© Dr. Kerstin Hoffmann, www.kerstin-hoffmann.de, Stand: Januar 2014

Der große Social-Media-Check

Strategien für das Aufräumen und dauerhafte Ordnung in Ihren Social Accounts

von Dr. Kerstin Hoffmann ________________________________________________ Kostenloses E-Book aus dem PR-Doktor, www.pr-doktor.de

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Dr. Kerstin Hoffmann ist Kommunikationsberaterin, gelernte Journalistin und

promovierte Germanistin. In ihrer Arbeit verbindet sie Wissen und Handwerk der

klassischen PR mit den neuen Möglichkeiten des Social Web. Viele ihrer Kunden haben

sich in den Bereichen Medizin, Recht, Technik oder IT spezialisiert. Sie arbeitet für

mittelständische Unternehmen ebenso wie für Marketingabteilungen in Konzernen. Der

Schwerpunkt liegt auf der B2B-Kommunikation. Einige ihrer Kunden sind so genannte

“Hidden Champions”: hoch spezialisierte, oft kleinere Unternehmen, die jedoch in ihrem

Segment zu den Marktführern gehören – deutschlandweit oder sogar weltweit. Darüber

hinaus berät sie Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens in ihrer Kommunikations- und

PR-Strategie.

Tel. 02151 970785

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Die Autorin

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Der große Social-Media-Check

Haben Sie einen genauen Überblick über alle Accounts Ihres Unternehmens im Web? Haben Sie einen Plan, was

Sie wann wo für wen und wie oft posten wollen? Sind alle Ihre Daten auf dem neuesten Stand? – Mindestens

einmal im Jahr ist es sinnvoll, sich ein paar grundlegende Gedanken über die eigene Vorgehensweise in Social

Networks zu machen und eine Bestandsaufnahme vorzunehmen. Hier sind vier Strategien für das große

Aufräumen zum Jahresbeginn.

Abschließend erhalten Sie eine Tabelle zum Download, die Ihnen ab jetzt den Überblick sichert.

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Einige Anmerkungen zum Einstieg

Wir sprechen hier natürlich über Unternehmenskommunikation im Social Web. Persönliche Kommunikation ist

ebenso selbstverständlich inbegriffen, soweit sie sich auf unternehmerisches Tun bezieht. Denn der Austausch in

Social Networks besteht nun einmal zu einem großen Teil aus direktem Austausch zwischen echten Menschen.

Und: Eine “Einsteiger-Strategie” kommt hier bewusst nicht vor. Denn dazu gehört viel mehr als die Accounts in

Ordnung zu bringen. Alle hier beschriebenen Vorgehensweisen basieren darauf, dass Sie bereits eine Social-Media-

Strategie verfolgen, die in Ihr gesamtes Kommunikationskonzept eingebettet ist. Wie man die Kommunikation im

Social Web solide plant und aufbaut, darüber habe ich an anderer Stelle schon oft und ausführlich geschrieben.

Jetzt geht es also darum, die eigene Strategie zu überprüfen, den großen Überblick zu gewinnen und dafür zu sorgen,

dass dieser Überblick künftig jederzeit vorhanden ist. Dann werden Sie von selbst sehen, wo Handlungsbedarf ist.

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Die Rundum-Strategie

Ausgangslage: Sie kommunizieren erfolgreich und umfassend in Social Networks. Sie haben zahlreiche Firmen-Accounts und eigene

Seiten, etwa bei Facebook, Twitter, Google+. Zusätzlich nutzen Sie vielleicht Angebote wie Pinterest, haben einen YouTube-Kanal und

bieten Ihren Zielgruppen interessante Links in Social-Bookmarking-Diensten an. Sie publizieren Präsentationen bei Pinterest und … ja,

was eigentlich noch?

Das ist zu tun: Listen Sie alle Plattformen und Accounts auf, die Sie oder Ihr Unternehmen im Web haben. Vergleichen Sie die

tatsächliche Vorgehensweise mit der ursprünglich geplanten Strategie. Stellen Sie sich dazu doch einmal die folgenden Fragen:

• Haben wir noch den Überblick über alle Accounts?

• Fahnden Sie gezielt nach Accounts, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie wirklich genutzt haben.

• Sind alle Daten, Texte, Inhalte, Bilder, Links auf allen Plattformen aktuell?

• Prüfen Sie für jedes einzelne Angebot: Hat sich etwas an den Regularien, Funktionen, an der Bedienungsweise der einzelnen

Plattformen geändert? Checken Sie zum Beispiel auch, welchen Apps Sie im Laufe der Zeit so alles Zugriff etwa auf Ihren Twitter- und

Facebook-Account gestattet haben - und ob Sie das wirklich noch alles wollen.

• Stimmt die tatsächliche Vorgehensweise mit der Strategie überein, die wir insgesamt und für jeden einzelnen Account vorgesehen

haben?

• Brauchen wir jeden dieser Accounts noch – oder sollten wir sie besser stilllegen? (Achtung: Wie man Accounts stilllegt, hängt von der

jeweiligen Plattform ab. Geben Sie aber nicht vorschnell Nutzernamen auf, etwa Ihren Firmennamen, nur weil ein Angebot vorerst

stillliegt.)

Verschaffen Sie sich den Überblick mittels der Tabelle. Wenn sich nach der gründlichen Prüfung zusätzlicher Handlungsbedarf ergibt:

Gehen Sie beispielsweise vor, wie in der Aufbau-Strategie beschrieben. Für eine bessere Erfolgsmessung nutzen Sie die Kontroll-

Strategie.

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Die Häppchen-Strategie

Ausgangslage: Ihre Accounts in Social Networks sind gut sortiert. Vielleicht haben Sie einen Social-Media-Newsroom. Sie haben den

Überblick und Ihre Workflows stimmen. Sie möchten aber in Details optimieren. Zum Beispiel die Informationsflüsse zu Ihrem

Unternehmen hin besser kanalisieren und selektieren. Es kommt zu viel herein, das gar nicht mehr gesichtet werden kann. Andere

Möglichkeit: Sie müssten eigentlich mal dringend gründlich aufräumen, aber es fehlt gerade die Zeit dazu.

Das ist zu tun: Gehen Sie es nach und nach an. Beispielsweise wie folgt:

• Tragen Sie für den Anfang die wichtigsten Accounts, die Sie täglich oder häufig nutzen, in die Tabelle ein.

• Immer dann, wenn Sie einen Newsletter, eine Nachricht oder sonst eine Information von einer selten genutzten Plattform erhalten,

gehen Sie dorthin und checken die einzelnen Punkte aus der Tabelle.

• Fahnden Sie nach und nach – immer dann, wenn etwas Zeit ist – gezielt nach Accounts, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie

wirklich genutzt haben.

• Überprüfen Sie jeweils, ob sich etwas an den Regularien oder Funktionen geändert hat und bessern Sie ggf. nach.

• Prüfen Sie, ob hier geplante Strategie und tatsächliche Vorgehensweise noch übereinstimmen.

• Prüfen Sie, ob und wie Sie die einzelnen, selten genutzten Accounts noch brauchen. (Siehe dazu auch den Hinweis in der Rundum-

Strategie.)

Regulieren Sie gegebenenfalls nach: Entweder, indem Sie die Strategie überarbeiten oder indem Sie die Vorgehensweise anpassen. Wenn

Sie dann nach einiger Zeit den großen Überblick haben, überlegen Sie, ob Grundlegendes zu überarbeiten und neu zu planen ist.

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Die Kontroll-Strategie

Ausgangslage: Sie sind gut und sortiert unterwegs, was den Informationsfluss nach außen und den Dialog mit Ihrer Community angeht.

Was Ihnen fehlt, ist eine solide Erfolgsmessung. Nur auf dieser Basis können Sie Ihre Resonanz messen.

Das ist zu tun: Bringen Sie Ordnung in Ihre Social Accounts, wie in den vorhergehenden Strategien empfohlen. Etablieren Sie anschließend ein professionelles Monitoring. Für den Anfang sollten auf jeden Fall Google Alerts zu Ihrem Unternehmen, den Namen der wichtigsten Protagonisten und relevanter Stichworte. Monitoring ist ein komplexes Thema, das man nicht in einem kurzen Beitrag abhandeln kann. Lassen Sie sich professionell unterstützen. Eine gute Übersicht über kostenlose Social-Media-Monitoring-Tools finden Sie hier auf Slideshare. Als weiterführende Lektüre empfehle ich beispielsweise das Buch “Social Media Marketingerfolg messen und analysieren“ von Martin Friedrich.

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Die Ausbau-Strategie

Ausgangslage: Sie sind bereits als Unternehmen oder als Freiberufler in ausgewählten Social Networks präsent. Die haben Sie gut im

Griff. Vielleicht haben Sie mit den zuvor beschriebenen Strategien noch etwas aufgeräumt. Jetzt wollen Sie sich weitere Angebote

erschließen.

Das ist zu tun: Um den Ausbau Ihrer Präsenzen auf eine solide Basis zu stellen und gleich Ordnung zu schaffen und zu behalten, könnten

Sie folgendermaßen vorgehen.

• Checken und reservieren Sie (wenn noch nicht geschehen), Ihren (Benutzer-/Firmen-) Namen auf den wichtigsten Plattformen. Dabei

helfen zum Beispiel NameChk und KnowEm. Welche Plattformen die für Sie wichtigen sind, kann natürlich nur eine ausführliche

Social-Web-Strategie zeigen.

• Setzen Sie Prioritäten. Welches sind die Haupt-Kommunikations-Kanäle? Mit welchen wollen Sie beginnen? Welche später ausbauen?

• Legen Sie fest, wer für Ihr Unternehmen wo und wann und was sagen darf – und in welcher Form.

• Entwerfen Sie differenziertere Workflows. Welche Inhalte posten Sie wann und wie oft welchen Plattformen? Wer interagiert und

überwacht? Wer reagiert im Krisenfall?

• Arbeiten Sie sich gründlicher in alle Funktionen der einzelnen Angebote ein und bauen Sie die Accounts gezielt aus. Wenn Ihre XING-

Kontakte bisher nicht verschlagwortet sind, könnten Sie das jetzt tun. Sie könnten Twitter-Listen anlegen. Oder die gestalterischen und

funktionalen Möglichkeiten Ihrer Facebook-Seite stärken nutzen. Denken Sie – abhängig von Ihrer Strategie - über Premium-Accounts,

Facebook-Anzeigen und über eine stärkere Vernetzung zwischen Website/Blog und Social Networks nach.

• Schreiben Sie Redaktionspläne. Eine beispielhafte Vorlage finden Sie hier.

• Etablieren Sie, wenn noch nicht geschehen, ein sinnvolles Monitoring. Siehe unter "Kontroll-Strategie". Wenn Sie bereits eines haben,

bauen Sie es weiter aus, so dass die Ergebnisse aussagekräftiger werden und beim weiteren Ausbau gezielt nutzbar sind.

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Die Tabelle für den Gesamtüberblick – kostenlos zum Download

Für den schnellen und gründlichen Überblick über alle Social Accounts habe ich eine Tabelle angelegt, die ich Ihnen zu Verfügung stelle. Sie finden sie unten unter diesem Beitrag. Mit Klick auf diesen Link oder auf das Bild können Sie sie direkt als Excel-File im Format .xlsx herunterladen. Der Download öffnet sich direkt, ohne Anmeldung oder Registrierung. Hier finden Sie sie alternativ im Format OpenDocument-Kalkulationstabelle. Ganz gleich, welche der beschriebenen Strategien Sie verfolgen: Mit dieser Tabelle können Sie sich sowohl auf einen Schlag als auch nach und nach den Überblick verschaffen. Anschließend dient sie Ihnen kontinuierlich dazu, stets alle Daten und Account für alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten.

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Plattformen/Tools im Web

Natürlich ist eine solche Tabelle im Grunde sehr "old school" und kann nur der Anfang sein. Gerade wenn Sie im Team Ihre Social Networks betreuen, brauchen Sie leistungsfähige, interaktive Tools dafür. Aber auch wenn Sie Ihre Accounts selbst und allein managen, sollten Sie über solche Möglichkeiten zumindest nachdenken. Ein Beispiel für ein solches Angebot ist Netvibes. Hier können Sie auch mit der kostenfreien Basis-Lösung ein öffentliches und ein zugangsgeschütztes Dashboard anlegen. Sie können Monitoring-Tools direkt einbauen. Sie können auf weiteren Tabs Stichwortsuchen einrichten, und als Feedreader ist Netvibes auch gut geeignet. Ein eigener Social-Media-Newsroom ist übrigens ein guter Anfang, vorausgesetzt, Sie haben genug Neuigkeiten dafür. Er ersetzt aber nicht die interne Übersicht mit zusätzlichen Informationen. Google Drive ist eine weitere Möglichkeit, beispielsweise eine solche Tabelle in der Cloud zu speichern und gemeinsam mit anderen zu bearbeiten. Dropbox, das inzwischen auch Angebote für Teams vorhält, ist ebenfalls eine gute Option, Tabellen wie die hier vorliegende, Dokumente und Übersichten in einem gemeinsamen Ordner zu speichern und zu bearbeiten. An dieser Stelle geht es nur darum, die Möglichkeiten einmal anzureißen. Deswegen möchte ich Sie jetzt dazu ermutigen, sich wirklich auf Ihre Social Accounts selbst zu konzentrieren und dafür die Werkzeuge einzusetzen, die Ihnen besonders liegen. Mit Zusammenarbeit in Intranet und Cloud werden wir uns hier im Blog demnächst noch einmal ausführlicher befassen.

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Erwartete weitere Ergebnisse

Die Arbeit mit den verschiedenen Strategien wird Ihnen mehr zeigen als nur den Überblick über Ihre Accounts. Sie

werden beispielsweise feststellen ...

• ob Sie Ihr gesamtes Kommunikationskonzept ganz oder in Teilen überarbeiten sollten.

• ob Handlungsbedarf bezüglich der Zeitplanung und der Aufgabenverteilung besteht.

• ob Sie einzelne Accounts ausbauen, ergänzen oder auch zurückfahren wollen.

• ob Sie Ihre Budgets neu verteilen oder anders kalkulieren sollten.

• ob vielleicht die Überarbeitung von Inhalten und Botschaften zeigt, dass ganz grundlegende - eventuell auch

unternehmerische - Änderungen anstehen.

Das alles ist eine Frage der Arbeit an der Gesamtkommunikation. Anregungen dazu, wie man diese plant, finden Sie

im Blog „PR-Doktor“ reichlich. Wenn Sie kein Kommunikationsprofi sind, empfehle ich zumindest punktuell

professionelle Unterstützung.

Haben Sie dazu Fragen? Diese können Sie direkt im Blog unter diesem Beitrag in den Kommentaren stellen! »

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Ich unterstütze Sie gern! Ich berate Unternehmen, Verbände und Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens in Public Relations, im Online-Marketing und in ihren Social-Media-Strategien. Darüber hinaus gebe ich Workshops, halte Vorträge und schreibe Bücher. Hier geht es zur Website. »

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