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Chart 1 © E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003 Auswahl von Content Management Systemen Voraussetzungen, Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren

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Chart 1© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Auswahl von Content Management

SystemenVoraussetzungen, Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren

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Chart 2© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung

1995 gegründet Auf die Verlagsbranche und Neue Medien

spezialisierte Unternehmensberatung Dienstleistungen:

• Consulting• Weiterbildung• Mergers & Acquisitions• Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen

Kurze Vorstellung

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Chart 3© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Projektbeispiele

Begleitung bei der Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management• Web Content Management • Media Asset Management (Bild- und

Produktionsdatenbank) Internet-Strategien für Fachverlage Durchführung von Inhouseseminaren zum

Thema Content Management in Fachverlagen Marktuntersuchung E-Learning

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Alles ist Content

Ist alles Content?

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Chart 5© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Content - das Wunderwort

Der Begriff „Content“ hat seinen Siegeszug angetreten. Mittlerweile können nahezu alle in einem Unternehmen vorhandnen Informationen als Content bezeichnet werden.

Entsprechend umfasst Content Management mittlerweile die digitale Verwaltung von sämtlichen Inhalten.

„Enterprise Content Management“ ist das Zauberwort.

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Chart 6© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Content-Management als Wertschöpfung

Doch Achtung: Es gibt keinen Content, sondern nur Inhalte. Inhalte sind wertvoll, sie entstehen aus intellektueller Arbeit. Content Management bedeutet:

• Inhalte schnell zu finden, erzeugen, publizieren und archivieren.• Den Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte noch effizienter

aufzubereiten und noch wertvoller machen zu können. Content Management ist Wertschöpfung, u.a. durch:

• Konsistenz von Inhalten• Mehrmediale Mehrfachverwertung von Inhalte• Aktualität von Informationen• Multi-Channel-Publishing• Personalisierung von Inhalten anhand von Userprofilen für

Publishing und Marketing

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Chart 7© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Content-Management

Die Einführung von Content Management ist also keine rein technische Fragestellung. Übergeordnete Zielsetzungen können sein:• Erhöhung der Arbeitseffizienz• Einsparungen durch Prozess-Automatisierung• Erhöhung der Datenkonsistenz• Erhöhung der Wertschöpfung durch neue Produkte• Ermöglichung von Langzeitarchivierung

Diese grundsätzlichen Zielsetzungen sollten in keinem Projekt durch technische Machbarkeitsversprechen verdrängt werden!

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Chart 8© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Content-Management ist vielfältig

Inhaltsorientiertes CM: Medien, Technische Dokumentation, Marketingkommunikation

Datenorientiertes CM: Produktdaten, E-Commerce Publishingorientiertes CM: Aufbereitung für

unterschiedliche Publishingformen und –kanäle Exchangeorientiertes CM: Content-Austausch Prozessorientiertes CM: Geschäftsprozesse, Workflow Archivierungsorientiertes CM: Konsistente

Datenhaltung, zukunftssichere Archivierung

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Vorgehensweise

Ein paar Vorüberlegungen

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Chart 10© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Content Management

Content Management

Finanzieller Rahmen

Mitarbeiter

Produkte / Dienstleistungen

Märkte / ZielgruppenVisionen / Ziele

Geschäftsprozesse / Organisation

IT-Infrastruktur

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Chart 11© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Die richtige Lösung finden

Grundsätzlich: Firmen suchen keine Software, sondern eine Lösung für definierte Anforderungen!

Was die Lösungssuche so schwierig macht:• Die verschiedenen Softwaresysteme werden ständig erweitert

und wachsen zu einem Markt zusammen. Die Unterschiede sind immer schwerer zu erkennen.

• Die Anbieter versprechen z. T. zu viel (Beispiel XML).• Der Markt der CMS-Anbieter ist noch immer nicht konsolidiert.• Die Anforderungen werden oft nicht genau definiert.• Interne Unstimmigkeiten und starre Vorgaben verhindern ein

objektives Auswahlverfahren.

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Chart 12© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Auswahlprozess:Je nach Zweck

Web CMS:• Inhalte im Internet / Intranet verwalten• Inhalte im Web in unterschiedlichen Layouts darstellen

Print CMS• Inhalte und Layout für Printprodukte

Media Asset System• Verwaltung von Bildern, Audio, Video

Integriertes CMS• Inhalte werden „ausgabeneutral“ erfasst und archiviert• Speicherformat ist meistens Datenbank oder XML

Enterprise CMS• Integration der unternehmensrelevanten Informationen

Die Systeme wachsenzwar zusammen, dennoch hat jedes seine Herkunft und damit Stärke!

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Chart 13© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Der CMS-Markt ist intransparent

Ergebnis der Umfrage (seit dem 04.03.2002):

Ist der CMS-Markt ausreichend transparent?

guter Überblick       19 10,3%

viel Recherche             51 27,7%

Preise intransparent             52 28,3%

Überblick unmöglich               62 33,7%

Stimmen: 184 100,0%

Quelle: Online-Befragung auf www.cmforum.de

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Chart 14© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Content Management im Interessengeflecht

Kaum ein Unternehmen startet heute bei null, d.h. hat kein CMS im Einsatz. In den meisten Firmen existiert ein Nebeneinander von verschiedenen Systemen und Lösungen.

In vielen Unternehmen sind deshalb „objektive“ Entscheidungen unmöglich, es müssen Kompromisse eingegangen werden.

Es muss ein Projekt aufgesetzt werden, dass zu einem großen Teil mit internen Rahmenbedingungen (und Widerständen) beschäftigt sein wird.

Es ist zu prüfen, ob eine Konsolidierung Verbesserungen bringt.

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Das Projekt

Schrittweise zur richtigen Entscheidung

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Projektphase 1:Projektstart

Welche Rahmenbedingungen sind gegeben?• Zeitlicher Rahmen• Finanzieller Rahmen (Budget)• Technische Vorgaben• Manpower-Rahmen• Kompetenz-Rahmen / Entscheidungsprozesse

Wie sieht das Projektteam aus?• Projektleitung• Mitglieder• Steuergruppe

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Projektphase 1: Projektstart

Unternehmensziele• Welche Rolle spielt Content Management für die

Erreichung der Unternehmensziele? Projektziele

• Welche Ziele in Richtung Kunden werden verfolgt?• Welche internen Ziele werden verfolgt?• Welche Businesscases sollen abgebildet werden?

- Publishing- Marketing- Automatisierung

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Projektphase 1:Projektstart

Zum Abschluss des Projektstarts wird ein Projektplan erstellt. Wichtigste Elemente sind:• Projektziele• Projektbeteiligte• Umsetzung der Rahmenbedingungen• Meilensteine und Zeitplan• Steuerungsgremium / Krisenmanagement

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Chart 19© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Projektphase 1:Projektstart

Beispiele für Projektziele Ausgabe:

• Crossmediales Publishing• Automatisierter XML-Export

Web:• Integration in Backend-Systeme• Integration in E-Commerce-System• Schnelles Aufsetzen von Webseiten

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Projektphase 2: Analyse

Inhalte / Contents• Welche Inhalte sollen gemanagt werden?• Welche zukünftigen Verwendungen sind geplant?• Welche Inhalte liegen in welcher Form vor?• Wie müssen die Inhalte strukturiert und aufbereitet werden (z.B.

Metadaten)?• Welche Inhalte können wie beschafft werden (Schnittstellen)?

Workflow / Arbeitsabläufe / Geschäftsprozesse• Welche Workflows gibt es?• Wie müssen diese überarbeitet bzw. verändert werden?• Welche Verbesserungen gibt es, welche Verschlechterungen?

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Projektphase 2: Analyse

Daten Management / IT• Wie werden Inhalte aufbereitet?• Wie werden Inhalte jetzt verwaltet und archiviert?• Welche Datenformate sind wofür geeignet? • Welche Vorgaben sind aus der IT zu erfüllen?

Mitarbeiter• Welche Mitarbeiter und Abteilungen sind betroffen?• Welche Veränderungen kommen auf die Mitarbeiter zu?• Welche neuen Qualifikationen werden benötigt?• Sind die Mitarbeiter auf die Veränderungen eingestellt (Beispiel:

Redakteure, Lektoren)Abschluss: Feintuning des Projektplanes

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Projektphase 3:Lösungsszenario

Auf Basis der Zielsetzungen und der Analyse wird mindestens ein Umsetzungsszenario entwickelt.

Daraus entsteht der möglichst umfassende Anforderungskatalog, der wiederum als Basis für eine Ausschreibung dient. Die Ausschreibung sollte wegen der besseren Vergleichbarkeit eine Tabelle mit den zentralen Punkten enthalten (vorhanden, nicht vorhanden). Es können auch Beispielobjekte (wie z.B. Daten, Printprodukte) beigefügt werden. Kernfrage: Wie groß ist der Spielraum für Lösungsvorschläge?

Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob und welche externen Dienstleister die Ausschreibung erhalten. Empfehlung: Verschiedene Dienstleister-Kategorien einbeziehen!

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Chart 23© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Exkurs:Potentielle Dienstleister

Beispiel Cross Media System: CMS-Hersteller IT-Unternehmen / CMS-Integrator Multimedia-Agentur Strukturentwickler (DTD-Entwickler) Content-Strukturierer (auf Basis einer

bestehenden Struktur) Satzbetrieb (Erfassung / Konvertierung mit DTP-

System wie 3B2, PowerPublisher, Framemaker)

Die Ausschreibung kann auch nach Teilgebieten erfolgen

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Projektphase 3:Lösungsszenario

Bewertung der Angebote:• Briefing verstanden?• Aussagekräftiges Angebot, das auf Ihre Fragen eingeht?• Überzeugendes Lösungsszenario mit „eigenen“ Gedanken?• Ausführliche technische Beschreibung (Whitepaper)

vorhanden? Gibt es Bewertungen dazu von Dritten (z.B. Gartner)?

• Realistischer Zeitplan?• Professionelles Projektmanagement-Konzept?• Referenzprojekte und Kunden? • Preis/Leistung (zu den Kostenblöcken später mehr)?

- Transparent und nachvollziehbar?- Klare Lizenzpolitik?- Folgekosten?

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Projektphase 3:Lösungsszenario

Bewertung der Angebote:• Firmenbewertung

Auswahl der vier bis sechs besten Firmen. Nähere Beschäftigung, Vorgespräche Einladung zur Präsentation Intensive Endauswahl:

• Testinstallation• Referenzkundenbefragung

Entscheidungsvorlage

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Projektphase 3:Umsetzung

Projektstart (wie Gesamtprojekt) • Erstellung eines Projektplanes mit Dienstleister/n• Installation von Steuerungsgremium und

Krisenmanagement• Option: Definition eines Pilotprojektes, eventuell mit

Doppelstrategie (Sicherheitslösung parallel) Entwicklung des Pflichtenheftes Projektcontrolling

• Fortschrittskontrolle / Meilensteine / Dokumentation!• Budgetkontrolle

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Projektphase 3:Umsetzung

Testbetrieb• Dummies: Screendesign, Eingabemasken• Funktionstests: Funktioniert alles?• Betatest: Endtest der Lösung

Schulungen Livebetrieb: Day of no return! Projektabschluss

• Erfolgskontrolle • Lessons Learned

Überführung des Projektes in die täglichen Geschäftsabläufe

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Chart 28© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Kosten der Einführung

Erstellung des Konzeptes Software

• CMS-Software• Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc.• Testinstallation• Customizing

- Anpassung- Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen)

• Installation• Schulung• Wartungsverträge / Troubleshooting• Zukünftige Module• ASP-Betrieb: Mietkosten

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Chart 29© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Kosten der Einführung

Kreative Dienstleistung• Screendesign• Navigationsdesign

Hardware• Server• Datensicherung• Langzeitarchivierung

Leitungen• Leistungsfähige Internetanbindung• Gestiegener Traffic bei Website-Relaunch

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Erfolgsfaktoren

Gute Projektplanung „Content-Bewusstsein“ bei allen Beteiligten Evolutionäre Umstellung der Organisation, von

Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung Realistisches Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln Integration in Unternehmensziele und –strategie Rückhalt der Geschäftsführung Frustrationstoleranz und Kompromissbereitschaft

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Chart 31© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Einbindung in die Gesamtstrategie

Heute liegt die Herausforderung in der Integration aller strategischen Maßnahmen: • Inhalte / Content Management• Marketing / Online-Marketing• Verkauf / E-Commerce• Callcenter / Internet• Direktmarketing / E-Mailing

Diese Integration ist eines der schwierigsten und aufwendigsten Projekte

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Chart 32© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Ehrhardt F. Heinold

Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU

Behringstraße 28a

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Telefon: 040/3986620

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