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Best practice BI zur Kliniksteuerung Branchenexpertise zur Konzeption und Nutzung der zertifizierten Data Warehouse Lösung HCe®

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HCe® – das Business Intelligence Tool für Ihr KrankenhausDer Health Care explorer® ist eine inte­grierte, ganzheitliche und unternehmens­weite Business Intelligence Software für Krankenhäuser. Aus den vorhandenen Basissystemen (ERP,KIS u.a.) des Kran­kenhauses werden alle relevanten Daten über Schnittstellen in ein zentrales Data Warehouse übernommen. Dafür hat TIP GROUP® über 200 Standardschnitt­stellen zu allen wichtigen operativen Systemen (SAP, iMedOne uvm.) entwi­ckelt. Der Großteil der Schnittstellen ist zertifiziert und garantiert dadurch kurze Einführungszeiten.

TIP GROUP® ermöglicht mit dem Health Care explorer® ein voll automatisiertes Berichtswesen, das betriebswirtschaftli­che und klinische Daten aus den kranken­hausinternen EDV­Systemen miteinander

verknüpft und den jeweiligen Benutzern zur Verfügung stellt. Darüber hinaus bietet HCe® umfangreiche Analysemöglichkeiten für alle Krankenhausbereiche an, wie Me­dizincontrolling, OP­Controlling, Material­ und Personal­Analysen etc. Voll integrierte

betriebswirtschaftliche Module wie Kos­tenstellen­ und Kostenträgerrechnung und Elemente des strategischen Controllings wie Planung, Simulation, Prozess­ und Risikomanagement runden das Produkt­portfolio ab.

Solidaris und TIP ­ Gebündelte KompetenzLaufend neue Rahmenbedingungen zwingen zu permanenten Anpassungen, zu Reaktionen auf das Verhalten der Markt­teilnehmer und zu wirtschaftlichem Handeln. Der damit verbundene erhöhte Informationsbedarf, der Umgang mit großen Datenmengen und die steigende Komplexität stellen die Herausforderung der nächsten Jahre im Krankenhausma­nagement dar.

Investitionen in technologische Lösungen zur Datenauf­bereitung und Visualisierung sind zum einen die Basis zur Bewältigung dieser Herausforderung. Zum anderen bedingt die Einführung dieser Technologien den Aufbau von Manage­ment Informationssystemen und Analysemodellen, die be­nutzerbezogene Anwendung analytischer Beratungsleistung und eine strukturierte Umsetzungsbegleitung. TIP GROUP® als Softwarehersteller und die Solidaris Unternehmensbera­tungs­GmbH bündeln beide Kompetenzen – Technologie und Beratung – in einem gemeinsamen Lösungsportfolio und bieten damit einen einzigartigen Kundennutzen und einen zukunftsfähigen Weg im Umgang mit steigender Komplexität.

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4 Phasen auf dem Weg zu einem Best practice SteuerungsinstrumentDie Einführung von HCe® erfolgt in mehreren Phasen entspre­chend den aktuellen Anforderungen des Krankenhauses. Nach der Implementierung des Data Warehouse wird als erstes ein Standardreporting aufgebaut, das Berichte und Cockpits enthält, mit denen das Krankenhaus sofort effektiv gesteuert werden kann. Diese ermöglichen den Fachbereichsleitern jederzeit einen Überblick über alle steuerungsrelevanten Kennzahlen. Als nächster Schritt folgt der Aufbau einer Kostenstellenrechnung und/oder

Kostenträgerrechnung. Diese kann sowohl nach InEK als auch nach hausinternen Richtlinien erstellt werden. Um die Steuerung auf Abteilungsebene zu ermöglichen wird in der Folge eine fachabtei­lungsbezogene Ergebnisrechnung oder Deckungsbeitragsrechnung erstellt. Damit erhalten die Leiter der Fachabteilungen detaillierte Informationen zu den Kosten­ und Leistungsstrukturen ihrer Ab­teilungen. Optimierungspotenziale des Leistungsangebots und der Prozesse der Leistungserstellung werden dadurch evident.

Phase 1: Einführung Data Warehouse

Mit der Einführung des HCe® Data Warehouse wird der Grundstein für das unternehmensweite strategische und operative Control­ling gelegt. Hierzu ist es zum einen notwendig, die inhaltsrelevan­ten Produktivsysteme wie KIS, ERP, Radiologie uvm. festzulegen, die Daten in ein einheitliches Datenformat zu konvertieren und Datenlücken oder Inkonsistenzen zu identifizieren.

Zur Sicherung der Datenqualität im HCe® Data Warehouse wird der DQA – Data Quality Assistent – eingesetzt. Der DQA prüft im Zuge der Datenintegration sowohl das Vorhandensein von Basisdaten, wie beispielsweise Schnitt­Naht­Zeiten. Als auch die Plausibilität und Vollständigkeit der Daten über frei definierbare Regeln.

Meilensteine der ersten Phase

§ Gemeinsamer Kickoff Workshop § Installation HCe®­Server § Installation der Schnittstellen zu den Produktivsystemen § Datenübernahme und Plausibilisierung § Aufbau Auswertungsbereiche

EINFÜHRUNGS- UND UMSETZUNGSPHASEN HCE®

§ Phase 1: Einführung Data Warehouse § Phase 2: Reporting mit steuerungsrelevanten Berichten und Cockpits § Phase 3: Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung (nach InEK) § Phase 4: Fachabteilungsbezogene Ergebnisrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)

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Phase 2: Reporting mit steuerungs­relevanten Berichten und Cockpits

Um möglichst schnell von der Lösung pro­fitieren zu können wird als erstes ein Stan­dardreporting aufgebaut, das Berichte und Cockpits enthält, mit denen das Kranken­haus sofort effektiv gesteuert werden kann. Diese ermöglichen jederzeit einen Überblick über alle steuerungsrelevanten Kennzahlen. Ausgehend von einem Sollkonzept für das Berichtswesen werden Berichtscockpits, Standardberichte und Vorlagen für Ad­hoc­Analysen erstellt. Durch intensive Anwen­derschulungen wird sichergestellt, dass die Analysen und Berichte in der Folge von den Nutzern selbst aktualisiert und weiterentwi­ckelt werden können.

Inhalte:

§ Ist­Analyse der Steuerungsinstrumente § Krankenhausindividuelles Sollkonzept

für das Berichtswesen § Datenplausibilisierung und Einführung

von steuerungsrelevanten Kennzahlen § Schulung zur Erstellung von Ad­hoc­

Analysen und Berichten § Erstellung von Berichtscockpits (bspw.

Geschäftsführung, Chefarzt, OP) § Selbstständige Anpassung und

Weiterentwicklung der Berichte und Auswertungen

§ Komplette inhaltliche Begleitung und Sicherstellung der Fortführung des Projektes

Ihr Nutzen:

§ Professionelle Kontroll­ und Steuerungsmechanismen

§ Zeitnahes Kennzahlenreporting § Qualitative Aufwertung des

Berichtswesens § Reduzierung des Zeitaufwands bei der

Erstellung von Berichten § Abbildung von individuellen

Anforderungen und spezifischen Besonderheiten

§ Umfassende und konsistente Daten § Individuelle, empfängerorientierte

Berichtsverteilung § Intuitiv bedienbar von Empfängern

und Anwendern

Phase 3: Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung ­ nach InEK oder individuell

Die Erstellung einer Kostenstellenrech­nung ermöglicht es der Geschäftsführung Kosten und Erlöse, die im Zusammenhang mit der Erstellung von medizinischen Leis­tungen auf den einzelnen Kostenstellen anfallen, einander gegenüberzustellen.

Durch die zusätzliche Einführung einer Kostenträgerrechnung wird die Möglich­keit geschaffen, die höchstmögliche Kos­tentransparenz für einzelne Leistungen herzustellen, was die Evaluierung des Leistungsportfolios ermöglicht und wert­volle Informationen für die Verhandlungen mit Versicherern bietet.

Inhalte:

§ Vorabprüfung der Voraussetzungen für die Einrichtung einer Kostenträger­rechnung (Quick Check)

§ Erstellung der Ablaufschritte der KORE nach InEK­Vorgabe inklusive Schulung der Mitarbeiter (Umgang mit der Software / Methodik)

§ Analyse der Kosten­ und Leistungs­daten Ihres Krankenhauses unter Beachtung der Vorgaben des InEK­Kalkulationshandbuches und eigener langjährig erprobter Standards

§ Erstellung der Kostendaten gemäß § 21 KHEntgG zur Übermittlung an die Datenannahmestelle der Selbstverwaltung

§ Begleitung beim InEK­Fehlerverfahren

Ihr Nutzen:

§ Kostenstrukturen kennen und richtig steuern

§ Refinanzierung der entstehenden Kosten durch die Vergütung aus der Teilnahme an der InEK­Kalkulation

§ Stärken und Schwächen des Leistungs­portfolios identifizieren

§ Beeinflussung des DRG­/PEPP­Kataloges durch Teilnahme an der InEK­Kalkulation

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Phase 4: Fachabteilungsbezogene Ergebnisrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)

Ziel der Kostenrechnungen ist es, eine möglichst verursa­chungsgerechte Zuordnung von Kosten und Erlösen auf die Endkostenstellen und somit die einzelnen Fachabteilungen zu erreichen. Die fachabteilungsbezogene Ergebnisrechnung verhilft zur Darstellung der einzelnen Deckungsbeiträge je Fachabteilung. Aussage über den Wertbeitrag einer Abteilung zum Gesamtergebnis des Krankenhauses treffen.

Die Abteilungsergebnisrechnung mit ihren zwei Elementen Kostenstellenrechnung und Erlösverteilung ermöglicht die differenzierte Betrachtung von Kosten und Erlösen in den Fachabteilungen. Diese Überleitung ermöglicht die Darstel­lung des Abteilungsergebnisses in Form einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung und erlaubt so eine valide Aussage über das Ergebnis. Dies stellt eine solide Grundlage für die Vergleichbarkeit und Steuerung der Abteilungen dar.

Inhalte:

§ Einrichtung der fachabteilungsbezogenen Ergebnisrechnung (im Data­Warehouse)

§ Unterstützung bei der Verteilung von Kosten und Erlösanteilen

§ Schulung der Mitarbeiter (Umgang mit der Software / Methodik)

§ Begleitung und Unterstützung bei der Analyse und Abtei­lungsgesprächen auf Basis der Analyseapplikation

§ Optionale Durchführung von Anschlussprojekten (bspw.: Analyse der Notfallambulanz)

Ihr Nutzen:

§ Faire und verursachungsgerechte Verteilung der DRG­Erlöse § Potenzierung der Aussagekraft einer bestehenden

Kostenträgerrechnung § Ganzheitliche Sichtweise von Abteilungsergebnissen mit

allen ergebnisrelevanten Bestandteilen § Identifikation unwirtschaftlicher Abteilungen und Hinweise

auf Kosteneinsparungen § Herstellung von Ergebnistransparenz für die Unternehmens­

leitung und die Chefärzte § Schaffung von Verantwortung für das Abteilungsergebnis

VARIANTEN DER ERLÖSVERTEILUNG § AKVD­Methode/Aufwandskorrigierte Verweildauer­Methode § Erlösorientierte Budgetierung nach Thiex­Kreye et al. § Aufwandsorientiertes Erlössplitting § Dual­Day­Mix­Index (DDMI) § Ergebnisorientierte Erlösrechnung (EER)

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Annette SchaadeControlling Klinikum Herford

„Das bestehende Berichtswesen und die bestehenden Kennzahlen werden zu einem ganzheitlichen, integrierten, personenunabhängigen und empfängerorientierten Führungsinformationssystem ausgebaut. Unser Ziel ist die ganzheitliche Steuerung und Kontrolle des Unternehmensgeschehens und der Aufbau von fachbereichsbezogenen Management-Cockpits. Dieses Ziel soll in kurzer Zeit erreicht werden. Durch die TIP GROUP® wurde die technologische Grundlage mit dem Data Warehouse HCe® geschaffen, durch die Solidaris Unternehmensberatungs-GmbH wird das Projekt strukturell und inhaltlich begleitet. Dadurch kann die zeitliche Belastung für unsere Mitarbeiter in der Projektphase gering gehalten werden.“

Einführung eines Führungsinformationssystems mit HCe® Success Story Klinikum Herford

Ausgangssituation

Im Klinikum Herford wurde im Rahmen einer Kooperation zwischen TIP GROUP® und Solidaris Unternehmensberatungs­GmbH das Data Warehouse HCe® zur Erstellung eines Führungs­informationssystems eingeführt. Bei der Auswahl der Business Intelligence­Lösung entschied sich das Klinikum, auf der Grund­lage ihrer langjährigen erfolgreichen Zusammenarbeit mit der Solidaris Unternehmensberatungs­GmbH, ganz bewusst für HCe. Ausschlaggebend war die Möglichkeit, mit HCe® gleichzeitig ein effizientes Führungsinformationssystem und eine fachabteilungs­bezogene Ergebnisrechnung verbunden mit einer Kostenträger­rechnung aufzubauen.

Bereits seit vielen Jahren beteiligt sich das Klinikum Herford, unterstützt durch Solidaris, erfolgreich an der InEK­Kalkulation. Darüber hinaus wurde im Rahmen dieser Zusammenarbeit eine fachabteilungsbezogene Ergebnisrechnung entwickelt. Mit der Einführung von HCe® soll nunmehr eine ganzheitliche Data Warehouse­Lösung realisiert werden, welche die Ergebnisse aus Erlösverteilung und Kostenträgerrechnung vergleichbar macht. Aus den Ergebnissen sollen sich zukünftig Maßnahmen und Pla­nungen auf Grundlage valider Daten und verursachungsgerecht verteilter Kosten und Erlöse ableiten lassen. Auf Basis der glei­chen Datenquellen soll auch die Vergleichbarkeit mit den Reports aus dem Berichtswesen sichergestellt werden.

Projektablauf

In der ersten Projektphase wird zeitgleich mit der technischen Umsetzung des Data Warehouse und der Erstellung der Schnitt­stellen zu den Produktivsystemen von Solidaris das bestehende Berichtswesen analysiert, neu strukturiert und vereinfacht, sodass hieraus ein Führungsinformationssystem erwachsen kann. Ziel ist eine empfängerorientierte Berichterstattung, die über alle wesent­lichen Bereiche des Krankenhauses ganzheitlich informiert. Die Verknüpfungen zwischen Leistungs­ und Kostenseite, Kennzahlen zur Personalbelastung sowie der Vergleich von Input­ und Output­Größen haben dabei höchste Priorität. In Abstimmung innerhalb des Projektteams, bestehend aus Mitarbeitern des Klinikum Herford, Projektmanagern der TIP GROUP® sowie Beratern der Solidaris, wurde ein Sollkonzept gemeinsam erarbeitet, welches auf die technische Umsetzbarkeit hin überprüft und schließlich vom Auftraggeber freigegeben wurde.

Die Realisierung des Sollkonzepts in Form von Standardberichten in BIC 3 sowie Anwenderschulungen erfolgt in der laufenden Projekt­phase. Durch die Umstellung werden nicht nur die zeitaufwändige Berichtserstellung in Excel, sondern auch die Berichtsverteilung via E­Mail überflüssig. Denn ab sofort werden webbasierte Berichte benutzerdefiniert zur Verfügung gestellt, die einfach und schnell abzurufen sind. Finanzkennzahlen müssen zudem nicht mehr ma­nuell erfasst werden, wodurch Fehlerquellen verringert werden

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und eine höhere Datenqualität sichergestellt wird. Der Berichts­empfänger erhält zunächst in einem Cockpit einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und Entwicklungen und hat dann die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks tiefer in die Zahlen und Hinter­gründe einzusteigen.

Die Phasen 1 und 2, Erstellung von Führungsinformationssystem und Standardreporting, werden im Sommer 2015 abgeschlossen. Im nächsten Schritt wird 2015 die fachabteilungsbezogene Ergeb­nisrechnung fertiggestellt. Im Jahr 2016 folgt die Erstellung einer Kostenstellen­ und Kostenträgerrechnung nach InEK als Basis für die automatisierte Teilnahme an der InEK­Kalkulation.

Land: DeutschlandStandort Zentrale: HerfordAnzahl Kliniken: 1Anzahl Betten: 730Anzahl MitarbeiterInnen: über 1.850Anzahl stationäre Fälle: 30.000HCe® im Einsatz seit: 2014

HCe® Module: FIN, PER, PAT, MCO, OPS, KEN,

MDK, MVM, DQA, GRP, ARV BIC

Klinikprofil

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Nutzen stiften – mit Freude für Menschen

Die Solidaris­Unternehmensgruppe blickt auf eine über 80­jährige erfolgreiche Unternehmensgeschichte zurück und zählt damit zu den wenigen erfolgreichen Unternehmen in der branchenspezifischen Betreuung gemeinnütziger Träger und Einrichtungen des Gesundheits­ und Sozialwesens unterschied­lichster Größe und Rechtsform. Um einen nachhaltigen Erfolg zu garantieren, bietet die Solidaris­Unternehmensgruppe als führendes Prüfungs­ und Beratungsunternehmen im Non­Pro­fit­Bereich in allen wirtschaftlichen und rechtlichen Belangen Kompetenz und Qualität aus einer Hand.

Die innerhalb der Solidaris­Unternehmensgruppe agierende Solidaris Unternehmensberatungs­GmbH ist besonders spezia­lisiert auf operative, strategische und wirtschaftliche Fragestel­lungen in Einrichtungen des Gesundheits­ und Sozialwesens. Ihre Beratungskompetenzen erstrecken sich von strategischen Fragen der Unternehmenssteuerung über Fachthemen wie ganzheitliche integrierte Führungsinformationssysteme bis hin zu branchenspezifischen Lösungen im Controlling.

Alleine im Gesundheitswesen haben bereits mehr als 500 Kran­kenhäuser von den umfassenden Prüfungs­ und Beratungsleis­tungen der Solidaris­Unternehmensgruppe profitiert.

www.solidaris.de

Krankenhauswissen seit 25 Jahren

Die TIP GROUP® setzt seit nunmehr 25 Jahren mit innova­tiven Lösungen Maßstäbe für Software zur Unternehmens­steuerung im Gesundheitswesen. Unter dem Leitspruch „Controller lieben Excel“ entwickelt TIP GROUP® ganzheitli­che und flexible Controllinglösungen mit integriertem BWL­Knowhow und Krankenhaus­Content, die als Oberfläche Microsoft Excel verwenden.

Heute ist TIP GROUP® der führende Anbieter von Unter­nehmenssteuerungssoftware für Krankenhäuser und bietet mit dem Health Care explorer HCe® vielseitige Reporting­, Planungs­ und Analysewerkzeuge. Mit Standorten in Berlin, Düsseldorf, Zürich und Graz ist die TIP GROUP® im gesamten deutschsprachigen Raum vertreten. Ihr Produkt Health Care explorer (HCe®) ermöglicht eine ganzheitliche Steuerung des Krankenhauses mit einer integrierten Kosten­ und Leistungsrechnung. Mehr als 320 Krankenhäuser unter­schiedlicher Größen im DACH­Raum vertrauen bereits auf die Softwarelösung HCe®.

www.tip­ag.com