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DAS MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE WELT VON HEUTE
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2014/03MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE WELT VON HEUTEUC DIE KUNST IST ES,
BEDÜRFNISSE ZU ERKENNEN
UND SIE AUF DIREKTEM WEGE
ZU BEFRIEDIGEN. DAS IST DER
IDEALE ENTWICKLUNGS ZYKLUS
VON TECHNOLOGIEN. NUR
WER VISIONEN HAT, WIRD IN
DER REALITÄT ANKOMMEN.
VORARLBERG WÄHLT Mit dem LMR-Wahlservice konnte Comm-Unity die
Vorarlberger Landesregierung überzeugen.Mehr auf den Seiten 4 bis 7.
Wer hätte gedacht, dass er nachts die Kontoauszüge bucht ...
Mehr auf Seite 3.
DI MICHAEL STARK, GF
IMPRESSUM
Prof.-Rudolf-Zilli-Straße 4
8502 Lannach
T +43 (0) 3136 800-500
F +43 (0) 3136 800-123
www.comm-unity.at
COMM-UNITY EDV GMBH
Für den Inhalt verantwortlich: Comm-Unity EDV GmbH, Kon zeption und Ge staltung:
Kufferath Werbeagentur, Graz. Fotogra fie: Thinkstock/Viktor Čáp, Langusch, Fotolia/
fergregory, Comm-Unity, Thinkstock/shironosov, Polaroid, Reditum, Bag-To-Life, SightEra
Technologies, Pappy, Foto Koren, Österreichische Post AG/Werner Streitfelder, Thinkstock/
Viktor Äáp, Josef Aßmayr). Ausgabe 6, 2. Jahrgang. Alle Inhalte und Darstellungen
vorbehaltlich Satz- und Druck fehler. Änderungen vorbehalten.
HERBERT MISSMANN, GF
„Technologien entwickeln sich immer schneller weiter. Wir halten Schritt, damit der
technische Fortschritt auch Ihnen Nutzen bringt.“
Wie schnell sich die Welt doch dreht. Das Beispiel iPhone zeigt es: Inzwischen wird
Version 6 vorgestellt. Bei allem Respekt gegenüber anderen großen Herstellern –
aber dieses Gerät verdeutlicht Zeitspannen, an denen man sich weltweit orientiert
und die immer kürzer werden. War nicht gerade das 5er neu auf dem Markt? Im
Sommer haben wir im entfernten Ausland einen Werbespot gesehen. Erschreckend
die Botschaft eines Telekomunternehmens: „Wenn du nicht wechselst, bleibst du auf
der Strecke“. Man meinte kein bestimmtes Gerät, sondern den Fortschritt an sich.
Wir wollen niemandem prophezeien, er würde auf der Strecke bleiben, würde er
unsere Technologien nicht nutzen. Das wäre erstens vermessen und zweitens gar nicht
wahr. Aber wir reichen die Hand und darin die Werkzeuge, die dabei helfen, das Tem-
po mitgehen zu können, wenn man will. Das Tempo seines eigenen Fortschritts muss
ohne hin jede Kommune für sich bestimmen. Dennoch: Wenn die Welt sich immer
schneller dreht, warum nicht Innovationen nutzen, um vom Fortschritt zu profitieren,
anstatt ihm mühsam nachzulaufen. So sinkt in vielen Bereichen sogar der Aufwand.
RASANTES TEMPOAntragscode, elektronisches Antragsportal, automatische
Abfertigung in den Wahlbehörden bis zur zentralen Vergabe
der Post-Reco-Nummern – zeigen die Spezialisten von
Comm-Unity mit diesem Projekt die hohe Kompetenz, wenn
es um durchgängige Prozesse geht. Die Partnerschaft mit der
österreichischen Post ermöglicht auch in anderen Bereichen
eine Arbeitserleichterung in der Verwaltung. Ein gutes
Beispiel mit unschlagbarem Preis-/Leistungsangebot ist
www.zaehlerstand.at – aber das ist eine andere Geschichte ...
Das Vorarlberger Wahlrecht unterscheidet sich vom Bundes-
bzw. auch vom Wahlrecht anderer Bundesländer. In Vorarl-
berg bekommen die Stimmberechtigten nämlich neben dem
Wahlausweis auch den amtlichen Stimmzettel zugesandt.
Die Wahlberechtigten können diesen Stimmzettel benutzen
oder aber einen Stimmzettel in der Wahlzelle entnehmen
und diesen verwenden. Natürlich ist von den Gemeinde-
wahlbehörden auch die Briefwahl mit allen begleitenden
Maßnahmen (Wahlkarten-Antrag, -Versand und Wahlab-
wicklung) durchzuführen. Für die Verteilung der Stimmzettel
an die Wahlbehörden und Wahlberechtigten waren bisher
umfangreiche Tätigkeiten notwendig. Nach der Verteilung
mussten mühsam von den Gemeindebediensteten die
Stimmzettel mit dem Wahlausweis kuvertiert und versandt
werden. Für die Landtagswahl am 21. September 2014
präsentierte Comm-Unity gemeinsam mit der GIV (Ge-
meindeinformatik Vorarlberg) ein innovatives Konzept und
erhielt auch den Zuschlag vom Land Vorarlberg. Zusätzlich
zum Selfmailer mit der integrierten Wahlinformation werden
die Stimmzettel zentral gedruckt, kuvertiert und versandt.
Dabei ist zu beachten, dass die Stimmzettel der einzelnen
Wahlbezirke eine unterschiedliche Ausführung haben. Mit
den schon bisher bekannten Vorteilen des LMR-Wahlser-
vices von Comm-Unity – wie integrierte Antwortkarte und
LMR WAHLSERVICEDurchgängiger Prozess überzeugt auch Vorarlberger Landesregierung.
Die zentrale Registervernetzung
zwischen dem Adress- und Gebäu-
deregister (AGWR) und dem zentra-
len Melderegister (ZMR) ermöglicht
eine automatische Ummeldung der
Personen, die von der Gemeinde-
strukturreform betroffen sind. Damit
diese Ummeldung reibungslos funk-
tioniert, werden die ersten Testläufe
Anfang November 2014 vorgenom-
men. Man rechnet damit, dass die
Umstellung spätestens am Montag,
5. Jänner 2015, abgeschlossen sein
wird. Anders verhält es sich mit den
STRUKTURREFORM STEIERMARK
lokalen Melderegisterdaten (LMR).
In diesem Bereich gibt es keinen ge-
meinsamen Datenbestand über ein-
zelne Gemeinden hinaus. „Ermitt-
lung doppelter Einträge“, „welche
Daten sind höherwertig und welche
Daten werden wohin migriert“, „wo
wird ein Clearingverfahren benö-
tigt und wo können schon vorweg
Zuteilungen getroffen werden ...?“;
mit diesen Fragen setzen sich die
Experten bei Comm-Unity ausein-
ander. Als gemeinsamer Produkteig-
ner mit dem BM.I wird Comm-Unity
allen betroffenen LMR-Gemeinden
ein Migrationstool für die Erledigung
dieser Aufgaben anbieten. Noch
2014 wird der zukünftige Regie-
rungskommissär von den erforderli-
chen Maßnahmen informiert, damit
die betroffenen Gemeinden schon
vor der Fusion tätig werden können.
Nur mit dem durchgeführten Clea-
ring- und Migrationsverfahren wird
auch die Migration der LMR-Daten
vorgenommen. Damit werden auch
die Basisdaten für die Gemeinde-
ratswahl vorbereitet sein.
Tool von Comm-Unity ermöglicht reibungslose Fusion der Daten.
95.200 DORNBIRN
113.600 FELDKIRCH
136.100 BREGENZ
77.100 BLUDENZ
FAKTEN VBG. LTW 2014
422.000 STIMMZETTEL
FÜR 4 BEZIRKE
BEI 267.300 WAHLBERECHTIGTEN
Vorarlberg setzt auf das LMR Wahlservice von Comm-Unity. Die Grafik zeigt die Stimmzettelverteilung nach Bezirk.
2 3
Warum besticht GeOrg im Vergleich zu anderen Software-Produkten?Die Steuerung von Prozessen (wer macht was und wann) und
deren Dokumentation erfolgt bei GeOrg in den Sachdaten und
nicht als Zusatzinformation zu den Dokumenten im Archiv
(z. B. elektronische Stempel). Das Regelwerk, z. B.: „wer darf ab
welcher Höhe bei welchen Konten eine Anordnung vornehmen“,
steuert damit die Prozesse und die Sachdaten.
Das vorhandene Rechtekonzept in den Sachdaten wird auch für
die Dokumente verwendet. Es ist daher keine eigene Verwaltung
für den Zugriffsschutz zu den Dokumenten im Archiv notwendig.
Im GeOrg ist die Information (Dokument, Beziehung zu anderen
Informationen) mit dem Prozess verbunden. Bei
anderen Produkten wird das Dokument
beschlagwortet und kann nur über diese
Schlagworte wieder zu den Sachdaten
gefunden werden.
Die umfangreiche Verlinkung zu
Informationen schafft Mehrwert,
da Informationen nur einmal
verwaltet werden müssen.
Systeme immer synchron.
Sachdaten haben immer
den gleichen Status wie
Dokumente. Es kann daher
im GeOrg ausgeschlossen
werden, dass Dokumente
eine andere Information
wiederspiegeln, wie dieser
Geschäftsfall in den Sachda-
ten wiedergibt.
Am Beispiel der Eingangsrechnung ist am Buchungsbeleg er-
sichtlich, wie der Freigabeprozess durchgeführt wurde. Wer hat
wann welche Information gehabt? Beharrungsvermerke werden
zum Buchungsbeleg gespeichert und sind nicht nur Anmerkun-
gen am Dokument! Eine Auswertung ist damit natürlich auch
jederzeit möglich. Beispiele: Finde alle Buchungsbelege, welche
mit einem Beharrungsvermerk angeordnet wurden. Oder finde
alle Buchungsbelege einer Kontengruppe die noch keinen Inven-
tarisierungsvermerk bzw. Link zu den Anlagen/Equipment haben.
In welcher Form die Information vorliegt ist damit GeOrg egal!
Der elektronisch übermittelte Einheitswert (XML-Datei aus
FinanzOnline) wird genauso
dokumentiert wie die gescannte
Eingangsrechnung. Im GeOrg
stehen daher die zu erledigen-
den Aufgaben im Arbeitskorb,
unabhängig zu den Dokumen-
ten, zur Verfügung. Ob die
Aufgabe durch ein physisches
Dokument (Papier) oder durch
einen Registerabgleich (z. B.
Kommunalsteuer-Erklärung)
angestoßen wird, ist daher
unerheblich!
GeOrg scheut keinen Vergleich –
Fachleute, die GeOrg getestet und
beurteilt haben, sind begeistert davon,
was das Entwicklerteam der Kom-
munalsoftware bei Comm-Unity
in Lannach aus dem SAP-System
herausgeholt hat!
kann’s.Bei der Einführung von automatisierten Abläufen (Workflow) trennt sich sprich-
wörtlich die Spreu vom Weizen. GeOrg – der Städte- und Gemeinde-Organisa-
tor – besticht durch seinen integrierten Ansatz und setzt damit neue Maßstäbe.
Sind Sie ein GeOrg-Typ
Im Falle einer Gemeindefusion wächst erst mit dem Migrationstool die Ge-meindeverwaltung richtig zusammen. Hier ein paar Fragen zur Arbeitsweise in der neuen Gemeinde.
Für das Zusammenwachsen der Gemeinden ist es unerlässlich,
dass die Abgaben-VO so angepasst werden, dass ...
... eine schlanke Verwaltung und
... eine gesetzeskonforme Abwicklung ermöglicht wird und
... möglichst wenig Diskussionsstoff für die Bevölkerung bleibt.
Die meisten Angleichungen sind naturgemäß im Bereich der
Wasserversorgung, Abwasserentsorgung und bei der Abfall-
verwertung. Comm-Unity hat gemeinsam mit dem Gemeinde-
und Städtebund Muster-Verordnungen erstellt und diese von
der Aufsichtsbehörde entsprechend begutachten lassen. Diese
Muster-VO finden Sie im Mitgliederservice auf der Home-
page des Steirischen Gemeindebundes. Sie sind eine gute
Grundlage, um Ihre Verordnungen entsprechend anzupassen.
Die Höhe der einzelnen Tarife steht NICHT im Vordergrund
der Harmonisierung, sondern die Angleichung der Stichtage,
Fragen Sie Dr. Comm-Unity! Erst nach einer guten Diagnose kann vom Arzt eine passende „Verordnung“ (Rezept) erstellt werden. Genauso verhält es sich mit der Harmonisierung der Abgaben-Verord-nungen im Zuge der Gemeindefusion.
?
Wenn Sie die Fragen mit
NEIN beantwortet haben, dann
sind Sie der GeOrg-Typ und
brauchen das Migrations-Tool.
Wenn Sie die Fragen mit JA
beantwortet haben, wäre eine
Beratung gut. Wir haben da
vielleicht etwas für Sie ...
Wollen Sie bei einer
Saldenauskunft in drei
verschiedenen Abga-
benkonten suchen,
um dem Abgaben-
pflichtigen eine richtige
Auskunft über seinen
Gesamtsaldo geben zu
können?
p Ja p Nein
Eine Auswertung über
einen gemeinsamen
Abgabenbestand der
Gemeinde ist uns nicht
wichtig.
p Ja p Nein
Eine manuelle War-
tung der Stammdaten
zu den Personen- und
Firmendaten ist mir
lieber – ein Abgleich
mit den zentralen
Registern ist nicht
notwendig.
p Ja p Nein
Ich suche lieber in
mehreren Lieferan-
tenstämmen, um eine
Rechnung zum richti-
gen Kreditor buchen
zu können.
p Ja p Nein
Eine elektronische
Zustellung an in-
novative Bürger ist
nicht notwendig – wir
zahlen lieber das volle
Postporto.
p Ja p Nein
Abrechnungstermine, Teilzahlungsermittlung und die Grund-
lagen der Bemessungen. Diese geänderten Verordnungen
sollten zumindest im heurigen Jahr von den Gemeinderäten
der Altgemeinden „erlassen“ werden. Es reicht daher, wenn
die Verordnung am 31. Dezember 2014 kundgemacht wird. Der
Regierungskommissär setzt im neuen Jahr die Verordnungen
rückwirkend mit 1. Jänner wieder in Kraft. Sollte keine Harmo-
nisierung der Abgaben-VO durchgeführt werden, so können
vielleicht einzelne Abgaben-VO nicht vollzogen werden, da sich
diese mit den anderen Verordnungen in der Verwaltung nicht
kombinieren lassen. Der Regierungskommissär kann eine neue
Verordnung zwar erstellen, jedoch nicht rückwirkend in Kraft
setzen. Zur Vermeidung von Risiken und Nebenwirkungen le-
sen Sie die Packungsbeilage Musterverordnungen und fragen
Sie Ihren Arzt oder Apotheker Experten bei Comm-Unity.
4 5
GRAFIK?
6
Während andere noch schlafen, ...
Wie Sie als aufmerksame Leser längst wissen, ist GeOrg ein
integriertes System in welchem alle verwaltungsrelevanten
Aufgaben abgewickelt werden können. Die Führung von elek-
tronischen Akten gehört genauso dazu, wie die zukunftswei-
sende Art der Buchführung. Bereits jetzt verbindet GeOrg den
kameralen und doppischen Buchungsstil. Damit ist sicherge-
stellt, dass die Vorteile aus jedem einzelnen Buchungssystem
in GeOrg genutzt werden können.
Zu den zentralen Aufgaben einer Buchhaltung gehören die
korrekten, vollständigen und zeitgerechten Verbuchungen der
Geschäftsfälle. Hier bietet GeOrg eine äußerst innovative Funk-
tion: den elektronischen Kontoauszug.
Nacht für Nacht holt sich GeOrg die Kontoauszüge jeder Haus-
bank der Gemeinde ab und beginnt in den frühen Morgen-
stunden mit der Verbuchung der übermittelten Auszüge. Der
elektronische Kontoauszug unterscheidet sich aber wesentlich
vom bisher bekannten Beleg-Leseverfahren. Über standardi-
sierte Schnittstellen übermitteln die Bankinstitute zusätzliche
Informationen, die im herkömmlichen Beleg-Leseverfahren
fehlen. Mit diesen Zusatzinformationen kann GeOrg umgehen
und hilft somit, wertvolle Arbeitszeit in der Buchhaltung zu
sparen. Nehmen die Mitarbeiter der Gemeindebuchhaltung am
Morgen ihren Dienst auf, hat GeOrg schon einiges an Arbeit
erledigt. Die Auszüge sind aufgebucht!
Alle eindeutig zuordenbaren Buchungen hat GeOrg korrekt
verbucht. Jene Buchungen die nicht zuordenbar waren, werden
vom System mit einer roten Ampel versehen und auf ein
Schwebekonto gebucht.
Genau diese wenigen Fälle sind jetzt noch von den Mitarbei-
tern der Gemeindebuchhaltungen in GeOrg manuell zuzuord-
nen bzw. zu buchen. Selbstverständlich sehen die Buchhal-
tungsmitarbeiter auch jene Buchungen, die GeOrg zuordnen
konnte, und können sich so von der korrekten Arbeit des
elektronischen Gemeindemitarbeiters überzeugen. So richtig
Freude bereitet der elektronische Kontoauszug, wenn die
ersten Vorschreibungen über GeOrg verschickt und monatlich
regelmäßige Ausgaben in den Mittelbindungen einmal erfasst
wurden. Je länger GeOrg genutzt wird und je genauer die
Erfassung von regelmäßigen Ausgaben erfolgt, umso höher ist
der Wirkungsgrad des elektronischen Kontoauszuges. Neben
der tagesaktuellen Aufbuchung der Bankbelege hilft GeOrg
Buchungsfehler zu vermeiden.
Mit dem elektronischen Kontoauszug, der fest innerhalb des
Buchhaltungsexperten GeOrg verwoben ist, erhalten die Ge-
meinden ein weiteres Werkzeug in die Hand, welches wertvol-
le Arbeitszeit sparen hilft und einer modernen und innovativen
Gemeindeverwaltung entspricht.
Mit dem Ampelsystem lässt sich schnell überblicken, wo es in der
Zuordnung noch Unklarheiten gibt.
... ist GeOrg auch in der Nacht für seine Gemeinde aktiv. Er holt sich von den
Hausbanken der Gemeinde die elektronischen Kontoauszüge und verbucht
sie. Das ist doch genial, oder?
Praxistest in RosentalFrau Ritoper, Sie arbeiten seit wenigen Monaten mit GeOrg.
War der Umstieg schwierig?
Tanja Ritoper: Jeder Wechsel einer gewohnten Software
bringt naturgemäß auch Änderungen mit sich. Durch eine gute
und klar strukturierte Vorbereitungsphase konnten wir den
Wechsel in kurzer Zeit erfolgreich durchführen.
Welche Erwartungen haben Sie an ein Buchhaltungssystem?
Ritoper: Die Verbuchung der Geschäftsfälle muss einfach
durchführbar sein. Die Nachvollziehbarkeit und Korrektheit der
verbuchten Belege muss gewährleistet sein. Die Vollständig-
keit Buchungsbeleg und Rechnung muss vorhanden sein und
bei Bedarf müssen diese rasch gefunden werden, ohne das
System zu verlassen.
Tanja Ritoper arbeitet seit
Februar 2014 als Buch-
halterin in der Gemeinde
Rosental an der Kainach.
Sie hat GeOrg in vollem
Einsatz erlebt und weiß,
dass man sich auf seine
Talente in der Buchhal-
tung verlassen kann.
Erfüllt GeOrg diese Erwartungen?
Ritoper: Ja und dabei ist er einfach zu bedienen und wirklich
praktisch veranlagt. Besonders das einfache Handling beim
Durchführen von Routineaufgaben erleichtert die tägliche
Arbeit in der Gemeindebuchhaltung sehr.
Was zeichnet GeOrg im Bereich der Buchhaltung besonders
für Sie aus?
Ritoper: GeOrg verbindet Kameralistik und Doppik auf eine
perfekte Art und Weise. Toll finde ich, dass meine Gemeinde
auf die bevorstehende Änderung der VRV durch GeOrg bereits
vorbereitet ist. Wir haben in der Gemeinde Rosental an der
Kainach schon jetzt ein zukunftssicheres System im Einsatz.
Was macht GeOrg und den elektr. Kontoauszug aus?
Ritoper: Nicht nur Einnahmen aus Vorschreibungen können
von GeOrg zugeordnet werden. Die automatische Zuordnung
von Abbuchern für beispielsweise Strom erspart monat-
lich wertvolle Arbeitszeit. Es ist praktisch, dass GeOrg die
elektronischen Kontoauszüge von unseren Hausbanken in der
Nacht abholt und bereits beginnt, alle eindeutig zuordenbaren
Buchungen durchzuführen. Ich kümmere mich dann noch um
die Klärungs fälle und in kurzer Zeit sind die Kontoauszüge
komplett aufgebucht.
76
ICH WAR EINE PALETTE ... Es gibt da diese Paletten, die keiner zurücknimmt.
Einwegpaletten heißen die. Nun, mit Reditum gibt es
jemanden, der sie wiederverwertet. Upcycling in seiner
schönsten Form. Das modulare System aus Holzteilen,
Winkeleisen und Fahrradschläuchen ist beliebig und
grenzenlos zusammensetzbar. Cool. www.reditum.de
SCHNELL MAL EIN VIDEO GEMACHTMit der Magisto App werden mit wenigen
Schritten Alltagsmomente zu unver-
gesslichen Mini-Filmen – inklusive
spezieller Effekte und Musik. Ma-
gisto kann den User aber auch mit
schönen Filmen überraschen, die
automatisch mit seinen Videos und
Fotos erstellt werden. Oder: Machen Sie
aus Einzelfotos eine Videosequenz.
GANZ BESONDERES MEMORY-SPIELDie App namens Lexico ist schnell er-
klärt: Man muss Dinge zusammenführen,
die zusammengehören. Dabei wird auf
gesprochenen Text zurückgegrif-
fen und mit Bildern und Aussagen
gearbeitet. Beispiel: „Sie trägt einen
gestreiften Rock und eine gelbe
Bluse.“ Kinder müssen nun das
aktive Feld auf das passende Foto
ziehen. Macht echt Spaß!
APPS & GADGETS
SAP hat Lösungen für die Verwaltung der Zukunft. Comm-Unity bringt mit innovativen Produkten dieses SAP-Know-how auch in die kleinste Gemeinde.
Unter dem Motto „Rechnen Sie mit uns“ informierten
Comm-Unity, SAP und das Raiffeisen Rechenzentrum Graz-
Raaba über innovative Lösungen in der kommunalen IT,
die durch partnerschaftliche Zusammenarbeit entstanden
sind und Mehrwerte für Städte und Gemeinden schaffen.
Dass Daten und Systeme in den besten Händen sind, davon
konnten sich die Teilnehmer der Veranstaltung bei den
Führungen durch das Service Operation Center des RRZ
überzeugen.
Für Mag. Thomas Friedlmayer, Mitglied der Geschäfts-
führung und Director Sales SAP Österreich, sind Inno-
vationsleistung und Servicequalität die Erfolgsfaktoren
schlechthin. Friedlmayer: „Der Bürger ist Kunde und
kein Bittsteller. Serviceleistungen und Interaktionen
werden erwartet und vorausgesetzt.“ Globale Trends
bewirken einen Wandel, Big Data ist in aller Munde und
STARKE PERFORMANCE IM PUBLIC SECTOR
die kontinuierlich steigende Anwendung von Informa-
tions- und Kommunikationstechnologien sind auch für
den öffentlichen Bereich relevant. SAP gestaltet diesen
Wandel und erweitert kontinuierlich Lösungs- und
Leistungsportfolios. Zu den besten zukunftsweisenden
Branchenlösungen zählt laut Friedlmayer auch GeOrg.
Das Kooperationserfolgsmodell dahinter: „Eine stabile
SAP Softwarebasis, die Entwicklungskompetenz sowie
das Branchen-Know-how der Comm-Unity und eine
sichere Datenhaltung im RRZ.
GeOrg, der Städte- und Gemeinde-Organisator, ent-
stand in enger Zusammenarbeit mit SAP. Die vollständig
integrierte Softwarelösung mit direkter Anbindung an alle
öffentlichen Register, macht die kommunale Verwaltungs-
arbeit einfacher, effizienter und kostenbewusster. Ein gutes
Beispiel für SAP-Durchschlagskraft im Public Sector.
REGIERUNGBUNDESREGIERUNG7 LANDESREGIERUNGEN
BILDUNG28 HOCHSCHULEN, UNIVERSITY ALLIANCE PROGRAMM
GESUNDHEITALLE GEBIETSKRANKEN-KASSEN, 8 VON 10 KRANKENHÄUSER MIT SAP VERWALTET
MAGISTRAT4 MAGISTRATE IN WIEN, GRAZ, LINZ UND VILLACH
ENERGIE75% ALLER STROMRECHNUNGEN AUS SAP SYSTEM
MEHR ALS
300.000 MITARBEITER DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
ARBEITEN MIT SAP-ANWENDUNGEN.
SAP weist eine sehr starke Durchdrin-gung in der österreichischen Verwal-tung auf. Weltweit ist SAP mit 66.000 Mitarbeitern in 190 Ländern aktiv.
SOFORTBILD-REVIVAL Die Socialmatic-Kamera von Polaroid soll die Lücke
zwischen der virtuellen und der realen Welt schließen.
Mit ihr lassen sich Bilder direkt auf Facebook, Instagram
oder Twitter veröffentlichen oder per Email bzw. als MMS
versenden. Aber es lassen sich eben auch kleine Fotos im
Visitenkartenformat ausdrucken. Ein Bild bekommt dabei
einen QR-Code, so dass man ein ausgedrucktes Bild später
dank der Socialmatic-Plattform auch virtuell verfolgen
können soll. Natürlich mit Touchscreen, WiFi und Bluetooth ...
... UND ICH EIN FLUGZEUG Nur der wahre Kenner und Vielflieger wird wissen, woraus
diese Tasche gemacht wurde. Richtig. Aus einem alten Sitz
eines Flugzeugs – British Airways um genau zu sein. Da
muss man sagen: Hat nicht jeder. www.bag-to-life.com
8 9
Die neue Oberfläche präsentiert sich in den Comm-Unity-Farben.
Personalverwalter arbeiten seit Mai 2014 bereits mit der neuen Weboberfläche von Publicware-HR.
ERSTELLT,GEDRUCKT & ZUGESTELLT
Eine effiziente Gemeindeverwal-tung zeichnet sich nicht nur im zügigen und rechtskonformen Bearbeiten von Anträgen aus, sie wird auch an der Effektivität der Zustellung gemessen.
Die von der Gemeinde erstellten und freigegebenen
Dokumente werden von der Post zentral gedruckt und
kuvertiert. Die zuverlässige Zustellung übernehmen die
Post-Mitarbeiter.
Mit der erfolgreichen Zustellung wandert der unterfertig-
te Hybrid-Rückschein wieder zurück zur Gemeinde – und
das in elektronischer Form! Im System übernimmt GeOrg
das elektronische Dokument von der Post und fügt es
dem entsprechenden Ursprungsdokument hinzu. Somit
schließt sich elegant der Kreislauf eines Verfahrens.
Der Hybrid-Rückschein kann noch viel mehr – und
unterscheidet sich damit von den bisher in der Behörde
erstellten Rückscheinen. GeOrg bekommt vom System
der Österreichischen Post nicht nur den Zustellnachweis
sondern auch die Hinterlegung übermittelt. Somit deckt
der Hybrid-Rückschein den Nachweis der Zustellung
gemäß § 17 (3) Zustell-Gesetz vollständig ab! In der Zu-
stellung ermöglicht GeOrg die Nutzung verschiedenster
Kanäle, wie z. B. die Übermittlung des Dokumentes an
einen elektronischen Zustelldienst.
Am Ende vieler Verwaltungsabläufe ist es erforderlich
Schriftstücke zu versenden – bei wichtigen Angelegenhei-
ten als Rückscheinbrief. Oft ist die nachweisliche Zustel-
lung und die Erfassung von retournierten Rückscheinen
sehr wichtig. Was bei zwei oder drei Rückscheinbriefen
noch überschaubar ist, wird bei einigen hundert Rück-
scheinen mühevolle Arbeit und kostet Zeit.
Die Schriftstücke mussten gedruckt, in einem RSb-Kuvert
verpackt, adressiert, als Postausgangsstück im Post-
buch aufgenommen und zur Post gebracht werden. Vom
Empfänger bestätigte Rückscheine wurden von der Post
retourniert und mussten händisch dem Akt zugeordnet
werden. Dabei war auch in der Versandliste zu vermerken,
welche Rückscheine im Gemeindeamt eingelangt sind.
Mit GeOrg, der kommunalen Verwaltungssoftware von
Comm-Unity, sieht das anders aus: Die Schriftstücke
werden von den Mitarbeitern in den Gemeinden erstellt,
digital signiert und über ein Versandmodul elektronisch
versendet. Jetzt tritt der größte Dienstleister in Sachen
Briefzustellung auf den Plan, die Österreichische Post.
In der ersten CU-Ausgabe 2014 angekündigt, Mitte Mai 2014 durch-geführt – das Personalverwaltungsprogramm Publicware-HR der Comm-Unity ging mit einer neuen Weboberfläche online.
Für die Benutzer der Rechen-
zentrumslösung Publicware-HR
ist seit 19. Mai 2014 vieles neu.
Die Oberfläche wurde grafisch
umgestaltet, Menüführung und
Benutzerrollen neu aufgebaut bzw.
ergänzt, Masken optimiert und
Features, wie der Auswertungsbe-
reich oder der Vorgang „Neuein-
stellung“, implementiert. Um diese
Veränderungen zu ermöglichen,
wurde ein neues Administrations-
tool (DSADMIN) verwendet, mit
dem sämtliche Mandanten- und
Benutzerberechtigungen, der
Menüaufbau, alle Masken und
Maskenfelder im Hintergrund ge-
steuert werden. Bei der Programm-
umstellung zwischen 15. und
18. Mai 2014 wurden für knapp
11.000 Dienstnehmer Zugänge und
NEUES DESIGN KANN SICH SEHEN LASSEN
DAS LEISTET PUBLICWARE-HR
Benutzerrollen neu generiert und
die in der Testumgebung bereits
vorbereiteten Maskeneinstellun-
gen mit dem Echtsystem zusam-
mengeführt. Zusätzlich wurde die
ganze Rechenzentrumsumgebung
(Echt- wie auch Testumgebung)
auf neuen Servern mit Betriebssys-
tem MS Server 2012 eingerichtet.
Die Umstellung war ein Erfolg auf
ganzer Linie. Auch die Benutzer
haben sich inzwischen an die
Neuerungen gewöhnt. So wurden
bis Ende August 687 Dienstneh-
mer (hauptsächlich Ferialkräfte)
über den Vorgang „Neueinstellung“
erfasst. Drei Neukunden wurden
in der Zwischenzeit auf die neue
„Selbstabrechnungsvariante“ von
Publicware-HR umgestellt, etliche
weitere folgen im Herbst.
Abrechnung: Die Ermittlung der Aus-
zahlungsbeträge, der Summen für
die außerbetrieblichen Abrechnun-
gen (Krankenkasse, Betriebsfinanz-
amt, ...) und der Buchungsbelege.
Stellenplan: Dokumentation der
Aufbauorganisation inkl. der Rechte,
Rollen und Zuordnung von Aufgaben.
Basis für den Dienstpostenplan und
die Prozesssteuerung.
Budget: Ermittlung der Personalkos-
ten und der ergänzenden Kosten aus
den realen Personendaten und den
geplanten Stellen.
Zeiterfassung: Aufzeichnung von Ar-
beits-, Projekt- und Fehlzeiten. Basis
für die Abrechnung von Mehrarbeit
und Zuschlägen sowie die Ermittlung
von Urlaubsansprüchen und Entgelt-
fortzahlungen im Krankheitsfall.
Reisekosten: Dokumentation, Ge-
nehmigung und Entschädigung von
Dienstreisen im In- und Ausland.
10 11
„Leben … und leben lassen!“
„Es geht noch mehr!“
„Think outside of the box!“
„Alles wird gut!“
Makellos, kollegial, fleißig. Die neuen Mitarbeiter der Comm-Unity EDV GmbH sind natürlich über jeden
Zweifel erhaben. Aber unter uns: Die CU-Redaktion findet Fehlersuchbilder einfach lustig. An dem Spaß soll jeder teilhaben.
Und so können wir die neuen Mitarbeiter gebührend feiern. Erfreulich ist, dass wieder zwei Damen die Comm-Unity-Mann-
schaft verstärken. So steht es im „Geschlechterkampf“ bei den Sommer-Neuzugängen 2:2. Aber jetzt aufhören zu lesen –
oder haben Sie die Fehler schon gefunden ...?
ORIGINAL
WAS IST HIER ANDERS?
IM FOTOSUCHBILD DER NEUEN MITARBEITER
SIND 5 MAKEL EINGEBAUT. FINDEN
SIE DIESE? MARIO PRIMUS
ULRICH HARTBAUER
STEFANIE MIEDL
BEARBEITET
BIANCA HARTNER