24
CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientie Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert

Finanzierungsmodelle undchange management

Prof. Dr. Frank Ziegele

23./24. Oktober 2006

Page 2: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

2Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Gestaltungsdimensionen der Budgetierung

Modell-designModell-design

Organisations-entwicklung

Organisations-entwicklung+

Partizipation am Modell- design Implementierungsstrategien Kommunikation/Akzeptanz- sicherung Personalentwicklung Rolle externer Begleitung

bisher vorwiegendbetrachtet!!

Page 3: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

3Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Thesen

Das beste Modelldesign bringt nichts, wenn die Hochschulangehörigen nicht dahinter stehen und keine Bereitschaft zum Wandel und zur Handhabung des Modells besteht!

Das change management ist bei Mittelverteilungsfragen besonders schwierig, da es um Nullsummenspiele geht!

Einstieg Fallstudie

Page 4: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

4Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Leitfragen

Wo stecken Probleme, die den Prozess zum Scheitern bringen können?

Was könnte man an der Vorgehensweise besser machen, um die Reform in der Hochschule durchzusetzen?

Page 5: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

5Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Typische Probleme durch unzureichendes change management

(1) Die hochschulinterne Diskussion startet damit, dass eine Gewinner-/Verlierer-Tabelle auf den Tisch gelegt wird. Von diesem Zeitpunkt an findet keine sachbezogene Debatte mehr statt, sondern ein Verteilungskampf.

(2) Neue Modelle werden „am grünen Tisch“ entworfen; bisherige Regelungen werden nicht mehr thematisiert. Dadurch hat man alle, die am alten System gearbeitet haben, gegen sich und kann nicht ausreichend begründen, warum das neue Modell eine sinnvolle Weiterentwicklung darstellt.

Page 6: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

6Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Typische Probleme durch unzureichendes change management

(3) Die hinter dem Modell stehenden Ziele und Strategien werden nicht explizit diskutiert und sind unklar. Damit wird kein Grundkonsens über die Zielorientierung hergestellt; das Modell wird nicht hinreichend legitimiert.

(4) Die Hochschulleitung bezieht nicht klar genug Stellung und formuliert nicht völlig transparent und eindeutig ihre Intentionen bei der Reform.

Page 7: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

7Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Typische Probleme durch unzureichendes change management

(5) Die Hochschulangehörigen werden mit einem fertigen Modell konfrontiert und akzeptieren es mangels Möglichkeit zur Partizipation nicht.

(6) Die „Modellmacher“ werden als Interessenvertreter wahrgenommen. Die Ergebnisse der Arbeit werden in diesem Licht interpretiert und abgelehnt.

(7) Neue Modellansätze werden in den Gremien „tot diskutiert“.

(8) Die Fachbereiche befürchten unkalkulierbare finanzielle Risiken als Folge von automatisierter Indikatorsteuerung.

Page 8: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

8Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Typische Probleme durch unzureichendes change management

(9) Der Handlungsbedarf ist in der Hochschule nicht deutlich. Man weiß nicht, welche Ursachen zum Antasten althergebrachter Verfahren führen.(10) Die einzelnen Hochschulangehörigen erkennen keinen individuellen Nutzen aus neuen Mittelvergabemodellen.(11) Es gelingt nicht, Vertrauen in die richtige Handhabung der neuen Instrumente zu schaffen. Z. B. wird befürchtet, dass Zielvereinbarungen zu Zielvorgaben und Gängelung durch die Hochschulleitung werden.(12) Mangelndes Projektmanagement.

Page 9: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

9Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Ziele des change managements

ZIELE„den Wandel managen“

dafür sorgen, dass der Reformprozess abgeschlossen werden kann dafür sorgen, dass der Veränderungsprozess effizient abläuft und das richtige Ergebnis hat (funktionsfähiges Modell) dafür sorgen, dass die Beteiligten hinter dem Ergebnis stehen dafür sorgen, dass das neue Modell produktiv eingesetzt wird (Gefahr: „Kartellbildung“!)

Page 10: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

10Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Ansatzpunkte des change managements

Beispiel der

Arbeitsgruppe

Beispiel der

Arbeitsgruppe

Page 11: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

11Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Ansatzpunkte des change managements

Gestaltung des Prozessablaufs

Kommunikationsmaßnahmen

Motivation zur Mitwirkung, Verdeutlichung des Handlungsbedarfs

Schaffung von Vertrauen

externe Begleitung des Prozesses

Page 12: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

12Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Gestaltung des Prozessablaufs: Vorbereitung

1. Schritt

Reformprozess vorbereiten, nicht einfach Arbeitsgruppeeinberufen und „loslegen“

Projektskizze (Projektbeschreibung-Ziele-Aufgaben-Teilprojekte/ Arbeitsfelder-Aktivitäten-Verantwortlichkeit-Zeitplanung- Ressourcen-Controlling)

Vorstudie: (bestehende Erfahrungen/Referenzmodelle auswerten, hochschulinterne Befragung, Expertenanhörung, Analyse

Personenkonstellationen/Meinungsführer)

Prozess auf Rahmenbedingungen anlegen (z. B. Beschlussorgan, Senat oder

Hochschulleitung?)

Aspekte der Vorbereitung

Page 13: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

13Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Gestaltung des Prozessablaufs: Modelldesign

Modell abschließend beraten, beschließen undeinführen

Modell abschließend beraten, beschließen undeinführen

Kick-off-Workshop durchführen

Vermittlung NSM-Logik,demonstrieren, dass Modelle funktionieren (best practices),aufzeigen Vernetzungen (mit Strategie/Globalhaushalt)

Kick-off-Workshop durchführen

Vermittlung NSM-Logik,demonstrieren, dass Modelle funktionieren (best practices),aufzeigen Vernetzungen (mit Strategie/Globalhaushalt)

Orientierungspunkte/Restriktionen erfassen und bewerten

extern: Landesmodell, kameralistische Restriktionenintern: altes Modell, strateg. Ziele, verfügbare Daten

Orientierungspunkte/Restriktionen erfassen und bewerten

extern: Landesmodell, kameralistische Restriktionenintern: altes Modell, strateg. Ziele, verfügbare Daten

Modellarchitektur erarbeiten

Gestaltungsaufgaben definieren, Optionen aufzeigen undbewerten, Gestaltungsentscheidungen treffen

Modellarchitektur erarbeiten

Gestaltungsaufgaben definieren, Optionen aufzeigen undbewerten, Gestaltungsentscheidungen treffen

Sensitivitätsanalysen durchführen

Gestaltungsentscheidungen auf Basis von Kausalitätenim Modell überprüfen

Sensitivitätsanalysen durchführen

Gestaltungsentscheidungen auf Basis von Kausalitätenim Modell überprüfen

Grundkonsens überAusrichtung, Ver-

ständnis

Grundkonsens überAusrichtung, Ver-

ständnis

Realitätsbezug des Modells,Eingrenzung Ge-staltungsoptionen

Realitätsbezug des Modells,Eingrenzung Ge-staltungsoptionen

Einigung über „richtiges“Modell unter dem„veil of ignorance“

Einigung über „richtiges“Modell unter dem„veil of ignorance“

Relativierung Bedeutung derModellrechungen, produk-

tive Anwendung

Relativierung Bedeutung derModellrechungen, produk-

tive Anwendung

Page 14: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

14Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Kommunikationsmaßnahmen

Modelldesign nicht in Gremien, sondern in Experten-AG

aber Gremien einbinden: Einsetzung AGBerichte, Feedbackmöglichkeit,„Spielfelder“Aufträge an AG

aber nicht auf Gremien beschränken, sondern weitere Hochschulöffentlichkeit suchen

Kick-off-Workshop Dekane-Runden schriftliche Dokumente Intranet

Page 15: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

15Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Motivation zur Mitwirkung

Chance geben, an Modellkonzeption mitzuarbeiten Identifikation mit Modell/aktive Umsetzung

Problem: Prozess wird lahmgelegt, wenn alle mitreden

Ausweg: Mitwirkung kanalisieren z.B. spezielle Aufgaben für Fachbereiche: Indikatorengewichtung im Rahmen der

Zielvereinbarungen Anmeldung möglicher Vorabs Aushandlung der Clusterbildung zwischen

Fachbereichen

Page 16: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

16Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

spezieller Aspekt: Kommunikation von Modellrechnungen

Modellrechnungen/Daten müssen öffentlich sein,

dürfen aber nicht zu früh in den Prozess eingebracht werden

und sind sorgfältig als Sensitivitätsanalyse aufzubereiten.

Page 17: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

17Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Modellrechnungen als Sensitivitätsanalysen

begrenzte Aussagefähigkeit kommunizieren(Verhalten unter alten Bedingungen,

Zielvereinbarungen)

Vorlegen einer Vielzahl von Differentialanalysen,die Kausalitäten/Modellreaktionen auf Parameter-

änderungen aufzeigen (Sensitivitätsanalyse)

Gegenstände der Sensitivitätsanalyse:Ursachenanalyse für Gewinne/Verluste

Stabilität oder Zufälligkeit Gewinne/VerlusteVariation von Gewichtungen/Modellelementen

exogene Verhaltensänderungen

...

Page 18: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

18Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Das Instrument „Workshop“

Diskussions-/Entscheidungsprozesse aus Alltag herauslösen (aber anschließend in formale Strukturen zurückführen) Ortswechsel, außerhalb Gremien/offizielle Sitzungen Kreativität, Innovation (Distanz zum Alltag), nicht in Tagesordnungen „einkeilen“

externe Moderation Offenheit, Entlastung von formalen Aufgaben

Ablauf Kick-off-Workshop: allgemeine Einführung NSM/ Reformziele best-practice-Beispiele Zerlegen in Teilprobleme, Arbeitsgruppen

Grundlagen im Plenum festzurren

Page 19: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

19Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

klare Konditionen als Voraussetzung für effizienten internen Ablauf

Die Beteiligung verbessert sich, wenn der Einzelne klarenKonditionen in Bezug auf die Zielvereinbarungen ausgesetzt ist:

Ausrichtung der Kontrakte?

selektiv oder umfassend, in welchen Bereichen?

Abbilden des „Besonderen“ oder der „normalen“ Aufgabenübernahme

Zeitplan (zu Anfang bereits feste Termine setzen)

zur Verteilung stehende Gelder

Verständigung auf Leitlinien!

Page 20: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

20Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Schaffung von Vertrauen

Vertrauen indie handeln-

den Personen

Vertrauen indie handeln-

den Personen

Vertrauendurch Lern-

fähigkeit

Vertrauendurch Lern-

fähigkeit

Vertrauendurch

Kontinuität

Vertrauendurch

Kontinuität

Vertrauendurch finanz.

Risiko-begrenzung

Vertrauendurch finanz.

Risiko-begrenzung

Vertrauen durch verläss-

liche Ver-fahrensregeln

Vertrauen durch verläss-

liche Ver-fahrensregeln

Zus

amm

ense

tzun

g de

r A

GZ

usam

men

setz

ung

der

AG

Par

tner

scha

ftlic

hes

Ver

halte

n H

ochs

chul

leitu

ngP

artn

ersc

haft

liche

s V

erha

lten

Hoc

hsch

ulle

itung

For

mul

ieru

ng R

efor

mzi

ele

durc

h H

ochs

chul

leitu

ngF

orm

ulie

rung

Ref

orm

ziel

edu

rch

Hoc

hsch

ulle

itung

Ver

teilu

ng d

er I

nitia

tivre

ch-

te in

Reg

eln

vera

nker

nV

erte

ilung

der

Ini

tiativ

rech

-te

in R

egel

n ve

rank

ern

Sta

bilit

ät M

odel

l gar

antie

ren

Sta

bilit

ät M

odel

l gar

antie

ren

klar

e K

ondi

tione

nkl

are

Kon

ditio

nen

Bis

herig

es f

orte

ntw

icke

ln,

auf

Bes

tehe

ndem

auf

baue

nB

ishe

riges

for

tent

wic

keln

,au

f B

este

hend

em a

ufba

uen

Eva

luat

ion

Ref

orm

en

ankü

ndig

enE

valu

atio

n R

efor

men

an

künd

igen

Mög

lichk

eit

der

Nac

h-ju

stie

rung

bei

Feh

lenw

ickl

.fe

stsc

hrei

ben

Mög

lichk

eit

der

Nac

h-ju

stie

rung

bei

Feh

lenw

ickl

.fe

stsc

hrei

ben

Ehe

r N

utzu

ng d

es

Rep

utat

ions

mec

hani

smus

(Ver

trau

ensv

orsc

huss

)

Ehe

r N

utzu

ng d

es

Rep

utat

ions

mec

hani

smus

(Ver

trau

ensv

orsc

huss

)

Ein

stie

g üb

er Z

usat

zmitt

el(z

.B.

Res

erve

)E

inst

ieg

über

Zus

atzm

ittel

(z.B

. R

eser

ve)

Page 21: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

21Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Vertrauen durch Risikobegrenzung

Begrenzung möglicher Verluste: durch „Drehen“ an Modellparametern oder Abfederung Effekte besser das „richtige“ Modell mit Abfederung

Möglichkeiten der Abfederung: Modell zuerst laufen lassen, ohne es finanzwirksam zu machen schrittweise Einführung (steigende Prozentsätze) Kappungsgrenze Verluste bei X % (evtl. zeitlich begrenzt) absoluter Mindestbetrag

Page 22: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

22Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Schaffung von wahrgenommener Handlungsnotwendigkeit: Verdeutlichung individueller Nutzen aus Reform

direkte Verknüpfung Thema Mittelvergabe mit Thema dezentraler Autonomie (leistungsorientierter Rahmen als Basis für dezentrale Globalbudgets) Vorsicht: zentrale Spielräume behalten, nicht alles weggeben!

Aufzeigen Relevanz des Modells für finanziellen Erfolg der Hochschule (von dem jeder Angehörige profitiert): Profilbildung staatliche Mittelvergabe

Risikenargumentation ins Positive wenden: Chancen, eigene Mittel durch Leistung und Aufgabenübernahme zu beeinflussen

Page 23: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

23Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

Schaffung von wahrgenommener Handlungsnotwendigkeit: Aufzeigen von Defiziten/Problemen

Beispiele für Impulse

Verdeutlichung Legitimationslücke bei Globalhaushalten

durch andere Instrumente belegte Defizite (Gutachten, Evaluation, Befragung, Benchmarking)

gezielte „Provokation“ von außen, an der man sich reiben kann (z. B. staatliche Anforderungen „wir machen es besser“)

aufzeigen Chancen für die Unzufriedenen

Page 24: CHE - unabhängig, kreativ und umsetzungsorientiert Finanzierungsmodelle und change management Prof. Dr. Frank Ziegele 23./24. Oktober 2006

24Finanzierungsmodelle und change management | 23./24. Oktober 2006

externe Begleitung

Prozesspromotion und -steuerung

Informationstransfer über Modelle, best practices

Erfahrungstransfer

Übernahme von Entwicklungsarbeiten (Engpässe in der Hochschulverwaltung)