DIE KANZLERIN 31.12.2013 Dezernat 3.2.2 Beamtenangelegenheiten / Sondergebiete / Justiziariat / Personalentwicklung Folie 1 Es begrüßen Sie: Nicole Schmitwilken

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04/11/23 Dezernat 3.2.2 Beamtenangelegenheiten / Sondergebiete / Justiziariat / Personalentwicklung

Folie 1

Es begrüßen Sie:

Nicole Schmitwilken & Nina Zambanini

Auszubildende zurKauffrau für Bürokommunikation (2. Jahr)

Dezernat 3.2.2 Beamtenangelegenheiten / Sondergebiete / Justiziariat / Personalentwicklung

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Ausbildung zur

Kauffrau für Bürokommunikation

an der FernUniversität in Hagen

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Folie 3

Ausbildungsstationen1. Verwaltung

Dezernat 1.4 Organisation

Dezernat 2.1 Studierenden- sekretariat

Dezernat 2.6 Medien- produktion

Dezernat 3.2 Personalent-

wicklung

Dezernat 3.3 Rechnungsstelle

Dezernat 5.1 Bau & Liegen- schaften

Dezernat 5.4 Beschaffung

2. Fakultäten

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Folie 4

Lageplan der Ausbildungsstationen

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Folie 5

Der Campus

2. AVZ

1. Luftbild Campus

3. PRG

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Folie 6

Campus_2

1. TGZ

2. Mensa

3. Service-Center

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Folie 7

Allgemeine Infos zur Ausbildung Einsatzbereiche in der Verwaltung und in den

Lehrgebieten der Fakultäten

Einsatz in den Verwaltungsabteilungen i. d. R. 3 Monate

Einsatz in den Lehrgebieten bis zu 6 Monate

Wichtige Pflichten:

Wöchentliche Ausbildungsnachweise

Abschlussbericht der jeweiligen Abteilung

Beurteilung an die Abteilung

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Eure Ausbilderin

Betreuung der Auszubildenden

Zuständig für den Ausbildungsplan, -rahmen, Einzelversetzungspläne

Gestaltung des Werkunterrichts

Planung und Organisation des Ausbildungsverlaufs

Karin Moldenhauer

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BerufsschuleKaufmannsschule II in Hagen-Hohenlimburg

Fächer:

Rechnungswesen (Rewe)Betriebswirtschaftslehre

(Bwl)Bürowirtschaft (Büwi)Organisationslehre (Ol)Textverarbeitung (Tv)

Sonstige (Religion, Deutsch, Sport, Politik)

Hauptstelle

Zweigstelle

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Folie 10

Werkunterricht (WK)(im Betrieb = 1x die Woche)

Inhalte des Werkunterrichts:

Übungen zu den Fächern:

RechnungswesenBetriebswirtschaftslehreBürowirtschaftOrganisationslehreTextverarbeitung

(Informations-) Austausch über die Abteilungen zusammen mit der Ausbilderin ( Feedback)

- Hausaufgaben- Vorbereitung auf:

•Klassenarbeiten•Zwischenprüfung•Abschlussprüfung

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Folie 11

Die Verwaltungsbereiche

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Folie 12

Verwaltungsgebäude: KRONE(Hagen-Boele)

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Folie 13

Organisation / DV-AngelegenheitenDezernat 1.4

(Fl 204) Herstellung von

Vordrucken Arbeitsplatz- und

Arbeitsraumgestaltung unter Berücksichtigung ergonomischer Grundsätze

Durchführung eines Projektes (z. B. Erstellung von Webseiten)

Pflege der Intranetseiten Patricia Dill

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Folie 14

StudierendensekretariatDezernat 2.1

(K 5)

Durchführung der Einschreibeverfahren

Durchführung der Rückmeldeverfahren

Gebührenverwaltung

Datenarchivierung

Peter Schmidt

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Folie 15

MedienproduktionDezernat 2.6

(LGZ) Auftragsabwicklung

von Printmedien Archivierung der

kursbezogenen Informationen

Postein- und –ausgangsbearbeitung

Zentrale Vervielfältigung

Porto-, Fracht- und Zollangelegenheiten

Helmut Gerisch

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Folie 16

PersonalentwicklungDezernat 3.2

(Krone) Abwicklung des Bewerbungsverfahrens

Fortbildung (intern / extern) der Beschäftigten

Teilnahmebescheini-gungen (Seminare) erstellen und weiterleiten

Susanne Wortmann

Jasmin

Kops

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Folie 17

Zentrale RechnungsstelleDezernat 3.3

(Krone) Grundlagen des

Haushaltsrechts Bearbeitung von

Geldeingängen Erstellung kleiner

Finanzübersichten Rechenarbeiten mit der

Rechenmaschine ausführen

Abwicklung von Lastschriftverfahren

Martin Römer

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Folie 18

Bau & LiegenschaftenDezernat 5.1

(TGZ) Liegenschaftsverwaltun

g (Beschilderung, Reinigung, Schlüsselverwaltung)

Abrechnung der Privatgespräche

Bewirtschaftung der Außen- und Grünanlagen

Umzugsplanung Raumreservierung

(extern / intern) Beseitigung von

technischen Störungen

Jaqueline Maronna

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Folie 19

Zentrale BeschaffungDezernat 5.4

(Fl 204)

Exemplarische Anfragen und beschränkte Ausschreibungen bearbeiten

Preisübersichten erstellen, Angebote auswerten und die Auftragsvergabe vorbereiten

Rechnungen der Lieferanten bearbeiten

Schriftgut nach Aktenplan ablegen und auffinden Renate Vornweg

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Folie 20

Allgemeine Sekretariatsaufgaben in den Lehrgebieten

Termine planen und überwachen, bei Terminabweichungen erforderliche Maßnahmen einleiten – Terminkalender führen

Mitorganisation von Besprechungen / Sitzungen Dienstreisen organisieren (Reiseunterlagen beschaffen

und zusammenstellen) Schriftstücke für unterschiedliche Anlässe anfertigen Diverses Ausfüllen von verschiedenen Formularen

(Fortbildungs-, Beschaffungs-, Dienstreiseantrag, etc.) Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (u. a. Telefonate

führen / entgegennehmen / weiterleiten; Kopien erstellen, faxen, Postverteilung, -bearbeitung; E-Mailbearbeitung)

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Folie 21

Kleiderordnung im Büro

Eine richtige Kleiderordnung gibt es heute kaum noch. Dennoch ist es wichtig angemessen gekleidet auf der

Arbeit zu erscheinen!

So bitte nicht!Sicher, Kleidung ist Geschmackssache, aber ganz sicher gilt:

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Folie 22

Die Auszubildenden

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Folie 23

3. Ausbildungsjahr

Nicole

Schmitwilken

Jasmine Tyler

Nina

Zambanini

Vanessa Hoffmann

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Folie 24

2. Ausbildungsjahr

Deborah

Rump

Saskia

Rabe

Jana

Böttcher

Sindi

Skroch

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Folie 25

Und die fünf Neuen natürlich:

Kim Sarah Bernickel

Melanie Winkler

Julia Richstein

Yvonne Homeyer

Jasmin Grundmann

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Folie 26

Vielen Dank für Ihre / Eure Aufmerksamkeit!

by Nicole Schmitwilken u. Nina Zambanini

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