Benutzerhandbuch - Gedicon GmbH · 2018. 8. 17. · Westfalen und einen Standardkontenrahmen SKR49. Nach der Übernahme steht Ihnen der ausgewählte Kontenrahmen im Kassenbuch zur

Benutzerhandbuch

Teil 2: Erfassung© 2010 Gedicon GmbH

Dieses Handbuch beschreibt die Funktionen von GDKasse 4.5.

Bildschirmfotos illustrieren die Vorgehensweise und

Schritt-für-Schritt-Erklärungen helfen Ihnen, sich mit diesem

Programm vertraut zu machen.

Alle genannten Personen sowie Beispielvereine und alle

Buchungsvorfälle sind frei erfunden.

GDKasse 4.5

GDKasse 4.5 Inhaltsverzeichnis

1

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung 6

2 Installation 7

3 Allgemeine Hinweise 9

93.1 Programm starten

9Daten sichern und wiederherstellen 3.1.1

10Daten sichern3.1.1.1

11Daten wiederherstellen3.1.1.2

11Neuen Mandanten anlegen 3.1.2

17Übernahme vorhandener Kassenbuchdaten 3.1.3

20Abgeschlossene Buchungsjahre anzeigen 3.1.4

20Auswahl eines Mandanten 3.1.5

203.2 Funktionsbereiche

21Funktionsbereich Kassenbuch 3.2.1

22Funktionsbereich Systemverwaltung 3.2.2

23Optionen in den Funktionsbereichen 3.2.3

24Kassenbuch3.2.3.1

25Buchungsfenster3.2.3.2

26Berichte3.2.3.3

27Baumstruktur3.2.3.4

27Farbeinstellungen3.2.3.5

283.3 Software registrieren

303.4 Steuerung

GDKasse 4.5Inhaltsverzeichnis

2

303.5 Arbeiten in den Funktionen

323.6 Anzeige der benötigten Spalten

333.7 Beenden des Programms

4 Kassenbuch 34

354.1 Kassenbuchfunktionen

35Buchungen 4.1.1

35Erfassen einer Buchung4.1.1.1

38Kostenstellenaufteilung4.1.1.1.1

40Buchungen auf Basis einer Standardbuchung4.1.1.2

41Standardbuchung mit Splittbuchung4.1.1.2.1

41Buchen von Spenden4.1.1.3

43Transferbuchungen4.1.1.4

44Buchungen löschen4.1.1.5

44Buchungen stornieren4.1.1.6

45Stapelbuchungen bearbeiten 4.1.2

45Neuanlage eines Stapels4.1.2.1

47Stapelposition erfassen4.1.2.2

49Stapel buchen4.1.2.3

51Kassenabschluss 4.1.3

564.2 Berichte

57Buchungsjournal 4.2.1

59Einnahme- und Ausgabekonten 4.2.2

59Verdichtet auf Hauptkonten4.2.2.1

61Einzeldaten4.2.2.2

63E-A Kontenliste4.2.2.3

64Bestandskonten 4.2.3

64Bestandskonten4.2.3.1

65Bestandskonten mit Salden4.2.3.2

66Projekte 4.2.4


3

66Projektjournal4.2.4.1

67Projekt-/Mandantenübersicht4.2.4.2

68Projektübersicht4.2.4.3

69Planwerte 4.2.5

70Steuerliste 4.2.6

71Jahresübersicht 4.2.7

72Buchungsadressen 4.2.8

73Zuwendungen (gesamt) 4.2.9

74Kassenabschluss-Bericht 4.2.10

76Quittungsdruck 4.2.11

77Vorlagen anpassen4.2.11.1

78Einstellungen4.2.11.2

794.3 Kostenstellenrechnung

80Definieren von Kostenstellen 4.3.1

81Ändern von Kostenstellen4.3.1.1

81Löschen von Kostenstellen4.3.1.2

81Jahresbudget festlegen 4.3.2

83Neuanlage von Budgets4.3.2.1

84Ändern von Budgets4.3.2.2

84Löschen von Budgets4.3.2.3

84Aufteilung festlegen 4.3.3

86Neuanlage von Aufteilungen4.3.3.1

87Änderungen von Aufteilungen4.3.3.2

87Löschen von Aufteilungen4.3.3.3

87Budget und Salden 4.3.4

88Konten4.3.4.1

89Buchungen4.3.4.2

90Jahresvergleich 4.3.5

90Kostenstellenbericht 4.3.6

91nur Kostenstellen4.3.6.1

GDKasse 4.5Inhaltsverzeichnis

4

91mit Konto4.3.6.2

92mit Konten und Buchungen4.3.6.3

924.4 Vermögensrechnung

93Vermögensgegenstände 4.4.1

93Neuanlage Vermögensgegenstände 4.4.2

97Kaufen 4.4.3

98Verkaufen 4.4.4

100Buchung Vermögensgegenstände 4.4.5

100Abschreibungsbuchung4.4.5.1

103Bericht Anlagespiegel (alle Buchungen) 4.4.6

103Bericht Anlagevermögen (pro Buchungsjahr) 4.4.7

104Hauptkonten 4.4.8

1054.5 Adressverwaltung

106Adressenübersicht 4.5.1

108Telefonliste 4.5.2

1084.6 Stammdaten bearbeiten

109Bestandskonten 4.6.1

109Neuanlage Bestandskonto4.6.1.1

112Ändern von Bestandskonten4.6.1.2

112Löschen von Bestandskonten4.6.1.2.1

114Einnahme- und Ausgabekonten 4.6.2

115Neuanlage E-/A-Konto4.6.2.1

116Ändern von Haupt- und Unterkonten4.6.2.2

117Löschen von Unterkonten4.6.2.3

117Standardbuchungen 4.6.3

120Splittbuchung4.6.3.1

122Umsatzsteuer 4.6.4

123Planwertgruppen 4.6.5

124Neuanlage einer Planwertgruppe4.6.5.1


5

125Kontenzuordnung4.6.5.1.1

126Warnmeldung4.6.5.1.2

126Projekt 4.6.6

5 Systemverwaltung 128

1295.1 Berichte

1305.2 Externe Daten

131Buchungen exportieren 5.2.1

132Buchungen importieren 5.2.2

135Spendendaten exportieren 5.2.3


136Mandant, Auswahl Kontenrahmen 5.3.1

137Karteikarte Übersicht5.3.1.1

138Mandant deaktivieren5.3.1.1.1

138Karteikarte Mandant5.3.1.2

139Karteikarte Organisations-Daten5.3.1.3

140Karteikarte Kontenrahmen5.3.1.4

140Benutzer einrichten 5.3.2

141Neuen Benutzer anlegen5.3.2.1

142Funktionen5.3.2.2

143Eigenes Passwort ändern 5.3.3

143Gruppen und Kategorien 5.3.4

1445.4 System

Einführung GDKasse 4.5

6

1 Einführung

GDKasse 4.5 ist ein einfach zu handhabendes Programm zur Führung eines

Kassenbuches für Vereine, Verbände und Organisationen. Alle anfallenden

Geschäftsvorfälle lassen sich ohne spezielle Buchführungskenntnisse leicht

verwalten.

Ein integriertes Berichtswesen ermöglicht zahlreiche Auswertungen, die jederzeit

einen Überblick über den aktuellen Stand der Konten ermöglichen. Alle Berichte

können einfach per Mausklick ausgedruckt oder in eine Datei exportiert werden.

Der Kassenbericht zum Jahresabschluss wird unterschriftsreif aufbereitet.

GDKasse 4.5 bietet Ihnen eine Auswahl von Kontenrahmen an. Sie haben die

Möglichkeit diese in das Programm zu kopieren oder Ihren eigenen

Wunschkontenrahmen zu definieren. Sie haben die Auswahl zwischen den fest

vorgegebenen Kontenrahmen für AWO Bayern, AWO Oberbayern, AWO Westliches

Westfalen und einem allgemeinen SKR49 Standardkontenrahmen.

Hinweis:

Alle in diesem Handbuch verwendeten Zuordnungskennzeichen,

Mandantennummern, Namensbezeichnungen oder Buchungstexte sind frei

erfunden.

Im Handbuch werden alle Schaltflächen fett + kursiv dargestellt, alle Feldnamen

sind kursiv gekennzeichnet.

InstallationGDKasse 4.5

7

2 Installation

Das Programm GDKasse 4.5 wird auf CD-ROM ausgeliefert oder per Download

geladen.

Nach Einlegen der CD-ROM in das Laufwerk wird der Setup-Vorgang automatisch

gestartet.

Bei der Download-Version muss das geladene Programm manuell gestartet werden.

Hinweis: Sollte die Installation des Kassenbuches nicht automatisch starten, kann

der Setup-Vorgang manuell gestartet werden. Hierzu muss im Startmenu die

Funktion „Ausführen" ausgewählt werden.

Hiernach erscheint ein Eingabefenster, in das folgender Befehl eingegeben werden

muss:

Durch Anklicken des Buttons Weiter wird

das Setup gestartet.

Installation GDKasse 4.5

8

Nachfolgend wird das Verzeichnis

angezeigt, in welches GDKasse 4.5

installiert wird.

Soll die Installation in ein abweichendes

Verzeichnis erfolgen, kann der Pfad über

den Button Ändern gewechselt werden.

Im folgenden Fenster werden die Daten

nochmals angezeigt.

Mit dem Button Installieren wird die

Installation gestartet.

Abschließend erscheint ein Fenster, in

dem die erfolgreiche Installation von

GDKasse 4.5 bestätigt wird.

Durch Anklicken des Buttons

Fertigstellen wird das Setup beendet

und GDKasse 4.5 ist funktionsbereit.

Allgemeine HinweiseGDKasse 4.5

9

3 Allgemeine Hinweise

Wird das Programm erstmalig angewendet, müssen zunächst alle für das

Kassenbuch erforderlichen Daten hinterlegt werden. Hierzu gehören der Mandant,

alle Konten (Bestandskonten sowie Ein- und Ausgabekonten) und weitere Parameter

(vgl. Kapitel: "Stammdaten bearbeiten" ).

3.1 Programm starten

Durch Anklicken des Symbols GDKasse 4.5 im Startmenu oder auf dem Desktop wird

das Programm gestartet. Im folgenden Fenster kann die gewünschte Funktion

gewählt werden.

3.1.1 Daten sichern und wiederherstellen

In diesem Bereich können Sicherungskopien der einzelnen Datenbanken erstellt,

bzw. gesicherte Daten wiederhergestellt werden.

108

Allgemeine Hinweise GDKasse 4.5

10

3.1.1.1 Daten sichern

Zunächst muss die gewünschte

Datenbank ausgewählt werden, der

Sicherungsvorgang wird durch

Anklicken des Buttons Weiter

fortgesetzt.

Im folgenden Bildschirm muss das

Verzeichnis angegeben werden, in

welches die Datenbank abgelegt

werden soll.

Anschließend erfolgt eine Bestätigung

der gewählten Einstellungen. Durch

Anklicken des Buttons Weiter wird die

Datensicherung durchgeführt und

daraufhin bestätigt.

Die Datensicherung muss immer auch

auf externen Medien erfolgen, um

einen Totalverlust der Daten bei

einem Geräteausfall zu vermeiden.


11

3.1.1.2 Daten wiederherstellen

Wird die Funktion Daten

wiederherstellen ausgewählt, muss

zunächst der Sicherungsort bestimmt

werden:

Anschließend muss die gewünschte

Datenbank ausgewählt werden.

Der Wiederherstellungsvorgang wird

bestätigt und durch Anklicken des

Buttons Weiter gestartet:

Mit der Wiederherstellung der Daten

gehen alle seit der Datensicherung

vorgenommenen Änderungen verloren.

Ist der Vorgang abgeschlossen, wird

dies abschließend bestätigt.

3.1.2 Neuen Mandanten anlegen

GDKasse 4.5 ist mandantenfähig, d.h. es können beliebig viele Mandanten

(Abteilungen etc.) angelegt werden, für die jeweils ein Kassenbuch geführt werden

kann. Die zur Neuanlage eines Mandanten benötigten Angaben werden in mehreren

Schritten erfasst und umfassen die folgenden Daten:


12

Organisationsname:

Der vollständige Name der Organisation, des Vereins oder Verbandes. Hier fest

vorgegeben: z.B. MyVerband

Organisationskurzname:

Angabe einer Kurzbezeichnung.

Gliederungsname:

Name der Gliederung, frei wählbar.

Mandantnummer:

Angabe einer 7stelligen Nummer. Die Mandantennummer muss 7 Stellen haben und

darf nur die Ziffern 0 - 9 enthalten. Die Mandantnummer ist ein eindeutiges

Kennzeichen, das in Listen und Auswahlfeldern als Identifizierungsmerkmal dient.

Buchungsjahr:

Vorgabe des Jahres, für welches das Kassenbuch geführt werden soll.

Beginn des Wirtschaftsjahres:

Angabe des Monats (01-12), mit dem das Buchungsjahr beginnt.

Sind alle Felder mit den entsprechenden Daten gefüllt, wird durch Anklicken des

Buttons Weiter das nächste Fenster geöffnet:


13

Hier erfolgt die Angabe der vollständigen Anschrift der Gliederung.

Darüber hinaus müssen die folgenden Felder gefüllt werden:

Ausstellungsort:

Sitz der Gliederung. Diese Angabe ist für den Druck der Quittungen

(Spendenbescheinigungen)relevant.

Vorsitzende(r):

Name des Vorsitzenden/der Vorsitzenden

Kassierer(in):

Name des Kassierers / der Kassiererin.

Über den Button Weiter wird das nächste Fenster aufgerufen:


14

Hier muss die Länge der Haupt- und Unterkonten festgelegt werden, d.h. die

Anzahl der Stellen mit der die Konten definiert werden sollen. Diese Werte sind

nicht änderbar.

Im Programm sind verschiedene Kontenpläne hinterlegt, deren Auswahl durch

Drücken des Buttons Kontenplan gezeigt wird. Es handelt sich um die

Standardkontenpläne der AWO Bayern, AWO Oberbayern, AWO Westliches

Westfalen und einen Standardkontenrahmen SKR49.

Nach der Übernahme steht Ihnen der ausgewählte Kontenrahmen im Kassenbuch

zur Verfügung. Zum Bebuchen der einzelnen Konten müssen diese zuvor ''aktiv''

gesetzt werden. Unter ''Stammdaten bearbeiten'' rufen Sie die E/A-Konten bzw.

Bestandskonten auf und setzen diese aktiv.

Durch Anklicken des Buttons Weiter kann das nächste Fenster angezeigt werden:


15

In diesem Fenster wird der Ordner festgelegt, in dem die Datenbank für den

Mandanten abgespeichert werden soll. Der vom Programm vorgegebene

Ordnername ist überschreibbar.

Ebenfalls wird hier ein Datenbankname vorgegeben.

Hinweis: Wurde bereits ein Mandant angelegt, existiert hier zusätzlich die

Möglichkeit, den neuen Mandanten in einer bereits existierenden Datenbank zu

integrieren:

Hierzu muss die Option Neuen Mandanten in einer vorhandenen Datenbank anlegen

markiert werden. Im darauf folgenden Fenster kann die Datenbank ausgewählt

werden. Achtung: Diese Option ist nur sichtbar, wenn eine bereits vorhandene

Datenbank verfügbar ist.

Über den Button Weiter wird das nächste Eingabefenster geöffnet:


16

In diesem Fenster werden die Benutzerkennung und ein Passwort eingegeben

Benutzerkennung:

Kennung des Benutzers. Das Programm übernimmt hier automatisch die Kennung

des im Betriebssystem angemeldeten Benutzers.

Zusätzlich kann ein Passwort angegeben werden. Ist das Feld Passwort verstecken

markiert, wird das Passwort nicht angezeigt, ist das Feld nicht markiert, ist das

Passwort sichtbar. Im Feld Passwort wiederholen muss das angegebene Passwort

zur Vermeidung von Schreibfehlern nochmals wiederholt werden.

Nach Anklicken des Buttons Weiter erscheint abschließend eine Übersicht der

bisher eingegebenen Daten:


17

Durch Anklicken des Buttons Zurück kann in die vorangegangenen Fenster

gewechselt werden, um eventuelle Korrekturen vorzunehmen.

Wird der Button Fertig angeklickt, werden die Angaben gespeichert und der

Mandant ist im Fenster „Datenbank öffnen" verfügbar:

3.1.3 Übernahme vorhandener Kassenbuchdaten

Um die Altdaten aus Vorgängerprogrammen in das neue GDKasse 4.5 zu

übernehmen, befolgen Sie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung. Die Anleitung

bezieht sich ausschließlich auf diese GDKasse-Vorgängerversionen. Wenn Sie

Kassenbuchdaten importieren wollen, die in externen Datenbanken anderer

Anwendungen gespeichert wurden, dann verwenden Sie bitte Funktion "Buchungen

importieren" aus dem Menü "Systemverwaltung -> Externe Daten" (vgl. Kapitel:

"Externe Daten" ).

1. Klicken Sie beim Programmstart die Schaltfläche "Übernahme vorhandener

Kassenbuchdaten" an.

130


18

2. Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster „Datenübernahme" auf die

Schaltfläche „Datenbank auswählen" und wählen Sie aus dem Dialogfenster

die entsprechende MDB-Datei mit den Altdaten aus, die Sie übernehmen

möchten.

4. Wählen Sie nun das Buchungsjahr aus, das Sie übernehmen möchten, indem

Sie die entsprechende Zeile markieren und anschließend auf „Weiter" klicken.

Wir empfehlen, zunächst das als „in Bearbeitung" gekennzeichnete

Buchungsjahr zu übernehmen.


19

5. Ihnen wird nun vom Programm ein Pfad und ein Dateiname für die neue

Datenbankdatei vorgeschlagen. Wir empfehlen, diese Vorgabe mit einem Klick

auf „Weiter" zu übernehmen.


20

3.1.4 Abgeschlossene Buchungsjahre anzeigen

Wird das Feld abgeschlossene Buchungsjahre anzeigen aktiviert, werden zusätzlich

zu den aktuellen Buchungsjahren auch die bereits abgeschlossenen angezeigt.

3.1.5 Auswahl eines Mandanten

Um das Kassenbuch eines Mandanten zu öffnen, muss dieser in der Auswahlliste der

vorhandenen Mandanten markiert werden. Wird die Auswahl mit dem Button Ok

bestätigt, erfolgt anschließend der Benutzer-Login:

Standardmäßig wird hier der im Betriebssystem angemeldete Benutzer

vorgeschlagen. Nach Eingabe des Passworts und Anklicken des Buttons OK wird der

Funktionsbereich von GDKasse 4.5 geöffnet.

3.2 Funktionsbereiche

Das Programm GDKasse 4.5 ist in zwei Funktionsbereiche - Kassenbuch und

Systemverwaltung - aufgeteilt.

Das System startet automatisch mit dem Funktionsbereich "Kassenbuch".


21

Ein Wechsel in den Funktionsbereich

"Systemverwaltung" ist möglich

durch Anklicken des Menupunktes

"Datei" oder durch die

Tastenkombination "Strg" + "A".

Über die Tastenkombination "Strg" +

"E" kann in den Funktionsbereich

"Kassenbuch" gewechselt werden.

Der Funktionsbereich "Kassenbuch" beinhaltet die eigentlichen Kassenbuchaufgaben

wie Buchungen, Berichte, Kostenstellen- und Vermögensrechnung etc.

Der Funktionsbereich "Systemverwaltung" beinhaltet diverse systemrelevante

Aufgaben, z.B. Anlage und Verwaltung von Benutzern, Im- und Export von Daten

und Buchungen etc.

3.2.1 Funktionsbereich Kassenbuch

Die Bedienung des Funktionsbereiches Kassenbuch ist in sechs Bereiche unterteilt:

Kassenbuchfunktion

Hier werden Buchungen und Stapelbuchungen bearbeitet sowie der Kassenabschluss

durchgeführt.

Berichte

Dieser Funktionsbereich beinhaltet das Berichtswesen von GDKasse 4.5.

Kostenstellenrechnung

Optional bei Durchführung einer Kostenstellenrechnung.


22

Vermögensrechnung

Verwaltung von Anlagevermögen.

Adressverwaltung

In dieser Funktion können bestehende Adressen angesehen und neue Adressen

eingepflegt werden. Adressen werden bei der Buchung von Spenden benötigt.

Stammdaten bearbeiten

Hier werden alle benötigten Stammdaten und Parameter angelegt, verwaltet und

gepflegt.

3.2.2 Funktionsbereich Systemverwaltung

Die Bedienung des Funktionsbereiches Systemverwaltung ist in fünf Bereiche

unterteilt:

Berichte

Möglichkeit zur Systemanalyse.

Externe Daten

Im- und Export von Buchungen sowie der Export von Rechenschaftsberichten.


Hier werden benötigte Stammdaten und Parameter angelegt, verwaltet und

gepflegt.


23

System

Anlage eines neuen Buchungsjahres

3.2.3 Optionen in den Funktionsbereichen

Über den Aufruf Bearbeiten -> Optionen können zahlreiche Programmeinstellungen

festgelegt werden:


24

3.2.3.1 Kassenbuch

Allgemeines:

Programm beenden-Abfrage:


25

3.2.3.2 Buchungsfenster

Neue Buchung:

Belegnummernvergabe:


26

Sortierung der Standardbuchungen:

3.2.3.3 Berichte

Allgemeines:


27

3.2.3.4 Baumstruktur

Einstellungen:

3.2.3.5 Farbeinstellungen

Einstellungen:


28

3.3 Software registrieren

Um den vollen Umfang der Programmfunktionen nutzen zu können, müssen über

den Menüpunkt Hilfe -> Info die Registrierungsdaten eingegeben werden, die Sie

mit Ihrer Rechnung von Gedicon erhalten haben. Bitte heben Sie diese Unterlagen

gut auf, damit Sie sie bei einer neuerlichen Installation zur Hand haben.

Die TestversionOhne die Eingabe gültiger Registrierungsdaten ist das Programm zum Beispiel auf

die Eingabe von maximal 25 Buchungssätzen beschränkt. Auch erscheint auf jedem

vom Programm erzeugten Bericht am unteren Rand der Hinweis "*** nicht

registrierte Version ***".


29

Die EinzellizenzUm GDKasse 4.5 von einer eingeschränkt nutzbaren Testversion in eine unbegrenzt

lauffähige Vollversion zu verwandelt, muss der Benutzer üblicherweise beim

Software-Hersteller eine Lizenz erwerben. Mit der Rechnung erhält er dann einen

Registrierungsnamen (üblicherweise den Namen des entsprechenden Vereins) und

einen Registrierungscode. Nach Eingabe dieser Daten sind die

Programmbeschränkungen aufgehoben. Zur Kontrolle wird am unteren Rand eines

jeden über das Kassenbuch erzeugten Ausdrucks der Vermerk „Registriert für " und

der entsprechende Benutzername angegeben.


30

3.4 Steuerung

GDKasse 4.5 lässt sich mit der Maus aber auch mit der Tastatur bedienen. Die Taste

"Tab" ermöglicht das Springen von Feld zu Feld. Menüpunkte und Schaltflächen

werden durch die Tastenkombination "Alt" + "unterstrichener Buchstabe" aktiviert

(z.B. "Alt" + "s" für Schließen).

In allen Feldern, zu denen Parametertabellen hinterlegt sind (z. B. Feld

Kontenart), kann die Tabelle entweder durch einen doppelten Mausklick in das

Textfeld, durch die Tastenkombination "Alt" + "Pfeil abwärts" oder durch Aufruf des

Pull-Down-Menüs (Anklicken des entsprechenden Symbols) aufgerufen werden.

Die Schaltfläche Schließen steht in allen Fenstern zum sofortigen Beenden der

aktiven Aktion zur Verfügung.

Über die Funktionstaste F1 können Hilfetexte angezeigt werden.

3.5 Arbeiten in den Funktionen

Nach Aufruf einer Funktion wird zunächst eine Übersichtstabelle angezeigt. Hier

können neue Daten angelegt werden, bereits bestehende Daten aufgerufen,

geändert und/oder gelöscht werden. Hierzu stehen in den meisten Übersichten die

folgenden Buttons zur Verfügung:

Dieser Button öffnet ein Eingabefenster in dem der neue

Datensatz angelegt werden kann

Über diesen Button wird die Übersichtstabelle verlassen.

Durch Betätigen dieses Buttons wird der markierte

Datensatz gelöscht.

Für den aktuell markierten Datensatz wird ein Fenster

geöffnet, in dem die hinterlegten Daten übersichtlich

angezeigt werden (entspr. dem Erfassungsfenster bei

Neuanlagen). Hier können evtl. Änderungen

vorgenommen werden.


31

Für alle Buttons gilt, dass sie nur nach den jeweils in den Funktionen definierten

Regeln verwendet werden können. So ist z. B. das Löschen eines bereits bebuchten

Kontos nicht möglich.

Jede Übersichtstabelle verfügt über eine komfortable

Suchfunktion. Die Suchkriterien unterscheiden sich in jeder

Übersicht. Die Bedienung der Suchfunktion wird hier am

Beispiel der Funktionalität „Bestandskonten" erläutert:

Als Suchkriterien stehen hier die Felder Konto und Kontenart zur Verfügung. Durch

entsprechende Vorgaben in diesen Feldern und anschließendes Betätigen des

Buttons Suchen werden die Konten herausgefiltert, auf welche die Vorgaben

zutreffen.

Sind bei einem Suchkriterium nur bestimmte Vorgaben erlaubt (im Beispiel das

Feld Kontenart) können die möglichen Angaben durch öffnen des Pull-Down-Menüs

angezeigt werden.

Durch Vorgabe der Kontenart „B" werden alle Bankkonten angezeigt.

Eine Verknüpfung der Suchkriterien ist möglich. Sollen darüber hinaus also nur die

Bankkonten angezeigt werden, die mit einer „16" beginnen, kann durch die Vorgabe

„16*" im Feld Konto die Auswahl entsprechend eingeschränkt werden.


32

Die in der Übersichtstabelle angezeigten Daten können auf- oder absteigend

sortiert werden. Dies ist möglich, indem ein rechter Mausklick auf der

Spaltenüberschrift erfolgt, nach der sortiert werden soll. Es erscheint ein

Kontextmenü, in dem die Art der Sortierung ausgewählt werden kann.

3.6 Anzeige der benötigten Spalten

In den Übersichtstabellen stehen eine Vielzahl an Informationen, d.h. Spalten zur

Verfügung. Die gewünschten bzw. benötigten Daten können ein- und ausgeblendet

werden. Hierzu muss ein Rechtsklick mit der Maus auf die Spaltenüberschrift

erfolgen, in dem dann erscheinenden Kontextmenü muss die Funktion Spalten

ein-/ausblenden aufgerufen werden:


33

In dem darauf folgenden

Fenster können die

gewünschten Spalten ein- und

ausgeblendet, sowie darüber

hinaus auch die Spaltenbreite

und die Farben ausgewählt

werden.

3.7 Beenden des Programms

GDKasse 4.5 kann auf unterschiedliche Arten beendet werden:

a)Menu „Datei -> Beenden"

Das Programm wird sofort beendet.

b)Tastenkombination "Alt" + "F4"

Alle Fenster werden geschlossen und das Fenster „Datenbank

öffnen" wird angezeigt.

Das Programm kann mit einem Klick auf den Button Beenden

verlassen werden.

c)Anklicken des Symbols

Nacheinander werden alle geöffneten Fenster geschlossen und

schließlich GDKasse 4.5 beendet.

Kassenbuch GDKasse 4.5

34

4 Kassenbuch

Die Bedienung des Funktionsbereiches Kassenbuch ist in sechs Bereiche unterteilt:

Kassenbuchfunktion

Hier werden die Buchungen und Stapelbuchungen bearbeitet sowie der

Kassenabschluss durchgeführt.

Berichte

Dieser Funktionsbereich beinhaltet das Berichtswesen von GDKasse 4.5.

Kostenstellenrechnung

Optional bei Durchführung einer Kostenstellenrechnung

Vermögensrechnung

Verwaltung von Anlagevermögen.

Adressverwaltung

In dieser Funktion können bestehende Adressen angesehen und neue Adressen

eingepflegt werden. Adressen werden bei der Buchung von Spenden benötigt.



gepflegt.

KassenbuchGDKasse 4.5

35

4.1 Kassenbuchfunktionen

4.1.1 Buchungen

Buchungen werden immer dem aktuellen Buchungsjahr zugeordnet.

Nach Aufrufen dieser Funktion erscheint eine Übersichtstabelle, in der die

bisherigen Buchungen per Suchfunktion aufgelistet werden können:

4.1.1.1 Erfassen einer Buchung

Durch Anklicken des Buttons Neu wird das Eingabefenster zur Neuerfassung

geöffnet:

Das Eingabefenster ist in vier Registerkarten - Buchung, Adresse, Splittbuchungen

und Kostenstellenaufteilung - aufgeteilt. Diese sind je nach Buchungsart aufrufbar,

so ist z. B. die Registerkarte Adresse nur bei Spendenbuchungen aktiv. Bei einer

einfachen Buchung wird lediglich die erste Registerkarte „Buchung" benötigt.


36

Hier werden die buchungsrelevanten Daten hinterlegt:

Datum:

Eingabe des Buchungsdatums; Durch Öffnen des Pull-Down-Menüs wird ein Kalender

angezeigt in dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann. Das aktuelle

Tagesdatum ist im Kalender markiert.

Belegnummer:

Ist die automatische Belegnummernvergabe in den Optionen (vgl. Kapitel:

"Optionen in der Funktion" ) aktiviert, wird mit jeder neuen Buchung, durch

Anklicken des Pull-Down-Menu-Zeichens die nächst höhere Belegnummer vergeben.

Ist die automatische Belegnummernvergabe deaktiviert, muss hier die nächste

gültige Belegnummer manuell eingetragen werden.

23


37

Beleg 2:

Dieses Feld hat keine buchhalterische Relevanz, kann jedoch für zusätzliche

Ordnungs- und Sortierkriterien (z. B. Bankauszugsnummer) genutzt werden. Es kann

zur Sortierung der Buchungsübersicht und des Buchungsjournals genutzt werden.

Hier können bis zu 30 Stellen eingetragen werden.

Bestandskonto:

Hier wird das zu bebuchende Bestandskonto angegeben. Die zur Verfügung

stehenden Konten sind in einer Auswahlliste aufrufbar. Sie werden jedoch nur

angezeigt, wenn sie vorher auf ''aktiv'' gesetzt wurden (vgl. Kapitel: ''Stammdaten

bearbeiten'' )

E-A-Konto:

In diesem Feld muss das an der Buchung beteiligte Einnahmen- oder Ausgabenkonto

hinterlegt werden. Hier steht gleichfalls eine Auswahlliste zur Verfügung. Die

Konten werden jedoch nur angezeigt, wenn sie vorher auf ''aktiv'' gesetzt wurden

(vgl. Kapitel: ''Stammdaten bearbeiten'' )

Soll eine Transferbuchung erfolgen, muss hier ebenfalls ein Bestandskonto

angegeben werden (vgl. Kapitel: "Transferbuchungen" )

Zuwendungsart:

Nur relevant bei Spendenbuchungen, hier muss die Art der Zuwendung aus der

verfügbaren Liste ausgewählt werden.

Buchungstext:

Freie Eingabe eines Buchungstextes. Dieser Text wird in verschiedenen Berichten

verwendet.

Betrag:

Angabe des Buchungsbetrages

Steuerbetrag:

Angabe des ermittelten Steuerbetrages.

Steuercode:

108

108

43


38

Angabe des Steuercode.

Kostenstelle:

Angabe einer Kostenstelle (optional), (vgl. Kapitel: "Kostenstellenrechnung" )

Projekt:

Bezieht sich die Buchung auf ein definiertes Projekt (vgl. Kapitel: "Projekt" )

kann dieses Projekt aus einer Auswahlliste ausgewählt werden.

Durch Anklicken des Buttons Speichern werden die Eingaben gesichert und alle

Felder gelöscht, so das sofort die nächste Buchung erfolgen kann.

4.1.1.1.1 Kostenstellenaufteilung

Soll die erfasste Buchung auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden, muss

diese Aufteilung in der Registerkarte "Kostenstellenaufteilung" erfasst werden.

Diese Aufteilung kann manuell erfolgen, d.h. die zu bebuchenden Kostenstellen

werden aus der Liste der verfügbaren Kostenstellen ausgewählt. Anschließend muss

der Betrag für die Kostenstellen bzw. der prozentuale Anteil je Kostenstelle

eingegeben werden.

Wird eine prozentuale Aufteilung vorgenommen, muss die komplette

Buchungssumme auf Kostenstellen aufgeteilt werden. Ist dies nicht der Fall,

erscheint eine entsprechende Fehlermeldung:

79

126


39

Erfolgt die Aufteilung über absolute Werte, d.h. es werden Beträge für die

Aufteilung erfasst, muss nicht die komplette Buchungssumme aufgeteilt werden.

Alternativ kann auch eine fest definierte Kostenstellenaufteilung (vgl. Kapitel:

"Kostenstellenrechnung" ) erfasst werden. Auch diese wird aus einer Liste

ausgewählt:

Über den Button Prüfen kann eine Überprüfung der eingegebenen Daten erfolgen.

Sind die Daten korrekt, wird eine Meldung angezeigt:

Die Buchung kann gespeichert werden.

Beim Aufruf des Kostenstellenberichtes wird die Aufteilung entsprechend

angezeigt:

79


40

4.1.1.2 Buchungen auf Basis einer Standardbuchung

Um eine Buchung zu erfassen, die sich auf eine in den Stammdaten hinterlegte

Standardbuchung bezieht (vgl. Kapitel: "Standardbuchungen" ) muss zunächst

das Eingabefenster zur Neuerfassung geöffnet werden. Dies geschieht über den

Button Neu.

Durch Anklicken des Buttons Standardbuchung wird eine Auswahlliste der

existierenden Standardbuchungen angezeigt. Hier kann die gewünschte Buchung

ausgewählt werden.

Die in der Standardbuchung hinterlegten Daten werden in die Eingabemaske

übernommen.

Der Datensatz muss durch Eingaben in den Feldern Datum, Belegnummer und evtl.

Beleg2 ergänzt werden. Das Feld Buchungstext kann überschrieben werden.

117


41

4.1.1.2.1 Standardbuchung mit Splittbuchung

Handelt es sich bei der Standardbuchung um eine Splittbuchung, kann die

Registerkarte „Splittbuchung" aufgerufen werden.

In der Buchungsübersicht werden die verschiedenen Buchungssätze der

Splittbuchung einzeln aufgeführt. Die Buchung für alle Buchungssätze erfolgt unter

einer Belegnummer:

4.1.1.3 Buchen von Spenden

Wird eine Buchung auf ein Spendenkonto erfasst, d.h. im Feld Konto wird ein als

Spendenkonto angelegtes Konto ausgewählt, muss die Art der Zuwendung deklariert

werden.

Hierzu kann im Feld Zuwendung die Zuwendungsart aus einer Auswahlliste

ausgewählt werden.


42

Die zu den Spenden und Beitragszahlern eingegebenen Adressen (vgl. Kapitel:

"Adressen" ) werden zum Druck der Spenden- und Beitragszahler-Listen sowie

zum Druck der Zuwendungsbestätigung (Quittungsdruck) benötigt. Bei der Erfassung

einer Spendenbuchung ist die Registerkarte "Adresse" aktiv. Hier kann eine bereits

angelegte Adresse ausgewählt oder eine neue Adresse eingepflegt werden.

105


43

Die Auswahl einer bereits gespeicherten Anschrift erfolgt über den Button

Adressauswahl. Mittels der Suchfunktion können alle oder in Verbindung mit einem

Suchbegriff alle darauf zutreffenden Anschriften angezeigt werden. In der Auswahl

kann die gewünschte Adresse markiert werden und per Doppelklick oder über den

Button Auswahl übernehmen in die Spendenbuchung übernommen werden.

Hinweis:

Wenn Sie eine neue Adresse in die Eingabefelder eingegeben haben, statt eine

schon bestehende Adresse auszuwählen, so werden Sie beim Speichern der Buchung

gefragt, ob diese neue Adresse abgespeichert werden und für zukünftige Buchungen

bereitgehalten werden soll. Wenn Sie diese Rückfrage mit "Ja" beantworten, dann

wird die Adresse in der internen Adresstabelle gespeichert.

4.1.1.4 Transferbuchungen

Bei einem Geldtransfer, z.B. vom Bankkonto an die Barkasse oder umgekehrt, muss

bei der Erfassung der Buchung im Feld Bestandskonto das Bestandskonto

eingetragen werden, von dem das Geld abgebucht werden soll. Im Feld E-A-Konto

muss das Bestandskonto eingetragen werden, auf dem das Geld verbucht werden

soll. Die entsprechende Gegenbuchung wird automatisch erzeugt.


44

4.1.1.5 Buchungen löschen

Soll eine Buchung gelöscht werden, muss sie in der Übersicht markiert werden.

Durch anschließendes Betätigen des Buttons Löschen wird die markierte Buchung

gelöscht. Eine Löschung ist nach Beenden und Neustarten des Kassenbuches nicht

mehr möglich; der Löschvorgang muss direkt nach der Eingabe erfolgen.

4.1.1.6 Buchungen stornieren

Soll eine Buchung storniert werden, muss sie in der Übersicht markiert werden.

Durch anschließendes Betätigen des Buttons Stornieren erfolgt eine

Sicherheitsabfrage durch das System:

Nach Bestätigen der Abfrage wird eine Stornobuchung erzeugt, die in der

Übersichtstabelle durch entsprechende Auswahl der Suchparameter angezeigt

werden kann.


45

4.1.2 Stapelbuchungen bearbeiten

Die Funktionalität Stapelbuchung ermöglicht es, mehrere Buchungen

hintereinander vorzunehmen, ohne dass die einzelnen Posten direkt verbucht

werden.

Die Verbuchung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

4.1.2.1 Neuanlage eines Stapels

Nach Aufruf der Funktion erscheint eine Übersichtstabelle der bestehenden Stapel.

Über den Button Neuer Stapel wird das Eingabefenster zur Erfassung eines neuen

Stapel geöffnet.

Hier sind folgende Daten nötig:

Stapelname:


46

Eindeutige Bezeichnung für den Stapel.

Bestandskonto:

Auswahl des gewünschten Bestandskontos durch Aufruf der Auswahlliste.

Buchungstag:

Angabe des gewünschten Buchungstages.

Belegnummer:

Bei der Stapelanlage muss keine Belegnummer angegeben werden, diese wird bei

der Stapelpositionsanlage vergeben.


47

Buchungstext:


verwendet.

Beleg2:





Anfangsbestand/Endbestand:

Wird ein Kontoauszug der Bank erfasst, kann in diesen Feldern der Anfangs- und

Endbestand lt. Kontoauszug eingetragen werden. Nach der Erfassung aller

Stapelpositionen muss die Summe des Stapels die Differenz der beiden Felder

ergeben.

Mit dem Button speichern wird das Fenster geschlossen und der Datensatz

gesichert. Anschließend erscheint die Übersichtstabelle der Angelegten Stapel, der

neue Stapel wird nun angezeigt. Um hier Stapelpositionen zu erfassen, muss der

Button Stapel bearbeiten angeklickt werden.

Dieser Button ist ebenfalls bei der Neuerfassung eines Stapels verfügbar, so dass

direkt von der Anlage zur Bearbeitung gewechselt werden kann.

4.1.2.2 Stapelposition erfassen

Durch Anklicken des Buttons Stapel bearbeiten wird die Positionsübersicht des

aktiven Stapels angezeigt. Wird ein Stapel ausgewählt zu dem bereits Buchungen

angelegt sind, werden diese hier aufgelistet. Handelt es sich um einen neuen

Stapel ist die Übersicht leer.

Um dem aktiven Stapel eine Position zuzufügen, muss der Button Neu angeklickt

werden.


48

Die hier benötigten Angaben entsprechen den erforderlichen Eingaben bei einer

normalen Buchung (vgl. Kapitel: "Buchungen" ).

Die Stapel übergreifenden Daten Datum und Bestandskonto werden direkt

übernommen. Der Buchungstext kann überschrieben werden.

In der Übersicht der angelegten Stapelpositionen werden die erfassten Positionen

angezeigt:

35


49

4.1.2.3 Stapel buchen

Sollen die einem Stapel zugeordneten Positionen endgültig

im Kassenbuch verbucht werden, muss der gewünschte

Stapel in der Übersicht markiert werden.

Nach Anklicken des Buttons Stapel verbuchen erfolgt eine Überprüfung der

Stapelsumme. Wenn diese auf Null gesetzt wurde, wird der Stapel ohne

Summenprüfung akzeptiert. Anschließend wird eine Sicherheitsabfrage

durchgeführt:

Wird diese Abfrage mit Ja bestätigt,

wird der Stapel verbucht.

In der Übersicht der Buchungen (vgl. Kapitel: "Buchungen" ) werden die

einzelnen Buchungssätze des Stapels unter einer Belegnummer angezeigt:

35


50


51

4.1.3 Kassenabschluss

Wird diese Funktion aufgerufen, kann ein Buchungsjahr endgültig abgeschlossen

werden. Änderungen in den Datensätzen sind danach nicht mehr möglich.

Die Felder Bestandskonten übernehmen und EA-Konten übernehmen sind

standardmäßig vorbelegt. Die im abzuschließenden Buchungsjahr angelegten

Konten werden so automatisch in das neue Buchungsjahr übernommen. Bei den

Bestandskonten werden so gleichzeitig die neuen Anfangsbestände ermittelt.

Vor dem endgültigen Kassenabschluss erfolgt eine Sicherheitsabfrage durch das

System.


52

Wird diese Abfrage mit Ja bestätigt, wird der Kassenabschluss durchgeführt:

Das System erstellt automatisch den Vermögensbericht und eine Übersicht der

Einnahme- und Ausgabekonten, verdichtet auf die Hauptkonten.

Diese Berichte sind jederzeit über das Berichtswesen (vgl. Kapitel:

"Kassenabschlussbericht" ) wieder aufrufbar.74


53


54


55


56

4.2 Berichte

Dieser Funktionsbereich ermöglicht einen komfortablen Abruf unterschiedlicher

Daten aus dem System. Die gewünschten Daten lassen sich, abhängig von der

gewählten Berichtsform, in einem Auswahlfenster filtern.


57

4.2.1 Buchungsjournal

Hier erfolgt die Anzeige der erfassten Buchungen. Zur Selektion der Daten stehen

hier folgende Felder zur Verfügung.

Mandant:

Auswahl des relevanten Mandanten. Nur verfügbar, wenn mehrere Mandanten

verwaltet werden.

Datum von / Datum bis:

Eingrenzung des Buchungszeitraums.

Bestandskonto:

Auswahl eines bestimmten Bestandskontos.

Konto von / bis:


58

Vorgabe eines Einnahmen- oder Ausgabenkontos oder eines Kontobereiches.

Bezeichnung anzeigen:

Es kann gewählt werden, ob die Kontobezeichnung zusätzlich mit ausgedruckt

werden soll.

Beleg / Beleg 2:

Freitextsuche in den entsprechenden Feldern.

Projekt:

Angabe eines im System definierten Projektes.

Projekt anzeigen: Kostenstelle anzeigen

Es kann gewählt werden, ob die Projekt- bzw. Kostenstellenbezeichnung zusätzlich

mit ausgedruckt werden soll :

Sortierung:

Festlegen der Sortierreihenfolge der Ausgabedaten.

Stapelname:

Einschränkung auf eine bestimmte Stapelbuchung.


59

4.2.2 Einnahme- und Ausgabekonten

Bei Aufruf dieses Berichtes werden ausschließlich die Buchungen auf die Einnahme-

und Ausgabekonten angezeigt.

4.2.2.1 Verdichtet auf Hauptkonten

Hier werden die Buchungen summiert und die Gesamtsumme der erfassten

Buchungen je Hauptkonto angezeigt.

Die Daten können nach den Vorgaben Stapelname, Datum von / bis, Bestandskonto,

E/A-Konto von / bis, Kontengruppe und Projekt gefiltert werden.

Zusätzlich kann eine Sortierreihenfolge festgelegt werden.


60

Angezeigt werden hier auch die Konten, auf die keine Buchungen erfolgten.

Abschließend wird eine Summenzeile angezeigt:


61

4.2.2.2 Einzeldaten

Dieser Bericht listet ebenfalls die Buchungen auf den Einnahmen- und

Ausgabekonten auf, hierbei werden jedoch die Daten der einzelnen Buchungen

angezeigt. Die Auswahlmaske entspricht der unter Kapitel "Verdichtet auf

Hauptkonten" beschriebenen, hat jedoch zusätzlich die Optionen

Einnahmen-/Ausgaben-Report, Einnahmen-Report und Ausgaben-Report. Hierüber

lässt sich die Ansicht der Einzeldaten bestimmen; jede Option kann einzeln

angewählt werden, eine Kombination aller Optionen ist ebenfalls möglich.

Desweiteren besteht die Option eines Seitenwechsels nach jedem Konto sowie die

Aufteilung nach Kontengruppen.

59


62

Einnahmen-/Ausgaben-Report:

Einnahmen-Report:


63

Ausgaben-Report:

4.2.2.3 E-A Kontenliste

Dieser Bericht listet alle Einnahme- und Ausgabekonten mit den jeweiligen

Unterkonten und den darauf verbuchten Beträgen auf.


64

4.2.3 Bestandskonten

Bei Aufruf dieses Berichtes werden ausschließlich die Buchungen auf die

Bestandskonten angezeigt.

4.2.3.1 Bestandskonten

Der Aufruf dieses Berichtes ermöglicht eine Auflistung der Bestandskonten mit

ihrem jeweiligen Anfangsbestand, den verbuchten Einnahmen und Ausgaben sowie

den aktuellen Endbestand.

Um die Auswahl auf ein oder

mehrere

Bestandskonten einzugrenzen,

können

in den Feldern Bestandskonto

von / bis

die gewünschten Konten

vorgegeben werden.

Der Buchungszeitraum lässt sich

über die

Felder Datum von/ bis

eingrenzen.


65

4.2.3.2 Bestandskonten mit Salden

Dieser Bericht listet die erfassten Buchungen zu einem Bestandskonto auf.


66

4.2.4 Projekte

In diesem Bereich können Buchungen zu Projekten ausgewertet werden. Die

Auswertungen sind mandantenübergreifend (sofern diese innerhalb einer Datenbank

verarbeitet werden), d.h. berücksichtigt werden immer alle Mandanten, die

Buchungen zu dem Projekt oder den Projekten enthalten. Die unterschiedlichen

Auswertungsformen ermöglichen hierbei unterschiedliche Ansichten der

Buchungen.

4.2.4.1 Projektjournal

Über diese Funktion kann eine Übersicht der bisher erfassten Buchungen je Projekt

erstellt werden.

Das Feld Mandant ist automatisch durch die Mandantennummer des aktuellen

Mandanten gefüllt. Sind mehrere Mandanten in der gleichen Datenbank verfügbar,

kann hier alternativ ein anderer Mandant ausgewählt werden. Wird keine

Mandantennummer vorgegeben, werden alle Mandanten ausgewertet. Durch die

Eingabe eines bestimmten Projektes in dem Feld "Projekt" kann ein einzelnes

Projekt betrachtet werden, wird das Feld nicht gefüllt, werden alle verfügbaren

Projekte ausgewertet. Je Projekt wird eine neue Seite erzeugt. Sind Buchungen

keinem Projekt zugeordnet, werden diese ebenfalls zusammengefasst und wie ein

Projekt behandelt.

Alle weiteren Auswahlfelder können gem. der Feldinhalte als Auswahlkriterien

verwendet werden.


67

4.2.4.2 Projekt-/Mandantenübersicht

Die Projekt-/Mandantenübersicht entspricht dem unter Kapitel "Projektjournal"

beschriebenen Bericht, fasst jedoch alle Buchungen und ggf. Mandanten zu einer

Gesamtsumme je Projekt zusammen.

66


68

4.2.4.3 Projektübersicht

Dieser Bericht entspricht weitestgehend dem Bericht

"Projekt-/Mandantenübersicht", hier wird jedoch keine Zuordnung zu den

Mandanten berücksichtigt.


69

4.2.5 Planwerte

Zu allen in GDKasse 4.5 angelegten Planwertgruppen (vgl. Kapitel:

"Planwertgruppen" ) kann hier eine Auswertung erfolgen.

Im Auswahlfeld kann der Zeitraum der Abfrage sowie die gewünschte

Planwertgruppe definiert werden. Bleibt das Feld Planwertgruppe leer, wird eine

Auswertung über alle Planwertgruppen erzeugt.

Die Auswertung listet alle Buchungen je Planwertgruppe auf. Dabei werden je

Planwertgruppe der Planwert, der prozentuale Warnwert, die Summe der

Buchungen je Konto, die prozentuale Abweichung und die Abweichung absolut

angezeigt.

123


70

4.2.6 Steuerliste

Diese Berichtsform erzeugt eine Übersicht der gebuchten Steuerbeträge. In der

Auswahlmaske kann über die Eingabe eines Datums der Zeitraum der Abfrage

eingegrenzt werden.


71

4.2.7 Jahresübersicht

Über diesen Bericht können Buchungen, spaltenweise nach Monaten und

zeilenweise nach Einnahme- oder Ausgabenkonto aufgelistet werden.

Die Auswahl der Konten kann über die Felder von Konto / bis sowie über die

Auswahl einer Kontengruppe gesteuert werden. Der abzubildende Zeitraum kann

über die Felder Datum von / bis eingegrenzt werden.

Wird das Feld Einzeldaten aktiviert, werden die Buchungen auf Unterkonten

ausgewiesen, bleibt das Feld inaktiv, werden die Buchungen auf die Hauptkonten

verdichtet ausgewiesen.

Darüber hinaus kann ein bestimmtes Projekt ausgewählt werden.


72

4.2.8 Buchungsadressen

In diesem Bericht werden die bei den Buchungen hinterlegten Adressen mit den

entsprechenden Buchungen aufgelistet.


73

Die Dateneingrenzung kann über die Felder Datum von / bis, Bestandskonto,

E/A-Konto / bis, Beleg und Beleg 2 erfolgen.

4.2.9 Zuwendungen (gesamt)

Über diesen Menüpunkt wird eine Liste über alle verbuchten Zuwendungen erzeugt.

Wenn nur bestimmte Zuwendungsarten ausgegeben werden sollen, dann können die

nicht benötigten Arten über die Häkchenfelder deaktiviert werden.


74

Auch kann festgelegt werden, nach welchen Kriterien die Liste sortiert werden soll.

Sie können dabei die Feldnamen der Reihenfolge nach direkt in das Feld

"Sortierung" eingeben oder mit der Maus in das Eingabefeld klicken, um die

Auswahloption für die Sortierung anzuzeigen.

4.2.10 Kassenabschluss-Bericht

Dieser Aufruf ermöglicht es, zu jeder Zeit einen vorläufigen und vollständigen

Kassenabschluss-Bericht abzurufen, ohne den Kassenabschluss tatsächlich

durchzuführen. Für bereits abgeschlossene Buchungsjahre können die

Abschlussberichte nochmals aufgerufen werden.


75

Im Auswahlfenster können unterschiedliche Einschränkungen vorgenommen

werden:

Buchungsjahr:

Auswahl des Buchungsjahres für welches der Kassenabschluss-Bericht erzeugt

werden soll.

Die folgenden Felder sind durch das System automatisch aktiviert und bewirken,

dass die entsprechenden Daten bei der Berichtserzeugung berücksichtigt werden.

Je Auswahl wird ein gesonderter Bericht erstellt.

Einnahme-Ausgabekonten

Bestandskonto

Zuwendungen natürlicher Personen

Zuwendungen juristischer Personen

zusätzliche Einnahme-Ausgabekonten

Wird dieses Feld aktiviert, wird ein zusätzlicher Einzeldaten-Bericht über die dafür

vorgesehenen Einnahme-/Ausgabekonten erzeugt. In diesem Bericht werden nur die

Einnahme-/Ausgabekonten berücksichtigt, bei denen Abschlussbericht Einzeldaten

markiert ist (vgl. Kapitel: "Einnahme- und Ausgabekonten" ).

Darüber hinaus kann in der Auswahlmaske das Ausgabeformat des Berichtes

festgelegt werden.

114


76

4.2.11 Quittungsdruck

Dieser Aufruf ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Quittungsdruck für

alle Spendenbuchungen.

Zunächst wird eine Übersicht der erfassten Spendenbuchungen bzw. der dort

hinterlegten Adressdaten angezeigt. Die gewünschten Adressdaten können nach

unterschiedlichen Kriterien selektiert werden. Zur Verfügung stehen hier die

Optionen

Mitglieds-/Adress-Nr

Eingabe der Mitglieds- oder Adressnummer; so werden lediglich die Buchungen für

ein Mitglied/eine Adresse angezeigt.

Nachname

Eingabe eines Nachnamens; so werden ausschließlich die Buchungen von

natürlichen Personen mit diesem Nachnamen angezeigt.

Buchungsjahr

Selektion von Buchungen eines bestimmten Buchungsjahres.

Quittungsart

Hier kann eine Quittungsart ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen hier:

· Natürliche Personen mit "Geldzuwendungen (Spenden)"

· Natürliche Personen mit "Verzicht auf Erstattung"

· Juristische Personen


77

Bestätigungsart

Auswahl der zu selektierenden Bestätigungsart. Zur Auswahl stehen hier:

· Einzelbestätigung

· Bestätigung mit Anlage

· nur Anlage

Druckstatus

An dieser Stelle können die zu selektierenden Buchungen nach dem Druckstatus

ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen hier:

· Alle Bestätigungen

· Nur noch nicht gedruckte Bestätigungen

· Schon einmal gedruckte Bestätigungen

Die gewünschten Buchungen, für die Quittungen erzeugt werden sollen, müssen in

der Auswahlliste durch Aktivieren der Checkbox in der ersten Spalte markiert

werden.

Durch Anklicken des Buttons Drucken wird dann der Quittungsdruck gestartet.

4.2.11.1 Vorlagen anpassen

Die Spendenbescheinigungen können von Ihnen mit einem Logo (bmp-Datei) ergänzt

werden. Dieses wird dann in der Spendenbescheinigung mit angedruckt. Die

Anpassung kann Mandant-weise erfolgen. Dies bedeutet, dass die Vorlage erst zur

Verfügung steht, wenn ein Mandant angelegt wurde.

Variablen, die mit #-Zeichen versehen sind, dürfen namentlich nicht verändert

werden.

Sie finden die Vorlagen mit Hilfe des Explorers in dem Installationsverzeichnis des

GDKasse-Programms.

Oder: Bei Windows XP oder höhere Versionen gehen Sie in den Pfad: \Dokumente

und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\GDKasse45\Vorlagen\<MandantNr>

Gehen Sie hier in das Unterverzeichnis Vorlagen. Hier finden Sie für jeden Mandant

ein Unterverzeichnis, benannt nach Mandantennummer. Hier existieren zwei

Vorlagen im RTF-Format. Der Aufruf der Vorlage kann mit Hilfe des Programms

WordPad erfolgen.


78

Es wird nicht empfohlen, die Vorlage mit Word zu ändern, da nicht alle

Formatierungen aus Word umgesetzt werden können.

4.2.11.2 Einstellungen

Über den Button Einstellungen gelangt man in die Bearbeitungsmasken für die

Quittungsformulare. Zunächst werden die zur Verfügung stehenden Formulare

angezeigt.

Ist ein Formular in der Übersicht markiert, kann über den Button

Formularelemente der Bildschirm für die Blatteinstellungen aufgerufen werden.

Hier können Sie den oberen bzw. seitlichen Abstand in mm zum Blattrand

vorgeben.


79

Nach dem Speichern der Eingaben und Schließen des Bildschirms gelangen Sie

zurück in Ihren Auswahlbildschirm Quittungsdruck und können nun den

Druckvorgang starten.

4.3 Kostenstellenrechnung


80

Kostenstellen können definiert werden, um direkt bei der Erfassung von Buchungen

Einnahmen und Ausgaben bestimmten Kostenstellen zuzuordnen. Buchungsbeträge

können auf beliebig viele Kostenstellen aufgeteilt werden.

4.3.1 Definieren von Kostenstellen

Durch Anklicken des Buttons Neu wird eine leere Eingabemaske angezeigt:

Zur Definition der Kostenstellen sind folgende Eingaben erforderlich:

Kostenstelle:

Eingabe einer max. 12-stelligen Kostenstelle, die frei gewählt werden kann.

Bezeichnung:

Freie Eingabe einer max. 50-stelligen Bezeichnung.

aktiv:

Die Checkbox aktiv muss markiert werden, damit die Kostenstelle bebuchbar ist.

aufgelöst:

Durch Aktivieren der Option aufgelöst wird eine nicht mehr existierende

Kostenstelle gekennzeichnet. Aufgelöste Kostenstellen werden nicht in ein neues

Buchungsjahr übertragen.

Die Speicherung der Neuanlage erfolgt durch Anklicken des Buttons Speichern.


81

4.3.1.1 Ändern von Kostenstellen

Änderungen an Kostenstellen können unmittelbar in der Tabelle durchgeführt

werden. Änderbar sind die Spalten Bezeichnung, aktiv und aufgelöst. Die

Speicherung der Änderungen erfolgt durch Zeilenwechsel oder Anklicken des

Buttons Ok.

4.3.1.2 Löschen von Kostenstellen

Über diesen Button kann eine Kostenstelle vollständig gelöscht

werden. Bevor die Löschung durchgeführt wird, muss der

Löschvorgang bestätigt werden.

Eine Löschung ist jedoch nur möglich, wenn noch keine Buchungen auf dieser

Kostenstelle erfolgt sind. Wurde die Kostenstelle bereits bebucht, wird eine

entsprechende Warnmeldung angezeigt und der Löschvorgang abgebrochen.

4.3.2 Jahresbudget festlegen

Über diesen Menüpunkt erhält man zunächst die Übersicht der ggf. bereits

erfassten Budgets, oder - falls noch keine Budgets erfasst wurden - eine leere

Übersicht.


82

Die Anzeige lässt sich über die Filterkriterien Kostenstelle,

Kostenstellenbezeichnung, Konto und Kontenbezeichnung einschränken.

Einem Budget können beliebig viele Einnahme- oder Ausgabekonten zugeordnet

werden. Es dürfen in einem Budget jedoch nicht Einnahme- UND Ausgabekonten

zusammen eingetragen werden. Möchten Sie Einnahmen und Ausgaben

gegeneinander vergleichen, müssen Sie zwei Budgets anlegen.

Die definierten Budgets und die Summe der darauf entfallenen Buchungsbeträge

lassen sich über mehrere Auswertungen absolut und prozentual kontrollieren.


83

4.3.2.1 Neuanlage von Budgets

Durch Anklicken des Buttons Neu wird das Detailfenster für Budgets geöffnet.

Zur Definition eines Budgets sind folgende Eingaben erforderlich:

Kostenstelle:

Aus einer Auswahlliste kann eine definierte Kostenstelle gewählt werden.

Konto:

Aus einer Auswahlliste kann ein Ausgabekonto gewählt werden.

Ansatz:

Hier ist das Budget einzugeben.

Warnung:

Hier kann eine prozentuale Warngrenze zugeordnet werden. Dieser prozentuale

Wert wird auf Basis des Budgets errechnet. Wird die Höhe des Warnwertes durch

eine Buchung erreicht oder überschritten, wird eine entsprechende Warnmeldung

angezeigt.

Warnung aktiv:

Durch Anwählen dieser Option wird der Warnwert aktiviert.


84

Wird der Warnwert bei einer Buchung erreicht, erfolgt eine entsprechende

Warnmeldung:

Bezeichnung:


4.3.2.2 Ändern von Budgets

Nach Markieren einer Zeile in der Übersicht und Anklicken des Buttons markierte

Position ansehen können Änderungen vorgenommen werden. Hierbei öffnet sich

wieder das Detailfenster entsprechend dem bei der Neuanlage eines Budgets. Die

Eingabefelder Kostenstelle, Konto, Ansatz, Warnung, Warnung aktiv und

Bezeichnung sind jederzeit änderbar.

4.3.2.3 Löschen von Budgets

Durch Betätigen des Buttons Löschen kann eine Budgetierung

gelöscht werden.

Zum Löschen muss das Budget in der Übersicht markiert sein. Der Löschvorgang

wird erst nach einer Sicherheitsabfrage, in der die Löschung nochmals bestätigt

werden muss, durchgeführt.

4.3.3 Aufteilung festlegen

Über „Aufteilung festlegen" können wiederkehrende Aufteilungen bei Buchungen

auf Kostenstellen definiert werden. Im folgenden Beispiel sollen die zu buchenden

Beträge zu jeweils 50% auf die Kostenstellen 1000 und 2000 gebucht werden. Diese

Aufteilungen werden bei der Erfassung der Buchung in der Registerkarte

"Kostenstellenaufteilung" (vgl. Kapitel "Kostenstellenaufteilung") erfasst.38


85


86

4.3.3.1 Neuanlage von Aufteilungen

Durch Anklicken des Buttons Neu wird das Detailfenster für Aufteilungen geöffnet.

Zur Definition einer Aufteilung sind folgende Eingaben erforderlich:

Bezeichnung:


Kostenstelle:

Aus einer Auswahlliste können zuvor definierte Kostenstellen gewählt werden.

Betrag:

Der absolute Betrag für die Aufteilung.

Prozent:

Alternativ zum Betrag kann ein Prozentwert eingegeben werden.

Aufteilungen können über beliebig viele Kostenstellen verteilt werden.


87

4.3.3.2 Änderungen von Aufteilungen

Nach markieren einer Zeile in der Übersicht und anklicken des Buttons markierte

Position ansehen können Änderungen vorgenommen werden.

4.3.3.3 Löschen von Aufteilungen

Durch Betätigen des Buttons Löschen kann eine Aufteilung gelöscht werden.

Zum Löschen muss die Aufteilung in der Übersicht markiert sein. Der Löschvorgang

wird erst nach einer Sicherheitsabfrage, in der die Löschung nochmals bestätigt

werden muss, durchgeführt.

4.3.4 Budget und Salden

Dieser Menüpunkt ermöglicht eine komplexe Übersicht über die Kostenstellen.

Zunächst muss ein Zeitraum festgelegt werden, für den die Übersicht erstellt

werden soll:

Anschließend wird eine Übersicht der angelegten Kostenstellen, der jeweils

hinterlegten Budgets sowie der aufgelaufenen Ausgaben angezeigt.


88

Die Spalte "Budget" enthält das für diese Kostenstelle festgelegte Budget.

Die Spalte "Saldo" enthält die Summe aller Buchungen (Einnahmen minus

Ausgaben), bei denen die entsprechende Kostenstelle angegeben wurde.

Die Spalte "Abweichung" zeigt die Differenz zwischen dem Budget und dem Saldo

an.

Die Spalte "Abweichung %" gibt die Abweichung des Saldo vom Budget in Prozent an.

Dabei bedeutet ein positiver Wert eine Überziehung des Budgets (die Zeile wird

gelb hinterlegt), ein negativer Wert zeigt eine Unterschreitung des Budgets an.

4.3.4.1 Konten

Über den Button Konten können die der markierten Kostenstelle zugeordneten

Konten angesehen werden.

Die gelb hinterlegte Kopfzeile enthält das für diese Kostenstelle festgelegte

Budget, den Saldo, den Warnwert (als Betrag und in Prozent) sowie die Abweichung

als Betrag.

Die Spalte "Saldo" zeigt für die einzelnen Konten die Summe aller darauf


89

entfallenen Buchungen an.

Hinweis:

Ist der Warnwert aktiv

geschaltet, wird bei

Überschreiten des Warnwertes

eine entsprechende Warnung

durch das System angezeigt.

Aus dieser Ansicht kann jederzeit über den Button Buchungen in die Ansicht der

Buchungen je Kostenstelle/Konto gewechselt werden.

4.3.4.2 Buchungen

Über den Button Buchungen können die einzelnen Buchungen zu den

Kostenstellen/Konten angezeigt werden.

Diese Übersicht entspricht der Buchungsübersicht der Kassenbuchfunktionen.


90

4.3.5 Jahresvergleich

Hier wird eine Übersicht der angelegten Kostenstellen und den dazu erfassten

Buchungen im Jahresvergleich angezeigt.

Somit können die Ausgaben der einzelnen Kostenstellen im Vergleich zu den

Vorjahren angesehen und ggf. Budgets angepasst werden.

4.3.6 Kostenstellenbericht

Der Kostenstellenbericht erzeugt je nach Einstellungen in der Auswahlmaske

unterschiedliche Auswertungen zu den angelegten Kostenstellen.

Zunächst muss in einer Auswahlmaske der zu betrachtende Zeitraum und die

Ausgabeform festgelegt werden.


91

Jede Ausgabeform kann einzeln aufgerufen werden. Es ist jedoch auch möglich,

gleichzeitig alle Ausgabeformen auszuwählen. Es werden dann drei einzelne

Berichte erzeugt.

4.3.6.1 nur Kostenstellen

Die Auswahl "nur Kostenstellen" erzeugt einen Bericht, der die angelegten

Kostenstellen und die Gesamtsumme je Kostenstelle anzeigt:

4.3.6.2 mit Konto

Die Auswahl "Kostenstellen mit Konto" erzeugt einen Bericht, der die angelegten

Kostenstellen, aufgeschlüsselt nach den zugeordneten Konten und den jeweils

gebuchten Summen, anzeigt:


92

4.3.6.3 mit Konten und Buchungen

Die Auswahl "mit Konten und Buchungen" erzeugt einen Bericht, der die angelegten

Kostenstellen, aufgeschlüsselt nach den zugeordneten Konten und den einzelnen

Buchungen, anzeigt:

4.4 Vermögensrechnung

Dieser Funktionsbereich ermöglicht die Erfassung und Verwaltung der

Vermögensgegenstände. Alle Anschaffungen für die eine steuerlichen Abschreibung

möglich ist können in diesem Bereich gekauft und verkauft werden sowie bereits in

Vorjahren erworbene Vermögensgegenstände erfasst und bewertet werden.

Vermögensgegenstände können nur bestimmten Hauptkonten zugeordnet werden.

Sofern Sie den Standardkontenrahmen eingespielt haben, existieren diese Konten

bereits. Bei Definition eines eigenen Kontenrahmens müssen diese im Menüpunkt

Hauptkonten von Ihnen angelegt werden.


93

4.4.1 Vermögensgegenstände

Die Übersicht Vermögensgegenstände zeigt die Daten aller vorhandenen

Gegenstände des Anlagevermögens.

Die Funktionen zur Erfassung von Vermögensgegenständen zum Kauf und Verkauf

im aktuellen Buchungsjahr werden mit den Buttons „Kaufen“ bzw. „Verkaufen“

im diesem Fenster aufgerufen. Über den Button Erf.Vorjahre werden Anlagen

erfasst, die in den Vorjahren erworben wurden.

Die Funktion „Verkaufen“ ist nur dann aktiviert, wenn in der Übersicht ein

Vermögensgegenstand markiert ist.

4.4.2 Neuanlage Vermögensgegenstände

Über den Button Erf.Vorjahre wird das Detailfenster zur Erfassung von

Vermögensgegenständen geöffnet. In diesem Fenster werden

Vermögensgegenstände erfasst, die schon vor dem Beginn des aktuellen

Buchungsjahres gekauft wurden. Die Erfassung von Vermögensgegenständen, die im

aktuellen Buchungsjahr gekauft werden, wird mit der Funktion "Kaufen"

durchgeführt.

97


94

Folgende Felder müssen hier gefüllt werden:

Unterkonto:

Hier muss ein dem Gegenstand entsprechendes Hauptkonto ausgewählt werden. Es

kann nur auf ein ''Unterkonto'' gebucht werden. Hierzu muss die

Hauptkontonummer um 1 bis 3 Ziffern ergänzt werden. Dieses Unterkonto wird

ausschließlich für den neuen Vermögensgegenstand verwendet.

Bezeichnung:

Frei wählbare Bezeichnung für den Vermögensgegenstand.

Beschreibung:

Frei wählbare Beschreibung für den Vermögensgegenstand.

Anschaffungsdatum:


95

Das tatsächliche Datum der Anschaffung. Nach der ersten Abschreibungsbuchung ist

dieses Feld nicht mehr änderbar.

Anschaffungswert:

Der tatsächliche Anschaffungswert. Nach der ersten Abschreibungsbuchung ist

dieses Feld nicht mehr änderbar.

Zeitwertdatum:

Beginn des Buchungsjahres (z.B. 01.01.2006). Ist nach der Speicherung nicht mehr

änderbar.

Zeitwert:

Bei Anschaffung im laufenden Jahr ist der Zeitwert = 0,00 €. Bei Gegenständen, die

vor dem laufenden Buchungsjahr angeschafft wurden, errechnet sich der Zeitwert

automatisch mit der Abschreibungsbuchung.

Abschreibung in Prozent / Abschreibungsbetrag:

Vorgabe einer prozentualen Abschreibung bzw. eines festen Abschreibungsbetrages.

bebuchbar bis:

Dieses Feld ist automatisch mit dem Enddatum des aktuellen Buchungsjahres

gefüllt.

Konto aufgelöst:

Wenn die Checkbox "Konto aufgelöst" markiert ist und der Wert der

Vermögensgegenstandes ist 0,00€, dann wird der Vermögensgegenstand nicht in das

neue Buchungsjahr übernommen.

Über den Button Speichern werden die Eingaben gesichert und der Gegenstand in

die Vermögensrechnung übernommen.

Es erscheint eine Übersicht Vermögensgegenstände, die den neu erfassten

Gegenstand auflistet.

Mit dem Button Buchen wird eine Abschreibungsbuchung erzeugt. Dazu wird die


96

folgende Buchungsmaske angezeigt. Das Feld Betrag ist bereits mit dem

Abschreibungsbetrag gefüllt. Nach dem Vervollständigen und Speichern der hier

eingetragenen Buchung ist die Abschreibung gebucht.


97

4.4.3 Kaufen

Die Funktion „Kaufen“ zeigt ein Fenster an, in dem alle für die Kaufbuchung

notwendigen Daten eingegeben werden können.

Die Funktion "Kaufen" erzeugt aus den eingegebenen Daten eine Kaufbuchung und

zeigt danach die Buchungsmaske, um die erste Abschreibung zu buchen. Die Felder

in der Buchungsmaske sind vom Programm vorbelegt worden - können aber

verändert werden. Vermögensgegenstände, die vor dem aktuellen Buchungsjahr

gekauft wurden, werden mit der Funktion "Neu" im Fenster "Übersicht:

Vermögensgegenstände" erfasst.

Konto

Die Kontonummer des Vermögensgegenstands. Aus der Auswahlliste kann das

entsprechende Hauptkonto ausgewählt werden. Diese vierstellige

Hauptkontonummer muss um 1 bis 3 Ziffern ergänzt werden.

Bezeichnung

In das Feld „Bezeichnung“ wird ein Name für den Vermögensgegenstand

93


98

eingegeben. Beim Speichern des Vermögensgegenstandes wird auch das hier nicht

sichtbare Feld „Beschreibung“ mit dem Text aus dem Feld „Bezeichnung“ gefüllt.

Anschaffungsdatum

In das Feld „Anschaffungsdatum“ wird das Datum des Kaufs eingegeben. Dieses

Datum wird beim Buchen als Buchungsdatum verwendet und muss im aktiven

Buchungsjahres liegen.

Abschreibung in Prozent / Abschreibungsbetrag

Für die Abschreibungsbuchungen kann in den Feldern „Abschreibung in Prozent“

oder „Abschreibungsbetrag“ definiert werden, in welcher Höhe die Abschreibung

gebucht werden soll. Beim Buchen einer Abschreibung wird der aus dem

Prozentwert und dem Anschaffungswert errechnete Betrag oder der vorgegebene

Abschreibungsbetrag als zu buchender Betrag vorgeschlagen.

Bestandskonto für die Kaufbuchung

Die Kontonummer des Bestandskontos, von dem das Geld für den

Vermögensgegenstand stammt.

BelegNr

Belegnummer für die Kaufbuchung. Die Belegnummer wird automatisch ermittelt,

kann aber überschrieben werden.

4.4.4 Verkaufen

Mit der Funktion „Verkaufen“ wird ein Fenster angezeigt, in dem alle für die

Verkaufsbuchung notwendigen Daten eingegeben werden können. Mit dieser

Funktion wird der Verkauf eines Vermögensgegenstandes gebucht.


99

Die Funktion "Verkaufen" erzeugt die für einen Verkauf notwendigen Buchungen

und Änderungen der Daten des Vermögensgegenstandes.

Die Funktion ist nur dann aktiviert, wenn ein Vermögensgegenstand in der

„Übersicht: Vermögensgegenstände“ markiert ist.

Konto / Bezeichnung

Die Felder „Konto“ und „Bezeichnung“ werden durch die Auswahl in der Übersicht

vorbelegt und sind nicht änderbar.

Verkaufsdatum

Das Datum an dem der Vermögensgegenstand verkauft wurde. Dieses Datum wird

beim Buchen als Buchungsdatum verwendet.

Verkaufserlös

Der Betrag, der durch den Verkauf eingenommen wurde. Das Programm errechnet

anhand der Kontodaten und der vorhandenen Buchungen des

Vermögensgegenstandes den Restwert und trägt ihn als Vorschlagswert in dem Feld

"Verkaufserlös" ein. Die Differenz von Verkaufserlös und Restwert wird automatisch

gebucht. Der daraus entstandene Gewinn wird auf ein entsprechendes

Einnahmekonto und der daraus entstandene Verlust auf ein Ausgabekonto gebucht.


100

Bestandskonto für die Verkaufsbuchung

Das Bestandskonto, auf dem der Verkaufserlös eingegangen ist.

E/A-Konto für Abweichung vom Restwert

Eingabe eines Einnahmen bzw. Ausgabenkontos, je nachdem ob die Abweichung

vom Restwert positiv oder negativ ist.

BelegNr

Die Belegnummer für die Verkaufsbuchung. Die Belegnummer wird automatisch

ermittelt, kann aber überschrieben werden.

4.4.5 Buchung Vermögensgegenstände

Neu angelegte Vermögensgegenstände müssen über eine Buchung in das

Anlagevermögen eingebucht werden. Bereits im Anlagevermögen verbuchte

Gegenstände werden gemäß der hinterlegten Abschreibungsoptionen gebucht.

4.4.5.1 Abschreibungsbuchung

Für alle Gegenstände des Anlagevermögens muss am Ende des Buchungsjahres eine

Abschreibungsbuchung erfolgen.

Diese Buchung erfolgt ebenfalls über den Button Buchen.


101

Datum:

Eingabe des Buchungsdatums. Durch Öffnen des Pull-Down-Menüs wird ein Kalender

angezeigt in dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann. Das aktuelle

Tagesdatum ist im Kalender markiert.

Belegnummer:

Ist die automatische Belegnummernvergabe in den Optionen (vgl. Kapitel:

"Optionen in der Funktion" ) aktiviert, wird mit jeder neuen Buchung, durch

Anklicken des Pull-Down-Menu-Zeichens die nächst höhere Belegnummer vergeben.

Ist die automatische Belegnummernvergabe deaktiviert, muss hier die nächste

gültige Belegnummer manuell eingetragen werden.

Beleg 2:





Anlagekonto:

23


102

Hier wird das bei der Anlage des Gegenstandes angelegte Unterkonto automatisch

gesetzt. Dieses Feld ist nicht änderbar.

E-A-Konto

Hier wird das zu bebuchende Ausgabekonto, dem der Gegenstand zuzuordnen ist,

angegeben. Die zur Verfügung stehenden Konten sind in einer Auswahlliste

aufrufbar.

Zuwendungsart:

Nicht relevant.

Buchungstext:


verwendet.

Betrag:

Angabe des Buchungsbetrages. Hier wird automatisch der gemäß den

Abschreibungsoptionen relevante Betrag errechnet und eingesetzt.

Steuerbetrag:

Nicht relevant.

Steuercode:

Nicht relevant.

Kostenstelle:

Angabe einer Kostenstelle.

Projekt:

Bezieht sich die Buchung auf ein definiertes Projekt (vgl. Kapitel: "Projekt" )

kann dieses Projekt aus einer Auswahlliste ausgewählt werden.

126


103

4.4.6 Bericht Anlagespiegel (alle Buchungen)

Dieser Bericht listet alle Gegenstände des Anlagevermögens inklusive der

entsprechenden Buchungen auf.

Die Sortierreihenfolge orientiert sich nach dem Konto des Gegenstandes.

Aufgelistet werden die Gegenstände mit Anschaffungsdatum und -wert. Außerdem

werden alle Buchungen angezeigt, sowohl die Buchung zur Aufnahme in die

Vermögensrechnung (Anfangsbuchung mit Anschaffungswert) als auch alle bisher

erfolgten Abschreibungsbuchungen. Abschließend wird in einer Summenzeile der

aktuelle Zeitwert angegeben.

4.4.7 Bericht Anlagevermögen (pro Buchungsjahr)

Dieser Bericht listet alle Gegenstände des Anlagevermögens, gruppiert nach den

Hauptkonten denen sie jeweils zugeordnet sind, auf.

Hier sind die jeweils aktuell gültigen Werte abzulesen.


104

4.4.8 Hauptkonten

Sofern Sie den Standardkontenrahmen eingespielt haben, erscheint nach Aufruf des

Menüpunktes Hauptkonten eine Übersicht, die alle existierenden Hauptkonten

auflistet. Als Kontenart ist ''V'' fest vorgegeben. Existiert noch kein Kontenrahmen

müssen die Hauptkonten für die Vermögensrechnung neu angelegt werden.

Mit dem Button Neu wird ein neues Hauptkonto angelegt.


105

4.5 Adressverwaltung

Bei der Erfassung einer Spende oder einer Beitragszahlung muss die Adresse des

Spenders oder Beitragszahlers angegeben werden. Die Adressen werden direkt bei

der Buchung gespeichert und zusätzlich – getrennt von der Buchung – in einer

Auswahltabelle.


106

4.5.1 Adressenübersicht

Eine Übersicht der gespeicherten Adressen kann durch Aufruf der Funktion

Adressenübersicht angezeigt werden.

Um eine neue Adresse einzugeben, muss der Button Neu angeklickt werden:

In diesem Fenster müssen die folgenden Felder mit Daten gefüllt werden:

MitgliedsNr.:

Wird eine neue Mitgliedsanschrift eingegeben, muss hier die Nummer des Mitglieds

eingegeben werden.

Mitglied:

Klassifizierung der Anschrift nach


107

0 = Kein Mitglied

1 = Mitglied

Adressart:

Einteilung der Adresse nach

N = Natürliche Person

J = Juristische Person

Geschlecht:

leer = keine Angabe

W = weiblich

M = männlich

Name1, Name 2, Name 3, Name 4, Straße:

Eingabefelder für den Namen und die Anschrift. Die Felder Name1 und Name2

müssen Daten enthalten. Bei natürlichen Personen Vor- und Nachname.

LKZ:

Auswahl eines Länderkennzeichens über ein Pull-Down-Menu

PLZ, Ort:

Angabe der Postleitzahl und des Ortes. Beide Felder müssen ausgefüllt werden

PPLZ, Postfach:

Eingabemöglichkeit einer Postfachanschrift

Kategoriename, Nummer:

In diese Tabelle können, falls vorhanden, die Eintragungen der Gruppe „TELEK"

erfolgen (vgl. Kapitel: "Gruppen und Kategorien" ). Dazu können Telefon- und

Fax-Nummern oder auch E-Mailadressen gehören.

Geburtstag:

Eingabefeld für das Geburtsdatum

143


108

Gliederung, Gliederung alt:

Im Feld Gliederung kann die Gliederungsnummer, zu der die Anschrift gehört

eingetragen werden. Die Gliederungsnummer entspricht der Mandantennummer des

Kassenbuches. Im Feld Gliederung alt kann die vorherige Gliederungsnummer

(Mandantennummer) nach einem Wechsel eingegeben werden.

Die hier gespeicherten Anschriften können bei der Erfassung einer Spendenbuchung

abgefragt und in die Buchung übernommen werden (vgl. Kapitel: "Buchungen von

Spenden" ).

4.5.2 Telefonliste

Die Telefonliste stellt einen einfachen Auszug der Adressenübersicht dar. Alle

verfügbaren Adressdateien, bei denen die Kategorie "Telefon" gepflegt ist, werden

hier angezeigt bzw. können gezielt gesucht werden.


Die Anlage aller erforderlichen Stammdaten und Parameter nach der

Erstinstallation, sowie die Pflege und Verwaltung dieser Daten im laufenden Einsatz

erfolgt in diesem Funktionsbereich.

41


109

4.6.1 Bestandskonten

Nach Aufruf der Funktion „Bestandskonten" wird die Übersichtstabelle der

existierenden Bestandskonten angezeigt.

Aus dieser Auflistung können Sie durch Doppelklick auf eine markierte Zeile das

gewünschte Konto aktivieren oder durck Klick auf den Button Neu ein neues

Bestandskonto anlegen.

4.6.1.1 Neuanlage Bestandskonto

Durch Anklicken des Buttons Neu wird das Detailfenster für

Bestandskonten geöffnet.


110

Zur Neuanlage sind folgende Angaben nötig:

Konto:

Eingabe einer Kontonummer. Zu bereits existierenden Bestandskonten können auch

Unterkonten angelegt werden.

Kontenart:

B = Bestandskonto, ist bereits vordefiniert

Bezeichnung:



111

Anfangsbestand:

Eingabe des Bestands zu Beginn des Wirtschaftsjahres.

Bebuchbar von / Bebuchbar bis:

Vorgabe eines eingeschränkten Buchungszeitraumes.

Diese Felder werden systemseitig durch das im Mandanten hinterlegte

Wirtschaftsjahr vorbelegt, können jedoch individuell geändert werden.

Position im Kassenabschluss positiv/negativ:

Diese Felder müssen gefüllt werden. Aus dem aufgeklappten Kontextmenü wählen

Sie die Zuordnung der Bestände im Kassenbericht aus.

Z.B. Positiv: V-2 Konto erscheint in der ''Summe der Bankkonten'' wenn der

Kontostand ein Plus aufweist

und Negativ: V-9 Konto erscheint in der ''Summe Verbindlichkeiten gegenüber

Kreditinstituten'', wenn es einen Minusbestand aufweist.

Die Checkbox aktiv ist automatisch markiert, d.h. das Konto ist bebuchbar.


112

Durch Betätigen des Buttons Speichern werden die

Eingaben gespeichert und das Fenster geschlossen. In der

Übersichtstabelle erscheint das neu angelegte

Bestandskonto.

4.6.1.2 Ändern von Bestandskonten

Um ein Bestandskonto zu ändern, muss dieses in der Auswahlliste markiert sein.

Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder Anklicken des Buttons

markierte Position ansehen öffnet sich das Detailfenster und die gewünschten

Änderungen können vorgenommen werden.

Durch Aktivieren der Option Konto aufgelöst wird ein nicht mehr existierendes

Konto gekennzeichnet.

Nicht aktive Bestandskonten können durch markieren der Option aktiv für

Buchungen aktiviert werden. Ebenso ist es möglich, aktive Konten zu deaktivieren

indem die Markierung entfernt wird.

Änderungen am Anfangsbestand der Bestandskonten sind nur möglich, solange noch

kein Kassenabschluss durchgeführt wurde. Mit dem Kassenabschluss werden die

errechneten Endbestände automatisch vorgetragen und in die

Jahresanfangsbestände des neuen Buchungsjahres übernommen. Die errechneten

Jahresanfangsbestände sind nicht änderbar.

4.6.1.2.1 Löschen von Bestandskonten

Über diesen Button kann ein Konto vollständig gelöscht

werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn noch keine

Buchungen auf diesem Konto erfolgt sind.

Bevor die Löschung durchgeführt wird, muss der Löschvorgang nochmals bestätigt


113

werden:


114

4.6.2 Einnahme- und Ausgabekonten

In dieser Funktion werden die Einnahme- und Ausgabekonten verwaltet. Haben Sie

bereits einen vordefinierten Kontenrahmen ausgewählt, so wird dieser hier

angezeigt. Wurde noch kein Konto angelegt, so bleibt diese Auswahl leer. Über den

Button Neu legen Sie ein neues Konto an.

Die Neuanlage der Konten bzw. Auswahl der zur Verfügung stehenden

Kontenrahmen kann auch über den Menüpunkt ''Systemverwaltung'' und hier die

Funktion Stammdaten Bearbeiten, Mandant, Auswahl Kontenrahmen erfolgen.


115

4.6.2.1 Neuanlage E-/A-Konto

Es können beliebige neue Einnahme-/Ausgabekonten eingerichtet werden. Die

Anzahl der Kontostellen richtet sich nach der Vorgabe im Mandantenstamm.

Konto

Die Kontonummer des neuen Kontos, die sich aus der Hauptkontonummer und bis zu

drei weiteren Stellen (z.B. "001") zusammensetzt.

Kontenart

E = Einnahmekonto, A = Ausgabekonto

Bezeichnung

Eine Beschreibung für das neue Unterkonto

Beitragskonto

Gibt an, ob es sich um ein Beitragskonto handelt. Dieser Kontentyp wird

programmintern an verschiedenen Stellen gesondert gehandhabt.


116

Zuwendungsart

Wenn es sich um ein Konto für Zuwendungen handelt, können hier verschiedene

Arten der Zuwendung eingestellt werden.

Personenart

Bei einem Zuwendungskonto muss hier angegeben werden, ob die Zuwendungen

von natürlichen oder einer juristischen Personen stammen.

aktiv

Wenn das Häkchen in diesem Feld entfernt wird, kann das Konto nicht mehr

bebucht werden.

Konto aufgelöst

Wird hier ein Häkchen gesetzt, dann wird beim nächsten Jahresabschluss das Konto

nicht mehr in das nächste Jahr übertragen.

Abschlussbericht Einzeldaten

Wenn das Konto im Abschlussbericht Einzeldaten mit aufgeführt werden soll, muss

hier ein Häkchen gesetzt werden.

Kostenstellenpflichtiges Konto

Soll zwingend zu jeder Buchung auf dieses Konto eine Kostenstelle angegeben

werden müssen, so muss hier ein Häkchen gesetzt werden.

Bebuchbar von / bis

Geben Sie hier an, innerhalb welches Zeitraums das Konto bebucht werden soll.

Voreingestellt ist der 01.01. bis 31.12. des aktuellen Buchungsjahres.

4.6.2.2 Ändern von Haupt- und Unterkonten

Nach Markieren eines Kontos in der Übersicht und Anklicken

des Buttons markierte Position ansehen können evtl.

Änderungen vorgenommen werden. Die Bezeichnung des

Kontos ist jederzeit änderbar, die Kontonummer kann nur

geändert werden, solange noch keine Buchungen auf das

Konto erfolgt sind.

Durch Wählen der Optionen aktiv und Konto aufgelöst lassen sich die

Kontoeinstellungen entsprechend verändern.


117

4.6.2.3 Löschen von Unterkonten

Durch Betätigen des Buttons Löschen kann ein noch nicht

bebuchtes Konto gelöscht werden.

Zum Löschen muss das Konto in der Übersicht markiert sein. Der Löschvorgang wird

erst nach einer Sicherheitsabfrage, in der die Löschung nochmals bestätigt werden

muss, durchgeführt. Sind auf dem markierten Konto bereits Buchungen erfolgt,

wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Löschvorgang wird

abgebrochen. Existiert zu einem zu löschenden Hauptkonto ein Unterkonto, wird

das Löschen ebenfalls abgewiesen.

4.6.3 Standardbuchungen

Für immer wiederkehrende Buchungen (Miete, Telefon u.ä.) können die benötigten

Vorgaben in Standardbuchungen hinterlegt werden. Bei der Buchungserfassung kann

eine Auswahlliste der bestehenden Standardbuchungen aufgerufen werden und die

benötigten Daten werden automatisch in die Buchung kopiert.

Wird die Funktion "Standardbuchung" aufgerufen, wird eine Übersicht der bereits

verfügbaren Standardbuchungen angezeigt:

Über den Button Neu wird das Eingabefenster für Standardbuchungen aufgerufen:


118

Um eine Standardbuchung im System zu hinterlegen müssen die folgenden Angaben

gemacht werden:

Beleg2:

Freies Feld zur Eingabe eines weiteren Sortier- und Ordnungskriteriums ohne

buchhalterische Relevanz (Feld ist optional).

Buchungstext:

Der Buchungstext kann mit Platzhaltern variabel gestaltet werden. Die Platzhalter

werden bei der Übernahme der Standardbuchung in das Buchungsfenster durch

entsprechende Daten ersetzt. Die Liste der möglichen Platzhalter wird mit einem

Klick auf den Auswahlbutton angezeigt.

Die Platzhalter können per Tastatur eingegeben werden oder aus der Auswahlliste

ausgewählt werden. Bei der Auswahl aus der Liste wird der Platzhalter an die Stelle

gesetzt, an der sich der Textcursor beim Aufklappen der Auswahlliste befindet.


119

Bestandskonto:

Vorgabe des Bestandskontos welches an der Buchung beteiligt ist. Eine

entsprechende Auswahlliste ist über das Pull-Down-Menü abrufbar.

Konto:

Das zugehörige Einnahme- oder Ausgabekonto. Wird eine Geld-Transferbuchung

(von Bestandskonto auf Bestandskonto, z.B. von Bankkonto auf Kasse) angelegt,

muss hier ein weiteres Bestandskonto angegeben werden (vgl. Kapitel:

"Transferbuchungen" ). Die Einnahme- und Ausgabekonten sind in einer

Auswahlliste verfügbar.

Betrag:

Eingabe des zu buchenden Betrages. Handelt es sich um einen variablen Betrag

(z.B. Telefonkosten) kann dieses Feld auch freigelassen werden. Der zu buchende

Betrag wird dann bei der endgültigen Buchung eingepflegt.

Das Feld Restbetrag ist nur bei der Erfassung einer Splittbuchung (vgl. Kapitel:

"Splittbuchung" ) relevant.

Kostenstelle

In das Feld Kostenstelle kann eine vorhandene Kostenstelle eingetragen werden.

Eine entsprechende Auswahlliste ist über das Pull-Down-Menü abrufbar.

Projekt

In das Feld Projekt kann ein vorhandenes Projekt eingetragen werden. Eine

entsprechende Auswahlliste ist über das Pull-Down-Menü abrufbar.

Sortierfolge

43

120


120

Das Feld Sortierfolge kann mit Zahlen von 0 bis 99999 versehen werden. Anhand

dieser Zahlen wird die Reihenfolge der Standardbuchungen in der Auswahlliste des

Buchungsfensters bestimmt. Diese Art der Sortierung muss im Fenster "Optionen"

(Buchungsfenster/Sortierung der Standardbuchungen) aktiviert werden.

Über den Button Speichern wird das Fenster geschlossen, die Daten gespeichert

und der neue Datensatz in der Übersichtstabelle angezeigt.

Der Button Splittbuchung verzweigt in die Funktion zur Aufteilung der

Standardbuchung.

4.6.3.1 Splittbuchung

Standardbuchungen, die grundsätzlich auf zwei oder mehrere Einnahme- und

Ausgabekonten verbucht werden sollen, können gesplittet werden.

Nach Aufruf der Funktion Splittbuchung wird zunächst eine Übersicht der einzelnen

Buchungssätze angezeigt. Wird eine neue Standardbuchung erfasst, ist diese

Übersicht leer:

Über den Button Neu wird die Eingabemaske zur Erfassung geöffnet:

25


121

Ein Buchungssatz für eine Splittbuchung muss folgende Angaben enthalten:

Konto:

Angabe des Kontos, auf welches der Teilbetrag verbucht werden soll.

Buchungstext:

Eingabe eines freien Buchungstextes.

Prozent:

Ermittlung des zu verbuchenden Splittbetrages über den prozentualen Anteil an der

Gesamtsumme.

Betrag:

Eingabe des Teilbetrages, der verbucht werden soll.

Steuercode:

Angabe des zu berücksichtigenden Steuercodes.

Über den Button Speichern wird der Datensatz gesichert und in der Übersicht


122

angezeigt. Weitere Buchungssätze für die Standardbuchung werden nach der

gleichen Vorgehensweise angelegt.

Sind alle Buchungssätze angelegt, kann die Übersicht über den Button Schließen

verlassen werden.

4.6.4 Umsatzsteuer

Bei der Installation von GDKasse 4.5 werden z. Zt. drei Standard-Steuercodes

angelegt:

Werden davon abweichende Steuercodes benötigt, können diese über die

Schaltfläche Neu angelegt werden:


123

Hierbei muss ein Steuercode vergeben sowie der entsprechende Steuersatz

eingegeben werden.

Die Steuersätze werden lediglich zur Umrechnung von Nettobeträgen aus

Bruttobeträgen genutzt, da das Kassenbuch nur Bruttobeträge speichert (vgl.

Kapitel: "Steuerliste" ).

4.6.5 Planwertgruppen

Mittels der Funktion „Planwertgruppen" können Einnahmen- und Ausgabenkonten zu

übergeordneten Gruppen zusammengefasst werden. Diesen Gruppen kann ein

Budget zugeordnet werden.

In der Übersichtstabelle werden alle existierenden Planwertgruppen angezeigt.

70


124

4.6.5.1 Neuanlage einer Planwertgruppe

Durch Anklicken des Buttons Neu wird das Eingabefenster geöffnet.

Eine Planwertgruppe muss folgende Angaben enthalten:

Gruppennummer:

Vergabe einer frei wählbaren Nummer für die Planwertgruppe.

Bezeichnung:

Eingabefeld für eine frei wählbare Bezeichnung.

Warnung:

Jeder Planwertgruppe kann eine prozentuale Warngrenze zugeordnet werden.

Dieser prozentuale Wert wird auf Basis des Budgets errechnet. Wird die Höhe des

Warnwertes durch eine Buchung erreicht oder überschritten, wird eine

entsprechende Warnmeldung angezeigt.

Warnung aktiv:

Durch Anwählen dieser Option wird der Warnwert aktiviert.


125

Budget:

Hier wird das geplante Budget dieser Planwertgruppe hinterlegt.

Achtung: Der Betrag muss bei Ausgabekonten mit einem negativen Vorzeichen

eingegeben werden.

Die Felder Mandant und Buchungsjahr werden durch das Programm vorgegeben.

Über den Button Speichern wird das Eingabefenster geschlossen und die Daten

gesichert.

4.6.5.1.1 Kontenzuordnung

Über den Button Planwert Konto werden den

Planwertgruppen die zugehörigen Konten zugeordnet.

In der Übersicht werden die bestehenden Zuordnungen angezeigt.

Der Button Neu erzeugt eine neue Reihe in der Tabelle; durch Öffnen des

Pull-Down-Menüs kann ein Konto ausgewählt und zugeordnet werden.

Mit dem Button Schließen wird die Auswahl gesichert.


126

4.6.5.1.2 Warnmeldung

Wird bei einer Buchung auf ein Konto der Warnwert der Planwertgruppe erreicht

oder überschritten, wird eine Meldung durch das Programm angezeigt:

4.6.6 Projekt

Buchungen auf Ein- und Ausgabekonten können einem Projekt zugeordnet werden.

Hierzu muss das erforderliche Projekt zunächst definiert werden.

Nach Aufruf der Funktion erscheint eine Übersicht der bestehenden Projekte:

Über den Button Neues Projekt kann ein neues Projekt angelegt werden:


127

Zur Definition eines Projektes muss ein Name und eine Beschreibung hinterlegt

werden.

Über den Button Speichern wird das Fenster geschlossen und das Projekt ist

innerhalb der Buchungen verfügbar.

Systemverwaltung GDKasse 4.5

128

5 Systemverwaltung

Die Bedienung des Funktionsbereiches Systemverwaltung ist in fünf Bereiche

unterteilt:

Berichte

Möglichkeit zur Systemanalyse.

Externe Daten

Im- und Export von Buchungen sowie Export von Rechenschaftsberichten.

Prüf-Parameter

Ansicht der Prüf-Parameter für Spendenbuchungen.



gepflegt.

System

Anlage eines neuen Buchungsjahres

SystemverwaltungGDKasse 4.5

129

5.1 Berichte

Der hier verfügbare Bericht erstellt eine Systemanalyse.

Hier werden alle Informationen zur Anzahl der Buchungen, Bestandskonten und

E-A-Konten ausgewiesen.

Darüber hinaus werden die variablen Daten des Mandanten, der Datenbank etc.

ausgewiesen.


130

5.2 Externe Daten

In diesem Bereich sind verschiedene Import- und Exportfunktionen zu finden, über

die Daten zwischen GDKasse 4.5 und anderen Programmen ausgetauscht werden

können. Die einzelnen Funktionen werden im Folgenden beschrieben.


131

5.2.1 Buchungen exportieren

Hier können Buchungen selektiert und in eine Ausgabedatei exportiert werden.

Sie können dabei zum Beispiel einen bestimmten Belegnummern-Bereich auswählen

oder einen Zeitraum definieren. Es werden dann nur Belege mit diesem Datum

berücksichtigt.

Als Ausgabeformat steht derzeit nur CSV ("Character Separated Values") zur

Verfügung. Dieses Format kann jedoch problemlos zum Beispiel von Microsoft Excel

oder Open Office interpretiert werden.

Als Feldtrennungs-Zeichen können Sie zwischen einem Semikolon (";") und einem

Tabulator wählen. Voreingestellt ist das Semikolon.

Als Trennsysmbol zwischen den einzelnen Datensätzen stehen CRLF ("Carriage

Return, Line Feed" / Wagenrücklauf mit Zeilenvorschub), CR (nur Wagenrücklauf)

oder LF (nur Zeilenvorschub) zur Auswahl. Standard ist CRLF. Bitte informieren Sie

sich beim Hersteller des Programms, in das Sie die Exportdaten übernehmen

möchten, über die korrekten Einstellungen für die Feld- und Satztrennung.

Als Ausgabedatei wird Ihnen beim ersten Aufruf der Funktion der Dateiname

"BU_Export.csv" im Anwendungsordner vorgeschlagen. Sollten Sie hier eine

alternative Einstellung vornehmen, merkt sich GDKasse 4.5 diese Eingabe und


132

schlägt sie beim nächsten Aufruf der Funktion automatisch wieder vor.

5.2.2 Buchungen importieren

Diese Funktion ermöglicht den Import von Buchungen aus einer Excel-Datei in das

Kassenbuch. Die Buchungen werden als Stapelbuchung hinterlegt.

Zunächst muss die gewünschte Datei, die importiert werden soll, ausgewählt

werden.


133

Im zweiten Schritt müssen die Spalten den Buchungsfeldern zugeordnet werden.

Im folgenden Fenster muss ein Stapelname und das zu bebuchende Bestandskonto

angegeben werden.


134

Die Buchungen können nun importiert werden. Abschließend wird noch eine

Systembestätigung angezeigt:

Die importierten Buchungen sind nun unter dem vorgegebenen Stapelnamen im

System verfügbar und können weiterbearbeitet werden (vgl. Kapitel:

"Stapelbuchungen" )45


135

5.2.3 Spendendaten exportieren

Für den Export der Spendendaten stehen als Ausgabeformate CSV (Character

Separated Values) oder TXT zur Verfügung. Während beim Format CSV ein

Feldtrennungszeichen ausgewählt werden muss, so wird dieses Trennzeichen bei

TXT ignoriert. Die Ausgabe erfolgt dann mit einer festen Spaltenbreite.

Die einzelnen Spalten haben folgende Zeichenbreiten:

Bestandskonto 12

BezeichnungBKto 50

Konto 12

BezeichnungEAKto 50

Kontenart 1

Datum 10

Beleg 12

Buchungstext 255

BuchungsBetrag 20

StornoFlag 12

Zuwendungsart 1

MitgliedsNr 12

Mitglied 12

AdressArt 1

Geschlecht 1

Anrede 50

Titel 50


136

Name1 50

Name2 50

Name3 50

Name4 50

Wohnhaft 50

Strasse 50

PPLZ 10

Postfach 10

LKZ 3

PLZ 10

Ort 50


5.3.1 Mandant, Auswahl Kontenrahmen

Diese Funktion zeigt die angelegten Mandanten an. Sie befinden sich in der

Karteikarte Übersicht. Durch Anklicken der weiteren Karteikarten sind

unterschiedliche Ansichten des aktiven Mandanten möglich.


137

Wird der Button Bearbeiten angeklickt, wechselt die Ansicht in die Karteikarte

Mandant. Über den Aufruf des Buttons Mandant deaktivieren kann der in der

Übersicht aktive Mandant aus dem Programm entfernt werden.

5.3.1.1 Karteikarte Übersicht

Hier sind alle Mandanten in Kurzform, mit Angaben zu Mandantennummer,

Gliederungsname, Buchungsjahr und Verzeichnis der Datenbank zu sehen.

Wird der Button Bearbeiten angeklickt, wechselt die Ansicht in die Karteikartei


138

Mandant.

Über den Aufruf des Buttons Mandant deaktivieren kann der in der Übersicht

aktive Mandant aus dem Programm entfernt werden.

5.3.1.1.1 Mandant deaktivieren

Ein Mandant kann deaktiviert werden. Er wird dann nur noch in der Auswahlliste

der abgeschlossenen Mandanten gezeigt. Es erfolgt eine Abfrage, die durch

Bestätigen des Buttons Ja akzeptiert werden muss.

5.3.1.2 Karteikarte Mandant

Einzelne Angaben zum Mandanten (vgl. Kapitel: "Neuen Mandanten anlegen" )

können hier verändert werden, z.B. die Anschrift. Nicht veränderbar sind die Art

11


139

der Gliederung und die Länge der Haupt- und Unterkonten.

Durch Anklicken der Schaltfläche Übersicht kann wieder in die vorherige Ansicht

gewechselt werden.

5.3.1.3 Karteikarte Organisations-Daten

Die Karteikarte Organisations-Daten zeigt die im Mandantenstamm hinterlegten

Organisationsdaten. Diese sind nicht änderbar.


140

5.3.1.4 Karteikarte Kontenrahmen

Die Karteikarte Kontenrahmen zeigt den ausgewählten Kontenrahmen an. Nach

dem Öffnen der Dropdown-Liste können hier weitere mit dem Programm

ausgelieferte Kontenrahmen aktiviert werden. Durch Betätigen der Funktionen Alle

Kopieren oder Einzeln Kopieren können markierte Konten direkt kopiert und damit

angelegt werden.

5.3.2 Benutzer einrichten

In dieser Funktion können neue Benutzer eingerichtet oder bestehende

Benutzerdaten geändert werden.

In der Übersicht wird eine Liste der registrierten Benutzer angezeigt:


141

Durch Anklicken des Buttons Neu kann ein neuer Benutzer angelegt werden.

5.3.2.1 Neuen Benutzer anlegen

Hier müssen die Felder Benutzerkennung, Benutzername, Mitarbeiter Nr., Passwort

und Benutzergruppe gefüllt werden.

Wird das Feld Systembetreuer aktiviert, erhält der Benutzer alle Rechte in GDKasse

4.5. Durch das Markieren werden alle Einschränkungen durch evtl. vergebene

Zugriffsbeschränkungen wirkungslos.

In das Feld Benutzergruppe muss eine Kennung oder ein Name für die

Benutzergruppe eingegeben werden, zu welcher der Benutzer gehören soll. Die

Benutzergruppe darf max. 10 Stellen lang sein. Eine Auswahl der vorhandenen


142

Benutzergruppen kann durch Anklicken des Pull-Down-Menus angezeigt werden.

Beim Speichern der Daten wird ein Hinweis angezeigt, der darauf hinweist, dass

einige der Änderungen erst nach erneutem Anmelden aktiviert sind. Anschließend

werden die Daten gesichert.

5.3.2.2 Funktionen

Benutzern, die nicht als Systembetreuer eingerichtet sind, müssen Rechte

zugeordnet werden. Um einem Benutzer Rechte zuzuordnen, muss der Button

Funktionen angeklickt werden. Im folgenden Fenster werden die zur

Benutzergruppe existierenden Funktionen angezeigt.

Wenn eine noch nicht existierende Benutzergruppe angegeben wird, erscheint eine

leere Übersicht. Um die Übersicht mit den vordefinierten Funktionen zu füllen,

können über den Button Anwend.-Bereich einfügen die verfügbaren

Anwendungsbereiche aufgerufen werden.

Existierende Benutzergruppen können über den Button Benutzer kopieren schnell

und einfach kopiert werden. Hierzu muss aus der Liste der verfügbaren

Benutzergruppen die gewünschte ausgesucht werden.

Ist die Spalte Sichtbar markiert, wird die entsprechende Funktion eingeblendet und

kann vom Benutzer aufgerufen werden. Soll eine Funktion ausgeblendet werden,

muss diese Spalte deaktiviert sein.

Die Spalte Aktiviert hat z. Zt. keine Funktion.

Sollen Änderungen an einem bestehenden Benutzer vorgenommen werden, muss

dieser Datensatz in der Übersicht markiert werden. Durch einen Doppelklick auf

diese Zeile oder Anklicken des Buttons Markierte Positionen ansehen öffnet sich


143

das Änderungsfenster.

5.3.3 Eigenes Passwort ändern

Soll das eigene im Benutzerstamm hinterlegte Passwort geändert werden, kann dies

nach Aufruf dieser Funktion erfolgen.

Zum Ändern des aktuellen Passworts müssen das alte und das neue Passwort

eingegeben werden. Das neue Passwort muss zusätzlich ein zweites Mal eingegeben

werden.

5.3.4 Gruppen und Kategorien

Gruppen dienen der Zusammenfassung einzelner Kategorien zu sinngemäßen

Bündeln.

Kategorien sind einfache Schlüsselwerte, die nur die Felder Name und Beschreibung

enthalten und werden häufig in den Auswahllisten angesprochen.


144

5.4 System

Über diese Funktion wird ein neues Buchungsjahr für den Mandanten angelegt.

Zunächst erfolgt eine Sicherheitsabfrage durch das System.

Das aktuelle Buchungsjahr wird nicht abgeschlossen.

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Benutzerhandbuch - Gedicon GmbH · 2018. 8. 17. · Westfalen und einen Standardkontenrahmen SKR49. Nach der Übernahme steht Ihnen der ausgewählte Kontenrahmen im Kassenbuch zur