Controlling & IT — Hype oder nachhaltige Entwicklung?

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    20-Jan-2017

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<ul><li><p>Controlling &amp; IT Hype oder nachhaltige Entwicklung? Wie werden IT-Trends das Controlling bis zum Jahr 2017 verndern? Self-Service-Auswertung, Mobilitt und Big Data versprechen mehr Effizienz und Effektivitt. Allerdings bleiben Zweifel, ob sie nicht vielmehr einen kurzfristigen Hype als eine nachhaltige Verbesserung darstellen. Torben Tretbar, Leona Wiegmann und Erik Strau zeigen mgliche Vernderungen des Controllings.</p><p>Torben Tretbar/Leona Wiegmann/Erik Strau</p><p>12 Controlling &amp; Management Review Sonderheft 2 | 2013</p><p>Neue Wege | Artikel</p></li><li><p>Carsten B., Vorstand des Ressorts Nutzfahrzeuge, ist unterwegs in Sao Paolo und bespricht mit dem dortigen Landeschef Mglichkeiten zur Profitabili-ttssteigerung in Lateinamerika. Sie diskutieren auch die Errichtung eines weiteren Lkw-Werkes. ber seinen Tablet-PC ruft Carsten B. spontan die sdamerikanische Umsatzentwicklung der letzten Jahre ab. Skeptisch durch die zuletzt rcklufigen Zahlen analysiert er ber die Drill-down-Funktion die Umstze einzelner Lnder und bemerkt einen Verkaufseinbruch in Ar-gentinien. Die ebenfalls hinterlegten volkswirtschaftlichen Informationen zeigen, dass die dortige Wirtschaft stark unter Verstaatlichungen und einer hohen Inflation zu leiden hatte. Zurck in Deutschland bittet Carsten B. die Controlling-Abteilung zu prfen, ob die wirtschaftlichen und politischen Probleme auf den Rest des Kontinents bergreifen knnten. Mit einer Muster-erkennungssoftware und den volkswirtschaftlichen Daten der letzten 50 Jahre prognostizieren die Controller auch in den Nachbarlndern einen um zwei </p><p> Jahre verzgerten Wirtschaftsabschwung. Eine Szenarioanalyse zeigt, dass sich das neue Werk nur in einem positiven Ausnahmefall rechnen wrde. Daher beauftragt Carsten B. die Controller, Plne zur Steigerung der Profi-tabilitt ber Kosteneinsparungen auszuarbeiten. Der direkte und orts-unabhngige Zugriff auf aktuelles und visuell aufbereitetes Datenmaterial, ausgezeichnete Analyseprogramme und ein direkter Austausch mit der Controlling-Abteilung haben diese rasche Entscheidung mglich gemacht. Gleichzeitig kann er durch die datenbasierte, transparente Entscheidungs-findung auch den brasilianischen Landeschef fr die neue Strategie ge-winnen.</p><p>Das gezeichnete Szenario bietet einen Ausblick, wie die aktuellen IT-Trends Self-Service-Auswertung, Mobilitt und Big Data das Controlling nachhaltig verndern knnen (vgl. auch Weber/Strau/Spittler 2011). Zum einen ist die Berichterstattung an der Schnittstelle zwischen Managern und Controllern betroffen. Self-Service-Anwendungen, Verfgbarkeit von Echtzeitdaten sowie mobile Endgerte erlauben Managern weltweit an jedem Ort einen eigenstndigen Zugriff auf aktuellste Informationen. Controller werden da-mit teilweise von ihrer Aufgabe der Berichterstattung befreit einer Ttigkeit, die immerhin gut ein Fnftel (21 %) ihrer Arbeitszeit in Anspruch nimmt (vgl. Schffer/Weber/Mahlendorf 2012, S. 14). Zum anderen verndert sich auch fr die Controller selbst die verfgbare Datenbasis gravierend. Durch Big Data wird sie zuknftig noch umfangreicher, viel fl tiger und schneller verfgbar sein und Controller noch strker als bisher in die Lage versetzen, </p><p>Leona Wiegmann ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut fr Management und Controlling der WHU Otto Beisheim School of Ma-nagement, Burgplatz 2, 56179 Vallendar, E-Mail: leona.wiegmann@whu.edu</p><p>Dr. Erik Strau ist Juniorprofessor am Institut fr Management und Controlling der WHU Otto Beisheim School of Ma nagement, Burgplatz 2, 56179 Vallendar, E-Mail: erik.strauss@whu.edu</p><p>Torben Tretbar ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut fr Management und Controlling der WHU Otto Beisheim School of Ma-nagement, Burgplatz 2, 56179 Vallendar, E-Mail: torben.tretbar@whu.edu</p><p>Auch fr die Controller verndert sich die verfgbare Datenbasis gravierend. Durch Big Data wird sie zuknftig noch umfangreicher, vielfltiger und schneller verfgbar sein.</p><p>13Controlling &amp; Management Review Sonderheft 2 | 2013</p><p>Neue Wege | Artikel</p></li><li><p>zu einer verbesserten Entscheidungsqualitt im Unternehmen beizutragen. </p><p>Wie einst die Einfhrung der ERP-Systeme, scheinen diese Entwicklungen einen erheblichen positiven Einfluss auf die Ttigkeit der Controller zu haben. Jedoch wirft unser Beispiel auch Zweifel am nachhaltigen Erfolg der Trends auf: Wollen Manager Informationen wirklich selbst auswerten, besonders im Rahmen einer spontanen Diskussion? Und wenn ja, ist das Unternehmen dann einer Gefahr des Aktionismus ausgesetzt, weil Manager auf kurzfristige Trends berreagieren? Treffen sie mglicherweise eine Entscheidung, ohne, wie im Beispiel, den Controller noch einmal zurate zu ziehen? Be ntigen Con-</p><p>troller berhaupt eine verbesserte Datenbasis? Verschiebt sich der Fokus bei Analysen ungewollt vom betriebswirtschaftlich Sinnvollen auf das technisch Mgliche? Htte unser Bei-spiel-Controller nicht ber ein aufmerksames Verfolgen der Tagespresse zum selben oder gar einem differenzierteren Bild gelangen knnen?</p><p>In einer Studie des WHU-Controllerpanels haben wir un-tersucht, wie die Trends bereits heute in der Praxis umgesetzt sind und wie ihr Implementierungsstatus im Jahr 2017 aus-sehen wird. Deutlich wird, dass sich eine Vielzahl von Unter-nehmen intensiv mit dem Thema auseinandersetzt und einen verstrkten Einsatz der neuen Technologien plant. Wie sich die Schnittstelle zum Management verndern und welche Auswirkung Big Data auf die Datenbasis der Controller haben wird, soll im Folgenden beleuchtet werden.</p><p>Die Schnittstelle zwischen Management und Controller Mehr Information im Self ServiceSchon heute hat eine Vielzahl der befragten Unternehmen die Mglichkeiten erkannt, die Self-Service-Auswertungen in der Berichterstattung bieten (vgl. Abbildung 1). Die grte Grup-pe unserer Respondenten (39 %) setzt auf eine standardi sierte Informationsbasis, in welcher der Manager aus einer Reihe von Vorlagen den fr sich passenden Bericht auswhlen und z. B. als PDF-Datei herunterladen kann. Eine ebenfalls nicht unbetrchtliche Gruppe (26 %) setzt auf eine eingeschrnkte Auswahl an Informationen, in der der Manager bestimmte Kennzahlen selbststndig betrachten und bei Bedarf bis zu </p><p>Zusammenfassung</p><p>Eine Studie des WHU-Controllerpanels zeigt, dass die Controller-Community die aktuellen IT-Trends Self-Service-Auswertung, Mobilitt und Big Data als nachhaltige Entwicklungen einstuft. </p><p>Die Mehrheit der Respondenten geht davon aus, im Jahr 2017 umfangreiche Mglichkeiten zur Self- Service-Auswertung bereitstellen und einen groen Teil der Unternehmensdaten fr komplexe Ana lysen nutzen zu knnen. </p><p>Durch die Umsetzung der Trends werden Control-ler noch strker in einen inhaltlichen Dialog auf Augenhhe mit dem Management treten knnen. </p><p>Quelle: WHU-Controllerpanel 2012</p><p>Abb. 1 Informationsumfang der Self-Service-Anwendung</p><p>17 %</p><p>5 %</p><p>39 %</p><p>18 %</p><p>26 %</p><p>30 %</p><p>18 %</p><p>47 %</p><p> Kein Self Service Standardisierte Informationsbasis</p><p> Eingeschrnkte Informationsauswahl Vollstndige Informationsauswahl</p><p>2012</p><p>2017</p><p>14 Controlling &amp; Management Review Sonderheft 2 | 2013</p><p>Neue Wege | Artikel</p></li><li><p> einem festgelegten Aggregationslevel analysieren kann. In unserem Beispiel kann er in der Self-Service-Anwendung mit Leichtigkeit einen Drill-down durchfhren und feststellen, welche Landesgesellschaft fr den Umsatzrckgang verant-wortlich ist. Die drittgrte Gruppe (18 %) geht noch einen Schritt weiter und bietet ihren Managern eine vollstndig freie Informationsauswahl, das heit, es knnen Eigenanalysen auch auf Detailebene durchgefhrt werden. Beispielsweise knnte der Manager sogar sehen, ob die Umstze eines bestimmten Kunden ausgeblieben sind. Nur die kleinste Gruppe (17 %) nutzt noch keine Self-Service-Auswertung. </p><p>Bis 2017 ist zu erwarten, dass Self-Service-Auswertungen noch erheblich strker genutzt werden. Fast die Hlfte (47 %) unserer Respondenten mchte bis dahin eine vollstndige Informationsauswahl zum Einsatz bringen. Die brigen Respondenten planen berwiegend den Einsatz einer ein-geschrnkten Informationsauswahl (30 %), gefolgt von einer standardisierten Informationsbasis (18 %). Nur eine kleine Gruppe (5 %) unserer Studienteilnehmer mchte im Jahr 2017 noch keine Self-Service-Anwendung nutzen. </p><p> Offenbar sieht die Mehrheit der Unternehmen also ein Interesse ihrer Manager, auch auf Detailebene auf Informa-tionen zugreifen zu knnen. Das Risiko, dass Manager sich in operativen Details verzetteln und als Konsequenz die Orga-nisation durch Aktionismus in Unruhe versetzen knnten, wird als vernachlssigbar eingeschtzt. Sollten sich die Ent-wicklungen, die unsere Studie prognostiziert, besttigen, knnen Controller im Jahr 2017 mit einer erheblichen Zeit-ersparnis bei der Berichterstattung rechnen. Darauf sollten sie sich schon heute vorbereiten und fr die zuknftig primr inhaltliche Diskussion mit Managern wappnen. </p><p>Mobilitt fhrt zu einer intensiveren InformationsnutzungVerstrkend auf diesen Trend zur Self-Service-Auswertung wirkt auch die zunehmende Mobilitt. 2012 stellte nur knapp ein Viertel (24 %) der Unternehmen seine Self-Service-Anwen-dung mobil zur Verfgung, machte damit aber bereits sehr gute Erfahrungen. Die berwiegende Mehrzahl dieser Pioniere beobachtet eine strkere Informationsnutzung durch Manager. </p><p>Der Grund fr die strkere Nutzung ist primr die flexible-re Verfgbarkeit der Daten. Manager haben durch mobilen Self Service die Mglichkeit, sich berall ohne Verzgerung und ohne Hilfe der Controller mit Unternehmenszahlen aus-einanderzusetzen. In unserem Eingangsbeispiel konnten die beiden Manager durch den mobilen Self Service aktuelle </p><p> Umsatzentwicklungen in ihrer Diskussion bercksichtigen, ohne warten zu mssen, bis ein Controller diese Informatio-nen bereitstellt. Neben der flexibleren Verfgbarkeit spielt aber auch die Bedienbarkeit der Systeme in Form der Benut-zeroberflche eine Rolle. Um Informationen auf Smart phones und Tablet-PCs anzuzeigen, mssen Software-Entwickler diese fr die benutzerfreundliche Handhabung der mobilen Endgerte aufbereiten. Auerdem ist hier eine leichtgngige Visualisierung der Informationen blich. Der spielerische Umgang mit Informationen macht es fr Manager noch attraktiver, eigenstndig auf diese zuzugreifen. </p><p>Drei Viertel (75 %) unserer Respondenten planen bis 2017, ihre Self-Service-Anwendung auch mobil verfgbar zu ma-chen. Es ist zu erwarten, dass Manager sich dadurch strker mit den Unternehmensdaten beschftigen. In der Folge wird von Controllern weniger als heute gefragt sein, die eigent-lichen Zahlen zu vermitteln. Vielmehr knnen sie ihren Kon-takt mit dem Management nutzen, um Zahlen inhaltlich zu diskutieren, Zusammenhnge herzustellen und die Rolle des strategischen Business Partners einzunehmen.</p><p>Echtzeitdaten erhhen die Attraktivitt der Self-Service-AnwendungDoch nicht nur die mobile Verfgbarkeit steigert die Attrak-tivitt von Self Service, sondern auch die Verfgbarkeit von Echtzeitdaten in dieser berzeugt. Manager knnen sich da-durch jederzeit ber die aktuellsten Zahlen des Unterneh-mens informieren und entsprechend schnell reagieren. Aller-dings birgt das auch die Gefahr, dass manch eine Fhrungs-kraft in Aktionismus verfllt. Whrend heute der Controller </p><p>Kernthesen</p><p>In Zukunft werden Manager umfangreiche Mglich-keiten zur Self-Service-Auswertung aktueller Unter-nehmensinformationen haben. </p><p>Der Abruf von Daten fr die Entscheidungsfindung wird zunehmend ber mobile Endgerte stattfinden.</p><p>Controller werden mit einer verbesserten Daten-basis und somit einer besseren Mglichkeit zur Entscheidungsuntersttzung ausgestattet. </p><p>Wenn sie richtig eingesetzt werden, untersttzen die Trends Controller bei der Entwicklung hin zum Business Partner. </p><p>15Controlling &amp; Management Review Sonderheft 2 | 2013</p><p>Neue Wege | Artikel</p></li><li><p>sicherstellt, dass ein Trend auch wirklich von nachhaltiger Be-deutung ist, muss der Manager zuknftig selbst ber das Hintergrundwissen verfgen, um ihn richtig zu interpretie-ren. Nichtsdestotrotz setzt die berwiegende Mehrzahl der Teilnehmer unserer Studie auf Echtzeitdaten im Self Service: Whrend 2012 nur ein kleiner Teil (29 %) der Unternehmen ihre Self-Service-Anwendung mit Echtzeitdaten bestckten, planen knapp zwei Drittel (64 %) der Respondenten, dies bis 2017 umzusetzen. Die Konsequenzen dieser Entwicklung knnen mit Spannung erwartet werden.</p><p>Pioniere hinterfragen ihre Self-Service-Anwendung kritisch Bisher scheint es, dass wir an der Schnittstelle von Manager und Controller knftig bei fast allen Unternehmen eine Self- Service-Anwendung mit umfangreichem Informationsangebot, mobi-ler Verfgbarkeit und Echtzeitdaten vorfinden werden. Die zu Beginn angesprochenen Zweifel, ob in der langfristigen Per-spektive die Nachteile der Self-Service-Anwendungen nicht berwiegen werden, besttigen unsere Respondenten nicht. Allerdings sollte diese Beurteilung vor dem Hintergrund inter-pretiert werden, dass die wenigsten der Respondenten die neuen Technologien heute schon selbst nutzen. </p><p>Beschrnkt man die Betrachtung auf jene Respondenten, die bereits intensive Erfahrungen gesammelt haben, zeigt sich insbesondere im Hinblick auf den Umfang der zur Ver-fgung stehenden Informationen ein kritischeres Bild. Ein Drittel (33 %) der Unternehmen, die ihren Managern 2012 den vollstndigen Zugriff auf alle Informationen bis auf Detailebene ermglichten, mchten den Informationsumfang bis 2017 wieder reduzieren. Manager knnen dann zwar </p><p> immer noch Analysen bis zu einem festgelegten Informa-tionslevel durchfhren oder standardisierte Berichte herunter-laden, allerdings knnen sie keine Daten mehr bis auf Detail-ebene analysieren. Scheinbar ist ein Mehr an Information auch fr Manager nicht immer von Vorteil.</p><p>Vor diesem Hintergrund lsst sich vermuten, dass diese Unternehmen nicht ausschlielich positive Erfahrungen mit dem Detailzugriff gemacht haben. Obwohl ber die Grnde nur spekuliert werden kann, liegen zwei Erklrungen nahe: Zum einen knnte es sein, dass das Kosten-Nutzen-Verhlt-nis eine Datenbereitstellung in diesem Umfang nicht recht-fertigt, da die Informationen in dem Umfang nicht von Managern genutzt werden. Zum anderen ist es mglich, dass Manager zwar auf die Informationen zugreifen, ohne adqua-te Aufbereitung und Kommentierung jedoch nicht entspre-chend interpretieren knnen. In diesem Fall bergen Detail-informationen die Gefahr, dass mehrere Manager die gleichen Zahlen unterschiedlich beurteilen und damit auf gleiche Fragen verschiedene Antworten finden. Auch hier scheint es fr die Betroffenen die bessere Alternative zu sein, hoch aggregierte Daten standardmig zur Verfgung gestellt zu bekommen und detaillierten Informationsbedarf mit ge-zielten Sonderanalysen seitens des Controllings abzudecken. </p><p>Im Hinblick auf Mobilitt und Echtzeitdaten im Self Ser-vice konnten wir jedoch keinen solchen Trend feststellen. Hier mchten alle Unternehmen, die die jeweilige Option im Jahr 2012 anboten, diese auch bis zum Jahr 2017 beibehalten. Bei der mobilen Verfgbarkeit der Daten liegen die Vorteile ohne-hin auf der Hand. Aus der hohen Akzeptanz von Echtzeit daten schlieen wir, dass...</p></li></ul>