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Der Elektronische Akt
Claudia Langeder(Marktgemeinde Sierning)
AL Helmut Posch(Gemeinde Neuhofen im Innkreis)
AL Ing. Otto Zenz(Gemeinde Franking)
Betreuer: Klaus KovscaOBERÖSTERREICHISCHER GEMEINDEBUND
Unternehmensberatung / Training
Projektbeteiligte und Gemeinden
Helmut Posch
Ing. Otto Zenz
Gemeinde Neuhofen i. I.
Einwohner: 1.060Fläche: 10,42 km²Bezirk Braunau a. I.
Claudia Langeder
Einwohner: 9.083Fläche: 38,20 km²Bezirk Steyr LandEinwohner: 2.200
Fläche: 15,56 km²Bezirk Ried i. I.
Gemeinde Franking
Marktgemeinde Sierning
• Verwaltungsakte bisher in Papierform
• 1528 Erste Kanzleiordnung in Österreich
• 1750 Maria-Theresianische Kanzleiordnung
• 1985 Elektronische Kanzleiinformationssysteme
• 1992 Neue Kanzleiordnung für BM
• 1997 Elektronisches Aktenverwaltungssystem
Geschichtliche Entwicklung
• Akten schwer auffindbar
• Platzproblem
• Mehrfachablage
• Überfüllte Archive
Probleme mit der Papierform
• Beschleunigung und Vereinfachung
• Kontrolle
• Kürzere Entscheidungswege
• Elektronische Archivierung
• Einfaches Auffinden von Dokumenten
Ziele des ELAK
• Weniger Papier
• Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen
• Optimierung der Kanzleiorganisation
• Ortsunabhängiger Zugriff
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit
• Rasche Reaktion
Vorteile
• Aufwendige Vorarbeiten
• Arbeitsintensive Einführung
• Angst der Mitarbeiter vor dem Neuen
• Kraftanstrengung bei Einführung
• Schriftstücke schwer auffindbar
Nachteile
• 2007 Beschlussfassung
– Prozessgestaltung, Kosten- u. Leistungsrechnung, ELAK
• 2007-2008 Umsetzung Prozessgestaltung
• 2008 Umsetzung Kosten- u. Leistungsrechnung
• 2008 Einführung ELAK
– September: Start Rechnungslauf
– November: Start Postlauf
Praxisbeispiel Sierning
• Umsetzungsablauf
– Analyse
– Aufgaben der Führungskräfte
– Projektstrukturplan
– Leistungsbeschreibungen
– Prozessbeschreibungen
– Abbildung in der EDV
– Installation der Programme
Praxisbeispiel Sierning
Praxisbeispiel Sierning
• Beispiel Rechnungslauf
– Verscannung in der Finanzabteilung
– Weiterleitung / Freigabe Sachbearbeiter
– Freigabe Bürgermeister
– Zahlung durch Finanzabeilung
– Archivierung
• Beispiel Postlauf
– Verscannung im Bürgerservice
– Zuteilung an Abteilung / Sachbearbeiter
– Gleichzeitige Information an Bgm. und AL
– Bearbeitung durch Sachbearbeiter
– Archivierung
Praxisbeispiel Sierning
• Kosten ohne Eigenleistung
– Einführungskosten 2008Programm € 21.966,--
Organisation € 13.011,--
Hardware € 12.608,40
Zwischensumme € 47.585,40
– Einführungskosten 2009
Lt. Voranschlag € 20.000,--
– Laufende jährliche Kosten ca. € 3.350,--
Praxisbeispiel Sierning
• Erfahrungen
– Großer Zeitaufwand
– Schwierige Umstellungsphase
– LEARNING BY DOING
– Positiver Austausch unter den Kollegen
– Sofortiger Zugriff auf alle Akten
– Laufende Verbesserung durch Einbindung der Mitarbeiter
Praxisbeispiel Sierning
• Gute Gründe für den Umstieg:- Platzersparnis, weniger Büromaterial, effizienteres Arbeiten,
Bürgerfreundlichkeit, Vernetzung mit anderen Behörden
• Zu beachten:- Hohe Kosten, intensiver Personalaufwand, Bereitschaft der
Mitarbeiter
• Alternativen zum ELAK:- NEIN
- Früher oder später in allen Gemeinden - zumindest schrittweise
Gedanken zum ELAK
• Einführung JA – aber nicht sofort
- Gravierende Personalumstellung in den letzten Jahren
- Neuordnung der Aufgabenbereiche und Verbesserung der
inneren Organisation vorrangig
- Einführung ELAK in der Buchhaltung ca. im Jahr 2010
- Die weitere Einführung des ELAK wird dann aufgrund der
gewonnen Erfahrungen erfolgen
ELAK in Neuhofen i. I.
• Einführung in nächster Zeit nicht geplant
- Nicht nur wegen der hohen Kosten
- Mangelnde Annahme durch die Bevölkerung
• Elektronische Kommunikation zwischen Behörde
und Bürger wird zunehmend stärker
• Im nächsten Jahrzehnt wird der elektronische Akt
ein Bestandteil der Gemeindeverwaltung werden
müssen
ELAK in Franking
• ELAK nur Instrument zur Bewältigung der neuen
Aufgaben (Bindeglied E-Government)
• Persönlicher Kontakt mit Bürger auch in Zukunft
Ausblick in die Zukunft
Wir arbeiten mit Menschen und vor
allem FÜR Menschen