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Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010

Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010

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Buchführung mit Zukunft

Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010

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08.01.2010 2

DATEV in Europa

DATEV KOINOS, DATEV.it, Mailand, Italien

DATEVSYMFONIA Sp.zo.o in Warschau, Polen

DATEV.at, Wien,

Österreich

DATEV-Informationsbüro, Brüssel, Belgien

Barcelona, Spanien

DATEV eG, Nürnberg,

Deutschland

DATEV.hu in Budapest, Ungarn

DATEV SINFOPAC S.L. in

Seit 1966 tätig Mitglieder: ca.39 500Mitarbeiter: 5 646

IN ÖSTERREICH:

Seit 2001 tätig Kunden: ca. 1 000 Arbeitsplätze: ca. 1 750

DATEV.cz Brünn, Tschechische Republik

Bratislava, Slowakei (über DATEV.cz)

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08.01.2010 3

Inhalte

1. Historie der Buchhaltung

1. Die Entwicklung der Buchhaltung

2. Zweck der Buchhaltung

3. Rationalisierung durch die Buchhaltung

2. Mehrwert der Buchführung

1. Statistik WKO

2. Insolvenzquote und Insolvenzursachen

3. Buchführung mit Zukunft – ein Konzept der DATEV

4. Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter

5. Ergebnis (Output) einer zukunftsorientierten Buchhaltung

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08.01.2010 4

Historie der Buchhaltung

Führung von Warenkonten bereits 1426

erste Bilanz 1511 von den Fuggern erstellt

im 17. Jh. Einführung von Haupt- und Nebenbüchern, sowie die Periodenrechnung mit regelmäßigem Abschluss der Bücher

erste gesetzliche Bilanzierungspflicht 1794

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08.01.2010 5

Historie der Buchhaltung

Zweck:

Auflistung der

- Einnahmen und

- Ausgaben

Ermittlung

- des Lehens

- der Steuer

- der Ergebnisse

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08.01.2010 6

Historie der Buchhaltung

Aufzeichnungsformen:

Journal (Chronologie)

Hauptbuch (Konten und Kontenblätter)

Nebenbücher

- Kreditoren/Debitoren (OPOS)

- Warenlager

- L+G - Buch

- Bank- und Kassabuch

- Rechnungsbuch

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08.01.2010 7

Was erwartet der Mandant heute von einer zeitgemäßen Buchführung?

Kunden-Anforderungen

Aktuelle (täglich, wöchentlich) offene Posten Liste

Buchführung mit schlankem Forderungs- und Zahlungsmanagement

Auswertungen für die Bank

Zielsetzung aus Sicht des Kunden

Buchführung als Steuerungsinstrument für das Unternehmen

Unterstützung durch den Steuerberater als „Unternehmer-Berater“

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Was geschieht bisher im Unternehmen?

Zeitachse

Prozess im Unternehmen

Ablage des Unternehmensfür die

Steuerkanzlei

typische Problemstellung beim Austausch der Belege:

die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr „braucht“

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Unsere Antwort…

Mehrwert für Unternehmen

durch

Buchführung mit ZukunftBuchführung mit Zukunft

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Mehrwert der Buchhaltung

WKO Unternehmensstatistik von 2008

2006 2007 2008

Anzahl derUnternehmen

249 480 249 786 299 195

Unternehmen < 10 MA

207 241 206 839 267 910

Unternehmen ≥ 10 MA

42 239 42 947 31 285

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Mehrwert der Buchhaltung – wozu?

Insolvenzgründe:

Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO)

drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO)

Überschuldung (§ 19 InsO)

Quelle: Creditreform Wirtschafts- und KonjunkturforschungBZR 01.01.-30.09.2008

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Mehrwert der Buchhaltung – wozu?

Insolvenzgründe:

Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO)

drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO)

Überschuldung (§ 19 InsO)

Quelle: Creditreform Wirtschafts- und KonjunkturforschungBZR 01.01.-30.09.2008

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Buchführung mit Zukunft

- ein Konzept der DATEV -

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08.01.2010 14

Buchführung mit Zukunft –der Einstieg…

Kanzlei

Buchen

Kanzlei-Rechnungswesen

digitalesBelegbuchen

Kanzlei-Rechnungswesen

sicherer Datenaustausch mit DATEVnetplus

Belegablage imRechenzentrum

Belegverwaltung online

Belegverwaltung online

Unternehmen

Belege senden

Fax

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08.01.2010 15

Buchführung mit Zukunft – der Nutzen …

… für den Wirtschaftstreuhänder

Entzerrung von Auslastungsspitzen um den USt-VA-Termin

Verbindung von Buchungssatz und Beleg reduziert den Vorbereitungsaufwand für den Jahresabschluss

Betriebswirtschaftlich (zeit-)näher am Unternehmen/Klientinkl. OPOS/Mahnwesen

… für das Unternehmen -> mehr Betriebswirtschaft durch

zeitnahe betriebswirtschaftliche Daten

Übernahme des Debitorenmanagement

- Einzug von Lastschriften

- Übernahme des Mahnwesens

Bereitstellen einer Zahlungsvorschlagsliste

Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen

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Belegablage imRechenzentrum

Belegverwaltung online

Belegverwaltung online

Buchführung mit Zukunft –Wie kann es weiter gehen?

Kanzlei

Buchungsvorschlägeautomatisiert einlesen

Kanzlei-Rechnungswesen

Kanzlei-Rechnungswesen

Unternehmen

Belegerfassung

Unternehmen online

Unternehmen online, Fax/Scanner, SmartCard

digitales BelegarchivZahlungsvorschläge

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08.01.2010 1711.04.23 17

Nutzung von Schnittstellen zur Automatisierung

30Eingangs-

rechnungen

25Zahlungs-eingänge

25Ausgangs-

rechnungen

10Sonstige

Buchungen(Miete,

Versicherung,Steuern)

20Kassen-

bewegungen(z. B. Tank-rechnung)

10Lohn-

buchungen/-zahlungen

30Zahlungs-ausgänge

d.h. jede Woche werden

6 - 7 Ausgangsrechnungen geschrieben

7 - 8 Rechnungen überwiesen und Kontoauszüge von der Bank geholt,

10 - 12 Eingangsrechnungen und Quittungsbelege abgelegt,

5 Einträge im Kassenbuch vorgenommen

Anzahl der Buchungen pro Monat: ca. 150

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08.01.2010 18

Buchführung mit Zukunft – Weitere Dienstleistungen des WT

Kreditorenmanagement

Erstellung von Zahlungsvorschlägen

Überwachen von Fälligkeitslisten

automatisch verschlagwortetes Belegarchiv

Chance einer Arbeitsteilung mit dem Mandanten

Kassenbuch online

Rechnungseingangsbuch online

Rechnungsausgangsbuch online

Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen

Wozu?

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08.01.2010 19

Buchführung mit Zukunft –Angebote im Internet

„Spaßfaktor

Buchhaltung“

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Eine spannende Aufgabe...

Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens / Entwicklungen erkennen und hinterfragen

Unterstützung durch laufende Entlastung / Unternehmer kann sich auf das Wesentliche konzentrieren

gezielte Ansprache Ihrer Mandanten –wie wird daraus eine berechenbare Leistung?

Konzentration auf

Kernkompetenz

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Lieferantenmanagement Erstellen von Zahlungsvorschlägen und

Ausführung nach Freigabe Transparente Dokumentation

Rechnungseingangsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste elektronische Belegaufbewahrung

Chef-Informationen zu Offenen-Posten Analyse Zahlungsziele (Quartal) ABC-Analyse Lieferanten (Quartal)

Kundenmanagement Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen

(3 Mahnstufen) Transparente Dokumentation

Rechnungsausgangsliste Zahlungseingangsliste elektronische Belegaufbewahrung

Chef-Informationen zu Offenen-Posten Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Risikobewertung Kunden (Monat) – Fälligkeitsliste aus

Kanzlei-Rechnungswesen ABC-Analyse Kunden (Quartal) – Controllingreport,

Kanzlei-Rechnungswesen

Mehr als nur Buchführung

Aktuelle Buchführung(Forderungen) zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen Chef-Informationen zu Offenen-Posten

OP-Liste (wöchentlich)

(Verbindlichkeiten) zeitnahes Buchen von

Lieferantenrechnungen Laufende Überwachung der Fälligkeiten Chef-Informationen zu Offenen-Posten

OP-Liste (wöchentlich)

Erfolgsmanagement (Unternehmer-Informationssystem)

Dienstleistungen über Wirtschaftsberatung Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Überwachung und Optimierung Zahlungsziele Liquiditäts- und Ertragsplanung (auch: BWA-Plan)

Ele

ktro

nis

ch

es

Bele

garc

hiv

(Zu

griff

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tern

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artc

ard

au

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ATEV

-RZ

)

Qualitäts-Buchführung

Controlling(Banken-Reporting)

Dienstleistungen Vorbereitung Bankengespräch Rating-Beratung / Überprüfung

Bankenrating

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Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: www.datev.de/buchfuehrung-mit-zukunft

Leistungs-beschreibung

Gesprächs-leitfäden

Präsentationenfür Mandanten

Musterdaten-bestände

Vermarktungs-unterlagen

Produkt-Demos

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08.01.2010 23

Digitale Buchführung als Teil von

Dokumenten- und Wissensmanagement

im Internet-Zeitalter

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08.01.2010 24

Die Zukunft der „Buchführung mit Zukunft“: Rechnungserkennung – seit CeBIT 2008

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DMS-Workflow

Bearbeiten

Ablegen

Finden

ErzeugenJede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann:Briefe, Formulare, Belege, Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Auswertungen, usw.

„Zentrale“ Ablage von jedem Arbeitsplatz möglich

Übergreifende Archive auch über mehrere Standorte bzw. Niederlassungen

Revisionssicherheit

Bearbeitungsstatus

Dokumentenhistorie

Was ist Dokumenten-Management?

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Dokumente erzeugen Wissen, Informationen, Dokumente

Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint)

Ausdrucke aus Windows-Programmen(Pdf- und Tif-Druckertreiber),

Emails (Outlook)

Auswertungen (automatische Indexierung)

Stammdaten aus zentralen Systemen

Windows Dateisystem

Alt-archive

Dokumenten-Management

Post-eingang

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08.01.2010 27

Ablage (aus DATEV-Anwendungen)

Übergabe von Auswertungen mit automatischer Indexierung im DMS

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08.01.2010 28

DATEV-DMSIntegration (in die Office-Produkte)

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08.01.2010 29

Workflow mit DATEV-DMSBuchen in Kanzlei-Rechnungswesen

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08.01.2010 30

Workflow mit DATEV-DMS Buchen eingescannter Belege

Ergebnis

Anzeige des Belegbildes aus den Auswertungen in

- Rechnungswesen (z. B. OPOS-Liste, Kontoblatt)

- Jahresabschluss

- Anlagenbuchführung

- Kostenrechnung

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08.01.2010 31

Buchen eingescannter BelegeSchnelle Antworten und automatische Sortierung

Schnelle Antworten

- Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung?

- Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung?

- Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition?

- Anlag: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang?

Neue automatische Sortierungen der Belege

- Vorher: Sortierung nach Lieferant

- Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z. B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz)

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DATEV DMS OCR Buchungsassistent2 Schritte vom Bild zur Rechnungsnummer

Bild

(x20; y693): (x300; y693)Gesamtbetrag 155,00

Bild + Text + Position

OCR

1.

Rechnungs-erkennung

Bild + Text + Position +Bedeutung

2.

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08.01.2010 33

DATEV DMS OCR BuchungsassistentFertiger Buchungssatz mit Hilfe der Rechnungsdatenbank

ReNr, Datum, Betrag

Neue Rechnung

+

Geschäftspartner, Sachkonto, Buchungstext …

Rechnungsdatenbank

UStId BU Gegenkonto Konto Buchungstext DE91219283123 - 72342 3400 Hans Muster AT92492839246 - 72341 3300 Musterholz DE99435933453 9 89618 3200 Musterhausen DE91343453563 - 73132 3401 Musterware DE91234534533 - 78672 3400 Testholz DE91345345343 - 98777 3300 Holzmuster … … … … …

Buchungssatz

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08.01.2010 34

Die Arbeitsteilung flexibel gestalten

Quittungen,Kassenbelege...

Eingangs-Rechnungen

Geschäftsbücher online

Vorerfassung durch Mandant im Internet / DATEV- Rechenzentrum

Geschäftsbücher online

Kassenbuch online

Rechnungseingangsbuch online

Rechnungsausgangsbuch online

Kanzlei

Kanzlei-Rechnungswesen

Klient

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08.01.2010 35

Bisheriger Ablauf der Bearbeitung

Beleg-Bild manueller Eintrag in den Rechnungsbüchern

DatumRg-Nr.BetragFirma…

BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung

„Buchungsstempel“

Belegwesen

Finanzbuchführung

Buchen mit digitalen

Belegbildern

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08.01.2010 36

Automatische Rechnungserkennung

DatumRg-Nr.BetragFirma…

Beleg-Bild

BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung

„Buchungsstempel“

Belegwesen

Finanzbuchführung

1

P E S 1 K A Naturpack GmbH - Dehnberg 3 - D-91207 Lauf

FUN PRODUCTION GmbH

Rhein-Taunus-Straße 52 a 56340 Dachsenhausen

Rechnung

Rechnungsdatum

Rechnungsnummer

Kundennummer

2.2.2007

9124

10304

Ihr Auftrag vom Bestellnummer

30.1.2007 Lothar Bornhofen

Sie erhielten am 2.2.2007 laut Lieferschein Nummer 22007332 zu unseren Verkaufs- und Lieferbedingungen: EURO

18 Sack 500 1 Verpackungspopcorn weiß a' EUR 21,77 391,86

19 % Mehrwertsteuer 74,45

Rechnungssumme 466,31

Zahlung: sofort fällig, voller Rechnungsbetrag ohne Abzug

Vielen Dank für Ihren Auftrag

Bankverbindung: Sparkasse Nürnberg BLZ 760 501 01

Kontonummer 240 140 020

P E S 1 K A Naturpack GmbH Sparkasse Nürnberg Registergericht Nürnberg HRB10681 Telefon 0 91 23 99 400 Kontonummer 240 140 020 Steuernummer 241/135/10516 Telefax 0 91 23 99 401 (Bankleitzahl 760 501 01) Ust-Id.Nr.: DE 133532348 www.pesika.de / eMail: [email protected] Öko-Kontrollstelle DE001

alle Zeichen (Volltext)

u. Positionen

OCR

Interpretation

z. B. über Schlüsselworte

USt-IdNr.Steuer-Nr.NettobetragSteuersatzBruttobetrag

Prüfroutinen

KontoGegenkontoFirmaAufwand

Lern-komponente

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08.01.2010 37

Automatische Rechnungserkennung

DatumRg-Nr.BetragFirma…

Beleg-Bild

BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung

„Buchungsstempel“

Belegwesen

Finanzbuchführung

1

P E S 1 K A Naturpack GmbH - Dehnberg 3 - D-91207 Lauf

FUN PRODUCTION GmbH

Rhein-Taunus-Straße 52 a 56340 Dachsenhausen

Rechnung

Rechnungsdatum

Rechnungsnummer

Kundennummer

2.2.2007

9124

10304

Ihr Auftrag vom Bestellnummer

30.1.2007 Lothar Bornhofen

Sie erhielten am 2.2.2007 laut Lieferschein Nummer 22007332 zu unseren Verkaufs- und Lieferbedingungen: EURO

18 Sack 500 1 Verpackungspopcorn weiß a' EUR 21,77 391,86

19 % Mehrwertsteuer 74,45

Rechnungssumme 466,31

Zahlung: sofort fällig, voller Rechnungsbetrag ohne Abzug

Vielen Dank für Ihren Auftrag

Bankverbindung: Sparkasse Nürnberg BLZ 760 501 01

Kontonummer 240 140 020

P E S 1 K A Naturpack GmbH Sparkasse Nürnberg Registergericht Nürnberg HRB10681 Telefon 0 91 23 99 400 Kontonummer 240 140 020 Steuernummer 241/135/10516 Telefax 0 91 23 99 401 (Bankleitzahl 760 501 01) Ust-Id.Nr.: DE 133532348 www.pesika.de / eMail: [email protected] Öko-Kontrollstelle DE001

alle Zeichen (Volltext)

u. Positionen

OCR

Interpretation

z.B. über Schlüsselworte

USt-IdNr.Steuer-Nr.NettobetragSteuersatzBruttobetrag

Prüfroutinen

KontoGegenkontoFirmaAufwand

Lern-komponente

Verschlagwortung

Buchungsvorschlag

Kontroll-Informationen

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08.01.2010 38

Integrierte DATEV-Rechnungserkennung

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08.01.2010 39

Automatische Rechnungserkennung

Beleg-Bild

BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung

„Buchungsstempel“

1

P E S 1 K A Naturpack GmbH - Dehnberg 3 - D-91207 Lauf

FUN PRODUCTION GmbH Rhein-Taunus-Straße 52 a 56340 Dachsenhausen

Rechnung

Rechnungsdatum

Rechnungsnummer

Kundennummer

2.2.2007

9124

10304

Ihr Auftrag vom Bestellnummer

30.1.2007 Lothar Bornhofen

Sie erhielten am 2.2.2007 laut Lieferschein Nummer 22007332 zu unseren Verkaufs- und Lieferbedingungen: EURO

18 Sack 500 1 Verpackungspopcorn weiß a' EUR 21,77 391,86

19 % Mehrwertsteuer 74,45

Rechnungssumme 466,31

Zahlung: sofort fällig, voller Rechnungsbetrag ohne Abzug

Vielen Dank für Ihren Auftrag

Bankverbindung: Sparkasse Nürnberg BLZ 760 501 01

Kontonummer 240 140 020

P E S 1 K A Naturpack GmbH Sparkasse Nürnberg Registergericht Nürnberg HRB10681 Telefon 0 91 23 99 400 Kontonummer 240 140 020 Steuernummer 241/135/10516 Telefax 0 91 23 99 401 (Bankleitzahl 760 501 01) Ust-Id.Nr.: DE 133532348 www.pesika.de / eMail: [email protected] Öko-Kontrollstelle DE001

Volltext Positionen

VerschlagwortungKontroll-Informationen

Buchungsvorschlag

Nutzen der DATEV-Lösung:

DatumRg-Nr.BetragFirma…

USt-IdNr.Steuer-Nr.NettobetragSteuersatzBruttobetrag

KontoGegenkontoFirmaAufwand

Nutzdaten

… und viele weitere Möglichkeiten

selbstlernendes System (keine Formulardefinition, keine besonderen Stammdaten …)

Bilder, Volltext und Nutzdaten in einer Datenbank

Integration in bestehende Abläufe und Oberflächen (Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen-Online)

Nutzen für Kanzlei und Mandant

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08.01.2010 40

Ergebnis einer zukunfts-

orientierten Buchhaltung

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08.01.2010 41

Output

B W A

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08.01.2010 42

Output

Controlling Report

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08.01.2010 43

Output

Company-Check

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08.01.2010 44

Ergebnis

Von der Buchhaltungspflicht…

…zum operativen Controlling

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08.01.2010 45

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store.datev.at