CLAUDIA PATRICIA RODRÍGUEZ AYALA Contralora General del ... Final... · soportes del formato RH1. Verificación de los formatos RH1, el cual llena la empresa de aseo con el pesaje

MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-11

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA 06/11/12

VERSIÓN 2

SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 1 de 230

INFORME FINAL DE AUDITORIA

AUDITORIA ESPECIAL EN MATERIA DE CONTRATACIÓN REALIZADA EN LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ DE

CÚCUTA

CLAUDIA PATRICIA RODRÍGUEZ AYALA Contralora General del Departamento Norte de Santander

JUAN AGUSTÍN RAMÍREZ MONTOYA Responsable de la Entidad Auditada

INFORME FINAL VIGENCIA 2012

SAN JOSÉ DE CÚCUTA, JUNIO DE 2013



VERSIÓN 2



AUDITORIA ESPECIAL EN MATERIA DE CONTRATACIÓN REALIZADA EN LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ DE

CÚCUTA

CLAUDIA PATRICIA RODRÍGUEZ AYALA Contralora General del Departamento Norte de Santander

JUAN AGUSTÍN RAMÍREZ MONTOYA Responsable de la Entidad Auditada

EQUIPO DE AUDITORÍA

NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL CESAR AUGUSTO ROJAS IBARRA

NANCY SERRANO MOLINA

INFORME FINAL VIGENCIA 2012

SAN JOSÉ DE CÚCUTA, JUNIO DE 2013



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TABLA DE CONTENIDO

1. CONSOLIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS 4

2. ANALISIS DE LOS DESCARGOS 5

3. CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 230

4. RENDICIÓN DE LA CUENTA 218

5. INFORME DEL ANALISIS DE LA CUENTA VIGENCIA 2012 221 6. ANEXO 230



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Doctor JUAN AGUSTÍN RAMÍREZ MONTOYA E. S. D. Asunto: Informe final auditoria especial en materia contractual vigencia 2012 La Contraloría General del Departamento del Norte de Santander, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó auditoria gubernamental con enfoque especializado a la Contratación en la entidad que usted representa, en lo que corresponde inicialmente a la vigencia fiscal de 2012. Es responsabilidad de la Administración de la entidad el contenido de la información suministrada a través de los descargos. La Responsabilidad de nuestra Contraloría consiste en producir un informe final especializado que contenga el concepto sobre el examen practicado, como se observa en el texto siguiente:

1. CONSOLIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS

Hallazgos de auditoría Cantidad

Administrativos 56

Fiscales por valor de $3.127.632.929

21

Sancionatorios 0

Disciplinarios 9

Penales 0

A otras entidades 9

Los hallazgos administrativos deben someterse al PLAN DE MEJORAMIENTO adjunto a este informe para lo cual, la entidad tiene un plazo de 15 días contados a partir del recibido del mismo, para desarrollarlo y presentarlo en esta departamental.



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2. ANALISIS DE LOS DESCARGOS GESTIÓN AMBIENTAL El Hospital presentó en el SIA la siguiente información ambiental, correspondiente al año 2012:

Formato 16A, Compra de Elementos para el Manejo de Residuos Hospitalarios y Similares.

Formato 16B, Gestión de Residuos Hospitalarios Obras o mantenimientos infraestructura.

Formato 16C, Manejo de Residuos Hospitalarios y Similares. De acuerdo al análisis realizado en el componente ambiental se concluye lo siguiente: El Formato 16A, reporta un valor de gasto ambiental ejecutado por el Hospital por un monto total de $1.162.337.621 en lo relacionado con la contratación de aseo y desifección compra de guardianes, inactivadores y demás elementos para la gestión interna de los residuos hospitalarios y similares. El formato 16B, reporta que para la vigencia 2012, la entidad realizó gasto ambiental por $ 20.032.089 concepto de fumigación y control en vertimientos. El formato 16C, reporta gasto ambiental por concepto de la Gestión Externa del manejo de los residuos Hospitalarios por un monto total de $287.912.450, referente al pago por el Servicio de Recolección transporte y Disposición de Residuos Sólidos Hospitalarios Por lo anterior el Hospital Erasmo Meoz, para la vigencia 2012 invirtió la suma de $1.470.282.160, en actividades referentes al manejo adecuado de los Residuos Hospitalarios y Similares, por lo tanto el Hospital cumplió con lo descrito en la Resolución 1164 del 2002. Así mismo se efectuaron las siguientes actividades en manejo ambiental:

# ACTIVIDADES DESCRIPCION SOPORTE

1

Programación, supervisión y control de la toma de muestras del análisis

microbiológico de aguas (Potable y vertidas)

Toma de muestra y análisis físico químico y microbiológico del agua utilizada para el consumo y ejecución de las actividades en el hospital Universitario Erasmo Meoz. El análisis se realiza para descartar la presencia de microorganismos.

ANALISIS AGUA POTABLE Y RESIDUOS

2

Informe de destinación : CORPONOR, Secretaria de Salud, Subsecretaria de

Medio Ambiente, Instituto Departamental de Salud, Contraloría

A partir del Formato RH1, se elabora el informe semestral de destinación con sus respectivos indicadores, los cuales son enviados a los diferentes entes de control,

OFICIOS INFORME

DESTINACION



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Departamental Estos indicadores son el cálculo de la cantidad de residuos sometidos a desactivación de alta eficiencia, incineración, reciclaje, disposición en rellenos sanitarios, u otros sistemas de tratamiento dividido entre la cantidad total de residuos que fueron generados.

3

Supervisión, vigilancia y control del manejo de los residuos hospitalarios y

similares, la recolección, almacenamiento intermedio y central

de los residuos hospitalarios y similares.

Verificación diaria del manejo que le realizan los operarios de la empresa de aseo, a los residuos sólidos hospitalarios, desde el empaque y recolección en cada una de las áreas, rutas de transporte, almacenamiento hasta la disposición final

SUPERVISION 1 SUPERVISION 2 SUPERVISION 3

4 Supervisión, vigilancia y control de la

desactivación de los residuos sólidos y líquidos peligrosos.

Verificar y supervisar que se esté realizando la desactivación de los residuos sólidos peligrosos conforme lo estipula la normatividad colombiana

5 Inspección por los diferentes servicios del cumplimiento de la normatividad

ambiental vigente

Revisión de cada uno de los servicios con el fin de verificar que se están realizando los procesos de separación de residuos en el lugar donde se producen, desactivación, embalaje adecuado según color estipulado, uso adecuado de guardianes, la no presencia de plagas y vectores, entre otras.

6 Gestión ante las universidades para la

ejecución de convenios interinstitucionales.

Apoyo al convenio del Hospital con las instituciones educativas en cuanto a información solicitada por los estudiantes para sus prácticas y pasantías

PRACTICAS UNIVERSITARIAS

7 Cuantificación y verificación de los soportes del formato RH1.

Verificación de los formatos RH1, el cual llena la empresa de aseo con el pesaje diario de los residuos recolectados en cada uno de los pisos, dicho formato es indispensable para el informe de destinación

CONSOLIDADO FORMATO RH1 -

2012

8 Coordinación de las reuniones del comité Administrativo de Gestión

Ambiental y sanitaria

Preparar mensualmente cada reunión del comité, y verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por sus miembros

ACTAS GRUPO GESTION

AMBIENTAL

9 Capacitaciones en gestión ambiental

Capacitar a los diferentes servicios en temas relacionados a la gestión ambiental: Practicas ecológicas Transporte de residuos hospitalarios Uso adecuado de guardianes enejo de residuos sólidos y líquidos Clasificación de residuos hospitalarios Normas de bioseguridad Plan de gestión ambiental

CAPACITACIONES SEM I

CAPACITACIONES SEM II

La ESE HUEM cuenta con el plan de gestión ambiental, del cual no se anexo el respectivo acto administrativo de implementación. Así mismo no se observó el control o medidas implementadas de la ESE HUEM a la disposición final de los residuos peligrosos por parte del operador. Por lo anterior la calificación de la Gestión Ambiental del Hospital es SATISFACTORIA.

DESCARGO DE LA ENTIDAD

Que a través de la Resolución No. 000818 del 17 de julio de 2007 adopta la

política de Gestión Ambiental el manual de bioseguridad y el plan de Gestión



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Integral de residuos hospitalarios y similares. (Se adjunta 3.1 fotocopia de dicha

resolución- 6 folios).

Para desvirtuar esta observación nos permitimos adjuntar copia de las

certificaciones expedida por Aseo Urbano SAS ESP durante la vigencia 2012 (Se

adjunta 3.2 fotocopia de certificaciones Aseo Urbano -11 folios).

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

Se mantiene la observación administrativa toda vez que se deben ejecutar actividades tendientes a controlar la disposición final de los residuos sólidos peligrosos y mitigar el impacto que ello genera.

H1. HALLAZGO ADMINISTRATIVO PERSONAL DE PLANTA MAYOR DE SESENTA Y CINCO (65) AÑOS Revisada la nómina de la planta de personal de la ESE Hospital Erasmo Meoz a 30 de junio de 2012 y a 31 de diciembre de 2012, encontramos funcionarios que superan la edad de retiro forzoso, siendo estos los siguientes:

NOMBRE CEDULA CARGO FECHA DE NACIMIENTO

EDAD

Mariela Gualdron Gualdron

28129748 Enfermero 21-marzo-1943 69

Carmen Alicia Villalobos García

28130186 Enfermero 28-diciembre-1944

68


Respecto a las dos funcionarías con edad de retiro forzoso, Mariela Gualdron

Gualdron y Carmen Alicia Villalobos García, me permito manifestar que fueron

requeridas por este despacho a efectos de que informaran el trámite de su

pensión de vejez, para lo cual adjuntamos respuestas dadas por las funcionarías

comunicando que han iniciado el trámite pertinente, de acuerdo a ello la entidad

dará un espacio de seis meses a fin de que el fondo pensionante le reconozca

dicho estatus. Caso contrario se procederá al retiro del servicio por cumplimiento

de la edad de retiro forzoso, lo expuesto en virtud de la sentencia proferida por la

corte constitucional T-012/09 del 19 de enero de 2009; la cual amparo el derecho

fundamental al mínimo vital, la seguridad social en conexidad con el derecho a



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una vida digna. (Se adjunta ítem 4.1 respuesta a trámite de pensión de vejez -

2 folios). CONCLUSION DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL El descargo planteado por la ESE HUEM ratifica la observación plasmada por la Contraloría Departamental, como quiera que la misma tiene una incidencia presuntamente disciplinaria, esta comisión confirman el hallazgo inicial y remite el mismo al operador disciplinario para que sea esta la entidad la encarga de determinar la presunta responsabilidad. H2. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO PROCESOS JUDICIALES De acuerdo a la información rendida por Oficina Jurídica administrativa de la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz se adelantan los siguientes procesos:

85 procesos Administrativos por un valor probable de condena de $ 8.953.139.166

12 Acciones ordinarias laborales HUEM por un valor de $1.270.000.000. Se observa una presunta falta de celeridad en los procesos administrativos y ordinarios citados a continuación: ADMINISTRATIVOS

EXPEDIENTE No.

DEMANDANTE ULTIMA ACTUACIÓN REALIZADA

FECHA ACTUACION

00-1506 ELIZABETH CARO P 5-7-2011 CONTESTACION ALEGATOS

00-1590 CARLOS A BRAHIM 14-10-2011

AUTO QUE AVOCA CONOCIMIENTO

00-1591 JORGE ENRIQUE URIBE 5-7-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

00-1617 GISELA HERNANDEZ 4-10-2011 RECONOCE APODERADO DE LA NACIÓN

00-1626 ANGEL ENRIQUE SANGUINO S. 7-9-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

00-2114 OMAR B. PAEZ J. 26-4-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

01-0025 AIDA C TOVAR A. 5-7-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

01-0144 IVAN ENRIQUE CASTIBLANCO 10-8-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

01-0163

GISELA HERNANDEZ

20-10-2010

ENVIO AL CONSEJO DE ESTADO

02-1431

CARLOS E. JAIMES

27-4-2011 NO REPONE LA DECISION DE LA PROVIDENCIA

03-0248

CARMEN YANEHT DUARTE 14-10-2011

AVOCA CONOCIMIENTO

03-0690

JAVIER ALVARADO ROJAS 1-9-2011 AVOCA CONOCIMIENTO

03-0788 REYNALDO AGUILAR MARIN 18-1-2012 DECLARESE NO PROBADA LAS EXCEPCIONES DE INEXISTENCIA DE LA OBLIGACIÓN



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03-0907

ENOC GARCIA ALDANA 20-1-2012 DECLARESE NO PROBADA LAS EXCEPCIONES DE INEXISTENCIA DE LA OBLIGACIÓN

03-1307

MARIA T. PATIÑO OROZCO 13-5-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

04-0115

ALDO ANTONIO FUENTES C. 8-3-2011 REITERACIÓN DE PRUEBAS

04-0124

PEDRO ANTONIO PAEZ 17-10-2008

ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

04-0126

WILLIAM PEREZ BARBOSA 30-4-2009 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

04-0520

CONSTANZA BECERRA LUCIO 19-12-2011

REITERACIÓN DE PRUEBAS

08-0149

GERMAN LOPEZ SANCHEZ 15-3-2011 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

08-0278

JORGE ENRIQUE URIBE GONZALEZ

19-1-2010 INTERROGATORIO DEMANDANTE

12-0094

MARCO ANTONIO NAVARRO PALACIOS

21-3-2012 ADMITE DEMANDA

12-0020

DORA CELINA HADDAD CLAVIJO

SIN ACTUACIONES

04-1158

CAMARA DE COMERICIO 3-6-2011 RECURSO DE APELACIÓN

ORDINARIOS

EXPEDIENTE No.

DEMANDANTE ULTIMA ACTUACIÓN REALIZADA

FECHA ACTUACION

0429-11 LUZ MILA CORTES ENCISO 30-11-2011

SE CONTESTA LA DEMANDA

DESCARGO DE LA ENTIDAD La Oficina Jurídica Hospitalaria, se muestra en acuerdo con la comisión de auditoría, sobre la falta de celeridad en los procesos administrativos laborales y ordinarios laborales relacionados a la página 11 del informe, pero no admite que el origen del mismo corresponda al ejercicio de la representación judicial, menos aún a la administración Hospitalaria, por cuanto está demostrado dentro de las actuaciones de cada expediente, que la tardanza corresponde exclusivamente a los Jueces y Magistrados Contencioso Administrativos y Ordinarios Laborales del Circuito de Cúcuta y Norte de Santander, entre otros, por el incremento en la demanda de servicios judiciales y a la precaria oferta para soportarla, situación que originó la vinculación de Jueces de Descongestión y la implementación de la justicia Oral para acelerar los procesos mencionados, entre otros. Lo anterior quiere decir, que no es procedente imputar el hallazgo Administrativo y Disciplinario a la Administración Hospitalaria, por cuanto no corresponde a su resorte y responsabilidad funcional. Adicionalmente, es competencia del Consejo Superior de la Judicatura, del Ministerio de Justicia y de los operadores judiciales ya mencionados, la implementación de acciones tendientes a acelerar los tiempos de los procesos y no de la entidad hospitalaria objeto de auditaje, quien ha dado



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cumplimiento a la totalidad de trámites procesales adelantados hasta la fecha, como se puede comprobar sobre cada expediente.

Con relación al cuadro descrito como "ADMINISTRATIVOS" enunciado a la página

11 de 84 nos permitimos relacionar la última actuación registrada (a la fecha),

dentro de algunos de los procesos mencionados:

00-1590 Carlos A. Brahim 08-04-13 Alegatos

00-2114 Ornar Benito Péez 08-02-13 Sentencia absolutoria

04-0115 Aldo A. Fuentes C. 18-02-13 alegatos

02-1431 Carlos Eduardo Jaimes 04-03-13 Consejo de estado para I sustituir

recurso

04-0520 Constanza Becerra L 18-0213 Alegatos

08-0149 Germán López Sánchez 05-04-13 Sentencia

12-0020 Dora Haddad 09-0413 Primera Audiencia Conciliación

04-1158 Cámara de Comercio 21-03-13 Sentencia Concejo de Estado

03-0907 Enoc García A.

No se apelo se archiva

03-0788 Reynaldo Aguilar Marín

No se apelo se Archiva

Con respecto al cuadro descrito como "ORDINARIOS", el proceso 0429-11 no ha

tenido la celeridad normal, habida cuenta según explicaciones del Juzgado, que

éste y la demandante no han podido hasta la fecha notificar a uno de los

demandados, para el caso "COBADESA".

En relación a los valores en pesos ($$$) de "probables condenas" para un total de

$8.953.139.166 en procesos administrativos laborales, valga la pena clarificar que

corresponden al valor total de las pretensiones para el registro contable de la

contingencia judicial, pero de ninguna manera a probables condenas por cuanto,

como se puede apreciar en las estadísticas de resultados en la Defensa Judicial,

el mayor porcentaje (%) de acciones interpuestas en contra de esta Institución, a

diferencia de otras entidades estatales, es mayormente absolutoria.

CONDENAT CONDENA



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CONCLUSION DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se acepta la explicación dada por la ESE HUEM sin embargo, en aras de garantizar la mayor celeridad en los procesos se recomienda efectuar un constante monitoreo a los mismos en los estrados judiciales. ACCIONES DE REPETICIÓN De acuerdo a la información rendida por la Oficina Jurídica administrativa de la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz, en donde indicó que las acciones de repetición adelantadas por la ESE son:

No. CONSE CUTIVO

No. RADICADO

JUZGADO O TRIBUNAL

DEMANDA DO

PRETENSIONES CUANTIA HECHO FECHA DE RADICA CIÓN DE

LA DEMANDA

1 2012-0104 JUZGADO 4 ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO

DANIEL FERNANDO TERÁN CHAMORRO – MEDICO ESPECIALIS TA EN ORTOPEDIA

QUE SE DE CLARE A TITULO DE CULPA GRAVE AL DEMANDADO Y SE ORDENE EL REINTEGRO DE LA SUMA PAGADA POR EL HUEM

244.595.000 RADICADO No. 8166 DE 1993 DE REPARA CION DIRECTA SIENDO DTE: VIRGELINA BALLESTEROS POR LA MUERTE DEL MENOR YAHIR TARAZONA, SEGUNDA INSTANCIA DEL 14-12-2010 POR EL TRIBUNAL

17-5-2012 EL 14-9-2012 AVOCAN CONOCIMIENTO Y ORDENAR SEGUIR CON EL TRAMITE

Con la información suministrada no se conocen las acciones o actividades adelantadas en este proceso. Es preciso que la ESE explique las siguientes situaciones:

a. “El Juzgado Tercero Administrativo de Cúcuta, dentro de la Acción de Tutela número 54001-33-31-003/2010-00597 instaurada por ANA MARÍA SILVA RAMÓN, condenó a la ESE HUEM y COBADESA a cancelar las compensaciones y prestaciones sociales causadas y no pagadas desde el momento en que la demandante fue desvinculada de sus labores hasta cuando se haga efectivo el reintegro en la empresa citada. En cumplimiento del citado fallo la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz expidió la resolución número 0264 del 23 de febrero de 2012 “por la cual ordenó el pago dando cumplimiento a una sentencia judicial”, por un valor de $18.176.000. El pago se realizó de manera directa a la accionante señora ANA MARIA SILVA RAMÓN.



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El Juzgado Tercero Administrativo del Circuito mediante fallo Tutelar del 16 de

noviembre de 2010, ordenó vincular a la señora Ana María Silva Ramón, ex

trabajadora Asociada de la Cooperativa COOBADESA, contratada por el Hospital

para prestar servicios en la Unidad Clínica en ese entonces propiedad del

Departamento y de la Universidad de Pamplona, mediante Contrato de Prestación

de Servicios, concediéndole protección reforzada por su Estado de Embarazo y

hasta por 3 meses después del parto, orden judicial que fue cumplida mediante

resolución No. 0001517 del 11 de noviembre de 2011, por medio de la cual se

ordena vincular a la accionante y cancelar las compensaciones dejadas de percibir

entre el 1o de abril de 2009 y la fecha de su vinculación, lo que en efecto se

ejecutó mediante resolución No. 000264 del 23 de febrero de 2012, por la suma

de $18.176.000, valor entregado a la accionante tal como se evidencia en el

comprobante de egreso No. 0000000513 y cheque No. 946834 del 27 de febrero

de 2012 (4.3 resolución y comprobante de egreso - 4 folios).

Sin perjuicio de lo expuesto, consideramos pertinente precisar el resultado

favorable para la Institución, relacionado con las acciones tutelares interpuestas

durante la vigencia 2010, a pesar del alto nivel de riesgo dentro del Sistema

General de Seguridad Social en Salud para la Red Hospitalaria Pública,

tercerizada por decisión del Gobierno Nacional mediante Convenios de

Desempeño:

CONSOLIDADO GENERAL DE ACCIONES DE TUTELA CONTESTADAS EN LA

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AÑOS 2008-2010 (JUNIO)

ITEM TOTALES FALLADAS A

FAVOR

FALLADAS

EN

CONTRA

2008

PENSIÓN DE JUBILACIÓN 2 2 0

SUSTITUCIÓN PENSIONAL

1 0

PRIMA TÉCNICA

3 0

PAGO DE INCAPACIDAD

1 0

CERTIFICACIÓN LABORAL Y

AFILIACIÓN SEGURIDAD SOCIAL

1 0

REINTEGRO LABORAL

0 1

PAGO ACREENCIAS LABORALES 1 1 0

2009

PAGO SALARIOS 1 1 0



VERSIÓN 2



PAGO DE INCAPACIDAD

1 0

PRIMA TÉCNICA 1 1 0

RESPUESTA A DERECHO DE 1 1 0

PETICIÓN | I I

2010

PRIMA TÉCNICA 2 2 0

TOTALES GENERALES 16 15 1

ACCIONES DE TUTELAS CONTESTADAS EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO (JULIO A DICIEMBRE 2010)

ITEM TOTALES FALLADAS A

FAVOR

FALLADAS

EN

CONTRA

RESPUESTA A DERECHO DE PETICIÓN 3 3 0

PAGO ACREENCIAS LABORALES 1 1 0

REINTEGRO LABORAL- COOPERATIVA 2 0 2

TOTAL 6 4 2

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Como lo expresa la alegación presentada por la ESE HUEM mediante comprobante de egreso número 0000000513 del 27 de febrero de 2012 se giró la suma de $18.176.000 a la señora ANA MARÍA SILVA RAMÓN, en cumplimiento a lo ordenado por el Juzgado Tercero Administrativo de Cúcuta, sin embargo la ESE HUEM no efectuó observación al presunto incumplimiento de la ley 678 de 2001, así mismo no allegó ninguna acta del comité de conciliación, por lo tanto, se mantiene la observación plasmada por la Contraloría Departamental y se confirman los hallazgos.

H3. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO – FISCAL por la suma

de $18.176.000.

b. El 13 de Diciembre de 2011 mediante Sentencia Consejo De Estado: fijada

por edicto el 16 marzo/12, se confirmó la sentencia de diciembre 16 de 2010, proferida por el Tribunal Administrativo De Norte De Santander que declaró no probadas las excepciones propuestas y accedió a las pretensiones de la demanda, declarando la existencia de una relación laboral por los lapsos de las ordenes de prestación de servicios, la nulidad del acto acusado y ordenando a titulo de restablecimiento del derecho, el



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pago de las prestaciones sociales por el periodo que estuvo vinculado como contratista, teniendo en cuenta los salarios y prestaciones pactados en los contratos, descontándole lo pagado por honorarios y haciendo las respectivas compensaciones respecto a los descuentos en pensión y salud, dentro del proceso número 00-1199 Jorge Luis Ferreira Daza.

En la relación allegada por la ESE HUEM a la Comisión Auditora no se conoce el valor pagado y la fecha del mismo.

c. El 12 de Diciembre de 2011 mediante Sentencia Consejo de Estado: fijada

por edicto el 16 marzo de 2012. Confirmase la sentencia de diciembre 16 de 2010, proferida por el Tribunal Administrativo De Norte De Santander que declaró no probadas las excepciones propuestas y accedió a las pretensiones de la demanda, declarando la existencia de una relación laboral por los lapsos de las ordenes de prestación de servicios, la nulidad del acto acusado y ordenando a titulo de restablecimiento del derecho, el pago de las prestaciones sociales por el periodo que estuvo vinculado como contratista, teniendo en cuenta los salarios y prestaciones pactados en los contratos, descontándole lo pagado por honorarios y haciendo las respectivas compensaciones respecto a los descuentos en pensión y salud, dentro del proceso número 00-1202 Alvaro Alberto Cardenás. En la relación allegada por la ESE HUEM a la Comisión Auditora no se conoce el valor pagado y la fecha del mismo.

d. El 22 de marzo 22 de 2012 mediante fallo del Consejo de Estado, confirmó

la sentencia de marzo 3 de 2008 proferida por el Tribunal Administrativo de Norte de Santander en el proceso promovido por Carlos Arenas Ramírez contra la Ese Hospital Universitario Erasmo Meoz, proceso 05-0748. En la relación allegada por la ESE HUEM a la Comisión Auditora no se conoce el valor pagado y la fecha del mismo.

No se observa que la ESE haya dado cumplimiento al artículo 4 de la ley 678 de 2001, la cual expresa:

“Obligatoriedad. Es deber de las entidades públicas ejercitar la acción de repetición o el llamamiento en garantía, cuando el daño causado por el Estado haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de sus agentes. El incumplimiento de este deber constituye falta disciplinaria”. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO – FISCAL (SIN DETERMINAR POR CUANTO NO SE CONOCE EL VALOR DE LAS SENTENCIAS PROFERIDAS)



VERSIÓN 2




Con relación a las sentencias judiciales falladas a favor de los ex funcionarios

señores Jorge Luis Ferreira Daza, Alvaro Alberto Cárdenas y Carlos Arenas

Ramírez, revisados los archivos e historias laborales, se evidencia que en efecto

dichas condenas en contra de la entidad, no se han pagado toda vez que la dos

primeras solo hasta finales de la vigencia 2012 quedaron debidamente

ejecutoriadas y notificadas a la entidad; con relación a la última sentencia esta

quedo debidamente ejecutoriada y notificada a la institución en el mes de febrero

de 2013; de acuerdo a lo expuesto las sentencias en cita se encuentran a la fecha

en trámite y para pago.

Con respecto al cumplimiento del artículo 4o de la Ley 678/2001, los casos antes

mencionados, al no haber sido cancelados, no se han sometido aún al Comité de

Sentencias y Conciliaciones para definir la procedencia o no de acciones de

repetición, frente a los servidores públicos responsables. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

De acuerdo a la información suministrada por la ESE HUEM en la etapa de

alegación en donde señala que no se ha efectuado ningún trámite de pago, por lo

que se acepta que no se hayan sometido aún al Comité de Sentencias y

Conciliaciones para definir la procedencia o no de acciones de repetición, frente a

los servidores públicos responsables, sin embargo se recomendara salvo mejor

opinión un control de advertencia, ante los inminentes riesgos en este proceso. PAGO DE SENTENCIAS Según la información reportada por la ESE HUEM en el año 2012 se presentaron las siguientes sentencias:



VERSIÓN 2



NUMERO TOTAL

PROCESO REPARACION

DIRECTA

PROCESOS FALLO

ABSOLUTORIO Y

CONDENATORIO

PRIMERA

INSTANCIA.

VIGENCIA

2012

PROCESOS FALLO

ABSOLUTORIO Y

CONDENATORIO

SEGUNDA

INSTANCIA.

VIGENCIA

2012

TOTAL FALLOS CONDENATORIOS

CUANTIA APROXIMADA FALLOS

CONDENATORIOS PRIMERA Y SEGUNDA

INSTANCIA VIGENCIA 2012

ABS 2012

COND 2012

ABS 2012

COND 2012

108 6 4 4 1 5 1.373.352.000

Es importante citar que en la ejecución presupuestal de gastos con corte a 31 de diciembre de 2012 el rubro 213201.10 Sentencias y Conciliaciones mostró el siguiente comportamiento:

PTO DEFINITIVO

COMPROMISOS OBLIGACIONES PAGOS SALDO CUENTAS X PAGAR

2.229.506.120 1.869.630.993 1.869.630.993 963.551.772 906.079.221

De la anterior ejecución presupuestal se puede concluir que existen diferencias entre el valor reportado por las sentencias ($1.373.352.000) y el valor comprometido en la ejecución presupuestal ($1.896.630.993), la cual deberá ser aclarada. Así mismo se desconoce porque no se efectuó el trámite de acción de repetición respectivo. DESCARGO DE LA ENTIDAD Con respecto al cumplimiento del artículo 4o de la Ley 678/2001, con el propósito de desvirtuar el presunto hallazgo, se adjuntan las actas de Sentencias y Conciliaciones donde fueron analizadas las condenas y definida la procedencia o no de acciones de repetición: Ana Belén Delgado Sarmiento - Alvaro Santiesteban Wilches (4.4 sentencias - 6 folios).



VERSIÓN 2



En el rubro de Sentencias y Conciliaciones a diciembre 31 de 2.012 se refleja un valor de $ 1.869.630.993 en los compromisos de la ESE HUEM, el cual incluye tanto las sentencias de vía Administrativas (Acción de Reparación Directa y Nulidad y Restablecimiento del Derecho), como en ordinaria laboral. Las sentencias que se profirieron en el 2012 Presupuestalmente fueron $1.869.3630.993 de los cuales se hicieron pagos por valor de $963.551.772, según la siguiente relación.

E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ 800014918 213201

SENTENCIAS Y CONCILIACIONES 2012

PROVEEDOR CONTRATO VALOR FECHA PAGO

ANA MARIA SILVA RAMON RESOLUCION N° 000264 $ 18.176.000,00 27/02/2012 $ 18.176.000,00

LILIA MARITZA PRADILLA RESOLUCION No.000270 $ 9.356.486,00 20/03/2012 $ 9.356.486,00

SUSANA PATRICIA SEGURA IBARRA

RESOL.No.000315 $ 257.088.000,00 26/03/2012 $ 257.088.000,00

VIRGILIO QUINTERO MONTEJO

RESOLUCION N°.000470 $ 80.843.035,00 20/04/2012 $ 80.843.035,00

CARLOS EDUARDO JAIMES RESOL. No.000528 $ 7.294.764,00 10/05/2012 $ 7.294.764,00

ELIANA PATRICIA QUINTERO GARCIA

RESOL. N°000900 $ 269.039.058,00 18/12/2012 $ 190.793.487,00

CARLOS

EDUARDO JAIMES

RESOL.N°.001365 $ 45.222.328,00

SINTRANORDESSA SINDICATO DE TRABAJADORES DEL N DE S DE LA INDUSTRIA DE SERVICIOS DE SALUD

RESOLUCION N°.001635 $0,00 •

ELIANA PATRICIA QUINTERO GARCIA

RESOLUCION N°.001635 $ 112.547.915,00

C.T.R IMAGENES DX -COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO TECNOLOGO

RESOLUCION N°.001659 $ 16.996.800,00

CONSORCIO PROCESOS Y AUDITORES II

RESOLUCION N°.001671 $1.053.066.607,00 26/12/2012 $ 400.000.000,00

TOTAL $ 1.869.630.993,00

$ 963.551.772,00

De igual manera, se adjunta las actas de sentencias y conciliaciones (4.4 Actas de Sentencias y Conciliaciones - 27 folios) donde fueron analizadas las condenas y definida la procedencia o no de acciones de repetición para los casos de: 1. Consorcio procesos y auditores II 2. Carlos Asís Velasco y otros.



VERSIÓN 2



CONCLUSION DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

Con la documentación allegada por la ESE HUEM en la etapa de alegación no se

explico o documento la diferencia presentada entre el valor reportado por las

sentencias ($1.373.352.000) y el valor comprometido en la ejecución presupuestal

($1.896.630.993), por lo tanto, se mantiene la observación inicial formulada por la

Contraloría Departamental.

En cuanto al pago de las sentencias y conciliaciones durante el año 2012 sólo se

allegó copia de dos (2) Actas del Comité de Conciliación, de las cuales una no

está relacionada en el cuadro de sentencias y conciliación año 2012, siendo la

del señor Carlos Asís Velasco y otros en donde el Comité por unanimidad

concluyó no repetir contra los médicos que atendieron al paciente por considerar

que su conducta no fue dolosa ni gravamente culposa.

Por lo expuesto se levanta el hallazgo disciplinario y se mantiene el presunto hallazgo ADMINISTRATIVO y FISCAL (Por el valor pagado en las sentencias $963.551.772 toda vez que no se anexaron las Actas del Comité de Conciliación y de acuerdo a lo descrito en el cuadro sentencias y conciliaciones 2012).

H4. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL ($963.551.772). URGENCIA MANIFIESTA y FIDUCIAS En estos temas no se aplica el descargo, por cuanto la ESE HUEM manifestó que durante el año 2012 no se efectuaron urgencias manifiesta y fiducias APLICACIÓN DE LAS TIC Según memorando número 13020-006 del 31 de enero de 2013 expedido por la profesional universitario de sistemas encargada, en donde señaló que:

“De conformidad con el artículo 197 numeral 6 de la ley 100 de 1993 la ESE HUEM, se rige por un régimen privado de contratación, en consecuencia obstenta autonomía para estatuir los procedimientos contractuales, por lo que se encuentra exceptuado de la aplicación del decreto 734 de 2012.” Sin embargo, se requiere la implementación en la ESE HUEM de un sistema de información que cumpla con los requisitos y permita evaluar la gestión en los siguientes aspectos: TIC Integridad, TIC Disponibilidad, TIC Efectividad, TIC Eficiencia, TIC Seguridad, TIC Estabilidad y TIC Estructura



VERSIÓN 2




La aplicación de los conceptos en las Tecnologías de Información y

Comunicaciones - TIC, tienen gran relevancia en las actividades de investigación

y de transferencia al sistema de salud en entornos de colaboración entre todos los

agentes implicados y centrados en el paciente. Es así como las TIC han

extendido su utilización a las actividades de gestión, planificación y administración

de las entidades de salud y ahora .se están abriendo a todos los actores,

incluyendo a los pacientes y ciudadanía en general.

La ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz, consciente de su responsabilidad,

plantea en su Plan de Desarrollo Institucional 2012 - 2016 la aplicación

tecnologías como herramienta para mejorar la eficiencia en la gestión hospitalaria.

Una de las estrategias es la Especialización, en ella se contempla el Programa de

Mejoramiento Continuo y Garantía de la Calidad. Para dar cumplimiento a dicho

programa, se define la formulación e implementación de una propuesta para la

mejora del sistema de información, enfocado en el manejo de la tecnología y

estándares de acreditación, integrando lo correspondiente a las tecnologías de la

información y comunicación.

La ESE HUEM ha venido incorporando la directriz nacional impartida desde el

Ministerio de la Tecnología de la Información en cuanto al Programa Gobierno en

Línea. Estrategia de innovación organizacional que pretende conocer las

necesidades, tendencias de comportamiento y preferencias de los diferentes

grupos de usuarios y aplicar este conocimiento a todos los momentos de

interacción con éstos, a la vez que se definen e implementan procesos de

mejoramiento permanente en la gestión de tecnología y en la aplicación de un

Sistema de Gestión de Seguridad para la protección de los activos de información.

Durante la vigencia 2012 se realizó Contrato de prestación de servicios con la

empresa Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. - SYAC cuyo objeto fue el

mantenimiento, actualización, soporte técnico y modificaciones al sistema de

información Dinámica Gerencial Hospitalaria.

Como insumo para la generación de Plan de mejoramiento para los Sistemas de

Información, la institución viene desarrollando gestiones tendientes al logro de la

Acreditación en salud para el año 2016. En ese orden de ideas se efectúa

autoevaluación acorde con los estándares superiores de calidad establecidos por

el Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Resolución 0123 de 2012,

Manual de Acreditación en salud Ambulatorio y hospitalario, esperando el

cumplimiento en los grupos de estándares de Gestión de Tecnología y Gerencia

de la información, los cuales buscan:



VERSIÓN 2



• "Que los procesos institucionales y en particular los de atención al

paciente, cuenten con el respaldo de una gestión tecnológica, orientada a

la eficiencia, la efectividad y la seguridad, en un marco de aplicación

sensible a las necesidades de los usuarios y los colaboradores".

• "Esto incluye el manejo seguro de la tecnología, con enfoque del riesgo, la

consistencia con el direccionamiento estratégico y la promoción de cultura

institucional para el buen manejo de la tecnología".

• "La implementación de estrategias y mecanismos para garantizar la

seguridad y confidencialidad de la información, los sistemas de evaluación

y mejoramiento de la gerencia de la información, las políticas y estrategias

para el uso de nuevas tecnologías para el manejo de la información, las

políticas y las estrategias en el manejo de registros clínicos del paciente de

manera que estén disponibles para los equipos de salud responsables de

la atención, la unificación centralizada en las instituciones organizadas en

red y, la definición de planes de contingencia en caso de fallas en sistemas

primarios, entre otros"

Como soporte de lo anterior se pone a disposición copia de la autoevaluación

realizada en Febrero del presente año, sobre la cual se formulan planes de

mejoramiento continuo en los estándares mencionados. (4.7 Adjunta CD -

autoevaluación de acreditación).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la información rendida por la ESE HUEM en la etapa de alegación, sin embargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente respecto a este tema, se mantiene la observación plasmada en el informe preliminar de auditoría, con el fin de que sea incluida en el plan de mejoramiento de la entidad. H5. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Según certificación de la Tesorería la ESE HUEM se encuentra al día en los pagos de seguridad social y parafiscales. Sobre este aspecto no se presentaron descargos. FARMACIA Es importante citar que la farmacia en sus diferentes centros es manejada por personal contratista, los cuales no cuenta con las respectivas pólizas de manejo y



VERSIÓN 2



la administración de la misma fue entregada sin ningún tipo de inventario. Se desconoce cómo se efectúa el control por parte de la ESE en el manejo de los diferentes medicamentos e insumos. DESCARGO DE LA ENTIDAD

La póliza Previhospital Multiriesgo tiene contratados los amparos de manejo para

empleados no identificados, es decir, agremiados y terceros que se encuentren

ejecutando actividades de riesgo y no son servidores públicos (amparados por la

póliza de responsabilidad civil de servidores públicos). Adicionalmente, en el

seguro global de manejo para entidades oficiales se amparan 586 cargos (Incluye

al profesional universitario de farmacia), 5 cargos de personal contratado por OPS

y 49 puntos de ventas.

Es necesario aclarar que la farmacia es propia de la ESE HUEM y se encuentra a

cargo de un personal de planta (profesional universitario); por tanto, el inventario

de la misma es responsabilidad de dicho funcionario y no es entregado a un

tercero. La agremiación sindical presta servicios asistenciales especializados de

químicos farmaceutas, regentes de farmacia y auxiliares de farmacia de la ESE

Hospital Universitario Erasmo Meoz. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM en su etapa de alegación menciona que cuenta con una póliza previhospital multiriesgo de la cual se allegó la certificación número 0852 del 16 de abril de 2013 por parte de la Gerente de La Previsora S.A. en donde amparan las perdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Asegurado, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, con los siguientes valores asegurados, Edificios $44.000.000.000, maquinaria y equipo $1.053.494.527, muebles y enseres $500.951.804, equipo e instrumental médico $1.159.981.009, equipos electrónicos de medicina $ 9.075.761.947 y equipos eléctricos y/o electrónicos $ 1.539.330.448, en la cual se evidencia que no ampara el inventario de los diferentes medicamentos en las farmacias, así mismo no le exime de la responsabilidad por el manejo de los mismos por parte del personal contratista. Al igual la ESE HUE no menciona en sus descargos lo relacionado al inventario actualizado de los diferentes puntos de farmacia y el control por parte de la ESE a este proceso importante y fundamental en la entidad, razón por la cual se mantiene la observación descrita en el informe preliminar, con el fin de que se someta a plan de mejoramiento. H6. HALLAZGO ADMINISTRATIVO



VERSIÓN 2



No existe un procedimiento para el proceso de farmacia en el cual se establezca claramente las responsabilidades y controles en cada una de las actividades. DESCARGO DE LA ENTIDAD

La Institución cuenta con un manual de funciones (acuerdo número 004 del 7 de

abril del 2006 donde están definidas las funciones del profesional universitario de

farmacia. Adicionalmente se cuenta en la ESE HUEM con el manual de procesos

y procedimientos institucionales (resolución 000556 del 18 de abril de 2011 –

adjunto) que incluye procedimiento de farmacia, donde se relaciona: la actividad,

descripción, área responsable, cargo responsable, registro/puntos de control.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La observación radica en el procedimiento documentado para el proceso de farmacia, si bien en la alegación menciona la resolución número 000556 del 18 de abril de 2011 en donde se establece “adoptar las caracterizaciones según listado adjunto e incorporarlas al manual de procedimientos…” pero estos documentos no fueron anexados, por lo tanto, se mantiene la observación establecida en el informe preliminar y se requiere la implementación de acciones de mejora. H7. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Del inventario realizado a las bodegas de farmacia el día 11 de diciembre de 2012 se aprecia una serie de sobrantes, faltantes y medicamentos vencidos como a continuación detallamos:



VERSIÓN 2



CANTIDAD COSTO VALOR TOTALVALOR TOTAL

POR BODEGA

Banco de Sangre 5,697,646.0055$ 21,000.3150$ 5,070,472.3160$ 0.37% 88.99%

Central de

Insumos873,407,566.4918$ 2,390,449.1241$ 811,356,715.4827$ 0.27% 92.90%

Endoscopia 108,614,014.9603$ 4,580,342.8572$ 68,800,754.9604$ 4.22% 63.34% 5 1,150,000.0000$ 5,750,000.0000$ 5,750,000.0000$

Preparaciones

Farmaceuticas4,909,538.7936$ -$ 4,909,538.7936$ 0.00% 100.00%

1 5,277.2956$ 5,277.2956$

12 9,553.4943$ 114,641.9316$

2 26.2455$ 52.4910$

7 16.0000$ 112.0000$

60 2,447.4730$ 146,848.3800$

Dispositivos

Médicos781,265,730.3061$ 8,056,992.5880$ 6,459,304.0000$ 1.03% 0.83% 3 282,344.0000$ 847,032.0000$ 847,032.0000$

1 2,703,907.0000$ 2,703,907.0000$

24 1,140.5693$ 27,373.6632$

3 28,086.4066$ 84,259.2198$

285 46.4090$ 13,226.5650$

6 34,483.0000$ 206,898.0000$

5 34,483.0000$ 172,415.0000$

41 12.3256$ 505.3496$

9 34,483.0000$ 310,347.0000$

10 50.0484$ 500.4840$

36 550,666.0000$ 19,823,976.0000$

10 270,000.0000$ 2,700,000.0000$

10 70.6824$ 706.8240$

93 46.4090$ 4,316.0370$

3 88.2183$ 264.6549$

65 1,140.5693$ 74,137.0045$

5 2,718.5489$ 13,592.7445$

22 280.6631$ 6,174.5882$

7 2,363.1060$ 16,541.7420$

1 4,792.0000$ 4,792.0000$

1 31,001.3740$ 31,001.3740$

TOTAL 4,678,477,976.9257$ 182,844,991.6660$ 1,829,536,809.0122$ 3.91% 39.11% 33,058,899.3489$ 33,058,899.3489$

BODEGATOTAL DEL

INVENTARIO EN DINERO

VARIACIÓN

ECONOMICA

SOBRANTES

VARIACIÓN ECONOMICA

FALTANTES

% VARIACIÓN

SOBRANTES

% VARIACIÓN

FALTANTES

PRODUCTOS VENCIDOS

266,932.0982$

Quirofanos 346,507,453.1950$ 39,029,521.8860$ 115,169,603.3354$ 11.26% 33.24%

Urgencias 56,970,175.0272$ 8,223,015.4665$ 3,894,309.0584$ 14.43% 6.84%

23,343,408.2816$

Farmacia

Principal

(Bodega)

2,305,102,903.3792$ 104,362,761.4551$ 690,583,222.1753$ 4.53% 29.96%

62.90%Farmacia

Principal196,002,948.7670$ 16,180,907.9741$ 123,292,888.8903$ 8.26% 150,820.1451$

2,700,706.8240$

Se desconoce las acciones realizadas por la ESE HUEM en el manejo de cada una de las situaciones. Preocupa la columna denominada “Sobrantes”, lo que nos da a entender que el proceso de FARMACIA no ha operado de la mejor manera y los resultados no son los más óptimos, lo cual debe generar una investigación más a fondo. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL ($1.829.536.809 + 33.058.899 = $1.862.595.708) DESCARGO DE LA ENTIDAD

Una vez obtenido el resultado del inventario realizado en la farmacia con sus

bodegas correspondientes, la gerencia informa en el mes de diciembre a la Junta

Directiva la situación encontrada. Adicionalmente, la administración direcciona a

control interno disciplinario para que se inicie la investigación correspondiente

como consta en el memorando 40000-069 del 14 de marzo de 2013 (adjunto);

previa solicitud de descargos al personal responsable (memorando en trámite No.

000060 del 29 de enero de 2013 – adjunto).

En forma paralela y como parte de mejoras internas, la gerencia ejecutó:



VERSIÓN 2



1. Unificación de la farmacia

2. Cambio del profesional universitario de farmacia (resolución No. 000374 de

2013).

3. Con el objeto de aumentar el control visual, se instalaron cámaras en la

farmacia y bodega de farmacia.

Con relación al presunto hallazgo fiscal por valor de $1.862.595.708

(1.829.536.809 + 33.058.899), será la dependencia de control interno

disciplinario la que establezca las responsabilidades de los funcionarios

encargados para la época de los hechos (pérdidas y vencimientos de

vigencias previas no identificadas por la inexistencia del inventario institucional

en vigencias anteriores). En consideración a que el inventario de farmacia, se

ejecuta por orden de la gerencia con base en el resultado de auditoría interna

practicada por la oficina de control interno de gestión, donde se evidenció un

presunto faltante, se dio traslado a la fiscalía general de la nación para que se

investiguen la comisión de posibles hechos punibles. (Adjunto copia del

traslado carta 42030 - 09989 de 27 de agosto de 2012). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La resolución número 0374 del 14 de marzo de 2013 asignó funciones de coordinación a un servidor público, en donde se establecen una serie de actividades a realizar, pero la ESE HUEM en la etapa de alegación no presentó evidencia en donde demuestre que estas se han cumplido. Así mismo mediante memorando 40000-068 del 14 de marzo de 2013 el subgerente administrativo solicito al líder de talento humano el inicio de proceso disciplinario por faltante en farmacia, sin embargo no se allegó en la etapa de descargos el documento que demuestre la apertura del inicio del proceso, por lo tanto, se mantiene la observación disciplinaria en espera que se allegue lo pertinente. En cuanto al presunto faltante fiscal se trasladará a la Oficina de Responsabilidad Fiscal con el fin de iniciar el respectivo proceso por los faltantes H8. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL ($ 1.829.536.809 + $ 33.058.899 = $1.862.595.708). INVENTARIOS Durante los días 16 y 17 de enero del año 2013 se efectuó un inventario a los elementos que aparecen en las diferentes bodegas, encontrándose una serie de faltantes y sobrantes de los cuales se desconoce las acciones adelantadas por la ESE HUEM ante los resultados de los mismos.



VERSIÓN 2



PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL ($147.135.452) y por determinar la cantidad de productos que no están en el sistema 354 y los productos que no se encontraron en almacén, mantenimiento y almacén principal (25). Es de anotar que el valor reflejado en el inventario realizado no coincide con el valor que aparece en el catalogo de cuentas a 31 de diciembre de 2012. DESCARGO DE LA ENTIDAD A pesar de que el enfoque principal de la auditoría practicada (como consta en la página 5 del informe preliminar: resumen ejecutivo) es la contratación para la vigencia 2012; la comisión decidió ampliar la auditoría y solicitar información relacionada a otros temas e incluso del periodo causado de la vigencia 2013, la cual genera el presente hallazgo, al cual nos permitimos informar que una vez ejecutado el ejercicio preliminar de inventario físico, la gerencia de la ESE HUEM solicitó a la subgerencia administrativa en memorando NO. 000051 del 23 de enero de 2013 solicitar a los funcionarios encargados de los dos (2) almacenes y según el resultado dar inicio al proceso disciplinario correspondiente (adjunto memorando). La subgerencia administrativa dio trámite a la oficina de control interno disciplinario - talento humano para dar inicio a la investigación el 29 de enero de 2013. (Memorando No. 40000-0030). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien es cierto el enfoque principal de la auditoría realizada en la ESE HUEM era la contratación vigencia 2012, dentro de sus objetivos descritos en el memorando de planeación se encontraba la verificación de los inventarios, así mismo dentro de sus deberes constitucionales y legales está ejercer el control de gestión y de resultados. La ESE HUEM señala que adelante tramite interno para conocer los responsables de la acción disciplinaria, sin embargo no adjunta la evidencia, por lo tanto, se mantiene el hallazgo hasta que la entidad demuestre el avance del proceso disciplinario. En cuanto al presunto faltante fiscal se trasladará a la Oficina de Responsabilidad Fiscal con el fin de iniciar el respectivo proceso por el faltante ($147.135.452) H9. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL ($147.135.452).



VERSIÓN 2



CUENTAS POR PAGAR Mediante la resolución número 00125 del 29 de enero de 2013 se constituyó las cuentas por pagar del presupuesto de gastos de la ESE HUEM para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, en la cual se estableció lo siguiente: Gastos de personal $ 13.988.041.320 Gastos Generales 2.704.127.721 Transferencias corrientes 908.127.217 Gastos de comercialización 12.195.232.270 Cuentas por pagar vig. Anteriores 2.565.445.932 TOTAL CUENTAS POR PAGAR $ 32.360.974.460 Cabe señalar que esta resolución sólo se limita a establecer las cantidades por rubros principales, no se detalla cada una de las obligaciones, lo cual no permite efectuar un control y seguimiento a las mismas, razón por lo cual la Comisión Auditora, no pudo verificar los pasivos contraídos. Se requiere que la ESE HUEM anexe una relación en donde se especifique cada una de las obligaciones. Si efectuamos una comparación con la información reportada en el SIA formato 11 período 2012-13, observamos que los saldos no coinciden y presenta diferencias significativas, como a continuación detallamos:

(G) Código

Rubro

Presupuestal (C) Descripción

(D) Cuenta Por Pagar

Constituida

(D) Acta De

Cancelación (D) Pago

A2512 Servicios Personales Indirectos 10,474,038,689$ 0 10,023,117,689$

A2521 Adquisicion de bienes 1,175,945,461$ 0 1,005,568,716$

A2522 Adquisicion de Servicios 2,509,368,908$ 0 2,187,891,539$

A2532 Otras transferencias 302,752,269$ 0 -$

E42541 Gastos de Comercializacion 5,681,249,261$ 0 4,921,986,017$

E42542 Gastos de Prestación de Servicios 13,225,652,494$ 0 11,031,785,922$

TOTAL 33,369,007,082$ 29,170,349,883$ FUENTE: formato_201213_f11_agr(1) Por lo anterior, se requiere que la ESE rinda las explicaciones del caso, toda vez que la información reportada en el SIA, debe estar plenamente soportada y debe coincidir con la encontrada en la entidad. Así mismo, encontramos diferencias entre la información reportada en el SIA formato 1 “CATALAGOS DE CUENTAS SIA 2012” y el valor de las cuentas por pagar de la resolución número 00125 del 29 de enero de 2013, a saber:



VERSIÓN 2



SIA

240101 BIENES Y SERVICIOS $ 15.120.938.000

242500 ACREEDORES $ 22.844.611.000

TOTAL CUENTAS POR PAGAR SIA $ 37.965.549.000

TOTAL CUENTAS POR PAGAR RES. 0125 DEL 29-1-2013 $ 32.360.974.460 PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO. DESCARGO DE LA ENTIDAD

Con relación a la Resolución No. 00125 del 29 de enero de 2013 me permito

aclarar que el formato que se ha venido usando para elaborar dicha Resolución se

presenta de forma que los rubros de la vigencia se vean separados de las cuentas

por pagar de la vigencia anterior; por la cual se hace con los rubros mayores de la

ejecución presupuestal al cierre de la vigencia, por lo tanto, se anexa CD que

contiene en forma detallada cada una de las obligaciones del 2012 (4.11 CD

cuentas por pagar 2012).

Referente a la información reportada en formato 11 periodos 2012, los saldos no

se pueden comparar con el 2013 porque son vigencias diferentes, en dicho

formato va información del 2011, no se incluye nada 2012. En el caso de que

estén comparando las cuentas por pagar del 2011, con los pagos realizados en el

2012, me permito informarle que en el 2012 no se pudieron cancelar todas las

cuentas por pagar del 2011, en razón de que debemos esperar a que ingresen

dinero de vigencias anteriores lo cual no fue, suficiente para cancelar en su

totalidad las cuentas por pagar, teniendo en cuenta la falla de liquidez por la que

atraviesa el sector salud y del cual la ESE HUEM, no se ha podido escapar.

Por lo anterior se puede observar que el total de las cuentas por pagar

constituidas a cierre de diciembre de 2011 por valor de $ 33.369.007.082 solo se

pudieron cancelar $ 29.170.349.383 quedando un saldo por pagar al cierre del

2012 por valor de $ 4.198.657.699

Es de aclarar que el FORMATO 1 CATALOGO DE CUENTA SIA 2012 se ingresa

información contable que arroja el BALANCE GENERAL a diciembre de 2012,

mientras que los datos de la resolución número 0125 de enero 29 de 2013 son

cuentas por pagar de Ejecución Presupuestal, de la vigencia del 01 enero al 31

de diciembre de 2012; esta diferencia obedece a que existen cuenta que no se



VERSIÓN 2



presentaron oportunamente a presupuesto para hacer la respectiva obligación

presupuestal, pero quedaron causadas en contabilidad cuando se efectuó el

ingreso de la mercancía por el modulo de inventarios-DGH, Net, por lo tanto no

quedaron incluidas en la resolución anteriormente mencionada.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

En cuanto a la relación que la ESE HUEM allegó en medio magnético, está no cuenta con la fecha de la obligación, no se encuentra clasificada por rubros mayores como está descrita en la resolución número 0125 del 29 de enero de 2013, no especifica su concepto no es detallado, no menciona el número del contrato, no se establece el número del registro presupuestal y no relaciona las acreencias de vigencias anteriores, lo cual no permite efectuar un control y supervisión a las mismas. Al igual este listado presenta diferencias entre el valor pagado a cada contratista y el saldo pendiente por pagar, ejemplo: El contrato número 092 del 1 de enero de 2012 suscrito con el Sindicato De Bacteriólogos De Norte De Santander – Bactisin, de acuerdo a los pagos realizados a través de los comprobantes de egreso encontrados en la entidad a 31 de diciembre de 2012 se les adeuda la suma de $155.771.838 y en la relación allegada en medio magnético de las cuentas por pagar suma $156.696.240, lo cual arroja una diferencia de $924.402, constituyéndose un mayor valor a favor del contratista. Al igual el contrato de prestación de servicios número 093 del 1 de enero de 2013 suscrito con Transporte Salud Imágenes Transalim Ltda que de acuerdo a sus pagos nos da un saldo por pagar de $682.219.086 y según la relación de cuentas por pagar el saldo es de $ 588.274.758, dando una diferencia de $93.944.328. Respecto a las diferencias de la información rendida en el SIA se aclara que se analizó los datos correspondientes al periodo de cierre del año 2012-13, por lo tanto, estas debían corresponder a la vigencia 2012 y no a la 2011, como reportó la ESE HUEM. Al igual es preciso citar que según información dada por la ESE HUEM en la etapa de descargos las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2011 fueron por valor de $ 33.369.007.082 y solo se pudieron cancelar en el año 2012 $ 29.170.349.383 quedando un saldo por pagar al cierre del 2012 por valor de $ 4.198.657.699 y en la resolución número 00125 del 29 de enero de 2013 las cuentas por pagar vigencias anteriores muestra un saldo de $ 2.565.445.932, presentándose una gran diferencia de $ 1.633.211.767.

Así mismo no se acepta el hecho descrito en la alegación relacionado con las

diferencias entre la información reportada en el SIA formato 1 “CATALAGOS DE

CUENTAS SIA 2012” y el valor de las cuentas por pagar de la resolución número

00125 del 29 de enero de 2013, puesto que según la ESE HUEM la “diferencia



VERSIÓN 2



obedece a que existen cuenta que no se presentaron oportunamente a

presupuesto para hacer la respectiva obligación presupuestal, pero quedaron

causadas en contabilidad cuando se efectuó el ingreso de la mercancía por el

modulo de inventarios-DGH, Net, por lo tanto no quedaron incluidas en la

resolución anteriormente mencionada”. Situación que no es permitida por cuanto

debe existir una adecuada armonización entre los procesos presupuesto –

contabilidad y tesorería y la información reportada a la Contraloría Departamental

debe ser fidedigna, por lo anterior, se mantiene el hallazgo administrativo

plasmados en el informe preliminar.

H10. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. EJECUCIÓN DEL PAC El 1 de enero de 2012 la ESE HUEM suscribió algunos contratos de prestación servicios sin considerar los valores estimados en el PAC, presuntamente incumpliendo lo previsto en las normas presupuestales y disciplinarias (numeral 16, artículo 35 de la Ley 734 de 2002). Así mismo, al parecer no considero el comportamiento financiero de la ESE HUEM como la falta de recursos y los elevados costos fijos (sueldos, prestaciones sociales y seguridad social), situación que permite traducirse en un atraso en el pago de las obligaciones contraídas. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO DESCARGO DE LA ENTIDAD Según la guía de programación de ejecución y control del Ministerio de Salud en el anexo 2 (descrita más adelante) manifiesta que el PAC es el mecanismo de programación de la ejecución de los ingresos gastos de presupuesto de las entidades públicas. A pesar que la obligatoriedad de su uso no existe para la ESES, una herramienta para calcular el monto máximo de pagos autorizados, teniendo en cuenta entre otros factores los recursos disponibles que se esperan tener en la ESE (4.12 PAC Inicial 2013 – 1 folio). Recordemos que de conformidad con lo establecido por el artículo 194 de la ley 100 de 1993 y su decreto reglamentario 1876 del 1194, las empresas sociales del Estado se constituyen en una categoría especial de entidad pública, descentralizada con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas y reorganizadas por ley, o por las Asambleas Departamentales o por los Concejos Distritales o Municipales, según el nivel de organización del Estado a que pertenezcan.



VERSIÓN 2



Su objeto consiste en la presentación de servicios de salud en forma directa por la

Nación o por las Entidades Territoriales, como parte del Sistema General de

Seguridad Social en salud que establece la mencionada ley 100 de 1993. El

artículo 95 de la referida ley, estableció en relación con su régimen jurídico, en su

numeral 6 lo siguiente:

"En materia contractual se regirá el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las clausuras exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública". EL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA, PAC ( Anexo No. 2: guía de programación de ejecución y control del Ministerio de Salud): El P.A.C. es el mecanismo de programación de la ejecución de los ingresos de los gastos del Presupuesto de las entidades publicas, a pesar que la obligatoriedad de su uso no existe para las Empresas Sociales del Estado es una herramienta de primer orden para calcular el monto máximo mensual de pagos autorizados teniendo en cuenta entre otros factores, los recursos disponibles que se espera se tendrán en las entidades. El objetivo del PAC es permitir el ordenamiento de los pagos en tesorería, de tal forma que los mismos se realicen teniendo en cuenta tales autorizaciones mensualizadas, y se sujeten a sus limitaciones. • El PAC permite establecer realmente la cantidad de recursos disponibles mensualmente para atender los gastos e inversiones en el mismo periodo, evitando posibles problemas de ¡liquidez. • Detecta momentos de bajos flujos de recursos para atender los compromisos adquiridos establecidos la posibilidad de tomar decisiones de temporalidad de los gastos y por tanto adelantarlos o aplazarlos o solicitar créditos de tesorería o hacer efectivas las inversiones financieras que tenga el hospital. • Ubica los momentos en los cuales existen excedentes de recursos en efectivo, en los que se pueden realizar inversiones financieras de corto plazo o adelantar la ejecución de los gastos. Contribuye a la programación adecuada de los ingresos fiscales y financieros de la Empresa Social del Estado, y a establecer políticas destinadas a gestionar y obtener mayores flujos de ingreso en determinados momentos de la vigencia fiscal. El Programa Anual Mensualizado de Caja se convierte entonces en un instrumento proyección y manejo de los flujos de recursos de las instituciones, tanto de Ingreso como de Egreso, para dar seguridad y regularidad a los pagos que realiza la Entidad, y cumplir con los compromisos de vigencias anteriores, constituidos en las reservas presupuéstales correspondientes.



VERSIÓN 2



Que por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato clausulas excepcionales, estas se regirán por las disposiciones de la ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado. Por tal motivo para la ESES es posible llevar la ejecución PAC debido al gran problema de ¡liquidez generado por la demora en el flujo de recurso de las E.R.P hacia los prestadores de servicio, que ha generado una serie de crisis en los hospitales tanto públicos como privados, es conveniente contar con mecanismos mas expeditos y efectivos para dirimir conflictos y para evitar el comportamiento dudoso y de mala fe en el mercadeo de servicios de salud y a pesar de NO contar con liquidez, la ESE HUEM no ha dejado de prestar los servicios de salud para lo cual se ha hecho necesario contratar personal asistencial para tal fin. Así mismo en ciertas circunstancias cuando están de por medio derechos fundamentales como la vida de los pacientes, la demora o la imposibilidad de seguir prestando el servicio medico asistencial en toda la extensión y complejidad, originada por el pago a terceros de acuerdo al PAC, constituye una amenaza grave de violación a esos derechos, por lo anterior se podrá aplazar los pagos para poder dar cumplimiento con el PAC. Respetuosamente me permito informarle que No es cierto lo que manifiesta esta comisión Auditora en el punto 4.12 referente a que atraso en el pago de las obligaciones contraídas es debido a la no ejecución del PAC, como es de conocimiento la crisis Financiera por la que atraviesa el sector salud ha llevado a que la mayoría de EPSs hayan sido intervenidas, causando aun mas retraso en los pagos, hecho en el cual nuestra IPS no es ajena, por ende esta situación ha afectado la puntualidad en el cumplimiento de nuestras obligaciones. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL De acuerdo a la explicación dada por la ESE HUEM en su etapa de alegación se levanta el hallazgo de tipo disciplinario, sin embargo, se mantiene el hallazgo administrativo, por cuanto debe elaborarse el PAC de la entidad ajustado a la realidad considerando el comportamiento histórico de los ingresos y al momento de celebrar contratos en lo posibles es importante analizar los costos de los mismos y la disponibilidad de caja, con el fin de evitar iliquidez y situaciones riesgosas en la prestación del servicio. H11. HALLAGO ADMINISTRATIVO



VERSIÓN 2



POLIZAS SUSCRITAS Según la información allegada por la ESE HUEM durante el año 2012 se suscribieron las siguientes pólizas:

No. FECHA ASEGURADORA AMPARO VALOR

1006816 20-9-2012 LA PREVISORA COBERTURA RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS

800.000.000

3000731 18-4-2012 LA PREVISORA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

177.500.000

3000731 Modificación

25-10-2012 LA PREVISORA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

-42.000.000

1000074 24-9-2012 LA PREVISORA INCEDIO, TERREMOTO, SUSTRACCIÓN DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

113.835.008

1006817 20-9-2012 LA PREVISORA RESPONSABILIDAD CIVIL CLINICAS Y HOSPITALES

1.010.000.000

NOTA: Esta póliza está vigente desde 16-9-2012 al 20-1-2013, no se conoció el amparo del 1-1-2012 al 15-9-2012.

En cuanto a la póliza multiriesgo número 1000074 del 24 de septiembre de 2012 se hacen las siguientes observaciones: No se halló el amparo de los vehículos de la entidad. En el catálogo de cuentas aparece en la cuenta de terrenos urbanos un valor de $4.674.317.000 y el valor asegurado fue de $ 2.714.882.340, es decir se aseguro por un valor inferior. En el catálogo de cuentas figura en la cuenta de maquinaria un valor de $749.000 y el valor asegurado fue de $ 813.045.594. En el catálogo de cuentas muestra en la cuenta de equipo médico y científico un valor de $2.509.961.000 y el valor asegurado fue de $ 1.159.981.009 En el catálogo de cuentas aparece en la cuenta de muebles y enseres un valor de $270.426.000 y el valor asegurado fue de $ 500.951.804. Así mismo citamos que en el Catalogo de cuentas aparecen los siguientes activos con saldo a 31 de diciembre de 2011, los cuales no fueron amparados por la entidad:



VERSIÓN 2



163504 EQUIPO DE COMUN. Y COMPUTACION 763,858$

163505 EQUIPO TRANSP.TRACCION Y ELEVACION 41,979$

163511 EQUIPO DE COMEDOR COCINA Y DESPENSA 22,273$

163590 OTROS BIENES MUEBLES BODEGA 84,514$

164010 CLINICAS Y HOSPITALES 28,613,477$

164019 INSTALACIONES DEPORTIVAS Y RECREACION 12,000$

164090 OTRAS EDIFICACIONES 4,999,209$

165501 EQUIPO DE CONSTRUCCION 132,273$

165506 EQUIPO DE RECREACION Y DEPORTE 1,753$

165511 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS 44,015$

166001 EQUIPO DE INVESTIGACION 6,790,093$

166005 EQUIPO DE HOSPITALIZACION 382,244$

166007 EQUIPO DE APOYO DIAGNOSTICO 530,988$

166009 EQUIPO DE SERVICIOS AMBULATORIOS 798$

166500 MUEBLES Y ENSERES Y EQUIP.DE OFIC. 1,536,169$

166501 MUEBLES Y ENSERES 1,504,571$

166502 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA 30,995$

166590 OTROS MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS 603$

167001 EQUIPO DE COMUNICACION 158,606$

167002 EQUIPO DE COMPUTACION 1,118,209$

167502 TERRESTRE 310,618$

168090 OTROS EQUIPOS COMEDOR COCINA Y DESP. 96,827$ ES PRECISO CITAR QUE NO SE ENCONTRARON LOS AMPAROS DEL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2012. Otra observación de la revisión de las pólizas es la relacionada con los riesgos en las actividades de pagaduría y el manejo de caja, facturación, almacén, farmacia e inventario, en donde se encontró que la ESE HUEM NO tiene amparado los riesgos y gran parte del personal que labora en estas áreas es contratado a través de las diferentes asociaciones sindicales. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO DESCARGO DE LA ENTIDAD Al momento de hacer la revisión del amparo de las pólizas, la comisión de auditoría no observó la trazabilidad de las vigencias contractuales, pues es de advertir que venían contratos del año anterior. A continuación se relaciona la cobertura correspondiente:

Contrato NO. Objeto Fecha de inicio Fecha final No. De

Póliza RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL MEDICA

Contrato 126/2011

Contratación del seguro de responsabilidad civil profesional médica para la ESE HUEM de Cúcuta

03/07/2011 3/01/2012 1006163

Adición No.

1 Contrato

126/2011

Contratación del seguro de responsabilidad

civil profesional médica para la ESE HUEM de

Cúcuta

03/01/2012 26/03/2012 1006163

Contrato

No 321/2012



Cúcuta

26/03/2012 26/08/2012 1006555



VERSIÓN 2



Adición No.

1 Contrato

No 321/2012



Cúcuta

26/08/2012 16/09/2012 1006555

Contrato

NO. 660

Contratación con compañías de seguros

legalmente constituidas en Colombia el seguro

de responsabilidad civil clínicas y hospitales

para la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz

16/09/2012 20/01/2013 1006817

RESPONSABILIDAD CIVIL SERV DORES PUBLICOS

Contrato

124/2011 Contratar el seguro de responsabilidad civil

servidores públicos para * La ESE Hospital

Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta

30/06/2011 15/01/52012 1006161

Adición No.

1 Contrato

124/2011


civil servidores públicos para La ESE Hospital


15/01/2012 14/04/2012 1006161

Contrato NO.

322/2012

Contratación el seguro de responsabilidad civil servidores públicos para La ESE Hospital


14/04/2012 14/09/2012 1006556

Contrato

No.

659/2012

Contratación con compañía (s) de seguros

legalmente constituidas en Colombia el seguro

de responsabilidad civil servidores públicos,

para la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz

de Cúcuta

14/09/2012 21/01/2013 1006816

POLIZA MULTIRIESGO – AUTOMOVILES ..... . ..... ..

Contrato

579/2011

Contratar los seguros generales, póliza

Multiriesgo (incendio-rotura de maquinaria-

sustracción-corriente débil- manejo-RCE) y

pólizas de automóviles para la ESE Hospital

Universitario Erasmo Meoz

20/11/2011

20/11/2011

20/03/2012

20/03/2012

1000069

3000631

Adición No.

1 Contrato

579/2011

Contratar los seguros generales, póliza Multiriesgo (incendio-rotura de maquinaria-sustracción-corriente débil- manejo-RCE) y pólizas de automóviles para la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz

20/03/2012

20/03/2012

19/04/2012

19/04/2012 1000069

3000631

Contrato

NO.

407/2012

Contratar la compra de los seguros generales, póliza Multiriesgo (incendio- rotura de maquinaria-sustracción- corriente débil-manejo-RCE) y pólizas de automóviles.

19/04/2012

19/04/2012

19/01/2013

19/01/2013

3000731

1000074



VERSIÓN 2



La póliza No. 1000074 no corresponde a la póliza de automóviles es una póliza Multiriesgo que ampara la edificación y contenido del hospital. Los automóviles están amparados por las pólizas 3000631 y 3000731.

En atención a la observación, remitimos copia de las siguientes pólizas en las cuales se amparan los vehículos de la entidad:

Aseguradora Póliza No. Cobertura

La Previsora 3000631 Automóviles. Colectiva

La Previsora 3000731 Automóviles. Colectiva

El valor de terrenos urbanos se encuentra incluido en el amparo realizado en la póliza multiriesgo número 1000074 que tiene un valor asegurado por edificaciones de $44.000.000.000, como consta en certificación de la Compañía de seguros la Previsora

La cuenta en mención equivale a la cuenta No. 163501 que se refiere al inventario

de maquinaria existente en bodega no al valor total de la maquinaria existente en

la ESE HUEM y debidamente asegurada.


de equipo médico y científico existente en bodega no al valor total del equipo

médico y científico existente en la ESE HUEM y debidamente asegurados. En la

póliza multiriesgo número 1000074 se asegura un valor de $10.235.742.956 que

equivale a quipo medico y equipo electrónico médico como consta en certificación

de la Compañía de seguros La Previsora.


de muebles y enseres existentes en bodega no al valor total de los muebles y

enseres existentes en la ESE HUEM y debidamente asegurados.

Las cuentas relacionadas (Como consta en certificación adjunta emitida por la

oficina de contabilidad) son inventarios en bodega:

1. Equipos (cuentas 163504,163505,163511,163590) son una parte del

inventario de equipos por tanto se encuentran incluidas dentro del valor

total asegurado en la póliza Multiriesgo.

2. Clínicas y hospitales (cuentas'164010,164019,164090) son una parte del

valor de la edificación por tanto hacen parte del valor tenido en Cuenta

para asegurar la edificación en la póliza multiriesgo.



VERSIÓN 2



3. Equipo de construcción (cuentas 165501,165506,165511) equivalen a

maquinaria y equipos, por tanto se encuentran incluidas en la póliza

Multiriesgo.

4. Equipo de investigación (cuentas 166001,166005,166007,166009) las

cuales hacen parte de equipo médico y científico, debidamente asegurado

en la póliza Multiriesgo.

5. Muebles, enseres y equipos de oficina (cuentas 166500,166501,166502,

166590) que se encuentran incluidas en muebles, enseres y equipos de

oficina, debidamente asegurados en la póliza Multiriesgo.

6. Equipos de comunicación (cuentas 167001,167002) las cuales pertenecen

a equipos de comunicación y computo, debidamente asegurados en la

póliza Multiriesgo.

7. Terrestre (cuenta 167502) equivale a equipos de transporte , tales como

automóviles los cuales se encuentran asegurados en la póliza

correspondiente.

8. Otros equipos comedor, cocina y desp (cuenta 168090), hace parte de

equipos y mobiliario asegurados debidamente en la póliza Multiriesgo.

Como se muestra en la matriz inicial las pólizas contaron con cobertura y contrato durante toda la vigencia. Se adjunta certificación de la aseguradora para la cobertura de la vigencia 2012.

La póliza Previhospital Multiriesgo tiene contratados los amparos de manejo para empleados no identificados, es decir, agremiados y terceros que se encuentren ejecutando actividades de riesgo y no son servidores públicos (amparados por la póliza de responsabilidad civil de servidores públicos). En el seguro global de manejo para entidades oficiales se amparan 586 cargos, 5 cargos de personal contratado por OPS y 49 puntos de ventas; entre los cuales se contemplan: Profesional universitario de tesorería (pagaduría), manejo de caja y facturación (49 puntos de venta), almacén (técnico administrativo almacén y bodega), farmacia (profesional universitario farmacia). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Con la documentación allegada en la etapa de descargos se levanta el hallazgo de tipo disciplinario, sin embargo, se mantiene el administrativo con el fin de que la ESE HUEM disponga de un adecuado archivo y ésta información sea suministrada oportuna y suficientemente cuando se requiera por cualquier entidad. H12. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



VERSIÓN 2



CONVENIOS CELEBRADOS De acuerdo con la información allegada por la ESE HUEM durante el año 2012 se celebraron los siguientes convenios:

No. FECHA ENTIDAD OBJETO

Sin número 23-1-2012 HOSPITAL CENTRAL DE SAN CRISTOBAL (ENTIDAD DOCENTE)

Establecer un acuerdo donde se regula la relación docencia-servicios entre la EMPRESA y la ENTIDAD DOCENTE, fijando las bases de trabajo conjuntas para el desarrollo integral de programa para los estudiantes de post-grado en las diferentes especialidades del área de salud, para los estudiantes de la entidad docente con el fin de establecer contacto directo con los pacientes bajo la supervisión de los diferentes especialistas de el centro de práctica, para que mejoren sus habilidades y conocimientos mediante las enseñanzas que se deriven de las actividades hospitalarias.

001 11-4-2012 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

La entidad se compromete para con la Universidad a permitir la realización por parte de los estudiantes de la materia práctica académica, profesional o empresarial y/o el trabajo de grado en cualquiera de sus modalidades de los estudiantes de los diferentes programas académicos de la Facultad de Ciencias Agrarias de la carrera de Ingeniería Biotecnológica y la entidad pueda contar con el apoyo humano, técnico y que el estudiante brinda con sus conocimientos

002 30-4-2012 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD

Establecer un acuerdo que regule la relación docente asistencial entre la Fundación Universitaria y el Hospital con el fin de que la fundación Universitaria proporcione a sus estudiantes de pregrado y postgrado de las facultades del área de la salud programas de cito-histología, enfermería, medicina, instrumentación quirúrgica, y psicología mediando la oportunidad de realizar prácticas de formación y en desarrollo de ellas, establecer contacto directo con los pacientes con la supervisión de El Hospital, para que mejoren sus habilidades y conocimientos mediante las enseñanzas que se deriven de la actividad hospitalaria y en cumplimiento de la carga asistencial que se asigne.

003 17-5-2012 ESAP Promover y difundir las actividades de formación y asistencia en las áreas de salud y del saber administrativo público.

004 21-8-2012 CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR (CUN)

Desarrollar acciones y programas de colaboración entre las dos instituciones para promover y difundir las actividades de formación y asistencia en las áreas de salud y del saber administrativo público.

005 26-6-2012 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR EXTENSIÓN CÚCUTA

Es el beneficio mutuo que conduzca, de una aprte, a la mejor formación profesional de los estudiantes en el desarrollo de prácticas formativas o en la ejecución de proyectos de grado que la EMPRESA pueda contar con el apoyo técnico y científico de los programas de pregrado y posgrado de la Universidad.



VERSIÓN 2




La entidad se compromete para con la Universidad a permitir la realización por parte de los estudiantes de la materia práctica académica, profesional o empresarial y/o el trabajo de grado en cualquiera de sus modalidades de los estudiantes de los diferentes programas académicos de la Facultad de Ingenierías, para cumplir con los requisitos académicos y posteriormente obtener sus título de profesional y la empresa pueda contar con el apoyo humano, técnico y científico que el estudiante brinda con sus conocimientos.

009 23-5-2012 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN

Establecer un acuerdo donde se regula la relación docencia-servicios entre la EMPRESA y la ENTIDAD DOCENTE, fijando las bases de cooperación para el desarrollo integrado de programas docencia-servicio de naturaleza científica, tecnológica y humanística en los campos de la salud, de la educación, la investigación, programas de extensión y servicios asistenciales tanto en la modalidad de pregrado como de postgrado.


La entidad se compromete para con la Universidad a permitir la realización por parte de los estudiantes de la materia práctica académica, profesional o empresarial y/o el trabajo de grado en cualquiera de sus modalidades de los estudiantes de los diferentes programas académicos de la Facultad de Ciencias Empresariales, para cumplir con los requisitos académicos y posteriormente obtener sus título de profesional y la empresa pueda contar con el apoyo humano, técnico y científico que el estudiante brinda con sus conocimientos.

008 4-12-2012 SENA Establecer las bases sobre las cuales se desarrollará la relación docencia – servicio entre el Hospital y el Sena frente a las condiciones, compromisos y responsabilidades de cada una de las partes, con el propósito de integrar la formación del talento humano en salud que brinda el SENA en los escenarios de prácticas del HOSPITAL, así como fortalecer y generar competencias, capacidades y nuevos conocimientos en los estudiantes de los programas de formación en salud del SENA, en un marco que promueva la calidad de la atención y el ejercicio profesional autónomo, responsable y ético de la profesión.

OTRO SI MODIFICATORIO

24-9-2012 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

Modificar las cláusulas del convenio que empezó a contar desde el 2 de enero de 2006.

OTRO SÍ 27-8-2012 UNIVERSIDAD DE BOYACÁ

Modificar y adicionar las cláusulas del convenio de docencia del 7-9-2011

OTRO SÍ AL CONVENIO 105-2011

16-4-2012 FESC Modificar la cláusula primera – objeto general.

Es de anotar que durante el año 2012 estaban vigentes 14 convenios suscritos en el año 2011.



VERSIÓN 2



Al revisar la minuta de estos convenios se puede observar que no se estableció las normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas o privadas de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. Así mismo no existen informes de los supervisores de cada uno de los convenios, así como una relación del personal objeto de cada convenio. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCARGO DE LA ENTIDAD Con referencia al hallazgo encontrado con respecto a la falla de supervisor de los convenios existen una naturaleza especial para los convenios Docencia de servicio reglamentada en el decreto 2376 de 01 julio de 2010 en la cual se establece conformar un comité docencia servicio, para soporte de los anterior anexo copia de la Resolución del comité Docencia Servicio y reglamentación de los comités con las entidades educativas que tienen practicantes en el área de la salud (4.14 fotocopia de resoluciones de creación comités docencia servicio y respectiva reglamentación con las entidades educativas - 108 folios). 1. No. 1 CONVENIO: Hospital central de San Cristóbal. FECHA: 13-1-2012

CLAUSULA: CLAUSULA DECIMA CUARTA: GARANTIAS DE SEGURIDAD,

PROTECCION Y BIENESTAR DE LOS ESTUDIANTES.

CONTENIDO: De acuerdo a lo establecido en el Art. 15 del Decreto 2376 de

2010, la Entidad docente debe garantizar que los estudiantes desarrollen sus

prácticas formativas en condiciones adecuadas de seguridad, protección y

bienestar, conforme a las normas vigentes, para lo cual ofrecerá las siguientes

garantías:

Los estudiantes que realicen prácticas formativas que impliquen riesgos frente a

terceros o para su salud, estarán cubiertos por pólizas de responsabilidad civil

extracontractual y de riesgos biológicos, con una cobertura no inferior a 250

salarios mínimos legales mensuales vigentes para cada una. PARÁGRAFO 1.-

Las garantías establecidas en el presente artículo será responsabilidad de la

ENTIDAD DOCENTE, quien financiará la totalidad de los gastos que impliquen las

mismas, para lo cual deberán informar al CENTRO DE PRÁCTICA, los

mecanismos que se van a implementar para lograr este fin, de forma tal que le

permita hacer seguimiento de dichas garantías. PARAGRAFO 2.- Igualmente los

estudiantes al matricularse están obligados a estar afiliados al Sistema General de

Seguridad Social en Salud y portar el carné de seguros de accidentes para el

estudiante.



VERSIÓN 2



ESTUDIANTES: ALICIA GUERRERO PERICO, JOENIO RAMÓN ORDOÑEZ

MOLINA. 2. No. CONVENIO: 001 UFPS FACULTAD CIENCIAS AGRARIAS (BIOTECNOLOGIA). FECHA: 11-4-2012. CLAUSULA: CLAUSULA CUARTA, PARAGRAFO e), CONTENIDO: e) En caso de enfermedad o accidente durante el desarrollo de su Práctica Académica, Profesional o Empresarial y/o el Trabajo de Grado, dentro o fuera de LA ENTIDAD, serán las estudiantes quienes directamente asuman la responsabilidad de los servicios de atención en salud a través de las EPS que estén afiliados como cotizante o beneficiario ó en su defecto por medio de su seguro estudiantil vigente, acreditación que deberá presentar en LA ENTIDAD al iniciar su trabajo dirigido y mantenerlo vigente durante el tiempo establecido para la misma. ESTUDIANTES:_SIRLEY KARINA ARROYO SOLANO, CAROL XIMENA DIAZ PORTILLO, CARLOS ALBERTO MANOSALVA, ADRIANA CATILLA SALAZAR. 3. No. CONVENIO: 002 FUCS FECHA: 30-4-2012. CLAUSULA: CLAUSULA DECIMA CONTENIDO: La FUNDACIÓN UNIVERSITARIA y EL HOSPITAL en cumplimiento del artículo quince del decreto 2376 de los Ministerios de protección Social y de educación, consignan en el presente convenio que los estudiantes que realicen prácticas formativas que impliquen riesgos frente a terceros o para su salud estarán cubiertos por pólizas de responsabilidad civil extracontractual y de riesgos biológicos, con una cobertura no inferior a 250 salarios mínimos legales mensuales vigentes para cada una, las cuales deberán permanecer vigentes hasta la terminación del convenio. Los costos derivados por pago de primas correspondientes serán asumidos por la FUNDACION UNIVERSITARIA. Los estudiantes de posgrado serán afiliados a los sistemas de seguridad social en salud y riesgos profesionales por el tiempo que dure su entrenamiento. Para efectos de la afiliación y pago de aportes se tendrá como ingreso base de cotización un salario mínimo mensual legal vigente. En todo caso dicha afiliación no implicará vínculo laboral, considerando que se da en el marco de una relación académica. ESTUDIANTES: NO ROTARON ESTUDIANTES DURANTE EL AÑO 2012. 4. No. CONVENIO: 003 ESAP. FECHA: 17-5-2012. CLAUSULA: CLAUSULA PRIMERA.- OBJETO: CLAUSULA SEGUNDA- ALCANCE DEL OBJETO. CONTENIDO: La colaboración entre las dos instituciones tiene como objetivo promover y difundir las actividades de formación, y asistencia en las áreas de salud y del saber administrativo público, teniendo en cuenta que la Escuela



VERSIÓN 2



Superior de Administración Pública tiene dentro sus funciones las siguientes:! Propender a la permanente difusión de la Constitución Política, resaltando los principios que rigen la función pública y administrativa. 2. Promover la unidad nacional, la descentralización, la integración territorial y la cooperación interinstitucional, con miras a que las diversas regiones del país dispongan del talento humano y de los conocimientos y tecnologías administrativas apropiadas que les permitan atender adecuadamente sus necesidades. 3. Crear, desarrollar y difundir el conocimiento científico y tecnológico, orientado a consolidar los campos del saber propios de la administración y de la gestión pública en todos sus órdenes. 4. intercambio de experiencias, y la realización de actividades académicas institucionales conjuntas, en este sentido la cooperación podrá comprender entre otros la realización de eventos tales como: seminarios, foros, cursos formales o no formales. ESTUDIANTES: NO HAY PRACTICANTES ES UN CONVENIO DE ACTIVIDADES DE FORMACION EN EL AREA DE LA SALUD Y DEL SABER ADMINISTRATIVO.

5. No. CONVENIO: 004

CUN. FECHA: 21-8-2012

CLAUSULA: CLAUSULA PRIMERA.- OBJETO

CONTENIDO: Desarrollar acciones y programas de colaboración entre las dos

instituciones para promover y difundir las actividades de formación y asistencia en

las áreas de la salud y del saber administrativo público, teniendo en cuenta que la

CUN tiene dentro de su misión y visión, principios y valores que son la base para

formular los siguientes objetivos: 1) socializar los criterios científicos, , éticos y

estéticos como fundamentos de la formación integral 2) constituir estrategias para

la gestión, adaptación, producción contextualización y aplicación del conocimiento

como un vinculo eficaz entre las comunidades académicas y el entorno productivo

, el sector público y la comunidad. 3) intercambio de experiencias y la realización

de actividades académicas institucionales conjuntas en este sentido la

cooperación podrá comprender entre otros la realización de eventos tales como

seminarios, foros cursos formales o no formales.

ESTUDIANTES: EL CONVENIO NO CONTEMPLA LA PRACTICA DE

ESTUDIANTES, SU OBJETO ES DESARROLLAR CONJUNTANTE

ACTIVIDADES EDUCATIVAS DE FORMACION AL PERSONAL QUE LABORA

EN LA ESE HUEM.

6. No, CONVENIO: 005 U. SIMON

BOLIVAR. FECHA: 26-5-2012

CLAUSULA: CLAUSULA CUARTA LITERAL e PARAGRAFO CONTENIDO: serán

los estudiantes quien directamente asuma la responsabilidad de los servicios de

atención en salud, a través de la EPS a que esté afiliado, o en su defecto por



VERSIÓN 2



medio de su seguro estudiantil vigente, acreditación que deberá presentar en LA

EMPRESA al iniciar la práctica y mantenerlo vigente durante el tiempo establecido

para la misma. ESTUDIANTES: EDINSON ARMANDO SANCHEZ.

7. No. CONVENIO: 006 UFPS

INGENIERIAS. FECHA: 22-5-2012

CLAUSULA: CLAUSULA CUARTA LITERAL e)

CONTENIDO: e) En caso de enfermedad o accidente durante el desarrollo de su

Práctica Académica, Profesional o Empresarial y/o el Trabajo de Grado, dentro o

fuera de LA EMPRESA, serán los estudiantes quienes directamente asuman la

responsabilidad de los servicios de atención en salud a través de las EPS que

estén afiliados como cotizante o beneficiario ó en su defecto por medio de su

seguro estudiantil vigente, acreditación que deberá presentar en LA EMPRESA al

iniciar su Práctica Académica. ESTUDIANTES: DURAN MARIN LUIS EDUARDO.

8. No. CONVENIO: 007 UFPS CIENCIAS

EMPRESARIALES. FECHA: 27-9-2012

CLAUSULA: CLAUSULA CUARTA LITERAL e)

CONTENIDO: e) En caso de enfermedad o accidente durante el desarrollo de su

Práctica Académica, Profesional o Empresarial y/o el Trabajo de Grado, dentro o

fuera de LA EMPRESA, serán los estudiantes quienes directamente asuman la

responsabilidad de los servicios de atención en salud a través de las EPS que

estén afiliados como cotizante o beneficiario ó en su defecto por medio de su

seguro estudiantil vigente, acreditación que deberá presentar en LA EMPRESA al

iniciar su Práctica Académica.

ESTUDIANTES: YEFERSON DAVID JIMENEZ POLOCHE, CARMEN LILIANA

VARGAS TORRES.

9. No. CONVENIO: 008

SENA. FECHA: 4-12-2012.

CLAUSULA: CLÁUSULA NOVENA.- GARANTÍAS DE SEGURIDAD,

PROTECCIÓN Y BIENESTAR DE LOS APRENDICES.

CONTENIDO: Los aprendices desarrollarán sus prácticas formativas en

condiciones adecuadas de seguridad, protección y bienestar y están cubiertos por

las siguientes garantías de seguridad, protección y bienestar: a) Póliza de

responsabilidad civil extracontractual y de riesgos biológicos, con una cobertura no

inferior a 250 salarios mínimos legales mensuales vigentes para cada una, que

cubra a los aprendices que vayan a realizar prácticas formativas. b) Los turnos de



VERSIÓN 2



las prácticas formativas de los aprendices se fijarán atendiendo las normas,

principios y estándares de calidad en la prestación del servicio de salud y de

bienestar de los aprendices e instructores. En cualquier caso, los turnos serán de

máximo 12 horas, con descansos que garanticen al aprendiz su recuperación

física y mental y no podrán superar 66 horas por semana. PARÁGRAFO: La

constitución, financiación, trámite, pago y seguimiento de la póliza civil

extracontractual y de riesgos biológicos será responsabilidad del SENA.

ESTUDIANTES: ESTE CONVENIO NO SE HA INICIADO NO HAY

ESTUDIANTES EN PRACTITA FORMATIVA.

10.No. CONVENIO: 009 FUNDACION UNIVERSITARIA DE SAN MARTIN.

FECHA: 23-5-2012.



CONTENIDO: De acuerdo a lo establecido en el Art. 15 del Decreto 2376 de 2010,

la Entidad docente debe garantizar que los estudiantes desarrollen sus prácticas

formativas en condiciones adecuadas de seguridad, protección y bienestar,

conforme a las normas vigentes, para lo cual ofrecerá las siguientes garantías:












estudiante. ESTUDIANTES: YENIFER YESENIA PARRA RAMIREZ.

11.No. CONVENIO: OTROSI MODIFICATOTIO UIS. FECHA: 24-92012.

CLAUSULA: SEPTIMO- MODIFICAR LA CLAUSULA DECIMA QUINTA.

CONTENIDO: la cual quedará así: Los estudiantes de pregrado deberán acreditar

su vinculación al Sistema General de Seguridad Social en Salud en el momento

de su matrícula, ya sea en el régimen contributivo, en el subsidiado o en los

regímenes especiales. Los estudiantes de pregrado que no acrediten su

vinculación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán pagar en

su matrícula el valor de los derechos de salud. Sin embargo, la atención en salud

que presta la UNIVERSIDAD no sustituye los servicios que otorga el Sistema de



VERSIÓN 2



Seguridad Social en Salud. La UNIVERSIDAD garantizará la afiliación de los

estudiantes de los programas de posgrado, vinculados a la relación docente-

asistencial, al Sistema de Seguridad Social en Salud y Riesgos Profesionales por

el tiempo que dure el entrenamiento y para efectos de la afiliación se tendrá como

base de la misma un salario mínimo mensual legal vigente. El aporte respectivo

será pagado por la UNIVERSIDAD. Será responsabilidad de la UNIVERSIDAD,

garantizar la afiliación al Sistema General de Seguridad Social de su personal

docente y EL HOSPITAL de su personal asistencial.

ESTUDIANTES: MAYRON BALMIRO VERGEL CARVAJAL, TEDDY MERCADO

ROJAS.

12.No. CONVENIO: OTROSI MODIFICATOTIO UIS. FECHA: 24-92012

CLAUSULA: DÉCIMO PRIMERO- Modificar la cláusula DÉCIMO NOVENA.

CONTENIDO: DÉCIMO PRIMERO- Modificar la cláusula DÉCIMO NOVENA, la

cual quedará así: Los estudiantes que realicen prácticas formativas que impliquen

riesgos frente a terceros o para su salud, estarán cubiertos por pólizas colectivas

de responsabilidad civil extracontractual y de riesgo biológico, por un valor total

asegurado no inferior a 250 salarios mínimos legales mensuales vigentes para

cada una, en concordancia con el artículo 15 del Decreto 2376 de 2010, la

Universidad está obligada a la suscripción, financiación, pago, trámite y

seguimiento de estas pólizas.

ESTUDIANTES: MAYRON BALMIRO VERGEL CARVAJAL, TEDDY MERCADO

ROJAS.

13. No. CONVENIO: OTRO SI UNIBOYACA.

FECHA: 27-8-2012 CLAUSULA: CLAUSULA PRIMERA.



VERSIÓN 2



14. No. CONVENIO: OTRO SI UNIBOYACA. FECHA: 27-8-2012.



CONTENIDO: De acuerdo a lo establecido en el Art. 15 del Decreto 2376 de 2010,

la Entidad docente debe garantizar que los estudiantes desarrollen sus prácticas

formativas en condiciones adecuadas de seguridad, protección y bienestar,

conforme a las normas vigentes, para lo cual ofrecerá las siguientes garantías:












estudiante.

ESTUDIANTES: SANDRA CAROLINA SILVA ORTIZ, HELEN TATIANA

MONTAÑEZ GUTIERREZ, QUEENYA JAYDY CRUZ MENDOZA, VICTORIA

CONTENIDO: Se adiciona a la clausula primera del convenio, la cual quedara así:

CLAUSULA PRIMERA: OBJETO.- Establecer un acuerdo donde se regula la relación

Docencia-Servicio entre EL CENTRO DE PRACTICA y la ENTIDAD DOCENTE, fijando

las bases de trabajo conjuntas para el desarrollo integral de los Programas Académicos

de Medicina e Instrumentación Quirúrgica para los estudiantes de la ENTIDAD DOCENTE

con el fin establecer contacto directo con los pacientes bajo la supervisión de la ENTIDAD

DOCENTE, para qüe mejoren sus habilidades y conocimientos mediante las enseñanzas

que se deriven de las actividades hospitalarias. Las rotaciones se llevarán a cabo por

todas las áreas del CENTRO DE PRACTICA de acuerdo a las actividades programadas.

La práctica se desarrollará con base en las guías de atención integral, las cuales serán

revisadas y mejoradas antes del inicio de la práctica en forma conjunta por el

representante del área y el docente encargado de la práctica. El cumplimiento de este

objetivo debe traer como consecuencia el mejoramiento de la atención que brinda el

CENTRO DE PRACTICA y que la ENTIDAD DOCENTE pueda contar con campos de

práctica para el desarrollo de sus actividades docentes. ESTUDIANTES: SANDRA

CAROLINA SILVA ORTIZ, HELEN TATIANA MONTAÑEZ GUTIERREZ, QUEENYA

JAYDY CRUZ MENDOZA, VICTORIA HELENA OSPINA DAZA.



VERSIÓN 2



HELENA OSPINA DAZA respectivamente. Las demás clausulas conservaran las

condiciones ya propuestas. Para constancia, se firma como aparece de

conformidad por los intervinientes, en la ciudad de Cúcuta, a los 16 días del mes

de abril de 2012.ESTUDIANTES: JOAQUIN OSWALDO VIVAS GUTIERREZ,

ASTRID CAROLINA RODRIGUEZ SANTANDER.

15.No. CONVENIO: OTRO SI AL CONVENIO 105-2011 FESC. FECHA: 16-4-2012 CLAUSULA: PRIMERA-OBJETO GENERAL. CONTENIDO: Establecer un vínculo de cooperación para que los estudiantes de la FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE FESC, puedan realizar la práctica empresarial en la carreras de tecnología en Gestión Financiera, Tecnología en Gestión de Negocios Internacionales, Tecnología en Administración Informática, Tecnología en Gestión de Mercadeo internacional, Profesional en Administración Financiera, Profesional en Administración de Negocios Internacionales, cumpliendo de esta manera con el requisito académico exigido por la FESC, para la obtención del título como tecnólogo, y profesional respectivamente. Las demás clausulas conservaran las condiciones ya propuestas. Para constancia, se firma como aparece de conformidad por los intervinientes, en la ciudad de Cúcuta, a los 16 días del mes de abril de 2012.ESTUDIANTES: JOAQUIN OSWALDO VIVAS GUTIERREZ, ASTRID CAROLINA RODRIGUEZ SANTANDER.

16. No. CONVENIO: OTRO SI AL CONVENIO 105-2011 FESC. FECHA: 16-4-

2012 CLAUSULA: CLAUSULA SEXTA DEL CONVENIO. CONTENIDO: póliza de

accidentes escolares.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta lo descrito por la ESE HUEM, sin embargo es importante citar que la entidad debe acoger lo dispuesto en Ley 1562 de 2012. H13. HALLAGO ADMINISTRATIVO. NÓMINA LIBRANZAS Al verificar las nominas de los meses de junio y diciembre de 2012, se detectó lo siguiente: La ESE HUEM aprobó descuentos de libranzas en varios funcionarios de la entidad, viéndose afectado el salario mínimo legal en la vigencia 2012. En el mes de junio encontramos a 48 funcionarios y en el mes de diciembre 9, destacándose los siguientes:



VERSIÓN 2



MES FUNCIONARIO DEVENGADO V/R DESCUENTOS

NETO PAGADO

JUNIO José Jesús Jaimes Rincón

827.751 535.350 292.401

Denia Rosa de las Salas Montano

1.189.029 914.704 274.325

Hugo Rafael Thyme de Oro

8.051.388 7.508.174 543.214

JUNIO Claudia Yenth Agelvis Jacome

1.364.018 937.797 426.221

María Cecilia Laguado Ortega

1.581.966 1.203.973 377.993

Nidia Victoria Mariño Blanco

3.805.985 3.412.896 393.089

Dora Angel Boatibonza Pelvis

1.043.978 613.602 430.376

Carlos Eliseo Pantaleón Ortega

918.800 624.259 294.541

Gloria Stella Sanabria de Caicedo

566.700 315.352 251.348

Gladys Alicia Chirinos Maldonado

3.412.370 3.012.649 399.721

Ana Cecilia Acevedo Lizarazo

1.254.835 832.934 421.901

María Ernestina Jaimes Villamizar

1.466.535 1.160.774 305.761

Cecilia Quintero Diaz

1.236.189 1.066.109 170.080

Rosmira Ramirez Burgos

1.766.448 1.425.269 341.179

DICIEMBRE Noemy Ballesteros Botello

1.294.575 1.015.307 279.268

Javier Alfonso De la Rosa Pareja

280.009 22.400 257.609

Gloria Stella 566.700 311.777 254.923



VERSIÓN 2



Sanabria Caicedo

Lo anterior incumple lo previsto el artículo 12 del Decreto Extraordinario 3135 de 1968, reglamentado por el Decreto 1848 de 1969 en sus artículos 93 y 96; y demás normas concordantes. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO. DESCARGO DE LA ENTIDAD Respecto a los descuentos por nomina de las personas reseñadas en el informe de la contraloría los cuales afectaron el salario mínimo legal en las nominas de los meses junio y diciembre 2012, se debe precisar que obedeció a que al momento de autorizar las libranzas se verifica su capacidad de endeudamiento revisando que no hay afectación del mínimo legal, pero cuando estos funcionarios están en vacaciones o incapacitados como es el caso en cuestión, su ingreso mensual disminuye por la no realización de turnos nocturnos y dominicales y por la liquidación de la incapacidad que se efectúa solo con las dos terceras partes del ingreso base de cotización, lo cual afecta temporalmente su mínimo legal y mientras la situación administrativa se supera, situación de difícil planeación, puesto que no se puede prever una incapacidad medica de un trabajador y aunque para el caso de vacaciones existe programación anual, los créditos para deducción por libranza son mayores a 12 meses. Algunos casos muy excepcionales por embargos judiciales o de alimentos a los cuales se les deben dar cumplimiento exegético. CONCLUSIÓN CONTRALORIA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM en sus alegatos plantea que se presentó afectación del mínimo legal, por cuanto los funcionarios se encontraban en vacaciones o incapacitados, pero no allega los soportes pertinentes. Así mismo es importante citar que revisadas las nóminas de pago además de infringir la normatividad descrita en el informe preliminar, se observa que hay incumplimiento a lo establecido en la Ley 1527 del 27 de abril de 2012, por cuanto existe una gran parte de libranzas que superan lo descrito: “..Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley...” Por lo expuesto, se mantienen los hallazgo descrito en el informe preliminar. H14. HALLAZGO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO.



VERSIÓN 2



CONCEPTOS Al revisar la nomina del mes de diciembre encontramos que se repiten conceptos algunos con valor diferente así: Sueldo Mensual 1.203.826 Sueldo mensual 57.325 Sueldo Mensual 57.325 Dominicales y Festivos 14.071 Dominicales y Festivos 3.648 Dominicales y Festivos 20.324 Dominicales y Festivos 536.250 Recargos noct. 9.029 Recargos noct. 1.003 Recargos noct. 8.026 Recargos noct. 189.603 Subsidio alimentación 44.655 Subsidio alimentación 2.126 Subsidio alimentación 2.126 Al indagar sobre el tema la funcionaria encargada manifestó que estos valores adicionales correspondían a un retroactivo del 5% de los meses de julio y agosto de 2012, los cuales no habían sido cancelado, por lo anterior se recomienda efectuar las acciones encaminadas a presentar un solo concepto y la corrección en el respectivo mes. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCARGO DE LA ENTIDAD En este punto como se explicó verbalmente a la funcionaría que realizó la auditoria, la duplicidad de conceptos nominales obedece al pago de los retroactivos salariales y prestacionales, generados por la iliquidez que impide que se cancele oportunamente la nomina con el incremento salarial de la vigencia, adicional a ello solo hasta el mes de marzo o abril el gobierno nacional expide los decretos de incremento salarial para los servidores públicos del orden nacional y territorial; pese a ello para la actual vigencia se tomara la recomendación dada por la auditora, en el sentido de requerir al operador del software de nomina para que efectué los ajustes correspondientes al momento del pago de retroactivos y no exista así dualidad de conceptos nominales.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Lo descrito en la alegación confirma la observación del informe preliminar, por lo tanto, el hallazgo administrativo se mantiene, con la finalidad de que la ESE HUEM efectué los ajustes necesarios y no figure duplicidad en sus conceptos de nomina. H15. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. HORAS EXTRAS Revisadas las horas extras del mes de diciembre de 2012 se observa que la ESE HUEM efectúa varios actos administrativos para la autorización de horas extras, no realiza una consideración o motivación de las mismas y algunas superan el tope máximo de 48 horas extras establecido en la reglamentación colombiana siendo estas:

Nombres y Apellidos No. De Horas Extras

Acto Administrativo

René Figueroa Melgarejo 54 1711 del 21-12-2012

René Figueroa Melgarejo 54 1710 del 21-12-2012

Carlos Javier Coll Callejas 76 1710 del 21-12-2012


Respecto a este punto se debe anotar que las horas extras reconocidas y

pagadas a los médicos especialistas cirujanos referidos en el informe obedece a

que en los últimos meses de la vigencia 2012, la entidad no conto con el contrato

que se celebra con la sociedad de cirujanos de Norte de Santander, indispensable

para cubrir las necesidades y el total de actividades que requiere el servicio y que

no se alcanza a cubrir con los cirujanos de planta. Esta situación obligo a que

dichas horas fueran repartidas o distribuidas solo entre los dos cirujanos de planta

que contaban con disponibilidad de tiempo y aceptaron de manera voluntaria y en

beneficio de los usuarios laborar las jornadas adicionales requeridas; para la

actual vigencia se tomara la recomendación dada por la auditora, en el sentido de

no autorizar por funcionario extras que superen el límite máximo legal permitido.

En estos casos, para la administración hospitalaria prima la protección del derecho

a la vida y a la salud de los pacientes, de rango constitucional y preferencial ante

normas inferiores.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Como quiera que la ESE HUEM en su alegación confirma que se cancelaron horas extras que superan el límite máximo legal permitido, con la justificación que obedeció a necesidades en la prestación de servicios se levanta el hallazgo con incidencia disciplinaria pero se mantiene el administrativo. H16. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. VACACIONES Al verificar la nomina del mes de diciembre de 2012 se encontró que en la nómina figura un médico especialista código 5298-3 al cual se le cancela los siguientes conceptos: Sueldo mensual 11 días 1.437.377 Sueldo mensual 186.672 Sueldo mensual 186.672 Dominicales y festivos 49.214 Dominicales y festivos 81.457 Dominicales y festivos 50 1.781.872 Recargo nocturno 16.334 Recargo nocturno 19.601 Recargo nocturno 77 480.215 Vacaciones 19 2.482.742 Total devengado 6.722.156 Como se presenta la nomina se interpreta que el funcionario se encuentra disfrutando 19 días de vacaciones y devenga 50 horas dominicales y festivas y 77 horas de recargo nocturno. En condiciones normales ningún trabajador en Colombia devengaría los anteriores conceptos encontrándose en periodo de disfrute de vacaciones. Al indagar sobre el tema se encontró que mediante memorando número 42000-503 del 10 de octubre se le autorizó el disfrute de vacaciones a partir del 9 de octubre al 30 de octubre y estas serían liquidadas y canceladas en la nómina correspondiente al mes de noviembre. La liquidación correspondiente se canceló en la nómina del mes noviembre y en esta menciona que el disfrute es del 3 de diciembre al 21 de diciembre razón, por la cual en la nomina del mes de diciembre aparece 19 días de vacaciones. De lo anterior se puede concluir que la ESE HUEM está incumpliendo lo previsto en los artículos 9 y 18 del Decreto 1045 de 1978, el procedimiento para acceder a las vacaciones y a su respectivo pago es el siguiente:



VERSIÓN 2



Las vacaciones son concedidas por el jefe de la entidad o por los funcionarios que éste delegue mediante acto administrativo, de manera oficiosa o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado. (subrayado y negrita fuera del texto). De lo anterior se concluye que la ESE HUEM incumple en lo relacionado al pago de las vacaciones y no hace ninguna aclaración u observación en la nomina de pago. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO. DESCARGO DE LA ENTIDAD En cuanto a este ítem y referente a nuestro funcionario VÍCTOR ENRIQUE ANTOLINEZ AYALA, médico especialista neurocirujano; quien en el mes de diciembre 2012 figura en vacaciones, pero con novedades en cuanto a ejecución de turnos, se debe a que el mencionado disfrutó vacaciones anticipadas por requerimientos del servicio a partir del 9 de octubre 2012 por el periodo ya cumplido del 1 de septiembre 2011 al 31 de agosto 2012, vacaciones canceladas en la nomina correspondiente al mes de noviembre como se evidencia en el desprendible entregado a la auditoria. Estas no fueron canceladas con anterioridad puesto que su programación era para el mes de diciembre y su disfrute anticipado obedeció a lo ya referido y a solicitud expresa del galeno en mención. Adjunto escrito fechado el 17 de septiembre 2012 y recibido en talento humano solo hasta el día 8 de octubre 2012, día anterior al inicio del disfrute de vacaciones anticipado solicitado (4.15.4 Fotocopia de carta del funcionario - 5 folios). CONCLUSIÓN CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se mantiene el hallazgo administrativo el cual busca que la entidad adopte medidas correctivas y no realice este tipo de actuaciones. H.17. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. CUMPLIMIENTO LEY GENERAL DE ARCHIVO De acuerdo a la certificación expedida por el Asesor de Planeación en la cual manifiesta que:



VERSIÓN 2



Así mismo se observó que no se ha implementado entre otros los siguientes aspectos: foliación de la documentación en los diferentes legajos, revisión de la información (existe gran cantidad de duplicidad de documentos en las áreas de la entidad), cajas de conservación para el archivo de gestión, identificación de los legajos según lo establecido en las tablas de retención documental, inventario documental y uso de los elementos de protección por parte de los funcionarios. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCARGO DE LA ENTIDAD Para el cumplimiento de la Ley general de archivo, la ESE HUEM en su plan de desarrollo 2012-2016 se cuenta con el proyecto "diseño para el manejo del archivo central e histórico institucional" dirigido a cumplir con los requerimientos normativos. 1. Foliación de documentos en distintos legajos. Se realizaran estrategias Archivísticas desarrolladas en capacitaciones técnicas para reforzar en temas de foliación documental, organización de archivos, entre otros conceptos, no obstante la foliación documental es un procedimiento que en capacitaciones de gestión documental se les ha replicado. 2. Duplicidad de información en las áreas de la Entidad. Es importante precisar ante esta situación que existen carpetas o legajos llamados "DOCUMENTOS DE APOYO", los cuales son unidades archivísticas integradas por copias, fotocopias, bibliografías, normatividades de otras oficinas o externas que no hacen relación con los temas documentales específicos de cada Sección o Servicio.



VERSIÓN 2



No obstante se planteara dentro de las Capacitaciones de Gestión documental, la observación de evitar la duplicidad de información y realizar entre sus unidades de conservación el proceso de expurgo documental, así se evitará la duplicidad de información en cada expediente, previa verificación o identificación de sus piezas y valores documentales. 3. Cajas de conservación en archivo de gestión. Es importante enunciar que la implementación de las unidades de conservación como son las cajas de archivo, en archivos de gestión está dada para la preservación de los legajos y carpetas, tal como se ha establecido en actividades de gestión documental, lo cual es valedero su manejo, ahora bien si es cierto la acumulación de documentos de vigencias pasada en AZ, o en cajas, dentro de ciertas oficinas es por la carencia de una gestión de depósitos y de la Tabla de Retención Documental por medio de sus transferencias documentales, pues ante esta situación la E.S.E HUEM, dentro de sus planes Institucionales esta el Proyecto de Creación e instalación del depósito de Archivo Central, el cual será la respuesta técnica para dicha contingencia cuna vez se desarrolle, como también está en estudio la decisión de elaborar e implementar las TRD. 4. Identificación de los legajos según la TRD. El no existir las TRD, ha sido un inconveniente en la organización y proceso de identificación de las series y subseries documentales, no obstante se a asumido gradualmente la identificación de temas documentales según el tipo de documento o registro y de acuerdo a las funciones de cada Sección o Servicio, por ejemplo Actas de Comité de Archivo, Contratos de Prestación de Servicios, Comprobantes de Egresos etc. De igual manera se reforzara dichos temas dentro de Capacitación de Gestión Documental, en la identificación de las unidades de conservación. 5. Inventario Documental. Como un compromiso en las actividades anuales para la Gestión Documental, se solicita enviar por correo electrónico los inventarios documentales según formato preestablecido e implementado en MECI Y CALIDAD, en los archivos de vigencias anteriores vía mail; al Centro de Gestión Documental, teniendo así un control sobre la documentación que ha sido manejada en su gestión. No obstante es importante expresar que se realizará un chequeo de cuales son las Secciones y Servicios que hasta la fecha han incumplido con dicha actividad, que ha sido recordada en cada capacitación Archivística, por tanto se replicará la importancia de esta actividad en pro del mejoramiento de este proceso. 6. Uso de elementos de protección por parte de los trabajadores.



VERSIÓN 2



Ante esta observación se verificará que el funcionario o trabajador que tenga la responsabilidad del manejo y organización de archivos en las Secciones o Servicios deba estar acondicionado con su protección de seguridad industrial para dichas actividades. CONCLUSIÓN CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se mantiene el hallazgo administrativo el cual busca que el proceso de gestión documental sea cada día más eficiente y cumpla con lo normado en la Ley General de Archivo. H18. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA OBSERVACIONES GENERALES De la relación general de contratación de la vigencia auditada 2012, se tomó una muestra de 34 contratos, para el respectivo análisis, en ella se tuvo en cuenta sus diversas modalidades (Suministros y OPS), de los cuales se detallan los siguientes aspectos: 1. En la ESE Hospital Erasmo Meoz no existe un expediente de contratación

foliado como lo señala el artículo 31 del acuerdo 01 de 1998, que contenga los diferentes documentos que se vayan produciendo y se diligencie una hoja de ruta (o cronograma) que refleje fielmente cada una de las etapas cumplidas y por cumplir. Todos los documentos deberán ser en original, sin tachaduras y enmendaduras, indicarán el nombre del funcionario que los produjo o autorizó y deberán tener su firma, en señal de conformidad o aprobación de su contenido según el caso. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.


En la ESE HUEM se ha venido implementando el fortalecimiento de acciones para

el cumplimiento de la foliación de los diferentes legajos contractuales logrando un

avance significativo en el tema. La institución tiene adoptado el formato Hoja de

Ruta con código GJ-FO-GJ-006, el cual debe hacer parte de los expedientes

contractuales de la institución.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación señalada en el informe preliminar, toda vez que de los expedientes estudiados en la etapa de ejecución ninguno contaba con foliación, hoja ruta y demás requisitos establecidos. H19. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



VERSIÓN 2



2. De la muestra de los contratos analizados ninguno cuenta con la respectiva acta de liquidación. Este documento no se encontró en los expedientes contractuales a pesar de que se cumplió el término para efectuar la liquidación de la misma. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO.


Los contratos objeto de revisión, plantean como lapso para su liquidación bilateral un lapso de (4) cuatro meses contados a partir de la expiración de su vigencia; en los eventos donde no sea posible la liquidación bilateral, la entidad legalmente cuenta con (2) dos meses más para su liquidación unilateral y hasta con (2) dos años más antes de la prescripción de la acción contractual (ver artículo 1150 de 2007). El mayor componente de contratos objeto de revisión, al momento del desarrollo de la visita de auditoría, se encontraban en término para liquidar. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación señalada en el informe preliminar, toda vez que de los expedientes estudiados no contaban con el acta de liquidación. H20. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 3. Algunos de los contratos tienen el análisis de conveniencia y oportunidad, el

cual describe de manera muy general la necesidad, el estudio económico, el presupuesto, la forma de pago, definición de los riesgos a amparar, la modalidad de selección de contratista y las conclusiones del estudio, el cual es elaborado por los líderes de los procesos. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO.


En la institución para realizar la SDP se exige el estudio de oportunidad y conveniencia elaborado por los líderes de los procesos, lo cual garantiza que TODOS los Certificados de Disponibilidad Presupuestal estén soportados previamente por el estudio de oportunidad y conveniencia. Para su elaboración se cumplen los requisitos mínimos reglamentados y dando cumplimiento a los principios de la contratación estatal y a la planificación contractual. La institución cuenta dentro de sus procesos, con el Manual de Interventora y Supervisión en el cual se establecen claramente las acciones que deben seguir cada supervisor/interventor en el control de la ejecución de los contratos a su cargo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La observación hace referencia al modelo empleado por la ESE HUEM para definir sus estudios y documentos previos los cuales no cuenta con toda la información requerida en la normatividad vigente, por lo tanto, se mantiene el hallazgo



VERSIÓN 2



administrativo que busca que la administración adopte e implemente lo estipulado en el ordenamiento legal. H21. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 4. En la entidad no existe un adecuado manejo y archivo de las historias laborales

de los contratistas y del personal que presta sus servicios en las Empresas Prestadores de Servicios; el cual es un documento fundamental para verificar la idoneidad del contratista e indispensables para la legalización de todo contrato u orden de prestación de servicios. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

5. Del personal que presta sus servicios en las empresas no se encontraron los siguientes documentos: certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y declaración de bienes establecidos por la Función Pública, los cuales son requisitos previos a la contratación según lo determina la ley 190 de 1995 en su Art. 1º reglamentado por el Art.2º del decreto 1945 de 1995. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO.


4 Y 5. En cuanto a las historias laborales con sus respectivos soportes de los

terceros agremiados partícipes, las hojas de vida se encuentran dentro de la

propuesta que presentó el proponente para el concurso de méritos previa la

adjudicación del contrato, de hecho sobre este aspecto se le efectúa su evaluación

técnica; así mismo nos permitimos aclarar que fue contratado el componente

operativo de un subproceso con una persona Jurídica y esa persona Jurídica es la

que presenta los antecedentes disciplinarios, judiciales y fiscales, en razón, de ello

la invitación publica efectuada no contemplaba dicha solicitud a los terceros, es

preciso resaltar que actualmente el Líder de Programa Talento Humano, requirió a

las Agremiaciones a efectos de que remitieran las hojas de vida de sus terceros

agremiados partícipes con los soportes pertinentes, archivo que reposará en la

Sección de Talento Humano.

Consideramos pertinente precisar que en los pliegos de condiciones y contratos de

la contratación de servicios, se solicita a los proponentes y posterior al contratista,

cubrir los servicios con base a número de turnos, sean estos de 6, 8, de 12 o de

24 horas, por lo que para los turnos de 6 y 8 horas se presta el servicio con una

persona, para los turnos de 12 horas deben prestar el servicio con 2 personas y

para los turnos de 24horas, deben prestar el servicio mínimo con 3 personas, esto

con el fin de aclarar que el número de turnos nunca va a ser igual a número de

personas.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

Se mantiene la observación descrita en el informe preliminar, porque se requiere conocer los antecedentes e idoneidad del personal que prestara sus servicios en la ESE HUEM.

H22. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

6. En la entidad no existe un adecuado manejo del archivo de la documentación contractual, existe una gran duplicidad de la información soporte de las cuentas como copias de los contratos, certificado y registro presupuestal, pólizas, que hacen tediosa la revisión y archivo de la misma, generando costos de expedición y almacenamiento, por lo tanto, se recomienda centralizar la información en un expediente contractual foliado con su respectiva hoja ruta en la dependencia o funcionario responsable. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO


La ESE HUEM viene implementando de manera progresiva las tecnologías adecuadas y el ajuste de sus procesos internos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el manejo del archivo, sistematización de la información y Ley anti trámite. Lo anterior, requiere además inversión económica en un sector que como es conocido a nivel general no permite el flujo de efectivo adecuado para soportar acciones administrativas y prima la inversión en las actividades misionales, respetando el derecho a la salud y la vida.


Se conserva la observación descrita en el informe preliminar, porque se busca reducir costos y ahorro de recursos. H23. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

7. En la revisión de todos los procesos contractuales no se encontró los estudios previos que debía adelantar la ESE HUEM en consideración al artículo 8° del Decreto 2170 de 2002, Decreto 2474 de 2008, que reglamentó la Ley 1150 de 2007 y Estatuto Anticorrupción. Así mismo debe considerarse los principios constitucionales que rigen la función pública (Constitución Nacional artículo 209), por lo anterior debe entenderse como estudios previos aquellos análisis, documentos, planos, y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de contratar, sin importar el régimen legal que las cobije, en cualquiera de las modalidades que señala la ley o el manual interno que se aplique.



VERSIÓN 2



Al igual se hace necesario incluir en los procesos de contratación la publicación de estos en la página web de la entidad. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO


La respuesta a este presunto hallazgo, se encuentra soportada en el numeral

número tres (3) de las observaciones generales. De conformidad al estatuto

contractual y el manual de contratación no existe obligación para la ESE HUEM de

publicar los estudios previos en ninguna de sus modalidades de contratación.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien es cierto que el estatuto contractual y el manual de contratación actual no obliga a la ESE HUEM a realizar estudios previos, la normatividad actual si lo requiere por lo tanto, tal y como se citó en el numeral 3 estos deben adoptarse e implementarse. H24. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

8. El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos, consagró que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, es por ello que la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz debió adoptar un manual general de contratación, en donde defina y adopte normas, procedimientos y trámites que garanticen la racionalidad en el uso de los recursos, eficiencia y transparencia en sus actuaciones, puesto que el actual estatuto contractual fue adoptado mediante Acuerdo 011 de 1998. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO.


Ante el presunto hallazgo administrativo de actualización del manual de

contratación y el estatuto contractual, se debe manifestar que pese a que la

aprobación de los documentos vigentes son de 1998, los mismos, contienen

dentro de su texto los principios constitucionales y los cuales la ESE ha venido

cumpliendo en todos sus procesos contractuales.



VERSIÓN 2



La Institución con la administración actual desde el 2012 propuso ante la Junta

Directiva la actualización del manual y del estatuto de contratación, en procura de

generar acciones modernas que beneficien el proceso de adquisición de bienes y

servicios institucional, y continuando con la garantía de los principios de

contratación de la administración. Como resultado de dicha gestión, se formalizó el

acuerdo No. 023 del 17 de diciembre de 2012 por el cual se modifica el estatuto

contractual - acuerdo No.011 de 1998. Así mismo y en concordancia con el

artículo 4 del mismo, se envío a los miembros de junta directiva el proyecto de

estatuto contractual ( 4.17.1. Fotocopia de acuerdo No. 023 y cartas de envío a

miembros de junta directiva - 10 folios).

CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada por la ESE HUEM y se levanta el hallazgo, sin embargo, se hace referencia que este documento no fue puesto a disposición de la comisión auditora, en la fase de examen. 9. No existe un manual o procedimiento adecuado para ejercer una verdadera

interventoría o supervisión, en donde se establezca medidas concretas que permitan un verdadero control, se establezcan acciones de mejora y se cumpla con los términos previsto en el Estatuto Anticorrupción. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO.


La institución cuenta dentro de sus procesos, con el manual de interventoría y supervisión en el cual se establecen claramente las acciones que deben seguir cada supervisor/interventor en el control de la ejecución de los contratos a su cargo.

CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

La ESE HUEM menciona en sus descargos que existe un manual de interventoría y supervisión pero no lo allega en la fase de descargos, así mismo es importante citar que los informes del supervisor y/o interventor encontrados en los diferentes procesos contractuales no cuenta con la información suficiente que permita establecer medidas de control, no se observa en ellos un verdadero seguimiento, no menciona debilidades o aspectos por mejorar en cada una las actividades contratadas, así mismo estos no se ajusta a lo dispuesto por la normatividad vigente. Por lo anterior, se mantiene el hallazgo plasmado. H25. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



VERSIÓN 2



10. CONTROL SOCIAL: No hay ninguna evidencia que demuestre que la ESE HUEM ha implementado mecanismos de participación de veedurías ciudadanas que permitan corrobar la transparencia en el proceso de contratación.

Lo anterior en concordancia a lo dispuesto en la normatividad vigente: DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 12 de 2005.(II) VEEDURIAS CIUDADANAS, PLANEACION Y TRANSPARENCIA EN LA GESTION CONTRACTUAL. El manejo eficiente de los recursos fiscales involucrados en la contratación, exige que las entidades realicen y documenten sus procesos de planeación, con la participación activa de la ciudadanía, de tal manera que se logre hacer una valoración anticipada de sus necesidades de contratación con el objeto de priorizarlas y satisfacerlas adecuadamente. Todo contrato estatal deberá contar con la participación de veedurías ciudadanas que permitan verificar la transparencia en el proceso de contratación y la libre participación de oferentes en la búsqueda de eficiencia y eficacia. DECRETO 2170 DE 2002. Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Artículo 9. De las veedurías ciudadanas en la contratación estatal. Las veedurías ciudadanas, establecidas de conformidad con la ley, podrán desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y postcontractual de los procesos de contratación, haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades que administran y ejecutan el contrato y ante los organismos de control del Estado, para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios públicos. Así mismo, podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso.

PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO DESCARGO DE LA ENTIDAD

Dentro de los pliegos de condiciones de todo proceso contractual la ESE invita a

las veedurías ciudadanas que deseen participar a todos los procesos de

adquisición de bienes y servicios, lo cual, se publica en la página web de la

entidad.

CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Como quiera que la ESE HUEM en sus pliegos de condiciones invita a las veedurías ciudadanas, se levanta el hallazgo disciplinario, sin embargo se mantiene el hallazgo administrativo el cual pretende mejorar los canales de comunicación con el fin de lograr una mayor participación de las veedurías en los procesos contractuales. H.26 HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



VERSIÓN 2



11. ACTA DE APROBACIÓN DE POLIZAS: la ESE no ha implementado la aprobación mediante acto administrativo de las pólizas de garantías, esta se efectúa mediante la imposición de sellos. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La definición del acto administrativo: "Se identifica como acto administrativo a cualquier manifestación de voluntad para producir efectos jurídicos, que se dicte en ejercicio de la función administrativa, por cualquier órgano del Estado e incluso por los particulares", de lo anteriormente expuesto se puede concluir que dentro del sello impuesto al respaldo de las pólizas en el cual la ESE HUEM manifiesta su voluntad de aprobación se constituye en un acto administrativo como tal, el cual, es avalado por el facultado para la aprobación de las mismas.

CONCLUSION DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada por la ESE HUEM y se levanta el hallazgo administrativo.

12. Se presenta un significativo atraso en el pago de las diferentes obligaciones contraídas, especialmente en los contratos realizados con las asociaciones sindicales.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Manifiesta la comisión auditora que se presenta un significativo atraso en el pago de las diferentes obligaciones contraídas, especialmente los contratos realizados con las agremiaciones sindicales, aseveración esta que no es congruente con la realidad conocida por TODOS del sector salud, cuyo mayor trauma es la carencia de liquidez financiera de las Instituciones Prestadoras de Salud y evidencia en las constantes manifestaciones realizadas por la actual administración de la Contraloría General de la República en cabeza de Sandra Morelli Rico, en diferentes escenarios (Corte Constitucional, Consejo de Estado, Senado de la República, Cámara de Representantes, medios de comunicación), así como en las funciones de advertencia dirigidas a los actores intervinientes en el sistema de salud Colombiano desde la perspectiva del control fiscal. Se puede revisar en torno a este punto, la edición 336 de septiembre de 2012, de producción de la Contraloría General llamado: "Economía Colombiana: Sistema Nacional de Salud Inmensamente Rico en su Miseria". CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA A pesar de lo manifestado por la ESE HUEM se mantiene la observación descrita en el informe preliminar el cual fue evidenciado en la revisión de los diferentes procesos contractuales, así como en el valor de las cuentas por cobrar.



VERSIÓN 2



OBSERVACIONES ESPECÍFICAS

1. CONTRATO COLECTIVO SINDICAL No. 070 DEL 1 DE ENERO DE 2012 OBJETO: CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS ASISTENCIALES

DE MEDICINA GENERAL DE LA E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ.

VALOR: $ 4.810.626.993 CONTRATISTA: SINDICATO DE MEDICOS DE NORTE DE SANTANDER –

MEDINOR REPRESENTANTE LEGAL MARYI NUBIA SARMIENTO MEZA

PLAZO: 11 MESES RUBRO: 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS

OPERATIVOS REGISTRO PRESUPUESTAL No. 106 DEL 1 DE ENERO DE 2012 POR VALOR DE $4.810.626.993 ADICIÓN No. 01 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2012 SE AMPLIA EL TERMINO DE DURACIÓN HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Y SE REDUCE EL VALOR EN LA SUMA DE $519.430.401, QUEDANDO POR UN VALOR TOTAL DE $ 4.291.196.592. ACTA DE INICIACIÓN DEL 1 DE ENERO DE 2012. OBSERVACIONES: a. El Proceso de invitación pública SS11-176 de 2011 fue realizado en el término

de dos (2) días, lo cual no promovió la participación de un mayor número de oferentes y la contratación se llevo a cabo con una única propuesta.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No.011 de 1998 - donde la E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del derecho privado. Razón por la cual los servicios de salud como los contratados a través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal médico y paramédico. Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo



VERSIÓN 2



se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado.

La E.S.E., no podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su evaluación, pues de ser así el servicio de salud en la entidad podría verse afectado por demoras en la obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para esta contratación que puede hacerse de manera directa, es que el hospital hace la publicación en su página web con el fin de que la invitación sea pública, donde cualquier interesado pueda formular su oferta, con lo cual se evita que al no contarse con las dos propuestas se ponga en riesgo la prestación del servicio de salud y se contrate con quien haya formulado su propuesta, lógicamente ajustada a los requerimientos de la entidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La respuesta dada por la ESE HUEM confirma la observación descrita en el informe preliminar, la cual se mantiene y busca lograr la mayor participación de oferentes en cada uno de los procesos. Como quiera que la selección de los contratistas debe realizarse de manera objetiva, escogiendo la propuesta más favorable para la entidad, garantizando la imparcialidad, y el cumplimiento de los principios constitucionales de la función administrativa, se trasladará al operador disciplinario, para que sea está la entidad encargada de evaluar el presunto incumplimiento. Así mismo es importante aclarar que este hallazgo es repetitivo en la mayoría de los procesos analizados en la auditoría, razón por la cual, se presentara el hallazgo en uno solo. H.27 HALLAZGO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO. b. En la propuesta técnica y económica del Sindicato no describe el número de

profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos. Así mismo la fecha de radicación de la propuesta fue corregida con corrector, lo cual demuestra la falta de transparencia en el proceso.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Es preciso aclarar que el objeto contractual es la prestación de servicios asistenciales de medicina general, servicio prestado por una persona jurídica, el número de personas se da en el desarrollo de la actividad y de acuerdo a las necesidades y requerimientos institucionales de cada servicio establecido por la producción y el número de pacientes hospitalizados.



VERSIÓN 2



Respecto de la presencia de corrector en la propuesta, es un hecho ajeno a la entidad y realizado por el contratista antes de la presentación de su propuesta, producto tal vez de un error de digitación de la fecha que lo llevo a corregirla de esta manera. La E.S.E. nunca altera documentos ni puede tomarse este hecho como una falta de transparencia del proceso, dado que la entidad no puede rechazar una propuesta porque ella venga con alguna corrección, lo que si debe hacerse y se someterá a plan de mejoramiento, es que en el acta de cierre se dejarán dichas constancias. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Es importante aclarar que las propuestas técnicas y económicas allegadas por los diferentes contratistas deben ser específicas, en ellas se debe determinar los perfiles y experiencia del factor humano, un promedio mensual del número de profesionales que ejecutaran el servicio, el costo del personal (sueldos, subsidios, dotaciones, pagos de seguridad social y parafiscales, prestaciones sociales, étc), costos de administración, y en caso de utilizar materiales, equipos e insumos para la prestación servicio citarlos, lo anterior permitirá que el supervisor e interventor del contrato ejerza un mayor control. En cuanto a la corrección que presenta la propuesta en la fecha de radicación deberá implementarse medidas por parte de la administración con el fin de que la situación no vuelva a ocurrir.

c. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los siguientes documentos: certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales, el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y declaración de bienes establecidos por la Función Pública.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial, antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará el proceso o servicio respectivo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación por cuanto es importante conocer la idoneidad, experiencia y antecedentes del personal que prestará sus servicios a una entidad pública.



VERSIÓN 2



d. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en donde se indique el personal que prestó el servicio, número de identificación, el número de horas laboradas y el valor del proceso.

DESCARGO DE LA ENTIDAD No reposa en el expediente contractual ya que la base de datos la maneja directamente cada supervisor y estas forman parte de las cuentas mensuales tramitadas para pago, documentos soportes que se encuentran archivados en la dependencia de Tesorería. Pese a lo expuesto se adjunta nomina del mes de diciembre de 2012, aportada por la Agremiación Sindical MEDINOR. (4.17.2-1 Fotocopia de Nomina de Medinor - 6 folios). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Es importante aclarar que la citada relación no se encontró ni el expediente contractual ni en los soportes de los comprobantes de egreso, razón por la cual, se mantiene el hallazgo plasmado por la Contraloría Departamental. e. No se encontró el cuadro de producción descrito en el literal 13 de la cláusula

sexta de la minuta contractual, el cual era requerido para la presentación de las facturas y pago de las mismas.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La cláusula sexta del contrato hace referencia a las OBLIGACIONES DEL SINDICATO, y no trae numeral 10.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien es cierto que se digitó erradamente el número de la clausula del contrato, este cuadro de producción se encontraba descrito en la minuta contractual, el cual no fue encontrado por la comisión auditora en la etapa de examen y ejecución de la auditoría, razón por la cual, se mantiene el hallazgo descrito en el informe inicial. f. El amparo de responsabilidad civil profesional, de cada uno de los doctores

equivalente a $100.000.000 que prestaron el servicio en el presente contrato, fue allegado mediante comunicación del 23 de febrero de 2012 el cual tiene por recibido el 1 de marzo de 2012, en donde se allega lo relacionado a 20 médicos generales, destacándose el hecho que las pólizas fueron expedidas el 25 de julio de 2011 con la siguiente vigencia: 25-7-2011 al 24-7-2012, es decir, que se vencieron en el mes de julio y no fue encontrado en el expediente contractual la renovación de las mismas.



VERSIÓN 2



Así mismo es importante citar que al revisar la programación de turnos del mes de julio de 2012 anexa en el expediente contractual se encontró que 13 de los médicos relacionados no cuentan con la póliza de responsabilidad civil profesional. DESCARGO DE LA ENTIDAD Respecto de la póliza de responsabilidad civil profesional, los pliegos no exigen que la misma sea tomada a partir de la firma del contrato, por cuanto se trata de una garantía general de los profesionales la cual toman por su misma calidad de médicos y no por la suscripción de un contrato, por ello es que las vigencias están por fuera de los términos de duración del contrato y que la misma no sea necesaria para suscribir el acta de inicio, lo cual es propio del régimen de ley 80 de 1993, diferente de nuestro régimen privado. Sin embargo estas pólizas se exige que se mantengan vigentes durante el término de duración del mismo, por lo cual se requerirá al sindicato para que allegue la misma. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL A pesar de que los pliegos de condiciones no exigen la poliza de responsabilidad civil profesional, esta es necesaria para desempeñar las actividades por parte de los médicos, razón por la cual se mantiene el hallazgo plasmado en el informe preliminar. g. No se conoció la designación del coordinador o coordinadores que tenían a

cargo la verificación del buen cumplimiento del objeto contractual con los mayores estándares de calidad por parte de sus afiliados, de conformidad con el numeral 10 de la cláusula sexta del contrato


La cláusula sexta del contrato hace referencia a las OBLIGACIONES DEL

SINDICATO, y no trae numeral 10.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene el hallazgo plasmado en el informe preliminar, por cuanto la minuta del contrato establecía la obligación citada, y no se evidenció que esta haya sido cumplida.

h. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Referente a los pagos de nomina, dotación y prestaciones sociales, mensualmente el supervisor del contrato verifica que liquiden la nomina y que realicen las



VERSIÓN 2



provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta mensual, los pagos son certificados a través de documento que es anexado al Acta de Liquidación del contrato, se anexa nómina del mes de diciembre 2012. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación descrita, por cuanto los citados documentos no se encontraron en la entidad y son importantes para ejercer control por parte de la ESE HUEM.

En cuanto al acta de liquidación esta no fue hallada ni anexa en la etapa de alegación.

Respecto a la nómina sólo se adjunto en la etapa de descargos la correspondiente al mes de diciembre de 2012, pero no se evidencia que los valores devengados hayan sido realmente cancelados al personal, no se detalla ni número de cuenta o comprobante de pago u otra que permita verificar el mismo. Igual situación ocurre con las prestaciones sociales. Por lo expuesto, se confirma el hallazgo descrito en la etapa inicial. i. No se conoció cómo la ESE HUEM le entregó al contratista para su disposición

y ejecución del presente contrato equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, toda vez que no aparece ningún inventario, de conformidad con el numeral 1) de la cláusula séptima del contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Se mantiene la observación descrita, por cuanto la minuta contractual lo establecía.

j. La asignación del supervisor se efectuó mediante el memorando número 30000-030 del 2 de enero de 2012 el cual tiene por recibido el 23 de enero de 2012 a las 5:15 p.m.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha asignación fue efectuada verbalmente y conforme al histórico de contratación siempre es ejercida por los mismos funcionarios, razón por la cual sólo hasta esa fecha se formalizó por escrito la misma, lo que no quiere decir que no haya habido supervisor en el tiempo anterior, pues repito, dicha designación inicialmente fue verbal. No obstante se someterá a plan de mejoramiento esta situación a fin de formalizarse por escrito una vez se haya firmado el contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Con lo descrito en la alegación la ESE HUEM confirma lo expuesto con la Contraloría Departamental, por lo tanto, la observación se mantiene. k. No existe evidencia en el expediente contractual, ni en los informes del

supervisor ni en la producción de allegada por el contratista, que la empresa realizó en forma presencial las actividades de atención de urgencias en medicina general durante las 24 horas del día, (numeral 5, cláusula sexta obligaciones del sindicato).

DESCARGO DE LA ENTIDAD En las cuentas mensuales tramitadas por el supervisor, se adjuntan certificaciones de cumplimiento de la prestación de los diferentes servicios, expedidas por cada uno de los coordinadores asistenciales dando así fe de que la actividad se ejecutó conforme a los turnos relacionados. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Si bien es cierto que en las cuentas existen los informes del supervisor y constancias de los coordinadores, en estos documentos no se especifica lo requerido en la minuta contractual, por lo tanto, se mantiene la observación descrita por la departamental.

l. En los soportes del pago de seguridad social y parafiscales se encontró que el número de afiliados varia mensualmente, pero se requiere la nómina para efectuar una comparación de los mismos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD El número de personas con que se desarrolla la actividad varía mensualmente, ya que las horas médico ejecutadas se realizan de acuerdo al número de pacientes de cada servicio y de acuerdo con las situaciones o novedades administrativas que generen los médicos generales de planta, como incapacidades, vacaciones, licencias, renuncias, entre otras, es pertinente precisar que las vacancias



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definitivas de planta se cubren con la agremiación puesto que los cargos se suprimen en cumplimiento del convenio de desempeño suscrito con el Ministerio de Salud y Protección Social No 169 de octubre de 2004, se adjunta nomina del mes de diciembre. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta el hecho de que el número de profesionales de la salud varíe de acuerdo a las necesidades del servicio requeridas por la ESE HUEM, lo que no se permite es el hecho que la empresa no haya cancelado lo correspondiente a seguridad social del personal que aparece en la nómina de diciembre de 2012, la cual fue allegada en la etapa de alegaciones.

Al comparar el personal médico de la nomina del mes de diciembre de 2012 y al cruzarlo con la base de datos del Sispro Consultas Ruaf se encontró que gran parte de los profesionales no cuenta con la afiliación (o está se encuentra inactiva) de la AFP, ARP y parafiscales. En algunos casos figura un lugar de ubicación diferente a la ciudad de Cúcuta, así mismo no se evidenció que la empresa MEDINOR haya cancelado la seguridad social del personal médico considerando el total devengado, razón por la cual se trasladará la siguiente situación al Ministerio de la Protección Social, para lo pertinente, y sea esta entidad la encargada de evaluar la presunta omisión de la empresa contratista.

m. Cabe resaltar que este contrato presentó algunos llamados de atención

como: memorando 32040-030 del 22 de febrero de 2012 en la cual se detalla la falta de asistencia del personal médico en tres turnos, oficio 10000-07985 del 5 de julio de 2012, memorando número 32000-118 del 5 de julio de 2012, Oficio número 32000-00010 del 2-1-2013 queja contra la dra. STEFANIA PEÑA, es de anotar que no se encontró la póliza de responsabilidad civil de la mencionada dra. y la enfermera del servicio general señala que un paciente falleció por no recibir la atención oportuna de la dra. PEÑA. No se conocen las acciones de mejora implementadas por la ESE HUEM para atender las quejas presentadas, así como las multas o sanciones impuestas por la ESE HUEM.


Respecto de los incumplimientos por no prestación del servicio se efectuaron los requerimientos respectivos a la agremiación, descontando económicamente las horas no ejecutadas al momento de la legalización de la cuenta mensual para pago, prueba de ello son las fotocopias que adjuntamos de las notas crédito efectuadas por MEDINOR a sus facturas de los meses de junio a diciembre de 2012, valores descontados efectivamente por el hospital. Así mismo la agremiación a partir del mes de agosto logró ingresar cinco (5) Médicos Generales adicionales. Respecto de las quejas de la Médico Stefania Peña, la supervisión del contrato le dio traslado a la agremiación sindical MEDINOR, única competente



VERSIÓN 2



para investigar y/o sancionar al tercero agremiado partícipe y respecto de la posible responsabilidad por la muerte de un paciente, no tenemos conocimiento de demanda alguna o queja por parte de sus familiares sobre estos hechos y es la instancia Judicial competente la que determinaría en su momento la culpabilidad si fuere del caso.


En cuanto al incumplimiento por la no prestación del servicio la ESE HUEM manifiesta que efectuó los descuentos al momento de la legalización de la cuenta, pero en la fase de alegación no adjunta los soportes, específicamente las notas de crédito citadas.

Respecto a la queja en contra de la medico Stefanía Peña Landazabal, se efectuará el traslado respectivo al Instituto Departamental de Salud, entidad competente para evaluar la presunta omisión y responsabilidad por la muerte de un paciente a su cargo.

n. Se hace necesario que la ESE certifique los diferentes pagos y conceptos

efectuados a este contrato.


Se adjunta certificación de pagos (4.17.2 - 2 Certificación de pagos - 12 folios).

CONCLUSIÓN CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

La certificación adjunta por la profesional universitaria de tesorería y pagaduría (e) que a 31 de diciembre de 2012 a la empresa MEDINOR del contrato 070 se le canceló hasta el mes de septiembre, en donde no señala el valor total pagado, pero al sumar los diferentes comprobantes de egresos adjuntos permite establecer la suma de $ 3.403.370.493. Sin embargo en los comprobantes de egreso número 8654 y 9244 se cancela con facturas del contrato 086, lo cual no permite establecer el valor que le corresponde al contrato 070.

Como quiera que es importante conocer si el valor pagado en los comprobantes de egreso corresponden a los costos incurridos por el Sindicato MEDINOR en la ejecución del contrato y como no se encontró una propuesta detallada de los costos, se considero los valores reportados en las nóminas de pago y seguridad social por parte de la citada empresa. Así mismo se calculo una provisión para prestaciones sociales del 21.82%. También se planteo como lo señala la norma que los contratos colectivos sindicales son sin ánimo de lucro, teniendo en cuenta lo expuesto, tenemos:



VERSIÓN 2



CONTRATO MEDINOR 070 2012

MES V/R NOMINA

V/R PAGO

SEGURIDAD

SOCIAL

v/R

PRESTACIONES

SOCIALES TOTAL DIFERENCIA

21.82 No. FECHA ESTAMPILLAS VALOR GIRADO

ENERO 183,131,670 $ 57,887,024 39,959,330$ 280,978,024$ 5540 12/03/2012 0 73,000,000$

5623 23/03/2012 0 300,000,000$

5773 30/03/2012 8,403,200$ 38,756,846$ 130,778,822$

FEBRERO 179,170,882 $ 57,216,125 39,095,086$ 275,482,093$ 5800 11/04/2012 -$ 38,753,846$

6268 10/05/2012 7,527,300$ 330,080,934$ 93,352,687$

MARZO 194,250,495 $ 61,674,993 42,385,458$ 298,310,946$ 6973 04/07/2012 8,015,600$ 389,981,554$ 91,670,608$

ABRIL 202,141,140 $ 64,159,206 44,107,197$ 310,407,543$ 7457 10/08/2012 7,963,500$ 390,209,150$ 79,801,607$

MAYO 201,880,879 $ 64,367,228 44,050,408$ 310,298,515$ 8036 05/10/2012 7,103,700$ 348,084,485$ 37,785,970$

JUNIO 198,373,796 $ 62,987,414 43,285,162$ 304,646,372$ 8406 01/11/2012 6,999,500$ 342,974,295$ 38,327,923$

TOTAL PRESUNTO FALTANTE 471,717,616$

COMPROBANTE DE EGRESO

Por la anterior suma $471.717.616, se efectuará un traslado a la oficina de Responsabilidad Fiscal con el fin de que se inicie una investigación preliminar fiscal, determinando la veracidad del mismo y la cuantía. Al igual es importante señalar que deberá efectuarse una revisión del segundo semestre del 2012, para calcular el valor total del presunto faltante. Así mismo cuando se considera los pagos de seguridad social deberá descontarse de este total los descuentos realizados a los trabajadores 8%. H28. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, FISCAL POR DETERMINAR Y A OTRAS ENTIDADES (INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD – MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL).


ESPECIALIZADOS DE CIRUGIA PLASTICA DE LA E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ.

VALOR: $ 583.000.000 CONTRATISTA: SINDICATO DE MEDICOS DE NORTE DE SANTANDER –

MEDINOR REPRESENTANTE LEGAL MARYI NUBIA SARMIENTO MEZA


OPERATIVOS ADICIÓN No. 01 DEL 20 DE SEPTIEMBRE DE 2012 SE ADICIONAN LAS CLAUSULAS CUARTA Y QUINTA DEL CONTRATO No. 086 DE 2012. SE ADICIONA EN LA SUMA DE $267.000.000 AL VALOR INICIALMENTE CONTRATADO Y EL PLAZO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012.



VERSIÓN 2



OBSERVACIONES: a. El Proceso de invitación pública SS11-172 de 2011 fue realizado en el término

de dos (2) días, lo cual no promovió la participación de un mayor número de oferentes y la contratación se llevo a cabo con una única propuesta.


La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - donde la E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del derecho privado. Razón por la cual los servicios de salud como los contratados a través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal médico y paramédico. Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado.La E.S.E., no podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su evaluación, pues de ser así el servicio de salud en la entidad podría verse afectado por demoras en la obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para esta contratación que puede hacerse de manera directa, es que el hospital hace la publicación en su página web con el fin de que la invitación sea pública, donde cualquier interesado pueda formular su oferta, con lo cual se evita que al no contarse con las dos propuestas se ponga en riesgo la prestación del servicio de salud y se contrate con quien haya formulado su propuesta, lógicamente ajustada a los requerimientos de la entidad.


La respuesta dada por la ESE HUEM confirma la observación descrita en el informe preliminar, la cual se mantiene y busca lograr la mayor participación de oferentes en cada uno de los procesos.

b. En la propuesta técnica y económica del Sindicato no describe el número de

profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.



VERSIÓN 2




Si bien la propuesta no describe el número de profesionales, si se adjuntan con

ella las hojas de vida de quienes van a desarrollar el servicio contratado. Los

pliegos no exigen que se detalle las condiciones laborales de cada profesional que

se supone esta ajustada a la normatividad legal y si ello no fuese así, le

corresponde a cada profesional adelantar las acciones que considere pertinentes.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Es importante aclarar que las propuestas técnicas y económicas allegadas por los diferentes contratistas deben ser específicas, en ellas se debe determinar los perfiles y experiencia del factor humano, un promedio mensual del número de profesionales que ejecutaran el servicio, el costo del personal (sueldos, subsidios, dotaciones, pagos de seguridad social y parafiscales, prestaciones sociales, étc), costos de administración, y en caso de utilizar materiales, equipos e insumos para la prestación servicio citarlos, lo anterior permitirá que el supervisor e interventor del contrato ejerza un mayor control. c. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los

siguientes documentos: certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales, el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y declaración de bienes establecidos por la Función Pública.


Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial, antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará el proceso o servicio respectivo. - El contrato sindical se encuentra regulado en la legislación laboral colombiana y no corresponde a la compra de un servicio sujeto a las reglas del estatuto contractual existente en la institución ni a los principios generales que rigen la contratación estatal. Sin perjuicio de lo expuesto, la administración hospitalaria plantea dentro del objeto el cumplimiento de actividades asistenciales, para adecuar la oferta a la demanda del servicio, razón por la cual es la organización sindical de manera autónoma e independiente, la responsable de definir el número de personas con las cuales pueden garantizar el cumplimiento de las actividades y la exigencia de la documentación que acredite los requerimientos legales necesarios para ello. Debemos recordar que los afiliados a la organización sindical no tienen la calidad de servidores públicos ni de contratistas.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación por cuanto es importante conocer la idoneidad, experiencia y antecedentes del personal que prestará sus servicios a una entidad pública.

d. Póliza número 300068931 Condor S.A., amparos: cumplimiento, pago de

salario y calidad del servicio. Expedida el 4 de enero de 2012 y aprobada el 4 de enero de 2012. Es de anotar que la ESE HUEM dio inicio al contrato el 1 de enero de 2012 y no se contaba con el amparo de los diferentes riesgos.


Las pólizas no son necesarias para suscribir el acta de inicio, lo cual es propio del

régimen de ley 80 de 1993, diferente de nuestro régimen privado por cuanto no

puede suspenderse ni interrumpirse la prestación del servicio de salud mientras se

cumple este procedimiento propio del contratista - Las garantías establecidas para

los contratos estatales tienen por finalidad el cubrimiento de posibles

contingencias en su ejecución principalmente. Verificada la póliza referida en el

numeral, la compañía aseguradora decidió y acepto de manera libre y voluntaria

dar cubrimiento para los riesgos asegurados a partir de la fecha de inicio del

contrato, independientemente de la fecha de expedición, lo que quiere decir que el

Hospital estuvo debidamente amparado durante la vigencia del mismo.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La anterior alegación confirma la observación planteada por la Comisión auditora, por lo tanto, esta se mantiene. e. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en

donde se indique el personal que prestó el servicio, número de identificación, el número de horas laboradas y el valor del proceso.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se envía copia de los horarios de todos los meses de la vigencia del contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM menciona que allego la relación pero esta no fue anexada, así mismo dentro del expediente contractual esta relación no se encontraba, por lo tanto, se confirma la observación inicial.



VERSIÓN 2



f. No se encontró el cuadro de producción descrito en el literal 13 de la cláusula sexta de la minuta contractual, el cual era requerido para la presentación de las facturas y pago de las mismas.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se adjunta cuadro de producción donde se relacionan los servicios prestados durante cada uno de los meses del contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM manifiesta que adjuntó la relación pero esta no fue anexada, así mismo dentro del expediente contractual esta relación no se encontraba, por lo tanto, se mantiene la observación inicial. g. No se halló el amparo de responsabilidad civil profesional, de cada uno de los

doctores equivalente a $100.000.000 que prestaron el servicio en el presente contrato, de conformidad con el literal 21 de la cláusula sexta y décima quinta de la minuta contractual.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa certificación de FEPASDE, de afiliación al Fondo especial para auxilio solidario de demandas, de los siguientes profesionales médicos especialistas en Cirugía Plástica, quienes participaron en la ejecución del contrato en referencia: • Doctor FERNANDO ALBERTO CIANCI BASTOS con cédula 8.696.744 • Doctor JORGE EMILIO PARRA MONTOYA con cédula 13.468.001 • Doctor LUIS FERNANDO PARRA GONZÁLEZ con cédula 13.495.355 • Doctor ERICK ORLANDO FIGUEROA GUERRA con cédula 13.507.685 • Doctor JORGE LIZARDO YANEZ INFANTE con cédula 19.100.957 • Doctor CRISTINA INÉS CÁCERES BECERRA con cédula 37.826.811 • Doctora GISELA DEL PILAR PUENTES BUENDIA con cédula 52.430.077 • Doctor EDGAR MAURICIO GARCÍA ACOSTA con cédula 79.398.544

Doctor ALVARO JAVIER URIBE VICTORIA con cédula 91.498.375 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación descrita en el informe preliminar, por cuanto en la certificación de FEDASDE la fecha de expedición es posterior al inicio del contrato. Es importante citar que esta situación se presenta en varios procesos contractuales, razón por la cual se llevará a cabo un solo traslado, describiendo cada uno de los procesos.



VERSIÓN 2



h. No se conoció el coordinador o coordinadores que tenían a cargo la verificación del buen cumplimiento del objeto contractual con los mayores estándares de calidad por parte de sus afiliados, de conformidad con el numeral 10 de la cláusula sexta del contrato

DESCARGO DE LA ENTIDAD Según lo estipulado en la clausula 16 se adjudica la supervisión al Líder de Servicios Hospitalarios; para la cual se anexan las certificaciones expedidas por dicha supervisión, igualmente auditoría medica de la Institución hace la verificación de los servicios facturados y prestados con los soportes de las historias clínica que se encuentran en el archivo clínico de la institución. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien existen las certificaciones de la supervisión del contrato, no se encontró la comunicación y notificación de esta al supervisor, así mismo en los citados documentos no se evidencia que se haya efectuado una verdadera verificación por parte del supervisor, por lo tanto se mantiene la observación descrita en el informe preliminar. i. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones

sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Copia de los soportes de pago de nomina mensual y prestaciones del personal que laboro con MEDINOR en el contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma la observación por cuanto esta información no se encontraba en el expediente contractual. j. No se conoció cómo la ESE HUEM le entregó al contratista para su

disposición y ejecución del presente contrato equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, toda vez que no aparece ningún inventario, de conformidad con el numeral 1) de la cláusula séptima del contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son



VERSIÓN 2



utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio.- Que el numeral primero de la clausula séptima del contrato no hace relación alguna sobre la entrega al contratista de equipos, muebles y demás elementos según lo descrito por la comisión auditora. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación descrita, por cuanto la minuta contractual lo establecía. k. No existe evidencia en el expediente contractual, ni en los informes del

supervisor ni en la producción de allegada por el contratista, que la empresa realizó en forma presencial las actividades de atención de urgencias en cirugía plástica durante las 24 horas del día, (numeral 5, cláusula sexta obligaciones del sindicato).

DESCARGO DE LA ENTIDAD Según los soportes que se anexan en el punto e en cada uno de los horarios se determina el profesional que realizo la actividad de atención de urgencias durante las 24 horas del día, actividad incluida en la certificación que se anexa en el punto h, así como en los servicios facturados, revisados y verificados por auditoria medica de la institución. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Si bien es cierto que en las cuentas existen los informes del supervisor y constancias de los coordinadores, en estos documentos no se especifica lo requerido en la minuta contractual, por lo tanto, se mantiene la observación descrita por la departamental. l. En los soportes del pago de seguridad social y parafiscales se encontró que el

número de afiliados varia mensualmente. DESCARGO DE LA ENTIDAD El sistema de pago pactado dentro del contrato corresponde al denominado" pago por unidad de producción" y no al que asume la auditoria de pago por unidad de tiempo; lo anterior quiere decir que los pagos son de carácter variable y no fijo de acuerdo a la producción, razón por la cual es justificable que los pagos a la seguridad social y otros por parte de la organización sindical sobre sus afiliados registren la variación mencionada en el hallazgo.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Al efectuarse el cruce del personal médico que figura en las nominas con la base de datos del SISPRO RUAF hallamos diferencias como la no afiliación a la EPS, AFP y ARL. Por lo tanto se trasladara al Ministerio de la Protección Social para que sea esta entidad la encargada de evaluar la presunta omisión de la empresa contratista. m. Pagos realizados: según la información allegada al Sindicato se le efectuaron

los siguientes pagos:

EGRESO No.

FECHA CONCEPTO VALOR DESCUENTO NETO PAGADO

5428 6-3-2012 Servicios mes de enero

56.873.250 1.163.000 55.710.250

6149 30-4-2012

Servicios mes de febrero

68.877.289 1.395.200 67.482.089

Es importante citar que la información de producción allegada en medio magnético a la comisión auditora no coincide con el total facturado, lo cual conlleva a una presunta investigación fiscal cuya cuantía debe determinarse. DESCARGO DE LA ENTIDAD Mes de enero factura 005 valor facturado $58.150.075, valor glosado de acuerdo a la revisión efectuada por auditoría de cuentas medicas institucional $1.276.825, valor para pago (sin descuentos de ley) $56.873.250 que corresponde al valor anotado por la contraloría. Mes de febrero factura 0010 valor facturado $69.761.489, valor glosado de acuerdo a la revisión efectuada por auditoria $884.200, valor para pago (sin descuentos de ley) $68.877.289 que corresponde al valor anotado por la contraloría. Los valores facturados anteriormente anotados, coinciden con el valor registrado en los soportes del cuadro de producción de cada uno de estos meses, los cuales se anexan en el punto f. Consideramos pertinente precisar que en los pliegos de condiciones y contratos de la contratación de servicios, se solicita a los proponentes y posterior al contratista, cubrir los servicios con base a número de turnos, sean estos de 6, 8, de 12 o de 24 horas, por lo que para los turnos de 6 y 8 horas se presta el servicio con una persona, para los turnos de 12 horas deben prestar el servicio con 2 personas y



VERSIÓN 2



para los turnos de 24 horas, deben prestar el servicio mínimo con 3 personas, esto con el fin de aclarar que el número de turnos nunca va a ser igual a número de personas. CONCLUSIÓN CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como quiera que es importante conocer si el valor pagado en los comprobantes de egreso corresponden a los costos incurridos por el Sindicato MEDINOR en la ejecución del contrato y como no se encontró una propuesta detallada de los costos, se considero los valores reportados en las nóminas de pago y seguridad social por parte de la citada empresa. Así mismo se calculo una provisión para prestaciones sociales del 21.82%. También se planteo como lo señala la norma que los contratos colectivos sindicales son sin ánimo de lucro, teniendo en cuenta lo expuesto, tenemos: CONTRATO MEDINOR 086

MES V/R NOMINA

V/R PAGO

SEGURIDAD

SOCIAL

v/R

PRESTACIONES


21.82 No. FECHA ESTAMPILLAS VALOR GIRADO

ENERO 20,000,000 $ 6,204,934 4,364,000$ 30,568,934$ 5428 06/03/2012 1163000 55,710,250$ 25,141,316$

FEBRERO 42,983,416 $ 6,792,584 9,378,981$ 59,154,981$ 6149 30/04/2012 1,395,200$ 67,482,089$ 8,327,108$



Por la anterior suma $33.468.424, se efectuará un traslado a la oficina de Responsabilidad Fiscal para lo pertinente.

Es importante citar que la comisión de auditoria sólo conto con la información de los egresos de los meses de enero y febrero, por lo que se hace necesario realizar el mismo ejercicio para los meses restantes.

Así mismo cuando se considera los pagos de seguridad social deberá descontarse de este total los descuentos realizados a los trabajadores 8%. H29. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL POR LA SUMA DE $ 33.468.424 Y A OTRAS ENTIDADES (MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL).



VERSIÓN 2




ESPECIALIZADOS DE ANESTESIA Y REANIMACIÓN DE LA E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ.

VALOR: $ 2.420.000.000 CONTRATISTA: UNIANESTESIA DE NORTE DE SANTANDER –

REPRESENTANTE LEGAL MARCO AURELIO POMPEYO HERNANDEZ


OPERATIVOS Registro presupuestal número 020 del 1 de enero de 2012 por valor de $2.420.000.000 OBSERVACIONES: a. El Proceso de invitación pública fue realizado en el término de dos (2) días, lo

cual no promovió la participación de un mayor número de oferentes y la contratación se llevo a cabo con una única propuesta.


La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente

en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - donde la

E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de

conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del

derecho privado. Razón por la cual los servicios de salud como los contratados a

través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa

como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de

servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de

Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser

una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico

necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del

hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal

médico y paramédico. Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de

más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo

se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el

principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por

la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las

exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado.



VERSIÓN 2



La E.S.E., no podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su

evaluación, pues de ser así el servicio de salud en la entidad podría verse

afectado por demoras en la obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para

esta contratación que puede hacerse de manera directa, es que el hospital hace la

publicación en su página web con el fin de que la invitación sea pública, donde

cualquier interesado pueda formular su oferta, con lo cual se evita que al no

contarse con las dos propuestas se ponga en riesgo la prestación del servicio de

salud y se contrate con quien haya formulado su propuesta, lógicamente ajustada

a los requerimientos de la entidad.


La respuesta dada por la ESE HUEM confirma la observación descrita en el informe preliminar, la cual se mantiene y busca lograr la mayor participación de oferentes en cada uno de los procesos. b. En la propuesta técnica y económica la empresa no describe el número de

profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa propuesta de UNIANESTESIA en la cual se expresa con claridad que el servicio se prestara con 41 médicos anestesiólogos, así mismo se indica las condiciones laborales de los médicos en el acápite distribución de horarios. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL La propuesta allegada menciona que el servicio se prestara con 41 médicos, pero no establece como se determinara su costo mensual, por lo cual se hace necesario, como se ha repetido en los dos anteriores contratos, que este sea detallado y se relacione claramente los costos del proceso, por lo tanto, se mantiene la observación inicial del informe preliminar. c. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los


DESCARGO DE LA ENTIDAD Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial, antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso



VERSIÓN 2



contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará el proceso o servicio respectivo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Como lo expresado anteriormente es necesario conocer la idoneidad, experiencia y antecedentes del personal que prestara sus servicios, por lo tanto, se confirma la observación inicial. d. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en



Se adjunta relación mensual de los procesos realizados (anexo en medio magnético.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Si bien se anexo en la etapa de alegación, esta relación no se hallaba dentro del expediente contractual, razón por la cual se mantiene la observación inicial. e. No se encontró el cuadro de producción descrito en el literal 13 de la cláusula


DESCARGO DE LA ENTIDAD Se relaciona igual que el anterior (anexo CD).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Por las razones expuestas del punto anterior, se mantiene el hallazgo inicial. f. No se halló el amparo de responsabilidad civil profesional, de cada uno de los

doctores equivalente a $100.000.000 que prestaron el servicio en el presente contrato, de conformidad con el literal 21 de la cláusula sexta y décima quinta de la minuta contractual.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Ver pólizas contractuales físico. (Anexo 3) El amparo de responsabilidad civil de cada uno de los especialistas equivalente a 100.000.000, de conformidad al literal 21. (Se entrega archivo en CD).



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma el hallazgo inicial por cuanto en el CD que fue allegado en la etapa de alegación sólo se encuentran 22 pólizas y el servicio fue ejecutado por un número mayor de profesionales. g. No se conoció el coordinador o coordinadores que tenían a cargo la

verificación del buen cumplimiento del objeto contractual con los mayores estándares de calidad por parte de sus afiliados, de conformidad con el numeral 10 de la cláusula sexta del contrato

DESCARGO DE LA ENTIDAD El coordinador del proceso por el Hospital Universitario Erasmo Meoz es el Dr. Audye Alberto Mendoza Tuta, Medico Anestesiólogo (jefe y coordinador de Anestesia) Por el Sindicato el Dr. Francisco Ramírez. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma la observación inicial por cuanto no se evidenció dentro del proceso contractual la designación mediante escrito y las medidas de control. h. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones

sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD No es competencia de la Institución controlar lo pertinente a la nomina y prestaciones de los agremiados, dado que no hay relación directa, el sindicato ejerce su actividad con plena autonomía y no hay vinculación de tipo laboral. El pago no genera derechos prestacionales, no existe remuneración salarial sino compensación en virtud no se configura SOLIDARIDAD en el pago de acreencias. (Además de lo anterior no está contemplado dentro de las funciones del supervisor). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Si bien es cierto que no hay relación directa de la ESE HUEM con el Sindicato, es importante conocer la nómina del personal que prestó el servicio con el fin de establecer medidas de control, por lo anterior, se confirma el hallazgo inicial. i. No se conoció cómo la ESE HUEM le entregó al contratista para su

disposición y ejecución del presente contrato equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, toda vez que no aparece ningún inventario, de conformidad con el numeral 1) de la cláusula séptima del contrato.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se confirma la observación inicial. j. No existe evidencia en el expediente contractual, ni en los informes del

supervisor ni en la producción de allegada por el contratista, que la empresa realizó en forma presencial las actividades de atención de urgencias en anestesia y reanimación durante las 24 horas del día, (numeral 5, cláusula sexta obligaciones del sindicato).

DESCARGO DE LA ENTIDAD En los soportes de los procedimientos quirúrgicos está contemplado en el anterior manual, la tarifa para el anestesiólogo, como parte presencial para dicha actividad vital del paciente, previo protocolo de seguridad. De igual forma se anexa relación de turnos y relación de dominicales y nocturnos (anexo 4) (anexo 5).l pago de seguridad social y parafiscales se encontró que el número de afiliados varia mensualmente y en algunos meses este es extemporánea.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se confirma la observación inicial. k. Pagos realizados: según la información allegada a UNIANESTESIA se le

efectuaron los siguientes pagos:

EGRESO No.


5117 24-02-2012

Servicios mes de enero

219.136.200 4.382.700 214.753.500

6145 27-04-2012


245.259.900 4.905.200 240.354.700

8300 22-10- Servicios mes 235.487.600 4.709.800 209.781.670



VERSIÓN 2



2012 de marzo

8471 8-11-2012

Servicios mes de abril

238.056.400 4.761.100 221.592.900

9229 14-12-2012

Servicios mes de mayo

237.762.300 4.755.200 233.007.100

Es importante citar que la información de producción allegada en medio magnético a la comisión auditora no coincide con el total facturado, lo cual conduce a una presunta investigación fiscal cuya cuantía debe determinarse. DESCARGO DE LA ENTIDAD Según el contrato, Clausula Sexta, el contratista se obliga a disponer de un numero de profesionales para la prestación del servicio objeto del contrato, presentando para el pago mensual de las facturas, los aportes correspondientes a la seguridad social, aspecto que cumple. Se hizo la observación a Unianestesia porque algún mes presento extemporaneidad por un día a lo que respondieron que habían tenido problemas iniciales con la pagina virtual, dado que se había cambiado la razón social. De igual forma el articulo 50 ley 789 dice que si eventualmente existe alguna diferencia en los aportes la Entidad lo tendrá en cuenta en el momento de la liquidación.

La diferencia que se relaciona, radica en que además de la producción se reconoce el valor correspondiente a Turnos Nocturnos - Dominicales y festivos. Según Clausula Quinta (párrafo tercero). De igual forma hay algunos egresos como 8300 y 8471 que obtuvieron un descuento por pronto pago. (Según Clausula 5 parágrafo tercero) (Anexo 5).

Es importante revisar en conjunto la anterior información, dado la transcendencia de la misma y nuestras limitaciones de tipo jurídico y las respuestas fueron adelantadas en su gran mayoría.


La ESE HUEM durante la etapa de alegación no allego las diferentes nóminas, pagos de seguridad social y valores pagados al personal que prestó el servicio, así mismo al sumar cada uno de los informes de producción del personal con el valor realmente pagado, se presentan diferencias, otro aspecto que no permite aclarar las inquietudes es la propuesta, toda vez que en esta no se detalla cómo se establece el cálculo y pagos del servicio, así mismo en los informes de producción del CD allegado por la ESE HUEM en la etapa de alegación algunos archivos del personal médico están protegidos, lo que no permite abrirlos, por lo tanto, se confirma el hallazgo inicial y se dará traslado a la oficina respectiva con el fin de analizar cada una de las situaciones presentadas.



VERSIÓN 2



Así mismo se trasladará la información al Ministerio de Trabajo con el fin de que sea esta entidad la encargada de determinar la presunta falta de la empresa contratista.

H30. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, FISCAL POR CUANTIFICAR Y TRASLADO A OTRA ENTIDAD.

4. CONTRATO COLECTIVO SINDICAL No. 089 DEL 1 DE ENERO DE 2012 SUSCRITO CON EL SINDICATO DE ENFERMERÍA DE NORTE DE SANTANDER SINDENOR. REPRESENTANTE LEGAL ALEXIS FERNANDO MARTINEZ MORALES

OBJETO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ASISTENCIALES DE

ENFERMERÍA Y AUXILIAR DE ENFERMERÍA PARA LOS SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN: TODOS. SERVICIOS AMBULATORIOS: (URGENCIAS Y CONSULTA EXTERNA DE ADULTOS Y NIÑOS). SERVICIOS QUIRURGICOS: (QUIROFANOS, SALA DE PARTOS, SALA DE RECUPERACIÓN Y CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN). EPIDEMIOLOGÍA Y REEMPLAZOS DE VACACIONES, PENSIONES, INCAPACIDADES Y OTROS RELACIONADOS Y SEIS ENFERMERAS ADMINISTRATIVAS DE LA ESE HUEM.

VALOR: $ 6.372.838.082 PLAZO: DIEZ (10) MESES. ADICIÓN No. 001 AL CONTRATO No. 089 DEL 29 DE OCTUBRE DE 2012 Adicionar el termino establecido en la cláusula cuarta del contrato 089 de 2012, en un mes más. ADICIÓN No. 002 AL CONTRATO No. 089 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2012 Adicionar el termino establecido en la cláusula cuarta del contrato 089 de 2012, en un mes más. Adicionar el valor del contrato en la suma de $590.000.000 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 13 DEL 1-1-2012 POR VALOR $6.372.838.082 REGISTRO PRESUPUESTAL No. 104 DEL 1-1-2012 RUBRO AFECTADO 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS OPERATIVOS POR VALOR DE $ 6.372.838.082



VERSIÓN 2



CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 1548 DEL 28-11-2012 POR VALOR $590.000.000 REGISTRO PRESUPUESTAL No. 3722 DEL 28-11-2012 RUBRO AFECTADO 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS OPERATIVOS POR VALOR DE $ 590.000.000 a. La justificación técnica y económica para la contratación de servicios

asistenciales de fecha 20 de Diciembre de 2011 se encuentra sin firma por parte del líder del programa de talento humano y establece una suma de $4.349.717.894.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Posiblemente por un error involuntario se encontraba archivada la justificación técnica y económica solo del personal de auxiliares de enfermería, en virtud de ello enviamos copia de la justificación técnica debidamente firmada que involucra a todo este personal. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación con el fin de implementar medidas para conservar adecuadamente los expedientes contractuales.

b. Proceso licitatorio número SS11-219 con un términos demasiados cortos 2

días para la adjudicación del mismo. DESCARGO DE LA ENTIDAD La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - donde la E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del derecho privado. Razón por la cual los servicios de salud como los contratados a través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal médico y paramédico.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación por cuanto se requiere una mayor participación de oferentes en los diferentes procesos contractuales.



VERSIÓN 2



c. El Proceso de contratación fue llevado a cabo con una única propuesta. DESCARGO DE LA ENTIDAD Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado. La E.S.E., no podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su evaluación, pues de ser así el servicio de salud en la entidad podría verse afectado por demoras en la obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para esta contratación que puede hacerse de manera directa, es que el hospital hace la publicación en su página web con el fin de que la invitación sea pública, donde cualquier interesado pueda formular su oferta, con lo cual se evita que al no contarse con las dos propuestas se ponga en riesgo la prestación del servicio de salud y se contrate con quien haya formulado su propuesta, lógicamente ajustada a los requerimientos de la entidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Como quiera que el proceso contractual no se llevó a cabo en los términos dispuestos para la selección del contrato, por las razones de servicios expuesta por la ESE HUEM, pero existe un procedimiento establecido en el manual de contratación y en la normatividad vigente, se remitirá a la entidad competente para su evaluación, quien decidirá si se incurrió en falta. d. La propuesta técnica y económica del Sindicato no está detallada y no se

especifican los costos de cada uno de los procesos contratados, ni describe el número de enfermeras a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Es preciso aclarar que en cuanto a la propuesta para la respectiva evaluación se tienen en cuenta tres aspectos, el jurídico, financiero y técnico. Respecto de la evaluación técnica como se estipula en los pliegos de condiciones de la contratación de servicios, esta se basa en el análisis y verificación de los perfiles académicos y de experiencia presentados por el proponente con los cuales efectuará el desarrollo del objeto contractual, revisándose los requisitos mínimos establecidos dentro de los pliegos y de acuerdo a la contratación que se efectúa.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha manifestado en los incisos anteriores, en la propuesta técnica y económica es importante estimar el número de recurso humano que desarrollara el proceso, así mismo especificar cada uno de los costos en que se incurrirá. Por lo expuesto, se mantiene el hallazgo descrito en el informe inicial. e. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los


DESCARGO DE LA ENTIDAD Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial, antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará el proceso o servicio respectivo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma el hallazgo descrito por cuanto es importante conocer la experiencia, idoneidad y antecedentes del personal que desarrollara el proceso, y en especial el relacionado con la atención de los pacientes. f. Póliza número 11000831 del 31-1-2012 Colfianzas, amparos perjuicios a

terceros del 1 de enero de 2012 al 1 de Marzo de 2013. g. Póliza número 11000830 del 31-1-2012 Colfianzas, amparos: cumplimiento,

pago de salario y calidad del servicio, y el acta de inicio se efectuó el 1 de enero de 2012 sin contar con la debida expedición de las pólizas requeridas.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Las garantías establecidas para los contratos estatales tienen por finalidad el cubrimiento de posibles contingencias en su ejecución principalmente. Verificada la póliza referida en el numeral, la compañía aseguradora decidió y acepto de manera libre y voluntaria dar cubrimiento para los riesgos asegurados a partir de la fecha de inicio del contrato, independientemente de la fecha de expedición, lo que quiere decir que el Hospital estuvo debidamente amparado durante la vigencia del mismo.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación, por cuanto uno de los documentos requeridos para dar inicio a un contrato es la debida suscripción y aprobación de las pólizas, que busca amparar los riesgos respectivos. h. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en


DESCARGO DE LA ENTIDAD No reposa en el expediente contractual ya que la base de datos la maneja directamente cada supervisor y estas forman parte de las cuentas mensuales tramitadas para pago, documentos soportes que se encuentran archivados en la dependencia de Tesorería, pese a lo expuesto se adjunta nomina del mes de diciembre de 2012, aportada por la Agremiación Sindical SINDENOR. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación, por lo expuesto en los literales de los contratos antes mencionados, así mismo en los soportes de las cuentas mensualizadas está relación no se detalla. i. No se encontró el cuadro de producción de las diferentes actividades

realizadas. DESCARGO DE LA ENTIDAD Los cuadros de producción corresponden a los turnos ejecutados por los terceros participes realizados mensualmente junto con la certificación de prestación del servicio del coordinador correspondiente, estos forman parte de la cuenta mensual que se tramita para pago y que reposa en la tesorería del Hospital; documentación que no forma parte de la carpeta contractual que obra en la Subgerencia debido a su gran volumen y cantidad (200 folios mensuales aproximadamente), en cumplimiento de políticas de austeridad de gasto, ley de archivo y políticas ambientales y ecológicas CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma la observación, porque los cuadros de producción son una herramienta importante para el control del proceso, además de ser requeridos en el contrato, no se hallaban dentro de los soportes de las cuentas.



VERSIÓN 2



Vale aclarar que la comisión nunca ha manifestado que lo requerido debe estar impreso o en medio físico, siempre se ha aceptado la información en medio magnético, en concordancia con las políticas ambientales y ecológicas. j. Mediante memorando sin número del 1 de enero de 2012 se designación y

comunicación al supervisor del presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Por error involuntaria de la auxiliar administrativa encargada se omitió el consecutivo del memorando (comunicación interna institucional). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La alegación presentada confirma lo descrito por la Contraloría Departamental. k. No hay acta de liquidación, DESCARGO DE LA ENTIDAD La liquidación del contrato puede hacerse dentro de los cuatro meses siguientes a su finalización conforme al literal c del numeral 4.1. de la resolución 739 de 2007 que contiene el manual de contratación de la E.S.E. por lo cual aún se está dentro del término para hacer dicha liquidación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada. l. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones

sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Referente a los pagos de nomina, dotación y prestaciones sociales, mensualmente el supervisor del contrato verifica que liquiden la nomina y que realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta mensual, los pagos son certificados a través de documento que es anexado al Acta de Liquidación del contrato. Se anexa nómina del mes de diciembre CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM en sus descargos menciona que efectuó verificación a lo enunciado, pero en el expediente contractual ni en el soporte del comprobante de egreso se encuentra prueba de ello. Además los informes de supervisión no



VERSIÓN 2



cuenta con un verdadero seguimiento y control, por lo tanto, se mantiene la observación inicial. m. No se halló soporte del inventario entregado al contratista de infraestructura

física y condiciones del área como: locación, depósitos, aseo, mantenimiento, aireación, iluminación, equipos, muebles, elementos, formatos, papelería.


Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma el hallazgo inicial. n. No hay evidencias de la realización de las reuniones mensuales con el fin

de plantear mejoras en el desarrollo del proceso. DESCARGO DE LA ENTIDAD De manera constante, permanente y prácticamente diaria se efectúan reuniones entre la agremiación sindical, el coordinador del área respectiva y supervisor del contrato con el fin de establecer correctivos y acciones de mejoramiento. Además de ello, vía correo electrónico y a través de oficios se efectúan constantemente requerimientos y solicitudes sobre distintos particulares sobre el desarrollo del objeto contractual. La evidencia física de ella reposa en los archivos de la coordinación general de enfermería, pese a ello adjuntamos al presente listados de asistencia firmados por las partes en actividades tales como: capacitaciones, entrenamientos y revisión y ejecución de protocolos, como el concerniente a la entrega y recibo de turnos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Se mantiene la observación inicial, puesto que los documentos mencionados no se hallaron dentro del expediente contractual, además los enunciados en los descargos no fueron allegados.



VERSIÓN 2



o. No se encontraron todos los soportes del pago de seguridad social y parafiscales se aprecia que este es variable en los meses analizados.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se adjunta fotocopia de las planillas pila correspondiente al pago de la seguridad social y parafiscales de la vigencia 2012, correspondiente al contrato 089 SINDENOR 2012. En cuanto al número de personas con que se desarrolla la actividad si varia mensualmente, ya que las actividades de enfermería y auxiliares de enfermería ejecutadas se realizan de acuerdo al número de pacientes de cada servicio y de acuerdo con las situaciones o novedades administrativas que generen los enfermeros y auxiliares de enfermería de planta, como incapacidades, vacaciones, licencias, renuncias, entre otras, es pertinente precisar que las vacancias definitivas de planta se cubren con la agremiación puesto que los cargos se suprimen en cumplimiento del convenio de desempeño suscrito con el Ministerio de Salud y Protección Social No 169 de octubre de 2004, se adjunta nomina del mes de diciembre 2012. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL En la fase de alegación sólo se allego la primera hoja de las diferentes planillas del pago de seguridad social, en las cuales no podemos observar el valor total girado por este concepto, sin embargo se aprecia que en la mayoría de los meses este se efectuó de manera extemporánea, generando riesgos tanto para la empresa contratista como para la ESE HUEM. Así mismo al verificar el valor total devengado en la nómina del mes de diciembre (adjunta en los descargos) y cruzarlo con el valor de nómina de la planilla ASOPAGOS detectamos que este difiere así: valor total devengado nómina: $ 344.430.668 y valor pago de seguridad social $ 313.411.043. Al igual al consultar la base de datos del SISPRO RUAF del personal que figura en la nomina se encuentran inconsistencias por ello se trasladara al Ministerio correspondiente, para que sea esta entidad la encargada de evaluar la presunta omisión de la empresa SINDENOR. p. Pagos realizados: según la información allegada a Sindenor se le


EGRESO No.



100.000.000 0 100.000.000


488.246.638 11.764.900 476.481.738



VERSIÓN 2



664 14-6-2012 Servicios mes de marzo

231.312.856 11.626.300 219.686.556

7048 6-7-2012 Servicios mes de abril

560.105.645 11.599.700 548.505.945

7699 21-8-2012 Servicios mes de mayo

573.840.046 11.476.800 562.363.246

7957 19-9-2012 Servicios mes de Junio

577.925.268 12.061.100 565.864.168

8667 22-11-2012 Servicios mes de julio y agosto, cancela 75% de las facturas 08 y 09

879.397.370 0 879.397.370

8710 30-11-2012 Servicios mes de septiembre cancela 75% de la factura 00-0010

429.952.710 0 429.952.710

TOTAL 473.047.075 9.460.600 463.586.475

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se responde con el ítem I. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Es importante citar que la ESE HUEM en la etapa de alegaciones no allegó de la empresa SINDENOR las respectivas nóminas, así como evidencia del pago de los demás emolumentos (prestaciones, dotaciones), al igual que los aportes a seguridad social que permitieran determinar los costos mensuales del proceso. Razón por la cual la comisión auditora considero el valor total de nomina que reporta en las planillas del pago de seguridad social anexas (se aclara, que solo se allego la primera página de cada mes y no el valor total cancelado), y realizó una estimación de gastos de la siguiente manera un 31.89% para seguridad social y un 21.82% de prestaciones sociales del citado valor y resto el valor girado por la ESE HUEM (se precisa que este dato se tomo de los comprobantes de egreso, pero la Contraloría Departamental no contaba con toda la información, motivo por el cual sólo analizo unos meses), arrojando el siguiente resultado:



VERSIÓN 2



MES V/R NOMINA

V/R PAGO

SEGURIDAD

SOCIAL

v/R

PRESTACIONES


31.89% 21.82 No. FECHA ESTAMPILLAS VALOR GIRADO

ENERO 300,000,000 $ 95,670,000 65,460,000$ 461,130,000$ 5537 12/03/2012 100,000,000$

5546 13/03/2012 11,764,900$ 476,481,738$ 115,351,738$

MAYO 73,600,000 $ 23,471,040 16,059,520$ 113,130,560$ 7699 21/08/2012 11,476,800$ 562,363,246$ 449,232,686$

JUNIO 145,256,000 $ 46,322,138 31,694,859$ 223,272,998$ 7957 19/09/2012 12,061,100$ 565,864,168$ 342,591,170$



Es importante citar que no se contó con una certificación de la tesorería de la ESE HUEM en donde especificara cada uno de los pagos realizados y su concepto, razón por la cual, es necesario efectuar una mayor indagación al respecto y contar con toda la información, por lo tanto, se trasladará a la Oficina de Responsabilidad Fiscal para iniciar una investigación preliminar. Vale la pena mencionar que se hace indispensable conocer y cuantificar cada uno de los meses del año. H31. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, FISCAL (por determinar) Y TRASLADO A OTRA ENTIDAD. 5. CONTRATO COLECTIVO SINDICAL No. 092 DEL 1 DE ENERO DE 2012

SUSCRITO CON EL SINDICATO DE BACTERIOLOGOS DE NORTE DE SANTANDER – BACTISIN. REPRESENTANTE LEGAL MARÍA MERCEDES HIDALGO VILLAMIZAR

OBJETO: CONTRATACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

ASISTENCIALES ESPECIALIZADOS DE BACTERIOLOGÍA DE LA ESE HUEM.

VALOR: $ 628.818.913 PLAZO: DOCE (12) MESES CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 7 DEL 1-1-2012 POR VALOR $628.818.913 REGISTRO PRESUPUESTAL No. 025 DEL 1-1-2012 RUBRO AFECTADO 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS OPERATIVOS POR VALOR DE $ 628.818.913. Proceso de contratación llevado a cabo con una única propuesta. DESCARGO DE LA ENTIDAD La E.S.E., no podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su evaluación, pues de ser así el servicio de salud en la entidad podría verse afectado por demoras en la obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para esta contratación que puede hacerse de manera directa, es que el hospital hace la publicación en su página web con el fin de que la invitación sea pública, donde cualquier interesado pueda formular su oferta, con lo cual se evita que al no contarse con las dos propuestas se ponga en riesgo la prestación del servicio de



VERSIÓN 2



salud y se contrate con quien haya formulado su propuesta, lógicamente ajustada a los requerimientos de la entidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Como se menciono en numerales anteriores se trasladará la presente observación a la entidad competente, para quien se ésta, la que tome la decisión de evaluar una presunta falta disciplinaria. a. La propuesta técnica y económica del Sindicato no está detallada y no se

especifican los costos de cada uno de los procesos contratados, ni describe el número de profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Si bien la propuesta no describe el número de profesionales, si se adjuntan con ella las hojas de vida de quienes van a desarrollar el servicio contratado. Los pliegos no exigen que se detalle las condiciones laborales de cada profesional que se supone esta ajustada a la normatividad legal y si ello no fuese así, le corresponde a cada profesional adelantar las acciones que considere pertinentes. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Como se ha señalado en el presente informe, se hace necesario implementar un modelo de propuesta en la cual se indique un número aproximado de profesionales a prestar el servicio, así como determinar cada uno de los costos en que se incurrirán en la contratación del mismo. b. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los



En cuanto a las historias laborales con sus respectivos soportes de los terceros

agremiados partícipes, las hojas de vida se encuentran dentro de la propuesta que

presentó el proponente para el concurso de méritos previa la adjudicación del

contrato, de hecho sobre este aspecto se le efectúa su evaluación técnica; así

mismo nos permitimos aclarar que fue contratado el componente operativo de un

subproceso con una persona Jurídica y esa persona Jurídica es la que presenta

los antecedentes disciplinarios, judiciales y fiscales, en razón de ello la invitación

publica efectuada no contemplaba dicha solicitud a los terceros, es preciso resaltar

que actualmente el Líder de Programa Talento Humano, requirió a las



VERSIÓN 2



Agremiaciones a efectos de que remitieran las hojas de vida de sus terceros

agremiados partícipes con los soportes pertinentes, archivo que reposará en la

Sección de Talento Humano.

Consideramos pertinente precisar que en los pliegos de condiciones y contratos de

la contratación de servicios, se solicita a los proponentes y posterior al contratista,

cubrir los servicios con base a número de turnos, sean estos de 6, 8, de 12 o de

24 horas, por lo que para los turnos de 6 y 8 horas se presta el servicio con una

persona, para los turnos de 12 horas deben prestar el servicio con 2 personas y

para los turnos de 24horas, deben prestar el servicio mínimo con 3 personas, esto

con el fin de aclarar que el número de turnos nunca va a ser igual a número de

personas.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene lo expresado por la comisión auditora a lo largo del presente informe en cuanto a esta observación. c. Póliza número 475-47-994000003715 Aseguradora Solidaria, amparos:

cumplimiento, pago de salario y calidad del servicio, expedida y aprobada el 3 de enero de 2012 y el acta de inicio se efectuó el 1 de enero de 2012 sin contar con la debida expedición de la póliza.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Las garantías establecidas para los contratos estatales tienen por finalidad el cubrimiento de posibles contingencias en su ejecución principalmente. Verificada la póliza referida en el numeral, la compañía aseguradora decidió y acepto de manera libre y voluntaria dar cubrimiento para los riesgos asegurados a partir de la fecha de inicio del contrato, independientemente de la fecha de expedición, lo que quiere decir que el Hospital estuvo debidamente amparado durante la vigencia del mismo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha manifestado anteriormente, es importante expedir y aprobar las respectivas pólizas antes de iniciar el contrato, por lo tanto, se mantiene el hallazgo. d. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en




VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD La relación de las programaciones de turnos reposan en la carpeta de archivo de la supervisión del contrato que se encuentra en la oficina del supervisor. Se anexan los turnos de enero a diciembre de 2012 en dos programaciones una para el área de Banco de Sangre y el otro para el laboratorio clínico, los turnos corresponden a Bacteriólogos de 8 horas Astrid Sarmiento Chacón, Jaime Leonardo Camacho, Yanixzaileth Valvuena, Carlos Moreno, Erwin Ariel Vega Galvis, y de 6 horas Carlos Reyes, María Ubaldina González, Liliana Serna, Erika Cañas, Laura Mendoza, María Mercedes Hidalgo, Inés Beatriz, María Rosaría Baldissera, Yaneth Amparo López, María Tolosa, Diana Díaz. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación plasmada en el informe preliminar, por cuanto los documentos soportes siempre fueron solicitados antes y en la ejecución de la auditoría. e. No se encontró el cuadro de producción descrito en el literal 13 de la cláusula


DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa la producción del Banco de Sangre es de notar que el 90% de esta producción es generada en bacteriólogos del contrato 092, el HUEM, solo tiene dos bacteriólogos de ocho horas de planta y el servicio que presta el Banco de Sangre es de 24 horas, en el laboratorio clínico las actividades son compartidas con bacteriólogos de planta la producción es la general de laboratorio aproximadamente 35000 exámenes mensuales. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma el hallazgo descrito, con el fin, de que la ESE HUEM organice sus archivos de manera tal, que en el expediente contractual reposen cada una de las evidencias que soporten la ejecución del servicio. f. No se halló el amparo de responsabilidad civil profesional, equivalente a

$100.000.000 de los asociados que prestaron el servicio en el presente contrato, de conformidad con el numeral 21 de la cláusula sexta “Obligaciones del sindicato”.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan las pólizas de responsabilidad civil profesional de todos los profesionales de BACTSIN.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien se anexaron en la etapa de alegaciones las pólizas de responsabilidad civil (por cuanto no se hallaron en el expediente contractual durante la ejecución de la auditoría), se observa en ellas que no existe continuidad en la vigencia de las mismas, a pesar que la prestación del servicio fue durante todo el año, a manera de ejemplo se cita las cuatro primeras:

NOMBRE Y APELLIDOS No. DE POLIZA

VIGENCIA

DESDE HASTA

JAIME LEONARDO CAMACHO CASTRO 1005548 25-5-2011 25-5-2012

1006895 20-11-2012 20-11-2013

ASTRID SARMIENTO CHACON 1005547 25-5-2011 25-5-2012

1006891 20-11-2012 20-11-2013

ERWIN ARIEL VEGA GALVIS 1006138 15-6-2011 14-6-2012

1006782 16-8-2012 16-8-2013

YANIXZ ALIBETH VALBUENA ROZO 1005570 30-5-2011 31-5-2012

1006892 20-11-2012 20-11-2013

Así mismo la póliza del doctor CARLOS EDUARDO REYES CALDERON sólo hasta vigente hasta el 15-7-2012 y no anexaron la renovación de la misma. g. No se encontró el acto administrativo de designación y comunicación al

supervisor del presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa el oficio 3000-015 de designación y comunicación al supervisor.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL No hay evidencias en el memorando adjunto, que este haya sido recibido por el supervisor. h. No hay informes de supervisor, como soporte en el pago aparece una

certificación en donde señala el cumplimiento durante el mes. DESCARGO DE LA ENTIDAD Los soportes de supervisión de enero a diciembre se anexan.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien estos informes fueron anexados en la etapa de alegación, dicho documento no demuestra un verdadero seguimiento y control por parte del supervisor, lo anterior de conformidad a la normatividad vigente. i. No hay acta de liquidación. DESCARGO DE LA ENTIDAD

Con respecto al acta de liquidación conforme al manual de contratación de nuestra

entidad, a la fecha nos encontramos dentro el plazo establecido para ello.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada por lo tanto, se levanta el hallazgo descrito. j. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones

sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD

Los soportes de pago de nomina mensual de BACTSIN se anexan. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la documentación anexa, sin embargo, se mantiene la observación plasmada por cuanto, esta información no se encontraba en el expediente contractual en la etapa de ejecución de la auditoría. k. No se conoció el coordinador o coordinadores que tenían a cargo la

verificación del buen cumplimiento del objeto contractual con los mayores estándares de calidad por parte de sus afiliados, de conformidad con el numeral 10 de la cláusula sexta del contrato.


La coordinadora de actividades era realizada por la representante legal quien es bacterióloga y cuenta con la competencia para ello se anexa soporte. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL S bien es cierto que se anexo el oficio de comunicación este no está firmada por la doctora Hidalgo al igual no aparece allegado y radicado en gestión documental, por lo tanto, el hallazgo plasmado en el informe preliminar.



VERSIÓN 2



l. No se halló soporte del inventario entregado al contratista de infraestructura física y condiciones del área como: locación, depósitos, aseo, mantenimiento, aireación, iluminación, equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, de conformidad con el numeral 1 de la cláusula séptima del contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio. Se entrega soporte de acta de entrega de inventario. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM anexo un acta sin número del 9 de enero de 2012, en donde no se detalla cada uno de los equipos, muebles y enseres del Hospital, a cargo de la empresa contratista, además está acta no se encuentra firmada por el representante legal de BACTSIN, por lo anterior y lo expuesto en el presente informe se confirma el hallazgo inicial. m. No hay evidencias de la realización de las reuniones mensuales con el

subgerente de salud y supervisor del contrato con el fin de plantear mejoras en el desarrollo del proceso, de conformidad con el numeral 5 de la cláusula séptima del contrato.


Estas reuniones no se hicieron toda vez que no se presentaron situaciones que ameritaran plantear mejoras del desarrollo del proceso contratado. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma el hallazgo plasmado por la comisión auditora. n. No se establece como se obtiene el valor mensual de la prestación del servicio,

puesto de acuerdo a la información suministrada el número de donantes y unidades transfundidas y sin transfundir por servicios es variable todos los meses, y en los pagos efectuados se observa que este es fijo y se cancela mensualmente la suma de $52.232.085.



VERSIÓN 2




El pago mensual del contrato es el valor mensual fijo debido a que todos los meses son los mismos bacteriólogos que prestan el servició en las diferentes secciones del banco de sangre y laboratorio clínico y tienen que estar presenciales durante la jornada o el turno asignado (ver programación de turnos) por eso no se puede asimilar el monto del contrato a la producción mensual. En el Banco de Sangre el Recurso Humano está repartido en las secciones de selección del donante, inmunohematologia, servicio transfusional y promoción a la donación y en el laboratorio clínico las secciones son Hematología, Química, Uroanalisis-Coproanalisis, inmunología, Pruebas Especiales, Microbiología, toma de muestras. En todas estas aéreas es indispensable la presencia de bacteriólogos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Con la información allegada por la ESE HUEM se confirma la observación del informe preliminar.

o. En los soportes del pago de seguridad social y parafiscales se aprecia que este es variables en algunos meses se cancela a cinco afiliados y en otros a diez, no se aprecia lo relacionado a parafiscales. Es de anotar que estos solo se encontraron hasta el mes de septiembre de 2012, mes del último pago.

DESCARGO DE LA ENTIDAD El pago de seguridad social se ha realizado todos los meses como se anexa al informe y en su totalidad por los 16 Bacteriólogos de BACTSIN, se cancelan en dos planillas de pago diferentes, los cinco bacteriólogos de 8 horas en una planilla y los 11 Bacteriólogos de 6 horas en la otra planilla. En referencia de los parafiscales el sindicato está incluido dentro de las exoneraciones de pago consignadas en la ley 1429 de 2010 en si Articulo 5°.Progresividad en el pago de los parafiscales y otras contribuciones de nomina. Las pequeñas empresas que inicien su actividad económica principal a partir de la promulgación de la presente ley. Realizara sus aportes al Sena, ICBF y cajas de compensación familiar, así como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad del Fosyga de forma progresiva, siguiendo los parámetros mencionados a continuación: Cero por ciento (0%) del total de los aportes mencionados en los dos primeros años gravables, a partir del inicio de su actividad económica principal. Se anexan como prueba al informe. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Cruzada la información de nómina allegada con la base de datos del SISPRO RUAF encontramos diferencias, en donde aparecen un personal sin afiliación a AFP, EPS, ARP, por lo anterior se efectuara el traslado a la entidad competente.



VERSIÓN 2



p. Pagos realizados: según la información allegada al Sindicato BACTSIN se le efectuaron los siguientes pagos:

EGRESO

No. FECHA CONCEPTO VALOR DESCUENTO NETO

PAGADO


52.232.085 1.044.600 51.187.485

6344 10-5-2012 Servicios mes de febrero

52.232.085 1.044.600 51.187.485

6678 25-6-2012 Servicios mes de marzo

52.232.080 1.044.600 51.187.480

7010 6-7-2012 Servicios mes de abril 52.232.080 1.044.600 51.187.480

7458 10-8-2012 Servicios mes de mayo

52.232.080 1.044.600 51.187.480

7946 14-9-2012 Servicios mes de Junio

52.232.080 1.044.600 51.187.480

8712 4-12-2012 Servicios mes de julio y agosto

107.422.505 2.148.400 105.274.105

9297 19-12-2012

Servicios mes de septiembre

52.232.080 1.044.600 51.187.480

TOTAL 473.047.075 9.460.600 463.586.475

DESCARGO DE LA ENTIDAD Las respuestas a los hallazgos planteados a los literales D y E, desvirtúan el presunto hallazgo frente a los pagos realizados. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Dentro de la etapa de alegación se allegó las nominas y los pagos de seguridad social. Con esta información se elaboró un cuadro en donde se detalla los costos mensuales por sueldos, seguridad social y prestaciones sociales. Así mismo es importante citar que en la columna de seguridad social se le descontó el 8% que se retiene a los trabajadores para el pago de salud y pensión. Considerando lo anterior tenemos el siguiente resultado:



VERSIÓN 2



V/R NOMINA

V/R PAGO

SEGURIDAD

SOCIAL

v/R

PRESTACIONES


21.82 ESTAMPILLAS VALOR GIRADO

31,839,846 $ 6,737,012 6,947,454$ 45,524,313$ 1,044,600$ 51,187,485$ 5,663,172$

VALOR TOTAL (12 MESES) 67,958,067$

COMPROBANTES DE EGRESO

Por lo anterior se podría elevar como faltante la suma de $67.958.067. pero es necesario realizar la verificación mensual durante la vigencia 2012 con el fin de determinar el presunto hallazgo fiscal. H32. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, TRASLADO A OTRA ENTIDAD Y FISCAL (POR DETERMINAR).

6. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 093 DEL 1 DE ENERO DE 2013 SUSCRITO CON TRANSPORTE SALUD IMÁGENES TRANSALIM LTDA. REPRESENTANTE LEGAL JIMENA RAMIREZ ECHEVERRI C.C. 30.323.262

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS ASISTENCIALES

ESPECIALIZADOS EN IMAGENOLOGÍA DE LA ESE HUEM. VALOR: $ 1.229.262.012 PLAZO: ONCE (11) MESES HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 2012 ACTA DE INICIO: 1 DE ENERO DE 2012 MODIFICACIÓN No. 01 DEL 19 DE NOVIEMBRE DE 2012 En la cual se amplia el termino del contrato en un mes más adiciona a los inicialmente contratados y se reduce el valor en $229.262.012 quedando un valor total de $1.000.000.000

a. La justificación técnica y económica para la contratación realizada el 22 de Diciembre de 2011 se encuentra sin la firma del líder Programa Apoyo a la Atención.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Por error involuntario, se anexo a la carpeta la justificación técnica y económica sin la firma correspondiente. Se adjunta el documento en mención con la correspondiente firma.



VERSIÓN 2




Se mantiene la observación descrita en el informe preliminar, con el fin de que se adopten las medidas correctivas.

b. El Proceso de invitación pública SS11-186 de 2011 fue realizado en el

término de dos (2) días, apertura el 27 de Diciembre de 2011, cierre y evaluación el 28 de diciembre de 2011, traslado de la evaluación 29 de Diciembre de 2011 y adjudicación el 1 de enero de 20102, lo cual no promovió la participación de un mayor número de oferentes y la contratación se llevo a cabo con una única propuesta.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - donde la E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del derecho privado. Razón por la cual los servicios de salud como los contratados a través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal médico y paramédico. Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado. La E.S.E., no podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su evaluación, pues de ser así el servicio de salud en la entidad podría verse afectado por demoras en la obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para esta contratación que puede hacerse de manera directa, es que el hospital hace la publicación en su página web con el fin de que la invitación sea pública, donde cualquier interesado pueda formular su oferta, con lo cual se evita que al no contarse con las dos propuestas se ponga en riesgo la prestación del servicio de salud y se contrate con quien haya formulado su propuesta, lógicamente ajustada a los requerimientos de la entidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha expresado en el presente informe, se mantiene la observación descrita y se trasladará la autoridad competente para su evaluación.



VERSIÓN 2



c. En la propuesta técnica y económica de la empresa no se describe el número de profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD En la propuesta presentada por la empresa se describe el número de cinco profesionales y se adjunta las hojas de vida pertinentes. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Confirmamos la observación descrita por cuanto no se detalla los costos del proceso, ni la utilización de equipos y materiales a cargo del contratista.

d. Del personal que presta sus servicios en la empresa no se encontraron los siguientes documentos: certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales, el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y declaración de bienes establecidos por la Función Pública.


Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial,

antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al

proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso

contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La

E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el

responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará

el proceso o servicio respectivo.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha descrito en el presente informe, esta observación se confirma, buscando con ello la mejora continua del proceso.

e. Póliza número 475-47-994000003717 Aseguradora Solidaria, amparos: cumplimiento, pago de salario y calidad del servicio. Expedida el 4 de enero de 2012 y aprobada el 4 de enero de 2012. Es de anotar que la ESE HUEM dio inicio al contrato el 1 de enero de 2012 y no se contaba con el amparo de los diferentes riesgos, lo cual genera una observación con incidencia disciplinaria puesto que se requiere la expedición y aprobación de la póliza para dar inicio al proceso.






VERSIÓN 2




cumple este procedimiento propio del contratista.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien es cierto que la ESE HUEM cuenta con un régimen especial de contratación, este no debe diferir de la normatividad vigente, por cuanto se entiende que un contrato se ha legalizado con la expedición del registro presupuestal y pólizas de amparo de garantías, razón por la cual se mantiene el hallazgo.

f. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en donde se indique el personal que prestó el servicio, número de identificación, el número de horas laboradas y el valor del proceso.


La relación de las programaciones de turnos reposan en la carpeta de archivo de

la supervisión del contrato que se encuentra en la oficina del supervisor. Mas lo

que está en el informe.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene el hallazgo por cuanto en la etapa de ejecución de la auditoría este no fue allegado por la ESE HUEM, no se encontró estos documentos en el expediente contractual.

g. No se encontró el cuadro de producción descrito en el literal 13 de la cláusula sexta de la minuta contractual, el cual era requerido para la presentación de las facturas y pago de las mismas.


Se anexa cuadro de producción mensual de las actividades objeto del contrato

lectura de radiología y realización de ultrasonidos de Enero a Diciembre de 2012.

Folio (093-02 a 093-03).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La citada relación de producción mensual no fue dada a conocer el fase de ejecución de la auditoría, así mismo no se encontraba en el expediente contractual, por lo tanto, se mantiene la presente observación para que se adopten las medidas de mejora.



VERSIÓN 2



h. No se halló el amparo de responsabilidad civil profesional, de cada uno de los doctores equivalente a $100.000.000 que prestaron el servicio en el presente contrato, de conformidad con el literal c) de la cláusula octava “garantías”.


Las garantías establecidas para los contratos estatales tienen por finalidad el

cubrimiento de posibles contingencias en su ejecución principalmente. Verificada

la póliza referida en el numeral, la compañía aseguradora decidió y acepto de

manera libre y voluntaria dar cubrimiento para los riesgos asegurados a partir de la

fecha de inicio del contrato, independientemente de la fecha de expedición, lo que

quiere decir que el Hospital estuvo debidamente amparado durante la vigencia del

mismo.


La observación hace referencia a las pólizas de responsabilidad civil para médicos se allegó la póliza número 0185414-1 suscrita por el doctor GONZALO CARLOS VILLAMIZAR SAYAGO la cual tenía la siguiente vigencia: 13-10-2011 al 13-10-2012. En cuanto a los demás médicos se adjunta una certificación de socio activo de la Sociedad Colombiana de Anestesiología y reanimación SCARE, por lo expuesto se mantiene la observación descrita.

i. No se encontró el acto administrativo de designación y comunicación al

supervisor del presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa oficio 30000-023 de la subgerencia de salud donde se designa supervisor del contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se levanta la observación descrita, sin embargo, es importante que en el expediente contractual repose este de tipo de información.

j. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones

sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD El contrato es por la modalidad del evento, los radiólogos que prestan sus servicios, tienen un pago por honorarios, se anexan los comprobantes de pago de la empresa TRANSALIM.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se allegó el listado de comprobantes de contabilidad, pero se mantiene la observación por cuanto en el expediente contractual no reposa ninguna evidencia del valor de cada uno de los honorarios de los profesionales que prestaron el servicio. Así mismo es importante destacar que en el listado de comprobantes de contabilidad adjunto en la etapa de descargos no aparece relacionado el doctor JUAN ANTONIO CARRERO LAMUS, sin embargo en la producción radiología ecografía HUEM que reposa en el expediente contractual como soporte de los informes de interventoría, si está el citado medico con una producción. Se precisa que en el listado de comprobantes de contabilidad está la representante legal Jimena Ramírez Echeverrí, con doble asignación a pesar que la producción de ella es relativamente poca comparada con la del otra personal.

k. No se conoció si la ESE HUEM le entregó al contratista para su disposición y ejecución del presente contrato equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, toda vez que no aparece ningún inventario.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio. Se anexa acta de entrega de elementos que son requeridos para el desarrollo del objeto del contrato como prueba anexo el acta. Folio (093- 45). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha expresado en el presente informe, esta observación se mantiene, por cuanto es muy importante elaborar el citado inventario y cumplir con lo estipulado en la minuta contractual. Además se requiere estipular quien será encargado del mantenimiento preventivo de los diferentes equipos.

l. No hay evidencias de la realización de las reuniones mensuales con el subgerente de salud y supervisor del contrato con el fin de plantear mejoras en el desarrollo del proceso, de conformidad con el numeral 5 de la cláusula tercera del contrato.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan las actas de reunión mensual con el subgerente de salud para revisar la ejecución del objeto contractual (folios 093-93 al 093-103). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM en la etapa de alegaciones allegó las actas de análisis de la ejecución del contrato 093 de 2012, hizo falta la de los meses de mayo y septiembre, en ellas no se describe ninguna acción de mejora o aspecto por mejorar, así mismo esta documentación no reposaba en el expediente contractual, razón por la cual, se mantiene el hallazgo descrito.

m. Es importante anotar que no existe evidencia ni en el expediente contractual, ni en los informes del supervisor ni en la producción de radiología allegado por el contratista, que la empresa realizó en forma presencial las actividades de atención de urgencias de imagenología, durante las 24 horas del día, (literal e, cláusula segunda obligaciones del contratista).

DESCARGO DE LA ENTIDAD La atención de los pacientes se realiza de manera presencial en la sede del HUEM. Los radiólogos, de conformidad a la modalidad de pago, es decir por evento, se encuentran siempre a disponibilidad las 24 horas del día para atender el llamado conforme a la necesidad del servicio. Aunado a lo anterior precisar que a la fecha no se han recibido quejas de falta de oportunidad del servicio de urgencias, verificado el contenido del literal e de la clausula 2da correspondiente a obligaciones del contratista, en la misma no se establece que los profesionales estén presentes en el servicio de urgencias las 24 horas para la realización de sus actividades; se exige que presten el servicio por evento de manera presencial en el servicio de urgencias, sin que ello implique su estancia en el mismo cuando no son requeridos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación por cuanto en la minuta contractual y en los informes del supervisor así como en el listado de producción se evidenció que esta actividad se haya cumplió.

n. En los soportes del pago de seguridad social y parafiscales se encontró que el número de afiliados varia se cancela en algunos meses a cinco, siete, ocho y nueve. Es de anotar que estos solo se encontraron hasta el mes de noviembre de 2012, anexo al informe del supervisor del 10 de Diciembre de 2012.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa el pago de seguridad social del mes de diciembre de 2012 (folios 096-46 y 096-47). En los pagos de seguridad social no varía el número de afiliados, de acuerdo al reporte emitido por el SOI, se discrimina según las entidades (salud y pensión). Es de anotar, que si el numero aumento es por el ingreso de personal auxiliar a la empresa TRANSALIM Ltda. Igualmente se anexa el pago de seguridad social de los radiólogos (folios 093-48 al 093-92). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación con el fin de que en el expediente contractual repose toda la documentación requerida, así mismo es importante citar que el valor mensual devengado por los médicos, no es igual, al valor reportado en los pagos de seguridad social, por lo cual se efectuaran los respectivos traslados.

o. Dentro de los soportes para el pago de la cuenta de los comprobante de egreso se encontró que del personal médico que prestó sus servicios de IMAGENOLOGÍA algunos hacen parte de la nómina de personal de la ESE HUEM, los profesionales son los siguientes:

PROFESIONAL NO. DE

CEDULA ASIGNACION

MENSUAL 2012

BERMONT BARRETO HERSON HERNANDO 13.455.983 1.886.723

CARRERO LAMUS JUAN ANTONIO 13.451.777 1.886.723

VILLAMIZAR SAYAGO GONZALO CARLOS 13.456.060 1.886.723

Es de anotar que la empresa TRANSALIM LTDA dentro de los soportes de pago anexo una producción de radiología – ecografía mensualmente, en las cuales se detalla el nombre del médico, el procedimiento realizado y un número, en papel membreteado de la ESE, pero no se detalla los pacientes atendidos con identificación del usuario y el régimen al cual pertenecen, así como el valor de cada uno de ellos.

Es importante citar que la información de producción allegada en medio magnético a la comisión auditora denominada DETALLE PRODUCCION SERVICIO IMAGENOLOGIA _ ECOGRAFIAS – RAYOS X TRANSALIM no coincide con el total facturado.

Así mismo resalta el hecho que el número de pacientes y procedimientos realizados por de los médicos citados anteriormente es inferior cuando laboran para el Hospital y supera los mismos cuando hacen parte de TRANSALIM.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD La oferta de personal médico especializado en radiología en el departamento y específicamente en la localidad, es menor a la demanda del servicio requerido, lo que obliga a las entidades públicas y privadas en beneficio exclusivo de los pacientes a cubrir las necesidades con la firma TRANSALIM, entidad que por las mismas causas destinó a los tres médicos de planta mencionados en el hallazgo, garantizando la no ubicuidad durante las jornadas individuales de trabajo asignadas por el hospital correspondientes únicamente a cuatro horas por medico. Esta situación cambio a partir del mes de julio de 2012, al contar TRANSALIM con un nuevo especialista en la localidad, en quien no concurre la calidad de empleado del Hospital y con un pensionado, mientras en el mercado se cuenta con nuevas disponibilidades, prevaleciendo el derecho a la vida en conectividad con el de la salud, de la comunidad usuaria, por ser del rango constitucional. Los soportes de la identificación del usuario y el valor de cada uno se anexó en copia magnética dada por el departamento de sistemas de la ESE HUEM. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Con lo descrito se confirma gran parte de lo expuesto por la CGDNS, por lo que se hace necesario aclarar lo relacionado a los turnos prestados por el personal medico de la ESE HUEM. Así mismo en el listado de comprobantes de contabilidad anexo en la etapa de alegaciones se puede comprobar que el personal de planta de la ESE HUEM doctores GONZALO CARLOS VILLAMIZAR, HERSON HERNANDO BERMONT BARRETO devengaron honorarios importantes todos los meses en la empresa TRANSALIM. Al igual en los comprobantes de contabilidad aparece relacionada MENSUALMENTE dos veces la doctora JIMENA RAMIREZ ECHEVERRI, no figura registrado el doctor CARRERO LAMUS JUAN ANTONIO, sin embargo, en los soportes de pago anexos a las facturas existe una producción de radiología – ecografía mensual en donde si está relacionado el doctor Carrero Lamus al igual que en el CD de producción anexo, por lo tanto, se mantiene el hallazgo plasmado en el informe preliminar. q. Pagos realizados: según la información allegada a TRANSALIM se le


EGRESO No.


5555 13-3-2012

Servicios mes de enero

77.173.573 10.418.461 66.755.112



VERSIÓN 2



5783 30-3-2012


86.552.033 11.684.584 74.867.449

8777 5-12-2012

Servicios mes de marzo

62.847.726 8.484.489 54.363.237

9228 14-12-2012

Servicios mes de abril

91.207.582 12.313.073 78.894.509

TOTAL 317.780.914 42.900.607 274.880.307


Las respuestas a los hallazgos planteados a los literales f, g, m y o desvirtúan el

presunto hallazgo frente a los pagos realizados.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL A pesar de lo señalado por la ESE HUEM no existe claridad en la producción mensual, valor facturado y suma cancelada, razón por la cual se efectuará el traslado correspondiente. r. No hay acta de liquidación, DESCARGO DE LA ENTIDAD

La liquidación del contrato puede hacerse dentro de los cuatro meses siguientes a

su finalización conforme al literal c del numeral 4.1. de la resolución 739 de 2007

que contiene el manual de contratación de la E.S.E. por lo cual aún se está dentro

del término para hacer dicha liquidación.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada, por lo cual se levanta el hallazgo. H33. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO, TRASLADO A OTRA ENTIDAD Y FISCAL (POR DETERMINAR)



VERSIÓN 2



7. CONTRATO COLECTIVO SINDICAL No. 140 DEL 20 DE ENERO DE 2012 SUSCRITO CON EL SINDICATO DE PROFESIONALES Y OFICIOS DE LA SALUD DE NORTE DE SANTANDER ACTISALUD. REPRESENTANTE LEGAL BEATRIZ LILIANA RICCI VELASQUEZ

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS ASISTENCIALES

ESPECIALIZADOS EN TERAPIA FISICA Y RESPIRATORIA DE LA ESE HUEM.

VALOR: $329.827.905 PLAZO: ONCE MESES REGISTRO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 249 DEL 20-1-2012 RUBRO AFECTADO 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS OPERATIVOS $329.827.905 ACTA DE INICIO: 20 DE ENERO DE 2012

a. El Proceso de invitación pública fue realizado en un término mínimo, lo cual no promovió la participación de un mayor número de oferentes y la contratación se llevo a cabo con una única propuesta.


La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente

en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - donde la

E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de

conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del

derecho privado. Razón por la cual los servicios de salud como los contratados a

través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa

como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de

servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de

Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser

una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico

necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del

hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal

médico y paramédico. Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de

más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo

se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el

principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por

la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las

exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado. La E.S.E., no

podría esperar a tener dos propuestas para proceder a su evaluación, pues de ser



VERSIÓN 2



así el servicio de salud en la entidad podría verse afectado por demoras en la

obtención de pluralidad de oferentes, por lo cual para esta contratación que puede

hacerse de manera directa, es que el hospital hace la publicación en su página

web con el fin de que la invitación sea pública, donde cualquier interesado pueda

formular su oferta, con lo cual se evita que al no contarse con las dos propuestas

se ponga en riesgo la prestación del servicio de salud y se contrate con quien haya

formulado su propuesta, lógicamente ajustada a los requerimientos de la entidad.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha expresado anteriormente en el informe, se mantiene el hallazgo planteado y se trasladará para su revisión técnica a la entidad competente.

b. En la propuesta técnica y económica de la empresa no describe el número de profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Verificadas las condiciones de la invitación, el contenido técnico de la misma no exigía "la descripción del número de profesionales a prestar el servicio ni las condiciones laborales de cada uno de ellos", sin perjuicio de las exigencias previstas para la evaluación. El proponente formulo su oferta económica y adjunto la totalidad de hojas de vida con las acreditaciones pertinentes para el cubrimiento de las horas exigidas para el subproceso objeto de contratación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Tal y como se ha expresado a lo largo del informe, es importe allegar propuestas detalladas y claras, en donde se pueda conocer los costos en que incurrirá el proceso.

c. De acuerdo a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y comparados con las historias laborales anexas, encontramos que la de la profesional Jessica Johanna González Orozco no cumple con los requisitos de experiencia exigidos, quien en su hoja de vida no relaciona ninguna.

DESCARGO DE LA ENTIDAD En efecto la terapista Jessica Jhoanna González Orozco, presentada dentro de la propuesta técnica por el oferente, para el momento de la evaluación técnica le fue asignada una calificación de cero (0) puntos, por cuanto a pesar de tener mayor experiencia a la mínima exigida, por error no presentó los documentos que así lo acreditaban. Por esta razón no prestó servicio alguno a la institución en ejecución del contrato ni le fue reconocido a ACTISALUD valores por este concepto, para lo



VERSIÓN 2



cual se adjunta certificación de la supervisión que acredita lo expuesto. Adicionalmente se aclara que dentro de la invitación a cotizar, el requerimiento institucional correspondía a 408 horas semanales con un número aproximado de 13 profesionales, situación que en efecto fue cubierta en las condiciones mínimas exigidas. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene la observación administrativa, por cuanto en el archivo del expediente contractual no exista ninguno documento que soportara la no ejecución de la citada terapista en el presente proceso.

d. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los siguientes documentos: certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales, el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y declaración de bienes establecidos por la Función Pública.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial, antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará el proceso o servicio respectivo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como lo expresado anteriormente, se mantiene la observación descrita.

e. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en donde se indique el personal que prestó el servicio, número de identificación, el número de horas laboradas y el valor del proceso.


Se anexan los turnos de las fisioterapeutas que prestaron el servicio dentro del

contrato.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Así como se ha relacionado en puntos anteriores, esta observación se mantiene por cuanto no se tiene un registro que detalle la información requerida en el presente literal y permita ejercer un mejor control.



VERSIÓN 2



f. No se encontró el acto administrativo de designación y comunicación al supervisor del presente contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa oficio 30000-050 en el cual se designa el supervisor del contrato.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL En el memorando anexo se aprecia que este fue recibido por el supervisor del contrato el 2 de febrero de 2012.

g. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan nominas correspondientes al contrato 140 (folio 140-1 al 140- 11). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Las nóminas allegadas no cuenta con el neto pagado a cada uno de las terapistas, al igual no se demuestra el recibido de las mismas, ni el medio de pago efectivo, cheque o consignación. Por lo expuesto se mantiene la observación descrita en el informe preliminar.

h. No se hallo evidencia del suministro de la empresa a sus afiliados de los elementos de protección necesarios, suficientes y requeridos para el correcto desarrollo de los procesos y las dotaciones a que haya lugar. Así como la instrucción a sus afiliados respecto del comportamiento, conducta y seguridad que debe observar durante el tiempo y lugar de ejecución del proceso. Obligaciones señalas en la cláusula sexta del contrato.


Se allegan documentos como soporte de entrega de la empresa a sus afiliados de

elementos de protección personal (folios 140-12 a 140-23).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL En cuanto a la dotación se allegó el formato de reporte de entrega de elementos de protección, el cual tiene entre otras fechas: 25 de junio de 2012, 13 de julio de 2012 y 2 de agosto de 2012 en donde la mayoría de los casos sólo se evidencia la



VERSIÓN 2



entrega de una bata blanca y en algunas ocasiones un visor facial y gorros desechables. Por lo anterior, se mantiene el hallazgo plasmado inicialmente, así como se cuestiona el hecho de no entregar al personal los elementos y dotación necesarios al inicio del proceso 20 de enero de 2012.

i. No se conoció si la ESE HUEM le entregó al contratista para su disposición y ejecución del presente contrato equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, toda vez que no aparece ningún inventario, como lo establecía la cláusula séptima del contrato.


Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde

queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno

dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las

instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son

utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y

administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace

alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se

prestará el servicio.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha manifestado a lo largo del presente informe, se mantiene la observación por cuanto es importante conocer el inventario entregado al contratista.

j. No hay evidencias de la realización de las reuniones mensuales con el subgerente de salud y supervisor del contrato con el fin de plantear mejoras en el desarrollo del proceso.


Estas reuniones no se hicieron toda vez que no se presentaron situaciones que

ameritaran plantear mejoras del desarrollo del proceso contratado.


Por lo expuesto se confirma el hallazgo descrito inicialmente.

k. En cuanto al pago de seguridad social y parafiscales se adjunto algunas planillas algunas de las cuales se canceló en forma extemporánea y el número de trabajadores es variable.



VERSIÓN 2




El número de trabajadores es variable debido a que el análisis de conveniencia y

oportunidad del contrato solicitaba 13 fisioterapeútas de las cuales solo se

contrataron 12 de acuerdo a la necesidad del servicio y teniendo en cuenta que

el HUEM por acción judicial tuvo que reintegrar a la fisioterapeuta Ana María

Silva Ramón disminuyendo a 12 profesionales el contrato de ACTISALUD, a

partir del 08 de mayo la fisioterapeuta Leidi Johana Celis disfruta licencia de

maternidad hasta el 25 de agosto posteriormente renuncia en su reemplazo se

incluye en la planilla de

ASOPAGOS a Luz Zenaida González por esto el numero sube a 13. En el

mes de julio renuncio la fisioterapeuta Alix Yanira Blanco Peñaranda y en el

mes de octubre posterior a las licencias no remuneradas renuncia la

fisioterapeuta Leydi Johana Celis, por lo anterior el número baja a 11

fisioterapeutas, las horas se reasignaron a las fisioterapeutas de urgencia.

El monto del contrato inicial en su clausula quinta establecía que el monto a

pagar mensual era de $ 29.984.355 pero las facturas se causaron por $

25.814.387.

Es importante informar al órgano de control, que el valor facturado por el

contratista y el cancelado por la ESE HUEM, corresponde a los servicios

efectivamente prestados y conforme a la ejecución real del contrato, de

acuerdo a cada una de las novedades generada y que fueron expuestas

anteriormente. (Folio 140-30 y 140-31).

La responsabilidad en el pago oportuno de los aportes al sistema general

de la seguridad social recae exclusivamente en el representante legal de

ACTISALUD, así como el pago de intereses moratorios causados por este

concepto. Entendemos que nuestra obligación únicamente se limita a la

verificación del pago.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL No se acepta los descargos por cuanto se presentó el no pago a tiempo de la seguridad social lo cual podría generar una situación de riesgo para la ESE HUEM y la entidad debe implementar medidas con el fin de prevenir que una situación semejante ocurra.

l. Pagos realizados: se requiere que la ESE HUEM exprese los pagos

efectuados, puesto que estos se realizaron con otros contratos del mismo proveedor y no fue posible detallar lo relacionado a este contrato, así como los diferentes soportes con el fin de verificar lo producido y cruzarlo con las diferentes nominas allegadas, puesto que existe diferencias.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se adjunta certificación de pago. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La certificación adjunta por la ESE HUEM no es lo suficientemente clara por cuanto es expedida de forma general no detalla el valor pagado. Al sumar mensualmente el sueldo devengado junto el pago de seguridad social y la provisión de prestaciones sociales, tenemos una situaciones que no compensan con el valor realmente pagado, por lo tanto se trasladara la presente situación al proceso de indagación preliminar, con el fin de determinar el presunto detrimento. H34. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, A OTRA ENTIDAD Y FISCAL POR DETERMINAR. 8. CONTRATO COLECTIVO SINDICAL No. 145 DEL 1 DE ENERO DE 2012

SUSCRITO CON EL SINDICATO DE PROFESIONALES Y OFICIOS DE LA SALUD DE NORTE DE SANTANDER ACTISALUD. REPRESENTANTE LEGAL BEATRIZ LILIANA RICCI VELASQUEZ

OBJETO: CONTRATAR EL DESARROLLO DE LOS COMPONENTES

OPERATIVOS DE LOS SUBPROCESOS DE APOYO ASISTENCIAL A LAS AREAS DE MANTENIMIENTO (CONDUCTORES, TRASLADO DE PACIENTES Y MAENJO DE CAMILLAS), NUTRICIÓN Y DIETETICA, FARMACIA, REHABILITACIÓN, TERAPIA OCUPACIONAL, PATOLOGÍA, QUIROFANOS, RADIOTERAPIA Y EL MANEJO Y FUNCIONAMIETO DE LA CENTRAL DE INSUMOS QUIRURGICOS, CENTRAL DE UNIDOSIS, O CENTRAL DE MEZCLAS, CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN, CENTRO MULTIDISCIPLINARIO DEL DOLOR Y CUIDADOS PALEATIVOS Y COORDINACIÓN PISO 10 Y LOS SERVICIOS DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL DE LA ESE HUEM.

VALOR: $ 585.651.232 PLAZO: 2 meses y 17 días CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 65 DEL 1-1-2012 RUBRO AFECTADO 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS OPERATIVOS $585.688.162 REGISTRO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 581 DEL 1-2-2012 RUBRO AFECTADO 21120202 REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TECNICOS OPERATIVOS $585.688.162 ACTA DE INICIO: 1 DE ENERO DE 2012



VERSIÓN 2



ADICION No. 01 DEL 16 DE ABRIL DE 2012 EN TIEMPO DEL 18 AL 27 DE ABRIL DE 2012. ADICIÓN No. 02 DEL 27 DE ABRIL DE 2012 EN TIEMPO Y DINERO DEL 28 DE ABRIL AL ÚLTIMO MAYO DE 2012.

a. No se encontró la justificación técnica y económica para la contratación INICIAL y sus dos (2) ADICIONALES.


Se adjunta fotocopia simple de las justificaciones técnicas y económicas tanto del

contrato como de sus adicionales.


Se mantiene la observación por cuanto en el expediente contractual este documento no reposaba por lo cual debe implementarse una acción de mejora.

b. No se encontró copia de las adiciones realizadas


Se adjunta fotocopia simple de los adicionales No 1, 2 y 3 suscritos

respectivamente en 2012.


Se mantiene la observación por cuanto esta documentación no se encontraba en el expediente del proceso.

c. El Proceso de invitación pública SAC12-004 fue realizado en un término mínimo, lo cual no promovió la participación de un mayor número de oferentes y la contratación se llevo a cabo con una única propuesta.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La duración del plazo de contratación de dos días están enmarcados legalmente en nuestro estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - donde la E.S.E. por ser una entidad sometida a régimen especial de contratación de conformidad'con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del derecho privado. Razón por la cual los sérvicios de salud como los contratados a través del proceso objeto de observación se pueden contratar de manera directa como lo señala el Art. 19, numeral 3 ibídem los contratos de prestación de servicios. Respecto de los términos de duración de este proceso el Estatuto de Contratación no señala plazos mínimos para llevarlo a cabo, precisamente por ser una contratación directa donde está de por medio la prestación del servicio médico



VERSIÓN 2



necesario para garantizar el derecho a la vida y la salud de los usuarios del hospital, derechos que no pueden verse desprotegidos por la falta del personal médico y paramédico. Si bien es cierto para este tipo de contratos se requeriría de más de una oferta, lo cierto es que la convocatoria para la suscripción del mismo se hizo por la página web de la entidad, de forma tal que se cumplió con el principio de publicidad y conforme al cual sólo se recibió una propuesta la cual por la necesidad de la contratación, fue evaluada y dado que cumplía con las exigencias del pliego se le adjudicó el contrato ahora auditado. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Como se ha expresado anteriormente en el informe, se mantiene el hallazgo planteado y se trasladará para su revisión técnica a la entidad competente.

d. En la propuesta técnica y económica de la empresa no describe el número de profesionales a prestar el servicio, ni las condiciones laborales de cada uno de ellos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Verificadas las condiciones de la invitación, el contenido técnico de la misma no exigía "la descripción del número de profesionales a prestar el servicio ni las condiciones laborales de cada uno de ellos", sin perjuicio de las exigencias previstas para la evaluación. El proponente formulo su oferta económica y adjunto la totalidad de hojas de vida con las acreditaciones pertinentes para el cubrimiento de las horas exigidas para el subproceso objeto de contratación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Tal y como se ha expresado a lo largo del informe, es importe allegar propuestas detalladas y claras, en donde se pueda conocer los costos en que incurrirá el proceso.

e. Del personal que presta sus servicios en el sindicato no se encontraron los siguientes documentos: certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales, el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y declaración de bienes establecidos por la Función Pública.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dentro del pliego de condiciones los documentos referentes a certificado judicial, antecedentes, hoja única de vida y declaración de bienes sólo se exigen al proponente, no al recurso humano con el cual desarrollará el servicio o proceso contratado, razón por la cual de este recurso no existen tales documentos. La E.S.E. lo que ha exigido y verificado es la capacidad del oferente que es el responsable de la ejecución del contrato y del recurso humano con el cual prestará el proceso o servicio respectivo.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como lo expresado anteriormente, se mantiene la observación descrita.

f. Póliza número 300070010 del 1-2-2012 amparos: cumplimiento, pago de

salario y calidad del servicio. Expedida el 1 de febrero de 2012





cumple este procedimiento propio del contratista.


Se confirma el hallazgo descrito, por cuanto se deben contar con los requisitos para el inicio del contrato.

g. En cuanto al personal de conductores no se conocieron sus licencias de

conducción y demás documentos que demuestren su idoneidad, así como los certificados del personal de radiología.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se observa folio No. 159 del tomo 1 licencia de conducción y folio 173, 265, 275, 281, 286,309 licencias de conducción, y los demás soportes que acreditan la idoneidad. Por error involuntario se incluyo dentro del pliego de condiciones el requerimiento de horas para el cumplimiento de los subprocesos de técnico en radioterapia, a pesar de no ser necesario, lo que implico que en la ejecución contractual no se exigiera, ni prestara, ni pagara este servicio. Sin embargo, en la propuesta fue presentada y calificada la misma; por tanto, se adjunta para lo pertinente la hoja de vida con la acreditación respectiva emitida por Ingeominas del tecnólogo en radiología e imágenes diagnosticas Ricardo Elbano Velasco. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Se confirma el hallazgo descrito en el informe preliminar.

h. En el expediente contractual no reposa una relación mensual detallada en




VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD No reposa en el expediente contractual ya que la base de datos la maneja directamente cada supervisor y estás forman parte de las cuentas mensuales tramitadas para pago, documentos soportes que se encuentran archivados en la dependencia de Tesorería, pese a lo expuesto se adjunta nomina del mes de mayo de 2012, aportada por la Agremiación Sindical ACTISALUD. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha señalado en el presente informe se mantiene el hallazgo descrito en el informe preliminar.

i. No se halló un inventario por parte de la ESE HUEM a la empresa contratista en donde se detalle los MEDICAMENTOS E INSUMOS y cantidades de los mismos que manejará el personal de regencia y auxiliares de droguería y farmacia, no se establece un mecanismo para controlar uno de los recursos más importantes de la institución y de los cuales depende en una buena parte de la vida de los usuarios, no existe una póliza que ampare los riesgos del mismo.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio. Los inventarios de cada uno de los servicios se encuentran bajo la responsabilidad de los coordinadores que son funcionarios de planta de la institución. Se anexan 4 folios CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Como se ha manifestado anteriormente es importante que este documento se realice, máxime cuando la ESE HUEM ha entregado un proceso vital de la organización.

j. No se encontró el acto administrativo de designación y comunicación al supervisor del presente contrato.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan 4 folios correspondientes a 3 memorandos donde se asigna la supervisión del contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL A pesar de lo manifestado por la ESE HUEM estos memorando no se anexaron, así mismo no se encontraban en el expediente contractual, razón por la cual se mantiene el hallazgo.

k. No hay soportes del pago de nomina mensual, dotación y prestaciones sociales al personal que prestó el servicio en el presente contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Referente a los pagos de nomina, dotación y prestaciones sociales, mensualmente el supervisor del contrato verifica que liquiden la nomina y que realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta mensual, los pagos de la nomina fueron verificados para la suscripción del Acta de Liquidación del contrato; se anexa nómina del mes de mayo 2012, es preciso aclarar que el pago de las prestaciones sociales y dotaciones se certifican al finalizar la vigencia y cuando se realiza el acta de liquidación del último contrato de la vigencia, teniendo en cuenta que aunque son diferentes números de contratos es el mismo objeto contractual. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Anexaron la nómina del mes de mayo de 2012, pero en ella no hay evidencia que los funcionarios la hayan recibido no se describe el número de la cuenta bancaria, o si cancela en cheque o efectivo, así mismo no está firmada por el representante legal de la empresa. En cuanto a la dotación allegaron una documentación, en donde se observa claramente que esta fue entregada a mediados de años, algunos en agosto, y en la mayoría de los casos, la dotación sólo fue de una bata, al igual no aparece todo el personal que está en la nómina del mes de mayo, por lo tanto, se mantiene el hallazgo.

l. No se hallo evidencia del suministro de la empresa a sus afiliados de los elementos de protección necesarios, suficientes y requeridos para el correcto desarrollo de los procesos y las dotaciones a que haya lugar. Así como la instrucción a sus afiliados respecto del comportamiento, conducta y seguridad que debe observar durante el tiempo y lugar de ejecución del proceso. Obligaciones señalas en la cláusula sexta del contrato.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se adjuntan documentos de la agremiación ACTISALUD, que soportan la entrega de dotación y elementos de dotación personal y las instrucciones a sus agremiados respecto de su uso y manejo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Por lo expuesto en el numeral anterior se confirma la observación descrita por la Comisión auditora.

m. No se conoció si la ESE HUEM le entregó al contratista para su disposición y ejecución del presente contrato equipos, muebles, elementos, formatos, papelería, toda vez que no aparece ningún inventario, como lo establecía la cláusula séptima del contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha obligación se perfecciona con la simple suscripción del contrato donde queda plasmado el acuerdo de voluntades sin que se realice inventario alguno dado que los elementos de que trata esta cláusula corresponden a las instalaciones y los servicios de mantenimiento a ellas inherentes los cuales son utilizados de manera conjunta e integral por todo el personal médico, paramédico y administrativo, de planta o contratado, sólo que para efectos del contrato se hace alusión a ellos con el fin de delimitar el espacio físico de la E.S.E. que es donde se prestará el servicio. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Como se ha descrito en el presente informe es importante conocer el inventario con el que cuenta la entidad, por lo tanto, se mantiene la observación descrita.

n. No hay evidencias de la realización de las reuniones mensuales con el subgerente de salud y supervisor del contrato con el fin de plantear mejoras en el desarrollo del proceso.


Estas reuniones no se hicieron toda vez que no se presentaron situaciones que

ameritaran plantear mejoras del desarrollo del proceso contratado.


Si bien estas reuniones no se hicieron como lo expresa la ESE HUEM, es importante realizarlas con el fin de definir aspectos por mejorar en el proceso.



VERSIÓN 2



o. En cuanto al pago de seguridad social y parafiscales se adjunto las planillas números: 3541473 del 15-3-2012, período de cotización febrero de 2012, salud: marzo de 2012, en donde la empresa canceló en forma extemporánea, toda vez que tenía que efectuar el pago a más tardar el cuarto día hábil del mes, número de trabajadores: 82.

Planilla número 3595990 del 9-4-2012, período de cotización marzo de 2012, salud: abril de 2012, en donde la empresa canceló en forma extemporánea, toda vez que tenía que efectuar el pago a más tardar el cuarto día hábil del mes número de trabajadores: 84. No se conoce las acciones adelantadas por la ESE HUEM para controlar el pago extemporáneo de la seguridad social.

DESCARGO DE LA ENTIDAD El pago extemporáneo lo que implica es el reconocimiento de unos intereses de mora para el empleador. En el presente caso no significó riesgo alguno para los cotizantes toda vez que el pago se hizo dentro del periodo respectivo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Vale la pena aclarar a la ESE HUEM que el pago extemporáneo si significa riesgo, en razón a que al sufrir un accidente de trabajo cualquier contratista, la ARL no cancela lo pertinente, generando con ello un posible detrimento para la entidad, quien debería cancelar si se realiza un proceso judicial. Por lo tanto, se mantiene lo expuesto. Es función del supervisor y/o interventor velar por el debido cumplimiento en el pago de seguridad social. Se efectuara el traslado pertinente a la entidad competente para determinar el presunto incumplimiento de la empresa contratista.

i. Pagos realizados: se requiere que la ESE HUEM certifique el valor de los pagos efectuados a este contrato, por cuanto se cancelaron con otras ordenes lo cual no permitió efectuar un mejor seguimiento:

EGRESO No.


7455 25-6-2012 Factura 022 mes de marzo 2012

200.783.518 4.015.700 196.767.818

Se requiere que la ESE HUEM relacione los pagos efectuados, puesto que estos se realizaron con otros contratos del mismo proveedor situación que no permite cuantificar lo cancelado. Así como los diferentes soportes con el fin de verificar lo producido y cruzarlo con las diferentes nominas allegadas, puesto que existe diferencias.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa certificación de tesorería.


La certificación allegada por la ESE HUEM es muy general y no detalla el valor cancelado, a la empresa contratista por este concepto. No permite cuantificar plenamente lo cancelado por la ESE HUEM a la empresa contratista en ejecución del contrato. Así mismo si consideramos el valor de la nomina del mes de marzo, los pagos de seguridad social, las prestaciones sociales con el valor cancelado, existe diferencias las cuales deberán ser resueltas por la oficina de Responsabilidad Fiscal.

j. No hay acta de liquidación. DESCARGO DE LA ENTIDAD Sí existe el acta de liquidación suscrita en septiembre 20 de 2012 de la cual se adjunta la copia pertinente en 4 folios. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Se acepta el acta de liquidación presentada, sin embargo, se confirma la observación administrativa con el fin de que se mantenga todos los documentos respectivos en los expedientes contractuales. H35. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, TRASLADO A OTRA ENTIDAD Y FISCAL POR CUANTIFICAR.

9. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 591 DEL 22 DE JUNIO DE 2012 OBJETO: COMPRA DE MEDICAMENTOS LIQUIDOS

ELECTROLITOS PARA LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

VALOR: $ 471.030.215 CONTRATISTA: LUIS EDUARDO MOLINA CARREÑO PLAZO: 6 MESES CERTIFICADO PRESUPUESTAL No. 907 DEL 28-5-2012 RUBRO 221101 PRODUCTOS FARMACEUTICOS $ 508.852.973



VERSIÓN 2



REGISTRO PRESUPUESTAL No. 2897 DEL 22-6-2012 RUBRO 221101 PRODUCTOS FARMACEUTICOS $471.030.215 POLIZAS Nos. 475-74-994000001032 ASEGURADORA SOLIDARIA RESPONSABILIDAD CIVIL POR VALOR DE $ 94.206.043 RECIBO No. 475006530 DEL 9-7-2012 POR VALOR DE $2.104.441 y 475-47-994000005246 CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. CON OFICIO No. 40000-08587 del 19 de julio de 2012 se le solicita al contratista que corrija el amparo de las pólizas y esta son expedidas nuevamente el 30 de julio de 2012. ACTA DE INICIO DEL 6 DE JULIO DE 2012. Es de anotar que se llevó a cabo sin contar con la debida aprobación de las pólizas de garantías. OBSERVACIONES:

a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.


Existen los estudios previos de este contrato los cuales están contenidos dentro

del análisis de conveniencia y oportunidad. Se adjuntan 3 folios en medio

magnéticos.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM allegó en la etapa de alegaciones un análisis de conveniencia y oportunidad, el cual es muy general, por lo tanto, se mantiene la observación con el fin de que estos se elaboren de manera más detallada ajustándose a lo dispuesto en la normatividad vigente.

b. No se detectó la necesidad o requerimiento inicial para llevar a cabo este proceso contractual.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La necesidad se encuentra inmersa dentro de los análisis de conveniencia y oportunidad específicamente en el punto Identificación y concreción de la necesidad. Se adjuntan 3 folios del análisis de conveniencia y oportunidad en medio magnético. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Como se expuso en el numeral anterior esta es muy general, por lo tanto, se mantiene la observación con el fin de sea implementada una acción de mejora.



VERSIÓN 2



c. No se encontró información de la etapa precontractual de este contrato.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La etapa precontractual lo establecen los estudios de análisis de conveniencia y oportunidad, donde se estableció la identificación, necesidad, soporte técnico-económico, presupuesto, confrontación financiera, definición de riegos e igualmente certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 107 del 28 de mayo del 2012, Resolución 734 del 1 de junio de 2012, avisos de publicación en la página web y Diario de la Opinión entre otros, se adjunta copia en medio magnético. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

La ESE HUEM señalo que allegó la documentación en medio magnético, pero esta NO fue allegada, específicamente la relacionada a la convocatoria pública, pliegos de condiciones, evaluaciones de las ofertas, entre otras, por lo tanto se mantiene la observación descrita por la Comisión Auditora.

d. Dentro del expediente contractual no se encontró: autorización como

comercializadores, distribuidores, depósitos de drogas y/o como laboratorios farmacéutico por la autoridad competente del sector salud, Certificado de buenas prácticas de manufactura de cada uno de los productos ofertados (de cada fabricante), así como los mecanismos de Control de Calidad y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia. Registro sanitario expedido por el INVIMA. Se debió realizar una relación detallada especificando el número del Registro Sanitario, fecha de vencimiento y el nombre del laboratorio, fotocopia legible del registro sanitario vigente que permita leer claramente el total de la información contenida.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Estos requisitos se pidieron con la propuesta técnica pues así lo señala el pliego de condiciones y se revisan en la evaluación técnica de la misma. Se adjuntan los mismos en medio magnético. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM expresa que allegó la información en medio magnético pero está en realidad no se adjuntó, por lo tanto, se mantiene el hallazgo plasmado en el informe preliminar.

e. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato al líder de Apoyo a la Atención de la ESE HUEM, no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Dicha asignación fue efectuada verbalmente. No obstante se someterá a plan de mejoramiento esta situación a fin de formalizarse por escrito una vez se haya firmado el contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Se mantiene lo expuesto por la Contraloría Departamental.

f. No se halló información referente al pago de Seguridad Social y Parafiscales de la empresa Contratista, durante la ejecución del contrato de compra.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan los pagos de Seguridad Social y Parafiscales de la empresa de los meses de junio a diciembre de 2012 y enero de 2013. Folios 591-2 al 591-16. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se levanta la observación descrita en el informe preliminar.

g. La profesional encargada de la supervisión de este contrato no elaboró un cuadro control de los medicamentos por ítem entregados relacionando: las unidades totales recibidas, el valor unitario y el valor total, en donde se conozca con exactitud cuántas unidades se recibieron por cada uno de los productos comprados.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa el cuadro control de la ejecución del contrato donde se especifica el número de comprobantes de entrada y las cantidades recibidas con su valor respectivo. Folio 591-17. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

La ESE HUEM expresa que allegó el cuadro control pero este fue anexado sin la respectiva firma de la persona que lo elaboró, no cuenta con fecha, además no se encontraba dentro del expediente contractual. Al analizar el citado cuadro se aprecia que las cantidades contratadas inicialmente de medicamentos fueron modificadas y no existe ninguna acta en donde se apruebe la variación de las cantidades iniciales, no se justifica el cambio. Por lo tanto, se mantiene el hallazgo de la Contraloría Departamental.



VERSIÓN 2



h. El acta final tiene por fecha 31 de diciembre de 2012, en ella no se detalla las cantidades recibidas de los cinco productos adquiridos, no se aclara el aspecto financiero del mismo, este documento no cumple con los puntos requeridos por la norma.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Por ser la E.S.E. una entidad sometida a régimen especial de contratación de conformidad con el Art. 195 de la ley 100 de 1993 se rige por las normas del derecho privado y para el efecto cuenta con un estatuto interno de contratación - Acuerdo No. 011 de 1998 - y un manual de contratación - Resolución No. 739 de 2007 -. Normatividad esta que se convierten en el fundamento y marco legal dentro de los cuales la entidad debe rituar sus procesos contractuales. En dicha normatividad no existe artículo alguno que señala que requisitos debe tener el acta de finalización de los contratos por lo cual el acta de este contrato se ajusta a los formatos que la entidad tiene establecidos internamente y frente a los cuales no existe norma de referencia que indique su contenido, incluso ni en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y decreto 734 de 2012. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Se mantiene la observación por cuanto es importante conocer las cantidades de productos recibidos y el comportamiento financiero del contrato, lo anterior busca una mejora continua en el proceso.

i. Es de anotar que en el acta final se menciona que el contrato cuenta con una adición, documento que no fue hallado en el expediente contractual, ni la justificación del mismo

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa la adición 01 al contrato 591 (folio 591-19) y la solicitud del modificatorio enviada a la gerencia. Folio (591-18).


Se allego en la etapa de alegación, sin embargo es preciso aclarar que en el expediente contractual este documento no se encontraba anexo, por lo tanto, es necesario implementar acciones de mejora.

j. Entradas al almacén: sólo se hallaron las siguientes:

No. FECHA VALOR NETO

4625 8-8-2012 14.102.400

4561 2-8-2012 6.825.561

4626 8-8-2012 25.809.695



VERSIÓN 2



4688 16-8-2012 22.563.840

4448 19-7-2012 22.631.040

DEVOLUCION NO. 178 16-8-2012 22.631.040

4493 23-7-2012 5.584.551

DEVOLUCION NO. 163 23-7-2012 5.584.548

4494 23-7-2012 5.584.551

Por lo anterior, no se entiende como efectúan el acta de recibo final sino se encuentran todas las entradas al almacén de los productos adquiridos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexan los comprobantes de entrada al almacén 4525-4561-4626-4494- 4688-4796-4809-4844-4845-4925-5254-5347-5603-5604-5691-5689-5735- 5718-5914-5915-5992-6462-6292-6234. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Se acepta el descargo presentado por la ESE HUEM en este literal, sin embargo es preciso señalar que dentro del expediente contractual es importante contar con este tipo de información.

k. No hay acta de liquidación.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La liquidación del contrato puede hacerse dentro de los cuatro meses siguientes a su finalización conforme al literal c del numeral 4.1. de la resolución 739 de 2007 que contiene el manual de contratación de la E.S.E. por lo cual aún se está dentro del término para hacer dicha liquidación, toda vez que el contrato tiene acta final del 31 de Diciembre de 2012. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada.

l. Pagos realizados: la ESE HUEM allegó el comprobante de egreso número 9220 del 13 de diciembre de 2012 por un valor total de $73.325.947, en el cual se cancelan las facturas números 07016, 06943 y 06964.

DESCARGO DE LA ENTIDAD No se aprecia cual es la observación o hallazgo al respecto; por tanto, se limita la posibilidad de defensa de la Institución.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La observación hace referencia al valor total pagado por la ESE HUEM en este contrato a 31 de diciembre de 2012, cifra que a la fecha no ha sido posible establecer, por cuanto la CGDNS no cuenta con la información suficiente. H36. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 10. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 601 DEL 22 DE JUNIO DE 2012 OBJETO: COMPRA DE MEDICAMENTOS ANTIBIOTICOS

GENERALES PARA LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

VALOR: $ 225.688.050 CONTRATISTA: JOSÉ EUGENIO GOMEZ CASTELLANOS - DISFARMA PLAZO: 6 MESES REGISTRO PRESUPUESTAL No. 2904 DEL 22-6-2012 RUBRO 221101 PRODUCTOS FARMACEUTICOS $225.688.050 POLIZAS Nos. 0210531-0 SURAMERICANA BÁSICO DE RESPONSABILIDAD CIVIL POR VALOR DE $45.137.610 RECIBO No. 12206615 DEL 5-7-2012 POR VALOR DE $130.827 y 0748099-1 CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, RECIBO No. 10615857 DEL 5-7-2012 POR VALOR DE $489.455. ACTA DE INICIO DEL 5 DE JULIO DE 2012 ADICIÓN No. 01 DEL 26-9-2012 Excluir de la clausula segunda del contrato 601 de 2012 la siguiente expresión “los productos en la información contenida en la etiqueta y empaques deberán llevar la leyenda: “USO INSTITUCIONAL – USO EXCLUSIVO HUEM” ADICIÓN No. 02 DEL 24-12-2012 Se modifico el objeto del contrato solo en cuanto a las cantidades de los productos contratados. OBSERVACIONES:

a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.



VERSIÓN 2




Se aporta el análisis de conveniencia y oportunidad que en nuestro ordenamiento

especial es el estudio previo de que trata el Decreto 734 de 2012. Se anexan en

medio magnético.


La ESE HUEM allegó en la etapa de alegaciones un análisis de conveniencia y oportunidad, el cual es muy general, por lo tanto, se mantiene la observación con el fin de que estos se elaboren de manera más detallada ajustándose a lo dispuesto en la normatividad vigente.

b. No se detectó la necesidad o requerimiento inicial para llevar a cabo este

proceso contractual.


Dentro de este estudio de conveniencia y oportunidad está incluida y descrita la

necesidad de la contratación.


Como se expuso en el numeral anterior esta es muy general, por lo tanto, se mantiene la observación con el fin de sea implementada una acción de mejora.


DESCARGO DE LA ENTIDAD Si existe, se anexa en medio magnético. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM señalo que allegó la documentación en medio magnético, pero esta NO fue allegada, específicamente la relacionada a la convocatoria pública, pliegos de condiciones, evaluaciones de las ofertas, entre otras, por lo tanto se mantiene la observación descrita por la Comisión Auditora. d. Dentro del expediente contractual no se encontró: autorización como

comercializadores, distribuidores, depósitos de drogas y/o como laboratorios farmacéutico por la autoridad competente del sector salud, Certificado de buenas prácticas de manufactura de cada uno de los productos ofertados (de cada fabricante), así como los mecanismos de Control de Calidad y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia. Registro sanitario expedido por el INVIMA. Se debió realizar una relación detallada



VERSIÓN 2



especificando el número del Registro Sanitario, fecha de vencimiento y el nombre del laboratorio, fotocopia legible del registro sanitario vigente que permita leer claramente el total de la información contenida.


Estos requisitos se pidieron con la propuesta pues así lo señala el pliego de

condiciones. Se anexa documentación en medio magnético.


La ESE HUEM informa que esta documentación existe pero no fue anexa por lo tanto, se mantiene la observación descrita en el informe preliminar.

e. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato al líder

de Apoyo a la Atención de la ESE HUEM, no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.


Dicha asignación fue efectuada verbalmente. Al contar con asignación directa de

la supervisión en el contrato.


Por lo expuesto anteriormente se mantiene la observación descrita por la CGDNS.



Se anexa pago de seguridad social y parafiscal de la empresa de los meses de

julio a diciembre de 2012 (folios 601-a al 601-37).


Con la información allegada en la etapa de descargos se levanta la observación descrita por la Contraloría Departamental.

g. No hay justificación de la adición número 01 del 26 de septiembre de 2012, a

pesar que mediante oficio número 10000-10091 del 28 de agosto de 2012 se le solicito dar cumplimiento a la inserción del gravamen y/o sticker con la leyenda “de uso institucional para la ESE HUEM”.



VERSIÓN 2




Se anexa oficio 34000-145 (folio 601-38).


Se mantiene la observación descrita por la Contraloría Departamental.

h. La solicitud de adición número 02 se efectuó por la profesional universitaria

en farmacia, supervisor del contrato y el subgerente de salud (e) el cual está sin fecha, y en el encabezado dice modificación número 01.


Por error involuntario en la elaboración de memorandos (comunicación interna) se

omitió la fecha y se presentó con error en el encabezado, sin embargo, el

documento corresponde a la justificación requerida.


Se mantiene la observación efectuada por la comisión auditora.

i. La profesional encargada de la supervisión de este contrato no elaboró un cuadro control de los medicamentos por ítem entregados relacionando: las unidades totales recibidas, el valor unitario y el valor total, en donde se conozca con exactitud cuántas unidades se recibieron por cada uno de los productos comprados. Existen diferencias entre lo relacionado en los informes de supervisión y la constancia de recibo de mercancía.


Se anexa el cuadro control de la entrada de los productos durante la ejecución del

contrato y los respectivos comprobantes de almacén. Folios (601-39 al 601-56).


La ESE HUEM expresa que allegó el cuadro control pero este fue anexado sin la respectiva firma de la persona que lo elaboró, no cuenta con fecha, además no se encontraba dentro del expediente contractual. Al analizar el citado cuadro se aprecia que las cantidades contratadas inicialmente de medicamentos fueron modificadas y no existe ninguna acta en donde se apruebe la variación de las cantidades iniciales, no se justifica el cambio.

j. No hay acta de liquidación.



VERSIÓN 2




La liquidación del contrato puede hacerse dentro de los cuatro meses siguientes a su finalización conforme al literal c del numeral 4.1. de la resolución 739 de 2007 que contiene el manual de contratación de la E.S.E. por lo cual aún se está dentro del término para hacer dicha liquidación, toda vez que el contrato tiene acta de inicio del 5 de Julio de 2012 y su duración era de seis meses.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la alegación presentada.

k. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2012 manifiestan que a la fecha no hay pagos de este contrato.


Se adjunta certificación de tesorería. Sin embargo, los pagos de la ESE están

sujetos a flujo de efectivo. El sector salud, tiene como mayor trauma la carencia de

liquidez financiera de las Instituciones Prestadoras de Salud; la cual se evidencia

en las constantes manifestaciones realizadas por la actual administración de la

Contraloría General de la República en cabeza de Sandra Morelli Rico, en

diferentes escenarios ( Corte Constitucional, Consejo de Estado, Senado de la

República, Cámara de Representantes, medios de comunicación), así como en las

funciones de advertencia dirigidas a los actores intervinientes en el sistema de

salud Colombiano desde la perspectiva del control fiscal. Por tanto, no es

desconocida para los entes de control.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Lo que se busca conocer es la fecha de pago de este contrato, por lo tanto, se mantiene la observación descrita. H37. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 11. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 611 DEL 6 DE JULIO DE 2012 OBJETO: SUMINISTROS DE REACTIVOS DE INMUNOSEROLOGÍA

BANCO DE SANGRE PARA LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

VALOR: $ 225.421.040



VERSIÓN 2



CONTRATISTA: ABBOTT LABORATORIES DE COLOMBIA S.A. PLAZO: 4 MESES CERTIFICADO PRESUPUESTAL NO. 971 DEL 12-6-2012 POR VALOR DE 266.124.701 RUBRO 22120103 MATERIALES PARA LABORATORIO. NO SE HALLO EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO INICIAL. ADICIÓN No. 001 DEL 16 DE NOVIEMBRE DE 2012 SE ADICIONA EN LAS CANTIDADES EXPRESADAS Y CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS Y EN VALOR EN LA SUMA DE $50.551.862. CERTIFICADO PRESUPUESTAL NO. 1504 DEL 16-11-2012 POR VALOR DE $50.551.863 RUBRO 22120103 MATERIALES PARA LABORATORIO. REGISTRO PTAL No. 3683 DEL 16-11-2013 DE LA ADICIÓN No. 01 NO SE HALLARON LAS POLIZAS RESPECTIVAS. NO SE ENCONTRO ACTA DE INICIO. La ESE HUEM allegó en la etapa de descargos el registro presupuestal número 3043 del 6 de julio de 2012 por valor de $225.421.041 que respalda el contrato número 0611 del 2012. En cuanto a la póliza de garantía única de cumplimiento a favor de entidades estatales se anexo la póliza número 43123166 expedida el 27 de noviembre de 2012, valor de la prima de $52.049.580 amparo del 18 de noviembre de 2012 al 30 de abril de 2013. Respecto a la póliza de responsabilidad civil extracontracutal se anexo la póliza número 43123172 expedida el 28 de noviembre de 2012, valor de la prima de $98.594.160 amparo del 18 de noviembre de 2012 al 30 de abril de 2013. No se encontró ni se allego lo relacionado a las pólizas del contrato inicial. Se adjunto el acta de inicio del 19 de julio de 2012 OBSERVACIONES: a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.


Se adjunta estudio previo. El documento Original reposa en carpeta de contrato No. 611 en subgerencia administrativa.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM allegó en la etapa de alegaciones un análisis de conveniencia y oportunidad, el cual es muy general, por lo tanto, se mantiene la observación con el fin de que estos se elaboren de manera más detallada ajustándose a lo dispuesto en la normatividad vigente. b. No se detectó la necesidad o requerimiento inicial para llevar a cabo este


DESCARGO DE LA ENTIDAD Si existen los estudios previos de este contrato los cuales están contenidos dentro del análisis de conveniencia y oportunidad. Se adjuntan en medio magnético. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se ha expresado en incisos anteriores es importante evidenciar la necesidad de la adquisición, quien es la dependencia que detecta la necesidad, se revisan los stocks de almacén, por lo tanto, se mantiene la observación plasmada por la Contraloría Departamental. c. No se encontró información de la etapa precontractual de este contrato.


Se anexa documentos de etapa precontractual: certificación de publicación en pagina web, pliego de condiciones, recibido de propuesta oferente, propuesta económica del oferente, evaluación jurídica, evaluación técnica, acta de subasta inversa, acta de cierre de proceso, hoja de ruta. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

La ESE HUEM expreso que anexo lo relacionado al proceso precontractual, pero no se adjunto, por lo tanto, se mantiene el hallazgo descrito en el informe preliminar.

d. Señalamos el hecho que en la clausula 1 del contrato y de la adición se

establece que “el contratista se obliga a entregar a la ESE HUEM los productos en las cantidades y con las especificaciones técnicas solicitadas”, y en la relación sólo se estable UNA cantidad de cada producto. No hay ninguna otra cláusula u acuerdo en donde señale las cantidades a despachar.



VERSIÓN 2




Por ser un contrato de SUMINISTRO las cantidades las establece la institución de acuerdo a las necesidades periódicas presentadas. En los requisitos técnicos de los productos se establece que: "la ejecución del contrato se hará por entregas inmediatas previa solicitud de la subgerencia de salud de acuerdo a las necesidades de la institución. - Los pliegos piden es ofertar el valor de solo una unidad de cada producto, sin señalarse cantidades específicas a suministrar toda vez que estas son requeridas en el desarrollo del contrato conforme a la necesidad existente en su momento. Esta modalidad técnica que corresponde a la tipología del contrato de suministro permite a la entidad solventar sus necesidades frente al contrato sin tener que efectuarse modificaciones al mismo ante situaciones en que se haya agotado la cantidad específica de insumos a adquirir como pasa en el contrato de compraventa, el cual señala desde un principio una cantidad fija, que si la necesidad del hospital cambia en su momento, debe sujetarse a las cantidades contratadas o modificar dicho contrato, mientras que el suministro le permite a la E.S.E. ser más dinámica para la provisión estricta de los insumos requeridos de acuerdo a la necesidad existente en su momento, pudiéndose al final agotar el contrato de suministro con el pedido de un solo producto y no de todos los contratados, puesto que eso lo define, repito, la necesidad y conforme a ella se le solicita al contratista el suministro de los productos requeridos.


Se mantiene la observación descrita en el informe preliminar, es importante establecer las cantidades a comprar para determinar un costo promedio del contrato, al igual se requiere que el oferente o proveedor establezca las cantidades a despachar, es indispensable conocer el número de productos requeridos para ejercer un mayor control. De una buena planeación por parte de la ESE HUEM se puede determinar con la mejor precisión las necesidades a satisfacer.

e. Dentro del expediente contractual no se encontró: autorización como comercializadores, distribuidores, depósitos de drogas y/o como laboratorios farmacéutico por la autoridad competente del sector salud, Certificado de buenas prácticas de manufactura de cada uno de los productos ofertados (de cada fabricante), así como los mecanismos de Control de Calidad y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia. Registro sanitario expedido por el INVIMA. Se debió realizar una relación detallada especificando el número del Registro Sanitario, fecha de vencimiento y el nombre del laboratorio, fotocopia legible del registro sanitario vigente que permita leer claramente el total de la información contenida.



VERSIÓN 2




Se adjunta autorización como comercializadores, relación de registros INVIMA, registros INVIMA. - Estos requisitos se pidieron con la propuesta pues así lo señala el pliego de condiciones.


Se anexo la documentación en la etapa de alegaciones, sin embargo, que esta documentación repose en el expediente contractual.

f. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato al

profesional universitario de farmacia de la ESE HUEM, no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.


Dicha asignación fue efectuada verbalmente, en consideración a que era claramente establecida en el contrato.


Se mantiene la observación descrita por cuanto es importante designar y comunicar al supervisor, con el fin de que realice la actividad de manera objetiva, imparcial y eficaz.

g. No se halló información referente al pago de Seguridad Social y Parafiscales

de la empresa Contratista, durante la ejecución del contrato de compra.


Se adjunta información referente al pago de seguridad social que reposaba en la carpeta de seguimiento del contrato.


Se levanta el hallazgo disciplinario, sin embargo se confirma el hallazgo administrativo, puesto que debe reposar toda la información necesaria en el expediente contractual.

h. En el parágrafo de la clausula primera se menciona que se ofrece en apoyo

tecnológico 3 estuches cada uno de 2.000 unidades de REACTION VESSELS con la primera entrega. Al revisar los comprobantes de entrega presuntamente este no se observa que haya sido entregado.



VERSIÓN 2




Se adjunta documento donde consta la entrega de tres estuches cada uno de 2000 unidades de REACTION VESSELS recibidos directamente en el Banco de Sangre.


El citado documento no fue anexo, razón por la cual se mantiene el hallazgo descrito por la comisión auditora.

i. La profesional encargada de la supervisión de este contrato no elaboró un cuadro control de los medicamentos por ítem entregados relacionando: las unidades totales recibidas, el valor unitario y el valor total, en donde se conozca con exactitud cuántas unidades se recibieron por cada uno de los productos comprados.


El cuadro de control de los productos es elaborado para la liquidación del contrato, se anexa cuadro.


El cuadro control que se anexo en la etapa de alegaciones cuenta con la información suficiente, sin embargo, este registro no reposa en el expediente contractual.

j. No hay acta final y liquidación del contrato.


No se efectuó descargos por parte de la ESE HUEM


Se mantiene lo expuesto por la Contraloría Departamental.

k. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2013 manifiestan que a la fecha no hay pagos de este contrato.


Según oficio numero 11000-001392 del 7 de febrero de 2012 manifiestan que a la fecha no hay pagos de este contrato.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se confirma lo expuesto por la auditoría. l. La cláusula segunda del contrato: obligaciones señala: “…los reactivos deben

tener fecha de vencimiento superior a 6 meses, los reactivos deben coincidir con las especificaciones expresadas en el listado anterior marca, unidad de medida, presentación y con fecha de vencimiento no menor a un año…”

Revisadas las facturas y comprobantes de entrada a almacén se detectó que la ESE HUEM recibió los reactivos con fecha de vencimiento menor a lo estipulado en el contrato, así mismo el comprobante de entrada no cuenta con esa fecha, a pesar de que el formato lo requería, como a continuación señalamos:

FECHA FACT No.

CANTIDAD PRODUCTO VALOR TOTAL

FECHA DE VENCI

MIENTO

COMPRO BANTE DE ENTRADA

No.

25-7-2012

1690162664

1 ARC HBSAG 200.000 21-11-2012 4559

23-7-2012

1690162381

Todos los productos de las Páginas 1 y 2

217.301.000 Inferior a lo estipulado en el contrato

4528 Dos renglones de la Página 3

2.261.000

Página 4 912.000 13-11-2012

6-12-2012

1690179741

Páginas 1 y 2 50.288.000 Inferior a lo estipulado en el contrato

6070

11-12-2012

1690180327

1 ARC HBSAG 204.000 Inferior a lo estipulado en el contrato

La anterior situación podría generar un posible proceso de responsabilidad fiscal en el evento en que los reactivos no hayan sido utilizados y se encuentren en el stock de la ESE HUEM. Se requiere las explicaciones del caso por parte de la ESE HUEM. DESCARGO DE LA ENTIDAD

De acuerdo a la naturaleza de los productos la vida útil es corta y en la propuesta aceptada el oferante expresa FECHA DE VENCIMIENTO REACTIVOS: se entregaran reactivos con una fecha de vencimiento de 90 a 120 días calendario, contado partir de la fecha de entrega". El número de donantes atendidos en



VERSIÓN 2



promedio o mensualmente en el Banco de Sangre es de 600, lo cual hace que consuma oportunamente la cantidad de reactivos recibidos en la relación detallada, aun mas, en fecha noviembre 16 de 2012 se adiciona el contrato porque se requiere nuevamente el suministro de reactivos.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Si bien es cierto que los reactivos tiene una alta rotación, la ESE HUEM estableció en su minuta contractual unas condiciones las cuales no fueron cumplidas con exactitud, así mismo no se demostró que los anteriores productos hayan sido despachados antes de la fecha de vencimiento, por lo expuesto se mantiene el hallazgo descrito inicialmente. H38. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

12. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 612 DEL 6 DE JULIO DE 2012 OBJETO: SUMINISTROS DE REACTIVOS DE

INMUNOHEMATOLOGÍA BANCO DE SANGRE PARA LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

VALOR: $ 225.235.450 CONTRATISTA: BIOCIENTIFICA LTDA. PLAZO: 4 MESES CERTIFICADO PRESUPUESTAL NO. 3044 DEL 6-7-2012 POR VALOR DE $225.235.450 RUBRO 22120103 MATERIALES PARA LABORATORIO. NO SE HALLO EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO INICIAL. ADICIÓN No. 001 DEL 16 DE NOVIEMBRE DE 2012 SE ADICIONA EN LAS CANTIDADES EXPRESADAS Y CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS Y EN VALOR EN LA SUMA DE $50.551.862. NO SE HALLARON LAS POLIZAS RESPECTIVAS. NO SE ENCONTRO ACTA DE INICIO. • Se adjunta registro presupuestal del contrato inicial número 3044 del 6 de julio de 2012.



VERSIÓN 2



• Se adjunta póliza donde se visualiza la vigencia de la cobertura. La adición es de ampliación de o de ejecución. Las pólizas allegadas son las números 0752113-0 y 0211563-0 expedidas el 16 de julio de 2012. • Se adjunta acta de inicio. El acta de inicio tiene por fecha el 16 de julio de 2012. OBSERVACIONES: a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.


Se adjunta estudio previo. El Original reposa en carpeta de contrato No. 612 en subgerencia administrativa.


Se mantiene lo expresado por la Contraloría Departamental en literales anteriores.




Si existen los estudios previos para este contrato los cuales están contenidos dentro del análisis de conveniencia y oportunidad. Se adjuntan en medio magnético.


Como ya se ha señalado es importante evidenciar la necesidad de la adquisición, cuál es la dependencia que detecta la necesidad, se revisan los stocks de almacén, por lo tanto, se mantiene la observación plasmada por la Contraloría Departamental.



Se anexa documentos de etapa precontractual: certificación de publicación en pagina web, pliego de condiciones, recibido de propuesta oferente, propuesta económica del oferente, evaluación jurídica, evaluación técnica, acta de subasta inversa, acta de cierre de proceso, hoja de ruta.



VERSIÓN 2




La ESE HUEM allego la documentación en la etapa de alegaciones en donde se observa que llevo a cabo un proceso de subasta inversa con un único oferente, así mismo solo se conto con un termino de cuatro días para la presentación de ofertas, al igual que los términos fueron publicados un sábado. Por lo anterior situación se trasladará a la entidad competente para evaluar la presunta falta disciplinaria.

d. Dentro del expediente contractual no se encontró: autorización como



Se adjunta autorización como comercializadores, relación de registro de INVIMA, registro INVIMA.


Se aceptan los documentos anexos en la etapa de descargos, sin embargo es importante citar que estos deben reposar en el expediente contractual.

e. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato al

profesional universitario de farmacia de la ESE HUEM, no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.


Se adjunta memorando 4000-280 que informa de la designación del supervisor.


La ESE HUEM adjuntó el memorando 4000-280 del 11 de julio de 2012, el cual sólo fue recibido por el supervisor designado el 2 de agosto de 2012, por lo, que se requiere la implementación de acciones de mejora.



VERSIÓN 2





Se adjunta información referente al pago de seguridad social que reposa en la carpeta


La certificación adjunta del revisor fiscal tiene por fecha 13 de diciembre de 2012, sin embargo el contrato se celebro el 6 de julio de 2012, al igual es preciso citar que esta certificación no se encontraba dentro del expediente contractual, por lo anterior se mantiene la observación inicial.

g. La profesional encargada de la supervisión de este contrato no elaboró un

cuadro control de los medicamentos por ítem entregados relacionando: las unidades totales recibidas, el valor unitario y el valor total, en donde se conozca con exactitud cuántas unidades se recibieron por cada uno de los productos comprados.


El cuadro de control de los productos es elaborado para la liquidación del contrato se anexa cuadro.


Se acepta el cuadro control allegado sin embargo es importante citar que este debe estar a disposición en el expediente contractual.

h. No hay acta final y liquidación del contrato.


A la fecha de la auditoria aun estaba vigente el plazo que establece el contrato para su liquidación con 4 meses después de finalizada la ejecución y el contrato estuvo vigente hasta el 31 de diciembre 2012.


Se acepta el descargo presentado por la ESE HUEM.

i. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2013 manifiestan que a la fecha no hay pagos de este contrato.



VERSIÓN 2




A la fecha de la auditoria no habían realizado pagos tal y como se certifico en el oficio 11000-0013 el 13 de febrero de 2013.


Se mantiene lo expuesto en la auditoría.

j. Es importante citar que las facturas presentadas por el proveedor no detallan el lote ni la fecha de vencimiento, condiciones establecidas en el contrato.


La empresa Biocientífica Ltda. acompaña sus entregas de dos documentos a saber: uno es la FACTURA DE VENTA y otro es PEDIDO REMISION (aquí están relacionados los productos recibidos con su número de lote y fecha de vencimiento); ambos documentos están relacionados como se ve en el ejemplo la factura de v No. 45010 referencia de remisión No. 33569 y la remisión Mo. 33569 la factura No. 4510.


Se mantiene el hallazgo por cuanto los documentos no fueron adjuntos en la etapa de alegatos.


13. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 632 DEL 23 DE JULIO DE 2012 OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIAL MEDICO QUIRURGICO PARA

LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ VALOR: $ 191.403.810 CONTRATISTA: UNIÓN TEMPORAL BIODERM PLAZO: CINCO MESES NO SE HALLÓ EL CERTIFICADO PRESUPUESTAL. REGISTRO PRESUPUESTAL No. 3185 DEL 23-7-2012 POR VALOR DE $191.403.810



VERSIÓN 2



ADICIÓN No. 01 AL CONTRATO DE SUMINISTRO 632 DE 2012 SE CLARIFICA LOS INTEGRANTES DE LA UNIÓN. NO SE ENCONTRO ACTA DE INICIO. No se hallaron las pólizas de Responsabilidad civil, cumplimiento y calidad OBSERVACIONES: El certificado de disponibilidad presupuesta! es requisito previo al proceso precontractual por tanto, de TODOS los procesos y contratos se cuenta con el correspondiente CDP. Todos los contratos cuentan con las respectivas pólizas exigidas en la carpeta contractual a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.


SÍ existen los estudios previos de este contrato, los cuales están contenidos en los análisis de conveniencia y oportunidad suscritos por el subgerente de servicios de salud y la profesional universitaria de farmacia. Se adjuntan en medio magnéticos.






En la ESE HUEM, Sí existen las necesidades de servicio, los cuales están contenidos en los análisis de conveniencia y oportunidad, suscritos por el subgerente de servicios de salud y la profesional universitaria de farmacia. Se adjunta 13 folios en medio magnéticos.


Como se ha expresado en incisos anteriores es importante evidenciar la necesidad de la adquisición, quien es la dependencia que detecta la necesidad, se revisan los stocks de almacén, por lo tanto, se mantiene la observación plasmada por la Contraloría Departamental.



VERSIÓN 2



c. No se hallo el Proceso contractual.


El proceso contractual existe y es evidente en el histórico de la página web institucional donde permanecen los procesos publicados. http://www.herasmomeoz.gov.co/hist-12.php


La ESE HUEM allego la documentación en la etapa de alegaciones en donde se observa que llevo a cabo el proceso licitatorio con un único oferente, así mismo solo se conto con un termino muy corto para la presentación de ofertas. Por lo anterior situación se trasladará a la entidad competente para evaluar la presunta falta disciplinaria.

d. Señalamos el hecho que en la clausula 1 del contrato y de la adición se

establece que “el contratista se obliga a entregar a la ESE HUEM los productos en las cantidades y con las especificaciones técnicas solicitadas”, y en la relación sólo se estable UNA cantidad de cada producto. No hay ninguna otra cláusula u acuerdo en donde señale las cantidades a despachar.


Los pliegos piden es ofertar el valor de solo una unidad de cada producto, sin señalarse cantidades específicas a suministrar toda vez que estas son requeridas en el desarrollo del contrato conforme a la necesidad existente en su momento. Esta modalidad técnica que corresponde a la tipología del contrato de suministro permite a la entidad solventar sus necesidades frente al contrato sin tener que efectuarse modificaciones al mismo ante situaciones en que se haya agotado la cantidad específica de insumos a adquirir como pasa en el contrato de compraventa, el cual señala desde un principio una cantidad fija, que si la necesidad del hospital cambia en su momento, debe sujetarse a las cantidades contratadas o modificar dicho contrato, mientras que el suministro le permite a la E.S.E. ser más dinámica para la provisión estricta de los insumos requeridos de acuerdo a la necesidad existente en su momento, pudiéndose al final agotar el contrato de suministro con el pedido de un solo producto y no de todos los contratados, puesto que eso lo define, repito, la necesidad y conforme a ella se le solicita al contratista el suministro de los productos requeridos. - Nos encontramos frente a un contrato de suministros cuya ejecución del contrato es por entrega previa solicitud de la subgerencia de salud o de acuerdo de las necesidades de la institución; las cuales de establecen dentro de las obligaciones del contratista.

http://www.herasmomeoz.gov.co/hist-12.php



VERSIÓN 2







Estos requisitos se pidieron con la propuesta pues así lo señala el pliego de condiciones. Los documentos aludidos en esta observación fueron entregados con las ofertas por cada uno de los proponentes que participaron en el proceso de contratación las cuales pasaron por inadvertidas por los auditores de la comisión. Se anexa en medio magnético lo sugerido en la observación.


Se acepta la alegación presentada, sin embargo, es importante que esta documentación repose en el archivo del expediente contractual.

f. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato a

ELIZABETH CAMAÑO VERA – Enfermera Profesional de la ESE HUEM no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.


Dicha asignación fue efectuada verbalmente.


Se mantiene la observación del informe preliminar y se requiere la implementación de acciones de mejora.



VERSIÓN 2



g. No se halló información referente al pago de Seguridad Social y Parafiscales de la empresa Contratista, durante la ejecución del contrato de compra.


Si se realizaron los pagos, los cuales reposan en los archivos de la Tesorería.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL No se adjunta la información relacionada con el tema, razón por la cual se mantiene el hallazgo descrito por la Contraloría Departamental. h. La profesional encargada de la supervisión de este contrato no elaboró un

cuadro control de los medicamentos por ítem entregados relacionando: las unidades totales recibidas, el valor unitario y el valor total, en donde se conozca con exactitud cuántas unidades se recibieron por cada uno de los productos comprados.


Se adjunta cuadro de control de medicamentos recibidos.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL En la etapa de alegación fue allegada la información correspondiente, por un valor total de $ 14.615.579, es importante que esta documentación repose en el expediente contractual. i. No hay acta final y liquidación del contrato.


Se efectúan dichas liquidaciones dentro del plazo inicial de cuatro meses de que trata nuestro manual de contratación - resolución 739 de 2007 - al numeral 4.1. Literal c.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta lo expuesto en cuanto al acta de liquidación, sin embargo, se mantiene a lo referente al acta final. j. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2012 manifiestan que a

la fecha no hay pagos de este contrato.



VERSIÓN 2




Se anexa comprobantes de pago.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM durante la etapa de alegación allegó el comprobante de egreso número 000010466 del 19-3-2013 en donde se cancela al proveedor la suma $ 20.905.752 menos descuentos de $2.432.953, para un valor total pagado de $ 18.472.799, sin embargo es importa citar que en el cuadro control aparece la suma de $ 14.615.579, lo cual nos da a entender un presunto faltante equivalente a $ 6.290.173. H40. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO, FISCAL POR LA SUMA DE $6.290.173.

14. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 634 DEL 23 DE JULIO DE 2012 OBJETO: SUMINISTRO DE MATERAL MEDICO QUIRURGICO PARA

LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ VALOR: $ 552.838.510 CONTRATISTA: ICOMMERCE S.A.S PLAZO: CINCO MESES NO SE HALLÓ EL CERTIFICADO PRESUPUESTAL. REGISTRO PRESUPUESTAL No. 3187 DEL 23-7-2012 POR VALOR DE $552.838.510 NO SE ENCONTRO ACTA DE INICIO. No se hallaron las pólizas de Responsabilidad civil, cumplimiento y calidad Todos los documentos contractuales generados en la Institución cuentan con su respectivo CDP, del cual adicionalmente queda evidencia en el sistema DGH. OBSERVACIONES: a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.



VERSIÓN 2




Si existen los estudios previos de este contrato, los cuales están contenidos en los análisis de conveniencia y oportunidad suscritos por el subgerente de servicios de salud y la profesional universitaria de farmacia. Se adjuntan en medio magnéticos.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La ESE HUEM allegó en la etapa de alegaciones un análisis de conveniencia y oportunidad, el cual es muy general, por lo tanto, se mantiene la observación con el fin de que estos se elaboren de manera más detallada ajustándose a lo dispuesto en la normatividad vigente.




Si existe las necesidades de servicio, los cuales están contenidos en los análisis de conveniencia y oportunidad suscritos por el subgerente de servicios de salud y la profesional universitaria de farmacia. Se adjunta en medio magnéticos.


Como se ha expresado en incisos anteriores es importante evidenciar la necesidad de la adquisición, quien es la dependencia que detecta la necesidad, verificación de los stocks de almacén y/o farmacia, por lo tanto, se mantiene la observación plasmada por la Contraloría Departamental.

c. No se hallo el Proceso contractual.


Todos los procesos contractuales son constantemente publicados en la página web:http://www.herasmomeoz.gov.CQ/hist-12.php


La ESE HUEM allego la documentación en la etapa de alegaciones en donde se observa que llevo a cabo el proceso licitatorio con un único oferente, así mismo solo se conto con un termino muy corto para la presentación de ofertas. Por lo anterior situación se trasladará a la entidad competente para evaluar la presunta falta disciplinaria.



VERSIÓN 2



d. Señalamos el hecho que en la clausula 1 del contrato y de la adición se establece que “el contratista se obliga a entregar a la ESE HUEM los productos en las cantidades y con las especificaciones técnicas solicitadas”, y en la relación sólo se estable UNA cantidad de cada producto. No hay ninguna otra cláusula u acuerdo en donde señale las cantidades a despachar.


Los pliegos piden es ofertar el valor de solo una unidad de cada producto, sin señalarse cantidades específicas a suministrar toda vez que estas son requeridas en el desarrollo del contrato conforme a la necesidad existente en su momento. Esta modalidad técnica que corresponde a la tipología del contrato de suministro permite a la entidad solventar sus necesidades frente al contrato sin tener que efectuarse modificaciones al mismo ante situaciones en que se haya agotado la cantidad específica de insumos a adquirir como pasa en el contrato de compraventa, el cual señala desde un principio una cantidad fija, que si la necesidad del hospital cambia en su momento, debe sujetarse a las cantidades contratadas o modificar dicho contrato, mientras que el suministro le permite a la E.S.E. ser más dinámica para la provisión estricta de los insumos requeridos de acuerdo a la necesidad existente en su momento, pudiéndose al final agotar el contrato de suministro con el pedido de un solo producto y no de todos los contratados, puesto que eso lo define, repito, la necesidad y conforme a ella se le solicita al contratista el suministro de los productos requeridos. - Nos encontramos frente a un contrato de suministros cuya ejecución del contrato es por entrega previa solicitud de la subgerencia de salud o de acuerdo de las necesidades de la institución; las cuales se establecen dentro de las obligaciones del contratista.



e. Dentro del expediente contractual no se encontró: autorización como comercializadores, distribuidores, depósitos de drogas y/o como laboratorios farmacéutico por la autoridad competente del sector salud, Certificado de buenas prácticas de manufactura de cada uno de los productos ofertados (de cada fabricante), así como los mecanismos de Control de Calidad y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia. Registro sanitario expedido por el INVIMA. Se debió realizar una relación detallada especificando el número del Registro Sanitario, fecha de vencimiento y el



VERSIÓN 2



nombre del laboratorio, fotocopia legible del registro sanitario vigente que permita leer claramente el total de la información contenida.


Estos requisitos se pidieron con la propuesta pues así lo señala el pliego de condiciones. Los documentos aludidos en esta observación fueron entregados con las ofertas por cada uno de los proponentes que participaron en el proceso de contratación las cuales pasaron por inadvertidas por los auditores de la comisión. Se anexa copia de la propuesta ganadora en medio magnético.



f. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato a ELIZABETH CAMAÑO VERA – Enfermera Profesional de la ESE HUEM no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.


Dicha asignación fue efectuada verbalmente.





Si se realizaron los pagos, los cuales reposan en los archivos de la Tesorería.


Se mantiene la observación inicial puesto que no se adjuntó en la fase de alegación los soportes de seguridad social.

h. La profesional encargada de la supervisión de este contrato no elaboró un cuadro control de los medicamentos por ítem entregados relacionando: las unidades totales recibidas, el valor unitario y el valor total, en donde se conozca con exactitud cuántas unidades se recibieron por cada uno de los productos comprados.



VERSIÓN 2




Se anexa cuadro de control de medicamentos.


La ESE HUEM manifiesta que hace entrega del registro pero no lo allega en la etapa de descargos, por lo tanto, se mantiene la observación del informe preliminar.

i. No hay acta final y liquidación del contrato.


Se efectúan las actas correspondientes en los plazos establecidos en el estatuto contractual.


Confirmamos la observación por cuanto no se allego la documentación requerida.

j. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2012 manifiestan que a la fecha no hay pagos de este contrato.


Se adjunta comprobantes de tesorería.


Mediante comprobante de egreso número 01044 del 15 de marzo de 2013 se le canceló a la empresa ICOMMERCE S.A.S la suma de $179.948.678 de los contratos 634 y 650 de 2012. m. La cláusula segunda del contrato. Obligaciones. señala: “…la fecha de

vencimiento no debe ser inferior a un (1) año…”

Revisadas las facturas y comprobantes de entrada a almacén se detectó que la ESE HUEM recibió los reactivos con fecha de vencimiento menor a lo estipulado en el contrato, así mismo el comprobante de entrada no cuenta con esa fecha, a pesar de que el formato lo requería, como a continuación señalamos:

FECHA FACT No.

CANTIDAD PRODUCTO VALOR TOTAL FECHA DE

VENCI MIENTO

COMPRO BANTE DE ENTRADA

No.

17-8-2012

4390 6 INACTIVIDOR 610.344 JULIO-2013 4721

48 NEUTRO 6.620.688 JULIO-



VERSIÓN 2



DERM 2013

27-9-2012

4427 24 NEUTRO DERM

3.310.344 JULIO-2013

5232

DESCARGO DE LA ENTIDAD En lo referente a la presunta trasgresión de las obligaciones consagradas en la cláusula segunda, concretamente lo relacionado con que la fecha de vencimiento de los productos no debe ser inferior a un (1) año, la administración consideró pertinente su aceptación teniendo en cuenta: La planeación contractual previo la cantidad de medicamentos a contratar por el periodo de ejecución, o Los productos adquiridos en este contrato corresponden a productos de alta rotación, los cuales fueron consumidos antes de su fecha de vencimiento (Tal y como se planificó) y no se cuenta con existencias actualmente como es verificable en el aplicativo DGH. La naturaleza jurídica del contrato señala que se trata de un acto jurídico en el cual existe un acuerdo de voluntades y dentro del principio de la autonomía de la voluntad las partes concertaron el cambio de los medicamentos en el evento de no ser consumidos un (1) mes antes de su fecha de vencimiento. Como consta en las cartas de compromiso suscritas por el representante legal de la firma contratista. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como se expreso en numerales anteriores se mantiene el hallazgo descrito por la comisión auditora, toda vez, que no hay evidencias que estos productos ya hayan sido utilizados, así mismo no se adjunta una acta donde se modifique lo estipulado en el contrato. H41. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO

15. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 675 DEL 6 DE NOVIEMBRE DE 2012 OBJETO: COMPRA DISPOSITIVOS MÉDICOS (EQUIPO DE BOMBA

DE INFUSIÓN, PERFUSORES) PARA LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

VALOR: $ 78.276.800 CONTRATISTA: DEPROMEDICA S.A.S. PLAZO: 1 MES Y 24 DÍAS CERTIFICADO PRESUPUESTAL No. 1442 DEL 22-10-2012 POR VALOR DE $78.276.800 RUBRO 22120101 MATERIAL MEDICO QUIRURGICO.



VERSIÓN 2



NO SE HALLO EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO INICIAL. NO SE ENCONTRO ACTA DE INICIO. Las pólizas de cumplimiento y calidad fueron expedidas el 16 de noviembre de 2012. No se encontró la relacionada con Responsabilidad civil. OBSERVACIONES: Se anexa el Registro de Disponibilidad Presupuestal No. 3654 del 7 de noviembre de 2012 (1 folio). Se adjunta acta de inicio para el contrato No. 675 firmada entre la supervisión y la representante legal de la empresa. a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.


En la carpeta del contrato, existen los estudios previos de este contrato, los cuales están contenidos en los análisis de conveniencia y oportunidad suscritos por el subgerente de servicios de salud y la profesional universitaria de farmacia, los cuales son firmados el 22 de octubre y determinan el requerimiento institucional. Se adjuntan 05 folios en medio magnéticos.



b. Se encontró un análisis de conveniencia y oportunidad del 22 de octubre de

2012.


Los estudios de análisis de conveniencia y oportunidad reposan en el expediente contractual, como se menciona en el punto anterior.


Se mantiene la observación descrita en el numeral anterior.

c. No se detectó la necesidad o requerimiento inicial para llevar a cabo este proceso contractual.



VERSIÓN 2




Existen las necesidades de servicio, las cuales están contenidos en los análisis de conveniencia y oportunidad suscrito por el subgerente de servicios de salud y la profesional universitaria de farmacia. Se adjunta en medio magnético.


Como se ha expresado en incisos anteriores es importante evidenciar la necesidad de la adquisición, quien es la dependencia que detecta la necesidad, verificar las existencias de farmacia y/o almacén, por lo tanto, se mantiene la observación plasmada por la Contraloría Departamental.

d. Proceso de contratación directa número SA12-134.

e. Dentro del expediente contractual no se encontró: autorización como



En el ítem e) del informe preliminar de auditoría se plantea que no se encontraron dentro del expediente contractual autorización como comercializadores, certificados de buenas prácticas de manufactura, registro sanitario INVIMA, entre otros puntos. En la propuesta técnica entregada por el proveedor durante el proceso de adquisición de bienes, estos documentos hacen parte de los requerimientos del pliego, por lo tanto, los mismos hacen parte del expediente contractual; se adjunta archivo digital denominado "certificados de calidad" donde se incluye: carta de autorización de distribución, certificado de buenas prácticas del servicio farmacéutico expedido por el IDS (Autoridad competente del sector salud), fichas técnicas - registros invimas - BPM, fecha de vencimiento de los productos. En 52 folios.





VERSIÓN 2



f. La clausula séptima establece como supervisor del presente contrato al Líder apoyo a la Atención de la ESE HUEM, no hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La asignación de la supervisión fue específica en la clausula séptima del contrato y se comunicó de manera verbal a la líder de apoyo a la atención, quien ejerció su rol de supervisión durante la ejecución. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL


g. No se halló información referente al pago de Seguridad Social y Parafiscales

de la empresa Contratista, durante la ejecución del contrato de compra.


Se anexa la información relacionada con el pago de seguridad social y parafiscales de la empresa contratista, durante el periodo de ejecución del contrato de compra.


Se anexa certificación del contador público del 9 de diciembre de 2012 y el contrato fue suscrito el 6 de noviembre de 2012, se adjuntaron planillas de pagos del mes de noviembre. Lo anterior, da a entender que presuntamente no fue solicitado por parte de la ES HUEM el pago de seguridad social para contratar.



Se anexa cuadro de control de medicamentos.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL El cuadro allegado en las alegaciones no cuenta con el responsable y firma de quien lo elabora y no se especifica las fechas de entrega, es de anotar que este registro no se encontraba en el expediente contractual.



VERSIÓN 2



i. No hay acta final y liquidación del contrato, sólo se hallaron algunas entradas a almacén.


La liquidación del contrato puede hacerse dentro de los cuatro meses siguientes a su finalización conforme al literal c del numeral 4.1. de la resolución 739 de 2007 que contiene el manual de contratación de la E.S.E. por lo cual al momento de la visita aún se encontraba dentro del término para hacer dicha liquidación, toda vez que el contrato es de fecha 6 de noviembre de 2012 y su duración era de un (1) mes y 24 días. Sin embargo, se anexa acta de liquidación de fecha 14 de febrero y acta final de fecha 31 de diciembre con las respectivas firmas.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se acepta la presentación de las respectivas actas, sin embargo, vale la pena señalar que estos documentos no se encontraba dentro del expediente contractual, solicitado en la auditoría. j. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2012 manifiestan que

a la fecha no hay pagos de este contrato. DESCARGO DE LA ENTIDAD

Se anexa certificado de no pagos de tesorería. Los cuales corresponden a la situación del sector salud ya conocida por los entes de control.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Se mantiene lo expuesto en el informe preliminar. H42. HALLAZGO ADMINISTRATIVO. 16. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES ESPECIALIZADOS NO. 136 DEL 12 DE ENERO DE 2012, CELEBRADO CON LA UNION TEMPORAL SOS MANO REPRESENTADA POR JOSÉ IGNACIO BRAVO TORRES 19.333.825 Cuyo objeto fue prestación de servicios asistenciales especiales de cirugía de mano para la ESE Hospital Universitario, por valor de $480.000.000, con una duración de 08 meses. Proceso adelantado mediante invitación pública SS12-015. Rubro presupuestal afectado 21120202 (remuneración servicios técnicos operativos). El contrato presenta las pólizas No. 0683938-3 del 20.01.12. Supervisor del Contrato Andrés Eloy Galvis Jaimes. Acta de inicio del 01.01.12 firmado contratista y supervisor, acta del comité para la adquisición de servicios



VERSIÓN 2



del 12.01.12 (Art. 6 estatuto contractual acuerdo No. 011/03.06.98), evaluación técnica y económica, evaluación jurídica del 11.01.12, entre otros. Observaciones: No se observo en la carpeta contentiva del contrato: términos de referencia, resolución de adjudicación, todos los soportes de los informes del supervisor de acuerdo a lo dispuesto en la cláusula segunda del contrato, el pago de aportes a la seguridad social de marzo, mayo a septiembre de 2012 (cláusula segunda numeral K del contrato), acta final del contrato (Pág. 48 manual de contratación ESE HUEM), recibo a satisfacción de las prestaciones del contrato (Art 37 # 7 estatuto 011/98), garantía de seriedad de la oferta (acuerdo 011/98 Art 35), la declaración de bienes y rentas y de actividad económica privada (Pág. 44. requisitos especiales manual de contratación ESE HUEM y la liquidación del contrato (cláusula décima tercera del contrato, Art 37 # 11 y Art. 45 Estatuto Contractual acuerdo 011/03.06.98). Respecto a las facturas de venta No. 004/31.01.12 $45.951.800, 005/29.02.12 $78.585.700, 006/31.03.12 $55.375.000, 007/30.04.12 $65.084.500, 008/31.05.12 $59.759.200, 009/30.06.12 $58.108.599, 010/310712 $42.235.400, 012/31.08.12 $54.478.299 y 013/11.09.12 $14.100.100, suman un total de $492.640.798, existiendo una presunta diferencia de $12.460.798, sobre el valor del contrato. Por lo anterior, se solicita copia de todas las facturas de venta y los Comprobantes de Egreso (CE), por cuanto solo se observaron los C.E. No. 5258/28.02.12, 6355/11.05.12, 8789/06.12.12 y 9238/14.12.12. Discriminando el valor cancelado en el CE.

PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO Y FISCAL POR LA SUMA DE $12.460.798 Descargo de la entidad: Por error involuntario se incluyo dentro del pliego de condiciones el requerimiento de horas para el cumplimiento de los subprocesos de técnico en radioterapia, a pesar de no ser necesario, lo que implico que en la ejecución contractual no se exigiera prestara ni pagara este servicio, tal y como se certifica por el supervisor. Respecto al presunto hallazgo fiscal por la suma de $12.460.798, realizada la verificación detallada de las facturas de venta N° 004 a la 013 del 2012, la suma correcta arroja como valor final $473.678.598 y no $492.640.798 como equívocamente se afirma en el auditaje, razón por la cual no existe detrimento patrimonial y la diferencia frente al precio del contrato correspondiente a $480.000.000, a favor de la institución fue de $6.321.402.



VERSIÓN 2



Al primer inciso. Se someterá a plan de mejoramiento la conformación integral del expediente contractual en el sentido de que todos los documentos en original reposen en el mismo y no en las oficinas donde fueron originados como suele pasar con las actas finales que son elaboradas por los supervisores y no son allegadas para su incorporación al expediente. El Art. 60 de la ley 80 de 1993, que por remisión de normas puede ilustrar el tema, permite la liquidación de los contratos hasta en un plazo máximo de dos años y seis meses por lo cual se está dentro del plazo para efectuar dicha liquidación. No obstante se someterá a plan de mejoramiento efectuar dichas liquidaciones dentro del plazo inicial de cuatro meses de que trata nuestro manual de contratación - resolución 739 de 2007 - al numeral 4.1. Literal c. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con respecto a lo manifestado en el párrafo primero del presente descargo por parte del HUEM, en el informe preliminar de auditoría no se hizo referencia alguna. Con relación a los informes del supervisor (de acuerdo a lo dispuesto en la cláusula segunda del contrato), acta final del contrato (Pág. 48 manual de contratación ESE HUEM), se aceptan los descargos toda vez que allegaron los soportes. Con relación, al recibo a satisfacción de las prestaciones del contrato (Art 37 # 7 estatuto 011/98), teniendo en cuenta lo dispuesto en el acta de liquidación del 17.04.13 numeral a, se desvirtúa el hallazgo. Sobre el acta de liquidación, si bien dentro del estatuto contractual y en el manual de contratación de la ESE HUEM, no establecen tiempo para la liquidación de los contratos, no más cierto es que como lo mencionan en el considerando del mencionado estatuto y manual, refieren que se someten “por el derecho privado en lo referente a la contratación”, razón por la que la ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no rige para el trámite contractual dentro de las Empresas Sociales del Estado, por expresa disposición legal, salvo para lo establecido en los principios que orientan la contratación estatal. Po lo tanto, lo manifestado en el descargo con relación al Art. 60 de la ley 80 de 1993, no les aplica. Sin embargo, se desvirtúa el hallazgo administrativo, toda vez que allegaron copia del acta de liquidación. De otra parte, se deja presente que el valor total cancelado como refieren en el acta de liquidación no fue por $473.678.799, si no $468.555.760, como lo demuestran los comprobantes de egreso allegados. Sobre la garantía de seriedad de la oferta (acuerdo 011/98 Art 35), declaración de bienes y rentas y de actividad económica privada (Pág. 44. requisitos especiales manual de contratación ESE HUEM).

Respecto a los soportes del pago de aportes a la seguridad social marzo: no se allego soportes de pago de todos los miembros del consorcio, mayo y agosto no se allego soportes de pago de Laurentino y José Ignacio bravo y de septiembre no se allego de Carlos Eduardo Cáceres. Sin embargo, teniendo en cuenta lo



VERSIÓN 2



manifestado en el acta de liquidación allegada del 17.04.13 numeral f (pago de aportes al sistema de seguridad social), bajo la presunción del principio de buena fe se desvirtúa el hallazgo. Sin embargo, se confirma como hallazgo administrativo por cuanto dichos documentos no se observaron en el expediente contractual.

Con relación al presunto hallazgo fiscal, efectivamente el total de facturas arroja el valor relacionado por ustedes, lo que se trato de un error de transcripción. Sin embargo, los valores que fueron glosados (por los auditores médicos) $18.962.200 (Fra. 005/290212) y $5.323.200 (Fra. 007/300412), fueron cancelados mediante comprobante de egreso 9651 y en su momento no se observaron las actas de conciliación de dichas glosas. Por lo anterior, se eleva a presunto hallazgo fiscal por valor de $24.285.400. Además, el valor facturado, con el valor bruto de los comprobantes de egreso no guarda coherencia en su totalidad.

H43. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL ($24.285.400)

FACTURAS REVISADAS POR LA COMISIÓN

FACTURAS RELACIONADAS EN LOS INFORMES DEL

SUPERVISOR

COMPROBANTES DE EGRESO ALLEGADOS EN

LOS DESCARGOS

No. Factura Valor No.

Factura Valor

No. egreso / y Factura

Valor

004/31.01.12 $45.951.800 004 $45.951.800 5258 / 004 $45.951.800

005/29.02.12 $59.623.500 ($18.962.200 valor glosado)

005 $78.585700

6355 / 005

$59.623.500

9651/

Fras.: 05-06-07y 08

$83.619.020

006/31.03.12 $55.375.000 006 $55.375.000 8789 / 006 $52.104.341

007/30.04.12 $65.084.500 ($5.323.200

glosado) 007 $65.084.500 9238 / 007 $59.761.300

008/31.05.12 $59.759.200 008 $59.759.200 9651

$59.759.200 (no

discriminado en el egreso)

009/30.06.12 $58.108.599 009 $58.108.599 10074 /

009 $57.632.599

010/31.07.12 $42.235.400 010 $42.235.400 10529 / 10 $41.760.800

011 (No se observo)

________ No se

observo ______

No se observo

--------

012/31.08.12 $54.478.299 012 $54.478.299 10838 / 12 $54.002.300

013/11.09.12 $14.100.100 013 $14.100.100 10838 / 13 $14.100.100

Totales $473,678,598 Incluye valor

glosas)

$473,678,598

$468,555,760 ($11,444,240)



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17. CONTRATO NO. 144 DEL 01 DE FEBRERO DE 2012, CELEBRADO CON EL SINDICATO DE PROFESIONALES Y OFICIOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR SALUD DE NORTE DE SANTANDER – ADMISALUD NIT. 900.486.694-1 Y/O WILLIAM FABRICIO BETANCOURT ANGEL 13.464.660. Cuyo objeto fue Contratación para el desarrollo de los componentes operativos de los subprocesos de apoyo administrativo a las áreas de mantenimiento (Sala de máquinas-caldera, ornamentación y electricidad, plomería, redes telefónicas, y equipo biomédico) mensajería, recepción (conmutador principal), almacén, alimentación, lavandería, SIAU, sistemas y telecomunicaciones, comunicación social, prensa, y mercadeo, servicios profesionales – técnicos y auxiliares administrativos, ingeniería ambiental, depuración contable y recuperación, depuración de cartera, desarrollo organizacional y humano, contratación jurídica y mantenimiento y actualización de las edificaciones principales y anexas en la ESE Hospital Universitario. Por valor de $2.797.379.258, duración 07.15 días, adición No. 001 del 16.09.12 duración 02.24 días, adición No. 2 del 23.11.12 duración 06 días, adición No. 03 del 28.11.12 en 30 días por valor de $277.954.758, valor total $3.075.334.016 por 11 meses (del 01.02.12 al 31.12.12). Proceso adelantado mediante convocatoria pública SAC12-003. Adjudicado mediante resolución 0145/31.01.12. Rubro presupuestal afectado 21110202 (Remuneración Servicios Técnicos Administrativos). El contrato presenta las pólizas No. 11000923 del 22.02.12 y 11001342 de Seguros Colfianza, con sus ampliaciones de acuerdo a los contratos de adición. Supervisor del Contrato Marco Antonio Navarro Palacios – Líder del Proceso de Talento Humano y CID. Acta del comité para la adquisición de servicios 31.01.12 (Art. 6 estatuto contractual acuerdo No. 011/03.06.98), evaluación técnica del 27.01.12, evaluación jurídica del 27.01.12. Acta de cierre de la convocatoria pública del 27.01.12, constancia de publicación en la web de la invitación directa, pliegos de condiciones. Observaciones: No se observo: términos de referencia (pliegos de condiciones), todos los soportes de los informes del supervisor, teniendo en cuenta lo dispuesto en la cláusula sexta del contrato, acta de inicio y final del contrato (Pág. 48 manual de contratación ESE HUEM), recibo a satisfacción de las prestaciones del contrato (Art 37 # 7 estatuto 011/98) y la liquidación del contrato (cláusula décima tercera del contrato, Art 37 # 11 y Art. 45 Estatuto Interno de Contratación (acuerdo 011/03.06.98). Con respecto a lo dispuesto en la cláusula sexta del contrato: Sobre el pago de seguridad social, se observo que el pago de aportes del mes de diciembre/12, se hizo extemporáneamente en 09 días (2013.01.30) y según la mencionada cláusula dice: el contratista deberá certificar todos los meses que se encuentra a paz y salvo con los aportes al sistema de seguridad social de los afiliados que desarrollan el objeto del contrato. Así mismo dispuso, cumplir con el pago de salarios o las compensaciones o participaciones y suministrar la dotación, entre



VERSIÓN 2



otras funciones (nombrar un o unos coordinadores, cuadro de producción mensual) por parte de la asociación. Por lo que se solicita, allegar los soportes de las acciones de vigilancia ejercidas por parte de la ESE sobre el cumplimiento de lo dispuesto en la mencionada cláusula, con los respectivos soportes (excepto planillas de aportes al SSS). Es de advertir que de haberse presentado o para un futuro, de presentarse un presunto incumplimiento del clausulado por parte de la Asociación, la ESE debe tomar las acciones pertinentes, toda vez que puede ocasionar inconformidad en los asociados, pudiendo traer consigo de además y de no preverse soluciones a tiempo, posibles contingencias o litigios jurídicos por parte de sus socios. De otra parte, favor allegar explicaciones, el por qué según la nómina mensual (febrero a noviembre, excepto mayo (no la allegaron) de ADMISALUD discriminada por procesos, estas no guardan coherencia en su totalidad con los procesos que se contrataron. Ejemplo: según la nómina del mes de abril/12 se observan los siguientes procesos que no se encuentran en el contrato: Sin sección? (3 personas), oficina de referencia (3), Control Interno (2), Jefatura Enfermería (2), Laboratorio Clínico (1), Consulta externa (5), Auditor externo (1), Imagenología RX (2), Patología (2), Epidemiología (1). Significando que lo anterior (nómina) es el soporte de la factura de venta. Así mismo, según el contrato se contrataron 175.5 personas mensuales, mientras que las nóminas arrojan en promedio mensual de 145 personas que prestaron el servicio. Con respecto a la nómina frente a las planillas de aportes (pensión) se observan diferencias, en sus totales: abril 145 (nómina) – 146 (pensión), junio 145 (n) – 146 (p), sept. 145 (n) – 144 (p), octubre 145 (n) – 144 (p), nov. 145 (n) – 144 (p), diciembre 142 (n) – 186 (p). Favor explicar. Según el total de las nóminas de ADMISALUD de febrero a noviembre, (excepto mayo no la allegaron), estás arrojan un total de $2.174.182.629 (se incluyo el % de provisiones) - $3.075.334.016 (valor total del contrato) = $901.151.387 (presunta diferencia). Es de mencionar, que dentro del presunto hallazgo fiscal no se desconto el valor destinado para dotación de los asociados (que tienen derecho), por cuanto no se conto con dicha información. Así las cosas, se solicita allegar la propuesta del contratista, copia de todas las facturas (mensuales) de ADMISALUD y comprobantes de egreso (discriminando el valor cancelado en cada uno de ellos). PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL POR LA SUMA DE ($901.151.387). DESCARGO DE LA ENTIDAD: a) Se adjuntan los pliegos de condiciones del proceso de convocatoria pública SAC-12-003.



VERSIÓN 2



b). Se adjuntan informes de supervisión mensuales.

c) Se adjuntan actas de inicio y final del contrato.

d). Nos encontramos actualmente dentro del proceso de liquidación del

contrato, toda vez que de conformidad a la normatividad que regula la

materia, estamos dentro de los términos legales establecidos para efectuar

la misma, ya que el contrato finalizó el 31 de diciembre de 2012.

e) Aunque algunas veces el pago de la seguridad social de las agremiaciones

ha sido extemporáneo, hasta el momento no ha afectado de manera directa

a sus terceros agremiados partícipes puesto que han conservado su

afiliación y atención permanente en el sistema de seguridad social integral,

ya que en el momento de efectuar el pago a través de la pila las

agremiaciones han asumido los intereses de mora correspondientes. La

E.S.E. HUEM, como medida para controlar el pago de la seguridad social

exige como requisito para el trámite de la respectiva cuenta mensual, el

soporte de pago efectuado por la pila a la misma. Sin perjuicio a lo

expuesto, la administración hospitalaria solo se encuentra obligada a

verificar los soportes de pago al Sistema General de Seguridad Social.

Referente a los pagos de nomina, dotación y prestaciones sociales,

mensualmente el supervisor del contrato verifica que liquiden la nomina y

que realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones

pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta

mensual, los pagos son certificados a través de documento que es

anexado a las Acta de supervisión mensual, soporte final del acta de

liquidación del contrato. Se anexa nómina del mes de mayo 2012. Es de

advertir, que la función de supervisión ejecutada ha implicado hasta la

fecha, la no presentación de inconformidades por los afiliados a

ADMISALUD e igualmente la no prestación de acciones judiciales. Por las

razonas expuestas, se desvirtúa con claridad el presunto hallazgo fiscal.

f). Los cuadros de producción se encuentran archivados en cada cuenta

mensual tramitada para pago y estos corresponden a la relación de

actividades ejecutadas por cada tercero mensualmente y de acuerdo a la

dependencia donde realizó las actividades, acompañado con la

Certificación expedida por cada coordinador de servicio.

g). Se anexa fotocopia simple de las actividades ejecutadas por los terceros,

acompañadas de las certificaciones del coordinador de cada

dependencia, documentos que acreditan el desarrollo del objeto

contractual y el mecanismo de control para la verificación de las tareas.



VERSIÓN 2



h). Manifestamos que aunque no existen actas de evidencia física de las

reuniones entre la agremiación y el hospital estas son permanentes y

podríamos decir que casi a diario, ya que constantemente se presentan

contingencias para establecer correctivos y acciones de mejoramiento,

estas se efectúan entre la supervisión del contrato, el presidente de la

agremiación respectiva y/o el coordinador designado por ella; además de

ello vía correo electrónico y a través de oficios se efectúan

constantemente requerimientos y solicitudes sobre estos particulares.

Evidencia que se encuentra archivada en cada una de las supervisiones.

Se ha tomado atenta nota al requerimiento para que a partir de la fecha y

en adelante se dejen actas o soportes que evidencien las reuniones ya

referidas.

i). Las supervisiones a cargo del Líder de Talento Humano, en el caso

particular para el trámite de las cuentas mensuales para pago, cuentan

con mecanismos de control como son listas de chequeo de verificación de

requisitos para el cumplimiento del contrato, tales como: Cuadros de

actividades, CDP, RP, pagos de estampillas, fotocopia del RUT, pólizas,

publicación en gaceta (hasta la fecha en que fue obligatoria),

certificaciones de cumplimiento de prestación de los servicios, nominas,

pagos de seguridad social, provisiones, dotaciones y parafiscales,

documentos que reposan en cada una de las cuentas mensuales

tramitadas, que se encuentran el archivo de tesorería.

K). En Cuanto a la diferencia entre el número de personas en nomina de

ADMISALUD y el contrato No 144 de 2012, cuyo objeto es el componente

operativo de subprocesos de apoyo administrativo, es importante precisar

lo siguiente:

1. El contrato en reseña además de las actividades específicas discriminadas en él

contempla el cubrimiento además de vacancias temporales como incapacidades,

vacaciones y licencias, así como el cubrimiento de las vacancias definitivas que se

ocasionen en cumplimento del convenio de desempeño No 169 de octubre de

2004,

suscrito con el Ministerio de Salud y Protección Social, por lo cual todos

los meses varía el número de personas, por consiguiente el número de

procesos proyectadas a contratar siempre es mayor al número de

personas que ejecutan la actividad.

2. La agremiación ADMISALUD además del contrato No 144 de 2012, tenía

también a su cargo los contratos de planeación, estampilla, estadística y

MECI, razón por la cual en su nómina se encuentran procesos que no se

registran en el contrato No 144.



VERSIÓN 2



k. En cuanto a las diferencias presentadas en las nóminas y el pago de la

seguridad social, relacionadas con el número de personas mensuales, se

presentan ya que las personas cuando están en licencias no

remuneradas, el patrono tiene la obligación de pagar el aporte patronal en

pensión, de igual forma si existe un pensionado laborando para la

agremiación este no debe pagar aportes en pensiones. Para el caso de la

nómina de diciembre, ellos cancelaron la pila por el total de agremiados

que tienen vinculados y como se explicó en el punto anterior, es decir,

con todos los contratos que tenían suscritos con el hospital.

l). En las diferencias encontradas en la auditoría, discriminan un presunto

hallazgo fiscal de $901.151.387, por lo cual es preciso aclarar que el

contrato No 144 mas sus adicionales, tuvo una duración de febrero a

diciembre de 2012, por un valor ejecutado de $2.960.075.496, cifra que

incluye además de los conceptos de nómina, las prestaciones sociales

incluida dotación personal y de seguridad industrial, seguridad social

(aporte patronal), parafiscales, pólizas y gastos de legalización del contrato.

La diferencia real no ejecutada es de $115.258.520 ya que el valor del

contrato más sus adicionales es la suma de $3.075.334.016, lo cual será

reflejado en el acta de liquidación del contrato. Adjuntamos facturas y notas

crédito mensuales de febrero a diciembre 2012. Con las explicaciones

rendidas se desvirtúa el presunto hallazgo fiscal, advirtiendo que la

diferencia a favor del Hospital, correspondió al ejercicio de ahorro y control

en el gasto dispuesto de manera previa dentro del programa de

saneamiento fiscal y financiero aprobado por la junta directiva (acuerdo 020

de 2012) y presentado al Ministerio de Salud y de la Protección Social. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con respecto a los pliegos de condiciones, los informes de supervisión mensuales, el acta de inicio y acta final del contrato, se aceptan los descargos toda vez que se allegaron los respectivos soportes. Así mismo, sobre la liquidación del contrato, se acepta el descargo. Sin embargo, se confirma como hallazgo administrativo que se somete a plan de mejoramiento, por cuanto dichos soportes no se encontraron en el expediente contractual.

Con base en lo manifestado en los descargos, sobre los siguientes aspectos:

a) Extemporaneidad en el pago de aportes al sistema de seguridad social,

“hasta el momento no ha afectado de manera directa a sus terceros agremiados

partícipes puesto que han conservado su afiliación y atención permanente en el

sistema de seguridad social integral, ya que en el momento de efectuar el pago a

través de la pila las



VERSIÓN 2



agremiaciones han asumido los intereses de mora correspondientes. … .” y b)

“Referente a los pagos de nomina, dotación y prestaciones sociales,






liquidación del contrato”, se aceptan los descargos, teniendo bajo presunción el

principio de buena fe y bajo la entera responsabilidad de la ESE HUEM. Así

mismo, se advierte, que no es suficiente lo manifestado por ustedes “el supervisor

del mismo verifica mensualmente que liquiden la nomina y que realicen las

provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que

son requisito para el trámite de la cuenta mensual …”, lo importante, es el

seguimiento y control al pago efectivo de dichos factores y no quedarse

meramente en la verificación de provisiones.

De otra parte, se reitera lo manifestado en el informe preliminar: “Es de advertir

que de haberse presentado o para un futuro, de presentarse un presunto

incumplimiento del clausulado por parte de la Asociación, la ESE debe tomar las

acciones pertinentes, toda vez que puede ocasionar inconformidad en los

asociados, pudiendo traer consigo de además y de no preverse soluciones a

tiempo, posibles contingencias o litigios jurídicos por parte de sus socios”.

Sobre los cuadros de actividades mensuales, se aceptan los descargos y se somete a Plan de mejoramiento, confirmándose como hallazgo administrativo. Se deja presente que solo se allegaron los cuadros de actividades del mes de diciembre de 2012, acompañadas con las certificaciones de cumplimiento del Jefe de Talento Humano, firmadas con el líder del proceso y/o Subgerente y/o Coordinador (área).

Con relación a lo manifestado en el descargo (numeral K) , sobre la presunta

diferencia fiscal, entre el número de personas en nomina de ADMISALUD y el

contrato No 144 de 2012, si bien es cierto entre otros, manifiestan que tienen el

convenio de desempeño No. 169 de 2004 suscrito con el Ministerio de la

Protección Social y demás, no más cierto es que según el contrato según la

cláusula segunda “ … en desarrollo de las siguientes actividades”, pactaron 175.5

personas mensuales (nómina ADMISALUD reflejan 146 personas mensuales,

aproximadamente). Así mismo, no allegaron soportes del personal (que labora

pensionado, en licencia no remunerada, etc.). Por lo anterior, no se acepta el

descargo toda vez que se presume que el número de personas que efectivamente

prestaron el servicio, es el número de personas que aparecen en las planillas de

pago de aportes a salud y pensión, como lo refieren ustedes.



VERSIÓN 2



Así las cosas, según las nóminas allegadas por y de ADMISALUD de febrero a

diciembre/12 (incluida mayo allegada) reflejan lo siguiente:

MES NOMINA ADMISALUD FACTURA ADMISALUD

Febrero $ 208,108,721 $ 291,945,674

Marzo $ 216,006,650 $ 291,530,521

Abril $ 218,529,483 $ 292,346,562

Mayo $ 220,745,884 $ 276,329,815

Junio $ 221,560,957 $ 289,153,297

Julio $ 220,170,384 $ 272,319,310

Agosto $ 222,049,511 $ 276,388,797

Septiembre $ 218,228,837 $ 272,622,674

Octubre $ 218,939,462 $ 223,122,013

Noviembre $ 224,800,281 $ 229,129,064

Diciembre $ 205,788,342 $ 277,954,758

Total $ 2,394,928,514 $ 2,992,842,485

Presunta diferencia $ 597,913,971 Valor contrato $3.075.334.016

Por lo anterior, se establece un presunto hallazgo fiscal por determinar. Por cuanto, no se descontó el valor destinado para el fondo de solidaridad pensional y el valor de dotación de los asociados (que tienen derecho), ya que no se allego dentro de los descargos dicha información. Nota: Al valor de la nómina de ADMISALUD, se le sumaron los siguientes factores: (parafiscales (9%), Prima y cesantías (8.33%), Intereses cesantías (1% mensual), vacaciones (4.166%) y salud y pensión (20.5%) y RL (0.0522), sobre los RL, se estableció el riesgo mínimo, teniendo en cuenta que el mismo lo estable la ARL, de acuerdo a la labor o profesión desempeñada y no se conto con dicha información. Es de mencionar que con respecto a los comprobantes de egreso (discriminando el valor cancelado en cada uno de ellos), no allegaron descargo, ni soporte alguno. H44. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL POR DETERMINAR.

18. CONTRATO NO. 511 DEL 15 DE JUNIO DE 2012, CELEBRADO CON EL SINDICATO DE PROFESIONALES Y OFICIOS DE LA SALUD DE NORTE DE SANTANDER – ACTISALUD NIT. 900.482.444-9 Y/O BEATRIZ LILIANA RICCI VELASQUEZ 60.374.074.



VERSIÓN 2



Cuyo objeto fue Desarrollo de los componentes operativos de los subprocesos de apoyo asistencial a las áreas de mantenimiento (Conductores, traslado de pacientes, manejo de camillas), nutrición y dietética, farmacia, rehabilitación, terapia ocupacional, patología, quirófanos, radioterapia y el manejo y funcionamientos de la central de insumos quirúrgicos, central de unidosis o central de mezclas, central de esterilización, dentro multidisciplinario del dolos y cuidados paleativos, coordinación piso 10 y el programa de salud ocupacional, por valor de $750.580.303, duración 03.18 días, adición No. 001 del 01.10.12 duración 13 días, adición No. 2 del 10.10.12 ampliado en $375.290.152 duración 01.27 días, adición No. 03 del 11.12.12 en 19 días. Valor total $1.125.870.455 por 06.15 días (del 15.06.12 al 31.12.12). Proceso adelantado mediante convocatoria pública SAC12-008. Adjudicado mediante resolución 00809/15.06.12. Rubro presupuestal afectado 21120202 (Remuneración Servicios Técnicos Operativos). El contrato presenta las pólizas No. 11001341 del 21.06.12 y 11001342 de Seguros Colfianza, con sus ampliaciones de acuerdo a los contratos de adición. Supervisor del Contrato Franklin Guzmán González – Líder del Programa de Talento Humano. Acta del comité para la adquisición de servicios SAC12-0008/15.06.12 (Art. 6 estatuto contractual No. 011/03.06.98), evaluación técnica del 14.06.12, evaluación financiera, evaluación jurídica del 14.06.12. Acta de cierre de la convocatoria pública del 13.06.12, estudios previos, constancia de publicación en la web de la invitación directa, pliegos de condiciones. Observaciones: No se observo: antecedentes disciplinarios y fiscales, todos los soportes de los informes que soportan los informes del supervisor de acuerdo a lo dispuesto en la cláusula sexta del contrato, acta de inicio y final del contrato (Pág. 48 manual de contratación ESE HUEM), recibo a satisfacción de las prestaciones del contrato (Art 37 # 7 estatuto 011/98) y la liquidación del contrato (cláusula décima tercera del contrato, Art 37 # 11 y Art. 45 Estatuto Interno de Contratación acuerdo 011/03.06.98). Según lo estipulado en la cláusula sexta del contrato, la asociación debió cumplir con el pago de salarios o las compensaciones o participaciones, y dotaciones, ente otros. De lo anterior, favor allegar los soportes de las acciones de vigilancia ejercidas por parte de la ESE HUEM. Con respecto a lo dispuesto en la cláusula sexta del contrato, se estipulo: certificar todos los meses que se encuentra a paz y salvo con los aportes al



VERSIÓN 2



sistema de seguridad social de los afiliados que desarrollan el objeto del contrato. Así mismo dispuso, cumplir con el pago de salarios o las compensaciones o participaciones y suministrar la dotación, entre otras funciones (nombrar un o unos coordinadores, cuadro de producción mensual) por parte de la asociación. Por lo que se solicita, allegar los soportes de las acciones de vigilancia ejercidas por parte de la ESE sobre el cumplimiento de lo dispuesto en la mencionada cláusula, con los respectivos soportes (excepto planillas de aportes al SSS). Es de advertir que de haberse presentado o para un futuro, de presentarse un presunto incumplimiento del clausulado por parte de la Asociación, la ESE debe tomar las acciones pertinentes, toda vez que puede ocasionar inconformidad en los asociados, pudiendo traer consigo de además y de no preverse soluciones a tiempo, posibles contingencias o litigios jurídicos por parte de sus socios. De otra parte, favor allegar explicaciones, el por qué según la nómina de octubre de ACTISALUD discriminada por procesos, esta no guarda coherencia en su totalidad con los procesos que se contrataron, se observan los siguientes procesos que no se encuentran en el contrato: Sin sección? (26 personas); farmacia contratados 38 nómina 26; conducción ambulancia contratados 8 nómina 4; Químico farmacéutico en el contrato no se observa en nómina 2; patología contratados 2 en nómina 1 y la nómina, es el soporte de la factura de venta. Así mismo, según el contrato se contrataron 94 personas mensuales, mientras que las nóminas arrojan un promedio mensual de 76 personas. Con relación a los aportes, en los meses de julio según nómina (n) reflejan 83 personas y en la planilla de aportes (pensión) 84, septiembre 78 (n) -77 (p), octubre 74 (n) -75 (p), noviembre 71 (n) – 68 (p) y diciembre 67 (n) – 66 (p). Favor explicar. Según el total de las nóminas de ACTISALUD de junio a diciembre (excepto junio no la allegaron), estás arrojan un total de $786.160.002 (se incluyo el

% de provisiones) - $1.125.870.455 (valor total del contrato) =

$339.710.453 (presunta diferencia). Es de mencionar, que dentro del

presunto hallazgo fiscal, no se desconto el valor destinado para dotación de los asociados (que tienen derecho), por cuanto no se conto con dicha información.



VERSIÓN 2



Por lo anterior, se solicita allegar copia de propuesta del contratista, las facturas (mensuales) de ACTISALUD y los comprobantes de egreso (discriminando el valor cancelado en cada uno de ellos). De otra parte, se hace la observación que según el valor pactado inicialmente para el cumplimiento de los contratos 144/12 (ADMISALUD) y 511/12 (ACTISALUD), permitieron hacer en tiempo las adiciones No. 1 y 2 y adición No. 1 respectivamente, observándose, una presunta falta de planeación. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO Y FISCAL POR

$339.710.453 DESCARGOS DE LA ENTIDAD:

a). Nos permitimos aclarar que fue contratado el componente operativo de un

subproceso con una persona Jurídica y esa persona Jurídica es la que

presenta los antecedentes disciplinarios, judiciales y fiscales, en razón de

ello la invitación publica efectuada no contemplaba dicha solicitud a los

terceros, es preciso resaltar que actualmente el Líder de Programa Talento

Humano, requirió a las Agremiaciones a efectos de que remitieran las hojas

de vida de sus terceros agremiados partícipes con los soportes pertinentes,

archivo que reposará en la Sección de Talento Humano.

b). Se adjuntan informes de supervisión mensuales, es preciso aclarar los

soportes de estos informes se encuentran debidamente archivados en las

cuentas mensuales para pago que reposan en la tesorería del hospital y

que estarán a su disposición para su respectiva revisión, cuando ustedes lo

consideren pertinente, ya que debido al gran volumen de documentos y a

las políticas de austeridad del gasto, políticas ambientales y ecológicas, no

es posible para nosotros fotocopiar las cuentas completas.

c). Se adjuntan actas de inicio y final del contrato.

d). Referente a los recibidos a satisfacción de las prestaciones del contrato, el

supervisor del mismo verifica mensualmente que liquiden la nomina y que

realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones


mensual, los pagos son certificados a través de documento que es anexado

al Acta de Liquidación del contrato.

e). Nos encontramos actualmente dentro del proceso de liquidación del

contrato, toda vez que de conformidad a la normatividad que regula la

materia, estamos dentro de los términos legales establecidos para efectuar



VERSIÓN 2



la misma, ya que el contrato finalizó el 31 de diciembre de 2012.

f). Aunque algunas veces el pago de la seguridad social de las agremiaciones

ha sido extemporáneo, hasta el momento no ha afectado de manera directa

a sus terceros agremiados partícipes puesto que han conservado su

afiliación y atención permanente en el sistema de seguridad social integral,

ya que en el momento de efectuar el pago a través de la pila las

agremiaciones han asumido los intereses de mora correspondientes. La

E.S.E. HUEM, como medida para controlar el pago de la seguridad social

exige como requisito para el trámite de la respectiva cuenta mensual, el

soporte de pago efectuado por la pila a la misma.

g). Los cuadros de producción se encuentran archivados en cada cuenta

mensual tramitada para pago y estos corresponden a la relación de

actividades ejecutadas por cada tercero mensualmente y de acuerdo a la

dependencia donde realizó las actividades, acompañado con la

Certificación expedida por cada coordinador de servicio.

h). Se anexa fotocopia simple de las actividades ejecutadas por los terceros,

acompañadas de las certificaciones del coordinador de cada dependencia,

documentos que acreditan el desarrollo del objeto contractual y el

mecanismo de control para la verificación de las tareas.

i). Manifestamos que aunque no existen actas de evidencia física de las

reuniones entre la agremiación y el hospital estas son permanentes y

podríamos decir que casi a diario, ya que constantemente se presentan

contingencias para establecer correctivos y acciones de mejoramiento,

estas se efectúan entre la supervisión del contrato, el presidente de la

agremiación respectiva y/o el coordinador designado por ella; además de

ello vía correo electrónico y a través de oficios se efectúan constantemente

requerimientos y solicitudes sobre estos particulares. Evidencia que se

encuentra archivada en cada una de las supervisiones. Se ha tomado

atenta nota al requerimiento para que a partir de la fecha y en adelante se

dejen actas o soportes que evidencien las reuniones ya referidas.

j). Las supervisiones a cargo del Líder de Talento Humano, en el caso

particular para el trámite de las cuentas mensuales para pago, cuentan con

mecanismos de control como son listas de chequeo de verificación de

requisitos para el cumplimiento del contrato, tales como: Cuadros de

actividades, COP, RP, pagos de estampillas, fotocopia del RUT, pólizas,

Certificaciones de cumplimiento de prestación de los servicios, nominas,

pagos de seguridad social, provisiones, dotaciones y parafiscales,

documentos que reposan en cada una de las cuentas mensuales



VERSIÓN 2



tramitadas, que se encuentran el archivo de tesorería.

k). En Cuanto a la diferencia entre el número de personas en nomina de

ACTISALUO y el contrato No 511 de 2012, cuyo objeto es el componente

operativo de subprocesos de apoyo asistencial, es importante precisar lo

siguiente:

1. El contrato en reseña además de las actividades especificas discriminadas en él, contempla el cubrimiento además de vacancias temporales como incapacidades, vacaciones y licencias, así como el cubrimiento de las vacancias definitivas que se ocasionen en cumplimento del convenio de desempeño No 169 de octubre de 2004, suscrito con el Ministerio de Salud y Protección Social, por lo cual todos los meses varía el número de personas, por consiguiente el numero de procesos proyectados a contratar siempre es mayor al número de personas que ejecutan la actividad.

2. La agremiación ACTISALUD además del contrato No. 511 de 2012, tenía también a su cargo los contratos de terapistas, instrumentadoras quirúrgicas y auxiliares de laboratorio clínico. Razón por la cual en su nómina se encuentran procesos que no se registran en el contrato No. 511. m). En cuanto a las diferencias presentadas en las nóminas y el pago de la seguridad social, relacionadas con el número de personas mensuales, se presentan ya que las personas cuando están en licencias no remuneradas, el patrono tiene la obligación de pagar el aporte patronal en pensión, de igual forma si existe un pensionado laborando para la agremiación este no debe pagar aportes en pensiones.

n) Se adjunta nomina de junio de 2012.

o). En las diferencias encontradas en la auditoría, discriminan un presunto

hallazgo fiscal de $339.710.453, por lo cual es preciso aclarar que el

contrato No 511 mas sus adicionales, tuvo una duración de junio a

diciembre de 2012, por un valor ejecutado de $1.001.370.350, cifra que

incluye además de los conceptos de nómina, las prestaciones sociales

incluida dotación personal y de seguridad industrial, seguridad social

(aporte patronal), parafiscales, pólizas y gastos de legalización del contrato,

la diferencia real no ejecutada es de $124.500.105, ya que el valor del

contrato más sus adicionales es la suma de $1.125.870.455, lo cual será

reflejado en el acta de liquidación del contrato. Adjuntamos facturas y notas

crédito mensuales de junio a diciembre 2012. Con las explicaciones

rendidas se desvirtúa el presunto hallazgo fiscal, advirtiendo que la

diferencia a favor del Hospital, correspondió al ejercicio de ahorro y control

en el gasto dispuesto de manera previa dentro del programa de



VERSIÓN 2



saneamiento fiscal y financiero aprobado por la junta directiva (acuerdo 020

de 2012) y presentado al Ministerio de Salud y de la Protección Social.

p). Referente a la apreciación de la auditoría en cuanto a la presunta falta de

planeación por haber existido adiciones en tiempo a los contratos 144 y 511

de 2012, debemos precisar que no compartimos la misma, puesto que caso

contrario el adicionar tiempo en un contrato con el mismo valor económico,

implicaría que ha habido racionalización y austeridad en el gasto público,

máxime que desde la vigencia anterior nos encontramos en el programa

ministerial de saneamiento fiscal y financiero optimizando los escasos

recursos existentes. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Con respecto a los antecedentes disciplinarios, antecedentes fiscales, acta de inicio y acta final del contrato, se aceptan los descargos toda vez que se allegaron los respectivos soportes. Sin embargo, se confirma como hallazgo administrativo que se somete a plan de mejoramiento.

Sobe los informes de supervisión mensuales, teniendo en cuenta que se allegaron

las constancias mensuales del supervisor del contrato y que además manifiestan

“es preciso aclarar los soportes de estos informes se encuentran debidamente

archivados en las cuentas mensuales para pago que reposan en la tesorería del

hospital y que estarán a su disposición para su respectiva revisión, cuando

ustedes lo consideren pertinente, ya que debido al gran volumen de documentos y

a las políticas de austeridad del gasto, políticas ambientales y ecológicas, no

es posible para nosotros fotocopiar las cuentas completas”, se acepta el descargo,

teniendo en cuenta el principio de buena fe. Sin embargo, se confirma como

hallazgo administrativo que se somete a plan de mejoramiento.

Referente a los recibidos a satisfacción de las prestaciones del contrato y lo

manifestado sobre la liquidación del contrato, se aceptan los descargos.

Con base en lo manifestado en los descargos, sobre los siguientes aspectos:

a) Extemporaneidad en el pago de aportes al sistema de seguridad social,

“hasta el momento no ha afectado de manera directa a sus terceros agremiados

partícipes puesto que han conservado su afiliación y atención permanente en el

sistema de seguridad social integral, ya que en el momento de efectuar el pago a

través de la pila las

agremiaciones han asumido los intereses de mora correspondientes. … .” y b)

“Referente a los pagos de nomina, dotación y prestaciones sociales,





VERSIÓN 2






liquidación del contrato”. Se aceptan los descargos, teniendo bajo presunción el

principio de buena fe. Sin embargo, se reitera lo manifestado en el informe

preliminar: “Es de advertir que de haberse presentado o para un futuro, de

presentarse un presunto incumplimiento del clausulado por parte de la Asociación,

la ESE debe tomar las acciones pertinentes, toda vez que puede ocasionar

inconformidad en los asociados, pudiendo traer consigo de además y de no

preverse soluciones a tiempo, posibles contingencias o litigios jurídicos por parte

de sus socios”.

Así mismo, se advierte que no es suficiente lo manifestado por ustedes “el

supervisor del mismo verifica mensualmente que liquiden la nomina y que realicen

las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que

son requisito para el trámite de la cuenta mensual …”, por el contrario lo

importante, es el seguimiento y control al pago efectivo de dichos factores y no

quedarse meramente en la verificación de provisiones.

Sobre los cuadros de actividades mensuales, se aceptan los descargos y se somete a Plan de mejoramiento, confirmándose como hallazgo administrativo. Se deja presente, que solo se allegaron los cuadros de actividades del mes de diciembre de 2012, acompañadas con las certificaciones de cumplimiento del Jefe de Talento Humano, firmadas con el líder del proceso y/o Subgerente y/o Coordinador (área). Así mismo, sobre lo manifestado en los descargos numerales i y j, se aceptan los descargos.

Con relación a lo manifestado en el descargo (numeral K) , sobre la presunta

diferencia fiscal, entre el número de personas en nomina de ACTISALUD y el

contrato No 144 de 2012, si bien es cierto entre otros, manifiestan que tienen el

convenio de desempeño No. 169 de 2004 suscrito con el Ministerio de la

Protección Social y demás, no más cierto es que según el contrato según la

cláusula segunda “ … en desarrollo de las siguientes actividades”, pactaron 94

personas mensuales (según nómina en promedio mensual 76 personas). Así

mismo, no allegaron soportes del personal (que labora pensionado, en licencia no

remunerada, etc.). Por lo anterior, no se acepta el descargo toda vez que se

presume que el número de personas que efectivamente prestaron el servicio, es el

número de personas que aparecen en las planillas de pago de aportes a salud y

pensión.

Así las cosas, según las nóminas allegadas por y de ACTISALUD de julio a

diciembre/12 (incluida junio allegada) refleja lo siguiente:



VERSIÓN 2



MES NOMINA ADMISALUD FACTURA ADMISALUD

Junio $ 136,360,966 $ 96,961,726 Julio $ 139,036,232 $ 163,635,263

Agosto $ 136,923,091 $ 160,170,164 Septiembre $ 131,989,697 $ 156,494,725

Octubre $ 126,998,040 $ 142,669,517

Noviembre $ 126,607,521 $ 141,739,181 Diciembre $ 124,605,421 $ 139,699,774

Total $ 922,520,969 $ 1,001,370,350

$ 78,849,381

(Presunta diferencia) Valor contrato $1.125.870.455

Es importante traer a colación lo manifestado en el descargo del numeral O, “…

valor ejecutado de $1.001.370.350, cifra que incluye además de los conceptos de nómina, las prestaciones sociales incluida dotación personal y de seguridad industrial, seguridad social (aporte patronal), parafiscales, pólizas y gastos de legalización del contrato, …”. Por lo anterior, se establece un presunto hallazgo fiscal por determinar, teniendo en cuenta que no se incluyo en la columna valor nómina lo destinado para el fondo de solidaridad pensional. Además, no se incluyo el valor de dotación de los asociados (que tienen derecho), ya que no se allego dentro de los descargos dicha información. Nota: Al valor de la nómina de ACTISALUD, se le sumaron los siguientes factores: (parafiscales (9%), Prima y cesantías (8.33%), Intereses cesantías (1% mensual), vacaciones (4.166%) y salud y pensión (20.5%) y RL (0.0522), sobre los RL, se estableció el riesgo mínimo, teniendo en cuenta que el mismo lo estable la ARL, de acuerdo a la labor u profesión desempeñada y no se conto con dicha información. Es de mencionar que con respecto a los comprobantes de egreso (discriminando el valor cancelado en cada uno de ellos), no allegaron descargo, ni soporte alguno.

H45. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL POR DETERMINAR. 19. CONTRATO NO. 595 DEL 22 DE JUNIO DE 2012, CELEBRADO CON JOSÉ EUGENIO GÓMEZ CASTELLANOS 13.920.613 Y/O DISFARMA Cuyo objeto fue compra de medicamentos especiales para la ESE Hospital Universitario, por valor de $158.410.000, adición No. 1 (agregar en la etiqueta la leyenda uso institucional) del 26.09.12, adición No. 2 del



VERSIÓN 2



26.12.12 por $29.680.000 y reducción en $4.400.000. Proceso adelantado mediante Convocatoria Pública. Rubro presupuestal afectado 221101 (productos farmacéuticos). El contrato presenta las pólizas No. 0748094-3 del 05.07.12. Supervisora del Contrato María Claudia Rodríguez – Líder programa apoyo a la atención. Acta de inicio del 05.07.12 firmado entre el supervisor y contratista. Observaciones: No se observo en la carpeta contentiva del contrato: Términos de referencia (pliegos de condiciones), propuesta del contratista, informes de la supervisora, comprobantes de egreso, evaluación técnica, económica y evaluación jurídica. El certificado de B.P.M. (cláusula segunda numeral 3 del contrato).

De otra parte, teniendo en cuenta la siguiente relación de facturas de venta y comprobantes de entrada a almacén, entregadas, se observa una Presunta diferencia de $101.810.000, por lo que se solicita allegar copia de todas las facturas de venta e ingreso almacén, así mismo copia de los comprobantes de egreso, si ya fue cancelado.

Con respecto a las factura de venta 229286 del 27.09.12 se observa que el medicamento (D)HAEMATE P 500 UI AMP-BIOTOSCANA, se observa que su fecha de vencimiento fue el 11.11.09. Favor explicar.

Sin embargo, con respecto a la no cancelación del contrato, según el manual de contratación del 29-06.07 (resolución 000739) de la ESE HUEM, en la página No. 43 párrafo 4, dice: EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO: “El registro presupuestal es la operación realizada por el funcionario responsable del presupuesto, que consiste en tomar nota oficial de la existencia de un contrato para reservar con destino al mismo los dineros correspondientes en el presupuesto de la entidad, evitando que los recursos sean destinados a un fin diferente del objeto contratado. Para ello, el registro debe indicar claramente el valor y los plazos en que deben hacerse los pagos del contrato” (comillas fuera de texto). Además de lo dispuesto en la cláusula décima cuarta del contrato. Lo anterior contraviniendo presuntamente lo dispuesto en el Art. 21 (párrafos 2 y 3) decreto 115/96. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO

No. FACTURA VALOR INGRESO

ALMACEN No.

224899 $ 3,800,000 4672

230967 $ 7,250,000 5376

223829 $ 2,200,000 4335

224045 $ 1,600,000 4546



VERSIÓN 2



Descargo de la entidad:

En la carpeta contractual, se encuentran los términos de referencia (pliegos de

condiciones) que se publican en la página web institucional del proceso de

aria pública SAC 12-011 cuyo objeto es la compra de medicamentos

a es para la ESE HUEM; los cuales se adjuntan en CD del contrato en 27 folios.

En el desarrollo del proceso contractual, se cuenta con requisitos habilitantes y de

evaluación que incluye la propuesta técnica presentada por los oferentes. Para el

caso, se adjunta la propuesta presentada por la empresa DISFARMA.

Los informes de supervisión, se ejecutan mensualmente y se adjuntan el en CD

anexo, con nombre "informes de Supervisión" en 14 folios.

En el proceso precontractual, se establece la evaluación técnica, económica y

jurídica, la cual se anexa en CD adjunto para el contrato No 595.

Dentro de todas las propuestas económicas se cuenta con Certificados del BPM

ya que son requisitos precontractuales establecidos en los pliegos.

Se anexa copia 22 folios, contentivos de copias de facturas y comprobantes de

ingreso al almacén (5214, 4546, 4873,4916, 5327, 5344, 6460, 4535, 4676, 5733).

Facturas de venta (224899, 224045, 223829, 223352, 227462, 229286, 230495,

230774, 230967, Y 232461).

En lo que respecta a la factura de venta No. 229286 proveedor Disfarma, cometió

un error al omitir eI lote, y la fecha de vencimiento errada, sin embargo el

producto ingreso al almacén con el ingreso 5214 en donde figura el lote

86065911 B de fecha de vencimiento 30/09/2013. Lo anterior obedece a que los

223352 $ 10,250,000 4873

227462 $ 1,100,000 4916

229286 $ 12,240,000 5214

230495 $ 6,300,000 5327

230774 $ 18,390,000 5344

232461 $ 14,350,000 5733

235362 $ 4,400,000 6460

Total $ 81,880,000

Valor Contrato $ 183,690,000

Diferencia $ 101,810,000



VERSIÓN 2



funcionarios de almacén con cada ingreso de productos verificar el lote y fecha de

vencimiento como figura la pie de pagina de la factura por parte del funcionario

(Rodolfo Moreno) y conforme al Registro Invima. Anexo soportes en medio físicos

En lo pertinente a la no cancelación del contrato No. 595/2012, se considera que

no es claro el órgano de control en lo requerido; sin embargo la ESE HUEM como

entidad respetuosa de las peticiones de los órganos de control y ejerciendo su

derecho a la defensa se permite manifestar los siguientes:

Siendo un contrato de suministro la ejecución se comporta de acuerdo a la

demanda de medicamentos y necesidades de los servicios hospitalarios. Debido a

esto el registro puede ser mayor al saldo final de lo suministrado, lo que resulta

normal esta clase de contratos de suministro conforme a su ejecución de tracto

sucesivo.

En la Adición No. 2 realizada al contrato de la referencia, solo se modifico el

a o en cuento a cantidades de productos, mas no en valor o monto, se

actúa a copia del registro presupuestal 2901 y copia de la Adición No. 002 en

medio físico.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con respecto a lo manifestado en los descargos sobre los términos de referencia (pliegos de condiciones), informes de la supervisora, evaluación técnica, económica y evaluación jurídica y el certificado de B.P.M. (cláusula segunda numeral 3 del contrato), se aceptan los descargos, toda vez que se allego copia de los mismos en medio magnético. Sin embargo, se confirma como hallazgo administrativo por cuanto dichos documentos en su momento nos e observaron en la respectiva carpeta contentiva. Es de mencionar que sobre la propuesta, no se allego el respectivo soporte. Sobe la relación de facturas de venta y comprobantes de entrada a almacén (por un total de $81.880.000), relacionadas en los descargos y allegados los soportes, no se observan documentos distintos a los relacionados por la comisión auditora en la observación, por lo que se sigue manteniendo la presunta diferencia de $72.130.000, por lo anterior, se confirma como presunto hallazgo fiscal. De otra parte, sobre los comprobantes de egreso y/o si el contrato ya se cancelo, no hicieron mención alguna. Con respecto a al medicamento (D)HAEMATE P 500 UI AMP-BIOTOSCANA, sobre su fecha de vencimiento, revisado el comprobante de entrada No. 5214 del



VERSIÓN 2



01.10.12, como lo manifiestan ustedes en el descargo y bajo el principio de buena fe sobre el nombre del medicamento, se acepta el descargo. Lo relacionado en la observación con el no pago, simplemente se hizo referencia fue que el contrato contaba con el respectivo registro presupuestal, lo que significa que esté en su momento debió ser cancelado.

H46. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - FISCAL ($72.130.000).

20. CONTRATO NO. 640 DEL 24 DE JULIO DE 2012, CELEBRADO CON SHYNTES DE COLOMBIA SAS 830.109.806 Y/O CLAUDIA BARONA HERNÁNDEZ 45.755.521. Cuyo objeto fue suministro de material de ortopedia general, neurocirugía maxilofacial, cirugía de mano, materiales especiales para la ESE Hospital Universitario. Por valor de $1.100.000.000, duración 05 meses. Adición No. 1 del 05.10.12 (modificación asignación supervisor), adición No. 2 del 30.08.12 (amplian ítems), Adición No. 3 del 28.11.12 por $150.000. Valor Total $1.250.000.000. Proceso adelantado mediante convocatoria pública SAC12-018. Adjudicado mediante resolución 0984/24.07.12. Rubro presupuestal afectado 22120101 (material médico quirúrgico). El contrato presenta las pólizas No. 2093605 (cumplimiento) del 22.08.12, 422817/22.08.12 y 21.12.12 Responsabilidad civil extracontractual. Supervisora del Contrato María Elizabeth Sandoval Parra – Instrumentadora Quirúrgica Acta del comité para la adquisición de servicios (Art. 6 estatuto contractual acuerdo No. 011/03.06.98), evaluación técnica y financiera, evaluación jurídica. Observaciones: En la carpeta contentiva no se observo: la respuesta a las observaciones realizadas por Universal Medik – Dipromedicos y Shico, las facturas de ventas excepto del 5288 a la 5325, todos los comprobantes de egreso, ni se observaron las entradas a almacén. Por lo que se solicita allegar el total de facturas, copia de todos los comprobantes de egreso y los ingresos a almacén. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL POR CUANTIFICAR.



VERSIÓN 2




No se observo las respuestas a las observaciones realizadas por Universal

Medik- Dispromedicos y Shico:

En relación a la observación nos permitimos adjuntar copia de la adenda

N° 01 de fecha 11 de julio de 2012, para dar respuesta a las observaciones

efectuadas en el proceso y publicadas en la página web, cuatro (4) folios.

Del 5288 al 5325, todos los comprobantes de egreso ni se observaron las

entradas a almacén:

Nos permitimos hacer entrega de la totalidad de copia de las facturas y

comprobantes de egreso e ingresos a almacén, que comprueban la

inexistencia del presunto hallazgo fiscal formulado.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con respecto a las observaciones realizadas por Universal Medik – Dipromedicos y Shico (se allego en medio magnético), las facturas de venta excepto del 5288 a la 5325 y las entradas a almacén, se aceptan los descargos toda vez que se allego copia de los mismos. Sin embargo, se confirma como hallazgo administrativo toda vez que todos los soportes no se encontraron en la carpeta contentiva del contrato. De acuerdo a lo anterior sumadas las facturas allegadas se observa lo siguiente:

No. FRA.

VALOR COMPR.

ENTRADA No. FRA. VALOR

COMPR. ENTRADA

No. FRA. VALOR COMPR.

ENTRADA

5732 $ 2,377,840 144 5385 $ 14,672,000 5757 5,647 $ 2,450,000 5,891

5738 $ 260,000 5157 5386 $ 8,468,000 5755 5,654 $ 7,500,000 5,893

5739 $ 14,472,000 5158 5623 $ 1,179,112 5909 5,644 $ 5,550,000 5,893

5740 $ 2,769,728 5159 5384 $ 9,991,500 5756 5,645 $ 4,380,000 5,894

5722 $ 1,250,000 6145 5383 $ 2,850,000 5753 5,612 $ 1,960,000 5,895

5724 $ 3,410,000 6135 5354 $ 490,000 5747 5,614 $ 3,545,737 5,896

5723 $ 5,261,390 6134 5353 $ 7,480,000 5748 5,635 $ 1,250,000 5,884

5725 $ 2,303,214 6136 5389 $ 2,454,906 5759 5,636 $ 1,250,000 5,885

5726 $ 820,000 6138 5397 $ ,265,100 5767 5,637 $ 1,250,000 5,886

5727 $ 988,000 6140 5395 $ 980,000 5765 5,638 $ 1,589,000 5,887

5728 $ 3,190,000 6141 5394 $ 13,000 5764 5,650 $ 18,980,000 5,888

5729 $ 7,246,000 6142 5396 $ 344,000 5766 5,649 $ 6,047,404 5,889

5730 $ 8,620,000 6155 5355 $ 1,546,000 5766 5,621 $ 1,657,174 5,873

5731 $ 14,672,000 6143 5393 $ 4,265,000 5763 5,622 $ 8,115,000 5,874

5757 $ 5,174,410 6336 5392 $ 3,932,692 5762 5,624 $ 660,000 5,875

5758 $ 988,000 6337 5391 $ 14,472,000 5761 5,625 $ 790,650 5,876

5759 $ 4,135,000 6338 5390 $ 4,380,000 5760 5,626 $ 18,958,000 5,877

5760 $ 1,470,000 6340 5454 $ 2,500,000 5780 5,627 $ 3,231,000 5,878

5761 $ 620,000 6341 5453 $ 980,000 5779 5,629 $ 4,345,628 5,879



VERSIÓN 2



5762 $ 3,545,737 6342 5428 $ 2,850,000 5778 5,631 $ 980,000 5,880

5763 $ 9,145,430 6344 5427 $ 6,606,808 5777 5,632 $ 980,000 5,881

5767 $ 25,300 6345 5421 $ 3,421,651 5775 5,633 $ 1,250,000 5,882

5768 $ 4,247,346 6348 5420 $ 5,333,000 5774 5,576 $ 1,250,000 5,898

5770 $ 9,702,000 6347 5418 $ 4,708,000 5773 5,634 $ 1,250,000 5,883

5772 $ 4,120,000 6349 5415 $ 4,380,000 5772 5,620 $ 8,012,491 5,908

5773 $ 5,060,000 6350 5407 $ 5,075,000 5771 5,630 $ 980,000 5,906

5774 $ 4,424,000 6351 5406 $ 601,000 5770 5,615 $ 8,259,558 5,905

5766 $ 3,187,754 6353 5404 $ 3,026,346 5769 5,577 $ 1,250,000 5,932

5771 $ 4,150,000 6449 5402 $ 5,340,000 5768 5,580 $ 3,265,100 5,858

5764 $ 2,980,000 6474 5365 $ 1,235,680 5754 5,581 $ 6,322,042 5,859

5765 $ 6,076,404 6476 5463 $ 5,035,000 5788 5,582 $ 3,630,000 5,860

5639 $ 3,436,201 5461 $ 2,916,093 5787 5,583 $ 980,000 5,861

5669 $ 21,372,000 5962 5460 $ 3,410,000 5786 5,584 $ 4,666,404 5,862

5670 $ 773,000 5961 5459 $ 3,410,000 5785 5,585 $ 970,650 5,864

5671 $ 4,105,971 5960 5458 $ 15,260,000 5784 5,489 $ 16,055,000 5,795

5672 $ 4,135,000 5959 5457 $ 3,890,000 5783 5,507 $ 2,500,000 5,809

5673 $ 1,646,650 5958 5456 $ 3,265,100 5782 5,514 $ 4,285,877 5,811

5674 $ 8,309,182 5957 5455 $ 980,000 5781 5,508 $ 980,000 5,810

5685 $ 5,197,404 6028 5493 $ 980,000 5799 5,504 $ 2,493,300 5,808

5686 $ 745,650 6029 5492 $ 4,820,000 5798 5,509 $ 45,000 5,808

5687 $ 889,300 6030 5491 $ 245,547 5797 5,503 $ 1,250,000 5,807

5688 $ 980,000 6032 5490 $ 315,000 5796 5,502 $ 1,546,000 5,806

8689 $ 490,000 6037 5488 $ 1,195,650 5794 5,501 $ 1,250,000 5,805

5690 $ 4,649,390 6033 5486 $ 868,000 5793 5,500 $ 1,250,000 5,804

5691 $ 2,850,000 6034 5485 $ 4,380,000 5792 5,498 $ 1,250,000 5,803

5692 $ 4,135,000 6035 5468 $ 1,250,000 5791 5,497 $ 603,000 5,802

5693 $ 3,890,000 6036 5467 $ 1,838,650 5790 5,495 $ 405,000 5,801

5694 $ 3,410,000 6037 5466 $ 1,250,000 5789 5,494 $ 274,650 5,800

5695 $ 980,000 6038 5613 $ 4,770,202 5868 5,289 $ 980,000 5,043

5352 $ 2,361,604 5745 5616 $ 2,994,995 5869 5,288 $ 980,000 5,042

5351 $ 558,000 5744 5618 $ 7,848,808 5871 5,290 $ 3,740,000 5,044

5350 $ 265,596 5743 5646 $ 980,000 5892 5,291 $ 1,250,000 5,045

5505 $ 8,390,996 5776 5617 $ 4,050,000 5870 5,292 $ 4,260,000 5,046

5417 $ 5,550,000 5776 5619 $ 687,000 5872 5,293 $ 980,000 5,047

No. FRA. VALOR COMPR.

ENTRADA

5,295 $ 3,231,000 5,054

5,296 $ 644,000 5,055

5,297 $ 1,250,000 5,056

5,298 $ 4,148,000 5,057

5,299 $ 5,420,000 5,058

5,300 $ 1,452,000 5,060

5,301 $ 14,672,000 5,062

5,302 $ 980,000 5,073

5,303 $ 2,568,302 5,074

5,304 $ 861,000 5,191

5,305 $ 14,472,000 5,075

5,306 $ 1,083,691 5,076

5,307 $ 1,060,650 5,078

5,308 $ 12,624,000 5,079

5,311 $ 14,672,000 5,081

5,312 $ 14,472,000 5,082

5,313 $ 2,979,006 5,083

5,314 $ 144,832 5,084

5,315 $ 166,884 5,085

5,316 $ 4,380,000 5,086



VERSIÓN 2



5,317 $ 1,470,000 5,088

5,318 $ 490,000 5,089

5,319 $ 7,132,000 5,090

5,320 $ 980,000 5,091

5,321 $ 4,625,000 5,092

5,324 $ 14,672,000 5,101

5,325 $ 775,000 5,102

5,323 $ 980,000 5,093

5,310 $ 3,480,000 5,080

5,322 $ 2,450,000 5,192

5386 $ 1,470,000 5758

5648 $ 980,000 5890

5,294 $ 880,650 5,048

Total Facturas $ 754,893,017

Valor Contrato $1.250.000.000

Presunta diferencia $495,106,983

Sobre lo anterior, mencionan: “Nos permitimos hacer entrega de la totalidad de

copia de … y comprobantes de egreso … que comprueban la inexistencia del

presunto hallazgo fiscal formulado” (las comillas son mías). Sin embargo, se deja

presente que dentro de los soportes allegados (físicos y magnéticos), no se

observaron los mencionados documentos. Por lo tanto, se observa un presunto

hallazgo fiscal por cuantía indeterminada.

H47. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – FISCAL POR DETERMINAR. 21. CONTRATO NO. 649 DEL 26 DE JULIO DE 2012, CELEBRADO CON HOSPICLINIC DE COLOMBIA SAS 900.309.444 RODOLFO ANTONIO RIVERA ROZO 88.214.258. Cuyo objeto fue suministro de material médico quirúrgico, dispositivos médicos para la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz, por valor de $484.923.950, adición No. 1 del 22 de octubre de 2012 por valor de $7.427.915, Total $492.351.865. Proceso adelantado mediante convocatoria pública. Rubro presupuestal afectado 22120101 (material médico quirúrgico). El contrato presenta la póliza No. 0759572-1 del 03.08.12 de Suramericana. Supervisora del Contrato Elizabeth Camacho Vera – Líder de Programa de Servicios Quirúrgicos (Enfermera Profesional). Observaciones: No se observo en la carpeta contentiva del contrato: Términos de referencia (pliegos de condiciones), propuesta del contratista, extensión de la póliza,



VERSIÓN 2



informes de la supervisora, evaluación técnica, económica y evaluación jurídica. El certificado de B.P.M. (cláusula segunda numeral 3 del contrato). De otra parte, teniendo en cuenta la siguiente relación de facturas de venta y comprobantes de entrada a almacén, entregadas, se observa una Presunta diferencia de $185.848.365, por lo que se solicita allegar copia de todas las facturas de venta e ingreso almacén (faltantes), así mismo copia de los comprobantes de egreso, si ya fue cancelado. Sin embargo, con respecto a la no cancelación del contrato, según el manual de contratación del 29-06.07 (resolución 000739) de la ESE HUEM, en la página No. 43 párrafo 4, dice: EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO: “El registro presupuestal es la operación realizada por el funcionario responsable del presupuesto, que consiste en tomar nota oficial de la existencia de un contrato para reservar con destino al mismo los dineros correspondientes en el presupuesto de la entidad, evitando que los recursos sean destinados a un fin diferente del objeto contratado. Para ello, el registro debe indicar claramente el valor y los plazos en que deben hacerse los pagos del contrato” (comillas fuera de texto). Además, de lo dispuesto en la cláusula décima cuarta del contrato. Lo anterior contraviniendo presuntamente, lo dispuesto en el Art. 21 (párrafos 2 y 3) decreto 115/96. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO


ALMACEN No.

97883 $ 1,168,886 5199

97879 $ 581,120 5199

98815 $ 2,577,400 5284

100092 $ 558,540 5916

98733 $ 6,000,000 5259

98989 $ 1,975,248 5325

98960 $ 1,706,800 5303

99361 $ 20,255,720 5441

98513 $ 210,000 5612

99689 $ 4,969,600 5695

99646 $ 4,416,000 5694

99680 $ 3,680,000 5693

101148 $ 5,516,150 6481

101341 $ 7,360,000 6456



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD:

No se observo en la carpeta contentiva del contrato: Términos de referencia

(pliego de condiciones), propuesta del contratista, extensión de la póliza, informes

ce la supervisora, evaluación técnica, económica y evaluación jurídica. El

certificado de S.P.M. (Clausula segunda numeral 3 del contrato).

En lo pertinente a las observaciones nos permitimos dar respuesta en los

siguientes términos: Si existe términos de referencia (pliego de condiciones)

necesarios para llevar a cabo el proceso precontractual, así mismo la ESE HUEM,

dando aplicación al principio de la planificación contractual, elaboró y público en su

debido momento los respectivos pliegos en la Pagina Web de la ESE HUEM,

fundamento para la presentación de la propuesta por parte del contratista: que si

existe, así como la póliza, y posteriormente los informes de evaluación de los

requisitos habilitantes y 'propuesta económica; con lo anterior se pudo determinar

cuál fue la oferta más favorables a la entidad, razón por la cual se s suscribió el

contrato de la referencia a favor de Hospiclinic. El proponente en su propuesta y

contrato aporta como es debido y exigido en el anexo técnico del pliego de

condiciones el Certificado de B.P.M. y finalmente se anexan en el CD, contentivo

de todo lo mencionado los informes correspondientes al supervisor del contrato.

(ANEXO CD).

Se anexa copia de los documentos requeridos (copia de las facturas de venta y

comprobantes de egreso).

100604 $ 32,864,640 6021

101048 $ 19,232,518 6315

98060 $ 2,269,508 4995

97555 $ 5,056,046 4819

97658 $ 3,680,000 4846

97375 $ 348,000 4773

96986 $ 7,191,760 4992

97362 $ 6,000,000 4764

101175 $ 1,723,564 6479

Total $ 139,341,500


Diferencia $90,423,843



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA De acuerdo a los soportes allegados, términos de referencia (pliegos de condiciones), propuesta del contratista, extensión de la póliza, informes de la supervisora (incompletos). El certificado de B.P.M. (cláusula segunda numeral 3 del contrato), se aceptan los descargos y se desvirtúa el presunto hallazgo disciplinario. Sin embargo, se confirma el hallazgo administrativo y se somete a plan de mejoramiento por cuanto todos los soportes no se observaron en la respectiva carpeta contractual. Con relación a la evaluación técnica, económica y evaluación jurídica, no se allego dentro de los descargos (ni en físico, ni en medio magnético). Sin embargo, se somete a plan de mejoramiento.

Con relación a lo que manifiestan en el descargo “Se anexa copia de los

documentos requeridos (copia de las facturas de venta y comprobantes de

egreso)”, revisadas las facturas allegadas (soportes físicos), solo se observa una

nueva factura la No. 5087 por valor de $1.208.000 y comprobante de entrada No.

5196/2740912, las demás fueron entregadas y éstas fueron relacionadas en el

informe preliminar. Sobre los comprobantes de egreso (permite inferir que el

contrato fue cancelado), no fueron allegados en ningún medio (físico y magnético).

Por lo anterior, se observa un presunto hallazgo fiscal por cuantía

indeterminada.

H48. HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL POR DETERMINAR

22. CONTRATO NO. 645 DEL 26 DE JULIO DE 2012, CELEBRADO CON PHARMAEUROPEA DE COLOMBIA 830.088.135 Y/O JORGE ARMANDO CAÑON 19.222.694. Cuyo objeto fue suministro de material médico quirúrgico, dispositivos médicos para la ESE Hospital Universitario Erasmo Meoz por valor de $229.756.343, con una duración de 05 meses. Adición 1 del 30.10.12 (cambio supervisor). Proceso adelantado mediante convocatoria pública. Rubro presupuestal afectado 22120101 (material médico quirúrgico). El contrato presenta la póliza de cumplimiento No. 2088201 del 2012.08.09 de Liberty Seguros y de responsabilidad No. 421317/29.08.12. Supervisora del Contrato Constanza Becerra – Líder de Servicios Quirúrgicos. Póliza Responsabilidad civil No. 2088201 del 2012.08.09.



VERSIÓN 2



Observaciones: No se observo en la carpeta contentiva del contrato: Términos de referencia (pliegos de condiciones), propuesta del contratista, evaluación técnica, económica y evaluación jurídica, informes de la supervisora, comprobantes de egreso, El certificado de B.P.M. (cláusula segunda numeral 3 del contrato). De otra parte, teniendo en cuenta la siguiente relación de facturas de venta y comprobantes de entrada a almacén, entregadas, se observa una Presunta diferencia de $90.423.843, por lo que se solicita allegar copia de todas las facturas de venta e ingreso almacén (faltantes), así mismo copia de los comprobantes de egreso, si ya fue cancelado. Con respecto a las factura de venta 101048 del 18.12.12 se observa que el producto Tubo Endotraqueal C/B No. 4.0, se observa que su fecha de vencimiento fue el 07.2012. Favor explicar. Sin embargo, con respecto a la no cancelación del contrato, según el manual de contratación del 29-06.07 (resolución 000739) de la ESE HUEM, en la página No. 43 párrafo 4, dice: EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO: “El registro presupuestal es la operación realizada por el funcionario responsable del presupuesto, que consiste en tomar nota oficial de la existencia de un contrato para reservar con destino al mismo los dineros correspondientes en el presupuesto de la entidad, evitando que los recursos sean destinados a un fin diferente del objeto contratado. Para ello, el registro debe indicar claramente el valor y los plazos en que deben hacerse los pagos del contrato” (comillas fuera de texto). Además, de lo dispuesto en la cláusula décima cuarta del contrato. Lo anterior contraviniendo presuntamente lo dispuesto en el Art. 21 (párrafos 2 y 3) decreto 115/96. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO


ALMACEN No.

97883 $ 1,168,886 5199

97879 $ 581,120 5199

98815 $ 2,577,400 5284

100092 $ 558,540 5916

98733 $ 6,000,000 5259

98989 $ 1,975,248 5325

98960 $ 1,706,800 5303



VERSIÓN 2




En lo pertinente a las observaciones nos permitimos dar respuesta en los

siguientes términos: Si existe términos de referencia (pliego de condiciones)

necesarios para llevar a cabo el proceso precontractual, así mismo la ESE HUEM,

dando aplicación al principio de la planificación contractual, elaboró y público en su

debido momento los respectivos pliegos en la Pagina Web de la ESE HUEM,

fundamento para la presentación de la propuesta por parte del contratista: que si

existe y posteriormente los informes de evaluación de los requisitos habilitantes y

'propuesta económica; con lo anterior se pudo determinar cuál fue la oferta más

favorables a la entidad, razón por la cual se s suscribió el contrato de la referencia

a favor del contratista. El proponente en su propuesta y contrato aporta como es

debido y exigido en el anexo técnico del pliego de condiciones el Certificado de

B.P.M. y finalmente se anexan en el CD, contentivo de todo lo mencionado los

informes correspondientes al supervisor del contrato. (ANEXO CD).

99361 $ 20,255,720 5441

98513 $ 210,000 5612

99689 $ 4,969,600 5695

99646 $ 4,416,000 5694

99680 $ 3,680,000 5693

101148 $ 5,516,150 6481

101341 $ 7,360,000 6456

100604 $ 32,864,640 6021

101048 $ 19,232,518 6315

98060 $ 2,269,508 4995

97555 $ 5,056,046 4819

97658 $ 3,680,000 4846

97375 $ 348,000 4773

96986 $ 7,191,760 4992

97362 $ 6,000,000 4764

101175 $ 1,723,564 6479

Total $ 139,341,500


Diferencia $90,423,843



VERSIÓN 2



Se anexa copia de los documentos requeridos (copia de las facturas de venta y

comprobantes de egreso).

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA De acuerdo a los soportes allegados (medio magnético), propuesta del contratista y certificado de B.P.M. (cláusula segunda numeral 3 del contrato), se aceptan los descargos y se desvirtúa el presunto hallazgo disciplinario. Sin embargo, se confirma el hallazgo administrativo y se somete a plan de mejoramiento, por cuanto todos los soportes no se observaron en la respectiva carpeta contractual. Con relación a los términos de referencia (pliegos de condiciones), evaluación técnica, económica y evaluación jurídica, informes de la supervisora, no se allego dentro de los descargos (ni en físico, ni en medio magnético). Sin embargo, se somete a plan de mejoramiento.

Con relación a lo que manifiestan en el descargo “Se anexa copia de los

documentos requeridos (copia de las facturas de venta y comprobantes de

egreso)”, revisado el medio magnético no se allegaron, como tampoco se

allegaron en medio físico, Por lo anterior, se mantiene el presunto hallazgo fiscal

por cuantía indeterminada.

Al respecto, como refieren que allegan los comprobantes de egreso, esto permite inferir que dicho contrato fue cancelado.


23. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 676 DE DICIEMBRE 07 DE 2.012, SUSCRITO CON SINTRANORDESA Y/O ENRIQUE VILLAMIZAR ZÚÑIGA, POR $ 138’814.133

Contratación del subproceso de facturación y auditoria, actividades de revisión de cuentas, auditoria de cuentas medicas, glosas etc. OBSERVACIONES: No se encontró el informe del supervisor de este contrato, tampoco se encontro acto administrativo donde se designe al supervisor, no se encontraron cumplidos de actividades, no se encontraron pagos en la cuenta, hay acta de inicio ni de recibido parcial ni final, tampoco se encontró la liquidación. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL POR DETERMINAR.



VERSIÓN 2



DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa acto administrativo donde se designa como Supervisora de los contratos de SINTRANORDESA a la profesional de apoyo y seguimiento al componente operativo del proyecto de facturación y auditoria para la ESE HUEM, a la Dra Yamile Gallardo Ramírez. Se adjunta informe de actividad por parte de la supervisión correspondiente al mes de diciembre. Se adjunta comprobante de pago a SINTRANORDESA correspondiente al mes de diciembre de 2.012, el cual fue pagado en el mes de marzo de 2.013 Acta de inicio del contrato 676 del 07 de diciembre de 2.0112 No se adjunta el acta de liquidación porque no se ha generado liquidación de acuerdo a lo establecido en la norma, aun estamos dentro del plazo establecido para ello. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Revisados los documentos enviados en medio magnético se aceptan los descargos y se desvirtúa el hallazgo administrativo y fiscal. 24. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 050 DE 01 DE ENERO

DE 2.012, SUSCRITO CON SINDICATO DE PROFESIONALES I OFICIALES ADMINISTRATIVOS ADMISALUD, POR $ 211’357.544,

Cuyo objeto fue para el desarrollo de los componentes operativos y los procesos de apoyo administrativo en áreas de mantenimiento (sala de máquinas, caldera, ornamentación, electricidad, plomería, redes telefónicas, y equipo biomédico etc). OBSERVACIONES: No se encontraron los informes del supervisor de este contrato sino un acta final del mismo día 01 de enero de 2.012, que es la misma fecha en que se suscribió el contrato. No se encontraron pagos. Sobre el pago de seguridad social (salud y pensión), se allego la planilla de aportes No. 3459675 observándose aportes por un total de 140 personas, igual número de personas en nómina del mes de enero de 2012. Sin embargo, en el contrato en la cláusula segunda objeto del contrato, se observa un componente mínimo de 175.5 personas como mínimo requeridas, razón por la que no se entiende, la diferencia de 35.5 de personas, del componente mínimo contratado. De otra parte, según lo estipulado en la cláusula sexta del contrato, la asociación debió cumplir, además de lo anterior, con el pago de salarios o las



VERSIÓN 2



compensaciones o participaciones, y dotaciones, entre otros. Por lo que se solicita, allegar los soportes de las acciones de vigilancia ejercidas por parte de la ESE, respecto al cumplimiento por parte de la asociación. Es de advertir, que en caso de un presunto incumplimiento del clausulado por parte de la Asociación, la ESE debe tomar las acciones pertinentes, toda vez que puede ocasionar inconformidad en los asociados, pudiendo traer consigo de además y de no preverse soluciones a tiempo, posibles contingencias o litigios jurídicos por parte de sus socios.

De otra parte, favor allegar explicaciones, el por qué según la nómina mensual de febrero de ADMISALUD discriminada por procesos, estas no guardan coherencia en su totalidad con los procesos que se contrataron. Ejemplo: según la nómina del mes se observan contratados para el SIAU 14 personas, nómina refleja 03 personas, lavandería contrato 4 personas en nómina aparecen 10, mantenimiento contratados 15, nómina 8, alimentos contratados 40, nómina 36, control interno no aparece en el contrato, costura no aparece en la nómina y contratados 2, sistemas 11 contratados, nómina 10; contaduría contratados 4, en nómina 3; arquitecto contratado 1 en nómina no aparece de lo anterior, favor allegar explicaciones. Según el total de la nómina de ADMISALUD de febrero/12, esta arroja un total de $209.693.83 (se incluyo el % de provisiones) - $211.357.544 (valor del contrato) = $1.663.711 (presunta diferencia) Presunto Hallazgo Fiscal. Es de mencionar, que dentro del presunto hallazgo fiscal no se descontó el valor destinado para dotación de los asociados (que tienen derecho), por cuanto no se conto con dicha información. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL POR $1.663.711 DESCARGO DE LA ENTIDAD a) Se adjuntan informes de supervisión, acta inicial y de liquidación del mismo. b) El contrato en reseña además de las actividades especificas discriminadas en él, contempla el cubrimiento de vacancias temporales como incapacidades, vacaciones, y licencias, así como el cubrimiento de las vacancias definitivas del personal de planta institucional, que en ocasiones en cumplimiento del convenio de desempeño número 169 de octubre de 2.004, suscrito con el Ministeri0 de salud y Protección Social, por la cual todos los meses varia el número de personas y por consiguiente el numero de procesos proyectados a contratar siempre fue mayor al numero de personas que ejecutaron la actividad, de allí que el pago al



VERSIÓN 2



sistema de seguridad social solo correspondió a las personas que efectivamente prestaron el servicio. C) Referente a los pagos de nómina, dotación y prestaciones sociales, mensualmente el Supervisor del contrato verifica que liquiden la nómina y que realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta mensual, los pagos de nómina fueron verificados para la suscripción del acta de liquidación del contrato; es preciso aclarar que el pago de las prestaciones sociales y dotaciones se certifican al finalizar la vigencia y cuando se realiza el acta de liquidación del último contrato de la vigencia, teniendo en cuenta que aunque son diferentes números de contratos es el mismo objeto contractual. d) En cuanto a la diferencia entre el número de personas en nómina de ADMISALUD y el contrato Nº 050 de 2.012, cuyo objeto es el componente operativo de subprocesos de apoyo administrativo, es importante precisar lo siguiente: 1. El contrato en reseña además de las actividades especificas discriminadas en él contempla el cubrimiento además de vacancias temporales como incapacidades, vacaciones y licencias, así como el cubrimiento de las vacancias definitivas del personal de planta Institiucional, que en ocasiones en cumplimiento del convenio de desempeño número 169 de octubre de 2.004, suscrito con el Ministerio de la Salud y Protección Social, por lo cual todos los meses varía el número de de personas, por consiguiente el número de procesos proyectados a contratar siempre es mayor al numero de personas que ejecutan la actividad. 2. La agremiación ADMISALUD además del contrato 050 de 2.012 tenía además a su cargo los contratos de planeación, estampilla, estadística y MECI, razón por la cual en su nómina se encuentran procesos que no se registran en el contrato 050. e) Es preciso aclarar que dentro del presunto hallazgo fiscal de $ 1.663.711, no aplica para el contrato 050 de 2.012, ya que estos valores corresponde a febrero y este forma parte del contrato Nº 144 de 2.012 y no al 05 que es del periodo enero 2.012, dado lo anterior, aclaramos que se ejecutó el valor de $ 307’276.645, cifra que incluye además de los conceptos de la nómina las prestaciones sociales incluida la dotación personal y de seguridad social ( aporte patronal), parafiscales, pólizas y gastos de legalización del contrato, la diferencia real no ejecutada es de $ 9’759.671, ya que el valor del contrato más sus adicionales es la suma de $ 317’036.316, lo cual fu reflejado en el acta de liquidación del contrato. Adjuntamos factura del mes de enero de 2.012. Con las explicaciones rendidas, se desvirtúa el presunto hallazgo Fiscal, advirtiendo que la diferencia a favor del Hospital, correspondió al ejercicio del ahorro y control en el gasto dispuesto de manera previa dentro del programa de saneamiento fiscal y financiero aprobado por la Junta Directiva ( acuerdo 020 de 2.012 ) y presentado al Ministerio de Salud y Protección Social.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Respecto a los informes del supervisor y acta final (25.01.12), se aceptan los descargos toda vez que se allegaron los respectivos soportes. Sobre lo manifestado en el literal b del presente contrato refieren “las actividades especificas discriminadas en él, contempla el cubrimiento de vacancias temporales como incapacidades, vacaciones, y licencias, así como el cubrimiento de las vacancias definitivas del personal de planta institucional, que en ocasiones en cumplimiento del convenio de desempeño número 169 de octubre de 2.004, suscrito con el Ministeri0 de salud y Protección Social, por la cual todos los meses varia el número de personas y por consiguiente el numero de procesos proyectados a contratar siempre fue mayor al número de personas que ejecutaron la actividad, de allí que el pago al sistema de seguridad social solo correspondió a las personas que efectivamente prestaron el servicio”. Si bien se acepta lo anterior, se agoto el valor contratado en un 97% con 140 personas que prestaron el servicio (según la nómina de ADMISALUD y la planilla de pago de aportes al SSSI), cuando el número de personas pactadas en el contrato (clausula primera) fue de 175.5 personas, es decir se agoto el mismo costo para 140 que lo contratado. Sobre lo manifestado en los descargos, “Referente a los pagos de nómina, dotación y prestaciones sociales, mensualmente el Supervisor del contrato verifica que liquiden la nómina y que realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta mensual, los pagos de nómina fueron verificados para la suscripción del acta de liquidación del contrato; es preciso aclarar que el pago de las prestaciones sociales y dotaciones se certifican al finalizar la vigencia y cuando se realiza el acta de liquidación del último contrato de la vigencia, teniendo en cuenta que aunque son diferentes números de contratos es el mismo objeto contractual”. Se aceptan los descargos, teniendo bajo presunción el principio de buena fe. Sin embargo, se reitera lo manifestado en el informe preliminar: “Es de advertir que de haberse presentado o para un futuro, de presentarse un presunto incumplimiento del clausulado por parte de la Asociación, la ESE debe tomar las acciones pertinentes, toda vez que puede ocasionar inconformidad en los asociados, pudiendo traer consigo de además y de no preverse soluciones a tiempo, posibles contingencias o litigios jurídicos por parte de sus socios”. Así mismo, se advierte que respecto a lo anterior (dispuesto en la cláusula sexta del contrato), no es suficiente lo manifestado por ustedes “el supervisor del mismo verifica mensualmente que liquiden la nomina y que realicen las provisiones de las prestaciones sociales y dotaciones pertinentes, soportes que son requisito para el trámite de la cuenta mensual …”, lo importante, es el seguimiento y control al pago efectivo de dichos factores y no quedarse meramente en la verificación de



VERSIÓN 2



provisiones. Sin embargo, se acepta dicho descargo, bajo la entera responsabilidad de la ESE HUEM. Respecto al presunto hallazgo fiscal, le manifestamos que si aplica para el contrato 050/12, toda vez que hubo un error de transcripción del mes (febrero), tratándose efectivamente sobre el mes de ejecución del contrato que fue enero. Según reflejan en el acta de liquidación del 20.04.12, hubo pagos efectuados por $307.276.645 - *$209.693.833 = $97.582.812, determinándose un presunto hallazgo fiscal. Como se manifestó anteriormente el valor de la nómina de ADMISALUD del presente contrato fue de $138.523.138 (140 personas), al cual se le adicionaron factores salariales (provisiones) arrojando un total de *$209.693.833 (no incluye provisiones para dotación).


25. CONTRATO DE SUMINISTROS 400 DEL 30 DE MARZO DE 2.012, SUSCRITO CON LUIS EUGENIO GÓMEZ CASTELLANOS,Y/O DISFARMA, POR $ 175’629.530, PARA SUMINISTRO DE PRODUCTOS MÉDICOS. OBSERVACIONES: No se encontraron pagos, no hay registro de la Cámara de Comercio, no hay entradas al almacén ni a la farmacia, no hay informes del supervisor del contrato. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL POR CUANTIFICAR DESCARGO DE LA ENTIDAD a)En el contrato de obra el comprobante de egreso Nº 10454 del 18 de marzo de 2.013 y el pago se materializo a través del cheque 103284 de bancolombia. b) Se adjunta fotocopia del registro de la cámara de comercio incluido en la propuesta presentada por DISFARMA, página 007 de la misma. c)En relación con la ausencia de entradas al almacén y a la farmacia institucional, se anexa 19 folios correspondientes a las copias de las facturas con su respectivo comprobante de entradas al almacén y acta de recibido Nº 01 del contrato Nº 400/2.012 en la cual consta el recibido de los medicamentos en la farmacia. Se anexa CD con informes de supervisión. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Revisados los documentos allegados en forma magnética, se aceptan los descargos y se desvirtúa el hallazgo administrativo y fiscal.



VERSIÓN 2



26. CONTRATO DE SUMINISTRO 597, DEL 22 DE JUNIO DE 2.012, SUSCRITO CON LUIS EDUARDO MOLINA CARREÑO DISPROFARM, POR $ 197’599.890, PARA SUMINISTRO DE PRODUCTOS MÉDICOS. OBSERVACIONES: El informe del supervisor no tiene cantidades recibidas, limitándose únicamente a mencionar las facturas y sus valores. No se encontró el registro de la cámara de comercio, no existen pagos. La cláusula segunda: obligaciones señala: “…la fecha de vencimiento de los productos no debe ser inferior a un (1) año a partir del momento que el Hospital reciba los medicamentos. Es requisito para la entrega del medicamento y recepción a satisfacción de todos y cada uno de los medicamentos…” Revisadas las facturas y comprobantes de entrada a almacén se detectó que la ESE HUEM recibió medicamentos con fecha de vencimiento menor a lo estipulado en el contrato, así mismo el comprobante de entrada no cuenta con esa fecha, a pesar de que el formato lo requería, como a continuación señalamos:

FECHA FACT No.

CANTIDAD PRODUCTO VALOR TOTAL

FECHA DE VENCIMIENTO

COMPROBANTE DE

ENTRADA No.

15-8-2012

07192 10 ETOMIDATO 135.000 30-4-2013 4702

31-7-2012

07071 10 BRIDION 3.900.000 28-2-2013 4552

18-7-2012

06951 16 QUELECIN 445.760 30-4-2013 4445

18-7-2012

06951 20 ETOMIDATO 270.000 30-4-2013 4445

18-7-2012

06951 75 QUELECIN 2.089.500 30-4-2013 4445

13-9-2012

07419 20 ETOMIDATO 270.000 30-4-2013 4915

13-9-2012

07419 10 BRIDION 3.900.000 28-2-2013 4915

2-10-2012

07567 30 ETOMIDATO 405.000 30-4-2013 5238

2-10-2012

07567 10 BRIDION 3.828.067 28-2-2013 5238

29-10- 07779 20 ETOMIDATO 270.000 30-4-2013 5496



VERSIÓN 2



2012

29-10-2012

07779 84 QUELECIN 2.340.240 1-4-2013 5496

29-10-2012

07779 7 BRIDION 2.679.647 28-2-2013 5496

29-11-2012

08033 22 REMIFENTANILO 3.465.000 31-5-2013 5830

27-11-2012

08033 22 BRIDION 1.148.420 28-2-2013 5830

POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO – FISCAL POR CUANTIFICAR. DESCARGO DE LA ENTIDAD a)El formato para el informe de supervisión de contratos del HUEM generado y avalado por el equipo de implementación del MECI, no establece que se deben reportar cantidades recibidas, por tal razón no son incluidas en el mismo. La información relacionada a las cantidades recibidas se consolida en el acta de liquidación donde se detalla la cantidad recibida en cada ítem. b)Se adjunta fotocopia del registro de la cámara de comercio incluido en la propuesta presentada por DISPROFERM. C)Se anexa el certificado de pago por la tesorería del HUEM d)En lo referente a la presunta trasgresión de las obligaciones consagradas en la clausula segunda, concretamente relacionado con que la fecha de vencimiento de los productos no debe ser inferior a un año, la administración consideró pertinente su aceptación teniendo en cuenta:

El plazo de duración era de seis meses y por ende la planeación contractual se realizo teniendo en cuenta dicho término, lo que incluía también la cantidad de medicamentos a contratar.

Los productos adquiridos en este contrato corresponden a anestésicos de alta rotación, los cuales fueron consumidos antes de su fecha de vencimiento tal y como se planificó y no se cuenta con existencia actualmente como es verificable por el aplicativo DGH.

La naturaleza jurídica del contrato señala que se trata de un acto jurídico en el cual existe un acuerdo de voluntades y dentro del principio de la autonomía de la voluntad de las partes concertaron el cambio de los medicamentos en el evento de no ser consumidos un mes antes de su fecha de vencimiento. Como consta en las actas de compromiso suscritas por el representante legal de la firma contratista- 7 folios.

e)En lo relativo a que el comprobante de entrada no estipula la fecha de vencimiento, me permito informar que la parametrización del aplicativo DGH requiere la fecha de vencimiento y el numero del lote a la fecha de ingresar el producto al almacen en el módulo de inventarios. La información ingresada en el documento llamado comprobante de entrada se visualiza en el documento llamado orden de despacho como se evidencia en los pantallazos adjuntos.



VERSIÓN 2



CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Revisados los documentos allegados en forma magnética se aceptan los descargos y se desvirtúa el hallazgo administrativo y fiscal. 27. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 225 SUSCRITO CON COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO R.H, POR $ 785’000.072, PARA EL SERVICIO DE ASEO, DEFINICIÓN Y CONSERVACIÓN DE LAS INSTALACIONES DE LA E.S.E DURANTE 9 MESES. OBSERVACIONES: Se amplio el contrato por un mes y junto con ello se ampliaron las pólizas respectivas. No se encontraron las actas de inicio ni la liquidación del contrato, pero si están todos los informes del Supervisor del Contrato. Se encontraron los pagos de este contrato. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCARGO DE LA ENTIDAD De acuerdo al asunto referente al numeral 17 del requerimiento de la contraloría. En cuanto a la liquidación del contrato 225 de 2.012 a la fecha de la visita se encontraba dentro de los términos de liquidación CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Revisados los documentos allegados se aceptan los descargos y se desvirtúa el hallazgo administrativo. 28. CONTRATO DE ADQUISICION DE PRODUCTOS MEDICOS 650 DEL 26 DE JULIO DE 2.012, SUSCRITO CON INCOMERCE Y/O RICARDO RIVEROS, POR $ 386’997.744, PARA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS MÉDICOS. OBSERVACIONES: No se encontró la disponibilidad presupuestal, los comprobantes de pago, las actas de recibido de los bienes, la entrada al almacén, no se encontraron cotizaciones, no se encontró el Registro de la cámara de Comercio ni el RUP. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO FISCAL POR CUANTIFICAR. DESCARGO DE LA ENTIDAD a)Se anexa certificado de disponibilidad presupuestal Nº 1049 del 25 de junio de 2.012 El referido documento respalda todas las obligaciones contraídas por el



VERSIÓN 2



Hospital de conformidad con la convocatoria pública Nº SAC12-019 cuyo objeto fue el suministro de material medico quirúrgico ( dispositivos médicos ) para la ESE HUEM. b)Tal como establece el pliego de condiciones del procesos SAC-019, el oferente presento la propuesta económica ( cotización) acorde al formato solicitado. Se adjuntan 22 folios. c)Se adjuntan en 19 folios el registro de la cámara de comercio y el RUP, los cuales hacen parte de los documentos solicitados como requisitos jurídicos del proceso SAC-019. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA No se llegó el acta de recibido ni constancias del almacén, se confirma el hallazgo administrativo y FISCAL.


29. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 513 DEL 15 DE JUNIO DE 2.012, SUSCRITO CON ANGEL URIEL GARCÍA TORRES, POR $ 159’090.750, PARA LA RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS Y BIOMÉDICOS. OBSERVACIONES: Ninguna. 30. CONTRATO DE SUMINISTROS 647 DEL 26 DE JULIO DE 2.012, SUSCRITO CON IMPORTADORA MÉDICA LOS ANDES, POR $ 562’438.078, PARA SUMINISTRO DE MATERIAL MEDICO. OBSERVACIONES: Aunque existen las facturas y las entradas al almacén, no se encontro ningún informe del supervisor. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO 31. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 090 DEL 01 DE ENERO DE 2.012, SUSCRITO CON NORTE SANTANDEREANA DE ORTOPEDIA Y TRAUMATOLOGÍA, POR $ 1.600.000.000 POR 11 MESES, PARA PRESTAR LOS SERVICIOS ASISTENCIALES DE ORTOPEDIA Y TRAUMATOLOGÍA. OBSERVACIONES: Existe la relación del personal que se atendió durante cada mes, informes del supervisor; no tiene observaciones.



VERSIÓN 2



32. CONTRATO DE SERVICIOS 088, DEL 01 DE ENRO DE 2.012, SUSCRITO CON UNIÓN DE CIRUJANOS ESPECIALIZADOS AFINES DEL NORTE DE SANTANDER, POR $ 978’120.000, PARA PRESTAR LOS SERVICIOS DE CIRUGÍAS GENERAL. OBSERVACIONES: Existe extenso informe de las actividades desarrolladas, y los respectivos informes mes a mes del supervisor del Contrato. No tiene observaciones. 33. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 078 del 01 de enero de 2.012, SUSCRITO CON DANIEL QUINTERO QUINTERO, POR $ 324’000.000, PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS ESPECIALES ASISTENCIALES Y ESPECIALIZADOS EN RADIOLOGÍA PEDIÁTRICA Y TOMA DE EXÁMENES DE CARDIOGRAFÍA Y PEDIÁTRICA. EN 12 MESES. OBSERVACIONES: El medico para los respectivos cobros mensuales, pasa el listado de pacientes atendidos, pero el Supervisor del contrato en sus informes únicamente se limita a colocar los avances del contrato y en nada se refiere a la cantidad y la calidad de pacientes atendidos. POSIBLE HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCARGO DE LA ENTIDAD El médico para los respectivos cobros mensuales, pasa el listado de pacientes atendidos, pero el supervisor del contrato en sus informes únicamente se limita a colocar los avances del contrato y en nada se refiere a la cantidad y calidad de pacientes atendidos. El profesional que presta los servicios durante el tiempo de ejecución del contrato presenta el cuadro de producción: con el listado de pacientes atendidos durante el respectivo mes y los soportes correspondientes a los servicios prestados y facturados, estos soportes son revisados y verificados por el auditor de cuentas de la entidad, quien emite el informe correspondiente a esta auditoría, indicando si los servicios cobrados corresponden al valor facturado y soportado y por ende al valor a pagar; si existe alguna inconsistencia efectúa una glosa a la cual se le da el trámite de acuerdo a la norma. Como evidencia de lo anterior se anexa copias de los informes de auditoría de algunos de los meses de este contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL A pesar de lo manifestado por la ESE HUEM se mantiene la observación de carácter administrativo, puesto que se requiere la implementación de acciones de mejora para efectuar un control óptimo a los procesos. H52. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.



VERSIÓN 2



34. CONTRATO DE SUMINISTROS No. 642 DE 2012 OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIAL DE ORTOPEDIA GENERAL –

MAXILO FACIAL- CIRUGIA DE MANO - MATERIALES ESPECIALES Y DE LÍNEA BLANDA PARA LA ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

VALOR: $ 515.000.000 CONTRATISTA: LINEA VIVA S.A.S. OBSERVACIONES: a. No se encontró disponibilidad presupuestal b. No se halló el registro presupuestal. c. No se encontró acta de inicio. d. No se conocieron las pólizas de cumplimiento, calidad y Responsabilidad civil. a. No se hallaron los estudios previos de este contrato.

b. No se encontró el análisis de conveniencia y oportunidad. c. No se detectó la necesidad o requerimiento inicial para llevar a cabo este


d. No se encontró evidencia del Proceso precontractual.


f. No hay acto administrativo de comunicación de la supervisión.



VERSIÓN 2





i. No hay acta final y liquidación del contrato, no se hallaron las entradas a almacén.

j. Según oficio número 11000-001392 del 7 de febrero de 2012 manifiestan

que a la fecha no hay pagos de este contrato.

PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se anexa copia del certificado de disponibilidad presupuestal número 1551. Se anexa copia del certificado de registro presupuestal número 3208 Se anexa copia de acta de inicio suscrita por la supervisora del contrato instrumentadora María Elizabeth Sandoval y el Contratista Sr. Carlos Arturo Pérez C. Se anexan copias de las pólizas de responsabilidad civil No. 021456-1 expedida por Suramericana. Copia de póliza 0763248-3 (calidad de bienes y equipos suministrados). Se anexa copia del estudio de oportunidad y conveniencia en 38 folios denominado “contratación para la compra de material de ortopedia general neurocirugía y línea blanda para la ESE HUEM. Se anexa en medio físico. Se anexa copia del estudio de oportunidad y conveniencia en 38 folios denominado “contratación para la compra de material de ortopedia general neurocirugía y línea blanda para la ESE HUEM. Que hace las veces del estudio de conveniencia y oportunidad y cumple los requisitos mínimos de la planificación contractual. Como es bien sabido en los estudios de oportunidad y conveniencia se evidencia la necesidad y su debida justificación, para el caso concreto se halla mencionada la necesidad en el subtitulo del estudio denominado: identificación y concreción de la necesidad se anexa en medio físico.



VERSIÓN 2



Como es indiscutible y se puede constatar con los anexos mencionados en los ítems anteriores, se evidencia prueba de la ejecución de la etapa precontractual correspondiente a la adjudicación del contrato de la referencia. Se anexa CD en donde consta el certificado de la cámara de comercio. Se anexa CD Se anexa CD El formato elaborado por la ESE HUEM para el desarrollo de las funciones de vigilancia y control por parte de la ESE HUEM, no contempla la elaboración del cuadro, sin embargo como consta en informe anexo en medio físico se realiza una relación detallada los valores facturados y avances en la ejecución del contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Con la información allegada se levanta los hallazgos disciplinarios sin embargo, se mantiene el administrativo el cual busca que la ESE HUEM adelante las acciones de mejora correspondiente-




VERSIÓN 2



3. CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Constitución Política de 1991, introdujo la figura del control interno para propiciar el cumplimiento de los fines de las entidades públicas y los principios de la función administrativa. En desarrollo de ese mandato se expidió la Ley 87 de 1993 y posteriormente la Ley 489 de 1998, que dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.

La Ley 87 de 1993, establece el Control Interno como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

El Gobierno Nacional mediante decreto número 1599 del 20 de mayo de 2005, adoptó el modelo estándar de control interno para el estado colombiano y en su artículo primero determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de 1993; así mismo establece como fecha para su implementación el 20 de Mayo de 2007.

El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del estado y se ha formulado con el propósito de que las entidades del estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.

El Departamento Administrativo de la Función Pública a través de la Circular 03 del 27 de Septiembre de 2005 y el Anexo MECI, da a conocer los lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Así mismo, través del Decreto 2621 del 03 de agosto de 2006, se amplió en veinte (20) meses, contados a partir de la vigencia de la norma, el término para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, quedando como fecha de presentación el 03 de abril de 2008.

Mediante el Decreto 2913 del 31 de Julio de 2007, el gobierno nacional amplió hasta el 08 de diciembre de 2008 el término para la implementación del Modelo



VERSIÓN 2



Estándar de Control Interno, fecha modificada a través el Decreto 4445 del 25 de Noviembre de 2008, para las entidades públicas de los municipios de categoría 3a, 4a, 5a y 6a, hasta el día 30 de Junio de 2009.

Así mismo, la ley 1474 del 12 de julio 2011, hace referencia a los reportes y seguimientos del sistema de control interno que debe hacer las oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces de cada entidad pública.

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander dentro del Plan General de Auditorías (PGA) Territorial para la vigencia fiscal 2013, incluye dentro del ejercicio fiscal la evaluación del control fiscal interno y el seguimiento a la implementación y operacionalización del Modelo Estándar de Control Interno.

3.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL FISCAL INTERNO

Dentro de la evaluación del control fiscal interno se analizaron componentes de la ESE Hospital Erasmo Meoz como el esquema de planeación (plan de desarrollo, planes de acción, plan de compras y distribución presupuestal), uso de las tecnologías de la información y la comunicación Tics, elaboración del plan anticorrupción y atención al ciudadano, el funcionamiento de comités institucionales, aplicación del manual de procesos y procedimientos, adopción y aplicación del manual de contratación, elaboración de mapas de riesgos por procesos e institucional, elaboración y publicación de los informes estado de las quejas, sugerencias y reclamos, ejecutivo anual de control interno al DAFP, de control interno contable a la CGN y pormenorizados del estado del control interno de forma cuatrimestralmente, adopción del manual de funciones, requisitos y competencias laborales y aplicación de mecanismos de evaluación a los funcionarios.

La evaluación del control fiscal interno de la ESE Hospital Erasmo Meoz, obtuvo una calificación ponderada de 3.28 sobre 5.0 lo que permite apreciar que los siguientes factores requieren de mejoramiento.

Dicho esquema (plan de desarrollo, plan estratégico o plan operativo) es coherente con las necesidades de los clientes internos y externos.

1

Las áreas de la entidad adoptan y ejecutan anualmente planes de acción con mecanismos de control y seguimiento, que proporcionen periódicamente resultados encaminados al logro de los objetivos institucionales.

1

Se utilizan Tecnologías de la Información y la Comunicación Tics para simplificar y hacer más efectivo el control?.

1



VERSIÓN 2



La entidad elaboro y adopto la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, como lo dispone el art.73 de la Ley 1474 de 2011.

1

El plan anticorrupción y atención al ciudadano en sus componentes de acuerdo al Decreto 2641 de 2012 por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 está en proceso de adopción.

0

Los comités institucionales funcionan en los términos de la normatividad que en cada caso resulte aplicable.

1

La entidad cuenta con un manual de procedimientos en donde se establezcan el desarrollo de actividades de cada área o proceso.

1

Se cumple con los términos establecidos en el art.74 y 76 de la Ley 1474 de 2011 para la publicación de los planes de acción, plan de compras y la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión en la página web de la entidad, así como los informes semestrales del estado las quejas, sugerencias y reclamos.

1

La entidad cuenta con un manual de contratación en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual según lo dispone el art.8.1.1.1 del Decreto 734 de 2012.

1

Se elaboran los mapas de riesgos de acuerdo a las etapas mínimas del proceso (contexto estratégico, identificación, análisis, valoración y políticas de administración de riesgos).

1

RANGOS DE CALIFICACIÓN

No, No existe 0

Incompleto o Parcial 1

Si, Completo 2

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La evaluación del control fiscal interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

Por lo anterior y con base en el análisis realizado a la evaluación del control fiscal interno de la ESE Hospital Erasmo Meoz se concluye por parte de esta departamental que este requiere ser fortalecido. (PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO).



VERSIÓN 2



3.2 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIONALIZACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ESE HOSPITAL ERASMO MEOZ.

Para el análisis del estado de implementación y operacionalización del MECI de la ESE Hospital Erasmo Meoz dentro de la ejecución de la auditoría regular practicada a esa entidad se aplico la encuesta referencial diseñada por el DAFP vigencia 2012. Se pudo establecer en forma general que el estado de la implementación y operacionalización del MECI de la ESE Hospital Erasmo Meoz se encuentra en “buen desarrollo pero requiere mejoras”, ubicándose dentro del semáforo en color amarillo con un resultado final de cumplimiento del 89.50%, equivalente a 4.47 sobre 5.0 de la matriz de ponderación adoptada por esta departamental.

Seguidamente se presentan los resultados de forma específica de cada subsistema, con sus componentes y elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno de la entidad auditada.

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 87

1.1Componente: Ambiente de Control 91 1.1.1 Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 100 1.1.2 Elemento: Desarrollo del Talento Humano 78 1.1.3 Elemento: Estilo de Dirección 95

1.2 Componente: Direccionamiento Estratégico 98 1.2.1 Elemento: Planes y Programas 100 1.2.2 Elemento: Modelo de Operación por Procesos 94 1.2.3 Elemento: Estructura Organizacional 100

1.3 Componente: Administración del Riesgo 72

El subsistema de Control Estratégico presento una calificación de 87% de cumplimiento observándose que requiere ser mejorado en la operacionalización del elemento desarrollo del talento humano y requiere sostenimiento en el resto de elementos.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 91

2.1 Componente: Actividades de Control 92 2.1.1 Elemento: Políticas de Operación 100 2.1.2 Elemento: Procedimientos 100 2.1.3 Elemento: Controles 90 2.1.4 Elemento: Indicadores 70 2.1.5 Elemento: Manual de Operación 100

2.2 Componente: Información 88



VERSIÓN 2



2.2.1 Elemento: Información Primaria 100 2.2.2 Elemento: Información Secundaria 90 2.2.3 Elemento: Sistemas de Información 75

2.3 Componente Comunicación Pública 93 2.3.1 Elemento Comunicación Organizacional 88 2.3.2 Elemento: Comunicación Informativa 90 2.3.3 Elemento: Medios de Comunicación 100

El subsistema de Control de Gestión presento una calificación de 91% de cumplimiento observándose que requieren ser mejorado en los elementos indicadores, sistemas de información y comunicación organizacional y requiere sostenimiento en el resto de elementos.

3.SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN 91

3.1 Componente Autoevaluación 100 3.1.1 Elemento autoevaluación del Control 100 3.1.2 Elemento autoevaluación de Gestión 100

3.2 Componente Evaluación independiente 93 3.2.1 Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno 100 3.2.2 Elemento: Auditoría Interna 85

3.3 Componente: Planes de Mejoramiento 79 3.3.1 Elemento plan de mejoramiento institucional 80 3.3.2. Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos 82 3.3.3. Elemento: Plan de Mejoramiento Individual 75

El subsistema de Control de Evaluación presento una calificación de 91% de cumplimiento observándose que requieren ser mejorado los elementos auditoría interna, plan de mejoramiento institucional, plan de mejoramiento por procesos y plan de mejoramiento individual y requiere sostenimiento en el resto de elementos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El propósito esencial del Modelo Estándar de Control Interno, es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas de Control Estratégico que agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas, de Control de Gestión que reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión planes, programas, procesos actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación y de Control de Evaluación que agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la



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entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control.

Este enfoque concibe el control interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. Por lo anterior y con base en el análisis realizado el modelo estándar de control interno de la ESE Hospital Erasmo Meoz requiere ser fortalecido con el fin de dar cumplimiento a los objetivos institucionales de la entidad. (PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO). DESCARGO DE LA ENTIDAD CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EVALUACION DEL CONTROL FISCAL INTERNO. El formato elaborado por parte de la Contraloría Departamental establece unos rangos de calificación así: A/O, NO EXISTE 0 INCOMPLETO O PARCIAL 1 SI, COMPLETO 2 Así las cosas, se rinden las explicaciones pertinentes a fin de demostrar el cumplimiento de la siguiente manera: Dicho esquema (plan desarrollo plan estratégico o plan operativo) es coherente con las necesidades de los clientes internos y externos, este ítem fue calificado con 1, sin embargo, se anexa certificación expedida por el asesor de planeación de la entidad hospitalaria, en la cual consta que el plan de desarrollo 2012-2016 fue "construido participativamente con representación de clientes internos y externos" Las áreas de la entidad adoptan y ejecutan anualmente planes de acción con mecanismo de control y seguimiento, que proporcionen periódicamente resultados encaminados al logro de los objetivos institucionales, este ítem obtuvo una calificación de 1, sin embargo, la predicha certificación también expresa "...se cuenta con planes de acción construidos con base en los ejes del plan de desarrollo institucional, son evaluados periódicamente y se encuentran publicados en la pagina Web institucional www.herasmomeoz.gov.co."



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Se utilizan Tecnologías de la Información y la Comunicación Tics para simplificar y hacer mas efectivo el control, este concepto fue evaluado con 1, sin embargo, el desarrollo y aplicación de las Tics en el nosocomio puede considerarse en un nivel alto, tal y como se desprende de la explicación que anteriormente se realizó. La entidad elaboró y adoptó la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, como lo dispone el art. 73 de la Ley 1474 de 2011 El plan anticorrupción y atención al ciudadano en sus componentes de acuerdo al Decreto 2641 de 2012 por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 DE 2011 están en proceso de adopción. En referencia a estos dos conceptos calificados con 1 y 0 respectivamente, respetuosamente disentimos de lo evaluado por el ente de control, ya que como consta en el memorando 13000087 de abril 17 de 2013, suscrito por el Dr. Alfredo Tarazona Montañez, Asesor de Planeación, la entidad se encuentra en la construcción para la adopción de la estrategia de construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano en cumplimiento de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012. El plazo máximo para la adopción aun no se ha cumplido, que es el 30 de abril de 2013. Los comités institucionales funcionan en los términos de la normatividad que en cada caso resulten aplicable, este ítem fue evaluado con 1, al respecto, se anexa certificación expedida por el asesor de planeación de la entidad hospitalaria en la cual hace constar que los comités se encuentran establecidos y funcionan de acuerdo a la legislación que rige cada uno de ellos. La entidad cuenta con un manual de procedimientos en donde se establezcan el desarrollo de actividades de cada área o proceso. 1 Se cumple con los términos establecidos en el art, 74 y 76 de la Ley 1474 de 2011 para la publicación de los planes de acción, plan de compras y la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión en la pagina web de la entidad, así como los informes semestrales del estado las quejas sugerencias y reclamos, en este concepto calificado con 1, es importante advertir que si se encuentran publicados en la web los planes de acción, el plan de compras, los proyectos de inversión, indicadores de gestión tal y como se desprende de la certificación de la profesional universitario de sistemas ingeniera Luz Marina Ayala Torres, en la cual se encuentran los pantallazos que soportan lo descrito anteriormente. La entidad cuenta con un manual de contratación en el que se señalan las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigencia y control de la ejecución contractual según lo dispone el art. 8.1.1.1 del decreto 734 de 2012



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Se elaboran los mapas de riesgo de acuerdo a las etapas mínimas del proceso (contexto estratégico, identificación, análisis, valoración y políticas de administración de riesgo). En relación a estos aspectos se anexa certificación de la profesional universitario de sistemas ingeniera Luz Marina Ayala Torres, donde consta la existencia del manual de contratación de la entidad (pantallazo de publicación en la web-normograma) así mismo existe manual de interventoria en el cual se establecen las actividades de vigilancia y control del resorte de los supervisores contractuales, Ahora bien en cuanto a los mapas de riesgos, estos se encuentran elaborados según las directrices del Departamento Administrativo de la Función publica DAFP, los mismos son ajustados y revisados periódicamente y son evaluadas sus acciones y controles por parte de la oficina asesora de control interno, en la certificación expedida por la profesional de sistemas consta la publicación de los mapas de riesgos en la web. De la misma manera, a través de acto administrativo Resolución 000862 de junio 28 de 2012 se establecieron las políticas de administración del riesgo, de conformidad con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función publica DAFP. Anexos: Certificación expedida por el asesor de planeación sobre que el plan de desarrollo 2012-2016 fue construido participativamente con representación de clientes internos y externos. Y donde consta que se cuenta con planes de acción construidos con base en los ejes del plan de desarrollo institucional, son evaluados periódicamente y se encuentran publicados en la página Web institucional www.herasmomeoz.gov.co. (1) un folio. Certificación expedida por el asesor de planeación de la entidad hospitalaria en la cual hace constar que los comités se encuentran establecidos y funcionan de acuerdo a la legislación que rige cada uno de ellos. (1) un folio. Memorando 13000087 de abril 17 de 2013, suscrito por el Dr. Alfredo Tarazona Montañez, Asesor de Planeación, la entidad se encuentra en la construcción para la adopción de la estrategia de construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano en cumplimiento de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012. (02) dos folios. Certificación de la profesional universitario de sistemas ingeniera Luz Marina Ayala Torres, donde consta la existencia (publicación en la web) del manual de contratación de la entidad (pantallazo-normograma), la publicación de los mapas



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de riesgos, planes de acción, plan de compras, los proyectos de inversión y los indicadores de gestión.(04) cuatro folios. Resolución 000862 de junio 28 de 2012 por medio de la cual se establecieron las políticas de administración del riesgo en la ESE HUEM. (03) folios. 5.2 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION Y OPERACIONALIZACION DEL MECI EN LA ESE HUEM, El modelo estándar de control interno (MECI) es un sistema de mejoramiento continuo, por tanto es dinámico y permite que las organizaciones en la medida de su implementación evolucionen hacia el cumplimiento de los elementos propios de los subsistemas. La ESE HUEM, como lo expresa la comisión auditora se encuentra en un equivalente a 4.47 de 5.0, lo cual es favorable en el sector salud. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA A pesar de lo expuesto se mantiene la observación planteada por la Comisión Auditora, la cual busca la mejora continua en el proceso.




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4. RENDICIÓN DE LA INFORMACIÓN Es importante citar que la ESE HUEM, no cumplió en su totalidad, con los principios establecidos en la guía de auditoría en cuanto a los principios de oportunidad, suficiencia y calidad. PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y SANCIONATORIO La ESE HUEM en el desarrollo de la auditoría brindó el espacio adecuado a la comisión auditora para la ejecución del ejercicio de auditoría, cumpliendo adicionalmente con la entrega de la documentación requerida de forma oportuna, con suficiencia y calidad como consta en las cartas adjuntas de entrega. Una vez terminado el ejercicio de auditoría, la institución no contó con la debida devolución de los documentos entregados de parte de la comisión auditora, lo cual generó un riesgo en la custodia de los documentos públicos. Se adjunta acta de la oficina de control interno de gestión - 10 folios). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Con respecto al espacio adecuado que la ESE HUEM brindo a la comisión auditora, nos permitimos manifestar de manera respetuosa, que dicha oficina a nuestro parecer no cuenta con el espacio suficiente para que dentro de ella estuvieran de forma temporal cuatro personas, por cuanto el espacio es reducido e incomodo para el desarrollo de las funciones, máxime si tenemos en cuenta que el volumen de información entregada fue considerable, por lo que en algunas ocasiones debimos ocupar el espacio de la funcionaria (Ingeniera Ambiental) que se encontraba en dicho espacio. Con respecto a la devolución de la información, si bien no se hizo la devolución de la información por parte de la comisión auditora, de manera expresa manifestamos nuestro sentir por esta situación, bajo la presunción que esta oficina hace parte de la entidad, de además se encuentra bajo la responsabilidad y custodia de un funcionario y/o contratista de la institución y no estuvo meramente a nuestro servicio. Sin embargo, de ninguna manera consideramos que hubo riesgo en la custodia de los documentos públicos, por la falta de dicha devolución, máxime si tenemos en cuenta que fueron las directivas de la entidad quienes dispusieron la oficina ambiental de la ESE HUEM para la ejecución de auditoría, y es de pensar que al momento de hacer su selección muy seguramente fue porque consideraron que ésta durante la ejecución de la auditoría no representaba riesgo alguno. Así las cosas, podríamos pensar entonces, que al dejar la información durante los días de ejecución de la auditoria en esa oficina la cual queda con llave por la funcionaria que tiene asignada dicha oficina, también hubo riesgo?. No obstante lo anterior, en



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ningún momento hubo mala fe en no hacer la devolución de la misma, situación que consideramos a futuro no se presentará. De otra parte, algunos funcionarios de la ESE HUEM, manifestaron que ellos recogían la información de dicha oficina, y más cuando constantemente solicitaban parte de la información que nos habían entregado para el respectivo uso institucional. De otra parte, queremos dejar presente que algunas fotos (tomadas en el pasillo) de la información allegadas dentro de los descargos, no corresponden a la realidad, teniendo en cuenta que la comisión dejo toda la información dentro de la oficina que fue destinada por las directivas de la entidad, para el desarrollo y ejecución de auditoría. Con respecto a la entrega de la información con oportunidad, no toda se allego en dichos términos. Es importante citar que de los 13 oficios allegados a la comisión auditora la ESE HUEM no hizo entrega de la siguiente información: a. Ejecución de las cuentas por pagar de la vigencia 2011 a 31 de diciembre de 2012. b. Relación de cuentas por pagar y reservas constituidas a 31 de diciembre de 2012, solo se limitaron a entregar la resolución número 00125 del 29 de enero de 2013 en donde se constituyó las cuentas por pagar del presupuesto de gastos de la ESE HUEM para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013 por valor de$ 32.360.974.460 Cabe señalar que esta resolución sólo se limita a establecer las cantidades por rubros principales, no se detalla cada una de las obligaciones, lo cual no permitió efectuar un control y seguimiento a las mismas, y la Comisión Auditora, no pudo verificar los pasivos contraídos. c. Copia del informe del cierre presupuestal de acuerdo a las directrices de la Procuraduría. d. Certificación de la deuda total y la deuda ejecutada en el año 2012 e. Relación del personal de prestación de servicios, sólo allegaron un cuadro en donde se relacionan a cinco (5) contratista del área administrativa, no rindieron información respecto al personal médico y asistencial que contrataron en los diferentes procesos. f. En cuanto a la liquidación de la Alianza Estratégica número 074 de 2006: certificación sobre los ingresos netos obtenidos en los últimos seis meses vigente



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la Alianza y los tres (3) meses siguientes a la declaración de terminación de la misma g. Tabla, tarifas o rangos aplicables para la contratación vigencia 2012 Por lo expuesto se mantiene el hallazgo descrito en el informe preliminar, el cual ya fue traslado a la Oficina correspondiente. H55. HALLAZGO ADMINISTRATIVO



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5. INFORME DEL ANALISIS DE LA CUENTA VIGENCIA 2012 DE LA E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ DE CUCUTA

Conforme a la información rendida por el doctor Juan Agustín Ramírez Montoya, referente a la cuenta anualizada de la vigencia fiscal 2012 y siguiendo las directrices establecidas en el manual de procedimientos de esta departamental el cual se utiliza como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad vigente, se procedió al análisis, de lo cual se observó lo siguiente: La E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz, allegó la información el día 28 de febrero del 2013, cumpliendo con los plazos establecidos según lo normado en la Resolución 457 de 2009 y demás resoluciones que modifiquen o adicionen de esta departamental. 1. ANÁLISIS CONTABLE La parte contable fue examinada por el profesional Universitario JORGE ORLANDO BARRIENTOS BAUTISTA, TP. 26453 T., el cual el dictamen de los Estados Financieros fue enviado por el Revisor Fiscal de la entidad.



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En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de la E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la contaduría General de la Nación. 2. ANÁLISIS DEL PLAN DE COMPRAS

La E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta, diligenció los formatos del plan de compras para la vigencia 2012, donde podemos establecer que la entidad proyectó un plan de compras por el valor total de $35.690.788.597, se analizó la ejecución correcta del plan de compras realizados por la administración. 3. EVALUACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Según el profesional encargado de esta Departamental, del seguimiento a éste punto (Oficina de Control Interno) señaló lo siguiente: Control Interno Contable La E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta, presentó el informe de Control Interno Contable, de la vigencia 2012, a través del Consolidador de Hacienda de Información Publica remitida a la Contraloría General de la Nación dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 357 de 23 de Julio del 2008 por la cual se adopta el procedimiento de Control Interno Contable y del reporte del Informe Anual de Evaluación a la Contraloría General de la Nación. Informe Ejecutivo Anual La E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta, presentó el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno a través del aplicativo del Departamento de Administración de la Función Pública, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 83 de 1993, Ley marco de Control Interno y el Decreto 1599 del 20 de Mayo del 2005 por el cual se adopta el MECI en todas las Entidades Públicas.

4. ANÁLISIS CONTRACTUAL

El análisis de contratación de la vigencia del 2012 de la E.S.E. Hospital Erasmo Meoz de Cúcuta se reviso a través de la auditoria correspondiente.



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5. ANÁLISIS PRESUPUESTAL

5.1 EJECUCIÓN DE INGRESOS (Activa) La E.S.E. Hospital Erasmo Meoz de Cúcuta, allegó a ésta Departamental, la siguiente ejecución presupuestal activa a 31 de diciembre de 2012:

Ppto. Inicial Ajustes Ppto final Reconocimientos Recaudos Saldos por ejecutar

101.997.081.374 42.853.744.788 144.850.826.162 132.016.548.556 91.027.666.125 53.823.160.037

A 31 de diciembre de 2012, la E.S.E. Hospital Erasmo Meoz de Cúcuta, recaudó $91.027.666.125 que representan el 62.84 % de lo presupuestado.

5.2 EJECUCION DE GASTOS (Pasiva) La E.S.E. Hospital Erasmo Meoz de Cúcuta, allegó a ésta Departamental, la siguiente ejecución presupuestal activa a 31 de diciembre de 2012:

Ppto Inicial Ajustes Ppto final Compromisos pagos Saldos ejecutar Saldos pagar

101.997.081.374

42.853.744.788

144.850.826.162

116.355.352.166

83.994.377.706

28.495.473.996 32.360.974.460

Del cuadro anterior, se refleja que La E.S.E. Hospital Erasmo Meoz de Cúcuta, allegó a esta Departamental durante la vigencia 2012 un presupuesto inicial por valor de $101.997.081.374, celebró compromisos por valor de $116.355.352.166 ejecutando pagos efectivos por valor de $83.994.377.706 que representan el 72.18 % de lo proyectado con un saldo de registro por cancelar de $32.360.974.460.

5.3 SITUACIÓN FINANCIERA De la ejecución activa y pasiva, se obtiene: Ingresos recaudados a 31-12-2012: $ 91.027.666.125 Gastos ejecutados a 31-12-2012: $ 83.994.377.706 Diferencia: $ 7.033.288.419

Conforme a lo anterior se observa que a 31 de diciembre de 2012, La E.S.E. Hospital Erasmo Meoz de Cúcuta, no recaudó recursos suficientes para financiar los compromisos adquiridos, ya que el saldo de $7.033.288.419 está por debajo



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del saldo de las cuentas por pagar que son de $32.360.974.460. Presunto Hallazgo Administrativo Disciplinario. Igualmente sucede con las Cuentas Por Pagar, el saldo reportado en la ejecución de gastos, que resulta de la diferencia entre los compromisos adquiridos $116.355.352.166, menos los pagos efectuados de $83.994.377.706 dando como resultado, un valor de $32.360.974.460 y en el balance registra en las cuentas por pagar un valor de $44.174.244.798 presentándose una diferencia de $11.813.270.338 de los cuales se deberá explicar dicha diferencia.

5.4 ANÁLISIS DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR

La E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta no constituyó reservas para el año 2011. De las cuentas por pagar constituidas para el año 2011 por valor de $33.369.007.082 fueron ejecutadas la suma de $29.170.349.883. No fue enviado el acto administrativo por el cual se constituyen las cuentas por pagar de la vigencia 2012. Presunto Hallazgo Administrativo.

5.5 ANÁLISIS DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

No aplica

5.6 CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000 No aplica

5.7 PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC En el formato F09 La E.S.E. Hospital Universitario Erasmo Meoz de Cúcuta de la vigencia 2012, proyectó en su P.A.C de gastos un valor de $144.850.826.162 de los cuales se efectuaron pagos por valor de $83995.226.856, valor que se ajusta a los pagos de la ejecución de gastos aunque presenta una diferencia en los pagos en el rubro A22122020209 Capacitación, en la ejecución muestra un pagos por valor de $850 y en la ejecución del P.A.C. unos pagos por valor de $850.000 presentándose una diferencia de $849.150, por lo cual se requiere la respectiva explicación. Presunto Hallazgo Administrativo.



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Código Rubro Presupuestal

Nombre Rubro Presupuestal

Pac Período Rendido

Adiciones

Reducciones

PagoReportado PAC

Pago Reportad

o F07

Diferenci

a

A22122020209 Capacitación 11.330.000 0 0 850.000 850

849.150

H56. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO

6.ANEXO

Los hallazgos administrativos deben incluirse dentro del formato “Plan de mejoramiento” adjunto. Atentamente, CESAR AUGUSTO ROJAS IBARRA NUBIA S. PEÑARANDA ABRIL Profesional Universitario Profesional Universitario NANCY SERRANO MOLINA MAGALY VILLAMIZAR BRICEÑO Profesional Universitario Profesional Universitario Informe Análisis de la cuenta

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CLAUDIA PATRICIA RODRÍGUEZ AYALA Contralora General del ... Final... · soportes del formato RH1. Verificación de los formatos RH1, el cual llena la empresa de aseo con el pesaje