CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

De-Mail für sichere Dokumentenkommunikation

Axel Janhoff– Mentana-Claimsoft GmbH

07.03.2013, 14:00 Uhr

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DE-MAIL

De-Mail ist eine Gesetzesinitiative des BMI

De-Mail wird akkreditiert und überwacht durch

das BSI als Aufsichtsbehörde

De-Mail: „So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost.“

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DE-MAIL

• Jeder Kommunikationspartner wird anfangs sicher identifiziert.

► Verbindliche Kommunikation

• Der Transport erfolgt verschlüsselt.

► Vertrauliche Kommunikation

• Die Zustellung erfolgt verbindlich in das Postfach des Empfängers.

► Rechtssichere Zustellung

• Zustelloptionen analog Briefpost: Einschreiben, Persönlich,

Empfangsbestätigt, Versandbestätigt…

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DE-MAIL

Zugang für Bürger über De-Mail Onlineportal

Anmeldung hoch: Per nPA, mobile TAN oder Smartcard/Zertifikat

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DE-MAIL

De-Mail Gateway: Die einzige Installation im Netzwerk!

Zugang für Firmen / Behörden (über E-Mailserver)

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DE-MAIL

De-Mail ist kein E-Mail Ersatz!

De-Mail ist keine bezahlte E-Mail und soll diese auch nicht ersetzen (außer in

Sonderfällen ► Datenschutz).

De-Mail ist der digitale Brief!

Gleicher Rechtswirkung wie physikalischer Brief aufgrund des De-Mail

Gesetzes

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DE-MAIL

Von welchem Markt reden wir?

• Das Briefvolumen in Deutschland beträgt ca. 17 Mrd. Stück p.a., davon

werden ca. 95% innerhalb von Deutschland versendet

• Der Postmarkt in Deutschland beläuft sich auf ca. 18 Millarden Euro p.a.

• Die Gesetzesbegründung benennt Sparpotentiale alleine für die öffentliche

Hand von bis zu 9 Mrd. € pro Jahr

• Von den physikalischen Sendungen sind - nach eigenen Schätzungen - ca.

40% De-Mail fähig

• Dazu kommen noch Ablösung von Fax und „unsicheren“ E-Mails…

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DE-MAIL

Sicherer Versand von Dokumenten

• Das geht nicht über Blogs, Instant Messaging, WhatsApp, Twitter etc.

• Das geht auch nicht über Facebook, Google+, Xing…

• Sicherer Kommunikationskanal auf bestehender Technologie: De-Mail

nutzt SMTP, SOAP, TLS, qeS…

• E-Mail ist oft unternehmenskritisch, daher ist die firmeninterne Infrastruktur

(hoch) verfügbar

• Hohe Verfügbarkeit von De-Mail / DMDA gemäß De-MailG

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DE-MAIL

Exkurs: Sichere Dokumente

• Sicherung des Dokuments selbst kann durch elektronische Signaturen

erfolgen. Für die Außenkommunikation bieten sich qualifizierte

elektroniche Signaturen an - muß aber nicht sein.

• E-Government Gesetzentwurf sieht vor, dass Schriftformerfordernis durch

Absenderbestätigte De-Mails erfüllt werden kann.

• Automatisierte Ablage von Dokumenten im „De-Safe“ (De-Mail

Dokumentenablage) eines DMDA

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DE-MAIL

Wo entstehen Dokumente?

• Spontan → Nutzung von Office-Produkten und Mailversand über De-Mail

Gateway

Kombination aus E-Mailserver und De-Mail Gateway ist geeignet!

• Regelkommunikation aus Verfahren/Software heraus → Output per

Druckstrom o.ä.

• Dokumente müssen je nach Versand ggf. unterschiedlich übermittelt

werden

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DE-MAIL

Regelkommunikation per De-Mail

• Direkte Anbindung eines Verfahren / einer Software an De-Mail per SMTP

oder SOAP

Sinnvolle Wahl, die aber Anpassungen erfordern (De-Mail Adressen

hinterlegen…)

• „Output Weiche“ leitet Kommunikationsströme in unterschiedliche Kanäle,

wobei De-Mail ein wichtiger Kanal werden wird

„Provisorium“, um Verfahren / Software an De-Mail anzubinden und

gleichzeitig kanalspezifische Geschäftslogik abzubilden

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DE-MAIL

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Versender Output Weiche

De-Mail Data Provider: Zuordnung De-Mail Adresse zu Kunden-ID

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Was kann ein De-Mail Gateway dafür leisten?

• Mandantenfähigkeit (für RZ- / Multidomänen-Betrieb)

• Kostenstellenabrechnung

• Gateway-zu-Gateway Verschlüsselung

• Unterstützung EGVP-Kommunikation zur Justizanbindung

• Dienst für Dokumentensignatur (als Option)

• Dienst für Hybrid Druck (Weiche zu Dienstleister)

• Bereitstellung von Webservices zur direkten Anbindung von Fachverfahren

und Drittsoftware

DE-MAIL

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Einsatzmöglichkeiten (1/2)

DE-MAIL

Datenschutz-konforme elektronische Kommunikation, z.B. bei Anbindung

externer Arbeitsplätze und Betriebsstätten

Einfache Anbindung von kommunalen Betrieben

Austausch von Sozialdaten (nach SGB) – ggf. mit Verschlüsselung

Verschlüsselung:

Ende-zu-Ende (Benutzer zu Benutzer)

Gateway-zu-Gateway (Firma/Behörde zu Firma/Behörde)

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Einsatzmöglichkeiten (2/2)

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Zustellung von Mitarbeiterabrechnungen an - private - De-Mail Adressen

Zustellung elektronischer Rechnungen und Bescheide

Nutzung in Auskunftsverfahren (Übermittlung an anfragende Stelle/Person)

Ersatz für den physikalischen Brief und Fax, wo immer sinnvoll / möglich

Schriftformerfordernis per De-Mail (E-Government Gesetz)…

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KONTAKT

Axel Janhoff Mentana-Claimsoft GmbH Griesbergstr. 8 31162 Bad Salzdetfurth Telefon: +49 5063 27744-0 E-Mail: axel.janhoff@mentana.de De-Mail: axel.janhoff@mentana.de-mail.de

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und www.ecmtoday.de