ClubDesk Hilfe · Inhaltsverzeichnis 1. Die ersten Schritte in ClubDesk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 a. Verschaffen Sie sich erst

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Inhaltsverzeichnis

1. Die ersten Schritte in ClubDesk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7a. Verschaffen Sie sich erst mal einen Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7b. Mitglieder erfassen oder importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7c. Mitglieder zu Gruppen oder Mannschaften hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7d. Termine importieren oder anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7e. Vereinsdokumente archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7f. Webseite erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8g. Anderen Vereinsmitarbeitern Zugriff auf ClubDesk geben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2. Das ClubDesk Fenster im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Titel-Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Modul Auswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Schnellsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Einstellungen / Abmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Arbeits-Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Werkzeugleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3. Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113.1. Kontaktlisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Vordefinierte Suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Suche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Tabelleneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Spalten hinzufügen oder entfernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Spalten verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.2. Kontakte bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Fenster "Kontakte und Gruppen" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Fenster "Kontakt" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Kontakt-Fenster für Personen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Kontakt-Fenster für Firmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Letzte Bearbeitung eines Kontakts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3.3. Gruppen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Gruppen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Gruppen Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Gruppen verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3.4. Kontakte zu Gruppen hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Kontakte zu Gruppen hinzufügen (über Gruppen-Menü) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Kontakte zu Gruppen hinzufügen (über Drag & Drop) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3.5. Für Kontakte... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Massen-Mutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213.6. Kontakte drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Seite einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Kontaktliste drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Kontaktblatt drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Etiketten drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Briefumschläge drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3.7. Kontakte importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233.8. Kontakte exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Spezielle Exportspalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254. Termine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Listenansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.1. Termine bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Fenster "Termine" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Fenster "Termin" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

4.2. Terminorte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

22

Ort festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Automatische Vorschläge für Termin-Orte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4.3. Serientermine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Neuen Serientermin erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Bearbeiten von Serientermine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Löschen von Serienterminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4.4. An-/Abmeldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Termin-Einstellungen für das Versenden einer Einladung und An-/Abmeldung . . . . . . . . . . . 31An-/Abmeldungen überprüfen und korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32An-/Abmeldung durch Teilnehmer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

An-/Abmeldung aus Einladungs-E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33An-/Abmeldung im ClubDesk Vereins-Kalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33An-/Abmeldung auf der Vereins-Webseite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4.5. Anwesenheitskontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.6. Termine drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Seite einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Terminlisten drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Monatsblätter drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Terminblatt drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4.7. Termine importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.8. Termine exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365. Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365.1. Dokumente verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Laufwerke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Werkzeugleiste des "Dokumente" Fensters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

5.2. Text-Dokumente erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Text-Dokument-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Werkzeugleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Serienbriefe erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

5.3. Listen-Dokumente erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Listen-Dokument-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Werkzeugleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406. E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Vereins-E-Mail-Adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Arbeitsbereich des E-Mail-Moduls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

6.1. E-Mails schreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426.2. E-Mail-Archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Vordefinierte Suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Suche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Schnellsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

6.3. Microsoft E-Mail-Dienste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Internet-Adressen als "Sichere Adresse" hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

7. Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457.1. Webseiten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Fenster "Webseiten" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Werkzeugleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Webseiten verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Fenster "Webseite" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Werkzeugleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Inhalts-Blöcke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Neue Inhalts-Blöcke einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Verschieben von Inhalts-Blöcken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Bearbeiten und Löschen von Inhalts-Blöcken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

7.1.1. Text und Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

7.1.2. Beitrag-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

7.1.3. Termin-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

33

7.1.4. Meine Termine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

7.1.5. Datei-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

7.1.6. Album-Liste (Picasa) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Picasa-Web-Album erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Picasa-Zugriffsschlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Album-Sichtbarkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Album-Ansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Einstellungen für Diashow und Übersichtsseite mit allen Fotos eines Albums . . . . . . . . . . . 56

7.1.7. Album-Liste (Flickr) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Flickr-Alben erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Flickr-Alben einbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Flickr-Konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Alben anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Album-Ansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Einstellungen für Diashow und Übersichtsseite mit allen Fotos eines Albums . . . . . . . . . . . 58

7.1.8. Geburtstags-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Erstellen und Bearbeiten einer Geburtstagsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

7.1.9. Jubiläums-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Erstellen und Bearbeiten einer Jubiläumsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7.1.10. Sponsoren-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Sponsoren Gruppe(n) anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Darstellung der Sponsoren-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Anlegen und Bearbeiten der Sponsoren-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Anzeige-Modus "Alle - sortiert nach Feld" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Anzeige-Modus "Zufällige Auswahl - ändert bei Seitenwechsel" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Anzeige-Modus "Zufällige Auswahl - ändert nach Zeitvorgabe" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

7.1.11. Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Senden von E-Mail / Speichern in Listendokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Bearbeiten des Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Einfügen eines neuen Feldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Löschen eines Feldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Bearbeiten eines Feldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Verschieben eines Feldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Experten-Modus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Bestätigungstext . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

7.1.12. Gruppe-Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

7.1.13. Gruppen-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

7.2. Webseiten Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697.2.1. Design anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Bearbeiten von Layout und Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Bearbeiten von Seitenbalken und Fußbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

7.2.2. Web-Dateien verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707.2.3. Google Analytics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718. Finanzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Automatische Verbuchung aus Rechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Mandanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

8.1. Rechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

8.1.1. Rechnungen schreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Positionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Kontaktabhängige Positionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Wert aus Kontaktfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

44

Wert aus Listendokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778.1.2. Rechnungen stellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 788.1.3. SEPA Lastschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

a. Kontaktdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80b. Zahlungsverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80c. Rechnungen schreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80d. Lastschrift erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Rücklastschrift erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

8.1.4. Gestellte Rechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Rechnungs-Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

8.1.5. Zahlungseingänge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Manueller Zahlungseingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Zahlungseingänge bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Zahlungseingänge einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

8.1.6. Rechnungen mahnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Nie mahnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

8.1.7. Rechnungsvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Rechnungsvorlagen verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

8.1.8. Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86MWST / Fremdwährungen / Mandanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

8.1.8.1. Rechnungseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878.1.8.2. Artikel verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 888.1.8.3. Zahlungsverbindungen verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

ESR-Informationen (nur Schweiz/Liechtenstein) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88SEPA-Lastschrift-Informationen (nur EU-Raum) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

8.1.8.4. Rechnungslayouts verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89ESR / Einzahlungsscheine (nur Schweiz/Liechtenstein) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

8.1.8.5. MWST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89MWST-Sätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89MWST-Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

8.1.8.6. Rechnungen drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90"Tatsächliche Größe drucken" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Justierung Einzahlungsschein (nur Schweiz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

8.2. Buchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

8.2.1. Buchungsjahre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 928.2.2. Buchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Fehlerhafte Buchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 938.2.3. Buchungsvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 948.2.4. Jahresabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 948.2.5. Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

MWST / Fremdwährungen / Mandanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 958.2.5.1. Kontenplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 958.2.5.2. Eröffnungssaldi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 958.2.5.3. Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 968.2.5.4. MWST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

MWST-Sätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96MWST-Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

8.2.5.5. Fremdwährungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 968.3. Bankdaten einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 978.3.1. v11-Datei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Import überprüfen/anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Auswahl einer anderen Rechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

8.3.2. CSV-Datei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Import überprüfen/anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Zahlungseingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Buchung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Ignorieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

8.3.3. camt.053/054-Datei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

55

Import überprüfen/anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1009. Schwarzes Brett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Neuer Block erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Neuer Textblock erstellen (Text und Bilder) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Neuer Geburtstagsblock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Neuer Jubiläumsblock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Bestehende Blöcke löschen, bearbeiten oder drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

10. Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10310.1. Vereinsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10310.2. Rechnungs-Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10410.3. Mitglieder-Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10410.4. Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10410.5. Termin-Typen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10510.6. Beitrag-Typen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10510.7. Kontakt-Zusatzfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10510.8. Rollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10610.9. Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10710.10. Termine: Standard-Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10810.11. Termine: Darstellungs-Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10810.12. Termine: E-Mail-Benachrichtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10810.13. E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Vereins-E-Mail-Adressen in ClubDesk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11010.14. Website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11110.15. Finanzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11110.16. Quotas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11110.17. Eigene Internet-Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Vorgehen zum Verwenden einer eigenen Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11211. Browser-Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11211.1. Cookies aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11212. Von FacturaPlus zu ClubDesk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11312.1. Vergleich ClubDesk-FacturaPlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11312.2. Daten von FacturaPlus nach ClubDesk übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Schritt 1: Anmeldung bei ClubDesk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Schritt 2: Export aus FacturaPlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Schritt 3: Anpassungen an Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

a. Person / Firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116b. Postfach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116c. Als CSV-Datei speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Schritt 4: Import in ClubDesk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11612.3. Rechnungen stellen und abstimmen - Schritt für Schritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Schritt 1: Name und Adresse des Vereins erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Schritt 2: Zahlungsverbindung erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Schritt 3: Rechnungen stellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Schritt 4: Kontrolle Zahlungseingänge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Zahlungseingänge einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Manueller Zahlungseingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

12.4. Wo finde ich was in ClubDesk? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

66

1. Die ersten Schritte in ClubDesk

Wenn Sie neu bei ClubDesk sind und noch nicht so recht wissen, was Sie als nächstes tun sollten,dann nehmen Sie sich doch fünf Minuten Zeit und lesen Sie die folgenden sieben Tipps durch.

a. Verschaffen Sie sich erst mal einen Überblick

Die wohl bequemste und effizienteste Methode ClubDesk kennen zu lernen, ist es, sich die sechsEinführungsfilme von ClubDesk anzuschauen. Jeder Film dauert nur vier bis fünf Minuten. Aber dannwissen Sie bereits ziemlich gut, wie alles funktioniert.

b. Mitglieder erfassen oder importieren

Das Rückgrat jedes Vereins sind seine Mitglieder, darum empfiehlt es sich als erstes dieMitgliederdaten zu erfassen oder zu importieren. Verfügen Sie bereits über eine Mitgliederliste, z.B. inExcel oder als Word-Dokument, dann sichern Sie diese Daten im CSV-Format und klicken dann inClubDesk im Modul "Kontakte und Gruppen" auf den Knopf "Import" und folgen Sie den Anweisungen.Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel Kontakte importieren.

c. Mitglieder zu Gruppen oder Mannschaften hinzufügen

Nachdem Sie die Vereinsmitglieder in ClubDesk importiert haben, sollten Sie alle Gruppen anlegen,die es in Ihrem Verein gibt, z.B. Aktive, Passive, Junioren, Vorstand usw. Sie können auchUntergruppen anlegen, z.B. die Gruppe Junioren-A als eine Untergruppe der Junioren. Dann solltenSie die Mitglieder den Gruppen zuweisen, denen Sie angehören. Wie man Gruppen anlegt und wieman Mitglieder den Gruppen zuweist, können Sie sich im Film Mitgliederdaten verwalten anschauenoder in den Kapiteln Gruppen bearbeiten und Kontakte zu Gruppen hinzufügen nachlesen.

d. Termine importieren oder anlegen

Haben Sie alle Vereinsmitglieder in ClubDesk erfasst und in Gruppen abgelegt, empfiehlt es sich alsnächstes, möglichst viele Vereinstermine zu erfassen oder in ClubDesk zu importieren. Haben Sie IhreTermine bereits in einem Terminkalender wie z.B. Outlook oder iCal erfasst, dann exportieren Siediese Termine einfach im iCal-Format und lesen sie mit dem Knopf "Import" im Modul "Termine" inClubDesk ein. Ein kleiner Tipp: Viele Verbände bieten Spieltermine usw. im iCal-Fomat auf ihrenWebseiten an. Nachdem Sie Ihre Vereinstermine importiert haben, sollten Sie für alle Termine diejeweiligen Teilnehmer auswählen. Das können einzelne Mitglieder sein aber auch die von Ihnen zuvorangelegten Gruppen. Wie man Termine verwaltet, erfahren Sie im Film Der Terminkalender. Infosdazu, wie man Termine importieren kann, finden sich im Kapitel Termine importieren.

e. Vereinsdokumente archivieren

Als nächstes macht es Sinn, wenn Sie alle wichtigen Vereinsdokumente, wie Sitzungsprotokolle,Statuten, Anmeldeformulare usw. in das ClubDesk-Archiv laden und so allen Vereinsmitarbeiternzugänglich machen, denen Sie Zugriff auf ClubDesk geben. Wie Sie eine Ordnerstruktur für IhrVereinsarchiv aufbauen und Dokumente ins Archiv kopieren, können Sie sich im Film Briefe undDokumente anschauen oder im Kapitel Dokumente verwalten nachlesen. Wenn Sie auf Ihrem

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Computer schon eine ganze Ordnerhierarchie mit allen Vereinsdaten aufgebaut haben, können Sieauch alle Ordner inklusive der darin enthaltenen Dokumente auf einen Schlag hochladen. Sie müssenden Ordner dazu lediglich zuerst "zippen". Auch dies im Kapitel Dokumente verwalten beschrieben.

f. Webseite erstellen

Nachdem Sie nun all diese Informationen in ClubDesk erfasst haben, sollten Sie diese und vieleweitere Infos auch auf Ihrer Vereinswebseite den Mitglieder bequem zugänglich machen. Wie man mitClubDesk schnell und einfach eine Vereinswebseite erstellt, schauen Sie sich am besten im Film DieVereinswebseite verwalten an. Oder wenn Sie es ganz genau wissen wollen, werfen Sie mal einenBlick ins Kapitel Webseiten.

g. Anderen Vereinsmitarbeitern Zugriff auf ClubDesk geben

Und nachdem Sie bis jetzt alle Arbeit alleine geschultert haben, ist es an der Zeit, auch anderenVereinsmitgliedern Zugriff auf ClubDesk zu geben. Dazu weisen Sie einem Mitglied im Modul"Kontakte" einfach eine entsprechende Rolle zu, z.B. "Funktionär" oder "Vorstand" und geben ihmdann seine Benutzer-ID, mit der er sich bei ClubDesk anmelden bzw. beim ersten Mal ein Passwortdefinieren kann. Welche Daten z.B. ein "Funktionär" einsehen oder bearbeiten kann, können Sie inden "Einstellungen" im Bereich "Sicherheit - Rollen" selber festlegen. Dort können Sie übrigens auchzusätzliche Rollen definieren. Weitere Infos dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen.

2. Das ClubDesk Fenster im Überblick

ClubDesk besteht aus mehreren Modulen, in welchen Sie unterschiedliche Aufgaben erledigenkönnen: Schwarzes Brett, Kontakte und Gruppen, Termine, Dokumente, E-Mail, Webseiten undFinanzen.

Die ClubDesk Arbeitsfläche ist wie folgt aufgebaut: Der obere Teil bleibt für alle Module gleich. Dortwählen Sie aus, mit welchem Modul Sie arbeiten möchten. Der untere Teil ist abhängig vomausgewählten Modul.

Titel-Bereich: Im diesem Bereich von ClubDesk können Sie das Modul auswählen, mit demSie arbeiten möchten. Weiter finden Sie in diesem Bereich die Schnellsuche, mit der Sieblitzschnell in Ihren gesamten Vereinsdaten nach einem Begriff suchen können. Außerdemsehen Sie hier wer angemeldet ist, haben Zugriff auf die Direkt-Hilfe, können sich abmeldenund (falls Sie die Berechtigung dazu haben) vereinsweite Einstellungen vornehmen.

Arbeits-Bereich: Dieser Bereich verändert sein Aussehen, je nach dem in welchem ModulSie sich befinden (z.B. wird im obigen Beispiel die aktive Kontaktliste des Kontakte-Modulsangezeigt).

Titel-Bereich

Der Titel-Bereich bleibt über alle Module hinweg gleich. Im folgenden werden die einzelnen Teile desTitel-Bereichs kurz vorgestellt.

Modul Auswahl

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Mit Hilfe der Modul Auswahl können Sie jederzeit bequem in das Modul wechseln, das Sie für dieanstehende Arbeit benötigen. Klicken Sie einfach auf das entsprechende Symbol.

Evtl. sind gewisse Module nicht sichtbar, falls Ihr Vereinsadministrator Ihnen keinZugriffsrecht für diese Module gegeben hat.

Bemerkung:

Schwarzes Brett Halten Sie hier andere Funktionäre Ihres Vereins mit kurzenNotizen auf dem Laufenden. Was auf dem Schwarzen Brett ist,können Sie selber bestimmen.

Kontakte und Gruppen Hier können Sie Adress- und Kontaktdaten der Mitglieder,Lieferanten, Sponsoren, etc. verwalten. Weiter organisieren Siehier Ihre Mitglieder und andere Kontakte in Gruppen.

Termine Hier verwalten Sie auf einfache Weise alle Termine ihres Vereins.

Dokumente In diesem Modul können sämtliche Dokumente des Vereinsverwaltet werden. Laden sie entsprechende Dokumente hoch undspäter wieder herunter. Oder schreiben Sie in der integriertenTextverarbeitung einen Brief. Weiter können Sie hier auchbeliebige Listen erstellen.

E-Mail Schreiben Sie E-Mails an Vereinsmitglieder oder -gruppen.

Webseiten Erstellen und unterhalten Sie Ihre Vereins-Webseite aufeinfachste Art und Weise.

Finanzen Stellen Sie Rechnungen und führen Sie eine Buchhaltung fürIhren Verein.

Das im Moment ausgewählte Modul ist durch ein kleines weißes Dreieck unter demModul-Symbol markiert.

Tipp:

Sie können während des Arbeitens in ein anderes Modul wechseln, ohne dassungespeicherte Änderungen verloren gehen. Z.B. können Sie während des Schreibens einesBriefes kurz in ein anderes Modul wechseln, um etwas nachzuschauen oder Daten zuaktualisieren. Sobald Sie zum Brief zurückkehren, sind alle Daten noch da.

Tipp:

Schnellsuche

Wenn Sie nach irgendwelchen Daten suchen möchten, so geben Sie hier den entsprechenden Begriffein. ClubDesk sucht über alle Vereinsdaten nach diesem Wort und zeigt entsprechende Treffer direktunter dem Suchfeld. Wählen Sie einen der Treffer aus und ClubDesk öffnet sofort das entsprechendeFenster.

Sie sind auf der Suche nach "Hans Muster"? Tippen Sie einfach "mus" in dasSchnellsuchfeld. Anschließend klicken Sie auf "Muster Hans" im Aufklappmenü und schonsehen Sie sämtliche Angaben zu "Hans Muster".

Beispiel:

Einstellungen / Abmelden

Auf der rechten Seite des Suchfeldes finden Sie Knöpfe, um vereinsweite Einstellungen vorzunehmen,

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die Hilfe aufzurufen und um sich abzumelden.

Einstellungen Hier können Sie vereinsweite Einstellung vornehmen. BeachtenSie, dass dieser Knopf nur sichtbar ist, falls IhrVereinsadministrator Ihnen die entsprechende Berechtigungerteilt hat.

Hilfe Über diesen Knopf können Sie die Direkt-Hilfe aufrufen. Ein Klickauf "ClubDesk Hilfe" oder auf ein vorgeschlagenes Thema führtSie direkt in das ClubDesk-Direkt-Hilfe.

Abmelden Mit einem Klick auf diesen Knopf können Sie sich von ClubDeskabmelden.

Arbeits-Bereich

Der Arbeitsbereich ändert sein Aussehen je nach ausgewähltem Modul. Sie finden Informationenhierzu in den Kapiteln über die verschiedenen Module. Die im folgenden erklärten Punkte sind gültigüber alle Module hinweg und werden deshalb hier bereits kurz vorgestellt.

Fenster

In jedem Modul können Sie jeweils mehrere Fenster gleichzeitig offen halten. Für jedes offene Fensterwird ein Reiter mit einem Titel eingeblendet. Durch einen Klick auf einen Reiter wechseln Sie in dasentsprechende Fenster.

Jedes Modul hat 1 - 2 Hauptfenster (z.B. das Fenster "Kontakte und Gruppen" im Kontakt-Modul),welche durch den Benutzer nicht geschlossen werden können. Zum Bearbeiten von Daten werdenjeweils neue Fenster geöffnet, welche der Benutzer auch jederzeit wieder schließen kann - durcheinen Klick auf den "Schließen"-Knopf oder einen Klick auf das Schließen-Symbol (x) imentsprechenden Reiter.

Im obigen Beispiel sind im Kontakte-Modul neben dem Hauptfenster ("Kontakte undGruppen") noch zwei Fenster offen zum Betrachten oder Bearbeiten der Daten von "AlscherKevin" und "Aregger Dennis".

Beispiel:

Wird neben dem Fensternamen im Reiter ein * angezeigt, so bedeutet dies, dass diesesFenster ungespeicherte Änderungen enthält (wie im obigen Beispiel das Fenster "AreggerDennis").

Tipp:

Werkzeugleiste

In jedem Fenster wird jeweils eine Werkzeugleiste eingeblendet mit allen Knöpfen, welche für diesesFenster verfügbar sind.

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Im obigen Beispiel sehen Sie die Werkzeugleiste des Kontakt-Hauptfensters. Indiesem Fenster können Sie:

Neue Person oder Institution anlegenAusgewählten Kontakt in der Detailansicht öffnen (zum Nachschlagen oder Bearbeitender Kontaktdaten)Ausgewählten Kontakt löschenMenü zum Bearbeiten der Gruppenusw.

Beispiel:

3. Kontakte

Mit dem Kontakte-Modul von ClubDesk können Sie ihre Vereins-Kontakte (Mitglieder, Sponsoren,Lieferanten und weitere Kontakte) auf einfache Weise nachschlagen, verwalten und auf dem neuestenStand halten.

Möchten Sie, dass gewisse Personen in Ihrem Vereins Kontaktdaten nachschlagenkönnen, aber diese Daten nicht ändern dürfen? Dies lässt sich in den Einstellungen ganzeinfach so festlegen.

Tipp:

Im folgenden stellen wir den Arbeits-Bereich des Kontakte-Moduls kurz vor:

Innerhalb des Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sie schnellzwischen Übersichtstabelle und einzelnen Kontakten wechseln können. Für jedes offeneFenster wird in diesem Bereich ein Reiter angezeigt. Um ein Fenster in den Vordergrund zuholen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Reiter.

In jedem Fenster wird zuoberst die Werkzeugleiste angezeigt. Hier können Sie mit einemeinfachen Klick auf den entsprechenden Knopf neue Kontakte anlegen, Kontakte bearbeiten,etc.

Im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" finden Sie auf der linken Seite:

eine Suche (ein Klick auf diesem Symbol öffnet eine Suchmaske zum Suchen vonKontakten),vordefinierte Suchen zum schnellen Anzeigen aller Kontakte eines bestimmten Typs(z.B. Mitglieder) undalle Gruppen Ihres Vereins (ein Klick auf eine Gruppe zeigt alle Mitglieder dieserGruppe und aller Untergruppen, z.B. alle "Junioren").

Auf der rechten Seite im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" finden Sie alle Kontakte,welche auf die momentane Auswahl im linken Bereich zutreffen.

3.1. Kontaktlisten

Das Haupt-Fenster des Kontakte-Moduls ("Kontakte und Gruppen") bietet umfangreiche Möglichkeitenzum Anzeigen von Kontaktlisten und zum Suchen nach Kontakten. Auf der linken Seite finden Sieverschiedene Symbole zum Anzeigen verschiedener Listen oder Suchen. Auf der rechten Seite wird inder Tabelle die momentan ausgewählte Kontaktliste angezeigt.

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Suche Bei der Auswahl von "Suche" wird eine Suchmaske eingeblendet,mit der Sie nach Kontakten mit bestimmten Eigenschaftensuchen können.

Vordefinierte Suchen Mit den vordefinierten Suchen können Sie schnell alle Kontakteeines bestimmten Typs (z.B. Mitglieder) anzeigen.

Gruppen Hier werden die Gruppen Ihres Vereins angezeigt. Wenn Sie eineGruppe anwählen, so werden die Mitglieder dieser Gruppe in derTabelle angezeigt.

Tabellenfilter Mit dem Filter im Kopfbereich der Tabelle können Sie die Auswahlder aktuell angezeigten Kontakte auf einfache Weiseeinschränken, z.B. um schnell nach einem Namen innerhalb derMitgliederliste zu suchen.

Spaltentitel Über Klicks auf die Spaltentitel können Sie die Tabelle sortieren.Durch einen Klick auf die rechte Seite einer Spaltenüberschrift,können Sie nach einer Spalte gruppieren, Spalten ausblendenoder weitere Spalten hinzufügen.

Resultat-Tabelle Im Tabelleninhalt sehen Sie die Kontaktdaten der Kontakte.

Vordefinierte Suchen

Durch einen Klick auf eine vordefinierte Suche können Sie schnell alle Kontakte eines bestimmtenTyps anzeigen.

Ob ein Kontakt in der Liste "Mitglieder" aufgelistet wird oder nicht, hängt von seinem(Mitglieder-)Status ab. Man beachte, dass der Verein selber definieren kann, welcheMitgliederstati als Mitglied gelten (gilt z.B. ein Mitglied mit Status "Ehrenmitglied" als Mitgliedoder nicht).

Tipp:

Gruppen

Ein Klick auf eine Gruppe zeigt in der Resultat-Tabelle alle Mitglieder dieser Gruppe.

Die Gruppen sind in ClubDesk hierarchisch organisiert: Eine Gruppe kann beliebig viele Untergruppenhaben, diese Untergruppen können wiederum Untergruppen haben, usw. Um die Untergruppen einerGruppe zu sehen, klicken Sie auf das kleine Dreieck links des Gruppensymbols:

Wenn Sie eine Gruppe anwählen, die Untergruppen enthält, so werden in der Resultat-Tabelle jeweilsalle Kontakte angezeigt, die Mitglied in dieser Gruppe oder einer Untergruppe sind.

Wenn Sie eine Gruppe mit Untergruppen anwählen, so können Sie in der Resultat-Tabellenach der Spalte Gruppe gruppieren:

Tipp:

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Dann sehen Sie die Kontakte schön gruppiert nach Gruppen bzw. Untergruppen:

Suche

Wenn Sie auf der linken Seite des Kontakt-Hauptfensters "Kontakte und Gruppen" auf "Suche"klicken, so erscheint folgende Suchmaske:

Um Kontakte mit bestimmten Eigenschaften zu suchen, führen Sie folgende Schritte durch:

Wählen Sie auf der linken Seite "Suche" aus. Die Suchmaske erscheint.

Wählen Sie nun aus, nach welcher Eigenschaft und welchen Werten gesucht werden soll (imBeispiel "alle Kontakte mit Jahrgang gleich "1990"). Mit "+" fügen Sie weitere Eigenschaftenhinzu. Mit "-" entfernen Sie die Eigenschaft.

Falls Sie mehr als eine Eigenschaft angegeben haben, wählen Sie aus, ob bei den Kontaktenalle diese Eigenschaften oder jeweils nur eine dieser Eigenschaften erfüllt sein muss.

Klicken Sie auf Suchen.

In den Spaltentiteln können Sie nun noch sortieren, gruppieren oder Spalten hinzufügen bzw.entfernen.

Das Resultat der Suche steht Ihnen in der Tabelle zur Verfügung.

Tabelleneinstellungen

Im folgenden finden Sie einige Tipps zu der Resultat-Tabelle.

Filter

Wenn Sie das Resultat in der Resultat-Tabelle noch weiter einschränken möchten, so können Sieeinen Suchbegriff in das Filterfeld auf der rechten Seite des Kopf-Bereiches der Tabelle eingeben:

Häufig wird dies verwendet um innerhalb einer Liste schnell einen Kontakt mit einembestimmten Namen zu finden.

Beispiel:

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Sortieren

Wenn Sie nach einer bestimmten Spalte sortieren möchten, so klicken Sie auf den entsprechendenSpaltentitel:

Wenn Sie statt aufsteigend lieber absteigend sortieren möchten, so klicken Sie nochmals aufdenselben Titel.

Nach welcher Spalte im Moment sortiert ist, sehen Sie anhand des kleinen Dreiecksneben dem entsprechenden Spaltentitel.

Tipp:

Spalten hinzufügen oder entfernen

Wenn Sie weitere Spalten anzeigen möchten oder gewisse Spalten aus der aktuellen Ansichtentfernen möchten, so klicken Sie auf die rechte Seite eines beliebigen Spaltentitels:

Aus dem nun sichtbaren Menü wählen Sie diejenigen Spalten aus, die Sie im Moment sehen möchten:

Gruppieren

Möchten Sie nach einer bestimmten Spalte gruppieren, so klicken Sie auf die rechte Seite dieserSpalte und wählen "Dieses Feld gruppieren". Anschließend werden alle Kontakte, bei denen dieseSpalte übereinstimmt in der Tabelle gruppiert:

Spalten verschieben

Wenn Sie eine Spalte weiter links oder weiter rechts anzeigen möchten, so können Sie diese Spaltemit Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschieben: Klicken Sie auf den Spaltentitel und halten Siedie Maustaste gedrückt, verschieben Sie den Spaltentitel nun an den gewünschten Ort und lassen Siedie Maustaste los.

3.2. Kontakte bearbeiten

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Im folgenden zeigen wir, wie Sie im Fenster "Kontakte und Gruppen" neue Kontakte anlegen undbestehende Kontakte bearbeiten und löschen können. Anschliessend zeigen wir Ihnen, wie SieAdress- und weitere Kontakt-Daten im Kontakt-Fenster bearbeiten können.

Fenster "Kontakte und Gruppen"

Im Fenster "Kontakte und Gruppen" können Sie neue Kontakte anlegen, bestehende Kontaktenachschlagen und bearbeiten sowie bestehende Kontakte löschen.

Folgende Knöpfe stehen Ihnen zum Bearbeiten von Kontakten zur Verfügung:

Neu Einen neuen Kontakt (Person oder Firma) anlegen.

Öffnen Ausgewählten Kontakt öffnen: Ein Klick auf diesen Knopf öffnet einneues Fenster, um die Adress- und Kontakt-Daten anzuschauen oder zubearbeiten.

Löschen Ausgewählte Kontakte löschen: Dieser Knopf löscht alle im Momentausgewählten Kontakte.

Öffnen und Löschen stehen Ihnen auch in einem Kontext-Menü zur Verfügung. Mit einemKlick auf die rechte Maustaste öffnet sich das Kontext-Menü und Sie können den gewünschtenBefehl auswählen.

Tipp:

Gewisse Knöpfe stehen Ihnen eventuell nicht zur Verfügung, falls IhrVereinsadministrator Ihnen dafür keine Zugriffsberechtigung gegeben hat.

Bemerkung:

Fenster "Kontakt"

Beim Öffnen eines Kontaktes wird - abhängig davon, ob es sich beim Kontakt um eine Person odereine Firma handelt - ein Kontakt-Fenster für Personen oder ein Kontakt-Fenster für Firmen geöffnet.

Um schnell einen Kontakt zu betrachten oder zu bearbeiten, können Sie - statt denKontakt im Fenster "Kontakte und Gruppen" auszuwählen und zu öffnen - die Schnellsucheoben rechts im ClubDesk-Fenster verwenden. Tippen Sie den Nachnamen des Kontakts undwählen Sie anschließend den entsprechenden Eintrag aus der Auswahl unterhalb desSuchfeldes aus.

Tipp:

Kontakt-Fenster für Personen

Das Kontakt-Fenster für Personen besteht aus den zwei Reitern "Allgemein" und "Finanzen":

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Geöffnete Fenster Hier können Sie zwischen den offenen Fenstern innerhalb desKontakt-Moduls hin und her wechseln.

Werkzeugleiste Hier können Sie das Kontaktfenster schließen, Änderungenspeichern oder das Kontaktblatt ausdrucken.

Kontakt-Reiter Hier wechseln Sie zwischen "Allgemeinen Informationen" und"Finanz-Informationen" des Kontaktes.

Adressblock Adress- und Kontaktinfos für die Person.

Weitere Kontakt-Felder Zusatzinformationen zur Person sowie einige Felder welche imZusammenhang mit ClubDesk eine wichtige Rolle spielen, wiez.B. Benutzer Id und Rolle (siehe Tipp unten).

Zusatzfelder Kontakt-Zusatzfelder, welche durch den Verein definiert wurden.Im "Einstellungen"-Fenster (Zahnradsymbol, oben rechts) könnendurch den Administrator weitere Zusatzfelder hinzugefügt oderbestehende Zusatzfelder entfernt werden. Siehe auch Kontakt-Zusatzfelder.

Bemerkungen Hier können allgemeine Bemerkungen zu einem Kontakteingesehen und verändert werden.

Folgende Felder eines Kontakts sind innerhalb von ClubDesk besonders wichtig:

Benutzer-Id Diese Benutzer-Id zeichnet einen Benutzer innerhalbeines Vereins eindeutig aus und sollte für Kontakteausgefüllt werden, welche

Zugriff auf die ClubDesk-Vereinsadministrationhaben sollen, oderZugriff auf die interne ClubDesk-Vereins-Webseite haben sollen, oderunter Ihrer persönlichen Vereins-E-Mail-Adresse erreichbar sein sollen.

Welche Berechtigungen dieser Kontakt danntatsächlich hat, wird über die Rolle (siehe unten)gesteuert. Im Beispiel wäre die Vereins-E-Mail-Adresse [email protected] [email protected].

Die Benutzer-Id wird beim Importieren automatischvergeben.

Rolle Die Rolle bestimmt, welche Rechte ein Kontaktinnerhalb von ClubDesk und innerhalb der ClubDesk-Vereins-Webseite hat.

E-Mail Dieses Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse desKontakts enthalten, falls sich der Kontakt beiminternen Bereich der ClubDesk-Vereins-Webseite oderbei der ClubDesk-Vereins-Administration anmeldenkönnen soll (die E-Mail mit den Anmeldeinformationenwird dann an diese Adresse verschickt). Weiterwerden E-Mails, welche an die Vereins-E-Mail-Adressedes Kontakts geschickt werden, an diese E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Tipp:

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Allgemeine Finanz-Informationen

Hier legen Sie fest, wie Rechnungen an den Kontakt verschicktwerden und ob dieser gemahnt werden darf. Weiter erfassen Siehier die Bankverbindung des Kontaktes.

SEPA-Lastschrift (nur EU-Raum)

Hier erfassen Sie sämtliche Informationen, die für das Erstelleneiner SEPA-Lastschrift an diesen Kontakt benötigt werden.Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel SEPALastschriften.

Kontakt-Fenster für Firmen

Das Kontakt-Fenster für Firmen besteht ebenfalls aus den zwei Reitern "Allgemein" und "Finanzen":


Werkzeugleiste Hier können Sie das Kontaktfenster schließen, Änderungenspeichern, den Kontakt löschen oder das Kontaktblattausdrucken.


Adress- und Kontaktinfosfür die Firma

Adress-Felder der Firma. Beachten Sie, dass diese Felder auch fürdie Sponsoren-Liste verwendet werden, insbesondereFirmenname, Firmen-Webseite und Firmen-Logo sollten beiSponsoren ausgefüllt werden.

Ansprechperson Kontakt-Felder der Ansprechperson innerhalb der Firma sowieeinige Felder welche im Zusammenhang mit ClubDesk einewichtige Rolle spielen, wie z.B. Benutzer Id und Rolle (sieheobiger Tipp).

Zusatzfelder Kontakt-Zusatzfelder, welche durch den Verein definiert wurden.Im "Einstellungen"-Fenster (Zahnradsymbol, oben rechts) könnendurch den Administrator weitere Zusatzfelder hinzugefügt oderbestehende Zusatzfelder entfernt werden. Siehe auch Kontakt-Zusatzfelder.

Bemerkungen Hier können allgemeine Bemerkungen zu einem Kontakteingesehen und verändert werden.

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Allgemeine Finanz-Informationen

Hier legen Sie fest, wie Rechnungen an den Kontakt verschicktwerden und ob dieser gemahnt werden darf. Weiter erfassen Siehier die Bankverbindung des Kontaktes.

SEPA-Lastschrift (nur EU-Raum)

Hier erfassen Sie sämtliche Informationen, die für das Erstelleneiner SEPA-Lastschrift an diesen Kontakt benötigt werden.Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel SEPALastschriften.

Letzte Bearbeitung eines Kontakts

Im Kontaktfenster wird oben rechts jeweils die Person angezeigt, welche die letzte Bearbeitung amKontakt vorgenommen hat, sowie der Zeitpunkt wann dies geschah. Diese Informationen werdenbeim Export der Kontakte (Kontakte exportieren) ebenfalls mit exportiert.

3.3. Gruppen bearbeiten

Im täglichen Vereinsleben sind Gruppen sehr wichtig. Und auch bei ClubDesk spielen Gruppen einezentrale Rolle. Mit Hilfe der ClubDesk-Gruppen kann ein Verein seine Vereinsstruktur nachbilden undvon dieser Struktur über alle ClubDesk Module hinweg profitieren.

Eine typische Vereinsstruktur und damit auch die Gruppen in ClubDesk kann z.B. wiefolgt aussehen:

Aktive1. Mannschaft2. MannschaftSenioren

JuniorenJunioren AJunioren BJunioren CJunioren DJunioren E

PassiveVorstand

Beispiel:

Eine Gruppe in ClubDesk kann Untergruppen enthalten. Diese Untergruppen können wiederumUntergruppen enthalten usw. Auf diese Weise lassen sich beliebig komplexe Vereinsstrukturenabbilden.

Sind die Gruppen für Ihren Verein einmal definiert und die Kontakte den entsprechenden Gruppenzugeteilt, so können Sie diese Gruppen überall in ClubDesk benutzen. Sie können E-Mails an Gruppenschicken, Serienbriefe für ganze Gruppen auf einfache Weise erstellen, Kontaktlisten für Gruppenerstellen usw.

Gruppen bearbeiten

Im Fenster "Kontakte und Gruppen" können Sie durch einen Klick auf "Gruppen" neue Gruppen undUntergruppen anlegen, Gruppen bearbeiten und auch löschen. Wie Kontakte zu diesen Gruppen

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hinzugefügt werden, erklären wir im Kapitel Kontakte zu Gruppen hinzufügen.

Neue Gruppe Neue Gruppe anlegen: Ein Klick auf diesen Menü-Eintrag legt eine neueGruppe an.

Neue Untergruppe Neue Untergruppe anlegen: Ein Klick auf diesen Knopf legt für die imMoment ausgewählte Gruppe eine neue Untergruppe an.

Gruppe bearbeiten Ausgewählte Gruppe löschen: Klicken Sie auf diesen Knopf um die imMoment ausgewählte Gruppe zu bearbeiten.

Löschen Ausgewählte Gruppe löschen: Dieser Knopf löscht die im Momentausgewählte Gruppe.

Gruppen Detail

Wenn Sie eine neue Gruppe anlegen oder eine bestehende Gruppe bearbeiten, so können Siefolgende Felder bearbeiten:

Gruppe Hier geben Sie den Namen der Gruppe ein, unter der Sie anschließendin ClubDesk angezeigt wird.

Id Damit die Kontakte dieser Gruppe über eine gemeinsame E-Mail-Verteilerliste erreichbar sind (siehe Für Kontakte...), sollten Sie hier eine(möglichst eingängige) Id vergeben. Die Gruppe wird anschließend unter"<id>@scmuster.clubdesk.com" (oder auch "<id>@scmuster.ch", fallsdie Vereins-E-Mails entsprechend eingerichtet sind).

Foto Hier können Sie ein Foto der Gruppe hochladen, falls gewünscht. DiesesFoto kann anschließend auch auf der ClubDesk-Vereins-Webseiteeingeblendet werden.

Beschreibung /Informationen

Hier können Sie eine Beschreibung oder Informationen erfassen, fallsgewünscht. Dieser Text kann anschließend auch auf der ClubDesk-Vereins-Webseite eingeblendet werden.

Gruppen verschieben

Gruppen können mit Hilfe von Drag & Drop in eine andere Gruppe verschoben werden. Klicken Siehierfür auf die Gruppe, die Sie verschieben möchten, und halten Sie die Maustaste gedrückt.Verschieben Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Gruppe, der Sie die ausgewählte Gruppehinzufügen möchten. Lassen Sie nun die Maustaste los.

In obigem Beispiel wurde auf die Gruppe "Junioren A" geklickt und der Mauszeiger mitgedrückter Maustaste auf die Gruppe "Junioren" verschoben. Sobald der Benutzer nun dieMaustaste loslässt, ist "Junioren A" neu eine Untergruppe von "Junioren".

Beispiel:

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3.4. Kontakte zu Gruppen hinzufügen

Im folgenden erläutern wir kurz, wie Kontakte zu Gruppen hinzugefügt werden und was es hierbei zubeachten gilt.

Wie im wirklichen Leben können auch in ClubDesk Personen in mehreren Gruppen Mitglied sein (z.B.ist Paul Müller Spieler in der 2. Mannschaft, Trainer bei den Junioren E und im Vorstand). Genau sokann ein Kontakt auch in ClubDesk zu mehreren Gruppen hinzugefügt werden. Weiter kann für einKontakt in einer Gruppe festgelegt werden, welche Funktion (z.B. Spieler, Trainer, Präsident) er indieser Gruppe hat.

Aus diesem Grund wird in der Kontaktlisten für Gruppen jeweils noch die Funktion eingeblendet:

In Kontaktlisten für Gruppen ist es häufig wertvoll nach der Spalte "Funktion" zusortieren oder gar nach der Spalte "Funktion" zu gruppieren (siehe Kontaktlisten).

Tipp:

Kontakte zu Gruppen hinzufügen (über Gruppen-Menü)

Im Fenster "Kontakte und Gruppen" können Sie durch einen Klick auf "Gruppen" Kontakte zu einerGruppe hinzufügen und Kontakte aus Gruppen entfernen. Wie Gruppen erzeugt, bearbeitet undgelöscht werden, erklären wir im Kapitel Gruppen bearbeiten.

Kontakt zu Gruppehinzufügen Ein Klick auf diesen Menü-Eintrag öffnet folgende Maske. Tippen Sie

einen Namen in das Kontaktfeld, wählen Sie - falls gewünscht - eineFunktion und klicken Sie "OK".

Kontakt aus Gruppeentfernen

Wählen Sie die entsprechende Gruppe und das entsprechende Mitgliedan und klicken Sie auf "Kontakt aus Gruppe entfernen", so wird derKontakt aus der Gruppe entfernt.

Beide Befehle stehen Ihnen auch in einem Kontext-Menü zur Verfügung. Mit einem Klickauf die rechte Maustaste öffnet sich das Kontext-Menü und Sie können den gewünschtenBefehl auswählen (auf der Gruppe im linken Bereich und in der Kontakt-Liste).

Tipp:

Kontakte zu Gruppen hinzufügen (über Drag & Drop)

Statt das oben beschriebene Menü zu verwenden, können Sie auch ganz einfach Kontakte in einerbeliebigen Kontaktliste (Suche, vordefinierte Suchen, Gruppen) auswählen und mit Drag & Drop aufeine Gruppe ziehen, um die Kontakte zu dieser Gruppe hinzuzufügen. Führen Sie hierfür folgende

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Schritte aus:

Gewünschte Kontakte auswählen.1.Klicken Sie auf einen der ausgewählten Kontakte und halten Sie die Maustaste gedrückt.2.Verschieben Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Gruppe.3.Lassen Sie die Maustaste los.4.Wählen Sie in der erscheinenden Maske - falls gewünscht - eine Funktion für diese Kontakte5.innerhalb dieser Gruppe.

In unserem Beispiel fügen wir zwei Kontakte zu der Gruppe "1. Mannschaft" hinzu.Hierfür wählen wir diese Kontakte z.B. in der Kontaktliste "Alle Kontakte" aus und verschiebenSie auf die Gruppe "1. Mannschaft":

In der erscheinende Maske wählen wir eine Funktion aus und klicken auf "OK".

Bespiel:

3.5. Für Kontakte...

Im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" können Sie über den Knopf "Für Kontakte..." schnell undbequem für Kontakte eine E-Mail, ein Text-Dokument, ein Listen-Dokument oder einen Terminerzeugen. Wählen Sie hierfür die gewünschten Kontakte in einer beliebigen Kontaktliste (Suche,Vordefinierte Suchen, Gruppen) aus und klicken Sie den Knopf "Für Kontakte...". Wählen Sie aus demerscheinenden Menü (siehe unten) den gewünschten Befehl:

Weitere Informationen über die Erstellung von E-Mails, Text-Dokumenten, Listen-Dokumenten undTerminen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln über E-Mails, Termine und Dokumente.

Massen-Mutation

Unterhalb von "Für Kontakte..." befindet sich die "Massen-Mutation". Hier können Sie Änderungen aufmehreren Kontakten gleichzeitig vornehmen können.

Markieren Sie alle Kontakte, für welche Sie in einem oder mehreren Kontaktfeldern den gleichen Werteintragen möchten. Klicken Sie anschliessen oben im Menü auf "Massen-Mutation". Im Fenster"Massen-Mutation" und darin im linken Feld wählen Sie das gewünschte Kontaktfeld. Im Feld rechtsdavon tragen Sie den Wert ein. Um ein weiteres Kontaktfeld zu befüllen, klicken Sie ganz einfach aufdas grüne Pluszeichen.

3.6. Kontakte drucken

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Sowohl im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" als auch in den einzelnen Kontakt-Fenstern stehteine Druck-Funktion zur Verfügung. Im Hauptfenster können die aktuelle Kontaktliste sowie Etikettenausgedruckt werden. Im Kontaktfenster kann ein Kontaktblatt für den Kontakt ausgedruckt oder alsPDF gespeichert werden.

Seite einrichten

Vor dem Drucken sollte jeweils überprüft werden, dass die Seiteneinstellungen wie gewünschteingestellt sind. Wählen Sie hierzu den Befehl "Seite einrichten...".

Wählen Sie hier die gewünschten Seiteneinstellungen inklusive der gewünschten Schriftart und -größefür den Ausdruck.

Kontaktliste drucken

Im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" lässt sich die aktuelle Kontaktliste (siehe Kontaktlisten)jederzeit ausdrucken:

Wählen Sie "Suche", eine vordefinierte Suche oder ein Gruppe an.1.Passen Sie die Tabelle an Ihre Wünsche an (Sortierung, Gruppierung, Spalten2.hinzufügen/entfernen, usw).Klicken Sie auf "Drucken".3.Wählen Sie in der erscheinenden Maske einen geeigneten Titel und ob Sie alle oder nur die4.ausgewählten Kontakte ausdrucken möchten.

Sie können auf diese Weise z.B. sehr schnell eine Gruppenliste ausdrucken. WählenSie die entsprechende Gruppe im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" auf der linken Seitedes Fensters an. Sortieren Sie z.B. zuerst nach Namen und dann nach Funktion (jeweils einKlick auf den Spaltentitel). Drucken Sie die Liste.

Bespiel:

Kontaktblatt drucken

In jedem Kontakt-Fenster (Personen und Firmen) lässt sich der Kontakt als Kontaktblatt ausdrucken.Klicken Sie hierfür einfach auf "Drucken".

Etiketten drucken

Im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" lassen sich für Kontakte Etiketten ausdrucken. Wählen Siehierfür die gewünschten Kontakte an und klicken Sie auf das kleine Dreieck auf der rechten Seite der"Drucken"-Schaltfläche. Wählen Sie nun "Etiketten drucken".

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Wählen Sie in dieser Maske nun:

Ob Sie für alle oder nur für die ausgewählten Kontakte Etiketten ausdrucken möchten.Den gewünschten Etikettenbogen.Den Inhalt der Etiketten: Benutzen Sie hier das Platzhalter-Menü, um neue Platzhaltereinzufügen - falls gewünscht (siehe Text-Dokumente erstellen).

Legen Sie anschließend den Etikettenbogen in den Drucker und klicken Sie auf "OK".

Briefumschläge drucken

Im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" lassen sich für Kontakte Briefumschläge bedrucken. WählenSie hierfür die gewünschten Kontakte an und klicken Sie auf das kleine Dreieck auf der rechten Seiteder "Drucken"-Schaltfläche. Wählen Sie nun "Briefumschläge drucken".

Wählen Sie nun:

Ob Sie für alle oder nur für die ausgewählten Kontakte Briefumschläge ausdrucken möchten.Den verwendeten Briefumschlag.Was auf die Briefumschläge gedruckt werden soll: Benutzen Sie hier das Platzhalter-Menü,um neue Platzhalter einzufügen - falls gewünscht (siehe Text-Dokumente erstellen).

Legen Sie anschließend die Briefumschläge in den Drucker und klicken Sie auf "OK".

3.7. Kontakte importieren

Kontaktdaten lassen sich ganz einfach in ClubDesk importieren. Führen Sie hierfür folgende Schrittedurch:

Stellen Sie die Kontaktdaten in einer Datei mit dem CSV-Dateiformat zur Verfügung. Hierfüreignet sich beispielsweise Microsoft Excel: erzeugen Sie eine Excel-Datei, fügen alle IhreDaten ein und speichern Sie die Datei als "CSV-Datei" (in Microsoft Excel: "CSV(Trennzeichen-getrennt)").

1.

Bitte achten Sie darauf, dass die Datei folgende Struktur haben muss: Pro Kontakt muss eineZeile vorhanden sein mit den Kontaktdaten des Kontaktes. Identifier für den ersten Importsind bei Personen der Vor -und Nachname, bei Firmen ist es der Name. Die erste Zeile sollteTitel für die einzelnen Spalten enthalten:

Klicken Sie nun im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" auf den Knopf "Import".2.

Wählen Sie die zu importierende Datei aus.3.

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Es erscheint folgende Import-Maske:4.

Die Maske zeigt eine Tabelle mit folgenden Informationen:5.

In der ersten Spalte wird der Spaltenname angezeigt, welchen Sie in ihrer CSV-Dateiangegeben haben.In der zweiten Spalte wird ein Beispielwert aus Ihrer Datei angezeigt. Über die Pfeileim Spaltentitel können Sie die Werte aller Zeilen betrachten.In der dritten Spalte können Sie das Feld in ClubDesk wählen, in welches dieseWerte übernommen werden sollen (im Beispiel soll also die Spalte "Adresszeile 1" indas ClubDesk-Feld "Adresse" gespeichert werden).In der vierten Spalte sehen Sie, welche Werte für das gewählte ClubDesk-Feld gültigsind.In der fünften Spalte sehen Sie Probleme, die mit der im Moment gewähltenZuordnung bestehen (im Beispiel ist "Frl" kein gültiger Werte für das ClubDesk-Feld"Anrede".

Wählen Sie nun für jede Spalte ein ClubDesk Feld. Beachten Sie hierbei:6.

Finden Sie das gewünschte Feld in der Liste der möglichen ClubDesk-Felder nicht, sokönnen Sie über den Eintrag "- Neues Feld -" ein neues Feld anlegen.Um einen nicht erkannten Wert zu korrigieren, können Sie auf den entsprechenden"Korrigieren"-Knopf klicken und den nicht erkannten Werten bekannte Wertezuweisen. Im folgenden Beispiel wird also der Wert "Frl" aus der Import-Datei als

"Frau" in die ClubDesk-Daten übernommen. Bei den Mitglieder-Stati bestehtferner sogar die Möglichkeit, einen bisher unbekannten Mitglieder-Status neu inClubDesk zu definieren. Im folgenden Beispiel definieren wir einen neuen Wert in

ClubDesk, um den Mitglieder-Status "Gönner" zu übernehmen. Sie können das Importieren auch jederzeit abbrechen (Klick auf "Abbrechen") unddie Fehler in Ihrer CSV-Datei korrigieren. Anschließend starten Sie den Importwieder neu. Bereits zugeordnete Felder bleiben hierbei erhalten.

Wenn alle Felder richtig zugeordnet sind, so klicken Sie auf "OK". Sie erhalten nun noch eineBestätigung, wie viele Kontakte erzeugt oder aktualisiert wurden. Weiter werden Sie auchhier nochmals auf bestehende Probleme aufmerksam gemacht.

7.

Falls Sie die mögliche Probleme beheben möchten, so klicken Sie auf "Nein". Möchten Sie mitdem Importieren fortfahren, so klicken Sie auf "Ja".

3.8. Kontakte exportieren

Alle Kontaktdaten lassen sich jederzeit exportieren und als Datei im CSV-Dateiformat auf IhrenRechner herunterladen. Diese Datei können Sie dann in anderen Programmen (wie z.B. MicrosoftExcel) weiter verwenden.

Um Kontaktdaten zu exportieren führen Sie folgende Schritte durch:

Wählen Sie im Hauptfenster "Kontakte und Gruppen" die Kontaktliste an, die Sie exportieren1.möchten (wenn Sie z.B. alle Kontakte exportieren möchten, wählen Sie "Alle Kontakte" an).

2424

Klicken Sie auf "Export".2.

Wählen Sie in der erscheinenden Maske, ob Sie alle Kontakte der Kontaktliste exportierenmöchten oder nur die im Moment ausgewählten. Weiter können Sie wählen, ob alleverfügbaren Spalten exportiert werden oder nur die im Moment sichtbaren. Als Exportformatewerden zwei Varianten unterstützt: Export im CSV-Format für Excel und Export im CSV-Format für Numbers (Mac).

3.

Die Datei wird nun auf Ihren Rechner heruntergeladen. Sie können diese Datei anschließendin einem geeigneten Programm öffnen (z.B. Microsoft Excel) und nach Belieben weiterverwenden.

4.

Spezielle Exportspalten

Zusätzlich zu den für den Export gewählten Spalten exportiert ClubDesk in jedem Fall drei weitereSpalten:

[Id] Eine ClubDesk-interne Id welche jeden exportierten Kontakteintrag(Zeile) eindeutig identifiziert. Diese Id kann helfen, um bei einem, aufeinen Export folgenden Import (der gleichen oder bearbeiteten CSV-Datei) eine präzise Zuordnung von Importzeilen zu ClubDesk Kontaktenzu erreichen.

[Zuletzt geändert am] Der Zeitstempel der letzten Bearbeitung des entsprechenden Kontakts.

[Zuletzt geändert von] Die Person welche die letzte Bearbeitung am Kontakt vorgenommen hat(zum Zeitpunkt [Zuletzt geändert am]).

4. Termine

Mit dem Termine-Modul von ClubDesk verwalten Sie auf einfache Weise sämtliche Termine IhresVereins (Spiele, Trainings, Sitzungen, Veranstaltungen, usw.).

Im folgenden stellen wir den Arbeits-Bereich des Termine-Moduls kurz vor:

2525

Innerhalb des Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sie schnellzwischen Kalenderansicht und einzelnen Terminen wechseln können. Für jedes offene Fensterwird in diesem Bereich ein Reiter angezeigt. Um ein Fenster in den Vordergrund zu holen,klicken Sie einfach auf den entsprechenden Reiter.

In jedem Fenster wird zuoberst die Werkzeugleiste angezeigt. Hier können Sie mit einemeinfachen Klick auf den entsprechenden Knopf neue Termine anlegen, Termine bearbeiten,etc.

Im Hauptfenster "Termine" finden Sie auf der linken Seite:

Terminauswahl: Wählen Sie hier das gewünschte Datum.Teilnehmer-Filter: Lassen Sie sich nur Ihre Termine, die Termine einer anderenPerson oder einer Gruppe anzeigen.Termin-Typ-Filter: Zeigen Sie die Termine eines bestimmten Typs an (z.B. nur dieSpiele).

Auf der rechten Seite im Hauptfenster "Termine" finden Sie:

Ansicht: Wählen Sie hier die gewünschte Ansicht (Tag, Woche, Monat, Jahr oderListe).Termine: Hier werden die Termine angezeigt, welchen innerhalb des Datumsbereichsliegen und den gewählten Filtern entsprechen.

Wenn Sie auch das Webseiten-Modul von ClubDesk verwenden, um Ihre Vereins-Webseite zu erstellen und unterhalten, so können Sie auf einfachste Weise die erfasstenTermine auch auf Ihrer Vereins-Webseite einblenden (siehe Termin-Liste).

Tipp:

Listenansicht

Wenn Sie sehr viele Termine haben oder einen beliebigen Zeitbereich (z.B. eine Saison) anzeigenlassen möchten, so eignet sich die Listenansicht hervorragend: Klicken Sie rechts oben auf den Knopf"Liste". Um sich einen bestimmten Zeitbereich anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das kleine schwarzeDreieck im "Liste"-Knopf und wählen den gewünschten Zeitbereich.

In der Listenansicht können Sie auch – wie von anderen Listen in ClubDesk gewohnt –nach Text filtern: Tippen Sie den zu suchenden Text ganz einfach in das Filterfeld rechts oben.

Tipp:

4.1. Termine bearbeiten

Im Hauptfenster "Termine" können Sie neue Termine anlegen und bestehende Termine anzeigen,bearbeiten und löschen. Zur Bearbeitung eines einzelnen Termins wird jeweils ein neues Termin-Fenster geöffnet, in welchem die Details des Termins angezeigt werden und bearbeitet werdenkönnen.

Fenster "Termine"

Im Fenster "Termine" werden folgende Funktionen angeboten:

2626

Neu Neuen Termin anlegen: Über diesen Knopf können Sie einen neuenTermin anlegen.

Öffnen Ausgewählten Termin öffnen: Ein Klick auf diesen Knopf öffnet ein neuesFenster, um die Termin-Daten zu betrachten oder zu bearbeiten.

Duplizieren Ausgewählten Termin duplizieren: Ein Klick auf diesen Knopf kopiert denTermin und öffnet ein Fenster, um den kopierten Termin zu bearbeiten.

Löschen Ausgewählte Termine löschen: Dieser Knopf löscht alle im Momentausgewählten Termine.

An-/Abmeldungen Über diesen Knopf können Sie den momentanen Stand der An-/Abmeldungen anzeigen lassen und auch bearbeiten (mehrInformationen hierzu in An-/Abmeldungen).

Anwesenheitskontrolle Mit dem Knopf "Anwesenheitskontrolle" können Sie eineAnwesenheitskontrolle für die ausgewählten Termine durchführen (sieheauch Anwesenheitskontrolle).

Drucken Mit diesem Knopf können Termine ausgedruckt oder auch als PDFgespeichert werden.

Import Über diesen Knopf können Sie eine bestehende ICS Datei (Endung .ics)in ClubDesk importieren, siehe auch Termine importieren.

Export Über diesen Knopf können Sie die in der aktuellen Ansicht enthaltenenTermine im CSV-Dateiformat exportieren. %>.


Bemerkung:

Fenster "Termin"

Das Termin-Fenster zum Bearbeiten eines Termins sieht wie folgt aus:

2727

Geöffnete Fenster Hier können Sie zwischen den offenen Fenstern innerhalb desTermin-Moduls hin und her wechseln.

Werkzeugleiste Hier können Sie das Termin-Fenster schließen, Änderungenspeichern, den Termin löschen oder den Termin ausdrucken.Über einen Klick auf "Serie" können Sie einen wiederholendenTermin einrichten.Weiter können Sie über den Knopf "An-/Abmeldungen" denmomentanen Stand der An-/Abmeldungen anzeigen lassen undauch bearbeiten (mehr Informationen hierzu in An-/Abmeldungen).Über den Knopf "Anwesenheitskontrolle" können Sie auf bequemeArt und Weise eine Anwesenheitskontrolle für den Termindurchführen (siehe auch Anwesenheitskontrolle).

Felder Folgende Felder können für einen Termin bearbeitet werden:

Betreff: Kurzbeschreibung des TerminsTyp: Art des Termins (z.B. Spiel)Ort: Standort, an welchem der Termin stattfindet. Überdie Google-Maps Integration können Sie Besuchern derWebseite auf einfache Weise eine Karte und derAnfahrtsweg zur Verfügung stellen (siehe Terminorte).Teilnehmer: Hier können Sie definieren, welche Personenoder Gruppen zu diesem Termin eingeladen sind.Unterhalb der Teilnehmer wird angezeigt, ob für diesenTermin eine Einladung verschickt wird und ob An-/Abmeldung aktiviert ist. Mit einem Klick auf Ändernkönnen diese Einstellungen verändert werden. MehrInformationen hierzu unter An-/Abmeldungen.Beginnt um, Endet um: Beginn und Ende des Termins.Unterhalb davon wird eingeblendet, ob für diesen TerminErinnerungen eingerichtet sind. Mit einem Klick auf"Ändern" können die Erinnerungen nach Wunschangepasst werden.

Werkzeugleiste fürTermin-Beschreibung

Hier finden Sie die Werkzeuge zum Bearbeiten derTerminbeschreibung.

Termin-Beschreibung Im großen Freitext-Feld können Sie eine ausführlichereBeschreibung des Termins eingeben (z.B. eine Traktandenliste füreine Sitzung oder weitere Informationen zu einem Spiel).

Die Felder Typ und Teilnehmer sind wichtig, da sie anschließend zum Filtern verwendetwerden können. Sowohl im Termin-Modul als auch im Webseiten-Modul (siehe Termin-Liste)können Sie beim Anzeigen von Terminen falls gewünscht nach einem bestimmten Typ filtern.Weiter können Sie bestimmen, dass nur Termine angezeigt werden, bei welchen einebestimmte Gruppe eingeladen ist.

Tipp:

Der eingegebene Freitext des Termins wird auch auf der Termin-Detail-Webseiteeingeblendet, falls der Termin in einem Termin-Block (siehe Termin-Liste) auf der Webseiteangezeigt wird.

Tipp:

4.2. Terminorte

Für jeden Termin kann im Termin-Fenster ein Ort angegeben werden (siehe Termine bearbeiten), anwelchem dieser Termin stattfindet.

Damit Teilnehmer diesen Ort auch sicher finden, können Sie zusätzlich mittels Google-Maps nocheinen Kartenausschnitt festlegen, welcher den Ort genau anzeigt (z.B. eine Turnhalle für einAuswärtsspiel). Dieser Kartenausschnitt wird automatisch auf der Webseite angezeigt, falls derTermin auf der Vereins-Webseite eingeblendet wird.

2828

Ort festlegen

Führen Sie folgende Schritte durch, um einen Terminort festzulegen:

Termin-Ort festlegen

Öffnen Sie den Termin zum Bearbeiten (falls nicht bereits geöffnet): Wechseln Sie ins1.Fenster "Termine", klicken Sie auf den Termin und wählen "Bearbeiten".

Geben Sie den Termin-Ort ein, z.B. "Baslerstrasse 100, 4102 Binningen".2.

Klicken Sie auf den "Google-Maps"-Knopf.3.

Klicken Sie auf den "Google-Maps öffnen"-Knopf. Google Maps wird nun in einem weiteren4.Fenster geöffnet.

Zentrieren Sie den gewünschten Termin-Ort in der Kartenmitte in Google Maps5.(Verschieben und Zoomen der Karte).

Kopieren Sie den kompletten Adresslink ("https://...") aus dem Adressfeld des Fensters6.(Ctrl-C). (Oder kopieren Sie den Adresslink mittels dem Zahnradsymbol und "Karte teilenund einbetten", wie in der Abbildung im rechten, unteren Bereich ersichtlich.)

Schließen Sie das Google Maps-Fenster7.

Fügen Sie den kopierten Link in das "Google Maps Link"-Feld ein (Ctrl-V).8.

Im Kartenausschnitt wird nun die Karte eingeblendet, wie sie auf der Webseite abgebildet9.wird.

Klicken Sie auf OK.10.

Speichern Sie den Termin.11.

Automatische Vorschläge für Termin-Orte

Im Feld "Ort" werden automatisch schon einmal erfasste Termin-Orte mit Kartenausschnittvorgeschlagen. Wenn Sie also schon einmal einen Termin erfasst haben und den Kartenausschnittfestgelegt haben, so schlägt Ihnen ClubDesk diesen Ort automatisch vor, sobald Sie die erstenBuchstaben in das Feld "Ort" eintippen.

4.3. Serientermine

Falls ein Termin nicht bloß einmal stattfindet, sondern sich regelmäßig wiederholt (z.B. wöchentlicheTrainings), so können Sie mit dem Terminmodul auf einfache Weise einen Serientermin erfassen.

2929

Neuen Serientermin erfassen

Um einen neuen sich wiederholenden Serientermin zu erfassen, führen Sie folgende Schritte durch:

Serientermin erfassen

Wählen Sie "Neu" im Fenster "Termine.1.

Geben Sie die Informationen zu diesem Termin ein (Betreff, Ort, usw). Beginn und Ende2.des Termins können Sie im Moment noch unverändert lassen.

Klicken Sie nun auf "Serie".3.

Geben Sie nun Beginn- und End-Zeit des Termins ein.4.

Im Abschnitt Serienmusters legen Sie fest, wie häufig und wann sich der Termin5.wiederholt.

Als letztes können Sie festlegen, ob sich Serientermin nur bis zu einem bestimmten6.Termin wiederholen soll.

Klicken Sie auf OK.7.

Speichern Sie den Termin.8.

Im Kalender sehen Sie nun mehrere Termine, welche Sie mit einem einzigen Serientermin9.erfasst haben.

Falls Sie aus einem Serientermin wieder einen einfachen (sich nicht wiederholenden)Termin machen möchten, so öffnen Sie diesen Termin als Serie (siehe unten), klicken auf"Serie" und wählen "Serie entfernen".

Tipp:

Bearbeiten von Serientermine

Wenn Sie einen Termin bearbeiten möchten, welcher Teil einer Terminserie ist, so klicken Sie auf denTermin und wählen Bearbeiten. Sie können nun wählen, ob Sie die Terminserie als ganzes oder deneinzelnen Termin bearbeiten möchten:

Wenn Sie den Termin als Serie öffnen, so können Sie anschließend alle Felder, Beginn und Ende undauch die Art der Wiederholung für alle Termine der Serie gleichzeitig verändern. Beim Speichernändern Sie also gleich alle Termine dieser Terminserie.

Wenn Sie den Termin als einzelnen Termin öffnen, so können Sie die Felder dieses einen Terminsanpassen. Sie können weiter auch Beginn und Ende dieses einen Termins anpassen (z.B. wenn dasTraining ausnahmsweise früher beginnt als sonst). Wichtig: Sobald Sie den einzelnen Termin mitdiesen Änderungen speichern, ist dieser Termin als "Ausnahme" der Terminserie markiert. Wenn Siespäter die Terminserie ändern (z.B. die Zeit oder den Ort), so werden solche Ausnahmen nichtautomatisch mit verändert.

Löschen von Serienterminen

Wenn Sie eine Terminserie oder einen Teil davon löschen möchten, so klicken Sie auf einen Termindieser Serie und wählen "Löschen". Sie können nun wählen, ob Sie die Terminserie als ganzes oder

3030

den einzelnen Termin löschen möchten:

Wenn Sie den Termin als Serie löschen, so werden alle Termine dieser Terminserie gelöscht.

Wenn Sie den Termin als einzelnen Termin löschen, wird nur dieser eine Termin gelöscht (z.B. für denFall, dass das Training an einem bestimmten Datum ausfällt).

4.4. An-/Abmeldungen

ClubDesk bietet umfangreiche Möglichkeiten bzgl. Versenden von Einladungen, Erinnerungen undauch An- und Abmelden von Terminen. In den folgenden Abschnitten werden die verschiedenenAspekte erklärt.

Termin-Einstellungen für das Versenden einer Einladung und An-/Abmeldung

Für einen Termin können verschiedene Einstellungen für das Versenden einer Einladung undAnmeldung/Abmeldung festgelegt werden. Klicken Sie hierfür im Termin-Fenster auf den "Ändern"-Knopf unterhalb des Teilnehmer-Feldes (siehe auch Termine bearbeiten). Beachten Sie, dass dieserKnopf nur verfügbar ist, wenn mindestens ein Teilnehmer eingetragen ist.

Im nun erscheinenden Fenster sind folgende Einstellungen möglich:

3131

Einladungen Über dieses Feld wird gesteuert, ob eine Einladung für den Terminverschickt werden soll (beim Speichern des Termins). Beim Speicherndes Termins muss das Versenden der Einladungs-E-Mail jeweils nocheinmal bestätigt werden.

An-/Abmeldung Hier kann festgelegt werden, ob eine An- oder Abmeldung für diesenTermin erforderlich ist.

Alle Teilnehmerstandardmäßig anmelden

Hier kann festgelegt werden, dass alleTeilnehmer automatisch angemeldet sindund nur bei Bedarf Ihre Antwort auf"Vielleicht" oder "Abmelden" ändern. DieseOption ist z.B. sehr praktisch für Trainingsoder Proben.

Antwort "Vielleicht"erlauben

Hier lässt sich steuern, ob deneingeladenen Teilnehmern bei derTerminbestätigung die Auswahl "Vielleicht"zur Verfügung steht.

An-/Abmeldungen sind Über diese Auswahlliste kann definiertwerden bis wann sich die Teilnehmerspätestens an- oder abmelden können.

Sichtbarkeit auf Webseite Hier lässt sich steuern ob und wieInformationen über die An-/Abmeldungender Teilnehmer im ClubDesk Vereins-Kalender und auf der Vereins-Webseitesichtbar sind:

Vollständige Anzeige: Es werdendie An-/Abmeldungen jedeseinzelnen Teilnehmers imClubDesk Vereins-Kalender undauf der Webseite angezeigt.Nur Teilnehmerzahlen: Es werdennur die Anzahl der An-/Abmeldungen im ClubDeskVereins-Kalender und auf derWebseite angezeigt.Keine Anzeige: Es werdenkeinerlei Informationen bzgl. An-/Abmeldungen im ClubDeskVereins-Kalender und auf derWebseite angezeigt.

An-/Abmeldungen überprüfen und korrigieren

An- und Abmeldungen können jederzeit überprüft – und ggf. auch angepasst – werden, indem manim Termin-Modul von ClubDesk den entsprechenden Termin (oder auch mehrere) selektiert und denKnopf "An-/Abmeldungen" wählt. In einem Fenster werden anschließend die An-/Abmeldungenübersichtlich aufgelistet und können auch verändert werden:

An-/Abmeldung durch Teilnehmer

3232

Die Teilnehmer haben verschiedene Möglichkeiten sich an- oder abzumelden:

über einen Klick auf den entsprechenden Knopf in der Einladungs-E-Mail (falls eine Einladungverschickt wird)über den ClubDesk Vereins-Kalenderüber die Vereins-Webseite (falls vom Verein verwendet)

An-/Abmeldung aus Einladungs-E-Mail

Falls für den Termin eine Einladung verschickt wird, so können sich die Teilnehmer ganz einfach durcheinen Klick auf den entsprechenden Knopf an- oder abmelden:

An-/Abmeldung im ClubDesk Vereins-Kalender

Jedes Vereins-Mitglied kann sich jederzeit beim ClubDesk Vereins-Kalender anmelden: Aufwww.clubdesk.com klickt man oben rechts auf Login und wählt anschließend "Vereins-Kalender":

Dann kann man sich mit dem normalen ClubDesk-Benutzernamen und Passwort anmelden undgelangt damit in den ClubDesk Vereins-Kalender:

Mit einem Klick auf einen Termin kann man sich weitere Informationen zu einem Termin anzeigenlassen und – falls An-/Abmeldung für diesen Termin aktiviert ist – sich für diesen Termin an- oderabmelden:

An-/Abmeldung auf der Vereins-Webseite

Wenn ein Verein Termine auf seiner ClubDesk-Webseite veröffentlicht (als normale Termin-Liste oderim Block Meine Termine), so können sich eingeloggte Mitglieder auch direkt auf der Webseite an- oderabmelden:

4.5. Anwesenheitskontrolle

3333


Zu einem oder mehreren Terminen können in ClubDesk bequem die Anwesenheiten der Teilnehmererfasst werden – z.B. um die Anwesenheitsliste anschließend zu exportieren und bei einem Verbandeinzureichen. Man selektiert hierfür im Termin-Modul die betreffenden Termine und klickt auf"Anwesenheitskontrolle".

Um viele Termine zu selektieren, eignet sich die Listenansicht der Termine sehr gut.Siehe auch Termine.

Tipp:

Im Fenster "Anwesenheitskontrolle" werden anschließend alle Teilnehmer dieser Termine in einerTabelle dargestellt. Über den Knopf "An-/Abmeldungen einblenden" können die An- und Abmeldungender Teilnehmer eingeblendet werden:

Durch Klicks auf die entsprechenden Felder können nun die Anwesenheiten bzw. die Absenzen dereinzelnen Teilnehmer festgehalten werden:

Weiter stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Kontakt auswählen /Hinzufügen

Über dieses Feld können weitere anwesende Personen hinzugefügtwerden, falls sie in der Teilnehmerliste fehlen.

An-/Abmeldungeneinblenden

Durch einen Klick auf diesen Knopf können die An- und Abmeldungender Teilnehmer eingeblendet werden.

Bemerkungen anzeigen Mit diesem Häkchen können Bemerkungen zu den An- undAbwesenheiten ein- und ausgeblendet werden.

Markieren Über diesen Knopf können alle Teilnehmer als anwesend oder abwesendmarkiert werden. Weiter können hier auch automatisch alle An- undAbmeldungen in die Anwesenheitskontrolle übernommen werden.

Export / Drucken Mit diesem Knopf kann die Anwesenheitskontrolle als CSV-Datei(Tabellenkalkulation) exportiert oder auch ausgedruckt werden.Beachten Sie, dass Sie hier auch noch weitere Kontakt-Feldereinblenden können.

Speichern Speichert die erfassten An- und Abwesenheiten.

Abbrechen Schließt das Fenster ohne die erfassten An- und Abwesenheiten zuspeichern.

4.6. Termine drucken

Sowohl im Hauptfenster "Termine" als auch in den einzelnen Termin-Fenstern steht eine Druck-Funktion zur Verfügung. Im Hauptfenster können Monatsblätter und Terminlisten ausgedrucktwerden, im Terminfenster können die Informationen des momentan geöffneten Termins ausgedrucktwerden.

Alle Druckansichten in ClubDesk lassen sich auch als PDF speichern. Im Terminfenstersteht die Option "Als PDF speichern" im Druckmenü direkt zur Verfügung.

Tipp:

3434

Im Hauptfenster stehen die Befehle "Drucken" (Terminliste) und "Monatsblatt drucken" zurVerfügung. Um statt einem Ausdruck ein PDF zu erhalten wählen Sie einfach den gewünschtenDruckbefehl, brechen im Folgenden das Eigentliche Senden des Dokuments an den Drucker abund speichern das erhaltene PDF.

Die einzelnen Browser ermöglichen das Speichern der Druckansicht auf zum Teilunterschiedliche Weise. Firefox bietet direkt eine Option zum Speichern der Druckansicht imPDF-Format an. Bei Google Chrome wählen Sie "Als PDF speichern" aus der Liste dermöglichen Drucker aus (unter "Ziel").

Seite einrichten

Vor dem Drucken sollte jeweils überprüft werden, dass die Seiteneinstellungen wie gewünschteingestellt sind. Klicken Sie hierfür auf den "Drucken"-Knopf und wählen "Seite einrichten...".

Wählen Sie nun die gewünschten Seiteneinstellungen inklusive der gewünschten Schriftart und -größefür den Ausdruck.

Terminlisten drucken

Im Hauptfenster "Termine" lassen sich wie folgt Terminlisten ausdrucken:

Terminlisten drucken

Wählen Sie "Drucken".1.

Wählen Sie die gewünschte Überschrift.2.

Wählen Sie, ob Sie alle Termine der aktuellen Ansicht, oder nur die aktuell selektierten3.Termine ausdrucken möchten.

Monatsblätter drucken

Es lassen sich sehr einfach Monatsübersichten in einem Kalenderformat ausdrucken. Wählen Siehierzu den Befehl "Monatsblatt drucken". ClubDesk bestimmt dabei anhand der aktuell gewähltenAnsicht für welchen Monat (oder für welche Monate) die Monatsblätter generiert werden.

Terminblatt drucken

In einem Termin-Fenster lässt sich der geöffnete Termin ausdrucken bzw. als PDF herunterladen.Klicken Sie hierfür einfach auf "Drucken" bzw. "Als PDF speichern".

4.7. Termine importieren

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Mit der Funktion "Import" können Sie auf einfache Weise bestehende Termine in ClubDeskimportieren.

Termine importieren

Stellen Sie die zu importierenden Termine in einer Datei im iCalendar- / iCal-Format auf1.Ihrem Computer bereit (Datei-Endungen .ical, .ics oder .icalendar).

Wählen Sie "Import" im Hauptfenster "Termine".2.

Wählen Sie im Datei-Dialog die bereitgestellte iCal-Datei aus.3.

Die Termine werden nun automatisch importiert4.

Wenn Sie den Import zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal wiederholen, so werdendie neuen und bestehenden Termine automatisch mit einander abgeglichen. Auf diese Weise istes z.B. möglich, in regelmäßigen Abständen Termin-Dateien zu importieren, welchebeispielsweise von einem Verband zur Verfügung gestellt werden.

Tipp:

4.8. Termine exportieren

Mit der Funktion "Export" können Sie auf einfache Weise die Termine der aktuellen Ansicht bzw. Ihreraktuellen Selektion im CSV-Format exportieren.

5. Dokumente

Mit dem Dokumente-Modul von ClubDesk können Sie ihre elektronischen Vereins-Dokumente (Briefe,Vorlagen, Statuten, Unterlagen, usw.) an einem zentralen Ort ablegen. Auf diese Weise können alleberechtigten Personen jederzeit auf diese Dokumente zugreifen und diese auch aktuell halten.

ClubDesk bietet eine integrierte Textverarbeitung zum einfachen Erstellen von Briefen, Serienbriefenoder beliebigen Textdokumenten an. Weiter können Sie mit der integrierten Listenverwaltung einfachListen erstellen und bearbeiten.

Sie können selbstverständlich auch gewöhnliche Textdokumente (z.B. aus MicrosoftWord) im ClubDesk Dokumente-Modul ablegen. Diese können jedoch nicht direkt in ClubDeskbearbeitet werden, sondern müssen auf Ihren Computer heruntergeladen und dort bearbeitetwerden.

Tipp:

Im folgenden wird der Arbeits-Bereich des Dokumente-Moduls kurz erklärt:

3636

Innerhalb des Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sie schnellzwischen dem Hauptfenster "Dokumente" und geöffneten Dokumenten wechseln können. Fürjedes offene Fenster wird in diesem Bereich ein Reiter angezeigt. Um ein Fenster in denVordergrund zu holen, klicken Sie auf den entsprechenden Reiter.

Jedes Fenster zeigt zuoberst die Werkzeugleiste. Hier können Sie mit einem einfachen Klickauf den entsprechenden Knopf neue Ordner anlegen, Dokumente hochladen oder runterladen,usw.

Im Hauptfenster "Dokumente" finden Sie auf der linken Seite:

eine Suche (ein Klick auf diesem Symbol öffnet eine Suchmaske zum Suchen vonDokumenten),eine vordefinierte Suche, welche Ihnen alle zuletzt geänderten Dokumente anzeigt,undalle Laufwerke und Ordner, auf welche Sie Zugriff haben.

Auf der rechten Seite im Hauptfenster "Dokumente" finden Sie alle Dokumente, welche aufdie momentane Auswahl im linken Bereich zutreffen. Also z.B. alle Dokumente, welche sichim momentan ausgewählten Ordner befinden.

5.1. Dokumente verwalten

Das Haupt-Fenster "Dokumente" bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Verwalten von Dokumenten.Für das Bearbeiten von ClubDesk-Textdokumenten und ClubDesk-Listen wird jeweils ein neuesFenster in einem eigenen Reiter geöffnet.

Laufwerke

Innerhalb des Dokumente-Moduls gibt es verschiedene Laufwerke, für welche unterschiedlichenBenutzern unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben werden können. Der Vereins-Administrator kannfür jedes Laufwerk festlegen, wer auf Laufwerk Lese- oder sogar Schreibberechtigung hat.

Werkzeugleiste des "Dokumente" Fensters

Die Werkzeugleiste des "Dokumente" Fensters bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zumVerwalten Ihrer Vereins-Dokumente.

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Neu Neues ClubDesk-Textdokument oder ClubDesk-Liste anlegen: Ein Klickauf den Knopf legt eine neues ClubDesk-Textdokument an (siehe Text-Dokumente erstellen). Um eine neue ClubDesk-Liste zu erstellen,klicken Sie auf die rechte Seite der Schaltfläche (schwarzes Dreieck)und im Untermenü auf "Neues Listen Dokument" (siehe Listen-Dokumente erstellen).

Öffnen Ausgewählter Ordner / Dokument öffnen: Ein Klick auf diesen Knopföffnet den ausgewählten Ordner bzw. das ausgewählte Dokument. Fallses sich um ein ClubDesk-Textdokument oder eine ClubDesk-Listehandelt so wird in ClubDesk ein neues Fenster geöffnet um diesesDokument zu bearbeiten. Falls nicht, wird das Dokumentheruntergeladen und kann auf Ihrem Computer geöffnet werden.

Löschen Ausgewählte Ordner / Dokumente löschen: Dieser Knopf löscht alle imMoment ausgewählten Ordner oder Dokumente.

Neuer Ordner Neuen Ordner erstellen: Dies erstellt innerhalb des momentansichtbaren Ordners einen neuen Ordner.

Neues Laufwerk Neues Laufwerk erstellen: Dies erstellt ein neues Laufwerk. Bittebeachten Sie, dass Sie anschließend an das Erstellen in denEinstellungen (siehe Rollen festlegen müssen, welche Benutzer bzw.Rollen auf dieses Laufwerk zugreifen dürfen.

Umbenennen Ordner / Dokument umbenennen: Mit diesem Knopf können Sie denmomentan gewählten Ordner bzw. das gewählte Dokumenteumbenennen.

Download Ordner / Dokumente herunterladen: Mit einem Klick auf diesen Knopfwerden die momentan gewählten Ordner und Dokumente in einer ZIP-Datei komprimiert und auf Ihren Computer herunterladen.

Dokument hochladen Ein neues Dokument hochladen: Hier können Sie ein Dokument vonIhrem Computer in das Dokumente-Modul einfügen und damit zentralablegen.

Ordner hochladen Ganzen Ordner bzw. mehrere Dokumente hochladen: Auf diese Weisekönnen Sie mit einer Operation mehrere Dokumente oder sogarmehrere Ordner hochladen. Stellen Sie hierfür in einem ersten Schrittdie Dokumente, welche Sie hochladen möchten, in einer ZIP-Datei aufIhrem Computer bereit. Wählen Sie dann im Haupt-Fenster"Dokumente" auf der linken Seite den Ordner aus, in welchen Sie dieseDateien hochladen möchten und klicken Sie auf den Knopf "Ordnerhochladen". Wählen Sie nun die bereitgestellte ZIP-Datei.

Drucken Momentanen Order bzw. ausgewählte Dokumente als Liste drucken:Hier können Sie eine Liste aller momentan sichtbaren (oder fallsgewünscht nur die ausgewählten) Dokumente als Liste ausdrucken.

Seite einrichten Seite einrichten: Wählen Sie hier die gewünschten Seiteneinstellungeninkl. gewünschte Schriftart und -größe für den Listen-Ausdruck.

Als PDF speichern Liste der momentan sichtbaren (oder falls gewünscht nur dieausgewählten) Dokumente erstellen: Möchten Sie eine Liste derDokumente als PDF erstellen, ohne diese gleich auszudrucken, sokönnen Sie statt "Drucken" einfach "Als PDF speichern" wählen und diePDF-Liste wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

5.2. Text-Dokumente erstellen

Mit dem Dokumente-Modul können Sie auf einfache Weise Text-Dokumente erstellen und bearbeiten:

Um ein neues Textdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptfenster auf den Knopf "Neu" in derWerkzeugleiste. Im anschließenden Fenster klicken Sie auf "Leeres Dokument". Es wird nun einFenster mit dem neuen Text-Dokument geöffnet.

3838

Text-Dokument-Fenster

Im Text-Editor können Sie nun den gewünschten Text erfassen. Verwenden Sie für die Formatierungdes Textes die Werkzeugleiste des Texteditors.

Werkzeugleiste

Im Text-Dokument-Fenster steht Ihnen (neben der Werkzeugleiste des Texteditors) folgendeWerkzeugleiste zur Verfügung:

Speichern & Schließen Speichert das Dokument und schließt das Fenster des Text-Dokuments.

Speichern Speichert das Dokument.

Speichern als Speichert ein bereits gespeichertes Dokument unter einem neuenNamen.

Als Vorlage speichern Speichert das Dokument als Vorlage. Die Vorlage kann anschließend vonallen berechtigten Personen Ihres Vereins verwendet werden.

Schließen Schließt das Fenster des Text-Dokuments. Falls das Dokumentverändert und noch nicht gespeichert wurde, so wird der Benutzergefragt, ob gespeichert werden soll.

Löschen Löscht das Text-Dokument.

Kopfzeile Menü zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen einer Kopfzeile.

Fußzeile Menü zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen einer Fußzeile.

Drucken Druckt das Text-Dokument. Durch einen Klick auf das schwarze Dreieckauf der rechten Seite der Schaltfläche erscheint ein Menü mit mehrMöglichkeiten: Seite einrichten (Seitenformat wählen usw.), Drucken,Als PDF speichern.

Serienbriefe erstellen

Durch die Verwendung von Platzhaltern können in ClubDesk ganz einfach Serienbriefe erstellt werden.Um einen Serienbrief zu erstellen, klicken Sie im Hauptfenster auf den Knopf "Neu" in derWerkzeugleiste. Im anschließenden Fenster wählen Sie eine Brief-Vorlage aus und klicken auf"Erstellen".

Im Text-Editor geben Sie nun den gewünschten Text ein. Beachten Sie, dass die Vorlage bereitsPlatzhalter (wie z.B. «Briefanrede») enthält, welche dann beim Drucken für jeden Adressaten korrektersetzt werden. Falls Sie weitere Platzhalter einfügen möchten, so finden Sie die verfügbarenPlatzhalter ganz einfach in der Menüleiste des Texteditors:

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Anschließend geben Sie im Adressaten-Textfeld oberhalb des Editors die gewünschten Adressaten ein(diese müssen als Kontakte oder Gruppen in ClubDesk erfasst sein):

Wenn Sie diesen Brief nun drucken, so wird der Brief automatisch für jeden Adressaten einmalausgedruckt und die Platzhalter jeweils mit den richtigen Werten ersetzt.

Falls Sie Bedingungen auf Platzhalter oder Texteile setzen möchten, finden Sie diese Option in derMenüleiste des Texteditors unter "Einfügen" > "Bedingungen einfügen/bearbeiten". Neben denVergleichs-Operatoren (=, !=, <>, <, <=, >, >=), den Logik-Operatoren (UND, ODER) und denFunktionen (NICHT(...), IST_LEER() ) können Sie auch Klammerungen vornehmen z.B.:(Vorname='Kurt' ODER Vorname='Hans') UND NICHT(IST_LEER(E-Mail)).

5.3. Listen-Dokumente erstellen

Mit dem Dokumente-Modul können Sie auf einfache Weise Listen-Dokumente erstellen undbearbeiten:

Legen Sie ein neues Listen-Dokument an, indem Sie im Hauptfenster in der Werkzeugleiste auf denKnopf "Neu" klicken und dann "Neues Listen-Dokument" auswählen.

Im nun erscheinenden Fenster können Sie festlegen, welche Spalten diese Liste haben soll:

Fügen Sie Felder hinzu, löschen Sie ggf. Felder wieder oder bearbeiten Sie. Sie können auch späterjederzeit noch weitere Spalten hinzufügen, Spalten ändern oder auch wieder löschen.

Wenn Sie eine Kontakt-Spalte hinzufügen, so können Sie beim Ausfüllen ganz einfachvon den bereits vorhandenen Kontaktdaten profitieren. Weiter können Sie sich automatisch inweiteren Spalten gewünschte Kontakt-Felder anzeigen lassen.

Tipp:

Listen-Dokument-Fenster

Im Listen-Dokument-Fenster können Sie nun Listen-Einträge erfassen, bearbeiten, löschen usw.

Werkzeugleiste

Im Listen-Dokument-Fenster steht Ihnen folgende Werkzeugleiste zur Verfügung:

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Speichern & Schließen Speichert das Dokument und schließt das Fenster des Listen-Dokuments.

Speichern Speichert das Dokument.

Speichern als Speichert ein bereits gespeichertes Dokument unter einem neuenNamen.

Neu laden Aktualisiert das Dokument mit neuen Zeilen - z.B. wenn über ein Web-Formular neue Daten erfasst wurden.

Schließen Schließt das Fenster des Listen-Dokuments. Falls das Dokumentverändert und noch nicht gespeichert wurde, so wird der Benutzergefragt, ob gespeichert werden soll.

Löschen Löscht das Listen-Dokument.

Zeile hinzufügen Fügt eine neue Zeile hinzu.

Zeilen löschen Löscht die ausgewählten Zeilen.

Spalten definieren Öffnet ein Fenster, in dem man neue Spalten hinzufügen, Spalten-Eigenschaften bearbeiten und Spalten löschen kann.

Massen-Mutation Öffnet ein Fenster, in dem man ganz einfach alle momentanausgewählten Zeilen gleichzeitig bearbeiten kann.

Für Kontakt Falls das Listen-Dokument eine Kontakt-Spalte enthält, so kann manüber diesen Knopf ganz einfach E-Mails, Text-Dokumente usw. für diemomentan ausgewählten Kontakte (bzw. Zeilen) erstellen.

Export Über diesen Knopf kann man sich die Daten im Listen-Dokument alsDatei im CSV-Dateiformat auf den Rechner herunterladen. Diese Dateikönnen Sie dann in anderen Programmen (wie z.B. Microsoft Excel)weiter verwenden.

Drucken Druckt das Listen-Dokument. Durch einen Klick auf das schwarzeDreieck auf der rechten Seite des Knopfes erscheint ein Menü mit mehrMöglichkeiten: Seite einrichten (Seitenformat wählen usw.), Drucken,Als PDF speichern. Falls das Listen-Dokument eine Kontakt-Spalteenthält, so können Sie hier auch ganz einfach Etiketten ausdrucken.

Wenn das letzte Feld der letzten Zeile editiert wird, so kann man durch Drücken der Tab-Taste ganz einfach eine neue Zeile anfügen.

Tipp:

6. E-Mails

Mit dem E-Mail-Modul von ClubDesk können Sie auf einfache Weise E-Mails an Kontakte und Gruppenverschicken. Weiter bietet Ihnen das E-Mail-Archiv - wenn aktiviert - Zugriff auf die gesamte E-Mails-Korrespondenz ihres Vereins (mehr dazu im Kapitel E-Mail-Archiv).

Standardmäßig ist das Archivieren von E-Mails ausgeschaltet, d.h. E-Mails an Vereins-Kontakte und -Gruppen werden nicht im E-Mail-Archiv abgelegt. Der Vereinsadministrator kanndie E-Mail-Archivierung in den Einstellungen unter Sicherheit -> E-Mail aktivieren (siehe auchKapitel Einstellungen).

Tipp:

Vereins-E-Mail-Adressen

Mit ClubDesk erhält jedes Vereinsmitglied eine eigene E-Mail-Adresse: <Benutzer-Id>@<Vereins-

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Domain> (z.B. [email protected]).

Weiter erhält jede Gruppe automatisch eine E-Mail-Verteilerliste: <Gruppen-Id>@<Vereins-Domain>(z.B. [email protected]). Wenn jemand an eine E-Mail-Verteilerliste eine E-Mail schickt, so leitetClubDesk diese automatisch an alle Kontakte weiter, welche im Moment Mitglied dieser Gruppe sind.

Benutzer-Id Die Benutzer-Id zeichnet einen Benutzer innerhalb eines Vereinseindeutig aus. Sie wird beim Importieren automatisch zugewiesen undkann im Kontakt-Detail-Fenster bearbeitet werden (siehe KapitelKontakte bearbeiten)

Gruppen-Id Die Gruppen-Id zeichnet eine Gruppe innerhalb eines Vereins eindeutigaus. Sie kann im "Gruppe bearbeiten"-Fenster festgelegt werde (sieheKapitel Gruppen bearbeiten).

Vereins-Domain Entweder die offizielle Internet-Domain des Vereins (falls vorhanden undbei ClubDesk eingetragen) oder die ClubDesk-Domain des Vereins (z.B.scmuster.clubdesk.com, mehr dazu im Kapitel Einstellungen).

Arbeitsbereich des E-Mail-Moduls

Im folgenden wird der Arbeits-Bereich des E-Mail-Moduls kurz erklärt:

Innerhalb des Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sie schnellzwischen dem Hauptfenster "E-Mail" und geöffneten E-Mails wechseln können. Für jedesoffene Fenster wird in diesem Bereich ein Reiter angezeigt. Um ein Fenster in denVordergrund zu holen, klicken Sie auf den entsprechenden Reiter.

Jedes Fenster zeigt zuoberst die Werkzeugleiste. Hier können Sie neue E-Mails anlegen, einealte E-Mail öffnen, usw.

Im Hauptfenster "E-Mail" finden Sie auf der linken Seite:

eine Suche (ein Klick auf diesem Symbol öffnet eine Suchmaske zum Suchen von E-Mails),vordefinierte Suchen, welche Ihnen Zugriff geben auf Ihre Entwürfe und auf das E-Mail Archiv von heute, der letzten Woche, des letzten Monats und des letzten Jahres.

Auf der rechten Seite im Hauptfenster "Email" finden Sie alle Dokumente, welche auf diemomentane Auswahl im linken Bereich zutreffen. Also z.B. alle Dokumente, welche sich immomentan ausgewählten Ordner befinden.

In ClubDesk kann festgelegt werden, wer E-Mails an Vereins-E-Mail-Adressen versendendarf. Der Vereinsadministrator kann in den Einstellungen unter Sicherheit -> E-Mail festlegen,ob

jede Person E-Mails an Vereins-E-Mail-Adressen (Kontakte und Gruppen) senden darf.Dies ist die Standard-Einstellung.jede Person E-Mails an Vereins-E-Mail-Adressen von Kontakten senden darf, aber nurin ClubDesk erfasste Absender E-Mails an Gruppen-Adressen schicken dürfen.nur E-Mails an Vereins-E-Mail-Adressen von Kontakten zugelassen sind. E-Mails anGruppen-Adressen werden zurückgewiesen.Vereins-E-Mail-Adressen vollständig deaktiviert sind.

Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Einstellungen.

Tipp:

6.1. E-Mails schreiben

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Im folgenden erklären wir, wie Sie eine neue E-Mail direkt in ClubDesk oder auch in Ihrempersönlichen E-Mail-Progamm an Kontakte und Gruppen schreiben und versenden können.

E-Mail in ClubDesk schreiben und versenden

Klicken Sie im Fenster "E-Mail" auf den Knopf "Neu".1.

Geben Sie nun die gewünschten Adressaten in "An" ein. Zusätzlich können Sie unter "Cc"bzw. "Bcc" weiteren Personen oder Gruppen eine Kopie bzw. Blindkopie der E-Mailschicken. Beachten Sie, dass Sie jeweils nur die ersten paar Buchstaben des Kontaktsoder der Gruppe eingeben müssen; anschließend können Sie den gewünschten Adressatenaus der Liste der Vorschläge aussuchen.

2.

Selbstverständlich können Sie für externe Adressaten auch ganz einfach eine normale E-Mail-Adresse eintippen.

Geben Sie nun die gewünschte Betreff-Zeile ein.3.

Über den Knopf im Beilagen-Feld können Sie Dateien hinzufügen, welche Sie mitschicken möchten. Alternativ können Sie dies auch über den Knopf "Anhang" in derWerkzeugleiste tun.

4.

Nun können Sie im großen Textfeld den gewünschte E-Mail-Text schreiben. Beachten Sie,dass Sie über die Knöpfe "Nur Text" und "HTML" in der Werkzeugleiste zwischen einereinfachen Text-E-Mail und einer formatierten HTML-E-Mail hin- und her wechseln können.

5.

Sie können die E-Mail jederzeit speichern - ohne sie zu verschicken - indem Sie auf den6.Knopf "Speichern" oder auch "Speichern & Schließen" klicken. Sie finden diesen Entwurfdann jederzeit wieder, indem Sie im Hauptfenster "E-Mail" den Eintrag "Meine Entwürfe"anwählen.

Möchten Sie die E-Mail verschicken, so klicken Sie auf den Knopf "Senden".7.

E-Mail in Ihrem persönlichen E-Mail-Programm schreiben und versenden

Schreiben Sie die E-Mail in Ihrem persönlichen E-Mail-Programm wie gewohnt.1.

Verwenden Sie als E-Mail-Adresse für Vereins-Kontakte und -Gruppen nun ganz einfach2.die Vereins-E-Mail-Adresse des Kontakts oder der Gruppe, also [email protected] oder [email protected].

6.2. E-Mail-Archiv

Im E-Mail Archiv werden alle E-Mails gespeichert, welche aus ClubDesk oder an Vereins-E-Mail-

4343

Adressen (direkt an Kontakte oder an Gruppen-Verteilerlisten) verschickt werden. Dies erlaubt denberechtigten Personen, schnell und einfach alte Vereins-E-Mails wiederzufinden (z.B. um die GV-Einladung des letzten Präsidenten als Vorlage zu verwenden oder die letzte Korrespondenz mit einemSponsor noch einmal durchzulesen).

Das Archivieren von E-Mails kann durch einen Administrator in den Einstellungenkonfiguriert werden:

Keine Archivierung Mit dieser Einstellung werden keine E-Mails archiviert.Dies ist die Standard-Einstellung.

Archivierung von E-Mailsohne Anhänge

Die E-Mails werden archiviert, allerdings ohne auch dieAnhänge mit zu speichern.

Archivierung von E-Mailsinklusiv Anhänge

Die Vereins-E-Mails werden vollständig archiviert undkönnen durch Berechtigte jederzeit wiedergefundenwerden.

Tipp:

Bei aktivem E-Mail-Archiv können anschließend alte E-Mails über die Schnellsuche, die Detailsucheund auch über die vordefinierten Suchen gesucht und geöffnet werden.

Vordefinierte Suchen

Über die vordefinierte Suche "Meine Entwürfe" können ganz einfach gespeicherte, aber noch nichtversendete E-Mails wiedergefunden werden. Über die weiteren Suchen "Heute", "Letzte Woche","Letzten Monat" und "Letztes Jahr" können alle E-Mails des entsprechenden Zeitraumes in einerTabelle angezeigt werden. Anschließend können diese E-Mails geöffnet und gelesen werden.

Suche

Durch einen Klick auf den Eintrag "Suche" erscheint eine Suchmaske, welche eine detaillierte Sucheermöglicht. Hier kann man ganz gezielt nach bestimmten E-Mails (z.B. nach dem Betreff) suchen.

Schnellsuche

Selbstverständlich finden Sie Ihre E-Mails auch über die Schnellsuche wieder. Tippen Sie ein paarBuchstaben des Betreffs in das Schnellsuche-Feld und schon erhalten Sie die E-Mails, welche diesenSuchbegriff im Betreff enthalten.

4444

6.3. Microsoft E-Mail-Dienste

Damit beim Versand von Vereins-E-Mails keine E-Mails im Spam-Ordner landen oder verloren gehen,empfehlen wir allen Benutzern von Microsoft E-Mail-Diensten (z.B. hotmail.com, outlook.com) diebeiden folgenden Internet-Adressen als sichere Absender hinzuzufügen:

clubdesk.com

die Internet-Domain Ihres Vereins (z.B. scmuster.clubdesk.com oder scmuster.ch)

Internet-Adressen als "Sichere Adresse" hinzufügen

Gehen Sie auf hotmail.com (bzw. auf die Webseite des von Ihnen verwendeten Microsoft E-Mail-Dienstes) und melden Sie sich an. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol undwählen Sie "Optionen".

1.

Klicken Sie links auf "Sichere Absender".2.

Geben Sie die beiden folgenden Domains nacheinander ein und klicken Sie jeweils auf "+":clubdesk.com

Ihre Vereinsdomain, also z.B. scmuster.clubdesk.com oder bei Verwendung einereigenen Internet-Domain beispielsweise scmuster.ch

Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

3.

7. Webseiten

Mit dem Webseiten-Modul von ClubDesk können Sie auf einfache Weise eine Vereins-Webseiteerstellen und unterhalten. In dieser Webseite können Sie die Daten einbinden, welche Sie in ClubDeskerfasst haben (z.B. Termine oder Kontakte). Ihre Webseite ist damit in Zukunft immer auf demneuesten Stand.

Im folgenden stellen wir den Arbeits-Bereich des Webseiten-Moduls kurz vor:

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http://www.hotmail.com/

Innerhalb des Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sie schnellzwischen Webseiten-Übersicht, Beiträgen und momentan bearbeiteten Webseiten oderBeiträgen wechseln können. Für jedes offene Fenster wird in diesem Bereich ein Reiterangezeigt. Um ein Fenster in den Vordergrund zu holen, klicken Sie einfach auf denentsprechenden Reiter.

Im Webseiten-Modul gibt es zwei Hauptfenster:

Webseiten-Hauptfenster: Dieses Fenster bietet eine Übersicht über alle Webseiten und istder Startpunkt um neue Webseiten anzulegen, Webseiten zubearbeiten usw. (evtl. ist dieses Fenster für Sie nicht sichtbar,wenn Ihnen Ihr Vereinsadministrator das entsprechendeZugriffsrecht nicht gegeben hat).

Beiträge-Hauptfenster: Dieses Fenster zeigt alle Beiträge (News, Berichte, usw.),welche erfasst wurden. Hier werden neue Beiträge angelegt,bearbeitet und publiziert.

Weiter können beliebig viele Fenster zum Bearbeiten von Inhalt geöffnet werden:

Webseite-Fenster: In einem Webseite-Fenster wird jeweils der Inhalt einerWebseite bearbeitet.

Beitrag-Fenster: In einem Beitrag-Fenster wird jeweils ein Beitrag bearbeitet.

Hier wird der Inhalt des im Moment ausgewählten Fensters angezeigt. In den folgendenAbschnitten werden die Inhalte der einzelnen Fenster erklärt.

7.1. Webseiten bearbeiten

Im folgenden zeigen wir, wie Sie Webseiten anlegen, bearbeiten und löschen können.

Fenster "Webseiten"

Im Fenster "Webseiten" sehen Sie eine Übersicht der Webseiten-Struktur und können diesebearbeiten. Sie können neue Webseiten anlegen, Webseiten bearbeiten, innerhalb der Strukturverschieben, und auch löschen.

Geöffnete Fenster Hier können Sie zwischen den offenen Fenstern innerhalb desWebseiten-Moduls hin- und herwechseln.

Werkzeugleiste Hier können Sie Webseiten anlegen, bearbeiten und löschen.Weiter können Sie sich hier die Webseite in einem weiteremBrowserfenster anzeigen lassen und Einstellungen vornehmenbzgl. des Designs Ihrer Vereins-Webseite.

Webseiten-Struktur Hier sehen Sie die Struktur Ihrer Vereins-Webseite. DieseStruktur bestimmt das Navigations-Menu in Ihrer Webseite.Webseiten, welche hier unter einer Webseite angelegt sind,werden auch in der Navigation als Untereinträge der Webseiteangezeigt. Durch einfaches Verschieben von Seiten können Siehier die Struktur der Webseiten ändern.

Vorschau Hier sehen Sie eine Vorschau der momentan auf der linken Seiteausgewählten Webseite.

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Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste des Hauptfensters "Webseiten" sieht wie folgt aus:

Neu Neue Webseite anlegen: Ein Klick auf den Knopf legt eine neue Webseitean. Wählen Sie, ob Sie eine neue Hauptseite anlegen möchten, welchezuoberst im Navigationsmenu angezeigt wird, oder ob Sie für diemomentan ausgewählte Webseite eine Unterseite auswählen möchten.Falls Sie die neu erzeugte Webseite dann doch an einer anderen Stellein der Navigation angezeigen möchten, so können Sie die Webseitejederzeit ganz einfach an die gewünschte Stelle verschieben (sieheunten).

Bearbeiten Ausgewählte Webseite bearbeiten: Ein Klick auf diesen Knopf öffnet einneues Fenster, um den Inhalt dieser Webseite zu bearbeiten.

Löschen Ausgewählte Webseite löschen: Dieser Knopf löscht die im Momentausgewählte Webseite.

Ansicht im Browser Mit diesem Knopf können Sie sich die momentan ausgewählteVereinswebseite in einem neuen Browserfenster anzeigen lassen.

Einstellungen Einstellungen für die Webseite: Hier können Sie diverse Einstellungenvornehmen für Ihre Vereinswebseite, siehe auch WebseitenEinstellungen.

"Neue Seite", "Neue Unterseite", "Bearbeiten" und "Löschen" stehen Ihnen auch in einemKontext-Menü zur Verfügung. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste auf den gewünschtenEintrag im linken Bereich öffnet sich das Kontext-Menü und Sie können den gewünschtenBefehl auswählen.

Tipp:

Webseiten verschieben

Wenn Sie eine Webseite an einer anderen Stelle Ihres Navigationmenus einblenden möchten, sokönnen Sie die Webseite ganz einfach an die gewünschte Stelle verschieben. Klicken Sie hierfür aufdie Webseite und halten Sie die Maustaste gedrückt. Verschieben Sie den Mauszeiger an diegewünschte Stelle und lassen Sie die Maustaste los.

Wenn die angewählte Webseite neu eine Unterseite einer anderen Webseite sein soll: Verschieben Siedie Webseite direkt auf die gewünschte Oberseite:

Wenn Sie die Reihenfolge von Webseiten ändern möchten: Verschieben Sie die Webseite an diegewünschte Stelle zwischen zwei anderen Webseiten:

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Fenster "Webseite"

Beim Klick auf "Öffnen" im Hauptfenster "Webseiten" wird ein separates Webseite-Fenster zumBearbeiten des Inhaltes der im Moment ausgewählten Webseite geöffnet.

Geöffnete Fenster Hier können Sie zwischen den offenen Fenstern innerhalb desWebseiten-Moduls hin- und herwechseln.

Werkzeugleiste Hier können Sie das Webseite-Fenster schließen, Änderungenspeichern, neuen Inhalt einfügen und wählen, ob das Layout ein-oder zweispaltig sein soll. Weiter können Sie sich die Seite ineinem anderen externen Browser-Fenster anzeigen lassen. Bittebeachten Sie, dass im externen Browser-Fenster nurgespeicherte Änderungen angezeigt werden.

Seiten-Eigenschaften Hier können Sie folgendes festlegen:

Name in Navigation Unter diesem Titel wird dieWebseite im Navigationsmenuangezeigt.

Seiten-Überschrift Diese Überschrift wird als Haupttitelim Inhalt der Webseiteeingeblendet.

Intern Hier können Sie wählen, ob dieWebseite "intern" ist, d.h. ob nurPersonen diese Webseite sehenkönnen, welche für den internenWebseitenbereich angemeldet sind.

In Navigation anzeigen Hier können Sie wählen, ob dieWebseite im Navigationsmenuangezeigt wird. Falls dies Kästchennicht angewählt ist, so kann dieseSeite nur über einen direkten Link(z.B. im Inhalt einer anderen Seite)angezeigt werden.

Seiteninhalt Hier können Sie den tatsächlichen Inhalt der Webseitebearbeiten.

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste des Webseite-Fensters sieht wie folgt aus:

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Speichern & Schließen Mit diesem Knopf speichern Sie Ihre momentanen Änderungen undschließen dieses Webseite-Fenster.

Speichern Mit diesem Knopf speichern Sie Ihre momentanen Änderungen.

Schließen Mit diesem Knopf schließen Sie dieses Webseite-Fenster. Falls dasFenster noch ungespeicherte Änderungen enthält, werden Sie vor demSchließen automatisch gefragt, ob Sie diese Änderungen speichernmöchten.

Neuer BlockDieser Knopf öffnet folgendes Menü, um verschiedene Inhaltsblöckeeinzufügen:

Einspaltig / Zweispaltig Hier können Sie wählen, ob die Webseite den Inhalt in einer Spalte oderin zwei Spalten anzeigen soll.

Ansicht im Browser Mit diesem Knopf können Sie sich die Vereinswebseite in einem neuenBrowserfenster anzeigen lassen.

Inhalts-Blöcke

Der Inhalt einer ClubDesk-Webseite besteht aus einem oder mehreren Inhalts-Blöcken. Solche Blöckekönnen einfachen Text enthalten, Informationen zu einer Gruppe anzeigen, aktuelle Beiträgeeinblenden usw. Ein solcher Block ist jeweils mit einer gestrichelten Linie umrahmt:

Neue Inhalts-Blöcke einfügen

Neue Blöcke werden über das oben erwähnte Menü "Neuer Block" eingefügt:

Die verschiedenen Arten dieser Inhaltsblöcke werden einzeln beschrieben und erläutert, siehe Textund Bilder, Beitrag-Liste, Termin-Liste, Meine Termine, Datei-Liste, Album-Liste (Picasa),Geburtstags-Liste, Jubiläums-Liste, Sponsoren-Liste, Formular, Gruppe-Info und Gruppen-Liste.

Verschieben von Inhalts-Blöcken

Ein Inhaltsblock kann ganz einfach verschoben werden. Klicken Sie auf den Block, den Sieverschieben möchten, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun den Mauszeiger an diegewünschte Stelle und lassen Sie die Maustaste dort los. Der Block wurde nun an die gewünschteStelle verschoben.

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Bearbeiten und Löschen von Inhalts-Blöcken

Jeweils oben rechts in einem Inhalts-Block wird eine kleine Werzeugleiste eingeblendet mit Knöpfenfür das Bearbeiten und für das Löschen des Blockes. Klicken Sie einfach auf den

entsprechenden Knopf.

7.1.1. Text und Bilder

Mit diesem Block-Typ können Sie beliebigen Text erfassen und diesen auch mit Bildern versehen.

Bearbeiten

Formattieren Sie diesen Text nach Belieben mit der zur Verfügung stehenden Werkzeugleiste desTexteditors.

Beim Bearbeiten von Text führt das Drücken derZeilenumschalttaste (Enter- bzw. Returntaste) zum Einfügen eines neuen Absatzes. MöchtenSie allerdings innerhalb des aktuellen Absatzes die Zeile umbrechen ohne einen neuen Absatzzu beginnen (also ohne einen Absatzabstand einzufügen), erreichen Sie dies durch Drückenvon Umschalttaste-Zeilenschaltung (Shift-Return).

Tipp: Neuer Absatz / Neue Zeile

7.1.2. Beitrag-Liste

Mit dem Beitrag-Listen-Block können Sie Beiträge, welche im Beiträge-Fenster erfasst wurden, ineiner Webseite einblenden:

In dieser Liste wird von jedem Beitrag eine Kurzfassung angezeigt. Durch einen Klick auf "> mehr"wird eine automatisch erzeugte Unterseite eingeblendet, welche den vollständigen Beitrag zeigt.

Bearbeiten

Beim Bearbeiten dieses Beitrag-Listen-Blocks können Sie folgendes festlegen:

5050

Titel Dieser Text wird oberhalb der Beitrag-Liste als Titel angezeigt.

Einträge in Kurzliste Hier können Sie festlegen, wie viele Einträge in der Kurzliste angezeigtwerden sollen. Falls mehr Einträge verfügbar sind, als in der Listeangezeigt werden, so wird ein Link "Weitere Einträge" angezeigt, der aufeine automatisch erzeugte Unterseite mit allen Einträgen führt.

Filter Hier können Sie wählen, welche Beiträge in dieser Beitrag-Listeeingeblendet werden sollen:

Alle Es werden alle publizierten Beiträgeangezeigt.

Alle ohne Zuordnung Es werden alle publizierten Beiträgeangezeigt, welche nicht einer Gruppezugeordnet wurden.

Alle für folgende GruppeEs werden alle publizierten Beiträgeangezeigt, welche der ausgewähltenGruppe zugeordnet sind.

Hierbei werden auch Beiträge angezeigt,welche einer Ober- oder Untergruppezugeordnet sind. Wählen Sie hier z.B.Junioren A, so werden auch die Beiträgeder Junioren (Obergruppe)und JuniorenA1, Junioren A2, ... (Untergruppen)angezeigt.

Typen Hier wählen Sie welche Beitragstypen zur Anzeige kommen.

Die Auswahl "Alle ohne Zuordnung" eignet sich hervorragend, um alle Beiträgeauszuwählen, welche von allgemeiner Bedeutung sind. Erfassen Sie einfach alle Beiträge vonallgemeiner Bedeutung ohne eine Zuordnung und erstellen Sie eine allgemeine Beitrag-Listeauf einer Webseite (z.B. auf der Hauptseite) mit "Alle ohne Zuordnung" als Auswahl.

Tipp:

7.1.3. Termin-Liste

Mit dem Termin-Listen-Block können Sie Termine, welche im ClubDesk-Kalender erfasst wurden, ineiner Webseite einblenden:

Es stehen zwei Anzeigevarianten zur Verfügung: Eine Listenansicht (Abbildung oben) und eineKalenderansicht (Abbildung unten). In der Listenansicht wird für jeden Termin eineZusammenfassung angezeigt. Durch einen Klick auf "> mehr" wird eine automatisch erzeugteUnterseite eingeblendet, welche alle Informationen zu diesem Termin anzeigt.

Bei der Kalenderansicht lassen sich anstehende Termine in einer Tages-, Wochen-, Monats- oderJahresansicht präsentieren. Untenstehende Abbildung zeigt z.B. eine Wochenansicht für die aktuelleWoche. Die Kalenderansicht lässt sich unter "Anzeige-Modus" aktivieren (siehe folgender Abschnitt"Bearbeiten").

5151

Bearbeiten

Beim Bearbeiten dieses Termin-Listen-Blocks können Sie folgendes festlegen:

Überschrift Dieser Text wird oberhalb der Termin-Liste als Überschrift angezeigt.

Filter Hier können Sie wählen, welche Termine in dieser Termin-Listeeingeblendet werden sollen:

Alle Es werden alle Termine angezeigt.

Alle ohne Teilnehmer Es werden alle Termine angezeigt, beiwelchen keine Teilnehmer (Gruppe oderKontakt) eingetragen sind.

Alle für folgende GruppeEs werden alle Termine angezeigt, beiwelchen die ausgewählten Gruppe alsTeilnehmer eingetragen ist.

Hierbei werden auch Termine angezeigt,bei welchen eine Ober- oder Untergruppeals Teilnehmer eingetragen ist. Wählen Siehier z.B. Junioren A, so werden auch dieTermine der Junioren (Obergruppe)undJunioren A1, Junioren A2, ...(Untergruppen) angezeigt.

Typen Wählen Sie hier aus, welche Termin-Typen auf der Webseite angezeigtwerden sollen. Wählen Sie z.B. nur "Spiele", wenn Sie ausschließlichSpiele in dieser Terminliste anzeigen möchten.

Abonnieren-Link Über dieses Häkchen können Sie steuern, ob die Termine dieser Termin-Liste über einen entsprechenden Link abonniert werden können.

Anzeige-Modus Wählen Sie hier aus, wie die Termine auf der Webseite dargestelltwerden sollen. Es existieren Anzeigevarianten für Listenansichten(inklusive einer Tabellenform) und eine Kalenderansicht.

Einträge in Kurzliste Hier können Sie festlegen, wie viele Termine in der Kurzliste angezeigtwerden sollen. Falls mehr Termine verfügbar sind, als in der Listeangezeigt werden, so wird ein Link "Weitere Einträge" angezeigt, der aufeine automatisch erzeugte Unterseite mit allen Terminen führt.

Zeitraum volle Liste Hier können Sie festlegen, welcher Zeitraum die volle Terminlisteumfassen soll. Die volle Terminliste wird angezeigt, wenn Sie auf"Weitere Einträge" in der Termin-Kurzliste klicken.

Von, Bis Diese Felder werden nur verwendet, wenn unter "Zeitraum volle Liste"der Eintrag "Fixe Zeitspanne" ausgewählt wurde. Auf diese Weisekönnen Sie z.B. auch vergangene Termine in einer Liste einblendenlassen.

Terminliste-Felder Hier können Sie Felder (z.B. Teilnehmer oder Ort) der Termineauswählen, die in der Liste angezeigt werden sollen.

7.1.4. Meine Termine

Im "Meine Termine"-Block werden die Termine für das eingeloggte Mitglied dargestellt:

5252

Bearbeiten

Beim Bearbeiten des Blocks "Meine Termine" können Sie folgendes festlegen:

Überschrift Dieser Text wird oberhalb der Liste als Überschrift angezeigt.

Standard-Zeitraum Hier können Sie festlegen, welcher Zeitraum einem angemeldetenMitglied standardmäßig angezeigt wird.

Normalerweise sollten Sie diesen Block nur auf einer Seite verwenden, die als internmarkiert ist, da nur einem angemeldet Mitglied seine Termine angezeigt werden können.

Tipp:

7.1.5. Datei-Liste

Mit dem Datei-Listen-Block können Sie Dateien, welche Sie im Dokumente-Modul von ClubDeskabgelegt haben, auf der Webseite zum Herunterladen bereitstellen.

In dieser Liste wird jede Datei angezeigt, welche sich im für diese Dateiliste ausgewählten Ordnerbefindet. Durch einen Klick auf eine Datei kann diese heruntergeladen werden.

Bearbeiten

Beim Bearbeiten dieses Datei-Listen-Blocks können Sie den Ordner festlegen, dessen Inhalt auf derWebseite angezeigt werden soll:

Bitte stellen Sie sicher, dass der Ordner für Webseiten-Besucher auch tatsächlichzugänglich ist. Falls sich die Webseite im öffentlichen Bereich der Webseite befindet, so mussder Ordner in einem Laufwerk liegen, auf das die Rolle "Gast" zumindest lesenden Zugriff hat.Falls sich die Webseite im internen Bereich der Webseite befindet, so muss der Ordner ineinem Laufwerk liegen, auf das Benutzer des internen Bereichs lesenden Zugriff haben.

Tipp:

7.1.6. Album-Liste (Picasa)

5353

Google hat bekanntgegeben, dass die Picasa-Webalben per 1. August 2016 abgeschaltet werden.ClubDesk bietet neu die Möglichkeit, Fotos über den populären Fotodienst Flickr zu verwalten undin die Vereinswebseite zu integrieren. Mehr Infos unter Album-Liste (Flickr).

Mit dem Album-Listen-Block können Sie Picasa-Web-Alben in Ihre ClubDesk-Webseite integrieren. DerAlbum-Listen-Block listet die vorhandenen Picasa-Web-Alben auf - jeweils mit einem Vorschau-Bildund der Album-Beschreibung:

Durch einen Klick auf ein Album kann ein Webseiten-Besucher auf eine Bilder-Übersichts-Seitegelangen...

... oder auf eine Dia-Show wechseln.

Picasa-Web-Album erstellen

Falls Ihr Verein noch kein Picasa-Web-Alben-Konto hat, so müssen Sie dieses als erstes erstellen, umdie Alben anschließend in ihre Webseite zu integrieren. Führen Sie hierfür folgende Schritte durch:

Eröffnen Sie ein Google-Konto für Ihren Verein unter1.https://www.google.com/accounts/NewAccount?hl=de. Achten Sie hierbei am besten darauf,dass Namen, Benutzer-Id, Passwort, usw. allgemein gültige Bedeutung für Ihren Vereinhaben (nutzen Sie also nicht Ihren Namen oder Ihr persönliches Passwort). Dies erleichtertspäter eine mögliche Übergabe an andere Personen.Gehen Sie zu den Picaca-Web-Alben: http://picasaweb.google.com und führen Sie die2.benötigten Anmeldungsschritte durch. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie allgemein gültigeNamen und Passwörter verwenden.Laden Sie das Foto-Upload-Tool Picasa von Google unter http://picasa.google.com herunter.3.Laden Sie nun mit Picasa die gewünschten Fotos in die Picasa-Web-Alben Ihres Vereins hoch.4.Unter http://picasa.google.com/support/?hl=de finden Sie eine Online-Hilfe für Picasa undPicasa-Web-Alben. Am besten geben Sie jeweils auch gleich eine Beschreibung für die neuenAlben ein. Diese werden in der Album-Übersicht jeweils angezeigt.

Bearbeiten

Um die Picasa-Web-Alben Ihres Vereins in Ihre Webseite einzubinden, fügen Sie nun einenAlbumlisten-Block ein. Nun müssen Sie nur noch Ihre Picasa-Web-Alben für ClubDesk freigeben (siehe"Picasa-Zugriffsschlüssel" unten). Neben der Block-Überschrift können Sie mit einer Vielzahl vonOptionen steuern, wie die Web-Alben auf Ihrer Seite dargestellt werden. Auf die verschiedenenMöglichkeiten gehen wir im Folgenden genauer ein.

5454

http://www.flickr.com

http://picasaweb.google.com

https://www.google.com/accounts/NewAccount?hl=de

http://picasaweb.google.com

http://picasa.google.com

http://picasa.google.com/support/?hl=de

Picasa-Zugriffsschlüssel

Um Ihre Picasa-Web-Alben für ClubDesk freizugeben, klicken Sie auf den Knopf "Zugriffsschlüsselerzeugen". Es wird nun eine Webseite von Google eingeblendet, welche Sie bittet, sich bei Googleanzumelden (falls Sie nicht bereits angemeldet sind). Melden Sie sich an, falls nicht bereitsgeschehen. Im nächsten Schritt müssen Sie bestätigen, dass ClubDesk auf Ihre Picasa-Web-Albenzugreifen darf. Klicken Sie hier auf "Zugriff gewähren".

Auf der letzten Bildschirmmaske wird nun der Zugriffsschlüssel für die Picasa-Web-Albeneingeblendet. Bitte kopieren Sie diesen nun in das Feld "Picasa-Zugriffsschlüssel".

Album-Sichtbarkeit

Hier können Sie wählen, ob nur öffentliche Alben ("Öffentlich im Web") angezeigt werden sollen oderauch private, d.h. diejenigen, die bei Google Picasa-Web-Alben mit "Jeder Nutzer, der über den Linkverfügt" markiert sind. Weitere Informationen zur Sichtbarkeit von Picasa-Web-Alben finden Sie in derPicasa-Web-Alben Online-Hilfe.

Weiter können Sie mit "Alle" oder "Alle mit folgenden Tags" steuern, ob alle Alben angezeigt werdensollen oder nur solche, welche in der Picasa-Album-Beschreibung einen oder mehrere Tags("Schlüsselwörter") enthalten. Dies kann beispielsweise verwendet werden, um nur Foto-Alben einesbestimmten Jahres oder einer bestimmten Gruppe anzuzeigen.

Sie möchten für einzelne Jahre jeweils eine einzelne Galerie-Seite erstellen, alsojeweils eine Seite für die Jahre 2012, 2011, 2010, usw. Hierfür können Sie nun in jedem Albumaus dem Jahr 2012 den entsprechenden Tag "2012" vergeben, für die Alben aus dem Jahr2011 vergeben Sie den Tag "2011" usw. (wie dies genau gemacht wird, erklären wir weiterunten). Anschließend können Sie im Album-Listen-Block die Tags angeben, welche angezeigtwerden sollen. Legen Sie also für das Jahr eine Seite an, fügen Sie einen Album-Listen-Blockein, wählen Sie "Alle mit folgenden Tags" und geben Sie den entsprechenden Tag ein (für dasJahr 2012 also "2012").

Beispiel:

Um einem Album in der Beschreibung einen Tag hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich bei Picasa-Web-Alben an (wenn noch nicht geschehen): Picasa-Web-Alben.1.

Klicken Sie in der Alben-Übersicht auf das gewünschte Album.2.

Wählen Sie im Menü "Aktionen" den Menü-Punkt "Albumeigenschaften".3.

Geben Sie im Feld Beschreibung am Schluss oder am Anfang der Beschreibung diegewünschten Tags im folgenden Format ein: [[Tag1,Tag2,Tag3]]. Also z.B. [[2012]], falls Sienur den Tag "2012" vergeben möchten oder [[JuniorenA,JuniorenB]] für die beiden Tags"JuniorenA" und "JuniorenB".

4.

5555

http://picasa.google.com/support/bin/answer.py?hl=de&answer=39551

http://picasa.google.com/

Die Tags werden übrigens bei der Darstellung der Alben automatisch von ClubDesk entfernt,so dass Sie für Webseiten-Besucher nicht sichtbar sind.

In unserem Beispiel geben wir nun neben der normalen Album-Beschreibung den Tag "2012"an, da dieses Album Bilder aus dem Jahr 2012 enthält.

Klicken Sie nun auf "Änderungen speichern".5.

Wenn Sie nun zu ClubDesk zurückwechseln, so können Sie nun durch Anwählen von "Alle mitfolgenden Tags" und der Angabe des Tags "2012" steuern, dass in diesem Album-Block nur Albenangezeigt werden, welche den Tag "2012" enthalten. Damit ist es z.B. möglich, eine Album-Seite nurfür das Jahr 2012 zu gestalten:

Auch hier können Sie übrigens mehrere Tags angeben, z.B. "JuniorenE,JuniorenF", um alle Albenanzuzeigen, welche "JuniorenE" oder "JuniorenF" als Tag enthalten.

Album-Ansicht

Unter "Album-Ansicht" können Sie wählen, wie ein Album dargestellt werden soll, wenn einWebseiten-Besucher auf ein Album klickt.

Übersicht aller Bilder (mitLink zu Diashow)

Wenn diese Option angewählt ist, so wird bei einem Klick auf ein Albumeine Übersichtsseite dargestellt mit allen Bildern dieses Albums. Klicktein Webseiten-Besucher auf ein Bild, so wird eine in die Webseiteintegrierte Diashow gestartet.

Einzelbilder als Diashow(mit Link zu Übersicht)

Mit dieser Option wird bei einem Klick auf ein Album eine Seitedargestellt mit einer Diashow. Mit einem Klick auf das Übersichts-Iconkann ein Webseiten-Besucher jederzeit auf die Übersicht aller Bildergelangen.

Über die Felder "Übergang", "Zeit für Übergang (s)" und "Zeit zwischenÜbergängen (s)" kann der Bildübergang zwischen den einzelnen Bildernin der Diashow gesteuert werden.

Neues Fenster mit GooglePicasa Diashow

Bei dieser Einstellung wird mit einem Klick auf ein Album ein neuesBrowser-Fenster geöffnet mit einer Google Picasa Diashow.

Einstellungen für Diashow und Übersichtsseite mit allen Fotos eines Albums

Mit dem Feld "Breite von Bild in Übersicht" können Sie steuern, wie breit ein Bild auf derÜbersichtsseite dargestellt wird. Mit dem Feld "Breite von Bild in Diashow" kann festgelegt werden,wie breit die Diashow ist.

Über die Felder "Übergang", "Zeit für Übergang (s)" und "Zeit zwischen Übergängen (s)" kann derBildübergang zwischen den einzelnen Bildern in der Diashow gesteuert werden.

7.1.7. Album-Liste (Flickr)

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Mit dem Block "Album-Liste (Flickr)" können Sie Flickr-Alben in Ihre ClubDesk-Webseite integrieren.Der Block "Album-Liste (Flickr)" listet die vorhandenen Flickr-Alben auf - jeweils mit einem Vorschau-Bild und der Album-Beschreibung:

Durch einen Klick auf ein Album kann ein Webseiten-Besucher auf eine Bilder-Übersichts-Seitegelangen...

... oder auf eine Dia-Show wechseln.

Flickr-Alben erstellen

Um ganze Fotoalben in Ihre Vereinswebseite zu integrieren, müssen Sie die gewünschten Alben aufFlickr erstellen. Bitte eröffnen Sie für die Bilder, welche Sie auf Ihrer Homepage anzeigen lassenwollen, ein eigenes Album. Unter www.flickr.com können Sie hierfür auf sehr einfache Weise Fotoshochladen, Beschreibungen hinzufügen und die Fotos in Alben und Sammlungen organisieren. Indiesem Film zeigen wir Ihnen, wie einfach dies funktioniert:

Falls Ihr Verein noch kein Flickr-Konto hat, so müssen Sie dieses als erstes erstellen. Eröffnen1.Sie also ein Flickr-Konto für Ihren Verein unter https://www.flickr.com. Achten Sie hierbei ambesten darauf, dass Namen, Benutzer-Id, Passwort, usw. allgemein gültige Bedeutung fürIhren Verein haben (nutzen Sie also nicht Ihren Namen oder Ihr persönliches Passwort). Diesermöglicht, dass auch andere Personen aus Ihrem Verein Fotos bereitstellen können.Laden Sie anschließend die gewünschten Fotos Ihres Vereins auf Flickr hoch und organisieren2.diese in Alben. Am besten geben Sie jeweils auch gleich eine Beschreibung für die neuenAlben ein. Diese werden in der Album-Liste dann angezeigt. Weiter sollten Sie darauf achten,dass Ihre Fotos nicht als "privat" markiert sind, sondern "öffentlich" oder mindestens sichtbarfür "Freunde", "Familie" oder "Freunde und Familienmitglieder", da private Bilder nicht aufder Vereinswebseite angezeigt werden können. Wenn Sie Ihre Vereins-Videos über Flickrverwalten möchten, erstellen Sie bitte für jedes einzelne Video ein eigenes Album.

Flickr-Alben einbinden

Um die Flickr-Fotoalben Ihres Vereins in Ihre Webseite einzubinden, fügen Sie im Webseiten-Modulnun einen Block "Albumliste (Flickr)" in eine Webseite ein. Neben der Block-Überschrift wählen Siehier jeweils das gewünschte Flickr-Konto aus oder fügen ein neues Konto hinzu. Weiter können Siemit einer Vielzahl von Optionen steuern, wie die Alben auf Ihrer Seite dargestellt werden. Auf dieverschiedenen Möglichkeiten gehen wir im Folgenden genauer ein.

Flickr-Konto

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http://flickr.com

http://www.flickr.com

https://youtu.be/j749dOyuKwU

https://www.flickr.com

Um Ihre Flickr-Alben für ClubDesk freizugeben, klicken Sie auf den Knopf "Flickr-Konto hinzufügen".Es wird nun eine Flickr-Webseite eingeblendet, welche Sie bittet, sich bei Flickr (bzw. Yahoo)anzumelden (falls Sie nicht bereits angemeldet sind). Melden Sie sich an, falls nicht bereitsgeschehen. Im nächsten Schritt müssen Sie bestätigen, dass ClubDesk auf Ihre Alben zugreifen darf.Klicken Sie hier auf "OK, ICH AUTORISIERE ES".

Auf der letzten Bildschirmmaske wird nun der Zugriffsschlüssel für Ihre Alben eingeblendet. Bittekopieren Sie diesen nun in das Feld "Code" im Dialog "Flickr-Bestätigungscode" und klicken Sie aufOK. Wenn Sie später weitere Blöcke einfügen möchten, so können Sie einfach das gewünschte Flickr-Konto auswählen, die Autorisierung entfällt dann.

Alben anzeigen

Hier können Sie wählen, ob alle Alben, die Sie bei Flickr angelegt haben, angezeigt werden sollen odernur diejenigen Alben, die in einer bestimmten Sammlung enthalten sind. Auf diese Weise können Sieganz einfach eine Auswahl von Alben zusammenstellen, die Sie auf der Vereinswebseite darstellenmöchten.

Um eine neue Sammlung in Flickr anzulegen, wechseln Sie in den Flickr "Organizer" (oben in derWerkzeugleiste im Menü "Du" den Befehl "Organisieren" wählen) und wählen dann "Alben undSammlungen" an. Dann können Sie mit einem Klick auf "Neu erstellen: Sammlung" eine neueSammlung anlegen und diese anschließend mit Drag&Drop mit Alben befüllen.

Sie möchten für einzelne Jahre jeweils eine einzelne Galerie-Seite erstellen, alsojeweils eine Seite für die Jahre 2016, 2015, 2014, usw. Hierfür können Sie nun in Flickr alleAlben eines Jahres zu einer Sammlung zusammenfassen. Anschließend können Sie imAlbumlisten-Block die jeweilige Sammlung auswählen.

Beispiel:

Album-Ansicht

Unter "Album-Ansicht" können Sie wählen, wie ein Album dargestellt werden soll, wenn einWebseiten-Besucher auf ein Album klickt.

Übersicht aller Bilder (mitLink zu Diashow)

Wenn diese Option angewählt ist, so wird bei einem Klick auf ein Albumeine Übersichtsseite dargestellt mit allen Bildern dieses Albums. Klicktein Webseiten-Besucher auf ein Bild, so wird eine in die Webseiteintegrierte Diashow gestartet.

Einzelbilder als Diashow(mit Link zu Übersicht)

Mit dieser Option wird bei einem Klick auf ein Album eine Seitedargestellt mit einer Diashow. Mit einem Klick auf das Übersichts-Iconkann ein Webseiten-Besucher jederzeit auf die Übersicht aller Bildergelangen.

Über die Felder "Übergang", "Zeit für Übergang (s)" und "Zeit zwischenÜbergängen (s)" kann der Bildübergang zwischen den einzelnen Bildernin der Diashow gesteuert werden.

Neues Fenster mit FlickrDiashow

Bei dieser Einstellung wird mit einem Klick auf ein Album ein neuesBrowser-Fenster geöffnet mit einer Flickr Diashow. Bitte beachten Sie,dass für diese Darstellungsart, alle Fotos "öffentlich" sichtbar seinmüssen, da sie ansonsten nicht angezeigt werden.

Einstellungen für Diashow und Übersichtsseite mit allen Fotos eines Albums

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Mit dem Feld "Breite von Bild in Übersicht" können Sie steuern, wie breit ein Bild auf derÜbersichtsseite dargestellt wird. Mit dem Feld "Breite von Bild in Diashow" kann festgelegt werden,wie breit die Diashow ist.

Über die Felder "Übergang", "Zeit für Übergang (s)" und "Zeit zwischen Übergängen (s)" kann derBildübergang zwischen den einzelnen Bildern in der Diashow gesteuert werden.

7.1.8. Geburtstags-Liste

Mit dem Geburtstags-Listen-Block lassen sich Geburtstagslisten auf Webseiten darstellen welchedurch ClubDesk automatisch auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Das folgende Beispiel zeigteine solche Geburtstagsliste.

Erstellen und Bearbeiten einer Geburtstagsliste

Überschrift Die Überschrift für den generierten Inhaltsblock.

Zeitraum Hier definieren Sie den Zeitraum der Geburtstage welche ausgehendvom aktuellen Datum angezeigt werden.

Filter Die Personen (Kontakte) welche zur Anzeige kommen können Sie durchdiese Option falls gewünscht einschränken.

Alle Kontakte Es wird nicht speziell eingeschränkt. AlleKontakte welche ihren Geburtstag imgewählten Zeitraum haben werdenangezeigt.

Mitglieder folgenderGruppen

Durch Wahl einer oder mehrerer Gruppenkann hier die Geburtstagsliste gefiltertwerden. Es werden nur die Kontaktegezeigt welche ihren Geburtstag imgewählten Zeitraum haben und welcheMitglieder der hier aufgelisteten Gruppensind.

Kontaktdetail-Sicherheit Hier definieren Sie wer berechtigt ist weitere Kontaktinfos zu den in derGeburtstagsliste aufgeführten Kontakten anzuschauen. Welche Infos(Felder) angezeigt werden definieren Sie in der folgenden Option.

Kontaktdetail-Felder Hier definieren Sie welche Kontaktfelder beim Klick auf ein"Geburtstagskind" zur Anzeige kommen.

7.1.9. Jubiläums-Liste

Mit dem Jubiläums-Listen-Block lassen sich Jubiläumslisten auf Webseiten darstellen welche durchClubDesk automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Das folgende Beispiel zeigt einesolche Jubiläumsliste.

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Erstellen und Bearbeiten einer Jubiläumsliste

Beim Bearbeiten dieses Jubiläums-Listen-Blocks können Sie folgendes festlegen:

Überschrift Die Überschrift für den generierten Inhaltsblock.

Zeitraum Hier definieren Sie den Zeitraum der Jubiläen welche ausgehend vomaktuellen Datum angezeigt werden.

Jubiläen Die Jahreszahlen der Jubiläen welche in Ihrem Verein gefeiert werden.Im Beispiel sind es 50 Jahre, 25 Jahre und 10 Jahre.

Anzeige Ob strikt nach Datum sortiert, oder nach Jubiläum gruppiert undinnerhalb der Jubiläen nach Datum sortiert werden soll.

Startdatum Das Beitrittsdatum welches als Berechnungsgrundlage dient.Standardmäßig ist dies das Eintrittsdatum aus den Kontaktdaten derVereinsmitglieder. Es kann aber ein beliebiges Datumsfeld aus denKontaktdaten gewählt werden, also auch ein speziell gepflegtes Kontakt-Zusatzfeld.

Enddatum Das Austrittsdatum welches als Berechnungsgrundlage dient.Standardmäßig ist dies das Austrittsdatum aus den Kontaktdaten derVereinsmitglieder. Auch hier lässt sich ein beliebiges Datumsfeld ausden Kontaktdaten wählen.

Filter Die Personen (Kontakte) welche zur Anzeige kommen können Sie durchdiese Option falls gewünscht einschränken.

Alle Kontakte Es wird nicht speziell eingeschränkt. AlleKontakte welche ein Jubiläum imgewählten Zeitraum haben werdenangezeigt.

Mitglieder folgenderGruppen

Durch Wahl einer oder mehrerer Gruppenkann hier die Jubiläumsliste gefiltertwerden. Es werden nur die Kontaktegezeigt welche ihr Jubiläum im gewähltenZeitraum haben und welche Mitglieder derhier aufgelisteten Gruppen sind.

Kontaktdetail-Sicherheit Hier definieren Sie wer berechtigt ist weitere Kontaktinfos zu den in derJubiläumsliste aufgeführten Kontakten anzuschauen. Welche Infos(Felder) angezeigt werden definieren Sie in der folgenden Option.

Kontaktdetail-Felder Hier definieren Sie welche Kontaktfelder beim Klick auf ein Jubilar zurAnzeige kommen.

7.1.10. Sponsoren-Liste

Mit dem Sponsoren-Listen-Block können Sie auf einfache Weise eine Liste von Sponsoren auf einerWebseite, im Seitenbalken oder auch im Fußbereich einer Webseite einblenden.

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Sponsoren Gruppe(n) anlegen

Als ersten Schritt erfassen Sie Ihre Sponsoren und gruppieren Sie in einer oder mehrerenSponsorengruppen:

Wechseln in das Kontakte-Modul.Erfassen Sie eine Gruppe 'Sponsoren' (oder ähnlich), falls nicht bereits eine solche Gruppevorhanden ist (siehe Gruppen bearbeiten). Falls gewünscht können Sie auch entsprechendeUntergruppen wie beispielsweise Hauptsponsoren, Bandensponsoren, Trikot-Sponsoren, etc.erfassen.Als nächstes erstellen Sie für Ihre Sponsoren neue Firmen-Kontakte, falls Sie diese nichtbereits erfasst haben (siehe Kontakte bearbeiten). Achten Sie hier darauf, dass nachMöglichkeit auch ein Firmenlogo und eine Firmen-Webseite eingetragen sind, da diese dannim Sponsoren-Block verwendet werden.Als letztes fügen Sie diese noch der gewünschten Sponsorengruppe hinzu (siehe Kontakte zuGruppen hinzufügen).

Damit Sie für den Sponsor ein Firmenlogo und eine Firmen-Webseite eintragenkönnen, muss ein Firmen-Kontakt angelegt werden (siehe Kontakte bearbeiten).

Wichtig:

Darstellung der Sponsoren-Liste

Sponsoren-Listen können an folgenden Stellen eingebaut werden und werden - abhängig von dieserStelle - unterschiedlich dargestellt:

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Webseite einspaltigIn einer einspaltigen Webseite wird bei der Sponsoren-Liste für einenSponsor auf der linken Seite das Logo eingeblendet, auf der rechtenSeite werden die Detail-Informationen (siehe unten) angezeigt.

Diese Darstellung wird häufig verwendet, um auf einer Seite einevollständige Liste aller Sponsoren anzuzeigen. Hier können dann z.B.auch mehrere Blöcke angelegt werden, welche jeweils eine Untergruppevon Sponsoren anzeigen.

Webseite zweispaltigIn einer zweispaltigen Webseite wird bei der Sponsoren-Liste für jedenSponsor das Logo (oder falls keines vorhanden der Firmen-Name)eingeblendet.

Diese Darstellung kann z.B. verwendet werden, um auf einerzweispaltigen Willkommens-Seite neben Informationen noch die Haupt-Sponsoren einzublenden.

SeitenbalkenIm Seitenbalken wird bei der Sponsoren-Liste für jeden Sponsor dasLogo (oder falls keines vorhanden der Firmen-Name) eingeblendet.

Der Seitenbalken kann verwendet werden, damit auf jeder Webseitejeweils einige Sponsoren angezeigt werden.

FußbereichIm Fußbereich wird bei der Sponsoren-Liste für jeden Sponsor das Logo(oder falls keines vorhanden der Firmen-Name) eingeblendet. Dies imGegensatz zu den anderen Darstellungsarten nicht untereinander,sondern nebeneinander.

Wie auch der Seitenbalken ist auch der Fußbereich immer sichtbar undeignet sich hervorragend um eine entsprechende Sponsoren-Listeeinzublenden.

Anlegen und Bearbeiten der Sponsoren-Liste

Wechseln Sie in das Webseiten-Modul, um in Ihrer Vereins-Webseite entsprechende Sponsoren-Listeneinzublenden. Um eine Sponsoren-Liste in eine bestimmte Webseite einzubauen, öffnen Sie dieseWebseite (siehe Webseiten bearbeiten). Um eine Sponsoren-Liste in den Seitenbalken oder denFußbereich einzubauen, öffnen Sie das Seitenlayout (siehe Design anpassen).

Legen Sie nun einen neuen Sponsoren-Listen-Block an: Klicken Sie auf "Neuer Block" und dann"Sponsoren-Liste". Das Fenster zum Bearbeiten eines Sponsoren-Listen-Block wird geöffnet:

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Geben Sie nun die entsprechenden Angaben in die Felder ein:

Überschrift Geben Sie hier die gewünschte Überschrift für Ihre Sponsoren-Liste ein.Häufig wird die Überschrift aber auch einfach weggelassen, lassen Siehierfür dieses Feld einfach leer.

Sponsoren-Gruppe Wählen Sie hier die Sponsoren-Gruppe aus, welche Sie in dieser Listeanzeigen möchten. Falls die Gruppe Untergruppen enthält, so werdendie Sponsoren in den Untergruppen dann ebenfalls angezeigt.

Detail-Informationen (nurvorhanden, fallsSponsoren-Liste ineinspaltiger Seite)

Hier können Sie definieren, welche Informationen über den Sponsorangezeigt werden sollen. Wie auch bei den Serien-Briefen (siehe Text-Dokumente erstellen) werden hier Platzhalter verwendet, umfestzulegen, welche Informationen aufgelistet werden sollen.

Anzeige-Modus Wählen Sie hier, wie die Liste der Sponsoren angezeigt werden soll (jenach Anzeige-Modus werden dann noch weitere Einstellungs-Felderangezeigt, siehe unten):

Alle - sortiert nach Namen: Es werden immer alle Sponsorenangezeigt, sortiert nach Namen.Alle - sortiert nach Feld: Es werden immer alle Sponsorenangezeigt, sortiert nach einem wählbaren Feld (z.B. Sponsor-Beitrag, absteigend).Zufällige Auswahl - ändert bei Seitenwechsel: Es wird nurimmer eine beschränkte Anzahl Sponsoren angezeigt. Immerwenn die Seite neu geladen wird, werden zufällig diegewünschte Anzahl Sponsoren ausgewählt.Zufällige Auswahl - ändert nach Zeitvorgabe: Es wird nur immereine beschränkte Anzahl Sponsoren angezeigt. Immer nacheiner bestimmten Zeit werden die momentan angezeigtenSponsoren ausgetauscht.

Anzeige-Modus "Alle - sortiert nach Feld"

Sortiert nach Hier können Sie bestimmen, nach welchem Feld sortiert wird und obauf- oder absteigend.

Anzeige-Modus "Zufällige Auswahl - ändert bei Seitenwechsel"

Angezeigte Einträge Dieses Feld bestimmt, wie viele Sponsoren jeweils gleichzeitig angezeigtwerden.

Anzeige-Modus "Zufällige Auswahl - ändert nach Zeitvorgabe"

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Angezeigte Einträge Dieses Feld bestimmt, wie viele Sponsoren jeweils gleichzeitig angezeigtwerden.

Übergang Hier können Sie den visuellen Effekt bestimmen, der beim Austauschder momentan angezeigten Sponsoren verwendet wird.

Zeit für Übergang Dieses Feld bestimmt wie lange der Übergangs-Effekt in Sekundendauert.

Zeit zwischen Übergängen Hier können Sie bestimmen, wie lange Sponsoren jeweils angezeigtwerden, bevor Sie wieder durch andere ausgetauscht werden.

7.1.11. Formular

Mit diesem Block-Typ können Sie auf einfache Weise Formulare erstellen. Die Daten, welche überdiese Formulare erfasst werden, können in ein Listendokument gespeichert und / oder per E-Mailverschickt werden.

Senden von E-Mail / Speichern in Listendokument

Neben der Überschrift für den Block kann im Formular-Block folgendes festgelegt werden:

E-Mail Empfänger Hier können Sie Kontakte, Gruppen oder beliebige E-Mail-Adressenangeben, an welche jeweils eine E-Mail mit den Formulardaten gesendetwerden soll, wenn jemand das Formular ausfüllt und absendet.

E-Mail Betreff In diesem Feld können Sie das Betreff eingeben für die automatischausgelöste E-Mail wie oben beschrieben.

Speichern in Hier können Sie ein Listendokument erstellen, in welches dieFormulardaten jeweils automatisch abgefüllt werden.

Sie können frei wählen, ob Sie jeweils eine E-Mail auslösen möchten oder dieFormulardaten in einem Listendokument speichern möchten, lassen Sie z.B. das Feld "E-MailEmpfänger" und "E-Mail Betreff" einfach leer, wenn Sie keine E-Mail auslösen möchten.

Hinweis:

Bearbeiten des Formulars

Im Reiter "Formular" haben Sie eine Werkzeugleiste, eine Liste der Formularfelder und eine Vorschauauf das Webformular:

Über die Werkzeugleiste können Sie neue Felder hinzufügen, Felder wieder entfernen und Felderbearbeiten. Weiter können Sie über den Knopf ganz rechts eine Captcha-Funktion (Spam-Schutz)einschalten und die Beschriftung für den Absende-Knopf festlegen.

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Einfügen eines neuen Feldes

Um ein neues Feld einzufügen, wählen Sie als erstes den gewünschten Feldtyp aus:

Anschliessend wählen Sie die gewünschten Eigenschaften. Beim Textfeld können Sie hierbeispielsweise folgendes festlegen:

Feldname Der Name des Feldes, welcher in der versandten Notifikations-E-Mailangezeigt wird und auch im Listendokument als Spaltentitel verwendetwird. Dies ist gleichzeitig auch die Beschriftung des Feldes.

Standardwert Der Standardwert des Feldes, welcher initial abgefüllt ist, wenn dasFormular dem Webseiten-Besucher angezeigt wird.

Pflichtfeld Hier können Sie wählen, ob der Benutzer dieses Feld zwingend ausfüllenmuss. Pflichtfelder werden im Formular gelb hinterlegt. Weiter wird demWebseiten-Besucher eine Fehlermeldung angezeigt, sofern dieses Feldnicht ausgefüllt ist.

Halbe Breite Hier können Sie wählen, ob das Feld nur die Hälfte der normalen Breitehaben soll. Auf diese Weise können zwei Felder auf der selben Zeile imFormular angezeigt werden (z.B. Vorname, Nachname).

Löschen eines Feldes

Um ein Feld zu löschen, wählen Sie in der Liste auf der linken Seite aus und klicken auf den Löschen-Knopf.

Bearbeiten eines Feldes

Um die Eigenschaften eines Feldes zu bearbeiten, wählen Sie in der Liste auf der linken Seite aus undklicken auf den Bearbeiten-Knopf.

Verschieben eines Feldes

Um ein Feld an eine andere Stelle zu verschieben, wählen Sie es an und verschieben es mittels Drag& Drop (klicken und gedrückt halten der Maustaste) an die gewünschte Stelle:

Experten-Modus

Über den Knopf "Experten-Modus" können Sie jederzeit in den Formular-Experten-Modus wechseln:

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In diesem Modus können Sie z.B. ganz einfach Text noch nachbearbeiten (z.B. fett markieren) oderauch beliebige weitere Änderungen am Formular vornehmen - wie z.B. auch weitere Felder einfügen.

Beachten Sie, dass beim Wechsel zurück auf das Standard-Design (Knopf "Zurück zu Standard-Design") die Felder und Ihre Eigenschaften erhalten bleiben, dass aber die Text- und Format-Anpassungen verloren gehen.

Bestätigungstext

Im Reiter "Bestätigungstext" können Sie einen Text (ggf. auch Bilder) eingeben, der angezeigt wird,wenn der Webseiten-Besucher das Formular abgeschickt hat:

7.1.12. Gruppe-Info

Mit dem Gruppen-Block erhalten Sie auf einfachste Weise eine vollständige Seite mit allenInformationen zu einer Gruppe:

Text mit allgemeinen Gruppen-Informationen und Foto (wie festgelegt unter "Gruppebearbeiten" im Kontakte-Modul)Beitrag-Liste mit News-Beiträgen zu dieser GruppeTermin-Liste mit aktuellen Terminen für dieser GruppeKontakt-Liste mit allen Mitgliedern dieser Gruppe

Für alle Einträge auf dieser Gruppen-Seite werden automatisch Unterseiten erstellt, um mehrInformationen zu einem Termin, einem Kontakt oder um einen Beitrag anzeigen zu können.

Wenn Sie gleich mehrere Gruppen-Seiten erstellen möchten, so verwenden Sie ambesten eine Gruppen-Liste.

Tipp:

Bearbeiten

Beim Bearbeiten des Gruppen-Blocks können Sie folgendes festlegen:

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Gruppe Wählen Sie hier die Gruppe, für die Sie die Informationen anzeigenmöchten.

Titel Dieser Text wird zuoberst als Titel angezeigt.

Beiträge-Sichtbarkeit Hier können Sie wählen, ob der Abschnitt "Beiträge" für alle Webseiten-Besucher angezeigt werden soll, ob nur für angemeldete Webseiten-Besucher oder gar nicht.

Überschrift Hier können Sie den Titel für den Abschnitt "Beiträge" wählen.

Einträge in Kurzliste Hier können Sie festlegen, wie viele Einträge in der Kurzliste angezeigtwerden sollen. Falls mehr Einträge verfügbar sind, als in der Listeangezeigt werden, so wird ein Link "Weitere Einträge" angezeigt, der aufeine automatisch erzeugte Unterseite mit allen Einträgen führt.

Typen Die gewünschten Beitrags-Typen die angezeigt werden.

Termine-Sichtbarkeit Hier können Sie wählen, ob der Abschnitt "Termine" für alle Webseiten-Besucher angezeigt werden soll, ob nur für angemeldete Webseiten-Besucher oder gar nicht.

Überschrift Hier können Sie den Titel für den Abschnitt "Termine" wählen.

Typen Wählen Sie hier aus, welche Termin-Typen auf der Webseite angezeigtwerden sollen. Wählen Sie z.B. nur "Spiele", wenn Sie ausschließlichSpiele in dieser Terminliste anzeigen möchten.

Abonnieren-Link Über dieses Häkchen können Sie steuern, ob die Termine dieser Termin-Liste über einen entsprechenden Link abonniert werden können.

Anzeige-Modus Wählen Sie hier aus, wie die Termine auf der Webseite dargestelltwerden sollen.

Einträge in Kurzliste Hier können Sie festlegen, wie viele Termine in der Kurzliste angezeigtwerden sollen. Falls mehr Termine verfügbar sind, als in der Listeangezeigt werden, so wird ein Link "Weitere Einträge" angezeigt, der aufeine automatisch erzeugte Unterseite mit allen Terminen führt.

Zeitraum volle Liste Hier können Sie festlegen, welcher Zeitraum die volle Terminlisteumfassen soll. Die volle Terminliste wird angezeigt, wenn Sie auf"Weitere Einträge" in der Termin-Kurzliste klicken.

Von / Bis Diese Felder werden nur verwendet, wenn unter "Zeitraum volle Liste"der Eintrag "Fixe Zeitspanne" ausgewählt wurde. Auf diese Weisekönnen Sie z.B. auch vergangene Termine in einer Liste einblendenlassen.

Terminliste-Felder Hier können Sie Felder (z.B. Teilnehmer oder Ort) der Termineauswählen, die in der Liste angezeigt werden sollen.

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Kontaktliste-Sichtbarkeit Hier können Sie wählen, ob die Kontaktliste für alle Webseiten-Besucherangezeigt werden soll, ob nur für angemeldete Webseiten-Besucher odergar nicht.

Kontaktliste-Titel Hier können Sie den Titel für den Abschnitt "Kontaktliste" wählen.

Termine-Einträge inKurzliste

Hier können Sie festlegen, wie viele Einträge in der Kurzliste angezeigtwerden sollen. Falls mehr Einträge verfügbar sind, als in der Listeangezeigt werden, so wird ein Link "Weitere Einträge" angezeigt, der aufeine automatisch erzeugte Unterseite mit allen Einträgen führt.

Kontaktliste Felder Hier können Sie festlegen, welche Kontakt-Informationen in derKontaktliste angezeigt werden sollen.

Gruppiert nach Funktion Hier können Sie wählen, ob die Kontakte nach Funktion gruppiertwerden sollen (z.B. zuerst Trainer, dann Assistenz-Trainer, dannSpieler).

Kontaktdetail-Sichtbarkeit Hier können Sie wählen, ob die Kontaktdetails für alle Webseiten-Besucher angezeigt werden sollen, ob nur für angemeldete Webseiten-Besucher oder gar nicht.

Kontaktdetail-Felder Hier können Sie festlegen, welche Kontakt-Informationen in derKontaktdetail-Ansicht angezeigt werden sollen.

7.1.13. Gruppen-Liste

Mit dem Gruppen-Listen-Block erstellen Sie schnell und einfach mehrere Gruppen-Seiten (sieheGruppe). Ein Gruppen-Listen-Block ist in eine kompakten Liste von Gruppen:

Ein Klick auf eine Gruppe in der Liste öffnet eine Unterseite mit den Informationen zu dieser Gruppe:

Bearbeiten

Das Bearbeiten des Gruppen-Listen-Blocks unterscheidet sich nur in einem Punkt von der Bearbeitungdes Gruppen-Blocks:

Obergruppe Statt wie beim Gruppen-Block eine einzelnen Gruppe wählen Sie hiereine Obergruppe. Die Gruppen-Liste zeigt alle Untergruppen dieserObergruppe an. Wählen Sie also z.B. "Junioren", wenn Sie alle Junioren-Untergruppen in der Liste aufführen möchten.

Alle weiteren Felder beziehen sich auf die automatisch erzeugte Unterseite mit den Informationeneiner Gruppe. Lesen Sie hierzu bitte die Informationen bzgl. Gruppe.

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7.2. Webseiten Einstellungen

Im Fenster "Webseiten" können Sie unter dem Menü "Einstellungen" folgende Einstellungenvornehmen:

Design anpassen: Anpassungen am Layout, Farbschema, Kopfbild, Seitenbalken, Fußbereichusw. vornehmen.Web-Dateien verwalten: Direkt Anpassungen an HTML und CSS vornehmen und weitere dafürbenötigte Dateien hochladen (nur für erfahrene Web-Master).Google Analytics: Anbindung an Google Analytics zum Erheben von Zugriffs-Statistiken.

Wechseln Sie hierfür in das Webseiten-Modul, klicken Sie auf den Knopf "Einstellungen" und wählenden gewünschten Eintrag.

7.2.1. Design anpassen

Um das Design Ihrer Webseite anzupassen, klicken Sie im Fenster "Webseiten" den Knopf"Einstellungen" und wählen "Design anpassen". Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie dasDesign und Layout aller Webseiten der Vereins-Webseite anpassen können.

In diesem Fenster "Seitenlayout" können folgende Anpassungen vorgenommen werden:

Sie legen das Layout, Farbschema, Kopfbild, Art des Navigations-Menüs usw. fest.

Sie sehen hier eine Vorschau auf momentane Design-Einstellungen. Weiter können Sie denInhalt des Seitenbalkens und des Fußbereichs bearbeiten, welche auf jeder Seite eingeblendetwerden.

Bearbeiten von Layout und Design

Beim Bearbeiten des Layouts und Designs können Sie folgendes festlegen:

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Vorlage Hier wählen Sie eine Vorlage für Ihre Webseite, welche dasgrundsätzliche Layout festlegt. Gewisse Vorlagen bieten beispielsweiseeinen Seitenbalken für Information, welche auf jeder Seite angezeigtwerden soll, andere Vorlagen nicht. Weiter bieten alle Vorlagen eineGrundeinstellung bzgl. Farbschema, Hintergrund usw. DieseGrundeinstellung kann (im Gegensatz zum grundsätzlichen Layout) überdie folgenden Felder verändert werden.

Achten Sie bei der Auswahl vor allem auf das Layout: Soll Ihre Webseiteeinen Seitenbalken haben? Soll das Navigations-Menü obeneingeblendet werden oder auf der Seite? Das Farbschema, Hintergründeetc. können anschließend noch beliebig verändert werden.

Kopfbild Durch einen Klick auf dieses Feld können Sie ein geeignetes Kopfbildauswählen - oder Ihr eigenes hochladen.

Navigation Hier können Sie das Aussehen des Navigations-Menüs steuern.

Farbschema Durch die Auswahl von zwei Farben können Sie das Design IhrenWünschen entsprechend einfärben.

Schrift Die Schriftart und -größe bestimmen das Erscheinungsbild des normalenInhalts-Textes. Überschriften werden fett, entsprechend proportionalvergrößert und in derselben Schriftart angezeigt.

Hintergrund Hier können Sie den gewünschten Seitenhintergrund auswählen oderIhren eigenen Hintergrund hochladen.

Inhalt Dieses Feld legt den Hintergrund für den Inhaltsbereich der Webseitefest.

Rand Hier können Sie das Aussehen des Randes entsprechend anpassen - z.B.durch einen entsprechenden Schatten.

Trennstrich Hier können Sie bei gewissen Vorlagen die Art der Trennstricheauswählen.

Bearbeiten von Seitenbalken und Fußbereich

Der Inhalt des Seitenbalkens (falls im Layout überhaupt vorgesehen) und des Fußbereichs ist für alleSeiten einer ClubDesk Vereins-Webseite gleich und wird ebenfalls im Fenster "Seitenlayout"festgelegt.

Der Inhalt des Seitenbalkens und der Fußbereichs wird - wie bei einer normalen Seite - durch Blöckefestgelegt. Und ebenfalls wie auf einer normalen Seite werden neue Blöcke über den Knopf "NeuerBlock" eingefügt. Bitte beachten Sie, dass nur gewisse Blöcke im Seitenbalken und Fußbereichverwendet werden können. Die eingefügten Blöcke können innerhalb von Seitenbalken undFußbereich und auch zwischen diesen zwei Bereichen verschoben werden.

Wie bei normalen Seiten wird oben rechts in einem Inhalts-Block eine kleine Werzeugleisteeingeblendet mit Knöpfen für das Bearbeiten und für das Löschen des Blockes. Klicken

Sie einfach auf den entsprechenden Knopf.

7.2.2. Web-Dateien verwalten

Mit dem Befehl "Web-Dateien verwalten" unter dem Knopf "Einstellungen" können erfahrene Web-Master das Design Ihrer Vereins-Webseite durch direkte Anpassungen an HTML und CSS bearbeiten

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und auch weitere benötigte Web-Dateien hochladen.

Das Design der Vereins-Webseite kann sehr einfach gewählt und angepasst werdenüber: Design anpassen. Nur erfahrene Web-Master sollten direkt Anpassungen an HTML undCSS vornehmen, da hierfür entsprechendes Know-How benötigt wird.

Wichtig:

Nach Auswahl von "Web-Dateien verwalten" erscheint folgendes Fenster:

In der Liste werden nun die zwei Dateien page.html und page.css angezeigt, welche das momentaneDesign der Webseite abbilden. Die Datei page.html wird als Vorlage für jede einzelne Seiteverwendet. Mittels Platzhalter werden Inhalt, Navigationsmenü, usw. in diese Vorlage abgefüllt:

Mittels der Knöpfe oben links können nun folgende Aktionen ausgeführt werden:

Bearbeiten Die momentan ausgewählte Text-Datei bearbeiten.

Löschen Die momentan ausgewählte Datei löschen.

Hochladen Eine neue Datei hochladen.

Herunterladen Die momentan ausgewählte Datei auf den eigenen Computerherunterladen.

Alles herunterladen Alle Web-Dateien in der Liste herunterladen.

7.2.3. Google Analytics

Mittels der Google Analytics-Integration von ClubDesk können Sie auf sehr einfache Art und Weisemittels Google Analytics Besucher-Statistiken erhalten für Ihre Vereins-Webseite.

Führen Sie hierfür folgende Schritte durch:

Melden Sie Ihre Vereins-Webseite bei Google Analytics an.1.Kopieren Sie die Google Analytics-Id Ihres Google Analytics-Kontos.2.

Wählen Sie im Webseiten-Modul von ClubDesk den Befehl "Einstellungen" -> "Google3.Analytics".Fügen Sie Ihre Google Analytics-Id im entsprechenden Feld ein.4.

Der entsprechende Tracking-Code für Google Analytics wird nun automatisch in die ClubDesk5.Vereins-Webseite integriert, Sie müssen diesbzgl. nichts unternehmen.

Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen von Google Analytics. Diese verpflichtenSie u.a. (siehe Abschnitt 'Datenschutz'), Webseiten-Besucher darauf aufmerksam zu machen,dass Ihre Webseite Google Analytics verwendet.

Wichtig:

Sobald Sie obige Schritte abgeschlossen haben, werden alle Webseiten-Besuche gezählt und es stehtIhnen bei Google Analytics eine detaillierte Webseiten-Besucher-Statistik zur Verfügung:

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http://www.google.com/analytics/

http://www.google.com/analytics/

8. Finanzen

Das Finanz-Modul von ClubDesk besteht aus zwei Bereichen:

Rechnungen: Einfaches und effizientes Erstellen, Drucken und Versenden allerVereinsrechnungen, inkl. Sammelrechnungen, automatische Mitgliedsbeitragsrechnungen,Artikelstamm, Mahnwesen usw.Buchhaltung: Vollständig in ClubDesk integrierte Buchhaltung, die wahlweise eine DoppelteBuchhaltung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermöglicht. Die Buchhaltung istintegriert mit dem Bereich "Rechnungen" und unterstützt Fremdwährungen undMehrwertsteuer.

Im Finanz-Modul finden Sie diese Bereiche in den zwei Hauptfenstern:

Rechnungen Dieses Fenster bietet eine Übersicht über alle Rechnungen. Hier könnenSie:

Rechnungen schreiben und als Brief oder E-Mail verschickenZahlungseingänge erfassen: manuell oder über Einlesen einerESR-Datei (ESR: Schweiz)Rechnungen mahnenEinstellungen vornehmen, z.B. für Rechnungslayouts, Artikel,Zahlungsverbindungen, etc.

Buchhaltung In diesem Fenster werden die Buchungen des ausgewähltenBuchungsjahres angezeigt. Hier können Sie:

Buchungen erfassenAutomatisch erzeugte Buchungen aus Rechnungen betrachtenund ggf. ergänzenAuswertungen erzeugenJahresabschlüsse durchführenEinstellungen vornehmen, z.B. für Kontoplan, MWST,Fremdwährungen, etc.

Weiter können Fenster zum Bearbeiten von Rechnungen geöffnet werden: In jedem Fenster wirdjeweils eine Rechnung bearbeitet.

Automatische Verbuchung aus Rechnungen

Für Rechnungen, die in ClubDesk gestellt werden, und die entsprechenden Zahlungseingänge werdendurch ClubDesk automatisch entsprechende Buchungen erstellt.

Mandanten

Falls gewünscht kann ein Verein verschiedene Buchhaltungen und Rechnungsstämme führen (z.B. fürentsprechende Sektionen in einem Verein). Gehen Sie hierfür in den allgemeinen Einstellungen in denBereich Finanzen und erfassen Sie entsprechende Mandanten. Für jeden Mandanten wird ein eigenerRechnungsstamm (inkl. Einstellungen, wie z.B. Zahlungsverbindungen etc.) und eine eigeneBuchhaltung geführt.

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Falls Sie mehrere Mandanten erfasst haben, können Sie über das Menü "Einstellungen" (im FensterRechnungen und im Fenster Buchhaltung) zwischen den einzelnen Mandanten hin und her wechseln.

8.1. Rechnungen

Im Hauptfenster "Rechnungen" können Sie einfach und effizient Rechnungen erstellen, drucken undversenden, inkl. Sammelrechnungen, automatische Mitgliedsbeitragsrechnungen, Artikelstamm,Mahnwesen usw.

Im folgenden wird der Arbeits-Bereich des Rechnungen-Hauptfensters kurz erklärt:

Innerhalb des Finanz-Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sieschnell zwischen den Hauptfenstern "Rechnungen", "Buchhaltung" und geöffnetenRechnungen wechseln können. Für jedes offene Fenster wird in diesem Bereich ein Reiterangezeigt. Um ein Fenster in den Vordergrund zu holen, klicken Sie auf den entsprechendenReiter.

Jedes Fenster zeigt zuoberst die Werkzeugleiste. Hier können Sie mit einem einfachen Klickauf den entsprechenden Knopf neue Rechnungen erzeugen, Rechnungen stellen, mahnen,etc.

Im Hauptfenster "Rechnungen" finden Sie auf der linken Seite:

eine Suche (ein Klick auf diesem Symbol öffnet eine Suchmaske zum Suchen vonRechnungen),verschiedene vordefinierte Suchen, die Ihnen die entsprechenden Rechnungenanzeigen

Auf der rechten Seite im Hauptfenster "Rechnungen" finden Sie alle Rechnungen, die auf diemomentane Auswahl im linken Bereich zutreffen — Im Beispiel also alle Rechnungs-Entwürfe.

Funktionen

Im Fenster "Rechnungen" werden folgende Funktionen angeboten:

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Neu > Neue Rechnung Neue Rechnung anlegen: Über diesen Knopf können Sie eine neueRechnung anlegen. Mehr Informationen unter Rechnungen schreiben.

Neu > Neue Rechnung ausVorlage

Neue Rechnung aus Vorlage anlegen: Hiermit können Sie eine neueRechnung aus einer abgespeicherten Vorlage erzeugen. MehrInformationen unter Rechnungen schreiben.

Neu > Rechnungsvorlagenverwalten

Hier können Sie gespeicherte Vorlagen bearbeiten und löschen. MehrInformationen unter Rechnungsvorlagen.

Öffnen Ausgewählte Rechnung öffnen: Ein Klick auf diesen Knopf öffnet einneues Fenster, um die Rechnung zu bearbeiten.

Als Kopie öffnen Ausgewählte Rechnung als Kopie öffnen: Ein Klick auf diesen Knopfkopiert die Rechnung und öffnet ein Fenster, um die kopierte Rechnungzu bearbeiten.

Stornieren / Löschen Ausgewählte Rechnungen stornieren oder löschen: Dieser Knopfstorniert oder löscht alle im Moment ausgewählten Rechnungen.Beachten Sie, dass gestellte Rechnungen nur gelöscht werden können,wenn Sie zuerst storniert werden.

Rechnung stellen Mit diesem Knopf können Rechnungsentwürfe gestellt und verschicktwerden.

Nochmals verschicken Mit diesem Knopf können Rechnungen nochmals neu verschickt werden.Hierbei werden die aktuellen Daten (Kontakt, Zahlungsverbindung, etc.)verwendet und ggf. auch die momentane Mahnstufe berücksichtigt.

Zahlungseingang Hiermit können Sie Zahlungseingänge manuell erfassen. Beachten Sie,dass es deutlich bequemer ist, die Zahlungseingänge mittels Bankdateneinzulesen (siehe Knopf "Bankdaten einlesen").

Mahnen Über diesen Knopf können Sie offene, überfällige Rechnungen mahnen.Hierbei können Sie wählen, ob die Mahnung per E-Mail verschicktwerden soll oder als Brief ausgedruckt wird. Mehr Informationen unterRechnungen mahnen.

Bankdaten einlesen Über dieses Menü können Sie Bankdaten in verschiedenen Formateneinlesen:

v11-Format (nur Schweiz und Liechtenstein)CSV-Formatcamt.53, camt.54 (ISO-20022, ab Ende Juni 2017)

Weiterführende Informationen zu diesem Thema unter Bankdateneinlesen.

Lastschriften (nur EU-Raum)

Über dieses Menü können Sie SEPA-Lastschriften erstellen undverwalten. Weiterführende Informationen zu diesem Thema unter SEPALastschriften.

Export Mit diesem Knopf können Sie Rechnungen als Liste exportieren, um Siein einem externen Programm weiterzuverarbeiten (z.B. fürAuswertungen).

Drucken Über dieses Menü können Sie Rechnungslisten und Rechnungenausdrucken oder als PDF speichern. Mehr Informationen zur Justierungvon Einzahlungsscheinen unter Rechnungen drucken (Schweiz).

Einstellungen Über dieses Menü können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen.Mehr Informationen unter Einstellungen.


Bemerkung:

8.1.1. Rechnungen schreiben

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Um eine neue Rechnung zu schreiben, klicken Sie im Hauptfenster Rechnungen auf "Neu > NeueRechnung". Anschliessend können Sie in folgendem Fenster die neue Rechnung bearbeiten:

Funktionen

Folgende Knöpfe stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung:

Rechnung stellen Die Rechnung stellen und per E-Mail / Brief verschicken.

Einzelrechnungenerzeugen (falls mehrereEmpfänger eingetragen)

Mit diesem Knopf können Sie Einzelrechnungen erzeugen, die Sie vordem Stellen noch einzeln bearbeiten können. Diese Einzelrechnungenkönnen anschließend gestellt werden (z.B. über "Rechnung stellen" imHauptfenster Rechnungen).

Speichern & Schließen Speichert die Rechnung und schließt das Fenster der Rechnung.

Speichern Speichert die Rechnung.

Als Vorlage speichern Speichert die Rechnung als Vorlage. Die Vorlage kann anschließend vonallen berechtigten Personen Ihres Vereins verwendet werden.

Schließen Schließt das Fenster der Rechnung. Falls die Rechnung verändert undnoch nicht gespeichert wurde, so wird der Benutzer gefragt, obgespeichert werden soll.

Löschen Löscht die Rechnung.

Vorschau Zeigt eine Vorschau der Rechnung an.


Bemerkung:

Felder

Folgende Felder können Sie bei Rechnungen bearbeiten:

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Empfänger Hier können Sie den Empfänger der Rechnung eintragen. Beachten Sie,dass dieser als Kontakt im Modul Kontakte erfasst sein muss.Tipp: Durch die Eingabe von mehreren Empfängern oder auch Gruppenkönnen Sie sehr bequem Rechnungen an mehrere Personen gleichzeitigschreiben.

Rechnungsdatum Falls das Rechnungsdatum leer gelassen wird, so wird das heutigeDatum verwendet.

Fällig am Falls "Fällig am" leer gelassen wird, so wird das Rechnungsdatum plus xTage verwendet. Diese Standard-Zahlungsfrist kann in denRechnungseinstellungen unter "Fristen" angepasst werden.

Betreff Der Betreff der Rechnung, der im Ausdruck der Rechnung und ggf. inder Rechnungs-E-Mail verwendet wird.

Debitoren-Konto (nur mitDoppelter Buchhaltung,vereinbart)

Das Debitorenkonto, das für die automatisch erstellte Buchung (beimehreren Positionen: Sammelbuchung) verwendet werden soll.

Rechnungslayout Das Layout, das für das Erstellen des Rechnungsbriefes (PDF fürAusdruck oder Attachment in E-Mail) verwendet wird. MehrInformationen für das Anpassen solcher Layouts finden Sie unterRechnungslayouts verwalten.

Zahlungsverbindung Die Zahlungsverbindung, die im Ausdruck der Rechnung verwendetwird.Schweiz/Liechtenstein: Damit im Feld "Art" die Option "OrangerEinzahlungsschein (ESR)" zur Verfügung steht, muss hier eineZahlungsverbindung mit aktivierter "ESR"-Option gewählt sein. Dasunter "Rechnungslayout" gewählte Layout wird dann automatisch umeinen Einzahlungsscheines-Aufdruck ergänzt.EU-Raum: Damit im Feld "Art" die Option "SEPA-Lastsschrift" zurVerfügung steht, muss hier eine Zahlungsverbindung mit aktivierter"SEPA-Lastschrift"-Option gewählt sein.

Art Hier wählen Sie die gewünschte Zahlungsart für die Begleichung derRechnung:

BarBank-ÜberweisungOranger Einzahlungsschein, ESR (nur Schweiz/Liechtenstein)SEPA-Lastschrift (nur EU-Raum)

Freitext Der Freitext der Rechnung, der im Rechnungsbrief (PDF für Ausdruckoder Attachment in E-Mail) verwendet wird. Der Standard-Vorschlagkann in den Rechnungseinstellungen unter "Freitexte -Standardeinstellungen > Rechnung" angepasst werden.EU-Raum: Falls SEPA-Lastschrift gewählt wird, aber bei einigenKontakten kein SEPA-Mandat vorliegt, so können hier zwei Varianten fürden Freitext eingegeben werden — eine für Rechnungen mit SEPA-Lastschrift und eine für Rechnungen mit Begleichung durchBanküberweisung.

Positionen Die Positionen der Rechnungen können mit den drei Knöpfen

bearbeitet werden und werden in der Liste angezeigt. AusführlicheInformation hierzu finden Sie im folgenden Abschnitt.

Positionen

Mittels "Neue Position" oder "Neue Position aus Artikel" können Sie einer Rechnung

Positionen hinzufügen:

7676

Geben Sie in diesem Dialog ganz einfach die gewünschte Positionsbeschreibung, Menge und Preis ein.Wenn gewünscht, kann durch einen Klick auf das Feld "Rabatt" noch ein Rabatt gewährt werden. Nacheinem Klick auf OK, ist die neue Position in der Positionenliste sichtbar:

Kontaktabhängige Positionen

Menge und Preis einer Position kann zusätzlich zu einem fixen Wert auch kontaktabhängig sein.Klicken Sie hierfür bei Menge oder Preis auf "...":

Anschließend können Sie zwischen folgenden Möglichkeiten wählen:

Fixer Wert (wie wenn der Wert direkt im Feld eingetippt wird)Wert aus Kontaktfeld: Der Wert wird für jede Rechnung aus dem Kontaktfeld des jeweiligenEmpfängers ausgelesen.Wert aus Listendokument: Der Wert wird für jede Rechnung aus einem ClubDesk-Listendokument ausgelesen.

Weiter können Sie über das Häkchen "Ausnahmen für einzelne Kontakte" auch direkt und ganzeinfach für einzelne Kontakte Ausnahmen definieren:

Wert aus Kontaktfeld

Über die Option "Wert aus Kontaktfeld" können Sie den Wert aus einem Kontaktfeld des jeweiligenRechnungsempfängers auslesen.

Falls gewünscht können Sie den Mitgliederbeitrag als Kontakt-Zusatzfeld (siehe Kontakt-Zusatzfelder) für jeden Kontakt abspeichern. Bitte beachten Sie, dass das Zusatzfeldunbedingt vom Typ "Zahl" sein muss. Dann können Sie eine Mitgliederbeitragsrechnung ganzeinfach wie folgt erstellen:

Geben Sie als Empfänger z.B. die Gruppe "Aktive" oder ähnlich ein.1.Wählen Sie gewünschter Betreff, Rechnungslayout, etc.2.Fügen Sie eine Position "Mitgliederbeitrag" hinzu und wählen bei Preis "Wert aus3.Kontaktfeld" und geben das gewünschte Kontaktzusatzfeld an.

Beispiel

Wert aus Listendokument

Über die Option "Wert aus Listendokument" können Sie den Wert aus einem Listendokumentauslesen. Ein solches Listendokument muss hierfür mindestens folgende zwei Spalten haben:

Kontaktspalte: Diese Spalte muss vom Spaltentyp "Kontakt" sein und wird verwendet um füreinen Empfänger die relevanten Zeilen zu finden.Wertspalte: Eine Spalte vom Typ Zahl, die den Wert der jeweiligen Zeilen enthält. Alle Wertedieser Spalte werden jeweils für einen Empfänger aufsummiert.

7777

Sie können offene Beträge aus Konsumationen im Vereinslokal z.B. in einemListendokument ablegen (siehe Listen-Dokumente erstellen). Legen Sie hierfür einListendokument an und fügen Sie folgende Spalten hinzu:

Person (Typ: Kontaktspalte)Betrag (Typ: Zahl)

Falls gewünscht können Sie natürlich weitere Spalten (Datum, Beschreibung, etc.) hinzufügen.

Nun können Sie obiger Mitgliederrechnung ganz einfach eine weitere Position für dieKonsumationen hinzufügen:

Fügen Sie eine Position "Konsumationen Vereinslokal" hinzu und wählen Sie bei Preis"Wert aus Listendokument". Weiter wählen Sie bei Spalte die Spalte "Betrag".

Jeder Empfänger erhält nun in seiner Rechnung automatisch die Summer aller Beträge seinerKonsumationen.

Beispiel

8.1.2. Rechnungen stellen

Wenn Sie eine Rechnung fertig erstellt haben, so können Sie diese nun stellen und verschicken.Klicken Sie hierfür entweder im Rechnungs-Detail (siehe Rechnungen schreiben) auf "Rechnungstellen" oder wählen Sie im Rechnungen-Hauptfenster (siehe Rechnungen) die gewünschtenRechnungen aus und klicken Sie auf "Rechnung stellen".

Rechnungen mit mehreren Empfängern werden vor dem Stellen (und nach einerentsprechenden Rückfrage an den Benutzer) automatisch in Einzelrechnungen umgewandelt.

Hinweis

Bei der Rechnungsstellung werden Sie nun durch folgende Schritte geführt:

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Versandart wählen

Hier wählen Sie, auf welche Weise Sie die Rechnung verschicken möchten:

Gem. Kontakteinstellungen: Ein Kontakt erhält die Rechnung per E-Mail, falls im Kontakteine E-Mail-Adresse eingetragen ist und die Versandart im Kontakt auf "E-Mail" gestellt ist.Ansonsten erhält der Kontakt die Rechnung als Brief.Alle als Brief: Sie drucken alle Rechnungen als Brief aus und verschicken sie per Post.

E-Mail für den Versand der Rechnungen (falls mindestens eine Rechnung per E-Mailverschickt wird)

Hier können Sie die Begleit-E-Mail definieren, mit der die Rechnungen verschickt werden (als PDF-Datei im Anhang). Der Standard-Vorschlag kann in den Rechnungseinstellungen unter "E-Mails -Standardeinstellungen > Rechnung" angepasst werden.

Tipp: Für das Versenden von Sammelrechnungen an mehrere Empfänger können Sie in diesem E-Mail-Text Platzhalter verwenden. Klicken Sie hierfür auf "Einfügen", dann "Platzhalter einfügen" undwählen Sie den gewünschten Platzhalter.

Tipp: Klicken Sie auf "Vorschau", um eine Vorschau für die einzelnen E-Mails und Rechnungen zuerhalten.

Bestätigung

Hier erhalten Sie die Bestätigung, wie viele Rechnungen per E-Mail verschickt wurden und wie vieleRechnungen Sie nun noch ausdrucken und per Post verschicken müssen. Klicken Sie zumAusdrucken ganz einfach auf "Drucken".

Nach dem Stellen der Rechnungen sind diese nun als "Gestellt" markiert und im Rechnungs-Hauptfenster unter "Gestellt (Alle)" zu finden.

8.1.3. SEPA Lastschriften(nur im deutschsprachigen EU-Raum)

Mit einer SEPA-Lastschrift können Sie fällige Rechnungsbeträge auf einfache und sichere Weiseeinziehen — vorausgesetzt Sie haben ein SEPA-Lastschriftmandat des Zahlungspflichtigen. ClubDeskunterstützt derzeit die SEPA-Basis-Lastschrift.

Um mit ClubDesk eine SEPA-Lastschrift zu erstellen, einzureichen und zu verbuchen, sind folgendeSchritte notwendig (in den Folgeabschnitten gehen wir vertieft auf die einzelnen Punkte ein):

a. Kontaktdaten erfassen Auf den Kontakten der Rechnungsempfänger müssen die Informationenbzgl. den Lastschrift-Mandanten erfasst sein.

b. Zahlungsverbindungerfassen

Auf der entsprechenden Zahlungsverbindung muss SEPA-Lastschriftaktiviert sein.

c. Rechnungen schreiben Beim Erstellen der Rechnungen wählen Sie diese Zahlungsverbindungund die Art "SEPA-Lastschrift".

d. Lastschrift erstellen Sie erstellen für die neuen Rechnungen eine Lastschrift und übermittelndiese an Ihre Bank.

e. Lastschrift verbuchen Bei Zahlungseingang der Lastschrift markieren Sie die Lastschrift als"eingezogen".

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a. Kontaktdaten

Aktivieren Sie auf den betreffenden Kontakten die Option "SEPA-Lastschrift erlauben" und erfassenSie die entsprechenden Informationen.

Weitere Informationen zum Kontakt-Fenster finden Sie im Kapitel Kontakte bearbeiten.

b. Zahlungsverbindung

Erfassen Sie eine Zahlungsverbindung (falls nicht schon vorhanden) und aktivieren Sie die Option"SEPA-Lastschrift". Tragen Sie nun noch Ihre Gläubiger-Id, den Kontoinhaber und die minimalenVorlauffristen ein.

c. Rechnungen schreiben

Wählen Sie beim Erstellen einer Rechnung die erfasste Zahlungsverbindung und "SEPA-Lastschrift" imFeld "Art". Sobald Sie nun Rechnungsempfänger erfassen, sehen Sie bei wievielen dieser Empfängerauch tatsächlich SEPA-Lastschrift aktiviert ist. Die restlichen erhalten automatisch eine Rechnung mitder Bitte um Überweisung des Betrages. Beachten Sie, dass Sie für diese zwei Varianten derRechnung (mit SEPA-Lastschrift / ohne SEPA-Lastschrift) zwei unterschiedliche Freitexte erfassenkönnen.

Wenn Sie die Rechnung inkl. Positionen vollständig erfasst haben (siehe auch Rechnungen schreibenklicken Sie auf "Rechnungen stellen" (siehe auch Rechnungen stellen).

d. Lastschrift erstellen

Nach dem Stellen der Rechnungen finden Sie im Rechnungen-Hauptschirm auf der linken Seite unterder Schnellsuche "Lastschrift pendent", die Rechnungen, für die noch eine Lastschrift erstellt undeingereicht werden muss. Gehen Sie nun wie folgt vor:

Wählen Sie die Rechnungen an.Klicken Sie oben in der Werkzeugleiste auf "Lastschriften > Lastschrift erzeugen".Bestätigen Sie auf dem Folgeschirm, dass die Lastschrift erzeugen möchten. Ggf. sind esmehrere Lastschriften, falls Erst-Lastschriften und Folgelastschriften gemischt sind oder fallsverschiedene Zahlungsverbindungen verwendet wurden.Laden Sie auf dem Folgeschirm durch einen Klick auf den "Download"-Knopf die Lastschrift-

Datei hinunter und übermitteln Sie diese an Ihre Bank. Nach dem Übermitteln klicken Sie auf "Einreichen". Damit wird die Lastschrift abgeschlossen,die Rechnungen auf bezahlt gesetzt und (falls die Buchhaltung aktiviert ist) entsprechende

8080

Buchungen in der Buchhaltung erzeugt.

Rücklastschrift erfassen

Um eine Rücklastschrift zu erfassen, öffnen Sie die entsprechende Rechnung und klicken in derWerkzeugleiste auf "Rücklastschrift". Erfassen Sie das Valutadatum der Rücklastschrift, den Betragund setzen Sie ein neues "Fällig am"-Datum. Weiter können Sie hier gleich eine Gebühr an denRechnungsempfänger weiterverrechnen. Diese Gebühr wird als zusätzliche Position zur Rechnunghinzugefügt.

Wenn Sie dies nun mit "OK" bestätigen, so wird die Rücklastschrift erfasst und die Rechnung istwieder offen im Status "Gestellt". Sie können für diese nun z.B. wieder in eine (neue) Lastschrifterstellen.

8.1.4. Gestellte Rechnungen

Gestellte, noch offene Rechnungen finden Sie am einfachsten mit der Schnellsuche "Gestellt (Alle)".Für gestellte Rechnungen stehen im Rechnungen-Hauptschirm folgende Funktionen zur Verfügung:

8181

Öffnen Zeigt das Fenster "Rechnungs-Detail" an (siehe unten).

Als Kopie öffnen Erstellt eine Kopie der Rechnung, die anschließend bearbeitet und danngestellt werden kann.

Stornieren (oder löschenfür stornierteRechnungen)

Storniert bzw. löscht die entsprechende(n) Rechnung(en) und auch dieentsprechende(n) Buchung(en) in der Buchhaltung (nur für DoppelteBuchhaltung, vereinbart).

Nochmals verschicken Mit diesem Knopf können Rechnungen nochmals neu verschickt werden(per E-Mail oder Briefpost). Hierbei werden die aktuellen Daten(Kontakt, Zahlungsverbindung, etc.) verwendet und ggf. auch diemomentane Mahnstufe berücksichtigt.

Zahlungseingang Hiermit können Sie Zahlungseingänge manuell erfassen. Beachten Sie,dass es deutlich bequemer ist, die Zahlungseingänge mittels Bankdateneinzulesen (siehe Knopf "Bankdaten einlesen").

Mahnen Über diesen Knopf können Sie offene, überfällige Rechnungen mahnen.Hierbei können Sie wählen, ob die Mahnung per E-Mail verschicktwerden soll oder als Brief ausgedruckt wird. Mehr Informationen unterRechnungen mahnen.




Lastschriften (nur EU-Raum)

Über dieses Menü können Sie SEPA-Lastschriften erstellen undverwalten. Weiterführende Informationen zu diesem Thema unter SEPALastschriften.

Export Mit diesem Knopf können Sie Rechnungen als Liste exportieren, um Siein einem externen Programm weiterzuverarbeiten (z.B. fürAuswertungen).

Drucken Über dieses Menü können Sie Rechnungslisten und Rechnungenausdrucken oder als PDF speichern. Mehr Informationen zur Justierungvon Einzahlungsscheinen unter Rechnungen drucken (Schweiz).

Rechnungs-Detail

Beachten Sie, dass das Rechnungsdetail für eine gestellte Rechnung alle Informationen anzeigt, derInhalt einer Rechnung aber nicht mehr bearbeitet werden kann.

Es stehen Ihnen auf dem Rechnungs-Detail folgende Funktionen zur Verfügung:

8282

Als Vorlage speichern Speichert die Rechnung als Vorlage ab, die anschließend von allenVereinsmitarbeitern verwendet werden kann.

Als Kopie öffnen Erstellt eine Kopie der Rechnung, die anschließend bearbeitet undgestellt werden kann.

Zahlungseingänge Über dieses Menü können Sie Zahlungseingänge manuell verbuchen undbearbeiten. Falls der vollständige offene Betrag eingegangen ist, so giltdie Rechnung anschließend als abgeschlossen. Weitere Informationen zudiesem Thema finden Sie im Kapitel Zahlungseingänge.

Zahlungsfrist ändern Hiermit können Sie die Zahlungsfrist einer Rechnung bearbeiten.

Nochmals verschicken Mit diesem Knopf kann die Rechnung nochmals neu verschickt werden.Hierbei werden die aktuellen Daten (Kontakt, Zahlungsverbindung, etc.)verwendet und ggf. auch die momentane Mahnstufe berücksichtigt.

Mahnen Über diese Funktion können Sie für eine überfällige Rechnung eineMahnung erstellen und verschicken (per E-Mail oder Briefpost).

Abschreiben Mit diesem Knopf können Sie den noch offenen Betrag dieser Rechnungabschreiben. Die Rechnung gilt anschließend als abgeschlossen.

Stornieren Hiermit können Sie eine gestellte Rechnung stornieren.

Weiter wird im Rechnungsdetail der aktuelle Status angezeigt. Über "Verlauf anzeigen" können Siesich die vollständige Historie der Rechnung inkl. der verschickten Rechnung und ggf. auch derverschickten Mahnungen anzeigen lassen.

8.1.5. Zahlungseingänge

Zahlungseingänge für Rechnungen können entweder manuell erfasst werden oder mittels derFunktion Bankdaten einlesen automatisch aus Bankdaten eingelesen werden.

Manueller Zahlungseingang

Um einen Zahlungseingang manuell zu verbuchen, können Sie:

die entsprechende Rechnung im Hauptschirm Rechnungen anwählen und die Funktion"Zahlungseingang" anwählen.Das Rechnungs-Detail öffnen (siehe Gestellte Rechnungen) und "Zahlungseingänge >Zahlungseingang" anwählen.

Im folgenden Schirm erfassen Sie nun:

ValutadatumBetragZahlungsverbindung, über die die Zahlung eingegangen ist

Falls nicht der vollständige Betrag eingegangen ist, so können Sie den entsprechenden Restbetragoffen lassen, als Skonto verbuchen oder als Verlust verbuchen:

Der Skonto oder der Verlust wird auf das in den Rechnungseinstellungen festgelegte Konto verbucht.

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Zahlungseingänge bearbeiten

Um einen fehlerhaften Zahlungseingang zu korrigieren, öffnen Sie die betroffene Rechnung undwählen "Zahlungseingänge > Zahlungseingänge bearbeiten". Im anschließenden Schirm können SieZahlungseingänge bearbeiten, löschen und auch neue Zahlungseingänge erfassen:

Zahlungseingänge einlesen

Um möglichst schnell, einfach und fehlerfrei Zahlungseingänge zu erfassen, lesen Sie dieZahlungseingänge aus einer Bankdatei ein, die Sie typischerweise aus dem E-Banking Ihrer Bankherunterladen können oder per E-Mail zugeschickt bekommen.

Sobald Sie diese Datei auf Ihren Computer heruntergeladen haben, wählen Sie im Menü "Bankdateneinlesen" den gewünschten Import:


Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Bankdaten einlesen.

8.1.6. Rechnungen mahnen

Um schnell und einfach zu mahnen, bietet das Hauptfenster Rechnungen folgende Schnellsuchen:

Überfällig (Nie gemahnt) Liefert alle Rechnungen, deren Zahlungsfrist verstrichen ist und noch niegemahnt wurden.

Überfällig (1. Mahnung) Liefert alle Rechnungen, für die bereits eine 1. Mahnung verschicktwurde, deren Zahlungsfrist aber wiederum verstrichen ist.



Bei all diesen Schnellsuchen wird zusätzlich zu der Zahlungsfrist auch die "Kulanzfrist"(siehe "Fristen" in Rechnungseinstellungen) beachtet. So wird z.B. bei einer Kulanzfrist von 5Tagen eine fällige Rechnung erst angezeigt, wenn die Zahlungsfrist um mehr als 5 Tageüberschritten ist.

Hinweis

Um Rechnungen zu mahnen, klicken Sie nun auf obige Schnellsuchen, wählen die Rechnungen an undklicken auf "Mahnen". Sie werden nun durch folgende Schritte geführt:

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Mahntext für Brief / PDF

Hier können Sie den Mahntext definieren, der statt des Rechnungsfreitextes in der Rechnung (Brief /PDF) angezeigt wird. Der Standard-Vorschlag kann in den Rechnungseinstellungen unter "E-Mails -Standardeinstellungen > x. Mahnung" angepasst werden.

Weiter können Sie hier eine Mahngebühr hinzufügen, die als neue Position auf der Mahnungerscheint. Wählen Sie hierfür das Häkchen bei Mahngebühr an und passen Text und Gebühr nachWunsch an. Auch hier können Sie das Standard-Verhanlten in den Einstellungen festlegen (unter"Mahnstufen"). Weitere Informationen unter Rechnungseinstellungen.

Tipp: Klicken Sie auf "Vorschau", um eine Vorschau für die Mahnungen zu erhalten (als PDF).

Versandart wählen

Hier wählen Sie, auf welche Weise Sie die Mahnungen verschicken möchten:

Gem. Kontakteinstellungen: Ein Kontakt erhält die Mahnung per E-Mail, falls im Kontakteine E-Mail-Adresse eingetragen ist und die Versandart im Kontakt auf "E-Mail" gestellt ist.Ansonsten erhält der Kontakt die Mahnung als Brief.Alle als Brief: Sie drucken alle Mahnungen als Brief aus und verschicken sie per Post.

E-Mail für den Versand der Mahnungen (falls mindestens eine Mahnung per E-Mailverschickt wird)

Hier können Sie die Begleit-E-Mail definieren, mit der die Mahnungen verschickt werden (als PDF-Datei im Anhang). Der Standard-Vorschlag kann in den Rechnungseinstellungen unter "E-Mails -Standardeinstellungen > x. Mahnung" angepasst werden.

Tipp: Klicken Sie auf "Vorschau", um eine Vorschau für die einzelnen E-Mails und Mahnungen zuerhalten.

Bestätigung

Hier erhalten Sie die Bestätigung, wie viele Mahnungen per E-Mail verschickt wurden und wie vieleMahnungen Sie nun noch ausdrucken und per Post verschicken müssen. Klicken Sie zum Ausdruckenganz einfach auf "Drucken".

Nach dem Mahnen der Rechnungen sind diese nun in der nächsten Mahnstufe.

Nie mahnen

Um sicherzustellen, dass keine unerwünschten Mahnungen an bestimmte Personen verschickt werden(z.B. wichtige Gönner), können Sie einen Kontakt als "Nie mahnen" markieren. Öffnen Sie hierfür imKontakt-Modul den entsprechenden Kontakt und wählen Sie das Häkchen "Nie mahnen" an.

8.1.7. Rechnungsvorlagen

Rechnungen, die häufig gestellt werden, können als Vorlagen abgespeichert werden. Klicken Siehierfür auf "Als Vorlage speichern" in einem Rechnungs-Detail.

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Um später eine neue Rechnung aus dieser Vorlage zu erzeugen, wählen Sie im HauptschirmRechnungen "Neu > Neue Rechnung aus Vorlage" und wählen die gewünschte Vorlage:

Rechnungsvorlagen verwalten

Um Rechnungsvorlagen zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie im Hauptschirm Rechnungen "Neu> Rechnungsvorlagen verwalten":

8.1.8. Einstellungen

In den Einstellungen im Hauptschirm Rechnungen können Sie Einstellungen für die Rechnungstellungvornehmen. Beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle Benutzer Ihres Vereins gelten.

Falls Sie in Ihrem Verein mehrere Mandanten eingerichtet haben (siehe unten), sokann jeder Mandant unterschiedliche Einstellungen haben. Weiter wird dann obiges Menü umeinen Eintrag ergänzt, mit dem Sie zwischen den verschiedenen Mandanten wechseln können.

Hinweis:

Die folgenden Unterkapitel erklären die einzelnen Menüpunkte des Einstellungen-Menüs:

RechnungseinstellungenArtikel verwaltenZahlungsverbindungen verwaltenRechnungslayouts verwaltenMWST

Weiter finden Sie unter Rechnungen drucken eine Anleitung, was Sie beim Ausdrucken vonEinzahlungsscheinen (Schweiz) beachten müssen (z.B. Justierung von Einzahlungsscheinen).

MWST / Fremdwährungen / Mandanten

In den Einstellungen können Vereins-Administratoren Änderungen an Mandanten vornehmen. Um das

Fenster "Einstellungen" zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Knopf im orangen Titelbereich undwählen dann "Einstellungen".

Unter "Finanzen" können Sie für Rechnungen & Buchhaltung MWST und / oder Fremdwährungenaktivieren, falls gewünscht:

Weiter können Sie hier ggf. auch weitere Mandanten mit eigener Rechnungs- und Buchführungerfassen. Klicken Sie hierfür auf den Knopf "Neuen Eintrag hinzufügen" unten links.

8686

8.1.8.1. Rechnungseinstellungen

In den Rechnungseinstellungen können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Allgemein

Hier können Sie das Standard-Rechnungslayout und die Standard-Zahlungsverbindung auswählen,die für neue Rechnungen verwendet werden. Weiter können Sie den Startwert für dieRechnungsnummer setzen.

Fristen

Hier können Sie die Zahlungsfristen festlegen für Rechnungen und Mahnungen. Die Kulanzfristdefiniert, um wie viele Tage eine Rechnung oder Mahnung überfällig sein muss, bis sie in denentsprechenden Schnellsuchen angezeigt wird.

Mahnstufen

Hier können Sie die verschiedenen Mahnstufen benennen. Diese Textbausteine werden verwendet inden Rechnungs- und Mahnungsbriefen bzw. PDFs und für den E-Mail-Betreff beim Versenden vonRechnungen und Mahnungen.

Weiter können Sie hier die Standard-Einstellungen festlegen bzgl. Mahngebühren. Diese können imRahmen eines Mahnlauf dann noch individuell angepasst werden.

Freitexte - Standardeinstellungen: Rechnung & x.Mahnung

Hier können Sie Standardtexte festlegen für den Rechnungsfreitext und für die Mahntexte in denverschiedenen Mahnstufen.

EU-Raum: Es können unterschiedliche Standard-Freitexte festgelegt werden für Rechnungen mit undohne SEPA-Lastschrift.

E-Mails - Standardeinstellungen

Hier können Sie den Betreff für Rechnungs- und Mahnungs-E-Mails verändern. Beachten Sie, dasshierfür Platzhalter verwendet werden können.

E-Mails - Standardeinstellungen: Rechnung / x.Mahnung

Hier können Sie Standardtexte festlegen für die E-Mails bei Rechnungs- und Mahnungsversand.Beachten Sie, dass Sie hier zwischen reinen Text-E-Mails und formatierten E-Mails wählen könnenund dass Sie Platzhalter verwenden können (Einfügen > Platzhalter einfügen).

EU-Raum: Es können unterschiedliche Standard-E-Mail-Texte festgelegt werden für Rechnungen mitund ohne SEPA-Lastschrift.

Konti (nur falls Buchungsperiode vorhanden)

Hier können Sie Standardkonti festlegen, die bei Rechnungsstellung, Überschüssen, Verlusten undSkonti verwendet werden sollen.

8787

8.1.8.2. Artikel verwalten

Im Fenster "Artikel verwalten" können Sie eine Artikelliste für Ihren Verein erfassen (bei mehrerenMandanten für Ihre Sektion):

Diese Artikel können Sie anschließend beim Anlegen von Rechnungspositionen über den Befehl "NeuePosition aus Artikel" wiederverwenden.

8.1.8.3. Zahlungsverbindungen verwalten

Im Fenster "Zahlungsverbindungen verwalten" können Sie die Zahlungsverbindungen des Vereinserfassen. Diese Zahlungsverbindungen werden verwendet beim Erfassen von Rechnungen und beiZahlungseingängen.

Bei einer Zahlungsverbindung werden folgende Felder erfasst, wobei je nach Art derZahlungsverbindung nicht alle Felder sichtbar sind:

Bezeichung (dieser Name wird bei Auswahl der Zahlungsverbindung eingeblendet)Bank (Name + Adresse), PLZ, Ort, LandBICKontoinhaber (Name + Adresse), PLZ, Ort, LandIBAN-NummerBuchhaltungskonto (nur sichtbar falls Buchhaltung verwendet): dieses Buchhaltungskontowird für automatisch erstellte Buchungen bei Rechnungsstellung und Zahlungseingängenverwendet

Weiter werden länderabhängig noch weitere Informationen erfasst, siehe folgende Abschnitte zu ESR(nur Schweiz/Liechtenstein) und SEPA-Lastschriften (nur EU-Raum).

ESR-Informationen (nur Schweiz/Liechtenstein)

Bei einer Bank- oder PostFinance-Zahlungsverbindung kann über das Häkchen "ESR (orangerEinzahlungsschein)" die ESR-Verarbeitung aktiviert werden. Wenn dann folgende Informationeneingegeben sind, kann diese Zahlungsverbindung verwendet werden, um orange Einzahlungsscheinezu bedrucken und v11-Dateien für Zahlungseingänge einzulesen (siehe auch v11-Datei einlesen):

ESR-Konto/TeilnehmernummerESR-ID (wird bei PostFinance nicht benötigt)

SEPA-Lastschrift-Informationen (nur EU-Raum)

Bei einer Bank-Zahlungsverbindung kann über ein Häkchen "SEPA-Lastschrift" aktiviert werden. Wenndann folgende Informationen eingegeben sind, kann diese Zahlungsverbindung verwendet werden,

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um SEPA-Lastschriften zu erstellen und bei Ihrer Bank einzureichen (siehe auch CSV-Datei einlesen):

Gläubiger-IDKontoinhaberVorlauffristen für Erst- und Folgelastschriften

8.1.8.4. Rechnungslayouts verwalten

Im Fenster "Rechnungs-Layouts verwalten" können Sie eigene Rechnungslayouts erstellen undanpassen. Um ein eigenes Rechnungslayout zu erstellen, wählen Sie ein bestehendesRechnungslayout an und wählen "Kopie erstellen":

Benennen Sie das neue Layout und speichern Sie. Das neue (eigene) Rechnungslayout ist nun unter"Vereinslayouts" abgelegt. Wählen Sie also "Vereinslayouts" an, selektieren Sie das Rechnungslayoutund klicken Sie auf "Bearbeiten". Nun können sie das Layout nach Belieben anpassen. Beachten Sie,dass Sie mittels "Einfügen > Platzhalter einfügen" im Text Platzhalter einfügen können:

Falls Sie Bedingungen auf Platzhalter oder Texteile setzen möchten, finden Sie diese Option in derMenüleiste des Texteditors unter "Einfügen" > "Bedingungen einfügen/bearbeiten". Neben denVergleichs-Operatoren (=, !=, <>, <, <=, >, >=), den Logik-Operatoren (UND, ODER) und denFunktionen (NICHT(...), IST_LEER() ) können Sie auch Klammerungen vornehmen z.B.:(Vorname='Kurt' ODER Vorname='Hans') UND NICHT(IST_LEER(E-Mail)).

ESR / Einzahlungsscheine (nur Schweiz/Liechtenstein)

Alle Layouts werden automatisch mit einem Einzahlungsschein ergänzt, wenn als Zahlungsart"ESR" ausgewählt wird. Für eine Vorschau des Layouts mit Einzahlungsschein klicken Sie das Häkchen"Ansicht mit Einzahlungsschein" an. Bitte beachten Sie, dass dieses Häkchen nur zur Verfügung steht,wenn eine Zahlungsverbindung mit aktivierter "ESR"-Option erfasst ist.

8.1.8.5. MWST

Für MWST-Einstellungen gibt es zwei Menüpunkte (beachten Sie, dass MWST aktiviert sein muss,siehe Einstellungen):

"MWST-Sätze" zum Bearbeiten der MWST-Sätze"MWST-Einstellungen" zum Bearbeiten der MWST-Einstellungen

MWST-Sätze

In diesem Fenster können Sie die MWST-Sätze bearbeiten:

Über das Häkchen "Verfügbar" können Sie steuern, welche MWST-Codes bei der Erfassung

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von Rechnungen oder Buchungen zur Verfügung stehen.Über die Knöpfe oberhalb der Tabelle können Sie weitere MWST-Codes hinzufügen,bestehende MWST-Codes anpassen oder auch entfernen. Beachten Sie, dass MWST-Codes,die bereits in Rechnungen oder Buchungen verwendet werden, nur noch beschränktangepasst werden können.

MWST-Einstellungen

In diesem Fenster können Sie folgendes Einstellungen vornehmen:

MWST bei Buchungen in der Buchhaltung ist standardmässig inkl. oder exkl.MWST bei Buchungen in der Buchhaltung nach Brutto- oder Netto-Methode

8.1.8.6. Rechnungen drucken

Beim Drucken von Rechnungen (insbesondere bei Rechnungen mit integriertem Einzahlungsschein,nur Schweiz) gilt es folgende wichtige Punkte zu beachten.

"Tatsächliche Größe drucken"

Beim Drucken der Rechnungs-PDF muss in den Drucker-Einstellungen zwingend die Option"Tatsächliche Größe drucken" (oder ähnlich) angewählt sein, damit die Seite nicht vergrössert oderverkleinert wird.

Justierung Einzahlungsschein (nur Schweiz)

Wird ein integrierter Einzahlungsschein leicht verschoben bedruckt, so können über den Menübefehl"Drucken > Justierung Einzahlungsschein" die Ränder entsprechend angepasst werden, dass derEinzahlungsschein korrekt bedruckt wird.

Beachten Sie, dass diese Einstellung für jeden Benutzer persönlich gespeichert wird.

8.2. Buchhaltung

Im Hauptfenster "Buchhaltung" können Sie Buchungen erfassen, automatisch erzeugte Buchungenaus Rechnungen betrachten, Auswertungen erzeugen, Jahresabschlüsse durchführen, usw.

Im folgenden wird der Arbeits-Bereich des Buchhaltung-Hauptfensters kurz erklärt:

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Innerhalb des Finanz-Moduls können mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet werden, damit Sieschnell zwischen den Hauptfenstern "Rechnungen", "Buchhaltung" und geöffnetenRechnungen wechseln können. Für jedes offene Fenster wird in diesem Bereich ein Reiterangezeigt. Um ein Fenster in den Vordergrund zu holen, klicken Sie auf den entsprechendenReiter.

Jedes Fenster zeigt zuoberst die Werkzeugleiste. Hier können Sie mit einem einfachen Klickauf den entsprechenden Knopf neue Buchungen erzeugen, Auswertungen erzeugen, etc.

Hier können Sie zwischen den Buchungsjahren wechseln.

Ein Klick auf dieses Suche-Symbol öffnet eine Suchmaske zum Suchen von Buchungen.

"Alle Buchungen" zeigt alle Buchungen der momentan ausgewählten Buchungsperiode an.

Wird ein Konto in diesem Bereich angewählt, so werden alle Buchungen angezeigt, die diesesKonto betreffen.

Auf der rechten Seite im Hauptfenster "Buchhaltung" finden Sie alle Buchungen, die auf diemomentane Auswahl im linken Bereich zutreffen.

Funktionen

Im Fenster "Buchhaltung" werden folgende Funktionen angeboten:

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Neu > Neue Buchung Neue Buchung anlegen: Über diesen Knopf können Sie eine neueBuchung anlegen. Mehr Informationen unter Buchungen.

Neu > NeueSammelbuchung

Neue Sammelbuchung anlegen: Hiermit können Sie eine neueSammelbuchung erzeugen. Mehr Informationen unter Buchungen.

Neu > Vorlagen verwalten Hier können Sie gespeicherte Vorlagen bearbeiten und löschen. MehrInformationen unter Buchungsvorlagen.

Bearbeiten Ausgewählte Buchung bearbeiten: Mit einem Klick auf diesen Knopfkönnen Sie eine Buchung bearbeiten.

Stornieren Ausgewählte Buchung stornieren: Ein Klick auf diesen Knopf storniertdie momentan ausgewählte Buchung.

Löschen Ausgewählte Buchung löschen: Ein Klick auf diesen Knopf löscht diemomentan ausgewählte Buchung.

Buchungsjahr > Sperren Mit dieser Funktion können Sie einen Bereich im Buchungsjahr fürsämtliche Änderungen sperren.

Buchungsjahr >Buchungsjahr abschließen

Mit dieser Funktion können Sie das Buchungsjahr abschließen(provisorisch oder definitiv). Mehr Informationen unter Jahresabschluss.

Auswertungen Über dieses Menü können Sie verschiedene Auswertung erzeugen lassen(Journal, Kontoblätter, Bilanz, Erfolgsrechnung).




Export Mit "Export" können Sie Buchungen als CSV-Datei exportieren lassen.

Einstellungen Über dieses Menü können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen.Mehr Informationen unter Einstellungen.


Bemerkung:

8.2.1. Buchungsjahre

Um eine Buchhaltung in ClubDesk führen zu können, müssen Sie eine Buchhaltungsart wählen undein erstes Buchungsjahr anlegen. Falls dies nicht bereits geschehen ist, so klicken Sie hierfürentweder auf der linken Seite auf "Buchungsjahr anlegen" oder wählen Sie in der Werkzeugleiste"Buchungsjahre > Buchungsjahre verwalten" und klicken Sie dort auf "+".

Im folgenden Schirm können Sie nun die Buchhaltungsart auswählen:

Klicken Sie anschließend auf "Weiter" und wählen auf der Folgeseite den Zeitbereich für das ersteBuchungsjahr und den gewünschten Kontenplan.

9292

8.2.2. Buchungen

Im folgenden finden Sie eine Liste der verschiedenen Buchungsarten, die es in ClubDesk gibt —jeweils dargestellt mit dem entsprechenden Bearbeiten-Dialog. Bitte beachten Sie, dass dietatsächlichen Dialoge je nach Buchhaltungsart, MWST, Fremdwährungen bei Ihnen leicht andersaussehen können. Weiter ist wichtig zu wissen, dass Sie die Buchungart, ein Mal gesetzt, für diesenMandanten nicht mehr selbständig ändern können.

Buchung (manuell)Eine Buchung, die über die Funktion "Neu > Neue Buchung" vom einemBenutzer erfasst werden kann.

Sammelbuchung(manuell) Eine Buchung, die über die Funktion "Neu > Neue Sammelbuchung"

vom einem Benutzer von Hand erfasst werden kann.

Buchung (aus Rechnung)Eine Buchung, die durch ClubDesk automatisch aus einerRechnungsstellung oder einem Zahlungseingang erzeugt wurde. Beisolchen Buchungen können nur die Konten bearbeitet werden.

Sammelbuchung (ausRechnung) Eine Sammelbuchung, die durch ClubDesk automatisch aus einer

Rechnungsstellung (mit mehreren Positionen) oder einemZahlungseingang für eine Rechnung mit mehreren Positionen erzeugtwurde. Bei solchen Buchungen können nur die Konten bearbeitetwerden.

EröffnungsbuchungEine Buchung, die über einen Eröffnungssaldo (siehe Eröffnungssaldi)definiert wurde. Diese Buchungen können nicht direkt bearbeitetwerden.

AbschlussbuchungEine Buchung, die über einen Abschluss (siehe Jahresabschluss) erzeugtwurde. Diese Buchungen können nicht direkt bearbeitet werden.

Fehlerhafte Buchungen

Fehlerhafte Buchungen (z.B. fehlender Buchungstext, fehlendes Konto, etc.) werden im Fenster"Buchungen" rot markiert.

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Öffnen Sie diese, um die Fehler entsprechend zu korrigieren.

8.2.3. Buchungsvorlagen

Um eine häufig verwendete Buchung als Vorlage abzuspeichern, klicken Sie in der Buchungsansichtauf "Als Vorlage speichern":

Beim Erfassen einer neuen Buchung können Sie durch Eintippen des entsprechenden Buchungstextesdie Vorlage auswählen:

Um Buchungsvorlagen zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie im Hauptfenster Buchhaltung dieFunktion "Neu > Vorlagen verwalten":

8.2.4. Jahresabschluss

Um eine Buchungsperiode abzuschließen, wählen sie im Hauptfenster Buchhaltung die Funktion"Buchungsperiode > Buchungsperiode abschließen". Wählen Sie anschließend, ob Sie dieBuchungsperiode provisorisch oder definitiv abschließen möchten:

Beachten Sie, dass Sie eine definitiv abgeschlossene Buchungsperiode nicht mehr bearbeiten können.

Im nächsten Schritt wird die Erfolgsrechnung ausgeglichen. Wählen Sie hier das gewünschteAbschlusskonto (Buchungsklasse 'Neutral').

Falls ein Gewinn oder Verlust vorhanden ist, müssen Sie diesen nun noch verbuchen:

Beim Abschluss einer Buchungsperiode wird automatisch eine neue Buchungsperiode eröffnet — mitdemselben Kontoplan und automatisch erzeugten Eröffnungsbuchungen.

8.2.5. Einstellungen

In den Einstellungen im Hauptschirm Buchhaltung können Sie Einstellungen für die Rechnungstellungvornehmen. Beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle Benutzer Ihres Vereins gelten.

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Falls Sie in Ihrem Verein mehrere Mandanten eingerichtet haben (siehe unten), sokann jeder Mandant unterschiedliche Einstellungen haben. Weiter wird dann obiges Menü umeinen Eintrag ergänzt, mit dem Sie zwischen den verschiedenen Mandanten wechseln können.

Hinweis:

Die folgenden Unterkapitel erklären die einzelnen Menüpunkte des Einstellungen-Menüs:

KontenplanEröffnungssaldiBudgetMWSTFremdwährungen

MWST / Fremdwährungen / Mandanten

In den Einstellungen können Vereins-Administratoren Änderungen an Mandanten vornehmen. Um das

Fenster "Einstellungen" zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Knopf im orangen Titelbereich undwählen dann "Einstellungen".

Unter "Finanzen" können Sie für Rechnungen & Buchhaltung MWST und / oder Fremdwährungenaktivieren, falls gewünscht:


8.2.5.1. Kontenplan

Im Kontenplan können Sie den initial gewählten Kontenplan anpassen. Wählen Sie hierfür imHauptschirm Buchhaltung die Funktion "Einstellungen > Kontenplan".

Im Kontenplan-Dialog können Sie nun weitere Konten einblenden, indem Sie das Häkchen "Nichtverfügbare Konten" anwählen. Aktivieren Sie nun weitere gewünschte Konten indem Sie dasHäckchen "Verfügbar" des entsprechenden Kontos anwählen.

Über die Knöpfe neue Kontengruppen & Konten hinzufügen und löschen. Weiter können Sie die

Konten mittels Drag&Drop verschieben.

8.2.5.2. Eröffnungssaldi

Im Dialog "Eröffnungssaldi" können Sie die Eröffnungssaldi für die erste Buchungsperiode festlegen.Wählen Sie hierfür im Hauptschirm Buchhaltung die Funktion "Einstellungen > Eröffnungssaldi". ImEröffnungssaldi-Dialog können Sie nun die Eröffnungssaldi für die einzelnen Konti bearbeiten:

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8.2.5.3. Budget

Im Dialog "Budget" können Sie das Budget für die aktive Buchungsperiode festlegen. Wählen Siehierfür im Hauptschirm Buchhaltung die Funktion "Einstellungen > Budget". Im Budget-Dialog könnenSie nun die Budgetbeträge für die einzelnen Konti bearbeiten:

8.2.5.4. MWST

Für MWST-Einstellungen gibt es zwei Menüpunkte (beachten Sie, dass MWST aktiviert sein muss,siehe Einstellungen):

"MWST-Sätze" zum Bearbeiten der MWST-Sätze"MWST-Einstellungen" zum Bearbeiten der MWST-Einstellungen

MWST-Sätze

In diesem Fenster können Sie die MWST-Sätze bearbeiten:

Über das Häkchen "Verfügbar" können Sie steuern, welche MWST-Codes bei der Erfassungvon Rechnungen oder Buchungen zur Verfügung stehen.Über die Knöpfe oberhalb der Tabelle können Sie weitere MWST-Codes hinzufügen,bestehende MWST-Codes anpassen oder auch entfernen. Beachten Sie, dass MWST-Codes,die bereits in Rechnungen oder Buchungen verwendet werden, nur noch beschränktangepasst werden können.

MWST-Einstellungen

In diesem Fenster können Sie folgendes Einstellungen vornehmen:

MWST bei Buchungen in der Buchhaltung ist standardmässig inkl. oder exkl.MWST bei Buchungen in der Buchhaltung nach Brutto- oder Netto-Methode

8.2.5.5. Fremdwährungen

Im Dialog "Fremdwährungen" können Sie die Fremdwährungen und die Standardkurse anpassen.Wählen Sie hierfür im Hauptschirm Buchhaltung die Funktion "Einstellungen > Fremdwährungen". Im

Fremdwährungen-Dialog können Sie nun über die Knöpfe neue Fremdwährungen hinzufügen und

löschen.

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8.3. Bankdaten einlesen

Mit der Funktion "Bankdaten einlesen" im Rechnungen- oder Buchhaltungs-Hauptschirm können SieZahlungseingänge und auch beliebige Gutschriften und Belastungen aus einer Bankdatei (z.B.Kontoauszug einer Bank im CSV-Format) einlesen. Diese Bankdateien können Sie typischerweise ausdem E-Banking Ihrer Bank herunterladen oder sich per E-Mail zuschicken lassen.

Sobald Sie eine solche Datei auf Ihren Computer heruntergeladen haben, wählen Sie im Menü"Bankdaten einlesen" den gewünschten Import:

v11-Format (nur Schweiz und Liechtenstein) für Zahlungseingänge von Rechnungen,weitere Informationen unter v11-Datei einlesenCSV-Format für Zahlungseingänge von Rechnungen sowie beliebige Gutschriften undBelastungen auf einem Bankkonto,weitere Informationen unter CSV-Datei einlesencamt.53- und camt.54-Dateien (ISO-20022) für Zahlungseingänge von Rechnungen sowiebeliebige Gutschriften und Belastungen auf einem Bankkonto,weitere Informationen unter camt.053/054-Datei einlesen

8.3.1. v11-Datei einlesen(nur Schweiz/Liechtenstein)

Um Zahlungseingänge möglichst schnell und bequem zu erfassen, empfehlen wir Ihnen IhreRechnungen mit orangen Einzahlungsschein (ESR) zu versenden. Aktivieren Sie hierfür bei derZahlungsverbindung Ihrer Bank die Option "ESR" und geben Sie die Informationen des ESR-Vertragesmit Ihrer Bank ein. Sobald dies eingerichtet ist, können Sie beim Erstellen von Rechnungen im Feld"Art" die Zahlungsart "ESR" auswählen und Rechnungen mit orangem Einzahlungsschein ausdrucken(siehe auch Rechnungen schreiben).

Ihre Bank stellt Ihnen für Zahlungseingänge dieser Rechnungen mit ESR dann jeweils eine Datei imv11-Format zur Verfügung — typischerweise als Download im E-Banking.

Um eine v11-Datei in ClubDesk zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

Laden Sie die Datei aus dem E-Banking Ihrer Bank auf Ihren Computer herunter.Wählen Sie im Rechnungen- oder Buchhaltungs-Hauptschirm im Menü "Bankdaten einlesen"den Eintrag "v11-Datei einlesen" aus.Wählen Sie die soeben heruntergeladene v11-Datei aus.Überprüfen Sie die Einträge und korrigieren Sie ggf. fehlerhafte Einträge (siehe auch untenim Abschnitt "Import überprüfen/anpassen").Wählen Sie "Import", um den Import abzuschließen.Im automatisch erstellten Verarbeitungsprotokoll erhalten Sie einen Überblick über densoeben durchgeführten Import.

Import überprüfen/anpassen

Nachdem Sie die zu importierende Datei ausgewählt haben, können Sie im Dialog "Import" die Zeilenüberprüfen und ggf. anpassen. Wählen Sie hierfür die jeweilige Zeile an, dann werden im unterenBereich des Fensters Detail-Informationen zu dieser Zeile angezeigt.

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Falls für eine Zeile keine offene Rechnung eindeutig zugewiesen werden kann, so werden diese Zeilenals Fehler markiert. Folgende Fälle können bei einem ESR-Import typischerweise auftreten:

Alte Referenznummerwurde verwendet

Beim Bezahlen einer Rechnung wurde eine alte Referenznummer (voneiner bereits bezahlten Rechnung) verwendet.

Gleiche Referenznummermehrfach verwendet

Ein Empfänger von Rechnungen hat die gleiche Referenznummerverwendet um mehrere Rechnungen zu begleichen (z.B. ein Ehepaar mitzwei Rechnungen).

Zahlungseingang für einestornierte Rechnung

Obwohl eine Rechnung nachträglich storniert wurde, hat einRechnungsempfänger diese Rechnung bezahlt.

Um solche fehlerhaften Einträge zu korrigieren, wählen Sie die entsprechende Zeile an und

wählen eine andere Rechnung aus, auf der der Zahlungseingang verbucht werden soll, oderwählen beim Feld "Importieren als" den Wert "Ignorieren" aus und verbuchen diesen Eingangim Anschluss manuell

Auswahl einer anderen Rechnung

Mit dem Knopf "Rechnung wählen" bzw."Andere Rechnung wählen" können Sie eine fehlerhafte Zeilekorrigieren, in dem Sie die Rechnung suchen, auf der der Zahlungseingang verbucht werden soll.

ClubDesk unterstützt Sie hierbei, indem Ihnen ggf. schon Vorschläge angeboten werden (z.B. andereoffene Rechnungen desselben Kontaktes) und indem Ihnen in der Spalte "Relevanz" angezeigt wird,wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Zahlungseingang eine Rechnung betrifft.

In obigem Beispiel hat Levin Furrer beim Bezahlen einer aktuellen Rechnungen eine alteReferenznummer verwendet. Die entsprechende Rechnung (Nummer 1006) kann deshalb nichtausgewählt werden. Als Vorschlag bietet ClubDesk die momentan offene Rechnung mit dem gleichenRechnungsempfänger an. Weiter kann über das Suchfeld nun auch nach anderen Rechnungen gesuchtwerden.

8.3.2. CSV-Datei einlesen

Mit der Funktion "Bankdaten einlesen > CSV-Datei einlesen" können Sie auf bequeme Art und WeiseGutschriften und Belastungen eines Bankauszuges im CSV-Format in ClubDesk importieren:

Gutschriften (Zunahmenauf dem Bankkonto)

Gutschriften werden nach Möglichkeit auf Zahlungseingänge fürRechnungen abgbildet (siehe unten). Falls kein entsprechender offenerPosten gefunden wird, so wird eine Buchung in der Buchhaltung erzeugt(falls Buchhaltung aktiviert).

Belastungen Für Belastungen werden immer Buchungen in der Buchhaltung erzeugt(falls Buchhaltung aktiviert).

Ihre Bank stellt Ihnen solche Bankauszüge typischerweise als Download im E-Banking zur Verfügung.Beachten Sie, dass ClubDesk folgende Bedingungen an diese CSV-Datei stellt:

die Datei enthält eine Kofzeile mit Bezeichnungen der einzelnen Spalten (muss nichtzwingend in der ersten Zeile stehen)

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jede Zeile unterhalb der Kopfzeile enthält jeweils eine Gutschrift oder Belastung, ein Eintragdarf nicht auf mehrere Zeilen verteilt seindie Datei enthält jeweils eine Spalte für Valutadatum, Betrag und Buchungstext

Um einen Bankauszug im CSV-Format in ClubDesk zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

Laden Sie die Datei aus dem E-Banking Ihrer Bank auf Ihren Computer herunter.Wählen Sie im Rechnungen- oder Buchhaltungs-Hauptschirm im Menü "Bankdaten einlesen"den Eintrag "CSV-Datei einlesen" aus.Wählen Sie die soeben heruntergeladene CSV-Datei aus.Wählen Sie die zugehörige Zahlungsverbindung, von der Sie die CSV-Datei bezogen habenund legen Sie fest, welche Spalten die Informationen Buchungstext, Valutadatum und Betragenthalten. Beachten Sie, dass je nach Datei die Einträge für Betrag auf mehrere Spalten

verteilt sein können. Überprüfen Sie die Einträge und korrigieren Sie ggf. fehlerhafte Einträge (siehe auch unten

im Abschnitt "Import überprüfen/anpassen"). Wählen Sie "Import", um den Import abzuschließen.Im automatisch erstellten Verarbeitungsprotokoll erhalten Sie einen Überblick über densoeben durchgeführten Import.


Im Dialog "Import" können Sie die zu importierenden Zeilen überprüfen und ggf. ergänzen undanpassen. Wählen Sie hierfür die jeweilige Zeile an, dann werden im unteren Bereich des FenstersDetail-Informationen zu dieser Zeile angezeigt. Beachten Sie, dass für Zeilen mit einer Buchunggrundsätzlich immer das Gegenkonto gewählt werden muss.

Sie können eine Zeile in der CSV-Datei jeweils importieren als:

ZahlungseingangBuchung (falls Buchhaltung aktiviert)Ignorieren (nicht importieren)

Zahlungseingang

Wenn eine Zeile als Zahlungseingang importiert wird, so muss hierfür eine entsprechende Rechnungausgewählt sein. ClubDesk erkennt Rechnungseingänge anhand folgender Merkmale:Rechnungsnummer, Betrag und Kontaktinformationen. Um manuell eine Rechnung auszuwählen,klicken Sie auf den Knopf "Rechnung wählen" bzw. "Andere Rechnung wählen".

ClubDesk unterstützt Sie hierbei, indem Ihnen ggf. schon Vorschläge angeboten werden (z.B. offeneRechnungen des Kontaktes, o.ä.) und indem Ihnen in der Spalte "Relevanz" angezeigt wird, wie hochdie Wahrscheinlichkeit ist, dass der Zahlungseingang eine Rechnung betrifft.

Buchung

Wenn Sie eine Zeile als Buchung importieren, so müssen Sie hierfür das entsprechende Gegenkonto(und ggf. auch den MWST-Satz wählen).

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Sie können gleich mehreren Zeilen gleichzeitig das Gegenkonto zuweisen. Wählen Siehierfür mehrere Zeilen an und klicken Sie auf "Konto festlegen".

Tipp:

Ignorieren

Wenn Sie eine Zeile nicht importieren möchten, so können Sie beim Feld "Importieren als" den Wert"Ignorieren" auswählen.

8.3.3. camt.053/054-Datei einlesen

Aufgrund der Harmonisierung des Zahlungsverkehr nach ISO 20022, stellen die Banken neuKontoauszüge im XML-Format camt.053 zur Verfügung.

Je nach Avisierungsart eines Produktes (z.B. in der Schweiz das Produkt ESR), können dieDeatilinformationen der Transaktionen (z.B. Zahlungseingänge) im Kontoauszug camt.053 enthaltensein, oder in einer separaten camt.054 Datei.

In der Schweiz werden neu die ESR Zahlungen (Oranger Einzahlungsschein mit Referenznummer)neben dem bestehenden Format v11 auch im Format camt.054 angeboten.

Um eine camt-Datei in ClubDesk zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

Laden Sie die Datei aus dem E-Banking Ihrer Bank auf Ihren Computer herunter.Wählen Sie im Rechnungen- oder Buchhaltungs-Hauptschirm im Menü "Bankdaten einlesen"den Eintrag "camt.053/054-Datei einlesen" aus.Wählen Sie die soeben heruntergeladene camt-Datei aus.Überprüfen Sie die Einträge und korrigieren Sie ggf. fehlerhafte Einträge (siehe auch untenim Abschnitt "Import überprüfen/anpassen").Wählen Sie "Import", um den Import abzuschließen.Im automatisch erstellten Verarbeitungsprotokoll erhalten Sie einen Überblick über densoeben durchgeführten Import.


Falls es sich um eine Datei im Format camt.053 handelt, dann gehen Sie gleich vor wie in "Importüberprüfen/anpassen" von CSV-Datei einlesen. Falls es sich um eine Datei im Format camt.054(Produkt ESR) handelt, dann gehen Sie gleich vor wie in "Import überprüfen/anpassen" von v11-Dateieinlesen.

9. Schwarzes Brett

Mit dem Modul "Schwarzes Brett" von ClubDesk können Sie und Ihre Kollegen, welche ebenfalls mitClubDesk arbeiten, auf einfache Weise Informationen austauschen.

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Im folgenden stellen wir den Arbeitsbereich des Moduls "Schwarzes Brett" kurz vor:

Die Werkzeugleiste des Schwarzen Bretts besteht aus zwei Schaltflächen - einer um einenneuen Block einzufügen, und einem um die Darstellungs- und Druckoptionen einzustellen.

Hier sehen Sie sämtliche Notizen auf dem Schwarzen Brett Ihres Vereins.

Neuer Block erstellen

Um einen neuen Block zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Block" und wählen Sie den gewünschtenTyp des Blocks. Es stehen folgende Typen zur Auswahl:

Text und Bilder Ein einfacher Block mit Text und Bildern.

Geburtstage Ein Block welcher automatisch die aktuellen Geburtstage auflistet. Dieaktuellen Geburtstage werden anhand der im Kontaktmodulgespeicherten Geburtsdaten der Vereinsmitglieder automatischbestimmt und angezeigt.

Jubiläen Ein Block welcher automatisch die aktuellen Jubiläen auflistet. Dieaktuellen Jubiläen werden anhand der im Kontaktmodul gespeichertenEintritts- und Austrittsdaten der Vereinsmitglieder automatischbestimmt und angezeigt.

Neuer Textblock erstellen (Text und Bilder)

Um einen neuen Textblock zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Block" und dann "Text und Bilder".Dann wählen Sie eine passende Überschrift, schreiben den Text Ihrer Notiz und klicken OK.Anschließend ist der neue Block bereits auf dem Schwarzen Brett sichtbar.

Falls Sie den Block nun noch an einen anderen Ort schieben möchten, so können Sie dies ganzeinfach mittels Drag & Drop tun. Klicken Sie auf die Notiz und halten Sie die Maustaste gedrückt.Schieben Sie nun die Notiz an das gewünschte Ort und lassen Sie die Maustaste dort los.

Neuer Geburtstagsblock

Um einen neuen Geburtstagsblock zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Block" und dann "Geburtstage".Dann wählen Sie eine passende Überschrift und bestimmen den Zeitraum für welchen die aktuellenGeburtstage angezeigt werden.

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Neuer Jubiläumsblock

Um einen neuen Jubiläumsblock zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Block" und dann "Jubiläen". Imsich dann öffnenden Dialogfenster stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Überschrift Die Überschrift für den Block. Sie erscheint in der Titelleiste des Blocksund auf Ausdrucken.

Zeitraum Der Zeitraum für welchen die aktuellen Jubiläen angezeigt werden.

Jubiläen Die Jahreszahlen der Jubiläen welche in Ihrem Verein gefeiert werden.Im Beispiel sind es 50 Jahre, 25 Jahre und 10 Jahre.

Anzeige Ob strikt nach Datum sortiert, oder nach Jubiläum gruppiert undinnerhalb der Jubiläen nach Datum sortiert werden soll.

Startdatum Das Beitrittsdatum welches als Berechnungsgrundlage dient.Standardmäßig ist dies das Eintrittsdatum aus den Kontaktdaten derVereinsmitglieder. Es kann aber ein beliebiges Datumsfeld aus denKontaktdaten gewählt werden, also auch ein speziell gepflegtes Kontakt-Zusatzfeld.

Enddatum Das Austrittsdatum welches als Berechnungsgrundlage dient.Standardmäßig ist dies das Austrittsdatum aus den Kontaktdaten derVereinsmitglieder. Auch hier lässt sich ein beliebiges Datumsfeld ausden Kontaktdaten wählen.

Bestehende Blöcke löschen, bearbeiten oder drucken

Möchten Sie einen bestehenden Block löschen, bearbeiten oder ausdrucken, so klicken Sie ganzeinfach auf das entsprechende Symbol in der oberen rechten Ecke des Blocks:

Das "Minus"-Symbol löscht den Block (nach einer Rückfrage). Das "Zahnrad"-Symbol öffnet denEditor, um den Block zu bearbeiten bzw. dessen Anzeigeoptionen anzupassen. Das "Drucker"-Symbolerlaubt es den Inhalt des Blocks auszudrucken.

Einstellungen

Unter "Einstellungen" befinden sich zwei Befehle um die Anzeige- und Druckeinstellungenanzupassen.

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Schrift anpassen Mit diesem Befehl lässt sich die gewünschte Standard-Schrift für alleaktuell gezeigten Blöcke setzen. Dies betrifft in jedem Fall dieGeburtstagsblöcke und Jubiläumsblöcke. Bei Blöcken vom Typ "Text undBilder" hängt es davon ab, ob der Text im Block mit eigenenFormatangaben versehen wurde. Explizit formatierter Text inTextblöcken wird durch die Wahl einer anderen Standard-Schrift nichtbeeinflusst.

Druckeinstellungen Hier setzen Sie die gewünschten Druckeinstellungen welche beimAusdrucken eines Blocks gelten. Unabhängig von derBildschirmdarstellung lässt sich für den Ausdruck hier eine andereSchrift festlegen.

10. Einstellungen

In den Einstellungen können Vereins-Administratoren vereinsweite Einstellungen vornehmen. Um das

Fenster "Einstellungen" zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Knopf im grünen Titelbereich undwählen dann "Einstellungen".

Diese Einstellungen können nur durch Vereins-Administratoren vorgenommen werden(ClubDesk Benutzer mit Rolle "Admin"). Das Zahnradsymbol und die hier beschriebenenFunktionen stehen normalen ClubDesk Benutzern nicht zur Verfügung.

Hinweis:

Die folgenden Unterkapitel erklären die einzelnen Abschnitte des Einstellungen-Fensters genauer:

VereinsdatenRechnungs-AdresseMitglieder-StatusFunktionenTermin-TypenBeitrag-TypenKontakt-ZusatzfelderRollenBenutzerTermine: Standard-EinstellungenTermine: Darstellungs-OptionenTermine: E-Mail-BenachrichtigungenE-MailWebsiteFinanzenQuotas

Weiter finden Sie unter Eigene Internet-Domain eine Anleitung wie Sie Ihre eigene Internet Domain(z.B. scmuster.ch) für Ihre Webseite (www.scmuster.ch) und Ihre Vereins-E-Mail-Adressen ([email protected]) einrichten können.

10.1. Vereinsdaten

In diesem Abschnitt können Sie die Adress-Daten Ihres Vereins verwalten. Diese Informationenwerden z.B. in den Standard-Vorlagen von Serienbriefen verwendet. Weiter können Sie hier IhrVereins-Logo hochladen und können den Vereinsstandort festlegen, welcher für die Routen-Berechnung bei Termin-Orten verwendet wird.

Unter Versions-Information sehen Sie, welche ClubDesk-Version Ihr Verein benützt und können aufeine höhere Version upgraden.

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10.2. Rechnungs-Adresse

Legen Sie hier fest, an welche Person die Rechnung für die Jahresgebühr von ClubDesk verschicktwerden soll. Beachten Sie, dass die Rechnung im Normalfall per E-Mail verschickt wird. Falls Sie dieRechnung lieber per Briefpost erhalten möchten, dann schicken Sie uns bitte einfach eine kurze E-Mailan [email protected].

10.3. Mitglieder-Status

Hier können Sie definieren, welche Mitglieder-Stati es in Ihrem Verein gibt.

Mittels "Neuen Eintrag hinzufügen" können Sie neue Mitglieder-Status hinzufügen. Soll einbestehender Mitglieder-Status nicht mehr für Kontakte ausgewählt werden können, so wählen Siebitte das Häkchen "Verfügbar" ab. Dieser Eintrag steht dann ClubDesk-Benutzern Ihres Vereins nichtmehr zur Verfügung.

Mittels "Gilt als Mitglied" können Sie steuern, ob Kontakte mit diesem Mitglieder-Status in dervordefinierten Suche "Mitglieder" aufgeführt werden sollen oder nicht.

Mittels Drag&Drop können Sie in diesem Fenster auch die Reihenfolge festlegen, inwelcher diese Einträge in ClubDesk zur Verfügung stehen und gemäß welcher auch in Listensortiert wird: Klicken Sie auf die Zeilennummer eines Eintrags, halten die Maustaste gedrücktund verschieben den Eintrag an die gewünschte Position.

Tipp:

10.4. Funktionen

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche Funktionen innerhalb einer Gruppe wahrgenommenwerden können. Diese Funktion kann beim Hinzufügen von Kontakten zu Gruppen jeweils ausgewähltwerden.

Klicken Sie auf "Neuen Eintrag hinzufügen", um eine neue Funktion hinzuzufügen. Soll eine Funktionsnicht mehr auswählbar sein, so wählen Sie bitte das Häkchen "Verfügbar" ab. Dieser Eintrag stehtdann ClubDesk-Benutzern Ihres Vereins nicht mehr zur Verfügung. Beachten Sie aber, dass Kontakte,die bereits diese Funktion in einer Gruppe haben, diese Funktion weiterhin behalten werden.


Tipp:

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mailto:[email protected]

10.5. Termin-Typen

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche Arten von Terminen in ClubDesk erfasst werdenkönnen.

Wählen Sie "Neuen Eintrag hinzufügen", um einen neuen Termin-Typ anzulegen. Soll ein Termin-Typin ClubDesk neu nicht mehr zur Verfügung stehen, so wählen Sie bitte das Häkchen "Verfügbar" ab.Dieser Eintrag steht dann ClubDesk-Benutzern Ihres Vereins nicht mehr zur Verfügung. Beachten Sieaber, dass Termine, die bereits diesen Typ haben, weiterhin diesen Typ haben werden.

Mit einem Doppelklick auf ein Farbkästchen können Sie ganz einfach die Farbe der Termine diesesTyps ändern.


Tipp:

10.6. Beitrag-Typen

Hier können Sie die verschiedenen Arten von Beiträgen festlegen, die auf Ihrer Webseite geschriebenund publiziert werden können.

Wählen Sie "Neuen Eintrag hinzufügen", um einen neuen Beitrag-Typ anzulegen. Soll ein Beitrag-Typfür neue Beiträge nicht mehr zur Verfügung stehen, so wählen Sie bitte das Häkchen "Verfügbar" ab.Dieser Eintrag steht dann ClubDesk-Benutzern Ihres Vereins ab sofort nicht mehr zur Verfügung.Beachten Sie aber, dass Beiträge, die bereits diesen Typ haben, weiterhin diesen Typ haben werden.


Tipp:

10.7. Kontakt-Zusatzfelder

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche zusätzlichen Felder Sie bei der Verwaltung derKontakte benötigen (z.B. Spielerpass-Nummer). Die hier festgelegten Felder stehen anschließendbeim Bearbeiten von Kontakten zur Verfügung und können auch in Listen etc. angezeigt werden.

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Name Der Name des Feldes, welches als Beschriftung vor dem entsprechendenFeld angezeigt wird.

Feld-Typ Hier können Sie festlegen, ob das Feld Text, eine Zahl, Ja/Nein, einDatum oder eine Auswahl von mehreren Werten enthält.

Typ Details Im Falle von Zahl und Datum kann hier das gewünschte Formatfestgelegt werden. Im Falle einer Auswahl werden hier die möglichenWerte eingetragen.

Halbe Zeile Hier kann festgelegt werden, ob das Feld im Kontakt-Detail-Fenster dievolle Breite benötigt oder ob nur die halbe Zeilenbreite verwendetwerden soll.

10.8. Rollen

Um zu steuern, welche Personen innerhalb von ClubDesk welche Funktionen ausführen dürfen, kannin ClubDesk jedem Benutzer eine Rolle zugeteilt werden. Im Abschnitt "Rollen" kann definiert werden,welche Rollen welche Berechtigungen haben sollen. Standardmäßig gibt es folgende Rollen:

Gast Darf nur auf den öffentlichen Bereich der Vereinswebseite zugreifen.

Standard-Benutzer Darf sich im internen Bereich der Vereins-Webseite anmelden.

Funktionär Darf zusätzlich auf die ClubDesk Vereinsverwaltung zugreifen, hat abernur beschränkten Zugang (kann z.B. keine Kontakte bearbeiten).

Vorstand Hat vollen Zugriff auf die ClubDesk Vereinsverwaltung.

Administrator Hat vollen Zugriff auf die ClubDesk Vereinsverwaltung und kannvereinsweite Einstellungen vornehmen. Da sie alle Rechte besitzt wirdsie, der Übersichtlichkeit halber, in der Tabelle auch nicht aufgeführt.Die Rolle Administrator (oder "Admin") kann nicht verändert odergelöscht werden. ClubDesk stellt sicher, dass immer mindestens einBenutzer die Rolle "Admin" besitzt.

Durch Klicken auf "Rolle bearbeiten" bzw. "Neue Rolle hinzufügen" öffnet sich folgendes Dialogfenstermittels dem man die einzelnen Rechte einer Rolle definieren bzw. ändern kann.

Es existieren grundsätzlich drei Kategorien von Rechte-Zuordnungen:

Module Rechte auf der Ebene einzelner Module innerhalb der ClubDeskApplikation.

Webseite Rechte in Bezug auf die Nutzung der Vereinswebseite.

Laufwerke Und Rechte in Bezug auf das Lesen und Schreiben von Dokumenteninnerhalb des Dokumentmoduls und in Bezug auf das Anzeigen undÖffnen von Dokumenten auf der Vereinswebseite.

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Innerhalb des Kontakte-Moduls kommt noch eine weitere Ebene der Rechte-Zuordnung ins Spiel. Esist nämlich möglich, dass die Bearbeitung von Kontakten in Bezug auf die Gruppenzugehörigkeit einesangemeldeten Benutzers gesteuert wird. Es lässt sich in ClubDesk festlegen, dass ein Benutzer nurdie Kontakte von Gruppen bearbeiten kann, bei denen er selbst Mitglied der Gruppe ist. Man kann soz.B. einem Trainer ermöglichen, dass er die Kontakte der Spieler seines Teams bearbeiten kann, ohnedass man ihm das Recht gibt beliebige andere Kontakte zu bearbeiten.

Die folgende Abbildung zeigt die möglichen Einstellungen für das Kontakte-Modul:

Folgende Einstellungen sind möglich:

Kein Zugriff Das Modul 'Kontakte' ist für diese Rolle nicht verfügbar.

In eigenen Gruppen lesen Kontakte aus Gruppen (und deren Untergruppen), in welchen auch derBenutzer eingeteilt ist, können gelesen werden, es können aber wederneue Kontakte oder Gruppen erstellt, noch bestehende verändert bzw.gelöscht werden, noch Kontakte zu Gruppen hinzugefügt oder entferntwerden.

Alle lesen Alle Kontakte können gelesen werden, es können aber weder neueKontakte oder Gruppen erstellt, noch bestehende verändert bzw.gelöscht werden, noch Kontakte zu Gruppen hinzugefügt oder entferntwerden.

In eigenen Gruppen lesen& bearbeiten

Kontakte aus Gruppen (und deren Untergruppen), in welchen auch derBenutzer eingeteilt ist, können gelesen und verändert werden, eskönnen aber weder neue Kontakte oder Gruppen erstellt bzw. gelöschtwerden, noch Kontakte zu Gruppen hinzugefügt oder entfernt werden.

Alle lesen & in eigenenGruppen bearbeiten

Alle Kontakte können gelesen werden und Kontakte aus Gruppen (undderen Untergruppen), in welchen auch der Benutzer eingeteilt ist,können auch verändert werden, es können aber weder neue Kontakteoder Gruppen erstellt bzw. gelöscht werden, noch Kontakte zu Gruppenhinzugefügt oder entfernt werden.

Alle lesen & bearbeiten Alle Kontakte können gelesen und verändert werden und es könnenneue Kontakte und Gruppen erstellt, bestehende verändert bzw.gelöscht werden und Kontakte zu Gruppen hinzugefügt oder entferntwerden.

10.9. Benutzer

In diesem Abschnitt kann jedem Benutzer eine Rolle und damit Berechtigungen für dieVereinswebseite und die Vereinsverwaltung zugewiesen werden (siehe vor allem auch Rollen).

Im Beispiel wird "Beeler Hannes" die Rolle "Funktionär" zugewiesen. Um schnell eine Person zufinden, können Sie in das Filter-Feld rechts oben einen Teil des Namens eingeben.

Man sieht in dieser Liste außerdem, ob ein Benutzer jemals ein Passwort angefordert hat (oder ob ihmdurch den Administrator eines gesetzt wurde). Weitere Spalten lassen sich zu diesem Thema übrigenseinblenden (siehe Kontaktlisten, "Spalten hinzufügen oder entfernen"). Und zwar die Spalten "LetztesClubDesk Login" und die Spalte "# Logins".

Mittels der Schaltfläche "Passwort setzen" kann ein Administrator einem Benutzer ein Passwort

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setzen. Eine E-Mail an den Benutzer wird nicht ausgelöst. Der Administrator muss also das Passwortdem Benutzer persönlich mitteilen. Ein Sicherheitshinweis an dieser Stelle: Logininformationen undPasswörter sollten niemals mittels normaler E-Mail oder über andere ungeschützteKommunikationskanäle übermittelt werden.

10.10. Termine: Standard-Einstellungen

Unter "Termine -> Standard-Einstellungen" können Sie festlegen, wie bei neuen Terminen jeweils dieEinstellungen bzgl. Einladung und An-/Abmeldung gesetzt werden. Diese Einstellungen können injedem einzelnen Termin jeweils noch individuell angepasst werden.

Hier bestimmen Sie die Voreinstellungen die gelten wenn ein neuer Termin angelegt wird. DieBedeutung der einzelnen Optionen ist unter An-/Abmeldungen von Terminen beschrieben.

Beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle ClubDesk-Benutzer Ihres Vereins gelten – wie auchsämtliche andere Einstellungen, die Sie im "Einstellungen"-Fenster vornehmen.

10.11. Termine: Darstellungs-Optionen

Unter "Termine -> Darstellungs-Optionen" können Sie festlegen, ob Termine ohne Teilnehmer alleKontakte betreffen: Wird dieses Häkchen angewählt, so erscheinen die Termine ohne Teilnehmer beijedem Mitglied ebenfalls unter "Meine Termine".

10.12. Termine: E-Mail-Benachrichtigungen

In den Termin-Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails können Teilnehmer durch das Klicken auf denentsprechenden Link festlegen, dass sie in Zukunft keine Einladungs-E-Mails oder Erinnerungs-E-Mailsmehr erhalten möchten.

Unter "Termine -> E-Mail-Benachrichtigungen" können Sie als Administrator diese Einstellungen füralle Kontakte anpassen, z.B. auch um die Benachrichtigungen für einen bestimmten Kontakt wiedereinzuschalten, falls diese Person dies wünscht.

10.13. E-Mail

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Dieser Abschnitt beschreibt die möglichen Einstellungen für die E-Mail-Funktionalität von ClubDesk.Im unteren Bereich dieser Seite wird erklärt wie Vereins-E-Mail-Adressen in ClubDesk grundsätzlichfunktionieren.

E-Mail Archivierung In der ersten Auswahlliste können Sie wählen, ob das E-Mail-Archivaktiviert sein soll. Die Archivierung betrifft E-Mails welche von außerhalbvon ClubDesk an Vereins-E-Mail-Adressen gesendet werden und durchClubDesk an den oder die jeweiligen Empfänger weiter geleitet werden.Für die Archivierung dieser Mails stehen folgende Optionen zurVerfügung:

Keine Archivierung Mit dieser Einstellung werden keine E-Mailsarchiviert. Dies ist die Standard-Einstellung.

Archivierung von E-Mailsohne Anhänge

Die E-Mails werden archiviert, allerdingsohne auch die Anhänge mit zu speichern.

Archivierung von E-Mailsinklusiv Anhänge

Die Vereins-E-Mails werden vollständigarchiviert und können durch Berechtigtejederzeit wiedergefunden werden. DieseForm der Archivierung belegt aber auchden meisten Speicherplatz.

E-Mail Versand Mit dieser Option legen Sie fest, ob alle Mails an einen Kontaktzusätzlich auch an die alternative E-Mail-Adresse verschickt werden soll.

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Vereins-E-Mail-Adressen Hier wird festgelegt, wer E-Mails an Vereins-Email-Adressen verschickendarf bzw. von wem solche E-Mails akzeptiert und weitergeleitet werden:

Keine Weiterleitung Vereins-E-Mail-Adressen werden nichtunterstützt.

Nur Weiterleitung anEinzelpersonen

Vereins-E-Mail-Adressen werdenunterstützt. Mails welche an ein ClubDeskMitglied direkt adressiert sind werdenweitergeleitet.

Weiterleitung auch anGruppen (nur fürMitglieder)

Jede Person darf E-Mails an Vereins-E-Mail-Adressen von ClubDesk Kontaktensenden, aber nur in ClubDesk erfassteKontakte dürfen E-Mails an Gruppen-Adressen schicken.

Weiterleitung auch anGruppen (für beliebigeAbsender)

Jede Person darf E-Mails an Vereins-E-Mail-Adressen senden (Kontakte undGruppen). Dies ist die Standard-Einstellung.

Ausnahmen für einzelne Gruppen

Seit Version 1.5 von ClubDesk lassen sich für die Weiterleitung von E-Mails auf der Ebene einzelner Gruppen Ausnahmen definieren. DieseFunktion aktivieren Sie durch Wahl von "Ausnahmen für einzelneGruppen". Die Funktionsweise lässt sich am einfachsten an einemBeispiel erklären:

Wir gehen im Beispiel davon aus, dass Sie als Verein bestimmen, dassbeliebige Absender nicht die Möglichkeit haben sollen, Mails an dieGruppen Ihres Vereins zu senden (Stichwort Spamproblematik). Siewählen entsprechend in der Auswahlliste unter "Vereins-E-Mail-Adressen" die Option "Weiterleitung auch an Gruppen (nur fürMitglieder)".

Gleichzeitig möchten Sie es allerdings ermöglichen, dass beliebigePersonen die Gruppe "Vorstand" per Mail erreichen können (z.B. fürBeitrittsgesuche, Sponsoren-Anfragen, etc.). Sie haben nun durch Wahlvon "Ausnahmen für einzelne Gruppen" die Möglichkeit genau dieszuzulassen. Wählen Sie dazu für die Gruppe Vorstand (und nur für dieseGruppe) die Option "Weiterleitung auch an Gruppen (für beliebigeAbsender)". In der folgenden Abbildung wird dies illustriert.

Vereins-E-Mail-Adressen in ClubDesk

Mit ClubDesk lassen sich sehr einfach Vereins-E-Mail-Adressen verwenden und E-Mail-Weiterleitungensowie Verteiler verwalten.

Wie funktioniert das?

ClubDesk ist kein klassischer Email-Dienst mit eigenen Inboxen, sondern funktioniert vielmehr nacheinem intelligenten Weiterleitungs-Prinzip. Mit ClubDesk erhalten alle Vereinsmitglieder, praktisch mitnull Aufwand, eine E-Mail-Adresse nach dem Schema [email protected], oder,falls Sie Ihre Vereins-Domain für ClubDesk aktiviert haben, Benutzer-Id@IhreVereinsdomain.

E-Mail-Verkehr an eine solche Vereins-E-Mail-Adresse (egal ob Sie die Mail aus ClubDesk oder mitIhrem normalen E-Mail-Programm wie z.B. Outlook versenden), wird durch ClubDesk automatisch an

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die für das Mitglied hinterlegte private E-Mail-Adresse weiter geleitet.

Das geniale ist, dass, falls eine Mail von einem ClubDesk Mitglied an eine Vereins-E-Mail-Adressegesendet wird, die E-Mail so weitergeleitet wird, dass eine Antwort darauf nach dem gleichen Schemazurück geleitet wird. Das heißt, sie wird wiederum an die Vereins-E-Mail-Adresse zurückgeschickt,läuft wiederum über den ClubDesk Server und landet als Vereins-E-Mail in der privaten Inbox desursprünglichen Absenders.

Diese Art von E-Mail-Weiterleitung funktioniert auch für die in ClubDesk für Ihren Verein angelegtenGruppen und Teams. Eine E-Mail an eine ClubDesk Gruppe wird automatisch an die in der Gruppeenthaltenen Mitglieder verteilt. Ob dies nur für Vereins-Mitglieder oder für beliebige externe Senderfunktioniert, lässt sich übrigens spezifisch für Ihren Verein einstellen (Zahnradsymbol->Einstellungen->E-Mail).

Damit ein Mitglied eine ClubDesk Vereins-E-Mail-Adresse besitzt, muss a) das Mitglied als ClubDeskKontakt erfasst sein, b) das Mitglied eine ClubDesk Benutzer-Id besitzen und c) in den Kontaktdateneine private E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

Hinweis: Die Verwendung von ClubDesk E-Mail-Adressen in allgemeinen E-Mail-Verteilerlisten(sogenannten Listservern) ist nicht möglich. Aus Gründen des Spam-Schutzes blockieren wir Mail anClubDesk E-Mail-Adressen welche wir aus Massen-Mail-Listen von externen Servern erhalten.

10.14. Website

Hier können Sie festlegen, ob die ClubDesk-Webseite Ihres Vereins aktiviert sein soll.

Ihre Vereins-Webseite ist standardmäßig erreichbar unter http://<Ihre ClubDesk-Domain>.clubdesk.com (z.B. http://scmuster.clubdesk.com oderhttp://www.scmuster.clubdesk.com). Bei ClubDesk Pro und XL können Sie auch eine beliebigeInternet-Domain verwenden (z.B. http://www.scmuster.ch). Weitere Informationen zu diesem Themafinden Sie unter Eigene Internet-Domain.

10.15. Finanzen

Hier können Sie definieren, ob Sie für Ihre Rechnungen und Buchhaltung MWST und Fremdwährungenaktivieren möchten.


10.16. Quotas

Unter "Quotas" finden Sie Informationen, wie viele der zur Verfügung stehenden Kontakte und desverfügbaren Speicherplatzes Sie bereits benützen. Bei Bedarf können Sie mittels Upgrade aufClubDesk Pro oder XL weitere Kontakte und mehr Speicherplatz freischalten. Weitere Informationenzu diesem Thema finden Sie auf unserer Webseite.

111111

http://www.clubdesk.com/vereinssoftware/preise.html

10.17. Eigene Internet-Domain

Bei der Registrierung Ihres Vereins bei ClubDesk wurde eine ClubDesk-Vereins-Domain gewählt (z.B.scmuster.clubdesk.com). Aus dieser Vereins-Domain leiten sich nun die Webseite-Adresse und dieVereins-E-Mail-Adressen ab:

Webseite z.B. www.scmuster.clubdesk.comVereins-E-Mail-Adressen z.B. [email protected]

In den bezahlten Versionen von ClubDesk können Sie statt dieser ClubDesk-Vereins-Domain aucheine beliebige Internet-Domain (welche Sie bzw. Ihr Verein erworben hat) registrieren. In obigemBeispiel könnte der Verein SC Muster beispielsweise die Domain scmuster.ch erwerben und diese beiClubDesk eintragen lassen. Anschließend wäre dann der SC Muster wie folgt erreichbar:

Webseite z.B. www.scmuster.chVereins-E-Mail-Adressen z.B. [email protected]

Vorgehen zum Verwenden einer eigenen Domain

Wenn Sie bzw. Ihr Verein noch keine entsprechende Domain besitzen, so können Sie eineDomain bei einem sogenannten "Domain-Name-Registrar" erwerben. Für die Schweiz könnenso z.B. ".ch"-Domains unter https://www.nic.ch gekauft werden.

1.

Kontaktieren Sie uns, um einen Zeitpunkt für die Umstellung auf Ihre neue Domain zuvereinbaren.

2.

Zum mit uns vereinbarten Zeitpunkt tragen Sie bei Ihrem Domain-Name-Registrar (z.B.https://www.nic.ch) unsere Domain Name Server ns1.dns-zonen.ch und ns2.dns-zonen.chein.

3.

Auf ClubDesk-Seite werden wir zu diesem Zeitpunkt ebenfalls die entsprechenden Einträgevornehmen.

Anschließend kann es einige Stunden dauern, bis die Änderungen in den Domain-Einträgen4.aktiv werden und Ihre Webseite unter der neuen URL erreichbar ist.

11. Browser-Einstellungen

Damit ClubDesk optimal läuft, sind in Ihrem Web-Browser unter Umständen bestimmte Einstellungenvorzunehmen.

Cookies aktivieren

11.1. Cookies aktivieren

Damit ClubDesk funktioniert, muss Ihr Browser Cookies akzeptieren. Cookies sind kleine Dateien, dievon einer Website auf Ihrem Rechner oder Mobilgerät gespeichert werden und Informationen wie z. B.persönliche Seiteneinstellungen und Anmeldeinformationen enthalten.

112112

https://www.nic.ch

mailto:[email protected]

https://www.nic.ch

Anleitungen wie Sie Cookies in Ihrem Browser aktivieren (erlauben) können, finden Sie auf denfolgenden Seiten:

Chrome 35Firefox 31Internet Explorer 8Internet Explorer 9Internet Explorer 10Internet Explorer 11Safari 5iPhone & iPad - Safari 7Android BrowserWeitere Browser

12. Von FacturaPlus zu ClubDesk

Dieses Dokument richtet sich an FacturaPlus-Benutzer, die neu die Vereinssoftware ClubDesk für dieRechnungsstellung verwenden möchten.

Falls Ihr Verein noch kein ClubDesk-Konto hat, so können Sie unter www.clubdesk.com ganz einfachein neues ClubDesk Konto erstellen. Klicken Sie hierfür auf "DEMOVERSION" und folgen Sie denAnweisungen. Als Raiffeisen-Kunde verwenden Sie den Raiffeisen Gutschein-Code RAIFFEISEN-CH09(25% Rabatt). Geben Sie den Gutschein-Code entweder bei der Anmeldung, bei einem Upgrade oderauch später in den Einstellungen ein (siehe http://www.clubdesk.com/de/gutschein.html).

Folgende Kapitel helfen Ihnen beim Umstieg von FacturaPlus auf ClubDesk:

Vergleich ClubDesk-FacturaPlus Bietet einen Überblick und Vergleich über die Funktionenvon FacturaPlus und ClubDesk.

Daten von FacturaPlus nach ClubDeskübernehmen

Zeigt, wie Sie Ihre Daten am einfachsten aus FacturaPlusnach ClubDesk übernehmen.

Rechnungen stellen und abstimmen -Schritt für Schritt

Erklärt, wie Sie in ClubDesk Rechnungen stellen,Zahlungseingänge abstimmen, Mahnungen verschicken,etc.

Wo finde ich was in ClubDesk? Suchen Sie eine Funktion von FacturaPlus in ClubDesk? Hierfinden Sie eine Übersicht.

12.1. Vergleich ClubDesk-FacturaPlus

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen FacturaPlus und ClubDesk.

Allgemein

ClubDesk FacturaPlus

Cloud-Lösung(keine Installation, automatische Upgrades, überall verfügbar)

ja ja

Konfigurierbare Zugriffsrechte ja, umfassend beschränkt

Globale Suche über alle Module ja nein

Mitgliederverwaltung / Kontaktverwaltung


Verwaltung von Mitgliedern und Kontakten (inkl.Suche)

ja ja

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http://www.cookie-chef.de/aktivieren-zulassen-chrome-35/83.html

http://www.cookie-chef.de/aktivieren-zulassen-firefox-31/82.html

http://www.cookie-chef.de/aktivieren-zulassen-internet-explorer-8/12.html




http://www.cookie-chef.de/aktivieren-zulassen-safari-5/28.html

http://www.cookie-chef.de/aktivieren-zulassen-iphone-und-ipad---safari-7/32.html

http://www.cookie-chef.de/aktivieren-zulassen-android---browser-0/34.html

http://www.cookie-chef.de/browser_cookie_einstellen_liste.html


http://www.clubdesk.com/de/gutschein.html

Import / Export ja ja

Verwaltung von Gruppen ja ja

Zusatz-Kontaktfelder ja beschränkt

Sprache pro Kontakt nein(Sprache kann nur pro Vereinfestgelegt werden)

ja

Massenmutation(Änderung auf mehreren Kontakten gleichzeitig)

ja nein

Rechnungen


Rechnungen erfassen, stellen & suchen ja ja

Rechnungen drucken oder via E-Mail senden ja ja

Massenrechnungen ja ja

Kontaktabhängige Positionen beiMassenrechnungen(automatische Übernahme von Werten aus Kontakten oderListen)

ja nein

Rechnungsserie nur manuell(automatischeRechnungsserien sind für einezukünftige Versionvorgesehen)

ja

Mahnungen ja ja

ESR-Unterstützung (inkl. Einzahlungsschein ohneBetrag, inkl. Justierung Einzahlungsschein)

ja ja

Rechnung nach dem Stellen bearbeiten über Stornierung lösbar ja

Zahlungseingang manuell ("Rechnungabstimmen" in Factura Plus)

ja ja

Zahlungseingänge importieren(inkl. automatischer Abgleich mit offenen Rechnungen)

ja ja

Anpassungen an Drucklayout ja(sehr komfortabel überRechnungslayout lösbar)

ja(über Einstellungen, z.B.Druckhintergrund)

MWST ja ja

Buchhaltung


Buchhaltung ja(wahlweise DoppelteBuchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oderKassenbuch)

nein

Automatische Buchungen(aus Fakturierung / Zahlungen)

ja nein

Termine


Verwaltung von Terminen ja nein

Einladungs-E-Mails & An-/Abmeldungen ja nein

Anwesenheitskontrolle / -rapports ja nein

Import ja nein

ja nein

Kalender abonnieren(Vereinstermine auf Mobiltelefon / im Geschäftskalenderabonnieren)

ja nein

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Jubiläen & Geburtstage(Liste der anstehenden Jubiläen und Geburtstage)

ja nein

Dokumente


Verwaltung von beliebigen Dokumenten(Online Archiv)

ja nein

Konfigurierbare Zugriffsrechte ja nein

Erstellung & Bearbeitung von Textdokumenten ja nein

Erstellung & Bearbeitung von Serienbriefen ja nein

Erstellung & Bearbeitung von Listendokumenten(z.B. Sponsorenliste, Helferliste, etc.)

ja nein

E-Mail


Versenden von E-Mails an Kontakte & Gruppen ja nein

Vereins-E-Mail-Adressen für Mitglieder ja nein

Automatische Verteilerlisten für Gruppen(z.B. [email protected], [email protected],[email protected])

ja nein

Webseiten


Erstellen und Bearbeiten der Vereinswebseite ja nein

Automatische Integration & Aktualisierung ausanderen Modulen(z.B. automatische Anzeige der nächsten Termine, Dateilisten,etc.)

ja nein

Automatische Team-/Gruppenseiten ja nein

Sponsorenmodul(z.B. Einblendung unterschiedlicher Sponsorenkategorien fürbestimmte Zeiten)

ja nein

Webformulare ja nein

Verwaltung von News-Beiträgen ja nein

12.2. Daten von FacturaPlus nach ClubDesk übernehmen

Im Folgenden wird gezeigt, wie Sie die bestehenden Kundendaten aus FacturaPlus übernehmenkönnen.

Schritt 1: Anmeldung bei ClubDesk

Falls Ihr Verein noch kein ClubDesk-Konto hat, so können Sie unter www.clubdesk.com ganz einfachein neues ClubDesk Konto erstellen. Klicken Sie hierfür auf "DEMOVERSION" und folgen Sie denAnweisungen. Als Raiffeisen-Kunde verwenden Sie den Raiffeisen Gutschein-Code RAIFFEISEN-CH09(25% Rabatt). Geben Sie den Gutschein-Code entweder bei der Anmeldung, bei einem Upgrade oderauch später in den Einstellungen ein (siehe http://www.clubdesk.com/de/gutschein.html).

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http://www.clubdesk.com/de/gutschein.html

Schritt 2: Export aus FacturaPlus

Exportieren Sie als erstes Ihre bestehenden Kunden aus FacturaPlus:

Gehen Sie in FacturaPlus auf den Menüpunkt "Kunden" und "Kunden exportieren".Klicken Sie auf "Datei herunterladen".Es wird eine Datei im XLS-Format heruntergeladen.

Schritt 3: Anpassungen an Datei

Damit Sie diese Datei einfach und ohne Probleme in ClubDesk importieren können, müssen Sie nochkleinere Anpassungen an dieser Datei vornehmen. Öffnen Sie die Exportdatei (z.B. in Excel) undnehmen Sie folgende Änderungen (a,b,c) vor.

a. Person / Firma

Bei Personen muss die Spalte "name" leer sein. Bei Firmen muss die Spalte "name" befüllt sein.

b. Postfach

ClubDesk bietet nur zwei Felder für die Adresse und kein drittes Feld für "Postfach". Übertragen Sieden Inhalt der Spalte "pobox" in die anderen beiden Felder ("address1" oder "address2").

c. Als CSV-Datei speichern

Damit die Datei in ClubDesk importiert werden kann, muss die Datei nun als CSV-Datei gespeichertwerden. Wählen Sie also "Speichern unter..." und wählen sie als Dateityp "CSV (Trennzeichengetrennt) (*.csv)".

Schritt 4: Import in ClubDesk

Als nächstes importieren Sie diese Datei in ClubDesk. Klicken Sie im Kontaktmodul auf "Import" undwählen Sie die soeben gespeicherte Datei aus. Im Fenster "Kontakte importieren" führen Sie nunfolgende Schritte durch:

Legen Sie fest, welche Spalten in der Datei auf welche Kontaktfelder in ClubDesk abgebildet1.werden: Wählen Sie die Felder entsprechend der folgenden Grafik.Korrigieren Sie falsche Werte, falls vorhanden (Knopf "Korrigieren").2.Falls Sie noch weitere Felder benötigen (z.B. "pricegroup"), so können Sie diese in ein neues3.Feld übernehmen.

Unter Kontakte importieren finden Sie weitere Informationen zum Importieren von Kontakten.

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Wenn Sie alle Felder gewählt haben, klicken Sie auf "OK". Es wird nun nochmals eineZusammenfassung des Imports angezeigt. Schliessen Sie den Import mit einem Klick auf "OK" ab.

Wählen Sie nun links "Alle Kontakte", damit Sie alle importierten Personen und Firmen sehen.

Möchten Sie für mehrere Kontakte ein Feld bearbeiten (z.B. für das Setzen derBriefanrede), benutzen Sie den Befehl "Massen-Mutation": Markieren Sie die Kontakte in derListe und klicken Sie auf den Knopf "Massen-Mutation".

Tipp:

Versenden Sie eine Rechnung an mehrere Personen, so fassen Sie die entsprechendenPersonen am besten in einer Gruppe zusammen. Weitere Informationen unter Gruppenbearbeiten.

Beispiel: Wenn Sie in FacturaPlus das Feld "Kundengruppe" verwendet und beim Importübernommen haben, können Sie für jede Kundengruppe eine Gruppe in ClubDesk anlegen.

Tipp:

12.3. Rechnungen stellen und abstimmen - Schritt fürSchritt

Um in kurzer Zeit einen guten Überblick über das Finanzmodul von ClubDesk zu erhalten, schauen Siesich am besten den Film Rechnungen & Buchhaltung (ca. 9 Minuten) an. Ausführliche Informationenzum Finanzmodul finden Sie auch unter Finanzen.

Film extern öffnen

Damit das Erstellen von Rechnungen mit Einzahlungsschein möglichst reibungslos klappt, führen Siefolgende Schritte durch.

Schritt 1: Name und Adresse des Vereins erfassen

Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts im grünen Balken und wählen Sie "Einstellungen".Unter "Vereinsdaten" erfassen Sie Name und Adresse des Vereins.Bei Bedarf können Sie ein Vereinslogo hochladen (im Format PNG, GIF oder JPEG). Dieseswird dann auch auf der Rechnung verwendet.Speichern Sie die Änderungen.

Schritt 2: Zahlungsverbindung erfassen

Damit Einzahlungsscheine bedruckt werden können, müssen Sie eine Zahlungsverbindung erfassen:

Wechseln Sie in das Finanzmodul, klicken Sie auf "Einstellungen" > "Zahlungsverbindungenverwalten".

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#introduction_7

https://www.youtube.com/embed/C2Qg4PpEh5w?autoplay=1

https://www.youtube.com/embed/C2Qg4PpEh5w?autoplay=1

https://www.youtube.com/watch?v=C2Qg4PpEh5w

Klicken Sie auf "+", wählen Sie "Bank-Konto".Erfassen Sie Ihre Bankdaten (siehe auch Zahlungsverbindungen verwalten). Achten Sieunbedingt darauf, dass Sie die ESR-Teilnehmer-Nummer Ihrer Bank (Konto) und die ESR-Identifikationsnummer (erste Ziffern der Referenznummer) erfassen. Beide sind erhältlich beiIhrer Raiffeisenbank.Klicken Sie auf "Speichern.

Wichtiger Hinweis: Die auf dem orangen Einzahlungsschein aufgedruckten Referenznummernbestehen in ClubDesk aus:

der ESR-Identifikationsnummer (siehe oben),der Faktura-Nummer, einer fortlaufenden ESR-Nummer (Startwert kann in obigem Fensterfestgelegt werden),einer Prüfziffer.

Bei Zahlungseingängen wird eine Zahlung anhand der Referenznummer automatisch der korrektenRechnung zugewiesen.

Falls Sie mehrere Vereinskonten besitzen, so können Sie mehrere Zahlungsverbindungenerfassen (mit unterschiedlichen ESR-IDs). Bei der Rechnungsstellung (siehe unten) können Siedann die gewünschte Zahlungsverbindung wählen.

Tipp:

Schritt 3: Rechnungen stellen

Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie im Finanzmodul im Reiter "Rechnungen" auf den Knopf"Neu" > "Neue Rechnung". Im Rechnungsfenster erfassen Sie nun die Rechnungsinformationen (sieheauch Rechnungen schreiben):

Folgende Felder können Sie bei Rechnungen bearbeiten:

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Empfänger Hier können Sie den Empfänger der Rechnung eintragen. Beachten Sie,dass dieser als Kontakt im Modul Kontakte erfasst sein muss.Tipp: Durch die Eingabe von mehreren Empfängern oder auch Gruppenkönnen Sie sehr bequem Rechnungen an mehrere Personen gleichzeitigschreiben.

Rechnungsdatum Falls das Rechnungsdatum leer gelassen wird, so wird das heutigeDatum verwendet.

Zahlbar bis Falls "Zahlbar bis" leer gelassen wird, so wird das Rechnungsdatum plusx Tage verwendet. Diese Standard-Zahlungsfrist kann in denRechnungseinstellungen unter "Fristen" angepasst werden.

Betreff Der Betreff der Rechnung, der im Ausdruck der Rechnung und ggf. inder Rechnungs-E-Mail verwendet wird.

Zahlungsverbindung / Art Wählen Sie hier die von Ihnen erfasste Zahlungsverbindung und"Oranger Einzahlungsschein".

Debitoren-Konto (nur mitDoppelter Buchhaltung,vereinbart)

Das Debitorenkonto, das für die automatisch erstellte Buchung (beimehreren Positionen: Sammelbuchung) verwendet werden soll.

Rechnungslayout Das Layout, das für das Erstellen des Rechnungsbriefes (PDF fürAusdruck oder Attachment in E-Mail) verwendet wird. MehrInformationen für das Anpassen solcher Layouts finden Sie unterRechnungslayouts verwalten.

Freitext Der Freitext der Rechnung, der im Rechnungsbrief (PDF für Ausdruckoder Attachment in E-Mail) verwendet wird. Der Standard-Vorschlagkann in den Rechnungseinstellungen unter "Freitexte -Standardeinstellungen > Rechnung" angepasst werden.

Positionen Die Positionen der Rechnungen können mit den drei Knöpfen

bearbeitet werden und werden in der Liste angezeigt. AusführlicheInformation hierzu finden Sie im folgenden Abschnitt.

Mittels "Neue Position" oder "Neue Position aus Artikel" können Sie einer Rechnung

Positionen hinzufügen:

Sobald Sie alle Daten erfasst haben, können Sie mit "Vorschau" die Rechnung ansehen. Mit einemKlick auf "Rechnung stellen" stellen Sie die Rechnung(en) und versenden Sie per E-Mail oder druckenSie aus.

Weitere Informationen zum Thema Rechnungen und Buchhaltung finden Sie im Kapitel Finanzen.

Legen Sie Ihre Zahlungsverbindung und das gewünschte Rechnungslayout als Standardfest. Gehen Sie im Finanzmodul in den Reiter "Rechnungen", klicken Sie auf den Knopf"Einstellungen" > "Rechnungseinstellungen". Wählen Sie dort die gewünschteZahlungsverbindung und das gewünschte Layout.

Tipp:

Schritt 4: Kontrolle Zahlungseingänge

Zahlungseingänge für Rechnungen können aus einer ESR-Datei (Format V11) eingelesen werden oderauch manuell erfasst werden.

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Zahlungseingänge einlesen

Um eine ESR-Datei (Format V11) einzulesen, wählen Sie im Hauptschirm die Funktion "Bankdateneinlesen > v11-Datei einlesen".

ClubDesk zeigt Ihnen nun eine Übersicht der Zahlungseingänge an. Falls für eine Referenznummerkeine offene Rechnung gefunden wurde (z.B. weil von einem Kunden eine alte Referenznummerverwendet wurde), so können Sie den Zahlungseingang über "Andere Rechnung wählen" manuelleiner Rechnung zuweisen.

Klicken Sie zum Abschliessen des Imports auf "Import".

Manueller Zahlungseingang

Um einen Zahlungseingang manuell zu verbuchen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie links auf "Gestellt (Alle)", um alle offenen Rechnungen anzuzeigen.Suchen Sie die Rechnung. Sie können sich hierfür zusätzliche Spalten einblenden lassen undmit dem Filterfeld oben rechts bequem filtern (siehe Tipp unten).Markieren Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf "Zahlungseingang".

Im folgenden Schirm erfassen Sie:

ValutadatumBetragZahlungsverbindung, über die die Zahlung eingegangen ist

Um Rechnungen bequem zu suchen, können Sie sich zusätzliche Spalten anzeigen lassenund im Filterfeld einen Suchbegriff eingeben:

Tipp:

12.4. Wo finde ich was in ClubDesk?

Mit folgender Tabelle finden Sie schnell und einfach zu jeder FacturaPlus-Funktion die entsprechendeFunktion in ClubDesk.

FacturaPlusFunktion

ClubDesk Funktion (Link auf Hilfe)

Kunden Kunden werden als Kontakte (Personen oder Firmen) im Kontaktmodulerfasst. Siehe Kontakte.

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Kunde erfassen Kontakte bearbeiten Sie im Kontaktfenster. Siehe Gruppen bearbeiten.

Kunde suchen Kontakte können auf folgende Arten gesucht werden:

Globales Suchfeld oben rechts im grünen BalkenIm Kontaktmodul in der Kontaktliste über das Feld "Filtern"Im Kontaktmodul in der Kontaktliste über die Maske "Suche"

Siehe auch Kontakte.

Kunden exportieren Das Exportieren von Kontakten ist über die Funktion Kontakte exportierenmöglich.

Kundengruppen Gruppen spielen in ClubDesk eine wichtige Rolle und können auch für dasStellen von Massenrechnungen verwendet werden. Siehe Gruppen bearbeiten.

Import Kunden Importieren Sie Ihre Kundendaten über die Funktion Kontakte importieren.

Rechnungen Das ClubDesk-Finanz-Modul bietet umfangreiche Funktionen für das Stellenvon Rechnungen, Erfassen von Zahlungseingängen, Einlesen von v11-Dateien, Schicken von Mahnungen, etc. Weitere Information im KapitelRechnungen.

Rechnung erfassen Informationen für das Schreiben und Versenden von Rechnungen (per Postoder E-Mail) finden Sie unter Rechnungen schreiben.

Rechnung abstimmen Im Kapitel Zahlungseingänge sehen Sie, wie Sie manuell Zahlungseingängeerfassen oder auch Zahlungseingänge aus Bankdateien einlesen.

Massenrechnungen Das gleichzeitige Stellen von Rechnungen an mehrere Personen oder auchGruppen ist in ClubDesk sehr einfach möglich. Weitere Informationen unterRechnungen schreiben.

Rechnungsserie Automatische Rechnungsserien werden derzeit von ClubDesk noch nichtunterstützt. Sie können Rechnungen aber als Vorlagen abspeichern unddamit sehr schnell und einfach gleichartige Rechnungen erstellen undverschicken. Weitere Infos unter Rechnungsvorlagen.

Mahnungen Mit ClubDesk können Sie auf sehr einfache Weise Zahlungserinnerungen undMahnungen verschicken. Siehe Rechnungen mahnen.

ImportZahlungseingänge

Mit dem Einlesen von Dateien in den Formaten v11 und CSV können SieZahlungseingänge automatisch einlesen und mit den gestellten Rechnungenabstimmen (siehe Bankdaten einlesen).

System Einstellungen finden Sie in ClubDesk an folgenden Orten:

Allgemeine Einstellungen: Zahnrad oben rechts im grünen Balken (Einstellungen)Einstellungen im Finanzmodul: Menüpunkt "Einstellungen" in denReitern "Rechnungen" (Einstellungen) und "Buchhaltung" (Einstellungen)

System-Standard-Einstellungen /Druckhintergrund

Bei den Standard-Rechnungs-Layouts wird automatisch das in den"Allgemeinen Einstellungen" hinterlegte Vereinslogo verwendet (sieheVereinsdaten). Weiter können Sie in ClubDesk beliebige eigeneRechnungslayouts erstellen (siehe Rechnungslayouts verwalten).

Bankkonto In ClubDesk erfassen Sie hierfür in den Rechnungseinstellungen eineentsprechende Zahlungsverbindung (siehe Zahlungsverbindungen verwalten).

Benutzereinstellungen(DruckeinstellungenorangerEinzahlungsschein)

Die Feinjustierung für das Bedrucken von orangen Einzahlungsscheinenfindet sich in ClubDesk im Menüpunkt "Drucken > JustierungEinzahlungsschein" im Reiter "Rechnungen" (siehe Rechnungen drucken).

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ClubDesk Hilfe · Inhaltsverzeichnis 1. Die ersten Schritte in ClubDesk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 a. Verschaffen Sie sich erst