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Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion. DSGVO Compliance: Was für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen bereits eine echte Herausforderung darstellt, ist für die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB), Innsbrucks Ver- und Entsorgungsunternehmen, eine noch wesentlich größere Aufgabe. Mit einem kleinen Team stellte sich der Datenschutzbeauftragte der IKB, Philipp Amann, den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und setzte deren Vorgaben und Bestimmungen sehr effizient um. Von Stunde eins an vertraute er auf die erste ganzheitliche Datenschutzmanagement-Software am Markt: Die Compliance Cloud von Akarion. Datenschutz- Management All-in-One. Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.

Datenschutz- Management All-in-One....Datenqualität im Unternehmen verbessert, etwa durch das Aufdecken von Duplikaten. Die Compliance Cloud verbessert auch die Datenqualität im

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Page 1: Datenschutz- Management All-in-One....Datenqualität im Unternehmen verbessert, etwa durch das Aufdecken von Duplikaten. Die Compliance Cloud verbessert auch die Datenqualität im

Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.

DSGVO Compliance: Was für ein kleines oder mittelständisches

Unternehmen bereits eine echte Herausforderung darstellt, ist für

die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB), Innsbrucks Ver- und

Entsorgungsunternehmen, eine noch wesentlich größere Aufgabe.

Mit einem kleinen Team stellte sich der Datenschutzbeauftragte der IKB, Philipp

Amann, den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und setzte deren

Vorgaben und Bestimmungen sehr effizient um. Von Stunde eins an vertraute er auf

die erste ganzheitliche Datenschutzmanagement-Software am Markt:

Die Compliance Cloud von Akarion.

Datenschutz- Management All-in-One.

Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.

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Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.

02

Das Big Picture erfassen

Die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG

bietet intelligente Energie- und Infra-

strukturlösungen und beschäftigt ca. 670

Mitarbeiter/-innen. Alleine in der IKB AG

gibt es 19 Organisationseinheiten.

Beginnend bei der Personalverrechnung

über einzelne Leistungsbereiche wie

Strom- und Wasserversorgung bis zur

IKB als Internet-Service-Provider wird

im Unternehmen eine große Menge an

personenbezogenen Daten verarbeitet.

„Die größte Herausforderung war die

Strukturenkomplexität im Unternehmen“,

sagt Philipp Amann. Gemeinsam mit einem

Mitarbeiter und je einem Ansprechpartner

in allen Abteilungen der IKB AG baute der

zentrale Datenschutzbeauftragte ein DSMS

(Datenschutzmanagement-System) in weni-

gen Monaten auf. Aufgrund der historischen

Entwicklung wurde Amann dabei mit einer

Vielzahl an eingesetzter Datenerfassungs-

und Bearbeitungssoftware konfrontiert. Im

ersten Schritt galt es eine genaue Übersicht

zu bekommen – das Big Picture zu erfassen.

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf Knopfdruck ist unschlagbar.

PHILIPP AMANN

Datenschutzbeauftragterder IKB

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03

Die IKB suchte nach einem ganzheitlichen

System zur Erfassung und Dokumentation

ihrer Verarbeitungstätigkeiten und tech-

nisch-organisatorischen Maßnahmen, zur

Archivierung von datenschutzrelevanten

Verträgen und zur einfachen, mit Know-how

und Workflow verknüpften, Erfüllung ihrer

Nachweispflichten bei Audits. „Am Markt

gab es viele Anbieter, aber niemand konnte

uns in einem Produkt all das bieten, was wir

suchten. Mit einer Ausnahme – Akarion“,

so der Datenschutz-Beauftragte.

Akarion und die IKB teilten von Beginn an

die gleiche Vision, bestätigt Herr Amann.

Ein weiteres Argument, warum die Ent-

scheidung auf Compliance Cloud fiel, war der

Zukunftsgedanke. „Durch die auf lange Sicht

angedachte Self-Service-Auskunftsmöglich-

keit für Betroffene wird die Königsklasse der

Transparenz erreicht“, so Amann überzeugt.

Eine gemeinsame Vision

Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.

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04

Eckpunkte

Auf Unternehmen zugeschnittenes

Multi-Mandanten-Modell

Konstruktiver Austausch im

gesamten Projektverlauf

Lösungsorientierung und

Agilität für rasche Erfolge

Gemeinsame Roadmap für

Funktions-Weiterentwicklung

Beispiellose Zusammenarbeit

„In meinen 20 Jahren Erfahrung in der

Durchführung von IT-Security-Projekten

war Akarion einer der wenigen Partner,

der wirklich auf das hörte, was der Kunde

braucht“, sagt Amann über die Zusammen-

arbeit. „Akarion hat eine sehr offene

Herangehensweise, denkt lösungsorientiert

und ist sehr agil“, ergänzt der IT-Spezialist.

Herr Amann fühlte sich von Beginn an

verstanden und erklärte sich bereit, Teil

einer Usergroup zu werden, die an der

Roadmap – den zukünftigen Funktionen

von Compliance Cloud – arbeitet.

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Höchste Skalierbarkeit

In ihrer Konzernstruktur profitiert die IKB

maßgeblich von der Skalierbarkeit der

Software-Lösung. 2019 wird die Daten-

schutzmanagement-Software auf alle

Konzerntöchter ausgerollt. Neben einer

Bibliothek der Verarbeitungstätigkeiten

als gemeinsame Ausgangsbasis können

den einzelnen Unternehmen weitere Vor-

lagen und Objekte zur Verfügung gestellt

werden, die sich ganz einfach für spezifische

Anforderungen adaptieren lassen.

Herr Amann blickt der Implementierung

in den einzelnen Betrieben entspannt

entgegen: „Der Schulungsaufwand der

Compliance Cloud beträgt 60 Minuten. Die

Software wird laufend weiterentwickelt,

auch dann, wenn es relevante OGH- oder

EUGH-Urteile gibt.“ Mit der Erreichung der

DSGVO-Compliance ist der Funktionsumfang

der Compliance Cloud bei weitem noch

nicht ausgeschöpft. Ein Mehrwert der sich

über die DSGVO hinaus bietet ist, dass

die Compliance Cloud zukünftig auch die

Datenqualität im Unternehmen verbessert,

etwa durch das Aufdecken von Duplikaten.

Die Compliance Cloud verbessert auch die Datenqualität im Unternehmen, indem es duplikate Datensätze aufzeigt.

PHILIPP AMANN

Hier sehen Sie das IKB Zentralgebäude.

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06

Vorteile auf den ersten und zweiten Blick

„Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

auf Knopfdruck ist unschlagbar“, antwortet

Amann auf die Frage nach den Vorteilen

der Compliance Cloud. Einen weiteren

großen Vorteil sieht er in der Durchdachtheit

der Software, die zu einer wesentlichen

Zeitersparnis führt. Die Visualisierung der

Datenflüsse im Unternehmen war für ihn

am Beginn eher ein „nice to have“.

Im Reporting ans Management zeigte sich

aber schon bald der wahre Wert dieses

Features. Bereichsleiter und Vorstände

konnten dadurch einen umfassenden Über-

blick über die Datenverarbeitungsprozesse

im gesamten Unternehmen bekommen.

Durchdachte, ganzheitliche Lösung

(Teil)automatisierte Beantwortung von Betroffen-Anfragen

Anbindung von Konnektoren

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Hinterlegung von Gesetzestexten

Informatives Handbuch und Tutorials

Datenfluss-Visualisierung

Und viele weitere…

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Die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG liefert

intelligente Energie- und Infrastrukturlösun-

gen und trägt so zur hohen Lebensqualität im

Großraum Innsbruck bei. Sie sorgt für Strom

und Wasser, entsorgt Abfälle und Abwasser,

bietet ultraschnelles Internet auf Glasfaser-

basis und betreibt die Innsbrucker Bäder. Um

IKB-Konzerverbund zählen u.a. die IVB, der

Flughaben Innsbruck, die Firmen Dawi und

Mussmann und weitere Unternehmen. ikb.at

Akarion GmbH

Tabakfabrik Linz

Peter-Behrens-Platz 11

4020 Linz, Austria

T: +43 732 [email protected]

Innsbrucker Kommunalbetriebe AG

Salurner Str. 11

6020 Innsbruck, Austria

T: +43 800 [email protected]

Über den Partner und den Produkthersteller

Akarion entwickelt Blockchain-basierte Soft-

warelösungen. Durch ihr Pionierprodukt Com-

pliance Cloud unterstützt Akarion Unterneh-

men dabei, die DSVGO erfolgreich einzusetzen

und einzuhalten. Die ganzheitliche Saas-Appli-

kation zeichnet sich durch Durchdachtheit,

Funktionsumfang und Anwenderfreundlichkeit

aus und bietet Datenschutz-Zuständigen,

Geschäftsführern und Beratern auch über die

DSGVO hinaus Mehrwerte. akarion.com