Das Hauptbuch (GL General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten

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AC010 Einführung in das externe Rechnungswesen

SAP AG

AC010AC010Einführungin das externeRechnungswesen

Einführungin das externeRechnungswesen

SAP AG 2001

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Alle Rechte vorbehalten.

Copyright

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Finanzwesen I

Einführung indas externeRechnungswesen

AC010 5 Tage

Anlagenbuchhaltung

AC305 4 Tage

Spezielle Ledger

Grundlagen derPersonalwirtschaft I

HR051 1 Tag

Level 3Level 2

Reisemanagement -Reisekostenabrechnung

AC270 3 Tage Reisemanagement -Reiseplanung

AC275 2 Tage

@AC200a

Überfälligkeits-verzinsung @ACxxxx

Weiteree-learnings

@AC010a

Stammdaten-änderung viaInternet

Grundlagen derPersonalwirtschaft II

HR052 2 Tage

@@@@

1 h

Hauptbuch- undGeschäftspartner-grundkonfiguration

AC200 3 Tage

@@2 h

Periodische Arbeiten in derGeschäftspartnerbuch-haltung

AC201 2 Tage

Einzelabschluß

AC205 2 Tage

x h

AC220 5 Tage

Zusätzliche Funktionenin der Finanzbuchhaltung

AC260 1 Tag

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Kenntnisse der Geschäftsprozesse in der Finanzbuchhaltung

SAP20 (empfohlen)

Voraussetzungen für Teilnehmer

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Zielgruppe

Teilnehmer:

Mitglieder des FI-Projektteams

Mitarbeiter der Buchhaltung

Dauer: 5 Tage

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Inhalt:

Kursüberblick

Struktur der Schulung

Zielsetzungen des Kurses

Lernziele des Kurses

Inhaltsverzeichnis

Übersichtsdiagramm

Gesamtunternehmensszenario

Einführung

SAP AG 1999

Level 2: Prozesse

Level 3: Spezialthemen

Detailkurse Detailkurse und und WorkshopsWorkshops

Level 1: Überblick

EinführungskurseEinführungskurse

IMGIMGGlobal Settings

Countries

Currencies

Calendars

GeschäftsprozeßkurseGeschäftsprozeßkurse

FISD MM PP CO

IMGIMGGlobal Settings

Countries

Currencies

Calendars

Struktur der Schulung

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Dieser Kurs ermöglicht es Ihnen:

Zielsetzungen des Kurses

Den grundlegenden Aufbau und dieFunktionsweise des externen Rechnungswesensim SAP-System zu beschreiben

Kernfunktionen im externen Rechnungswesenauszuführen

Projektteams bei wichtigen Entscheidungen zuunterstützen

SAP AG 1999

Am Ende dieses Kurses können Sie:

Lernziele des Kurses

Die Rollen und Aufgaben der unterschiedlichenApplikationen im externen Rechnungswesenerklären

Die Organisationseinheiten des externenRechnungswesens im R/3 beschreiben undmiteinander in Beziehung setzen

typische Geschäftsvorfälle in denApplikationen des externen Rechnungswesensdurchführen

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Inhaltsverzeichnis

Kapitel 6 Anlagenbuchhaltung

Kapitel 7 Reisemanagement

Kapitel 8 Bankbuchhaltung

Kapitel 9 Abschlußerstellung

Kapitel 10 Zusammenfassung

Kapitel 1 Kursüberblick

Kapitel 2 Navigation

Kapitel 3 Hauptbuchhaltung

Kapitel 4 Kreditorenbuchhaltung

Kapitel 5 Debitorenbuchhaltung

Vorspann

Anhang

SAP AG 1999

SD

Übersichtsdiagramm

CO

HauptbuchFI-GL

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch weitergeben: Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM — Materials Management). Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales & Distribution). Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen. Das Reisemanagement (TV — Travel Management) verwaltet und berechnet Reisekosten und unterstützt bei der Reiseplanung und -abrechnung. Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen. Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwand als Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

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Gesamtunternehmensszenario

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten und dieAbläufe lernen, die Ihnen die Module des externenRechnungswesens von SAP-R/3 bieten.

Der IDES-Konzern ist seit langem schon mit allenFinanzmodulen des SAP-Systems produktiv unddient der SAP als Referenzkunde.

Sie besuchen nun den IDES-Konzern, um einenpraktischen Einblick darüber zu bekommen, wieder IDES-Konzern seine Geschäftsvorfälle mitSAP-FI handhabt.

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Mandanten in R/3

Hardware Mandanten

SAP-System

Auslieferungsmandant(000 & 001)

Produktivmandant(z.B. 100)

Testmandant(z.B. 999)

Schulungsmandant(z.B. 400)

Mandanten dienen dazu, die Daten eines SAP-Systems für unterschiedliche Zwecke in verschiedene Datenbereiche zu unterteilen. Wenn ein Unternehmen z.B. sein SAP-System auch für Test- und Schulungszwecke einsetzen möchte, legt es für jeden Zweck einen Mandanten an. Ein Mandant wird über ein 3stelliges Kürzel identifiziert. Daten können über Transporte und Korrekturen von einem Mandanten zum anderen übertragen werden. Bereits bei der Anmeldung muß sich der Benutzer für einen Mandanten entscheiden, in dem er arbeiten will. Nur auf die Daten in diesem Mandanten kann er dann zugreifen.

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Die Finanzanwendungen

COCOFIFI

Hauptbuch-haltung

Nebenbuch-haltungen

TRTR

Treasury-management

Gemeinkosten-rechnung

Produktkosten-rechnung

Ergebnis-rechnung

Finanz-disposition

ECEC

Unternehmenscontrolling

Investitions-management PSPS Projekt-

systemIMIM RERE Immobilien-

management

Cashma-nagement

Verschiedene Finanzanwendungen bieten verschiedene Sichten auf die finanzielle Situation und Leistung einer Firma und ermöglichen verschiedene Steuerungsebenen:Ÿ FI externes Rechnungswesen (Finanzwesen)Ÿ CO internes Rechnungswesen (Controlling)Ÿ TR TreasuryŸ IM InvestitionsmanagementŸ EC Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling)Ÿ RE Immobilienmanagement (Real Estate)Ÿ PS Projektsystem In diesem Kurs erhalten Sie einen Überblick über die Anwendung FI.

S A P A G 1 9 9 9

Z ie lg r u p p e n d e s R e c h n u n g s w e s e n s

V e r s ic h e r u n g e n

S t e u e r -b e h ö r d e n

A k t io n ä r e J u s t iz -b e h ö r d e n

B a n k e n

R e c h n u n g s p r ü f e r

J o u r n a l is t e n M e d ie n

A n a ly s t e n

V e r w a l t u n g L e i t e n d eA n g e s t e l l t e

M i t a r b e i t e rC o n t r o l le r

U n t e r n e h m e n s le i t u n g

Es gibt zwei Gruppen von Zielgruppen, die mit Informationen aus dem Rechnungswesen arbeiten:

Unternehmensexterne Benutzer:Diese Benutzer benötigen in der Regel veröffentlichte Daten, die den rechtlichen Anforderungen genügen. Diese Daten werden in der Anwendung FI — Finanzwesen verwaltet. Unternehmensinterne Benutzer:Diese Benutzer können allen Ebenen des Unternehmens angehören. Sie benötigen Informationen zu den internen Operationen des Unternehmens.Diese Daten werden der Anwendung CO — Controlling entnommen.

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Benutzerführung

Benutzerspezifische Einstellungen

Navigation im Workplace

Inhalt:

Navigation

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Die Anwender machen sich mit der Oberfläche desSystems vertraut und hinterlegen persönlicheVoreinstellungen

Navigation: Unternehmensszenario

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Anmeldung am System

Mandant

Benutzer

Passwort

Sprache

Neues Passwort

SAP R/3SAP R/3

T70 (1) (000) iwdf5070 INS

Benutzer System Hilfe

Sie können auf dem Einstiegsbild eigene Texte hinterlegen:

Siehe Hinweis 205487

Bei Anmeldeproblemen bitte an Frau Schmitz wenden, Tel. 486

SAP Systeme sind Mandantensysteme. Durch das Mandantenkonzept ist es möglich, in einem System mehrere,

betriebswirtschaftlich voneinander unabhängige Unternehmen gemeinsam zu betreiben. Die Komponenten BW und KW bilden hier Ausnahmen, hier ist jeweils nur ein Mandant in Nutzung. Jede Benutzersitzung hat nur Zugriff auf die Daten des bei der Anmeldung ausgewählten Mandanten. Ein Mandant ist eine organisatorisch selbständige Einheit im System. Jeder Mandant hat ein eigenes Datenumfeld und demzufolge eigene Stamm- und Bewegungsdaten, zugeordnete Benutzerstämme und Kontenpläne sowie spezifische Customizing-Parameter. Damit Anwender sich am System anmelden können, muß für diese - bezogen auf den entsprechenden Mandanten - ein sogenannter Benutzerstammsatz angelegt sein. Aus Gründen des Zugriffsschutzes wird bei der Anmeldung ein Kennwort (Passwort) verlangt. Die Eingabe erfolgt dunkel („gesternt“). SAP-Systeme sind mehrsprachig ausgelegt. Über das Eingabefeld Sprache wird die für die aktuelle Sitzung gültige Anmeldesprache gewählt. Mehrfachanmeldungen werden ab Release 4.6 protokolliert. Dies hat sowohl sicherheitsbedingte, als auch lizenzrechtliche Gründe. Bei einer zweiten und jeder weiteren Anmeldung des gleichen Benutzers, erscheint eine Hinweismeldung, welche dem Benutzer drei Möglichkeiten bietet: Beenden der bestehenden Sitzung(en), Neuanmeldung Vorhandene Sitzung(en) bestehen lassen, zusätzlich neu anmelden (wird protokolliert) Neuanmeldung abbrechen Es ist möglich, auf verschiedenen Wegen, eigene Texte auf dem Anmeldebildschirm zu hinterlegen. Siehe hierzu den o.g. Hinweis. Der GuiXT (Ende dieses Kapitels) bietet eine weitere Möglichkeit.

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Elemente des Bildschirmbildes

Name der Systemfunktion: TätigkeitName der Systemfunktion: Tätigkeit

Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe

Auswählen Sichern

Eingabefeld

Ankreuz

Auswahl 1

Auswahl 4

Auswahl 2

Auswahl 3

Auswahl

entweder dies

oder jenes

vielleicht auch das

oder aber dieses

wie, noch eins?

Anzeigen Ändern

Überblick

neutral

positiv

Systemmeldungen T70 (1) (400) iwdf5070 INS Statusleiste

Anwendungs-funktionsleiste

Kommandofeld Systemfunktionsleiste

AnkreuzfelderAuswahlknöpfe

Druckknopf

Register

Dieses Bild ist eineZusammenstellung verschiedenster

Bildelemente und hat keineEntsprechung im System

Kommandofeld: Im Kommandofeld (welches im Default ausgeblendet ist) können Sie Anwendungen direkt über die Eingabe des Transaktionscodes anwählen. Den Transaktionscode einer Anwendung finden Sie entweder im SAP Easy Access- Menübaum (siehe Seite "Benutzerspezifische Personalisierung") oder in der jeweiligen Anwendung unter SystemStatus. Systemfunktionsleiste: Die Ikonen in der Systemfunktionsleiste sind auf jedem R/3-Bildschirmbild vorhanden. Die nicht nutzbaren Ikonen sind je nach Anwendung ausgegraut. Wenn Sie den Cursor einen Moment auf einer Ikone stehen lassen, erscheint ein kleines Fähnchen mit dem Namen, bzw. der Bedeutung der jeweiligen Ikone. Hier sehen Sie auch die entsprechende Funktionstasten-belegung. Die Anwendungsfunktionsleiste zeigt Ikonen, die in Ihrer momentanen Anwendung nutzbar sind. Ankreuzfelder (check boxes): Innerhalb einer Gruppe können Sie bei Ankreuzfeldern mehrere Optionen gleichzeitig wahrnehmen. Auswahlknöpfe (radio buttons): Sie haben die Möglichkeit jeweils einer Auswahloption. Ein Register gestaltet mehrere Informationsbildschirme übersichtlicher. Statusleiste: Zeigt Informationen zum momentanen Systemstatus, z.B. Warnungen und Fehler.Weitere Elemente sind: Menüleiste: Die hier angezeigten Menüs sind von der jeweiligen Anwendung abhängig, in welcher Sie gerade arbeiten. In diesen Menüs werden Ihnen Untermenüpunkte angeboten. Titelleiste: Die Titelleiste benennt die Funktion, die Ihnen hier zur Verfügung steht.

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SAP Easy Access - Standard

SAP Easy AccessSAP Easy AccessAnderes Menü


Rolle anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation

FavoritenSAP Menü

BüroLogistikRechnungswesenPersonalInfosystemeWerkzeuge

T70 (1) (400) iwdf5070 INS

Ein selbstgewähltes Logo begrüsst Sie im rechten Fensterbereich

SAP Easy Access ist der Standardeinstieg in das System. Sie navigieren im System mittels einer übersichtlichen Baumstruktur.Auf der rechten Bildschirmseite können Sie ein Bild einbinden, z.B. Ihr Unternehmenslogo. Dieses Bild kann nur systemweit vorgegeben werden, und ist mandantenunabhängig eingestellt. Entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, finden Sie unter dem Menüpunkt Zusätze --> Information zur Administration eine detaillierte Beschreibung der hierfür notwendigen Einstellungen. Bitte beachten Sie, dass das Bild im System hinterlegt wird, und bei jedem Aufruf von SAP Easy Access auf das Frontend transportiert wird. Diese Übertragung findet zwar komprimiert statt, jedoch sollte das Einstiegslogo nicht größer als etwa 20 kB sein. Sie können den Aufruf dieses Bildes auch unterbinden, indem Sie entweder im Programm SAPLogon die Einstellung „Low Speed Connection wählen“ (s. Hinweis 161053), oder unter Zusätze -->Einstellungen den Aufruf des Bildes ausschalten. Siehe auch „Benutzerspezifische Personalisierung“.

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Auswahl von Funktionen...


SAP Easy Access - Benutzermenü für EnjoySAP Easy Access - Benutzermenü für Enjoy

Erzeugen Modus

Löschen Modus

Benutzervorgaben

Dienste

Hilfsmittel

Liste

Dienste zum Objekt

Objekthistorie

Eigene Spoolaufträge

Eigene Jobs

Kurznachricht

Status...

Abmelden

FavoritenBenutzermenü für Enjoy

URL - SAP Notes (User / PW req.)Debitorenbuchhaltung

FD02 -Ändern Debitor (Buchhaltg.

MaterialstammVertriebWerkzeuge

... mittels Transaktionscodes im Kommandofeld

... über SAP Easy Access und Favoriten

... über Menüeinträge

Sie können Systemfunktionen auf folgende Arten aufrufen:Ÿ mit Hilfe der Maus durch Auswählen eines Menüeintrags Favoriten Eintrags des SAP Easy AccessŸ über die Tastatur (ALT + der unterstrichene Buchstaben des gewünschten Menüeintrags)Ÿ durch Eingabe eines sog. Transaktionscodes im Kommandofeld:Jeder Funktion (nicht jedem Bild!) in SAP Systemen ist ein Transaktionscode (T-Code) zugeordnet. Den zugeordneten Transaktionscode können Sie von jedem Bildschirm des Systems aus aufrufen. Z.B. können Sie zur Anzeige der Debitoren-Stammdaten "/n" und den zugehörigen Transaktionscode eingegeben: "/nfd03". Für die laufende Verarbeitung können Sie den momentanen Transaktionscode über den Eintrag Status des Menüs System ermitten. Weitere Eingabemöglichkeiten: "/n" beendet die laufende Transaktion. "/i" löscht den aktuellen Modus. "/osm04" öffnet einen neuen Modus und verzweigt in die angegebene Transaktion (SM04). Das Kommandofeld ist auch über Tastatur erreichbar. Sie können hierfür die Kombination STRG+TAB nutzen, damit springt der Cursor von einer (Eingabe-)Feldgruppe zur nächsten. Innerhalb einer Feldgruppe können Sie mit TAB springen. Über die Eingabe von "search_sap_menu" im Kommandofeld kann man sich Menüpfade zu gesuchten SAP Transaktionen anzeigen lassen. Die Suche nach Text-Strings ist ebenfalls möglich.

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Rollenbasiertes Benutzermenü

SAP Easy Access - Benutzermenü für EnjoySAP Easy Access - Benutzermenü für EnjoyAnderes Menü



T70 (1) (400) iwdf5070 INS

FavoritenTolle Transaktionen

SM50 - Work-Prozeß-ÜbersichtVA01 - Kundenauftrag anlegen

Interessante WWW-SeitenURL - Schau die WeltURL - Sieh in den Spiegel

Wichtige DateienURL - Urlaubsplanung

Benutzermenü für EnjoyURL - SAP Notes (User / PW req.)Debitorenbuchhaltung

FD02 - Ändern Debitor (Buchhaltung)

Vom Benutzer selbstgewählteFavoriten verkürzenNavigationszeiten

Ein rollenbasiertes Menü beinhaltet dieTätigkeiten, die der Benutzer laut seiner

Rolle im System ausführen darf

VertriebWerkzeuge

Materialstamm

Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Tätigkeiten im System. Diese repräsentieren den vom Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise benötigten Funktionsumfang. Damit Anwender des SAP-Systems mit benutzerspezifischen bzw. arbeitsplatzbezogenen Menüs arbeiten können, müssen mit dem Profilgenerator Rollen (ehemals "Aktivitätsgruppe") eingerichtet werden. Über Rollen werden auch die Berechtigungen für die in den Menüs vorgesehenen Aktivitäten den Benutzern zugeordnet. Mit dem Release 4.6 sind vordefinierte Benutzerrollen aus allen Anwendungsbereichen im Standard enthalten. Wenn ein Benutzer einer Rolle zugeordnet wurde, so kann er zwischen seinem Benutzermenü und dem Standard "SAP Menü" wählen. Im obigen Bild sehen Sie als Beispiel das rollenbasierte Benutzermenü für einen Benutzer mit dem Namen "Enjoy". Rollen, die von SAP im Standard ausgeliefert werden, finden Sie z.B. über den Druckknopf Anderes Menü im Einstiegsbild SAP Easy Access. Zusätzlich zu seiner Rolle kann jeder Endanwender seinen Einstieg ins System über Favoriten personalisieren. Sie können sich eine eigene Favoritenliste der von Ihnen am häufigsten verwendeten Transaktionen, Berichte, Dateien und Web-Adressen anlegen. Favoriten können Sie entweder über den Menüpunkt Favoriten anlegen oder einfach mit der Maus über „drag & drop“ in das Favoriten-Verzeichnis einfügen.

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Feldhilfen: F1, F4

Debitor ändern: EinstiegDebitor ändern: Einstieg

Debitor Bearbeiten Springen Zusätze Umfeld System Hilfe

Debitor

Buchungskreis

Einschränkungen

Buchungskreis

Name der Firma

Ort

Währung

Max. Trefferzahl

1000Debitor

SAP A.G. Walldorf EUR

Bu... Name der Firma Ort Wäh...

Einschränkungen

IDES AG 1000 Frankfurt UNI

IDES Canada Toronto CAD

IDES AG Frankfurt UNI

Kontonummer des Debitors

Schlüssel, über den der Debitor innerhalb des SAP-Systems eindeutig

identifiziert wird.

Vorgehen

Abhängig von der Art der Nummernvergabe ist beim Anlegen eines

Debitorenstammsatzes die Kontonummer des Debitors einzugeben, oder

das System vergibt die Nummer beim Speichern des Satzes. Die Art der

Nummernvergabe wird über die Kontengruppe bestimmt.

F4-Hilfe: Anzeige vonEingabemöglichkeiten

F1-Hilfe: Bedeutung von Feldernund technische Information

Einträge gefunden

Mit F1 erhalten Sie Erläuterungen zu Feldern, Menüs, Funktionen und Meldungen. Über die F1-Hilfe gelangen Sie auch zu technischen Informationen zum jeweiligen Feld. Dort finden Sie z. B. auch die Parameter-Id, welche Sie für Ihren Benutzer zur wertmäßigen Vorbelegung von Eingabefeldern nutzen können, welche ebenfalls auf diese Parameter-Id verweisen. Mit F4 erhalten Sie Informationen zu möglichen Eingabewerten. Die F4-Hilfe für ein Feld können Sie alternativ durch die Bedienung der Schaltfläche direkt rechts neben einem angewählten Feld aufrufen. Wenn Felder mit einem "Haken" -Symbol belegt sind, können Sie in der jeweiligen Anwendung nur nach Eingabe eines zugelassenen Wertes fortfahren. Viele Felder einer Anwendung können vom Benutzer über Transaktions- oder Bildschirmvarianten sowie über Customizing als eingabepflichtig (Muß) oder optional (Kann) gekennzeichnet, ausgeblendet oder unsichtbar mit Vorgabewerten gefüllt werden.

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SAP Bibliothek

SAP-Bibliothek - SAP- Bibliothek

SAP-Bibliothek

Contents Index Search SAP-BibliothekRelease 4.6C, März 2000

IDES

Einführung in das SAP System

Releaseinformationen

Einführungsleitfaden

Glossar

Copyright 2000 SAP AGAlle Rechte vorbehalten

Die SAP Bibliothek stelltIhnen die komplette Online

Dokumentation des Systemszur Verfügung

SAP Systeme bieten ausführliche Online-Hilfen an. Von jedem Bild des Systems können Sie die Hilfe aufrufen. Sie können Hilfe immer über das Menü Hilfe, oder über die entsprechende Ikone (gelbes Fragezeichen) anfordern. Einen sehr komfortablen und schnellen Zugriff auf die SAP Bibliothek können Sie auch auf dem SAP Service Marktplatz nutzen. Dort finden Sie unter Knowledge and Training das sogenannte SAP Help Portal. Dort können Sie die Hilfe nicht nur im HTML-Format zugreifen, sondern auch sehr effizient Volltextsuchen in der Bibliothek anstarten. Bei entsprechender Installation der SAP Bibliothek haben Sie diese Möglichkeiten natürlich auch innerhalb Ihres Unternehmens.Das Help Portal erreichen Sie auch direkt unter http://help.sap.com.

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Menüs: System und Hilfe




FavoritenSAP Menü


T70 (1) (400) iwdf5070 INS

Erzeugen Modus

Löschen Modus

Benutzervorgaben

Dienste

Hilfsmittel

Liste

Dienste zum Objekt

Objekthistorie

Eigene Spoolaufträge

Eigene Jobs

Kurznachricht

Status...

Abmelden

Hilfe zur Anwendung

SAP-Bibliothek

Glossar

Release-Infos

SAPNet

Feedback

Einstellungen...

Diese beiden Menüs stehen mit ihren Funktionenunverändert auf jedem Bildschirm zur Verfügung

Unter dem Menüpunkt System finden sich unter anderem die folgenden Punkte:Ÿ Erzeugen/Löschen Modus: Erzeugen und Löschen eines Modus, die Maximalzahl der Modi kann vom Systemadministrator über den Parameter rdisp/max_alt_modes auf eine Zahl zwischen 2 und 6 eingestellt werden.Ÿ Benutzervorgaben: Eingabe von benutzerspezifischen Voreinstellungen, z.B. können hier unter Eigene Daten sogenannte Parameter IDs genutzt werden, um benutzerabhängig bestimmte Felder im System (z.B. das Feld Buchungskreis) mit Werten vorzubelegen.Ÿ Liste: Wichtige Listenfunktionen, wie Suchen nach Zeichenketten, Sichern in PC-Dateien, Drucken, usw.Ÿ Status: Anzeigen der wichtigsten Benutzer- und SystemdatenŸ Abmelden: Beenden der SAP R/3-Sitzung (mit Rückfrage) Unter dem Menüpunkt Hilfe finden sich unter anderem die folgenden Punkte:Ÿ Eine kontextsensitive Hilfe zur AnwendungŸ Der Aufruf der SAP Bibliothek (s. nächste Seite)Ÿ ein GlossarŸ ...

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Benutzerspezifische Personalisierung




FavoritenSAP Menü


T70 (1) (400) iwdf5070 INS

Information zur Administration

Benutzer zuordnen

Dokumentation anzeigen

Technische Detailinformation

Einstellungen

Starttransaktion festlegen

Strg+ Umsch+ F8

Umsch+ F6

Umsch+ F7

Umsch+ F9

Strg+ Umsch+ F10

Favoriten am Ende der Liste anzeigen

Einstellungen

Sie können hier Einstellungen vornehmen.

Kein Menü anzeigen, nur die FavoritenKein Bild anzeigen

Technische Namen anzeigen

Optionen ...

Grafik generieren

Verknüpfung erstellen ...

GuiXT aktivieren

Standardgröße

Hardcopy

Schnelles AusschneidenEinfügen

Über ...

Verschiedene Einstellmöglichkeiten erleichtern die Arbeit mit dem System

Im System stehen den Endanwendern vielfältige Personalisierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Einige seien hier beschrieben:Ÿ Unter Zusätze Einstellungen können Sie die Gestaltung Ihres Einstiegsbilds beeinflussen, z.B. über Ausschaltung des Bildes im rechten Teilbereich des Fenster oder über Zuschaltung der tech. Namen (Transaktionscodes) im SAP Easy Access Menü. Ÿ Unter den Optionen finden Sie z.B. eine Möglichkeit ein schnelles Ausschneiden und Einfügen zu aktivieren. Unter Optionen... finden Sie eine Möglichkeit die Reaktionsgeschwindigkeit des Info-Fähnchens zu beeinflussen, welches angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger eine Ikone oder einen Druckknopf "berühren".Ÿ Unter dem Menüpunkt System Benutzervorgaben Eigene Daten können Sie persönliche Vorgabewerte einstellen. Dazu können Sie die Register Adresse, Festwerte und Parameter wählen. Als Beispiel ist die Einstellung der Parameter hier erläutert: Parameter: Hier können Sie häufig verwendete Eingabefelder vorbelegen. Voraussetzung dafür ist allerdings, daß dem entsprechenden Eingabefeld eine sogenannte Parameter-Id zugeordnet ist. Vorgehensweise um die Parameter zu finden: Gehen Sie auf das vorzubelegende Eingabefeld. Wählen Sie F1, anschließend die Ikone "Technische Info". Daraufhin wird ein Info-Fenster geöffnet, welches unnter dem Punkt "Feld-Daten" die entsprechende Parameter-Id anzeigt (sofern dem Feld eine "Parameter-Id" zugeordnet ist).

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Tabelleneinstellungen: Beispiel Parameter

Parameter Wert Text

Buchungskreis

Abrechnungskreis

Bankschlüssel

Kundenauftragsart

Varianten auswählen

Varianten verwalten

Als Standardeinstellung verwenden

Variante

Übernehmen

Standardeinstellung

Aktuelle Einstellung

Anlegen

Löschen

Administrator

Meine Variante

Grundeinstellung

Tabelleneinstellungen

Mit der Funktion Tabelleneinstellungen können Sie die mit dem System ausgelieferten Grundeinstellungen einer Tabelle im sogenannten "Table-Control" individuell ändern. Dies ist besonders nützlich bei Tabellen, bei denen Sie nicht alle Spalten benötigen. Dabei können Sie über "drag & drop"mit der Maus die Spaltenpositionen und Spaltenbreiten, bis zum Verschwinden der Spalte, verändern. Die veränderten Tabelleneinstellungen können Sie als Variante speichern. Zu einer Tabelle können Sie beliebig viele verschiedene Varianten anlegen. Die erste Variante heißt Grundeinstellung; dies ist die vom SAP-System definierte Einstellung. Die Grundeinstellung können Sie nicht löschen (im Gegensatz zu selbst definierten Varianten). Die Tabelleneinstellungen werden im jeweiligen Benutzerkontext hinterlegt. Das System verwendet die aktuell gültige Variante, bis Sie die entsprechende Anwendung verlassen. Wenn Sie die Anwendung später erneut aufrufen, verwendet das System die für diese Tabelle geltende Standardeinstellung.Hinweis: Tabelleneinstellungen können Sie überall dort ändern, wo das Table-Control-Symbol in der oberen rechten Ecke der Tabelle sichtbar ist.

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Personalisierung des Frontends mit GuiXT

FD03 mit GuiXTFD03 ohne GuiXT

Beispiel von http://www.guixt.com

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Personalisierung des Frontends mit GuiXT

FD03 mit GuiXTFD03 ohne GuiXT

Beispiel von http://www.guixt.com

Übungen

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Inhalt:

Hauptbuchhaltung

Organisationseinheiten der Bilanzierung

Sachkontenstammdaten

Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derHauptbuchhaltung

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Hauptbuchhaltung: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

Den Aufbau der Hauptbuchhaltung im R/3beschreiben

Sachkonten pflegen und abfragen

Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derHauptbuchhaltung durchführen

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Übersichtsdiagramm: Hauptbuchhaltung

SD

CO

HauptbuchFI-GL

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, welche ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch weitergeben.

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Hauptbuchhaltung: Unternehmensszenario

IDES besteht aus neun Firmen auf der ganzen Welt.Jede Firma muß unterschiedliche gesetzlicheAnforderungen bei der externen Rechnungslegungerfüllen.

IDES ist in insgesamt 13 verschiedenen Branchen tätig.Die Geschäftsleitung wünscht sich, auch Auswertungenüber das Ergebnis des IDES-Konzerns innerhalbeinzelner Branchen zu erhalten.

IDES benutzt einen eigenen Kontenplan INT, welcher beiBedarf erweitert werden muß.

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Präsentation:

Organisationeinheiten der Bilanzierung

Buchungskreise

Geschäftsbereiche

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BilanzierendeEinheit

=Buchungs-kreis

Der Buchungskreis

Ein Buchungskreis repräsentiert eine selbständig bilanzierende Einheit im R/3, z.B. eine Firma innerhalb eines Konzerns. Er wird gekennzeichnet durch einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel. Auf Buchungskreisebene wird das Hauptbuch geführt und daraus werden die vom Gesetzgeber geforderte Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Bei jeder Transaktion in der Finanzkomponente des R/3 muß der Buchungskreis angegeben werden. Dies geschieht entweder manuell oder automatisch, indem der Buchungskreis aus anderen Datenelementen abgeleitet wird.

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IDES International Frankfurt, Deutschland

IDES Amerika IDES Europa IDES Asien

Mexico City / Mexico

New York / USA

Toronto / Kanada

Frankfurt / Deutschl.

London / England

Lissabon / Portugal

Paris / Frankreich

Barcelona / Spanien

IDES International besteht aus neun Firmen in Nordamerika, Europaund Asien.

Tokyo / Japan

Die Firmen von IDES

IDES ist ein weltweit tätiger Konzern und hat Firmen in Amerika, Europa und Asien. Jede dieser Firmen bildet für sich eine wirtschaftliche Einheit, welche gesetzlich verpflichtet ist, einen Jahresabschluß unter den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen zu erstellen.

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Die Buchungskreise von IDES


IDES Nordamerika IDES Europa IDES Asien

6000 Mexico

3000 USA

4000 Kanada

1000 Deutschland

2000 England

2100 Portugal

2200 Frankreich

2300 Spanien

5000 Japan

Die Firmen von IDES International sind im R/3 als Buchungskreiseangelegt.

Die Firmen von IDES werden im R/3-System als Buchungskreise abgebildet und durch eine jeweils vierstellige Zahlenkombination gekennzeichnet. Jeder Buchungskreis hat eine Hauswährung in die prinzipiell alle Buchungsbeträge umgerechnet werden Die Einführung des R/3-Rechnungswesens gestaltete sich weltweit als recht problemlos, da für alle IDES-Länder (und für viele weitere mehr) länderspezifische Vorlagen mit ausgeliefert werden.

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Tätigkeitsfelder

Anlagenbau

Fahrzeuge

Maschinenbau

=

Geschäftsbereiche

1000Maschinenbau

Anlagenbau

Fahrzeuge

2000

3000

Der Geschäftsbereich

Die Tätigkeitsfelder oder Branchen in denen ein Konzerns tätig ist, können als Geschäftsbereiche im R/3-System angelegt werden und bieten dann eine zusätzliche Auswertungsebene z.B. zum Zwecke der Segmentberichterstattung

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Einige Geschäftsbereiche von IDES

6000 Mexico

3000 USA

4000 Kanada

1000 Deutschland

2000 England

2100 Portugal

2200 Frankreich

2300 Spanien

5000 Japan

IDES Nordamerika IDES Europa IDES Asien/Australien


1000 Maschinenbau1000 Maschinenbau 2000 Anlagenbau2000 Anlagenbau 3000 Fahrzeuge3000 Fahrzeuge

Geschäftsbereiche sind grundsätzlich buchungskreisübergreifend, d.h., sie können aus jedem Buchungskreis heraus bebucht werden. Auf der Folie sehen Sie drei Geschäftsbereiche des IDES-Konzerns. Wenn manche Buchungskreise nicht in einer bestimmten Branche tätig sind, so kann über eine sogenannte Validierung verhindert werden, daß diese in den entsprechenden Buchungskreis buchen.

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Präsentation:Sachkontenstammdaten

Präsentation:

Sachkontenstammdaten

Kontenpläne

Kontengruppen

Abstimmkonten

Bilanzstrukturen

SAP AG 1999

Kontenpläne

INT CAUS GKR

... und beliebigviele weitereKontenpläne!

1000

2000

10000

20000 2000

1000

Jedes Hauptbuch wird gemäß eines Kontenplans aufgebaut. Der Kontenplan enthält in geordneter Form die Definitionen aller Sachkonten des Hauptbuchs. Diese Definitionen umfassen im wesentlichen die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Erfolg- oder Bilanzkonto.Im R/3-System können beliebig viele Kontenpläne definiert werden. Viele länderspezifische Kontenpläne werden bereits standardmäßig ausgeliefert.

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Kontenplanzuordnung

Kontenplan

Buchungskreis A Buchungskreis B Buchungskreis C

Ein Buchungskreis muß sich entscheiden nach welchem Kontenplan er sein Hauptbuch aufbaut. Diesem wird er daraufhin zugeordnet. Ein Kontenplan kann durchaus von mehreren Buchungskreisen verwendet werden (siehe Abbildung). Das bedeutet, daß deren Hauptbuch dann auch identisch aufgebaut ist.

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IDES-Kontenpläne

1000Deutschland

2000England

2100Portugal

5000Japan

2300Spanien

3000USA

4000Kanada

6000Mexiko

2200Frankreich

INT

CAUS CAFR CAJP

Die IDES-Buchungskreise benutzen die folgenden Kontenpläne:Ÿ INT wird genutzt von den Buchungskreisen 1000, 2000, 2100, 2300 und 6000.Ÿ CAUS wird genutzt von den Buchungskreisen 3000 und 4000.Ÿ CAFR wird genutzt von dem Buchungskreis 2200.Ÿ CAJP wird genutzt von dem Buchungskreis 5000.

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Buchungskreisspezifische Einstellungen

Kontendefinition im Kontenplan

PLUS PLUS

Konto X im Buchungskreis 1000 Konto X im Buchungskreis 3000

Buchungskreis-spezifische

Einstellungen


Einstellungen

BK 3000

Konto X

BK 1000

Bevor ein Buchungskreis ein bestimmtes Konto verwenden kann, muß er der Kontendefinition noch buchungskreisspezifische Einstellungen hinzufügen, welche dann nur für den einen Buchungskreis gelten. Ein Beispiel für eine typische buchungskreisspezifische Einstellung ist die Festlegung der Kontowährung. Während der Buchungskreis 1000 die meisten seiner Konten in UNI führt, führt der Buchungskreis 3000 die meisten Konten in USD.

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Kontengruppen für Hauptbuchkonten

C

Hau

ptb

uc

h

Cash

Matl

P/L

Liab

...

000000-099999

100000-199999

200000-299999

300000-399999

400000-499999

500000-599999

600000-699999

Zahlungsmittel- konten

KontengruppenCash

Konto 001111

000000-099999 Konten-

gruppe

Kontendefinitionim Kontenplan

Buchungskreisspezifische Einstellungen

Asst

Um die große Menge an Sachkonten zu ordnen und besser zu verwalten, werden die Sachkonten in Kontengruppen eingeteilt. Die Konten einer Kontengruppe haben normalerweise ähnliche betriebswirtschaftliche Aufgaben. Es kann zum Beispiel eine Kontengruppe für Zahlungsmittelkonten, eine für Aufwandskonten, eine für Erfolgskonten, eine für sonstige Bestandskonten etc. geben.

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Abstimmkonten

aa bb

Abstimmkonten für Debitoren, Kreditoren, Anlagen

Hauptbuch

Ne

ben

bü

ch

er

Deb

ito

ren

Kre

dit

ore

n

Nebenbuch-konten

aa bb

An

lag

en

Abstimmkonten verbinden die Nebenbücher mit dem Hauptbuch realtime, d.h., sobald eine Buchung auf einem Nebenbuchkonto getätigt wurde, wird analog die Buchung auch auf dem entsprechenden Abstimmkonto im Hauptbuch getätigt.Nebenbücher, welche über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbunden sind, sind die Bücher der Debitoren, Kreditoren und der Anlagen.

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Verkehrszahlen

Sachkonto

1000Maschinenbau1000Maschinenbau

2000Anlagenbau2000Anlagenbau

3000Fahrzeuge3000Fahrzeuge

Positionen..

Positionen..

Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben



Unter einer Verkehrszahl versteht man die Summe aller Buchungen im Soll bzw. im Haben. Grundsätzlich werden im R/3-System pro Konto je eine Verkehrszahl für das Soll und eine Verkehrszahl für das Haben geführt. Die Bilanz des Buchungskreises wird erstellt, indem auf diese Verkehrszahlen zurückgegriffen wird. Wenn Geschäftsbereiche verwendet werden, werden außerdem Verkehrszahlen pro Geschäftsbereich geführt (siehe Abbildung). Wird eine Geschäftsbereichsbilanz erstellt, so wird dann nur auf die Verkehrszahlen des jeweiligen Geschäftsbereichs zurückgegriffen.

S A P A G 1 9 9 9

B i l a n z /G u V - S t r u k t u r e n

I N TH a n d e ls b i l a n z

I D E SA k t i v a P a s s i v a

P o s i t io n- U n t e r -

p o s i t i o n- . . .


p o s i t i o n- . . .

G u VP o s i t io n- U n t e r -

p o s i t i o n- . . .- . . .

G K RH a n d e ls b i l a n zD e u t s c h l a n d

A k t i v a P a s s i v a


p o s i t i o n- . . .


p o s i t i o n- . . .


p o s i t i o n- . . .- . . .

C A U SH a n d e ls b i l a n z

U S AA k t i v a P a s s i v a


p o s i t i o n- . . .


p o s i t i o n- . . .


p o s i t i o n- . . .- . . .

. . . u n d v i e l e w e i t e r e B i l a n z / G u V - S t r u k t u r e n

Das Hauptbuch wird geführt, um daraus eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Diese Berichte müssen sich nach den landesspezifischen Anforderungen richten, d.h. für IDES zum Beispiel, daß der Buchungskreis 1000 (Deutschland) eine Bilanz nach HGB erzeugen muß, während der Buchungskreis 3000 (USA) eine Bilanz nach US-GAAP abgeben muß. Für diese unterschiedlichen Reportinganforderungen können im R/3-System verschiedene Bilanz/GuV-Strukturen angelegt werden. In diesen Bilanz/GuV-Strukturen ist genau festgelegt, welche Konten in welcher Bilanzposition erscheinen sollen. Viele Bilanz/GuV-Strukturen werden bereits ausgeliefert. Bei der Erzeugung der Bilanz muß dem System mitgeteilt werden, nach welcher Bilanz/GuV-Struktur die Bilanz aufgebaut sein soll.

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Parallele Rechnungslegung

1000Deutschland

HandelsbilanznachIAS

Handelsbilanznach

US-GAAP

Bewertungnach IAS

Bewertungnach US-GAAP

Für viele Unternehmen kann es heutzutage notwendig sein, nicht nur eine Bilanz für die nationale Rechnungslegung zu erstellen, sondern auch Bilanzen nach anderen Bewertungsrichtlinien wie IAS oder US-GAAP zu erstellen. Gründe hierfür können sein:Ÿ Zugang zu internationalen KapitalmärktenŸ Orientierung an ausländischen AktionärenŸ Globale Fusionen und AkquisitionenŸ erhöhte Transparenz Diese parallele Rechnungslegung kann mit R/3 verwirklicht werden, indem Ÿ die unterschiedlichen Bewertungen auf verschiedenen Sachkonten geführt werdendiese Sachkonten in unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen verwendet werden.

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Präsentation:Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der Hauptbuchhaltung

Enjoy - Sachkontenbuchung

Allgemeine/Komplexe Buchungen

Kontenabfrage

Präsentation:

Innerperiodische Geschäftsvorfälle inder Hauptbuchhaltung

SAP AG 1999

Arbeits-vorlagen

Kopfdaten

Positionsdaten

Informations-bereich

Enjoy-Sachkontenbuchung

Seit dem Release 4.6 (ENJOY-Release) ist es möglich, einen Sachkontenbeleg komfortabel mit Hilfe einer Einbildtransaktion zu erfassen und zu buchen. Der Erfassungsbildschirm ist unterteilt in die Bereiche Ÿ Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als Vorlagen gewählt werden)Ÿ Kopfdaten (hier werden Daten des Belegkopfes erfaßt)Ÿ Positionsdaten (hier werden die Positionen des Belegs erfaßt)Informationsbereich (hier werden die Soll- und Habensummen des Belegs angezeigt)

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Einstiegsbild

1. Positionsbild

2. Positionsbild

Bild

schirm

folg

e

EingabeBelegkopf

EinstiegErste Belegposition

EingabeErsteBelegposition

EinstiegZweite Belegposition

EingabeZweiteBelegposition

EinstiegDritte Belegposition

weiterePositions-

bilder

Allgemeine/Komplexe Buchungen

Die komplexe oder allgemeine Buchung in Release 4.6 entspricht der alten, umständlicheren Standardbuchungstransaktion FB01. Da noch nicht alle Buchungstransaktionen zum Release 4.6 erneuert wurden, ist es oftmals noch notwendig, die Technik der allgemeinen/komplexen Buchung zu beherrschen:Ÿ Auf einem Einstiegsbild werden die Daten des Belegkopfes eingegeben. Außerdem gibt man hier den Buchungsschlüssel und das Konto der ersten Belegposition an. Der Buchungsschlüssel liefert dem System nun die Information, um welche Kontoart (Sachkonto, Debitor, Kreditor, Anlagen, Material) es sich bei dem Konto handelt. Der Buchungsschlüssel und die Feldstatusgruppe steuern, wie der Eingabebildschirm der Position aussehen soll. Ÿ Aus diesen Informationen wird der Eingabebildschirm der ersten Position aufgebaut. Diesen füllt man aus und ruft über die Eingabe des nächsten Buchungsschlüssels und des nächsten Kontos den nächsten Bildschirm auf.Ÿ Auf dem folgenden Bildschirm gibt man die Daten der zweiten Position ein und ruft unter Umständen die dritte Position auf und so weiter.

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Wichtige Standardbelegarten

Debitoren-

rechnungen

DR Debitoren-

gutschriften

DG Debitoren-

zahlungenDZ Sachkonten-

belegeSA

Kreditoren-

rechnungen

KR Kreditoren-

gutschriften

KG Kreditoren-

zahlungenK

Z Kreditoren-

nettorech-

nungen und

-gutschriften

KN

Um die Vielzahl der FI-Belege leicht unterscheiden und ordnen zu können, werden Belegarten verwendet. Jeder Beleg ist genau einer Belegart zugeordnet, welche im Belegkopf eingetragen ist. Eventuell existierende Echtbelege, auf die sich der R/3-Beleg bezieht, sollten ebenfalls nach der R/3-Belegart abgelegt werden (siehe Folie). Die Nummern von Belegen mit gleicher Belegart befinden sich im selben Nummernbereich. Für Sachkontenbuchungen wird meist die Belegart SA verwendet, aber auch weitere Belegarten (z.B. für Abgrenzungsbelege, Bewertungsbelege etc.) sind möglich.

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Der Buchungsschlüssel (BS)hat eine Steuerungsfunktionbei den Belegpositionen.

Er legt folgendes fest:

1. Kontoart für die Buchungder Belegposition

2. Buchung der Belegpositionim Soll oder Haben

3. Feldstatus derZusatzangaben

Zusatzangaben Gechäftsbereich Kostenstelle Text ...

Position 1 / BS

Konto

BetragSteuerkennz

Detailansicht

1. S, D, K, A, M ?

3. Feldstatus?

2. Soll oderHaben?

Der Buchungsschlüssel

Jede Belegposition enthält genau einen Buchungsschlüssel. Dies ist ein internes Steuerungsinstrument, welches bei den komplexen Buchungen verwendet wird, um dem System zu signalisieren,Ÿ welche Kontoart bebucht werden sollŸ ob es sich um eine Soll oder Habenbuchung handeltŸ welche Felder der Position gefüllt werden können bzw. müssen.In den neuen ENJOY-Transaktionen muß der Buchungschlüssel nicht mehr eingegeben werden. Im Beleg taucht er aber nach wie vor auf und seine Steuerungsfunktionen sind immer noch relevant.

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010203040506070809

Debitoren

111213141516171819

313233343536373839

Kreditoren

212223242526272829

50

909193949596

Hauptbuch

40

808183848586

75

Anlagen

70 99

Material

89

Für Buchungen aufHauptbuchkonten aus MMheraus

Standardbuchungsschlüssel

Im R/3-System gibt es eine große Zahl an Standardbuchungsschlüsseln, welche verwendet werden sollten. Jeder Buchungsschlüssel wird für Buchungen auf eine bestimmte Seite auf Konten bestimmter Kontenarten verwendet. Für Buchungen im Hauptbuch benötigt man nur die BuchungsschlüsselŸ 40 für SollpositionenŸ 50 für Habenpositionen

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Einzelpostenliste

ORIGINAL-BELEG

Optischarchiviert

Kontenabfrage

Konto 100000

JanuarFebruarMärzApril...

100000+400000+300000-100000+...

Konto 100000

Saldenanzeige

400000-300000-100000+500000+ 200000+ 200000-200000-

1.3.200010.3.200012.3.200015.3.200018.3.200020.3.200025.3.2000

Positionen

Beleg

18.03.2000

01 100000 200000-02 113100 200000+

eventuell

Für die Kontenabfrage stehen die Saldenanzeige und die Postenanzeige zur Verfügung, welche getrennt voneinander, aber auch aufbauend aufeinander genutzt werden können. Die Saldenanzeige gibt einen Überblick über die gespeicherten Verkehrszahlen eines Kontos. Durch Doppelklick auf eine Verkehrszahl gelangt man auf eine Liste der Einzelposten, welche die Verkehrszahl ergeben. Aus dieser Einzelpostenliste wiederum gelangt man per Doppelklick auf einen Posten zu dem Beleg, welcher diesen Posten enthält. Existiert zu diesem R/3-Beleg ein Echtbeleg und wurde dieser optisch archiviert, so kann man sich auch diesen anzeigen lassen.

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Nach Behandlung dieser Selbstlerneinheit könnenSie:

Self-Study: Sachkontenstammdaten

den Kontenplan anzeigen

das Sachkontenverzeichnis erzeugen

Sachkonten mit Vorlage anlegen

Bilanz-/GuV-Strukturen pflegen

die besondere Rolle von Abstimmkonten erklären

ÜBungen

EXP_0003.doc Übernommen

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Inhalt:

Kreditorenbuchhaltung

Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung

Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derKreditorenbuchhaltung

Integration mit der Materialwirtschaft

Abschlußarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung

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Kreditorenbuchhaltung: Lernziele des Kapitels

den Aufbau der Kreditorenbuchhaltung im R/3beschreiben

Kreditorenstammdaten pflegen und abfragen

innerperiodische Geschäftsvorfälle in derKreditorenbuchhaltung durchführen

die Integration mit der Materialwirtschaft erklären

beschreiben, wie SAP Sie bei der Bilanzvorbereitungin der Kreditorenbuchhaltung unterstützt

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SD

CO

HauptbuchFI-GL

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

Übersichtsdiagramm : Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM — Materials Management).

SAP AG 1999

Präsentation:Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung

Präsentation:

Stammdaten in derKreditorenbuchhaltung

Kontendefinitionen und buchungs-kreisspezifische Einstellungen

Kontengruppen

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Kreditorenkonto in SAP-FI

PLUS PLUS

Kreditor X im Buchungskreis 1000 Kreditor X im Buchungskreis 2000


Einstellungen


Einstellungen

BK 2000BK 1000

Kreditor X

AllgemeineDaten

Kontendefinitionauf Mandantenebene

Wie Sachkonten umfassen auch Kreditorenkonten zwei Bereiche:Ÿ Auf Mandantenebene wird das Debitorenkonto für alle Buchungskreise definiert. Hier werden auch allgemeine Daten wie zum Beispiel die Kundenadresse gespeichert.Ÿ Bevor das Konto in einem Buchungskreis bebucht werden kann, muß es um buchungskreisspezifische Einstellungen ergänzt werden, wie zum Beispiel die vereinbarten Zahlungsbedingungen.

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Kontengruppen für Kreditoren

C

Kre

dit

ore

nb

uch

ha

ltu

ng

Kred

Inl.

Ausl

CPD

0001

...

000000-099999

100000-199999

200000-299999

300000-399999

400000-499999

500000-599999

600000-699999

Kreditoren- konten

KontengruppenKred

Konto 001111

000000-099999 Konten-

gruppe

AllgemeineDaten

Buchungskreis-daten

Einkaufs-organisations-

daten

Wie Sachkonten können auch Kreditorenkonten zu verschiedenen Kontengruppen zusammengefaßt werden, um die Konten leichter ordnen und leichter verwalten zu können. Normalerweise haben die Konten einer Kontengruppe ähnliche Eigenschaften, z.B. kann es eine Kontengruppe geben für inländische Kreditoren, eine für ausländische Kreditoren, eine für verbundene Kreditoren, eine für CPD-Konten und so weiter.

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Präsentation:Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der Kreditorenbuchhaltung

Präsentation:

Innerperiodische Geschäftsvorfälle inder Kreditorenbuchhaltung

ENJOY-Rechnungs-/Gutschriftsbuchung

Dauerbuchungen

Manueller und automatischer Zahlungsausgang

SAP AG 1999

Enjoy-Rechnungs-/Gutschriftsbuchung

Arbeits-vorlagen

Kopf- undKreditorendaten

Sachkontenpositionen

Informations-bereich

Vorgang: Rechnung/Gutschrift

Seit dem Release 4.6 (ENJOY-Release) ist es möglich, eine Kreditorenrechnung oder -gutschrift komfortabel mit Hilfe einer Einbildtransaktion zu erfassen und zu buchen. Der Erfassungsbildschirm ist unterteilt in die Bereiche Ÿ Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als Vorlagen gewählt werden)Ÿ Kopf- und Kreditorendaten (hier werden Daten des Belegkopfes und der Kreditorenposition erfaßt)Ÿ Positionsdaten (hier werden die Sachkontenpositionen des Belegs erfaßt)Ÿ Informationsbereich (hier werden der Saldo des Belegs sowie Informationen über den Kreditor angezeigt)Mit dieser Transaktion können auch Belege in Fremdwährung erfaßt werden. Der Fremdwährungsbetrag wird mit Hilfe von hinterlegten Umrechnungskursen in die Hauswährung umgerechnet.

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CO-Kontierungslogik

CO Beleg # 1000000009

FI Beleg # 1200000089

Echtes CO-Objekt

BelastungKostenart Betrag

Aufwandskonto

Betrag

Kreditor

Betrag

Statistisches CO-Objekt

BelastungKostenart Betrag

+ weitere statistische Objekte

Positionen001 Aufwandskonto

Betrag +Echtes CO-Objekt(+ Statistische CO-Objekte)

002 KreditorBetrag -

FI Beleg

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Workplace und Benutzerrollen

SAP bietet vorkonfigurierteArbeitsplätze, die genau auf diespeziellen Anforderungen bestimmterBenutzer ausgerichtet sind und aufErkenntnissen beruhen, die in derPraxis gesammelt wurden. Derzeitwerden für den Workplace in derBuchhaltung folgende Rollenangeboten:

LLeiter Finanzbuchhaltung

HHauptbuchhalter

LLeiter Debitorenbuchhaltung

DDebitorenbuchhalter

CCredit Manager

LLeiter Kreditorenbuchhaltung

KKreditorenbuchhalter

BBankbuchhalter

Die mit dem SAP-Standardmenü erstellte Kreditorenrechnung kann auch über ein Menü und Bildschirmbild erzeugt werden, das mit Hilfe des Workplace und Benutzerrollen speziell für Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung eingerichtet wurde. Diese Konfiguration wird im 2-Tage-Kurs MY301 behandelt. Vorteile: Zugriff auf alle von den Benutzern benötigten Anwendungen über ein einziges Portal: einfacher zentraler Zugriff auf unterschiedliche Systeme; wichtige Informationen sind direkt auf der Benutzeroberfläche zusammengefaßt; Links zu weiteren Informationen stets verfügbar; Ausblenden nicht benötigter Informationen und Funktionen über Filter. Das LaunchPad eines Benutzers im Workplace ist entsprechend der Rolle im Unternehmen aufgebaut. Einzelrollen sind nützliche Sammlungen von Funktionen. Einzelrollen können mehreren Systemen zugewiesen und zu einer Sammelrolle kombiniert werden. Zur Beschleunigung der Einführungsphase werden Einzelrollen mit vordefinierten Berechtigungsprofilen ausgeliefert. So können zum Beispiel Funktionen im Ansichtsmodus vielen Benutzern in einer Rolle zur Verfügung gestellt werden, während eine andere Rolle Änderungen/Eingaben erlaubt.Der WorkSpace steht für alle SAP- und Fremdanwendungen zur Verfügung, die Sie aus dem LaunchPad heraus aufrufen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, mehrere Modi zu erzeugen und zwischen den gewünschten Anwendungen und MiniApps zu wechseln. MiniApps liefern dem Benutzer ständig grundlegende Kurzinformationen, ohne daß in verschiedenen Anwendungen danach gesucht werden muß. In der Buchhaltung könnten dies wichtige Kontensalden, der Status des Monatsabschlusses oder eine Liste der zehn Kunden mit der höchsten ausstehenden Schuld sein. Der Benutzer kann in seinem Workplace nach eigenen Wünschen Links zu einer Intranet- oder Internetsite erstellen, um einen ständigen Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Individuell kann auch eingestellt werden, welche Miniapps wie angezeigt werden sollen.

SAP AG 1999

Das Dauerbuchungsprogramm

1000

Kreditor

1000

Aufwand

Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg

Positionen001 40 Aufwand 1000002 31 Kreditor 1000-

Erste Ausführung 01.01.XXLetzte Ausführung 01.12.XXNächste Ausfg. 01.02.XXAbstand in Monaten 1

Dauerbuchungsprogramm

Batch-Input Mappe

Abrechnungsperiode: 01.02.XX - 29.02.XX

NächsteAusführungam 01.03.XX

Echtbuchung

Für sich regelmäßig wiederholende Buchungen, wie Miet- oder Zinsaufwand, gesetzliche Gebühren und Eigentumssteuern kann das Dauerbuchungsprogramm verwendet werden, welches die erforderlichen Buchungsbelege automatisch erzeugt.Ÿ Die sich wiederholenden Geschäftsvorfälle müssen dafür als Dauerbuchungsurbelege im System gespeichert werden. Jeder Dauerbuchungsurbeleg enthält das Datum der ersten und der letzten Ausführung und die Periodizität, sowie das Datum der geplanten nächsten Ausführung.Ÿ In periodischen Abständen muß dann das Dauerbuchungsprogramm mit einem mitgegebenen Abrechnungszeitraum gestartet werden. Dieses selektiert alle Dauerbuchungsurbelege, bei denen das Datum der nächsten Ausführung in dem Abrechnungszeitraum liegt und erzeugt daraus eine Batch-Input-Mappe.Ÿ Durch das Abspielen der Mappe wird ein FI-Beleg gebucht, der dem Urbeleg entspricht und das Datum der nächsten Ausführung im Dauerbuchungsurbeleg wird heraufgesetzt.

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Elemente des Zahlungsvorgangs

Ausgabe des Zahlungsträgers

Wahl des Zahlwegs und der Bank

Selektion der zu zahlenden Posten

Buchen des ZahlungsbelegsKreditor

1010

Barmittel

10

Berechnung des Zahlbetrags mitBerücksichtigung der Skontofristen

AutomatischManuell

Alle Zahlungsvorgänge enthalten die auf der Folie abgebildeten Elemente. Solch ein Zahlungsvorgang kann entweder manuell durchgeführt werden (Kreditoren Buchung Zahlungausgang) oder automatisch mit Hilfe des Zahlungsprogramms. Das Standardsystem umfaßt die üblichen Zahlwege und die zugehörigen Formulare, die für jedes Land getrennt definiert wurden.

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Parameter

KontoKonto

D oder K

10...

20...

KontoPK ...PK ......

Items

Beleg

PK ...PK ......

Items

Beleg

BS ...BS ......

Positionen

Beleg

Tag der Ausführung 01.03.XXXXIdentifikation AC200

Status

Parameter pflegen

Parameter wurden erfaßt

Das Zahlungsprogramm wurde für internationale Zahlungsvorgänge mit Kunden und Lieferanten entwickelt und kann sowohl für den Zahlungsausgang als auch den Zahlungseingang verwendet werden. Die Verwendung für Zahlungsausgänge ist international jedoch gebräuchlicher. Der automatische Zahlungsprozeß umfaßt mehrere Schritte.Der erste Schritt umfaßt die Pflege von Parametern. Über Parameter teilen Sie dem Zahlungsprogramm mit, welche Konten und Posten im automatischen Zahllauf berücksichtigt werden sollen.

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Vorschlagslauf

KontoKonto

D oder K

10...

20...


Items

Beleg

PK ...PK ......

Items

Beleg

BS ...BS ......

Beleg

Status


Vorschlagslauf starten

Zahlungsvorschlag wurde erstellt


Positionen

Parameter pflegen

Der zweite Schritt umfaßt den Vorschlagslauf. Im Vorschlagslauf werden:Ÿ die durch Parameter ausgewählten Konten und Belege nach fälligen Posten durchsuchtŸ fällige Posten für die Zahlung zusammengefaßtgeeignete Zahlwege, Hausbanken und Partnerbanken für die Zahlung gewählt

SAP AG 1999

Vorschlag bearbeiten

KontoKonto

D oder K

10...

20...


Items

Beleg

PK ...PK ......

Items

Beleg

BS ...BS ......

Beleg

Status




Zahlungsvorschlag wurde bearbeitet


Positionen

Parameter pflegen


Im dritten Schritt kann der erstellte Zahlungsvorschlag geprüft und bearbeitet werden. Dieser Schritt kann übersprungen werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Korrektheit der Daten sicherzustellen.

SAP AG 1999

KontoKonto

D oder K

10...

20...


Items

Beleg

PK ...PK ......

Items

Beleg

BS ...BS ......

Beleg

Status





Zahlungslauf starten

Buchungsaufträge: x erzeugt, x erledigtZahlungslauf wurde ausgeführt


Positionen

Parameter pflegen


Barmittel

X

Kreditor

X

Zahllauf

Der vierte Schritt umfaßt den eigentlichen Zahllauf. Beim Zahllauf werden:Ÿ Zahlungsbelege gebuchtŸ Offene Posten ausgeglichenDaten für die Druckprogramme zum Druck von Zahlungsträgern bereitgestellt

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KontoKonto

D oder K

10...

20...


Items

Beleg

PK ...PK ......

Items

Beleg

BS ...BS ......

Beleg

Status





Zahlungslauf starten

Druck startenDTA

EDI


Positionen

Parameter pflegen


Buchungsaufträge: x erzeugt, x erledigtZahlungslauf wurde ausgeführt

Zahlungsträger drucken

Der letzte Schritt umfaßt den Druck. In diesem Schritt werden Zahlungsträger generiert, d.h.,: Zahlungsträger werden gedruckt Zwischenbelege für EDI werden generiert Zahlungsdaten werden an die DTA-Verwaltung gesandtWenn Sie nicht mit dem Zahlungsvorschlag arbeiten möchten, können Sie die Schritte “Vorschlagslauf starten”, “Vorschlag bearbeiten”, Zahlungslauf starten” und “Druck starten” zu einem Schritt zusammenfassen. Sie können also direkt im Anschluß an die Erfassung der Parameter Zahlungen erstellen, buchen und ausgeben.

SAP AG 1999

Präsentation:Integration mit der Materialwirtschaft

Werke

Einkaufsorganisationen

MM-Sicht des Kreditorenstammsatzes

Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung

Präsentation:

Integration mit der Materialwirtschaft

SAP AG 1999

IDES-Werke in Deutschland

BK 1000IDES Deutschland

Werk 1000Hamburg

Werk 1100Berlin

Werk 1200Dresden

Werk 1300Frankfurt

Werk 1400Stuttgart

Das Zentrale Organisationsobjekt in der Logistik ist das Werk. Mehrere Werke können in einem Buchungskreis liegen, das heißt sie werden in der Konfiguration einem gemeinsamen Buchungskreis zugeordnet. Der IDES-Buchungskreis 1000 (Deutschland) umfaßt zum Beispiel die WerkeŸ 1000 (Hamburg)Ÿ 1100 (Berlin)Ÿ 1200 (Dresden)Ÿ 1300 (Frankfurt)Ÿ 1400 (Stuttgart) Alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge in einem dieser fünf Werke werden in der Buchhaltung des Buchungskreises 1000 verbucht.

SAP AG 1999

IDES-Einkauf in Deutschland

BK 1000IDES Deutschland

Werk 1000Hamburg

Werk 1100Berlin

Werk 1200Dresden

Werk 1300Frankfurt

Werk 1400Stuttgart

Einkaufsorganisation1000 IDES Deutschland

Einkauf wirdgebucht in...

Einkaufsorganisation 1000 kauft ein für...

Der Einkauf für die Werke wird von Einkaufsorganisationen übernommen. In jedem Land in dem IDES Werke betreibt, gibt es auch je eine Einkaufsorganisation. Diese kauft jeweils für alle Werke des Landes ein und bucht den Einkauf in dem jeweiligen Buchungskreis. In Deutschland gibt es zum Beispiel die Einkaufsorganisation 1000, welche für alle deutschen Werke (Hamburg, Berlin, Dresden, Frankfurt, Stuttgart) den Einkauf erledigt. Gebucht wird der Einkauf im deutschen Buchungskreis 1000.

SAP AG 1999

Einkaufsdaten des Kreditorenstammsatzes

PLUS PLUS

Kreditor X im Buchungskreis 1000 Kreditor X in derEinkaufsorganisation 1000


Einstellungen

Einkaufs-organisations-

spezifischeEinstellungen

BK 1000

Kreditor X

AllgemeineDaten

Kontendefinitionauf Mandantenebene

EK 1000

Die Einkaufsorganisationen kaufen bei Lieferanten ein, welche dann von der Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden. Die verschiedenen Einkaufsorganisationen des Konzerns müssen einkaufsspezifische Daten im Kreditorenstammsatz hinterlegen bevor sie den Lieferantenstammsatz verwenden können.

SAP AG 1999

Dreistufige Abstimmung (Standard)

Bestellung

Wareneingang

Rechnungseingang

Kreditor

WE/RE

MM

FI

Kein Beleg

MaterialWE/RE

Positionen

Beleg

WE/REKreditorSteuer

Positionen

Beleg

Materialbestandoder -verbrauch

1

12

2

Material-beleg

Waren-eingang

MM FI

FI

Bestellung

Bestell-betrag

MM

Rech-nungs-prüfungs-beleg

Die dreistufige Abstimmung ist das Standardverfahren zum Buchen von Beschaffungsvorgängen in FI. Das Verfahren umfaßt folgende drei Schritte:Ÿ BestellungDieser Vorgang läuft ausschließlich in MM ab. Es erfolgen keine Buchungen in FI.Ÿ WareneingangZur Aktualisierung des Bestands wird in MM ein Materialbeleg erstellt. Gleichzeitig wird in FI ein Beleg erstellt, mit dem die bewerteten Waren auf das Materialbestandskonto oder das Verbrauchskonto (Soll) und auf ein Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Haben) gebucht werden.Ÿ RechnungseingangDie Kreditorenrechnung wird in MM gebucht, und gleichzeitig wird in FI ein Beleg erstellt, mit dem der Rechnungsbetrag auf das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Soll) und das Kreditorenkonto (Haben) gebucht wird. Die beiden letzten Schritte können in umgekehrter Reihenfolge ausgeführt werden, je nachdem, ob zuerst Waren oder zuerst Rechnungen eingehen. Über das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto wird sichergestellt, daß für jede Rechnung ein Wareneingang erfolgt ist und umgekehrt.

SAP AG 1999

Präsentation:Abschlußarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung

Überblick: Kreditorenabschlußarbeiten

Saldenbestätigungen

Fremdwährungsbewertung

Umgliedern von Verbindlichkeiten

Präsentation:

Abschlußarbeiten in derKreditorenbuchhaltung

SAP AG 1999

Überblick: Kreditorenabschlußarbeiten

Gesetzliche ArbeitenTechnische/organisatorische

Arbeiten

Buchungsperioden für KreditorensperrenSonderperioden für Kreditorenöffnen

Saldovortrag durchführen

Abstimmung • Belege - Verkehrszahlen• verbundene Unternehmen

Saldenbestätigungen versendenRücklauf auswerten

Fremdwährungen bewerten

Umgliederungen vornehmen

Sonderperioden für Kreditoren schließen

Beginn neues Geschäftsjahr

Zeitstrahl

Bei den Jahresabschlußarbeiten kann man grob unterscheiden inŸ Gesetzliche Arbeiten (Vorbereitungen, welche vom Gesetzgeber verlangt werden)Ÿ Technische/organisatorische Arbeiten (Vorbereitungen, welche technische notwendig sind oder die Organisation der Buchhaltung unterstützen) In diesem Kurs werden wir uns auf eine kurze Darstellung der gesetzlichen Arbeiten beschränken. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der Kreditorenkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Dann werden die Buchungperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für die Abschlußbuchungen für Korrekturen zum Ende des Geschäftsjahres geöffnet. Eine technische Abstimmung garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege. Danach folgt die Versendung von Saldenbestätigungen, die Bewertung von Fremdwährungsbelegen und eine bilanzielle Umgliederung der Verbindlichkeiten. Nachdem die Korrekturen zum Ende des Geschäftsjahres vorgenommen wurden, können die Sonderperioden geschlossen werden.Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.

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Kontroll-stelle

Kreditoren

Abstimm-liste

Ergebnis-tabelle

Buchhaltung

Lis

ten


Rück-antwort

Das Programm zur Erstellung von Saldenbestätigungen erstellt automatisch Saldenbestätigungen inkl. Rückantwortschreiben an eine freie abgrenzbare Menge von Kreditoren sowie eine Abstimmliste und eine Ergebnistabelle. Die Saldenbestätigungen und Rückantwortschreiben werden an die Kreditoren versendet; die Listen werden an eine Kontrollstelle weitergereicht. Bei IDES handelt es sich bei dieser Kontrollstelle um die Abteilung „Interne Revision.“ Die Kreditoren kontrollieren den gemeldeten Saldo und senden ihr Rückantwortschreiben an die Kontrollstelle, welche die Antwort mit der Abstimmliste vergleicht und das Resultat in die Ergebnistabelle einträgt.

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Fremdwährungsbewertung

Verbindlichkeiten

500 USD1000 UNI

- Verbindlichkeiten 1100 UNI

Korrekturkonto für FW

100 UNI

Bilanz (Hauswährung UNI)GuV

Aufwand aus Währungsbewertung

100 UNI

Passiva

...

Kreditor

500 USD1000 UNIBewertungs-differenz 100 UNI

Eine Fremdwährungsbewertung ist immer dann notwendig, wenn es auf den Kreditorenkonten offene Posten in Fremdwährung gibt. Die Beträge dieser offenen Posten wurden zum Zeitpunkt ihrer Entstehung mit dem aktuellen Wechselkurs in die Hauswährung umgerechnet (auf der Folie wurden z.B. 500 USD in 1000 UNI Hauswährung umgerechnet) Zum Bilanzstichtag hat sich normalerweise der Wechselkurs verändert und die offenen Posten müssen neu bewertet werden. Ein Programm nimmt die Bewertung zum neuen Kurs vor und trägt die entstandene Bewertungsdifferenz (auf der Folie 100 UNI) in den bewerteten Posten ein. Weiterhin erzeugt es die Bewertungsbuchung Ÿ Aufwand aus Währungsbewertung an Korrekturkonto für Fremdwährung (siehe Folie) Es kann nicht direkt durch eine Buchung auf dem Verbindlichkeitskonto bewertet werden, da Abstimmkonten prinzipiell nicht direkt bebucht werden können. Daher wird auf ein Korrekturkonto gebucht, welches in der selben Bilanzposition auftaucht wie das Abstimmkonto. Wie im einzelnen bewertet wird, wird mit einer Bewertungsmethode festgelegt. Diese muß in Abhängigkeit von den landesspezifischen Bewertungsvorschriften eingerichtet werden. Sie gibt zum Beispiel an, ob nach den Niederstwertprinzip, nach dem strengen Niederstwertprinzip oder generell (also auch mit Erträgen aus Bewertung) bewertet wird.

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Umgliedern von Verbindlichkeiten

Bilanz

Verbindlichkeiten

1000 2000 RLZ < 1 J.3000 RLZ 1-5 J.4000 RLZ >5 J.

...- Verbindlichkeiten

- mit Restlaufzeit < 1 Jahr 2000

- mit Restlaufzeit 1-5 Jahre 3000

- mit Restlaufzeit >5 Jahre 4000

Korrektur

30004000

1000

DebitorischeKreditoren

1000

3000

RLZ 1-5 Jahre

4000

RLZ >5 Jahre

...- Forderungen

PassivaAktiva

Verbindlichkeiten und Forderungen dürfen in der Bilanz nicht verrechnet ausgewiesen werden. Da es aber vorkommen kann, daß einzelne Kreditoren ein Sollsaldo aufweisen, müssen diese Salden für die Bilanzerstellung auf ein Konto für Debitorische Kreditoren umgegliedert werden. In manchen Ländern wird außerdem verlangt, daß die Verbindlichkeiten nach Restlaufzeiten gruppiert in der Bilanz aufgeführt werden. Beide Umgliederungen werden mit Hilfe eines speziellen Programmes durchgeführt. Gleichzeitig werden sie für den ersten Tag der nächsten Periode bereits wieder zurückgenommen, da diese Umgliederungen während des Tagesgeschäfts nicht notwendig sind. Auf der Folie sehen Sie wie die Forderungen mit höheren Restlaufzeiten zwecks Bilanzerstellung auf separat ausgewiesene Konten ausgebucht werden. Außerdem werden debitorische Kreditoren umgegliedert. Als Gegenkonto dient wieder ein Korrekturkonto, da nicht direkt auf dem Abstimmkonto korrigiert werden darf. Hinweis: Sowohl die Fremdwährungsbewertung als auch die Umgliederung kann unterschiedlich für verschiedene Rechnungslegungsvorschriften vorgenommen werden. Die Ergebnisse werden dann auf verschiedenen Konten verbucht, welche wiederum in unterschiedlichen Bilanz/GuV-Versionen verwendet werden. Hinweis: Dieses Programm wird auch eingesetzt, wenn das Abstimmkonto eines Kreditors im Laufe des Jahres geändert wurde.

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Self-Study: Kreditorenstammdaten im FI


Das Kreditorenverzeichnis erstellen

Kreditorenstammdaten im FI pflegen

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Inhalt:

Anlagenbuchhaltung

Anlagenstammdaten

Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derAnlagenbuchhaltung

Abschlußarbeiten in der Anlagenbuchhaltung

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Anlagenbuchhaltung: Lernziele des Kapitels

Anlagenstammdaten pflegen

Anlagenbewegungen buchen

Abschreibungen erfassen und buchen

beschreiben, wie SAP Sie bei denAbschlußvorbereitungen in der Anlagenbuchhaltungunterstützt

SAP AG 1999

Übersichtsdiagramm: Anlagenbuchhaltung

SD

CO

HauptbuchFI-GL

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen.

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Anlagenbuchhaltung: Unternehmensszenario

Buchhalterische Geschäftsvorfälle mit Anlagen sind indas Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung ausgegliedertworden. Dort werden die Wertänderungen von Anlagenauf speziellen Anlagekonten verwaltet, überwacht undverarbeitet.

Anlagebewegungen können entweder direkt im FI oderintegrativ über die Materialwirtschaft erzeugt werden.

Zum Zwecke der Bilanzerstellung müssen die Werte derAnlagen geprüft und angepaßt werden.

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Präsentation:Anlagenstammdaten

Präsentation:

Anlagenstammdaten

Anlagenklassen

Bewertungsbereiche

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Anlagen in FI-Organisationseinheiten

Buchungs-kreis

Geschäfts-bereich A

Geschäfts-bereich B

Geschäfts-bereich C

Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3

Jede Anlage gehört zu jeweils einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich. Alle Buchungen, die für die Anlage durchgeführt werden (Zugänge, Abgänge, Abschreibungen, etc.), werden innerhalb des zugeordneten Buchungskreises und Geschäftsbereiches getätigt. Weiterhin kann die Anlage verschiedenen CO-Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag, Leistungsart) und Logistik-Organisationseinheiten (nur für Selektionszwecke) zugeordnet werden.

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Die Anlagenklasse

C

An

lag

enb

uch

ha

ltu

ng 1000

3000

4000

5000

...

000000-099999

100000-199999

200000-299999

300000-399999

400000-499999

500000-599999

600000-699999

Konten für Gebäude

Betriebs- undGeschäftsausstattung

1000

Anlage 001111

000000-099999 Anlagen-

klasse

2000

Anlagen im Bau

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Gebäude

Maschinen „normale“ Anlagen

Die Anlagenklasse ist das Hauptgliederungskriterium für das Anlagevermögen. Jede Anlage muß genau einer Anlagenklasse zugeordnet werden. In jeder Anlagenklasse können Sie bestimmte Steuerungsparameter und Vorschlagswerte für die Abschreibungsrechnung und sonstige Stammdaten festlegen. Anlagen, die in der Bilanz an unterschiedlichen Stellen aufgeführt werden sollen (z.B. Gebäude und Maschinen) müssen verschiedenen Anlagenklassen zugeordnet werden. Außerdem gibt es mindestens je eine spezielle Anlagenklasse für Anlagen im Bau und geringwertige Wirtschaftsgüter. Bei IDES sind dies die AnlagenklassenŸ 4000 für Anlagen im BauŸ 5000 für geringwertige Wirtschaftsgüter 1. Hinweis: Auch für immaterielle Anlagen und geleaste Anlagen lassen sich eigene Anlagenklassen anlegen. Für die Leasingabwicklung stehen eigene Funktionalitäten zur Verfügung. 2. Hinweis: Für die technische Verwaltung der Anlagen dient das Komponente PM (Plant Maintenance). Für die Verwaltung von Finanzanlagen ist das Komponente TR (Treasury) vorgesehen.

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Bewertungsbereiche

Anlage xy im Jahr 2000

Steuer-recht

Kalkula-torisch

ParalleleBewertung

Handels-recht

Bestandswerte Abschreibungen Restbuchwert

100 000

100 000

100 000

100 000

40 000

40 000

10 000

10 000

60 000

60 000

90 000

90 000

Es kommt häufig vor, daß Anlagenbestände und Bewegungen für unterschiedliche Zwecke unterschiedlich bewertet werden sollen, z.B. sollen möglicherweise unterschiedliche Wertansätze verwendet werden fürŸ die Handelsbilanzierung nach regionalen ErfordernissenŸ die Steuerbilanz (soweit eine andere Bewertung erlaubt ist)Ÿ das interne Rechnungswesen (Kalkulation)Ÿ parallele Rechnungslegungen für die Konzernbilanzierung (nach IAS, US-GAAP etc.) Um diese unterschiedlichen Wertansätze führen zu können, werden im R/3-System sogenannte Bewertungsbereiche geführt. Es werden separate Verkehrszahlen geführt Ÿ pro Anlage und BewertungsbereichŸ für einzelne Wertkomponenten wie Bestandswerte, Abschreibungen, Restbuchwerte etc.

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Normal-AfA-Beginn Wann begann die Nutzungsdauer?01Jan

Kalender

AfA-Schlüssel Wie soll abgeschrieben werden?

PrognostizierteNutzungsdauer

Wie lange wird die Anlageerwartungsgemäß genutzt werdenkönnen?

Jahre, Monate

Index Sollen jährlich erhöhte Wiederbe-schaffungswerte ermittelt werden?

Steuerungsdaten im Bewertungsbereich

z.B. Bewertungsbereich Handelsrecht

BisherigeNutzungsdauer

Wie lange wird die Anlage bereitsgenutzt?Jahre, Monate

Den Bewertungsbereichen können im Anlagenstammsatz verschiedene Daten hinterlegt werden, die die Berechnung der Normal- und Sonderabschreibungen für den speziellen Bewertungsbereich steuern. So kann handelsrechtlich zum Beispiel anders abgeschrieben werden als steuerrechtlich.

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Kontenfindung

Handels-recht

Kalkulation

ParalleleBewertung

Anlage X

Konten-findung

Bestands-konten

Handelrecht

Bestands-konten

z.B. für IAS

Afa-Konten

Handelrecht

Kalkulato-rischeAfa-

Konten

Afa-Konten

z.B. für IAS

Bewertungs-bereiche

Da die Bewertungsbereiche der Anlagenbuchhaltung im Hauptbuch nicht existieren, müssen deren Werte im Hauptbuch auf unterschiedliche Sachkonten gebucht werden, die dann in unterschiedlichen Bilanzstrukturen (für Handelsbilanz, Steuerbilanz, Konzernbilanz etc.) verwendet werden. Bei diesen Sachkonten handelt es sich um Ÿ Bestandskonten, die Zu- und Abgänge aufnehmenŸ Afa-Konten, für Zu- und Abschreibungen Die Zuordnung der Sachkonten zu den verschiedenen Bewertungsbereichen ist einem gemeinsamen Kontenfindungsschlüssel hinterlegt, die in den Anlagenstammsatz eingetragen ist. Anlagen einer Anlagenklasse haben denselben Kontenfindungsschlüssel, d.h., deren Werte werden auf dieselben Abstimmkonten gebucht. Hinweis: Manche Firmen ziehen es vor, ihre parallelen Bewertungen nur in der Anlagenbuchhaltung zu führen (nur statistisch oder informativ) und sie nicht an das Hauptbuch weiterzureichen. Dann ist es natürlich auch nicht notwendig, entsprechende Sachkonten zuzuordnen.

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Anlagenkomplexe und Unternummern

Anlagen

Anlagenunternummern

1000 / 0000

1000 / 0100 1000 / 0200

2000 / 0000

Anlagen-komplex

3000 / 0000

Für Reportingzwecke können Teile einer Anlage separat unter Anlagenunternummern geführt werden, und Anlagen können zu Anlagenkomplexen zusammengefaßt werden. Die Hauptanlage bekommt die Unternummer 0000, die Anlagenunternummern können frei vergeben werden.Der Anlagenkomplex hat einen eigenen Stammsatz. Diesem Komplex können verschiedene Hauptanlagen zugeordnet werden. Dies ist hauptsächlich in den USA von Bedeutung.

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Präsentation:Innerperiodische Geschäftsvorfällein der Anlagenbuchhaltung

Bewegungsarten

Anlagenbewegungen

Außerplanmäßige Abschreibungen

Anlagen im Bau

Asset Explorer

Präsentation:

Innerperiodische Geschäftsvorfälle inder Anlagenbuchhaltung

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Anlagenbuchungz.B. Zugang, Abgang, Umbuchung, Verrechnung, Abschreibung,Zuschreibung, Aufwertung etc.

Buchungsschlüssel 70/75Bewegungsart xxx

Die Bewegungsart

AnlagengitterBuchwerteGJ-Beginn

BuchwerteGJ-Ende

Zu-gänge

Ab-gänge

Umbu-chungen

Abschrei-bungen

+ - Afa

DM

$

DM

$

Die Bewegungsart ist eine Ergänzung zu den Anlagenbuchungsschlüsseln 70 und 75, die immer mitgegeben werden muß, wenn auf ein Anlagekonto gebucht werden soll. Die Bewegungsart ist notwendig, um der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen, an welcher Stelle im Anlagengitter die Anlagenbuchung ausgewiesen werden soll. Die Bewegungsart ist das Hauptunterscheidungsmerkmal der unterschiedlichen Anlagenbuchungen, seien esŸ Käufe und VerkäufeŸ GutschriftenŸ Zugänge aus EigenfertigungŸ UmbuchungenŸ Abgänge ohne ErlösŸ Zu- oder AbschreibungenŸ etc.

SAP AG 1999

100

Verrechn.

Hauptbuch

Anlage

100

Anlagen

100

Kreditor

Kreditoren

Anlage

100

Anlagen

100

Kreditor

Kreditoren

Anlage

100

Anlagen

MM

Anlagenbewegungen

Anlagenbewegung integriertmit Debitoren- oderKreditorenbuchhaltung

Anlagenbewegung aus demMM

Anlagenbewegung überVerrechnungskonto (nichtintegriert)

Anlagenbewegungen (Zugänge, Abgänge) können je nach organisatorischen oder betriebswirtschaftlichen Erfordernissen unterschiedlich integrativ gebucht werden:Ÿ nur im FI-AA ohne Bezug auf einen Kreditor oder eine Bestellung. Die Gegenbuchung erfolgt auf ein Verrechnungskonto im Hauptbuch. Ÿ im FI-AA integriert mit der Kreditorenbuchhaltung allerdings ohne Bezug auf eine Bestellung,Ÿ über die Materialwirtschaft mit Nutzung der MM-Funktionalitäten (Bestellung, Rechnungsprüfung, Wareneingang)Bei Buchungen auf Konten unterschiedlicher Nebenbücher werden dementsprechend auch die Abstimmkonten beider Nebenbuchkonten im Hauptbuch fortgeschrieben.

SAP AG 1999

Außerplanmäßige Abschreibung

Bewegungsart füraußerplanmäßige Abschreibung

Anlage xy im Jahr 2000 — Planwerte

Steuer-recht

Kalkula-torisch

ParalleleBewertung

Handels-recht

Außerpl. Abschreibungen

40 000

40 000

10 000

10 000

... ...

Eine außerplanmäßige Abschreibung wird verbucht, wenn ein Ereignis eingetreten ist, das den Wert einer Anlage dauerhaft verringert. Wie bei jedem Anlagenvorgang muß auch hierfür eine spezielle Bewegungsart verwendet werden. Es ist möglich, den entstandenen Schaden in den verschiedenen Bewertungsbereichen unterschiedlich hoch anzugeben, z.B wird der Schaden vielleicht kalkulatorisch niedriger angesetzt als handelsrechtlich.Nach der Verbuchung des Vorgangs werden die außerplanmäßigen Abschreibungen als Planwerte gespeichert. Zu Buchwerten werden sie erst mit der Durchführung des Abschreibungslaufs im Rahmen der Abschlußarbeiten.

SAP AG 1999

Anlagen im Bau

Anlage im Bau

FI-AA

IM

Investitions-

aufträge

Anlagenzugänge

oder

Anlage 1

Anlage 2

Abrechnung derAnlage im BaugemäßAufteilungsregel

40%

60%

Die Aufwendungen für Anlagen im Bau können auf zwei unterschiedliche Arten verwaltet werden:Ÿ In der Applikation IM (Investitionsmanagement) können Investitionsaufträge angelegt, bebucht, verwaltet und schließlich auf eine Anlage im Bau abgerechnet werden. Das IM bietet umfassende Funktionalitäten zur Unterstützung von Investitionsmaßnahmen.Ÿ Soll die Applikation IM nicht verwendet werden, da Anlagen im Bau nur gelegentlich auftreten, so kann die Anlage im Bau auch direkt in der Anlagenbuchhaltung bebucht werden. Ist die Anlage fertiggestellt, so müssenŸ für die fertigen Anlagen die Stammsätze angelegt werden undŸ die Werte von dem AIB-Konto auf die fertigen Anlagen umgebucht werden, wobei diese aktiviert werden. Dabei können die Aufwendungen gemäß einer Aufteilungsregel auf mehrere Anlagekonten verteilt werden.

SAP AG 1999

Der Asset Explorer

Selektion desBewertungs-

bereichs

Selektion von Anlage und Jahr

Bewegungenim Geschäftsjahr

Übersicht:Gebuchte/geplante

Abschreibungen

Abschreibungs-parameter

BuchwerteGeplante Werte

Reiter

Der Asset Explorer bietet ab Release 4.6 pro Bewertungsbereich, Anlage und Geschäftsjahr eine übersichtliche Darstellung derŸ geplanten WerteŸ gebuchten Bewegungen Ÿ gebuchten BeträgeŸ gebuchten und geplanten AbschreibungenŸ Abschreibungsparameter

SAP AG 1999

Präsentation:

Abschlußarbeiten in derAnlagenbuchhaltung

Inventur

Abschreibungslauf

Anlagengitter

SAP AG 1999

Überblick: Anlagenabschlußarbeiten


Arbeiten

Jahreswechsel

Abstimmung FI-AA — Hauptbuch

Abschreibungslauf

Periodische Bestandsbuchung

Anlagengitter erzeugen

Jahresabschluß


Zeitstrahl

Inventur durchführen, notwendige Korrekturen verbuchen

Bei den Jahresabschlußarbeiten kann man grob unterscheiden inŸ gesetzliche Arbeiten (Vorbereitungen, die vom Gesetzgeber verlangt werden)Ÿ technische/organisatorische Arbeiten (Vorbereitungen, die technisch notwendig sind oder die Organisation der Buchhaltung unterstützen) Mit dem Jahreswechselprogramm wird noch im alten Geschäftsjahr der Jahreswechsel durchgeführt und damit der Saldo der Anlagenkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird eine technische Abstimmung durchgeführt, die die Verkehrszahlen in der Anlagenbuchhaltung mit den Verkehrszahlen der ensprechenden Sachkonten vergleicht. Danach folgt die Inventur und die Verbuchung der durch die Inventur aufgedeckten Korrekturen. Der Abschreibungslauf bucht die Abschreibungen in das Hauptbuch. Da nur ein Bewertungsbereich seine Bestandbuchungen online an das Hauptbuch weiterreichen kann, müssen die Bestandsbuchungen weiterer relevanter Bewertungsbereiche mit Hilfe eines Programmes ins Hauptbuch gebucht werden (periodische Bestandsbuchung) Anschließend kann das Anlagengitter erzeugt werden.Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.

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Inventur

Inventur

Anlagenbuchhaltung

Inventur-liste

Inventur-liste

Korrekturen durchführen

Für die Inventur können mit Hilfe des R/3-Systems eine oder mehrere Inventurlisten erstellt werden. Diese werden an die Mitarbeiter verteilt, die die Inventur durchführen. Diese notieren darauf alle Unstimmigkeiten und geben die Liste an die Buchhaltung zurück, die die notwendigen Korrekturen durchführt.

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Der Abschreibungslauf

Afa-Konten

Handelsrecht

Kalkulato-rischeAfa-

Konten

Afa-Konten

z.B. für IAS

Bat

ch-I

np

ut-

Map

pe

absp

iele

n

Kalkulation

GeplanteAbschrei-bungen

gebuchteAbschrei-bungen

Handelsrecht



Parallele Bewertung



FI-AA

FI-GL

Ab

sch

reib

un

gsl

auf

Alle Abscheibungen (Normalabschreibungen, Sonderabschreibungen, außerplanmäßge Abschreibungen) werden zuerst nur als Planwerte in der Anlagenbuchhaltung geführt. Erst mit dem Start des Abschreibungslaufs werden die Abschreibungen tatsächlich in der Anlagenbuchhaltung gebucht. Außerdem wird eine Batch-Input-Mappe erzeugt, die die Buchungen auf die Hauptbuchkonten enthält. Wenn diese abgespielt wird, werden die Abschreibungen auf die entsprechenden Abschreibungskonten gebucht.

SAP AG 1999

Das Anlagengitter

BuchwerteGJ-Beginn

BuchwerteGJ-Ende

+ -

Zugänge Abgänge Um-buchungen

Abschrei-bungen

AfaDM

$

DM

$

Das Anlagengitter ist die wichtigste und umfassendste Auswertung für den Abschluß. Wie bei der Bilanz, so hängt auch der Aufbau des Anlagengitters stark von länderspezifischen Anforderungen ab. Es ist daher möglich, verschiedene Anlagengitterversionen zu erstellen. Jede Anlagengitterversion enthält verschiedene Gittergruppen wie z.B.Ÿ Buchwerte zu GeschäftsjahresbeginnŸ ZugängeŸ AbgängeŸ UmbuchungenŸ AbschreibungenŸ Buchwerte zu Geschäftsjahresende

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Self-Study: Anlagenstammdaten

Anlagenstammdaten pflegen

die Rolle der Bewertungsbereiche beschreiben

SAP AG 1999

Inhalt:

Reisemanagement

Stammsätze im Reisemanagement

Geschäftsvorfälle im Reisemanagement

SAP AG 1999


Reisemanagement: Lernziele des Kapitels

Reiseprivilegien pflegen

Reisen erfassen

Reisen abrechnen

SAP AG 1999

Übersichtsdiagramm: Reisemanagement

SD

CO

HauptbuchFI-GL

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

Das Reisemanagement (TV — Travel Management) verwaltet und berechnet Reisekosten und unterstützt bei der Reiseplanung und -abrechnung.

SAP AG 1999

Reisemanagement: Unternehmensszenario

Das Reisemanagement dient dazu, Reisen effizient zuplanen, die Reisefakten so einfach wie möglich zuerfassen und die Reisekosten und Reiseerstattungs-beträge zu errechnen und zu buchen.

Die Reiseaufwendungen werden vom Reisemanagementan das FI weitergegeben, und der Erstattungsbetragwird z.B. durch die Kreditorenbuchhaltung an denMitarbeiter ausbezahlt.

SAP AG 1999

Reisemanagement: Unternehmensszenario

Das Reisemanagement dient dazu, Reisen effizient zuplanen, die Reisefakten so einfach wie möglich zuerfassen und die Reisekosten und Reiseerstattungs-beträge zu errechnen und zu buchen.

Die Reiseaufwendungen werden vom Reisemanagementan das FI weitergegeben, und der Erstattungsbetragwird z.B. durch die Kreditorenbuchhaltung an denMitarbeiter ausbezahlt.

SAP AG 1999

Präsentation:

Stammsätze im Reisemanagement

Aufbau des Personalstammsatzes

Kreditorenstammsätze für Mitarbeiter

SAP AG 1999

Personalstammsatz im HR und im FI-TV

Personalnummer1000

(durch-geführte)

Maß-nahmen

Bankver-bindungen

Reisepri-vilegien

AnschriftenOrganisa-torische

Zuordnung

Reisekosten-Ministamm im FI-TV

Vertrags-bestand-

teile

Urlaubs-anspruch

Soll-arbeits-

zeit

Basis-bezüge

Personalstamm im HR

... und vieleweitere

Infotypen

Daten zurPerson

Reise-präferenzen

Mitarbeiterdaten sind im sogenannten Personalstammsatz gespeichert. Da der Personalstammsatz sehr groß werden kann, sind dessen Daten unter inhaltlichen Gesichtspunkten zu Datengruppen zusammengefaßt. Eine solche Datengruppe nennt sich Infotyp. Beispielsweise bilden Wohnort, Straße und Hausnummer die Anschrift eines Mitarbeiters und werden somit (neben weiteren Angaben) im Infotyp Anschriften gespeichert. Der IDES-Konzern hat die Komponente HR im Einsatz und ist dadurch in der Lage, eine Vielzahl von Daten in den Infotypen des Personalstammsatzes zu speichern und auszuwerten. Firmen, die die Komponente HR nicht im Einsatz haben, haben die Möglichkeit im FI-TV einen kleineren Personalstamm anzulegen, den sogenannten Reisekosten-Ministamm. Der Reisekosten-Ministamm enthält nur die InfotypenŸ Maßnahmen (Verzeichnis aller durchgeführten Personalmaßnahmen)Ÿ Organisatorische Zuordnung (z.B. zu Buchungskreis, Geschäftsbereich und Kostenstelle)Ÿ Daten zur Person Ÿ AnschriftenŸ BankverbindungenŸ Reiseprivilegien (Steuerparameter z.B. zur Zuordnung der Mitarbeiter zu Reiseregeln und zur Ermittlung der Erstattungsbeträge)Reisepräferenzen (eine Reihe von Infotypen zur Unterstützung der Reiseplanung)

SAP AG 1999

Mitarbeiterkreditorenstammsatz

Kreditor XPersonalnummer

1000

Infotypen

Personal-nummer: 1000

Report undBatch-Input

FI-AP

FI-TV

Der IDES-Konzern läßt die angefallenen Reiseaufwendungen an den Mitarbeiter über die Finanzbuchhaltung auszahlen. Damit das Zahlprogramm diese Arbeit übernehmen kann, muß für jeden reisenden Mitarbeiter ein Kreditorenstammsatz angelegt werden. Diese mitarbeiterbezogenen Kreditorenstammsätze können mit Hilfe eines Reports automatisch angelegt werden. Der Report erzeugt erst eine Batch-Input-Mappe, die dann noch abgespielt werden muß. Die Personalnummer wird in den Kreditorenstammsatz eingetragen.

SAP AG 1999

Präsentation:

Geschäftsvorfälle im Reisemanagement

Reisen erfassen

Reisen abrechnen

Reisen ans FI weiterleiten

SAP AG 1999

Der Reisemanager (ENJOY)

Reisen Reiseanträge Reisepläne Reisekosten-

abrechnungen

Name des Mitarbeiter

Anlegen von Reiseobjektenoder

Detailsicht eines Reiseobjekts

Übersichtüber angelegte Reiseobjekte

Im Reisemanager hat der Mitarbeiter einen kompletten Überblick über alle seine Reisen und die Reiseobjekte, die dazu existieren. Es gibt drei Arten von Reiseobjekten: Reiseanträge, Reisepläne und Reisekostenabrechnungen. Jedes dieser Objekte kann aus dem Reisemanager heraus angelegt oder verändert werden. Je nachdem wie das Reisekostenmanagement in der Firma organisiert ist, können alle Reiseobjekte oder nur ein Teil davon eine Rolle im Reiseprozeß spielen:Ÿ Mit einem Reiseantrag bekundet der Mitarbeiter seine Absicht, eine Dienstreise zu unternehmen, und leitet diesen gegebenenfalls an ein internes Reisebüro weiter.Ÿ Der Reiseplan kann verwendet werden, um eine Reise im Detail zu planen und Reisemittel zu buchen. Dabei werden die als Infotypen im System hinterlegten Reisepräferenzen berücksichtigt. Ein Reiseplan kann sowohl von einem internen Reisebüro als auch vom Mitarbeiter selbst angelegt werden. Bei der Reisekostenabrechnung handelt es sich um eine Sammlung aller abrechnungsrelevanten Reisefakten. Sie sind die Basis für die Berechnung der Reiseerstattungsbeträge gemäß der jeweiligen Landesgesetzgebung und für deren Verbuchung im Rechnungswesen. Fallen lohnsteuerpflichtige Beträge an, so können diese in die Personalabrechnung übertragen werden.

SAP AG 1999

Die Reisekostenabrechnung

OffeneReisekosten-abrechnung

Reiseantrag Reiseplan

Simulation

AbrechnungGenehmigung

Übergabeans FI

Kreditor

x

Reiseaufwand

x

Die Reisekostenabrechnung ist das zentrale Objekt im Reiseprozeß. Die Reisefakten werden manuell erfaßt oder können aus einem Reiseantrag bzw. Reiseplan übernommen und anschließend korrigiert werden. Während der Reiseantrag und der Reiseplan eine optionale Zusatzfunktionalität bieten, ist die Reisekostenabrechnung unbedingt notwendig. Vor der eigentlichen Abrechnung können die Abrechnungsergebnisse simuliert werden. Die Reisekostenabrechnung kann entweder vom Mitarbeiter selbst oder von der Spesenabteilung angelegt werden. Wurde Sie vom Mitarbeiter selbst erfaßt, so muß sie vor der Abrechnung noch von der Spesenabteilung nach Prüfung der Belege genehmigt werden. Bei der Abrechnung der Reisekostenabrechnung erzeugt das System aus den erfaßten Reisedaten und den eingerichteten Erstattungssätzen und Abrechnungsregeln die Abrechnungsergebnisse und speichert diese in der Datenbank.Die Abrechnungsergebnisse werden anschließend über einen speziellen Buchungslauf an das FI weitergegeben.

SAP AG 1999


Self-Study: Stammsätze im Reisemanagement

Reiseprivilegien im Personalstammsatz pflegen

Kreditorenstammsätze für Mitarbeiterautomatisch anlegen

SAP AG 1999

Inhalt:

Bankenbuchhaltung

Stammdaten in der Bankenbuchhaltung

Geschäftsvorfälle in der Bankenbuchhaltung

SAP AG 1999


Bankenbuchhaltung: Lernziele des Kapitels

das Bankenverzeichnis pflegen

verschiedene Geschäftsvorfälle in derBankenbuchhaltung verarbeiten

SAP AG 1999

Übersichtsdiagramm: Bankbuchhaltung

SD

CO

HauptbuchFI-GL

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen.

SAP AG 1999

Bankenbuchhaltung: Unternehmensszenario

Alle buchhalterischen Geschäftsvorfälle, die direktZahlungsein- und Zahlungsausgänge betreffen,können zentral in der Bankenbuchhaltungdurchgeführt werden.

Die Bankenbuchhaltung ist jedoch keine wirklicheNebenbuchhaltung wie die Debitoren-, Kreditoren-oder Anlagenbuchhaltung, da sie über keine eigenenNebenbuchkonten verfügt und statt dessen direktauf Hauptbuchkonten bucht.

SAP AG 1999

Präsentation:Stammdaten in der Bankenbuchhaltung

Bankenstammsätze

Bankensachkonten

Präsentation:

Stammdaten in der Bankenbuchhaltung

SAP AG 1999

Das Bankenverzeichnis

Bankverbindung in denDebitoren-/Kreditorenstammdaten

Land

Man-dan-ten-ebene Steuerdaten

...

Anschrift ...

Bankenstammdaten imBankenverzeichnis

Debitor/KreditorMan-danten-ebene

BankangabenLand Bankschlüssel Konto

Banktyp Einzugserm.

Banken

Bankschlüssel

Das Bankenverzeichnis enthält die Adressen und allgemeingültige Steuerungsdaten (z.B. Swift-Code) aller Banken, die im SAP-System verwendet werden. Das Bankenverzeichnis kann entwederŸ automatisch eingelesen werden, soweit das Bankenverzeichnis auf einem Datenträger verfügbar ist und ein Einlesereport für diese Daten existiert oderŸ manuell aufgebaut werden.Wenn eine Bank im Bankenverzeichnis angelegt ist, so kann zum Beispiel beim Eingeben der Bankangaben im Debitoren- oder Kreditorenstammsatz darauf zurückgegriffen werden. Es muß dann nur das Bankland und der Bankschlüssel angegeben werden, und Name und Adresse der Bank werden im Hintergrund ermittelt.

SAP AG 1999

Bankkonten

Bankensachkonto — Stammsatz

Bank/Finanzang.

Hausbank Konto-ID

Kontosteuerung

Kontonummer

Kontowährung

Hausbank-IDKonto-ID

Bankkonto im SAP-System

BankBankkonto beider Hausbank

Eine Hausbank ist eine Bank, bei dem ein Buchungskreis ein oder mehrere Konten hat. Jedes Bankkonto wird im SAP-System dargestellt durch eine Kombination aus Hausbank-ID und Konto-ID. Diese Kombination wird wiederum in ein Sachkonto eingetragen, das im Hauptbuch das Bankkonto repräsentiert. Es besteht also eine VerknüpfungsketteBankkonto bei der Hausbank <--> Kombination Hausbank und Konto-ID <--> SachkontoDie dargestellten Verbindungen sollten immer 1-zu-1 -Verbindungen sein.

SAP AG 1999

Präsentation:Geschäftsvorfälle in der Bankenbuchhaltung

Kassenvorgänge

Scheckeinreichung

Lockbox

Kontoauszüge

Scheckverwaltung

Präsentation:

Geschäftsvorfälle in derBankenbuchhaltung

S A P A G 1 9 9 9

K a s s e n b ü c h e r

B u c h u n g s k r e i s x x x x

K a s s e n b u c h0 0 0 1

K a s s e 0 0 0 1

K a s s e n b u c h0 0 0 2

K a s s e 0 0 0 2

K a s s e n b u c h0 0 0 3

K a s s e 0 0 0 3

Seit dem ENJOY-Release 4.6 bietet SAP Kassenbücher für die Verwaltung von Kassenbeständen an. Sie können Kassenbücher anlegen, die durch eine vierstellige Bezeichnung gekennzeichnet sind. Jedes Kassenbuch sollte genau einem Sachkonto zugeordnet werden, die das Kassenbuch im Hauptbuch repräsentiert. Es ist jedoch auch möglich, mehrere Kassenbücher mit einem Sachkonto zu verbinden. Die Kassenvorgänge werden im Kassenbuch separat gespeichert und periodisch (z.B. einmal pro Tag) an das Hauptbuch weitergeleitet.

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Die Kassenbuchtransaktion (ENJOY)

Datenselektion

Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben)

Saldenanzeige fürAnzeigezeitraum

Das Kassenbuch ist als neue Transaktion bereits als ENJOY-Transaktion gestaltet. Der Bildschirm unterteilt sich in drei Bereiche:Ÿ Datenselektion: Hier kann der Datenzeitraum gewählt werden.Ÿ Saldenanzeige: Zeigt die Summen der Ein- und der Ausnahmen sowie den Anfangs- und Endsaldo an. Ÿ Geschäftsvorfälle: Hier können die Kassenbuchvorfälle eingegeben werden. Die Geschäftsvorfälle werden im Kassenbuch separat gespeichert und periodisch (z.B. einmal pro Tag) an das Hauptbuch weitergeleitet. Die weitergeleiteten Vorgänge lassen sich in einem Journal ausdrucken. Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall läßt sich eine Quittung drucken.

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Typen von Kassenbuchgeschäftsvorfällen

Einzahlung von Bankkonto

Auszahlung auf Bankkonto

Debitorenzahlung

Kreditorenzahlung

Kasse Bankverrechng

X X

Kasse Bankverrechng

X X

Kasse Debitor

X X

Kasse Kreditor

X X

AufwandsbuchungKasse Aufwand

X X

ErlösbuchungKasse Erlöse

X X

Auf dieser Folie sind die möglichen Typen von Kassenbuchgeschäftsvorfällen und ihre zugehörigen Buchungssätze abgebildet. Zu jedem dieser Typen kann es beliebig viele konkrete Geschäftsvorfälle mit genau spezifizierten Bankverrechnungs-, Erlös- oder Aufwandskonten und einem aussagefähigen Text geben. Ein Beispiel für einen Geschäftsvorfall des Typs „Aufwandsbuchung“ ist z.B. „Barkauf von Büromaterial“ mit dem Aufwandskonto „Büromaterial“. Die Geschäftsvorfälle werden im Customizing angelegt, können aber auch gegebenenfalls aus der Anwendung heraus angelegt werden, wenn im täglichen Betrieb ein neuer Geschäftsvorfall notwendig wird. 1. Hinweis: Die Debitoren- und Kreditorenzahlungen können nicht mit Ausgleich durchgeführt werden. Die Zahlung muß in einem separaten Schritt in der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung mit einem offenen Posten verrechnet werden.2. Hinweis: Bankein- und -auszahlungen werden nicht direkt auf die Bankkonten gebucht, sondern zuerst auf Bankverrechnungskonten. Die Bankverrechnungskonten werden später mit Hilfe der Kontoauszugsbuchung ausgeglichen.

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Lockboxdatei

V erarbeitung von Scheckeingängen

B K 3000U S A

B K 1000D eutsch land

B ankErstellung derScheckeinreicherlisteund Verbuchung derScheckeingänge

Erstellung einerLockboxdatei

B ank Einziehen des G eldesund Verbuchung desG eldeinganges

S checks undE inreicherlis te K ontoauszug

Verbuchung derLockboxdaten

Die Verarbeitung von Scheckeingängen wird international unterschiedlich behandelt. Die beiden gängigsten Verfahren sind auf der Folie anhand der IDES-Buchungskreise 1000 (Deutschland) und 3000 (USA) dargestellt. In Deutschland werden Zahlungen oft mit Überweisungen getätigt; in den USA geschieht dies fast immer per Scheck. Daher ist die Menge an eingehenden Schecks in Deutschland geringer und kann von der Buchhaltung selbst bewältigt werden. In den USA nehmen viele Unternehmen dagegen oft einen besonderen Service ihrer Bank in Anspruch, die sogenannte Lockbox, der ihnen sehr viel Arbeit abnimmt. Deutschland: Die Schecks werden von den Debitoren direkt an die Buchhaltung geschickt. Diese gleicht die bezahlten Posten aus, verbucht die Scheckeingänge auf speziellen Scheckeingangskonten und gibt die Schecks zusammen mit einer Scheckeinreicherliste an die Bank weiter. Die Bank zieht das Geld ein und verbucht den Geldeingang auf dem Bankkonto. Diese Buchung taucht auf dem Kontoauszug auf, und der Geldeingang gleicht im Hauptbuch das Scheckeingangskonto aus.USA: Die Schecks werden von den Debitoren direkt an die Lockbox des Unternehmens geschickt. Die Bank zieht das Geld ein und registriert die Schecks und die Avise in einer Lockboxdatei. Diese gibt sie an die Buchhaltung weiter. Durch Verbuchen der Lockboxdaten werden die bezahlten Posten ausgeglichen und die Scheckbeträge auch direkt auf dem Banksachkonto gebucht. Für das Lockboxkonto ist die Verarbeitung des Kontoauszugs also nicht notwendig. Hinweis: Das Lockboxkonto ist nur für Geldeingänge vorgesehen. Das eingegangene Geld wird auf ein anderes Bankkonto übertragen, von dem alle anderen Geschäftsvorfälle (Spesen, Geldausgänge etc.) abgewickelt werden. Für dieses muß dann auch der Kontoauszug verarbeitet werden.

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Scheckeinreichung

ManuelleErfassung

ElektronischeErfassung

Bes

tand

Sch

ecke

inre

icher

liste

n

ManuelleNachbearbeitung

Batch-Input-Mappenoder direkt buchen

Der Prozeß der Scheckeinreichung läuft folgendermaßen ab: Ÿ Die eingegangenen Schecks können entweder elektronisch mit Hilfe eines Schecklesegerätes oder manuell erfaßt werden. Ÿ Nach der Erfassung existiert im System ein Bestand von Scheckeinreicherlisten, die manuell nachbearbeitet werden können.Ÿ Die Scheckeinreicherlisten können ausgedruckt werden und werden zusammen mit den Schecks an die Bank gegeben. Aus den Scheckeinreicherlisten werden außerdem Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Ab 4.0 besteht auch die Möglichkeit, direkt (d.h. ohne Batch-Input) zu buchen.

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Buchungen der Scheckeinreichung

Debitor

OP 2

Scheckverrechnung

2 1

Scheckeingang

1

Nebenbuch-haltungsmappe

Bankbuch-haltungsmappe

OffenerPosten

Aus den Scheckeinreicherlisten werden zwei Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Bei diesen beiden Mappen handelt es sich um eine Nebenbuchhaltungsmappe und eine Bankbuchhaltungsmappe.Ÿ Die Nebenbuchhaltungsmappe wird im allgemeinen von der Debitorenbuchhaltung abgespielt und gleicht die bezahlten offenen Posten aus. Die Gegenbuchung wird auf ein Scheckverrechnungskonto getätigt. Die auszugleichenden Posten werden anhand der Daten gefunden, die der Scheckeinreicherliste mitgegeben wurden (z.B. Liefernummer, Belegnummer etc.)Ÿ Die Bankbuchhaltungsmappe wird im allgemeinen von der Bankbuchhaltungsabteilung (oder dem Cashmanagement) abgespielt und bucht die Scheckbeträge auf das Scheckeingangskonto und die Gegenbuchung wiederum auf das Scheckverrechnungskonto. Die Bankbuchhaltungsmappe sollte zuerst abgespielt werden, um dem Cashmanagement so bald wie möglich die aktuellen Daten zur Verfügung zu stellen. Beim Abspielen der Nebenbuchhaltungsmappe müssen unter Umständen Zahlungsdifferenzen behandelt werden. Hinweis: Für ein kleines Unternehmen ohne diese strikte Abteilungstrennung kann auch auf die Verwendung des Scheckverrechnungskontos verzichtet werden. Dann würden die Buchungen der Nebenbuchhaltungsmappe direkt auf das Scheckeingangskonto gebucht werden.

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Lockbox

D aten-transfer

E in lesen

D ebitor

O P 1

Scheckeingang

1 2

B ank

2

Lockbox-datei

B eträgeund

A viseH aus-bank

1 . B ankbuchhaltungsm appe

2. N ebenbuchhaltungsm appe

Bei Verwendung des Lockbox-Verfahrens schicken die Debitoren ihre Schecks und Avise direkt an die Bank. Dort werden die Scheck- und die Avisdaten in einer Datei gespeichert und diese über Datentransfer (Datenträger, Datenleitung, EDI) an die Buchhaltung geschickt. Die Lockboxdatei wird über einen Report in das SAP-System eingelesen, und es werden automatisch die Scheckeingangsbuchungen getätigt und die bezahlten Posten ausgeglichen. Je besser die Informationen sind, die auf den Avisen mitgegeben wurden, umso zuverlässiger kann R/3 den Ausgleich vornehmen. Ist eine Zuordnung nicht möglich, so müssen die Avisdaten mit einer speziellen Transaktion nachbearbeitet werden.

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Konto-auszugs-

datei

Kontoauszug

ManuelleErfassung

Konto

ausz

üge

imB

ankd

aten

spei

cher

Batch-Input-Mappenoder direkt buchen

Datentransfer

Einlesen

Kontoauszugausdrucken

Haus-bank

Über die Vorgänge auf dem Bankkonto des Unternehmens informiert die Bank die Buchhaltung mit Hilfe eines Kontoauszuges. Die darauf verzeichneten Buchungen müssen daraufhin in der Buchhaltung nachvollzogen werden. Der Kontoauszug kann auf zwei verschiedene Weisen zum Unternehmen gelangen: als Formular: In diesem Fall muß der Kontoauszug manuell im SAP-System erfaßt werden. als Datei: Die Datei wird entweder auf einem Datenträger geliefert oder kann mittels eines Übertragungsprogramms (bankenspezifisch) von der Bank abgerufen werden. Ein SAP-Report liest daraufhin diese Datei in den Bankenzwischenspeicher des SAP-Systems. Die Weiterverarbeitung erfolgt folgendermaßen: Die Kontoauszüge im Bankzwischenspeicher können für Dokumentationszwecke ausgedruckt werden. Aus den Kontoauszügen im Bankzwischenspeicher werden außerdem Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Ab 4.0 besteht auch die Möglichkeit, direkt (d.h. ohne Batch-Input) zu buchen.Eine eventuelle Nachbearbeitung erfolgt entweder durch Sichtbar-Abspielen der Batch-Input-Mappen oder — beim direkten Buchen — durch eine spezielle Nachbearbeitungstransaktion.

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Scheckausgänge und Scheckeingänge

Debitor

OP 1

Scheckeingang

1 2

Bank

2

OffenerPosten

Scheckeingänge

Scheckeinreichungoder Lockbox

KontoauszugBankbuch-

haltungsmappeoder Lockbox

Scheckausgänge

Bank

2

Scheckausgang

2 1

Kreditor

1 OP

Zahlprogramm OffenerPosten

KontoauszugBankbuchhaltungsmappe

oder Scheckrücklauf

Im Verlauf des Kurses wurden verschiedene Programme vorgestellt, die die Buchhaltung bei der Verarbeitung von Schecks unterstützen. Auf dieser Folie ist nochmal zusammenfassend dargestellt, für welche Buchungen diese Programme jeweils zuständig sind. Scheckausgänge: Das Zahlprogramm erzeugt den Scheck und bucht den Scheckausgang, wobei der offene Kreditorenposten ausgeglichen wird. Der Scheckausgang wird auf ein dafür vorgesehenes Scheckausgangskonto gebucht. Wenn der Scheck schließlich vom Kreditor eingereicht und das Bankkonto belastet wurde, erscheint dies auf dem Kontoauszug, und die Bankbuchhaltungsmappe der Kontoauszugfunktionalität bucht „Scheckausgang an Bank“. Bei der Verwendung der Scheckverwaltung wird diese Buchung über den Scheckrücklauf getätigt. Scheckeingänge: Hier haben Sie bereits zwei unterschiedliche Verfahren kennengelernt. In den USA werden alle erforderlichen Buchungen von der Lockbox-Funktionalität durchgeführt. Bei dem anderen Verfahren bucht zuerst die Scheckeinreichung auf ein Scheckeingangskonto und gleicht die offenen Posten aus. In einem zweiten Schritt bucht die Bankbuchhaltungsmappe schließlich den Geldeingang über „Bank an Scheckeingang“.

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Überweisungen

Debitor

OP 2

Geldeingang

2 1

Bank

1

OffenerPosten

Eingehende Überweisungen

Ausgehende Überweisungen

Bank

2

Geldausgang

2 1

Kreditor

1 OP


haltungsmappe

Zahlprogramm OffenerPosten

KontoauszugNebenbuch-

haltungsmappe


haltungsmappe

Überweisungen werden in manchen Ländern sehr intensiv genutzt, in anderen hingegen fast überhaupt nicht. Auf dieser Folie ist nochmal zusammenfassend dargestellt, für welche Buchungen welche Programme jeweils zuständig sind. Ausgehende Überweisungen: Das Zahlprogramm erstellt die Überweisung und bucht sie auf ein Geldausgangskonto. Gleichzeitig werden die offenen Kreditorenposten ausgeglichen. Der Geldabfluß erscheint später auf dem Kontoauszug und die Bankbuchhaltungsmappe erzeugt die Buchung „Geldausgang an Bank“.Eingehende Überweisungen: Eingegangene Überweisungen erscheinen auf dem Kontoauszug. Die Kontoauszugsfunktionalität bucht über die Bankbuchhaltungsmappe den Geldeingang „Bank an Geldeingang“. Die Nebenbuchhaltungsmappe gleicht die bezahlten Posten auf dem Debitorenkonto aus. Die Zuordnungsinformationen holt sich die Kontoauszugsfunktionalität aus dem Überweisungsfeld „Verwendungszweck“.

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Verwaltung von ausgehenden Schecks

BK 3000USA

Haus-bank

Kreditor-bank

Kreditor

Bank

2

Scheckausg.

2 1

Kreditor

1 OP

Zah

lpro

gra

mm

Zahlweg C

... reicht den Scheck bei seiner Bank ein.... le

itet

den

Sch

eck weite

r.

Scheckrücklaufliste/-datei

1

2

Scheckregister

Scheck 1000

Scheck 2000

...

Scheckextrakt

Die Scheckverwaltung dient dazu, den Status eines Schecks (offen, eingelöst, entwertet) nachverfolgen zu können. SAP bietet zwei Zahlwege an, für die die Scheckverwaltung unterschiedlich durchgeführt wird: Zahlweg S (nicht abgebildet): Der Scheck erhält dieselbe Nummer wie der dazugehörige Zahlungsbeleg. Die Zahlungsbelege werden auf dem Scheckausgangskonto gebucht. Der Status eines Schecks kann durch einen Blick auf das OP-geführte Scheckausgangskonto ermittelt werden. Zahlweg C (siehe Folie): Der Scheck ist vornumeriert oder erhält eine eigene fortlaufende Nummer aus einem festgelegten Nummernbereich. Der Status solcher Schecks wird in einem speziellen Scheckregister festgehalten. Dies wird insbesondere in den USA stark genutzt. Der Zahlungsprozeß mit dem Zahlweg C läuft folgendermaßen ab: Das Zahlprogramm gleicht den offenen Posten aus, druckt den Scheck und trägt ihn als „offen“ in das Scheckregister ein. Der Bank wird zur Prüfung der Rückläufe eine Liste aller ausgegebenen Schecks geschickt (Scheckextrakt). Der Kreditor erhält den Scheck und reicht ihn bei seiner Bank ein, die ihn an die Hausbank des Buchungskreises des Debitors weiterleitet. Auf dem Kontoauszug der Bank erscheinen die Scheckzahlungen; diese werden jedoch beim Einlesen des Auszuges übersprungen. Die Buchhaltung erhält von der Bank weiterhin eine Scheckrücklaufliste oder -datei. Diese wird erfaßt oder eingelesen und gleicht dann die Scheckausgangsbuchung aus und markiert den Scheck im Scheckregister als „eingelöst“.

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Self-Study: Stammdaten in der Bankenbuchhaltung

das Bankenverzeichnis pflegen

die Verbindung zwischen Sachkontenund Bankkonten beschreiben

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Inhalt:

Abschlußerstellung

Abschlußarbeiten im Hauptbuch

Umsatzkostenverfahren

Konsolidierung

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Abschlußerstellung: Lernziele des Kapitels

den grundlegenden Ablauf der Abschlußerstellungbeschreiben

beschreiben, wie R/3 Sie bei der Erstellung desAbschlusses im FI-GL unterstützt

beschreiben, wie eine GuV nach demUmsatzkostenverfahren erstellt werden kann

die verschiedenen Möglichkeiten derKonsolidierung im R/3 nennen

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Übersichtsdiagramm: Abschlußerstellung

SD

CO

FI-AA

FI-AP

FI-TV

FI-BL

FI-AR

MM

Bilanz

GuV

...

... ...

HauptbuchFI-GL

Die Salden des Hauptbuchs dienen der Erstellung der Bilanz und GuV.

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Abschlußerstellung: Unternehmensszenario

Am Ende des Geschäftsjahres müssen die Firmendes IDES-Konzerns gemäß den Anforderungen ihrerLänder einen Abschluß erstellen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird von manchenFirmen nach dem Gesamtkostenverfahren aufgebautund von anderen nach dem Umsatzkostenverfahren.

Gesetzlich gefordert ist außerdem die Erstellungeines Konzernabschlusses. Dies macht dieDurchführung von Konsolidierungsmaßnahmenerforderlich.

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Präsentation:Abschlußarbeiten im Hauptbuch

Der Schedule Manager

Überblick: Hauptbuchabschlußarbeiten

Abgrenzungen, WE/RE-Analyse

Kontenschreibung, Bilanz erstellen

Meldewesen

Präsentation:

Abschlußarbeiten im Hauptbuch

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Der Schedule Manager

Aufgabenplan

Monatsübersicht

Tagesübersicht

— Aufgaben-gruppen

— Aufgaben

Ab Release 4.6 (ENJOY-Release) steht der Schedule Manager für die Planung, Durchführung und Überwachung komplexer Arbeitsabläufe zur Verfügung. Ein Arbeitsablauf wird im Schedule Manager als Aufgabenplan abgelegt. Solch ein Aufgabenplan enthält selbst nicht weiteres als eine bestimmte Reihenfolge von Aufgaben. Innerhalb des Arbeitsplans können die Aufgaben auch zu Aufgabengruppen zusammengefaßt sein. Aufgaben können sein:Ÿ online auszuführende Transaktionen oder ProgrammeŸ im Hintergrund auszuführende Programme mit VarianteŸ WorkflowdefinitionenŸ Merkhilfen als Platzhalter zur Beschreibung einer Aufgabe, die nicht im R/3-System bearbeitet wird Die Mitarbeiter, die als verantwortlich für eine Aufgabe bestimmt wurden, können diese dann aus dem Aufgabenplan heraus in die Tagesübersicht einplanen oder diese bei Bedarf online ausführen.Der Schedule Manager wird insbesondere im Rahmen der Abschlußarbeiten eingesetzt, kann aber auch für innerperiodische Arbeiten verwendet werden. Der Einsatz ist in allen Nebenbüchern des FI und auch im CO möglich.

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Überblick: Hauptbuchabschlußarbeiten


Arbeiten

Buchungsperioden für Sach-konten sperrenSonderperioden für Sachkonten öffnen

Saldovortrag durchführen

Technische Abstimmung

Fremdwährungsbewertung für offene Posten und Bestände

Abgrenzungen durchführen

Kontenschreibung Sonderperioden für Sachkontenschließen

Bilanz/GuV erstellen


Zeitstrahl

WE/RE-Analyse

Nachbelastung Bilanz/GuV

Meldewesen

Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der Sachkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Dann werden die Buchungsperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für die Abschlußbuchungen geöffnet. Eine technische Abstimmung zwischen Verkehrszahlen und Belegen garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege. Danach folgt die Bewertung von Fremdwährungsbelegen, die Durchführung von Abgrenzungen und eine Analyse des WE/RE-Verrechnungskontos inklusive bilanzieller Umgliederung des Saldos. Sollten Geschäftsbereichsbilanzen erwünscht sein, muß eine Nachbelastung der Geschäftsbereiche durchgeführt werden. Dabei werden die Geschäftsbereiche nachträglich auf Saldo Null gebracht. Anschließend können die Sonderperioden geschlossen werden. Zwecks Dokumentation wird dann die Kontenschreibung durchgeführt und die Bilanz/GuV wird erstellt. Schließlich werden Meldungen für das gesetzliche Meldewesen erstellt. Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.

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Zeitliche Abgrenzung von Aufwand und Erlös

Aufwand

Perioden

120

AntizipativeAbgrenzungen

TransitorischeAbgrenzungen

10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

RechnungRechnung

10

Beispiel: Abgrenzung von Aufwand

Aufwendungen und Erlöse, die in einer bestimmten Buchungsperiode verbucht wurden, haben oftmals ihren wirtschaftlichen Ursprung nicht nur in dieser einen Periode, sondern wurden auch von anderen Perioden verursacht. Daher müssen solche Aufwendungen und Erlöse zeitlich abgegrenzt werden, d.h., sie werden auf die Perioden verteilt, von denen sie verursacht wurden. Es wird unterschieden inŸ antizipative Abgrenzungen Auslösende Situation: Aufwand/Erlös gehört wirtschaftlich in die laufende Periode, wird aber erst beim Rechnungseingang/-ausgang in einer späteren Periode gebucht.Ÿ transitorische Abgrenzungen Auslösende Situation: Aufwand/Erlös wurde beim Rechnungseingang/-ausgang in der laufenden Periode gebucht, gehört aber zumindest teilweise wirtschaftlich in eine zukünftige Periode. Antizipative und transitorische Abgrenzungen können im FI unterschiedlich behandelt werden.Auf der Abbildung sehen Sie das Beispiel einer Rechnung, die in der 7.Periode eintrifft und dort auch gebucht wird. Da diese Rechnung für ein Gut erstellt wurde, das das ganze Jahr über genutzt wird, muß der Aufwand über 120 auf alle Perioden anteilsmäßig verteilt werden. Für die ersten 6 Perioden müssen daher antizipative Abgrenzungen in Höhe von jeweils 10 erstellt werden. Ein Betrag von 50 muß nach Rechnungseingang noch auf die letzten fünf Monate verteilt werden.

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Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg


Echtbuchung

Antizipative Abgrenzungen

10

Sonst. Verb./Rückst.

10

Aufwand

Positionen40 Aufwand 1050 Sonstige Verbindlich-

keiten/Rückstellungen 10-

Erste Ausführung 01.01.XXLetzte Ausführung 01.06.XXNächste Ausfg. 01.02.XXAbstand in Monaten 1

Dauerbuchungsprogramm


NächsteAusführungam 01.03.XX

10

vom 01.01.XX

vom 01.02.XX...

Batch-Input-Mappe

Antizipative Abgrenzungen müssen immer dann gebildet werden, wenn in der Zukunft ein Aufwand oder ein Erlös eintreten wird, dessen wirtschaftliche Zugehörigkeit ganz oder teilweise in der aktuellen Periode liegt. Für deren Buchung eignet sich das Dauerbuchungsprogramm, da in jeder Periode genau der gleiche Betrag (hier: 10) auf die gleichen Konten gebucht wird. Der Buchungssatz lautet in jeder Periode „Aufwand an Sonstige Verbindlichkeiten (bzw. Rückstellungen)“. Es wird gebucht auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund und Höhe sicher ist. Rückstellungen: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund, Höhe oder beidem ungewiß ist und daher nur geschätzt werden kann. Mit jeder Periode, in der antizipative Abgrenzungen durchgeführt werden, wächst der Habensaldo auf dem Konto „Sonstige Verbindlichkeiten (bzw. Rückstellungen)“.

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WE/RE-Analyse

Bilanz

Passiva

...

Anhang

WE/RE-Konto

10080

WE/RE-Korrektur

20

Geliefert,aber nicht berechnet

20

Bilanz

Aktiva

...

Anhang

WE/RE-Konto

80100

WE/RE-Korrektur

20

Berechnet,aber nicht geliefert

20

oder

Das WE/RE-Verrechnungskonto zeichnet alle Wareneingänge und alle Rechnungseingänge auf. Wenn zum Bilanzstichtag das WE/RE-Konto nicht den Saldo Null hat, bedeutet dies, daß entweder Waren bereits berechnet, aber noch nicht geliefert wurden oder Waren bereits geliefert, aber noch nicht berechnet wurden Im ersten Fall handelt es sich um eine Forderung an den Kreditoren, im zweiten Fall um eine Verbindlichkeit. Dementsprechend muß der Saldo entweder auf der Aktiva- oder der Passivaseite gesondert ausgewiesen werden. Ein spezielles Programm analysiert dafür das WE/RE-Konto und bucht den Saldo entweder auf ein Konto „Berechnet, aber nicht geliefert“ oder „Geliefert, aber nicht berechnet“. Gleichzeitig wird die Buchung für den ersten Tag der nächsten Periode bereits wieder zurückgenommen, da diese Umbuchung während des Tagesgeschäfts zu fehlerhaften Ergebnissen führen würde. Die Ausbuchung findet normalerweise mit Hilfe eines Korrekturkontos statt. Das WE/RE-Verrechnungskonto und sein Korrekturkonto finden sich im Anhang der Bilanz.

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Kontenschreibung

Arbeits-datei

Grundbuch

Konto

... Positionen ...

Saldovortrag

Kontostand

Jährlich

Periodisch

Datenbank

Es ist im allgemeinen gesetzlich vorgeschrieben, daß es möglich sein soll, auch über Jahre hinweg jederzeit den Saldo eines Kontos anhand der zugehörigen Belegpositionen erklären zu können. Solange sich die betreffenden Belege noch alle im System befinden, ist dies problemlos möglich. Allerdings ist es normalerweise notwendig, ältere Beleg zu archivieren und aus der Datenbank zu löschen, um das System zu entlasten. Um dann trotzdem noch jeden Kontenstand erklären zu können, muß vor der Archivierung die sogenannte Kontenschreibung gestartet werden. Diese erzeugt für eine Periode das Grundbuch und trägt dieses in eine Datei ein. Einmal in Jahr kann dann der kumulierte Inhalt dieser Arbeitsdatei archiviert oder ausgedruckt werden. Hinweis: Wird die Archivierung nur einmal pro Jahr gestartet, so kann auf dem Umweg mit der Arbeitsdatei verzichtet werden und das Grundbuch direkt aus der Datenbank erstellt werden.

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CAUSHandelsbilanz

USAGKRHandelsbilanzDeutschland

Bilanz und GuV für GKV erstellen

INTHandelsbilanz

IDES

Bilanzversionen

Buchungs-kreisbilanzen

Geschäfts-bereichsbilanzen

Operativer Kontenplan

Landes-kontenplan

Zum Erstellen einer Bilanz gibt es im R/3-System zur Zeit zwei Möglichkeiten:Ÿ mittels eines ABAP-ReportsŸ mittels des Sachkonteninformationssystems Beide Methoden bieten die Möglichkeit,Ÿ verschiedene Bilanzversionen zu verwendenŸ Einzel- und Summenbilanzen für Buchungskreise zu erstellenŸ Einzel- und Summenbilanzen für Geschäftsbereiche zu erstellenŸ Bilanzen gemäß des operativen Kontenplans zu erstellenŸ Bilanzen gemäß des Landeskontenplans zu erstellenAbweichungsanalysen zwischen zwei Geschäftsjahren oder zwischen Plan und Ist zu erstellen.

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Meldewesen

ZusammenfassendeMeldung (EU)

Sonstige gesetzlicheMeldungen

MeldenderBuchungskreis

Umsatzsteuer-meldungen

Finanz-behörde

Zur Unterstützung des Meldewesens gibt es zur Zeit bereits eine Vielzahl von Reports, die auch den landesspezifischen Anforderungen gerecht werden. So gibt es eine Liste von landesspezifischen Reports zur Durchführung der Umsatzsteuermeldung, eine Unterstützung der zusammenfassenden EU-Meldung und weitere Reports zur Abdeckung sonstiger gesetzlicher Meldepflichten (z.B. gemäß der deutschen Außenwirtschaftsverordnung).

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Präsentation:Das Umsatzkostenverfahren

Funktionsbereiche

Das Umsatzkostenledger

Präsentation:

Das Umsatzkostenverfahren

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Das Gesamtkostenverfahren

GuV nach GKV

Umsatzerlöse

+/- Bestandsveränderung

= Betriebsergebnis (brutto)

Betriebsergebnis (netto)

Materialaufwand

+ Personalaufwand

+ Abschreibungen

+ Sonst. betr. Aufwand

= Gesamtaufwand

Gesamtleistung der Periode

Gesamtkosten der Periodegegliedert nach Aufwandsarten

Für die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung sind prinzipiell zwei Verfahren möglich:Ÿ das GesamtkostenverfahrenŸ das Umsatzkostenverfahren Beide Verfahren führen zum selben Betriebsergebnis. Welches dieser Verfahren verwendet werden soll, Ÿ ist entweder gesetzlich vorgeschrieben Ÿ oder bei einem gesetzlichen Wahlrecht frei wählbar. In diesem Fall wird die Entscheidung für eines der beiden Verfahren aufgrund betriebswirtschaftlicher Erwägungen (z.B. internationaler Vergleichbarkeit) getroffen. Beim Gesamtkostenverfahren wird die Gesamtleistung einer Periode den Gesamtkosten der Periode gegenübergestellt. Ÿ Die Gesamtleistung einer Periode bestimmt sich dabei als der Umsatzerlös abzüglich einer Verringerung des Lagerbestandes bzw. zuzüglich einer Erhöhung des Lagerbestandes. Ÿ Die Gesamtkosten der Periode werden gemäß den einzelnen Aufwandsarten gegliedert, d.h. es können einfach die Salden ähnlicher Aufwandskonten (z.B. verschiedene Konten für Personalaufwand) zusammengefaßt werden. Durch diese Gliederung wird deutlich, wie sich die Aufwendungen auf die verschiedenen Produktionsfaktoren verteilen.

Lektion 9 Seite 15

Documents

Das Hauptbuch (GL General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten