39 | BIT 1–2012

B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

1-2012

Januar

Durch Outsourcing profitieren

Konzentration auf das Kerngeschäft

Wissen ist eine wichtige Ressource. Nutzen Sie es richtig!

Optimieren Sie Ihr

IT Services Office Solutions Production Printing Managed Document Services www.ricoh.de

Dokumentenmanagement. Ihr Unternehmen wird davon profitieren.

Moving Ideas Forward.

Dienstleistungen, die den Ein- undAusgang von Post betreffen. Ricohdigitalisiert die Hauspost und sorgtfür die effiziente Verteilung der Ein-gangspost. Darüber hinaus leistetRicoh einen Hol- und Bring-Service.Empfangen, verteilen, ablegen –alles erfolgt aus einer Hand. DerPostausgang wird durch den profes-sionellen Druck-Service mit hervor-ragenden Ausdrucken versorgt undanschließend mit Kuvertierungs -lösungen zum Versand bereitge-macht. Durch die Verteilung derDruckaufträge auf unterschiedlicheStandorte und den Einsatz von Por-tooptimierung können Kosten fürBriefsendungen minimiert werden.

Zur richtigen Zeit am richtigen OrtDie richtige Information zum richti-gen Zeitpunkt am richtigen Ort –das ist in Unternehmen nur über di-gitale Prozesse möglich. Als Outsour-cing-Dienstleister gewährleistetRicoh seinen Kunden durch unter-schiedliche Dienstleistungen nach-

haltigen Erfolg. Durch sein Know-how und seine Erfahrungen rundum Dokumentenprozesse ermög-licht Ricoh höhere Produktivität und geringere Kosten.

„Ricoh sorgt mit seinen Outsour-cing-Dienstleistungen dafür, dass beiUnternehmen das eigene Kernge-schäft wieder in den Mittelpunktrückt. Durch Ricoh werden Doku-mentenprozesse hochwertig und effizient abgewickelt, Geschäftspro-zesse sind jederzeit transparent undKostenquellen klar identifizierbar.Die Kunden können unter demSchirm der Managed Document Ser-vices (MDS) von Ricoh aber auchdarüber hinaus alles bekommen,was sie für ihre komplette IT- undTelekommunikations-Infrastrukturbenötigen. Ricoh bietet alles auseiner Hand, wenn es um IT-Security,Server, Storage, Voice over IP, Netz-werke und Telekommunikationgeht. Die Services umfassen ebensoChange-, Configuration- und IMAC-Management, das gesamte AssetManagement sowie das Service Re-porting“, so Maas abschließend.

Ricoh im Kurzprofil

Die Ricoh DeutschlandGmbH ist ein führender Lö-sungsanbieter für digitaleBürokommunikation, Pro-duktionsdruck, IT-Servicesund unternehmensweitesDruck- und Dokumenten-Management. Das Portfolioumfasst Hardware- und Soft-ware-Lösungen, Produkti-onsdrucklösungen sowieOutsourcing-Dienstleistun-gen, professionelle Bera-tungs- und Service-Dienst-leistungen und branchenbe-zogene Unternehmensbera-tung. Ricoh Deutschland istein Tochterunternehmen desjapanischen Fortune Global500-Unternehmens Ricoh.Ricoh ist mit über 109000Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 23,4 Mrd.US-Dollar (Stand: März 2011)ein Global Player. InDeutschland beschäftigtRicoh rund 2600 Mitarbeiter.(www.ricoh.de)

Ricoh-Hauptsitz in Hannover:Neben seiner Hauptverwaltung istRicoh bundesweit u. a. mit zehnBusiness- und Service-Centern undfünf Sales-Offices vertreten.

Mit dem Ricoh Document Centeram Standort Brackenheim gehörtRicoh zu Deutschlands führendenAnbietern für Document ProcessOutsourcing.

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Dienstleistungen rund um Dokumentenprozesse

Vom Outsourcing profitierenDie Produktivität steigern, Kosten senken und gleichzeitig

den Fokus auf das Kerngeschäft legen – das geht nur mit

Outsourcing. Dazu bietet Ricoh umfassende Dienstleistungen

wie Managed Document Services (MDS), Business Process

Outsourcing (BPO), Document Process Outsourcing (DPO) und

I-Invoicing. Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen

können so entlastet und unterstützt werden, wenn es um

Prozesse rund um die Rechnungsstellung, die Hausdruckerei

oder auch das gesamte Dokumenten-Management geht.

„Studien zeigen, dass das ThemaOutsourcing bei Unternehmenimmer mehr im Trend liegt. RicohsLösungen für das Auslagern von Pro-zessen sind modular aufgebaut undkönnen daher passgenau auf die je-weiligen Anforderungen eines Unter-nehmens zugeschnitten werden“, soHolger Maas, National Director Out-sourcing bei Ricoh Deutschland.

Die Outsourcing Services Busi-ness Group von Ricoh bietet Unter-nehmen und Organisationen ausallen Branchen und Bereichen einbreites Portfolio an Outsourcing-Lö-sungen. Im Rahmen seines Outsour-cing-Angebotes „docu“ kann Ricohfür Unternehmen die Aufbereitungund den medienneutralen Versandvon Dokumenten wie z. B. Rech-

nungen, Mahnungen, Gehaltsab-rechnungen und die gesamte Tages-post betreuen.

Ebenso kümmert sich Ricoh in-nerhalb seines Outsourcing-Ge-schäftsbereichs „Dialog“ um kom-plette Kommunikationskampagnensowie die Umsetzung von datenba-sierten Lösungen für alle Kommuni-kationskanäle und Prozessanforde-rungen. Außerdem betreibt oderübernimmt Ricoh z. B. die Haus -druckerei oder integrierte Poststellevon Unternehmen. Ricoh-Mitarbei-ter sorgen dann bei Bedarf direkt vorOrt mit einem Rundum-Service füreinen reibungslosen Ablauf.

Prozesse effizient gestaltenUm für Unternehmen die Kommu -nikation mit ihrer Zielgruppe unddie damit verbundenen Prozesse effizienter zu gestalten, unterstütztRicoh sie mit den Schlüsselkompe-tenzen Document Process Outsour-cing (DPO), Business Process Out-sourcing (BPO), I-Invoicing sowiePrecision Marketing. Mit dem RicohDocument Center am Standort Bra-ckenheim gehört Ricoh zu Deutsch-lands führenden Anbietern für Docu-ment Process Outsourcing und stehtfür medienneutrale Prozess- und

Kommunikationslösungen. Dazu ge-hören z. B. Aufbereitung, Erstellungund Versand von Tagespost, Rech-nungen, Mahnungen und Gehalts -abrechnungen sowie die Umsetzungkompletter Kommunikationskam -pag nen. Im Mittelpunkt stehen einepartnerschaftliche Zusammenarbeitund die zuverlässige und schnelleAbwicklung von Aufträgen. Ricohunterstützt Unternehmen innerhalbihrer gesamten Kundenkommunika-tion – von der technischen Konzep-tion über das Daten-Management bishin zu Produktion, Finishing, Ver-sand und Response-Bearbeitung.Möglich sind auch klassische undkundenindividuelle Werbe-Mailings,kostengünstige Selfmailer oder Print-Specials.

Outsourcing von Gehaltsabrechnungen Vor allem das Auslagern des Drucksund Versands von Lohn- und Ge-haltsabrechnungen an einen quali -fizierten und spezialisierten Daten-und Druckdienstleister bedeutet fürUnternehmen neben dem deutli-chen Einsparpotenzial auch eine Erhöhung des Datenschutzes durcheine revisionssichere Datenüber-nahme und -verarbeitung.

Entscheidend für das Manage-ment von Daten ist das Know-howdes Dienstleisters. Prozesse werdendurch Ricoh zum Ricoh DocumentCenter ausgelagert, vollständig auto-matisiert bearbeitet und portoopti-miert versendet. Außerdem sorgt diekameragestützte Kuvertierung füreinen reibungslosen Ablauf mithöchster Sicherheit und Transpa-renz. Über eine webbasierte Portal-lösung können die Kunden denDurchlauf ihrer Dokumente jeder-zeit verfolgen.

Mit Werbung kombinierte Rech-nungen werden vom Kostenfaktorzum Umsatzbringer für Unterneh-men, denn die meisten Kundenlesen ihre Rechnung mit der platzier-ten Werbung mindestens einmal.Viele Kunden schauen sogar zwei-mal auf solche Transaktionsdoku-mente.

Outsourcing-Kompetenz beweistRicoh auch im Bereich Logistik. DieLogistikprozesse in Unternehmenlassen sich durch modulare Formu-

larlösungen deutlich effizienter ge-stalten, indem Logistikdokumenteund Prozessketten zunächst analy-siert und im nächsten Schritt opti-miert werden: Über den klassischenStandardvordruck hinaus können individuelle Vordrucke mit Adress-und Retourenetiketten, Kundenkar-ten, integrierten RFID-Transpondernoder Überweisungsträgern erstelltwerden. Ricoh steht dem Kundendabei mit Design- und Druckbera-tung zur Seite.

Rechnungsstellung auslagernEine Outsourcing-Möglichkeit fürdie elektronische Rechnungsstellungist Intelligent Invoicing (I-Invoicing).Diese Lösung ermöglicht Unterneh-men, alle Prozesse der Rechnungs -erstellung an Ricoh auszugliedern.Vom Rechnungseingang bis zumRechnungsausgang übernimmtRicoh den gesamten Workflow. DieUnternehmen können so über bishergebundene Ressourcen sofort verfü-gen. Unternehmen erhalten einenumfassenden Service, ohne Kontroll-,Qualitäts- und Leistungseinschrän-kungen hinnehmen zu müssen: Mitder Umstellung auf elektronischeRechnungsbearbeitung können sieihre Prozesse effizienter gestalten,sich besser auf ihr Kerngeschäft kon-zentrieren und dabei Einsparungenvon 50 bis 70 Prozent realisieren.

Auch mit der elektronischenRechnungsstellung können Kundenund Lieferanten weiterhin Rechnun-gen auf dem gewohnten Weg emp-fangen und erhalten – per E-Mail,Web-Portal, elektronischem Daten-austausch, Fax, PDF oder sogar aufPapier. I-Invoicing von Ricoh gehtdabei über ein reines „E-Invoicing“hinaus: Durch Erfassung der aktuel-len Prozesse des Unternehmens, dieEntwicklung eines Übergangsplansund der Einführung einer Service-Lieferungsplattform übernimmtRicoh die vollständige Verwaltungdes Rechnungsstellungsprozesses.

Ein weiterer Vorteil ist die Redu-zierung des Papierverbrauchs unddamit die Minimierung der Umwelt-auswirkungen. Da sowohl gedruckteals auch elektronische Rechnungenübermittelt werden, nutzt Ricoh alleseine Stärken – sowohl bei Druck-als auch bei IT-Dienstleistungen.

Zeit und Geld sparen beiHausdruckereienLangfristige Kostensenkung beigleichzeitig erhöhter Kostentranspa-renz – das ist die Aufgabe, die vieleUnternehmen bewältigen müssen,wenn es um die eigene Hausdrucke-rei geht. Vom Betrieb bis zur Über-nahme der Hausdruckerei ist in Ri-cohs Outsourcing-Angebot alles fürden jeweiligen Bedarf vorhanden.Als Service-Anbieter kann Ricoh Pro-zesse, Ressourcen und Technologiemanagen. In einem ersten Schrittanalysieren dazu Spezialisten in derRegel das Optimierungspotenzialund nehmen dabei die Systemland-schaft, Prozesse, das Leistungsport -folio und Zuständigkeiten genauunter die Lupe.

Bei einer vollständigen Über-nahme einer Hausdruckerei stehenMitarbeiter von Ricoh ständig alsAnsprechpartner und Dienstleistervor Ort zur Verfügung. Dabei räumtRicoh hohen Qualitäts- und Sicher-heitsstandards oberste Priorität ein.Digitale Druckdienstleistungen undDokumenten-Management inklu-sive Kopier-Service, Digitaldruck inSchwarzweiß und Farbe bis DINA3+ können ebenso zum Portfolioeiner „Ricoh-Hausdruckerei“ gehö-ren wie personalisierter Druck, Printon Demand, Scannen, Archivieren,Großformatdruck (Plan- und Plot-Service) und Weiterverarbeitungs-dienstleistungen.

Lösungen für den HochschulbereichBranchenspezifische Outsourcing-Kompetenz bieten die Experten der

Abteilung University Document Ser-vices (UDS) speziell für Hochschu-len. Für Universitäten, Fachhoch-schulen, Universitätskliniken und Bibliotheken kann Ricoh bei Bedarfalle Dienstleistungen und Servicesrund um das organisationsweiteDruck- und Dokumenten-Manage-ment übernehmen. Auch wenn esum spezifische Anforderungen wieAufsicht-Scanner für Bücher, Copy-Card-Systeme mit und ohne Börsen-funktion sowie Chipkartenlösungengeht – Ricoh hat über UDS die pas-sende Outsourcing-Lösung.

Auch für Veranstaltungen bietetRicoh mit seinen Event Services um-fangreiche Dienstleistungen, um soeinen reibungslosen Ablauf der Do-kumentenprozesse zu gewährleis-ten. Gleichzeitig trägt Ricoh dazubei, diese nachhaltiger zu gestalten.Ricoh kann hier als Dienstleister bei-spielsweise die Organisation der ge-samten Logistik und die Kommuni-kation mit anderen beteiligtenDienstleistern übernehmen. Um

einen problemlosen Rollout der Out-put-Infrastruktur zu gewährleisten,stellen Ricoh-Techniker die Systemebereit und bieten bei Bedarf einen24-Stunden-Service.

Von den Outsourcing-Standorten profitierenBundesweit ist Ricoh mit zahlrei-chen Outsourcing-Standorten prä-sent. An 18 Standorten bietet Ricohkompetenten Service für digitaleDruckdienstleistungen und profes-sionelles Dokumenten-Management.Ausgestattet mit modernsten Pro-duktionsdrucksystemen verfügen dieStandorte über eine Vielzahl vonMöglichkeiten, um für Kunden bei-spielsweise eilige Dokumente oderKleinauflagen von Broschürenschnell auf Papier zu bringen. Obeinfacher Druckauftrag oder hoch-wertige Broschüre – Ricoh produ-ziert hier Druckaufträge on Demandund in bester Qualität.

Rundum-Service für die Hauspost Lagert ein Unternehmen die eigenePoststelle aus bzw. beauftragt einenDienstleister, kann es sich besser aufsein Kerngeschäft konzentrieren.Poststellendienste umfassen alle

Die Outsourcing Services BusinessGroup von Ricoh bietet Unterneh-men und Organisationen aus allenBranchen und Bereichen ein breitesPortfolio an Outsourcing-Lösungen.

Ricohs Lösungen für das Auslagernvon Prozessen sind modular aufge-baut und können daher passgenauauf die jeweiligen Anforderungeneines Unternehmens zugeschnittenwerden.

Holger Maas, National DirectorOutsourcing beiRicoh Deutsch-land: „Ricoh sorgtmit seinen Out-sourcing-Dienst-leistungen dafür,dass bei Unter-nehmen das eigene Kernge-schäft wieder inden Mittelpunktrückt. Durch Ricohwerden Doku-mentenprozessehochwertig abge-wickelt, Geschäfts-prozesse sindtransparent undKostenquellenklar identifizier-bar.“

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Dienstleistungen rund um Dokumentenprozesse

Vom Outsourcing profitierenDie Produktivität steigern, Kosten senken und gleichzeitig

den Fokus auf das Kerngeschäft legen – das geht nur mit

Outsourcing. Dazu bietet Ricoh umfassende Dienstleistungen

wie Managed Document Services (MDS), Business Process

Outsourcing (BPO), Document Process Outsourcing (DPO) und

I-Invoicing. Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen

können so entlastet und unterstützt werden, wenn es um

Prozesse rund um die Rechnungsstellung, die Hausdruckerei

oder auch das gesamte Dokumenten-Management geht.

„Studien zeigen, dass das ThemaOutsourcing bei Unternehmenimmer mehr im Trend liegt. RicohsLösungen für das Auslagern von Pro-zessen sind modular aufgebaut undkönnen daher passgenau auf die je-weiligen Anforderungen eines Unter-nehmens zugeschnitten werden“, soHolger Maas, National Director Out-sourcing bei Ricoh Deutschland.

Die Outsourcing Services Busi-ness Group von Ricoh bietet Unter-nehmen und Organisationen ausallen Branchen und Bereichen einbreites Portfolio an Outsourcing-Lö-sungen. Im Rahmen seines Outsour-cing-Angebotes „docu“ kann Ricohfür Unternehmen die Aufbereitungund den medienneutralen Versandvon Dokumenten wie z. B. Rech-

nungen, Mahnungen, Gehaltsab-rechnungen und die gesamte Tages-post betreuen.

Ebenso kümmert sich Ricoh in-nerhalb seines Outsourcing-Ge-schäftsbereichs „Dialog“ um kom-plette Kommunikationskampagnensowie die Umsetzung von datenba-sierten Lösungen für alle Kommuni-kationskanäle und Prozessanforde-rungen. Außerdem betreibt oderübernimmt Ricoh z. B. die Haus -druckerei oder integrierte Poststellevon Unternehmen. Ricoh-Mitarbei-ter sorgen dann bei Bedarf direkt vorOrt mit einem Rundum-Service füreinen reibungslosen Ablauf.

Prozesse effizient gestaltenUm für Unternehmen die Kommu -nikation mit ihrer Zielgruppe unddie damit verbundenen Prozesse effizienter zu gestalten, unterstütztRicoh sie mit den Schlüsselkompe-tenzen Document Process Outsour-cing (DPO), Business Process Out-sourcing (BPO), I-Invoicing sowiePrecision Marketing. Mit dem RicohDocument Center am Standort Bra-ckenheim gehört Ricoh zu Deutsch-lands führenden Anbietern für Docu-ment Process Outsourcing und stehtfür medienneutrale Prozess- und

Kommunikationslösungen. Dazu ge-hören z. B. Aufbereitung, Erstellungund Versand von Tagespost, Rech-nungen, Mahnungen und Gehalts -abrechnungen sowie die Umsetzungkompletter Kommunikationskam -pag nen. Im Mittelpunkt stehen einepartnerschaftliche Zusammenarbeitund die zuverlässige und schnelleAbwicklung von Aufträgen. Ricohunterstützt Unternehmen innerhalbihrer gesamten Kundenkommunika-tion – von der technischen Konzep-tion über das Daten-Management bishin zu Produktion, Finishing, Ver-sand und Response-Bearbeitung.Möglich sind auch klassische undkundenindividuelle Werbe-Mailings,kostengünstige Selfmailer oder Print-Specials.

Outsourcing von Gehaltsabrechnungen Vor allem das Auslagern des Drucksund Versands von Lohn- und Ge-haltsabrechnungen an einen quali -fizierten und spezialisierten Daten-und Druckdienstleister bedeutet fürUnternehmen neben dem deutli-chen Einsparpotenzial auch eine Erhöhung des Datenschutzes durcheine revisionssichere Datenüber-nahme und -verarbeitung.

Entscheidend für das Manage-ment von Daten ist das Know-howdes Dienstleisters. Prozesse werdendurch Ricoh zum Ricoh DocumentCenter ausgelagert, vollständig auto-matisiert bearbeitet und portoopti-miert versendet. Außerdem sorgt diekameragestützte Kuvertierung füreinen reibungslosen Ablauf mithöchster Sicherheit und Transpa-renz. Über eine webbasierte Portal-lösung können die Kunden denDurchlauf ihrer Dokumente jeder-zeit verfolgen.

Mit Werbung kombinierte Rech-nungen werden vom Kostenfaktorzum Umsatzbringer für Unterneh-men, denn die meisten Kundenlesen ihre Rechnung mit der platzier-ten Werbung mindestens einmal.Viele Kunden schauen sogar zwei-mal auf solche Transaktionsdoku-mente.

Outsourcing-Kompetenz beweistRicoh auch im Bereich Logistik. DieLogistikprozesse in Unternehmenlassen sich durch modulare Formu-

larlösungen deutlich effizienter ge-stalten, indem Logistikdokumenteund Prozessketten zunächst analy-siert und im nächsten Schritt opti-miert werden: Über den klassischenStandardvordruck hinaus können individuelle Vordrucke mit Adress-und Retourenetiketten, Kundenkar-ten, integrierten RFID-Transpondernoder Überweisungsträgern erstelltwerden. Ricoh steht dem Kundendabei mit Design- und Druckbera-tung zur Seite.

Rechnungsstellung auslagernEine Outsourcing-Möglichkeit fürdie elektronische Rechnungsstellungist Intelligent Invoicing (I-Invoicing).Diese Lösung ermöglicht Unterneh-men, alle Prozesse der Rechnungs -erstellung an Ricoh auszugliedern.Vom Rechnungseingang bis zumRechnungsausgang übernimmtRicoh den gesamten Workflow. DieUnternehmen können so über bishergebundene Ressourcen sofort verfü-gen. Unternehmen erhalten einenumfassenden Service, ohne Kontroll-,Qualitäts- und Leistungseinschrän-kungen hinnehmen zu müssen: Mitder Umstellung auf elektronischeRechnungsbearbeitung können sieihre Prozesse effizienter gestalten,sich besser auf ihr Kerngeschäft kon-zentrieren und dabei Einsparungenvon 50 bis 70 Prozent realisieren.

Auch mit der elektronischenRechnungsstellung können Kundenund Lieferanten weiterhin Rechnun-gen auf dem gewohnten Weg emp-fangen und erhalten – per E-Mail,Web-Portal, elektronischem Daten-austausch, Fax, PDF oder sogar aufPapier. I-Invoicing von Ricoh gehtdabei über ein reines „E-Invoicing“hinaus: Durch Erfassung der aktuel-len Prozesse des Unternehmens, dieEntwicklung eines Übergangsplansund der Einführung einer Service-Lieferungsplattform übernimmtRicoh die vollständige Verwaltungdes Rechnungsstellungsprozesses.

Ein weiterer Vorteil ist die Redu-zierung des Papierverbrauchs unddamit die Minimierung der Umwelt-auswirkungen. Da sowohl gedruckteals auch elektronische Rechnungenübermittelt werden, nutzt Ricoh alleseine Stärken – sowohl bei Druck-als auch bei IT-Dienstleistungen.

Zeit und Geld sparen beiHausdruckereienLangfristige Kostensenkung beigleichzeitig erhöhter Kostentranspa-renz – das ist die Aufgabe, die vieleUnternehmen bewältigen müssen,wenn es um die eigene Hausdrucke-rei geht. Vom Betrieb bis zur Über-nahme der Hausdruckerei ist in Ri-cohs Outsourcing-Angebot alles fürden jeweiligen Bedarf vorhanden.Als Service-Anbieter kann Ricoh Pro-zesse, Ressourcen und Technologiemanagen. In einem ersten Schrittanalysieren dazu Spezialisten in derRegel das Optimierungspotenzialund nehmen dabei die Systemland-schaft, Prozesse, das Leistungsport -folio und Zuständigkeiten genauunter die Lupe.

Bei einer vollständigen Über-nahme einer Hausdruckerei stehenMitarbeiter von Ricoh ständig alsAnsprechpartner und Dienstleistervor Ort zur Verfügung. Dabei räumtRicoh hohen Qualitäts- und Sicher-heitsstandards oberste Priorität ein.Digitale Druckdienstleistungen undDokumenten-Management inklu-sive Kopier-Service, Digitaldruck inSchwarzweiß und Farbe bis DINA3+ können ebenso zum Portfolioeiner „Ricoh-Hausdruckerei“ gehö-ren wie personalisierter Druck, Printon Demand, Scannen, Archivieren,Großformatdruck (Plan- und Plot-Service) und Weiterverarbeitungs-dienstleistungen.

Lösungen für den HochschulbereichBranchenspezifische Outsourcing-Kompetenz bieten die Experten der

Abteilung University Document Ser-vices (UDS) speziell für Hochschu-len. Für Universitäten, Fachhoch-schulen, Universitätskliniken und Bibliotheken kann Ricoh bei Bedarfalle Dienstleistungen und Servicesrund um das organisationsweiteDruck- und Dokumenten-Manage-ment übernehmen. Auch wenn esum spezifische Anforderungen wieAufsicht-Scanner für Bücher, Copy-Card-Systeme mit und ohne Börsen-funktion sowie Chipkartenlösungengeht – Ricoh hat über UDS die pas-sende Outsourcing-Lösung.

Auch für Veranstaltungen bietetRicoh mit seinen Event Services um-fangreiche Dienstleistungen, um soeinen reibungslosen Ablauf der Do-kumentenprozesse zu gewährleis-ten. Gleichzeitig trägt Ricoh dazubei, diese nachhaltiger zu gestalten.Ricoh kann hier als Dienstleister bei-spielsweise die Organisation der ge-samten Logistik und die Kommuni-kation mit anderen beteiligtenDienstleistern übernehmen. Um

einen problemlosen Rollout der Out-put-Infrastruktur zu gewährleisten,stellen Ricoh-Techniker die Systemebereit und bieten bei Bedarf einen24-Stunden-Service.

Von den Outsourcing-Standorten profitierenBundesweit ist Ricoh mit zahlrei-chen Outsourcing-Standorten prä-sent. An 18 Standorten bietet Ricohkompetenten Service für digitaleDruckdienstleistungen und profes-sionelles Dokumenten-Management.Ausgestattet mit modernsten Pro-duktionsdrucksystemen verfügen dieStandorte über eine Vielzahl vonMöglichkeiten, um für Kunden bei-spielsweise eilige Dokumente oderKleinauflagen von Broschürenschnell auf Papier zu bringen. Obeinfacher Druckauftrag oder hoch-wertige Broschüre – Ricoh produ-ziert hier Druckaufträge on Demandund in bester Qualität.

Rundum-Service für die Hauspost Lagert ein Unternehmen die eigenePoststelle aus bzw. beauftragt einenDienstleister, kann es sich besser aufsein Kerngeschäft konzentrieren.Poststellendienste umfassen alle

Die Outsourcing Services BusinessGroup von Ricoh bietet Unterneh-men und Organisationen aus allenBranchen und Bereichen ein breitesPortfolio an Outsourcing-Lösungen.

Ricohs Lösungen für das Auslagernvon Prozessen sind modular aufge-baut und können daher passgenauauf die jeweiligen Anforderungeneines Unternehmens zugeschnittenwerden.

Holger Maas, National DirectorOutsourcing beiRicoh Deutsch-land: „Ricoh sorgtmit seinen Out-sourcing-Dienst-leistungen dafür,dass bei Unter-nehmen das eigene Kernge-schäft wieder inden Mittelpunktrückt. Durch Ricohwerden Doku-mentenprozessehochwertig abge-wickelt, Geschäfts-prozesse sindtransparent undKostenquellenklar identifizier-bar.“

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Dienstleistungen rund um Dokumentenprozesse

Vom Outsourcing profitierenDie Produktivität steigern, Kosten senken und gleichzeitig

den Fokus auf das Kerngeschäft legen – das geht nur mit

Outsourcing. Dazu bietet Ricoh umfassende Dienstleistungen

wie Managed Document Services (MDS), Business Process

Outsourcing (BPO), Document Process Outsourcing (DPO) und

I-Invoicing. Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen

können so entlastet und unterstützt werden, wenn es um

Prozesse rund um die Rechnungsstellung, die Hausdruckerei

oder auch das gesamte Dokumenten-Management geht.

„Studien zeigen, dass das ThemaOutsourcing bei Unternehmenimmer mehr im Trend liegt. RicohsLösungen für das Auslagern von Pro-zessen sind modular aufgebaut undkönnen daher passgenau auf die je-weiligen Anforderungen eines Unter-nehmens zugeschnitten werden“, soHolger Maas, National Director Out-sourcing bei Ricoh Deutschland.

Die Outsourcing Services Busi-ness Group von Ricoh bietet Unter-nehmen und Organisationen ausallen Branchen und Bereichen einbreites Portfolio an Outsourcing-Lö-sungen. Im Rahmen seines Outsour-cing-Angebotes „docu“ kann Ricohfür Unternehmen die Aufbereitungund den medienneutralen Versandvon Dokumenten wie z. B. Rech-

nungen, Mahnungen, Gehaltsab-rechnungen und die gesamte Tages-post betreuen.

Ebenso kümmert sich Ricoh in-nerhalb seines Outsourcing-Ge-schäftsbereichs „Dialog“ um kom-plette Kommunikationskampagnensowie die Umsetzung von datenba-sierten Lösungen für alle Kommuni-kationskanäle und Prozessanforde-rungen. Außerdem betreibt oderübernimmt Ricoh z. B. die Haus -druckerei oder integrierte Poststellevon Unternehmen. Ricoh-Mitarbei-ter sorgen dann bei Bedarf direkt vorOrt mit einem Rundum-Service füreinen reibungslosen Ablauf.

Prozesse effizient gestaltenUm für Unternehmen die Kommu -nikation mit ihrer Zielgruppe unddie damit verbundenen Prozesse effizienter zu gestalten, unterstütztRicoh sie mit den Schlüsselkompe-tenzen Document Process Outsour-cing (DPO), Business Process Out-sourcing (BPO), I-Invoicing sowiePrecision Marketing. Mit dem RicohDocument Center am Standort Bra-ckenheim gehört Ricoh zu Deutsch-lands führenden Anbietern für Docu-ment Process Outsourcing und stehtfür medienneutrale Prozess- und

Kommunikationslösungen. Dazu ge-hören z. B. Aufbereitung, Erstellungund Versand von Tagespost, Rech-nungen, Mahnungen und Gehalts -abrechnungen sowie die Umsetzungkompletter Kommunikationskam -pag nen. Im Mittelpunkt stehen einepartnerschaftliche Zusammenarbeitund die zuverlässige und schnelleAbwicklung von Aufträgen. Ricohunterstützt Unternehmen innerhalbihrer gesamten Kundenkommunika-tion – von der technischen Konzep-tion über das Daten-Management bishin zu Produktion, Finishing, Ver-sand und Response-Bearbeitung.Möglich sind auch klassische undkundenindividuelle Werbe-Mailings,kostengünstige Selfmailer oder Print-Specials.

Outsourcing von Gehaltsabrechnungen Vor allem das Auslagern des Drucksund Versands von Lohn- und Ge-haltsabrechnungen an einen quali -fizierten und spezialisierten Daten-und Druckdienstleister bedeutet fürUnternehmen neben dem deutli-chen Einsparpotenzial auch eine Erhöhung des Datenschutzes durcheine revisionssichere Datenüber-nahme und -verarbeitung.

Entscheidend für das Manage-ment von Daten ist das Know-howdes Dienstleisters. Prozesse werdendurch Ricoh zum Ricoh DocumentCenter ausgelagert, vollständig auto-matisiert bearbeitet und portoopti-miert versendet. Außerdem sorgt diekameragestützte Kuvertierung füreinen reibungslosen Ablauf mithöchster Sicherheit und Transpa-renz. Über eine webbasierte Portal-lösung können die Kunden denDurchlauf ihrer Dokumente jeder-zeit verfolgen.

Mit Werbung kombinierte Rech-nungen werden vom Kostenfaktorzum Umsatzbringer für Unterneh-men, denn die meisten Kundenlesen ihre Rechnung mit der platzier-ten Werbung mindestens einmal.Viele Kunden schauen sogar zwei-mal auf solche Transaktionsdoku-mente.

Outsourcing-Kompetenz beweistRicoh auch im Bereich Logistik. DieLogistikprozesse in Unternehmenlassen sich durch modulare Formu-

larlösungen deutlich effizienter ge-stalten, indem Logistikdokumenteund Prozessketten zunächst analy-siert und im nächsten Schritt opti-miert werden: Über den klassischenStandardvordruck hinaus können individuelle Vordrucke mit Adress-und Retourenetiketten, Kundenkar-ten, integrierten RFID-Transpondernoder Überweisungsträgern erstelltwerden. Ricoh steht dem Kundendabei mit Design- und Druckbera-tung zur Seite.

Rechnungsstellung auslagernEine Outsourcing-Möglichkeit fürdie elektronische Rechnungsstellungist Intelligent Invoicing (I-Invoicing).Diese Lösung ermöglicht Unterneh-men, alle Prozesse der Rechnungs -erstellung an Ricoh auszugliedern.Vom Rechnungseingang bis zumRechnungsausgang übernimmtRicoh den gesamten Workflow. DieUnternehmen können so über bishergebundene Ressourcen sofort verfü-gen. Unternehmen erhalten einenumfassenden Service, ohne Kontroll-,Qualitäts- und Leistungseinschrän-kungen hinnehmen zu müssen: Mitder Umstellung auf elektronischeRechnungsbearbeitung können sieihre Prozesse effizienter gestalten,sich besser auf ihr Kerngeschäft kon-zentrieren und dabei Einsparungenvon 50 bis 70 Prozent realisieren.

Auch mit der elektronischenRechnungsstellung können Kundenund Lieferanten weiterhin Rechnun-gen auf dem gewohnten Weg emp-fangen und erhalten – per E-Mail,Web-Portal, elektronischem Daten-austausch, Fax, PDF oder sogar aufPapier. I-Invoicing von Ricoh gehtdabei über ein reines „E-Invoicing“hinaus: Durch Erfassung der aktuel-len Prozesse des Unternehmens, dieEntwicklung eines Übergangsplansund der Einführung einer Service-Lieferungsplattform übernimmtRicoh die vollständige Verwaltungdes Rechnungsstellungsprozesses.

Ein weiterer Vorteil ist die Redu-zierung des Papierverbrauchs unddamit die Minimierung der Umwelt-auswirkungen. Da sowohl gedruckteals auch elektronische Rechnungenübermittelt werden, nutzt Ricoh alleseine Stärken – sowohl bei Druck-als auch bei IT-Dienstleistungen.

Zeit und Geld sparen beiHausdruckereienLangfristige Kostensenkung beigleichzeitig erhöhter Kostentranspa-renz – das ist die Aufgabe, die vieleUnternehmen bewältigen müssen,wenn es um die eigene Hausdrucke-rei geht. Vom Betrieb bis zur Über-nahme der Hausdruckerei ist in Ri-cohs Outsourcing-Angebot alles fürden jeweiligen Bedarf vorhanden.Als Service-Anbieter kann Ricoh Pro-zesse, Ressourcen und Technologiemanagen. In einem ersten Schrittanalysieren dazu Spezialisten in derRegel das Optimierungspotenzialund nehmen dabei die Systemland-schaft, Prozesse, das Leistungsport -folio und Zuständigkeiten genauunter die Lupe.

Bei einer vollständigen Über-nahme einer Hausdruckerei stehenMitarbeiter von Ricoh ständig alsAnsprechpartner und Dienstleistervor Ort zur Verfügung. Dabei räumtRicoh hohen Qualitäts- und Sicher-heitsstandards oberste Priorität ein.Digitale Druckdienstleistungen undDokumenten-Management inklu-sive Kopier-Service, Digitaldruck inSchwarzweiß und Farbe bis DINA3+ können ebenso zum Portfolioeiner „Ricoh-Hausdruckerei“ gehö-ren wie personalisierter Druck, Printon Demand, Scannen, Archivieren,Großformatdruck (Plan- und Plot-Service) und Weiterverarbeitungs-dienstleistungen.

Lösungen für den HochschulbereichBranchenspezifische Outsourcing-Kompetenz bieten die Experten der

Abteilung University Document Ser-vices (UDS) speziell für Hochschu-len. Für Universitäten, Fachhoch-schulen, Universitätskliniken und Bibliotheken kann Ricoh bei Bedarfalle Dienstleistungen und Servicesrund um das organisationsweiteDruck- und Dokumenten-Manage-ment übernehmen. Auch wenn esum spezifische Anforderungen wieAufsicht-Scanner für Bücher, Copy-Card-Systeme mit und ohne Börsen-funktion sowie Chipkartenlösungengeht – Ricoh hat über UDS die pas-sende Outsourcing-Lösung.

Auch für Veranstaltungen bietetRicoh mit seinen Event Services um-fangreiche Dienstleistungen, um soeinen reibungslosen Ablauf der Do-kumentenprozesse zu gewährleis-ten. Gleichzeitig trägt Ricoh dazubei, diese nachhaltiger zu gestalten.Ricoh kann hier als Dienstleister bei-spielsweise die Organisation der ge-samten Logistik und die Kommuni-kation mit anderen beteiligtenDienstleistern übernehmen. Um

einen problemlosen Rollout der Out-put-Infrastruktur zu gewährleisten,stellen Ricoh-Techniker die Systemebereit und bieten bei Bedarf einen24-Stunden-Service.

Von den Outsourcing-Standorten profitierenBundesweit ist Ricoh mit zahlrei-chen Outsourcing-Standorten prä-sent. An 18 Standorten bietet Ricohkompetenten Service für digitaleDruckdienstleistungen und profes-sionelles Dokumenten-Management.Ausgestattet mit modernsten Pro-duktionsdrucksystemen verfügen dieStandorte über eine Vielzahl vonMöglichkeiten, um für Kunden bei-spielsweise eilige Dokumente oderKleinauflagen von Broschürenschnell auf Papier zu bringen. Obeinfacher Druckauftrag oder hoch-wertige Broschüre – Ricoh produ-ziert hier Druckaufträge on Demandund in bester Qualität.

Rundum-Service für die Hauspost Lagert ein Unternehmen die eigenePoststelle aus bzw. beauftragt einenDienstleister, kann es sich besser aufsein Kerngeschäft konzentrieren.Poststellendienste umfassen alle

Die Outsourcing Services BusinessGroup von Ricoh bietet Unterneh-men und Organisationen aus allenBranchen und Bereichen ein breitesPortfolio an Outsourcing-Lösungen.

Ricohs Lösungen für das Auslagernvon Prozessen sind modular aufge-baut und können daher passgenauauf die jeweiligen Anforderungeneines Unternehmens zugeschnittenwerden.

Holger Maas, National DirectorOutsourcing beiRicoh Deutsch-land: „Ricoh sorgtmit seinen Out-sourcing-Dienst-leistungen dafür,dass bei Unter-nehmen das eigene Kernge-schäft wieder inden Mittelpunktrückt. Durch Ricohwerden Doku-mentenprozessehochwertig abge-wickelt, Geschäfts-prozesse sindtransparent undKostenquellenklar identifizier-bar.“

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Durch Outsourcing profitieren

Konzentration auf das Kerngeschäft

Wissen ist eine wichtige Ressource. Nutzen Sie es richtig!

Optimieren Sie Ihr

IT Services Office Solutions Production Printing Managed Document Services www.ricoh.de

Dokumentenmanagement. Ihr Unternehmen wird davon profitieren.

Moving Ideas Forward.

Dienstleistungen, die den Ein- undAusgang von Post betreffen. Ricohdigitalisiert die Hauspost und sorgtfür die effiziente Verteilung der Ein-gangspost. Darüber hinaus leistetRicoh einen Hol- und Bring-Service.Empfangen, verteilen, ablegen –alles erfolgt aus einer Hand. DerPostausgang wird durch den profes-sionellen Druck-Service mit hervor-ragenden Ausdrucken versorgt undanschließend mit Kuvertierungs -lösungen zum Versand bereitge-macht. Durch die Verteilung derDruckaufträge auf unterschiedlicheStandorte und den Einsatz von Por-tooptimierung können Kosten fürBriefsendungen minimiert werden.

Zur richtigen Zeit am richtigen OrtDie richtige Information zum richti-gen Zeitpunkt am richtigen Ort –das ist in Unternehmen nur über di-gitale Prozesse möglich. Als Outsour-cing-Dienstleister gewährleistetRicoh seinen Kunden durch unter-schiedliche Dienstleistungen nach-

haltigen Erfolg. Durch sein Know-how und seine Erfahrungen rundum Dokumentenprozesse ermög-licht Ricoh höhere Produktivität und geringere Kosten.

„Ricoh sorgt mit seinen Outsour-cing-Dienstleistungen dafür, dass beiUnternehmen das eigene Kernge-schäft wieder in den Mittelpunktrückt. Durch Ricoh werden Doku-mentenprozesse hochwertig und effizient abgewickelt, Geschäftspro-zesse sind jederzeit transparent undKostenquellen klar identifizierbar.Die Kunden können unter demSchirm der Managed Document Ser-vices (MDS) von Ricoh aber auchdarüber hinaus alles bekommen,was sie für ihre komplette IT- undTelekommunikations-Infrastrukturbenötigen. Ricoh bietet alles auseiner Hand, wenn es um IT-Security,Server, Storage, Voice over IP, Netz-werke und Telekommunikationgeht. Die Services umfassen ebensoChange-, Configuration- und IMAC-Management, das gesamte AssetManagement sowie das Service Re-porting“, so Maas abschließend.

Ricoh im Kurzprofil

Die Ricoh DeutschlandGmbH ist ein führender Lö-sungsanbieter für digitaleBürokommunikation, Pro-duktionsdruck, IT-Servicesund unternehmensweitesDruck- und Dokumenten-Management. Das Portfolioumfasst Hardware- und Soft-ware-Lösungen, Produkti-onsdrucklösungen sowieOutsourcing-Dienstleistun-gen, professionelle Bera-tungs- und Service-Dienst-leistungen und branchenbe-zogene Unternehmensbera-tung. Ricoh Deutschland istein Tochterunternehmen desjapanischen Fortune Global500-Unternehmens Ricoh.Ricoh ist mit über 109000Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 23,4 Mrd.US-Dollar (Stand: März 2011)ein Global Player. InDeutschland beschäftigtRicoh rund 2600 Mitarbeiter.(www.ricoh.de)

Ricoh-Hauptsitz in Hannover:Neben seiner Hauptverwaltung istRicoh bundesweit u. a. mit zehnBusiness- und Service-Centern undfünf Sales-Offices vertreten.

Mit dem Ricoh Document Centeram Standort Brackenheim gehörtRicoh zu Deutschlands führendenAnbietern für Document ProcessOutsourcing.

bit_1201_Einhefter_Ricoh_Layout 1 28.12.2011 11:44 Seite 1

39 | BIT 1–2012

B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

1-2012

Januar

Durch Outsourcing profitieren

Konzentration auf das Kerngeschäft

Wissen ist eine wichtige Ressource. Nutzen Sie es richtig!

Optimieren Sie Ihr

IT Services Office Solutions Production Printing Managed Document Services www.ricoh.de

Dokumentenmanagement. Ihr Unternehmen wird davon profitieren.

Moving Ideas Forward.

Dienstleistungen, die den Ein- undAusgang von Post betreffen. Ricohdigitalisiert die Hauspost und sorgtfür die effiziente Verteilung der Ein-gangspost. Darüber hinaus leistetRicoh einen Hol- und Bring-Service.Empfangen, verteilen, ablegen –alles erfolgt aus einer Hand. DerPostausgang wird durch den profes-sionellen Druck-Service mit hervor-ragenden Ausdrucken versorgt undanschließend mit Kuvertierungs -lösungen zum Versand bereitge-macht. Durch die Verteilung derDruckaufträge auf unterschiedlicheStandorte und den Einsatz von Por-tooptimierung können Kosten fürBriefsendungen minimiert werden.

Zur richtigen Zeit am richtigen OrtDie richtige Information zum richti-gen Zeitpunkt am richtigen Ort –das ist in Unternehmen nur über di-gitale Prozesse möglich. Als Outsour-cing-Dienstleister gewährleistetRicoh seinen Kunden durch unter-schiedliche Dienstleistungen nach-

haltigen Erfolg. Durch sein Know-how und seine Erfahrungen rundum Dokumentenprozesse ermög-licht Ricoh höhere Produktivität und geringere Kosten.

„Ricoh sorgt mit seinen Outsour-cing-Dienstleistungen dafür, dass beiUnternehmen das eigene Kernge-schäft wieder in den Mittelpunktrückt. Durch Ricoh werden Doku-mentenprozesse hochwertig und effizient abgewickelt, Geschäftspro-zesse sind jederzeit transparent undKostenquellen klar identifizierbar.Die Kunden können unter demSchirm der Managed Document Ser-vices (MDS) von Ricoh aber auchdarüber hinaus alles bekommen,was sie für ihre komplette IT- undTelekommunikations-Infrastrukturbenötigen. Ricoh bietet alles auseiner Hand, wenn es um IT-Security,Server, Storage, Voice over IP, Netz-werke und Telekommunikationgeht. Die Services umfassen ebensoChange-, Configuration- und IMAC-Management, das gesamte AssetManagement sowie das Service Re-porting“, so Maas abschließend.

Ricoh im Kurzprofil

Die Ricoh DeutschlandGmbH ist ein führender Lö-sungsanbieter für digitaleBürokommunikation, Pro-duktionsdruck, IT-Servicesund unternehmensweitesDruck- und Dokumenten-Management. Das Portfolioumfasst Hardware- und Soft-ware-Lösungen, Produkti-onsdrucklösungen sowieOutsourcing-Dienstleistun-gen, professionelle Bera-tungs- und Service-Dienst-leistungen und branchenbe-zogene Unternehmensbera-tung. Ricoh Deutschland istein Tochterunternehmen desjapanischen Fortune Global500-Unternehmens Ricoh.Ricoh ist mit über 109000Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 23,4 Mrd.US-Dollar (Stand: März 2011)ein Global Player. InDeutschland beschäftigtRicoh rund 2600 Mitarbeiter.(www.ricoh.de)

Ricoh-Hauptsitz in Hannover:Neben seiner Hauptverwaltung istRicoh bundesweit u. a. mit zehnBusiness- und Service-Centern undfünf Sales-Offices vertreten.

Mit dem Ricoh Document Centeram Standort Brackenheim gehörtRicoh zu Deutschlands führendenAnbietern für Document ProcessOutsourcing.

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