Die Blaupause für bessere Meetingspages.plantronics.com/rs/107-MXT-108/images/Plantronics_VC_Sma… · Worten: Ein einstündiges Meeting mit acht Mitarbeitern ist eigentlich ein

1Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

Die Blaupause für bessere MeetingsSo steigern Sie Produktivität und Aktion in Ihrem Unternehmen

Januar 2016

2Plantronics | DIE BLAUPAUSE FÜR BESSERE MEETINGS

BESSERE ZUSAMMENARBEITHier geht es darum, dass die Arbeit getan wird. Es geht um die

Integration von Technologien, die Art und Ort unserer Arbeit verändern können. Um Kontakte zu den richtigen Kollegen zum

richtigen Zeitpunkt. Und um die Kommunikation mit jedem, immer und überall. Es geht um optimale Mitarbeiter-Auswahl und Teamvertrauen, um die Verbreitung von Ideen über Grenzen und

Kulturen hinweg und letztendlich um den Wert von Teamarbeit gegenüber den Schwierigkeiten und dem Frust, alleine zu arbeiten. Mit den richtigen Tools und Prozessen fördert Zusammenarbeit die Innovation so wie keine andere Unternehmensinitiative. Haben Sie,

was Sie brauchen, um das zu realisieren?

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In Meetings werden Ideen ausgetauscht, Aufgaben zugewiesen, Verpflichtungen übernommen, Brainstormings gemacht. Ob persönlich, virtuell oder eine Kombination aus beidem – Meetings sind eine Gelegenheit, Ihre Kollegen zu kontaktieren, entscheidende Aufgaben und Themen zu besprechen, wichtige nächste Schritte festzulegen und gemeinsam mehr zu erreichen.

Wenn alles gut läuft, sind Meetings produktiv, anregend und lohnenswert – und damit wichtige Teambuilder, Motivatoren und Lehrmeister.

Im schlimmsten Fall lenken sie ab, sind langweilig und nutzlos – also eine echte Zeitverschwendung. Hier bei Plantronics war das nicht anders. Deshalb haben wir uns eine einfache Frage gestellt: „Wie können wir es besser machen?“

Wer sollte die „Blaupause für bessere Meetings“ lesen?

IT-Mitarbeiter, die zuständig sind für die Schaffung von mehr Effizienz in ihrem Unternehmen oder für die Implementierung und Verwaltung von Technologien, die die Kommunikation erleichtern. Teamleiter, Manager oder Einzelpersonen auf der Suche nach Tools und Techniken, die ihren Teams helfen, effektiver zusammenzuarbeiten – persönlich oder virtuell.

Für uns als technisches Unternehmen mit Wurzeln in der Audiotechnologie beginnen Meetings mit der menschlichen Stimme. Und es gibt keinen besseren Weg, der Kraft der menschlichen Stimme mehr Nachdruck zu verleihen, als durch Technologie. Also haben wir mit dem gleichen Innovationsgeist, den wir bei der Entwicklung unserer Audiotechnologien an den Tag legen, die „Blaupause für bessere Meetings“ entwickelt. Auf den folgenden Seiten teilen wir mit Ihnen einige überzeugende Ideen, die unseres Erachtens nach Ihrem Unternehmen helfen können, durch bessere Meetings effizienter zu kommunizieren.

Unsere Aufgabe ist die Entwicklung von Produkten, die helfen, die Grenzen der Kommunikation zu überwinden. Die Schaffung von Rahmenbedingungen für bessere Meetings ist eine natürliche Folge dieses Auftrags.

Wahrscheinlich hatten Sie heute schon ein Meeting. Oder es steht Ihnen gerade eines bevor. Oder zwei. Oder mehr. Dabei ist es nicht wirklich wichtig, wo Sie sind. Dank der Möglichkeiten zur Kollaboration durch mobile und Cloud-Technologien müssen Sie nie wieder ein Meeting verpassen. Es geht darum, intelligenter zu arbeiten, ganz gleich, wo Sie gerade sind.

Aber warum müssen Sie so häufig zu Meetings? Warum sind Meetings so wichtig?

Es ist an der Zeit für bessere Meetings

Einführung

Plantronics | DIE BLAUPAUSE FÜR BESSERE MEETINGS

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1 DIE SACHE MIT DEN MEETINGS Wirtschaftliches Handeln, das bessere Meetings unterstützt

2 TEILNEHMER VON MEETINGS Die menschliche Dynamik, die Meetings zum Erfolg macht

3 DIE TECHNOLOGIE HINTER MEETINGS Tools zur Unterstützung von Kommunikation, Kollaboration und Produktivität

4 NÄCHSTE SCHRITTE UND RESSOURCEN Taktiken und Tools, die helfen können, eine bessere Meetingkultur zu schaffen

Inhaltsverzeichnis


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DIE SACHE MIT DEN MEETINGSWirtschaftliches Handeln, das bessere Meetings unterstützt


Ein Sprichwort besagt: „Wenn Sie Zeit totschlagen wollen, ist ein Meeting die beste Waffe.“ Und wenn Sie sich die Zahlen anschauen, sehen Sie, wie wahr das ist. Es ist bemerkenswert, wie viel Zeit wir in Meetings verbringen.

Plantronics führte vor Kurzem eine globale Studie durch, die ergab, dass mehr als 40 % der Teilnehmer mindestens zwischen 11 und 30 Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Und weniger als 2 % dieser Teilnehmer waren der Meinung, dass sie mehr Zeit in Meetings verbringen sollten.

Jedes Meeting ist anders, aber alle haben eines gemeinsam: den Zeitaufwand. Jedes Meeting raubt allen teilnehmenden Mitarbeitern Zeit.

Aber nicht nur das Meeting selbst. Es fallen auch Zeiten für die Vorbereitung sowie manchmal für Vorab- und Folge-Meetings an. Wenn Sie all diese Stunden addieren, bekommen Sie einen genauen Eindruck davon, wie viel Zeit Sie mit Meetings verbringen.

Die allmählich sich ausbreitende Wirkung davon ist enorm.

The Harvard Business Review* berechnete in einer Unternehmensstudie eine Gesamt-Meetingdauer von 300.000 Stunden pro Jahr bei nur einem Vorstandstreffen pro Woche. Das Vorstandstreffen selbst nahm 7.000 Personenstunden der Vorstandsmitglieder in Anspruch. Allerdings verbrachten 11 verschiedene Bereichsleiter insgesamt 20.000 Stunden pro Jahr mit der Vorbereitung der Meetings. Zur Unterstützung der Bereichsleitertreffen wendeten zudem 21 Teams insgesamt 63.000 Arbeitsstunden auf. Zusammen mit den 210.000 Stunden die zusätzlich pro Jahr für Bereichsleitertreffen benötigt werden, beläuft sich also der Gesamtaufwand für Meetings pro Jahr auf 300.000 Stunden.

Erschwerend hinzu kommt noch, dass diese Zahl von 300.000 Stunden noch nicht den massiven Vorbereitungsaufwand umfasst, der für all diese Meetings erforderlich ist.

* Mankins, Michael C. „Es gibt keine einstündigen Meetings, außer solchen mit nur einem

Teilnehmer.“ Harvard Business Review, April 29, 2014.

Meetings stehen im Ruf, schlecht organisiert und schlecht durchgeführt zu sein. Gleichzeitig stimmt jeder zu, dass Meetings wesentlicher Bestandteil des Arbeitslebens sind – auch wenn sie nicht direkt mit der Arbeit zu tun haben.

DIE SACHE MIT DEN MEETINGS Abschnitt 1


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Die wahren Kosten für zeitraubende Meetings

Bis zu 50 % der Zeit in Meetings wird laut „The 3M Meeting Network“ verschwendet.* Wäre ein Unternehmen in der Lage, auch nur einen kleinen Teil dieser Zeit aufzufangen, wären die Produktivitätsgewinne enorm.

Aber nicht nur die Produktivität ist ein Thema. Es geht auch um persönliche Motivation. Mitarbeiter, die an einem Meeting teilnehmen, möchten das Gefühl haben, einen positiven Beitrag zu leisten und Veränderungen zu bewirken. Wenn sie stattdessen aber das Gefühl haben, ihre Zeit anderswo besser nutzen zu können, können Meetings demotivierend sein und die Frage aufwerfen, ob auch das nächste Meeting wieder nur eine Ablenkung von der Arbeit ist.

* Quelle: 3M Meeting Network, „Introduction to Great Meetings.“

„Also, was kostet uns dieses Meeting?“

Es gibt keine einstündigen Meetings, außer solchen mit nur einem Teilnehmer. Mit anderen Worten: Ein einstündiges Meeting mit acht Mitarbeitern ist eigentlich ein achtstündiges Meeting. Wenn Sie Meetings aus dieser Perspektive betrachten, wird es leichter, ihre wahren Kosten zu verstehen.

Und neben den Zeitkosten müssen auch andere Kosten berücksichtigt werden: Räumlichkeiten, Reisekosten, Materialien und ggf. Verpflegung.

In unserer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 40 % der Teilnehmer an, dass im Durchschnitt drei bis fünf Minuten Zeit aufgrund von technischen Schwierigkeiten verloren gehen. 51 % gaben diese Zeit mit mehr als sechs Minuten an. Bei einem Meeting mit acht Personen macht das fast eine Stunde aus.

Nutzen Sie diese Formel, um ein Gefühl davon zu bekommen, wie viel Ihre Meetings – und Verzögerungen – auf Basis des durchschnittlichen Stundenlohns jedes Teilnehmers kosten.

„Es gibt keine einstün-digen Meetings, es sei denn, es gibt nur einen Teilnehmer.“

Gesamtkosten

Gesamtverzögerungskosten

Meetingkosten

Verzögerungskosten

Meetingdauer (Std.)

Durchschnittlicher Stundenlohn der

Teilnehmer

Reisezeit (Std.)

60

Durchschnittlicher Stundenlohn der

Teilnehmer

Minuten Verzögerung

Anzahl der Teilnehmer ?

Abschnitt 1

?Anzahl der Teilnehmer


DIE SACHE MIT DEN MEETINGS


Quelle: https://hbr.org/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting. Nachdruck mit Genehmigung.

J A J A J A J A

N E I N N E I N N E I N N E I N

Sollte ich ein Meeting abhalten?

Kosten sind ein entscheidender Faktor, überlegen Sie sich also zunächst, ob ein Meeting wirklich nötig ist. Der folgende Entscheidungsbaum kann Ihnen helfen zu bestimmen, ob ein Meeting einem echten Geschäftszweck dient oder ob Sie Ihr Ziel auch auf andere Weise erreichen.

Gibt es einen echten geschäftlichen Bedarf für dieses Meeting?

Habe ich die Situation komplett durchdacht?

Planen Sie Zeit für strategisches Denken ein.

Benötige ich Input von außen, um voranzukommen?

Planen Sie Zeit zur Erledigung der Arbeit ein.

Ist für Fortschritte ein Gespräch in Echtzeit nötig?

Senden Sie eine E-Mail.

Ist ein persönliches Meeting erforderlich?

Nutzen Sie Chats, Anrufe oder planen Sie eine Videokonferenz

Planen Sie das Meeting und bereiten Sie es vor.

Abschnitt 1DIE SACHE MIT DEN MEETINGS


2 TEILNEHMER VON MEETINGSDie menschliche Dynamik, die Meetings zum Erfolg macht


Bei Meetings geht es darum, Menschen zusammenzubringen, um miteinander zu kommunizieren. Bei der richtigen Mischung von Teilnehmern können wertvolle Informationen ausgetauscht oder innovative Ideen generiert werden. Für den Erfolg ist es wichtig, die richtigen Leute zusammenzubringen und allen Teilnehmern ihre Rolle zu vermitteln.

VOR DEM MEETING WÄHREND DES MEETINGS NACH DEM MEETING

Organisator des Meetings

• Festlegung klarer Ziele

• Aufstellen einer Agenda und deren Weitergabe vor dem Meeting

• Bereitstellen von Vorbereitungsmaterial

• Einladung an die wichtigsten Akteure, Fachleute und Entscheidungsträger

• Bei virtuellen Meetings: Bereitstellung der korrekten Links, Einwahlnummern und Passcodes sowie Vorabtest der virtuellen Tools für die Kollaboration

• Pünktlicher Start des Meetings

• Einhaltung der Agenda und aktive Moderation

• Das Meeting so kurz wie möglich halten

• Am Ende Festlegung der nächsten Schritte und deren Zuweisung an die betreffenden Parteien mit Deadlines

• Zusammenfassung und Abstimmung der wichtigsten Diskussionspunkte

• Bereitstellung eines Protokolls für alle Teilnehmer mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Informationen, Entscheidungen, nächsten Schritte und Zuständigkeiten

• Eventuell Ausfüllen eines Bewertungsformulars durch die Teilnehmer, um den Wert des Meetings zu ermitteln und Verbesserungen zu ermöglichen

Teilnehmer • Verstehen des Ziels und der eigenen Rolle im Meeting

• Angemessene Vorbereitung, Lesen von Agenda und bereitgestelltem Material

• Pünktliches Eintreffen

• Beteiligung: zuhören, mitdenken, beitragen, aber kurz und bündig formulieren

• Konzentration: der Versuchung des Multi-Taskings widerstehen

• Das Protokoll lesen

• Durchführung der Aktionen, für die Sie verantwortlich sind

• Auf Anfrage einen Bewertungsbogen ausfüllen

TEILNEHMER VON MEETINGS Abschnitt 2



Alle Teilnehmer bringen bestimmte Stärken zu einem Meeting mit – schließlich laden Sie sie deshalb überhaupt erst ein. Leider bringen einige auch gewisse Schwächen mit. In jedem Fall aber kann das Verhalten einer Person Einfluss auf die Agenda und die Ergebnisse Ihres Meetings haben.

Hier sehen Sie, nur so zum Spaß, eine kurze Übersicht über die häufigsten Typen von Meetingteilnehmern – die guten und die weniger guten – mit ein paar hilfreichen Tipps für den Umgang mit den weniger guten.

Sie kennen und lieben (oder fürchten) sie

Die sieben besten Meetingteilnehmer … und die sieben schlimmsten



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Die Leuchte

Der Zeitnehmer

Der Komiker

Der Freiwillige

Der Macher

Der Ballträger

Der Da Vinci

Die sieben bestenMEETINGTEILNEHMER



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Die sieben bestenMEETINGTEILNEHMER

Der Macher „Das ist eine tolle Idee. Was, wenn wir die jetzt aufgreifen und ...“

Die Leuchte

„Ich habe eine interessante Idee, die ich gerne mit der Gruppe teilen würde.“

Der Komiker„Hey, kennt ihr den schon ...?“

Der Zeitnehmer„Ich weiß, wir haben nur wenig Zeit und es gibt viel zu besprechen ...“

Der Freiwillige„Das übernehme ich.“

Der Da Vinci„Vielleicht kann ich es mit einer Skizze verdeutlichen.“

Der Ballträger„Und so werden wir jetzt vorgehen ...“

Ballträger wissen, wie sie den Ball im Spiel halten. Als hervorragende Teamplayer verfolgen sie das Geschehen im Meeting sehr aufmerksam und wissen genau, wann sie sich einschalten müssen und wie sie das Gespräch zum Ziel führen.

Der Da Vinci hat eine geniale Art, Gesagtes so zu veranschaulichen, dass es jeder versteht. Seine Skizzen auf dem Whiteboard sind unbezahlbar, um die Diskussion auf den Punkt und das Meeting voran zu bringen. (In virtuellen Meetings benötigen sie dafür natürlich Video-Support.)

Er ist derjenige, der immer bereit ist, etwas zu übernehmen oder beizutragen, wenn dies sonst niemand will.

Zeitnehmer erinnern jeden daran, dass die verfügbare Zeit beschränkt und es wichtig ist, die Agenda einzuhalten. Und sie tun dies für alle Beteiligten auf eine angenehme Weise.

Komiker sorgen an der richtigen Stelle für Humor, ohne je das Gespräch zu dominieren. Sie bringen meist zum richtigen Zeitpunkt neue Energie ins Meeting.

Leuchten haben immer interessante Ideen. Sie bereiten sich vor (und leisten Vorarbeit) und kommen dann mit praktischen Beiträgen an den Tisch. Und sie inspirieren auch andere dazu, Beiträge zu leisten.

Macher prüfen, denken und teilen gerne. Andere arbeiten gerne mit ihnen, weil „aber“ nicht zu ihrem Vokabular gehört. „Und“ ist ihnen viel lieber.

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!“JA”

Der Harmonisierer

Der Krachmacher

Der Pessimist

Das Mauerblümchen

Der Störenfried

Der Beherrscher

Der Multitasker

–

“JA”

Die sieben schlimmstenMEETINGTEILNEHMER



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Die sieben schlimmstenMEETINGTEILNEHMER

Der Multitasker„Ich tue so, als ob ich zuhöre, während ich diese 22 E-Mails fertigschreibe.“

Der Beherrscher„Meine Ansicht ist eindeutig die wichtigste, also haltet euch mal kurz zurück, damit ich euch sagen kann, wo es langgeht.“

Der Störenfried„Ich möchte über etwas ganz anderes sprechen, das nur mich betrifft.“

Das Mauerblümchen„Ich werde einfach still dasitzen und versuchen, nicht aufzufallen ...“

Der Pessimist„Nein, nein, nein. Das wird nicht funktionieren, weil ...“

Der Harmonisierer„Ich sage, es ist eine gute Idee, auch wenn ich mir da nicht so sicher bin – ich möchte nicht kompliziert wirken.“

Der Krachmacher ist der Cousin des Multitaskers. Er nutzt die Stummschalttaste nicht, obwohl er im Hintergrund andere Dinge macht, die so laut sind, dass sie das Gespräch stören.

So gehen Sie mit ihnen um: Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass sie ihre Leitung stummschalten. Wer sich nicht daran hält, kann durchaus vom Gespräch ausgeschlossen werden.

Harmonisierer stellen ihre Kollegen nie infrage, weil sie sie nicht vor den Kopf stoßen möchten. Das Problem ist, dass man nie genau weiß, was sie wirklich denken – manchmal nutzen sie allerdings Umwege, um ihre eigentliche Meinung kundzutun.

So gehen Sie mit ihnen um: Sagen Sie ihnen, dass es keine richtigen oder falschen Antworten gibt und jeder ein Recht auf seine Meinung hat. Bitten Sie sie dann, ihre Meinung zu sagen.

Pessimisten tun nichts lieber als zu erklären, warum etwas nicht geht. Sie haben vielleicht gute Absichten, aber sie können schnell die positive Energie in einem Raum zunichte machen.

So gehen Sie mit ihnen um: Wägen Sie ihre Bedenken ab und fragen Sie sie dann nach einem besseren Lösungsansatz für das Problem.

Mauerblümchen sitzen gerne da und hören zu oder machen Kommentare per IM, statt etwas zu sagen – und äußern ihre Ideen vielleicht erst nach dem Meeting.

So gehen Sie mit ihnen um: Weisen Sie ihnen vorab ein bestimmtes Thema zu, sodass sie sich darauf vorbereiten können, beim Meeting zu sprechen.

Störenfriede können ein Meeting innerhalb von Sekunden in eine andere Richtung lenken. Sie denken zwar, dass sie auf der richtigen Spur sind, aber in Wirklichkeit lenken sie die Teilnehmer in eine Richtung, in die sie gar nicht wollen.

So gehen Sie mit ihnen um: Danken Sie ihnen für ihren Beitrag, bitten Sie sie aber, sich an die Agenda zu halten.

Beherrscher sind der Meinung, dass sie die besten Voraussetzungen haben, um die Ziele des Meetings zu erreichen. Sie sprechen häufig viel, fallen anderen ins Wort und benutzen übertriebene Formulierungen, um ihren Standpunkt zu vertreten.

So gehen Sie mit ihnen um: Lassen Sie sie reden, aber erweitern Sie den Fokus, indem Sie das Team nach anderen Ansichten fragen.

Multitasker denken zwar, dass sie vieles gleichzeitig erledigen können, in der Regel geht das aber auf Kosten ihrer Beiträge zum Meeting selbst. Häufig wählen Sie sich vom Büro aus bei Meetings ein und arbeiten an ihrem Schreibtisch weiter.

So gehen Sie mit ihnen um: Fragen Sie sie in scherzhaftem Ton „Machst du Multitasking?“ Und erinnern Sie sie dann daran, dass die Gruppe sich wirklich über ihren Input freuen würde.

Der Krachmacher„Ich mache im Hintergrund andere Sachen weiter ... und zwar laut.“

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“JA”

“JA”

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Sie haben alles für ein tolles Meeting. Sie haben die richtige Agenda, die richtigen Personen und die richtige Technologie, damit es zu einem Erfolg wird. Aber wie sieht es mit dem richtigen Ort aus? Auch der kann für eine effektive und produktive Sitzung wichtig sein.

Auch wenn komfortable Sitzgelegenheiten, die richtige Beleuchtung und korrekt funktionierende AV-Ausstattung wichtig sind, definiert sich der richtige Ort nicht ausschließlich durch den Meetingraum selbst. Es sind nicht zwangsläufig alle Teilnehmer eines Meetings in einem Raum. Viele wählen sich von einem anderen Ort aus ein. (In unserer Umfrage gaben 93 % der Teilnehmer an, mindestens einen virtuellen Teilnehmer bei ihren Meetings zu haben.)

Wenn sie beispielsweise ein Mobiltelefon nutzen, könnten sie überall sein – in einer Flughafen-Lounge, im Auto oder in einem Coffee-Shop. Ihre Herausforderung – und die aller anderen Teilnehmer des Meetings – ist es, sich verständlich zu machen und gut verstanden zu werden, und zwar trotz der Geräuschkulisse, die sie umgibt. Headsets mit Noise Cancelling-Technologie können helfen, störende Hintergrundgeräusche auszublenden und sorgen dafür, dass der Nutzer von den anderen Teilnehmern des Meetings deutlich gehört wird.

Checkliste für virtuelle Teilnehmer

Im Hinblick auf virtuelle Meetings können die folgenden Hinweise helfen, zeitintensive Unterbrechungen, die den Ideenfluss stören, zu vermeiden:

Wählen Sie sich frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass Ihre Verbindung korrekt funktioniert.

Gehen Sie an einen ruhigen Ort, um während des Gesprächs Geräusche und Ablenkungen um Sie herum auf ein Minimum zu reduzieren.

Stellen Sie sicher, dass die Batterien Ihres Geräts so weit aufgeladen sind, dass sie auch bei langen Meetings durchhalten.

Die richtigen räumlichen Voraussetzungen




3 DIE TECHNOLOGIE HINTER MEETINGSTools zur Unterstützung von Kommunikation, Kollaboration und Produktivität


Das Büro von heute lässt sich nicht länger nur durch seinen physischen Standort definieren. Arbeitsumgebungen sind praktisch überall und werden weitestgehend von den Teilnehmern definiert. Mit Zugriff auf Highspeed-Internet, cloudbasierte Lösungen zur Kollaboration, mobile Technologien und fortschrittliche AV-Ausstattung können jederzeit Verbindungen hergestellt werden.

Arbeit ist demnach mehr eine Geisteshaltung als ein Ort, an den man sich begibt – das ist aber auch abhängig von der Technologie. Für virtuelle Meetings sind robuste, ausfallsichere Verbindungen von entscheidender Bedeutung. Nur so kann jeder Teilnehmer sich aktiv und produktiv beteiligen und nur so kann jeder zuhören und gehört werden – bzw. bei Videokonferenzen sehen und gesehen werden.

Ziel ist es, jedes virtuelle Meeting so natürlich wie möglich zu gestalten, so als würden alle um einen Tisch sitzen. Gespräche sollten flüssig sein. Bilder und Schriften gut erkennbar. Die eingesetzte Technologie sollte allen Teilnehmern eine dynamische Zusammenarbeit ermöglichen. Mit anderen Worten: Die Technologie sollte den Rahmen bilden, der dem Meeting seine Form verleiht.

Meetingtechnologien in Bild und Ton

Die Schaffung der optimalen Meetingumgebung beinhaltet eine Reihe von Überlegungen zu Audio- und Videotechnologien. Die wichtigste Regel: Technologien sollten für die Menschen gemacht sein, die sie nutzen.

Kollaboration im virtuellen Raum ist mit visueller Unterstützung einfacher. Der Zugriff auf Screensharing, Zwei-Wege-Video und ein gemeinsam genutztes Whiteboard zur Erleichterung der dynamischen virtuellen Interaktion sind notwendige Tools, mit denen Teams auch über verschiedene Standorte hinweg effektiver zusammenarbeiten können.

Die Tonqualität ist für virtuelle Meetings von entscheidender Bedeutung. Für Teilnehmer, die sich von einem Remote-Standort einwählen, bietet HD-Audio natürliche Tonqualität und gute Verständlichkeit. Gleichzeitig hilft die Stummschaltung und Noise Cancelling-Technologie bei Anrufen aus lauten Umgebungen, störende Hintergrundgeräusche zu dämpfen.

Das Ende der vier Wände: Meetings finden heute praktisch überall und zu jeder Zeit statt.


DIE TECHNOLOGIE HINTER MEETINGS Abschnitt 3

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Berücksichtigung der Anzahl der Teilnehmer und wo sie sich befinden

Manchmal ist größer nicht besser. Viele Teilnehmer in einem Meeting – ob virtuell oder nicht – können verwirren und oft dominieren nur einige wenige das Gespräch. Wenn aber eine größere Gruppe notwendig ist und auch Remote-Teilnehmer dabei sind, ist die beste Lösung eine Online-Umgebung, die Nutzer in die Lage versetzt, Bildschirme zu teilen, den Sprecher zu sehen und textbasierte Kommentare für bestimmte Teilnehmer bereitzustellen. Wenn mehrere Nutzer von verschiedenen Standorten aus teilnehmen, muss die richtige Infrastruktur implementiert sein, um die effektive Nutzung der erforderlichen Meetingtools zu ermöglichen. Zu den potenziellen Überlegungen zählen Bandbreite, Firewalls, die Workarounds im Vorfeld erforderlich machen, besondere Vorab-Genehmigungen und die Möglichkeit, benötigte Apps herunterzuladen.

Leiter und Teilnehmer

Bei den erfolgreichsten Meetings sind die Rollen klar definiert: ein Leiter, die Redner und die Teilnehmer. In virtuellen Umgebungen wird dies noch wichtiger. Bei größeren Schaltungen ist eine Technologie hilfreich, die es dem Leiter ermöglicht, Zuhörer stumm zu schalten, während schriftliche Fragen und Anfragen zu Wortmeldungen zulässig sind.Trifft sich eine bestimmte Gruppe regelmäßig, ist eine Kombination aus Kollaborationsportal und Meetingbereich für den Austausch von Dateien, Instant Messaging und die Nutzung von Videokonferenzen hilfreich. Diese Plattform

kann auch als Wissensbörse genutzt werden, auf die Nutzer Kommentare, Dateien und Updates hochladen können, die jedem in der Gruppe zur Verfügug stehen.

Einplanung aller genutzten Geräte

Einige Nutzer wählen sich möglicherweise von ihrem Desktop aus ein, andere von einem Laptop, Tablet, Smartphone, Freisprech- oder Festnetztelefon. Es ist wichtig, alle möglichen Szenarien zu testen. Noise Cancelling-Headsets und Ohrkissen können helfen, eine konsistente Tonqualität auf verschiedenen Geräten und unter unterschiedlichen Bedingungen sicherzustellen.

Vorab-Klärung bestimmter technischer Anforderungen

Alle Nutzer sollten im Voraus über die technischen Voraussetzungen für ein Konferenzgespräch Bescheid wissen. Ist zum Beispiel eine Webcam erforderlich? Highspeed-Internet? Lautsprecher? Ein Headset? So sind sie in der Lage, die erforderlichen Installationen und Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Tools für das Meeting ordnungsgemäß funktionieren. Wenn alle Nutzer zum gleichen Unternehmen gehören, ist es auch hilfreich, ein Webkonferenz-Tool zu nutzen, das sich in das Unternehmens-Datenverzeichnis integrieren lässt. So wird es leichter, schnelle Anfragen für spontane Meetings zu senden. Für Nutzer außerhalb des Unternehmens sollten Firewall- und Proxy-Einstellungen geprüft werden, um die Verfügbarkeit der Verbindung sicherzustellen.

Sehen und hören

Müssen die Teilnehmer des Meetings sich sehen können? Müssen sie ein Whiteboard oder einen Desktop gemeinsam nutzen können? Wird ein Video abgespielt oder eine Präsentation gezeigt? Echte Kollaboration besteht aus einer Kombination von Sehen und Hören zusammen mit den richtigen Tools. Verfügen Sie über die Technologien, um all diese Bedürfnisse abzudecken?

Plan B

Technische Schwierigkeiten treten leider von Zeit zu Zeit auf. Deshalb muss man einen Notfallplan haben. Es ist zum Beispiel eine gute Idee, alle Passcodes im Voraus zu testen und technischen Support per IM im Hintergrund zu haben, falls der Organisator des Meetings oder die Teilnehmer irgendwelche Schwierigkeiten haben.

Die virtuelle Meetingtechnologie ist schnell zu einem wichtigen Tool für verteilte Arbeitsgruppen geworden – und in vielen Unternehmen ist sie das Mittel der Wahl zur Interaktion der Mitarbeiter. Das Resultat sind eine Reihe von Überlegungen, die helfen, die effektive Funktionsweise einer virtuellen Meetingumgebung für die Nutzer sicherzustellen. Hier sind ein paar ...

Auswahl der richtigen virtuellen Meetingtechnologie: einige wichtige Fragen

Sezione 3


Abschnitt 3DIE TECHNOLOGIE HINTER MEETINGS

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1. MOBILITÄT Der Einsatz von mobilen Geräten wächst weiter und mit ihm der Anspruch der Nutzer, ihre eigenen Geräte zu verwenden. Dabei geht es nicht mehr nur um BYOD (Bring Your Own Device), sondern auch um BYOA (Bring Your Own App). Nutzer müssen wissen, dass sie die Möglichkeit haben, unter nahezu allen Bedingungen zu kommunizieren und zu kollaborieren, unabhängig von Technologie, Distanz oder Umgebung.

Überlegungen: Die Fähigkeit zum Support von mehreren persönlichen Geräten kann evtl. zu viele IT-Ressourcen erforderlich machen. Eine Mobilitätsstrategie hilft festzulegen, welche mobilen Geräte Support erhalten, welche Apps benötigt werden und wie die Sicherheit für jedes unterstützte Gerät gewährleistet werden kann.

2. TON Bei virtuellen Meetings ist die Bedeutung der Tonqualität kaum zu unterschätzen. Große Räume machen Gespräche über Lautsprechertelefone für virtuelle Teilnehmer praktisch unverständlich. Und Hintergrundgeräusche von virtuellen Teilnehmern können ein Meeting schnell aus der Bahn werfen. Wenn die Teilnehmer eines Meetings sich gegenseitig nicht verstehen, nimmt die Unzufriedenheit in demselben Maße zu, wie die Produktivität sinkt.

Überlegungen: Die schlechte Akustik in einem Konferenzraum kann häufig durch Lautsprechertelefone mit Echounterdrückung ausgeglichen werden. Für Teilnehmer, die sich einwählen, sind Headsets mit Breitbandunterstützung und Noise Cancelling-Mikrofonen wichtig. Und die Möglichkeit für Zuhörer, ihre Mikrofone stummzuschalten, macht Konferenzanrufe besser verständlich – und produktiver.

3. VIDEO Videokonferenzen werden weltweit immer beliebter und gelten als unverzichtbares Tool, um Menschen zusammenzubringen. Die erfolgreiche Implementierung ermöglicht es den Teilnehmern, sich ohne offensichtliche Barrieren zu sehen und miteinander zu interagieren.

Überlegungen: Die Fähigkeit zur Integration von Videokonferenzen und Unified Communications erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter, indem sie ihnen die Möglichkeit bietet, Konferenzen ohne zusätzlichen Hardwarebedarf zu veranstalten, zu planen und daran teilzunehmen.

4. NETZWERKKAPAZITÄT Ziel ist, dass jedes virtuelle Meeting so natürlich aussieht, klingt und wirkt wie möglich – um dies zu erreichen ist aber die richtige Netzwerkkapazität erforderlich. Eine schlechte Verbindung kann die Produktivität eines Meetings wesentlich beeinträchtigen.

Überlegungen: Um die Anforderungen an die HD-Video- und Audioqualität zu erfüllen, ist eine zweckbestimmte Hochgeschwindigkeits-Bandbreite erforderlich. Zuverlässigkeit mit minimaler Latenz ist bei allen Video-Endpunkten, Konferenzbrücken und Firewalls wichtig für die Maximierung der Verfügbarkeit. Gleichzeitig ist es wichtig, Remote-Nutzer über Best Practices im WIFI-Bereich zu informieren, um sicherzustellen, dass beispielsweise Upload- und Download-Geschwindigkeiten ausreichend sind, um die Anforderungen eines Webkonferenz-Tools zu erfüllen.

5. SICHERHEIT Zur Schaffung einer sicheren Umgebung sind strikte Sicherheitsprotokolle bei der Datenübertragung und -speicherung erforderlich.

Überlegungen: Wählen Sie schnurlose Produkte mit integrierten Sicherheitsfunktionen wie zum Beispiel Verschlüsselung und den neuesten DECT-Sicherheitsstandards. Headests mit Noise Cancelling-Mikrofonen helfen, die Übertragung privater Gespräche zu reduzieren.

6. KOMPATIBILITÄT Unified Communications schafft per Definition die Notwendigkeit, verschiedene Software-, Hardware- und Netzwerktechnologien zu implementieren. Die Sicherstellung der Kompatibilität dieser Technologien kann eine große Herausforderung darstellen.

Überlegungen: Das International Multimedia Telecommunications Consortium stellt der Branche Implementierungsleitfäden wie solche zur Kompatibilität, zu Best Practices und Vorab-Tests zur Verfügung.

7. HOSTING, SERVICE UND SUPPORT Zur Sicherstellung von maximaler Betriebszeit, universellem Zugriff und leichter Bereitstellung entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Managed Services und Hosting, die ihnen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit bieten.

Überlegungen: Outsourcing ermöglicht dank Services wie globalem Kundensupport rund um die Uhr, garantierter Betriebszeit und Schulungen nach Bedarf eine leistungsfähigere IT. Informationen zu Best Practices und wichtige Einblicke in die Planung, Bereitstellung und Übernahme einer UC-Lösung finden Sie hier im Plantronics UC-Toolkit.

Sieben Technologievorschläge für Webkonferenzen von heute



http://www.plantronics.com/de/solutions/unified-communications/toolkit/trial/?resource=trial

21Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

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GESPRÄCHSQUALITÄTSprechen Sie betont und deutlich, um gut

gehört und verstanden zu werden.

REINHEITEine virtuelle Umgebung bringt genug Störungen für die Teilnehmer mit sich, halten Sie sich also an die Agenda. Sie helfen der Gruppe so, am Ende mehr zu erreichen.

MÄSSIGUNGTonfall und -energie sind insbesondere in

Audiokonferenzen sehr wichtig. Manchmal ist nicht der Inhalt des Gesagten, sondern

dessen Ton entscheidend.

GEDULDNehmen Sie Rücksicht auf die Teilnehmer, deren Muttersprache nicht die Sprache des Meetings ist. Hören Sie genau zu und sprechen Sie langsam.

RUHESchalten Sie auf stumm, wenn Sie nicht sprechen. Hintergrundgeräusche sind störend.

BETEILIGUNGBei Konferenzschaltungen kommt

es schnell zu Ablenkungen. Konzentrieren Sie sich auf das

Gesagte und beteiligen Sie sich wann immer möglich am Gespräch.

STÄRKENehmen Sie aktiv am Gespräch teil, aber

dominieren Sie es nicht. Wenn Sie von einem Remote-Standort aus teilnehmen, ist es leicht, sich auszukoppeln oder zu reden,

ohne anderen die Chance zu geben, etwas einzuwerfen.

Die sieben virtuellen Tugenden: Etikette in der Welt der Online-Meetings




4 NÄCHSTE SCHRITTE UND RESSOURCEN

Taktiken und Tools, die helfen können, eine bessere Meetingkultur zu schaffen

23

ANLEITUNG Schulen Sie Ihr Team in Bezug auf

effektivere Meetings.

Referenzen:

Die kurze Blaupause für bessere

Meetings auf Seite 24.

Inspiration bietet auch

So schaffen wir bei Plantronics bessere

Meetings auf Seite 25.

TOOLS FÜR DEN ERFOLG Stellen Sie allen Mitarbeitern Ihres

Unternehmens, wo auch immer sie

sich aufhalten, die richtigen Tools

für produktive Meetings

zur Verfügung.

Referenzen: Bessere Meetings starten mit

Plantronics, unser Leitfaden zur Auswahl

von Headsets für den Einsatz im mobilen

Bereich, am Schreibtisch, an Hoteling-

Arbeitsplätzen oder in virtuellen kleinen

Büros/Home Offices, auf Seite 26.

FORTSCHRITTSKONTROLLE Lassen Sie jedes Meeting von

allen Teilnehmern bewerten,

um eine kontinuierliche

Verbesserung der Meetings in

Ihrem Unternehmen zu erzielen.

Referenzen: Meeting-Bewertungsformular

auf Seite 27.

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Drei Sofortmaßnahmen für effektive Meetings

NÄCHSTE SCHRITTE UND RESSOURCEN Abschnitt 4


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Setzen Sie ein klares Ziel

Festlegen klarer Rollen

Orientierung an einer festgelegten Agenda

Aktiv bleiben

Im Zeitplan bleiben

Aktionen

Meetingprotokoll

Kritik

Stellen Sie den Zweck des Meetings klar heraus. Was ist das gewünschte Ergebnis?

Machen Sie klar, was jeder Teilnehmer zu dem Meeting beiträgt. Das Wichtigste: Was ist Ihr Beitrag?

Verwenden Sie die Agenda als Tool, um das Meeting zum gewünschten Ergebnis zu bringen. Behalten Sie das Ziel vor Augen?

Denken Sie daran, warum Sie bei dem Meeting sind. Hören Sie zu, reflektieren Sie und leisten Sie Beiträge.

Behalten Sie die Zeit im Auge. Sie ist allen am wichtigsten.

Arbeiten Sie auf Ihre Ziele hin und legen Sie fest, welche Schritte als nächstes erforderlich sind, um sie zu erreichen. Wie werden Sie dabei helfen?

Dokumentieren Sie die Diskussion und lassen Sie allen Teilnehmern nach dem Meeting ein Protokoll zukommen. Bitten Sie sie um Kommentare oder Klarstellungen.

Nutzen Sie das Meeting-Bewertungsformular, um das Meeting zu bewerten. War es effektiv? Was könnte verbessert werden?

Die kurze Blaupause für bessere MeetingsACHT GRUNDLEGENDE REGELN FÜR MEETING-ORGANISATOREN UND -TEILNEHMER, DIE EIN PRODUKTIVES, AKTIVES TREFFEN ERMÖGLICHEN.



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RÄUME

Wir haben unsere physischen Büroräume zu offenen Bürolandschaften mit mehreren Meetingbereichen umgestaltet, um eine bessere Kollaboration im Team zu ermöglichen. Für virtuelle Meetings haben wir Unified Communications-Technologien sowie Software zur Unterstützung webgestützter Meetings und einer kollaborativen Arbeitsumgebung implementiert.

ZEIT

In unserer jüngsten Umfrage gaben fast 44 % der Teilnehmer an, dass sie 11 bis 30 Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Wir wissen, dass der Zeitaufwand groß ist und versuchen diesen so weit wie möglich zu reduzieren.

VORBEREITUNG

Wir haben Richtlinien entwickelt, die helfen sollen, allen Meetings einen eindeutigen Zweck zu geben und sie produktiv zu machen. Die erste Frage, die gestellt werden sollte, ist zum Beispiel, welches Ziel das Meeting verfolgt. Davon ausgehend kann eine eindeutige Agenda festgelegt werden.

TEILNEHMER

Entscheidend für den Erfolg eines Meetings ist, dass die richtigen Leute – und nur die – daran teilnehmen. Genauso wichtig ist es, dass alle Teilnehmer wissen, was sie zu dem Meeting beitragen sollen.

ETIKETTE

Etikette sind besonders für diejenigen wichtig, die sich von anderen Standorten aus einwählen. Sie umfassen das Aufrufen und Ansprechen aller Teilnehmer, die Sensibilität für kulturelle und sprachliche Unterschiede, Sprechtechnik und die Sicherstellung, dass alle Themen auf der Agenda behandelt werden.

ERGEBNISSE

Eine Auswertung darüber, ob die Ziele erreicht sind, die nächsten Schritte festgelegt und ein schriftliches Protokoll an alle Teilnehmer gesendet wurde. Ebenfalls wichtig ist es, die Teilnehmer um eine Bewertung des Meetings zu bitten, damit man feststellen kann, wo es Verbesserungspotenziale gibt.

SCHULUNG

Das Smarter Meetings-Programm umfasst eine Reihe von fünfminütigen Online-Schulungen für Mitarbeiter, die über ein internes Portal zugänglich sind. Darüber hinaus stehen weitere Ressourcen, Vorlagen und Tools in diesem Portal zur Verfügung.

Bei Plantronics verfolgen wir die Philosophie des Smarter Workings, die Mitarbeitern die Flexibilität gibt, so zu arbeiten, wie es sie persönlich und beruflich zufriedenstellt.

In einer Smarter Working-Umgebung ist nicht jeder zur gleichen Zeit am gleichen Ort – aber das spielt keine Rolle. Der Standort eines Mitarbeiters hindert ihn nicht daran, sich jederzeit mit jedem Kollegen zu treffen.

Aus diesem Grund ist Smart Meetings – unser Programm zur Verbesserung der Kommunikation und Kollaboration – Teil unserer Smarter Working-Philosophie. Smarter Meetings bedeutet die Implementierung der Best Practices, die in diesem eBook beschrieben sind. Zudem finden Sie hier noch einige Bereiche, die wir uns angeschaut haben, um sicherzustellen, dass unsere Meetings so produktiv wie möglich sind.

So schaffen wir bei Plantronics bessere MeetingsMIT UNSEREM NEUEN PROGRAMM FÜR SMARTERE MEETINGS SIND WIR IN DER LAGE, IM GANZEN UNTERNEHMEN EFFEKTIVER ZU KOLLABORIEREN UND ZU KOMMUNIZIEREN



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Informationen zu den Technologielösungen für produktive Meetings von Plantronics finden Sie auf plantronics.com/de

Meetings werden heute nicht mehr vom Veranstaltungsort, sondern von der Verbindung definiert. Mit den richtigen Geräten haben Sie und Ihre Kollegen die Freiheit, von überall zusammenzuarbeiten – ohne Grenzen bei der Kommunikation.

Bessere Meetings starten mit Plantronics

HERAUSFORDERUNGEN:

1. Mobile Konferenzschaltungen für Einzelpersonen und Gruppen

2. In unterschiedlichen lauten Umgebungen Hintergrundgeräusche ausblenden

3. Konnektivität mit mehreren Geräten verwalten

EMPFEHLUNG:

Calisto 620

Mobil/Remote

Remote – Home OfficeHERAUSFORDERUNGEN:

1. Bewegungsfreiheit im Haus oder Home Office während Anrufen

2. Ausblenden von Hintergrundgeräuschen in Ihrer Umgebung

3. Vermeidung von Störungen durch andere Geräte und WIFI-Netzwerke

EMPFEHLUNG:

Savi 440

HERAUSFORDERUNGEN:

1. Nahtlose Verbindung mit all Ihren Geräten, einschließlich dem Festnetztelefon

2. Unabhängigkeit vom Schreibtisch3. Ausblenden von

Umgebungsgeräuschen bei Anrufen

EMPFEHLUNG:

Savi 740

Büro – am Schreibtisch

HERAUSFORDERUNGEN:

1. Unterwegs in Verbindung bleiben2. In unterschiedlichen lauten Umgebungen

Hintergrundgeräusche ausblenden3. Konnektivität mit mehreren

Geräten verwalten

EMPFEHLUNG:

Voyager Legend UC

Mobiltelefon

HERAUSFORDERUNGEN:

1. Spontane Gruppenkonferenzen2. Teilnahme an Meetings über den PC

3. Klare, gut verständliche Audioübertragung

EMPFEHLUNG:

Calisto 610

Büro – Mehrzweckraum

HERAUSFORDERUNGEN:

1. Ausblenden von Geräuschen für mehr Konzentration

2. Mobilität, um für Anrufe in einen ruhigen Bereich zu wechseln

3. Verbindung mit mehreren Geräten möglich

EMPFEHLUNG:

Voyager Focus UC

Büro – Hoteling-Schreibtisch



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Meeting- Bewertungsformular

Bitte bewerten Sie die Gesamteffektivität unseres letzten Meetings.

Bitte geben Sie hier weiteres Feedback:

ZIEL JA NEIN

1 | Die Agenda wurde vorab zur Verfügung gestellt.

2 | Mir war klar, warum ich eingeladen wurde und was meine Rolle sein würde.

3 | Die Diskussionen folgten der Agenda.

4 | Die Tonqualität war gut mit minimalen Hintergrundgeräuschen und Ablenkungen.

5 | Die Ziele wurden erreicht.

6 | Das Meeting begann pünktlich.

7 | Das Meeting endete pünktlich.

Organisator des Meetings

Datum des Meetings

Uhrzeit des Meetings



© 2016 Plantronics, Inc.

Wir bei Plantronics haben es uns zur Aufgabe

gemacht, Kommunikation und Kollaboration ohne

Grenzen zu ermöglichen. Informationen zu

unseren technologischen Lösungen für bessere,

produktivere Meetings finden Sie auf

plantronics.com/de/collaboration/smarter-meetings/

http://www.plantronics.com/de/collaboration/smarter-meetings/

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Die Blaupause für bessere Meetingspages.plantronics.com/rs/107-MXT-108/images/Plantronics_VC_Sma… · Worten: Ein einstündiges Meeting mit acht Mitarbeitern ist eigentlich ein