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die Ontogenese der Akte · PDF fileAnforderungen elektronischer Verwaltungsarbeitsplatz ... Zustandsautomat (Zirkulation, Status, ... Struktur Akte/Vorgang/Dokument

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Text of die Ontogenese der Akte · PDF fileAnforderungen elektronischer Verwaltungsarbeitsplatz ......

  • MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 1

    E-Verwaltung mit

    Microsoft Office und SharePoint

    - die Ontogenese der Aktenbearbeitung

    Michael Orthey, Dipl. Ing. Techn. Informatik

    Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications

  • MATERNA GmbH 2012 2 www.materna.de

    Agenda

    Begrung

    Firmenvorstellung

    Elektronische Verwaltungsarbeit

    E-Zusammenarbeit

    E-Akte mit dem MATERNA eAkte-Basispaket

    eAkte-Basispaket mit OpenText Langzeitspeicherung und Aussonderung

    E-Vorgangsbearbeitung

    E-Fachverfahren (Ausblick)

    Schlussbetrachtung

  • MATERNA-Unternehmensgruppe

    155 Mio. Umsatz

    (2011, vorl.)

    1.300 Mitarbeiter

    Gegrndet 1980

    Finnland

    Schweden

    Dnemark

    Polen

    Slowakei

    Rumnien

    Bulgarien Italien

    Schweiz sterreich

    Grobritannien Niederlande

    Deutschland

    Dortmund

    Dsseldorf

    Bad Vilbel

    Gppingen

    Erlangen

    Mnchen

    Dresden

    Bremen Hamburg

    Berlin

    Dr. Winfried Materna Helmut an de Meulen

    Heidelberg

    Tschechien

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 3

  • Government Services von MATERNA

    4 www.materna.de

    Behrdenkommunikation Automatisierung von

    Fachaufgaben Beratungsleistungen

    Fachanwendungen Mitarbeiterportale Behrdenportale Beratungsergebnisse

    Behrdendarstellung

    Zustndigkeiten &

    politischer Auftrag

    Interne Kommunikation

    Organisationsberatung

    Prozessberatung

    Change Management

    Prozesse zu Brgern und

    Wirtschaft

    Verwaltungsinterne

    Verfahren

    Vorgangsbearbeitung

    www.materna.de 4 MATERNA GmbH 2012

  • Kompetenzen und strategische Partner DMS/VBS

    Mehr als 20 Jahre erfolgreich im Dokumenten-

    Management- und DMS/VBS-Markt ttig

    Umfangreiches Know-how in Archivierung, DMS,

    Workflow, E-Mail-Management, Postbearbeitung,

    Output-Management

    Team aus ber 12 DOMEA-zertifizierten

    Mitarbeitern speziell fr die Behrdenbetreuung

    Entwicklung des eAkte-Basispaketes

    Team aus ber 14 SharePoint-zertifizierten

    Mitarbeitern speziell fr die Behrdenbetreuung

    Microsoft Technologie Partner im Beta-Programm

    MATERNA GmbH 2012 5 www.materna.de

  • E-Zusammen-

    arbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Fach- verfahren

    Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung

    Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Zusammen-

    arbeit

    E-Fach- verfahren

    E-Akte E-Akte

  • E-Zusammenarbeit

    Anforderungsberblick

    Kollaborationsmglichkeiten

    Projektrume, virtuelle Arbeitsrume

    Diskussionsforen

    Wiki (Weborientierte Textsysteme)

    Blog (ffentlich gefhrtes Tagebuch z. B. zu Fachthemen)

    Wissensmanagement

    muss 3 Faktoren vereinigen: Mensch, Organisation und Technologie

    Lsst sich grundstzlich von SharePoint 2010 bereitstellen

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 7

  • E-Zusammen-

    arbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Fach- verfahren

    Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Zusammen-

    arbeit

    E-Fach- verfahren

    E-Akte E-Akte

    Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung

  • Anforderungen elektronischer Verwaltungsarbeitsplatz E-Akte

    www.materna.de 9

    Recherche

    Rechts- und Beweissichere Aufbewahrung

    Aktenzeichen

    Geschftszeichen

    Aktenplan

    Bestandsverzeichnis

    Aktenbildung

    Vorgangsbildung

    Ordnen Registrieren

    Bereit-stellen

    Langzeit-speicherung

    MATERNA GmbH 2012

  • Features: MATERNA eAkte-Basispaket

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 10

    Registrierung

    Recherche Bereitstellung

    Wiedervorlage

    Zugriffsberechtigung

    Aufbewahrung

    Aktenplan

  • Intuitiv

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 11

    Dokumenten-Management aus Microsoft Office

    Microsoft SharePoint im Hintergrund

  • Die Schreibmaschine des 21 Jahrhunderts

    www.materna.de 12 MATERNA GmbH 2012

  • Arbeitsplatz der Zukunft

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 13

    Dokumentenbearbeitung Wiedervorlage Aktenfhrung

  • Webbrowser

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 14

    Benutzerdialoge des eAkte-Basispakets

    Office

    Recherche

    Aktenablage

    Volltextsuche

    Parametersuche

    Akten

    Dokumente

    Vorgnge Metadatendialoge

    Akte und Vorgang

    Dokumente

    Schriftstckverwaltung

    E-Mail und Anhang

    Dateisystem

    Office-Dokument

    Dokumentvorlagen

    Verwaltung

    Dokumentvorlagen

    Berechtigungen

    Organisationseinheiten

    Aktenverwaltung

    Website-Sammlungen

    Kennzeichendefinition

  • MATERNA GmbH 2012 15 www.materna.de

    Rechte und Zugriffskonzept

    SG 1

    Akten

    Vorgnge

    SG 2

    Akten

    Vorgnge

    Sachbearbeiter

    Lesen/Anlegen

    Lesen

    Lesen

    Lesen/Anlegen

    Lesen

    Lesen/Anlegen

    Sachbearbeiter

    Fachadmin

    Optional

    Lesen

  • MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 16

    Skalierbarkeit der Anforderungen: eAkte-Basispaket

    ::: Szenario :::

    Posteingang verbuchen und Rckantwort erstellen

    Posteingang Recherche

    der Akte

    Anlegen eines

    Vorgangs

    Zuordnen der E-Mail-

    Anhnge zum Vorgang

    Anlegen einer

    Wiedervorlage

    Verfassen eines

    Schriftstcks

  • www.materna.de 17

    Schritt 1: Bearbeitung des Posteingangs

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 18

    Schritt 2: Recherche der Akte

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 19

    Schritt 3: Anlegen eines Vorgangs

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 20

    Schritt 4: Zuordnung der E-Mail-Anhnge zum Vorgang

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 21

    ... und Auflistung der bernommenen Dokumente

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 22

    Schritt 5: Anlegen einer Wiedervorlage

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 23

    und erneutes ffnen des Vorgangs ber den Kontext

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 24

    und erneutes ffnen des Vorgangs ber den Kontext

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 25

    und erneutes ffnen des Vorgangs ber den Kontext

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 26

    Schritt 6: Erstellung eines Antwortschreibens

    MATERNA GmbH 2012

  • www.materna.de 27

    und Ablage des neuen Schriftstcks zum Vorgang

    MATERNA GmbH 2012

  • E-Zusammen-

    arbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Fach- verfahren

    Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Zusammen-

    arbeit

    E-Fach- verfahren

    E-Akte E-Akte

    Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung

  • Featureliste Nintex

    Design, keine Programmierung:

    Grafische Oberflche

    Erweiterung ber SDK mglich

    Verbindung zu Drittsystem ber Standards:

    SOAP, REST, WebDAV, Exchange Server, SQL

    Leichter Ex-/Import

    Features:

    Zustandsautomat (Zirkulation, Status, Wiederholung)

    Ad-hoc Delegieren

    Standardlaufwege fr Benutzer

    Berechtigungen, Versionierung fr Workflows

    www.materna.de 29 MATERNA GmbH 2012

  • Schlusszeichnen Mitzeichnen Mitzeichnen

    Mitzeichnungsworkflow fr die Vorgangsbearbeitung

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 30

    Sachbearbeiter

    Vorgang

    Status:

    Vorlage

    SG-Leiterin

    Referats-

    leiter

    Genehmigt Genehmigt

    Abteilungs-

    leiter

    Abgelehnt Abgelehnt Abgelehnt

    Vorgang

    Status:

    z.d.A.

    Danach:

  • Vorgangsstatus ndern

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 31

    Vorgangsstatus wird in

    Vorlage gendert

    Daraufhin startet der

    Workflow in SharePoint

  • E-Mail Benachrichtigung ber eine Workflowaufgabe

    www.materna.de 32 MATERNA GmbH 2012

  • Mitzeichnungsaufgaben

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 33

  • Vorgang z.d.A. verfgt

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 34

  • E-Zusammen-

    arbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Fach- verfahren

    Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

    E- Vorgangs-

    bearbeitung

    E-Zusammen-

    arbeit

    E-Fach- verfahren

    E-Akte E-Akte E-Langzeit-

    speicherung

    Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung

  • Lebenszyklus von Vorgngen innerhalb der E-Akte

    MATERNA GmbH 2012 www.materna.de 36

    (1) Anlegen eines Vorgangs innerhalb der E-Akte

    (2) Vorgangsbearbeitung

    (3) Aufbewahrung der zugehrigen Akten fr Dauer der Transferfrist im Sharepoint

    (4) Transfer der Akten in das Archiv - Zugriff ber die E-Akte bleibt erhalten

    (5) Automatisierte Aussonderung nach Ablauf der Aussonderungsfrist

    Initiieren Bearbeitung abgeschlossen Transfer Abschluss

    bernahme Aussonderung

    Bearbeitungszeit Transferfrist

    Transfer ins Archiv

    Aufbewahrungsfrist

  • MATERNA GmbH 2012 37 www.

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