Der wirtschaftlichste Bieter: 100% Preis oder 100% Preis

5. Deutscher Vergabetag 2018

25. - 26. Oktober - Berlin

Der wirtschaftlichste Bieter:

100% Preis oder 100% Preis oder …?

Monika Prell, Rechtsanwältin

SammlerUsinger Rechtsanwälte mbB

Bärbel Freiberger, Senior Teamleiterin

Computacenter AG & Co. oHG



Wunsch

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und Wirklichkeit

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§ 127 GWB

Abs. 1: „Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Grundlage dafür

ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die

vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich

nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Abs. 3: „Die Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung

stehen.“

Abs. 4: „Die Zuschlagskriterien müssen so festgelegt und bestimmt sein, dass die

Möglichkeit eines wirksamen Wettbewerbs gewährleistet wird…“

Gesetzliche Grundlage

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RL 2014/24, Erwägungsgrund 92 – I

„Öffentliche Auftraggeber sollten bei der Bewertung des besten Preis-Leistungs-

Verhältnisses die mit dem Gegenstand des Auftrags verbundenen wirtschaftlichen

und qualitativen Kriterien festlegen, die sie zu diesem Zweck heranziehen werden.

Diese Kriterien sollten damit eine vergleichende Beurteilung des Leistungsniveaus

jedes einzelnen Angebots gemessen am Gegenstand des Auftrags, wie in den

technischen Spezifikationen festgelegt, ermöglichen.“ …


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RL 2014/24, Erwägungsgrund 92 – II

„Öffentliche Auftraggeber sollten zur Wahl von Zuschlagskriterien ermutigt werden,

mit denen sie qualitativ hochwertige Bauleistungen, Lieferungen und

Dienstleistungen erhalten können, die ihren Bedürfnissen optimal entsprechen.

Die gewählten Zuschlagskriterien sollten dem öffentlichen Auftraggeber keine

unbegrenzte Wahlfreiheit einräumen, einen wirksamen und fairen Wettbewerb

ermöglichen und mit Regelungen verknüpft werden, die eine wirksame

Überprüfung der von den Bietern beigebrachten Informationen erlauben.“


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25. - 26. Oktober - Berlin7

Vergabestelle Bieterseite

Ausreichende Anzahl von Angeboten Wettbewerb zu realisierbaren Bedingungen

Abdeckung aller „Risiken“ in Unterlagen Angemessener Aufwand für das Angebot

Niedriger Preis Mind. Kostendeckung, Marge und Gewinn

„Treffsichere“ Leistungsbeschreibung

Neuester Standard Faire, umsetzbare Technologieklausel

Größtmögliche SicherheitUmsetzbarer Ansatz, Abstimmung mit

Fachabteilung

Idealvorstellung Vergabeverfahren



Idealvorstellung Vertragsphase

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Konstante Prozessabläufe Sinnvolle Flexibilität

Feste Ansprechpartner Realisierbarer Ansatz

Reibungsloser Ablauf / klar definierte Mitwirkung

Keine Preissteigerungen Preisanpassungen nach unten und oben

Keine wesentlichen Änderungen



Bewertungsmethoden für IT : UfAB 2018

Quelle: www.cio.bund.de



100% Preis, Lieferung Hardware

Wunsch: Günstige Beschaffung, größtmögliche Flexibilität

• Offenes Verfahren, Rahmenvereinbarung mit 3 Unternehmen

• Vorgabe: pro RV-Partner je Produktkategorie Angebot

von drei Herstellern, exakte Spezifikation technischer Anforderungen

• Flexible und preisgünstigste Auswahl über folgenden Miniwettbewerb

Wirklichkeit: Ein einziges Angebot, keine Auswahl

• „Vergleichende Beurteilung“, wirksamer Wettbewerb?

Die Wirklichkeit: 100% = 100% Preis?

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100% Preis, Dienstleistung

Wunsch: Günstige Beschaffung, detaillierte Beschreibung des

Dienstleistungskatalogs

• Offenes Verfahren

• Detaillierte Beschreibung der Leistungsscheine

• Vermeidung von Change Requests durch klare Vorgaben, einfache

Vertragsabwicklung

Wirklichkeit: Zahlreiche Change Requests/Nachträge

• „Ihren Bedürfnissen entsprechend“, wirksamer Wettbewerb?

Die Wirklichkeit: 100% Preis = 100% Preis?

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70% Leistung / 30% Preis Dienstleistung (Finanzsoftware)

Wunsch: Sicherstellung des Verfahrensablaufs


• Bewertungskriterium: Beschreibung der Verfahrensabläufe

• Vorgabe: pro Ablauf eine DIN A-4 Seite

• Leistung erfüllt: 5 Punkte/Leistung nicht erfüllt: 0 Punkte

Wirklichkeit: Keine Überprüfung der Abläufe, 100% Preis

• „Wirksame Überprüfung der Informationen der Bieter“, wirksamer Wettbewerb?

Die Wirklichkeit: 70% Leistung = 70% Leistung?

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60% Preis / 40% Dienstleistung (Erneuerung Medientechnik)

Wunsch: Erfüllung der anspruchsvollen Leistungsinhalte


• Erfüllung ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement, Qualität des

Angebotes (Darstellung Unternehmen/Erfahrungen, Vorlage 3 vergleichbarer

Referenzen), Darstellung des Servicekonzepts

• Leistung erfüllt: volle Punktzahl (6/12/12 Punkte), nicht erfüllt: 0 Punkte

Wirklichkeit: Unternehmensbezogene Auswahl

• „Ihren Bedürfnissen entsprechend“, wirksamer Wettbewerb?

Die Wirklichkeit: 40% Leistung = 40% Leistung?

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Die Wirklichkeit I: Geschätztes Abnahmeverhalten

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Grundgerät

Server I

Server II

Server III

Optionen I

Optionen II

Storage

Wartung I

Wartung II

weitere Dienstleistungen

Annahme des Bieters (Bestandslieferant)



Die Wirklichkeit II: Geschätztes Abnahmeverhalten

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Grundgerät

Server I

Server II

Server III

Optionen I

Optionen II

Storage

Wartung I

Wartung II

weitere Dienstleistungen

Annahme der Vergabestelle



Die Wirklichkeit III: Im Vergleich

0

5

10

15

20

25

30

Gewichtung Kunde Annahme Bieter

Auswirkungen auf das Angebot und die Wertung



Konzepte

• Zu wenig, keine klaren oder zu hohe Anforderungen

• Objektive und nachvollziehbare Bewertung?

Hohe Fachkunde beim Auftraggeber

Präsentationen

• Zu offene Vorgaben

Wertende Teststellungen/Bedienertests

• Testgruppen mit subjektiver Bewertung

• Keine einheitlichen Vorgaben, schwammige Formulierungen

„Haptisches Erleben“, „Sich Wiederfinden“

Sonderpunkte bei „besonders benutzerfreundlicher Umsetzung“

Die Wirklichkeit: „weiche“ Faktoren – wirksame Überprüfung?

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„Erweiterungsfähigkeit der zur Verfügung stehenden SW-Komponenten

• 40 Punkte : Das Konzept ist schlüssig. Der Anbieter kann überzeugend

darlegen, dass seine Produkte vollständig erweiterbar sind.

• 20 Punkte - Das Konzept ist schlüssig. Der Anbieter kann darlegen, dass

wesentliche Teile seiner Produkte erweiterbar sind.

• 10 Punkte - Das Konzept ist schlüssig. Der Anbieter kann darlegen, dass

einige Teile seiner Produkte erweiterbar sind.“

Zukünftige Weiterentwicklung des eigenen Produktes in Bezug auf das

Projekt

• 80 Punkte: Vollumfänglich überzeugendes Zeugnis der Innovationsfähigkeit

• 40 Punkte: Die Angaben sind nachvollziehbar“

Die Wirklichkeit: Beispiel Konzepte

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„Die Geräte werden von mindestens fünf Personen unabhängig voneinander

hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit überprüft.

Folgende Kriterien werden bewertet:

• Allgemeiner Eindruck (Verarbeitung, Oberflächen, Scharniere,

Wärmeentstehung)

• Bedienung (Standardfunktionen, Sondertasten, Anordnung von Tasten,

Schaltern und Anzeigen, Touchpad)

• Display (Helligkeit, Helligkeitsverteilung, Schärfe, Kontraste, Darstellung)

• Portreplikator (Handling beim Ein- und Ausdocken, Kennzeichnung,

Anordnung der Schnittstellen, Tasten und Schalter).“

Die Wirklichkeit: Beispiel Bedienertest

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100% Preis, IT-Hardware

Wunsch: Günstige Beschaffung, viele Bieter, Wettbewerb


• Technologisch vollkommen offene Ausschreibung

• Keine besonderen Ansprüche an Serviceleistungen

Wirklichkeit: Viele Angebote, reiner Preiswettbewerb

Wunsch = Wirklichkeit? 100% Preis

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50%Preis / 50% Leistung, IT-Hardware und Dienstleistungen

Wunsch: Hohe Qualität, angemessener Preis

• Verhandlungsverfahren mit TN-Wettbewerb

• 50% Leistung = 50% Konzepte

• Klare, ausführliche Anforderungen bei Konzepten

zu Technologie und Dienstleistungen

• Transparente Qualitätsbewertung durch abgestufte Leistungspunkte

Wirklichkeit: Kleiner Bewerberkreis; zielgerichtete, fachlich

ausgereifte Angebote

Wunsch = Wirklichkeit? 50% Konzept

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EuGH, Urteil vom 14.07.2016 - Rs. C-6/15 (TNS Dimarso)

• Keine Pflicht zur Angabe von konkreter Bewertung der Angebote nebst

Wertungsmatrix

• Freiraum, Anpassung an die „Umstände im Einzelfall“

• Grundsätzlich Festlegung der Bewertungsmethode vor Angebotsöffnung

BGH, Beschluss vom 04.04.2017- X ZB 3/17

(Schulnotenrechtsprechung)

• Unterlegung der erzielbaren Noten mit konkretisierenden Informationen nicht nötig

- direkte oder mittelbare Vorgabe von Lösungskomponenten

• Ggf. bei komplexem Auftragsgegenstand mit besonders vielschichtigen

Wertungskriterien Konkretisierung zur Vermeidung einer intransparenten Wertung

Die Rechtsprechung I

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Aktuelle Tendenzen

VK Bund, Beschluss vom 26.06.2018 - VK 2-46/18

• „Durchschnittsmethode“ (Medianmethode) geeignete Methode zur Bewertung

des Preises, gewisser "Flipping-Effekt" ist hinzunehmen

EuGH, Urteil vom 20.09.2018, Rs. C-546/16

• Auch bei offenem Verfahren Mindestpunktzahl als Ausschlusskriterium als

Zwischenstufe vor weiterer wirtschaftlicher Bewertung bei technischen

Bedingungen gerechtfertigt, unabhängig davon, wie viele Bieter noch übrig sind

Die Rechtsprechung II

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Der Wunsch wird Wirklichkeit – wie?

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Ausreichende Anzahl von

Angeboten

Wettbewerb zu

realisierbaren

Bedingungen

Niedriger PreisMind. Kostendeckung,

Marge und Gewinn

„Treffsichere“ Leistungsbeschreibung

Neuester Standard Faire, umsetzbare

Technologieklausel

Größtmögliche Sicherheit

Umsetzbarer Ansatz,

Abstimmung mit

Fachabteilung

Mögliche Lösungsansätze Vergabeverfahren

Tatsächlichen Bedarf klären

Klare Zieldefinition

(Inhalt)

Klare und genaue

Vorfeldanalyse/

Markterkundung

Frühe Einbeziehung der

„Endnutzer“/Anwender

Klare Parameter:

Verfahren/Leistung/Preis

„Angemessene“

Vergabeunterlagen

Nachvollziehbare

aussagekräftige Wertung

Möglichst einfache

Wertungsmatrizen…



Analyse der Zielrichtung und Zielgruppe

Definition der Mindestanforderungen – Preis ausreichend (Risikoanalyse)?

„Zielführende“ Gewichtung

Verstehen/Analysieren der Stärken und Schwächen der Wertungsmatrix

Kenntnis der „Qualitäts- und Preistreiber“

• Service-Level, Wartung

• Langlebigkeit des Produkts (Lebenszykluskosten)

• Umweltfaktoren, Gütesiegel

• Logistik, Installationsdienstleistungen

• „Premium-Leistungsbeschreibung“

• Auswahl des Vertragstyps (EVB-IT System?) …

Wahl des Verfahrens

• Freiraum, Anpassung an die „Umstände im Einzelfall“ erforderlich

Beeinflussung der Wertungskriterien durch

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Möglicher Lösungsansatz bei UfAB

Quelle: www.cio.bund.de

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Mögliche Lösungsansätze Vertragsphase

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Konstante

Prozessabläufe Sinnvolle Flexibilität

Feste Ansprechpartner Realisierbarer Ansatz

Reibungsloser Ablauf / Klar definierte Mitwirkung

Keine Preissteigerungen Preisanpassungen nach

unten und oben

Keine wesentlichen Änderungen

Interne Evaluation:

Überprüfung der

Wirtschaftlichkeit im

Vertragsstadium

Externe Evaluation:

Marktbeobachtung während

der Vertragslaufzeit

Sinnvolle

Vertragsgestaltung

(„Partnerschaft“)

…



Wie kommt man zum wirtschaftlichsten Bieter? Ihre Meinung!

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Vorfeldanalyse vs. (politische) Zeitvorgabe

Fachkundiger Bieter vs. unzulässige Beeinflussung

„Rollierendes“ System vs. Beschaffungs-Know-how/fachlicher Hintergrund

Faire Bedingungen Abstimmung der Abteilungen (Einkauf/Fachabteilung)

„Richtige“ WertungsmatrixKlare Leistungsbeschreibung oder funktionale Zielsetzung?

Sinnvolle Flexibilität vs. unzulässige Vertragsänderung



Vielen Dank!

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Monika Prell

SammlerUsinger Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

[email protected]

+49 30 263 95 09 - 197

www.sammlerusinger.com

Bärbel Freiberger

Computacenter AG & Co. oHG

[email protected]

+49 30 707 85 - 136

www.computacenter.com

mailto:[email protected]

http://www.sammlerusinger.com/

mailto:[email protected]

http://www.computacenter.com/

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