Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil I Grundlagen und Entwicklung der neuen GoBD 2015 CISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob

Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für

Abschlussprüfung und Beratungspraxis

Teil IGrundlagen und Entwicklung

der neuen GoBD 2015

CISA Dipl.-Kfm. Heiko JacobDipl.-Finanzw. Bernhard Lindgens

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Einleitung■ GoBD: „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und

Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

■ Zusammenfassung der GoBS (Rechtsgrundlage: § 158 AO), GDPdU und des Fragen- und Antwortenkatalogs der Finanzbehörden zum Datenzugriffsrecht (Rechtsgrundlage: § 147 VI AO).

■ Keine Änderung der Rechtsgrundlagen in der AO – Änderung der Bedeutung vormaliger GdPdU

■ Anpassung an moderne Buchführungssysteme■ Inhalte: Neue Vorgaben, Klarstellungen und Erläuterungen,

teilweise Verschärfungen, auch Erleichterungen

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Neuregelung zum Risikomanagement

■ Ergänzung § 88 AO (Untersuchungsgrundsatz):„Die Finanzbehörden können bei der Ermittlung und Bewertung des Sachverhalts automationsgestützte Systeme zur Bewertung der Notwendigkeit weiterer Ermittlungen für eine gleichmäßige und gesetzmäßige Steuerfestsetzung und Anrechnung von Steuerabzugsbeträgen einsetzen (Risikomanagementsysteme).“Ziel: Einsatz von Risikomanagementsystemen in der Veranlagung und Außenprüfung

■ Keine Änderung §§ 90 ff., 158, 145-147 AO■ Auswirkung der Ergänzung auf die Auslegung dieser

Vorschriften fraglich

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Rechtsfolgen von Verstößen gegen die Rechtsgrundlagen §§ 158, 147 VI AO

■ Rechtsfolge eines Verstoßes gegen § 158 AO:● Ordnungsmäßigkeitsvermutung durchbrochen● Ggf. Schätzungsbefugnis für Besteuerungsgrundlagen

gemäß § 162 AO■ Rechtsfolge eines Verstoßes gegen Datenzugriffsrecht

gemäß §147 VI AO:● Ordnungsmäßigkeitsvermutung nicht durchbrochen,

wenn Ordnungsmäßigkeit anderweitig gewahrt● Löst nicht ohne Weiteres Schätzungsbefugnis aus● Ggf. Festsetzung eines Verzögerungsgelds möglich

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Hinweis des IDW

■ Trotz Zusammenführung der Verwaltungsanweisungen zu den GoBS und den GdPdU hat sich an den gesetzlichen Grundlagen nichts geändert.

■ Die Rechtsgrundlagen, auf denen die jeweilige Tz. der GoBD beruht, ist in der Verwaltungsanweisung nicht immer klar ersichtlich.

■ Unseres Erachtens können bloße GdPdU-Regelungen nicht durch die Zusammenführung zweier Verwaltungsanweisungen zu handelsrechtlichen GoB erstarken.

■ Auch die Auslegung der AO bleibt durch die Zusammenlegung zweier Verwaltungsanweisungen unverändert.

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Sachlicher Anwendungsbereich (Rz. 6, 26)■ Anwendungsbereich der Vorgaben mangels Definition

aufbewahrungspflichtiger und steuerlich relevanter Unterlagen (Daten, Datensätze und Dokumente) unbegrenzt

■ Anwendung der Vorgaben grds. unabhängig von elektronischer oder papiergebundener Form

Verantwortlichkeit■ Steuerpflichtiger muss sich über GoBD informieren!

(R. 21)■ Steuerpflichtiger bleibt bei Outsourcing verantwortlich.

Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (1)

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Hinweis des IDW

■ Rz. 6: „Form, Umfang und Inhalt dieser … nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.“

■ Ausdehnung der Anforderungen auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen

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Grundsatz der Nachvollziehbarkeitund Nachprüfbarkeit (Randziffern 30 ff.)■ Belegprinzip: Buchungen und die sonst erforderlichen

Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können.

■ Die Geschäftsvorfälle müssen progressiv und retrograd lückenlos überprüfbar sein.

■ Erfordernis einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation!

■ Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt keine Verletzung der Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit.

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Internes Kontrollsystem, protokollierte Überprüfung, Organisationsverschulden

Technische und organisatorische Kontrollen (Rz. 40)■ Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen

sollen sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d.h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können.

■ Vorgabe: Plausibilitätskontrollen bei Dateneingabe und Inhalten, Lücken- oder Mehrfachbelegungsanalysen

■ Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren! (Hinweis auf §§ 30, 130 OWiG)

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Hinweis des IDW

■ GoBD, Rz. 40:„Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist bei DV-Systemen durch ein Zusammenspiel von technischen (einschließlich programmierten) und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen (z. B. Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, auto-matisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern).“

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Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (3)Grunds. d. Richtigkeit, Klarheit u. fortlaufenden Aufzeichnung: Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Rz. 45 ff.)■ Entwurfsfassung GoBD: „Länger als etwa zehn Tage darf ein

unbarer Geschäftsvorfall grundsätzlich grundbuchmäßig nicht unerfasst bleiben.“

■ Endgültige Fassung: Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich.

■ Werden Geschäftsvorfälle periodenweise statt laufend gebucht, muss● die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis

zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern erfolgen und● durch organisatorische Maßnahmen (bspw. Ablage in

gesonderten Ordnern oder elektronischen Grund(buch)-aufzeichnungen) ein Verlust der Unterlagen verhindert werden.

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Exkurs

■ Abgrenzung und Verdeutlichung der Begrifflichkeiten:● Geschäftsvorfall/Erfassung● Grundbuchaufzeichnung● Buchung

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Hinweis des IDW

■ Zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsvorfall als gebucht gilt, ist auch abhängig von einer in der Unternehmensorganisation festgelegten Entscheidung des Buchführungspflichtigen. Geschäftsvorfälle gelten als gebucht, wenn sie autorisiert und nach einem Ordnungsprinzip vollständig, richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Hierzu sind die Angaben zum Geschäftsvorfall zu ergänzen um● die Kontierung (Konto und Gegenkonto),● das Ordnungskriterium (Belegnummer),● das Buchungsdatum (Kennzeichnung des Zeitpunkts der

Buchung).

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Grundsätze der Richtigkeit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung: Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Randziffern 45 ff.)■ Jeder Geschäftsvorfall ist periodengerecht der

Abrechnungsperiode zuzuordnen, in der er angefallen ist.■ Hinweis: BFH-Rechtsprechung zur zeitlich korrekten

Umsatzbesteuerung!■ Praktische Probleme: Erst nach Fakturierung findet der

Geschäftsvorfall Eingang in die USt-Voranmeldung.

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Grundsätze der Richtigkeit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung: Unveränderbarkeit (Rz. 48 ff.)■ Erfüllen die Erfassungen Belegfunktion bzw. dienen sie

der Belegsicherung (auch für Vorsysteme wie die Warenwirtschaft) ist jede unprotokollierte Änderung unzulässig.

■ Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden.

■ Beispiel: Historisierung von Stammdaten!■ Praktischer Problemfall: Inhaltliche Aufbewahrung von

Ausgangsrechnungen und Lesbarmachung im Prüfungsfall aus den Fibu/Materialwirtschaftsdaten

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Belegfunktion und Buchungsangaben (1)

Unveränderbarkeit (Rz. 59 i.V.m. Rz. 5, Rz. 107-112)■ Rz. 5 enthält ausdrücklich keine Definition der von den

allgemeinen Grundsätzen der GoBD erfassten Daten.■ Umfang der Daten, die vom Grundsatz der

Unveränderbarkeit erfasst sind, nicht ausdrücklich abgegrenzt.

Ordnung (Rz. 64)■ Bei Papierbelegen werden zur Erfüllung der

Belegfunktion sowohl auf empfangenen als auch auf abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen Angaben● zur Kontierung● zum Ordnungskriterium für die Ablage und● zum Buchungsdatum verlangt.

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Ordnung (Rz. 64)■ Bei elektronischen Belegen kann dies auch durch

Verbindung mit einem Datensatz mit Kontierungsvermerken oder elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen.

■ Praxisbeispiel: Elektronischer Rechnungseingang Kontierungs- und Bearbeitungshinweise erfolgen auf einem Ausdruck; dieser wird eingescannt und mit der originär digital eingegangenen Rechnung verlinkt (analog dem zulässigen Verfahren bei eingescannten Papierdokumenten).

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Ordnung (Rz. 64)■ Ohne Angaben auf dem Papierbeleg oder elektronische

Verknüpfung hat der Steuerpflichtige die progressive und retrograde Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle innerhalb angemessener Zeit durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen!

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Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung(Rz. 71)■ Kein geeignetes Zuordnungskriterium zwischen Beleg

und Aufzeichnung sind mangels Eindeutigkeit in der Regel insbesondere● Beleg- oder Buchungsdatum● Kontoauszugsnummer sowie ● Name (bei umfangreichem Beleganfall)

■ Lösung?: Bei Kontoauszügen zusätzlich Blatt- und Positionsnummer (Rz. 74), bei Belegdatum zusätzlich Erfassungsdatum nachweisen.

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Hinweis des IDWIdentifikation eines Zahlungsbelegs

■ Im Rahmen der Erfassung eines Zahlungsbelegs sollten die entsprechenden Daten des Geschäftsvorfalls aus dem Buchungstext der jeweiligen Buchung ermittelt werden. Diese dienen zur Identifizierung des jeweiligen Geschäftsvorfalls.

■ Die Kontoauszugsnummer kann dann optional im Fremdbelegfeld mit erfasst werden.

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Belegfunktion undBuchungsangaben (5)

Journal- und Kontenfunktion: Erforderliche Buchungsangaben (Rz. 94)■ Eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des

Geschäftsvorfalls bei Aufteilung in Teilbuchungssätze (Buchungs-Halbsätze) oder Vorhandensein zahlreicher Soll- oder Habenkonten (Splitbuchungen).

■ Über die einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschl. Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.

■ Definition „Geschäftsvorfall“ in Rz. 16?

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Hinweis des IDWBeispiel Projektbuchhaltung

■ Eine Fehlinterpretation eines Geschäftsvorfalls könnte dazu führen, dass alle Vorgänge eines Projekts unter einer Belegnummer erfasst werden würden. Wie kritisch dies zu würdigen wäre, sieht man z.B. beim Kraftwerksbau.

■ Eine zusätzliche Projektbuchhaltung zur Analyse der angefallenen Geschäftsvorfälle ist hier zwingend notwendig.

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Internes Kontrollsystem (Rz. 100-102)■ Protokollierung insbesondere der Zugangs- und

Zugriffsberechtigungskontrollen gefordert!■ „Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch

anlassbezogen (z.B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht.“

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Unveränderbarkeit (Rz. 110)■ „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten

in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“

Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen(Rz. 110)■ Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze,

elektronischen Dokumente und Unterlagen kann hardwaremäßig, softwaremäßig (z.B. Sperren, Protokollierung, Historisierung) oder organisatorisch (z.B. Berechtigungskonzepte) sichergestellt werden.

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Aufbewahrung abgesandter Handels- und Geschäfts-briefe (Rz. 120)■ Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu

beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. (Hintergrund: Wiedergaben nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO ausreichend)

ABER: Werden diese jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt, so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig (Rz. 120).

■ Unabhängig davon bleiben die elektronischen Daten z.B. des Fakturierungssystems in jedem Fall aufbewahrungspflichtig

Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen

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Hinweis des IDW

■ Beispiel● Handelsbrief in MS Word erstellt

□ ausgedruckt□ unterzeichnet□ abgesandt und□ Kopie aufbewahrt□ MS Word-Datei ebenfalls aufbewahrt

■ Entwurfsfassungen von Handelsbriefen und Verträgen in MS Word?

■ Aufbewahrungspflicht betrifft u.E. steuerrelevante Daten. ■ Nicht die Entwurfsfassung ist (steuer-)relevant, sondern

der letztendlich abgeschlossene Vertrag.

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Maschinelle Auswertbarkeit (1)

Grundsatz (Rz. 126)■ Maschinelle Auswertbarkeit bei Daten, Datensätzen,

elektronischen Dokumenten und Unterlagen u.a. gegeben, die ● mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen● eine Volltextsuche ermöglichen oder ● auch ohne mathematisch-technische Auswertungen

■ eine Prüfung im weiteren Sinne ermöglichen (z.B. Bild-schirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Kriterien.

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Umwandlung in andere Formate (Rz. 129)■ Umwandlungen in andere Formate sind zulässig, wenn

die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

ABER: ■ Entsprechende Einschränkungen wie z.B. der Verlust von

Absenderinformationen im Header bei Speicherung einer E-Mail gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen.

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■ Umwandlung in andere Formate (Rz. 129)■ Unzulässig ist eine Reduzierung bereits bestehender

maschinellen Auswertbarkeiten■ Beispiele für unzulässige Umwandlungen des

Datenformats:● PDF/A-3 in Bildformate● Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in PDF ● Journaldaten einer Finanz- oder Lohnbuchhaltung in PDF

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Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen

Aufbewahrung von Zwischenformaten (Rz. 135)■ Bei Konvertierung in unternehmenseigene Formate sind

beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

■ Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden.

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Hinweis des IDW zu Rz. 119

■ Besondere Aufbewahrungsanforderungen für elektronische Dokumente und Unterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 AO● Die Anforderungen bestehen unabhängig davon, ob ein

zuverlässiges Konvertierungsverfahren eingesetzt wird bzw. eine Aufbewahrung im Produktiv- oder Archivsystem erfolgt.

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Ersetzendes Scannen von Papierbelegen

Grundsätze (Rz. 136 ff.)■ Farbwiedergabe nur erforderlich, wenn der Farbe

Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlicher Farbe)

■ Grundsatz: Nach Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit der elektronischen Version erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen oder Ergänzungen aufgebracht werden.

■ Alternative: Erneutes Einscannen der bearbeiteten Papierbelege und Bezug zum ersten Scanobjekt über einen gemeinsamen Index herstellen.

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Hinweis des IDW zu Rz. 139

■ Archivierungsprozess „spätes Archivieren mit oder ohne Barcode“ (gem. IDW RS FAIT 3, Tz. 28) weiter nach den GoBD zulässig, soweit● im Anschluss an den Scanvorgang keine weitere

Bearbeitung des elektronischen Dokuments erfolgt● die Papierbelege dem weiteren Bearbeitungsgang

entzogen werden, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können

● sofern nach dem Scanvorgang eine weitere Bearbeitung des Papierbelegs erfolgt, muss dieser erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).

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Besonderheiten bei der Aufbewahrung

■ Elektronische Vorsteuervergütung: Bei „begründetem Zweifel“ am Erstattungsanspruch kann vom Vergütungsmitgliedstaat die Vorlage der Originalrechnungen verlangt werden.

■ Ausgangsvermerk im „ATLAS-Ausfuhr“-Verfahren: Der von der Ausfuhrzollstelle dem Ausführer/Anmelder übermittelte Ausgangsvermerk im pdf-Format gilt als Nachweis für die Steuerbefreiung der Ausfuhr.

■ Elektronische Gelangensbestätigung: Sofern die Gelangensbestätigung per E-Mail übermittelt wird, verlangen die Finanzbehörden für den Nachweis der Herkunft eine sichere Aufbewahrung der kompletten E-Mail samt Anhang im elektronischen Original.

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Originalaufbewahrung trotz ersetzenden Scannens (Rz. 140) - Beispiele

■ Beurkundete oder beglaubigte Dokumente, Vollmachten, Papierdokumente mit Unterschrift: Besitzen im Original einen höheren Beweiswert (§§ 415 ff. ZPO). Die gescannte Variante gilt als Objekt des Anscheins (§ 299 a ZPO).

■ Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Bürgschaftserklärungen: Bei diesen kann durch deren Vernichtung angenommen werden, dass sie damit für ungültig erklärt werden sollen.

■ Erbscheine, Schuldscheine, Wechsel: Rückgabeverpflichtung

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Verfahrensdokumentation (1)

Gliederung (Rz. 151)■ Für jedes DV-System muss eine

Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

■ Gliederung:● Allgemeine Beschreibung● Anwenderdokumentation● Technische Systemdokumentation● Betriebsdokumentation

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Inhalte und Vorgaben■ Aussagekräftige und vollständige

Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen (Rz. 34).

■ Es muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Rz. 66).

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Inhalte und Vorgaben■ Zur Erfüllung der Belegfunktion verlangen die GoBD eine

Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen (Rz. 80).

■ Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen von Papierdokumenten (Rz. 136)

■ Beschreibung des Internen Kontrollsystems IKS (Rz. 102)■ Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung

(Rz. 106)

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Rechtsfolgen bei Verstößen

Verwerfen der Buchführung, Schätzung, Verzögerungsgeld■ Kein Verwerfen der Buchführung, sofern eine

mangelhafte Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt (Rz. 155)

■ Werden Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß (Rz. 104).

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Hinweis des IDW■ Eine Verfahrensdokumentation ist grundsätzlich

vorzuhalten.■ Bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation besteht das

Risiko, dass ein Verzögerungsgeld festgesetzt werden könnte.

■ Hinweis: Verzögerungsgelder können für einzelne Vorlageersuchen und somit mehrfach pro Außenprüfung festgesetzt werden.

■ Ob eine vorgelegte Verfahrensdokumentation mit Blick auf die Anforderung an die Ordnungsmäßigkeit ausreichend ist,● würdigen die zuständigen Finanzbehörden; im Regelfall soll

dies nach der Verwaltungsauffassung nicht zum Verwerfen der Buchführung führen

● unterliegt im Streitfall tatrichterlicher Würdigung.



Teil IBackup

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Prüfung von Datenträgern an Amtsstelle■ Die Außenprüfung im Rahmen des Z1-, Z2- und Z3-Zugriffs ist

in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchzuführen (§§ 200 Abs. 2 Satz 1 3. Alt., 147 Abs. 6 Satz 2 AO i.V.m. § 6 Satz 1 BpO).

■ GoBD, Tz. 168:● Datenträgerüberlassung umfasst nach Auffassung der

Finanzverwaltung die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des Steuerpflichtigen.

● Mitnahme aus der Sphäre des Steuerpflichtigen im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen.

■ Vgl. hierzu BFH anhängig., VIII R 44/09■ Ein Recht zur Prüfung erhaltener Daten außerhalb der

Örtlichkeiten des Stpfl. ergibt sich bei Nichtvorliegen von Prüfungshemmnissen insb. auch nicht aus § 37 Satz 1 BpO.

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Kumulativer Z1-/Z3-Zugriff? Ausübung des Auswahlermessens durch die BP

■ Ermessensausübung der Betriebsprüfung hinsichtlich eines kumulativen Z1- und Z3-Zugriffs dann pflichtgemäß, wenn der Z3-Zugriff geeignet, erforderlich und verhältnismäßig ist, um den von der Betriebsprüfung angestrebten Erfolg zu erzielen.● Z3-Zugriff in der Regel geeignet.● Erforderlich, wenn kein gleichermaßen geeignetes und für

die Stpfl. weniger belastendes Mittel zur Verfügung steht. ● Verhältnismäßigkeit

□ Zeit- und Arbeitsaufwand und die Kosten des Stpfl. zu berücksichtigen

□ bspw. bei Export großer Datenmengen, „Braunschweiger Modell“



Teil IIKonsequenzen für die

AbschlussprüfungCISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob

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Agenda

■ Konsequenzen aus Feststellungen zu den GoBD im Rahmen der Abschlussprüfung:● Die Konsequenzen der GoBD für die Abschlussprüfung● Berichterstattung im Prüfungsbericht● Bestätigungsvermerk● Fallbeispiele

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Die Konsequenzen der GoBD für die Abschlussprüfung

■ Als BMF-Schreiben keine Interpretation handelsrechtlicher Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Buchführung

■ GoBD sind keine Steuergesetze, sondern BMF-Schreiben, das nur für die Finanzverwaltung verpflichtend anzuwenden ist

■ GoBD führen zu einem weiteren Auseinanderlaufen handels- und steuerrechtlicher Anforderungen, insbesondere zur Auswertbarkeit von Daten

■ Kein umfassendes Normengerüst, jedoch Ausgangspunkt für die Rechtsfortbildung (z.B. Richterrecht)

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Berichterstattung (1) ■ Berichterstattungspflichten im Prüfungsbericht

● Berichterstattungspflichten aus der Prüfung des IT-gestützten Rechnungslegungssystems bestehen insbesondere aufgrund von□ Unrichtigkeiten und Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften (§

321 Abs. 1 Satz 3 HGB)

□ Feststellungen zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (§ 321 Abs. 2 Satz 1 HGB)

□ Beanstandungen, die nicht zur Einschränkung oder Versagung des Bestätigungsvermerks geführt haben, soweit sie für die Überwachung der Geschäftsführung von Bedeutung sind (§ 321 Abs. 2 Satz 2 HGB)

□ Ergebnis der Prüfung des Risikofrüherkennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB bei börsennotierten AG (§ 321 Abs. 4 Satz 1 HGB) und

□ Erweiterungen des Prüfungsauftrags (§ 53 HGrG)

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Berichterstattung (2)■ Berichterstattungspflichten im Prüfungsbericht:

● Zur Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Buchführung ist aus handelsrechtlicher Sicht stets Stellung zu nehmen. Dabei sollte sich der Abschlussprüfer auf solche Feststellungen beschränken, die zur Überwachung der Geschäftsführung geeignet sind.

● Bestehende Mängel des IT-Kontrollsystems aus handelsrechtlicher Sicht sind darzustellen, unabhängig davon, ob sie zu Fehlern in der Rechnungslegung geführt haben.

● Wesentliche zwischenzeitlich behobene Mängel in der Buchführung sind aus handelsrechtlicher Sicht im Prüfungsbericht darzustellen.

● Soweit diese Mängel einen sonstigen Gesetzesverstoß gegen Steuerrecht (AO) darstellen, ist darauf hinzuweisen, dass sie zwar als Ergebnis der Prüfungshandlungen entdeckt wurden, die Prüfung aber nicht darauf ausgerichtet war.

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Berichterstattung (3)

■ Berichterstattungspflichten im Prüfungsbericht:● Soweit diese Mängel keinen Gesetzesverstoß beinhalten,

aber einen Verstoß gegen die GoBD darstellen, empfiehlt es sich, zu unterscheiden, ob es sich um einen Verstoß handelt, der bereits eingetreten ist oder noch zukünftig geheilt werden könnte.

● Soweit ein Verstoß bereits vorliegt, ist abhängig von dessen Konsequenzen entscheidend, ob ein sonstiger Hinweis genügt oder eine Darstellung im Prüfungsbericht erfolgt.

● Unabhängig von der Form der Berichterstattung sollte in beiden Fällen darauf hingewiesen werden, dass die Feststellung zwar als Ergebnis der Prüfungshandlungen entdeckt wurde, die Prüfung aber nicht darauf ausgerichtet war.

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Arbeitshilfe: Konsequenzen der GoBD für die Berichterstattung

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Bestätigungsvermerk

■ Der Bestätigungsvermerk ist einzuschränken, ● wenn die wesentlichen Beanstandungen zwischenzeitlich

nicht behoben wurden● wenn die festgestellten Schwächen des IT-Systems bzw.

IT-Kontrollsystems zu wesentlichen Fehlern in abgrenzbaren Bereichen der Rechnungslegung führen oder

● wenn wesentliche Teile des IT-Systems nicht beurteilbar sind (Prüfungshemmnis),

● jedoch zu wesentlichen Teilen der Rechnungslegung ein Positivbefund möglich ist

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Fallbeispiele

Die neuen GoBD 2015Konsequenzen für


Teil IIIAm Beispiel eines elektronischen

Rechnungs-/ BeschaffungsprozessesCISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob

Dipl.-Finanzw. Bernhard Lindgens

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Elektronischer Rechnungs-/ Beschaffungsprozess (1)

Papier, Fax, E-Mail, IDOC, EDI(FACT), PDF, XML, … :Erkennungsmerkmale und Abgleiche

Klassifizierung des Belegs als Rechnung

Lieferantenerkennung (Abgleich mit Stammdaten)

Prüfung auf Vollständigkeit (§ 14 UStG)

Positionsabgleich / Positionsdatenerkennung

Validierung und Übergabe des Belegs

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Elektronischer Rechnungs-/ Beschaffungsprozess (2)Prüfungs- und Freigabeprozess

■ Automatische Zuordnung und Aufgabenverteilung■ Regelbasierte Steuerung ■ Vertreterregelung und Eskalationsmechanismen■ Nutzung mobiler Endgeräte zur Rechnungsfreigabe■ Kontinuierliche Protokollierung und Archivierung aller

Aktivitäten

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Elektronischer Rechnungs-/ BeschaffungsprozessBsp: Rechnung Papier, PDF, IDOC, EDI(FACT), …

automatisch

Import/Export ERP SystemRechnungsleser

Bestellungen

Empfänger

LieferantenERP System

(Lieferanten)

ohne Bestellnummer

ERP / Bestellwesen

online

manuell

Scannen/E-Mailkonto

OCR/Auslesen (z.B.) XML-

Daten

Lieferanten-abgleich

Kopf- und Fußdaten

Positionsdaten prüfen

Prüfungen § 14

UStG

ValidierungExport

mit Bestellnummer

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Rechnungsprüfung (1)

Definition „Innerbetriebliches Kontrollverfahren“(BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003)

■ Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnungen mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob● die Rechnung in der Substanz (hinsichtlich Qualität und

Quantität) korrekt ist, der Rechnungsaussteller also tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat,□ um zu gewährleisten, dass er nur die Rechnungen

begleicht□ zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist□ die angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

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Manuell, Buchungsvorschlag oder Automatisiert? (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003)

■ Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, auch nicht zur automatisierten Rechnungsverarbeitung!

■ Akzeptiert werden ausdrücklich sowohl EDV-unterstützte als auch manuelle Verfahren.

■ Ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein und Überweisungs- oder Zahlungsbeleg reicht aus.

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Innerbetriebliches Kontrollverfahren:Zweifelsfragen■ Gefährden stichprobenmäßig nachgewiesene

Prozessmängel den Vorsteuerabzug oder entscheidet das Gesamtbild?

■ Beispiele:● nicht bezahlte / doppelt bezahlte Rechnungen● Fehlmengen● nicht in Anspruch genommene Preisnachlässe● etc.

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Innerbetriebliches Kontrollverfahren bei Gutschriften(BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003)

■ Bei Gutschriften (nicht: kaufmännische Gutschriften) ist der leistende Unternehmer als Gutschriftsempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens verpflichtet.

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Rechtliche Rahmenbedingungen

Umsatzsteuerrisiko Mehrfachübermittlung(BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003)

■ Bis zu einer branchenübergreifenden und flächendeckenden Verbreitung des elektronischen Rechnungsversands werden viele Rechnungsempfänger weiterhin die Papierversion verlangen.

■ Die Befürchtungen einer doppelten Umsatzsteuerschuld durch Rechnungsversand auf Papier und in elektronischer Form wurden entkräftet:

■ Sofern inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden, schuldet der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer selbst dann nicht mehrfach, wenn die Rechnungen nicht als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind.

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eRechnung (1)

Aktuelle Zweifelsfragen - Allgemein■ Muss ich den Rechnungsempfänger vorher fragen oder

kann ich ohne vorherige Abstimmung Rechnungen per E-Mail senden?

■ Die zugesandte Rechnung entspricht nicht dem abgestimmten elektronischen Format. Muss ich die Rechnung an den Absender zurücksenden oder darf ich als Rechnungsempfänger das Format wandeln?

■ Sollte sich ein Unternehmen vor dem Aufsetzen eines eInvoicing-Projekts mit dem zuständigen Betriebsstätten-finanzamt abstimmen? Reicht die Aussage des Wirtschaftsprüfers?

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eRechnung (2)

Aktuelle Zweifelsfragen - Aufbewahrung■ Benötige ich ein (teures) Archiv-System oder reicht eine

Festplatte?■ Unterscheiden sich die Aufbewahrungsvorgaben für den

Rechnungseingangsbereich vom Rechnungsausgangs-bereich?

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eRechnung (3)

Aktuelle Zweifelsfragen – ZUGFeRD■ Im Unternehmen wird bei der automatisierten

Rechnungsverarbeitung der XML-Anhang der ZUGFeRD-Rechnung zugrunde gelegt. Welcher Anhang gilt bei dieser Vorgehensweise als Original?

■ Müssen in diesem Fall die XML-Inhalte mit den PDF-Inhalten abgeglichen werden?

■ Benötigen die Finanzbehörden in diesem Fall eine Visualisierung des XML-Anhangs?

■ Wenn ja, aller XML-Inhalte oder lediglich die Pflichtangaben nach § 14 UStG?

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Aufbewahrungspflichten (1)

Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen(BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003)

■ Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt und richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahmen, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigende Fehler vorgekommen sind.

■ Die Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen (nach § 14b UStG, § 147 AO einschl. GoBD) ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug!

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Aufbewahrungspflichten (2)

Erfüllen der Aufbewahrungsanforderungen(BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003)

ABER:■ Eine Verletzung der Aufbewahrungsanforderungen stellt

eine Ordnungswidrigkeit dar.■ Der Unternehmer trägt die objektive Feststellungslast für

seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.■ Das Finanzamt kann die abziehbare Vorsteuer unter

bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen.

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Aufbewahrung und Prüfungsbefugnisse

Steuervereinfachungsgesetz vom 1. November 2011:Neufassung § 14 Abs. 1 und 3, § 14b, § 27, § 27b UStG

■ Zugleich: Zugriff auf elektronische Rechnungen im Rahmen der (unangekündigten) Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG:„Soweit dies ... erforderlich ist, hat der die Umsatzsteuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.“

■ Folge: Datenzugriff nicht mehr auf förmlich (mit Prüfungs-anordnung) angekündigte Außenprüfungen beschränkt

■ Handlungsbedarf: Lückenlose Aufbewahrung elektronischer Abrechnungen und rechtzeitige Einrichtung von Benutzerprofilen!

68

Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen (1)

Aufbewahrung von E-Mails und Kontoauszügen (Randziffer 121)

■ Grundsatz: Auch E-Mails sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig!

■ Jedoch keine Aufbewahrungspflicht für E-Mails in den Fällen, in denen die Rechnungsinhalte oder Kontoauszugsdaten ausschließlich im E-Mail-Anhang enthalten sind und die E-Mail nur als „Transportmittel“ dient.

■ Achtung: Gilt nicht für elektronische Gelangens-bestätigungen im innergemeinschaftlichen Warenverkehr!

69


Aufbewahrung von E-Mails und Kontoauszügen (Randziffer 131)

■ Elektronisch eingehende Rechnungen und Kontoauszüge müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.

■ Erfolgt eine zusätzliche Verarbeitung (z.B. OCR-Verfahren), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.

70

Innergemeinschaftliche Lieferung/Erwerb: Nachweispflichten

Elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung(BMF-Schreiben vom 16. September 2013, Az.: IV D 3 – S 7141/13/10001)

■ Grundsatz: Sofern die ausgefüllte Gelangensbestätigung der E-Mail beispielsweise im PDF-Format angehängt ist, kommen Unternehmen für den Nachweis der Herkunft nicht um eine sichere Aufbewahrung der kompletten E-Mail samt Anhang im elektronischen Original herum.

■ Ein Ausdruck reicht lediglich für umsatzsteuerliche Zwecke!

71


Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen:Teilnahme am „ATLAS-Ausfuhr“-Verfahren■ Für Ausfuhren in Drittstaaten besteht seit dem 1. Juli 2009 EU-

einheitlich die Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren „ATLAS-Ausfuhr“.

■ Zu den wenigen zugelassenen Ausnahmen vom elektronischen Ausfuhrverfahren zählen Ausfuhren mit geringer wirtschaftlicher Bedeutung oder Ausfuhranmeldungen bis zu einem Warenwert von 1.000 Euro.

■ Als Nachweise werden hier weiterhin handelsübliche Belege wie Frachtbrief, Rechnung, Lieferschein anerkannt, sofern die Ausfuhr durch Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum auf der Rückseite der Belege quittiert ist.

72


Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen:Ausgangsvermerk im „ATLAS-Ausfuhr“-Verfahren(BMF-Schreiben vom 3. Mai 2010, Az.: IV D 3 ‑ S 7134/07/10003)

■ Die bisherige schriftliche Ausfuhranmeldung wurde durch eine elektronische Version ersetzt.

■ Nunmehr übermittelt die Ausfuhrzollstelle dem Ausführer/Anmelder einen Ausgangsvermerk als pdf-Dokument, der neben den Daten der ursprünglichen Ausfuhranmeldung zusätzliche Feststellungen und Ergebnisse der Ausfuhrzollstelle enthält.

■ Diese pdf-Datei gilt als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung der Ausfuhr.

73


Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen:Aufbewahrungspflicht der EDIFACT-Nachrichten(BMF-Schreiben vom 3. Mai 2010, Az.: IV D 3 ‑ S 7134/07/10003)

■ „Die Unternehmen haben die mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten zu archivieren (§ 147 Abs. 6 und § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 AO).“

■ Weggefallen: Archivierungspflicht des Logbuchs

74

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:Übersicht der betroffenen Leistungen■ „Elektronisch erbrachte sonstige Leistungen“ werden im

Wesentlichen automatisiert und ohne nennenswerte menschliche Beteiligung über das Internet oder ein anderes elektronisches Netz ausgeführt. Dazu zählen nach der maßgeblichen EU-Richtlinie 2002/38/EG vom 7. Mai 2003 insbesondere die● Bereitstellung von Websites, Webhosting, Fernwartung von

Programmen und Ausrüstungen sowie das Online-Data-Warehousing

● Bereitstellung von Software und deren Aktualisierung einschließlich der automatisierten Online-Installation von Filtern auf Websites und von Firewalls

Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (1)

75

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:Übersicht der betroffenen Leistungen

● Bereitstellung von Bildern, Texten und Informationen. Hierzu gehören neben dem Herunterladen von Fotos, Bildschirmschonern, E-Books und anderen Publikationen auch die Abonnements von Online‑Zeitungen und Informationsdiensten wie Verkehrsinformationen und Börsennachrichten sowie die Bereitstellung von Werbeplätzen für Bannerwerbung auf Webseiten

● Bereitstellung von Musik, Filmen und Spielen, einschließlich Glücksspielen und Lotterien sowie von Sendungen und Veranstaltungen aus den Bereichen Politik, Kultur, Kunst, Sport, Wissenschaft und Unterhaltung

● Erbringung von Fernunterrichtsleistungen sowie nicht zuletzt● Online-Versteigerungen über automatisierte Datenbanken


76

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:Registrierungspflichten■ Damit von 2015 an dem jeweiligen Staat die ihm

zustehende Steuer nicht verloren geht, müssten sich von der Neuregelung betroffene Unternehmen eigentlich in jedem Land registrieren lassen und Umsatzsteuererklärungen abgeben, in dem auch nur ein einziger privater Kunde ihre Leistungen in Anspruch nimmt.

■ Hintergrund: Eine aus Vereinfachungsgründen sinnvolle Schwelle vergleichbar der Umsatzsteuer-Befreiung für Kleinsendungen bis zu 22 Euro ist nicht vorgesehen.


77

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:„MOSS“ als einzige Anlaufstelle ■ EU-Unternehmen profitieren von einer Sonderregelung

für ihre Umsätze in anderen Mitgliedstaaten■ Ein bei den nationalen Finanzbehörden eingerichteter

sogenannter „Mini-One-Stop-Shop (MOSS)“ ermöglicht ihnen die steuerliche Registrierung, Abgabe von Erklärungen und Zahlung der Umsatzsteuer in ihrem eigenen EU-Ansässigkeitsstaat.

■ Voraussetzung ist allerdings, dass vom Unternehmer alle in anderen Mitgliedstaaten erbrachten elektronischen Dienstleistungen einheitlich über das vereinfachte MOSS-Verfahren abgewickelt werden.


78

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:„MOSS“ als einzige Anlaufstelle ■ Deutsche Unternehmen können die Teilnahme an der

Sonderregelung auf elektronischem Weg beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereits seit dem 1. Oktober 2014 beantragen, ihre Steuererklärung ab 2015 bis zum 20. Tag nach Ende des Besteuerungszeitraums ebenfalls elektronisch zentral übermitteln und anschließend die fällige Umsatzsteuer insgesamt entrichten.

■ Ausgenommen davon sind lediglich Umsätze in anderen EU-Mitgliedstaaten, in denen bereits eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte besteht.


79

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:Aufwändige Anpassung der Rechnungsstellung■ Weitaus schwieriger als die Erfüllung der Melde- und

Erklärungspflichten dürfte sich angesichts der Bandbreite der europäischen Umsatzsteuersätze von derzeit 15 bis immerhin 25 Prozent in der Praxis dagegen die korrekte Rechnungsstellung gestalten.

■ Hintergrund: Sofern der Ort der elektronischen Dienstleistung anders als bislang ab 2015 im EU-Ausland liegt, darf statt der deutschen Umsatzsteuer ausschließlich der im jeweiligen Mitgliedstaat gültige Steuersatz in der Rechnung ausgewiesen sein.


80

Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr:Kontrollpflichten des leistenden Unternehmers??■ Dazu müssen die Unternehmen den tatsächlichen

Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt ihrer privaten Kunden aber erst einmal kennen.

■ Laut Frage-/ Antwort-Liste der Europäischen Kommission (http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/e-commerce/article_1610_de.htm) ist eine Erklärung des Kunden mit Angabe einer vom Unternehmer anhand der Kreditkarte oder „anderer Mittel der geografischen Ortung“ überprüfbaren Rechnungsanschrift nicht nur akzeptabel, sondern entspricht „der gängigen Geschäftspraxis“.


81

Verfahrensdokumentation | Blickrichtung BP

■ Nachvollziehbarkeit des Gesamtverfahrens

■ Umgang mit Fehlerfällen■ „Besondere“ Geschäftsvorfälle■ Umgang mit Bearbeitungsvermerken■ Zugriffsberechtigungen ■ Unveränderbarkeit der Daten■ Auffindbarkeit von Belegen und Daten■ Handhabung von Medien■ Versionierung und Aktualität der

Dokumentation■ Abgleich Dokumentation und gelebtes

Verfahren in Stichproben

Prüfpfad

IT-Sicherheit

Generell

82

Vorsteuern und Rechnungsangaben | Auch elektronisch§§ 14, 14a UStG, §§ 31-34 UStDV, A 14.5 und 14a.1 UStAE

Vollständiger Name undvollständige Anschrift des Leistungsempfängers 1

Ggf. Angabe USt-IdNr. des Leistungsempfängers beiinnergemeinschaftlicherLieferung oder sonstiger Leistung innerhalb der EU

2

Einmalige fortlaufende Rechnungs-Nr. 3

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder bei Anzahlungen (sofern bekannt)der Zeitpunkt der Anzahlung

4

Menge und handelsüblicheBezeichnung der Lieferung

oder sonstigen Leistung5

Hinweis auf etwaige Steuer-befreiung oder etwaige Steuer-Schuldnerschaftdes Leistungsempfängers

6

Sonst. Zusatzangaben § 14a UStG

Anzuwendender Steuersatz

7

Vollständiger Name undvollständige Anschrift des leistenden Unternehmens 8

Angabe der vom Finanzamterteilten Steuer-Nr. oder Angabe der vom Bundesamt für Finanzen erteilten USt-IdNr.

9

Ausstellungsdatum der Rechnung 10

Aufschlüsselung nachSteuersätzen 11

Ausweis des Nettobetrages12

Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag 13

Hinweis auf jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 14

Mechanik und Elektronik – Materialkosten 1.000,00 EURUmsatzsteuer 19 % 190,00 EUR

Rechnungsbetrag 1.190,00 EUR

Rechnungsbetrag Gesamt 1.190,00 EUR 2% Skonto bei Zahlung bis 23.3.2012

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum…. Kto: XXX BLZ XXX

Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen.

Lieferant: M+S GmbHStraße XY Stadt XYSteuernummer Finanzamt XXXXUSt-IdNr. DE XXXXXXX

AnKunde: Motoren GmbH(USt-IdNr.)Straße XYXX Stadt

09.03.2012

Rechnung Nr. XXXLieferscheinnr- xxx vom 09.03.2012

12

3

5

7

8

9

10

1213

14

4

14

83

Elektronische Rechnungsstellung ab Juli 2011

Richtlinie vom 13.7.2010 (RL 2010/45/EU) – RechnungsrichtlinieÄnderung Art. 233 MwStSystRL

Regierungsentwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 02.02.2011Änderung § 14 Abs. 1 u. 3 sowie § 14b 1 S. 2 u. § 27b 2 UStG

Rechnungen in PapierformElektronisch übermittelte Rechnungen

Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers

Gewährleistung der Echtheit der Herkunft (Authentizität) und der Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) von Rechnungen und Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung

Qualifizierte elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur mit

Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz

Elektronischer Datenaustausc

h (EDI)

Vollständige Rechnungsangaben des § 14 Abs. 4, 14a UStG

Vorsteuerabzug § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG=

Umzusetzen bis

01.01.2013 Für Umsätze

nach dem 30.06.2011 !

Innerbetriebliches Kontroll-verfahren (Herstellung eines

Prüfpfads zwischen der Rechnung und der

zugrunde liegenden Leistung) ++ +

bisher

neu

84

Musterprozess Eingangsrechnungen und Datenquellen

■ Der Musterprozess

E-Mail PDF-Rech-nung

Absender (E-Mail)Eingangs-datum

Lieferant Vorsystem ERP-SystemTrans-formation Buchungs-satz OCR/Man.

FIBURE

Freigabe Zahlung

BankE

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Rec

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Bes

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WE

Zahl

ungs

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tei

Kon

to-

ausz

ug

Referenz#AdresseUStG-§-14-FelderBeträgeLeistungs-positionen

Beleg#BetragKontie-rung

Kreditor-stammKreditor#Adresse

Artikel#MengeBezeich-nungenWerte

Artikel#MengeWerte

Kreditor#BetragFreigabe

Da-teien/ Tabel-len

Daten-felder

85

Prüfung | E-Mail-Eingang

■ E-Mail-Adresse Absender bekannt● Domäne Kreditor bekannt● Definierte Lieferantenadresse

■ Eingangsdatum plausibel und archiviert (Datum des Vorsteuerabzugs!)

■ Datei im Anhang oder Leistungspositionen im E-Mail-Body (Dateiendung bzw. Format-Tags)

E-Mail PDF-Rechnung

Dateien/ Tabellen

Daten-felder

Em

pfan

gs-

prot

okol

l

Absender (E-Mail)Eingangs-datum

Lieferant Vorsystem

86

Prüfung | Transformation

■ Vollständigkeit UStG §14-Datenfelder

■ Plausibilität USt-ID-Nummer■ Plausibilität Beträge■ Rechnerische Richtigkeit■ Vorsteuer-Betrag/

Steuerschlüssel■ Plausibilität

Kreditor/Kreditoradresse

Trans-formation Buchungs-satz OCR/Man

Rec

hnun

gs-

date

n

Referenz#AdresseUStG-§-14-FelderBeträgeLeistungs-positionen

87

Prüfung | Finanzbuchhaltung

■ Dokumenten-ID (Archiv) vs. fortlaufende Belegnummer

■ Plausibilität Kontierung (Gegenkontenanalyse)

■ Steuerschlüssel■ Umsatzsteuerverprobung■ Existenz Referenznummer (z.B.

Bestellnummer)■ Zuordnung Leistungszeilen (z.B.

Artikel)■ Plausibilität Mengen■ Plausibilität Wert

FIBURE

Kre

dito

r

ERP-SystemH

aupt

buch

Bel

eg

Beleg#BetragKontierung

Kreditor-stammKreditor#Adresse

88

Prüfung | Zahlungsanspruch

■ Prüfung Rechnung gegen Wareneingang

■ Prüfung Rechnung gegen Bestellung

■ Übereinstimmung Preise & Mengen

■ Übereinstimmung Konditionen■ „Abstand“ Datumsfelder■ Elektronische Signatur (Freigabe

im Workflow, Userkennung für Transaktionen)

Freigabe

Bes

tellu

ng

Leis

tung

s-ze

iten

Artikel#MengeBezeich-nungenWerte

Artikel#MengeWerte

WE

89

Prüfung | Zahlung

■ Prüfung Belege und Referenzen■ Prüfung Rechnungsbetrag gegen

Zahlbetrag■ Prüfung Rechnungskreditor

gegen Zahlungsempfänger (Bankverbindung)

ZahlungZa

hlun

gs-

date

n

Kreditor#BetragFreigabe

90

Prüfung | Große Kontrollklammer und asynchrone Prüfung

■ Abgleich E-Mail-Adressen Eingang mit Zahlungen (Anzahl)

■ Vollständigkeit Archivdokumente und FiBu-Belege

■ „Große Umsatzprobe“ Summe aller Belegzeilen mit Rechnungssummen

■ Umsatzsteuerverprobung nach Konten

■ Keine Lücken in Rechnungsnummern

■ Keine „alten“ Verbindlichkeiten■ Analyse WE/RE-Konten

■ Prüfung Änderungen Kreditorenstammdaten

■ Prüfung CPD-Nutzung■ Prüfung Änderung

Kontenfindung■ Prüfung Verwendung von

Mahnsperren■ Prüfung auf Doppelzahlungen■ Statistische Analysen

(Benford & Hill)■ Prüfung

Funktionstrennungsmatrix

91

IDW PH 9.330.3 | Verwendung des Prüfungshinweises (1)

Risiken Kontrollen/Maßnahme Kontrollziele desUnternehmens

Beschreibungder Datenanalyse

Daten-/Analysegrundlage

Betroffene Aussagenin der Rechnungslegung

VS

R GK

ZB

VS

G VH/E

PA

B Z A

UnvollständigeErfassung undVerarbeitungvon Geschäftsvor-fällen/nichtroutinemäßigeVerarbeitungvon Geschäftsvor-fällenim Einkauf

Das ERP-System lehnt Wareneingangsbuchungen bei fehlender Bestellung ab und stellt dadurch sicher, dass ausschließlich Warenannahmen aus verbindlichen Bestellungen erfolgen

X X Abstimmung der im System erfasstenBestellungen mit den im System erfassten Wareneingängen anhandvon Bestellnummern und Herausfilternvon Wareneingängen ohne Bestellung

Journal des GJ X

Die Buchung der Eingangsrechnung ist systemseitig nur möglich, wenn sowohl die Bestellung als auch der Wareneingang im ERP-system erfasst sind

X X Abstimmung der Rechnungseingänge anhand von Bestellnummern mit denWareneingängen und den Bestellungen, um Preis- und Mengenabweichungen festzustellen

Journal des GJ X X X X

Die Freigabe der Zahlungen ist nur möglich, wenn die Eingangsrechnung imWarenwirtschaftssystem erfasst ist

X X Abstimmung der gebuchten Eingangsrechnungen im Warenwirtschaftssystem (z.B. anhand von Mengen und Preisen) mit den geleisteten Zahlungsbeträgen inder Finanzbuchhaltung


Buchungen in der Materialwirtschaft erfolgenanhand der festgelegten Buchungsverfahren

X X Analyse der von den Mitarbeitern verwendeten Belegarten mit den nach den Vorgaben vorgesehenenBelegarten


Stichprobenhafte Kontrolle derBestellungen durch den Prozessverantwortlichen

X X Analyse auf Buchungen, die nahe denSchwellwerten liegen (Kreditorenlimite, Bestelllimite, etc.)

Journal des GJ X X X X X

92






VS

R GK

ZB

VS

G VH/E

PA

B Z A

UnvollständigeErfassung undVerarbeitungvon Geschäftsvor-fällen/nichtroutinemäßigeVerarbeitung von Geschäftsvor-fällenim Vertrieb

Die Buchung der Ausgangsrechnung ist systemseitig nur möglich, wenn sowohl der Kundenauftrag als auch der Warenausgang imERP-System erfasst sind

X X Abstimmung der im Warenwirtschaftssystem erfassten Kundenaufträge mit den Warenlieferungen

Journal des GJ X X X X X X

Die Buchung von Preisabweichungen ist nur möglich, soweit im ERP-System entsprechende Toleranzen hinterlegt wurden und unterschritten sind. (Richtigkeitdes Rechnungsinhalts)

X Abstimmung der im Warenwirtschaftssystem erfassten Angebotspreise mit den Rechnungspreisen und Analyse aufAbweichungen zwischen den Preisen

Journal des GJ/Log-Datei über ParameteränderungenERP-System

X X X

Die Buchung einer Gutschrift kann systemseitig nur zu einer im System erfassten Warenauslieferung führen

X X Analyse der im Warenwirtschaftssystem erfassten Retouren auf den dazugehörigen Wareneingang und die Gutschrift in der Finanzbuchhaltung

Journal des GJ Buchungsstoff des GJ /Log-Datei über ParameteränderungenERP-System

X X X

Die Buchung der Ausgangsrechnung ist systemseitig nur möglich, wenn die Warenauslieferungen im ERP-System erfasst sind

X Abstimmung der im Warenwirtschaftssystem erfassten Warenauslieferungen mit den in der Fibu erfassten Rechnungen und Selektion der Rechnungen ohne Warenlieferungen

Journal des GJ X X X x

93






VS

R GK

ZB

VS

G VH/E

PA

B Z A

UnvollständigeErfassung undVerarbeitungvon Geschäftsvor-fällenbei heterogenen IT-Systemen

Nachverfolgung von Übertragungsfehlern durch den Prozessverantwortlichen auf Grundlage von Fehlerprotokollen

X Abstimmung der Nebenbuchhaltungen(Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) mit der Finanzbuchhaltung durch Aufsummierung aller Geschäftsvorfällein den Nebenbuchhaltungen mit den in der Fibu erfassten Gesamtbeträge

Buchungsstoff des GJ/ Log-Datei des ERP-Systems

X X

Nachverfolgung von Übertragungsfehlern durch den Prozessverantwortlichen auf Grundlage von Fehlerprotokollen

X Abstimmung der Lohnsummen je Lohnart aus der Lohnbuchhaltung mit den in der Finanzbuchhaltung auf den Lohnkonten gebuchten Beträgen

X x

Documents

Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil I Grundlagen und Entwicklung der neuen GoBD 2015 CISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob