Camillo Sitte Lehranstalt Umgang mit großen Dokumenten in Word In 14 Schritten vom Rohtext zur formatierten Diplomarbeit

Camillo Sitte Lehranstalt

Umgang mit großen Dokumenten in Word

In 14 Schritten vom Rohtext zur

formatierten Diplomarbeit

Ziel und Ansatz der Arbeitsunterlage

Es soll das Formatieren langer Word Dokumente gelehrt werden. Es soll ein simpler Ansatz gezeigt werden. Es soll ein nachvollziehbarer Gesamtablauf dargestellt werden. Es soll vermittelt werden, dass der Ansatz essentiell für den Aufwand ist. Es soll gezeigt werden, dass man mit einem strukturierten Ansatz lange Dokumente sehr

schnell formatieren kann

Ziel der Arbeitsunterlage

Ansatz der Arbeitsunterlage

Es wird von einem Rohtext im reinen Textformat ausgegangen. Es wird in jedem Schritt der Text vor und nach den Bearbeitungsschritten dargestellt. Es wird zu jedem Schritt Allgemeines vermittelt. Es wird zu jedem Schritt erklärt, wie die einzelnen Teilschritte erfolgen. Es wird zu jedem Schritt ein konkreter Formatierungsvorschlag angegeben. Es wird zu jeder Aktion ein Hyperlinks zu den entsprechenden Masken und Parametrisierungen

angeboten

Formatieren einer Diplomarbeit innerhalb von 4 Unterrichtsstunden.

Tutorial das schrittweise durch den Formatierungsprozess führt.

Überblick

Übersicht über den Ablauf

Formatieren einer Diplomarbeit in 14 Schritten

1. Formatvorlagen definieren - Ebene 1 (Überschrift 1)2. Formatvorlagen definieren - Ebene 2 (Überschrift 2)3. Formatvorlagen definieren - Ebene 3 (Überschrift 3)4. Formatvorlagen definieren – Textkörper (Standard)5. Gliederung definieren – Gliederung anlegen6. Bilder einfügen – Bildformat anlegen7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis generieren

Zwischenbilanz – was kann man bis jetzt machen

8. Überschrift Ebene 4 (Überschrift 4) 9. Absätze mit Zahlenwerten (als Absatzformat)10. Aufzählungen / Nummerierungen11. Literaturverzeichnis anlegen12. Tabellen einfügen13. Kopf und Fußzeile14. Inhaltsverzeichnis und Titelblatt

Die Diplomarbeit ist fertig formatiert.

Überblick

1. Formatvorlage definieren – Ebene 1

Sollte den Kapiteln entsprechen Zeichengröße 14-16 Pt Sollte Fett sein Es sollte Ebene 2 folgen, kein Text Sollte in mit neuer Seite beginnen. Vorhandene Formatvorlage Überschrift 1

ändern

AllgemeinesDas Dokument

Format (Überschrift 1)

SchriftformatArialGröße 16Fett

Absatzformat - Einzüge und Abstände

Absatzformat - Zeilen- und SeitenumbruchAbsatzkontrolleAbsätze nicht trennenSeitenumbruch oberhalb

Ausrichtung linksAbstand vor 0 PtAbstand nach 6 Pt

Anleitung

Sollte die Kapitel gliedern, sollte in allen Kapiteln gleich oder zumindest ähnlich sein.

Zeichengröße 12-14 Pt Kann fett sein Es kann Text oder Überschrift 3 folgen Absatzabstände durch Formatvorlage lösen.

Unten Blau½ PtÜbernehmen für Absatz



SchriftformatArialGröße 14Fett

AbsatzformatAusrichtung linksAbstand vor 12 PtAbstand nach 6 PtAbsätze nicht trennen

Rahmenformat

2. Formatvorlage definieren – Ebene 2 Anleitung

Sollte die einzelnen Texte gruppieren Sollte Fett Sein

Ausrichtung linksAbstand vor 12 PtAbstand nach 0 PtAbsätze nicht trennen

ArialGröße 12Fett



Schriftformat

Absatzformat

3. Formatvorlage definieren – Ebene 3 Anleitung

Anleitung

Der gesamte Text(körper) sollte in einem einheitlichen Format dargestellt werden.

ArialGröße 10 PtNormalAusrichtung Blocksatz

4. Format – Textkörper (Standard)


Format (Standard)

Schriftformat

AbsatzformatAbstand vor 6 PtAbstand nach 6 PtZeilenabstand Mehrfach (1,2)

Die Gliederung ist das Herzstück der Dokumentstruktur. Beim Schreiben eines Dokumentes sollte man mit dem Erstellen der Gliederung beginnen und darauf achten, dass eine übersichtliche, möglichst gleichmäßige und intuitive Struktur vorliegt.

Nummernposition LinksAusrichtung 0 cmNeu nummerieren nach aktivieren

Anleitung5. Gliederung anlegen


Definition - Gliederung

Überschrift 1 ändernGliederung wählen (nummeriert)Anpassen wählen

Nummerierung und Gliederung

Gliederung anpassen (für 1-3)

Ausrichtung ZentriertAbstand vor 12 PtAbstand nach 12 PtZeilenabstand einfach

Alle eingefügten Bilder, sowie der Abbildungsverweis (siehe auch Abbildungs-verzeichnis) sollten in Format „Bild“ sein.

Bild einfügen (z. B.: mit copy & paste aus vorliegender Bilder.doc)

Formatvorlage Bild neu anlegen Bild und Abbildungsinfo dem

Format Beschriftung zuweisen

Anleitung6. Bild einfügen – Bildformat anlegen


Schritte im Detail ...

Format (Bild)

Schriftformat

Absatzformat

ArialGröße 10Kursiv

Der Vorteil das Abbildungsverzeichnis über die Option Beschriftung einfügen zu machen, besteht darin, dass sich das System um eine korrekte Nummerierung kümmert und darin, dass ein Abbildungsverzeichnis automatisch erstellt werden kann.

Mit Einfügen/Referenz/Beschriftung Beschriftungstext einfügen

Word verwendet automatisch die Formatvorlage Beschriftung, die bei Bedarf verändert werden kann.

Bemerkung:Mit ALT+F9 wird der entsprechende Feldbefehl angezeigt.

Anleitung7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis



Cursor ans Ende des Dokumentes stellen Abbildungsverzeichnis erstellen

Entsprechenden Texten im Dokument die jeweiligen Formatvorlagen zuordnen

Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen (Einfügen Index und Verzeichnisse)

Zwischenbilanz – Grobstruktur ist angelegt

Was ist bisher geschehen?Das Dokument

Was könnte ich jetzt machen?

und weiter geht’s ...

1. Formatvorlagen definieren – Ebene2. Formatvorlagen definieren – Ebene3. Formatvorlagen definieren – Ebene4. Formatvorlagen definieren – Textkörper5. Gliederung definieren – Gliederung anlegen6. Bilder einfügen – Bildformat anlegen7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis

Arial,Größe 11Fett

Der gegebene Textabschnitt enthält „Mini Überschriften und Texte die jeweils Zahleninformationen in der Angabe haben.

Formatvorlage Überschrift 4 definieren Formatvorlage „Textkörper mit Zahl“

neu anlegen Formate zuweisen

Anleitung8. Überschrift Ebene 4



Schriftformat


Ausrichtung LinksAbstand vor 12 PtAbstand nach 6 PtZeilenabstand einfach

Absatzformat

Tabulator rechtsbündig am Seitenrand (bei 16 cm)

Es gibt viele Wege um Absätze zu formatieren. Generell sollte man jedoch möglichst simple Methoden nutzen. Beim Einsatz von Tabulatoren sollten diese immer richtig gesetzt sein und nicht durch mehrere Tabulatoren oder Leerzeichen die Texte „so ungefähr“ an die richtige Stelle gebracht werden. Wichtig ist auch der richtige Einsatz von Links, Rechts, Zentriert und Dezimal bei den Tabulatoren.

Anleitung9. Absätze mit Werten (als Absatzformat)


Arial,Größe 10Zeilenabstand einfach

Format (Text mit Zahl)

Schriftformat

Absatzformat

10 PtSymbol verwendenzur Vorlage hinzufügen aktivieren

Weiters finden sich im Text einige Aufzählungen. Seit Word 2002 ist es möglich, auch Aufzählungen eine einheitliche Formatvorlage zu zuordnen. Ansonsten kann man auch die im Standard vorgegeben benutzen. Nummerieren sollte man nur, wenn es semantisch etwas bringt.

Formatvorlage „Aufzählungen“ neu anlegen Formatvorlage zuweisen

Anleitung10. Aufzählungen / Nummerierungen



Format (Aufzählungen)

Schriftformat

Beim Benutzen eines Literaturverzeichnisses ist der Weg umgekehrt zum Weg des Abbildungsverzeichnisses. Dazu muss zuerst das Literaturverzeichnis geschrieben werden und dann im Dokument ein Querverweis angelegt werden.

Literaturverzeichnis erstellen. Texte die für Querverweise sollen als

Überschrift 4 formatiert werden. Cursor an die gewünschte Textstelle

setzten Im Text Querverweise auf die Überschrift

einfügen.

Das Integrieren eines Literaturverzeichnisses ändert nichts am Layout oder daran, dass man es korrekt im Text platzieren muss. Es hilft bei Änderungen im Literaturverzeichnis, da jeder Querverweis im Dokument automatisch mitgeändert wird.

Anleitung11. Literaturverzeichnis anlegen



Hinweis

Es gibt viele Wege um im Winword Tabellen darzustellen. Da für die Erstellung von Tabellen, jedoch Excel den meisten Komfort bietet, wird hier der Ansatz der Integration von Excel-Sheets gezeigt.

Tabelle in Excel öffnen Gewünschten Ausschnitt markieren und in

die Zwischenablage kopieren im Word Dokument den Cursor an die

entsprechende Stelle setzen die sich in der Zwischenablage befindende

Tabelle einfügen (STRG C)

durch Einfügen aus der Zwischenablage wird die Excel Tabelle in eine Word Tabelle umgewandelt.

Tabelle formatieren:Breitenangaben in Prozent - dadurch wird die Tabelle automatisch in Seitenbreite dargestellt.

Anleitung12. Tabellen einfügen



Hinweis

Professionelle Dokumente sollten möglichst wenig redundante Informationen enthalten, d.h. in die Kopf und Fußzeile nur wichtige Informationen schreiben. Der Text sollte kleiner oder maximal gleich groß wie im Textkörper sein.

Ansicht – Kopf und Fußzeile wählen Titel in Kopfzeile eintragen Kopfzeile formatieren In Fußzeile wechseln Autor eintragen (linksbündig) Seite „aktuelle Seite“ von „Anzahl Seiten“

eintragen (rechtsbündig) Fußzeile formatieren

Arial 8 Kopfzeile Text rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links, Seite x von Anz

rechtsbündig Seite einrichten und erste Seite anders

aktivieren.

Anleitung13. Kopf und Fußzeile



Format (Kopf- und Fußzeile)

Anleitung14. Finalisieren und Titelblatt


Häufig werden von der Schule oder Universität die Form des Titelblattes vorgegeben.Hier war es notwendig, das entsprechende Logo der Abteilung zu verwenden.Das Titelblatt wurde „herkömmlich“ händisch erstellt.

Dokument ist formatiert - Conclusio

Allgemeines

Das zentrale Element ist die Gliederung, die als Erstes erstellt werden sollte Professionalität = Einheitlichkeit und Simplizität, d.h es sollten möglichst

wenig unterschiedliche Schriftarten und Formatierungen benutzt werden. Übersichtlichkeit = Kategorisierung, d.h. es sollte versucht werden jeder Art

von Inhalt ein eindeutiges, leicht erkennbares Format zuordnen (z.B.

Farbkennungen)

Was man NICHT tun sollte

Leerzeichen, Leerabsätze oder mehrere Tabulatoren hintereinander zum

Formatieren des Textes benutzen. Das Format des Dokumentes an das anpassen „was auf einer Seite ist“ Erweitere Funktionen (Textrahmen, etc.) benutzen, wenn es nicht unbedingt

notwendig ist.

Anzeigen: Verfügbare Formatvorlagen Überschrift 1 ändern (Kontextmenü)

eingestellt wird ...

Format/Formatvorlagen und Formatierung

zu finden unter ...

MENÜ:

SchriftformatArialGröße 18 PtFett

Screenshots

Aufgabenbereich:

und so sieht es im Word aus ...

Überschrift 1 - Zeichenformat

Absatzformat Überschrift 1 - Teil 1

Formatvorlage ändern – Format

Ausrichtung linksAbstand vor 0 PtAbstand nach 6 Pt

Screenshots

und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ...

Fenster:


Absatzformat

Auswahl: Absatz

AbsatzkontrolleAbsätze nicht trennenSeitenumbruch oberhalb

Screenshots Absatzformat Überschrift 1 – Teil 2

und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ...


Absatzformat

Formatvorlage ändern – FormatFenster:

Auswahl: Absatz

zu finden unter ...

Blauunten½ PtÜbernehmen für Absatz


Absatzformat

Screenshots

Formatvorlage ändern – RahmenFenster:

Auswahl: Rahmen


Rahmen – Überschrift 2

zu finden unter ...


Aufgabenbereich:

Absatzformat

Screenshots

Standard – Kontextmenü - ändern

Abstand vor 6 PtAbstand nach 6 PtZeilenabstand Mehrfach (1,2)

Auswahl: Einzüge und Abstände


Absatzformat Standard - Zeilenabstand

zu finden unter ...

Gliederung der Überschriften wählen (nummeriert)

Screenshots

Formatvorlage ändern – FormatFenster:

Auswahl: Nummerierung



Gliederung erstellen

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots

Nummernposition Links Ausrichtung 0 cm Neu nummerieren nach aktivieren Überschrift 4: Tabstopp nach auf 0

stellen


Nummerierung .. – AnpassenFenster:

Auswahl: Rahmen


Gliederung anpassen

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots


Formatvorlagen ...Arbeitsbereich:

Auswahl: Neue Formatvorlage


Formatvorlage Bild neu erstellen

Ausrichtung ZentriertAbstand vor 12 PtAbstand nach 12 PtZeilenabstand einfach

Schriftformat

Absatzformat

ArialGröße 10Kursiv

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots


Einfügen – Referenz- BeschriftungMenü:


Beschriftungen für Abbildungen

Bezeichnung Abbildung Beschriftungstext eingeben

Abbildungsinfo dem Format Bild zuweisen

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots


Einfügen – Referenz- Index ... MENÜ:


Abbildungsverzeichnis erstellen

Seitenzahlen anzeigen Seitenzahlen rechtsbündig Titel Abbildung

Auswahl: Abbildungsverzeichnis

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots


Einfügen – Referenz- QuerverweisMENÜ:


Querverweise für Literaturverzeichnis erstellen

Auswahl: Abbildungsverzeichnis

Verweistyp ÜberschriftVerweisen auf ÜberschriftentextEntsprechende Überschrift auswählen

10 PtZeilenabstand einfachFormat – Nummerierung –

Aufzählungszeichen wählenSymbol verwendenzur Vorlage hinzufügen aktivieren

zu finden unter ...

Screenshots



Formatvorlage Aufzählungen

Formatvorlagen ...Arbeitsbereich:

Auswahl: Neue Formatvorlage

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots



Tabellen formatieren

Tabelle - TabelleneigenschaftenMenü:

Auswahl: Tabelle

Bevorzugte Breite 100%Maßeinheit ProzentEinzug von links 0 cm

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots



Kopf- und Fußzeile einfügen

Ansicht – Kopf- und FußzeileMenü:

Arial 8 Kopfzeile Titel rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links Seite x von Anz rechts

Seite einrichten erste Seite anders aktivieren.

Format Ü1

zu finden unter ...

Screenshots



Erste Seite anders einstellen

Datei – Seite einrichten ...Menü:

Erste Seite anders aktivieren.

Auswahl: Layout

Documents

Camillo Sitte Lehranstalt Umgang mit großen Dokumenten in Word In 14 Schritten vom Rohtext zur formatierten Diplomarbeit