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VIS-Suite

Die ganze Welt der E-Verwaltung.

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Die HerausforderungFolgt man dem „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“, so umfasst die elektronische Verwaltungsarbeit insbesondere die elektro-nische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Was liegt also näher, als diese Basiselemente einer Digitalen Verwaltung zu einer Produktlinie zusammenzuführen? Genau diesen Ansatz verfol-gen wir mit der VIS-Suite. Das Konzept ist einfach: Wir analysieren Ihre bereits vorhandenen Lösungen und ergänzen die fehlenden Kompo-nenten. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung und steigern so die Effizienz von Verwaltungsprozessen.

Die LösungDie VIS-Suite besteht aus Bausteinen, die entsprechend Ihren Anfor-derungen ausgewählt und zu einer homogenen Lösung zusammen-gestellt werden können. Dazu zählen die Produkte VIS-Scan, VIS-­Akte,­VIS-Vorgangsbearbeitung,­ VIS­ für­ SharePoint,­ VIS-Poststelle­ und­VIS-Archiv­ sowie­ komplette VIS-Branchenlösungen. Ausgangspunkt für die Verwaltungsmodernisierung kann somit die elektronische Akte sein, aber auch die elektronische Poststelle oder verschiedene Fach-verfahren. Die Produkte der VIS-Suite sind aufeinander abgestimmt. Damit werden die Bedürfnisse von Nutzergruppen optimal bedient. Geschäftsprozesse können vollständig digitalisiert werden.

• Moderne Standardprodukte konform zum „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“

• Leicht integrierbar und flexibel erweiterbar zu einer vollständigen Digitalen Verwaltung

• Transparente, vernetzte und medienbruchfreie Gestaltung interner Verwaltungsprozesse

• Spezialisierte Client-Anwendungen für unterschiedliche Nutzer-gruppen (WebClient, SmartClient, MobileClient, PortalClient, TaskClient)

• Verfügbarkeit von leistungsfähigen Einführungskonzepten• Reduzieren von Projektrisiken und Kosten durch Vorintegration und

flexiblen, stufenweisen Ausbau der Digitalen Verwaltung

Die Vorteile auf einen Blick:

E-Verwaltungfür Bund, Länder und Kommunen.

VIS-Akte – ergonomisch und einfach.Mit der VIS-Akte gelingt Ihnen ein einfacher und schneller Wechsel von der papierbasierten zur elek-tronischen Schriftgutverwaltung. Zeitaufwendige Recherchen entfallen, und die Papierflut kann einge-dämmt werden. Die einfache Bedienbarkeit unserer E-Akte ist inzwischen zu einem wichtigen Motiv für die Kaufentscheidung avanciert.

VIS-Vorgangsbearbeitung – der Weg zur Prozessoptimierung.VIS-Vorgangsbearbeitung­dient der automatisierten elektronischen Bearbeitung eines Schriftstücks in der Behörde. Im Fokus steht dabei die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen über den elektronischen Geschäftsgang. Während Me-dienbrüche vermieden und Durchlaufzeiten erhöht werden, bleibt das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar.

VIS-Scan – Intelligente Digitalisierung.Mit der Software VIS-Scan lassen sich Papierdoku-mente mit einem hohen Automatisierungsgrad über ein Texterkennungsmodul digitalisieren.

Konzept E-Verwaltungsarbeit umgesetztMit ihrem modularem Aufbau, ihrer umfangreichen Funktionalität und ihrem einmaligen Konzept der Nutzerschnittstelle beschreitet die PDV-Systeme mit der VIS-Suite neue Wege und stellt einen innovativen Meilenstein im Umfeld der E-Verwaltung dar.

Die VIS-Suite ist das Ergebnis einer durch zahlreiche Projekte und Erfahrungen geprägten Entwicklung. Analog zum „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ ist die VIS-Suite modular auf-gebaut und bietet den Kunden zugleich den Vorteil einer engen Produktintegration der einzelnen Bau-steine. Gerade diese Vorintegration erspart den Kun-den hohe Projektaufwände bei der Umsetzung ihrer langfristigen Entwicklungsziele.

In ihrem Umfang umfasst die VIS-Suite die Einzel-produkte VIS-Scan,­ VIS-Akte,­ VIS-Vorgangsbearbei-tung,­VIS­für­SharePoint,­VIS-Poststelle und VIS-Archiv. Mit diesen Produkten werden alle im „Organisati-onskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ be-schriebenen Module abgedeckt. Die konsequente Standardisierung erlaubt es, VIS-Suite-Produkte so-wohl als Einzellösung als auch zur Digitalisierung kompletter Verwaltungsabläufe einzusetzen.

Die automatisiert vorklassifizierten elektronischen Dokumente werden an die VIS-Akte übergeben. VIS-Scan kann neben dem zentralen Betrieb auch zum dezentralen Scannen eingesetzt werden.

VIS für SharePoint – Zusammenarbeit digital.Unter Nutzung von­MS-SharePoint®. werden moder-ne Zusammenarbeitsszena rien nutzerfreundlich elek-tronisch abgebildet.

VIS-Poststelle – Post digital verwalten.Mit der VIS-Poststelle können Sie Ihre ein- und aus-gehende Post effizient digital verwalten. Mit diesem Produkt stellen Sie rechtskonform sicher, dass jedes eingehende und ausgehende Schriftstück, unabhän-gig von der Art des gewählten Kommunikations-kanals, erfasst wird.

VIS-Archiv – erfüllt höchste Ansprüche. VIS-Archiv dient der Langzeitarchivierung. Das Pro-dukt lässt sich einfach und komfortabel bedienen. VIS-Archiv gewährleistet die rechtskonforme, beweis-sichere Aufbewahrung elektronischen Schriftguts.

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VIS-Suite. Digitalisierung von Verwaltungsabläufen.

E-Verwaltung verspricht EffizienzgewinneMit dem Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ hat sich die Bundesregierung ehrgeizige Ziele hinsichtlich der Effizienz, E-Verwaltung und elektro-nischen Aktenführung gesetzt. Zugleich sollen auch die Bürger von einer nutzerfreundlichen Verwaltung profitieren, die für möglichst zahlreiche Dienste orts- und zeitunabhängig und dabei datenschutzkonform erreichbar ist. Verwaltungsvorgänge sind übergrei-fend und medienbruchfrei in die jeweiligen Arbeits-prozesse einzubinden.

Mit dem konsequenten Wechsel von der Papier- zur E-Akte ist intendiert, die internen Verwaltungspro-zesse durchgängig zu digitalisieren, zu vernetzen und medienbruchfrei zu gestalten. Der Erfolg dieses Pro-jektes hängt davon ab, in welchem Maße es gelingt, mit der E-Verwaltungsarbeit für die Nutzer tatsäch-lich Mehrwerte zu generieren. Deshalb müssen die angebotenen Produkte flexibel für unterschiedliche Nutzerkreise, Nutzertypen und Arbeitsszenarien ge-eignet sein.

Produkteder VIS-Suite im Überblick. VIS-Branchenlösungen

Verwaltungsakte,Fach- & Fallakte

Organisationsablage, Team-und Projekträume

Virtuelle Poststelle, E-Rechts-verkehr, E-Mail, E-Postbrief

VIS-Akte VIS für SharePoint

VIS-Poststelle VIS-AktenbearbeitungAktenführung, Geschäftsgänge,Zusammenarbeit, Fachverfahrenskopplungen

Verwaltungsakte,Fach- & Fallakte

VIS-VorgangsbearbeitungStapelverarbeitung, Metadatenextraktion

VIS-Scan

PortalClientWebClient SmartClient TaskClient MobileClient

Revisionssichere Langzeitspeicherung

VIS-Archiv

Mit der VIS-Suite werden auf Basis eines gemein-samen Systems unterschiedlich komplexe Bedien- oberflächen bereitgestellt, die sich an unterschiedliche Nutzer richten. Insgesamt stehen Ihnen fünf Client- Anwendungstypen zur Verfügung: WebClient, Smart-Client, MobileClient, PortalClient und TaskClient. Die unterschiedlichen Client-Anwendungen sind für verschiedene Anwendungsfälle geeignet.

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Tribut an die persönliche EffizienzDie VIS-Suite hält nicht nur eine Vielzahl neuer Funk-tionen bereit. Mit wachsendem Produktumfang kommt es nicht nur auf die Anzahl der Features an, sondern auch auf eine intuitiv bedienbare Bereitstel-lung der Funktionalitäten und deren ergonomische und an die jeweilige Arbeitssituation und -aufgabe angepasste Nutzung. Hierzu bietet die Suite mit dem Multi-Client-Interface ein neues und grundlegend überarbeitetes Nutzerkonzept an.

Der passende Client für jede Arbeitssituation.

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Die VIS-Suite bietet für jede Situation

die passende Bedienoberfläche!

Verschiedene Client-AnwendungenMehrere spezielle Client-Anwendungen bedienen ziel-gerichtet unterschiedliche Nutzergruppen. Dies trägt der Tatsache Rechnung, dass die Client-Anwendung in ihrer Komplexität dem zu bedienenden Geschäfts-prozess angepasst werden muss. Komplexe Bedien-oberflächen für einfache Anwendungsfälle sind ebenso fehl am Platze wie Anwendungen, die dem Geschäftsprozess „nicht gewachsen sind“.

WebClientVollständiger Funktionsumfang, DOMEA 2.1 geprüft SmartClient

Akten und Workflows erstellen und bearbeiten, Aufgaben erledigen

MobileClientAktentasche, Aufgabenkorb und Terminmanagement für unterwegs

PortalClientAkten im Team bearbeiten, Inhalte in SharePoint veröffent-lichen

TaskClientAufgaben durch sehr einfache Bedienung schnell sichten und erledigen

Für Microsoft Windows, iOS und Android geeignetGanz gleich, mit welchem mobilen Endgerät der Nutzer unterwegs ist: Mit seinem Tablet oder Laptop auf Basis von Windows-Betriebssystemen besteht ebenso Zugriff auf die benötigten Daten wie mit Geräten, die mit dem Android- oder iOS-Betriebssystem ausgestattet sind.

Sicht auf die E-Akte für unterwegs unter:

2 Aufgaben-ManagementÜber den mobilen Aufgabenkorb lassen sich von unterwegs aus Prozesse der Vorgangsbearbeitung innerhalb der Behörde anstoßen. Über den elektro-nischen Geschäftsgang können Mitarbeiter in den Bearbeitungsprozess eingebunden oder Entschei-dungen verfügt werden. Das notwendige Schriftgut ist sofort einsehbar.

3 TerminverwaltungDer MobileClient gewährt eine persönliche Termin-verwaltung. Über eine spezifische Outlook-Integra-tion können Outlook-Termine als VIS-Vorgänge bereitgestellt werden. In Vorbereitung einer Bespre-chung kann der Nutzer zum Termin benötigte Un-terlagen direkt zum Kalendereintrag hinterlegen. So entfällt beim Vororttermin die Recherche nach den benötigten Unterlagen.

Synchronisation mit der VIS-AktePer Knopfdruck werden mobil vorgenommene Änderungen durch Kommunikation der mobilen Endgeräte mit dem Server synchronisiert. Am Ende des Prozesses werden evtl. vorhandene Synchroni-sationskonflikte aufgelistet und Lösungsvarianten angeboten. Nach erfolgreichem Abgleich wird die Ansicht geschlossen.

Der MobileClient. Für Sachbearbeiter und Führungskräfte.

Schneller mobiler ZugriffDie Arbeit wird effektiver, wenn auf der Dienst reise, bei einem Vororttermin oder im Home-Office auf benötigte Akten schnell mobil zugegriffen werden kann. Mit unserem MobileClient stehen den Anwen-dern unterwegs alle erforderlichen Dokumente auf dem Laptop oder Tablet zur Verfügung.

Die Funktionen im MobileClient sind spezifisch an die Tätigkeiten von Sachbearbeitern und Führungs-kräften angepasst und unterstützen diese Personen bei ihrer täglichen Arbeit. Der MobileClient gestattet die mobile Arbeit mit VIS-Schriftgutobjekten und Ge-schäftsgängen im Offline-Betrieb. Es ist keine perma-nente Verbindung zum VIS-Server nötig.

Der MobileClient wurde für drei Einsatzzwecke kon-zipiert: als Aktentasche zur Offline-Aktenablage, zum Aufgaben-Management und zur Terminverwal-tung. Der Anwender kann beliebig zwischen diesen drei Bereichen wechseln:

1 AktentaschenfunktionÜber die Aktentaschenfunktion können komplette Akten- und Vorgangsstrukturen zur mobilen Mit-nahme „eingepackt“ und für den Offline-Betrieb bereitgestellt werden.

Die E-Akte für unterwegs.

MS Windows

iOSAndroid

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Eine bedarfsgerechte Software-Architektur.

HochverfügbarDie moderne Architektur der VIS-Suite sorgt auch bei einem Ausfall von Systemkomponenten mit ho-her Wahrscheinlichkeit dafür, den Betrieb aufrecht-zuerhalten. Dazu werden die Server in Cluster zusam-mengefasst und die anstehenden Aufgaben auf die parallel arbeitenden Server verteilt (Load Balancing). Auf diese Weise erfolgt eine optimale Auslastung der Komponenten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass das Gesamtsystem permanent zur Verfügung steht.

Flexibel und skalierbarWer Flexibilität in der öffentlichen Verwaltung ver-ankern möchte, muss bei der Software-Auswahl ein besonderes Augenmerk auf die Architektur legen. Die VIS-Suite basiert auf einer service-orientieren Ar-chitektur, die sich hinsichtlich des Leistungsumfangs, der Funktionalität und Nutzerzahl skalieren lässt. Insbesondere die Suite-Eigenschaften Flexibilität und Offenheit werden durch eine schichtenförmige Soft-ware-Architektur erreicht. Auch im laufenden Betrieb kann das Gesamtsystem skaliert werden. Die Verän-derungen betreffen nicht nur die Anzahl der Server, sondern auch deren Konfiguration. Auf steigende Anforderungen und wechselnde Bedürfnisse kann somit schnell reagiert werden.

Web-Services mit StandardschnittstellenMit der VIS-Suite lassen sich leistungsfähige Kopplun-gen zu externen Systemen realisieren. Damit wird die Integration von Langzeitspeichern, Scan-Systemen, Fachverfahren und weiteren Diensten möglich, der Datenaustausch gewährleistet und das elektronische Verwaltungshandeln ohne Medienbrüche gefördert. Die Verbindung gelingt über Webservices mit stan-dardisierten Schnittstellen, wie z. B. SOAP, oDATA und REST. Die PDV-Systeme stellt in der VIS-Suite eine ArchiveLink-ContentServer-Schnittstelle für SAP- Daten bereit. Außerdem wird der CMIS-Standard un-terstützt.

SAP-ArchiveLink-ContentServer-Schnittstelle In der VIS-Suite wird eine SAP-ArchiveLink-Content-Server-Schnittstelle bereitgestellt. Aus der SAP-Lö-sung heraus können Daten geordnet in der VIS-Suite abgelegt und ggf. weiterverarbeitet werden. Auf die abgelegten Dokumente ist ein einfacher und dauer-hafter Zugriff gewährleistet.

Interoperable Lösungen gefragtFür Kooperation und Austausch benötigen die Behör-den heute interoperable Lösungen. Für eine behör-den-, ebenen- oder gar länderübergreifende Zusam-menarbeit sind Schnittstellenstandards essenziell.

Neben der Fachverfahrensanbindung und standardi-sierten Schnittstellen zu Office- und E-Mail-Systemen muss der Datenaustausch über solche Schnittstellen gewährleistet werden.

Bereitstellen von Schnittstellenstandards.

SCHNITTSTELLEN

Unterstützung von CMIS Die VIS-Suite ist vollumfänglich mit CMIS (Content Management Interoperability Services) in der Version 1.1 kompatibel. Der CMIS-Standard dient der herstel-lerunabhängigen Verwendung von Funktionen eines Content- und Dokumentenmanagementsystems und damit der Interoperabilität.

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WEBSERVICE

IMPO

RTDIEN

ST

JOB

PROZE

SSOR

STORAGEW

EBDAV

SEC

URI

TY

ARCHIV

DIGITALES

EINGANG

POST-

WENDUNGEN

FACHAN-

CLIE

NTS

DM

SPLA

TZS

CA

NA

RB

EITS-

STEL

LUN

GTE

XTE

R-

AUTHENTI-FIZIERUNG DOKUMENTEN-

SPEICHER

LANGZE

IT-

SPEICHER

DR

UC

K &

VER

SAN

DK

ON

VER

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TIE

RU

NG

Serviceaus erster Hand.

Das Serviceangebot von PDV.

• Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Projektphase. • Wir beraten unsere Kunden über Art und Umfang der

erforderlichen Software und ggf. auch Hardware. • Wir erstellen IT-Konzepte, programmieren Fachapplikationen

oder passen diese an die Bedürfnisse unserer Kunden an. • Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen rund um

unsere Softwareprodukte. • Zertifizierte Dozenten der PDV-Akademie bereiten die

Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen praxisnah und unter Berücksichtigung kundenspezifischer Besonderheiten auf den Umgang mit unserer Software vor.

Unser Serviceangebot für Sie.

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Leistungsstarke Technologie.

DiensteDie Dienste der VIS-Suite umfassen sowohl die Ein-gänge (Input) als auch die Ausgänge (Output). Der automatisierte Posteingang beinhaltet dabei sowohl das Scannen von Papierdokumenten als auch die Übernahme von eingegangenen E-Mails.

Auf der anderen Seite kann die Erstellung von Papier-dokumenten über Druckdienste oder der Versand von E-Mails automatisiert werden. Darüber hinaus wird die Abgabe von Daten an ein digitales Archiv mit Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen unterstützt. Die Integration in die bestehende Infra-struktur ist damit nahtlos möglich.

DIENSTE

WEBSERVICE

IMPO

RTDIEN

ST

JOB

PROZE

SSOR

STORAGEW

EBDAV

SEC

URI

TY

ARCHIV

DIGITALES

EINGANG

POST-

WENDUNGEN

FACHAN-

CLIE

NTS

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SPLA

TZS

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EITS-

STEL

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AUTHENTI-FIZIERUNG DOKUMENTEN-

SPEICHER

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IT-

SPEICHER

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PDV-Systeme GmbHHaarbergstraße 73

99097 Erfurt

Telefon: +49 361 4407 100Infoline: +49 800 2583 123 Telefax: +49 361 4407 299

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