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organisiert Buchungsbelege und Dokumente „ganz nebenbei“ und führt Sie mühelos in die digitalisierte Unternehmensverwaltung. Der softwaregesteuerte Workflow in Ihrem Unternehmen… Mit hmd.workflowplus zur Bearbeitung von beliebig vielen Firmen in einem Arbeitsgang ohne „vorsortieren“.

Der softwaregesteuerte Workflow in Ihrem …software-steuerberater.eu/.../der_workflow.pdf · Der softwaregesteuerte Workflow ... Mitarbeiter im IT-Bereich 400 Mitarbeiter bei hmd

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organisiert Buchungsbelege und

Dokumente „ganz nebenbei“ und

führt Sie mühelos in die digitalisierte

Unternehmensverwaltung.

Der softwaregesteuerte Workflow

in Ihrem Unternehmen…

Mit hmd.workflowplus zur Bearbeitung von beliebig vielen Firmen in einem Arbeitsgang ohne „vorsortieren“.

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Wie arbeiten Sie heute?

Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Wie viele Outlook-Ablagen und Archive gibt es?

Wo ist der Beleg-Eingang gespeichert?

Wie kommt der Beleg in die Buchhaltung?

Wo wird er archiviert?

Heute kommt der Posteingang erst einmal in den

Eingangskorb. Da gehört er eigentlich nicht hin,

schließlich sollen die Dokumente und Belege

zeitnah bearbeitet werden. Warum sind sie nicht

längst beim richtigen Sachbearbeiter?

In Ihre Ablage kommt nur, was per Post

angekommen ist.

Stimmt die Ablage?

Wie viel Zeit verwenden Sie dafür?

Wo archivieren Sie E-Mails?

Werden E-Mails 10 Jahre aufbewahrt?

Finden Sie in Ihrer Ablage wirklich etwas wieder?

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag.

Die heutige Flut an Postein-

gängen erreicht Sie entweder per

Post oder per E-Mail.

Alles, was ankommt, gelangt mit

hmd.workflow sofort (nicht

irgendwann) in den Unterneh-

mensworkflow und kommt gleich

zum richtigen Empfänger.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag:

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Um die Eingangsrechnung zu

erfassen benötigen wir nur wenige

Informationen, die Sie auf der

Rechnung finden: Den Absender,

den internen Empfänger und die

Beträge mit Skonti. Mehr ist hier

nicht einzugeben.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag.

Das hätte ich nicht gedacht.

Alles, was heute in Ablagefächern der Kollegen

schlummert, ist jetzt in digitaler Form sofort für

alle verfügbar. Der Kollege ist über den Vor-

gang sofort informiert. Vor allem aber ist das

leidige Ablageproblem weg. Das wollte sowieso

keiner machen.

Ich überlege gerade,

wie wir unsere heutigen Dokumente in dieses

System bekommen. Dass es geht habe ich

gesehen, jetzt muss ich halt nur aufpassen, dass da

nicht uralte Dinge hineinkommen.

Und wenn ist es auch nicht schlimm. Sie müssen ja

keines dieser alten Dokumente mehr „anfassen“,

Sie arbeiten jetzt mit Volltextsuche und kommen so

zielgenau an das richtige Dokument. Eventuell ja

auch an ein „altes“.

Ich bin viel unterwegs und brauche da immer

wieder meine Daten, Belege etc.

Der klassische Fall für eine Cloud-Anwendung. Sie

selbst entscheiden, ob Sie unsere Lösung lokal auf

Ihrem Computer/Server installieren oder über unsere

„Cloud Made in Germany“ auf unserer Serverfarm in

Saarbrücken nutzen.

Wir können den „Zugriff von außen“ auch auf Ihrem

lokalen Computersystem einrichten. Ca. 4.000 unserer

Kunden arbeiten so.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Ihre Dokumente sind nun nicht mehr in Ordnern und Schränken, sondern

in Ihrem „elektronischen Aktenschrank“ gespeichert.

Sie können „Ihren“ elektronischen Akten-

schrank einrichten wie Sie wollen.

Ganz links finden Sie die Register (so wie

früher in den Ordnern) und in der Mitte

die Unterregister, andere nennen es auch

Details.

Der rechte Teil ist den zugehörigen Do-

kumenten und der direkten Korrespon-

denz vorbehalten. Das ist eine tolle Sa-

che, weil Ihr E-Mail oder Ihr Brief gleich

dort gespeichert ist, wo er hin gehört.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Ihre Buchhaltungsbelege sind direkt dort, wo auch heute der nächste

Verarbeitungsschritt stattfindet: im Zahlungsmodul hmd.finanzmanager.

In diesem Beispiel sehen Sie zwei Firmen in einer Oberfläche. Die Liquiditätsanzeige erfolgt einzeln und für beide Firmen gemeinsam.

Die Zahlungsauswahl können Sie für beide Firmen in einem Lauf vornehmen, die Erstellung der Zahlungsdateien und die Verbuchung

erfolgt selbstverständlich getrennt.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Der hmd.finanzmanager kann noch viel mehr.

Zum Beispiel Belege markieren, die man der Geschäftsleitung zur

Zahlung vorschlägt.

Zum Beispiel Zahlungsintervalle vorbereiten, evtl. weil man in der

kommenden Woche Urlaub hat.

Zum Beispiel unklare Belege parken, weil es vor der Zahlung

Rückfragen gibt. Oder eine einzelne Rechnung mit hmd.girodirekt sofort

bezahlen, weil es so vereinbart wurde.

Nicht zuletzt die reine Liquiditätsvorschau zur Finanzdisposition.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Der hmd.finanzmanager kann noch viel mehr.

Das Programm zeigt Ihnen die Offenen Posten der Lieferanten wie in einem Kalender, Woche für Woche

nach Fälligkeit. Direkt in diesem Bild können Sie disponieren, wann Sie bezahlen wollen und ob Sie den

vollen Betrag bezahlen wollen. Ziehen Sie einfach mit „drag and drop“ den offenen Betrag in die

Zahlwoche.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Ihre Buchhaltung läuft im Hintergrund.

Dabei spielt es keine Rolle, welche Buchhaltung Sie im Einsatz haben

und wo die Buchhaltung bearbeitet wird.

Mit hmd.finanzbuchhaltung sind Sie immer aktuell, weil alle Daten

synchronisiert werden. Die Software ist entweder bei Ihnen oder bei

Ihrem Steuerberater installiert. Ihr Steuerberater erhält täglich, wö-

chentlich oder einmal im Monat via hmd.dts (DokumentenTransfer-

System) die erstellten Buchungen übertragen. Natürlich mit anhän-

genden Dokumenten und mit den Zahlungsdaten, falls Sie schon

bezahlt haben.

In der Buchhaltung selbst wird nur noch das richtige Konto eingesetzt,

falls die Person der Beleg-Ersterfassung das nicht wusste. Der Rest

ist komplett.

Das ist die erwünschte Arbeitsteilung. Tatsächlich wurde der einge-

hende Beleg nur einmal bearbeitet, Zahlung und Buchungskomplet-

tierung leitet sich automatisch ab.

So reduzieren Sie den heutigen Aufwand nachhaltig.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Was muss man in der Buchhaltung noch machen?

Die von hmd.workflow übernommenen Bu-

chungen sollten geprüft werden, man will ja

ganz sicher sein, dass alles stimmt.

Dort, wo der Erst-Erfasser kein Konto aus-

gewählt hat (weil er es nicht weiß oder nicht

soll), komplettieren Sie hier die Buchung.

Falls eine Aufteilungsbuchung nötig ist,

dann machen Sie das hier.

Einfach, sicher, schnell.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Jetzt ist alles perfekt und schnell verarbeitet, aber

wie findet man Belege und Dokumente?

Das suchen hat ein Ende. Mit hmd.search

finden Sie jedes Dokument und jeden Inhalt

sofort.

Dafür brauchen Sie keine Verschlagwor-

tung, wie bei anderen DokumentenManage-

mentSystemen.

Die Volltextsuche funktioniert auch für die

Dateiformate PDF, JPG, TIF etc., das ist

perfekt. So finden Sie zum Beispiel eine

Seriennummer eines defekten Gerätes

innerhalb 2 Sekunden.

Und heute?

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Möchten Sie auf Ihre Dokumente auch unterwegs zugreifen?

Tun Sie es einfach. Mit unserem Modul hmd.netarchiv

synchronisieren wir Ihre Dokumenten-Database mit

dem für Sie eingerichteten online Portal - verschlüsselt

und mit doppelter Zugangssicherung.

Direkt im NetArchiv laden Sie die Dokumente aus Ihrer

lokalen Datenbank, die Sie unterwegs sehen wollen.

Dazu brauchen Sie nur einen Internetzugang und ei-

nen Standardbrowser, u.a. auch Safari. So funktioniert

die Lösung auch ohne App-Installation auf mobilen

Geräten, z.B. mit iOS oder Android Betriebssystemen.

Im NetArchiv könnten auch Dokumente sein, die Sie für

Geschäftspartner „hochgeladen“ haben, weil Sie nichts

per E-Mail durch die Welt schicken wollen. Wenn das

so ist, würden Sie dem Partner einen Direktzugriff auf

„seine“ Registerzeile gewähren.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Ihr Nutzen auf einen Blick

Tätigkeit Mit hmd.workflow Zeitersparnis

Posteingang und E-Mails

verteilen

Automatische Zuweisung

Sachbearbeiterprüfung Direkt nach Erstbearbeitung

Zahlen im Giroprogramm Sofort, ohne weitere Eingabe

Ablage Buchen Entfällt

Buchen Entfällt bis auf Gegenkonto

Originalablage Entfällt

- Ordner

- Register

- Alphabetprobleme

Dokumentensuche In Sekunden

Raumkosten Ablage Entfällt

Bitte tragen Sie unter Zeitersparnis die

Anzahl Stunden pro Monat ein, die Sie

heute für diese Tätigkeiten aufbringen

müssen.

Sie kennen Ihren Stundensatz. Sie

wissen auch, wer diese Tätigkeiten in der

Regel zu welcher Zeit macht. So ergibt

sich ein Monatsbetrag für den Aufwand

für diese Tätigkeiten.

Dem stehen unsere Kosten gegenüber.

Wir sind gespannt, welche Zeiten Sie

schätzen.

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Mit hmd entspricht Ihr Unternehmens-Workflow den

Vorschriften der aktuellen GoBD (seit 01.01.2015).

Für die absolute Sicherheit sorgt die Verfahrensdokumenta-

tion des Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen. Auch darum kümmern wir uns. Unser Datenschutz-Partner, die Munker

Unternehmensberatung, erstellt für Sie sehr kostengünstig eine ent-

sprechende Verfahrensdokumentation.

www.munker.info

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Der softwaregesteuerte

Workflow in Ihrem Unternehmen

Tradition und Fortschritt als zuverlässiger IT Partner

Mitarbeiter im IT-Bereich 400

Mitarbeiter bei hmd am Standort Andechs 52

Anwender Steuerberatende Berufe > 2.400

ASP Mandanten (auf Kanzlei-Server) > 3.450

ASP Mandanten > 7.500

Größte Kanzlei Mitarbeiter > 900

Kleinste Kanzlei Mitarbeiter 1

Industrie > 10.000 Arbeitnehmer 6

Heilberufe (Alten- und Pflegeheime) 72

Landwirtschaftliche Buchstellen etc. 100

Größte Pers.Ges. (Gesellschafter) ca. 18.000

hmd-software ag

abt-gregor-danner-str. 2

82346 andechs

Telefon 08152 988-200

Mail [email protected]

Web www.hmd-software.com