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Barrierefreie Dokumente Seminar BS 164 Barrierefrei publizieren mit Word und PDF Edith Vosta Wien, Mai 2015 [email protected]

Barrierefreie Dokumente - Seminar BS 164, 26. Mai 2015

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Barrierefreie Dokumente Seminar BS 164 Barrierefrei publizieren mit Word und PDF

Edith Vosta Wien, Mai 2015 [email protected]

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Begriffe und Standards

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Begriff „Accessibility“

de: Zugänglichkeit

Gegenstände* und Software so gestalten, dass sie von jedem Menschen unabhängig von einer eventuell vorhandenen Behinderung uneingeschränkt wahrgenommen und benutzt werden können.

IKT und „Zugänglichkeit“ sind Voraussetzung, damit Menschen mit Behinderung(en) Inhalte und Anwendungen wahrnehmen und benutzen können.

* elektronische Inhalte aller Art: Webseiten, Dokumente, Multimedia Barrieren und Barrierefreiheit, 26.5 2015 3 |

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Begriff „Usability“

de: allgemeine Gebrauchstauglichkeit

Gegenstände und Software so gestalten, dass sie vom Benutzer in einem bestimmten Benutzungskontext effektiv, effizient und zur Zufriedenheit benutzt werden kann.

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Begriff „Barrierefreiheit“

= Accessibility und Usability

„Barrierefrei sind IT-Produkte, wenn sie für alle in Frage kommenden Nutzergruppen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe zugänglich und nutzbar sind.“ (Bundes-Behindertengleichstellungsgesetz – B-BGStG)

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Begriff „Design für Alle“

Design für Alle (Universelles Design) ist der Prozess, Produkte für die größtmögliche Zielgruppe zu entwickeln, wobei der Bedarf der Hilfestellungen aller Art möglichst reduziert wird.

Ausrichtung nach den vier Gestaltungsprinzipien: wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust.

Die Regeln für barrierefreie Gestaltung werden kombiniert mit den Regeln für gute Gebrauchstauglichkeit.

Die Anpassungsfähigkeit und die Schnittstellen für technische Hilfen werden berücksichtigt.

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Barrierefreiheit = Qualität für alle

IKT-Barrierefreiheit bedeutet in der Praxis – Qualität für alle,

• unabhängig von einer Behinderung beziehungsweise einer bestimmten Art der Behinderung.

– orientiert sich nach Bedienungsmodalitäten (Maus, Tastatur, Spracheingabe, Touchscreen …),

• keine explizite Orientierung nach bestimmten Arten der Behinderung.

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Barrierefreiheit beinhaltet

umfassende Bedienungsfreundlichkeit, Zugänglichkeit, möglichst intuitive Bedienung, vollständige und leicht verständliche

Bedienungsanleitungen / Hilfesysteme und mögliche Systemneutralität (bei den web-basierten

Anwendungen mit User Interface).

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Rechtsgrundlagen und Standards

Alle nationalen Gesetze (Beispiel: B-BGStG) und EU-Richtlinien beziehen sich auf aktuelle internationale Standards:

Accessibility Guidelines von WAI/W3C (WAI-Leitlinien) dabei primär auf die:

Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 (Richtlinien für barrierefreie Webinhalte)

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PDF/UA Universal Access

ISO-Standard zur Umsetzung der Barrierefreiheit nach WCAG 2.0 für PDF-Dokumente

Mehr Informationen zu Rechtsgrundlagen und Standards: BS-162_Begriffe_Rechtsgrundlagen_Normen (BKA-WIKI, Seminarunterlage zu Barrierefreie Informationssysteme - Grundlagen)

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Barrierefreie Dokumente

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Was sind barrierefreie Dokumente?

Ein barrierefreies (PDF-)Dokument ist ein Dokument, welches für alle BenutzerInnen einen universellen Zugang mit nahezu allen Endgeräten ermöglicht – Skalierbar – Vorlesbar – Navigierbar – Suchmaschinenoptimiert

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PDF/UA

PDF/UA ist der Standard für Portables Dokument Format mit universellem Zugang.

Stellt sicher, dass PDF-Dokumente den Anforderungen der WCAG 2.0 (Richtlinien für barrierefreie Webinhalte) entsprechen.

Im August 2012 als ISO-Norm ISO 14289-1:2012-07 veröffentlicht.

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Ziele von PDF/UA

Alle Menschen können selbstständig und gleichberechtigt Informationen in PDF-Dokumenten wahrnehmen und nutzen: – PDF-Dokument ohne fremde Hilfe nutzen – Ein bestimmtes Ziel im Dokument auf einfache und direkte

Weise und in angemessener Zeit erreichen – PDF-Dokumente in gleich hoher Qualität nutzen, wie dies für

Menschen ohne Einschränkungen möglich ist.

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Grundlegendes

Es betrifft alle Dokumente (keine explizit genannten Dateiformate, keine Programme)

Barrierefreie PDF-Dokumente können erstellt werden aus: – MS Office (Word, Powerpoint, …) – selbst barrierefrei, Open

Office, Libre Office … – Grafikprogramme wie InDesign …

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Die Barriere schlechthin

Inhalt nur als Bild (Scan)

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Lesbar, aber auch nicht viel besser

BMWFW Beispieldokument Broschüre „Die Lehre 2014“ (im Ordner „PDF keine Tags 2“) – keine Tags, – S. 12 nicht verständlicher Inhalt in Tabelle

BMWFW Beispieldokument Folder „Einladung Zukunft Frauen“ (im Ordner „PDF unlogisch falsch getaggt“) – unverständliche Lesereihenfolge

Beispieldokument Wirkungsorientierte Folgenabschätzung, UG 30, 32 – u.a. farbcodierte Information

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Typische Barrieren in Word-Dokumenten

Es fehlen Überschriften bzw. die Überschriften sind nicht korrekt gegliedert

Tabellen als Bild eingebettet Alternativtexte zu Bildern fehlen bzw. zu langer und

unverständlicher Alternativtext bei Diagrammen Tabellen enthalten Elemente, die nicht Bestandteil

einer Tabelle sind (z. B. Beschriftung in erster Tabellenzeile, Quelle in letzter)

BMWFW Beispieldokument im Ordner „Ueberschriften-Tabellen-Abbildungen

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Barrierefreie PDF-Dokumente enthalten

korrekte Strukturinformationen (Tags) – Überschriften, Absätze, Listen, Tabelle – Hyperlinks, Notes (Fußnoten, Endnoten)

Alternativtexte und Beschreibungen zu Bildern, Tabellenbeschreibungen optional

Inhaltsverzeichnis u.a. Verzeichnisse Sprachauszeichnungen eine logische Lesereihenfolge Lesezeichen Metadaten (Titel, Autor, Dokumentensprache)

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Warum ist das so wichtig?

Die Formatierungen werden damit als Tags ins PDF-Dokument übernommen – H1 = Überschrift 1, H2 = Überschrift 2 etc. – P = Standardtext (Absatz) – L = Liste – Table = Tabelle – Figure = Bild

Alternative Beschreibungen – werden im Screenreader vorgelesen und geben Information

über das Bild oder den Aufbau der Tabelle

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Warum ist korrekte strukturierte Formatierung so wichtig?

Aus Überschriften können automatisch Lesezeichen zum Navigieren allgemein erstellt werden

Inhaltsverzeichnisse werden zu Navigationselementen Information zur Struktur/Formatierung aus den Tags

wird Screenreader-Benutzern angekündigt, z. B. – Überschrift Ebene 1, – Eintrag Liste mit 4 Einträgen

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Barrierefreie PDF-Dokumente können

von Screenreader-Benutzern gelesen und genutzt werden – Navigation über Überschriften, Links … – Alternativtext anstelle Bild – Korrekte, verständliche Sprachausgabe

von sehbehinderten Menschen in starker Vergrößerung im Umfließmodus genutzt werden

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Vorbereitungen in Word

Geeignete Ansichten und Fenster einblenden Formatvorlagen zum Formatieren verwenden Überschriften für Navigation verwenden Alternativtexte für Bilder anlegen Tabellen mit Überschriftenzeilen versehen Listen richtig einsetzen Aktive Hyperlinks anlegen Dokumentensprache festlegen und Sprachen

auszeichnen Dokumenttitel vergeben Barrieren und Barrierefreiheit, 26.5 2015 23 |

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Prüfen in Word

Unter Datei im Menüunterpunkt Informationen im mittleren Fensterbereich in der Ausklappliste Auf Probleme überprüfen den Befehl Barrierefreiheit überprüfen

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Von Word zu PDF

mit integrierter PDF-Konvertierung in Word (Speichern unter) mit „nicht-druckbare Informationen einschließen“

ACHTUNG: kein fehlerfreies Ergebnis

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Von Word zu PDF

mit ADOBE Add-In „Adobe PDF-Maker“ (setzt installierten Adobe Acrobat Professional voraus) – ACHTUNG: kein fehlerfreies Ergebnis

mit anderen Plugins wie „axesPDF for Word“ o.a.

(künftig, derzeit tw. noch Beta-Versionen)

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PDF prüfen und korrigieren

Prüfen mit PAC Prüfen mit Callas PdfGoHTML (Plugin für Acrobat) Prüfen und korrigieren mit Adobe Acrobat

Professional Prüfen und korrigieren mit axesPDF QuickFix

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Word-Vorlagen zur Unterstützung

einfache vorangelegte Formatvorlagen, im Schnellkatalog verfügbar – Beispiel Medienkontakte

Word-Dokumentenvorlage mit benutzerdefiniertem Menüband – Beispiel BKA_BUCH_Vorlage

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Richtlinien für barrierefreie Webinhalte WCAG 2.0 und PDF/UA

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WCAG 2.0 definieren, wie man Webinhalte barrierefreier

gestalten kann für Menschen mit Behinderungen/Beeinträchtigungen: – visuell: blind, sehbehindert, farbsehbehindert – auditiv: hörbehindert, gehörlos – motorisch: eingeschränkte Beweglichkeit – kognitive Einschränkungen – lern- und neurologische Behinderung – Sprachbehinderung – fotosensitive Behinderung – Kombinationen, Altersbeeinträchtigungen, Umfeldbedingungen, ...

nutzt Benutzern im Allgemeinen!

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4 Grundprinzipien der WCAG 2.0 Wahrnehmbar: Alle Informationen und Bestandteile der

Benutzerschnittstelle müssen den Benutzern so präsentiert werden, dass diese sie wahrnehmen können.

Bedienbar: Alle Bestandteile der Benutzerschnittstelle und Navigation müssen bedienbar sein.

Verständlich: Informationen und die Bedienung der Benutzerschnittstelle müssen verständlich sein.

Robust: Inhalte müssen robust genug sein, damit sie zuverlässig von einer großen Anzahl an Benutzeragenten einschließlich Assistierender Technologien interpretiert werden können.

Wie man WCAG erfüllt - Schnellreferenz

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WCAG 2.0 Prinzip 1 - Richtlinien

Prinzip 1: „Alle Inhalte und UI-Komponenten müssen zugänglich sein“ http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-de/#perceivable

Richtlinien: – 1.1 Textalternativen für alle „Nicht-Text-Inhalte“ anbieten. – 1.2 Synchronisierte Alternativen zu Multimedia („synchronized

media“) anbieten. – 1.3 Inhalte so gestalten, dass sie auf verschiedene Arten

angezeigt werden können. – 1.4 Inhalte müssen seh- oder hörbar sein und sollen sich

nicht „überlagern".

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WCAG 2.0 Prinzip 2 - Richtlinien

Prinzip 2: „Interface-Komponenten müssen bedienbar sein“ http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-de/#operable

Richtlinien: – 2.1 Alle Funktionen müssen auch über die Tastatur bedienbar

sein. – 2.2 Geben Sie dem Benutzer genügend Zeit Inhalte zu lesen – 2.3 Inhalte nicht so gestalten, dass sie „Anfälle“ auslösen – 2.4 Bieten Sie Funktionen um den Benutzer beim Navigieren,

Orientieren und Suchen unterstützen

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WCAG 2.0 Prinzip 3 - Richtlinien

Prinzip 3: „Inhalte und Bedienelemente müssen verständlich sein“ http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-de/#understandable

Richtlinien: – 3.1 Texte müssen lesbar und verständlich sein – 3.2 Webseiten sollen vorhersehbar funktionieren – 3.3 Benutzer sollen die Möglichkeit haben, Fehler zu

vermeiden oder rückgängig zu machen

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WCAG 2.0 Prinzip 4 - Richtlinien

Prinzip 4: Inhalte sollen mit aktuellen und zukünftigen Technologien kompatibel sein.“ http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-de/#robust

Richtlinien: – 4.1 Inhalte sollen technologieunabhängig gestaltet werden

und mit assistierenden Technologien bedien- und wahrnehmbar sein.

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WCAG 2.0 PDF-Techniken http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-TECHS/PDF1/ PDF1: Textalternativen auf Bilder anwenden mit dem Alt-Eintrag in PDF-Dokumenten PDF2: Erstellung von Lesezeichen in PDF-Dokumenten PDF3: Sicherstellen der korrekten Tab- und Lesereihenfolge in PDF-Dokumenten PDF4: Ausblenden dekorativer Bilder mit dem Artifact-Tag in PDF-Dokumenten PDF5: Kennzeichnung erforderlicher Formular-Steuerelemente in PDF-Formularen PDF6: Benutzung von table-Elementen für die Auszeichnung von Tabellen in PDF-

Dokumenten PDF7: Durchführung der OCR-Erkennung in einem gescannten PDF-Dokument, um echten

Text bereitzustellen PDF8: Bereitstellung von Definitionen für Abkürzungen per E-Eintrag für ein Strukturelement PDF9: Bereitstellung von Überschriften, indem man Inhalte mit Überschriften-Tags in PDF-

Dokumenten auszeichnet PDF10: Bereitstellung von Beschriftungen (Labels) für interaktive Formular-Steuerelemente in

PDF-Dokumenten PDF11: Bereitstellung von Links und Link-Text, indem man das /Link Strukturelement in PDF-

Dokumenten benutzt PDF12: Bereitstellung von Informationen zu Name (name), Rolle (role) und Wert (value) bei

Formularfeldern in PDF-Dokumenten Barrieren und Barrierefreiheit, 26.5 2015 36 |

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WCAG 2.0 PDF-Techniken PDF13: Bereitstellung von Ersatz-Text, indem man den /Alt-Eintrag für Links in PDF-

Dokumenten benutzt PDF14: Bereitstellung von fortlaufenden Kopf- und Fußzeilen in PDF-Dokumenten PDF15: Bereitstellung von Schaltflächen zum Abschicken über den Prozess submit-form in

PDF-Formularen PDF16: Festlegung der Standard-Sprache, indem man den /Lang-Eintrag im Dokument-

Katalog eines PDF-Dokumentes benutzt PDF17: Festlegung einer durchgängigen Seiten-Nummerierung für PDF-Dokumente PDF18: Festlegung des Dokument-Titels, indem man den Titel-Eintrag im "Document

Information Dictionary" eines PDF-Dokumentes benutzt PDF19: Festlegung der Sprache für einen Abschnitt oder eine Phrase mit dem Lang-Eintrag

in PDF-Dokumenten PDF20: Benutzung des Table Editors von Adobe Acrobat Pro, um falsch ausgezeichnete

Tabellen zu reparieren PDF21: Benutzung von List-Tags bei Listen in PDF-Dokumenten PDF22: Kennzeichnung von Eingaben des Benutzers, die außerhalb der verlangten Formate

oder Werte in PDF-Formularen liegen PDF23: Bereitstellung von interaktiven Formular-Steuerelementen PDF-Dokumenten

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PDF/UA

Dokumenten-Management – Verbesserung der Barrierefreiheit für das Dateiformat von elektronischen Dokumenten – Teil 1: Anwendung der ISO 32000-1 (PDF/UA-1) (ISO 14289-1:2012)

7 Anforderungen an das Dateiformat .8 7.1 Allgemeines 8 7.2 Text 9 7.3 Grafiken 9 7.4 Überschriften . 10 7.5 Tabellen . 11 7.6 Listen . 11 7.7 Mathematische Ausdrücke 11 7.8 Kopfzeilen und Fußzeilen 11 7.9 Fuß- bzw. Endnoten und Referenzen 11 Barrieren und Barrierefreiheit, 26.5 2015 38 |

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PDF/UA

7.10 Optionaler Inhalt . 12 7.11 Eingebettete Dateien 12 7.12 Artikel-Lesereihenfolgen 12 7.13 Digitale Signaturen . 12 7.14 Nicht-interaktive Formulare . 12 7.15 XFA . 12 7.16 Sicherheit . 13 7.17 Navigation 13 7.18 Annotationen . 13 7.19 Aktionen . 14 7.20 XObjekte 14 7.21 Schriften 15

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PDF/UA 8 Anforderungen für konforme Leseanwendungen . 18 8.1 Allgemeines . 18 8.2 Text . 18 8.3 Tabellen . 18 8.4 Optionaler Inhalt . 18 8.5 Dateianhänge und eingebettete Dateien 19 8.6 Digitale Signaturen . 19 8.7 Aktionen . 19 8.8 Metadaten 19 8.9 Navigation 20 8.10 Annotationen . 20

9 Anforderungen für AT-Geräte 21 9.1 Allgemeines . 21 9.2 Optionaler Inhalt . 21 9.3 Navigation 21

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Referenzen/Quellen:

Microsoft: Erstellen barrierefreier Word-Dokumente https://support.office.com/de-ch/article/Erstellen-von-barrierefreien-Word-Dokumenten-d9bf3683-87ac-47ea-b91a-78dcacb3c66d

Initiative Zugang für Alle (Schweiz): Barrierefreie PDF-Dokumente http://www.access-for-all.ch/barrierefreiheit/barrierefreie-pdf-dokumente.html

Initiative Zugang für Alle (Schweiz): PAC Prüftool http://www.access-for-all.ch/en/pdf-lab/pdf-accessibility-checker-pac.html

Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat XI: http://www.adobe.com/de/accessibility/products/acrobat/

Kurzanleitung Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen aus InDesign CC (oder Version 6) http://blog.axespdf.com/tl_files/Blog/Bilder/CheatSheets/140124_cheatsheet_indesignCC_version02_bf_abA7.pdf

axesPDFQuickFix PDF-Prüf und Korrekturtool: http://quickfix.axespdf.com/

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Weitere Referenzen: Nussbaum G.: „Barrieren und Barrierefreiheit“, Seminarunterlage zu VAB BS 162, 2015 Caldwell, B., Cooper, M., Reid, L.G., Vanderheiden, G.: „Web Content Accessibility

Guidelines 2.0“, W3C Recommendation 11 December 2008, WAI, W3C; http://www.w3.org/TR/WCAG20/, http://www.w3.org/WAI/intro/wcag.php (Overview)

W3C/WAI : http://www.w3.org/WAI/ Aus ISO 32000 PDF/UA: Dokumenten-Management – Verbesserung der Barrierefreiheit für

das Dateiformat von elektronischen Dokumenten – Teil 1: Anwendung der ISO 32000-1 (PDF/UA-1) (ISO 14289-1:2012)

WCAG 2.0 Übersetzungen in Deutsch: http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/, WCAG 2.0 Deutsch: http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-de/ PDF-Techniken: http://www.einfach-fuer-alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/WCAG20-TECHS/PDF1/ (2011), http://www.w3.org/TR/2014/NOTE-WCAG20-TECHS-20140408/pdf.html (Original Englisch)

W3C/WAI Nutzer-Stories W3C/WAI (Übersetzung in Deutsch, iA): https://www.ag.bka.gv.at/at.gv.bka.wiki-bka/index.php/WAI-Nutzer-Stories

Begriffe, Rechtsgrundlagen, Normen, Seminarunterlage zu VAB BS 162, 2015 Leitfaden Word barrierefrei, Seminarunterlage zu VAB 164, 2014

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Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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Edith Vosta Bundeskanzleramt Sektion VII Abteilung 5 Ballhausplatz 1 1010 Wien Tel: +43 1 531 15-204719 [email protected] www.bundeskanzleramt.at