CLS NL 2020 03 - cleverslide.de

www.cleverslide.de 03-2020 | 1

PowerPoint-Trendswww.cleverslide.de03/2020

Das Magazin

Zeitspartipps Offi ce 365 Updates Präsentieren PowerPoint-FAQ

Gemeinsam effi zient an Präsentationen arbeiten

Seite 6

Attraktive Illustrationen mit nur einem Klick

Seite 7

Überzeuge mit deiner virtuellen Präsentation Seite 4

Wie kann ich meine Bildschirmpräsentation aufzeichnen?

Seite 10

Das praktische Add-In:

Arbeite direkt aus PowerPoint heraus mit den Vorlagen von Cleverslide!

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Liebe Leserin, lieber Leser,

in den letzten Monaten haben Videokonferenzen und virtuelles Prä-sentieren zunehmend an Bedeutung gewonnen und sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch läuft immer alles rund? Mit Sicherheit nicht. Aus diesem Grund liegt der Fokus dieser Ausgabe auf praxisorientierten Tipps und Tricks, die du direkt in deinem nächsten Meeting oder Online-Seminar anwenden kannst.

Außerdem warten viele Kalendervorlagen für das Jahr 2021 im On-line-Portal auf dich. Gib in die Suche einfach „Kalender“ ein und wähle die passende Vorlage aus. Auch für die Jahresansprache findest du ein umfassendes Vorlagen-Paket zum sofortigen Download. Schaue jetzt auf www.cleverslide.de vorbei und lasse dich inspirieren.

Schicker Weihnachtsbaum aus Icons: Weitere thematisch passende Slides findest du in der

Kategorie Slides für den besonderen Anlass unter www.cleverslide.de.

Auch 2021 erwarten dich viele spannende Themen-pakete und Funktionen bei Cleverslide. Anfang des Jahres wird ein exklusiver Premium-Bereich für Abonnenten eingeführt. Hier findest du alle neu-en Inhalte auf einen Blick, darunter auch exklusive Arbeitshilfen, wie zum Beispiel Factsheets zum Download und Video-Tutorials mit Übungsdateien zum direkten Mitmachen. Freue dich mit uns auf viele weitere neue, spannende Funktionen.

Viel Spaß und vor allem neue wertvolle Erkenntnisse wünscht dir

dein Cleverslide Team!

PS: Hast du Wünsche und Anregungen für die Weiterentwicklung des Online-Portals? Wir freuen uns über dein Feedback an [email protected].

Inhalt

Seite 3Unsere Top 8 PowerPoint-Vorlagen

Seite 4-5Online präsentieren: Wie du mit einem professionellen Auftritt in Videokonferenzen punktest

Seite 6Erfolg durch Teamwork: Gemeinsam effizient an Präsentationen arbeiten

Seite 7Attraktive Illustrationen mit nur einem Klick

Seite 8-9Leicht nachvollziehbarer Grafik-Trick mit Piktogrammen

Seite 10-11Wie kann ich meine Bildschirmpräsentation aufzeichnen?

NeuigkeitenPraktisch und zeitsparend: Das Cleverslide-Add-In jetzt auch für ältere PowerPoint-Versionen verfügbar

Füge mit unserem Add-In die passenden Vorlagen von Cleverslide direkt in Power-Point als Folie in deine Präsentation ein und verliere bei deiner Präsentationserstellung keine wertvolle Zeit mehr. Lade das Add-In jetzt als Cleverslide-Mitglied kostenlos herunter auf www.cleverslide.de/add-in. Das Add-In ist verfügbar ab PowerPoint 2016 für Windows-Betriebssysteme.

Top-Slides


Unsere Top 8 PowerPoint-VorlagenDie 5 beliebtesten Slides

Brandneu: Phasen im Projekt-management

Visualisiere bis zu 6 Phasen sowie weitere Projektdaten mit dieser attraktiven Vorlage. Jeden einzelnen Punkt kannst du mit einem kurzen Text und einer prägnanten Über-schrift versehen.

Allrounder: Balkendiagramm für Monate

Egal, ob für die Gegenüberstellung von Umsätzen oder für den Fort-schritt bestimmter Aufgaben. Eine Balkendiagramm ist vielseitig ein-setzbar und überzeugt durch eine leichte Verständlichkeit!

Special – High End: Hervorge-hobene Standorte auf Weltkarte

Die Weltkarte ist eine ideale Methode, um deine Standorte abwechslungs-reich zu visualisieren. Durch eine farbliche Hervorhebung, die sich automatisch an dein Corporate De-sign anpasst, wird sofort deutlich, um welchen Standort es sich handelt.

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Puzzle mit Hervorhebung

Mit dieser Slide kannst du deine Zusam-menhänge und Abläufe in einem Puzzle-Look veranschaulichen. Diese farbenfrohe und moderne Slide wird deinem Publikum garantiert in Erinnerung bleiben.

Ranking-Vergleich mit Punkte-Checkliste

Diese Ranking-Slide hilft dir, einzelne The-menbereiche mithilfe einer Punkte-Check-liste übersichtlich darzustellen und diese miteinander zu vergleichen.2Team-Hierarchie mit gepunkteten Linien

Organigramme sind ein beliebtes Mittel, um die Strukturen eines Unternehmens abzu-bilden. Einzelne Mitarbeiter werden hier mit einer kurzen Beschreibung und einem Pikto-gramm bzw. einem Foto vorgestellt.3

Zeitfresser darstellen mit Piktogrammen

Stelle mit dieser innovativen Slide die größten Zeitfresser in Form eines Kreisdiagramms dar. Der Zeiger der Uhr ist individuell anpassbar, sodass du den Fokus auf den gewünschten Zeitfresser beliebig wählen kannst.4Mindmap über zwei Ebenen

Nicht alle unserer Gedanken sind gradlinig, wieso sollte es die Darstellung in einer Mindmap sein? Durch die Möglichkeit, zwei Ebenen darzustellen, lassen sich die einzelnen Aspekte noch weiter übersichtlich untergliedern, ohne dabei ihre Bezugs-punkte zu ver-lieren.

Alle Slide-Vorlagen findest du unter www.cleverslide.demit dem Suchbegriff „Top-Slides“.

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PowerPoint-Trends

Online präsentieren: Wie du mit einem professionellen Auftritt in Videokonferenzen punktestAn verschiedenen Orten und den-noch zusammen sein – das ermög-lichen Videokonferenzen. Seit dem Corona-Lockdown haben sie enorm an Bedeutung gewonnen und sind aus unserem Berufs- und Privatle-ben kaum mehr wegzudenken.

Wir zeigen dir, worauf du achten sollst, damit dein Online-Mee-ting ein Erfolg wird und du einen kompetenten und sympathischen Eindruck hinterlässt.

So sorgst du für einen fehlerfreien Ablauf

Teste mindestens eine Stunde vor Beginn der Video-konferenz, ob alles reibungslos funktioniert. Wähle dich frühzeitig ins Meeting ein, denn Pünktlichkeit ist bei den meist auf eine Stunde begrenzten Videokonferenzen oberstes Gebot.

Experten-Tipp: Die technischen Voraussetzun-gen für Videokonferenzen sind dank jüngster Innovationen nicht allzu hoch. Da Computer und Mobilgeräte heute meist mit Kamera und Mikrofon ausgestattet sind, braucht es neben einer stabilen Internetverbindung nur noch das passende Tool. Neben kostenpflichtigen Programmen stehen auch kostenfreie Lösungen zur Verfügung, die Videokonferenzen ohne Installation eines Pro-gramms ermöglichen. Unter www.cleverslide.de findest du im Online-Beitrag PowerPoint im Team und von zu Hause eine Übersicht verschiedener Programme.

So findest du die optimale Umgebung

Ob Homeoffice, Vorstellungsgespräch per Videochat oder Homeschooling. also Online-Unterricht: Wenn Video-Meetings in den eigenen vier Wänden stattfinden, wird es schnell allzu privat: Da steht der Wäscheständer im Hintergrund, ein Kind platzt herein, der Postbote klin-gelt und beim Aufstehen sehen alle, dass nur die obere Körperhälfte in bürofeiner Kleidung steckt.

Sieh daher alles, was in den Fokus der Kamera kommt oder kommen könnte, als eine Art Bühne an – und insze-niere ein Bühnenbild, das zum „Stück“ passt. Für Video-konferenzen im beruflichen Umfeld bedeutet das: Sorge für einen möglichst neutralen, ordentlichen Hintergrund. Entferne alles, was dir zu privat erscheint. Auch Wasserfla-schen, Papierstapel oder Chipstüten haben nichts im Bild verloren. Eine Tasse Tee oder Kaffee hingegen ist in Ord-nung-. Aber Vorsicht: Die Mikrofone von Laptop, Rechner und Handy nehmen alles auf, auch Schlürfgeräusche!

Experten-Tipp: Konferenz-Tools bieten die Mög-lichkeit, virtuelle Hintergründe zu nutzen. Das können einfarbige Flächen sein, dein Firmenlogo oder Bilder, die – nur für die Teilnehmer sichtbar – wie eine Fototapete hinter dir erscheinen. Ein unaufgeräumtes Homeoffice lässt sich so ganz einfach verbergen. Der Nachteil ist, dass du wie ausgeschnitten wirkst. Ein scharfer dunkler Rand umgibt deine Silhouette. Dieser Effekt lässt sich durch eine gute Ausleuchtung aber minimieren.

Eine unterstützende Präsentation anbieten

Es gibt kaum langweiligere Szenarien, als bei einem Monolog nur die Gesichter aller Anwesenden zu sehen. Alles, was in klassischen Präsentationen zur Unterma-lung des Gesagten dient, ist im Online-Meeting noch wichtiger. Nutze die Funktion Bildschirm teilen, um so das Gesagte mithilfe deiner Präsentation grafisch zu untermalen.

Setze dich ins richtige Licht

Ein Fenster im Hintergrund blendet die Teilnehmenden und verdunkelt dein Gesicht bis zur Unkenntlichkeit. Direktes Sonnenlicht von vorn hingegen taucht dich in gleißendes Weiß. Und Licht von oben wirft dunk-le Schlagschatten und lässt deine Gesichtszüge hart wirken. Achte deshalb darauf, dass dein Gesicht hell und freundlich ausgeleuchtet ist. Das gelingt am besten durch eine Lichtquelle hinter dem Bildschirm, also aus Richtung der Kamera.

Experten-Tipp: Nimm dein Handy in die Hand, schalte es so ein, dass du dich darin sehen kannst, und geh mit ihm auf Augenhöhe durch den Raum. Richte dir deinen Video-Arbeitsplatz genau dort ein, wo das Licht dich am besten in Szene setzt.

Auch in Videokonferenzen spielen deine Hal-

tung und dein Auftreten eine bedeutende Rolle.


Begegne den Teilnehmern auf Augenhöhe

Dein Bildschirm sollte immer so positioniert sein, dass du aufrecht davorsitzen bzw. -stehen und gerade in die Kamera schauen kannst. Stelle deinen Laptop bei-spielsweise auf eine kleine Kiste oder einen stabilen Bücherstapel. Eine externe Kamera sollte so angebracht sein, dass sie dich ein kleines Stück über deinen Augen fokussiert. Das gilt auch, wenn du ein Smartphone nutzt. Setze es auf ein Stativ in der vorgeschlagenen Höhe. Dein Gesicht sollte nicht mehr als ein Viertel oder ein Drittel des Bildschirms ausfüllen. Setze dich daher nicht zu nah an den Rechner.

Versuche, Störungen zu vermeiden

Schließe deine Fenster und Türen. Schalte dein Telefon stumm und informiere alle Kollegen oder Mitbewohner in deiner Umgebung, dass du an einer Videokonferenz teilnimmst und nicht gestört werden darfst.

Tipps für die Körpersprache

Signalisiere Aufmerksamkeit durch deine Körpersprache:

Schau möglichst nicht auf dein Videobild, son-dern auf das des jeweils Sprechenden. Nicke leicht, um Zustimmung und aktives Zuhören zu demonstrieren.

Achte darauf, nicht in dir zusammenzusinken. Versuche stets, aufrecht zu sitzen.

Setz deine Gestik behutsam ein, sodass deine Hände nicht zu nah an die Kamera kommen. Das wirkt sonst aufdringlich.

Vermeide, dein Gesicht auf die Hand zu stützen, dir durchs Gesicht zu streichen oder dich an der Nase zu kratzen. Da bei Videokon-ferenzen nur dein Kopf und vielleicht noch ein kleiner Teil deines Oberkörpers im Bild sind, wirken diese unbewussten Gesten stärker und störender als in normalen Meetings.

Kleiner Knigge für Videokonferenzen

Angemessene Kleidung: Auch wenn du von zu Hause aus an der Videokonferenz teilnimmst: Kleide dich dem Anlass des Meetings entsprechend, und das gilt nicht nur für die obere Körperhälfte. Denn solltest du aus un-vorhergesehenem Grund aufstehen müssen, sähe man, dass du zur Kostümjacke Jogginghose, zum Hemd mit Krawatte Boxershorts trägst.

Strukturierte Moderation: Zuhören strengt an. Video-konferenzen sollten daher möglichst nicht länger als eine Stunde dauern. Wenn du als Moderator für das Meeting verantwortlich bist, lege eine Agenda fest und achte darauf, dass diese eingehalten wird. Starte und ende pünktlich.

Gemeinsame Regeln: Zu Beginn der Konferenz sollten die Verhaltensregeln für die Kommunikation festgelegt werden, beispielsweise, wie und wann Wortmeldungen

möglich sind, ob im Verlauf oder erst am Ende des Mee-tings, ob per Handzeichen oder schriftlich im Chat.

Übertragungsverzögerungen beachten: Oftmals kommt es zu kleinen Zeitverzögerungen bei der Über-tragung von Bild und Ton. Du kannst versuchen, dem ent-gegenzuwirken, indem du dein Gegenüber aussprechen lässt und eine kleine Pause setzt, bevor du selbst antwor-test oder – als Moderator – jemandem das Wort erteilst.

Last but not least: Bitte schalte dein Mikrofon stumm, wenn du nicht sprichst. Damit minimierst du Störungen, wie beispielsweise laut in die Runde zu niesen.

Erfolgreiche Videokonferenzen erfordern Disziplin und Konzentration. Mit unseren Tipps kannst du entspannt dem nächsten Online-Meeting entgegensehen: Du bist bestens vorbereitet.

Checkliste für dein virtuelles Meeting

Agenda und Ziele für das Meeting festlegen: Wie auch im Präsenz-Meeting ist es wichtig, die Agenda-Punkte im Vorhinein festzuhalten (am besten schriftlich) und sie gegebenenfalls an die Mitglieder des Meetings weiterzuleiten. Dabei ist es auch wichtig, zwischendurch Pausen einzuplanen und das Meeting nicht zu lange anzusetzen, da die Konzentration vor dem Bildschirm schneller nachlässt.

Technische Vorbereitungen treffen:Es gibt verschiedene Apps und Programme, wie bei-spielsweise Zoom, Skype oder Microsoft Teams, die für das Halten von Videokonferenzen sehr gut geeignet sind. Wir empfehlen, die Meetings mit Videofunktion abzuhalten, da es enorm helfen kann, die Gesichter der anderen zu sehen. Am besten führt man vor der erstmaligen Nutzung des Programms einen Testver-such durch, um Funktionen, wie z. B. das Teilen des Bildschirms, zu testen.

Moderation eines Online-Meetings:Es ist hilfreich, sich ca. fünf Minuten vor dem Meeting einzuloggen, um rechtzeitig auf technische Schwierig-keiten reagieren und diese gegebenenfalls beheben zu können. Als Einstieg in das virtuelle Meeting emp-fiehlt sich eine einleitende Frage, auf die alle Teammit-glieder antworten können, wodurch alle direkt mitein-bezogen werden.

Vorbereitung der Bildschirmübertragung: Wenn du ein Video, eine PowerPoint-Präsentation oder ein anderes visuelles Hilfsmittel hast, das du während der Präsentation verwenden möchtest, öffne, maxi-miere und zentriere es auf deinem Bildschirm. Vergiss nicht, alle anderen Registerkarten oder Fenster zu schließen, die die Teilnehmer ablenken könnten, z. B. deine Facebook-Bilder von der verrückten Halloween-Party letzte Woche oder deine Google-Ergebnisse zum Thema „Wie man einen Verkauf schneller abwickelt“.

Optional: Die Aufzeichnung startenFalls du deine Sitzung aufnehmen möchtest, klicke vor Beginn auf die Schaltfläche Aufzeichnen. Sende die Prä-sentation anschließend per E-Mail an alle Teilnehmer.

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Zeitspartipps


Erfolg durch Teamwork: Gemeinsam effizient an Präsentationen arbeiten

So manche PowerPoint-Präsentation ist nicht das Werk von Einzelnen, sondern das Ergebnis von Teamwork. Doch in der Entwurfsphase entstehen im Team dabei oft unterschiedliche Versionen einer Präsentation und diese werden dann per E Mail hin und her geschickt. Viel ein-facher wäre es doch, wenn du gleich mit deinen Kollegen gemeinsam an dersel-ben PowerPoint Präsentation arbeitest. Wir zeigen dir Schritt-für-Schritt, wie das geht.

So teilst du eine Präsentation mit anderen

Wenn du gemeinsam mit anderen Personen an PowerPoint-Präsentationen arbeiten möchtest, nutze die Funktion zur Freigabe der Dateien.

Nachdem du eine Präsentation mit anderen Personen geteilt hast, können alle gemeinsam daran arbeiten.

So gibst du eine Datei für andere Personen frei

Mit der Option Teilen kannst du deine Datei für andere Personen freigeben.

1. Starte PowerPoint und öffne die Datei, die du ge-meinsam mit anderen bearbeiten möchtest.

2. Wähle oben rechts im Menüband die Schaltfläche Teilen (in früheren Versionen Freigeben).

3. Wenn deine Präsentation noch nicht an einem Cloud-Speicherort gespeichert ist, schlägt dir Po-werPoint im nächsten Schritt mögliche Speicherorte vor.

4. Wähle hier aus, wo eine Kopie deiner aktuellen Prä-sentation in der Cloud gespeichert werden soll.

5. Wähle zuerst die passende Berechtigungsstufe.

6. Gib die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen du die Präsentation gemeinsam bearbeiten willst.

7. Füge optional eine kurze Nachricht zu der Freigabe-mitteilung hinzu.

8. Ein Klick auf Senden startet die Freigabemitteilung.

Das folgt nach dem Teilen einer Präsentation Z Nach dem Freigeben der Präsentation erhältst du

eine Statusmeldung über das Versenden des Frei-gabe Links.

Z Die gewählten Personen erhalten eine E-Mail, dass sie zur gemeinsamen Arbeit an der Datei eingeladen wurden.

So behältst du im Blick, ob und wo andere Personen in der freigegebenen Präsentation arbeiten

Öffne wie gewohnt deine Präsentation und beginne mit der Bearbeitung. Sobald eine andere Person die Präsen-tation ebenfalls geöffnet hat und darin arbeitet, wird in der rechten oberen Ecke des Menübands das entspre-chende Miniaturbild der Person angezeigt:

Auf dem Miniaturbild der Folie und in der eigentlichen Folie zeigt dir ein

Indikator, wo eine Person in der Präsentation arbeitet.

Gehst du mit dem Mauszeiger auf den Indikator, zeigt dir PowerPoint an, wer gerade auf der Folie ist und even-tuell eine Bearbeitung vornimmt.

So chattest du mit anderen über die Folieninhalte

Statt sich nun via E-Mail oder Telefon über Inhalte einzelner Folien auszutauschen, kannst du oben rechts im Menüband über die Schaltfläche Kommentare den gleichnamigen Aufgabenbereich öffnen und dich gezielt und schnell mit den anderen austauschen.

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Wenn du deine Präsentation für weitere Personen freigibst, könnt ihr diese alle gemeinsam

bearbeiten und gestalten.

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Offi ce 365 Updates


Neu in PowerPoint 365: Attraktive Illustrationen mit nur einem Klick

Gib deinen Folien einen modernen Look mit den neuen Illustrationen

Und wieder mal tut sich etwas bei den von Microsoft zur Verfügung gestellte Bildern! Nachdem seit April schon eine umfangreiche Sammlung mit Fotos, freigestellten Personen und Piktogrammen in PowerPoint 365 verfügbar war, kommen nun die Illustrationen als neue Kategorie hinzu. Dabei handelt es sich um Zeichnungen in unterschiedlichen Grautönen und einer Schmuckfarbe.

So greifst du auf die neuen Illustrationen zu

1. Um in den neuen Illustrationen zu stöbern und sie in deine Folien einzufügen, wechselst du im Menüband zur Registerkarte Einfügen.

2. Dort klickst du auf Bilder Archivbilder.

3. Im nun folgenden Katalog findest du ganz rechts das neue Register Illustrationen.

4. Per Klick darauf wechselst du zu dem unten abgebil-deten Katalog mit farbigen Illustrationen.

5. Du kannst nun entweder einen Suchbegriff ein-geben oder auf eine der Kategorien klicken oder einfach durchscrollen und dich inspirieren lassen.

So passt du die Illustrationen an

Die Illustrationen sind zunächst gelb, wenn sie in eine leere Präsentation mit den Designfarben von Office eingefügt werden. Wenn du eine eigene PowerPoint-Vorlage verwendest, in der die zu deinem Unterneh-men passenden Designfarben hinterlegt sind, passen sich die Farben der Illustrationen automatisch an deine Firmenfarben an. Dabei bleiben die Grautöne grau und die Schmuckfarbe wird in die vierte Akzentfarbe deiner Designfarben umgewandelt.

Die Designfarben können beliebig angepasst werden.

Die Farben der Illustrationen passen sich automa-tisch an die Farbpalette deiner Slides an

Die Designfarben sind die zehn Farben, die in der obers-ten Reihe angezeigt werden, wenn du die Farbe für eine gezeichnete Form oder Text oder auch eine Illustration anklickst.

Z Die vier Farben ganz links sind meist Schwarz, Weiß und Grau. Sie sind für Texte und Hintergrund vorge-sehen.

Z Die sechs Farben rechts daneben sind die Akzent-farben, mit denen du Farbakzente auf deinen Folien setzt. Die vierte davon verwendet PowerPoint als Schmuckfarbe für die Illustrationen.

Du kannst jederzeit den Illustrationen auch andere Farben geben. So geht’s:

1. Dazu klickst du die Illustration nach dem Einfügen an und wechselst zum Register Grafi kformat.

2. Unter Grafi kfüllung stehen dir dort neben den Designfarben auch die Standardfarben und unter Weitere Farben unzählige frei einstellbare Farben zur Verfügung.

Willst du den Grafiken einen betont zurückhaltenden Look geben, kannst du auch die Grafikfüllung auf Weißoder auf Keine Füllung setzen und stattdessen eine Farbe für die Grafi kkontur wählen. Dadurch werden allerdings alle Randlinien in dieser Farbe eingefärbt und es gibt keinen Unterschied mehr zwischen den vorher grauen und bunten Teilen.

Die Größe der Illustrationen kannst du beliebig ändern

Ein großer Vorteil der Illustrationen ist, dass du sie in der Größe beliebig anpassen kannst, ohne dass darunter die Qualität leidet. Denn es sind SVG-Dateien, also Dateien in einem Vektor-Grafikformat, das ohne Qualitätsverlust vergrößert werden kann.

So kannst du die Illustrationen auf den eigenen Slides verwenden

Leider finden sich unter den Illustrationen im Moment noch nicht so viele Motive aus dem Unternehmensall-tag. Aber so wie das Angebot an Fotos und Piktogram-men wächst, ist zu erwarten, dass Microsoft auch zu den Illustrationen noch weitere Motive hinzufügen wird. Auch mit den derzeit schon vorhandenen Abbildungen lassen sich attraktive Slides gestalten. Beispiele findest du unter www. cleverslide.de mit dem Suchbegriff " Illustration".

Experten-Tipp:

Z Illustrationen können auch aufgehellt und im Hintergrund eingefügt werden.

Z Nicht nur in PowerPoint, sondern auch in Word und Excel kannst du die neuen Illustra-tionen einsetzen.

<us>

Zeitspartipps


Leicht nachvollziehbarer Grafi k-Trick: Fotos durch Piktogramme mit perfektem Hintergrund ersetzen Wer die Optik seiner Folien mit einem Schaubild auf-bessern will, muss kein Designer sein. Denn Power-Point bietet mit der Funktion SmartArt-Grafik eine Sammlung von über 130 vorgefertigten Schaubildern. Der Clou daran: Zahlreiche SmartArt-Grafiken bieten Bildplatzhalter, über die sich Fotos perfekt im Schau-bild anordnen lassen. Allerdings ist es manchmal nicht so leicht, thematisch passende Fotos zu finden. Piktogramme können dann die rettende Alternati-ve sein. Allerdings sehen sie – wie folgende Abbildung zeigt – nach dem Einfügen nicht wirklich ansprechend aus. Doch mit wenigen Handgriffen lässt sich dieser optische Mangel beheben. Der Trick besteht darin, die Piktogramme umzufärben, vor einen dunklen Hinter-grund zu stellen und erst dann in die Bildplatzhalter einzufügen. Wir zeigen dir in vier Schritten, wie du das im Handumdrehen erledigst.

Schritt 1: Die Piktogramme vor den gewünschten Hintergrund stellen

1. Zeichne über Einfügen Formen Rechteck bei gedrückter (ª_)-Taste ein Quadrat auf der Folie.

2. Weise dem Quadrat die gewünschte Füllfarbe zu und stelle die Konturfarbe auf Keine.

3. Je nach Anzahl der Piktogramme duplizierst du das fertige Quadrat mit (Strg)+(D) entsprechend oft. Ordne die duplizierten Quadrate neben- und untereinander an. Die Hintergrundelemente für die Piktogramme sind damit fertig.

4. Hole nun über Einfügen Piktogramme die ge-wünschten Motive auf die Folie. Die Piktogramme stehen – wie unten zu sehen – in zwei Strichstärken zur Verfügung.

5. Weise den eingefügten Piktogrammen über die Registerkarte Grafi kformat (in früheren Versionen. Grafi ktools/Format) die Füllfarbe Weiß zu.

6. Platziere jedes eingefügte Piktogramm horizontal und vertikal mittig über einem der vorbereiteten Quadrate. Markiere dazu jeweils Quadrat und Pikto-gramm und wähle über Start Anordnen Aus-richten die Befehle Horizontal zentrieren sowie Vertikal zentrieren.

Vor einem dunklen Hintergrund wirken die umgefärbten Piktogramme nun

wesentlich besser

Beim genauen Betrachten des Ergebnisses zeigt sich, dass die Piktogramme mit der dünnen Strichstärke optisch ansprechender sind.

Schritt 2: Mit nur vier Mausklicks die SmartArt-Grafi k auf die Folie bringen

Das hier beschrieben Beispiel basiert auf der SmartArt-Grafik Bilder mit Beschriftungen. So holst du diese auf die Folie:

1. Wähle eine neue Folie mit dem Layout Titel und Inhalt oder ein anderes Folienlayout mit einem Inhaltsplatzhalter.

2. Klicke im Inhaltsplatzhalter auf das Symbol Eine SmartArt-Grafi k einfügen.

Der Klick auf das SmartArt-Symbol führt dich zur Sammlung von über 130

vorgefertigten Schaubildern

3. Klicke im folgenden Dialogfeld links unten die Kategorie Grafik an.

4. Wähle rechts das Layout Bilder mit Beschriftungenund klicke auf OK.

Die Piktogramme sehen nach dem Einfügen in die Bildplatzhalter ziemlich blass aus, …

… doch mit einem guten Farbkontrast kannst du das im Handumdrehen ändern

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Alle SmartArts der Kategorie Grafik verfügen über Bildplatzhalter, in die du

ganz leicht Bildmotive einbauen kannst

Nach dem Einfügen der SmartArt-Grafik sieht die Roh-version des Schaubilds zunächst so wie in der nächsten Abbildung aus. Falls du das Textfeld links nicht siehst, kannst du es über die Registerkarte SmartArt-Design (früher SmartArt-Tools/Entwurf) und den Befehl Textbereich einblenden.

Trage in das Textfeld die Texte ein, die unter dem Bild stehen sollen. Die obere Ebene kannst du auch einfach leer lassen. Der Text in der zweiten Ebene erscheint in dem farbigen Kasten.

Nach dem Einfügen der SmartArt-Grafik trägst du links im Textbereich

Deine Inhalte ein

Schritt 3: Die vorbereiteten Piktogramme in die SmartArt-Grafik einpassen

1. Markiere auf der Folie mit den vorbereiteten Pikto-grammen das erste Piktogramm inklusive farbigem Hintergrundquadrat.

2. Kopiere beide Elemente mit (Strg)+(C) in die Zwischenablage.

3. Wechsle zur Folie mit der SmartArt-Grafik.

4. Markiere dort den entsprechenden Bildplatzhalter und füge das zuvor kopierte Piktogramm mit Hinter-grund mit (Strg)+(V) ein.

5. Wiederhole die Schritte für die weiteren Bildplatz-halter.

Klappt auch mit anderen SmartArt- Grafiken: Die bebilderte Mindmap

Die Möglichkeit, Piktogramme mit einem individuell festgelegten Hintergrund in eine SmartArt-Grafik ein-zubauen, funktioniert nicht nur bei SmartArts aus der Kategorie Grafik.

Wie du in der folgenden Abbildung siehst, kannst du auch Formen einer SmartArt-Grafik, die ursprünglich mit Text gefüllt waren, mit eigens vorbereiteten Pikto-grammen füllen. Die Vorgehensweise ist identisch:

1. Auf einer separaten Folie bereitest du die Pikto-gramme mit einem passenden farbigen Hinter-grund vor.

2. Dann legst du die SmartArt-Grafik an.

3. Du kopierst die farbig hinterlegten Piktogramme und fügst Sie dann mit Strg + V statt der Texte in die einzelnen Formen der Mindmap ein.

Die Texte in der linken Mindmap wurden in der rechten Variante durch passende Piktogramme ersetzt

Die Mindmap erstellst du im Dialogfeld SmartArt- Grafik einfügen diesmal über die Kategorie Zyklus und das Layout Einfaches Radial. Als Animationseffekt für die Mindmap eignen sich beispielsweise Verblassen oder Zoom oder Rad. Wähle anschließend über Effekt-

optionen bei Sequenz wieder Nacheinander. Auf diese Weise kannst du die Mindmap schrittweise aufbauen und zu jedem der Piktogramme die wichtigen Details nennen. Die Folie wird nicht mit Texten überladen.

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PowerPoint FAQ


Die Experten

Liliana Schwarze

PowerPoint Leidenschaft seit 2020

,,Ich bin Expertin für Grafik- und Produktdesign und Illustrationen.‘‘

Miguel Rodrigues


„Ich bin Experte für die perfekte Gestaltung der Inhalte.‘‘

FAQ deine Fragen – unsere Expertenantworten

In welcher PowerPoint-Version sind die neuen Illustrationen verfügbar?

Da es sich um ein ganz neues Feature handelt, sind die Illustrationen zum Stand Oktober 2020 zunächst nur in der Insider-Version (Beta-Kanal) verfügbar. Du musst demnach folgende PowerPoint-Version haben:

Z Microsoft 365 bzw. Office 365 als Abo (nicht in den Kaufversionen 2016 oder 2019), Z den Beta-Kanal als Update-Kanal. Im aktuellen, monatlichen oder halbjährlichen Kanal

ist die neue Funktion noch nicht verfügbar. Z Die Update-Version muss zumindest auf 2011 stehen.

Du fragst dich, welcher Update-Kanal bei dir eingestellt ist und welche Update-Version du hast?

Schau einfach unter Datei → Konto nach. Dort erfährst du es. <us>

Vergleiche deine Versionsangaben mit diesem Screenshot.

Leserfrage

Expertenantwort


Dieter Schieke


,,Ich bin Experte für das perfekte Zusammenspiel von PowerPoint und Excel sowie Shortcuts in allen Variationen.‘‘

Leserfrage: Kann ich meine PowerPoint-Präsentation auch aufzeichnen?

Ich würde meine Präsentation gerne aufzeichnen, um diese im Nachhinein Kollegen zur Verfügung zu stellen, die nicht teilnehmen konnten. Wie geht das?

Mit der Funktion Bildschirmpräsentation aufzeichnen kannst du deine PowerPoint-Prä-sentation problemlos aufnehmen. Du kannst sie dann im Nachhinein entweder wie jede andere Präsentation in der Ansicht Bildschirmpräsentation für dich oder dein Publikum freigeben oder als Videodatei speichern und so jederzeit darauf zurückgreifen.

So geht’s

1. Um die Aufzeichnung zu starten, wähle auf der Registerkarte Aufzeichnung oder auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation die Option Bildschirmpräsentation aufzeichnen aus.

2. Durch Klicken auf die untere Hälfte der Schaltfläche erhältst du die Möglichkeit, ab dem Anfang oder ab der aktuellen Folie mit der Aufzeichnung zu beginnen.

3. Die Bildschirmpräsentation wird im Aufzeichnungsfenster (ähnelt der Referenten-ansicht) geöffnet. Die Schaltflächen zum Starten, Anhalten und Beenden der Auf-zeichnung findest du oben links. Du kannst die Aufzeichnung durch Klicken auf die rote runde Schaltfläche (oder Taste (R)) starten.

Z Die aktuelle Folie wird im Hauptbereich des Aufzeichnungsfensters angezeigt. Z Die Navigationspfeile auf beiden Seiten der aktuellen Folie ermöglichen das Wech-

seln zur vorherigen und zur nächsten Folie. Z Auch Audio- oder Videokommentare können aufgezeichnet werden, während die

Präsentation vorgeführt wird. Die Schaltflächen unten rechts im Fenster ermögli-chen es, das Mikrofon, die Kamera und die Kameravorschau ein- oder auszuschalten

4. Mithilfe der Farbauswahlfelder und des Zeigertools (Stift, Textmarker und Radierer), das du aus der Palette von Tools direkt unterhalb der aktuellen Folie auswählen kannst, lässt sich die Farbe von Freihandeingaben ändern.

5. Die Aufzeichnung kann durch Drücken von (Alt)+(S) auf der Tastatur jederzeit ge-stoppt werden.

6. Durch Auswählen der Option In Stream veröffentlichen kannst du die Aufzeichnung auf Microsoft Stream teilen und sie so anderen zur Verfügung stellen. <pg>

Leserfrage

Expertenantwort

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Impressum

Cleverslide Ein Produkt der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

ISSN 2701-3901

Erscheinungsweise:4-mal im Jahr (quartalsweise)© 2020 by VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AGTheodor-Heuss-Str. 2-453095 BonnAmtsgericht Bonn HRB 8165

Tel: 0228 - 9 55 01 50Fax: 0228 - 36 96 480E-Mail: [email protected]: [email protected]: www.cleverslide.deVorstand: Richard RentropProduktleitung: Dilan WartenbergAutoren: Dieter Schiecke, Maria Hoeren, Ute Simon, Pauline Gnann, Anja MartinGutachterin: Birgit Volk, Katharina SchnoorEntwurf: Reemers Publishing Services GmbHDruck: Warlich Druck Meckenheim GmbH

Experten-sprechstunden

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