarding strategies
(TVO-model in RFQ)
Phase 2 1. Define other important KPIs 2. Add KPIs like risk management
and supplier potential 3. Add external risk data 4. Add risk strategy
Phase 3 1. Track supplier actions 2. Define a savings tracking process 3. Combine savings tracking with
category strategies
27 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Use Cases für den digitalen Assistenten Beispiele (Folie 1 von 3)
Der digitale Assistent erstellt automatisch die Vertragstemplates und schlägt vor, diese an den Lieferanten zur Unterschrift zu schicken
Lieferant in bestimmter Warengruppe mit einem Volumen > 100.000 € muss Verträge wie NDA, Q-Vereinbarung, Logistikvereinbarung und AGBs unterzeichnet haben
Der Einkäufer wird vom digitalen Assistenten informiert und Maßnahmen wie erweiterte Reporting-Abfrage oder Sperrung für Neuvergabe werden vorgeschlagen
Lieferant mit sehr negativer On-Time-Delivery Entwicklung oder sehr negativer Qualitäts-Entwicklung (z.B. minus 10 Punkte innerhalb eines Monats)
Teile werden automatisch bei eignen Lieferanten oder Plattformen angefragt oder auktioniert, Kalkulationspreise mit Angebotspreisen verglichen und Kalkulationsdaten angepasst
CAD-Files von neuen Zeichnungs-teilen werden nach Freigabe von Entwicklung und Logistik automatisch kalkuliert (länderspezifisch)
28 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Use Cases für den digitalen Assistenten Beispiele (Folie 2 von 3)
Der digitale Assistent empfiehlt, hier entweder einen Katalog eines Lieferanten zu integrieren oder eine Webform zu entwerfen, um den Prozess besser zu automatisieren
Im Reporting ist ersichtlich, bei welcher Warengruppe/Kontogruppe der meiste Spend über eine Freitextbestellung kommt oder der Workflow dauert sehr lange
Der digitale Assistent empfiehlt ein Finanzaudit. Falls der Empfehlung gefolgt wird, wird automatisiert ein Fragebogen an den Lieferanten geschickt und anschließend automatisiert bewertet
Das Finanz-Rating eines kritischen Lieferanten hat sich bei der Ratingagentur zwischen 2 Perioden negativ entwickelt
Der digitale Assistent erstellt automatisiert Übersichtslisten mit wichtigen Kriterien der Firmen, erstellt RFI und RFQ, wertet die Angebote aus und empfiehlt einen Lieferanten
Es werden unter Eingabe von Begriffen und Suchwörtern neue Lieferanten in verschiedensten externen Datenbanken gesucht
29 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Use Cases für den digitalen Assistenten Beispiele (Folie 3 von 3)
Der digitale Assistent empfiehlt eine Abfrage beim Lieferanten mit Analyse und die Erhöhung der Prüftiefe im Wareneingang oder empfiehlt ein Produktaudit/FMEA beim Lieferanten
Die technischen Qualitätsdaten (beim Lieferanten erzeugt) eines Produktes zeigen über mehrere Lieferungen hinweg eine Verschlechterung der technischen Qualität
Der digitale Assistent errechnet automatisch den neuen Teilepreis auf Basis der CBD-Informationen und verschickt an die Bestandslieferanten die neuen Preise zur Bestätigung
Der Rohmaterialpreis verringert sich, mehrere hundert Bauteile und Lieferanten sind hiervon betroffen
30 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018
Fazit: die Automatisierung und Digitalisierung wird den Einkauf erheblich verändern
Die Bestellabwicklung kann weitestgehend autonomisiert werden
Viele operative Tätigkeiten des strategischen Einkäufers können digitalisiert werden
Das Profil des strategischen Einkäufers wird sich erheblich verändern
Der Einkauf erhält erheblich komplexere Aufgabenstellungen
Der Einkauf muss seine eigenen Strukturen und Prozesse anpassen
Quelle: Vorstudie Einkauf 4.0 Digitalisierung des Einkaufs © 2016 Fraunhofer IML und BME e.V.
Nutzen Sie umgehend die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung im Einkauf !