[DE] Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Hamburg, Juli 1999

7/21/2019 [DE] Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Hamburg, Juli 1999

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Paradigmenwechselim

Dokumentenmanagement

Dr. Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C C O ! " U # Unternehmens$eratung Dr. Ulrich Kampffmeyer %m$&

&am$urg' Juli ()))



Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement

*nhalt

Einf+hrung....................................................................................................................,

Paradigma..................................................................................................................... 3

Dokument...................................................................................................................... 4

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn.................................................................6

Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement ?....................................................8

Ursachen f+r den -echsel on Paradigmen............................................................)

Die Anwenderanforderungen ändern sich..................................................................1

Die !nternet"#echnologie re$olutioniert das Dokumentenmanagement......................11

Dokumentenmanagement wird !nfrastruktur...............................................................13

Reaktionen /ur "icherung des e0istierenden Paradigmas...................................(1

Standards.................................................................................................................... 16

%on$ergen& der 'unktionalität und #echnologien......................................................16

Produktdi$ersifi&ierung................................................................................................ 18

(arktkonsolidierung.................................................................................................... 1)

Die 2ukunft des Dokumentenmanagements..........................................................3(

Der Aufschwung im *ahr +....................................................................................+1

,%nowledge (anagement- " das neue Paradigma ?..................................................++

!nformationserschlieung............................................................................................+/

0urck &ur 2uelle e&entralisierung.........................................................................+/

5eue Anwendergruen..............................................................................................+6

7in alternati$es Paradigma.........................................................................................+6

"chlu4$emerkungen.................................................................................................35

An den otentiellen Anwender....................................................................................+

An den An9ieter $on Dokumentenmanagement"S:stemen........................................+

Einf+hrung

;e$or man sich der 'rage des ,Paradigmenwechsels im Dokumentenmanagement-&uwenden kann< mssen &unächst die ein&elnen %omonenten dieser =9erschrift

%unde !ntern #hema Paradigmenw. #oic %e:note Autor %ff Datum 3./.+14 >ersion +. Status fertig

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einer näheren ;etrachtung und Definition unter&ogen werden was ist ein,Paradigma-< was ist ,Paradigmenwechsel-< was ist ein ,Dokument-< was ist

,Dokumentenmanagement-< gi9t es 9erhaut einen ,Paradigmenwechsel imDokumentenmanagement- ?

Paradigma

Urspr+ngliche Definition des 6egriffs Paradigma

Der ;egriff Paradigma kommt ursrnglich aus dem riechischen und steht fr ,;eisiel-. !m Deutschen steht der ;egriff Paradigma im allgemeinen fr eine9eisielhafte Struktur< ;ege9enheit oder ein (uster. !n der Srachwissenschaftsteht Paradigma fr ein Deklinations" oder %onFugationsmuster oder auchsrachliche 7inheiten< &wischen denen in einem gege9enen %onteGt &u wählen

ist H&. ;. 7r steht hier, dort, oben, untenI.Der 6egriff Paradigma in der -issenschaftstheorie

#.S. %uhn fhrte den ;egriff des Paradigmas in die Jissenschaftstheorie ein<um eine %onstellation $on =9er&eugungen< Jert$orstellungen und #echniken<die $on den (itgliedern eines 9estimmten Jissenschafts9ereichs geteilt undak&etiert werden< &u 9eschrei9en. 7in Paradigma in einem 9estimmten;ereich der Jissenschaft 9esteht aus den allgemeinen theoretischen An"nahmen und eset&en< auf dem die #heorien dieses Paradigmas 9asieren. Die5ewtonKsche (echanik oder die 7insteinKsche Sicht der Ph:sik sind ;eisielefr wissenschaftliche Paradigmen

Der 6egriff Paradigmenwechsel#homas %uhn charakterisiert die D:namik der Jissenschaft als einen&:klischen Pro&ess

,normaler 0ustand"L %rise "L e$olution "L !nstallation einesneuen Paradigmas "L normaler 0ustand "L ...-

Pro&esse kMnnen ein Paradigma ins Janken 9ringen und in eine %rise str&en.Eieraus entstehen ettungs" und Schut&mechanismen &ur 7rhaltung des9estehenden Paradigmas. Dies resultiert in der Jissenschaft häufig in einer Jucherung $on #heorien. %ann ein Paradigma nicht gerettet werden< so wirdes im 0uge einer wissenschaftlichen e$olution durch ein neues Paradigmaerset&t.

Auch in der Jirtschaft gi9t es $ergleich9are 7ntwicklungs&:klen< die eserlau9en< den ;egriff Paradigmenwechsel in diesen ;ereich &u 9ertragen.>orausset&ung fr ein Paradigma ist Fedoch eine in sich geschlossene<a9gren&9are 7inheit< die mit eigenständigen (ethoden ar9eitet und sich auchim Auen$erhältnis als eigenständige Dis&ilin oder ;ranche $ersteht.


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Dokument

Der herk7mmliche Dokument$egriff Der ;egriff ,Dokument- 9esit&t im Deutschen nicht nur den harakter eines#eGtes auf Paier sondern eine rechtliche 2ualität. >on Dokumenten srichtman in 0usammenhang mit Brkunden< >erträgen< Eandels9riefen. Durch>orschriften des Eandelsgeset&9uches und seiner Ausfhrungs9estimmungen<das ;rgerliche eset&9uch und andere >orschriften wird dieser harakter $onDokumenten noch $erstärkt.

!m englischsrachigen Bmfeld ist der ;egriff ,Document- " &umindest in der 7D>";ranche " gan& anders 9eset&t. ;ereits die 9erhmte 7ndung ,.D@-&eigt< da es sich hier um #eGte< die mit einer #eGt$erar9eitung erstellt wordensind< handelt. Amerikanische An9ieter $on Dokumentenmanagement"S:stemen9ehandeln einfach alle Dateien in einem elektronischen S:stem als,Document-.

5och heute $erstehen die $iele otentielle %unden Dokumentenmanagement"S:steme als CMsungen< in die $orhandene Paierdokumente eingescanntwerden. Durch die Archi$ierung $on Cisten und anderen Daten aus oerati$enS:stemen hat sich dieses >erständnis wenig geändert. 7rst durch dieSeicherung $on Dateien aus @ffice"Anwendungen wurde der ;egriff Dokument auch im Deutschen auf elektronische Dokumente 9elie9igen !nhaltsausgedehnt.

Dokumente in einem elektronischen "ystem k7nnen fast alles sein ...

Eeute kMnnen elektronische Dokumente fast 9elie9igen !nhalts sein

Dateien< 'aksimiles< Cisten< digitalisierte Srache< digitalisierte >ideos<,eingefrorene ;ildschirminhalte-< Protokolldaten und %om9inationendieser #:en

!m Prin&i ist alles ein Dokument< was als Datei oder definierter ;estandteileiner Datei in strukturierter oder unstrukturierter 'orm in einem D>"S:stem$orliegt und &u einem 9estimmten 0eitunkt als eine authentische< inhaltlichund formal &usammengehMrige 7inheit 9etrachtet wird. Durch die (Mglichkeitender >eränderung $on Daten in 7D>"S:stemen erge9en sich an elektronische

Dokumente hohe Anforderungen. Sie mssen genau den 0ustand< die0usammenset&ung< die 'orm und den !nhalt wiederge9en< die sie &um0eitunkt ihrer intentionellen 7rstellung hatten. D:namische Cinks<automatische Bdates in Dokumenten< >eränderungen der 0usammenhänge<0usammenset&ung $on Dokumenten aus eigenständigen %omonenten< die A9hängigkeit $on 'ormaten und Cauf&eitumge9ungen und andere 'aktorenstellen damit 9esondere Anforderungen an ein S:stem &ur >erwaltung solcher Dokumente.

>iele An9ieter set&en daher auf eine 9esondere 'orm des elektronischenDokumentes< 9ei dem nicht nur der !nhalt einfach als Datei a9gelegt wird<sondern ein Dokumento9Fekt ge9ildet wird< da alle 9eschrei9enden (erkmale


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und >erwaltungsinformationen< die &um Jiederfinden< Jiederherstellen $on0usammenhängen und &ur eroduktion notwendig sind< 9einhaltet.

Dieser Ansat& wurde in der >ergangenheit 9ereits in 5ormen wie @DAN@D!'oder D' gefat< konnte sich Fedoch nicht am (arkt nicht eta9lieren. !m;ereich strukturierter #eGt"Dokumente ist mit S(C eine 5orm geset&t< die9edingt durch E#(C der&eit gerade eine enaissance erle9t. 5icht &ulet&to9Fektorientierte Softwareentwicklungsumge9ungen 9ele9en die !dee dessel9st9eschrei9enden Dokumenteno9Fektes.

Elektronisches Dokument und Digitale "ignatur

7ine 9esondere 2ualität gewinnt der Dokument";egriff durch die digitaleSignatur.

Die digitale Signatur ist ein Sicherheitsstandard fr den Austauschelektronischer Dokumente und sichert die Authenti&ität des A9senders und die!ntegrität des !nhalts eines elektronischen Dokumentes. Die digitale Signatur soll die gleiche rechtliche ele$an& wie die Bnterschrift auf einem Paier"dokument erhalten. !n Deutschland wurden durch das Signaturgeset&ahmen9edingungen fr digitale Signaturen geschaffen. Die Anwendunganderer >erfahren fr digitale Signaturen 9lei9t gemä Sig Fedoch freigestellt.

Die im Signaturgeset& definierte digitale Signatur wird durch die %om9inationeines geheimen oder ri$aten Schlssels HPri$ate %e:I< der nur demSchlsselinha9er sel9st 9ekannt ist< und eines Mffentlichen Schlssels HPu9lic%e:I< der $on 0ertifi&ierungsstellen $erwaltet wird< generiert und an ein

elektronisches Dokument angehängt. Der A9sender signiert und $erschlsseltein elektronisches Dokument mit seinem ri$aten Schlssel< der sich auf einer hikarte 9efindet. Der 7mfänger 9esit&t nur den Mffentlichen Schlssel< kanndas Dokument Mffnen und lesen. 7r erhält da9ei eine !nformation 9er den A9sender und die Authenti&ität des !nhalts des Dokumentes.

(it dem Mffentlichen Schlssel kann damit die 7chtheit einer Bnterschrift9errft werden< und Fede >eränderung an dem unter&eichneten Dokumentwird sofort erkenn9ar. Die Mffentlichen Schlssel werden $on autorisiertenStellen &ertifi&iert. 0ertifi&ierungsstellen seichern die erforderlichen Daten fr eine !dentifi&ierung der 7igentmer ri$ater Schlssel. =9er die 0ertifi "&ierungsstelle ist es daher mMglich< den 7igentmer eines ri$aten Schlssels&u ermitteln.

Auch !talien hat einen Ansat& ähnlich dem deutschen Signaturgeset& $er"wirklicht. !nhalt dieses eset&es ist die rechtliche leichstellung $on digitaler und schriftlicher 'orm. Dieses eset& enthält nur 7rmächtigungsaragrahenund >orschriften< a9er keine technische ;eschrei9ung der >orgehensweise unddamit auch noch keine 0ertifi&ierung. !m euroäischen Bmfeld eGistierender&eit noch weitere Ansät&e $on Cändern wie 'rankreich< ro9ritannien u.a..!nnerhal9 der 7uroäischen Bnion wird $ersucht diese Ansät&e &uharmonisieren< wo9ei der deutsche Ansat& als rundlage dienen soll. Bmweitere internationale ;estre9ungen &u $ereinheitlichen hat die @7D acht


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rundrin&iien &ur digitalen Signatur $erMffentlicht und die B5 ein(odellgeset& entwickelt.

Da die !dentität des A9senders eines digital signierten Dokumentes nur indirektsichergestellt ist " $ergleich9ar mit dem (i9rauch $on 7"%arten und dem;estreiten $on %ontoa9he9ungen durch den %arteninha9er " umfat die,digitale !dentität- eines Dokumentes >erfahren< 9ei denen sich ein%arteninha9er sel9st gegen9er seiner %arte identifi&ieren kann< &.;. durchBntersuchung seines 'ingera9drucks oder $ergleich9arer (erkmale< die alsgeheimer Schlssel e9enfalls auf der %arte geseichert sind.

Digital signierte Dateien gewinnen &unehmend die 2ualität eines @riginals< sieerlangen echtswirksamkeit. Damit kMnnen ohne den Bmweg 9er Paier >erträge geschlossen< ;estellungen aufgege9en und andere eschäfte

getätigt werden. Das digitale Dokument stellt daher einen entscheidendenDurch9ruch fr das Dokumentenmanagement dar. 7s erschlieen sich neue Anwendergruen und es entstehen neue Anforderungen an Seicherung und>erwaltung dieser Dokumente. estriktionen der >ergangenheit< in den eingescanntes 'aksimile oder die ekonstruktion eines elektronisch er&eugten;riefes aus den Date heraus nur ein A99ild des ursrnglichen @riginalsdarstellen< sind durch digital signierte Dokumente< die in sich authentische@riginale darstellen< 9erwunden. So9ald die noch 9estehenden echts" undtechnischen Bnsicherheiten 9erwunden sind< wird das digital signierteDokument die entscheidende rundlage fr 7"ommerce< den elektronischenEandel< im !nternet werden.

Dokumentenmanagement im weiteren "inn

Aus dem &u$or definierten ;egriff ,Dokument- erge9en sich auch eine eihe $on!mlikationen fr den ;egriff ,Dokumentenmanagement-. 7r steht heute als;e&eichnung fr die gesamte D(S"An9ieterschaft und die >ielfalt ihrer CMsungen.

!n An9etracht einer &unehmenden =9erschneidung und !ntegration der $erschie"denen Dokumentenmanagement"#echnologien werden unter Dokumentenmanage"ment im weiteren Sinn heute $erstanden

Document *magingScannen< An&eigen< Drucken und >erwalten $on 'aksimile"Dokumenten

Elektronische 8rchiierungSeicherung $on Daten< !mages undNoder Cisten< daten9ankgestt&ter 0ugriff< Auslagerung< e$isionssicherheitDocument 9anagement im engeren "inn>erwalten $on Dateien< 9&w. Datei"Dokumenten< in elektronischen S:stemenmit kontrollierten (echanismen fr >ersionierung< >er9unddokumente oder 7in"und AuscheckenE:;orms7lektronische 'ormulare fr die 7inga9e< An&eige< Ausga9e und >erwaltung$aria9ler !nformationen


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Output:9anagement7rstellung< >erwaltung und Druckausga9e 9ei rofessionellen Druckerstraen

6+rokommunikation<Office:Pakete7in&elne (odule wie #eGt$erar9eitung< %alkulation< rafik< Daten9ank< %alender<(ail oder 'aG< akti$e Steuerung durch den Anwender %roupware%ooerati$es Ar9eiten< daten9ankgestt&te >erwaltung $on Daten und Dateien<elikation< ruenfunktionen wie %alender oder (ail< >erknfung und!ntegration ein&elner %omonenten-orkflowStrukturierte A9läufe< Status" und Aktions9erwachung< regel9asierteSteuerung< >erar9eitung $on !" und 5!"Dokumenten< kontrollierte Jeiter"

leitung $on Dokumenten und >orgängenDie Ciste lät sich 9elie9ig erweitern um ;egriffe wie ,(ulti(edia"Daten9anken-<,Document Jarehouses- oder ,%nowledge (anagement-. A9gren&ung und 0u"ordnung fallen Fedoch 9ei %reati$ität der Produkt" und (arketingmanager immer schwerer.

'r den An9ieter sel9st$erständlichen ;egriffe wie Dokumentenmanagement oder Jorkflow ,locken heute niemand mehr hinter dem @fen her$or-. Sie sind a9genut&t<sie sind &um #eil in&wischen sogar negati$ 9eset&t< sie werden mit komleGen undgroen< teuren ProFekten asso&iiert. ;reite< otentiell neue AnwenderschichtenkMnnen mit !hnen andererseits nichts anfangen und rounternehmen meinen

in&wischen gengend !nformationen &u diesem #hema gesammelt &u ha9en. Dies&eigt sich 9eisielsweise auch in einem sinkenden !nteresse an %ongressen undSeminaren. 'est&ustellen ist Fedoch< da 9eide ski&&ierten Anwenderklassen sichhäufig 9er die !mlikationen des 7insat&es $on Dokumentenmanagement nicht im%laren sind. Die organisatorische Dimension< die Bmset&ung im Bnternehmen<werden meisten unterschät&t oder sogar ignoriert.

Die Dokumentenmanagement";ranche< Feder An9ieter< hat in der >ergangenheit $ieldafr getan< die otentiellen Anwender &u informieren< gerade&u aus&u9ilden. Diese!n$estitionen $erlieren sich Fedoch &unehmend im Dickicht unterschiedlicher ;egriffeund Definitionen< in der mangelnden A9gren&ung &u anderen #hemen und im Aufkommen neuer< interessanterer #rends wie dem !nternet. 7s reicht hier nicht

$orhandene #echnologien mit neuen Schlagworten wie ,!ntegriertes Dokumenten"management-< ,7nterrise Document (anagement- oder ,%nowledge (anagement-&u 9elegen. Die Produkte mssen den wachsenden Anforderungen gerecht und esmu ein einheitliches 7rscheinungs9ild im (arkt erreicht werden.


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Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement =

Die entscheidende 'rage istSind die 7ntwicklungen im (arkt fr Dokumentenmanagement soentscheidend< so umwäl&end< da man $on einem Paradigmen"wechsel srechen kann ?

0ur ;eantwortung dieser 'rage mu man sich etwas mit der eschichte desDokumentenmanagements auseinanderset&en. Am Anfang standen se&ielleCMsungen wie die 5ut&ung nur einmal 9eschrei99arer digitaler otischer Seicher<die sich nicht mit herkMmmlichen (agnetlatten"orientierten ;etrie9ss:stemen$ertrugen. Die 7ntwicklung des ,@tical 'iling, 9egann in den frhen 8er *ahren.Parallel da&u wurden S:steme entwickelt< die nicht"codierte !nformationen<gescannte 'aksimiles in die 9is dahin rein Daten"orientierten S:stemweltenein9rachten. Damit war die Dis&ilin ,!maging- ge9oren. 'ile57# ging als erster einen Schritt weiter und 9erfhrte ,!maging- durch das >ersenden und >erteilen $onnicht"codierten !nformationen in die 'akultät ,Jorkflow-.

Aus diesen Ansät&en der 8er *ahre entwickelten sich dann se&ielle Anwendungsfelder wie elektronische Archi$ierung< @CD< 'orms"Processing<@N! und andere. Die )er *ahre 9rachten dann das ,klassischeDokumentenmanagement-< die Eandha9ung $on Dateien aus 'iles:stemen< ad"hoc"Jorkflow &um Ausgleich der Bn&ulänglichkeiten $on herkMmmlichen 7"mail< undCMsungen wie rouware her$or. Alle diese Ansät&e waren &unächst eigenständige Anwendungen fr se&ielle Aufga9en. Sie 9oten CMsungen fr Pro9leme< die

herkMmmliche ;etrie9ss:steme und oerati$e S:steme wie kaufmännische Anwendungen nicht handha9en konnten. Auf ;asis der Jerk&euge dieser Produktewurden dann eigenständige se&ifische Alikationen entwickelt< die die >erwaltung<5ut&ung< >isualisierung und Seicherung $on Daten und Dokumenten &um 0iel hat.Sie standen daher häufig arallel ne9en den Anwendungen< in denen Daten undDokumente er&eugt und $erar9eitet werden. Die gemeinsame 5ut&ung $on!nformationen erforderte &unehmend die !ntegration in solche $orhandene Anwendungen.

!n den $ergangenen *ahren entstandene technologische !nno$ationen wie das!nternet und die !ntegration $on Dokumentenmanagement"'unktionen in ;etrie9s"s:steme< kommer&ielle Anwendungssoftware und #ool9oGen stellen die Doku"mentenmanagement"Eersteller heute $or schwerwiegende 7ntscheidungen< die 9er das =9erle9en $on Produkten< 'irmen und einer eigenständigen Doku"mentenmanagement";ranche 9estimmen. 7inerseits ha9en die Dokumenten"management"Produkte die Stufe der eife und (aturität erreicht " andererseitswerden sie $on neuen #rends und 7ntwicklungen in !hrer eigenständigen Daseins"9erechtigung 9edroht.

Anla genug $on einem Paradigmenwechsel &u srechen.


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Ursachen f+r den -echsel on Paradigmen

Brsachen fr einen Paradigmenwechsel< wenn man dem Ansat& $om #homas %uhnfolgt< treten nicht immer in der eihenfolge ,normaler 0ustand " %rise " e$olution "!nstallation eines neuen Paradigmas " normaler 0ustand- auf. Diese A9folge aus der Jissenschaft gilt 9esonders fr s:steminterne Pro&esse der >eränderung.

!m 'all unseres Paradigmenwechsels in der Dokumentenmanagement"Jelt sielenhautsächlich eGterne< $on auen wirkende Brsachen eine entscheidende olle.Eier fallen die 7reignisse ,%rise, und ,e$olution, &usammen. Die %rise ist dadurch9edingt< da &u $iele An9ieter mit !hren Produkten das leiche tun " in einem (arktmit langfristigen Auswirkungen wie der Seicherung $on !nformationen fr *ahr&ehnte ein hohes 7ntscheidungsrisiko fr den otentiellen Anwender. Anders als

9ei ;etrie9ss:stemen< groen kaufmännischen Anwendungen oder @ffice Anwendungen< wo man sich nur auf eine Eand$oll wichtiger An9ieter< die eingewisses (a an Sicherheit und &uknftiger >erfg9arkeit der Produkte 9ieten<$erlät< ist die An&ahl der An9ieter $on Dokumentenmanagement"Produkten einfach&u gro. Sel9st die &usammengenommene Schar aller 7ntwickler aller D(S" An9ieter reicht nicht an die Potentiale heran< die $on groen Softwareunternehmenin die Jeiterentwicklung $on Produkten gesteckt werden. Jer sich dann noch auf elektronische Archi$ierung se&ialisiert< hängt sich er Definitionem sel9st auchnoch einen ,%lot& ans ;ein,< da die >erfg9arkeit der Daten und Dokumente fr *ahr&ehnte sichergestellt werden soll.

Damit läuft die D(S";ranche den groen #rends hinterher " in !ntegrationsroFekten

ist sie kundengetrie9en< 9ei der Anassung an ;etrie9ss:steme< Standard"anwendungen und Plattformen ge9en andere Softwareunternehmen den #akt an.Dieser ständige Druck der %unden und des Jett9ewer9s ist einer der 'aktoren< der &ur %rise des 9estehenden Paradigmas fhrt. >on einer e$olution< da aus der Dokumentenmanagement";ranche sel9st die %raft kommt< einen Srung nach $orn&u machen< ist nur $erein&elt etwas &u sren. 7s hat eher den Anschein< da die!nno$ationen und eigenständigen (erkmale der D(S";ranche $on anderen genut&twerden und da der ;estand an Alleinstellungsmerkmalen< der die ;ranchedefiniert< immer kleiner wird. Die Produkte werden &war immer sicherer< immer facetten" und funktionenreicher " Durch9rche< die das =9erle9en als eigenständigeDis&ilin sichern kMnnten< sind nur wenige &u sehen. hancen gi9t es genug &.;. im

7"ommerce< durch digital signierte Dokumente< durch die 0usammenfhrung $on!nformationen aus unterschiedlichsten 2uellen in %nowledge (anagementCMsungen oder die inhaltliche 7rschlieung nicht"kodierter Dokumente. 5ur wenn esgelingt solche ;egriffe wie ,Document Jarehouse-< ,(anagement !nformationS:stem- ,%nowledge (anagement- auch mit raktika9len Produkten aus&ustatten<kann sich ein neues Paradigma eta9lieren " denn anders als in der Jissenschaftkann das 7nde eines Paradigmenwechsel"Pro&esses in der Jirtschaft nicht nur einneues Paradigma sein< sondern auch das $ollständige >erschwinden einesParadigmas als eigenständige 7ntität nachsich&iehen.

'r die Dokumentenmanagement";ranche sind der&eit drei 'aktoren< die denParadigmenwechsel 9edingen< 9esonders wichtig


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Die 8nwenderanforderungen >ndern sich

!n den 0eiten< als Dokumentenmanagement"CMsungen technische Bn&ulänglich"keiten in 9estehenden Software" und Eardwares:stemen 9erwanden< sich auch mitdem singulären 7insat& einer solchen #echnologie Jett9ewer9s$orteile er&ielenlieen< waren !nsellMsungen ak&eta9el. 7in elektronisches Archi$ konnteuna9hängig ne9en einer rouware oder ne9en einer oerati$en Eostanwendung9estehen.

Die 0eit der !nsellMsungen neigt sich !hrem 7nde &u.

Der Anwender will heute nicht ständig $on einem 'enster in das nächste wechseln<um seine !nformationen &u finden. 7r will sich nicht mehr durch un9ersichtlichehierarchische Datei9äume durchklicken< die let&tlich nur die A99ildung einer un&ulänglichen< monostrukturierten Paiera9lage darstellen. Der Anwender will sichnicht $orher 9erlegen mssen< ,ist diese 5achricht als 7"(ail eingegangen undliegt im 7"(ail">er&eichnis< oder ist sie als 'aG eingegangen und liegt auf dem 'aG"Ser$er< oder ist sie 9ers !nternet gekommen und liegt im omuSer$e"Download "und wo ist das Antwortschrei9en< im >er&eichnis der Sekretärin< im >er&eichnis Oin;ear9eitungO oder schon im ProFekt$er&eichnis unter OProtokollanlagenO- ? Die !deeeines einheitlichen Posteingangskor9es mit einem automatisierten Dokumenten"Daten9ank"S:stem im Eintergrund 9ewegt die emter heute wesentlich mehr alsdie 'ragen ,wie scanne ich ein Dokument in ein !maging"S:stem ein- oder ,seichere ich nun auf #rueJ@( oder SoftJ@(-. Der Anwender mMchte sich imPrin&i keine &usät&lichen< schon gar keine searaten S:steme. Der 0ugriff auf dasrichtige Dokument soll mMglichst automatisiert und in seiner gewohnten Software"umge9ung erfolgen< aus einem 7"(ail"Programm< einer #eGt$erar9eitung< einer kaufmännischen Anwendung< aus einem Sach9ear9eitungss:stem heraus erfolgen.

!n diesem 0usammenhang sielen &wei ;egriffe eine immer wichtiger werdendeolle das ,7na9ling- und die ,7ngine-.

;eim 7na9ling wird lediglich die Dokumentenmanagement"'unktionalität in eine$orhandene Softwareo9erfläche integriert. Die $orhandene Softwareumge9ung wirdin die Cage $erset&t< mit Dokumenten um&ugehen< sie &u suchen und &u finden< siean&u&eigen< &u klassifi&ieren< &u $ersenden und &u drucken. Durch !mort aus dem7na9ling"(odul kann ein Dokument auch wieder in ;ear9eitung genommen werden.

Die ,7ngine- liegt dagegen auf der Ser$er"< oder 9esser Ser$ice"79ene. Sie ist einDienst< den andere Anwendungen nut&en< um Dokumente &u $erwalten und &useichern. Der Anwender merkt $on ihr im Prin&i nichts< er 9ewegt sich weiterhin inseiner gewohnten Bmge9ung. 'r den 7insat& solcher 7ngines ist das>orhandensein $on standardisierten Schnittstellen $on ausschlagge9ender ;edeutung.

Sel9st wenn man mit 7na9ling und 7ngines dem ;enut&er in seiner gewohntenBmge9ung Dokumente 9ereitstellt ist eine der wichtigsten Anforderung der Anwender noch unerfllt das ,'inden- $on Dokumenten. Alle reden $on ,Such"maschinen-< der Anwender 9enMtigt Fedoch eher intelligente ,'indmaschinen-< dieihm auch $erlegte Dokumente wiederher$orholen< ihn 9ei >erknfung $on


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(erkmalen und !nhalten unterstt&en und sich seinen Ar9eitsgewohnheitenanassen. Die Daten9anken entwickeln sich &unehmend &um 7ngass fr ein intelli"

gentes Dokumentenmanagement. Jeder herkMmmliche S2C"Daten9anken nochherkMmmliche >ollteGtdaten9anken werden den Anforderungen gerecht. Da dieDokumentenmanagement";ranche meistens etrie$als:steme $on Dritt"Eerstellern9enut&t " wenige Ausnahmen 9estätigen die egel " ist mit dem notwendigenDurch9ruch eher wieder auerhal9 des eGistierenden Paradigmas des Dokumenten"managements &u rechnen.

Die Anwenderanforderungen 9en einen ermanenten Druck auf die Eersteller $onDokumentenmanagement"Software aus. Da dieser Druck ständig eGistiert< kann er nicht mit der ,e$olution- des %uhnOschen Paradigmenwechsels gleichgeset&twerden. Die %undenanforderungen sind sel9st ihrerseits nur die Bmset&ung< ein A99ild technologischer e$olutionen< die sich auerhal9 des Paradigma des Doku"mentenmanagements $oll&iehen. Die An9ieter set&en sich hier häufig nur mit den Auswirkungen der e$olution und nicht mit den Brsachen sel9st auseinander.

Die *nternet:echnologie reolutioniert das Dokumentenmanagement

Die wahre e$olution fr das Dokumentenmanagement ist das !nternet.

Das erste Paradigma der elektronischen Daten$erar9eitung 9eherrschte undsteuerte !;(. 0entralisierte S:steme erlau9ten erstmals auch den Austausch $on!nformationen in geschlossenen ;enut&ergemeinschaften. Die #echnologie er"mMglichte Fedoch kein Dokumentenmanagement. Sie schuf fr einige inno$ati$e'irmen Fedoch den Anrei& neue CMsungen &u entwickeln.

Der erste Paradigmenwechsel in der D>"#echnik war der P< der in den 8er 9egann die rorechner &u 9edrängen< den Anwender $on den 0wängen des&eichenorientierten #erminals &u erlMsen und $ernet&t als lientNSer$er"CMsungeneinen gigantischen (arkt fr die nachfolgende Softwareindustrie schuf. 7r er"mMglichte die grahische ;enut&ero9erfläche und die >ielfalt der Softwareroduktedie wir heute kennen " gan& a9gesehen $on der Sieleindustrie. Der ewinner dieser ra steht fest ;ill ates. Die Dokumentenmanagement"!ndustrie ist gerägt$om P und seinen technologischen (Mglichkeiten. Seine >ernet&ung schuf dierundlagen fr Jorkflow< rouware und klassisches Dokumentenmanagement wiewir es heute kennen.

Der &weite groe Paradigmenwechsel mit $ergleich9arer< wenn nicht grMerer glo9aler Auswirkung ist das !nternet. Das !nternet demokratisierte !nformation< sie ist Feder&eit und 9erall auf dem 7rd9all a9ruf9ar. Dieser Asekt ist wichtiger als der des ;rowsers " der ;rowser 9ietet &war ein einheitliches ;enut&erinterface< a9er solange sich nicht ein An9ieter als Allein9eherrscher des (arktes durchgeset&t hat<entwickeln sich der ;rowser und damit die eräsentationsmMglichkeiten der !nformation eifrig auseinander. @9wohl das !nternet eine freie< unstrukturiert$ernet&te und $erteilte !nfrastruktur darstellt< läutete es insgeheim einen neuen#rend ein< den der e&entralisierung.

Der !nternet"Schock traf nicht nur (icrosoft un$ermittelt< er traf auch dieDokumentenmanagement";ranche. ,7in kostenfreier ;rowser &um Ansehen $on


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Dokumenten " nein< das darf doch nicht sein< wo unser 'ull"'unction"Document"!maging">iewer"lient doch ro Ar9eitslat& 1 Q kostet-. Diese uerung ist

garnicht so lange her.(it einem ;rowser auf ein Standard"Dokumentenmanagement"S:stem &ugreifen "das kann in&wischen fast Feder An9ieter. Die Eerausforderung liegt Fedoch in gan&anderen ;ereichen. (it dem !nternet kam auch ein neuer Dokument9egriff< $ernet&teSeiten mit sich 9ewegenden rafiken< Cinks und Fe nach Bmge9ung und Anwendereinstellung unterschiedlicher eräsentation. Der ;egriff des statischenDokuments wie wir ihn &.;. $om gescannten 'aksimile her kennen< interessierte die7rfinder des Jorld Jide Je9 nicht. Sie sahen die !nhalte< nicht mehr die 'orm. Angesichts der >eränder9arkeit der !nformation im !nternet sträu9en sich demechtseGerten die Eaare< an einen ;eweis" oder gar Brkundencharakter dieser Dokumente ist der&eit kaum &u denken. Eatte die echtsge9ung 9ereits Pro9lememit gescannten Dokumenten< so sieht sie sich nun einer weit grMerenEerausforderung gegen9er.

Das !nternet 9rachte auch neue 'ormen der !nformationserschlieung mit sich<,rawler-< ,Sider-< ,Agents-< sich sel9st otimierende ,Search 7ngines-. DieseS:steme wurden entwickelt< um mit dem haos des 9erwältigenden !nformations"ange9otes 9esser &urecht&ukommen. Sie unterscheiden sich grundsät&lich $on denschMn geordneten Strukturen $on Dokumentenmanagement"CMsungen< wo das>erwaltungss:stem Feder&eit wei< wo ein Dokument in welchem 0ustand sich9efindet. 7rst &Mgernd finden !nternet"Suchmaschinen"Ansät&e ihren Jeg in her"kMmmliche D(S"Produkte. 7chte !nternet"Dokumentenmanagement"S:steme< o9 als

!ntranet oder 7Gtranet< sind ohne solche neuen Ansät&e &ur !nformations"erschlieung Fedoch nicht denk9ar.

So ist das !nternet heute im wesentlichen die e$olution nach #homas %uhn< die dieDokumentenmanagement";ranche in den Paradigmenwechsel trei9t. Da die e"winner dieser erst 9eginnenden ra noch nicht feststehen< hat auch dieDokumentenmanagement"!ndustrie hier noch ein ausreichend groes Sielfeld.

Dokumentenmanagement wird *nfrastruktur

5e9en dem ständigen Druck seitens der %unden und des Jett9ewer9s< ne9en der technologischen und interlektuellen e$olution durch das !nternet< 9esteht eine

dritte %raft< die die &uknftige 7ntwicklung der Dokumentenmanagement"!ndustrie9estimmt. Sie ist nicht so offensichtlich wie die echte !nno$ation des !nternets. 7shandelt sich da9ei eher um die ,schleichende >ereinnahmung- des Dokumenten"managements.

Dem Dokumentenmanagement gehen &unehmend einfach die BniRue Selling PointsHBSPOsI< ihre Alleinstellungsmerkmale< $erloren.

Drei wichtige StrMmungen dieser >ereinnahmung sollen hier als ;eisiel dienen.


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*ntegration on Dokumentenmanagement:;unktionalit>t in6etrie$ssysteme

0u ;eginn ihrer 7ntwicklung eGistierte " wie o9en 9ereits ski&&iert " dieDokumentenmanagement";ranche da$on< da sie ,schwierige Dokumenten"t:en- wie 'aksimiles in D>"S:steme 9ringen konnte oder digitale otischeSeichermedien< die sich durch ihre 7igenschaften nicht mit den d:namischen<(agnetlatten"orientierten ;etrie9ss:stemen $ertrugen< an9and. >iele dieser 'unktionen sind 9ereits heute in ;etrie9ss:steme oder 0usat&ser$ices9erfhrt. Auf dem lienten stehen kostenfreie >iewer &ur An&eige $onDokumenten &ur >erfgung< auf der Ser$erseite werden hierarchischeSeichermanagement"S:steme HES(I integriert< die auch *uke9oGen mit nur einmal 9eschrei99aren otischen Seichern $erwalten. 5eue Dienste wieessource Directories lMsen das Pro9lem eigenständiger< &usät&lich &u

flegender ;enut&er$erwaltungen.Da die Bn&ulänglichkeiten $on hierarchischen 'ilemanagern &u enge9ekannt sind und herkMmmliche Director:"Strukturen 9ereits in kleineren@rganisationen durch ihre Bn9ersichtlichkeit &um Pro9lem werden< istkur&fristig damit &u rechnen< das ;asistechnologien des Dokumenten"managements wie die daten9ankgestt&te >erwaltung< $irtuelle >er&eichnisse<in den ein Dokument trot& einmaliger Seicherung mehrfach $isualisiert werdenkann< (echanismen wie heckin oder heckout< sich 9ald in einer 9etrie9ss:stemnahen Bmge9ung wiederfinden werden. Diese CMsungenwerden &war nicht alle Anforderungen $on groen Anwendern< die heute

rofessionelle klassische Dokumentenmanagement"S:steme einset&en<9efriedigen kMnnen " Fedoch wird die groe (enge der Anwender auf dieStandardrodukte< da sie raktisch im Paketreis in9egriffen &usammen mitdem ;etrie9ss:stem $on den fhrenden Softwarean9ietern frei Eaus geliefertwerden. 7s ist nur eine 'rage der 0eit< 9is sich Programme wie @utlook in%om9ination mit den ;ack"@ffice"Ser$ices oder Cotus 5otes Domino &u einem$ollwertigen Document (anagement S:stem im engeren Sinn entwickeltwerden ha9en " und &udem noch die >orteile einer wesentlich weiter gefatenallgemeinen 'unktionalität mit9ringen. Eierdurch entsteht ein groer Druck auf An9ieter< die sich ausschlielich auf dieses (arktsegment se&ialisiert ha9en.

hnliches wird &uknftig auf 7"(ail &utreffen. Eeute gilt meistens noch< da

wenn eine 5achricht a9gesandt worden ist< man keine %ontrolle mehr dar9er 9esit&t< was mit dem !nhalt< den angehängten Dokumenten getan wird.0uknftige 7"(ail">ersionen werden eher den der&eitigen ad"hoc"Jorkflow"Produkten entsrechen. Auch hier ist &unächst nur mit einfachen Jerk&eugen&u rechnen< die nicht die se&iellen Anforderungen einer echten>organgssteuerung erfllen. Sie werden Fedoch durch die $orhandene!ntegration mit anderen @ffice"Anwendungen< die Auslieferung ,im gleichen%arton- wie die ;asissoftware und ihre weite >er9reitung einen erhe9lichenStress auf die An9ieter $on reinen Jorkflow"#ools aus9en.


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*ntegration in kaufm>nnische 8nwendungen

;edrohen die ins ;etrie9ss:stem oder ;ack"@ffice aufgenommen Standard"

funktionen nur den (arkt fr einfache CMsungen< kommt die efahr fr dierofessionellen groen CMsungen im ;ereich des klassischen Dokumenten"managements im engeren Sinn und die Jorkflow"An9ieter $on groenSoftwares:stem"An9ietern< mMgen sie nun SAP< ;AA5< !;(< omuter Associates oder anders heien. Deren Softwares:steme sind Anwendungen<die die wirtschaftlich kritischen Daten $on Bnternehmen managen und$erar9eiten. Sie stellen die @9erfläche 9ereit< mit denen die meistenSach9ear9eiter ständig ar9eiten. Diese Produkte mssen lediglich um die'unktionalität ergän&t werden< Dokumente an&u&eigen< diese an Su9s:steme&ur Seicherung a9&uge9en oder dort a9&urufen. Die meisten der Anwendungen 9esit&en heute 9ereits Dokumentenmanagement" und Jorkflow"

'unktionalität " auch wenn diese ;egriffe nicht eGli&it in den Jer9e9roschren$orkommen. Durch den >erdrängungswett9ewer9 9ei den groen Standard"softwareanwendungen 9edingt< integrieren diese An9ieter &unehmend diegesamte Palette der Dokumentenmanagement"'unktionalität.

7s wird daher fr die D(S"An9ieter &unehmend schwieriger< &.;. ne9en einemsolchen oerati$en S:stem ein aralleles Jorkflow"S:stem &u eta9lieren< wennalle kritischen Stamm" und ;ewegungsdaten< die Ar9eitsa9läufe oder die&entrale ;enut&er$erwaltung im kaufmännischen S:stem imlementiert sind.Dies gelingt nur noch dann< wenn es sich um Anwender handelt< die ne9en der oerati$en kaufmännischen Anwendung noch andere Plattformen oder

Bmge9ungen einset&en< die dann durch Jorkflow oder rouware integriertwerden sollen.

Daten$anksysteme

7ine weitere Eerausforderung entsteht seitens der An9ieter $on Daten9ankenund se&iellen Suchmaschinen. Eeute werden Daten9anken $on der Dokumentenmanagement";ranche 9enut&t um 9er 0eiger< sogenanntePointer< Dokumente in searaten eositor:" oder Ci9rar:"S:stemen &u$erwalten. (an sricht hier $on !ndeG" oder eferen&daten9anken. 7in Argument fr den 7insat& dieser Architektur war 9esonders die häufig sehr groe (enge an &u seichernden Daten und Dokumenten< die Skalier9arkeitder Ser$er und die hohen %osten fr (agnetlattenseicher.

Daten9anken sind in&wischen in der Cage< sel9st Dokumente in ihren eigenenStrukturen &u seichern und die eorganisations"< Skalierungs" und Per"formancero9leme dieser S:steme stehen kur& $or ihrer CMsung< sei es durchneue Softwarestrategien oder einfach durch die >erfg9arkeit leistungs"fähigerer Eardware. ;ei der >erwaltung d:namischer Dokumente< die noch>eränderungen unterliegen und sel9st digital in Softwareanwendungengeneriert wurden< sielen sie eine immer wichtiger olle. 7s ist hier9ei un"erhe9lich< o9 sie als eigenständiges S:stem oder ;estandteil einer rouwarewie Cotus 5otes &um 7insat& kommen. Diese 7ntwicklung fhrte 9ereits &ur einer Differen&ierung des Archi$s:stem";egriffes. man sricht heute $on einer


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d:namischen A9lage und einem statischen Cang&eitarchi$. 5ur 9ei groenDatenmengen< $erteilten CMsungen und fr die &ulet&t genannte %lasse $on

Archi$s:stemen werden die eferen&"Daten9ank"Architekturen langfristig ihre;edeutung 9ehalten. !m ;ereich der d:namischen A9lage werden dieDaten9anken sel9st die >erwaltung der Dokumente 9ernehmen. Da die D(S";ranche weitgehend auf solche >erwaltungs" und 'indmaschinen $onDrittan9ietern angewiesen ist< kommt die ;edrohung des eigenen (arktesdurch den sel9st gewählten Partner.

Reaktionen /ur "icherung des e0istierendenParadigmas

5atrlich gi9t eine Dis&ilin 9ei einer drohenden %rise oder e$olution nicht ,klein9ei-. Dies gilt auch fr die Dokumentenmanagement";ranche. Sie reagiert &unächstinnerhal9 des 9estehenden Paradigmas< 9e$or sie sich mit einem ,Srung nach$orn, auseinanderset&t. Die 7instellung der ;ranche lät sich in &ahlreichen Artikelnnach$oll&iehen " als ;eisiel sollen hier nur die 7missionsrosekte $on An9ieterndienen< die Fngst den ang an die ;Mrse gewagt ha9en. Alle Aussagen &umJachstum und &ur Ausrichtung dieser Bnternehmen 9ewegen sich im ahmen des9estehenden Paradigmas " neue Ansät&e< die hier9er hinausfhren< finden sich nur in Schlagworten< hinter denen heute weder ein Produkt noch eine >ision steht. Dies9etrifft nicht nur die erwähnten An9ieter< sondern auch $iele andere. Bnternehmen<die nicht nur auf Dokumentenmanagement fiGiert sind< ha9en es hier manchmal

einfacher< da durch die $orhandene Di$ersifikation ein grMeres Potential fr &uknftige 7ntwicklungen 9esteht. Die !nno$ation sel9st< oder im Sinne $on %uhn<die ,e$olution-< kommt a9er $on kleinen< Fungen Bnternehmen< die sich weder mitden ;rden träger rofirmen noch mit den Altlasten $orhandener CMsungen9eschäftigen mssen.

Jorin 9estehen nun die eaktionen der arri$ierten An9ieter auf den Paradigmen"wechsel? Eier sollen nur $ier wichtige Asekte angesrochen werden

"tandards

Standards schrei9en häufig einen geringsten gemeinsamen 5enner oder den ,Stateof the Art- fest und sind 9ei ihrer 'ertigstellung $ielfach 9ereits $on neuen 7nt"wicklungen 9erholt. D(S"Standards wie @D(A konnten sich nur deshal9durchset&en< weil sich (icrosoft als fhrender Softwarean9ieter dahintergestellt hat "ohne natrlich 7ntwicklungen fr einen solchen Standard seine eigenen< rorie"tären ein&ustellen. 7in Standard wie die %omression $on #!'' nach 'aG rue 4konnten sich deshal9 durchset&en< weil Fedes 'aG"erät weltweit hiernach funk"tioniert. Die Standardisierung erfolgte durch die #elekommunikationsindustrie undnicht durch die Dokumentenmanagement";ranche. 7igene Standards wie die Jf(Jorkflow (anagement oalition oder die D(A Document (anagement Alliance sind9ereits Fet&t $or ihrer 'ertigstellung in ihrer Bmset&ung 9edroht. 'r gleiche'unktionalität 9ildeten sich &.;. &um #hema Jorkflow einfache< !nternet"9asierteStandards wie *'C@J oder SJAP heraus. Sie 9esit&en nicht die #iefe und


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%omforta9iliät wie die ,groen Standards-< erhMhen Fedoch den Druck auf dieStandardisierungsgremien< nicht nur endlich fertig &u werden< sondern auch neue

technologische 7ntwicklungen &u 9ercksichtigen. 'r die Standardisierungs"gremien der Dokumentenmanagement";ranche ist es der&eit nicht einfach< solcheeigenständigen ;estre9ungen wieder ein&ufangen. Auch die Schaffung $on ,odesof Practice-< egeln< wie &.;. Dokumente archi$iert oder ausgetauscht werdensollen< tragen &ur 'estschrei9ung des 9estehenden Paradigmas 9ei.

Die ;ranche sieht sich 9ei der Standardisierung ihrer Produkte< die fr eine weitere(odularisierung und !nteroera9ilität $on entscheidender Jichtigkeit ist< dem Druckder groen Softwarean9ieter ausgeset&t. 7s ist fr SAP 9erhaut kein Pro9lemeinen rorietären Standard wie Archi$elink durch&uset&en. Plattforman9ieter wie(icrosoft oder !;(NCotus werden immer ihre Produkte ne9st Schnittstellen an ihreneigenen ;edrfnissen ausrichten " und sich nicht an den Anforderungen ,nach"geordneter Su9s:steme- wie einer elektronischen Archi$ierung orientieren. Stan"dards ha9en hierdurch fr die Dokumentenmanagement";ranche eine &wiesältige Auswirkung< einerseits kMnnen sie den technologischen 'ortschritt 9ehindern<andererseits sind sie 9erle9enswichtig um sich &umindest als Dienst oder (odul inumfassendere CMsungen integrieren &u lassen.

Standards sind Fedoch auch ein !ndi& dafr< da es Dokumentenmanagement als eineigenständiges Phänomen oder Paradigma 9erhaut gi9t. Sie ha9en eine ähnliche2ualität fr die Dokumentenmanagement"!ndustrie wie die eigenständigen (etho"den einer Jissenschaft.

Konergen/ der ;unktionalit>t und echnologien7ine eaktion auf den Jett9ewer9sdruck< die %undenanforderungen und die neuen#echnologien ist die Ausweitung der 'unktionalität der Produkte. a9 es frher se&ialisierte CMsungen fr Cistenarchi$ierung< 'aksimilearchi$ierung< Document(anagement im engeren Sinn< Jorkflow etc.< so flieen heute die (erkmale dieser Produkte in einander 9er und werden &udem um 'unktionen aus dem Bmfeld der ;rokommunikation ergän&t.

7inerseits geschieht dies durch die Jeiterentwicklung $on 9estehenden Produkten.Die 'unktionalität $on Jorkflow wird um Archi$ierung und Dokumenten"(anagement ergän&t< 7"'orms entwickelt sich &u Jorkflow< Jorkflow integriert

Archi$ierung< Archi$e werden ergän&t um (ulti"(edia"'unktionalität usw. 0iel istda9ei die Bnterstt&ung des gesamten Ce9ens&:klus $on Dokumenten< die7rfassung< ;ear9eitung und Darstellung aller 'ormen $on Dokumenten< Daten und@9Fekten. Ein&ukommt die ;ercksichtigung aller denk9aren %ontroll"<Jeiterleitungs" und Steuerungsfunktionalität. 'unktionen< die frher eigenständige Anwendungen waren< wie &.;. 'aG< 7"(ail< #eGt"Daten"!ntegration< #eGt9au"stein$erwaltung< rouwarefunktionalität usw. Diese 'unktionalität wird &unehmenddirekt in D(S"Produkte integriert " leider auch hie und da ,neu erfunden-< anstelle$orhandene< weit$er9reitete Produkte &u nut&en. Einter dieser 7ntwicklung$er9ergen sich &.;. grundsät&liche Strategien wie ,nur ein 7ingangsostkor9- fr


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alle Arten $on Anwendungen und Dokumenten $om herkMmmlichen 7"(ail 9er !nternet< 'aG< >oice"(ail 9is &um Production Jorkflow.

7ine 'ortfhrung der Strategie ist die Schaffung $on sogenannten ,Suiten-< d.h.$orhandene Produkte werden &usammengefhrt. Sie 9esit&en dann nur noch einenein&igen lienten< nicht mehr fr Fede #eilanwendung einen eigenen. 7s gi9t nur noch eine eigenständige ;enut&er$erwaltung< die gleichermaen fr Jorkflow< Archi$< @CD und D(S genut&t wird. Suiten entstanden 9esonders 9ei den groen An9ietern wie !;( oder 'ile57#< a9er auch 5ewcomer im (arkt wie PcD@S set&enauf diesen Ansat&. Andere An9ieter 9e$or&ugen den 0ukauf $on (odulen undProdukten um das eigene Portfolio &u erweitern. Eäufig sind diese Ansät&e Fedochnur schwer &u realisieren. Dies gilt 9esonders dann< wenn Produkte mitunterschiedlichen Architekturen und 5ut&ungsansät&en &usammengefhrt werdensollen. >ielfach ha9en diese Suiten daher nicht den harakter eines geschlossenenProduktes< sondern mssen erst durch !ntegration und %om9ination $erschiedener ;austeine &u einer " dann häufig doch wieder indi$iduellen " CMsung &usammen"gefhrt werden.

Die Prosekte der An9ieter laufen in&wischen 9er $on 0usat&modulen<0usat&funktionalitäten und @tionen. Der Anwender $erliert damit immer mehr den=9er9lick und die ;ewertungsmastä9e< da die Produkte $om 'unktionsumfangimmer ähnlicher werden. Die 7ignung des ealisierungsartners und dessen7rfahrungen< also ,weiche 7ntscheidungskriterien-< werden wichtiger als reineProduktfunktionalität. Die 0ukunftssicherheit< (odularität< (igrationssicherheit undeinfache Pfleg9arkeit der Produkte gewinnt als (asta9 an ;edeutung.

Produktdiersifi/ierung

'ast gegenläufig &ur Produktkon$ergen& erscheint auf den ersten ;lick ein #rendder Produktdi$ersifi&ierung. Eier sind der&eit unterschiedliche Strategien im (arkt9eo9acht9ar.

"pe/ialisierte Engines und Dienste

7in #eil der An9ieterschaft set&t &unehmend auf se&ialisierte Dienste wie &.;.Jorkflow"7ngines oder Archi$s:stem"Ser$er< die in andere Anwendungenintegriert werden kMnnen. Sie 9ernehmen 9er standardisierte Schnittstellense&ialisierte Aufga9en< die der Eersteller einer Standardanwendung dann

nicht sel9st rogrammieren mu. Sie stellen eine Antwort auf den Druck durchdie kaufmännischen Softwareakete dar< decken in&wischen a9er das gesamte'eld standardisierter Anwendungssoftwareakete a9.

?Component -are@' ools und 6auk>sten

Andere An9ieter set&en auf die Programmierung hochse&ialisierter 'unktionen und (odule< die direkt in Anwendungen integriert werden. Solche;austeine finden sich in&wischen auch in fast allen Produkten $on Doku"mentenmanagement"Softwarean9ietern. %aum ein An9ieter eines ,groen Pro"duktes- rogrammiert noch seine #rei9er fr *uke9oGen und Scanner oder ;ild$er9esserungsalgorithmen sel9st. Die Eersteller dieser Jerk&euge decken


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damit einerseits den ;edarf der Dokumentenmanagement";ranche sel9st<ha9en a9er längst ihr eschäft auf alle ;ereiche der Softwareentwicklung

ausgedehnt.Durch ihre einfache 7in9ind9arkeit< &.;. als >;"(odule< Alets oder ;i9liotheken< ermMglichen sie es mit einfachen (itteln schnell eine CMsung,&usammen&ustricken-. Die rofessionellen An9ieter sehen sich häufig mitsolchen ,aragenlMsungen- konfrontiert und ha9en es schwer< ihre in langen*ahren entwickelten rofessionellen CMsungen gegen diese ,Schnellschsse-&u $erargumentieren. !m Prin&i kann sich heute Feder rofessionelle An"wender< der sogenannte ,Power Bser-< solche %omonenten sel9st in seineProgramme ein9auen. 7s ist allerdings mehr als fraglich< o9 man solchenCMsungen das Jissen des Bnternehmen< die Dokumente< an$ertrauen darf.

"tandardprodukte ?off:the:shelf@(ehrere Eersteller $on D(S"Softwarerodukten set&en auf StandardlMsungen<die sich mMglichst einfach installieren lassen< keine Anassungen erfordernund in groen Stck&ahlen 9er Eändler und andere Partner $ertrie9enwerden. 0iel ist die 7rreichung eines mMglichst groen (arktanteils. DasPro9lem solcher Produkte ist häufig< da sie nur auf wenigen Plattformenlauffähig sind< nur schwierig in $orhandene Bmge9ungen integriert werdenkMnnen und meistens Skalierungsro9leme 9esit&en. 7s sind meist t:ische!nsellMsungen< eigenständige Produkte mit eigenem lienten genau fr einendefinierten 0weck. Dies ist &war nicht das 0iel der An9ieter< a9er effekti$e2ualitätssicherung und das Softwareentwicklungsmanagement< die einfache

!nstallation durch nicht selten un9ekannte Dritte< die >ielfalt der mMglichen%onfigurationen< 9ereits $orhandenen Softwareumge9ungen und &ahlreicheandere 'aktoren 9edingen eine gewisse eschlossenheit des Produktes umSta9ilität< >erfg9ar9eit und Datensicherheit garantieren &u kMnnen.

Diese Art $on Produkten $on häufig eher mittelständischen Bnternehmen istdann 9edroht< wenn sich sehr groe Softwarean9ieter entschlieen< in diesen(arkt ein&usteigen oder der Bmfang der 'unktionalität im ;etrie9s" und;asissoftwareumfang so gro geworden ist< da keine &usät&liche eigen"ständige Software mehr 9enMtigt wird.

&ochleistungs: oder ?Production@:"ysteme

Der grMte #eil der ;ranche fokussiert sich Fedoch auf das ,Eigh"7nd-"eschäft. 7s &eichnet sich hier eine deutliche Differen&ierung &wischen dem,Cow"7nde- mit Standardrodukten und einem eher integrationsorientierteneschäft a9. Cet&teres &ielt auf roanwender< 9ei denen Dokumenten"management $on $orneherein in $orhandene Softwares:steme integriertwerden mu. #:ische Ausrägungen sind die echten >organgs9ear9eitungs"s:steme< im 7nglischen auch als Production Jorkflow klassifi&iert< mit denenkomlette 'achanwendungen erstellt werden. @der a9er die Cisten" undDatenarchi$ierung $on (illionen $on #ransaktionen und tausenden $oneorts in echen&entren. Einsichtlich der 'unktionalität< Sicherheit und Ausgereiftheit der Produkte 9ieten diese S:steme das @timum.


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;ei solchen CMsungen wird nur ein gan& geringer #eil des eldes 9er dieCi&en&en $erdient. a. )T sind ProFekt" und !ntegrationskosten. Diese Art des

eschäftes set&t Fedoch $oraus< da sta9ile ;asisrodukte searat $on der Anwendungsentwicklung erstellt werden. ;ei der >ermischung $on Produkt"und Anwendungsentwicklung droht nicht nur eine A9hängigkeit $on der S:stem" und !deenwelt einiger weniger rokunden< sondern auch einenegati$e ;eeinflussung 9eider 0weige in Ein9lick auf >ersionierung undProduktweiterentwicklung. Auch das >ertrie9sgeschäft 9er Partner kann 9eieinem solchen Ansat& leiden " immer dann<. wenn die ,schMnen< groenProFekte- $om Softwarehersteller sel9st realisiert werden ... mssen.

9arktkonsolidierung

7ine weitere eaktion auf die ,%rise- und die ,e$olution- in ;e&ug auf dasParadigma des Dokumentenmanagements ist die &unehmende (arktkonsolidierung.Sie hat ihrerseits unterschiedliche Ausrägungen< nicht &ulet&t auch in Ein9lick auf die &u$or 9eschrie9enen Produktstrategien. Die %onsolidierung fhrt &ur %on&en"tration der %räfte< &ur Aufteilung des (arktes und &ur A9rundung der Produkt"ortfolios.

;irmen+$ernahmen und :/usammenschl+sse

Das %arusell der 'irmen9ernahmen dreht sich weiter. Der rominenteste0usammenschlu dieses *ahres war der (erger $on 'ulcrum und [email protected] =9ernahmen $erfolgen $erschiedene 0iele. 0um einen ist es die>erstärkung der essourcen in den ;ereichen 7ntwicklung und >ertrie9 " der

(arkt fr 'achkräfte im D(S";ereich ist nahe&u leergefegt. 0um anderensollen die Produkte &u neuen Ange9oten &usammengefhrt werden. 7in dritter<nicht unerhe9licher Asekt ist die >ergrMerung der %unden9asis und die7rhMhung der Präsen& am (arkt.

'irmen9ernahmen mssen nicht immer gelingen. ;esonders wenn Bnter"nehmen unterschiedlicher %ultur und 5ationalität &usammengehen ist dasisiko eines 'ehlschlages 9esonders gro. 7in ;eisiel aus dem Seicher"s:stemeumfeld< der gescheiterte 0usammenschlu $on A#< 'rankreich< und:gnet< BSA< ist hierfr ein ;eisiel. Auch andere An9ieter $on D(S"CMsungenhatten und ha9en Pro9leme der !ntegration. Dies 9etrifft nicht nur (itar9eiter<

sondern auch die in neue CMsungen &u integrierenden Produkte.Kapitalisierung am 8ktienmarkt

Das notwendige %aital fr 'irmen9ernahmen $erschaffen sich $iele D(S" An9ieter der&eit durch ;Mrsengänge. 0iel der meisten Bnternehmen ist da9ei<eine ausreichende rMe &u erreichen< um 9ei der der&eit laufenden(arkt9ereinigung &u 9erle9en. Eier&u gehMrt auch die Strategie< den >ertrie9ins Ausland aus&udehnen< 5iederlassungen &u grnden und die hohen Aufwände fr die >orfinan&ierung eines internationalen eschäftes &usicher&ustellen. !n Deutschland und in den BSA ist der #rend &um ;Mrsengangunge9rochen.


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Partnerschaften

Die Eersteller $on Software set&en stark auf %ooerationen mit S:stem"

integratoren< die auf ;asis der Produkte ProFekte durchfhren. 5ur so lät sicheine eigene 7ntwicklung finan&ieren und ein ausreichender Anteil am (arkterreichen. Die ewinnung $on >ertrie9s" und !ntegrationsartnern ist daher der&eit eine der wichtigsten Aufga9en der Produktan9ieter. Bnternehmen< dieerst Fet&t mit einem Produkt antreten< ha9en es schwer< noch geeigneteS:stemintegratoren &u finden. Da es nur noch wenig funktionale Bnterschiedegi9t< die !ntegratoren $iel in die Aus9ildung ihrer (itar9eiter in$estiert ha9enund häufig 9ereits eine An&ahl $on CMsungen 9ei ihren %unden la&ierenkonnten< wechseln nur noch dann auf ein neues Produkt< wenn es Pro9lememit dem alten ga9 oder das neue so entscheidende Alleinstellungsmerkmale9esit&t< da es neue %äuferschichten erschliet.

Redu/ierung der 8n$ieter: und Produktielfalt

;ereits heute &eichnet sich a9< da $iele $orhandene eigene SoftwarelMsungen$om (arkt $erschwinden. ;isherige Softwarehersteller wechseln in das Cager der !ntegratoren. #rot& der >iel&ahl der (arkennamen $erringert sich die An&ahl der eigenständigen Produkte< da $iele An9ieter sogenannte @7(">er"sionen im Programm ha9en " die Software wird lediglich unter einem anderen5amen ange9oten. #rot& des 0ustroms $on neuen An9ietern $erdichtet sich der (arkt auf einige wenige Produkte< die durch ihre Professionalität<Schnittstellen< gutes (arketing und eine ausreichende !nstallations9asis einehance ha9en im Jett9ewer9 langfristig &u 9estehen. Diese %on&entration ist

nicht &ulet&t ein 0eichen dafr< das der D(S"(arkt ,matur-< d.h. ausgereift ist.Die (arkt9ereinigung 9ringt Fedoch ne9en ihren ositi$en 7ffekten auch eine>erunsicherung der otentiellen %unden mit sich ,welches Produkt wird 9er"le9en- ? Diese 'rage lät sich nie mit ausreichender Sicherheit 9eantworten<9esonders wenn Argumente wie eine ,3Fährige Auf9ewahrungsfrist fr Dokumente- ins Siel ge9racht wird. Eier kann es kleine wie auch groe An9ieter treffen. Die 'rage mu daher anders formuliert werden ,welcheProdukte sind $on ihrer Architektur< den Schnittstellen und der !nformations"seicherung so offen< da man säter ohne Pro9leme in andere S:stememigrieren kann-.

Die 2ukunft des Dokumentenmanagements

Angesichts der >ielfalt der >eränderungen im ahmen des ski&&ierten Paradigmen"wechsels kMnnte man den 7indruck gewinnen< da die Pro9leme in der Doku"mentenmanagement";ranche 9erwiegen.

Dies ist nicht der 'all.

Die rofessionellen Produkte sind sta9il und ausgereift. Sie sind wirtschaftlich ein"set&9ar. Sie 9ringen ihren Anwendern 7ffi&ien&steigerungen und Jett9ewer9s"$orteile. 7s gi9t ;ranchen< in denen 9ereits die =9erle9ensfähigkeit $om 7insat&


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dieser #echnologien a9hängt " es 9lei9t lediglich die 7ntscheidung fr die Aus"rägung eines S:stems.

Die 'rage ist< in welche ichtung wird sich die ;ranche entwickeln< wird sie sichnoch so einheitlich darstellen wie heute< welches Paradigma wird das nocheGistierende a9lMsen ?

0u diesem #hema einige =9erlegungen &u den Eerausforderungen< die sich der Dokumentenmanagement"!ndustrie " und dem Anwender " in den nächsten *ahrenstellen.

Der 8ufschwung im Jahr 3AAA

Die D(S";ranche 9ereitet sich auf den groen ,;oom- $or.

Der&eit sind $iele ;udgets und essourcen durch das ,*ahr +"Pro9lem-9lockiert. !n 7uroa kommt noch die Bmstellung auf den 7B@ hin&u. >orhandeneBnsicherheiten 9ei !#"strategischen 7ntscheidungen< &.;. ,set&e ich $oll auf das!ntranet ?-< ,ist lientNSer$er die richtige CMsung ?-< ,mu ich Eost< NS und !ntranetintegrieren ?-< ,set&e ich auf o9Fektorientierte Srachen ?-< ,ist or9a oder @(Udie richtige (iddleware ?- " alle diesen 'ragen werden sich naher 0ukunft klarer 9eurteilen lassen. Damit wird auch der Jeg frei fr die 7infhrung $on Archi$ierungs"< rouware"< Jorkflow" und Document (anagement"CMsungen.

>iele Bnternehmen hoffen< an diesem ;oom teil&uha9en und ständig drängen neue'irmen mit neuen Produkten nach. 7s ist Fedoch a9&usehen< da die 9ereits eta9"lierten An9ieter< die eine ausreichende An&ahl $on eferen&en und entsrechende

7rfahrungen mit 9ringen< Sieger des ennens werden.Das grMte isiko fr die An9ieterschaft stellt der&eit die &u geringe 0ahl $onRualifi&ierten ;eratern< S:stemintegratoren und Anwendungsrogrammiern dar " einentscheidendes (anko fr Feden neuen An9ieter im (arkt. 7s 9ahnen sich hier ähnliche 7ngässe wie in der let&ten *ahren im SAP"Bmfeld an. Eierauf kann nichtnur durch A9wer9ung und Bmschulung reagiert werden. 7s mu &ielgerichtet der Auf9au neuer (itar9eiter $orange9racht werden. Bni$ersitäten und Eochschulensind nicht in der Cage den ;edarf der ;ranche &u 9efriedigen und der ,Aussto- an,!nformationswirten-< einem relati$ neuen Studiengang< der relati$ genau auf dieD(S";ranche &ielt< ist ein ,#rofen auf den heien Stein-.

?Knowledge 9anagement@ : das neue Paradigma =Die #ransformation heutiger !nformations" und Dokumentenansammlungen inrodukti$es Jissen ist die Eerausforderung der *ahrtausendwende. (oderneDokumentenmanagement"S:steme $erwalten &um #eil 9ereits alle Arten $on!nformationen wie 'ar99ilder< >ideo< Srache< rafiken< #eGt< Daten< 7"(ails<Druckoutut< 'aG< usw. und sind somit die ,Jissenseicher- der Bnternehmen.%nowledge (anagement &ur Eandha9ung und >ermehrung des Bnternehmens"wissens geht a9er weit 9er die Seicherung und @rganisation strukturierter undunstrukturierter !nformationen hinaus. %nowledge (anagement 9einhaltet nicht nur


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die Anwendung neuer #echnologien &ur intelligenten 7rschlieung des !nhalts der Dokumente< sondern e9enso die 7in9e&iehung $on ;enut&ern und Pro&essen.

%nowledge (anagement ist damit weit mehr als herkMmmliches Dokumenten"management oder Data Jarehousing. 7s erschliet nicht nur den !nhalt ein&elner Dokumente. Jesentliches (erkmal ist die ;ercksichtigung der ;e&iehungen $on!nhalten und deren >erdichtung. Die CMsungen nähern sich &unehmend dem Ansruch $on wissens9asierten S:stemen und 7Gerten"S:stemen der frhen 8er *ahre an.

Unterschiedliche DefinitionenDa %nowledge (anagement eine neue Art $on Softwares:stemen 9eschrei9t<sind die Definitionen $ielfältig< &um #eil sogar widersrchlich. Dies soll eine Auswahl deutlich machen

%artner %roupB,%nowledge (anagement A disciline that romotes an integratedaroach to identifi:ing< caturing< e$aluating and sharing all of anenterriseOs information assets. #hese assets ma: include data9ases<documents< olicies and rocedures< and re$iousl: uncatured taciteGertise and eGerience in indi$idual workers-.C8P enturesB,%nowledge (anagement encomasses management strategies<methods< and technolog: for le$eraging intellectual caital and know"howto achie$e gains in human erformance and cometiti$eness-.DelphiB

,%nowledge is the information resident in eoleOs minds that is used for making decisions in unknown conteGts. %nowledge management in turn<refers to the ractices and technologies that facilitate the efficient creationand eGchange of knowledge on an organi&ation"wide le$el to enhance theRualit: of decision making.-2eitschrift K9-orld Knowledge 9anagement -orldB,%nowledge (anagement #he strategic alication of cororate andeGternal information 9ases to disco$er transactiona9le knowledge that can9e le$eraged to imro$e 9usiness erformance.-PROJEC CO!"U#B

,%nowledge management s:stems are software solutions ro$idingfeatures to create< cature< rocess< organi&e< store< control< retrie$e<distri9ute< and reroduce an: t:e of structured or unstructered digitalinformation of an enterrise with the a9ilit: to ro$ide intime informationwith resect to urose< descrition< content< structure< conteGt< rules< androcedures for decision making and knowledge 9uilding tasks of an: user of the s:stem.-

5immt man diese Definitionen< mu festgestellt werden< da die meisten sola&ierten S:steme am (arkt den Ansrchen noch nicht gerecht werden. Der ;egriff ,%nowledge (anagement- wird daher $ielfach nur als ,7tikett-mi9raucht. >ielerorts< 9ei Anwendern und An9ietern fehlt die 7rkenntnis< da


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,%nowledge-< also Jissen< ,nicht einfach da ist-< sondern das 7rge9nis $onkomleGen Pro&essen darstellt.

-er $eset/t den 6egriff ?Knowledge 9anagement@ =

Die 'rage ist< hat die Dokumentenmanagement";ranche 9erhaut einehance mit ihren der&eitigen Produkten den ;egriff ,%nowledge (anagement-ernsthaft fr sich &u 9eset&en ?

Dokumente stellen einerseits eine neue 2uelle fr %nowledge (anagementS:steme dar " andererseits sind sie häufig eher a9er eine &usät&liche !n"formation &u 9ereits in 7Gertens:stemen< (anagement !nformationss:stemenH(!SI oder Data Jarehouses $erdichteten Daten. Am (arkt gi9t es 9ereitserste CMsungen< wo &.;. Anal:sewerk&euge und (!S"CMsungen mit Doku"mentenmanagement"S:stemen kom9iniert werden. !n diesem 'all ist Fedoch

das Dokumentenmanagement"S:stem meistens nur der Cieferant fr 0usat&"informationen.

Die Dokumentenmanagement";ranche definiert den ;egriff %nowledge(anagement eher als 0usammenfassung aller ihrer 9isherigen unterschied"lichen S:stemt:en. 'r ein integriertes %nowledge (anagement mssen alle!nformationen Feglicher Eerkunft 9ergreifend erschlossen< $erwaltet undgeseichert werden. Bnternehmensweites %nowledge" und Dokumenten"management integriert die gesamte Jissens9asis< sämtliche Produkte und Anwendungen eines Bnternehmens< und stellt autorisierten ;enut&ern das9enMtigte Jissen unmittel9ar &ur >erfgung.

>iele der Asekte des %nowledge (anagement " a9er längst nicht alle " werden9ereits durch $orhandene CMsungen a9gedeckt. 7rfassung< >erwaltung<>erteilung und andere %omonenten gehMren &um Standardlieferumfangmoderner D(S"CMsungen. Jo es Fedoch häufig noch fehlt< sind neue7rschlieungsstrategien< die dem Anwender helfen< die richtige !nformation&um richtigen 0eitunkt aus seinen groen Archi$en &u gewinnen. Standard"funktionalität $on herkMmmlichen Dokumentenmanagement"S:stemen stellthäufig die ;asis fr %nowledge"(anagement"CMsungen 9ereit

• etrie$al"'unktionen< die gemeinsame 5ut&ung $on !nformationen undPush"Strategien &ur 'ilterung $on !nformationen im Je9.

•

7"(ail< outing< Diskussionsdaten9anken< $erteiltes Dokumentenmanage"ment und elektronische Archi$e als Eintergrundseicher.

• rouware"'unktionalitäten< die die 0usammenar9eit und gemeinsame5ut&ung der Jissens9asis in einem Bnternehmen oder &wischen $er"schiedenen Bnternehmen unterstt&en

• Jorkflow 9ildet die rundlage fr die >er9reitung $on Jissen 9er eschäftsro&esse sowie die 9esten >erteilungs" und %ontroll$erfahren.

Die groen An9ietern wie (icrosoft< !;(< Cotus oder 5etscae 9auen heute$iele ;asiselemente fr das (anagement der Dokumente oder des Jissenseiner @rganisation direkt in ihre Produkte ein. Sie stehen damit 9ereits im


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Jett9ewer9 &u den traditionellen D(S"An9ietern. Diese CMsungen werden Fedoch dem Ansruch eines echten %nowledge"(anagement"S:stems allein

nicht gerecht sondern mssen um se&ifische Anwendungen ergän&t werden.Produkte< die $on Anfang an fr %nowledge (anagement ausgelegt wurden<stammen $on Fungen< in Deutschland kaum 9ekannten 'irmen wie ;ackJe9#echnologies< omassJare< Datahannel< raeJine< !ntrasect<%nowledge< SageJare< Semio< #hinking (achines< Jinite< JisdomJareund andere. !hr Ansat& geht häufig $on !nternet"fähigen CMsungen aus. Diese'irmen wurden 9isher nicht &ur D(S";ranche gerechnet und es istunwahrscheinlich< da sie sich in eine ,%nowledge"(anagement-"7cke- drän"gen lassen< die sich aus dem der&eitigen Dokumentenmanagement"Paradigmadefiniert. >ielfach 9eschränken sich diese neue Produkte noch auf #eil9ereichedes %nowledge (anagements und kon&entrieren sich auf #ools &ur >er9esserung der 0usammenar9eit $on ruen< intelligente Agenten<neuartige Suchmaschinen< Data(ining" oder Data(aing">erfahren.

*nformationserschlie4ung

Jie 9ereits aus der Diskussion &u den #hemen %nowledge (anagement undDaten9anken ersichtlich< 9esteht die eigentliche Eerausforderung der 0ukunft in der 9esseren und ,intelligenten- 7rschlieung $on Dokumentinhalten. Angesichts der groen (engen $on Daten und Dokumenten in Archi$" und D(S"CMsungen ein nichtgan& einfach &u lMsendes Pro9lem.

'r die Bmset&ung $on 'aksimiles in #eGt eGistieren heute 9ereits gute @N!"

CMsungen< die eine ausreichende 7rkennnungsRualität liefern. 0uknftig wird a9er auch Srache< >ideo< ;ild etc. als !nformationsRuelle hin&ukommen. 5euartige#:en $on Dokumenten< wie &.;. ein ,;ildschirm"Dum- mit der Seicherung einer ;ildschirmsituation 9estehend aus Eost"'enster< ange&eigtem 'aksimile"Dokument<geMffneter %alkulationsta9elle und einer Personal">ideo"An&eige des %unden< der &u den in diesem 0eitunkt &u ange&eigten %onditionen ,Fa- sagt< erfordern gan&andere #echnologien " nicht nur der Seicherung< sondern auch des inhaltlichen7rschlieens.

Das 0au9erwort hinter den neuen 7rschlieungstechniken heit ,Patternecognition- oder &u Deutsch ,(ustererkennung-. 7s ist im Bmfeld der klassischen

An9ieter $on Dokumentenmanagement"CMsungen noch nicht sehr 9ekannt. !n denCa9ors wird längst am 7rkennen $on !nhalten aus Photos< dem !dentifi&ieren $on(erkmalen in >ideo< der !nterretation $on Srachauf&eichnungen und anderen#hemen gear9eitet. !n %om9ination mit neuartigen Daten9anken und 7Gerten"s:stemen lassen sich die !nformationen erschlieen und $erdichten. Der #rend &ur Srachsteuerung $on D>"S:stemen< multilingualer 5ut&ung $on !nformationen unddie 7in9indung neuer %reise $on Anwendern< die &uknftig mit ihrem ,Eeim"#>"P-sich am (arktgeschehen 9eteiligen werden< 9irgt neue Eerausforderungen undungeahnte eschäftsotentiale. ;isher hat sich die Dokumentenmanagement"!ndustrie mit solchen #hemen noch nicht ernsthaft 9eschäftigt " sie wären Fedoch einwesentlicher ;estandteil eines Paradigmas %nowledge (anagement.


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2ur+ck /ur FuelleB Re/entralisierung

Dokumentenmanagement"S:steme werden der&eit in der (ehr&ahl als de&entraleund $erteilte CMsungen in lientNSer$er" oder !ntranet"Bmge9ungen imlementiert.EerkMmmliche Eosts:steme werden meist nur als Daten9ankser$er fr die eferen"&ierung auf searat gehaltene Dokumente genut&t. 0uknftig wird eine starkee&entralisierung der Dokumenten9estände erfolgen. igantische Archi$e werden&entral gehalten und weltweit multilingual a9gefragt. So9ald ausreichend schnelleCeitungs$er9indungen &u $ernnftigen Preisen $erfg9ar sind< werden %on&ete wiedas komlette @utsourcing der !nformationserfassung und "9ereitstellung< ,Pa: er >iew, oder das Ange9ot &entraler 'all9ack" und SicherheitslMsungen die 0ukunft9estimmen.

;esonders Bnternehmen< die sel9st 9er Ceitungsnet&werke< %ommunikations"

einrichtungen und echen&entren $erfgen< werden mit den 9estehenden< 9eiBnternehmen oder Anwendern installierten herkMmmlichen D(S"CMsungen kon"kurrieren. Der Asekt der langfristigen %unden9indung ist fr alle %ommuni"kationsdienstleister $on groem !nteresse. Da9ei werden sowohl Mffentliche !nhalteals auch unternehmensinterne ;estände 9ereitgestellt. ;estehende Ansät&e wiePu9lishing on Demand< !nformations";roadcast< Digital (ailing und andere werdensich in diese allgemeine Strategie einfgen.

!eue 8nwendergruppen

#:ischerweise denkt man gegenwärtig 9eim ;egriff Dokumentenmanagement ankommer&ielle CMsungen in Bnternehmen. Schon heute gelangt diese #echnologiea9er durch $irtuelle Ar9eitslät&e auf die P"Ar9eitslät&e &uhause. Dokumenten"(anagement in all seinen >arianten &ur @rdnung< 7rschlieung und &um Austausch$on Dokumenten wird demokratisiert. Dokumentenmanagement"'unktionen werdendie Standard"%ommunikationsmittel des !nternet um %ontroll" und ;ereitstellungs"techniken fr groe !nformations9estände ergän&en. Jenig wahrscheinlich istallerdings< da die (ehrheit der neuen Anwender diese 'unktionen noch alseigenständiges Document (anagement oder Jorkflow kennenlernen wird. Die'unktionalität wird sich $ielmehr in neuartigen Anwendungen $erstecken< die auchden Jorkflow $om leeren %hlschrank &um Sonderange9ot 9eim %aufmann organ"isieren kMnnen.

Der Dokumentenmanagement";ranche ist daher angeraten< diese neuen #hemenrecht&eitig mit ,nicht"technologischen-< einfach $erständlichen ;egriffen &u 9eset&enund ihre Produkte unter den $eränderten Anwenderanforderungen weiter&u"entwickeln. 'orciert wird die 7ntwicklung dieser Anwendungen nicht mehr $on denD>" oder @rganisationsa9teilungen $on Bnternehmen< sondern $on Anforderungender onsumer"!ndustrie. >ersielte multimediale ;enut&ungso9erflächen< einfachund intuiti$ nut&9are 'unktionen oder Srachsteuerung werden das 7rscheinungs"9ild knftiger Anwendungen 9estimmen.


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Ein alternaties Paradigma

G$erle$t Dokumentenmanagement nur als organisatorische Dienst:leistung=

Bngeachtet der 7ntwicklung $on Software und Eardware 9lei9t die organisatorischeCeistung fr ein geordnetes Dokumentenmanagement 9estehen. Die Auf9ereitungund 7rschlieung $on !nformationen wird angesichts der wachsenden !nfor"mationsmenge und der !nformations9erfrachtung immer wichtiger. !n diesem 0u"sammenhang werden auch weitere neue ;erufs9ilder entstehen. Diese werden dieaus der @timierung $on Pro&essen und der $er9esserten 5ut&ung $on !nforma"tionen resultierende eduktion der Ar9eitslät&e in ;ros und >erwaltungenallerdings nicht ausgleichen kMnnen.

0ur effekti$en und wirtschaftlichen 5ut&ung des Dokumentenmanagements " &um;eisiel in einer gan&heitlichen< falla9schlieenden Sach9ear9eitung< 9ei der Automatisierung des Posteingangs oder 9ei uni$ersellen all"enter"Ar9eitslät&en<an denen !nformationen aus unterschiedlichsten 2uellen &usammengefhrt werden "9lei9en weiterhin umfangreiche organisatorische und 9eratende Aufga9en 9estehen" auch wenn es die Dokumentenmanagement"Dis&ilin nicht mehr als eigenständigeEard" und Software9ranche ge9en sollte H... unwahrscheinlichI.

"chlu4$emerkungen

8n den potentiellen 8nwender

Die hier $orgestellten =9erlegungen sollen deutlich machen< welchen >er"änderungen die Dokumentenmanagement";ranche der&eit unterworfen ist. >iele der #rends und aufge&eigten (Mglichkeiten sind noch nicht Produkten $erfg9ar "werden es $ielleicht in den nächsten 1 *ahren auch nicht sein. Die wichtigste'rage< die sich Feder Anwender heute stellen mu< ist< ,welche ;edeutung hat!nformation fr mein Bnternehmen und wie will ich sie effekti$ nut&en-. Eierfr kMnnen 9ewährte CMsungen das geeignetere (ittel sein als Produkte< die um FedenPreis auf ,0ukunftstechnologien- set&en. 7s ist Fedoch wichtig< in die =9erlegungenfr den 7insat& einer #echnologie< die mMgliche &uknftige 5ut&ung $on !nformationein&u9e&iehen " denn ein wesentliches (erkmal des 9estehenden Paradigma ist<

da mit soliden S:stemen !nformationen fr *ahr&ehnte $orgehalten werden kMnnen.

8n den 8n$ieter on Dokumentenmanagement:"ystemen

'r den Eersteller $on D(S"Produkten< 9esonders $on Software< ist es wichtig< sichheute &u ositionieren " der (arkt wird in den nächsten &wei *ahren aufgeteilt sein,wie ist meine Strategie im sich $erändernden (arkt< wie 9estehe ich am 9esten imJett9ewer9 ?-< ,was sind eigentlich die &uknftigen BSPOs meines Produktes ?-<,will ich mein Produkt weiterentwickeln< dies mit Partnern &usammen ?-< oder ,willich meine eigene 7ntwicklung &ugunsten einer eingekauften 7ngine und #ool9oGeinstellen ?-. Eierfr ist es erforderlich< sich &urck&ulehnen< das #agesgeschäft


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9eiseite &u lassen< den Druck der %unden einen (oment &u $ergessen und 9er den#ellerrand der eigenen ;ranche hinaus&u9licken.

Dies ist 9esonders wichtig in einer !ndustrie<

• die sich den Ansruch auf die 'ahnen geschrie9en hat< Daten undDokumente< die das Jissen $on Bnternehmen darstellen< intelligent &uerschlieen und 9er lange 0eiträume &ur >erfgung &u stellenV

• die mit dem >ersrechen antritt< CMsungen &ur >er9esserung $on eschäfts"ro&essen und damit fr wirtschaftlichere Ar9eitsweisen 9ereit&ustellenV

• die durch kooerati$e D>"gestt&te S:steme eine neue 2ualität in die Ar9eitswelt 9ringen willV

• die sich als eigenständige Dis&ilin im weiten 'eld der

!nformationstechnologie ositioniertV und• die den Paradigmenwechsel ernst nimmt " nicht als ;edrohung " sondern als

Eerausforderung fr die 0ukunft.

Profil

Dr. Blrich %amffme:er< *ahrgang 1)/+< ist eschäftsfhrer der Bnternehmens9eratungP@*7# @5SBC# m9E< einer der fhrenden rodukt" und herstellerneutralen;eratungsgesellschaften fr Dokumentenmanagement und Jorkflow in Deutschland.

7r entwickelte das S:stemdesign fr mehrere Dokumentenmanagement"Produkte und9eriet &ahlreiche Anwender< Eersteller und S:stemhäuser 9ei der Planung< @rganisationund !mlementierung $on D(S"CMsungen.

Dr. %amffme:er ist anerkannter %ongreleiter und eferent &u #hemen wie (arkt< #rends<D(S< Document !maging< Dokumentenmanagement< >organgs9ear9eitung etc.. Eier&ugehMren >eranstaltungen wie A!!("Show< AJ>< D(S N D(S Bdate< Documation<7B@'@B(< !("%ongresse N !( 7Gecuti$e Summit< !! 7D@%< >@! Archi$tage etc.

Dr. %amffme:er gehMrt &u den wenigen deutschen ;eratern und Anal:sten< die auch inter"national anerkannt sind< wie &ahlreiche (oderations"< %e:note" und >ortragseinladungenaus dem Ausland &eigen.


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Als langFähriger >orsit&ender des >@! >er9and @tische !nformationss:steme e.>. H1))1 9is1))8I $erfgt er 9er detaillierte (arktkenntnisse in den ;ereichen Dokumenten"

management< Jorkflow< rouware< elektronische Archi$ierung und otische Seicher.0u seinen wichtigsten Akti$itäten im ahmen des >@! gehMrten die !nitiati$e &ur rechtlichen Anerkennung der re$isionssicheren Archi$ierung auf digitalen otischen Seichern und &umsicheren< standardisierten Dokumentenaustausch. Der >@! war unter seiner Ceitung(itausrichter des deutschen Dokumentenmanagement %ongresses D(SO)8 $om 8."1.Setem9er 1))8 in 7ssen.

Dr. %amffme:er ist einer der Direktoren des !( !nternational !nformation (anagementongress< ;oulder< BSA. 'r seine erfolgreiche #ätigkeit im Dokumenten"(anagement"Bmfeld wurden ihm 1))+ der !( ,Award of 7Gcellence-< 1))4 der Award ,'ellow of !(-und 1)) der ,Award of (erit- $erliehen. 7r ist (itglied des ;eirat der euroäischen 0eit"schrift $on !( und A!!( ,Document Jorld-.

Als Autor fr 0eitschriften wie !nfo+1< Document Jorld< @ffice (anagement< ;it< Document(anager< omuterwoche< (arkt W #echnik< !nformation Jeek< !5'@doc und &ahlreicheandere Pu9likationen hat er in den $ergangenen *ahren 9er 18 ;eiträge &u #hemen desDokumentenmanagements $erMffentlicht.

7r ist Autor des Standardwerkes ,rundlagen des Dokumenten"(anagements- sowie der deutschen odes of Practice ,rundsät&e der elektronischen Archi$ierung- und,rundsät&e der >erfahrensdokumentation nach o;S-..Dr. %amffme:er engagiert sich in Standardisierungsgremien wie Jf( Jorkflow (anage"ment oalition< D(A Document (anagement Alliance und $erschiedenen !S@ND!5"ruen.

:H -eitere PresseinformationenB httpB<<www.proIect:consult.com :

Documents

[DE] Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Hamburg, Juli 1999