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Automatisierung als Voraussetzung zur Digitalisierung Ulrich Engel Director Procurement Carl Zeiss Industrial Metrology Thomas Dieringer Managing Director JAGGAER

Automatisierung als Voraussetzung zur Digitalisierung€¦ · Make ZEISS procurement attractive to the best buyer’s worldwide Build procurement competence for digital solutions

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Page 1: Automatisierung als Voraussetzung zur Digitalisierung€¦ · Make ZEISS procurement attractive to the best buyer’s worldwide Build procurement competence for digital solutions

Automatisierung als Voraussetzung zur Digitalisierung

Ulrich Engel Director Procurement Carl Zeiss Industrial Metrology

Thomas Dieringer Managing Director JAGGAER

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2 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Agenda

1 2 3

4 5

6

Digital Roadmap

Vorgehensweise bei der Automatisierung von Prozessen

Einbindung der Lieferanten

Kritische Erfolgsfaktoren und Lessons Learnt

Der nächste Schritt zum digitalen Einkauf

Carl Zeiss

7 Ideen

8 Fragen und Diskussion

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3 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Vorstellung der ZEISS Gruppe Kennzahlen 2016/17

Stichtag: 30. September 2017

5,348 Mrd. Euro Umsatz

770 Mio. Euro Ergebnis (EBIT)

26.945 Mitarbeiter (weltweit)

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4 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Vorstellung der ZEISS Gruppe Kennzahlen 2016/17

Stichtag: 30. September 2017

ca.500 Patent-Erstanmeldungen

10% Umsatzanteil Forschung & Entwicklung

11% Mitarbeiter (weltweit) in Forschung & Entwicklung

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5 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Sparten der ZEISS Gruppe 2016/17

Semiconductor Manufacturing Technology 2.879 Mitarbeiter 1,212 Mrd. € Umsatz

Research & Quality Technology 1,538 Mrd. € Umsatz 6.303 Mitarbeiter

Medical Technology* 1,427 Mrd. € Umsatz 4.535 Mitarbeiter

Vision Care  /  Consumer Optics 9.771 Mitarbeiter 1,108 Mrd. € Umsatz

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6 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

ZEISS Industrial Metrology Lösungen für eine Vielzahl von Anwendungsgebieten

AV I AT I O N

A U T O M O T I V E

M I C R O - E L E C T R O N I C S

E N E R G Y

groß

klein

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7 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

ZEISS Industrial Metrology Erfolgsfaktor: Engagierte Mitarbeiter

Aufteilung nach Regionen / GJ 15/16 31. Juli 2017

ASIA 21,5%

DEUTSCHLAND 47%

AMERIKAS 18,5%

EUROPA 13%

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8 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

JAGGAER ist Partner von Zeiss bei der Digitalisierung im Einkauf

Wer ist JAGGAER ?

JAGGAER ist 2017 durch den Zusammenschluss von POOL4TOOL, BravoSolution und SciQuest entstanden

JAGGAER ist der weltweit größte, unabhängige Anbieter von Procurement-Lösungen mit über EUR 250 mio Umsatz, 1.200 Mitarbeitern und 2.000 Kunden

JAGGAER ist der weltweit einzige Anbieter, der alle Prozesse im direkten und indirekten Einkauf, sowohl im strategischen als auch im operativen Bereich, abdeckt

JAGGAER betreut in der DACH-Region mit 150 Mitarbeitern über 400 Kunden aus fast allen Branchen

JAGGAER ist der einzige Anbieter, der als Leader im Gartner Magic Quadrant (MQ) für „Strategic Sourcing Application“ als auch im MQ für „Procure-to-Pay Suites“ geführt wird

JAGGAER begleitet Carl Zeiss seit 2009 im Bereich Einkaufsoptimierung mit IT-Lösungen und Beratungsleistungen

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9 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Chance für den Einkauf, der Forderung nach seiner strategischen Rolle gerecht zu werden Die digitale Transformation hat gestartet

Quelle: Vorstudie Einkauf 4.0 Digitalisierung des Einkaufs © 2016 Fraunhofer IML und BME e.V.

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10 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Carl Zeiss Einkaufsorganisation Klare Verantwortung und globale Aufstellung

Einkauf Indirektes Material

Tools & Prozesse

Konzern

Einkauf Direktes Material

Spartenübergreifendes

Commodity-Management

Sparten / SBUs

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11 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

ZEISS Industrial Metrology Einkaufskennzahlen global

400400400 2.000 Lieferanten

20.000 Materialnummern

50 Konsignationslager

300.000 Bestellpositionen

500 Mio. € Einkaufsvolumen

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12 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Understand customer needs, translate them into supply chain requirements and ensure correspondent supplier performance

Support customer service (e.g. spare parts availability and delivery time)

Create one functional ZEISS team spirit

Share good practices across BGs and sites

Make ZEISS procurement attractive to the best buyer’s worldwide

Build procurement competence for digital solutions

Improve information transparency and availability

Digitize supply chain processes

Commit and realize ambitious total cost targets

Integrate supplier innovations early in product generation process

Strive for effective/ efficient transactional and strategic processes and setup

Agenda 2020 @ Procurement

Focus procurement activities on customer success

Realize best fit supply chain for ZEISS businesses Go digital in

procurement

Global team to add value and innovation

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13 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

2017

Mobile Solutions z.B. Reports, Freigabe etc.

2018 2019 2020

Sprachsteuerung / KI Systeme

SAP Rollenstrategie

Concur 2.0* JAGGAER Online-Shop International

JAGGAER OS für Invest

Ebene 3 operativer Beschaffungsprozess

Ebene 1 Beschaffungs-Strategie

SSO für EK Systeme

* Projektfreigabe ist bereits erfolgt

Reengineering der Einkaufsprozesse

PuRe intern. Rollout*

Ebene 2 strategischer Beschaffungsprozess

JAGGAER Lieferantenselbstauskunft

Lieferanten- / Einkäuferportal – Datenkonsolidierung in JAGGAER

SAP S/4 Hana

JAGGAER UI Upgrade

Innovationsplattform

JAGGAER Supplier Lifecycle & Commodity Strategy incl. TCO (incl. Digital Category Management)

JAGGAER RFQ 2.0

Auditmanagement

Riskmanagement

Roadmap der Einkaufsprozesse Themen für die Automatisierung/Digitalisierung des Einkaufs

Vorführender
Präsentationsnotizen
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14 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Erhöhung der Effektivität, Effizienz und Performance in der EK-Prozesswelt

Dashboard Übersicht für Einkaufssysteme

Weiterentwicklung vorhandener Tools mit Hinblick auf Einkauf 4.0

Treiber und Vorreiter intelligenter Lösungsansätze für globale Einkaufsprozesse und Standards

Nutzung von Standard SaaS-Tools für die schnellere Umsetzung der Digitalisierungsstrategie (statt Eigenentwicklungen der IT-Abteilung)

Einkauf muss Einkaufsstandards und Digitalisierung vorantreiben

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15 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

JAGGAER-Prozesse bei Carl Zeiss

SUPPLIER MANAGEMENT • Supplier Registration, Qualification & Classification • Certificate Management • Supplier Cockpit | 360° View • Supplier Development • Contract Management • Supplier Scorecard

DATA INTELLIGENCE • Digital Category Management • Digital Assistant • Data Analytics • Master Data Management • Spend Management • Savings Tracking DATA INTEGRATION • Financial Risk • Corporate Social Responsibility • Supply Chain Risk Management • Compliance / Diversity Integration • Should Costing Integration • ERP Integration

STRATEGIC SOURCING • Easy Sourcing • Multi-Round Sourcing with Envelopes • Sourcing with Cost Breakdowns • Raw material and process cost benchmarks • Global Price Management • Reverse Auctions • Advanced Sourcing Optimization (Expressive Bidding)

ePROCUREMENT • Multi Channel Source2Pay • eCatalog • eForms • Amazon Integration • Federated Search

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT • Purchase Order Management • Advance Shipping Notification • Logistic Service Provider (3PL) Integration • Delivery Schedule & Call-Off • Vendor Managed Inventory • Long-Term Supplier Declaration • Invoice / Credit Note • Tool Inventory Management • JAGGAER EDI Network

QUALITYMANAGEMENT • Complaint Management • Quality Audit Management • Initial Sample Inspection Report (PPAP) • Deviation Request

PROJECT MANAGEMENT • New Product Development - Collaboration • BOM Management • APQP / PPAP

Vorführender
Präsentationsnotizen
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16 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Ebene 1: Beschaffungs-Strategie Strategische Analyse Strategiedefinition/-auswahl Strategieimplementierung

Ebene 2: strategischer Beschaffungsprozess

Vorbereitung / Lieferantenausw. Anbahnung Vereinbarung

Ausschreibung SAP, JAGGAER eSourcing / RFQ

Ebene 3: operativer Beschaffungsprozess

Bedarfsermittlung Bestellung Abwicklung

VMI / Kanban Lieferabrufe SAP R/3, JAGGAER

Lieferavis / Labeldruck SAP R/3; JAGGAER

Bestellung / Auftragsbestätigungen SAP R/3, JAGGAER

Bestellüberwachung / Freigabe SAP R/3, JAGGAER

Lieferantenbewertung SAP ACS

Einkaufscontrolling (Finanz-, Beschaffungs-, Maßnahmen- und Stücklistencontrolling)

Inte

grat

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form

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Pro

zess

en

Reklamationsmanagement SAP R/3, JAGGAER QDX

Online Shop JAGGAER ePrcourement

Reise Concur

Mail Center SAP R/3

Dokumenten Transfer JAGGAER Web FTP

PuRe SharePoint

Vertragsmanagement LCM

Intern: Einkaufscockpit 360°-Sicht

Stammdatenmanagement SAP R/3, JAGGAER SRM

Einkaufsprozesse Viele Prozesse sind systemseitig verfügbar

Vorführender
Präsentationsnotizen
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17 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Prozess Betrachtung in den BGs durchführen

Erfassung der BG Anforderungen

Lastenheft Erstellung

Abstimmung Lastenheft mit Projektteilnehmer

Abgestimmtes Lastenheft und ein einheitliches Anforderungsprofil über den Anfrageprozess hinweg

Übergabe Lastenheft an externen Systemprovider

Abstimmung der Anforderungen und technische Umsetzung

Bewertung der Angebote und erste Nachverhandlung

Lösungsvorschlag Angebotsvergleich

Prüfung der Angebote im Projektteam

Priorisierung der Anforderungen im Projektteam

Übergabe Anforderungsumfang an Lieferant

Bewertung des Projektumfangs

Abstimmung der umzusetzenden Punkte

Entscheidungsvorlage

Analyse Abstimmung Bewertung

Aufgaben:

Ergebnisse:

Vorgehensweise in der Analyse- und Konzeptphase Anforderungen werden in der Analyse- und Konzeptphase mit den SBUs definiert und priorisiert

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18 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Ein einheitliches, globales Lieferantenportal stärkt die digitale Ausrichtung des Einkaufs

= automatisches Anfordern

= strategischer Dialog

JAGGAER Lieferanten- datenbank

Lieferantenmanagement

Fremdfirmenrichtlinie

ISO-Zertifikate

Lieferantenselbstauskunft durch Lieferanten

Finanzrating und Risikomanagement

Kunden- und Gesetzesanforderungen (RoHs, Conflict Minerals, …)

Online Lieferantenbewerbungsprozess

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19 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Einbindung der Lieferanten in die Digitalisierung

Kriterien vereinbaren Welche und wie viele?

Definition von wer und wie Onboardingprozess

Manual, Videos, Konferenzen, Webinare Hilfsmittel

Vorgehensweise/Eskalationsszenario definieren Widerstand

eCommerce-Fähigkeit als Muss-Kriterium Neue Lieferanten

Vorführender
Präsentationsnotizen
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20 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Ergebnis der Automatisierung

Zeiss hat rund 90% der operativen Beschaffungsprozesse im direkten und indirekten Einkauf automatisiert

Zeiss hat die Prozesskosten um rund 80% reduziert und damit wichtige Ressourcen freigespielt

Zeiss hat Sourcing- und Qualitätsprozesse automatisiert und kann alle Daten transparent auswerten

Zeiss hat ein einheitliches Lieferantenmanagement etabliert als Basis für die strategische Lieferantenentwicklung

Zeiss hat mit JAGGAER ein zentrale Datenbasis geschaffen, die derzeit rund 70% der wichtigsten KPIs beinhaltet

Zeiss ist nun optimal für den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung vorbereitet

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Kritische Erfolgsfaktoren & Lessons Learned

1. Kapazität und Know How in der IT- & Einkaufsabteilung

2. Auswahl der richtigen eProcurement-Lösung (zukunftsorientiert)

3. Digitalisierungs-Roadmap & Prioritäten (übergeordnet und pro BU)

4. Datenstrategie (welche Daten werden benötigt, woher kommen diese)

5. KPIs und Fortschrittskontrolle (agile Implementierung)

6. Definition des Leistungsumfangs

7. Internes (Projekt-) Marketing (bei den Stakeholdern und Usern)

8. Internationaler Rollout

9. Systemverfügbarkeit (bei der Abbildung unternehmenskritischer Prozesse)

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22 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Automatisierung als Voraussetzung für Digitalisierung

Automatisierung

Manuelle Prozesse automatisieren,

Daten strukturiert erheben

Digitalisierung

Nutzung der Daten für digitale Assistenten unter Verwendung von

“machine learning” Algorithmen

Transformation

Adaptierung der Prozesse, und der Geschäftsmodelle

und Einbeziehung aller Partner

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23 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Zeiss Procurement Umsetzung der Digitalisierungsstrategie

SAP Daten

Externe Datenquellen (Risikodaten)

Zentraler Daten-Hub

Daten

Machine Learning (AI)

Algorithmus f(x)

Entscheidung

Maßnahme

Empfehlung

Digitaler Assistant

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24 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

JAGGAER Digital Category Management Digitaler Assistent triggert Empfehlungen

Category Strategy KPIs Strategy Execution

Digitaler Assistant triggert Empfehlungen

Benefit für Zeiss:

Lieferantenstrategie, KPIs und Verbesserungs-maßnahmen stehen auf einen Blick zur Verfügung

Durch die Integration mit dem SRM- und Sourcing-Modul von JAGGAER sind Strategieänderungen im Sourcing-Modul sofort für jeden sichtbar

Das Tool triggert automatisiert Empfehlungen auf Basis der verfügbaren Daten

Vorhandenes Know How wird global verfügbar

Warengruppenstrategien werde global einheitlich umgesetzt

Alle Stakeholder (Einkauf, Qualität, Logistik, Finanz) haben einen einheitlichen Blick auf die Optimierungsmaßnahmen

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25 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Der digitale Assistent Beispiele für Handlungsempfehlungen

Benefits für Zeiss:

Bessere Umsetzung von Warengruppenstrategien

Globales Wissens-management zur Verteilung von Know How an alle Mitarbeiter und Standorte alle Mitarbeiter können darauf vertrauen, dass der Kollege das richtige tut

Keine aufwändige, manuelle Überprüfung und Verknüpfung mehrerer Datenquellen sowie manuelle Ausführung von Maßnahmen

Basierend auf AI (Artificial Intelligence) lernt das Tool selbstständig, welche Maßnahme auf Basis von Daten die richtigen sind

Das Wissen von Experten und externer Consulting-Partner kann so optimal langfristig genutzt werden

Beispiel für Trigger

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Implementierungs-Roadmap Die Implementierung erfolgt in 3 Phasen

Phase 1 1. Make the existing strategy visible 2. Add existing KPIs 3. Add existing supplier development

processes 4. Define awarding strategies

(TVO-model in RFQ)

Phase 2 1. Define other important KPIs 2. Add KPIs like risk management

and supplier potential 3. Add external risk data 4. Add risk strategy

Phase 3 1. Track supplier actions 2. Define a savings tracking process 3. Combine savings tracking with

category strategies

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Use Cases für den digitalen Assistenten Beispiele (Folie 1 von 3)

Der digitale Assistent erstellt automatisch die Vertragstemplates und schlägt vor, diese an den Lieferanten zur Unterschrift zu schicken

Lieferant in bestimmter Warengruppe mit einem Volumen > 100.000 € muss Verträge wie NDA, Q-Vereinbarung, Logistikvereinbarung und AGBs unterzeichnet haben

Der Einkäufer wird vom digitalen Assistenten informiert und Maßnahmen wie erweiterte Reporting-Abfrage oder Sperrung für Neuvergabe werden vorgeschlagen

Lieferant mit sehr negativer On-Time-Delivery Entwicklung oder sehr negativer Qualitäts-Entwicklung (z.B. minus 10 Punkte innerhalb eines Monats)

Teile werden automatisch bei eignen Lieferanten oder Plattformen angefragt oder auktioniert, Kalkulationspreise mit Angebotspreisen verglichen und Kalkulationsdaten angepasst

CAD-Files von neuen Zeichnungs-teilen werden nach Freigabe von Entwicklung und Logistik automatisch kalkuliert (länderspezifisch)

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Use Cases für den digitalen Assistenten Beispiele (Folie 2 von 3)

Der digitale Assistent empfiehlt, hier entweder einen Katalog eines Lieferanten zu integrieren oder eine Webform zu entwerfen, um den Prozess besser zu automatisieren

Im Reporting ist ersichtlich, bei welcher Warengruppe/Kontogruppe der meiste Spend über eine Freitextbestellung kommt oder der Workflow dauert sehr lange

Der digitale Assistent empfiehlt ein Finanzaudit. Falls der Empfehlung gefolgt wird, wird automatisiert ein Fragebogen an den Lieferanten geschickt und anschließend automatisiert bewertet

Das Finanz-Rating eines kritischen Lieferanten hat sich bei der Ratingagentur zwischen 2 Perioden negativ entwickelt

Der digitale Assistent erstellt automatisiert Übersichtslisten mit wichtigen Kriterien der Firmen, erstellt RFI und RFQ, wertet die Angebote aus und empfiehlt einen Lieferanten

Es werden unter Eingabe von Begriffen und Suchwörtern neue Lieferanten in verschiedensten externen Datenbanken gesucht

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29 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Use Cases für den digitalen Assistenten Beispiele (Folie 3 von 3)

Der digitale Assistent empfiehlt eine Abfrage beim Lieferanten mit Analyse und die Erhöhung der Prüftiefe im Wareneingang oder empfiehlt ein Produktaudit/FMEA beim Lieferanten

Die technischen Qualitätsdaten (beim Lieferanten erzeugt) eines Produktes zeigen über mehrere Lieferungen hinweg eine Verschlechterung der technischen Qualität

Der digitale Assistent errechnet automatisch den neuen Teilepreis auf Basis der CBD-Informationen und verschickt an die Bestandslieferanten die neuen Preise zur Bestätigung

Der Rohmaterialpreis verringert sich, mehrere hundert Bauteile und Lieferanten sind hiervon betroffen

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30 Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH, Ulrich Engel 15.09.2018

Fazit: die Automatisierung und Digitalisierung wird den Einkauf erheblich verändern

Die Bestellabwicklung kann weitestgehend autonomisiert werden

Viele operative Tätigkeiten des strategischen Einkäufers können digitalisiert werden

Das Profil des strategischen Einkäufers wird sich erheblich verändern

Der Einkauf erhält erheblich komplexere Aufgabenstellungen

Der Einkauf muss seine eigenen Strukturen und Prozesse anpassen

Quelle: Vorstudie Einkauf 4.0 Digitalisierung des Einkaufs © 2016 Fraunhofer IML und BME e.V.

Nutzen Sie umgehend die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung im Einkauf !

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