Datensicherung Online – Betrieb und Konfiguration · Info für Anwender Nr. 6606 Seite 2 1.Ziel Das Info beschreibt den Betrieb und die Konfiguration von Datensicherung Online

© 2020 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: CHR / 28.04.2020

Datensicherung Online – Betrieb und Konfiguration

Inhaltsverzeichnis

Bereich: IT-Lösungen - Info für Anwender Nr. 6606

21. Ziel

22. Voraussetzungen

23. Betrieb und Konfiguration

23.1. Sicherungssätze überprüfen

103.2. Sicherungssatz manuell starten

143.3. Sicherungssatz konfigurieren

273.4. Sicherungssatz löschen

283.5. Verlauf der Speicherplatzveränderung

303.6. Speicherplatz freigeben

313.7. Nicht benötigte Daten löschen

323.8. Speicherpaket ändern

324. Details

325. Wichtige Informationen

Autor: CHR / 28.04.2020 © 2020 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 2Info für Anwender Nr. 6606

Ziel1.

Das Info beschreibt den Betrieb und die Konfiguration von Datensicherung Online.

Voraussetzungen2.

Sie benötigen für den Betrieb und die Konfiguration:

§ Windows-Administratorrechte

§ Verbindung mit dem Internet

Die Systemvoraussetzungen müssen erfüllt sein: Nr. 53014 Systemvoraussetzungen und Systemempfehlungen für den Einsatz der Agenda-Software

HinweisEs werden keine servergespeicherten Benutzerprofile unterstützt. Installieren Sie Agenda DASIOnline als Benutzer mit einem lokal gespeicherten Profil.

Betrieb und Konfiguration3.

Sicherungssätze überprüfen3.1.

Sicherungs-Bericht per E-Mail3.1.1.

Nach jeder Sicherung erhalten Sie den Sicherungs-Bericht per E-Mail mit Informationen über:

§ neue und geänderte Dateien

§ den aktuell belegten Speicherplatz (Speicherplatz = Datengröße + Aufbewahrungsgröße)

§ mögliche Fehler und Warnungen, die während der Sicherung auftraten.Analysieren Sie die Fehlerursachen.



Fehlerursache analysieren3.1.2.

Keine E-Mail erhalten

Von Datensicherung Online wird nach jedem automatisch zu startenden Sicherungslauf eine E-Mailversandt. Wenn Sie keine E-Mail erhalten:

§ Überprüfen Sie Ihren Spamfilter.

§ Kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Provider bezüglich möglicher Störungen.

§ Überprüfen Sie ob ein Sicherungszeitplan für eine automatische Sicherung aktiv ist.

Sicherungssatz konnte nicht durchgeführt werden

Die möglichen Ursachen sind in unseren »Häufigen Fragen zu Datensicherung Online – Installationund Administration« unter Punkt 8 beschrieben.

Fehler im Sicherungs-Bericht

HinweisGerne unterstützen wir Sie persönlich bei der Fehlerbehebung. Wenden Sie sich an unsere IT-Lösungen-Hotline unter 08031 2561-365 oder per E-Mail an: [email protected].

https://agenda-kunden.de/faq-dasi-online-installation.htm#E554E55A13834B319315A1373E56F545



Fehler Beschreibung

Speicherplatz über 95 % Überprüfen Sie die Speicherplatzveränderung.

Erhöhen Sie den Speicherplatz oder entfernen Sie Daten aus demSicherungssatz.

Der Speicherplatz kann verbraucht werden durch:

§ die tägliche Buchungserfassung

§ weitere zum Sicherungssatz hinzugefügte Daten

§ durch versehentlich bzw. unwissentlich in einen Ordnereingefügte Daten, die mitgesichert werden

§ durch zum Sicherungssatz automatisch hinzugefügte Daten.

HinweisWenn Sie Ordner oder Dateien aus dem Sicherungssatzentfernen, reduziert sich der belegte Speicherplatz erst nachder Zeit des Aufbewahrungsbereichs (z. B. 30 Tagen).

Kontingent überschritten Überprüfen Sie die Speicherplatzveränderung.

Erhöhen Sie den Speicherplatz oder entfernen Sie Daten aus demSicherungssatz.

Zu den möglichen Ursachen siehe oben.

[FEHLER]

Sicherung mit Fehlerndurchgeführt. Im Sicherungs-Bericht finden Sie unter»Informationen« dieweiterführendeFehlerbeschreibung.

Beispiel: »Gerät nicht bereit«

Mögliche Ursachen sind:

§ Der Zugriff auf das Laufwerk bzw. Netzlaufwerk war nicht möglich. Kontrollieren Sie die Laufwerks- bzw.Netzwerkverbindung.

§ Der Datenträger (z. B. externe Festplatte) für die lokaleSicherungskopie war nicht angeschlossen. Schließen Sieden Datenträger an.

§ Der Datenträger für die lokale Sicherungskopie war nicht mitdem ursprünglichen Laufwerksbuchstaben (z. B. F:\)verbunden. Ordnen Sie den Laufwerkbuchstaben inWindows permanent zu: »Systemsteuerung | Verwaltung| Computerverwaltung | Datenträgerverwaltung | Rechtsklickauf Datenträger | Laufwerksbuchstaben und -pfade ändern |Ändern«.

Sicherung abgebrochen durchBenutzer

Die Sicherung wurde manuell durch einen Benutzer abgebrochen.Starten Sie die Sicherung erneut.



Datensicherung Online-Übersicht3.1.3.

Die Datensicherung Online-Übersicht zeigt:

§ alle Sicherungssätze im Überblick

§ den aktuell belegten und noch freien Speicherplatz

§ den monatlichen Verlauf der Speicherplatzveränderung

§ Fehler und Warnungen Ihrer Sicherungssätze.

AchtungAnalysieren Sie angezeigte Fehler oder Warnungen angezeigt werden.

Datensicherung Online-Übersicht aufrufen

Vorgehensweise

Im Kundenbereich einloggen: https://agenda-kunden.de/mein-dasi-online.htm

HinweisDie Login-Daten entsprechen Ihren Login-Daten im Datensicherung Online-Client.

Sicherungssätze

https://agenda-kunden.de/mein-dasi-online.htm



Aktueller Speicherbedarf im Monatsverlauf



Datenintegrität überprüfen3.1.4.

Vorgehensweise

1. Datensicherung Online-Client öffnen und einloggen.

2. <Dienstprogramme> klicken.

3. Datenintegrität prüfen:

<Datenintegritätsprüfung> klicken.

Sicherungssatz: <Alle> auswählen.

Zyklische <Redundanzprüfung (CRC)> aktivieren.

<Starten> klicken.

Gegebenenfalls Verschlüsselungsschlüssel eingeben.

<OK> klicken.



4. Ergebnis:

<Schließen> klicken, falls keine Objekte angezeigt werden mit:

§ mit korrupten Daten

§ falschen Prüfsummen

§ Datenblöcken mit korrupten Indizes

<Ja> rechts unten klicken, falls defekte Daten angezeigt werden, um diese zu löschen.

HinweisBeim nächsten Sicherungslauf werden gelöschte Daten automatisch nachgesichert.

5. Protokoll:

<Protokoll anzeigen> ggf. klicken.

<Schließen> klicken.



Daten testweise wiederherstellen3.1.5.

Mit einer regelmäßigen Wiederherstellung von Daten stellen Sie sicher, dass dies auch im Ernstfallproblemlos funktioniert. Wechseln Sie für die regelmäßige Wiederherstellung an einen anderenRechner bzw. Server.

Voraussetzung

Sie benötigen den Verschlüsselungsschlüssel zur Wiederherstellung Ihres Sicherungssatzes. HabenSie die Checkliste »Sicherungssatz Datensicherung Online« ausgefüllt, finden Sie denVerschlüsselungsschlüssel dort.

Vorgehensweise

1. Datensicherung Online-Client installieren:https://agenda-kunden.de/dasi-download-hilfe.htm

2. Client herunterladen: Klick auf »Version 7.17.2.2 herunterladen«.

3. Datensicherung Online-Client installieren: Nr. 6605 Datensicherung Online Version 7 – Einrichtung.

4. Datensicherung Online-Client öffnen und einloggen:

HinweisDie Login-Daten entsprechen Ihren Login-Daten im Agenda-Kundenbereich.

5. Einzelne Daten aus der Sicherung auswählen und wiederherstellen: Nr. 6607 Datensicherung Online Version 7 – Wiederherstellung und Datenumzug.

https://agenda-kunden.de/796401_a.pdf

https://agenda-kunden.de/dasi-download-hilfe.htm



Sicherungssatz manuell starten3.2.

Zwischen den automatischen Sicherungen können Sie jederzeit einen Sicherungssatz manuell über das SystemTray-Icon oder den Datensicherung Online-Client starten.

Über SystemTray-Icon starten3.2.1.

Vorgehensweise

1. Im SystemTray auf rechtsklicken.

Empfehlung

Ziehen Sie das Icon per Drag & Drop zur besseren Übersichtlichkeit in die Taskleiste.

2. Sicherungsbefehl und Sicherungssatz wählen.

3. Meldung der Benutzerkontensteuerung mit <Ja> bestätigen.

4. Sobald die Sicherung startet, blinkt das Icon . Es erscheint abgebildete Meldung:

HinweisSie können nach dem Start der Sicherung in Ihren Agenda-Anwendungen weiterarbeiten.



Über Datensicherung online-Client starten3.2.2.

Vorgehensweise

1. Datensicherung Online-Client öffnen.

2. Meldung der Benutzerkontensteuerung mit <Ja> bestätigen.

3. Login-Daten eingeben und auf <OK> klicken.

HinweisDie Login-Daten entsprechen Ihren Login-Daten im Agenda-Kundenbereich

4. <Sicherung> klicken.

5. Auf Sicherungssatz klicken.



6. <Weitere Option einblenden> klicken.

7. Option <Aufbewahrungsrichtlinie nach der Sicherung ausführen> aktivieren.



8. <Sicherung> klicken.

HinweisSie können während der Sicherung in den Agenda-Anwendungen weiterarbeiten.

9. <Schließen>, um Datensicherung Online nach der Sicherung zu beenden.



Sicherungssatz konfigurieren3.3.

Name des Sicherungssatzes ändern3.3.1.

Vorgehensweise



2. <Sicherungssätze> klicken.


4. Löschen:

<Allgemein> klicken.

Namen vergeben.

<Speichern> klicken.



Ordner oder Dateien hinzufügen bzw. entfernen3.3.2.

Vorgehensweise





4. Sicherungsquelle:

<Quelle> klicken.

<Ich möchte die Dateien für die Sicherung auswählen> klicken.



5. Weitere Sicherungsquelle:

Ordner bzw. Dateien aus- oder abwählen.

Legende

Ordner bzw. Datei wird nicht gesichert.

Ordner (mit allen Unterordnen und Dateien) bzw. Datei wird gesichert.

HinweisNachträglich eingefügte Unterordner und Dateien werden automatisch mitgesichert.

In diesem Ordner werden Unterordner oder einzelne Dateien gesichert.

HinweisNachträglich eingefügte Unterordner und Dateien werden nicht automatischmitgesichert.

In diesem Ordner werden Unterordner und Dateien gesichert, nicht aber einzelneUnterordner und Dateien, bei denen der Haken entfernt wurde.

HinweisNachträglich eingefügte Unterordner und Dateien werden automatisch mitgesichert.

Eventuell: Option <Dateien anzeigen> aktivieren.

<Ok> klicken.

6. <Speichern> klicken.



Zeitplan der automatischen Sicherung ändern3.3.3.

Vorgehensweise




4. Zeitplan:

<Sicherungszeitplan> klicken.

Auf Zeitplan klicken.

3. Sicherungszeitplan:

Änderung (z. B. der Startzeit) durchführen.

<OK> klicken.




Aufbewahrungsbereich ändern3.3.4.

Vorgehensweise




4. <Weitere Einstellungen einblenden> klicken.

5. Aufbewahrungsrichtlinie:

<Aufbewahrungsrichtlinie> klicken.

Zeitraum festlegen.




Lokale Sicherung einrichten3.3.5.

Neben der Online-Datensicherung im Rechenzentrum können Sie Ihre Daten mit DatensicherungOnline gleichzeitig oder ausschließlich lokal sichern (z. B. auf eine externe Festplatte). Erstellen Sie z.B. einen Sicherungssatz, um Ihre Fotosammlung auf einem externen Datenträger zu sichern.

Dieser Datenträger muss während der Erstellung der lokalen Sicherungskopie unter immer demgleichen Laufwerksbuchstaben (z. B. F:\) angeschlossen sein. Den Laufwerksbuchstaben ordnen Sieüber die Systemsteuerung permanent zu: »Systemsteuerung | Verwaltung | Computerverwaltung |Datenträgerverwaltung | Rechtsklick auf Datenträger | Laufwerksbuchstaben und -pfade ändern |Ändern«.

Die lokale Sicherungskopie können Sie auf einem Netzlaufwerk (z. B. Z:\Datensicherung) oder übereinen Netzwerkpfad (z. B.\\Server\Daten) auf einem anderen Rechner bzw. Server erstellen. Ggf.werden Sie aufgefordert den Windows-Benutzernamen und das dazugehörige Passwort für dieNetzwerk-Authentifikation einzugeben. Diese Login-Daten bleiben gespeichert.

Vorgehensweise




4. Ziel:

<Ziel> klicken.

<Hinzufügen> klicken.



5. Neues Speicherziel:

<Lokal/Zugeordnetes Laufwerk/Wechselträger> wählen.

Namen festlegen.

<Ändern> klicken.

6. Pfad ändern:

<Dieser PC> klicken.

Sicherungsziel bzw. Medium doppelklicken.



Ordner für die Sicherung auswählen.

<OK> klicken.

7. <OK> klicken.


HinweisDie Aufbewahrungszeitdauer passen Sie auf die gleiche Weise wie den Aufbewahrungsbereich an.



Sicherungs-Filter anpassen3.3.6.

Mit dem Sicherungs-Filter definieren Sie Dateien oder Dateitypen, die bei einer Sicherungausgeschlossen werden. Damit können Sie aus einem Ordner mit zahlreichen Dateitypen nur die PDFDokumente sichern oder alle Programmdateien (*.exe) ausschließen.

HinweisBei einem Agenda-Sicherungssatz (Agenda-1-Klick-Rechnername) ist bereits ein Sicherungs-Filterdefiniert.

Vorgehensweise




4. Sicherungsquelle:

<Quelle> klicken.

»Filter« anschalten.

klicken.



5. Neues Sicherungsfilter:

Namen vergeben

Dateien/Ordner: <einschließen> oder <ausschließen> aktivieren.

Festlegen: <Alle nicht übereinstimmende Dateien einschließen>.

Festlegen, ob ein einfacher Vergleich oder ein regulärer Ausdruck verwendet wird.

Muster für Abgleich definieren (z. B. anhand der Dateiendung *.docx).

Ggf. weiteres Kriterium <hinzufügen>.

Ziel festlegen, auf das der Filter angewendet wird.

Festlegen, ob der Filter auf Dateien oder Ordner angewendet wird.

Beispiel: Alle Docx-Dateien die mit dem Wort »Privat« beginnen sollen nicht gesichert werden.

<OK> klicken.




Windows-Authentifkation ändern3.3.7.

Vorgehensweise




4. Allgemein:

<Allgemein>.

Geänderte Windows-Benutzerdaten eingeben




Vor- und Nachlaufbefehle einrichten3.3.8.

Vorgehensweise



3. <Weitere Einstellungen einblenden> klicken.

4. Befehlszeichenprogramm:

<Befehlszeilenprogramm>.

Vorlaufbefehle: klicken.

Nachlaufbefehle: klicken.



5. Vor- bzw. Nachlaufbefehl einrichten:

Namen vergeben.

<Ändern> klicken.

Arbeitsverzeichnis wählen.

Kommandozeilenbefehl eingeben.

Beispiel: Der Rechner bzw. Server soll nach 5 Minuten nach jeder Sicherung automatischheruntergefahren: »shutdown /S /T 300 /C „[Kommentar]“«.

<OK> klicken.




Sicherungssatz löschen3.4.

Vorgehensweise




4. <Diesen Sicherungssatz löschen> klicken.

5. <Ja> klicken.

6. innerhalb des Sicherungssatzes: <Ja> klicken.

AchtungDer Sicherungssatz mit den Sicherungsdateien wird unwiderruflich gelöscht. Er kann nichtwiederhergestellt werden!



Verlauf der Speicherplatzveränderung3.5.

Tägliche Buchungserfassung3.5.1.

Durch die tägliche Erfassung und Änderung von Agenda-Daten steigt das Datenvolumen IhrerDatensicherung Online-Sicherung allmählich. Je mehr Mandanten bearbeitet werden, destoschneller wächst das Datenvolumen.

Aus den Monatsabschlüssen in LOHN resultiert ein stärkerer monatlicher Anstieg.

TippDen monatlichen Verlauf Ihrer eigenen Speicherplatzveränderung finden Sie in der Datensicherung Online-Übersicht.

Daten aus der Sicherung entfernen3.5.2.

Wenn Sie Daten aus einem Sicherungssatz entfernen oder von der Festplatte löschen, reduziert sichder belegte Speicherplatz erst nach der Zeit des Aufbewahrungsbereichs.

Beispiel: Löschen von Mandantendaten

Sie löschen am 05.03. Daten eines Mandanten. Dadurch sinkt der Speicherplatz auf IhrerFestplatte, der belegte Speicherplatz bei Datensicherung Online bleibt zunächst unverändert. DieMandantendaten bleiben im Aufbewahrungsbereich (im Beispiel: 30 Tage) für eineWiederherstellung gespeichert.

Nach 30 Tagen werden die Daten des Mandanten auch im Aufbewahrungsbereich endgültiggelöscht. Der belegte Speicherplatz sinkt.



Agenda-Update3.5.3.

Bei der Installation von Agenda-Updates werden gelegentlich Datenbankdateien aktualisiert unddie alten Datenbankdateien in den Aufbewahrungsbereich Ihrer Sicherung verschoben. Sie bleibenfür eine Wiederherstellung (im Beispiel: 30 Tage) gespeichert. Der belegte Speicherplatz erhöhtsich vorübergehend.

Nach 30 Tagen werden die Datenbankdateien aus dem Aufbewahrungsbereich gelöscht. Derbelegte Speicherplatz reduziert sich wieder.



Speicherplatz freigeben3.6.

Vorgehensweise



3. Speicherplatz freigeben:

<Freigeben von Speicherplatz> klicken.

Sicherungssatz auswählen.

Empfehlung: <Alle> beibehalten.

<Starten> klicken.

4. Nach erfolgreicher Speicherplatzfreigabe:

Optional: <Protokoll anzeigen> klicken.

<Schließen> klicken.



Nicht benötigte Daten löschen3.7.

Vorgehensweise



3. Sicherungsdaten löschen:

<Sicherungsdaten löschen> klicken.

Sicherungssatz auswählen.

Speicherziel auswählen.

Datenauswahl zum Löschen treffen.

Zu löschende Daten auswählen.

<Löschen> klicken.

Nach Abschluss der Löschung: <Schließen> klicken.



Speicherpaket ändern3.8.

Vorgehensweise

1. Einloggen im Kundenbereich: https://agenda-kunden.de/mein-dasi-online.htm

HinweisDie Login-Daten entsprechen Ihren Login-Daten in Agenda Datensicherung Online.

2. Bereich »Speicherplatz anpassen«: Gewünschte Speichergröße auswählen.

3. <Kostenpflichtig bestellen>.Sie können das geänderte Speicherpaket sofort nutzen.

HinweisIhr neues Paket muss größer als der aktuell belegte Speicherplatz sein. Ihr Vertrag wirdautomatisch angepasst.

Details4.

Checkliste »Sicherungssatz Datensicherung Online«

Checkliste »Sicherungssatz Datensicherung Online«

Wichtige Informationen5.

Nr. 6605 Datensicherung Online Version 7 – Einrichtung

Nr. 6607 Datensicherung Online Version 7 – Wiederherstellung und Datenumzug

https://agenda-kunden.de/mein-dasi-online.htm

https://agenda-kunden.de/796401_a.pdf

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