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© LINKIT DER ELEKTRONISCHE KONTOAUSZUG IM SAP STANDARD MÄRZ 2019

DER ELEKTRONISCHE KONTOAUSZUG IM SAP STANDARD · SAP Bank Communication Management (BCM) bietet: Ein umfangreiches Status Monitoring für Zahlungen und elektronische Kontoauszüge,

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DER ELEKTRONISCHE KONTOAUSZUG IM SAP STANDARDMÄRZ 2019

© LINKIT

AGENDA

SAP ELKO2

Überblick über den elektronische Kontoauszug im SAP Standard1

Die wesentlichen SAP ELKO Funktionalitäten (ab EhP6)2

Das LINKIT EBS-Cockpit für SAP3

Vergleich des SAP Standards mit dem LINKIT EBS-Cockpit4

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AGENDA

SAP ELKO3

Überblick über den elektronische Kontoauszug im SAP Standard1

Die wesentlichen SAP ELKO Funktionalitäten (ab EhP6)2

Das LINKIT EBS-Cockpit für SAP3

Vergleich des SAP Standards mit dem LINKIT EBS-Cockpit4

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Der ELKO ermöglicht eine Steigerung der Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz in der SAP Zahlungsverarbeitung

DER ELEKTRONISCHE KONTOAUSZUG IN SAP (ELKO)

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Der elektronische Kontoauszug

in SAP

Standardisierte Lösung innerhalb von SAP, die den Empfang und die Verarbeitung von Kontoauszugsdateien, insbesondere die Kontierung von Zahlungseingängen und -ausgängen, weitgehend automatisiert und harmonisiert.

Die Kontenbewegungen werden hierbei von der Bank/den Banken oder anderen Organisationen wie bspw. SWIFT in einem oder mehreren Standardformaten (v.a. MT940) geliefert.

Die Auszugsdaten werden von SAP eingelesen, abgeglichen und bei entsprechender Zuordnung automatisch verbucht.

Zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Buchungen der Transaktionen werden durch den ELKO signifikant reduziert. Automatische Verbuchungsquoten von 75-95% führen so zu einer deutlichen Reduzierung des manuellen Aufwands in der Fachabteilung.

Ein schneller, tagesaktueller Überblick über die Cash Situation und erfolgte Zahlungseingänge erhöht die Transparenz und trägt zur Optimierung von Liquiditäts- und Forderungsmanagement bei.

Die lückenlose Protokollierung während des gesamten Verarbeitungsprozesses bietet die Grundlage für die nötige Prozess-Compliance.

SAP ELKO

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AGENDA

SAP ELKO5

Überblick über den elektronische Kontoauszug im SAP Standard1

Die wesentlichen SAP ELKO Funktionalitäten (ab EhP6)2

Das LINKIT EBS-Cockpit für SAP3

Vergleich des SAP Standards mit dem LINKIT EBS-Cockpit4

© LINKIT

Der Standard ab EhP6 bietet eine Automatisierung der ELKO-Verarbeitung und eine komfortable Nachbearbeitung

FUNKTIONEN IM SAP STANDARD (AB EHP6)

SAP ELKO6

▪ Beliebig viele ELKO-Dateien für beliebig viele Konten gleichzeitig

▪ automatisiert einlesen, inklusive Protokollierung und Fehleranalyse▪ automatisiert an andere Systeme weiterleiten▪ automatisiert ablegen und nach vorgegebenem Schema umbenennen

▪ Hintergrundverarbeitung und Jobplanung durch den SAP® Schedule Manager

Automatisiertes Einlesen und Buchen von ELKO-Dateien

▪ Schnelle und übersichtliche Nachbearbeitung in einer Einbildtransaktion

▪ Zahlreiche Funktionalitäten, wie z.B.

▪ Avis- und Belegsuche mit der Möglichkeit der Anpassung des Verwendungszwecks▪ Buchungssimulation, Kontierungsvorlagen und Protokollierung aller Schritte▪ Hinzufügen von Anlagen und Anlegen von Klärungsfällen & Serviceanforderungen

Neue ELKO-Nachbearbeitung

▪ Web-basierter Zugriff über den SAP® Netweaver Business Client (NWBC) möglich▪ Umfassende Kontoauszugsübersicht im SAP® NWBC▪ Interpretationsalgorithmen zu EDI- und Zahlungsavisen▪ Automatisierte Verarbeitung von Rücklastschriften▪ Integration in das SAP® Dispute Management (Klärungsfälle zu offenen Posten)

Weitere ELKO-Funktionen

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Neben dem automatischen Import lassen sich Auszugsdateien automatisiert weiterleiten, umbenennen und ablegen.

AUTOMATISIERTES EINLESEN VON ELEKTRONISCHEN KONTOAUSZÜGEN IN SAP (EHP6)

SAP ELKO7

Einlesen Weiterleiten Umbenennen Ablegen1 2 3 4

1 2

3

3

4

Protokollierung und Fehleranalyse sowie Jobplanung und Hintergrundverarbeitung (Schedule Mngr.)5

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Die Automatisierung von Import und Weiterleitung über sichere Laufwerke schafft eine verbesserte Integration mit vor- und nachgelagerten Systemen und stellt die Prozess-Compliance sicher.

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Die neue Nachbearbeitung beschleunigt den Zuordnungs- und Buchungsprozess

DIE NEUE ELKO NACHBEARBEITUNG (EHP6)

SAP ELKO8

Die Nachbearbeitung des elektronischen Kontoauszugs wurde zur besseren Übersichtlichkeit undHandhabung komplett zu einer neuen Einbildtransaktion umgestaltet.✓Die neue Nachbearbeitung ist intuitiv zu bedienen und bietet sowohl neue Funktionalitäten als aucheine Weiterentwicklung bestehender Funktionalitäten.✓

Benutzer-freundlichkeit

Eine deutliche Beschleunigung des Zahlungsverarbeitungsprozesses und der Integration in dieNebenbuchhaltung wird durch enorme Verbesserungen bei Interpretation und OP-Zuordnung erreicht.✓Neu sind die Gliederung der Auszugspositionen in Vorgänge und die daran angepasste Gestaltung derSuch-, Zuordnungs- und Buchungsmöglichkeiten mit unterschiedlichsten Arbeitslisten-Funktionen.✓

Neue und verbesserter

Funktionalitäten

Es stehen zahlreiche neuen Funktionalitäten zur Verfügung, wie u.a. die Avis- und Belegsuche, dieMöglichkeit zur Anpassung und Neuinterpretation des Verwendungszwecks sowie Kontierungsvorlagen.✓Diverse

Neuerungen Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit durch die Protokollierung aller Schritte und das Hinzufügen

von Anlagen / Notizen✓

Die neue Nachbearbeitung reagiert auf Kundenbedürfnisse und bietet nun lange vermisste Funktionen und

schafft eine deutlich verbesserte Benutzerfreundlichkeit.

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DIE NEUE ELKO NACHBEARBEITUNG (EHP6)

SAP ELKO9

Der neue Nachbearbeitungsdialog biete viele neue und verbesserte Funktionen auf einem Bildschirm

Analyse und Zuordnungder Auszugsposition

Analyse, Anpassung und neue Innterpretation des VWZs

Erstellung und Verwendung von Kontierungsvorlagen

Hinzulesen von offenen Posten, Avisen und Datenträgern

Sichern und Sperren des Bearbeitungsstands sowie Buchungssimulation

Auswahl des Vorgangs

Anpassung d. Buchungsregel

Interpretation Zahlungsavis

Automatische Protokollierung und Hinzufügen von Anlagen/Notizen

Umfassende Arbeitsliste mitVarianten und Voreinstellungen

Direkte Erfassung von Akonto-, Skonto- und Differenzbeträgen sowie bspw. Kostenstelle

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AGENDA

SAP ELKO10

Überblick über den elektronische Kontoauszug im SAP Standard1

Die wesentlichen SAP ELKO Funktionalitäten (ab EhP6)2

Das LINKIT EBS-Cockpit für SAP3

Vergleich des SAP Standards mit dem LINKIT EBS-Cockpit4

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Medienbruchfrei - vollständig integriert in SAP

SAP Business Workflow Integration

Anwenderfreundliches und intuitiv bedienbares SAP Add-on

Realisierung von Prozess-Compliance

Erweitertes, lernfähiges Interpretations-Regelwerk

Übergreifend einsetzbar

Das EBS-Cockpit ermöglicht eine optimale Nutzung des elektronischen Kontoauszugs in SAP

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DAS LINKIT ELECTRONIC BANK STATEMENT COCKPIT (EBS) FÜR SAP

SAP ELKO

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Kontoauszugsverarbeitung in SAP: einfach und effektiv!

DAS LINKIT EBS-COCKPIT IN KOMBINATION MIT EHP6

SAP ELKO12

▪ Eine einzige Cockpit Transaktion: einfach, schnell und verständlich▪ Intuitive Bedienbarkeit▪ Erhöhung der Anwenderfreundlichkeit durch „Übersetzung“ komplexer, technischer Transaktionen für

den Sachbearbeiter

Usability

▪ Prozessoptimierung durch Automatisierung und Workflow-Integration▪ Prozess-Compliance durch lückenlosen Verarbeitungsprozess und umfassende Protokollierung▪ Beschleunigung, Aufwandsreduzierung und Rationalisierung durch Verbesserung von Interpretation und

Zuordnung

Prozesse und Organisation

▪ Ein einheitliches, übergreifend einsetzbares Tool▪ Unterstützung eines konzernweit einheitlichen Prozesses zur Kontoauszugsverarbeitung▪ Verwendung einheitlicher Zuordnungs- und Buchungsregeln

Harmonisierung und Standardisierung

▪ Schnelle Verfügbarkeit einer detaillierten Liquiditätsübersicht▪ Unterstützung eines effizienten Forderungsmanagements▪ Statusüberwachung und Analyse der Kontoauszugsverarbeitung

Transparenz

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Als SAP Add-on bietet EBS eine integrierte Umsetzung mit SAP Standardmitteln im kundeneigenen Namensraum

TECHNISCHE SPEZIFIKATION DES LINKIT EBS-COCKPITS

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TechnischeSpezifikation

Vollständige Umsetzung im kundeneigeben Z-Namensraum von SAP (SAP Add-on)

Programmiersprache: ABAP/4

Keine Modifikationen von SAP-Objekten erforderlich

Implementierung erfolgt über den SAP Standard-Transportmanager

Keine zusätzliche Hardware oder Softwareinstallationen erforderlich

Homogenität der Systemlandschaft wird gewahrt

Geringer Implementierungsaufwand in der vorhandenen SAP-Systemlandschaft

Eine einzige Transaktion in SAP

Fortführung eines etablierten SAP-Berechtigungskonzeptes durch individuelle Rollen

SAP ELKO

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Die Suchmusterpflege wurde dem User in einer einfachen und verständlichen Transaktion zugänglich gemacht

PFLEGE VON INTERPRETATIONSREGELN IM LINKIT EBS-COCKPIT

SAP ELKO14

▪ „Übersetzung“ der sehr technischen Suchmusterpflege in eine prozessorientierte, anwenderfreundliche Transaktion

▪ Pflege der Suchmuster durch Sachbearbeiter im Tagesgeschäft (im SAP Standard nur über das Customizing)

▪ Erweiterung des Standards durch die Möglichkeit, Buchungszeilen zu erweitern (bspw. für MwSt) und die automatische Anlage diverser Suchmusterverwendungen

▪ Vermeidung von Customizing und Transportwesen

▪ Direktes Testing anhand bestehender Auszüge durch Simulation der Verwendung erstellter Suchmuster

▪ Alle relevanten SAP Funktionen auf einem Bildschirm

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Das EBS Cockpit ermöglicht individuelle Interpretationsregeln über eigene Tabellen und spezifische Analyseberichte

ANALYSEFUNKTIONEN UND KUNDENSPEZIFISCHE REGELWERKE

SAP ELKO15

▪ Es besteht die Möglichkeit, kundenspezifische Regelwerke für die Verarbeitung von Kontoauszügen in eigenen Tabellen zu pflegen

▪ Die Einbindung von Standardreports oder Eigenentwicklungen zu Analysezwecken kann individuell erfolgen

▪ Seit Release 2/2014 steht im EBS-Cockpit ein vordefinierter Analyse Bericht zur Verfügung. Er ermöglicht eine stetige Überwachung der korrekten automatischen Verarbeitung durch die Analyse der Auszifferungsquoten je Zeitraum, Buchungskreis, Bank und Konto.

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AGENDA

SAP ELKO16

Überblick über den elektronische Kontoauszug im SAP Standard1

Die wesentlichen SAP ELKO Funktionalitäten (ab EhP6)2

Das LINKIT EBS-Cockpit für SAP3

Vergleich des SAP Standards mit dem LINKIT EBS-Cockpit4

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Das LINKIT EBS-Cockpit bietet einen deutlichen Mehrwert im Vergleich zum SAP Standard

LINKIT EBS-COCKPIT UND SAP STANDARD IM VERGLEICH

SAP ELKO17

SAP Standard LINKIT EBS-Cockpit

▪ Eine Vielzahl von Transaktionen und Reports an verschiedensten Stellen in SAP FI werden für die Auszugsbearbeitung benötigt

▪ Selektionsoptionen werden nicht gespeichert

▪ Springen zwischen den Transaktionen notwendig

▪ Sehr komplexe Pflege von Interpretationsregelwerken

▪ Suchmusterpflege nur über Customizing und Transport

▪ Erweiterten Pflege ist komplex und aufwändig

▪ Mühsames Anlegen einzelner Suchmusterverwendungen ohne Auswahlmöglichkeit der Verwendungsparameter

▪ Keine kundenindividuellen Regelwerke möglich

▪ Keine Reportingfunktionalitäten vorhanden

▪ Auszifferungsquoten nicht auswertbar

▪ Keine direkte Integration des SAP Business Workflows

▪ Administrationswerkzeuge an verschiedensten Stellen im Customizing

▪ Sämtliche Funktionen über eine Transaktion erreichbar

▪ Prozessorientierter Aufbau der Transaktionsreihenfolge

▪ Speicherung der Selektionsoptionen

▪ Kein Springen zwischen Transaktionen durch direkte Verfügbarkeit aller relevanten Funktionen

▪ Individuelle Einbindung von Reports und Analysen möglich

▪ Analysereport „Auszifferungsquoten“ zur Überwachung der korrekten, automatischen Verarbeitung im Cockpit verfügbar

▪ Direkte Anbindung des SAP Business Workflows mit vorkonfigurierten Elementen

▪ Administrationswerkzeuge auf einem Bildschirm verfügbar

Usa

bili

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egel

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keFu

nkt

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alit

ät

▪ Einfache Pflege und Erweiterung von Interpretations-regelwerken auf einem Bildschirm

▪ Direkte Pflege durch den Bearbeiter der Fachabteilung

▪ Automatisches Anlegen diverser Suchmusterverwendungen über Checkbox-Verfahrungen unter Einbindung der SAP Parametersuche

▪ Möglichkeit der Einbindung kundenspezifischer Regelwerke

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Hildegard-von-Bingen-Allee 2 | 50933 Köln Unter den Linden 16 l 10117 Berlin

T +49 (0) 221 / 454 67 00F +49 (0) 221 / 454 67 [email protected]

T +49 (0) 30 / 408 173 237F +49 (0) 30 / 408 173 450

[email protected]

Markus Ruelmann

Senior Manager

[email protected]

IHR ANSPRECHPARTNER

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▪ Automatisierte Verarbeitung von Auszugsdateien in SAP

▪ Typischer SAP ELKO Prozessablauf

▪ Weitere ELKO Funktionalitäten in SAP ERP

▪ Ausgewählte Projektreferenzen „Elektronischer Kontoauszug“

ANHANG

SAP ELKO19

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ANHANG:AUTOMATISIERTE VERARBEITUNG VON AUSZUGSDATEIEN IN SAP

SAP ELKO20

Nachbearbeitung Status und AnalyseImport Automat. Buchung

▪ Einlesen der Kontoauszüge: manuell oder automatisch

▪ Jobsteuerung möglich

▪ Import der Auszugsdateien direkt von den relevanten Laufwerken

▪ Hintergrundeinstellungen je Buchungskreis, Bank und Konto möglich

▪ Weiterleiten, Umbenennen und intelligentes Ablegen der Auszugsdateien

▪ Erzeugung von Batch-Input Mappen

▪ Default Kontierung (bspw. Bank-Gebühren, Zinsen o.ä.)

▪ Buchung mit OP-Ausgleich auf Basis einer Interpretation der Beleg-Nr., Referenz-Nr., Avis-Nr., Scheck Nr. o.ä.

▪ Akonto-Buchung auf Basis einer Interpretation der Zahlungsverbindung im Debitor/Kreditor

▪ Diverse Buchungen mit/ohne Ausgleich inkl. Zusatzkontierung auf Basis von Suchmustern im Verwendungszweck

▪ Nachbearbeitung nicht automatisch gebuchter Positionen

▪ Sachkontobuchung, OP-Ausgleich oder Akonto-Buchung

▪ Möglichkeit der Erfassung von Zusatzkontierungen

▪ Automatisiertes Suchen und Hinzufügen von Buchungsbelegen, Avisen und Datenträgern

▪ Möglichkeit der Anpassung des Verwendungszwecks und erneuter Zuordnung

▪ Anlegen und Verwenden von Buchungsvorlagen mit mehreren Zeilen und Soll/Haben-Wechsel

▪ Statusübersicht der Auszugsverarbeitung getrennt nach Buchungsbereichen

▪ Aufbereitete Anzeige der Kontoauszüge im „Bankformat“

▪ Analyse einzelner Auszugspositionen mit Drill-down auf die erfassten Buchungsbelege

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ANHANG:TYPISCHER SAP ELKO PROZESSABLAUF

SAP ELKO21

Statusverfolgung in Bearbeitungs-monitor (FEBAN)

Statusverfolgung in Bearbeitungs-monitor (FEBAN)

Statusverfolgung in Bearbeitungs-monitor (FEBAN)

Statusverfolgung im Kontoauszugs-

monitoroder NWBC

Nebenbücher vollständig

gebucht 100%

Nebenbücher automatisch

gebucht 75-95%

Bankkonten vollständig

gebucht

Kontoauszüge vollständig eingelesen

NachbearbeitungFEBAN

Buchungsbereich 2 (Nebenbücher)

Buchungsbereich 1 (Bankbuch/Sachkonten)

Einlesen FF_5(Job)

Buchen FF_5 bzw. FEBP

(Job)

SAP Transaktionen

SAP TabellenProzess-

fortschrittPrüfung/

Tool

Bankkonten –Vorgangstypen

T028B

Externe Codes –Buchungs-

regeln T028G

KontensymboleT033I

TO33G

BuchungsregelnTO28DTO33F

SuchmusterTPAMA

Verwendungund Ersetzung

TO28P

Bank 1

Bank 2

Bank 3

El. Konto-auszug(MT940) FTP o.ä.

automatisch extern

manuell SAP Tabelle

Legende

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ANHANG:WEITERE ELKO FUNKTIONALITÄTEN IN SAP ERP

SAP ELKO22

▪ Web-basierter Zugriff auf sämtliche ELKO Transaktionen via SAP Netweaver Business Client (NWBC) möglich

▪ Eine Rollen-basierte Benutzeroberfläche ermöglicht die Reduzierung auf die notwendigen Transaktionen und User-spezifische Anpassungen

▪ Verfügbarkeit einer erweiterten Kontoauszugsübersicht inklusive Bearbeitungsstatus

SAP Netweaver Business Client

▪ Integration in SAP Dispute Management: Anlegen von Klärungsfällen zu offenen Posten direkt aus der ELKO Nachbearbeitung möglich

▪ Integration in das AIC (Accounting Interaction Center): Anlegen von Service Anforderungen direkt aus der ELKO Nachbearbeitungmöglich

Dispute Management/Service Center

▪ SAP Bank Communication Management (BCM) bietet:

▪ Ein umfangreiches Status Monitoring für Zahlungen und elektronische Kontoauszüge, Stapelverarbeitung von Zahlungen (Batching) sowie Genehmigungsfunktionalitäten

▪ Flexible Regeln basierend auf SAP Workflows und SAP Benutzerprofilen

▪ Erweiterte Automatisierung durch die SWIFTnet Anbindung (Standard Schnittstelle)

▪ In Kombination mit SAP BCM verfügt SAP über einen spezifischen ELKO Status Monitor

SAP BCM

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Unser Expertenteam besitzt langjährige ELKO Erfahrungen in nationalen und internationalen Konzernen.

ANHANG: AUSGEWÄHLTE PROJEKTREFERENZEN 1

SAP ELKO23

• Aktivierung der EhP6 Business Function zur neuen ELKO Nachbearbeitung mit anschließender Konfiguration und Schulung

• Optimierung des elektronischen Kontoauszugs durch die anwenderbezogene Pflege von Suchmustern mittels LINKIT EBS-Cockpit

• Internationaler Rollout des optimierten ELKO Templates, der EhP6 Nachbearbeitung und des EBS-Cockpits

Touristikkonzern (2018/2019): Optimierung und Rollout des elektronischen Kontoauszugs

• Analyse der Kontoauszugsverarbeitung mit HOAG und Überführung der Anforderungen in ein Konzept für den SAP Standard

• Basis-Customizing und Testing in SAP, inkl. der Definition und Konfiguration von Suchmustern (Anwendung, Mapping, Verwendung)

• Technische Installation und Konfiguration des LINKIT EBS-Cockpits, Kundenschulungen, Go-Live Unterstützung und Support

Versorgungsunternehmen (2017/2018): Ablösung von HOAG Autobank durch den ELKO im SAP Standard

• Konzeption des Intercompany Cash Clearings und Erstellung eines Prototypen in SAP

• Customizing des elektronischen Kontoauszugs und Programmierung des User-Exits / Testing und Optimierung des Prototyps

• Umsetzung diverser länderspezifischer Auszugsformate / komplexe Ableitung von Geschäftsvorfällen und Ausgleichsinformationen

Deutsche Großbank (2014/2015): Intercompany Cash Clearing

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Unser Expertenteam besitzt langjährige ELKO Erfahrungen in nationalen und internationalen Konzernen.

ANHANG: AUSGEWÄHLTE PROJEKTREFERENZEN 2

SAP ELKO24

• Spezifische Workshops zu komplexeren ELKO-Fragestellungen und Erstellung eines SAP Blueprints für die Umsetzung der Ergebnisse

• Umsetzung des Customizings in SAP FI, Testaktivitäten, User-Schulungen und Go-Live Betreuung

• Ermittlung und Beschreibung des SAP Anpassungsbedarfs durch kundeindividuelle Entwicklungen (per User-Exit und BAdI)

Online Handelsunternehmen (2015): Optimierung des elektronischen Kontoauszugs

• Fachliche und technische Unterstützung bei der Konzeption zur Automatisierung der Kontoauszugsverarbeitung

• Basis-Customizing in SAP, inkl. der Definition und Konfiguration von Suchmustern (Anwendung, Mapping, Verwendung)

• Technische Installation und Konfiguration des LiNKiT EBS-Cockpits, Kundenschulungen, Go-Live Unterstützung und Support

IT Dienstleister (2013/2014): Einführung des elektronischen Kontoauszugs

• Ausbau der Lernfähigkeit des Systems durch anwenderbezogene Pflege von Suchmustern mittels LINKIT EBS-Cockpit

• Einrichten von systemgestützten Möglichkeiten zur Weitergabe von Geschäftsvorfällen an andere Mitarbeiter / Abteilungen mittelsSAP Business Workflow, um einen lückenlosen Verarbeitungsprozess zu gewährleisten

• Aufbau eines Berichtswesens zur Überwachung und Auswertung der Verarbeitungsprozesse in der Kontoauszugsverarbeitung

Medienkonzern (2012): Entwicklung des EBS-Cockpits und Überführung des ELKOs in den SAP Standard