CompanyManager Fuhrpark Edition - rekoso.de - rehberg+kollegen … · 2016-08-15 · CompanyManager Fuhrpark Edition 25 Software und Service rekoso.de kümmert sich um alle technischen

Fuhrpark Edition

Die Software für Flottenmanagement

… und mehr

CompanyManager

1 CompanyManager Fuhrpark Edition

Inhalt

Sehr geehrter Unternehmer, sehr geehrter Fuhrparkleiter, .............................................................. 3

Modul-Übersicht .............................................................................................................................. 4

Gesicherter Zugang übers Internet ................................................................................................. 5

Fuhrparkverwaltung ........................................................................................................................ 6

Unfälle / Schadenbearbeitung ......................................................................................................... 7

Schadenauswertung ....................................................................................................................... 8

Kostenübersicht .............................................................................................................................. 9

Auswertungen ............................................................................................................................... 10

Terminverwaltung ......................................................................................................................... 11

Dokumenten-Management ............................................................................................................ 13

Scannen ....................................................................................................................................... 14

Nachrichten/E-Mail ........................................................................................................................ 15

Briefvorlagen ................................................................................................................................. 16

Schnittstellen ................................................................................................................................ 17

Mobile und Browser-basierte Unfall-Erfassung ............................................................................. 18

Dies und Das ................................................................................................................................ 20

Weitere Module ............................................................................................................................. 22

Weitere Module … in Arbeit .......................................................................................................... 24

Software und Service .................................................................................................................... 25

Preise ........................................................................................................................................... 25

Persönlicher Präsentationstermin ................................................................................................. 25


Grafische Auswertungen

Termine

Kontakte Nachrichten

Kosten

Dokumenten-

Archiv

Fuhrpark Schäden

Offen durch

Schnittstellen

Korrespondenz Verbrauch

Laufleistung

Scannen

Mehrbenutzerfähig

Teamfähig

Filialfähig

Mandantenfähig


Sehr geehrter Unternehmer,

sehr geehrter Fuhrparkleiter,

der stetig wachsende Verkehr im In- und Ausland führt zu einem steigenden Arbeitsaufwand bei der

Verwaltung von Fahrzeugflotten. Dies bedeutet einen zunehmenden Organisationsaufwand für Sie

als verantwortlichem Fuhrparkleiter. Ständig werden Daten benötigt, um Entscheidungen für die

bestmögliche Auslastung der Fahrzeugflotte zu treffen.

CompanyManager Fuhrpark Edition ist unsere Softwarelösung, um Sie als Fuhrparkleiter bei

Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.

Die Funktionen wurden und werden in Abstimmung mit unseren Kunden entwickelt und orientieren

sich an den Anforderungen der Praxis. So lassen sich mit CompanyManager Fuhrpark Edition

Termine für TÜV, Inspektionen, Werkstattaufträge und Führerscheinkontrollen der Mitarbeiter

organisieren sowie automatische Erinnerungen per Email einrichten. Die Bearbeitung von

Arbeitsvorgängen im Bereich Unfälle und Schäden erfolgt ebenfalls über CompanyManager

Fuhrpark Edition: Von der detaillierten Schadenerfassung über die direkte Kommunikation mit allen

Unfall-Beteiligten per E-Mail, Brief oder Fax bis hin zur Auswertung von Unfallhäufigkeiten und -

kosten.

Im Modul Kosten haben Sie alle anfallenden Kosten zu Ihren Fahrzeugen im Überblick. Durch die

Zuordnung zu Kostenstellen und die Möglichkeit zur Kategorisierung entstehen aussagekräftige

Auswertungen über den Kraftstoff-Verbrauch oder die Verteilung der Kosten im Fuhrpark.

Wenn Sie mehrere Standorte haben, ermöglicht das Filial-

Konzept des CompanyManager Fuhrpark Edition, dass

die Daten standortbezogen zur Verfügung stehen. So kann

jede Abteilung bzw. jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang

mit unterschiedlichen Rechten erhalten. Sie selbst definieren

das Rechtesystem und entscheiden, ob ein Mitarbeiter z.B.

nur einen Lese-Zugriff erhält oder nur bestimmte Bereiche

nutzen darf.

Mit CompanyManager Fuhrpark Edition sind alle Daten,

Informationen und Statistiken rund um Ihr

Flottenmanagement zur Hand und die Software bietet Ihnen

dadurch praktische Entscheidungshilfen. Es werden

elektronische Akten für Ihre Fahrzeuge und Schäden

erstellt und archiviert. Das zeitraubende Suchen in

Aktenordnern entfällt damit endgültig.

Im Folgenden werden wir Ihnen die unterschiedlichen

Module des CompanyManager Fuhrpark Edition vorstellen und Ihnen Einblicke in die

Funktionalität des Systems geben.

Ihr rekoso.de Team


Modul-Übersicht


Gesicherter Zugang übers Internet

Der Zugang erfolgt über eine Internetverbindung. Nach dem Login in unserem Anwendung-Portal

startet CompanyManager Fuhrpark Edition benutzerbezogen mit einem Desktop, über den die

verschiedenen Module geöffnet werden können. Im Schnellstart werden stets benötigte Funktionen

und Abfragen angezeigt.


Fuhrparkverwaltung

Die Fuhrparkverwaltung über den CompanyManager Fuhrpark Edition beinhaltet alle Fahr-zeug-

Stammdaten. Neben den allgemeinen Informationen zum Fahrzeug, können Technik-, Finanz- und

Versicherungsdaten sowie Ausstattungsmerkmale erfasst werden.


Unfälle / Schadenbearbeitung

Die Schadenbearbeitung im CompanyManager Fuhrpark Edition unterscheidet zwischen

Unfallereignissen und der Bearbeitung von einzelnen Schadenvorgängen wie Haftpflicht-, Kasko-,

Fremd- und Eigenschäden.

Die Erfassungsmaske ermöglicht die detaillierte Unfallaufnahme mit Schadenbildern für die

Schadenmeldung und die Kommunikation mit allen Unfallbeteiligten. Unerledigte Unfälle und

Schäden sind durch individuelle Farbgestaltung des Bearbeitungsstandes schnell erkennbar.


Schadenauswertung

Mit wenigen Klicks lassen sich grafische Auswertungen für die Unfallhäufigkeit (Stückzahlen) und

den entstandenen Aufwand (in EUR) nach Zeitbereichen, Schadenursachen etc. erstellen. Alle

Auswertungen sind als Torten- oder Balkendiagramm für die prozentuale Verteilung verfügbar. Die

Auswertungen können ausgedruckt und als pdf-Datei verschickt werden.


Kostenübersicht

Die Kosten Ihres Fuhrparks und alle entstandene Schadenaufwendungen können direkt im

CompanyManager Fuhrpark Edition verwaltet werden. Neben der manuellen Erfassung können

Kostendaten auch direkt aus Excel-Dateien importiert werden.

Spezielle Schnittstellen ermöglichen den Datenimport von Tankkarten-, Tankstellen- oder

Leasing-Abrechnungen.

Kosten können sowohl als Einzelbelege erfasst werden als auch als Eingangsrechnungen. Die

Positionen einer Eingangsrechnung können verschiedenen Fahrzeugen zugeordnet werden.


Auswertungen

Neben der im CompanyManager Fuhrpark Edition üblichen automatischen Aufsummierung kann

auch eine fahrzeugbezogene Analyse der Kostenstruktur Ihres Fuhrparks erstellt werden. Die

Verbrauchsberechnung gibt eine Übersicht über gefahrene Kilometer, den Durchschnittsverbrauch

und Abweichungen von der beim Fahrzeug hinterlegten Norm. Damit können z.B. Fahrer mit einem

äußerst sparsamen oder extrem hohen Kraftstoffverbrauch selektiert und entsprechenden

sanktioniert werden.


Terminverwaltung

Die Terminverwaltung ist nicht nur ein Kalender mit Monats-, Wochen und Tagesansicht. Alle

Termine sind auch als Liste verfügbar. Verschiedene Erinnerungsfunktionen kennzeichnen fällige

und überfällige Fahrzeuge/Schäden sowie die Termine Ihrer Mitarbeiter.

Bei der Erledigung eines

Termins wird automatisch ein

Folgetermin gemäß eines

hinterlegten Intervalls (für

TÜV, Inspektionen etc.)

vorgeschlagen. So verpassen

Sie keine notwendigen

Inspektionen oder TÜV-

Termine.


Mit im System hinterlegten Briefvorlagen können Sie direkt zu eingestellten Terminen z.B. Werkstattaufträge erstellen und direkt per E-Mail/Fax an Ihre Werkstätten versenden. Damit sparen Sie sich Zeit und Aufwand.

Durch die vorhandene Erinnerungsfunktion können auch Mitarbeiter, die keinen Zugang zum

CompanyManager Fuhrpark Edition haben, durch eine automatische E-Mail an Termine erinnert werden.


Dokumenten-Management

Wichtige Dokumente wie Fahrzeugscheine, Fahrzeugbriefe, Führerscheine und Bescheinigungen können fahrzeug-/schaden- mitarbeiterbezogen im CompanyManager Fuhrpark Edition

abgelegt und archiviert werden. So stehen Ihnen notwendige Dokumente schnell und mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Eine direkte Vorschau im System zeigt das Dokument bereits beim Durchblättern als Vorschau an.

Ausdrucken, Versenden per E-Mail oder Terminierung von Dokumenten ist möglich. Als Dokument

können pdf-Dateien, Bilder und alle gängigen Office-Formate archiviert werden.

Dokumente können über das Dateisystem erfasst, gescannt oder per Email an CompanyManager

Fuhrpark Edition gesendet werden. Beim Abruf von Nachrichten aus Ihrem persönlichen Postfach

werden besonders geschlüsselte E-Mails erkannt und als Dokumente importiert.


Scannen

CompanyManager Fuhrpark Edition lässt sich mit dem an Ihrem Arbeitsplatz angeschlossenen

Scanner verbinden, so dass gescannte Dokumente direkt übertragen werden. Das gescannte

Dokument wird einem Fahrzeug/Schaden/Mitarbeiter oder Kontakt zugeordnet und steht in den

entsprechenden Akten zur Verfügung. Durch die Verwendung von Kategorien können im

Dokumentenarchiv auch gleichartige Dokumente leicht gefunden werden

.


Nachrichten/E-Mail

E-Mails können aus dem System heraus versendet und empfangen werden. Die Funktionsweisen

sind an gängige Mailprogramme angepasst. Alle archivierten Dokumente können als Anlagen an

Nachrichten angehängt und versendet werden. Serien-E-Mails z.B. an alle Ihre Mitarbeiter mit

personalisierter Anrede und individuellem Text sind mit wenigen Klicks erstellt und versendet.

Einmalig erstellte E-Mailvorlagen erlauben die Standardisierung von Texten.

Jede versendete E-Mail wird im CompanyManager Fuhrpark Edition archiviert und kann jederzeit

eingesehen werden.


Briefvorlagen

Der Zugriff auf die hinterlegten Kontaktdaten ermöglicht Ihnen eine einfache und schnelle

Kommunikation mit all Ihren Geschäftspartnern, z.B. Werkstätten, Gutachtern, Banken und

Versicherungen. Briefvorlagen für Standardfälle werden einmalig erstellt und stehen dann allen

Mitarbeitern für Druck, Fax, pdf-Export oder E-Mail zur Verfügung.

Jede Briefvorlage zieht bei der Verwendung automatisch die Daten des zu druckenden Datensatzes.


Schnittstellen

Daten aus allen Modulen können nach Excel exportiert werden. Für die Module Fahrzeuge,

Unfälle/Schäden, Mitarbeiter, Kilometerstände, Kosten und Kontakte besteht die Möglichkeit des

Imports aus Excel. So können z.B. vorhandene Fahrzeugdaten einfach in den CompanyManager

Fuhrpark Edition importiert und anschließend bearbeitet oder ausgewertet werden.


Mobile und Browser-basierte Unfall-Erfassung

Als Zusatz-Modul kann die Web-Anwendung verwendet werden, um Unfälle zu

erfassen und zu bearbeiten. Die Web-Anwendung kann von Desktop-PCs, Tablets

und Smartphones aufgerufen werden.

Um eine schnelle Erfassung ohne Login zu

ermöglichen, z.B. durch Fahrer, kann das Unfall-

Formular nur durch Angabe des Namens und des

Kennzeichens geöffnet werden.

Ein durch Login und Passwort geschützter Benutzer-

Bereich ermöglicht die Nutzung zusätzlicher

Funktionen. Z.B. können Fahrzeug- und Mitarbeiter-

Stammdaten abgerufen werden.

Wer Zugriff auf die Web-

Anwendung bekommt und

was er dort darf, wird im

Haupt-Programm zielgerichtet

über Benutzergruppen

definiert.


Im mehrseitigen Unfall-Formular können alle wesentlichen Unfall-Informationen eingegeben

werden.

Mit dem Unfall können auch Bilder und Dokumente an das System gesendet werden.


Dies und Das

Die Mitarbeiter-

verwaltung

ermöglicht die

Erfassung Ihrer

Mitarbeiter und

bietet

Auswertungs-

und Kontoll-

Funktionen.

Benutzergruppen und

Rechteverwaltung

ermöglichen die Arbeit im

Team und den

kontrollierten Zugang

ausgewählter Personen zu

den Daten.


Wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat oder Sie eine Firmengruppe sind, deren Teile Sie

abbilden möchten, ermöglicht Ihnen die Filial-Fähigkeit die Zuordnung von Daten zu den

jeweiligen Filialen.

Wenn Sie als Dienstleister mehrere

Kunden betreuen, hilft Ihnen die

Mandantenfähigkeit die in separaten

Datenbanken gespeicherten Daten

Ihrer Kunden zu bearbeiten.


Die überall im System verfügbaren Lookups sind von Ihnen selbst konfigurierbar und ermöglichen

Ihnen die passgenaue Daten-Eingabe und helfen bei der strukturierten Erfassung, dem

Wiederfinden und Auswerten Ihrer Daten.

Weitere Module

Über das Modul Bestellungen in Verbindung mit hinterlegten Artikeln können Bestellungen

ausgelöst, überwacht und Lagerbestände eingepflegt werden.


Tankkarten und andere Karten-Arten können hinterlegt werden.

Mit dem Modul Rechnungen können Rechnungen geschrieben, überwacht, gemahnt und

ausgeglichen werden.


Weitere Module … in Arbeit

Neben der ständigen Weiter-Entwicklung der vorgestellten Module arbeiten wir zur Zeit an folgenden

Erweiterungen:

Das Modul Vorfälle wird die Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung von Beinaheschäden,

z.B Ordnungswidrigkeiten und Bußgeldverfahren, ermöglichen (Implementierungsphase).

Das Schulungs–Modul wird die Planung und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen

ermöglichen (Testphase).

Das Kompetenz-Modul wird die Hinterlegung von Mitarbeiter-Kompetenzen ermöglichen

(Testphase).

Ein integrierter Landkarten-Dienst wird die Möglichkeit bieten, Daten (z.B. die regionale

Verteilung von Unfällen) geographisch auszuwerten (finale Testphase).

Eine Vertrags-Verwaltung wird die Bearbeitung und Archivierung von verschiedenen

Vertragstypen sowohl auf der Kosten- als auch auf der Erlös-Seite ermöglichen, z.B. für

Leasing-, Versicherungs-, Miet- oder Wartungs-Verträge (In der Entwicklung).


Software und Service

rekoso.de kümmert sich um alle technischen Details des CompanyManager Fuhrpark Edition wie

Verfügbarkeit, automatische Benachrichtigungen, Updates und was sonst mit dem Betrieb einer

Software verbunden ist.

Der einfache Online-Zugang per Link zum CompanyManager Fuhrpark Edition ermöglicht Ihnen

rund um die Uhr und von überall den Zugriff auf Ihre Daten und Funktionen.

Wir sind stolz auf unseren kurzen Reaktionszeiten im Support und alle am CompanyManager

Fuhrpark Edition beteiligten Techniker unterstützen Sie gerne bei Ihren Fragen zur optimalen

Nutzung.

Sie bekommen direkten und schnellen Kontakt zum Entwickler- & Support-Team, die sich um

Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen bei der Weiter-Entwicklung kümmern. Regelmäßige

Updates lassen Sie rasch von neuen Funktionen profitieren.

Zu unserem Support können Sie per E-Mail, Fax oder Telefon Kontakt aufnehmen.

Preise

CompanyManager Fuhrpark Edition wird vermietet. Der monatliche Mietpreis richtet sich nach

den genutzten Modulen und Funktionen sowie der Anzahl Arbeitsplätzen bzw. Anwendern, die auf

das System zugreifen. Gern unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Persönlicher Präsentationstermin

Gerne präsentieren wir Ihnen die Funktionen und Vorteile des CompanyManager Fuhrpark

Edition bei einem persönlichen Präsentationstermin. Dieser kann bei Ihnen vor Ort oder telefonisch

per PC-Aufschaltung erfolgen.

Bei Interesse wenden Sie sich bitte an:

Robert Rehberg

Sascha Voss

unter

030 / 366 85 91

Wir freuen uns auf Sie!

Stand August 2016

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