Corona Start-Up-Masterplan€¦ · Autobauer VW, Daimler und BMW bedeutet. Und das aus drei Gründen: Fehlende Nachfrage, Ansteckungsgefahr in den OEM-Werken und Versorgungsprobleme

Corona Start-Up-MasterplanEin KBC Ratgeber für CEOs, COOs und Werksleiter

April 2020

Corona Start-Up-Masterplan - Ein KBC-Ratgeber

Inhalte

© KBC | April 2020 | Max Klee | Corona Start-Up-Masterplan - Ein KBC Ratgeber 2

ÜBERSICHT ÜBER DIE HANDLUNGSFELDER2. 5

DETAILLIERTE PLANUNG/ CHECKLISTEN3. 10

ANSPRECHPARTNER4. 35

EINLEITUNG UND ERFOLGSFAKTOREN ZUR UMSETZUNG1. 2


Masterplan für den Start-Up im Werk

Branchenexperte Ferdinand Dudenhöffer hat berechnet, das jeder Tag ohne Umsatz rund 360 Mio. € Verlust für die drei großen deutschen

Autobauer VW, Daimler und BMW bedeutet.

Und das aus drei Gründen: Fehlende Nachfrage, Ansteckungsgefahr in den OEM-Werken und Versorgungsprobleme in der Lieferkette. Die

Nachfrage kann das Unternehmen selber nur mittelbar beeinflussen, die beiden anderen Gründe sehr wohl!

Im Verhältnis zu den entgangenen Gewinnen ist jegliche Art von Maßnahmen ein lohnender Business Case.

Jeder denkt aktuell über eine Reduzierung der Kosten nach. Come back stronger: Wir haben einen Maßnahmenplan entwickelt, um schnell

wieder die Produktion hochfahren zu können.

Unsere Kunden fragen uns nach Maßnahmen zur frühzeitigen Aufnahme der Produktion nach Aufhebung des Lock-Downs: Wie können wir

möglichst frühzeitig und möglichst hoher Auslastung wieder produzieren? Wie bewältige ich die Übernachfrage der OEMs nach der Krise? Wie

stelle ich die Gesundheit meiner Mitarbeiter sicher? Welche Maßnahmen in den administrativen Bereichen sind sinnvoll? Aber auch: Welche

Auswirkungen hat die Dauerbelastung auf die Mitarbeiter?

KBC berät Automobilzulieferer in Krisensituationen und hat den „Corona Start-Up-Masterplan“ im Werk nach Ende des Shutdowns entwickelt.



10 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung des Corona Start-Up-Masterplans

4© KBC | April 2020 | Max Klee | Corona Start-Up-Masterplan - Ein KBC Ratgeber

1. Hohe Umsetzungsgeschwindigkeit

2. Konsequenz

3. Bereichsübergreifendes Projektteam mit starken Projektleitung

4. Bericht an die Unternehmensführung

5. Definiertes Budget zur schnellen Entscheidung von Maßnahmen

6. Hochfrequente Transparenz über Status der Umsetzung und Wirksamkeit

7. Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

8. Klare und synchrone Kommunikation mit allen Stakeholdern

9. Fairness in der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten

10. Motiviertes Team mit Veränderungsbereitschaft


Inhalte







Überblick über die 24 Handlungsfelder für einen schnellen Hochlauf der Produktion


3.1 ZUM ARBEITSPLATZ

3.1.1 Weg zur Arbeit

3.1.2 Einlass zum Arbeitsplatz

3.2 HYGIENE

3.2.1 Persönliche Hygiene

3.2.2 Saubere Umgebung

3.3 AM ARBEITSPLATZ

3.3.1 Maßnahmen am Platz

3.3.2 Schichtmodelle

3.4 LOGISTIK

3.4.1 Intra-Werks-Bewegung

3.4.2 Outbound-Logistik

3. AN DER LINIE

2.1.1 Schulungen / Kommunikation

2.1.3 Reporting und Updates

2.2.1 Verpflegung ohne Kantine

2.2.2 Wellbeing

2.3.1 Home Office

2.3.2 IT & Tools

1.3.1 Nutzung Leerlauf-Zeiten

1.3.2 Kapazitätssteigerung

2. SUPPORT-FUNKTIONEN

1.1 FÜHRUNG

1.1.1 Masterplan Start Up

1.1.2 Reporting

2.4 GESUNDHEIT

2.4.1 Gesundheitsdienst

2.4.2 Psychologische Betreuung

1. MANAGEMENT

2.2 VERPFLEGUNG2.1 KOMMUNIKATION 2.3 ADMINISTRATION

1.3 PRODUKTIVITÄT1.2 SUPPLY CHAIN

1.2.1 Transparenz

1.2.2 Stabilisierung

1.4 LIQUIDITÄTSSICHERUNG

1.4.1 Sofortmaßnahmen (1-2 Wochen)

1.4.2 Kurzfristmaßnahmen (2-4 Wochen)


Kurzbeschreibung der Handlungsfelder (1/3)


1.4 LIQUIDITÄTSSICHERUNG

Professionalisierung

Liquiditätsmanagement

Liquiditätsplanung

Einsatz Unternehmens-

berater mit Förderung der

BAFA

Sofort-Maßnahmen 1-2

Wochen (Kurzarbeit, Kosten-

Stop, Zuschüsse, Faktura,

Mahnwesen, Zahlungsziele)

Verhandlung von

Sonderkosten mit dem

Kunden

Kurzfristmaßnahmen 2-4

Wochen (Verkauf, Vermietung,

Reduzierung Lager, Erhöhung

Einlagen, Umschuldung,

Kredite Land/ Bund)

1.1 FÜHRUNG

Aufsetzen Task Force

„Corona Masterplan“

Erarbeitung Maßnahmen-/

Zeitplanung

Vorbereitung und

Durchführung von

Behördengesprächen

Finale Freigabe von

Werksteilen

Stringente und Durchgängige

intern Kommunikation zu

Status Quo & Planung

Etablierung Berichtswesen

zu Krankheit, Hygiene,

Befähigung, Home Office und

Produktivität

1.2 SUPPLY CHAIN

Einrichtung Leitstand/ Task

Force

Definition von

Verantwortlichen pro

Lieferant

Schaffung Transparenz über

kritische Lieferanten (sowohl

finanziell als auch kapazitativ)

Etablierung täglicher

Kommunikation mit Kunden

und Lieferanten

Kapazitätssicherung bei

Lieferanten

Umsetzung von Maßnahmen

zur Erhöhung bestehender

sowie Schaffung neuer

Kapazitäten

1.3 PRODUKTIVITÄT

Nutzung der Leerlauf-Zeiten

bis Ende Lock Down (für

Wartung, Instandhaltung,

Prozessverbesserungen,

Renovierungen etc.)

Umsetzung Veränderungs-

Projekte oder IT-

Umstellungen abseits von

Tagesgeschäft

Vorbereitung Erhöhung von

Schichten

Vergrößerung

Produktionslose

Variantenreduzierung

(Fokussierung auf High-

Runner)

1. MANAGEMENT




2.2 VERPFLEGUNG2.1 KOMMUNIKATION

Erstellung

Kommunikationsplan

Poster und Hinweisschilder

im Werk (inkl. „Hängplan“)

Schulungen zu Hygiene,

Home Office etc.

„10 Golden Rules“

Erstellung und

Veröffentlichung eines

Pandemie-Reporting

Digital War Room

Daily Update per Video

Schließung Kantine, Essen

am Arbeitsplatz

Implementierung Bestell-/

Lieferprozesse im Werk

Umsetzung Transport von

Speisen und Getränken

Getränkeservice am

Arbeitsplatz

Gesundes, gutes Essen zur

Mitarbeiterbindung

2.3 HOME OFFICE

Sicherstellung korrekten

Einrichtung Home Office

(Ergonomie)

Ggf. Anpassung der Arbeits-

verträge, Vereinbarung Home

Office-Regelungen

100% Admin via Video

Conferencing

Tools (Teams, Asana, Google

Drive, WeTransfer uvm.)

Ratgeber „Produktiv im Home

Office“ oder „Effiziente Online

Meetings“

IT-Sicherheit

Erhöhung IT-Support für

Home Office

2.4 GESUNDHEIT

Medizinische Betreuung

aufbauen (Räume, Mitarbeiter,

Equipment)

Tägliche Transparenz über

Status Mitarbeiter /

Aktualisierung

Gefährdungskategorie

(Meldepflicht)

Umsetzung Corona

Datenbank

Erstellung Notfall-/

Eingriffspläne

Anwendung Schnelltest

Psychologische Betreuung /

Coaching

2. SUPPORT-FUNKTIONEN




3.1 ZUM ARBEITSPLATZ

Angepasste Busse mit

reduzierter Kapazität und

gesperrten Sitzen

Fahr-/ Taxi-Dienst

(Sicherstellung Kapazitäten)

Einführung von Schleusen

(Einlass mit 1,5 m Abstand,

Desinfektion)

Schnelltest oder

Fiebermessung vor Eintritt

Kapazität und Befähigung

Werkschutz

Einteilung Werk in kleinere

Zonen (Rückverfolgbarkeit)

3.2 HYGIENE

Bereitstellung Schutzmaterial

(Handschuhe, Desinfektion,

Schutzanzüge etc.)

Hygiene-Maßnahmen

(regelmäßiges Hände

waschen, Hygiene-Minute)

Jeden Tag frische Kleidung

Arbeitsplatz desinfizieren zur

Schichtübergabe

Desinfektion Kontaktflächen

(z.B. Türgriffen, Wasser-

hähnen, Maschinen)

Regelmäßiges Lüften

Koordination bei der Nutzung

von Umkleidekabinen,

Duschen und Toiletten

3.3 AM ARBEITSPLATZ

Kategorisierung Arbeitsplätze

Bodenmarkierungen (1,5 m

Abstand und Gehwege)

Acryl-Glasscheiben

zwischen den AP, wenn

Abstand geringer als 1,5 m

Entzerrung Prozesse/

Erhöhung Abstände zwischen

Arbeitsplätzen

Bildung fester Schicht-Teams,

Vermeidung überlappender

Übergaben

Erweiterter Einsatz von

immunen Mitarbeitern

(Befähigung notwendig!)

3.4 LOGISTIK

Ablaufpläne für Intra-

Werksbewegungen (Rüsten,

Instandhaltung, Runner

Qualität, Labor, Putzdienst

etc.)

Umgang mit Kontakt zu

Werksfremden

Kontaktloser Werks-Zutritt

und Warenannahme

Sicherung Logistik-

Kapazitäten (für

Mehrlieferung und

Sondertransporte)

3. AN DER LINIE


Inhalte







Der Start-Up-Masterplan


PHASE 1

VORBEREITUNGEN TREFFEN

PHASE 2:

EINSATZBEREITSCHAFT HERSTELLEN

PHASE 3:

PRODUKTION HOCHFAHREN

Bekanntgabe

Ende ShutdownEnde Shutdown

Aufsetzen Corona-Projektteam und Installation einer

Projektleitung

Auswahl, Entscheidung, Konsolidierung und

Aktualisierung der relevanten Corona-Maßnahmen

Definition Projektprozesse und Spielregeln in der Task

Force

Definition Budget und Freigaberegeln

Definition des „Corona-Reports Management“

(Zielgruppe: Führungskräfte, Frequenz: täglich und

wöchentlich), Inhalte siehe 1.1.2

Aufbau Projektgremien und –regelkreise

Erstellung Projektterminplan für min. 6 Monate

Definition Voraussetzungen für Freigabe Werksteile

Ggfs. Vorbereitung Behördengespräche zur

Genehmigung des Wiederanlaufs

Pilotierung / Erstellung Berichtswesen

Etablierung tägliches Status-Update im Projektteam

(Umsetzung Maßnahmen, Probleme)

Laufender Projektbetrieb

Freigabe Werksbereiche/ Bestätigung Einsatzbereit-

schaft pro Werksteil

Aufbau Business Intelligence für Prognosen / Ausblick

Ggfs. Durchführung Behördengespräche zur

Genehmigung des Wiederanlaufs

Regelmäßige Veröffentlichung der Berichte

Aufbau und Betrieb Maßnahmen-Management /

Sicherstellung Umsetzung

Betrieb Feedback-Prozess von den Mitarbeitern in das

Projektteam

Regelmäßige Analyse der nächsten 4-6 Wochen

(Ausblick, Änderung der Vorgehensweise)

Schrittweise Reduzierung der Maßnahmen

1. MANAGEMENT 1.1 FÜHRUNG 1.1.1 STEUERUNG MASTERPLAN




1. MANAGEMENT 1.1 FÜHRUNG 1.1.2 REPORTING

CORONA BEFÄHIGUNG

BRAINSTORMING ZU MÖGLICHEN (ZUSÄTZLICHEN) KENNZAHLEN FÜR DEN „CORONA-DAILY-REPORT“

Anzahl Infizierte

Mitarbeiter

Anzahl geheilte

Mitarbeiter

Anzahl erhöhte

Temperatur

Anteil verfügbarer

Mitarbeiter

Anzahl sonstige

Erkrankungen

Nutzung

Gesundheitsdienst

und psychologische

Betreuung

Umsetzungsquote

Schulungen

Umsetzung

Kommunikation an

Mitarbeiter

Rücklauf Unterschriften

(siehe 2.1.1)

Anzahl Verletzung der

neuen Regelungen

HOME OFFICE

Status korrekter

Umsetzung Home Office

(siehe 2.3.1)

Rücklauf Checkliste

Home Office (siehe

2.3.1)

Nutzungsquote Tools

Performance IT-Support

(Tickets, Response

Time)

BEREICHE

Freigegebene Bereiche

(siehe 1.1.1)

Einhaltung Putzplan

(siehe 3.2.2)

Einhaltung Lüftplan

(siehe 3.2.2)

HYGIENE

Reichweite

Schutzbekleidung

Reichweite Mundschutz

Reichweite

Desinfektionsmittel

Reichweite Handschuhe

PRODUKTIVITÄT

Bestände

Abrufe

Reichweiten

Kapazitäten

Rückstände

Produktionskapazität/

OEE

Störungen (Ausschuss,

Stillstand, Nacharbeit)

Erfassung / Bericht pro Tag und pro Bereich




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Task Force / Leitstand:

Definition Aufgaben und Vorgehensweise

Besetzung und Befähigung

Benennung bzw. Aufbau von Steuerungsfunktionen zum

Kapazitätsmanagement Richtung Kunde

Abstimmung Kommunikation und Spielregeln mit dem

Kunden (z.B. Vermeidung von Puffer Abrufen)

Definition von Abfragen der Lieferanten hinsichtlich

Auswirkungen Covid auf Versorgungssituation

Prüfung kritischer Lieferanten hinsichtlich

Insolvenzrisiken und Entscheidung möglicher

Gegenmaßnahmen (frühzeitige Zahlung,

Vorauszahlungen)

Prüfung Kritikalität der Unterlieferanten

Einführung von Bereichs-/ Commodity-übergreifenden

Koordinatoren pro Lieferant

Abfrage der Lieferanten der wesentlichen

Leistungsparameter vor Restart (Verfügbarkeit Qualität,

Test und Absicherung, Prozessfähigkeiten, Prüfung

Prozessparameter etc.)

Ermittlung kritischer Lieferanten

Etablierung Task Force und Aufbau Transparenz

(Abrufe, Reichweiten, Rückstände)

Aufbau schneller Kommunikationswege zu Kunden und

Lieferanten

Tägliche Kommunikation und Abstimmung der Abrufe

Schaffung von täglicher Transparenz über Abrufe,

Reichweiten, Rückstände und Transitmengen

Umsetzung einer hochfrequenten Standard-

Kommunikation mit Kunden und Lieferanten

1. MANAGEMENT 1.2 SUPPLY CHAIN 1.2.1 TRANSPARENZ




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Prüfung Maßnahmen zur Erhöhung bestehender

Kapazitäten

Nutzung von älteren Bauständen

Absenkung Anforderungen

Priorisierung von Serienbauteilen (anstelle von

Musterproduktionen)

Erhöhung Kapazität durch erhöhten manuellen

Einsatz

Beschleunigung Transportzeiten

Prüfung von Maßnahmen zur Schaffung von neuen

Kapazitäten

Nutzung von Alternativ-Lieferanten

Nutzung Kapazitäten bei Anlagenlieferanten

Nutzung von Back-Up Werken

Nutzung von Prototypen-Werkstätten (zur

Serienbelieferung)

Sicherung von Kapazitäten bei Lieferanten

Entscheidung der Maßnahmen auf Basis der Engpass-

Informationen (siehe 1.2.1)

Erstellung „Lieferantkritikalität-Maßnahmen-Matrix“

Durchführung Verhandlungen und Vereinbarungen zu

Flex-Kapazitäten mit Lieferanten

Entscheidung der Maßnahmen auf Basis der Engpass-

Informationen (siehe 1.2.1)

Aktive tägliche Priorisierung und Sicherstellung

Durchgängigkeit Bedarfsplanung und

Bestandsmanagement / Produktionsplanung

1. MANAGEMENT 1.2 SUPPLY CHAIN 1.2.2 STABILISIERUNG




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Prüfung mögliches Vorziehen und vorgezogene

Umsetzung von

Wartungen von Anlagen

Wartungen von Werkzeugen

geplante und/ oder notwendige

Prozessveränderungen

Renovierungen

Verlagerungen von Linien

Optimierung, Umstellung oder Erweiterung Lager

IT-Umsetzungs-/ Umstellungs-Maßnahmen

Administrative Tätigkeiten

Abschluss der vorgezogenen Aktivitäten

Prüfung und Sicherstellung Funktionsfähigkeit zu Ende

Shutdown

keine

1. MANAGEMENT 1.3 PRODUKTIVITÄT 1.3.1 NUTZUNG LEERLAUF-ZEITEN




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Prüfung und Entscheidung von Maßnahmen zur

Kapazitätssteigerung

Erhöhung Anzahl Schichten

Erhöhung Lose/ Reduktion Rüstzeiten

Reduzierung Musterproduktionen mit geringen

Losen

Nutzung weiterer Linien / Arbeitsplätze (ggfs. mit

erhöhtem manuellen Aufwand)

Prüfung und Vereinbarung zusätzlicher Nacharbeit

mit Kunden

Prüfung und zeitweise Korrektur der

Wartungsintervalle

Prüfung kurzfristig möglicher Investitionen zur

Produktivitätssteigerung

Sicherstellung der benötigten Kapazitäten bei

Lieferanten

Vorbereitung bzw. Umsetzung der entschiedenen

Maßnahmen

Vorbereitung bzw. Umsetzung der entschiedenen

Maßnahmen

1. MANAGEMENT 1.3 PRODUKTIVITÄT 1.3.2 KAPAZITÄTSSTEIGERUNG




1. MANAGEMENT 1.4 LIQUIDITÄTSSICHERUNG 1.4.1 SOFORTMAßNAHMEN

FORDERUNGEN

Stellen von Abschlagsrechnungen,

sofortige Faktura von

abgeschlossenen Aufträgen

Verkürzung Zahlungsziele und

Schaffung Zahlungsanreize (z.B.

Skonti)

Optimierung Mahnwesen, externe

Forderungsinkasso, Factoring

Überwachung Zahlungsverhalten/ -

ausfälle

AUFWENDUNGEN

Prüfung Minderung Personalkosten,

Abbau Überstunden und Urlaub

Umsetzung Kurzarbeit

Stundung von Steuervorauszahlungen,

Sozialversicherung

Challenge Board/ Ausgaben-/ Kosten-

Stop

ERLÖSE

Beantragung von Zuschüssen

Zügige Erledigung von Restarbeiten

und Reklamationen

Verhandlung von Sonderkosten

(Material und Gemeinkosten) mit dem

Kunden

KURZFRISTIGE

VERBINDLICHKEITEN

Aussetzen Mietzahlungen

Optimale Nutzung Zahlungsfristen,

Ratenzahlung

Aussetzungs-Vereinbarung mit

Gläubigern

Optimierung Zahlungsarten (Wechsel,

Scheck)

PHASENUNABHÄNGIGE PRÜFUNG UND UMSETZUNG

LIQUIDITÄTSMANAGEMENT

Tägliche Transparenz & Steuerung Erstellung Liquiditätsplanung Festlegung von Ausgabenprioritäten Einsatz Unternehmensberatung inkl.

BAFA-Zuschuss




1. MANAGEMENT 1.4 LIQUIDITÄTSSICHERUNG 1.4.1 KURZFRISTMAßNAHMEN

EIGENKAPITAL

Erhöhung Einlagen, Reduzierung

Entnahmen

Prüfung, Reduzierung und ggfs.

Stilllegung von Versicherungsbeiträgen

/ Altersvorsorgen

Reduzierung von Sparbeiträge

Aufnahme neuer Gesellschafter, stille

Beteiligungen

ANLAGEVERMÖGEN

Verkauf oder Vermietung von nicht

notwendigen Anlagegütern

(Grundstücke, Maschinen, Fahrzeuge)

Sale-and-lease-back

Verschiebung oder Leasing von

Investitionen

VORRÄTE

Reduzierung Lagerbestand

Verlagerung Lager zu Lieferant, Bezug

auf Kommission

Optimierung Bestellwesen

Reduzierung Fertigteillager

LANGFRISTIGE KREDITE

Aufnahme Kredite Bund/ Land sowie

Bürgschaften

Durchführung Umschuldung

Aufnahme Auffangdarlehen

Streckung oder Aussetzung von

Tilgungen

PHASENUNABHÄNGIGE PRÜFUNG UND UMSETZUNG




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Erstellung Kommunikationsplan (Stakeholder, Inhalte,

Matrix)

Konsolidierung der Schulungsbedarfe für die

Werksmitarbeiter und Aufbau Dokumentation

Durchführung

Erstellung der Hinweisschilder / Kommunikations-

materialen (Definition von „10 golden Rules“, „“wie

wasche ich meine Hände“, etc.)

Erstellung Hängplan von relevanten Plakaten und

Hinweisschildern

Erstellung und Abstimmung der direkten Kommunikation

an die Mitarbeiter (Mail, Brief inkl. Unterschriften-

Templates)

Sicherstellung Umsetzung Schulungen

Aufbau Reporting zu Umsetzung/ Teilnahme an

Schulungen

Produktion und Verteilung Hinweis-Schilder

Versand der direkten Kommunikation an die Mitarbeiter

Bei Bedarf: Monitoring Rücklauf an

Selbstverpflichtungen durch die Mitarbeiter und

Reporting

Sicherstellung der Verfügbarkeit der Hinweis-Schilder

Sicherstellung Aktualität der Hinweise-Schilder

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.1 KOMMUNIKATION 2.1.1 SCHULUNGEN/ KOMMUNIKATION




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Definition des „Corona-Reports all“ (Zielgruppe: Alle

Mitarbeiter, Frequenz: wöchentlich, Inhalte: Umsetzung

Maßnahmen, Kennzahlen zur Wirksamkeit, Ausblick 2-4

Wochen)

Schaffung der räumlichen Möglichkeiten für einen

(digital) War Room

Set-Up „Weekly-Letter“ an die Mitarbeiter

Set-Up des „Daily Video-Update“ (Definition Inhalte,

Voraussetzungen Produktion und Veröffentlichung)

Schaffung der Voraussetzungen zum Anschauen der

des Daily Videos (Screens und/ oder Login auf Website)

Abstimmung Schnittstelle „Erfassung

Gefährdungskategorien

Abstimmung der Formate Berichte mit Betriebsrat

Pilotierung / Erstellung des „Corona-Reports all“ und

„Weekly-Letter“ und Optimierung

Hochfahren des War Rooms

Start mit „Daily Video Update“ und Pilotierung mit

ausgewähltem Adressatenkreis (sukzessive Ausweitung)

Test der technischen Umsetzung

Sicherstellung einer professionellen und würdigen

Einführung

Regelmäßige Veröffentlichung der definierten

Kommunikationsmaßnahmen

Einholen Feedback

Tracking der Nutzung

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.1 KOMMUNIKATION 2.1.2 REPORTING UND UPDATES




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Sicherheitskonzept Küche erstellen (siehe dazu

Gastronomie)

Erarbeitung geeigneter Speisen/ Menu-Vorschläge für

Take-Away

Prüfung Verpackungskonzepte (Nachhaltigkeit,

Mehrweg!), Auswahl und Beschaffung

Definition Auswahl- und Bestellprozess (z.B. App Waiter

von Tobit Software)

Schaffung Transportmöglichkeit von Küche an das Band

(Mini-Snack-Trucks)

Optimierung Einkauf (aktuell erhebliche Kosten-

Potenziale aufgrund fehlender Abrufe in der

Gastronomie)

Getränke-Shuttle organisieren (inkl. Kanban-

Getränkekarten an den Plätzen)

Klärung und Organisation des Abrechnungsprozess

Beschaffung Verpackung

Beschaffung Transportmittel

Besetzung und Schulung des Liefer-/ und

Küchenpersonals

Implementierung und Test des Bestellprozess

Kommunikation an die Mitarbeiter (inkl. Aufforderung zur

Bestellung)

Implementierung Getränke-Shuttle mit 5-10 Getränken

(inkl. Gratis-Getränken)

Betrieb und laufende Optimierung

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.2 VERPFLEGUNG 2.2.1 VERPFLEGUNG OHNE KANTINE




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Prüfung und Auswahl von Konzepten zur gesunden

Verpflegung (Obst am Arbeitsplatz, „An apple a day“,

frischer Orangensaft)

Integration in die Menüvorschläge

Erstellung von Kommunikationsunterlagen zu

„Gesundem Essen“

Beschaffung bzw. Organisation

Umsetzung Kommunikationsmaßnahmen

Umsetzung und laufende Optimierung

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.2 VERPFLEGUNG 2.2.2 WELLBEING




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Definition und Kommunikation von klaren Home Office

Regeln und Vorgaben (z.B. 100% Offline, Einhaltung

Geschäfts- und Pausenzeiten, Dresscode etc.)

Prüfung und ggfs. Anpassung der Arbeitsverträge

hinsichtlich Regelungen zum Home Office

Festlegung der notwendigen Ausstattung (gesetzlich

vorgeschrieben) der Arbeitsplätze

Erhebung der aktuellen Ausstattung

Definition eines Prozess zur Entscheidung und

Bereitstellung (bspw.: Monitore, Tische, Stühle)

Leitfaden zur Ergonomie erstellen und veröffentlichen

Weitere Anweisungen erstellen und schulen bspw.

Online Meetings und Effizienz im Home Office

Checkliste „Home Office“ erstellen

Ggfs. Nachrüstung von Equipment

Spielregeln kommunizieren

Rücklauf Checkliste von Mitarbeitern sicherstellen

Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung von

Vorgaben

Durchführung von hochfrequenten und dafür kurzen

Calls (20 min Stand Up)

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.3 ADMINISTRATION 2.3.1 HOME OFFICE




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Erhöhung IT-Support-Kapazitäten / Hotline für Home

Office Anwendungen (Reduzierung Response Times,

Erhöhung SLAs)

Prüfung Lizenzen und Leistungsfähigkeit IT-Infrastruktur

für 100% HomeOffice Arbeit (bspw. VPN)

Zentrale Bewertung und Auswahl von Tools

Pro Tool: Erstellung von Schulungsunterlagen

Mögliche Tools

Kommunikation: Teams, Skype

Datei-Sharing: WeTransfer, Sharepoint, OneDrive

Fernzugriff: TeamViewer

Projektmanagement: Asana, Jira, Trello, Airtable

Wenn notwendig: Beschaffung Lizenzen, Erhöhung

Bandbreiten und Server-Kapazitäten

Schaffung Feedback-Kanal (Probleme, Bugs?)

Besetzung und Schulung Home Office Hotline/ Helpdesk

Schnelle Einführung von wenigen, funktionsfähigen

Tools

Durchführung von mehreren Online Schulungen

Betrieb Hotline/ Helpdesk

Messung und Optimierung der Performance des IT-

Supports

Messung Nutzung der Tools und Nachjustierung

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.3 ADMINISTRATION 2.3.2 IT & TOOLS




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Erhebung zusätzlichen Anforderungen an

Gesundheitsdienst

Definition Ressourcenbedarfe (Mitarbeiter, Equipment,

Räume)

Definition Notfall-Plan im Fall „Covid19-positiv“

Set-Up / Konzept der Corona-Hotline (welche Aufgaben,

welche FAQs, wie wird kommuniziert an Mitarbeiter)

Definition eines Prozess zur Erfassung der

Gefährdungskategorie bzw. geheilter Mitarbeiter

Aufbau Corona-Datenbank (Status pro Mitarbeiter mit

zeitlicher Komponente)

Definition Prozess zur Nutzung des Schnelltests (wenn

vorhanden)

Besetzung des Gesundheitsdienst

Schaffung der räumlichen Voraussetzungen

Go Live der Gesundheitshotline/ Mail-Adresse

Befähigung der Mitarbeiter der Hotline/ Mail-Adresse

Roll-Out Prozess Erfassung und erstmalige

Aktualisierung der Datenbank

Sicherung Zugang/ Kapazitäten zu Schnelltest

Besetzung und Performance-Messung

Gesundheitsdienst

Messung Performance und Zufriedenheit mit Corona-

Hotline

Laufende Pflege der Datenbank und regelmäßiges

Update zu Gefährdungskategorien

Sukzessive Erhöhung der Anwendung der Schnelltests

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.4 GESUNDHEIT 2.4.1 GESUNDHEITSDIENST




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Erarbeitung Fragenkatalog zur (freiwillig) zur präventiven

Erkennung von Risiken

Konzeption und Beschreibung psychologisches Angebot

Definition Prozess zur Auswahl der Patienten

Definition Vortragsreihe

Definition Coaching-Format (welche Termine, welche

Themen, online?)

Besetzung des psychologischen Bereitschaftsdienst

Kommunikation an die Mitarbeiter

Planung und Organisation Coaching-Format

(Teilnehmer)

Betrieb der Betreuung

Umsetzung der Vortragsreihe

Umsetzung des Coachings

2. SUPPORT-FUNKTIONEN 2.4 GESUNDHEIT 2.4.2 PSYCHOLOGISCHE BETREUUNG




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Busse präparieren (Sitze sperren, Eingang und Ausgang

definieren, Desinfektionsspender montieren,

Abschirmung Fahrerkabine)

Definition von Regelung für Fahrgemeinschaften

Prüfung Sicherheitskonzept Bus (Einhaltung der

Maßnahmen)

Kommunikation vorbereiten (Haltestelle, im Bus, im

Auto/ Taxi)

Kapazitäten und ggfs. Zusatzbedarf planen und bei Bus-

Betreibern sichern

Tour Planung prüfen und ggfs. anpassen

Prüfung und Schaffung Möglichkeit für Einzeltransporte

(Fahrdienste

Formulierung und Entscheidung einer Taxi-Regelung

Rahmen-Vereinbarung mit Taxi-Unternehmen treffen

(Kapazitätssicherung)

Sonder-Fahrpläne an Mitarbeiter kommunizieren

Einsatzzentrale und Helpdesk besetzen und schulen

Kommunikation (Hotline, Newsletter, Plakate,

Regelungen) starten

Planung fixieren und Bus-Betreiber fix beauftragen

Organisation Fahrdienst (Fahrer und Fahrzeuge)

Fixe Kontingentierung der Taxi-Kapazitäten für die

nächsten 2-3 Wochen

Umsetzung Sondertransporte

Sammlung und Auswertung Feedback von Mitarbeitern

Prüfung der Kapazität und Rückmeldung an

Einsatzzentrale

Schaffung Transparenz und enge Kommunikation bzw.

Steuerung mit Bus, Fahrdienst und Taxi

Schaffung Kommunikationskanal von Transport zu

Einsatzplanung im Werk (Verspätung)

3. AN DER LINIE 3.1 ZUM ARBEITSPLATZ 3.1.1 WEG ZUR ARBEIT




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Einteilung des Werks in kleinere Zonen

(Rückverfolgbarkeit, bessere Eingrenzbarkeit)

Planung Kontroll-Punkte

Erstellung Werksplan zur Errichtung und Kommunikation

Prüfung, Auswahl und Bestellung Schleusen-Konzept

Kennzeichnung Gehwege („direkter Weg“, ggfs.

Umsetzung Einbahnstraßen)

Definition und Dokumentation Zutrittsroutine

(Überprüfungen, Umgang im Verdachtsfall etc.)

Beschaffung Equipment (Schnelltest, Fieber-

Thermometer, Handschuhe, Mundschutz etc.)

Klärung Betriebsrat (Tracking Zonen und Laufwege)

IT-Vernetzung Kontroll-Punkte (mit bspw. Zutritts-Karten)

Planung und ggfs. Erhöhung der Werkschutz-

Kapazitäten

Optimierung Zeitversatz Ankunftszeiten der Mitarbeiter

(mit 1.1.1)

Umsetzung Zonen-Konzept (Farbliche Markierungen,

Pläne)

Errichtung Schleusen (inkl. Bodenmarkierungen und

Empfang Kleidung)

Schaffung von Lagern für Desinfektionsmittel und

Schutzbekleidung (Sauberkeit!)

Durchführung „Massen-Test“ zur Zonen Verfolgung

Schulung Werkschutz (inkl. Probelauf)

Kommunikation der Einlass-Prozedur an die Mitarbeiter

Sicherstellung Trennung Ein- und Ausgang

Umsetzung Auswertungen zu Zonen-Verfolgung und

Optimierung

Umsetzung Einlass-Prozedur

Regelmäßiger Erfassung und Auswertung der

Wartezeiten und Ableitung Maßnahmen (Erhöhung

Kapazität Einlass, Staffelung Ankunft Mitarbeiter)

Regelmäßige Prüfung / Auditierung (Durchführung

Prozedur und Sauberkeit)

3. AN DER LINIE 3.1 ZUM ARBEITSPLATZ 3.1.2 EINLASS ZUM ARBEITSPLATZ




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Definition Sauberkeitskonzept für Hände „Handschuhe

oder Desinfektion“ in Abhängigkeit der Aufgabe

Bestellung Handschuhe und Desinfektionsmittel

Erstellung einer Arbeitsanweisung „Hygiene“

Definition des Ablaufs der „Hygiene-Minute“ (inkl.

Eignung pro Arbeitsplatz)

Mobile Hygiene-Stationen verteilen (Vermeidung

Hygiene Tourismus)

Konzept und Kalkulation Bedarf Arbeitskleidung und

Beschaffung (Farben? Pfand?)

Klärung und Sicherung Waschkapazitäten für täglichen

Kleidungswechsel

Definition der Nutzung von Umkleidekabinen und

Duschen

Hygiene-Stationen errichten

Nachfüller einstellen und schulen

Mitarbeiter zu „Hygiene “ schulen (inkl. Unterschrift)

Mitarbeiter zu „Hygiene-Minute“ schulen

Installation Ausgangsschleusen mit Abgabe der

Kleidung

Schulung Werkschutz „Verlassen des Werkes“

Aufbau Beschaffung für Hygiene-Artikel

Umsetzung der Neuregelung zur Nutzung von

Umkleiden und Duschen

Gezielte Unterbrechung und Aufforderung zur Hygiene-

Minute (Musik oder Durchsage)

Verpflichtung Gruppenleiter/ Gemba

Steuerung Wäscherei und Sicherstellung Versorgung mit

Kleidung

Qualitätskontrolle Hygiene aufbauen

3. AN DER LINIE 3.2 HYGIENE 3.2.1 PERSÖNLICHE HYGIENE




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Aufnahme der möglichen Kontaktflächen und

Kategorisierung (hoch, mittel, niedrig, wie z.B. Türgriffe)

Definition der Sauberkeitsanforderungen pro Kategorie

Ableitung der notwendigen Putz-Kapazitäten

Sicherung der Putz-Kapazitäten (ggfs. Nutzung

Bestandsmitarbeiter)

Beschaffung Putzmaterialen (Mittel, Eimer, Lappen,

Handschuhe etc.)

Definition einer Dokumentationsmethodik für Putzplan

Erstellung einer Arbeitsanweisung „Ablauf und

Reinigung bei Schichtwechsel“

Definition und Umsetzung „Toiletten-Regeln“ (inkl.

Sperrung Pissoirs)

Lüftungsplan

Besetzung der Putz-Kapazitäten

Schulung des Putzdienst inkl. Dokumentation

Schulung der Mitarbeiter „Ablauf und Reinigung bei

Schichtwechsel“

Kommunikation Lüftungsplan und Organisation der

Umsetzung

Umsetzung Putz-Konzept

Umsetzung Lüftungsplan

Regelmäßige Prüfung der Putzplan-Aufschreibungen

und Optimierung

3. AN DER LINIE 3.2 HYGIENE 3.2.2 SAUBERE UMGEBUNG




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Einteilung bzw. Kategorisierung der Arbeitsplätze

(Springer, 1 Person, Mehr-Personen)

Bei 1 Personen-Arbeitsplätzen: Prüfung Abstände

Bei Mehr-Personen Arbeitsplätzen: Prüfung von

… Abständen

… Möglichkeiten zur Abschirmung (Plexiglas)

… Entzerren von Prozess-Schritten

Definition von „non-start-Up“ Bereichen/ Anlagen

Ggfs. Anpassung von Prozess-Anpassungen (inkl.

Dokumentation und Freigabe durch OEM)

Analyse und Optimierung Laufwege

Definition Boden-Markierungskonzept (Gehweg,

Arbeitsplatz, Lagerplatz)

Prüfung Kamerasysteme zur Abstandsmessung an

neuralgischen Punkten (Betriebsrat)

Umsetzung Bodenmarkierungskonzept

Umsetzung „Abschirm-Maßnahmen“

Kennzeichnung von „non-start-Up“ Bereichen/ Anlagen

Einfordern von Freigaben durch OEM (wenn bei

Prozessänderungen notwendig)

Pilot-Arbeit (inkl. Schichtwechsel) und ggfs. Anpassung

Schulung der Mitarbeiter

Regelmäßige Prüfung der Praktikabilität

Sicherstellung Umsetzung (LPA, Gemba-Walks)

3. AN DER LINIE 3.3 AM ARBEITSPLATZ 3.3.1 MAßNAHMEN AM PLATZ




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Analyse der Besetzung der Schichten (inkl. Support-

Funktionen im Werk)

Vermeidung „überlappende Schichtübergabe“

(Etablierung schriftliches Übergabeprotokoll)

Optimierung der Besetzung hinsichtlich „Vermeidung

Vermischung“ (wichtig für Verdachtsfälle)

Prüfung Befähigungsniveau pro „neuer Schicht“

(Qualifikationsmatrix)

Prüfung und ggfs. Umbesetzung von Mitarbeitern aus

„non-start-up“ Bereichen

Vereinbarung Änderungen mit Mitarbeitern

Definition eines Prozess zur Änderung der

Schichtmodelle

Prüfung und möglicherweise geänderter Einsatz von

geheilten Mitarbeitern

Kommunikation der Schichtmodelle

Schulung der Mitarbeiter auf „neue Tätigkeiten“ (ggfs.

Online)

Schulung geheilter/ immuner Mitarbeiter auf neue

Aufgaben

Umsetzung der neuen Schichtmodelle

Regelmäßige Prüfung der Praktikabilität

Verstärkte Durchführung von Qualitätskontrollen

Regelmäßiger Abgleich mit Covid19-Datenbank (wegen

geheilten Mitarbeitern)

3. AN DER LINIE 3.3 AM ARBEITSPLATZ 3.3.2 SCHICHTMODELLE




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Kategorisierung aller direkten Mitarbeiter mit

Bewegungsprofilen (keine, gelegentlich, dauernd)

Formulierung von extra Verfahrensanweisungen für

Springer/ Runner

Intra-Werks-Logistik

Wareneingang (Kontakt)

Beschaffung Hygiene-Artikel (Mundschutz, Handschuhe,

Schutzanzüge)

Definition Verfahrensanweisungen für „Aktivitäten mit

Mitarbeiter-Kontakt“ (Entnahme Proben für Q, Erst-/

Letztstückfreigabe, Nachfüllen, Kanban)

Schulung der Mitarbeiter (Runner und stationierte

Mitarbeiter)

Umsetzung der notwendigen Anpassungen /

Markierungen/ Zeichen am Arbeitsplatz

Organisation Ausgabeprozess Hygiene-Artikel (so viel

wie nötig, so wenig wie möglich)

Sicherstellung der Umsetzung

Prüfung Praktikabilität und Optimierung

Gezielter Einsatz von geheilten Mitarbeitern (siehe dazu

2.4.1)

3. AN DER LINIE 3.4 RUNNER & LOGISTIK 3.4.1 INTRA-WERKS-BEWEGUNG




PHASE 1


PHASE 2:


PHASE 3:


Bekanntgabe


Verpflichtung der Zulieferer und Spediteure zur

Einhaltung der „Aktualisierten

Gefährdungskategorisierung“

Aufsetzen Unterschriften-Template vor Einfahrt

Konzept „Kontaktlose Ein-/ Ausfahrtkontrolle“ am

Werkstor

Prüfung und Umsetzung „Kontaktlose Warenannahme“

Prüfung Auswirkungen auf Anlieferroutine / -dauer (JIS,

JIT!) und Optimierung

Abschätzung Kapazitäten für Logistik im Hochlauf und

Vorverhandlung von Zusatzkapazitäten (aufgrund von

Überkapazitäten und Sondertransporte/ Flüge)

Umsetzung der Umgestaltung Werkstor/ Wareneingang/

Pförtner

Umsetzung der notwendigen Maßnahmen zur

„kontaktlosen Ein-/ Ausfahrtkontrolle“

Anbringen Hinweisschilder

Umsetzung der notwendigen Maßnahmen zur

„kontaktlosen Warenannahme“

Einrichten der Quarantäne-, Drop-off-Zone im

Wareneingang

Sicherstellung von zusätzlichen Logistik-Kapazitäten

(inkl. Sondertransporte)

Sicherstellung der Umsetzung

3. AN DER LINIE 3.4 RUNNER & LOGISTIK 3.4.2 OUTBOUND LOGISTIK


Ihr Ansprechpartner


Maximilian Klee

Senior Partner

[email protected]

+49 151 14 84 72 07

Kemény Boehme & Company GmbH (KBC)

Lyonel-Feininger-Str. 28

D-80807 München

Tel. +49 (0)89 45 20 56 – 200

Fax.+49 (0)89 45 20 56 – 201

http:// www.kbc-consultants.com

[email protected]

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