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Merkblatt
Dienst- und Fortbildungsreisen
Hochschule Ansbach
Sachgebiet 2.3 Finanzen
Stand: Juni 2013
Inhaltsverzeichnis
1. Allgemeiner Sparsamkeitsgrundsatz ................................................................................................ 1
2. Wer hat Anspruch ............................................................................................................................. 1
3. Genehmigung ................................................................................................................................... 1
4. Dienstgänge ..................................................................................................................................... 2
5. Dienstreisen ..................................................................................................................................... 2
6. Fortbildungsreisen ............................................................................................................................ 2
7. Antrittsort .......................................................................................................................................... 3
8. Reisekostenvergütung ...................................................................................................................... 3
a. Fahrtkostenerstattung (Bahn, Bus, Flugzeug etc.) .......................................................................... 3
b. Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (KFZ) ......................................................................... 4
c. Tagegeld .......................................................................................................................................... 6
d. Übernachtungsgeld .......................................................................................................................... 6
e. Erstattung der Nebenkosten............................................................................................................. 6
9. Auslandsreisen ................................................................................................................................. 6
10. FAQ - Häufig gestellte Fragen ..................................................................................................... 7
Wie hoch ist das Tagegeld bei einer Dienstreise? ........................................................................... 7
Wie hoch ist das Tagegeld, das ich bei einer Fortbildungsreise bekomme? ................................... 7
Wann handelt es sich um eine Dienstreise und wann um eine Fortbildungsreise?......................... 7
Wie teuer darf mein Hotelzimmer sein? ........................................................................................... 8
Wird bei Fortbildungsreisen die Übernachtungsgeldpauschale von 18,50 € gezahlt? .................... 8
Habe ich bei einer Reise dienstlichen Vollkaskoschutz, wenn ich mein privates Kraftfahrzeug benutze? ........................................................................................................................................... 8
Kann ich bei einer Fortbildungsreise die 1. Klasse benutzen? ........................................................ 8
Werden Parkgebühren bezahlt? ...................................................................................................... 8
Muss ich unentgeltlich zur Verfügung gestellte Mahlzeiten unbedingt angeben? ........................... 8
11. Ansprechpartner .......................................................................................................................... 8
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1. Allgemeiner Sparsamkeitsgrundsatz
Dienstreisende und Anordnende sind nach dem allgemeinen Sparsamkeitsgrundsatz der Bayerischen Haushaltsordnung gehalten, bei der Planung, Beantragung, Genehmigung, Anordnung und Durch-führung von Dienst- oder Fortbildungsreisen, bzw. Dienstgängen besonders sorgfältig zu prüfen, ob diese unbedingt notwendig sind und ihr Zweck nicht auf andere, für den Dienstherren kosten-günstigere Weise erreicht werden kann.
Sie müssen dafür sorgen, dass eine notwendige Dienstreise zeitlich so schnell (Dauer) und in finanzieller Hinsicht so sparsam wie möglich ausgeführt und die Zahl der Teilnehmer auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt wird.
Der Dienstreisende ist daher insbesondere verpflichtet, für eine Dienstreise
die günstigste Verkehrsverbindung (kürzeste verkehrsübliche Strecke) zu benutzen,
das zweckmäßigste Beförderungsmittel zu wählen,
die Abfahrt und Ankunft zeitsparend einzurichten,
besondere Reisetage oder Wartezeiten nach Möglichkeit zu vermeiden,
Fahrpreisermäßigungen auszunutzen,
auf eine rasche Erledigung des Dienstgeschäftes am Geschäftsort hinzuwirken,
Sonn- und Feiertage sowie dienstfreie Samstage als Reisetage zu vermeiden.
Reisekostenerstattungen sind nur bei verfügbaren Haushaltsmitteln möglich!
2. Wer hat Anspruch
Das Bayerischen Reisekostengesetz BayRKG regelt die Leistungen zur Erstattung von Auslagen für Dienstreisen und Dienstgänge (Reisekostenvergütung) sowie für Aus- und Fortbildungsreisen der beim Freistaates Bayern beschäftigen Beamten und Arbeitnehmer. Anderen Personengruppen, denen durch die Hochschule veranlasste Reisekosten entstehen – z.B. Studierende im Rahmen von Exkursionen – werden diese nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz ebenfalls nach BayRKG erstattet. Der Reisekostenersatz für Stellenbewerber ist gesondert geregelt.
3. Genehmigung
Dienst- bzw. Fortbildungsreisen von Beschäftigen bedürfen generell der vorherigen schriftlichen Genehmigung. Ausnahmen sind nur in Eilfällen, die keinen Aufschub gestatten, und bei denen die Nichtausführung der Dienstreise dienstliche Nachteile mit sich bringen würde, gestattet. In diesem Fall ist die schriftliche Genehmigung nachträglich vor der Reisekostenabrechnung einzuholen und in ihr zu begründen, warum sie nicht vorher eingeholt werden konnte.
Professorinnen und Professoren können sich eine Reise genehmigen lassen:
wenn eine Kostenerstattung erfolgen soll,
ohne Kostenerstattung, wenn triftige Gründe für die Benutzung des privaten PKW anerkannt werden sollen (wichtig für den Fahrzeugvollversicherungsschutz!).
Ohne Antrag keine Erstattung: Die Genehmigung bildet eine wesentliche Voraussetzung für die Anerkennung einer Dienstreise und für die Gewährung der Reisekostenvergütung. Dem Antrag sind bereits begründende Unterlagen (z.B. Einladung, Tagungsunterlagen, Hotelvergleiche, Verkehrsmittelvergleiche (www.bayerninfo.de) etc.) beizufügen.
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Achtung: Bei der Benutzung eines privaten KFZ besteht bei einem Unfall nur dann ein Anspruch auf Schadensersatz wenn das Dienstgeschäft aus triftigen Gründen mit dem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt wird und vor Antritt der Reise angeordnet oder genehmigt wurde!
4. Dienstgänge
Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die vor Antritt angeordnet oder genehmigt worden sind.
5. Dienstreisen
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind (Art 2 Abs. 2 S. 1 BayRKG). Dienstgeschäfte sind die dem Beschäftigen in seinem Aufgabengebiet zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Aufgaben. Diese ergeben sich direkt oder im Vertretungsfall aus dem Geschäftsverteilungsplan.
Exkursionen und Reisen zu Veranstaltungen des Didaktischen Zentrums für Professor(inn)en und Lehrkräfte mit besonderen Aufgaben sind Dienstreisen.
Dienstgeschäfte können auch sein:
- Teilnahme an Besprechungen, die dienstlich erforderlich sind; - Mitwirkung in Arbeitskreisen oder Kommissionen soweit diese ins eigene Aufgabengebiet
fallen; - Teilnahme an Empfängen, Einweihungen und dgl. soweit ein dienstliches Erfordernis gegeben
ist (dies liegt regelmäßig nur bei offiziellen Repräsentanten der Hochschule – Hochschulleitung, Dekane – vor).
Merke: Indiz für das Vorliegen einer Dienstreise ist eine aktive Teilnahme durch eigene Beiträge/Leistungen.
6. Fortbildungsreisen
Fortbildungsreisen sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen (Nr. 24.2 VV BayRKG). Sie dienen nicht unmittelbar der Erledigung der übertragenen Dienstgeschäfte.
Fortbildungsreisen können auch sein:
- Reisen zur beruflichen Weiterbildung, z.B. Teilnahme an Messen, Kongressen, Fachtagungen, Fachseminaren und Vorträgen ohne aktive Teilnahme;
- zur Erweiterung der beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen; zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen;
- zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben, z.B. Übernahme von Aufgaben eines völlig neuen Arbeitsgebietes, für das keine oder nur unzureichende Kenntnisse vorhanden sind.
Tagungs- und Kongressreisen ohne aktive Teilnahme werden generell nur als Fortbildungsreisen genehmigt! Ein Auslagenersatz (75% des Wege- und Tagesgeldes) erfolgt nur wenn die Fortbildung mindestens überwiegend im dienstlichen Interesse liegt.
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7. Antrittsort
Reisen beginnen und enden grundsätzlich an der Dienststelle:
Hochschule Ansbach, Residenzstraße 8, 91522 Ansbach (bzw. Campus Herrieden, Studienzentrum Weißenburg, Feuchtwangen, Rothenburg etc.)
Ausnahme: Die Reise findet an einem Samstag oder Sonntag statt oder startet an Werktagen vor 6 Uhr oder ist erst nach 20 Uhr beendet.
Wird die Dienstreise an der Wohnung angetreten oder beendet, werden höchstens die Fahrtkosten erstattet, die bei der Abreise oder Ankunft an der Dienststelle angefallen wären; dies gilt nicht, wenn es zur Erledigung des konkreten Dienstgeschäfts aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, die Dienstreise zwischen zwanzig Uhr und sechs Uhr oder an einem Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag anzutreten oder zu beenden (Art. 5 Abs. 1 Satz 3 BayRKG, Art. 6 Abs. 7 BayRKG).
8. Reisekostenvergütung
Eine Reisekostenvergütung wird nur aufgrund eines vorher genehmigten schriftlichen Antrags (aktuelles Formular) gezahlt. Nur dienstlich veranlasste Aufwendungen können abgegolten werden. Das Formular „Dienstreiseantrag“ befindet sich auf dem Organisationslaufwerk im Verzeichnis: „K:\Vorlagen\Formulare\Vorlagen Finanzen“.
Ausgaben für Verpflegung sind über die Tagespauschale abgegolten, sofern Sie nicht von Dritten erstattet werden.
Ausschlussfrist: Die Erstattung muss innerhalb einer Frist von 6 Monaten schriftlich nach Beendigung der Dienstreise bei Sachgebiet 2.3 Finanzen beantragt werden, der Erstattungsanspruch verfällt zwingend nach dieser Zeit.
Sie können auf Reisekostenvergütung verzichten. Dies empfiehlt sich, wenn die Versteuerung der erhaltenen Sachbezüge höher ausfällt als das erhaltene Tagegeld (z.B.: Bei einer Reisedauer unter sechs Stunden, null Wegstreckenentschädigung aber einem gestellten Mittagessen wird der geldwerte Vorteil von Ihren Bezügen einbehalten.).
Die Reisekostenvergütung umfasst:
a. Fahrtkostenerstattung (Bahn, Bus, Flugzeug etc.)
für Strecken, die mit regelmäßig nach Fahrplan verkehrenden Beförderungsmitteln zurückgelegt worden sind, also Bahn, Bus, ÖPNV, aber auch Flugzeug oder Schiff und auch Taxi. Die Taxinutzung begründen Sie bitte auf dem Rechnungsbeleg.
Fahrkarten der Deutschen Bahn sind über das Sachgebiet Finanzen mit 9 % Großkundenrabatt des Freistaates Bayern zu bestellen. Das Online-Ticket geht Ihnen direkt per Mail zu und alle Kosten werden direkt von der Hochschule getragen.
Achtung: Bei selbstständig gekauften Fahrkarten erstattet die Hochschule Ansbach keine damit in Zusammenhang stehenden Schaltergebühren und Aufwendungen. Haben Sie beim Kartenkauf nicht auf das Großkundenabo des Freistaates Bayern (Abo Nr. 9702460) verwiesen, muss Ihnen der 9%ige Rabattverlust bei der Erstattung leider abgezogen werden.
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„Für Bedienstete, die häufig Dienstreisen mit der Bahn durchführen, ist in der Regel der Kauf von BahnCards aus wirtschaftlichen Gründen geboten.“ (SFM Nr. 41 vom 17.10.2005)
BahnCard-Business: Fahren Sie im Jahr mehr für mehr als 240 € mit der Bahn 2. Klasse, dann kann die die Hochschule für Sie eine BahnCard-Business bestellen, die Sie auch privat verwenden können. Bitte legen Sie bei Beantragung eine Aufstellung ihrer vergangen Bahnfahrten und der in den folgenden 12 Monaten geplanten dienstlichen Bahnfahrten vor.
b. Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (KFZ)
Falls Sie mit Ihrem privaten Kraftfahrzeug fahren möchten, dann beachten Sie bitte folgendes:
Bei der Benutzung eines privaten KFZ besteht bei einem Unfall nur dann ein Anspruch auf Schadensersatz gegenüber dem Freistaat Bayern, wenn das Dienstgeschäft aus triftigen Gründen mit dem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt wird und vor Antritt der Reise angeordnet oder genehmigt wurde!
Bei einem selbstverschuldeten Unfall werden Sie in der Schadensfreiheitsklasse Ihrer Versicherung zurückgestuft und Sie verlieren Teile Ihres Versicherungsrabattes!
Es besteht aber die Möglichkeit, auf eigene Kosten für einen geringen Jahresbetrag eine Einzelrabattverlustversicherung der Bediensteten abzuschließen. Kontaktieren Sie hierzu Ihren privaten Versicherungsvertreter.
Schäden im Rahmen des Vollkaskoversicherungsschutzes sind bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstr. 4, 32758 Detmold (Tel.: 089/74 11 54 350 bzw. 089/74 11 54 65) geltend zu machen. Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formblätter sind auf der Internetseite des Landesamtes für Finanzen (http://www.lff.bayern.de/formularcenter/dienstunfall/index.aspx) oder der Internetseite der Ecclesia Versicherung abrufbar:
(http://www.ecclesia.de/fileadmin/Dokumente/Schadenanzeigen/Dienstreise-Ecc-Gruppe.pdf)
Der Schadensmeldung muss eine Kopie der Dienstreisegenehmigung beigefügt werden.
Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein. Sie liegen insbesondere vor, wenn
der Geschäftsort mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nur schwer (ein Kilometer Fußweg ist zumutbar) zu erreichen oder zu verlassen wäre,
durch die Benutzung privateigener Fahrzeuge voraussichtlich eine wesentliche Arbeitszeitersparnis von mindestens zwei Stunden eintritt,
notwendiges schweres (mindestens 10 Kilogramm) oder sperriges Gepäck mitgenommen werden muss,
mindestens zwei Dienstreisende desselben Dienstherrn ein Fahrzeug gemeinsam benutzen, der zweite Dienstreisende dabei mindestens die Hälfte der Strecke mitfährt und für den Mitfahrer keine unentgeltliche Fahrmöglichkeit gegeben ist (Art. 5 Abs. 1 Satz 3 BayRKG),
Dienstreisende als Schwerbehinderte erheblich gehbehindert oder aus anderen gesundheitlichen Grün-den auf die Benutzung eines Kraftfahrzeugs angewiesen sind.
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Der Kilometersatz bei Verwendung Ihres eigenen Fahrzeuges aus triftigen Gründen beträgt bei der Benutzung eines
1. Kraftwagens 0,35 €, 2. Motorrads oder Motorrollers 0,15 €, 3. Mopeds oder Mofas 0,09 €, 4. Fahrrads 0,06 €.
Für den im KFZ mitgenommenen Beschäftigten des Freistaat Bayerns erhalten sie zusätzlich pro Kilometer 0,02 €, am Zweirad 0,01 €
Möchten Sie ohne triftige Gründe selbst fahren erhalten Sie pro Kilometer bei Benutzung eines:
1. Kraftwagens 0,25 €, 2. Motorrads oder Motorrollers 0,12 €, 3. Mopeds oder Mofas 0,07 €, 4. Fahrrads 0,04 €.
Bei Fortbildungsreisen werden nur 75% dieser Sätze erstattet.
Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich.
„Eine Straßenverbindung ist dann als verkehrsüblich anzusehen, wenn auch Kraftfahrer für gewöhnlich diese Strecke benutzen, um an den Geschäftsort zu gelangen. … Für den Fall, dass verschiedene Straßenverbindungen zum Geschäftsort möglich sind, die auch ähnlich von Kraftfahrern benutzt werden, ist in reisekostenrechtlicher Hinsicht die kürzeste Strecke in Ansatz zu bringen.“ (Uttlinger Barsch, Das Reisekostenrecht in Bayern S. II/129).
Zur Berechnung der Route wird die von der Obersten Baubehörde betriebene Seite: www.bayerninfo.de verwendet. Sie zeigt die kürzeste, wirtschaftlichste und schnellste Route.
Die wirtschaftlichste Route kann dann gewählt werden, wenn die Zeitersparnis zur kürzesten Route mindestens 10%, mindestens 15 Minuten beträgt. In diesem Fall ist immer ein Ausdruck von www.bayerninfo dem Reisekostenantrag beizufügen.
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c. Tagegeld
Das Tagegeld wird zusätzlich zum Gehalt bezahlt und ersetzt die Mehraufwendungen (insbesondere Verpflegungsmehraufwendungen), die Ihnen während Ihrer Auswärtstätigkeit entstehen:
Bei eintägiger Dienstreise
von mehr als sechs bis acht Stunden 4,50 €, von mehr als acht bis zwölf Stunden 7,50 €, von mehr als zwölf Stunden 15,00 €.
Bei mehrtägiger Dienstreise:
von mehr als sechs bis acht Stunden 6,50 €, von mehr als acht bis zwölf Stunden 11,00 €, von mehr als zwölf Stunden 21,50 €.
Für erhaltenes unentgeltliches Frühstück werden 20 %, für unentgeltliches Mittag und Abendessen je 40 % des Tagegeldes gekürzt.
Bei Fortbildungsreisen werden nur 75% dieser Sätze gewährt.
d. Übernachtungsgeld
Es können ohne weitere Begründung Übernachtungskosten (incl. Frühstück) in Städten bis 300.000 bis 60,00 €, in größeren Städten bis 90,00 € erstattet werden. Liegen Ihre Hotelkosten darüber, müssen Sie die erhöhten Kosten begründen. Häufig werden die Hotels vom Veranstalter vorgebucht oder nach Nachfrage bei www.hrs.de ergibt sich für den Zeitraum keine günstigere Möglichkeit. Ohne Rechnungsbeleg – z.B. private Übernachtung – wird ein Übernachtungsgeldpauschale von 18,50 € gezahlt.
Bewahren Sie Ihre Recherchen am Tage der Hotelbuchung auf, dann können Sie die Begründung der Hotelkosten leicht erbringen.
e. Erstattung der Nebenkosten
Alle dienstlich veranlassten Kosten werden erstattet, z.B. Tagungspauschalen, Taxi (bitte Nutzung begründen) Parkgebühren bei Kfz mit vorher genehmigten triftigen Gründen.
Nicht erstattet werden z.B. Minibar, Trinkgelder, Strafzettel, Bußgelder etc.
9. Auslandsreisen
Falls Sie ins Ausland fahren, dann setzen Sie sich bitte vorher mit dem Sachgebiet 2.3 Finanzen in Verbindung.
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10. FAQ - Häufig gestellte Fragen
Hier erhalten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen:
Wie hoch ist das Tagegeld bei einer Dienstreise?
Wie hoch ist das Tagegeld, das ich bei einer Fortbildungsreise bekomme?
Wann handelt es sich um eine Dienstreise und wann um eine Fortbildungsreise?
Wie teuer darf mein Hotelzimmer sein?
Warum wird Hotelrechnung nicht komplett erstattet?
Wird bei Fortbildungsreisen die Übernachtungsgeldpauschale gezahlt?
Habe ich bei einer Reise dienstlichen Vollkaskoschutz, wenn ich mein privates Kraftfahrzeug benutze?
Kann ich bei einer Fortbildungsreise die 1. Klasse benutzen?
Werden Parkgebühren bezahlt?
Muss ich unentgeltlich zur Verfügung gestellte Mahlzeiten unbedingt angeben?
Wie hoch ist das Tagegeld bei einer Dienstreise?
Die Höhe des Tagegeldes ist von zwei Faktoren abhängig. Erstens, ob es sich um eine eintägige oder mehrtägige Reise handelt und zweitens von den Abwesenheitszeiten.
Eintägige Reise Tagegeld
Eintägig und mehr als sechs bis acht Stunden 4,50 €
Eintägig und mehr als acht bis zwölf Stunden 7,50 €
Eintägig und mehr als zwölf Stunden 15,00 €
Mehrtägige Reise Tagegeld
Mehrtägig und mehr als sechs bis acht Stunden 6,50 €
Mehrtägig und mehr als acht bis zwölf Stunden 11,00 €
Mehrtägig und mehr als zwölf Stunden 21,50 €
Wie hoch ist das Tagegeld, das ich bei einer Fortbildungsreise bekomme?
75% der Betrages, der bei einer Dienstreise (siehe 1. Frage) erstattet wird.
Wann handelt es sich um eine Dienstreise und wann um eine Fortbildungsreise?
Reisen zum Zwecke der Fortbildung sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.
Dienstreisen und Dienstgänge umfassen das Dienstgeschäft und die zu seiner Erledigung notwendigen Fahrten und Gänge. Eine Dienstreise liegt regelmäßig dann vor, wenn ohne den Dienstreisenden der Termin, die Besprechung etc. nicht stattfinden würde, d.h. es ist in der Regel ein aktiver Beitrag des Dienstreisenden erforderlich.
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Wie teuer darf mein Hotelzimmer sein?
In Orten bis 299.999 Einwohnern werden die Übernachtungskosten bis 60 Euro ohne nähere Prüfung erstattet, in Orten mit mehr als 300.000 Einwohnern bis 90 Euro. Wenn die Übernachtungskosten diese Höchstpreise übersteigen, müssen Sie die Notwendigkeit extra begründen.
Wird bei Fortbildungsreisen die Übernachtungsgeldpauschale von 18,50 € gezahlt?
Nein! Es werden nur tatsächlich angefallene und nachgewiesene Übernachtungskosten erstattet.
Habe ich bei einer Reise dienstlichen Vollkaskoschutz, wenn ich mein privates Kraftfahrzeug benutze?
Der Vollkaskoschutz ohne Selbstbeteiligung besteht nur bei einer Dienstreise, wenn das private Kraftfahrzeug mit triftigen Gründen benutzt wird.
Bei Fortbildungsreisen besteht generell KEIN dienstlicher Vollkaskoschutz!
Kann ich bei einer Fortbildungsreise die 1. Klasse benutzen?
Sie können schon, erstattet wird aber nur die 2. Klasse.
Werden Parkgebühren bezahlt?
Parkgebühren werden nur erstattet, wenn bei Benutzung eines privaten PKW triftige Gründe vorher anerkannt worden sind.
Muss ich unentgeltlich zur Verfügung gestellte Mahlzeiten unbedingt angeben?
Unentgeltlich gewährte Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen oder Abendessen, welches ich nicht selbst bezahlt oder mir erstatten lasse.) müssen – auch wenn diese nicht eingenommen wurden – in der Reisekostenabrechnung immer angegeben werden.
11. Ansprechpartner
Haben Sie noch Fragen, dann stehen Ihnen folgende Ansprechpartner zur Verfügung:
Herr Wolfgang Willemsen (App. 156) [email protected]
Herr Marco Keßler (App 130) marco.kessler@hs-ansbach
