B1 Vorläufiges Anwerderhandbuch.pdf

COMbridge IT Consulting / Gesellschaft für Informations-Technologie mbH

Projektabrechnung und Auswertung mit SAP Business One Anwenderhandbuch

Christian Schäfer 26.03.2013

Inhalt Systembetrachtung ................................................................................................................................. 3

SAP Business One ................................................................................................................................ 3

Abgebildete Aufgaben ..................................................................................................................... 3

Time-O-Meter ...................................................................................................................................... 3

Abgebildete Aufgaben ..................................................................................................................... 3

Nacharbeit ....................................................................................................................................... 3

Systemkopplung ...................................................................................................................................... 3

Stammdaten und Workflow in SAP Business One................................................................................... 4

Stammdaten ........................................................................................................................................ 4

Geschäftspartner ............................................................................................................................. 4

Rahmenverträge .............................................................................................................................. 5

Artikel .............................................................................................................................................. 9

Mitarbeiterstamm ......................................................................................................................... 26

Belege ................................................................................................................................................ 26

Angebot ......................................................................................................................................... 27

Kundenauftrag (Bestellung)........................................................................................................... 35

Lieferung ........................................................................................................................................ 38

Ausgangsrechnung ........................................................................................................................ 40

Anwendertabellen ............................................................................................................................. 42

TOM-B1 Mapping .......................................................................................................................... 42

Projektstundenübersicht ............................................................................................................... 45

Auswertungen ................................................................................................................................... 48

Workflow in Time-O-Meter ................................................................................................................... 48

Systembetrachtung Betrachtet werden die Systeme der COMbridge IT Consulting GmbH und der Gesellschaft für

Informations-Technologie mbH.

SAP Business One Eingesetzt wird in beiden Firmen SAP Business One, zum Erstellungszeitpunkt dieses Dokumentes in

der Version 8.82.

Abgebildete Aufgaben

In SAP Business One deckt die typischen Aufgaben eines ERP Systems ab. Unter anderem werden die

Kunden- und Lieferantenstammdaten, Personalstammdaten und Artikel im System verwaltet. Die

Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung etc. werden im System abgebildet.

Time-O-Meter Eingesetzt wird Time-O-Meter in einer speziellen auf die Bedürfnisse von COMbridge / GIT

angepassten Version.

Abgebildete Aufgaben

In Time-O-Meter werden von den Mitarbeitern der beiden Unternehmen die geleisteten Stunden

erfasst. Hierbei ordnet der jeweilige Mitarbeiter seine Arbeitsstunden pro Tage einem oder

mehreren Projekten zu. Die Projekte sind hierbei durch Verwaltung oder Geschäftsführung den

einzelnen Mitarbeitern zugeordnet.

Nacharbeit

Bestimmten Anwendern der Verwaltung oder Geschäftsleitung ist es möglich jedem Anwender auf

Projektebene sogenannte Nacharbeitsstunden zuzuordnen.

Systemkopplung

Beide Systeme sind über eine Schnittstelle gekoppelt, welche die in Time-O-Meter erfassten Daten

täglich zwei mal an Business One überträgt. Die Übertragung findet automatisch statt und kann in

ihrem Inhalt nicht vom Anwender beeinflusst werden.

Übertragene Daten

Übertragen werden jeweils die Vergangenen zwei Monate. Innerhalb dieses Zeitraumes können auf

Time-O-Meter Seite die Daten geändert werden. Da Time-O-Meter Daten die älter als zwei Monate

sind sperrt, werden diese auch in Business One nicht mehr aktualisiert. Bis dahin übermittelte Daten

bleiben bestehen!

Stammdaten und Workflow in SAP Business One SAP Business One liefert einen generell gültigen Workflow, sowie bestimmte vorgegebene

Einstellungen für Stammdaten mit. Bestimmte Einstellungen und Felder werden jedoch bei

COMbride und GIT anders genutzt als dies der Standard vorsieht. Einige Felder und Tabellen sind

zusätzlich hinzugefügt worden. Auf Änderungen die sich hiermit im Workflow ergeben wird explizit

hingewiesen!

Stammdaten

Geschäftspartner

Der Stammdatensatz für Geschäftspartner wurde mittels Plugin erweitert, um über die DATEV

Schnittstelle Geschäftspartnerstammdaten an das Steuerbüro übergeben zu können.

Rahmenverträge

Seit Version 8.82 unterstützt SAP Business One Rahmenverträge.

Die Abrechnung von sog. Wertkontrakten erfolgt über das Anlegen von Rahmenverträgen, wobei

diese eine Modifikation für COMbridge / GIT erfahren.

Kopfdaten

GP-CODE: Im Kopf des Rahmenvertrages ist der betreffende Geschäftspartner einzutragen. Dieser

kann aus der Liste der angelegten Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten) gewählt werden. Sofern

die Daten entsprechend im Geschäftspartnerstammsatz gepflegt sind, werden die Felder GP-Name,

Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail automatisch gefüllt.

Vertragsnummer: Dieses Feld wird automatisch mit der nächsten freien Vertragsnummer belegt.

Startdatum: Dieses Feld bestimmt ab welchem Datum der Rahmenvertrag gültig ist.

Enddatum: Datum an dem der Vertrag ausläuft.

Beendigungsdatum: Datum an dem der Vertrag entweder ausgelaufen ist, oder beendet wurde. Das

Beendigungsdatum kann auch vor dem Enddatum liegen!

Beschreibung: Die Beschreibung beinhaltet eine kurze Zusammenfassung des Vertrages

Registerkarte Allgemein

Die Registerkarte Allgemein erlaubt im Feld Bemerkungen das einpflegen eines längeren Textes. Des

weiteren sind folgende Elemente enthalten.

Vertragstyp: Hier ist in der Dropdown Liste immer „Allgemein“ zu wählen. In dieser Einstellung ist die

Checkbox In Rahmenverträgen festgelegte Preise ignorieren immer angehakt und ausgegraut.

Zahlungswahrscheinlichkeit %: Hier kann eine Abschätzung hinterlegt werden, in welchem Umfang

der Vertrag durch den Vertragspartner erfüllt wird.

Status: Diese Feld kann folgende Status annehmen:

Entwurf

Genehmigt

Zurückgestellt

Beendet

Die Einträge des Rahmenvertrages können nur in den Status Entwurf und Zurückgestellt bearbeitet

werden.

Um den Rahmenvertrag wirksam zu machen, muss der Status Genehmigt gewählt sein.

Eigentümer: Das Feld Eigentümer spezifiziert den jeweiligen Anleger des Rahmenvertrages.

Verlängerung (Checkbox): Ist die Verlängerung aktiv, wird der Anwender (Eigentümer) über die in

Erinnerung: vor Ablauf der eingestellten Anzahl an TAGE/WOCHEN/MONATE erinnert den

Rahmenvertrag zu verlängern. Dies geschieht durch ändern des Status auf Zurückgezogen, ändern

des Enddatum und zurücksetzen des Status auf Genehmigt.

Registerkarte Details

Artikelnummer

Die Artikelnummer identifiziert einen im Artikelstamm angelegten Artikel. Neben den „normalen“

Artikeln, welche die angebotenen Leistungen bei COMbridge / GIT beschreiben gibt es mindestens

zwei Sonderartikel, welche in den Rahmenvertrag aufgenommen werden, aber gesondert behandelt

bzw. gekennzeichnet werden. Dies sind:

Wertkontrakt als Artikel

Nacharbeit (Wert) als Artikel

Der Wertkontrakt Artikel ist IMMER mit der Planmenge 1 und dem Stückpreis in Höhe der

Vertragssumme einzutragen. Zusätzlich ist IMMER das Wertkontraktkennzeichen auf Aktiv zu setzen.

Der Artikel Nacharbeit ist IMMER ohne Stückpreis. Der vereinbarte Wert der Nacharbeit ist als

Planmenge anzulegen.

Artikelbeschreibung

Im Feld Artikelbeschreibung wird der in den Stammdaten zur Artikelnummer gepflegte Text

angezeigt.

Artikelgruppe

SAP Business One ermöglicht das Anlegen von Artikelgruppen. Diese sollten immer gleiche oder

ähnliche Eigenschaften aufweisen. Näheres hierzu im Kapitel Stammdaten, Artikel.

Planmenge

Die Planmenge beschreibt im SAP Business One Standard die Menge eines Artikels, welche man dem

Geschäftspartner liefern, bzw. von ihm erwerben möchte.

ABWEICHUNG IM COMbridge und GIT System

Die Planmenge für den Wertkontrakt ist IMMER 1!

Die Planmenge für Nacharbeit entspricht immer dem Wertbetrag der mit dem Kunden vereinbart

wurde. Es gilt: Ein Stück der Planmenge entspricht einem Euro!

Die Planmenge aller anderen Artikel/Leistungen ist 0,001.

Stückpreis

Der Stückpreis definiert den Preis eines Artikels pro Stück bzw. Einheit (für COMbridge und GIT

zumeist Stunden oder Tage). Soweit in den Artikelstammdaten und den Preislisten gepflegt wird der

Preis von dort automatisch übernommen.


Nacharbeit ist immer ohne Stückpreis einzutragen

Kumulierte Menge

Die Kumulierte Menge zeigt an, wie viele Stück/Einheiten des Artikels bisher geleistet wurden.

Kumulierter Wert

Der Kumulierte Wert errechnet sich aus Stückpreis multipliziert mit der Kumulierten Menge.

ACHTUNG: Kumulierte Menge und Kumulierter Wert werden nach Erstellen einer Ausgangsrechnung

bzw. im Falle von Nacharbeit einer Lieferung errechnet. Die Werte belegen keinerlei Zahlungsein-

ausgang.

Offene Menge

IM SAP Business One Standard zeigt die offene Menge die Differenz zwischen Planmenge und

Kumulierter Menge an. In den COMbridge und GIT Systemen trifft dies nur auf Nacharbeit zu. Die

Offene Menge ist hier identisch mit dem Wert der noch an Nacharbeit zu erbringen ist!


Da der Wertkontraktartikel nie „geleifert bzw. in Rechnung gestellt“ wird, bleibt die Offene Menge

immer gleich der Planmenge – d. h. „1“!

Für den Artikel Nacharbeit zeigt die offene Menge immer den Wert der noch zu liefernden

Nacharbeit an.

Offener Betrag

Dieses Feld ist aufgrund des bei COMbridge / GIT genutzten Prozesses nicht gefüllt. Eine Ausnahme

bildet der Wertkontraktartikel, welcher dauerhaft als offener Betrag angezeigt wird, da dieser Artikel

nie gebucht (Ausgangsrechnung oder Lieferung erstellen) wird.

Freitext

Hier können kurze Erklärungen angegeben werden. Das Feld ist mehrsprachentauglich!

Wertkontrakt KZ

Dieses Feld wurde für den COMbridge / GIT Prozess hinzugefügt und kennzeichnet einen

Wertkontraktartikel. Generell ist das Feld unbelegt. Wird das Feld selektiert, stehen die

Auswahlmöglichkeiten Aktiv / Inaktiv zur Auswahl.

Wertkontraktartikel müssen immer AKTIV sein. Andere Artikel dürfen nie AKTIV sein!

Registerkarte Belege

Die Registerkarte Belege zeigt alle belege an, deren Artikel-Geschäftspartnerkombination im

Rahmenvertrag abgedeckt ist. Angezeigt werden jeweils:

Belegart

Belegnummer

Buchungsdatum

Artikelnummer

Artikelbeschreibung

Zeilennummer bei mehreren Artikeln pro Beleg

Stückpreis

Menge

Mengeneinheit

Belegzeilenstatus

Über die gelben Pfeile vor der Belegnummer bzw. vor der Artikelnummer können direkt die Belege

bzw. Artikelstammdaten angesprungen werden.

ACHTUNG: Der Belegzeilenstatus zeigt den Zeilenstaus der einzelnen Belegzeilen, nicht den

Belegstatus insgesamt an.

Registerkarte Anhänge

Hier können, eingescannte und auf dem Entsprechenden Netzlaufwerk hinterlegte Dokumente

angelegt werden. Der Vorgang läuft identisch dem anhängen von eingescannten Rechnungen etc. ab.

Derzeit steht diese Funktion nur der Verwaltung von COMbridge / GIT zur Verfügung

Artikel

Wie im vorangehenden Kapitel bereits erwähnt, sind bei COMbridge / GIT neben den „normalen“

Artikeln noch (mindestens) zwei besondere Artikel zu beachten. Für diese Artikel werden im

Folgenden die notwendigen Einstellungen nochmals explizit erläutert.

Die Pflege der Artikelstammdaten ist im Menü Lagerverwaltung zu finden.

Artikel allgemein

Wie für die Stammdaten üblich, verteilen sich die Informationen auf Kopfinformationen zum Artikel,

sowie mehrere Registerkarten, welche Beziehungen zu anderen Bereichen im SAP Business One

abdecken. Dies sind im Einzelnen:

Allgemeine Informationen zum Artikel

Einkaufsdaten

Verkaufsdaten

Bestandsdaten

Planungsdaten

Eigenschaften

Bemerkungen

Anhänge

Kopfdaten

Artikelnummer

Die Artikelnummer wird bei COMbridge ITC und GIT Manuell vergeben. Hierzu sind ebenso wie für

Geschäftspartner (Kunde und Lieferant) keine Nummernkreise definiert. Dies entspricht dem

Auslieferungszustand von SAP Busines One.

Da kein alternativer automatischer Nummernkreis angelegt wurde, bietet das Dropdown Menü vor

Artikelnummer auch nur den Punkt Manuell an.

Die Artikelnummern bei COMbridge ITC und GIT sind meist sprechende Artikelnummern. Die Länge

der Nummer ist auf 20 alphanumerische Zeichen beschränkt.

Barcode

Im Feld Barcode kann der Artikelcode entsprechend EAN (Europäische Artikelnummer) angegeben

werden. COMbridge ITC und GIT verwenden für ihre Artikel keine EAN!

Der Barcode kann mehrsprachig gepflegt werden.

Beschreibung

Hier wird eine detailliertere Beschreibung des Artikels hinterlegt. Das Feld hat eine Länge von

maximal 100 Zeichen und kann ebenfalls übersetzt werden.

Fremdsprachiger Name

Dieses ebenfalls übersetzbare Feld kann einen fremdsprachigen Namen (fremdsprachige

Beschreibung) beinhalten. Für COMbridge ITC und GIT ist die pflege dieses Feldes derzeit nicht

relevant.

Artikelart

Als Artikelart stehen drei vordefinierte Möglichkeiten zur Auswahl:

Artikel – Normale in SAP Business One definierte Artikel. Diese Einstellung ist der ist Standard

für COMbridge ITC und GIT!

Arbeit – Dient bei verwendung des Moduls Service dazu, die zur Ausführung einer Aufgabe

oder Dienstleistung angefallene Zeit zu berechnen.

Reise – Definiert die bei Verwendung des Moduls Service Reisezeit, welche ein Mitarbeiter

unterwegs ist.

http://de.wikipedia.org/wiki/European_Article_Number

Artikelgruppe

Das Feld Artikelgruppe ermöglicht es Artikel in selbst definierten Artikelgruppen anzulegen. Ein

Artikel kann hierbei jedoch nur einer Gruppe zugeschlagen werden.

Über den Dropdown-Listen-Eintrag neu definieren

kann jederzeit eine neu Artikelgruppe angelegt

werden. Hierzu ist ein eindeutiger Name zu vergeben.

Des Weiteren können der Artikelgruppe Informationen

zur Beschaffung und Produktion bzw.

Buchhaltungsdaten (Kontenzuordnung) hinterlegt

werden.

Preisliste

Ein Artikel kann einer Preisliste zugeordnet sein. SAP Business One sieht üblicherweise vor, eine

Basispreisliste zu pflegen. Von dieser leiten sich dann spezifische Preislisten ab, die entweder

generell einen prozentualen Auf- oder Abschlag zur Basispreisliste erfahren, oder aber auch auf

Artikelebene spezifisch gepflegt werden können.

Preis

Der in der Preisliste dem Artikel zugeordnete Preis.

Lagerartikel, Verkaufsartikel, Einkaufsartikel und Anlagevermögen

Über das setzen von Artikelkennzeichen werden verschiedene Arten der

Verwendung und Verwaltung von Artikeln definiert. Ein Artikel kann hierbei

mehreren, aber auch nur einer der angebotenen Eigenschaften zugeordnet

werden. Eine besondere Option ist das definieren eines Artikels als

Anlagevermögen: Hierbei ist zu beachten, dass es sich bei Anlagevermögen um einen Einkaufsartikel

handelt. Dieser Artikel wird weder verkauft, noch geht er als Rohmaterial in die Fertigung ein. Wenn

eine Eingangsrechnung oder einen Lieferschein (Bestellung) für ein Anlagevermögen erfasst wird,

wird der Wert nicht auf ein Einkaufskonto, sondern auf das entsprechende Anlagenkonto gebucht.

Auch die Umsatzsteuer wird auf das Konto USt. für Betriebs. und Vermögensw. anstatt auf das

normale Umsatzsteuerkonto für den Artikeleinkauf gebucht.

Lagerartikel: Durch wählen dieser Option kann der Artikel in der Lagerverwaltung geführt werden.

Nur als Lagerartikel gekennzeichnete Artikel können per Bestandstransaktion (z.B. Umlagerung)

„bewegt“ werden. Ist der Artikel NUR als Lagererartikel definiert kann er nicht ge- oder verkauft

werden.

Lagerartikel können in Nicht-Lagerartikel geändert werden und umgekehrt, sofern:

Keine Transaktionen für den Artikel gebucht wurden

Keine Belege für den Artikel vorliegen, wie z. B. Angebote, Kundenaufträge, Bestellungen,

Ein- oder Verkaufsanzahlungsanforderungen oder geparkte Belege

ACHTUNG: Serien- oder Chargenartikel können nicht als Nicht-Lagerartikel definiert werden.

Verkaufsartikel: Verkaufsartikel stellen für COMbridge ITC und GIT die typische Artikelart da, da alle

angebotenen Artikel bzw. Leistungen an Gechäftspartner (Kunden) weiterverkauft werden.

Verkaufsartikel können in Angeboten und Kundenaufträgen aufgelistet werden.

Einkaufsartikel: Diese Artikel werden von einem Lieferanten erworben. Als Einkaufsartikel definierte

Artikel können z.B. in einer Bestellung verwendet werden.

SAP Business One Standard: In der Standardeinstellung (Artikel) ist der Artikel eine Kombination aus

Lager- Einkaufs- und Verkaufsartikel. Diese Werte ändern sich jedoch auch je nach gewählter

Artikelart (Arbeit, Reise).


Auf dieser Registerkarte können allgemeine Informationen zum Artikel hinterlegt werden.

Hersteller

Ist der Artikel z.B. ein Einkaufsartikel, kann hier ein Hersteller eingetragen werden. Sofern die

Dropdown Liste keinen oder nicht den gesuchten Hersteller beinhaltet, kann dieser über neu

definieren jeweils angelegt werden. Ein Artikel kann nur einem Hersteller zugeordnet werden.

Zusätzlicher Identifikator

Hier kann eine Zusatzinformation zum Artikel hinterlegt werden. Dieses Feld ist 16 Zeichen lang und

Mehrsprachenfähig.

Versandart

Hier können Informationen zu Transportmittel und –art des Versandes hinterlegt werden. Sofern

keine oder nicht die gesuchte Versandart in der Drop-Down-Liste enthalten ist, kann diese mittels

neu definieren angelegt werden.

Artikel verwalten nach:

Unter diesem Punkt verbirgt sich die Möglichkeit Artikel nach Serien- oder Chargennummern zu

verwalten. Derzeit wird bei COMbridge ITC und GIT kein Gebrauch dieser Funktion gemacht.

ACHTUNG: Um Serien- oder Chargennummern zu nutzen, muss der Artikel ein Lagerartikel sein!

Folgende Möglichkeiten werden geboten:

Keine (COMbridge & GIT Standard) - Keine spezielle Verwaltung für diesen Artikel.

Seriennummern - Der Artikel wird über Seriennummern verwaltet.

Chargen - Der Artikel wird über Chargen verwaltet. Bei dieser Verwaltungsmethode werden

Artikel überwacht, die eindeutige Nummern und Eigenschaften aufweisen, jedoch zu einer

Gruppe zusammengefasst wurden, wie z. B. pharmazeutische Produkte.

Managementmethode

Dieser Punkt erscheint nur, wenn der Artikel nach Serien- oder Chargennummern verwaltet wird.

Eine Globale Einstellung zur Managementmethode wird meist in der Systeminitialisierung festgelegt.

Abweichend kann jedoch auf Artikelebene entsprechend eine andere Methode gewählt werden.

Dies sind:

Bei jeder Buchung - Sie müssen bei jeder Bestandstransaktion Serien- oder Chargennummern

zuordnen.

Nur bei Ausgabe - Sie müssen nur bei Ausgabe Serien- oder Chargennummern zuordnen, bei

anderen Transaktionen ist dies optional.

Pseudoartikel

Das auswählen der Checkbox definiert den Artikel als Pseudoartikel. Ein Pseudoartikel ist eine

Artikelart in Stücklisten, die lediglich eine technische oder strukturelle Funktion besitzt. Pseudoartikel

stellen keine tatsächlichen Komponenten oder Zwischenbaugruppen dar, daher sind sie als Nicht-

Lagerartikel definiert.

Ausgabemethode

Hierüber wird gesteuert, wie Artikel, welche in Stücklisten eines Produktionsauftrages verwendet

werden, zur Produktion ausgegeben werden. Definiert sind folgende Varianten:

Retrograde Entnahme - Die Komponenten werden automatisch an den Produktionsauftrag

ausgegeben, sobald Sie die Fertigstellung des übergeordneten Artikels melden.

Manuell - Die Komponenten werden ohne Rücksicht auf die Ausgabe des Produkts manuell

an den Produktionsauftrag ausgegeben.

ACHTUNG: Material das nach Charge- oder Seriennummer verwaltet wird, kann NICHT retrograd

entnommen werden.

Aktiv - Inaktiv

Material kann aktiv oder inaktiv sein. Zudem kann ein Gültigkeitszeitraum (von bis) für diesen

Zustand definiert werden. Im Feld Bemerkungen kann zudem ein Grund für aktiv/inaktiv angegeben

werden. Das Feld ist 30 Zeichen lang.

Erweitert stellt eine Kombination aus aktiv und inaktiv bereit, welche es erlaubt sowohl aktive als

auch inaktive Zeiten anzugeben.

Registerkarte Einkaufsdaten

Auf dieser Registerkarte werden Daten zum Einkauf gepflegt.

Bevorzugter Lieferant

In diesem Feld kann ein bevorzugter Lieferant für das Produkt festgelegt werden. Dieser entstammt

der Menge der unter Geschäftspartnerstammdaten gepflegten Lieferanten. Bei jeder auf der

Bedarfsrechnung beruhenden Empfehlung von SAP Business One, wird der bevorzugte Lieferant für

das Produkt automatisch vorgeschlagen.

Lieferantenkatalognummer

Hier kann die Katalognummer (Artikelnummer) des Lieferanten eingetragen werden, welche sich im

Normalfall von der eigenen (internen) Materialnummer unterscheidet. Diese Nummer kann in den

Einkaufs- und Verkaufsbelegen angezeigt werden.

Einkaufsmengeneinheit und Artikel pro Einkaufseinheit

Hier können Mengeneinheit und Artikelmenge pro Einkaufseinheit gepflegt werden.

ACHTUNG: Die Artikelmenge pro Einkaufseinheit muss größer als Null sein!

Veranschaulichung: Wir kaufen Kaffepads für die Kaffemaschine. In einer Packung befinden sich 16

Pads (Artikel pro Kaufeinheit). Da die Pads nur in Packungen verkauft werden, ist die Maßeinheit

„Packung“. Kaufen wir zwei Packungen erwerben wir 32 Stück des Artikels.

Verpackungseinheit (Einkauf), Menge pro Verpackungseinheit Hier werden Verpackungseinheiten definiert, welche ein Vielfaches von Maßeinheiten betragen

können. Zudem wird die Menge (der Maßeinheiten) pro Verpackungseinheit festgelegt.

Veranschaulichung: Die 16er Packung Kaffepads kann im Internet nicht einzeln, sondern nur als

Verpackungseinheit Karton bestellt werden. Ein Karton beinhaltet 10 Maßeinheiten. D.h. Ein Karton =

10 packungen = 160 Kaffepads.

Zollgruppe

Sofern ein Artikel importiert wird, kann über das Auswählen einer Zollgruppe die Zollgebühr

berechnet werden. Ist keine entsprechende Gruppe existent, kann über neu definieren eine neue

Zollgruppe angelegt werden.

Steuerkennzeichen

Hier ist das Kennzeichen für den Steuersatz zu pflegen, das für den Artikel beim Einkauf gilt.

Länge, Breite, Höhe und Volumen

In diesen Feldern können Angaben zu den Maßen des Artikels gemacht werden. Der Artikel wird

hierbei immer als Quader betrachtet, der durch Länge, Breite und Höhe beschrieben wird. Sind alle

drei Angaben erfolgt berechnet SAP Business One automatisch das Volumen.

Wird das Volumen von Hand überschrieben, löscht SAP Busines One die Eingaben zu Länge, Breite und

Höhe!

Gewicht

In diesem Feld kann das Gewicht des Einkaufsartikels angegeben werden.

Faktoren

Geben Sie die Menge ein, bei der es sich um ein Vielfaches verschiedener Faktoren handelt. Wenn

Sie z. B. einen Zaun kaufen, sind die entsprechenden Standardmaße zu berücksichtigen.

Die Faktorenfelder werden dabei als Variablen verwendet, sodass Sie zur Berechnung der jeweiligen

Menge die entsprechenden Werte in diese Felder eingeben können. Als Vorschlagswert wird (1)

angezeigt. Die Werte, die Sie in den Artikelstammdaten eingeben, werden in den Belegen angezeigt.

Faktoren werden bei COMbridge ITC und GIT derzeit nicht verwendet!

Registerkarte Verkaufsdaten

Auf dieser Registerkarte werden Daten für Verkaufsartikel gepflegt!

Verkaufsmengeneinheit, Artikel pro Verkaufseinheit

Unter Verkaufsmengeneinheit wird die Menge des zu verkaufenden Artikels angegeben. Unter

Artikel pro Verkaufseinheit die Anzahl der Artikel, welche eine Verkaufseinheit bilden.

Veranschaulichung: Wir verkaufen Eier. Da Eier immer Kartonweise verkauft werden, besteht die

Verkaufsmengeneinheit aus 1 Karton, die Anzahl der Artikel pro Verkaufseinheit beträgt 10.

Verpackungseinheit (Verk.) und Menge pro Verpackungseinheit

Für Artikel, die nicht in Verkaufsmengeneinheiten verkauft werden, sondern in größeren Gebinden

kann eine weitere Stufe gebildet werden. Eine Verpackungseinheit kann aus mehreren (mindestens

jedoch 1) Verpackungseinheiten (z.B. Verkaufsmengeneinheiten) bestehen.

Veranschaulichung: Unsere Eier werden nicht an Endkunden verkauft, sondern nur an an den

Einzelhandel. Die Lieferung erfolgt auf Paletten zu 500 Eierkartons. D.h. Die verpackungseinheit ist 1

Palette, die Menge der Verpackungseinheiten 500.

Steuerkennzeichen

Hier ist das Kennzeichen für den Steuersatz zu pflegen, das für den Artikel beim Verkauf gilt.

Länge, Breite, Höhe und Volumen

In diesen Feldern können Angaben zu den Maßen des Artikels gemacht werden. Der Artikel wird

hierbei immer als Quader betrachtet, der durch Länge, Breite und Höhe beschrieben wird. Sind alle

drei Angaben erfolgt berechnet SAP Business One automatisch das Volumen.

Wird das Volumen von Hand überschrieben, löscht SAP Busines One die Eingaben zu Länge, Breite und

Höhe!

Gewicht

In diesem Feld kann das Gewicht des Verkaufsartikels angegeben werden.

Faktoren

Geben Sie die Menge ein, bei der es sich um ein Vielfaches verschiedener Faktoren handelt. Wenn

Sie z. B. einen Zaun kaufen, sind die entsprechenden Standardmaße zu berücksichtigen.

Die Faktorenfelder werden dabei als Variablen verwendet, sodass Sie zur Berechnung der jeweiligen

Menge die entsprechenden Werte in diese Felder eingeben können. Als Vorschlagswert wird (1)

angezeigt. Die Werte, die Sie in den Artikelstammdaten eingeben, werden in den Belegen angezeigt.

Faktoren werden bei COMbridge ITC und GIT derzeit nicht verwendet!

Registerkarte Bestandsdaten

Auf dieser Registerkarte werden Daten zur Bestandsführung für Lagerartikel angelegt.

Sachkonten festlegen nach

Über dieses Dop-Down Feld wird die Standardsachkontenmetode für den Artikel festgelegt. Zur

Auswahl stehen:

Lager - alle Sachkonten, die auf Lagerebene definiert wurden

Artikelgruppe - alle Sachkonten, die auf Artikelgruppenebene definiert wurden

Artikelebene - alle Sachkonten, die auf Artikelebene definiert wurden

Bestandsmengeneinheit

Hier kann eine Einheit angegeben werden, in der der Bestand verwaltet wird. Bsp. Stück, Kiste,

Palette oder z.B. kg für Schüttgut, Meter für Stangenmaterial

Bewertungsmethode

Diese Option ist nur relevant, wenn die kontinuierliche Bestandsführung verwendet wird. Folgende

Optionen stehen zur Auswahl:

Gleitender Durchschnitt - Diese Methode beruht auf der Berechnung der

durchschnittlichen Kosten für den Artikel in jeder Einkaufs- und Verkaufstransaktion.

Standard - das Standardpreisfindungssystem ermöglicht die Wahl eines Festpreises,

der dann für alle Transaktionen verwendet wird.

FIFO - Weiteres kontinuierliches Bestandsführungssystem, in dem ohne Rücksicht auf

die aktuellen Warenbewegungen zuerst erworbene Waren auch zuerst verkauft

werden.

Artikelkosten

Hier werden die Kosten des Artikels für die Standardbewertungsmethode eingetragen

Checkbox - Bestandsführung nach Lager

Diese Checkbox definiert die Berechnungsmethode für die erforderlichen Bestandshöhen. Für einen

Artikel können die Mindestmenge, die maximale Menge und die erforderliche Menge auf Firmen-

oder Lagerebene definiert werden.

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, prüft das System die Bestandshöhe des Lagers, welches beim

Anlegen des Verkaufsbelegs für den Artikel ausgewählt wurde. Sinkt der Lagerbestand aufgrund einer

Transaktion unter die definierte Bestandshöhe, wird eine Warn- oder Fehlermeldung ausgegeben,

selbst wenn der verfügbare Gesamtbestand des Artikels den Mindestlagerbestand überschreitet.

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, werden auf der Registerkarte Bestandsdaten die folgenden drei

Spalten in der Tabelle angezeigt, und es können die Bestandshöhenwerte für jedes Lager einzeln

definiert werden.

Min. Bestand

Erforderlicher Bestand

Max. Bestand

Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist , prüft die Anwendung die Bestandshöhenwerte der Firma

und den zur Verfügung stehenden Gesamtbestand in allen Lagern, in denen dieser Artikel geführt

wird.

Wenn Sie das Kennzeichen nicht gesetzt ist, können auf der Registerkarte Bestandsdaten die

folgenden drei Felder bearbeitet werden, und es werden die Bestandshöhenwerte für alle Lager der

Firma definiert.

Erforderlich

Minimum

Maximum

Erforderlicher Lagerbestand, Mindestlagerbestand, Maximaler Lagerbestand

Diese Funktion ist wie oben beschrieben Firmenweit gültig. Über die genannten Felder werden die

Mindestbestandsmenge, die maximale Bestandsmenge und die erforderliche Bestandsmenge

definiert.

Wenn die Bestandshöhe firmenweit unter die im Feld Erforderlich (EinkaufsME) definierte

Menge fällt, wird in einem Einkaufsbeleg eine Mindestmenge zum Erreichen der

erforderlichen Bestandshöhe vorgeschlagen.

Wenn die Bestandshöhe firmenweit unter die im Feld Minimum definierte Menge fällt,

werden die Verkaufstransaktionen für den Artikel gesperrt, oder es wird eine Warnung

ausgegeben. Dies ist abhängig davon, was im unter Belegeinstellungen für die Option

Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbeständen außerhalb des definierten Bereichs

definiert wurde.

Wenn die Bestandshöhe firmenweit die im Feld Maximum definierte Menge übersteigt,

werden alle Einkaufstransaktionen gesperrt, oder es wird eine entsprechende Warnung

ausgegeben. Dies ist ebenfalls davon abhängig, was im Fenster Belegeinstellungen für die

Option Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbeständen außerhalb des definierten

Bereichs definiert wurde.

Mindestbestand, Maximalbestand und erforderlicher Bestand

Diese Felder erscheinen nur, wenn der Artikel nach Lager geführt wird (Checkbox markiert).

Für jedes aufgeführte Lager können in den Feldern explizit die Mindestbestandsmenge, die maximale

Bestandsmenge und die erforderliche Bestandsmenge definiert werden.

Wenn die Bestandshöhe firmenweit unter die im Feld Erforderlich (EinkaufsME) definierte

Menge fällt, wird in einem Einkaufsbeleg eine Mindestmenge zum Erreichen der

erforderlichen Bestandshöhe vorgeschlagen.

Wenn die Bestandshöhe firmenweit unter die im Feld Minimum definierte Menge fällt,

werden die Verkaufstransaktionen für den Artikel gesperrt, oder es wird eine Warnung

ausgegeben. Dies ist abhängig davon, was im unter Belegeinstellungen für die Option

Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbeständen außerhalb des definierten Bereichs

definiert wurde.

Wenn die Bestandshöhe firmenweit die im Feld Maximum definierte Menge übersteigt,

werden alle Einkaufstransaktionen gesperrt, oder es wird eine entsprechende Warnung

ausgegeben. Dies ist ebenfalls davon abhängig, was im Fenster Belegeinstellungen für die

Option Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbeständen außerhalb des definierten

Bereichs definiert wurde.

Gesperrt

Auf Lagerebene kann über das setzen der Checkbox das Lager für diesen Artikel gesperrt werden.

D.h. es sind weder Ein- noch Ausgangsbuchungen des Artikels über dieses Lager möglich.

Standardlager festlegen

Diese Option legt immer das aktuell markierte Lager als Standardlager fest.

Registerkarte Planungsdaten

Die Registerkarte ermöglicht es die Planungsdaten für den betreffenden Artikel einzustellen.

Planungsmethode

Die Drop-Down Box bietet folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Disposition - Der Artikel kann durch die Disposition geplant werden.

Keine - Der Artikel kann nicht durch die Disposition geplant werden.

ACHTUNG: Nur Artikel mit der Planungsmethode „Disposition“ können ausgewählt werden, wenn

der Dispositionsassistent ausgeführt wird.

Beschaffungsmethode

Die Drop-Down Box bietet folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Herstellen - Die Disposition legt Produktionsauftragsempfehlungen für den Artikel an.

Kaufen - Die Disposition legt Bestellungsempfehlungen für den Artikel an.

ACHTUNG: Bei Produkten mehrstufiger Stücklisten sollte folgendes beachtet werden.

Alle übergeordneten Artikel sollten als Herstellen definiert werden, damit der Bedarf für die

untergeordneten Artikel während der Disposition berechnet werden kann. Im Falle einer Stückliste

für Verkauf oder Montage wird für den übergeordneten Artikel kein tatsächlicher Produktionsauftrag

ausgegeben, sondern lediglich die Anforderungen für die untergeordneten Artikel.

Die Methode Kaufen sollte für die untergeordneten Artikel der untersten Ebene der Stückliste

ausgewählt werden oder für Artikel, die nicht Bestandteil der Stückliste sind.

Auftragsintervall

Auftragsintervalle können aus der Drop-Down Liste ausgewählt, oder mittels neu definieren erstellt

werden.

Bei Dispositionsberechnungen werden die empfohlenen Aufträge automatisch zu Intervallperioden

zusammengefasst, und Aufträge in der gleichen Periode werden für den ersten Werktag dieser

Periode eingeplant.

Auftragsvielfaches

Unter Auftragsvielfaches wird die zu produzierende Losgröße festgelegt.

ACHTUNG: Wurde z. B. der Wert 12 eingegeben, beträgt die Anzahl der bestellten Artikel ein

Vielfaches von 12. Wenn Sie 20 Artikel benötigen und der Wert bei 12 liegt, lautet die

Dispositionsempfehlung demzufolge 24 Artikel.

Mindestauftragsmenge

Hier wird eine Mindestlosgröße definiert. Liegt diese z.B. bei 100 und zur erfüllung des

Kundenauftrages würden 80 Stück benötigt, würde die Materialbedarfsplanung die Beschaffung von

100 Stück empfehlen.

Durchlaufzeit

In SAP Business One definiert die Durchlaufzeit die die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der

Bestellung bis zum (Waren)Eingang oder zur Fertigung vergehen.

Toleranztage

Anzahl der Tage die durch „Spielraum“ abgedeckt sind, da Lieferdatum-Durchlaufzeit größer als das

aktuelle Werktag-Datum sind.

Registerkarte Eigenschaften

Über diese Registerkarte können dem Artikel bis zu 64 frei definierte Eigenschaften zugeordnet

werden.

Artikeleigenschaften können unter Administration > Definition > Lagerverwaltung >

Artikeleigenschaften gepflegt werden. Artikeleigenschaften stellen im Grunde nur eine Art

zusätzlicher Beschreibung des Artikels dar, welche jedoch bei SAP Business One internen

Auswertungen als Selektionskriterium herangezogen werden können.

Registerkarte Bemerkungen

Auf dieser Registerkarte kann ein beliebiger erklärender Text, oder ein Photo z.B. des Artikels

hinterlegt werden.


Über diese Registerkarte können Anhänge mit dem Artikelstammsatz verknüpft werden.

Durchsuchen

Über diesen Button wird im entsprechend definierten Ordner nach anzuhängenden Dokumenten

gesucht.

Für COMbridge und GIT ist dies immer spezielle Ordner in den die Verwaltung Dokumente einscannen

kann. Dieser Ordner ist fest eingestellt und nur Personen mit entsprechender Berechtigung (durch das

Betriebssystem) zugänglich.

Anzeigen

Selektierte Dokumente können über diesen Button Aufgerufen werden.

ACHTUNG: Software zum anzeigen des entsprechenden Datenformates muss auf dem Computer

installiert sein!

Löschen

Ein selektierter Anhang wird aus der Liste der Anhänge gelöscht.

Wertkontraktartikel

Eine besondere nur bei COMbridge ITC und GIT verwendete Art von Artikeln ist der

Wertkontraktartikel. Der Wertkontraktartikel wird nicht gehandelt, sondern stellt gewissermaßen

den Wert eine Vertrages dar, welcher mit zu Vertragsabschluss noch nicht bekannten Artikeln

bedient wird.

Typisch für den Wertkontraktartikel ist, dass die Artikelnummer der Nummer des Wertkontraktes

entspricht.

Da der Wertkontraktartikel weder ge- noch verkauft wird, nicht auf Lager liegt und auch kein

Anlagevermögen darstellt, sind alle diesbezüglichen Markierungen zu entfernen.


Über die Lupe im Feld Zusätzl. Identifikator kann abgefragt werden, ob im Rahmenvertrag das

Wertkontraktkennzeichen gesetzt ist. SAP Business One merkt sich dann diese Einstellung und zeigt

den Text „WERTKONTRAKT“ an.

Da der Wertkontrakt eine bestimmte Laufzeit aufweist, sollte der Artikel nach Auslaufen des

Vertrages auf Inaktiv gesetzt werden.

Weitere Einstellungen auf den Registerkarten

Auf den Registerkarten sind keine gesonderten Einstellungen vorzunehmen. Bemerkungen oder die

eingescannten Vortragsunterlagen können über die betreffenden Registerkarten Bemerkungen und

Anhänge hinzugefügt werden.

Verbindung zum Rahmenvertrag

Der Wertkontraktartikel sollte immer der erste Artikel im Rahmenvertrag sein. Idealerweise sind die

in der Artikelbeschreibung angegebenen Daten zur Vertragslaufzeit auch Start- und Enddatum im

Rahmenvertrag.

ACHTUNG: diese Einstellungen erfolgen nicht automatisch!

Nacharbeit

Eine weiterer besonderer Artikel bei COMbridge und GIT ist der Artikel Nacharbeit. Nacharbeit dient

dazu, bereits abgerechnete, aber noch nicht erbrachte Leistungen zu liefern.

Es ist darauf zu achten, dass Nacharbeit als Verkaufsartikel angelegt wird. Zudem ist Nacharbeit

immer OHNE PREIS anzulegen.

ACHTUNG: Der Artikel Nacharbeit wird bei COMbridge ITC und GIT immer nur geliefert, jedoch nie in

Rechnung gestellt!

Mitarbeiterstamm

SAP Business One bietet ein eigenes Modul zur Verwaltung der Mitarbeiter an. Da die erweiterten

Funktionen im Zusammenspiel mit Time-O-Meter das Vorhandensein von Mitarbeiterstammsätzen

voraussetzen werden kurz die wichtigsten Einstellungen besprochen.

Kopfdaten

In den Kopfdaten werden die wesentlichen Daten der Mitarbeiter hinterlegt. Von Interesse ist die

automatisch vergebene Mitarbeiternummer, welche von Hand in Time-O-Meter zu übertragen ist.

Umgekehrt ist idealerweise im Feld Ext. Mitarbeiter-Nr. die in Time-O-Meter intern genutzte

Nummer einzutragen. Dies dient zur Koppelung der beiden Systeme.

Alle weiteren Felder sind entsprechend ihrer Feldbezeichnung zu füllen. Die bisher implementierten

Funktionen greifen auf die Einträge Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung zu. Daher sollten

diese Felder idealerweise korrekt gefüllt sein.

Registerkarten

Auf den Registerkarten werden entsprechende personenbezogene Daten gespeichert, welche zur

Kopplung von Time-O-Meter und SAP Business One (derzeit) nicht notwendig sind.

Belege Die für COMbridge ITC und GIT geplanten Workflows sehen das erzeugen folgender Belege vor:

Angebot

Bestellung

Ausgangsrechnung (für bereits erbrachte Leistungen)

Lieferung (für bereits abgerechnete aber nicht erbrachte Leistungen)

Wie bereits mehrfach erwähnt dient die Lieferung nur dazu bereits abgerechnete aber noch nicht

erbrachte Leistungen nachträglich auszugleichen. Daher erfolgt auf eine Lieferung keine Rechnung!

Angebot

SAP Business One bietet die Möglichkeit Angebote zu definieren und diese dem Kunden zu

unterbreiten.

Kopfdaten (obere Hälfte)

SAP Business One verwendet eine weitgehend identische Darstellung der Kopfdaten auf allen Ein-

und Verkaufsbelegen. Dies ermöglicht es, die wesentliche Daten problemlos an nachfolgebelege zu

übergeben und diese immer an denselben Stellen wieder zu finden.

Kunde

Hier findet sich die Kundennummer aus dem Geschäftspartnerstammsatz. Die Kundennummer kann

direkt eingegeben, oder aus der Liste der Geschäftspartner, welche Kunden sind, gewählt werden.

Lieferanten werden nicht angezeigt.

Über den gelben Pfeil kann direkt zum Kundenstammsatz abgesprungen werden.

Name

Dieses Feld wird mit dem Namen des Kunden belegt, welcher im Stammdatensatz der

Kundennummer zugeordnet ist.

Ansprechpartner

Unter Ansprechpartner wird, sofern im Kundenstammsatz gepflegt, der Ansprechpartner des Kunden

angezeigt. Sind mehrere Ansprechpartner gepflegt, wird beim Anlegen der als „Standard“ markierte

Ansprechpartner gewählt. Über die Drop-Down Liste kann jedoch jederzeit ein anderer

Ansprechpartner gewählt werden.

Über den gelben Pfeil kann direkt zur Ansprechpartnerverwaltung im Kundenstammsatz

abgesprungen werden.

Kundenref.nr.

Dieses Feld wird nicht aus dem Kundenstammsatz gefüllt.

Die Eintragung der Referenz erfolgt anhand der Anforderungen bei COMbridge IT-Consulting und GIT.

Währungsfelder

Es besteht die Möglichkeit festzulegen, in welcher auf welcher

Währungsbasis und für Geschäftspartner zudem abweichend, in

welcher Währung der Beleg erstellt wird.

Folgende Unterscheidungen der Währungsbasis gibt es:

Hauswährung – diese ist im Falle von COMbridge IT-Consulting und GIT immer der EURO (EUR).

Systemwährung – wäre Relevant wenn mehrere Systeme in einem Verbund betrieben werden, diese

jedoch verschiedene Hauswährungen nutzen würden. Dies trifft jedoch für COMbridge IT-Consulting

und GIT derzeit nicht zu.

GP-Währung – ist die in den Stammdaten des Geschäftspartners hinterlegte Währung. Diese kann

jedoch im zweiten Feld übersteuert werden. Somit wird es möglich anstelle in EUR z.B. in USD

anzubieten.

Sofern kein gültiger Wechselkurs definiert ist, wird automatisch ein Fenster geöffnet, in dem der

aktuelle Kurs gepflegt werden kann.

Nr.

Hier wird die jeweilige Belegnummer angegeben. Das vorgestellte Feld ermöglicht es ggf. eine

andere, als die voreingestellte Nummernkreisserie zu nutzen. Für COMbridge IT-Consulting und GIT

steht diese Einstellung momentan auf Primär, die Belegnummer wird automatisch aufsteigend

erzeugt.

Status

Folgende Status können angenommen werden:

Offen: Der Beleg kann vollständig oder teilweise in einen Folgebeleg kopiert werden.

Offen – Gedruckt: Der Beleg wurde gedruckt, jedoch noch nicht abgeschlossen.

Storniert: Der Beleg wurde storniert.

Geschlossen: Der Beleg wurde entweder manuell geschlossen, oder SAP Business One hat ihn

automatisch geschlossen, als er in einen anderen Beleg kopiert wurde.

Geparkter Beleg: Der Beleg ist ein Entwurf.

Buchungsdatum

Der Standardwert für dieses Feld ist das aktuelle Datum, an dem das Angebot erstellt wird. Das

Datum kann, sollte jedoch nicht, geändert werden.

Gültig bis

Das hier angegebene Datum beschreibt die Gültigkeit des Angebots. SAP Business One setzt dieses

Datum Standardmäßig 30 Tage/1 Monat in die Zukunft. Dieses Datum kann geändert werden.

ACHTUNG: Diese Feldposition ändert sich in den Nachfolgebelegen z.B. zu Lieferdatum etc.

Belegdatum

Das Belegdatum ist in SAP Business One das für Steuerzwecke maßgebliche Datum. Auch dieses Feld

kann geändert werden.

Kopfdaten (untere Hälfte)

In der unteren Hälfte des Beleges werden Daten angezeigt, welche nicht Aus den Stammdaten oder

Belegvorgaben ermittelt werden.

Vertriebs-MA

Hier kann ein der für die Kundenbetreuung zuständige Mitarbeiter eingetragen werden.

Für COMbridge IT-Consultung und GIT typischerweise die Mitarbeiter der Verwaltung.

Eigentümer

Dem Beleg kann ein Eigentümer zugeordnet werden. Basis ist die Liste der Mitarbeiter.

Bemerkungen:

In diesem Feld können bis zu 254 Zeichen für Bemerkungen jeder Art vergeben werden. Beim

Kopieren des Beleges in Nachfolgebelege fügt SAP Business One an dieser Stelle automatisch einen

Verweis auf den Vorgängerbeleg ein.

Gesamt vor Rabatt

Hier steht der Gesamtbetrag des Angebotes vor Berechnung eines auf die gesamte Belegsumme

gewährten Rabattes.

ACHTUNG: Wenn der Rabatt in einer Artikel- oder Servicezeile definiert wurde, berücksichtigt der

in diesem Feld angezeigte Betrag bereits diesen zeilenabhängigen Rabatt.

Rabatt in %

Diese Feldkombination bezieht sich auf den Betrag der in Gesamt vor Rabatt angegeben wurde. Im

linken Feld kann der Rabattsatz eingetragen werden – im rechten Feld erscheint der davon

wertabhängig berechnete Rabattbetrag.

Ebenso ist der umgekehrte Weg möglich – nach Eingabe eines fixen Betrages errechnet SAP

Business One den dazu gehörigen Rabattsatz (linkes Feld) in Prozent.

Fracht

Zeigt den Gesamtfrachtbetrag des Angebotes an.

Für COMbridge IT-Consulting und GIT wird dieses Feld (vorerst) ausgeblendet sein.

Rundung

Für COMbridge IT-Consulting und GIT ist die Standardeinstellung von SAP Business One gültig.

Danach wird nach Währung gerundet. D.h. die unter Definition Währungen einer Währung

hinterlegten Regeln greifen hier.

Steuer

Hier wird die anhand der jeweiligen Steuerkennzeichen und des Artikelpreises der einzelnen

Belegzeilen anfallende Steuerbetrag ausgewiesen.

Gesamt

Gesamtbetrag des Beleges, welcher sich aus Gesamt vor Rabatt, abzüglich Rabatt, zuzüglich Fracht

und Rundungsberichtigung sowie Steuer ergibt.

Registerkarten

Im Angebotsbeleg existieren folgende Registerkarten:

Inhalt

Logistik

Buchaltung

Anhänge

Registerkarte Inhalt

Die Registerkarte Inhalt listet alle Artikel oder Servicepositionen auf, die Angeboten werden.

Artikel/Serviceart

Beim Anlegen des Angebotes muss entschieden werden, ob mit Artikeln oder einer Dienstleistung

gearbeitet wird. Artikel und Serviceleistungen können nicht in einem Beleg enthalten sein. Allerdings

können Serviceleistungen als Artikel angelegt werden.

Bei COMbridge IT-Consulting und GIT werden derzeit alle Leistungen als Artikel verwaltet. Alle

weiteren Erklärungen beziehen sich darauf.

Tabellenspalten

Die Registerkarte Inhalt ist durch Zeilen und Spalten strukturiert. Dadurch stehen gleiche Elemente

immer untereinander. Mittels Werkzeugsymbol in der Menüleiste können Spalten

ein/ausgeblendet und in ihrer Reihenfolge verändert werden.

Im Folgenden werden die wichtigsten Tabellenspalten beschrieben.

Artikelnummer

Diese Tabellenspalte enthält die Artikelnummer. Diese ist der eindeutige Identifier eines Artikels,

welcher im Artikelstamm angelegt wurde.

Über den gelben Pfeil kann direkt zu den Stammdaten des Artikels abgesprungen werden.

Menge

Die Menge des angebotenen Artikels.

Stückpreis

Der pro Stück hinterlegte Preis des Artikels. Abhängig von der in den Stammdaten definierten

Preisliste, definierten Kundenrabatten etc.

Rabatt

Rabatt, welcher für den Artikel der betreffenden Zeile gewährt wird. Angabe in “%“

ACHTUNG: Rabatt auf Zeilenebene sollte für COMbridge IT-Consultung und GIT nicht gewährt

werden, da dieser in den zusätzlich erstellen Abfragen nicht gehandhabt wird wird.

Steuerkennzeichen

Das für den Artikel jeweils gültige Steuerkennzeichen.

Gesamt

Gesamtbetrag der Zeile, d.h. Menge * Stückpreis (abzüglich eines Zeilenbezogenen-Rabattes)

Rahmenvertrag

Ist der Artikel Bestandteil eines derzeit gültigen Rahmenvertrages, wird dort die Nummer des

zugrundeliegenden Rahmenvertrages angezeigt.

Über den gelben Pfeil kann direkt zum betreffenden Rahmenvertrag abgesprungen werden.

Registerkarte Logistik

Die Registerkarte beinhaltet alle wesentlichen Daten um Ware liefern und abrechnen zu können.

Lieferadresse und Rechnungsadresse

Für COMbridge IT-Consulting und GIT sind vornehmlich die Felder Lieferadresse und

Rechnungsadresse von Interesse. Diese werden mit den in den Stammdaten hinterlegten Adressen

gefüllt, können jedoch auch überschrieben werden.

Versandart

Hier kann eine Angabe zur Versandart angegeben, oder eine solche definiert werden.

Dieses Feld wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT derzeit nicht genutzt.

Sprache

Über dieses Feld kann eine andere, als die dem Geschäftspartner in den Stammdaten zugeordnete

Sprache gewählt werden. Hierzu müssen jedoch die entsprechenden Feldwerte über die Funktion

Mehrsprachenunterstützung in der jeweiligen Sprache übersetzt sein.

GP Channel Name

Wenn dieser Beleg für indirekten Vertrieb über einen anderen Geschäftspartner anlegt wurde, wird

hier der Code dieses Geschäftspartners angegeben.

Bei COMbridge IT-Consulting und GIT wird diese Funktionalität derzeit nicht genutzt.

GP Channel Ansprp.

Ansprechpartner für den im GP Chanel Name angegebenen Geschäftspartner.

Registerkarte Buchhaltung

Die Registerkarte Buchhaltung wird vorrangig mit den in den Geschäftspartner (Kunden)

Stammdaten Werten gefüllt. Diese können entsprechend geändert werden.

Journaleintrag

Eintrag der im Buchungsjournal erstellt wird. Die Vorgabe Angebote – 10000 sollte möglichst nicht

verändert werden.

Zahlungsbeding.

Die dem Geschäftspartner in den Stammdaten zugeordneten Zahlungsbedingungen.

Über den gelben Pfeil ist ein direkter Absprung zur Pflege der Zahlungsbedingungen möglich.

Zahlweg

Der dem Kunden zugeordnete und bevorzugte Zahlweg.

Zentralbankkennzeichen

Für ausländische Kunden kann hier das jeweilige Zentralbankkennzeichen gesetzt werden.

Diese Funktion wird derzeit bei COMbridg IT-Consulting und GIT nicht genutzt.

Fälligkeitsdatum neu berechnen:

Sofern aktiv, kann das Datum zur Fälligkeit hier abweichend von den Einstellungen der Stammdaten

neu errechnet werden.

Verschiebung der Skontofrist

Dieses Feld erlauft es die Skontofrist für den Kunden zu verschieben.

GP Projekt

Ist in den Kundenstammdaten ein Projekt gepflegt, wird dieses hier eingetragen. Es kann jederzeit

auch ein anderes Projekt aus der Auswahlliste selektiert werden.

Kennzeichen

Hier kann ein eventuelles Zessionskennzeichen (Markierung einer Abtretung) eingetragen werden.

Steuernr.

UID-Nummer des Geschäftspartners, wie im entsprechenden Stammdatenfeld gepflegt.

Auftragsnummer

Dieses Feld wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht genutzt.

B1-Hilfe: Geben Sie eine Auftragsnummer der Kette ein, wenn Sie die direkte Verteilungsmethode

verwenden. Diese Nummer wird in der Datei aufgezeichnet, die Sie an die Zentrale der Handelskette

schicken.


Hier können, mittels Durchsuchen Dokumente mit dem Angebot verknüpft werden. Der Button

Anzeige angezeigt werden. Mit Löschen wird die Verknüpfung wieder aufgehoben.

Kundenauftrag (Bestellung)

Bestellungen erfolgen bei COMbridge IT-Consulting und GIT entweder als

Folgebeleg auf ein Angebot

Initiales Dokument

In Verbindung mit Rahmenverträgen

Der Sprachgebrauch bei COMbridge IT-Consulting und GIT weicht von den Menüeinträgen in SAP

Business One ab. Dort kennzeichnet der Ausdruck „Bestellung“ eine Bestellung beim Lieferanten.

Wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT von Bestellung gesprochen ist der Kundenauftrag

gemeint.

Kopfdaten

Wie bereits erwähnt nutzt SAP Business One in allen Belegen eine einheitliche Struktur was

angezeigte Datenfelder in den Belegen betrifft. Im Folgenden wird nur auf die Abweichung, welche

zum bereits beschriebenen Angebot auftritt eingegangen

Lieferdatum

Abweichend zum Angebot, wo dieses Feld Gültig bis

hieß, existiert im Kundenauftrag (der Bestellung) das

Feld Lieferdatum. Hier wird das Datum der zu

erbringenden Lieferung eingetragen

Sonderfelder

Für COMbridge IT-Consulting und GIT wurden mehrere Sonderfelder hinzugefügt.

Die Felder AZ und BM sind für den Kunden Volkswagen

vorgesehen.

Das Feld Warnung [%] erlaubt eine Prozentuale Angabe, ab der

Warnungen für zu definierende Anwender erzeugt werden.

Hiermit kann auf die baldige Erfüllung der Bestellung zeitig reagiert werden.


Auf der Registerkarte Inhalt sind keine neuen oder für die Verwendung bei COMbridge IT-Consulting

und GIT relevanten Felder enthalten.


Auf die Registerkarte Logistik sind einige Felder neu hinzugekommen.

CHECKBOX Komissionierliste drucken

Durch aktivieren der Checkbox wird beim drucken des Kundenauftrages auch eine Komissionerliste

erzeugt.

Diese Funktionalität ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.

CHECKBOX Beschaffungsbeleg

Ist die Checkbox aktiviert, werden für Artikel Bestellungen oder Produktionsaufträge angelegt und

automatisch im Kundenauftrag angezeigt. Zudem würde das Fenster Beschaffungsassisten für

Kundenaufräge geöffnet, wenn der Kundenauftrag hinzugefügt (gespeichert) wird.


CHECKBOX Genehmigt

Ermöglicht das Kopieren des Kundenauftrags in Verkaufsbelege höherer Ebene.

ACHTUNG: Diese Checkbox sollte immer gesetzt werden!

CHECKBOX Teillieferung erlauben

Das aktivieren der Checkbox erlaubt die Teilerfüllung des Auftrags. Wenn Sie dieses Kennzeichen

setzen, können Sie den Kundenauftrag auch teilweise in Verkaufsbelege höherer Ebene kopieren.

Diese Funktionalität ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT notwendig, da Bestellungen häufig

über einen längeren Zeitraum abgewickelt, aber erbrachte Leistungen in Intervallen (Monat,

Quartal) in gestellt werden.

ACHTUNG: Diese Checkbox sollte immer aktiv sein!

Bem. Komm. U. Packen

Freitextfeld das einen 254 Zeichen langen Kommentar zum Kommissionieren und Packen erlaubt.



Auf die Registerkarte Buchhaltung sind einige Felder neu hinzugekommen.

Stornierungsdatum

Das Stornierungsdatum gibt den letzten Tag an, an dem der Kunde zu liefernde Ware noch annimmt.

Das von SAP Business One vorgeschlagene Standarddatum liegt 30 Tage nach dem Lieferdatum.


Erforderl. Datum

Hier kann man voraussichtliche Datum angeben, zu dem die Waren an den Kunden geliefert werden.

Der Standardwert ist identisch mit dem Lieferdatum.



Auf der Registerkarte Anhänge sind keine neuen oder für die Verwendung bei COMbridge IT-

Consulting und GIT relevanten Felder enthalten.

Lieferung

Lieferungen haben bei COMbridge IT-Consulting und GIT eine besondere Funktion.

Eine Lieferung darf nicht als Folgebeleg eines Kundenauftrages (für ITC/GIT einer Bestellung) angelegt

werden, sondern immer nur um bereits berechnete aber noch nicht erbrachte Leistungen des

Artikels Nacharbeit gegenüber der Bestellung abzurechnen.

Kopfdaten

Wie bereits erwähnt nutzt SAP Business One in allen Belegen eine einheitliche Struktur was


zum bereits beschriebenen Angebot auftritt eingegangen

Lieferdatum

Abweichend zum Angebot, wo dieses Feld Gültig bis

hieß, existiert im Beleg Lieferung das Feld

Lieferdatum. Hier wird das Datum der erbrachten

Lieferung eingetragen


Auf die Registerkarte Inhalt sind keine Felder neu hinzugekommen.

ACHTUNG: Bei COMBridge IT-Consulting und GIT sollte hier immer nur der Artikel Nacharbeit

OHNE Stückpreis aufgeführt sein. Die Gesamtsumme des Beleges ist immer 0,00 EUR!


Auf die Registerkarte Logistik sind einige Felder neu hinzugekommen.

Tracking-Nr.

Hier kann eine Trackingnummer hinterlegt werden, wie sie beispielsweise Paketdienste verwenden.


Stempelnummer

Diese Nummer ist zur Abrechnung bei Lieferungen an Handelsketten üblich.



Auf die Registerkarte Anhänge sind keine Felder neu hinzugekommen.

Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnungen werden bei COMbridge IT-Consulting und GIT nur auf Basis eines

Kundenaufrages (Bestellung) angelegt. Niemals als Folgebeleg einer Lieferung!

Kopfdaten

Wie bereits mehrfach erwähnt nutzt SAP Business One in allen Belegen eine einheitliche Struktur was


zum bereits beschriebenen Angebot auftritt eingegangen.

Rechnungsdatum (orginär Buchungsdatum)

Im Feld Rechnungsdatum wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT jeweils der Monatsletzte des

abgerechneten Monats als Datum eingetragen.

Fälligkeitsdatum

In diesem Feld ist festgehalten, bis zu welchem Datum der Zahlungseingang zur in Rechnung

gestellten Leistung erwartet wird.


Auf die Registerkarte Inhalt sind keine Felder neu hinzugekommen.


Auf der Registerkarte Logistik hat sich eine geringfügige Änderung ergeben

CHECKBOX Mahnungen sperren

Das anhaken dieser Checkbox schließt die so gekennzeichneten Ausgangsrechnungen bei der

Ausführung des Mahnassistenten aus.


Auf die Registerkarte Buchhaltung sind einige Felder neu hinzugekommen.

Abstimmkonto

Hier wird das in den Geschäftspartnerstammdaten hinterlegte Abstimmkonto angezeigt. Diese

Einstellung sollte im Normalfall nicht geändert werden.

CHECKBOX und Drop-Down Liste Zahlungssperre

Ist die Checkbox angehakt, wird der Beleg als gesperrt gekennzeichnet so das er bei der Zahlung

übersprungen wird. Aus der Dropdown Liste sollte ein Grund für die Zahlsperre gewählt oder ggf. ein

neuer mittels „neu definieren“ angelegt werden

CHECKBOX Max. Skonto

Das aktivieren der Checkbox berechnet den Skontobetrag im Zahlungslauf auch nach Ablauf des

Fälligkeitsdatums.

Raten

Zeigt die Details zu den Raten an, wie in den Geschäftspartner-Stammdaten angegeben. Mit dem gelben Pfeil kann zur Bearbeitung der Daten abgesprungen werden.


Auf die Registerkarte Anhänge sind keine Felder neu hinzugekommen.

Anwendertabellen Da SAP Business One nicht von sich aus über alle benötigten Funktionen verfügt, wurden einige

Funktionen, welche z.B. Daten aus der Zeiterfassung Time-O-Meter in SAP Business One

bereitstellen zusätzlich entwickelt. Diese Daten werden in gesonderten Tabellen bereitgestellt.

ANWENDERTABELLEN WERDEN BEI COMbridge IT-Consulting und GIT verwendet!

TOM-B1 Mapping

Die Tabelle TOM-B1 Mapping dient dazu, eine Verbindung zwischen den abgerechneten Stunden pro

Mitarbeiter und Projekt (oder Angebot) sowie den zugeordneten Artikeln herzustellen.

Hintergrund: TOM weis nicht, ob die erfasste Stunde pro Mitarbeiter ein Juniorentwickler, oder

Leadentwickler Stunde ist.

Aufruf

Die Mapping Tabelle ist über den Menüpunkt TOM-B1 Mapping im Personalmodul erreichbar.

Tabelle

Mitarbeiternummer

In der Spalte Mitarbeiternummer, wird die Personalnummer des Mitarbeiters eingetragen. Diese

muss sowohl im Business One Personaldatenstammsatz existieren (automatische Nummernvergabe),

als auch in Time-O-Meter eingetragen sein.

Mit einem Klick auf das Lupensymbol kann zudem der Mitarbeiterstamm angezeigt werden.

Hierbei werden Mitarbeiternummer und Name und Name des Mitarbeiters zu Auswahl angezeigt.

Pflege in TOM

In TOM wird die Personalnummer beim Anlegen/Pflegen des Mitarbeiterstammsatzes unter Sonstige

Angaben im Feld Personalnummer angelegt.

Die Personalnummer wird in der Mitarbeiterübersicht in einer gesonderten Spalte angezeigt.

Die Mitarbeiter ID aus TOM ist im Gegenzug dazu, in das Feld Ext. Mitarbeiter-Nr. einzutragen.

Angebot

Im Feld Angebot können Angebote hinterlegt werden. Bei COMbridge IT-Consulting und GIT kann der

Fall Auftreten das bereits auf Basis des Angebotes Leistungen erbracht werden, obwohl noch keine

Bestellung existiert. Einzutragen ist die Angebotsnummer.

Mit einem Klick auf das

Lupensymbol werden alle

im System existierenden

Angebote mit Nummer,

Kunde und Erstelldatum

angezeigt und können per

Mausklick gewählt werden.

Bestellung

Das Feld Bestellung verhält sich analog dem Feld Angebot. Es ist jedoch zu beachten, das eine

Bestellung immer ein eingetragenes Angebot übersteuert. D.h. existieren Angebot und Bestellung,

greifen die Auswertungen in B1 immer auf die Daten (z.B. Artikel, Stundensätze) der Bestellung zu.

Einzutragen ist die Bestellnummer.

Mit einem Klick auf das

Lupensymbol werden alle im

System existierenden

Bestellungen mit Nummer, Kunde

und Erstelldatum angezeigt und

können per Mausklick gewählt

werden.

Leistung-Artikelnummer

In diesem Feld ist die Artikelnummer, welche die erbrachte Leistung definiert, einzutragen.

Mit einem Klick auf das Lupensymbol werden alle

einem Angebot oder einer Bestellung zugeordneten

Artikel sowie deren Beschreibung angezeigt. Per

Mausklick können diese ausgewählt werden.

Von-bis

Die Felder von und bis sind für zukünftige Erweiterungen vorgesehen. Beide Felder sind

Datumsfelder und können in Zukunft herangezogen werden eine zeitliche Abhängigkeit der

Mitarbeiter-Projelt-Leistungszuordnung zu ermöglichen.

ACHTUNG: Derzeit werden Daten in diesen Feldern nicht ausgewertet!

Projektstundenübersicht

Die Projektstundenübersicht wird in zwei Schritten gefüllt. Im ersten werden die Daten aus Time-O-

Meter in eine Business One Anwendertabelle geschrieben. Im zweiten Schritt werden einzelne

Informationen aus der Matchingtabelle nachgelesen und in der Projektstundenübersicht

eingetragen.

Aufruf

Das Fenster „Projektstundenübersicht“ findet sich im Menü Extras unter Benutzerdefinierte Fenster.

Tabelle

Die Tabelle besteht aus mehreren Spalten, welche (derzeit) editier bar sind, jedoch automatisch mit

Daten aus Time-O-Meter und der TOM-B1 Match Tabelle gefüllt werden.

Angebot und Bestellung

In diesen Feldern stehen Angebot bzw. die Bestellung, wie in Time-O-Meter angelegt.

Pflege in Time-O-Meter

Hierzu wurde Time-O-Meter entsprechend angepasst. In den Projekteinstellungen können nun die

Bestellnummer und falls auf Angebotsbasis gearbeitet wird, das Angebot eingetragen werden.

Diese Daten sind zur korrekten Funktion der Auswertung in B1 sehr wichtig!

B1 Mitarbeiternummer und TOM Mitarbeiternummer

Alle Einträge in diesen Feldern werden aus Time-O-Meter übermittelt.

Die B1-Mitarbeiternummer ist hierbei die in TOM hinterlegte Personalnummer wie sie in Business

One vergeben wurde. Die TOM-Mitarbeiternummer ist die TOM-Interne ID. Die Spalte TOM-

Mitarbeiternummer kann ausgeblendet werden, da sie rein informellen Charakter hat.

Leistung

Dieses Feld wird mit der in der Matching-Tabelle hinterlegten Leistung zu Projekt und Mitarbeiter

gefüllt.

Stunden aus TOM

Hier sind die monatlich kumulierten Stunden für die Kombination aus Mitarbeiter und Projekt

hinterlegt.

Nacharbeit Stunden

Sollten Stunden bereits abgerechnet, aber noch nicht erbracht sein, können diese als

Nacharbeitsstunden in TOM angelegt werden (nur durch Verwaltung, Geschäftsführung). Die

Nacharbeitsstunden werden als Teilmenge der TOM-Stunden betrachtet. Der Wert NA Stunden darf

nicht größer sein als die eingetragenen Stunden aus TOM.


TOM wurde um die entsprechende Funktion erweitert Nacharbeitsstunden zu pflegen. Dieser Entrag

erfolgt durch berechtigte Personen (nicht die Mitarbeiter selber) auf deren Projektbezogenen

Stundenauswertungen im Feld NA Std.

Idealerweise wird diese Pflege nach Abschluss des Monats und Eingang der unterschriebenen

Stundenzettel durchgeführt.

ACHTUNG: Die Pflege ist nur für den aktuellen und den Vormonat möglich!!!

Leistungsmonat

In diesem Feld wird vermerkt für welchen Monat die Daten der Tabellenzeile gültig sind. Angebeben

wird immer das Datum des Monatsletzten.

Abgeschlossen

Hier wird angezeigt, ob der Mitarbeiter den Monat als abgeschlossen markiert hat.

Unterschrift

In diesem Feld wird angezeigt, ob in Time-O-Meter durch die Verwaltung der Eingang der

unterschriebenen Stundenzettel vermerkt wurde.


TOM wurde um die entsprechende Funktion erweitert für die projektbezogene Stundenauswertung

eines Mitarbeiters das vorliegen eines unterschriebenen Stundenzettels zu erfassen. Hierzu dient die

Checkbox „unterschr“.

Auswertungen

Workflow in Time-O-Meter

Documents

B1 Vorläufiges Anwerderhandbuch.pdf