Business to Government | DoQ-DAY | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2002

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Business to Government

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2002

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Business to Government – Die Zukunft der Zusammenarbeit von Unternehmenmit der Verwaltung


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Düsseldorf, 17. Juli 2002

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• eGovernment – Slogan oder Trend?• eGovernment – Nutzen für wen?• eGovernment – Initiativen in Deutschland• eGovernment – Initiativen in Europa• Best Practice – Beispiele für elektronisches

Dokumenten Management• Ausblick

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eGovernment – Slogan oder Trend?

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Das „e“-Tüpfelchen der öffentlichen Verwaltung

eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien

G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung

G2C & C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger

G2B & B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft

G2N & N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versa - das Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen

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Fernziel „Online-Behörde“

• Umsetzung von eGovernment in Deutschland:• derzeit weitgehend im Versuchsstadium

• Ziele einer Verwaltungsmodernisierung:• Höhere Bürgerzufriedenheit (72%)• Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%)• Besserer Service für Unternehmen (67%)• Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung

(59%)• Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%)• Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43)• Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%)• Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen

Stadtparlament und Verwaltung (26%)

(Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, 2001)

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MedienbrüchePolitisch auf verschiedenen Ebenen

Bund

Land Land

Kommune Kommune Kommune

...

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MedienbrücheOrganisatorisch innerhalb der Verwaltung

Dezernat

Behörde

Verwaltung

AbteilungBehörde

DezernatAbteilung

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MedienbrücheKommunikation & Interaktion mit Dritten

Verwaltung

Justiz

öffentl.Betriebe

Unter-nehmen

Liefe-ranten

PolitikBürger

Auftrags-Dienstl.

NGOsVerbände

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Das hehre Ziel von eGovernmentEinbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch

Die vernetzteVerwaltung

Bürger

Unter-nehmen

Liefe-ranten

NGOsVerbände

Politik

Justiz

öffentl.Betriebe

Auftrags-Dienstl.

Medien

Bund Land Kommune

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Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Neue Technologien im Außenverhältnis

laufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen

im Innenverhältnisins Leere

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eGovernment – Nutzen für wen?

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eGovernment – Nutzen für wen?Zielgruppe Bürger

• Bürger sind nur eingeschränkte Nutzer, da eGovernment nur für wenige Services geeignet ist:

• Online-Bestellung und -Verlängerung von Ausweispapieren

• Online-Steuererklärung • Online-Einschreibung zur Wahl und Online-

Wahl• Online-Adressänderungen• Online-Beantragung und Auswahl von

Autokennzeichen• Online-Abwicklung von Strafzetteln, Bußgeldern

und Gebühren

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eGovernment – Nutzen für wen?Erwartungen der Bürger

• Verfügbarkeit rund um die Uhr• Vermeidung von Behördengängen mit langen

Wartezeiten• Deutlich schnellere und einfachere Abwicklung von

Verwaltungsgeschäften• An Lebenslagen orientierter Zugang• Individualisierte Services• Übernahme der Koordinationsverantwortung durch

die Verwaltung• Bereitstellung vielfältiger Kommunikationskanäle

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eGovernment – Nutzen für wen?Mögliche Auswirkungen für Bürger

• Vertrauen in die IT und eGovernment• Wird die elektronische Abwicklung zukünftig

Pflicht?• Angst vor dem „gläsernen Bürger“

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eGovernment – Nutzen für wen?Zielgruppe Unternehmen

Für Unternehmen ergibt sich ein hoher Nutzen:• Beschleunigte Verfahren wie

• Steuererklärungen • Sozialversicherungsmeldungen• gewerberechtliche Änderungen• Beantragung von Patenten

• Automatisierung• Schneller Einblick z.B.

• Patentdokumente• Handelsregister• Genossenschaftsregister• Liegenschaftspläne

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eGovernment – Nutzen für wen?Auswirkungen für Unternehmen

• Höherer Nutzen für Unternehmen als für den Bürger

• Kostensenkung durch automatisierte schnellere Verfahren

• Neue Anwendungsfelder durch Outsourcing und Public-Private Partnerships

• Private Unternehmen übernehmen Aufgaben der Verwaltung

• Hohe Transparenz wird in manchen Bereichen als Nachteil empfunden

• Durch standardisierte Verfahren bleibt wenig Spielraum in der Abwicklung

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eGovernment – Nutzen für wen?Bürger versus Unternehmen

• Eingeschränkte Zielgruppe• eGovernment: Internet-Benutzer• mGovernment: Mobile Endgeräte

• Für bestimmte Zielgruppen ungeeignet• „Sozial Schwache“• Bürger mit geringer Bildung• Rentner

• Nur gelegentliche Nutzung• Medienbrüche lassen vielfach eine elektronische

Bearbeitung nicht zu

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eGovernment – Nutzen für wen?Bürger versus Unternehmen

• Nutzung von e-Services für Unternehmen ist höher als für den Bürger

Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001

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eGovernment – Nutzen für wen?Erwartungen der Behörden

• Differenzierung der grundsätzlichen Einsatzgebiete:

• Kommunikation im Parlamentarischen Bereich

• Kommunikation und Ablaufsteuerung innerhalb einer Behörde

• Kommunikation mit den Bürgern

• Bürger als Kunde • Modernisierung von Staat und Verwaltung

• Senkung von Verwaltungskosten• Verbesserung der Dienstleistungsqualität• mehr Bürgerbeteiligung• attraktivere Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter

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eGovernment – Nutzen für wen?Auswirkungen aus Sicht der Verwaltung

• Hohe Veränderungsbereitschaft aus der Behörde• Verfahrensabläufe• Technische Ausstattung• Rechtliche Anforderungen• Vertrauen in eGovernment

• Kundenorientierung und Transparenz verbessern• Die Verwaltung profitiert von eGovernment mehr

als Bürger und Unternehmen

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eGovernment – Initiativen in Deutschland

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BundOnline 2005eGovernment-Initiative in Deutschland

• Initiative der Bundesregierung• Vorhaben 376 Dienstleistungen der gesamten

Bundesverwaltung bis Ende 2005 online im Internet bereitzustellen

• Seit dem 14.11.2001 existiert einen konkreten Umsetzungsplan als Rahmenvorgabe

• Betroffen sind von der Umsetzung 107 Einzelbehörden und Behördenbereiche der Bundesverwaltung

• SAGA - definiert Standards und Architekturen für die eGovernment Anwendungen

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BundOnline 2005Elektronische Signatur

• Elektronische Kommunikation ist erfolgreich, wenn Vertrauen in die – Sicherheit besteht

• Kabinettsbeschluss vom 16.01.02 der Bundesregierung zur Sicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr mit der Bundesverwaltung

• Elektronische Signatur soll eingeführt werden und verfolgt drei Ziele:

• E-Mail-Sicherheit durch elektronische Signatur (bis 2003)• Qualifizierte elektronische Signatur wird bei ca. 25% der

eGovernment-Dienstleistungen eingesetzt• Technische Standards sollen Wildwuchs verhindern

• S/MIME für sicheren E-Mail-Verkehr• X.509v3 für die Zertifikate• ISIS-MTT zur flexibeln Einführung auf einer Basis

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BundOnline 2005Beispiele in Deutschland

• MEDIA@Komm - Erprobung rechtsverbindliche elektronische Transaktions- und Partizipationsprozesse

• E-VergabeVorhaben der elektronischen Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung (www.e-vergabe.de)

• Elektronische Steuererklärung seit 2000(www.ELSTER.de)

• Patent- und Markenamt online (www.depatisnet.de)• Arbeitsamt-Online (www.arbeitsamt.de)• w3Stat – Intrahandelsstatistik des Wahrenverkehrs

zwischen Deutschland und EU-Mitgliedsstaaten(w3stat.destatis.de)

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BundOnline 2005Government to Business (G2B) - Projekte

• „Agrarantrag Online“ (Landesamt für Ernährung und Verbr.-Schutz)

• „eProcurement in Public-Privat-Partnership“(Stadt Köln)

• „Qualifizierte Beschäftigungsabfrage zur Unternehmereigenschaft über das Internet“ (Bundesamt für Finanzen)

• „Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation auf der Basis von XML“ (Deutsches Patent- und Markenamt)

• „Interaktive Präsentation von Bewerberangeboten im Internet“ (Bundesanstalt für Arbeit)

• „eGovernment Gataway“ (Finanzbehörde Hamburg)

• „Business-Portal Hamburg“ (Wirtschaftsbehörde Hamburg)

• „Einführung eines webbasierten Ausschreibungs- und Beschaffungssystems“ (Landeshauptstadt Düsseldorf)

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eGovernment – Initiativen in Europa

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Was tut die Europäische Kommission ?

Zahlreiche konkurrierende Verfahren und Projekte im Umfeld eGovernment, eCommerce und elektronische Archivierung

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Was tut die Europäische Kommission ?Beispiele

• Richtlinien zum elektronischen Geschäftsverkehr und zur digitalen Signatur

• Aktionsplan "eEurope 2002" • IDA: Interchange of Data between Administrations• TEN-Telecom: Trans European Telekommunication• eContent: European Digital Content on the Global

Network• ISTweb: Information Society Technologies

Programm

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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Entwicklungsüberblick (1)

1. Arbeitsvermittlungsdienste (81%)

2. Einkommenssteuer (74%)

3. Mehrwertsteuer (68%)

4. Körperschaftssteuer (62%)

5. Neueintrag eines Unternehmens (58%)

6. Zolldeklarationen (57%)

7. Einreichen statistischer Daten an Behörden (56%)

8. Sozialbeiträge für Mitarbeiter (50%)

9. Öffentliche Beschaffung (44%)

10.Sozialleistungen (43%)

(Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001)

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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Entwicklungsüberblick (2)

11.Meldung des Wohnortwechsels (40%)

12.Persönliche Dokumente (40%)

13.Öffentliche Bibliotheken (38%)

14. Immatrikulation (37%)

15.KFZ-Zulassung (33%)

16.Geburts- und Heimatsurkunden (31%)

17.Umweltzertifikate (29%)

18.Erklärungen gegenüber der Polizei (29%)

19.Beantragung vom Baugenehmigungen (27%)

20.Leistungen im Gesundheitswesen (7%)

(Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001)

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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Beispiele

Frankreich• Portal für Bürgerinformationen

(www.service-public.fr)Irland• Server für elektronische Formulare

(www.eforms.gov.ie)Schweden• KFZ-Anmeldungen (www.vv.se)Finnland• Automatische Einkommenssteuererklärung• KFZ-AnmeldungFast in alle Mitgliedsstaaten• EDIFAKT Systeme für Zollerklärung

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Best Practice

Beispiele für elektronisches Dokumenten- Management

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• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs

• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren (KBSt)

• 1. Version vom Dezember 1997• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund

(aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)

• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)

• Zertifizierung

Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)

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Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen:• Schriftgutverwaltungssystem

• Verwaltung von Metadaten• Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte

Dokumente

• Elektronische Aktenablage• Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte

(Fax, E-Mail, elektronische Dokumente, Scannen)

• Vorgangsbearbeitungssystem• Erweiterung der elektronischen Aktenablage um

Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen

Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (2)

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Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea)

Quelle: www.bund.de

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DOMEAAktuelle Hinweise (Stand: 03/2002)

• ZertifizierungDer endgültige Zeitpunkt der Zertifizierung ist noch unbestimmt, so dass in aktuellen Auswahlverfahren nur inhaltliche Komponenten berücksichtigt werden können

• DOMEA beinhaltet keine Aussagen zur elektronischen Unterschrift, die im öffentlichen Verwaltungsbereich jedoch von erheblicher Bedeutung sind

• DOMEA enthält keine evaluierbaren technischen sondern funktionale Spezifikationen, so dass Inkompatibilitäten möglich sind

• DOMEA-Zertifizierungen gibt es für Suchmaschinen, Archiv und Workflow, so dass Komplettanbieter auf ihre spezifische Zertifizierung geprüft werden müssen

• Das Angebot an zertifizierten Produkten weitet sich aus, mehrere Anbieter streben die Zertifizierung an

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DOMEAEinführungsstrategie

• Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem• Posteingang• Metadaten• Papiergebundene Bearbeitung

• Nutzung als elektronische Aktenablage• Import von eMail oder Fax• Import von elektronischen Dokumenten• Scannen von Papierdokumenten• Papiergebundene Bearbeitung

• Nutzung als Vorgangsbearbeitungssystem• Unterstützung des Bearbeitungsprozesses• Protokollierung der Prozesse• Bearbeitung teilweise oder vollständig elektronisch

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Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig

• Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung elektronisch signierter Dokumente

• Sichere und verlässliche Transaktionen in offenen Kommunikationsnetzen (VERNET)

• Förderung durch das BMWi• Fördersumme 273.471,62 €• Laufzeit 07/2001 bis 09/2003• Weiterführung des Projektes ist durch Ausfall eines

Partners gefährdet

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• MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records

• Veröffentlicht von der Europäischen Kommission• MoReq ist weniger ein Standard und gleicht eher

einer oberflächlichen Guideline• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-

Management- und Archivsystemen• Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung

elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

Model RequirementsMoReq

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AIIM Industry White Papers

• AIIM Industry Whitepapers zum Einsatz von Dokumententechnologien in öffentlichen Archiven.AIIM Europe 2002 gab in Kooperation mit dem DLM-Forum der Europäischen Kommission 6 Industry Whitepapers anlässlich des DLM-Forums in Barcelona heraus.

• IWP 1: Capture, Indexing & Auto-Categorisation

• IWP 2: HP - Conversion & Document Formats• IWP 3: FileNet - Content Management• IWP 4: IBM - Access & Protection• IWP 5: KODAK - Availability & Preservation• IWP 6: UCL/TRW - Education, Training &

Operation

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Ausblick

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Digital DivideRisiken für die Gesellschaft

• Zweiklassen-Gesellschaft von• Internet- und Nicht-Internet Anwendern• Jung und Alt• Gebildeten und Ungebildeten

• Vorteile für die Internet-Nutzer• niedrigere Gebühren, schnellere Abwicklung

• Städte sind oft besser mit Infrastruktur versorgt als ländliche Gebiete

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Information Gap

• Wichtige Informationen sind bereits unwiderruflich verloren

• Das „elektronische Problem“ überholt das „Papier-Problem“

• Immer mehr Informationen sind nicht mehr für die physikalische Repräsentation geeignet

• Electronic archive are the memory of the information societies

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„Elektrifizierung der Ineffizienz?“

Homo Buerocraticus

Der Homo Buerocraticus ist eine spezielle Spezies Mensch, genaugenommen die bisher höchste Entwicklungsstufe des Homo Sapiens. Er zeichnet sich durch eine reglementierte Lebensweise in einem besonderen, durch Verordnungen geschütztem Biotop aus – der Verwaltung

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Thesen

Worauf sollte sich die Verwaltung konzentrieren?

• G2EeGovernment-Anwendungen zur internen Optimierung

• G2BGovernment to Business

• G2CGovernment to Citizen

• G2PGovernment to Politics

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